Økonomihandboka - Møre og Romsdal fylkeskommune
Økonomihåndboka Siste hovedoppdatering: Mai 2014 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomiseksjonen Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 Forord Økonomihandboka er eit hjelpemiddel for økonomistyring og økonomiforvaltning i Møre og Romsdal fylkeskommune. Denne økonomihandboka gjeld kun kommunal sektor. Statleg sektor har eige økonomireglement. Her samlar vi det som vedkjem økonomiforvaltninga i fylkeskommunen sine kommunale verksemder. Økonomihandboka skal vere ei lærebok for nytilsette innanfor økonomiområdet og eit oppslagsverk for alle som arbeider med økonomi til dagleg. Gjennom økonomihandboka ønskjer ein å sikre: • God økonomistyring på alle nivå i organisasjonen • Rett rekneskapsføring • Gode interne rutinar innan økonomiforvaltning Det overordna formålet med kvalitetssikring av økonomiforvaltninga i Møre og Romsdal er: Fylkeskommunen si økonomiforvaltning skal medverke til å skape og bevare tillit til at fylkeskommunen si verksemd skjer på ein rett og god måte, og at fylkeskommunen sine verdiar og ressursar blir forvalta effektivt og trygt. Vi håper at denne økonomihandboka skal vere ei hjelp til å betre kompetansen i fylkeskommunen innan økonomistyring. Gjennom utarbeidinga håper ein også å få klargjort prinsipp og rutinar innafor økonomistyring og økonomiforvaltning. Ansvaret for økonomisk intern kontroll Det er leiinga sitt ansvar å sjå til at det blir etablert tilfredsstillande interne kontrollrutinar på økonomiområdet. Ein leiar vil meir enn nokon annan person kunne setje ein standard som påverkar integritet, etikk og andre faktorar i arbeidsmiljøet. Som eit resultat av at intern kontroll på økonomiområdet er, og bør vere, bygd inn i drifta, er det sjølvsagt at alle tilsette må ta eit ansvar for at den interne kontrollen skal fungere. Men sjølv om oppgåver er delegerte vidare er det ikkje til å kome frå at det er leiaren i den enkelte verksemda som har det endelege ansvaret for den økonomiske interne kontrollen. Utarbeiding og revidering av økonomihandboka Del II skal dekkje behovet for detaljinformasjon og vere eit praktisk hjelpemiddel/oppslagsverk i samband med dei meir operative oppgåvene innan rekneskapsføring, økonomiforvaltning og intern kontroll. Målgruppa for del II av økonomihandboka er mellomleiarar, saksbehandlarar og personar som er direkte involverte i økonomiarbeid. Alle skolar og avdelingar skal ha dette oppslagsverket tilgjengeleg for sine økonomimedarbeidarar. Økonomihandboka er ikkje ferdig med det materialet som no er utarbeidd. Handboka sin del II må oppdaterast i takt med endring i reglar og rutinar. Skal handboka vere ein nyttig reiskap for økonomimedarbeidarar i fylkeskommunen, må vi få melding om kva område boka ikkje dekkjer, kva behov som finst og gjerne tips om korleis ein kan rette opp manglane. Ved ajourføring blir det sendt ut melding til avdelingar og skolar om dei endringane som har skjedd. Meir inngåande detaljar reglar om reglar og forskrifter finn du på følgjande internettsider: http://www.gkrs.no/ og http://www.nkkf.no/. Vi er takksame for respons, og eventuelle merknader til innhaldet i handboka kan rettast til Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomiseksjonen v/rådgiver Siv Talstad Hansen Fylkeshuset, 6404 MOLDE Tlf. 71 25 87 87, E-mail: [email protected]. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 2 av 172 1 Instruksar for økonomiforvaltinga Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 Innleiing Denne boka er bygd opp etter moderne prinsipp i teksthandsaming. Det betyr mellom anna at boka er laga i PDF-format som kan lesast ved hjelp av gratisprogrammet Acrobat Reader, som kan lastast ned frå internettadressa http://www.adobe.no/products/acrobat/. Boka kan lesast både på skjermen og via utskrift. Navigeringsvennleg på skjermen Peikarar/hyperkoblingar er i stor grad brukt slik at boka er svært navigeringsvennleg på skjermen. Det trengs med rundt 200 sider som er inndelt i mange kapitel og avsnitt samt kryssreferansar og nokre eksterne peikarar (til internett). Alle stader der det står sjå punkt/vedlegg etc., er dette ein klikkbar kryssreferanse. I tillegg kan du navigere via bokmerkepaletten som vist under: Prøv navigeringsknappane! Hvis ikkje bokmerkepaletten (blått rektangel) vises, må du klikke på knappen Show/hide Navigation pane og så på Bookmarks. Deretter kan du klikke på + for å avdekke strukturen og – for å trekke sammen. For å gå til eit avsnitt klikkar du på dets overskrift. Her kan du bla side for side. På skjermen er det mykje enklare å navigere enn på utskrifta. Utskrifter Mange vil ha utskrifter i tillegg til skjermen. Sidan deler av økonomihandboka vil bli oppdatert iblant, rår vi til at du har utskriftene i ein ringperm og da kan skifte ut berre sider som er endra. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 3 av 172 Utskrift av ein del av dokumentet. 1 Instruksar for økonomiforvaltinga Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 Innhaldsliste Forord ............................................................................................................................................. 2 Innleiing......................................................................................................................................... 3 1 Instruksar for økonomiforvaltinga ........................................................................................ 7 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 2 Budsjett.................................................................................................................................. 22 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 3 Generelt om kontoplanen ...................................................................................................... 32 Oppbygging av den interne kontoplanen ............................................................................... 32 Vedlikehald av kontoplanen................................................................................................... 34 Vedlegg.................................................................................................................................. 35 Attestering og tilvising ......................................................................................................... 38 4.1 4.2 5 Formål.................................................................................................................................... 22 Formelle krav til årsbudsjettet................................................................................................ 22 Økonomiplanprosessen ......................................................................................................... 24 Sentrale omgrep .................................................................................................................... 25 Budsjettreglementet ............................................................................................................... 25 Den budsjettansvarlege sitt ansvar ....................................................................................... 29 Spesielt om budsjettering av interne overføringar ................................................................. 29 Endring av budsjettet og omdisponering innanfor ramma..................................................... 30 Periodisering .......................................................................................................................... 30 Vedlegg.................................................................................................................................. 31 Kontoplan .............................................................................................................................. 32 3.1 3.2 3.3 3.4 4 Instruks for utøving av tilvisingsmynde .................................................................................... 7 Instruks for budsjettering og budsjettoppfølging...................................................................... 9 Instruks for rekneskapsføring ................................................................................................ 11 Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og leigeinntekter ........................................... 13 Instruks for kasseforvaltning .................................................................................................. 15 Instruks for registrering av og kontroll med inventar og utstyr .............................................. 17 Instruks for oppbevaring av rekneskapsbøker og bilagsmateriell ......................................... 19 Instruks for avskriving av kortsiktige fordringar ..................................................................... 20 Attestering.............................................................................................................................. 38 Tilvising .................................................................................................................................. 38 Rekneskap ............................................................................................................................. 42 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 Kva er rekneskap ................................................................................................................... 42 Økonomistyringssystemet ..................................................................................................... 44 Krav til rekneskapen .............................................................................................................. 44 Anordningsprinsippet ............................................................................................................. 45 Utgifter ................................................................................................................................... 46 Meirverdiavgift ....................................................................................................................... 56 Inntekter ................................................................................................................................. 65 Posteringar som ikkje medfører utbetaling ............................................................................ 68 Rekneskapsfristar .................................................................................................................. 70 Rekneskapsføring av fond ..................................................................................................... 70 Kontorkasse ........................................................................................................................... 71 Handtering av utbetalingsanvisningar ................................................................................... 72 Oppretting av eigne bankkonti ............................................................................................... 72 Høve til betalingskort/kredittkort ............................................................................................ 73 Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 4 av 172 1 Instruksar for økonomiforvaltinga Møre og Romsdal fylke 5.15 5.16 5.17 5.18 5.19 5.20 6 Generelt ................................................................................................................................. 98 Lønssystemet ........................................................................................................................ 98 Attestasjon og tilvising av løn ................................................................................................ 98 Melding til Trygdeetaten sitt arbeidstakarregister................................................................ 102 PAI-registeret - Personal Administrativt Informasjonssystem ............................................. 103 Sjukeløn ............................................................................................................................... 103 Foreldrepengar .................................................................................................................... 107 Feriepengar ......................................................................................................................... 108 Trekk i løn ............................................................................................................................ 109 Forskot på løn ...................................................................................................................... 109 Arbeidstid og overtid ............................................................................................................ 110 Kontroll av lønsutbetalingar ................................................................................................. 110 Organisasjonsnummer ........................................................................................................ 112 Forsikringar .......................................................................................................................... 114 Pensjonsordningar ............................................................................................................... 115 Nytilsetjing ........................................................................................................................... 119 Når tilsette døyr ................................................................................................................... 120 Når tilsette sluttar ................................................................................................................. 120 Når tilsette går av med alderspensjon ................................................................................. 120 Oppslagsverk ....................................................................................................................... 121 Vedlegg................................................................................................................................ 122 Reise- og kostgodtgjersle .................................................................................................. 128 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 9 Rapportering i fylkeskommunen i dag: .................................................................................. 92 Grunnlaget for rapportering ................................................................................................... 92 Rapportering til fylkesutdanningssjef ..................................................................................... 94 Rapportering til fylkesrådmannen .......................................................................................... 95 Rapportering til hovudutval .................................................................................................... 96 Rapportering til fylkesutvalet ................................................................................................. 96 Årsrapport til fylkestinget ....................................................................................................... 97 Rapportering utanom faste rapporteringstidspunkt ............................................................... 97 Løn.......................................................................................................................................... 98 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.11 7.12 7.13 7.14 7.15 7.16 7.17 7.18 7.19 7.20 7.21 8 Investeringsutgifter ................................................................................................................ 73 Prosjekt .................................................................................................................................. 75 Kontroll med fylkeskommunen sine tilskotsbidrag................................................................. 76 Gåvekontoar og legat ............................................................................................................ 76 Kontrollar m.o.t. rekneskapsregistrering ................................................................................ 76 Vedlegg.................................................................................................................................. 78 Rapportering ......................................................................................................................... 92 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 7 Økonomihandboka del 2 Kommunane sitt reiseregulativ ............................................................................................ 128 Utfylling av reiserekningar ................................................................................................... 128 Godtgjersle for reisetid ........................................................................................................ 130 Reiseforskot ......................................................................................................................... 130 Innkjøpsavtalar som vedrører tenestereiser ........................................................................ 131 Registrering av inventar og utstyr .................................................................................... 132 9.1 9.2 9.3 9.4 Inventarføring....................................................................................................................... 132 Utrangering, kassasjon og avhending av inventar og utstyr ............................................... 132 Kartotekføring av utstyr ført i investeringsrekneskapen ...................................................... 134 Vedlegg................................................................................................................................ 135 Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 5 av 172 1 Instruksar for økonomiforvaltinga Møre og Romsdal fylke 10 Forsikringar ..................................................................................................................... 136 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 11 Administrative bestemmelsar .............................................................................................. 136 Prosedyre for rapportering av tilgang/avgang ..................................................................... 138 Prosedyre ved skade ........................................................................................................... 138 Skadeførebyggjande program og tiltak ............................................................................... 139 Kontaktinformasjon .............................................................................................................. 139 Balanserekneskapen ...................................................................................................... 141 11.1 11.2 11.3 11.4 12 Kva er balanserekneskap .................................................................................................... 141 Hovudkapitla i balansen ...................................................................................................... 142 Sjå også 5.14 Høve til betalingskort/kredittkort ................................................................... 142 Memoriakonti ....................................................................................................................... 145 Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale....................................... 146 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 13 Arkivering ............................................................................................................................. 146 Kassasjon ............................................................................................................................ 146 Retningslinjer for innhald i arkiv........................................................................................... 148 Meir informasjon? ................................................................................................................ 149 Vedlegg................................................................................................................................ 150 Dokumentasjon av interne rutinar ................................................................................ 154 13.1 13.2 13.3 13.4 14 Bakgrunn ............................................................................................................................. 154 Ansvar.................................................................................................................................. 154 Korleis gå fram..................................................................................................................... 154 Oppfølging ........................................................................................................................... 156 Årsavslutning .................................................................................................................. 157 14.1 14.2 14.3 15 Viktige arbeidsoppgåver ved årsavslutning ......................................................................... 157 Utstyr og inventar - flytting frå driftsbudsjettet til investeringsbudsjettet ............................. 158 Strykningar ved underskot i den samla rekneskapen ......................................................... 158 Budsjettreglement .......................................................................................................... 159 15.1 15.2 15.3 15.4 15.5 15.6 15.7 15.8 15.9 15.10 16 Økonomihandboka del 2 Heimel og formål ................................................................................................................. 160 Spesifikasjon av budsjett og rekneskap .............................................................................. 161 Grense mellom driftsbudsjett- og investeringsbudsjett (rekneskap) ................................... 161 Fullmakt til underordna organ .............................................................................................. 161 Strykningar ved rekneskapsmessig underskot .................................................................... 162 Rammestyring...................................................................................................................... 162 Ansvar.................................................................................................................................. 163 Sanksjonar ........................................................................................................................... 163 Iverksetjing........................................................................................................................... 163 Vedlegg ............................................................................................................................ 164 Ordliste ............................................................................................................................ 167 Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 6 av 172 1 Instruksar for økonomiforvaltinga Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 1 Instruksar for økonomiforvaltinga 1.1 Instruks for utøving av tilvisingsmynde Gitt av fylkesrådmannen 01.12.04 1.1.1 Mål Det skal utarbeidast rutinar som har som mål å - oppdage manglar ved faktura i høve til leveranse og bestilling - skape klare ansvarstilhøve - klargjere krav til dokumentasjon av utbetalingar - hindre feil og forsømmingar i samband med utbetalingar 1.1.2 Definisjon Å attestere ein faktura er å gå god for at ein faktura er rett og i samsvar med bestilling og leveranse og at tilvising kan tilrådast. Ei tilvising er ei fullmakt til å setje i verk utbetaling. I dette ligg det at den som tilviser skal sjå til at alle vilkår for utbetaling ligg føre; arbeidet er utført, vara er motteke, bilaget er rett kontert, det er gjort gyldig vedtak om løyving til vedkomande formål, og at utbetaling skjer innanfor rett budsjettramme. Tilvisar har eit spesielt ansvar for at tilvising skjer i samsvar med dei reglar som gjeld for skatt, mva og innberetningsplikt. Sjå 1.1.9 om tilvisar sitt ansvar ved inntektsordre. 1.1.3 Krav til attestasjon Attestasjon skal utførast av ein person som har hatt med saka å gjere på ein slik måte at han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggande forholda. Ved innkjøp skal det attesterast før tilvising. Attestasjonsmynde kan ikkje leggjast til den som har tilvisingsrett. Det er leiinga sitt ansvar å utarbeide rutinar for attestasjon innanfor sitt ansvarsområde. Dei lokale rutinane må innehalde reglar om kva som skal sjekkast på kvar faktura. Som minimum skal fakturaen sjekkast med omsyn til bestilling, rett pris, kvalitet, mengde, kredittid og leverandør. 1.1.4 Ansvarstilhøve Gjennom det årlege budsjettvedtaket gjev fylkestinget administrasjonen ved fylkesrådmannen fullmakt til å bruke løyvingane til dei formål som er tilgodesett i budsjettet. Tilvisingsretten følgjer av denne fullmakta. Fylkesmannen delegerer tilvisingsretten vidare slik han finn dette formålstenleg. Delegert tilvisingsmynde blir utøvd under tilsyn frå den som har delegert myndet. Ved personendringar eller andre tilhøve som inneber endringar i bruk av tilvisingsmynde skal det alltid sendast skriftleg melding om dette til rekneskapsførar. Det skal ligge føre arkiv i rekneskapsførande eining som viser endringar i tilvisingsmynde. Arkivet skal også innehalde signaturprøve, og det skal gjevast beskjed til økonomiseksjonen ved endringar. Opplysningane skal oppbevarast i 10 år. Leiar som har delegert tilvisingsrett kan gje andre mynde til å utøve tilvisingsretten på sine vegner. Det er viktig at tilvisingsretten blir avgrensa til så få personar som mogleg. Det skal gjevast skriftleg melding med underskriftsprøve til rekneskapsførar om slik mynde. Det skal ikkje skje utbetaling utan at nødvendig tilvising ligg føre frå person med slik mynde. 1.1.5 Mellombels overføring av tilvisingsmynde til andre Ved avvikling av ferie eller anna planlagd fråver kan tilvisingsmynde utførast mellombels av ein på førehand bestemt medarbeidar. Før fråveret tek til skal det sendast skriftleg melding med underskriftsprøve om slik kortvarig delegering til rekneskapsførande eining. Ved sjukefråver og anna fråver som ikkje er planlagt skal næraste overordna instans avgjere kven som skal utføre tilvisingsmyndet. Melding skal gjevast til rekneskapsførar. Ajouført Mai 2014 Side 7 av 172 1 Instruksar for økonomiforvaltinga Møre og Romsdal fylkeskommune 1.1.6 Økonomihandboka del 2 Avgrensing av tilvisingsmynde mot andre oppgåver Personar som har fullmakt til å disponere over fylket sine bankkonti eller kontorkasser kan ikkje ha tilvisingsmynde. Tilvisingsmynde kan heller ikkje leggast til person som har mynde til å registrere rekneskapstransaksjonar i fylket sin rekneskap. 1.1.7 Krav til tilvisinga Tilvising skal skje på eit eige skjema, på tilvisingsstempel eller via elektronisk tilvising i økonomisystemet. Som vedlegg til tilvisinga skal originalbilag nyttast. Dersom original ikkje blir nytta skal det leggjast ved ei forklaring. Ein må i slike tilfelle sørgje for at dobbeltbetaling-/bokføring ikkje skjer. Det skal leggjast ved bilag som viser korleis beløpa på tilvisinga har kome fram. Tilvisinga skal vere datert og underskriven eller tilvist via økononomisystemet av den som har tilvisingsmynde på vedkomande ansvarsområde. 1.1.8 Krav til attestasjon og tilvising av lønsmateriell Lønsmateriell skal attesterast og tilvisast på gjeldande skjema. Det lokale lønskontoret gjev nærare retningslinjer for utfylling og bruk av skjema for tilvising av fast og variabel løn. Lønsbilaget skal vere attetstert før det blir sendt til tilvising. Den som attesterer har plikt til å kontrollere at opplysningane på skjemaet er rette og kan tilvisast. Leiar har ansvar for å avgjere kven som skal ha attestasjonsmynde, og korleis rutinene omkring dette skal leggjast opp. 1.1.9 Inntektsordre Ein inntektsordre er ei melding om inntektsføring til den som er rekneskapsførar. Av inntektsordren skal det gå fram kva inntekta gjeld og kva konto inntekta skal førast på. Den som har tilvisingsansvar har ansvar for at det vert utarbeidd rutinar for innbetaling og rekneskapsføring av fylkeskommunale inntekter. Sjå 1.4 Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og leigeinntekter. Det skal gjevast inntektsordre på øyremerkte tilskot og sals- og leigeinntekter. Ein inntektsordre vedrørande øyremerkte tilskot frå staten skal innehalde underskrift frå den med tilvisingsmynde. 1.1.10 Habilitet I dei høve ein person med tilvisingsrett av habilitetsomsyn ikkje kan tilvise, skal tilvisinga gjerast av næraste overordna. 1.1.11 Rutinar og dokumentasjon av desse Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinene. Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. I høve der ein av lokale hensyn ønskjer å gå ut over dei reglane som er gjevne i denne instruksen må dette avtalast med fylkesrådmannen. Etter gjeldande budsjett- og rekneskapsforskrifter skal rutinene dokumenterast. Det er den lokale administrasjonen sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinene. Fylkesrådmannen kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført Mai 2014 Side 8 av 172 1 Instruksar for økonomiforvaltinga Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 1.2 Instruks for budsjettering og budsjettoppfølging Gitt av fylkesrådmannen 01.12.04 Denne instruksen gjeld for alle som har budsjettansvar i Møre og Romsdal fylkeskommune. 1.2.1 Mål Det skal etablerast rutinar som sikrar at fylket til ei kvar tid har eit budsjett som er reelt, fullstendig og periodisert for gjennom dette å oppnå betre økonomistyring, rapportering og kontroll. 1.2.2 Definisjonar Budsjettendring – endring på årets nettoramme for eit ansvarsområde. Omdisponering – administrativ leiar sitt mynde til å flytte midlar innan vedteken nettoramme. 1.2.3 Grunnlaget Budsjettering skal skje i samsvar med årsbudsjettforskrifta. Disponering av budsjettet skal skje i samsvar med vedteke Budsjettdelegasjonsreglement for Møre og Romsdal fylkeskommune. 1.2.4 Budsjetteringsprinsipp Budsjetteringa til den politiske behandlinga skal skje av etatane på grunnlag av dei førebelse rammene som blir tildelt og med eitt beløp pr. utvalsramme. Etter at fylkestinget har vedteke budsjettet skal etatane innan 10. februar spesifisere det i samsvar med krava i årsbudsjettforskrifta. Budsjett-tala skal for kvart rammeområde som eit minimum leggjast inn på følgjande artsnivå: Utgifter: 01-08 Lønsutgifter 09 Sosiale utgifter 1-28 Kjøp av varer og tenester som inngår i fylket sin eigenproduksjon 29 Internkjøp («interne overføringar») 3 Kjøp av varer og tenester som erstattar fylket sin eigenproduksjon 4 Overføringar 54 Avsetnad til disposisjonsfond 55 Avsetnad til bunde fond 57 Overføring til investeringsbudsjettet Inntekter: 60-61 Brukarbetalingar 62-67 Andre sals- og leigeinntekter 69 Fordelte utgifter 70-78 Refusjonar 79 Internsal («interne overføringar») 81 Andre statlege overføringar 83-89 Andre overføringar 94 Bruk av disposisjonsfond 95 Bruk av bunde fond Budsjettering skal skje etter anordningsprinsippet, dvs. at alle utgifter og inntekter skal takast med i budsjettet for vedkomande år anten dei er forventa betalt eller ikkje. Bruk av anordningsprinsippet er avgrensa til dei til ei kvar tid gjevne reglane i årsbudsjettforskrifta. 1.2.5 Budsjettet er bindande Ei budsjettramme kan ikkje overskridast. I høve der det ligg an til overskridingar skal det straks setjast i verk tiltak som innsparing eller omdisponering. Ajouført Mai 2014 Side 9 av 172 1 Instruksar for økonomiforvaltinga Møre og Romsdal fylkeskommune 1.2.6 Økonomihandboka del 2 Budsjettet skal vere ajour Budsjettet skal til ei kvar tid vere ajour og avstemt. Budsjettendringar skal gjerast straks det er grunnlag for det. Inntekter og utgifter som ikkje var venta på budsjetteringstidspunktet skal registrerast i budsjettet straks dei er kjente. 1.2.7 Periodisering Periodisering betyr å fordele utgifter og inntekter på ulike periodar (til dømes månader). Budsjettet skal periodiserast på ein slik måte at det speglar planlagt aktivitet i løpet av året. Ajourføring av periodiseringa skal gjerast så snart ein får kjennskap til endringar, som for eksempel auka budsjettrammer eller endring av tidlegare periodisering. 1.2.8 Dokumentasjon Alle endringar i budsjett skal vere dokumentert. 1.2.9 Rapportering Den som har budsjettansvar har ansvar for rapportering. Nærare retningslinjer for rapportering blir gitt av fylkesrådmannen. Så snart nokon blir kjend med budsjettoverskridingar av noko omfang, skal det rapporterast til næraste overordna nivå, uavhengig av dei faste intervalla for rapportering. 1.2.10 Budsjettkontroll Leiaren er ansvarleg for at drifta skjer på best mogleg måte innanfor rammene av vedteke budsjett. Dersom det ligg an til å bli overskridingar må tiltak straks setjast i verk. Alternativ her er anten innsparing eller omdisponering. 1.2.11 Rutiner og dokumentasjon av desse Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp, dokumentere og følgje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. Budsjettsjefen i Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutiner og at desse er tilfredstillande dokumentert. Fylkesrådmannen kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført Mai 2014 Side 10 av 172 1 Instruksar for økonomiforvaltinga Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 1.3 Instruks for rekneskapsføring Gitt av fylkesrådmannen 01.12.04 1.3.1 Mål Rekneskapsføringa i Møre og Romsdal fylkeskommune skal utførast slik at rekneskapen gjev relevant, påliteleg og fullstendig informasjon. System og rutinar for ut- og innbetalingar skal liggje til rette for best mogleg utnytting av ressursane. 1.3.2 Grunnlag og prinsipp Rekneskapsføringa skal leggjast opp etter reglane i dei til ei kvar tid gjeldande budsjett- og rekneskapsforskrifter og elles etter reglar fastsett av fylkeskasseraren. Rekneskapen skal førast etter bruttoprinsippet. Dette inneber at alle utgifter/utbetalingar og inntekter/innbetalingar skal førast brutto. Det skal ikkje gjerast frådrag for tilhøyrande inntekter til utgiftspostane, og heller ikkje inntektspostane skal stå fram med frådrag for eventuelle tilhøyrande utgiftspostar. På denne måten vil rekneskapen vise den reelle aktiviteten. Rekneskapen skal førast etter anordningsprinsippet. Dette inneber at alle kjente utgifter/utbetalingar og inntekter/innbetalingar i året skal takast med i rekneskapen for vedkomande år, enten dei er betalte eller ikkje når rekneskapen blir avslutta. Unntak frå anordningsprinsippet gjeld lån, skatteinntekter og avskrivningar. 1.3.3 Kontoplan Utgifter og inntekter skal førast etter sin art (på rett rekneskapskonto) og i samsvar med gjeldande kontoplan. 1.3.4 Attestering og tilvising Alle utbetalingar skal vere attesterte og tilviste før rekneskapsføring og utbetaling finn stad. Fast løn blir likevel utbetalt etter ståande tilvising. Utbetaling utan tilvising skjer for forpliktingar som følgjer av til dømes fylket sitt arbeidsgjevaransvar slik som skattetrekk, arbeidsgjevaravgift, fagforeiningskontingent, meirverdiavgift m.v. Sjå også 1.1 Instruks for utøving av tilvisingsmynde. 1.3.5 Utbetalingar Bokføring av fakturaer skal normalt skje via leverandørreskontro. Utbetaling til leverandør skal skje ved forfall. Dersom forfallsdato fell på laurdag, søndag eller annan helgedag skjer utbetaling påfølgande kvardag. Møre og Romsdal fylkeskommune skal om mogleg ha ei kredittid på 30 dagar frå fakturadato. Utbetaling av løn skjer til fastsett lønningsdato. Dersom lønningsdato fell på laurdag, søndag eller helgedag skjer utbetaling på siste kvardag før lønningsdato. Forskot på løn kan utbetalast i dei høve dette er avtalefesta. Avgifter som følge av lønsutbetalingar, skatt og andre trekk til offentlege styresmakter skal betalast ved forfallsdato. Dersom forfallsdato fell på laurdag, søndag eller annan helgedag skjer utbetaling påfølgande kvardag. 1.3.6 Innbetalingar/inntekter Det er den som har ei inntekt på sitt budsjett som har ansvar for å følgje opp at inntekta blir inntektsført i fylket sin rekneskap og at innbetalinga kjem. Ordinære tilskot frå staten blir inntektsførte ved innbetaling. Øyremerkte tilskot skal inntektsførast straks bindande tilsegn ligg føre, uavhengig av når betalinga kjem. Når det gjeld tilskot og refusjonar mellom fylket sine verksemder må den som skal ha inntekta sende krav. Kravet skal vere påført inntektskonto. Sjå også 1.4 Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og leigeinntekter. 1.3.7 Bilaga Data som blir registrerte inn i rekneskapssystemet skal ha eit eige bilagsnummer. Bilagsnummerrekkjefølgja skal vere ubroten innan det enkelte år. Bilaga skal elles vere dokumenterte og forklarande slik at grunnlaget for rekneskapsføringa kjem klart fram. Sjå også Ajouført Mai 2014 Side 11 av 172 1 Instruksar for økonomiforvaltinga Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 1.7 Instruks for oppbevaring av rekneskapsbøker og bilagsmateriell. Data som blir registrerte inn i rekneskapssystemet Når det gjeld tilskot og refusjonar mellom fylket sine verksemder må den som skal ha inntekta sende krav. Kravet skal vere påført inntektskonto. 1.3.8 Aksjebrev og andre verdipapir Aksjebrev, innskotsbevis og andre verdipapir skal sendast til økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen for registrering i rekneskapen og oppbevaring. 1.3.9 Momsrekneskap og -oppgjer Rutinane i verksemda skal leggjast opp slik at dei tilfredstiller reglane i Lov om meirverdiavgift. Rekneskapsførande eining fører momsrekneskap og utfører momsoppgjer. Den enkelte administrative leiar har ansvar for å avklare med skattemyndigheitene om verksemda er avgiftspliktig. Ved slik avklaring skal økonomiseksjonen ved sentraladministrasjonen konsulterast på førehand. Verksemdene skal også rette seg etter lov av 12. desember 2003 nr. 108 om kompensasjon for MVA for kommunar og fylkeskommunar ved kjøp av tenester frå registrerte næringsdrivande gjeldande frå 1. januar 2004, og interne reglar gjevne på dette området. 1.3.10 Avgrensing av rekneskapsføring mot andre oppgåver Rekneskapsførar skal ikkje ha tilvisingsmynde. Rekneskapsførar skal ikkje ha tilgang til kontantkasse, og bør heller ikkje ha bankfullmakt åleine. 1.3.11 Rekneskapen skal vere avstemt Rekneskapen skal vere avstemt, både totalt og balansekonti. Rekneskapen skal også avstemmast i høve til underliggjande system. Avstemming av rekneskapen må gjerast i samsvar med utarbeidde rutinar. 1.3.12 Rutiner og dokumentasjon av desse Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. I dei høve der ein av lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må dette avtalast med fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune. Det er den lokale eining sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinane. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at desse blir tilfredsstillande dokumenterte. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført Mai 2014 Side 12 av 172 1 Instruksar for økonomiforvaltinga Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 1.4 Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og leigeinntekter Gitt av fylkesrådmannen 01.12.04 1.4.1 Mål Denne instruksen gjeld for sal av varer og tenester til eksterne kundar. Det skal utarbeidast rutinar som sikrar at fylket sine inntekter blir registrerte i fylket sin rekneskap og at inntektene blir betalt inn så raskt som mogleg. 1.4.2 Ansvar for fremjing av fylket sine krav Den verksemd som leverer varer og tenester til andre, har ansvar for å sende faktura på kravet. 1.4.3 Kreditt-tid Pengekrav skal fremjast så raskt som mogleg etter at grunnlaget for pengekravet ligg føre. Betalingsfrist er 30 dagar dersom ikkje anna er avtalt. 1.4.4 Utarbeiding av salsdokumentet Når krav blir fakturert skal desse opplysningane finnast på fakturaen. • Navn og adresse til den som sender kravet • Navn og adresse til den som mottek kravet • Kva kravet gjeld • Mengd eller omfang av det som er levert eller ytt • Beløp, mva. skal vere spesifisert • Staden der varen er levert eller tenesten ytt • Organisasjonsnummer • Stad/dato • Bank- eller postgirokonto kravet skal innbetalast til • Betalingsbetingelsar (forfallsdato, morarente e.l.) • Telefonnummer, evt. kontaktpersonar I tillegg er det ein fordel om fakturaen inneheld innbetalingsreferanse. 1.4.5 Anordningsprinsippet - fordringsføring av uteståande krav Etter anordningsprinsippet skal inntekter inntektsførast i rekneskapen når kravet oppstår, uavhengig av når innbetaling skjer. Skolar og avdelingar som har økonomiseksjonen som rekneskapsførar skal sende kopi til denne av utsendte krav slik at desse kan fordringsførast. Konto i rekneskapen skal vere påført. Når det gjeld dei avdelingane som bruker faktureringsprogrammet i Visma, vil inntekts- og fordringsføring skje automatisk i rekneskapen. 1.4.6 Innbetalingsmåte Innbetalingar til fylketskommunen skal i all hovudsak skje til bankgirokonto som tilhøyrer Møre og Romsdal fylkeskommune. Oppretting av eigne bankgirokontoar ved den enkelte verksemd kan berre skje etter godkjenning frå fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune og berre når det er nødvendig av omsyn til oppfølging og kontroll. 1.4.7 Inntektsordre Ein inntektsordre er ei melding om inntektsføring til den som er rekneskapsførar. Av inntektsordren skal det gå fram kva inntekta gjeld og kva konto inntekta skal førast på. Det skal gjevast inntektsordre på øyremerkte tilskot og sals- og leigeinntekter. Ein inntektsordre vedrørande øyremerkte tilskot frå staten skal innehalde underskrift frå den med tilvisingsmynde. Ajouført Mai 2014 Side 13 av 172 1 Instruksar for økonomiforvaltinga Møre og Romsdal fylkeskommune 1.4.8 Økonomihandboka del 2 Oppfølging av fylket sine inntekter Den eininga som har fremja eit eksternt pengekrav har også ansvaret for å følgje opp at innbetaling skjer. Inkassovarsel skal sendast etter at betalingsfristen er passert med 14 dagar. For vidare oppfølging av uteståande fordringar skal dei til ei kvar tid gjeldande rutinar følgjast. Uteståande fordringar skal følgjast opp jamnleg. Økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen har ansvar for å følgje opp fordringar som er generert via Fakturering i Visma. 1.4.9 Avskriving av fordringar Fordringsmassen skal gåast gjennom jamnleg med tanke på å avskrive krav som det ikkje er mogleg å inndrive. Eventuell avskriving av fordringar skal dekkast innanfor vedteke budsjett. Er det små utsikter for dekning av kravet skal fordringa avskrivast som tapt. 1.4.10 Kontantsal Småsal av varer og tenester frå fylket sine verksemder til private skal i utgangspunktet berre skje mot kontant betaling. Sjå også 1.5 Instruks for kasseforvaltning. 1.4.11 Rutinar og dokumentasjon av desse Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. I dei høve der ein av lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må dette avtalast med fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune. Det er den lokale eining sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinane. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at desse blir tilfredstillande dokumenterte. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført Mai 2014 Side 14 av 172 1 Instruksar for økonomiforvaltinga Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 1.5 Instruks for kasseforvaltning Gitt av fylkesrådmannen 01.12.04 1.5.1 Mål Det skal etablerast rutinar som sikrar - trygg forvaltning av likvidar - at ein unngår samanblanding av kasseraransvar med funksjonar som kan kome i konflikt, t.d. tilvisingsmynde og rekneskapsverksemd. 1.5.2 Ansvarstilhøve Fylkeskasseraren disponerer fylket sine samla likvidar. Alle som disponerer kontorkasser gjer dette på vegne av fylkeskasseraren og etter dei retningslinjer som denne gjev. Grunngjeven søknad om oppretting/endring av kassebehaldning skal sendast til fagetat. Fylkeskasseraren fastset behaldninga etter anbefaling frå fagetat. Det skal gjevast skriftleg melding til fylkeskasseraren når kontorkasser skal avsluttast. 1.5.3 Om bruk av midlar frå kassa Bruk av kontorkasser skal i størst mogleg grad avgrensast, og kassa skal berre nyttast til mindre innkjøp og utlegg der kontant betaling er einaste alternativet. Fylket sine kassamidlar skal oppbevarast strengt åtskild frå private kontantmidlar. Det er ikkje høve til å låne midlar frå kassa for dei tilsette eller andre ved avdelinga/institusjonen. 1.5.4 Oppbevaring Kassamidlane skal oppbevarast i låst pengeskrin av vanleg god kvalitet. Pengeskrinet skal så langt det er muleg oppbevarast i låst safe. 1.5.5 Storleik Det skal ikkje oppbevarast større kontantbeløp enn det som strengt tatt er nødvendig. Dersom ikkje anna er avtalt skal kontantar ut over avtalt beløp snarast overførast til økonomiseksjonen sin bankgirokonto. Beløpet som er oppbevart i kassa bør vere lågast mogleg og skal så langt det er råd ikkje overstige kr. 5.000,-. 1.5.6 Om innhaldet Kassa må ikkje innehalde blanko-utfylte kvitteringar e.l. 1.5.7 Kassarekneskap Det skal førast kassarekneskap over samtlege inn- og utbetalingar i kassa. Kassarekneskapen bør førast fortløpande og vere ajour til ei kvar tid. Kassarekneskapen skal vere spesifisert med naudsynte konti, og dokumentert med bilag for transaksjonane. 1.5.8 Kvittering Forhåndsnummerert kvittering skal gjevast på alle sal. 1.5.9 Disponering av kontorkassa Kassaboka blir ført av kasseraren. Det skal vere ein person som har kassaforvaltningsansvaret. Kasseraren har ansvaret for at behaldninga er avstemt mot rekneskapen, jf pkt. 1.5.11. I fall andre tilsette har trong om tilgang til kassa når kassaansvarleg ikkje er til stades, bør det etablerast underkasser. Det skal vere ein person som har ansvaret for forvaltninga av underkassa. Når kassa skal overlatast til andre, t.d. ved feriar, må det utarbeidast ei kasseoverdragningserklæring både ved overlevering og tilbakelevering. Ajouført Mai 2014 Side 15 av 172 1 Instruksar for økonomiforvaltinga Møre og Romsdal fylkeskommune 1.5.10 Økonomihandboka del 2 Avgrensing mot tilvisingsmynde og rekneskapsverksemd Kasseraren kan ikkje ha tilvisingsmynde. Den som er kasserar kan leggje til rette for registrering av kassebilag, men kan ikkje sjølv utføre registreringa. Kasseraren bør så langt det er mogleg ikkje ha bankfullmakt åleine. 1.5.11 Avstemming Kassa skal avstemmast jamnleg, og minst ein gong i månaden. Kassaavstemminga må dokumenterast skriftleg på eige skjema. Eventuelle kasseskilnader må følgjast opp og stillast til observasjon. 1.5.12 Oppgjer Kassarekneskapen i skolar og tannklinikkar må ha ei fast oppgjersordning, t.d. ved innsending av bilag og kontantar ein gong i månaden til økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen. 1.5.13 Kontroll Leiaren for avdelinga er den som er øverste ansvarleg for kassa, og leiaren bør sjå til at kassa og kassefunksjonen blir kontrollert med ujamne mellomrom. Kontroll av kassa skal vere dokumentert på særskilt skjema for slik kontroll. 1.5.14 Rutinar og dokumentasjon av desse - oppfølging Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. I dei høve der ein av lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må dette avtalast med fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune. Det er den lokale verksemd sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinene. Det er fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune som har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at desse blir tilfredstillande dokumentert. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført Mai 2014 Side 16 av 172 1 Instruksar for økonomiforvaltinga Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 1.6 Instruks for registrering av og kontroll med inventar og utstyr Gitt av fylkesrådmannen 01.12.04 1.6.1 Mål Formålet med å registrere inventar og utstyr er - å sikre ein mest mogleg rasjonell bruk av inventar og utstyr - å førebyggje at tilsette eller andre urettmessig tileignar seg fylket sin eigedom - å kunne dokumentere tap i samband med brann, tjuveri, hærverk, naturskade o.l. - å førebyggje at tilsette urettmessig blir utsett for mistanke om mislegheiter 1.6.2 Definisjonar Avgang kan skje ved avhending, overføring, utrangering eller kassasjon: • Avhending inneber at inventar og utstyr blir selt eller overdrege til andre utanfor fylket. • Overføring inneber at inventar og utstyr blir overført til andre av fylket sine einingar. • Utrangering er avgjerd om at inventar og utstyr skal gå ut av bruk fordi det ikkje lenger gjer slik nytte som opphaveleg tenkt eller fordi behov ikkje lenger er til stades. • Kassasjon er avgjerd om at inventar og utstyr som er nedslite eller skadd og ikkje lenger kan reparerast utan for store kostnader skal takast ut av bruk. 1.6.3 Ansvar Administrativ leiar tek avgjerd i saker som nemnt under pkt. 1.6.2. Etatsjef har ansvar for å koordinere overføring av overflødig utstyr mellom fylket sine einingar. Administrasjonsavdelinga koordinerar innkjøp og overføring innan sentraladministrasjonen. 1.6.4 Registrering Registrering inneber at tilgang og avgang av inventar og utstyr blir dokumentert løpande og systematisk. Det skal etablerast eit trygt registrerings-system som er tilpassa lokale behov, til dømes lister, protokollar eller edb-baserte system. Verksemda må sjølv vurdere om den enkelte gjenstand skal registrerast. Slik vurdering må gjerast på bakgrunn av gjenstandens verdi, levetid, kor utsett den er for å bli fjerna frå verksemda og kor lett omsetteleg den er. Oversikta over registrert inventar og utstyr skal innehalde opplysningar om innkjøpsdato, innkjøpspris, skildring av gjenstanden, kvar den er lokalisert og evt. dato og signering for avgang/overføring/utrangering/kassasjon. Det skal liggje føre tilfredsstillande dokumentasjon for dei avgjerder som er gjort i samband med avgang av inventar og utstyr. 1.6.5 Kontroll Kontroll med at registrert utstyr er til stades skal gjennomførast årleg, og det skal dokumenterast at kontroll er gjennomført. Samtidig med oppteljing blir overflødig inventar/utstyr registrert. Institusjonen si administrative leiing vurderer kva som kan nyttast innan institusjonen. Utstyr/inventar det ikkje er behov for innan institusjonen skal meldast til etatsleiinga. 1.6.6 Avgang Avhending Før avhending skal det vere klargjort at utstyret ikkje kan nyttast av andre einingar i fylket. Ajouført Mai 2014 Side 17 av 172 1 Instruksar for økonomiforvaltinga Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Sal skal gjerast etter vanlege reglar for god forretningsskikk og til den som betalar best. Det inneber at sal normalt skal skje etter offentleg kunngjering og på grunnlag av skriftlege tilbod eller auksjon. Regelen om at sal skal gjerast til den som betalar best kan berre fråvikast dersom det er meir fordelaktig for fylket å selje til annan kjøpar. Når materiellet har liten verdi, når omgåande sal er nødvendig eller berre eit mindre antal kjøparar er aktuelle, kan avhending skje ved direkte sal. Ved avhending av utstyr av en vesentleg verdi, bør sal skje etter offentleg kunngjering og kjøpstilboda skal oppbevarast innelåst til opning finn stad. Tilboda skal opnast av minst 2 personar og påførast registreringsnummer. Det skal førast salsprotokoll ved avhending og denne skal skrivast under av minst to personar. I salsprotokollen skal innførast opningsdag og klokkelslett, nemning på inventar og utstyr, registreringsnummer på tilbodet og navn på den som gir tilbod, tilbodspris og eventuelt andre opplysningar av verd. Overføring Overføring av inventar/utstyr mellom einingar i fylket kan avtalast direkte mellom partane. Den enkelte verksemd skal melde frå om overflødig utstyr og etatsleiinga har ansvar for å føre oversikt over utstyr som er overflødig. Utrangering Opplysningar ved utrangering skal førast i inventarlista, og denne skal skrivast under av minst to personar. Kassasjon Opplysningar ved kassasjon skal førast i inventarlista og denne skal skrivast under av minst to personar. 1.6.7 Nedlegging Ved nedlegging av skolar og andre einingar skal utstyr gåast gjennom og etatsleiinga skal ha melding om utstyr/inventar som kan nyttast av andre av fylket sine verksemder. 1.6.8 Rutinar og dokumentasjon av desse Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Administrativ leiar har ansvar for at det innanfor ramma av denne instruksen blir utarbeidd lokale rutinar for registrering og kontroll av inventar og utstyr og at desse blir følgt. I dei høve der ein av lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må dette avtalast med fylkesrådmannen. Administrativ seksjon hos fylkesrådmannen har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at desse blir tilfredstillande dokumentert. Fylkesrådmannen kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført Mai 2014 Side 18 av 172 1 Instruksar for økonomiforvaltinga Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 1.7 Instruks for oppbevaring av rekneskapsbøker og bilagsmateriell Gitt av fylkesrådmannen 01.12.04 1.7.1 Mål Det skal etablerast rutinar som sikrar at - gjeldande lover og forskrifter på området blir haldne - oppbevaring skjer på ein forsvarleg og oversiktleg måte 1.7.2 Lover og forskrifter som regulerer oppbevaringsplikta Rekneskapsbøker med tilhøyrande bilag, brev og andre dokument skal oppbevarast i minst 10 år etter vedkomande rekneskapsår. Saman med bilaga skal det liggje ved nødvendige underbilag der det går fram korleis beløpet på bilaget har kome fram. Rekneskapsforskrifta kapittel 7 har reglar om oppbevaring. Oppbevaring av rekneskapsbilag skal skje ordna. Bilag som blir skanna blir lagra elektronisk og papirutgåva blir makkulert etter eit år. 1.7.3 Ansvarstilhøve Alle rekneskapsførande einingar i fylket pliktar å rette seg etter gjeldande lover og forskrifter på området. 1.7.4 Rutinar og dokumentasjon av desse Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. Det er den lokale administrasjonen sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinane. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at desse er tilfredstillande dokumentert. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført Mai 2014 Side 19 av 172 1 Instruksar for økonomiforvaltinga Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 1.8 Instruks for avskriving av kortsiktige fordringar Gitt av fylkesrådmannen 01.12.04 1.8.1 Mål Denne instruksen gjeld for avskriving av kortsiktige fordringar. Instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Den enkelte budsjettansvarlege skal utarbeide rutinar som sikrar at det er eit best mogleg samsvar mellom den bokførte verdi og den reelle verdi av fylket sine uteståande fordringar. 1.8.2 Kva er ei kortsiktig fordring Ei kortsiktig fordring er eit krav som forfell til betaling innan eit år. Dei fleste inntekter blir bokførte etter anordningsprinsippet. Dette betyr at fordringa blir ført til inntekt i drifts- eller kapitalrekneskapen og ført som fordring i balansen til betaling skjer. Krav skal normalt inntektsførast når faktura blir sendt. For at fordringsmassen i balansen skal vere mest mogleg reell må fordringsmassen gåast gjennom jamnleg og nødvendige avskrivingar gjerast. 1.8.3 Ansvar for uteståande fordringar Ansvaret for fordringa ligg til det budsjettansvaret der fordringa er ført til inntekt. Den budsjettansvarlege har fullmakt til å avskrive tap på krav. Den budsjettansvarlege har innan sitt ansvarsområde mynde til å utgiftsføre tap på uteståande fordringar i enkeltsaker innanfor ei beløpsgrense på kr. 30.000. Det er eit vilkår for avskriving at det ikkje er råd å drive inn kravet, og at det er dekning innanfor vedteke budsjett. Krav på private og bedrifter skal vere prøvd kravd inn gjennom inkasso før tapsavskriving kan skje. Når det gjeld krav på offentleg verksemd skal avgjerd om tapsavskriving takast av fylkesrådmannen. Dersom tapet overstig kr. 30.000 skal saka leggjast fram for fylkesrådmannen. 1.8.4 Tilbakeføring av kortsiktige fordringar Dersom grunnlaget for ei kortsiktig fordring fell vekk på grunn av feil i fakturagrunnlaget eller mangel på heimel, skal fordringa førast tilbake mot den inntektspost der fordringa tidlegare er ført til inntekt. 1.8.5 Tap på/avskriving av kortsiktige fordringar I omgrepet avskriving ligg at ein i rekneskapen ser på kravet som tapt ved at tapet blir utgiftsført i drifts- eller investeringsrekneskapen. Balanseposten for kortsiktige fordringar blir tilsvarande redusert. Tap på kortsiktige fordringar er å sjå på som ei utgift og skal førast på eigen konto for tap på krav, og skal belastast same ansvar og formål som inntektene i si tid vart førte. Sjølv om kravet er utgiftsført som tap i rekneskapen, skal kravet mot debitor som hovudregel oppretthaldast. Dersom kravet skal oppretthaldast skal saka registrerast i balansen på eigen konto for tapsavsetningar. 1.8.6 Når skal avskriving gjennomførast i rekneskapen A. Utleggsforretning Fordringa skal avskrivast når utleggsforretning er avslutta og det er slått fast at det ikkje er noko til utlegg. Dersom det er tatt utlegg bør avskriving først gjerast når utleggsobjektet er avhenda. Dersom utlegget har dårleg prioritet bør avskriving gjennomførast og saka førast over til overvåking. B. Konkurs, akkord og dødsbo Fordringa skal avskrivast når konkurs formelt er opna og fordringa er meldt. Fordringa skal vidare avskrivast når akkordforslaget er stadfesta. I saker som gjeld dødsbo skal fordringa avskrivast når dødsbohandsaminga er avslutta. D. Saker som er forelda Fordringa skal avskrivast straks det er slått fast at den er forelda. E. Adresse er ukjent Fordringa skal avskrivast når adressa er ukjent eller utvandring er slått fast ved returpost eller eventuell utskrift frå folkeregisteret. Ajouført Mai 2014 Side 20 av 172 1 Instruksar for økonomiforvaltinga Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 F. Fordringa er eldre enn eitt år Dersom kravet etter gjentekne purringar ikkje er betalt, skal kravet avskrivast som tapt når fordringa er eitt år gamal. Dette gjeld så sant det ikkje kan dokumenterast at løysing i saka snarleg ligg føre. Sjølv om kravet er utgiftsført som tapt i rekneskapen, skal kravet mot debitor oppretthaldast og registrerast i balansen på eigen konto for tapsavsetningar. Dersom krav som er over eitt år gamle ikkje er avskrivne som tapt vil fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune vurdere å føre kravet ut av rekneskapen som tapt. G. Andre forhold Fordringa kan også avskrivast sjølv om vilkåra i punkta ovanfor ikkje er oppfylte dersom ein etter særskilt vurdering finn grunn til det. Sjølv om kravet er utgiftsført som tapt i rekneskapen, kan kravet mot debitor oppretthaldast og skal då registrerast i balansen på eigen konto for tapsavsetningar. 1.8.7 Gjennomføring Avskriving av kortsiktige fordringar skal gjennomførast i rekneskapen når vilkåra i punkt 1.8.6 er oppfylte. Fordringsmassen må gåast gjennom jamnleg. 1.8.8 Dokumentasjon Avskriving av fordring skal vere dokumentert med årsak og bakgrunn, og dokumentasjonen skal følgje bilaget som grunnlagsdokumentasjon. 1.8.9 Innbetaling på saker der det tidlegare er foretatt avskriving Innbetaling på tidlegare avskrivne fordringar skal førast som inntekt på det ansvar og formål der tapet tidlegare er ført. 1.8.10 Rutinar og dokumentasjon av desse Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. I dei høve der ein av lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må dette avtalast med fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune. Det er den lokale administrasjonen sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinane. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at desse blir tilfredsstillande dokumenter Ajouført Mai 2014 Side 21 av 172 1 Instruksar for økonomiforvaltinga Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 2 Budsjett Det er utarbeidd ein eigen instruks når det gjeld budsjettarbeid. Sjå 1.2 Instruks for budsjettering og budsjettoppfølging side 9. Sentrale retningslinjer for budsjettarbeidet er også gitt i Budsjettreglement, vedteke av fylkestinget i sak T-19/99 og justert i sak T-30/02. Dette reglementet gir reglar for delegering av mynde i budsjettsaker. Med budsjettreglementet er det gjort vedtak om at rammestyring skal gjelde for dei fylkeskommunale verksemdene. 2.1 Formål Løyvingsdokument Fylket sitt årsbudsjett er ein plan for verksemdene sine utgifter og inntekter i budsjettåret. Budsjettet er eit løyvingsdokument der politikarane løyver midlar til vedteken aktivitet/tiltak. Budsjettet stiller på same tid krav til administrasjonen om at vedteken aktivitet skal gjennomførast innanfor dei vedtekne rammene. Budsjettet skal omfatte alle delar av den fylkeskommunale verksemda og skal fastsetje: • kva ein skal oppnå • • • • kva som skal gjennomførast av aktivitetar og tiltak kven som er målgruppa kven (avdeling/skole) som skal utføre tenesteproduksjonen kor store ressursar som skal nyttast i tenesteproduksjonen Styrings- og kontrolldokument Budsjettet er også eit styrings- og kontrolldokument som ein skal sjå ressursbruken i året opp mot. Det er eit styringsdokument først og fremst for dei som har ansvaret for tenesteproduksjonen, og gjev høve til kontroll og oppfølging for overordna administrativt nivå og for fylkestinget som gjev løyvinga. Informasjonsdokument Budsjettet er vidare eit viktig informasjonsdokument både til eksterne og interne aktørar. Dette krev at budsjettet er utforma slik at det gjev eit godt og rett bilde av fylket sin økonomiske situasjon og planlagte aktivitet i budsjettåret. 2.1.1 Kva ligg i eit vedteke budsjett? For den budsjettansvarlege er det dette som ligg i eit vedteke budsjett: 1. Bindande Når budsjettet er vedteke er det bindande for alle organ/verksemder i fylket. Dei skal innrette verksemda slik at den held seg innanfor vedtekne budsjettrammer. Den som har tilvisingsmynde er også ansvarleg for at budsjetterte inntekter kjem inn og blir inntektsførte. Dersom det viser seg at budsjetterte inntekter ikkje let seg realisere, må ressursbruken reduserast tilsvarande. 2. Løyve/fullmakt Det vedtekne budsjettet er eit løyve til å disponere ressursramma for å gjennomføre planlagt aktivitet. 3. Pålegg Det blir gjennom budsjettet gjeve eit pålegg om å gjennomføre dei tiltak og den aktivitet som det er lagt opp til gjennom dei gjevne løyvingar. Budsjetterte midlar skal nyttast til vedtekne tiltak. 2.2 Formelle krav til årsbudsjettet Etter Lov om kommunar og fylkeskommunar (kommunelova) skal fylkestinget innan årets slutt vedta budsjett for komande kalenderår og ein økonomiplan som omfattar minst dei fire komande budsjettåra. Møre og Romsdal fylkesting har vedteke at fylkets økonomiplan og årsbudsjett skal utarbeidast i ein og same prosess og leggjast fram til desembertinget. Ajouført Mai 2014 Side 22 av 172 2 Budsjett Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Krav til årsbudsjett og økonomiplan er fastsett i: • Lov om og kommunar og fylkeskommunar av 25.september 1992 nr. 107 kapittel 8 (§§ 44-49) • Forskrift om årsbudsjett av 15. desember 2000. 2.2.1 Krav til budsjettet Lov og forskrift krev m.a. at: Budsjettet skal vere: 1. Offentleg Dokumenta skal vere tilgjengeleg for alle som ønskjer å gå gjennom dei, og budsjettet skal leggjast fram til allment ettersyn. 2. Budsjett og rekneskap skal svare til kvarandre Budsjett og rekneskap skal svare til kvarandre, slik at vedtak og resultat (budsjett og rekneskap) kan samanstillast. 3. Reelt, fullstendig og oversiktleg Budsjettet skal vere reelt, dvs. at alle kjente inntekter og utgifter i løpet av året skal takast med. Underbudsjettering, dvs. bevisst budsjettering med for låge inntekter/for høge utgifter er ikkje tillate. Budsjettet skal vidare vere fullstendig og sett opp på ein slik måte at ressursbruken til dei ulike kostnadsstadene kjem fram på ein oversiktleg måte. Budsjettet skal vere klart og oversiktleg, dvs. at innhaldet i budsjettet må komme klart fram. 4. Budsjettet skal balansere Utgiftene i budsjettet, utbetalingspostar og avsetningar skal balansere med inntekter, innbetalingspostar og bruk av tidlegare avsette midlar. 2.2.2 Innhald i budsjettet Budsjettet omfattar eit driftsbudsjett og eit investeringsbudsjett. Innhaldet i dei to budsjetta er: Driftsbudsjett Investeringsbudsjett Budsjett for løpande utgifter og Budsjett over investeringar og inntekter. utlån og korleis desse utgiftene og utbetalingane er finansierte. Du finn meir informasjon om skiljet mellom drifts- og investeringsbudsjett i økonomihandboka kapittel 5.15 Investeringsutgifter side 73. 2.2.3 Tilhøvet til fylkesplan og andre plandokument Økonomiplanen skal leggjast til grunn ved fylket sitt budsjettarbeid og øvrig planleggingsverksemd. Ein må derfor sjå all planlegging i fylket i samanheng med økonomiplanlegginga. Dette inneber at dei økonomiske premissane som ligg til grunn i vedteken økonomiplan, ikkje kan fråvikast i andre planar utan at verknadene er vurdert i økonomiplansamanheng. Etter Plan- og bygningslova § 19-6 skal fylkesplanar (fylkesplanen og fylkesdelplanar) leggast til grunn for fylket si verksemd. Dette betyr at utgangspunktet for økonomiplanen er dei overordna måla og utfordringane i vedteken fylkesplan. Planprosessane skal vere koordinerte med utarbeidinga av økonomiplanen, slik at fylkesplanen/fylkesdelplanane kan gje innspel til økonomiplanarbeidet, og omvendt at økonomiplanarbeidet kan gje innspel til den øvrige planleggingsverksemda. Gjennom planprosessane må ein sørge for at vedtekne tiltak og satsingar i fylket sine planar må finne sin plass i økonomiplanen som ei konkretisering av dei aktivitetar den enkelte sektor skal gjennomføre innanfor den vedtekne økonomiske ramma. Ajouført Mai 2014 Side 23 av 172 2 Budsjett Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 2.3 Økonomiplanprosessen Møre og Romsdal fylkesting har gjort vedtak om at økonomiplan og årsbudsjett skal utarbeidast som eitt dokument. Dette inneber at årsbudsjettet utgjer første året i økonomiplanen. Økonomiplanprosessen steg for steg: 1. Fylkesrådmannen sender ut skriv til avdelingane med frist (rundt 20. april) til å kome med eventuelle innspel til endra investeringsbehov i høve til vedteken økonomiplan og eventuelt grunngjevne forslag til endra driftsrammer. 2. Fylkestinget vedtek rammer for økonomiplanarbeidet (rundt 20. juni) 3. Fylkesrådmannen sender ut økonomiplanskriv til avdelingane/einingane med førebelse rammer i slutten av juni. 4. Frist for avdelingane sine framlegg til driftsbudsjett og investeringsbudsjett er 1. september (15. september for samferdselsavdelinga og utdanningsavdelinga). 5. Fylkesrådmannen sender ut sitt framlegg i byrjinga av november 6. Hovudutvala behandlar framlegget i midten av november 7. Fylkesutvalet behandlar framlegget til økonomiplan i slutten av november 8. Fylkestinget behandlar framlegget i midten av desember Helse, miljø og tryggleik (HMT) Vi viser til måla i internkontrollhandboka. Ein skal i arbeidet med økonomiplanen ta med dei HMTtiltak som må gjennomførast i perioden for å oppfylle gjeldande standardkrav frå styresmaktene og hindre driftsavbrot. Medråderett Dei tilsette skal sikrast medråderett i økonomiplan- og budsjettprosessen, jfr. Hovudavtalen del B. Før den budsjettansvarlege gjev si endelege budsjett-tilråding, skal utkast til budsjett for vedkomande område/sektor drøftast med dei tillitsvalde og leggjast fram for dei respektive samarbeidsutval til orientering/drøfting og eventuell fråsegn. For dei vidaregåande skolane, er det ein føresetnad at det blir lagt til rette for slik orientering/drøfting og eventuell fråsegn frå tillitsvalde/verneombod ved kvar vidaregåande skole. Stillingar I samband med økonomiplanprosessen er det ein føresetnad at talet på faste stillingar og stillingstypar blir vurdert i høve til planlagt organisasjonsutvikling, innanfor dei økonomiske rammene som blir lagt. Mal for kommentardelen for den enkelte sektor: SEKTOR Mål • Mål og hovudutfordringar Framlegg til økonomiplan for heile sektoren - drift • Økonomiplan i tabellformat inndelt i fylkestings-/utvalsrammer • Kommentarar til økonomiplan med hovudvekt på endringar • Prioriterte område Framlegg til økonomiplan for heile sektoren - investering • Økonomiplan i tabellformat delt inn i investeringsprosjekt • Kommentarar til økonomiplan med hovudvekt på endringar mrfylke.no inneheld informasjon om organisering, bemanning, lovgrunnlag, felles planføresetnader etc, slik at denne informasjonen skal ikkje takast med i økonomiplandokumentet. Økonomiplandokumentet skal synleggjere samanhengen mellom aktivitet og budsjettramme. Det skal vere framtidsretta, med fokus på utfordringar og målsetjingar for bruk av budsjettramma. Ajouført Mai 2014 Side 24 av 172 2 Budsjett Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Spesifisering av budsjettrammene Etter at fylkestinget har vedtatt budsjettrammene, skal etatane leggje inn budsjett-tala. Etter årsbudsjettforskrifta skal budsjett-tala for kvart rammeområde som eit minimum leggjast inn på følgjande artsnivå: Utgifter: 01-09 Lønsutgifter 09 Sosiale utgifter 1-28 Kjøp av varer og tenester som inngår i fylket sin eigenproduksjon 29 Internkjøp («interne overføringar») 3 Kjøp av varer og tenester som erstattar fylket sin eigenproduksjon 4 Overføringar 54 Avsetnad til disposisjonsfond 55 Avsetnad til bunde fond 57 Overføring til investeringsbudsjettet Inntekter: 60-61 Brukarbetalingar 62-68 Andre sals- og leigeinntekter 69 Fordelte utgifter 70-78 Refusjonar 79 Internsal («interne overføringar») 81 Andre statlege overføringar 83-89 Andre overføringar 94 Bruk av disposisjonsfond 95 Bruk av bunde fond Det kan sjølvsagt budsjetterast på eit meir detaljert nivå enn dette i den grad den enkelte verksemd finn dette ønskjeleg ut frå si eiga styring. Fristen for etatane til å leggje inn budsjett-tala sine er 10. februar. 2.4 Sentrale omgrep Ansvarsområde: Budsjettansvarsområde etter kontoplanen (fem siffer i dagens kontostreng). Ansvaret er knytt til ei stilling/ein funksjon, t.d. rektor. Sjå 3 Kontoplan side 32. Teneste: Teneste viser kva funksjon ressursbruken har. Tenestedimensjonen i kontostrengen er oppgåveorientert. Sjå 3 Kontoplan side 32. Budsjettramme drift: Budsjettramme drift er den delen av årets fellesinntekter som blir tildelt det enkelte rammeområde. Budsjettramma kan nyttast til drift, overføring til investeringsbudsjettet eller avsetjing til fond. Rammeområde: Fylkestingsramme er ein del av budsjettet som fylkestinget vedtek bindande ramme for, sjå pkt. 2.5.2.1. Utvalsramme er ein del av budsjettet som eit hovudutval eller fylkesutvalet vedtek bindande ramme for, sjå pkt. 2.5.2.3. Nettoramme: Nettobudsjett for eit ansvarsområde, dvs. øvre ramme for utgifter innan budsjettansvarsområdet etter at inntekter som skal førast på budsjettansvarsområdet er gått til frådrag. Periodisering av budsjett: Fordeling av budsjettmidlar pr. månad på ein slik måte at dette speglar av den planlagte aktiviteten. Sjå pkt. 2.9. 2.5 Budsjettreglementet Det vart vedteke budsjettreglement for Møre og Romsdal fylkeskommune i sak T-19/99. Reglementet tok til å gjelde 01.01.2000 og vart justert i sak T-30/02. Budsjettreglementet finn du i 15 Budsjettreglement side 159. Ajouført Mai 2014 Side 25 av 172 2 Budsjett Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Med budsjettreglementet er det gjort vedtak om at rammestyring skal gjelde for fylket sine verksemder. 2.5.1 Overordna styringsprinsipp i fylket Målstyring tyder at overordna styringsorgan styrer sine underliggjande institusjonar m.v. ved å fastsetje mål og prioriteringar. Innanfor tildelte ressursar og ut frå den generelle målsetjinga skal verksemdene sjølve fastsetje resultatmål og konkret seie korleis dei skal nå måla. Rammestyring gjev eit styringssystem som i mindre grad er basert på politisk styring gjennom detaljerte budsjett til den enkelte verksemd, og i større grad fokuserer på måloppnåing innanfor dei gjevne økonomiske rammene. Større grad av delegering i budsjettsamanheng, og med dette auka bruk av rammestyring, heng naturleg saman med ein auka fokus på målstyring som verkty for å styre ressursane mot dei prioriterte oppgåvene. Økonomiplandokumentet skal derfor synleggjere samanhengen mellom aktivitet og budsjettramme. Det skal vere framtidsretta, med fokus på utfordringar og målsetjingar for bruk av budsjettramma. Økonomiplandokumentet skal såleis innehalde eigna målekriterium (typer aktivitetstal som skal brukast som styringsmål og som det skal rapporterast etter) for den drifta ein får midlar til å gjennomføre i perioden. Det er i mange høve vanskeleg og til dels utan meining å operere med kvantifiserbare aktivitetsmål. Målet for aktiviteten skal i slike tilfelle skildrast utifrå kva oppgåver ein planlegg å gjennomføre i driftsåret. Styringsmåla skal ikkje brukast berre ved den årlege resultatvurderinga, men skal også vere til nytte i den løpande styringa som den budsjettansvarlege gjennomfører av eiga drift, og slik sett også danne grunnlag for vurdering i samband med den ordinære økonomirapporteringa i løpet av året. Rammestyring inneber i praksis at: 1. Budsjettansvarleg kan omdisponere midlar innanfor vedteken budsjettramme 2. Meirforbruk i høve til budsjett må dekkast inn i komande års budsjett. Mindreforbruk i høve til budsjett vil etter avalueringa kunne bli stilt til disposisjon som ei styrking av neste års ramme. Rammestyring går kort sagt ut på at det enkelte nivå i organisasjonen sjølv kan avgjere korleis midlane best skal brukast, føresett at ein held seg innanfor den gjevne økonomiske ramma og elles at drifta er i samsvar med dei premissane som ligg til grunn for den tildelte ramma. 2.5.2 Budsjettrammer og delegering av budsjettmynde 2.5.2.1 Fylkestingsrammer Etter budsjettreglementet skal fylkestinget fastsetje samt gjere endringar i anslag for skatt, rammetilskot, generelle avsetningar samt finansutgifter og inntekter og avdrag på utlån som ikkje er fordelt på verksemdsområde. Dei gjenståande inntektene skal fylkestinget fordele i rammeområde. Dei gjenståande inntektene skal fordelast på 11 rammeområde, dvs. 11 fylkestingsrammer. Det er fylkestinget som fastset kvart av desse rammeområda, og det er fylkestinget som har mynde til å flytte midlar mellom kvar av desse 11 fylkestingsrammene. Når det gjeld investeringsbudsjettet skal fylkestinget sjølv fastsetje fordelinga mellom ulike byggeprosjekt. 2.5.2.2 Delegering av budsjettmynde Med delegering av budsjettmynde meiner ein at eit overordna organ gjev eit underordna organ fullmakt til å treffe avgjerd i budsjettsaker innanfor eit nærare definert budsjettansvarsområde. Det organ som har fått delegert mynde kan ikkje endre storleiken på den løyvinga som gjeld for det gjevne budsjettansvarsområdet. Delegering av mynde inneber ikkje at det delegerande organ seier frå seg budsjettmynde. Det budsjettmyndet som blir delegert kan når som helst takast attende. Det delegerande organ kan til dømes i samband med enkeltsaker velje å behandle og avgjere budsjettsaka sjølv. Delegerte budsjettfullmakter kan sjølvsagt ikkje nyttast til å endre budsjettet i strid med prioriteringar eller føresetnader frå fylkestinget. Forvalting av budsjettmidlar må vere i tråd med Ajouført Mai 2014 Side 26 av 172 2 Budsjett Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 fylkestinget sin intensjon, og fullmakter gitt etter budsjettreglementet kan ikkje nyttast til å gjennomføre vesentlege strukturendringar i verksemda. 2.5.2.3 Utvalsrammer og delegering til fylkesutvalet og hovudutvala Inndelinga i fylkestingsrammer bestemmer graden av delegering til underordna organ. Fylkestinget fastset fylkestingsrammer og overlét til underordna organ å fordele desse på tenester innanfor den enkelte fylkestingsramme. For utdanningssektoren vil dette t.d. innebere at fylkestinget vedtek budsjettet til utdanningssektoren i ei fylkestingsramme – vidaregåande opplæring. Utdanningsutvalet har mynde til å fastsetje og gjere omdisponeringar i budsjettet innanfor denne fylkestingsrammen. Dvs. at utdanningsutvalet ikkje har mynde til å endre ramma som er gjeven av fylkestinget. Det same gjeld for dei andre hovudutvala. Det er på hovudutvalsnivå at budsjettet til den enkelte verksemda blir fastsett. Pkt.15.10.2 Utvalsrammer (vedlegg 2) side 165 viser korleis det enkelte utval (fylkesutval og hovudutvala) skal fastsetje budsjettet i utvalsrammer innanfor dei gjevne fylkestingsrammene. Når det gjeld investeringsbudsjettet har fylkesutvalet og hovudutvala fullmakt til å omdisponere driftsutgifter til investeringsformål innanfor kvar fylkestingsramme. Fylkesutvalet og hovudutvala har fullmakt til å omdisponere mellom byggeprosjekt innanfor den enkelte fylkestingsramme. 2.5.2.4 Mynde til fylkesrådmannen I budsjettreglementet 15.4.3 har fylkesrådmannen fullmakt til gjere endringar i saker som ikkje er av prinsipiell betydning. Ein vil måtte vurdere konkret kva saker som er av prinsipiell betydning eller ikkje etter kvart som slike saker måtte dukke opp. Ein kan seie at omdisponering av midlar mellom budsjettrammer fastsett av fylkesutval eller hovudutval i utgangspunktet er ei sak av prinsipiell betydning. Dette inneber at fylkesrådmannen først og fremst har mynde til å fastsette, samt endre, budsjettet innanfor kvar av budsjettrammene fastsett av fylkesutval/hovudutval. Når det gjeld investeringsbudsjettet har fylkesrådmannen fullmakt til å omdisponere driftsutgifter til investeringsformål i saker som ikkje er av prinsipiell betydning. 2.5.2.5 Mynde til administrative leiarar i fylket Fylkesrådmannen står fritt til å delegere mynde i budsjettsaker vidare til sine underordna. Dei som er tildelt mynde i budsjettsaker må utøve dette myndet i tråd med reglane i budsjettreglementet og elles dei retningslinjer som er gjevne av fylkesrådmannen. Kva inneber dette i praksis? Den enkelte leiar står med dette fritt til å disponere midlar tildelt verksemda innanfor den enkelte utvalsramme. Dette gjeld så sant ikkje fylkesrådmannen har gjort konkrete avgrensingar i dei administrative leiarane sine fullmakter. Det er ikkje høve til å omdisponere mellom budsjettrammer fastsett av fylkesting, fylkesutval eller hovudutval. Dette tyder at det til dømes ikkje er høve til å omdisponere midlar mellom dei to fylkestingsrammene for vidaregåande opplæring og spesialpedagogiske tiltak. Budsjettrammene for desse to områda er fastsett av fylkestinget. Det betyr at den administrative leiinga må fremje sak for fylkestinget for å omdisponere mellom fylkestingsrammene for vidaregåande opplæring og spesialpedagogiske tiltak. På samme måte har administrasjonen heller ikkje høve til å omdisponere mellom rammer fastsett av det enkelte hovudutval. Dvs. at det ikkje er høve til å omdisponere mellom utvalsrammene for lokale bilruter og fylkesvegferjedrifta. Ajouført Mai 2014 Side 27 av 172 2 Budsjett Møre og Romsdal fylkeskommune 2.5.3 Økonomihandboka del 2 Handtering av meir- og mindreforbruk I budsjettreglementet pkt. 15.6.2 Vilkår for tilbakeføring av netto mindreforbruk side 162 og pkt. 15.6.3 er det gjeve vilkår for tilbakeføring av netto mindreforbruk og vilkår for dekking av netto meirforbruk: Vilkår for tilbakeføring av netto mindreforbruk a) Dersom fylkeskommunen har underskott som følgje av svikt i sentrale inntektsføresetnader, skal dette dekkjast opp før mindreforbruk på rammeområda kan tilbakeførast til dei verksemdene som har mindreforbruk. Det same gjeld ved kostnadssprekk i fellesutgifter, t.d. renteutgifter. Dersom verksemda fyller vilkåra nedanfor vil ein så langt råd er sjå til at verksemda i påfølgjande års budsjett likevel får styrka budsjettramma si med netto mindreforbruk frå året før. b) Netto mindreforbruk som blir tilbakeført, skal disponerast innanfor den budsjettramma midlane opprinneleg vart løyvde til. c) Realisert produksjon skal påviseleg vere lik eller høgare enn føresett i driftsplan eller aktivitetsplan. d) Dersom produksjonen i driftsplan eller aktivitetsplan ikkje er oppfylt, kan produktivitetsgevinsten likevel tilbakeførast dersom det kan dokumenterast klare produktivitetsgevinstar. e) Innsparte midlar som ein følgje av at nye tiltak kjem i gang seinare enn føresett eller ikkje blir iverksett, skal normalt ikkje tilbakeførast. f) Innsparte midlar som ikkje blir godkjent tilbakeført, skal gå til styrking av det sentrale bufferfondet (til dekking av variasjonar i fellesinntekter og fellesutgifter). Vilkår ved dekking av netto meirforbruk a) Dersom meirforbruket er særleg stort, eller særlege tilhøve tilseier det, kan fylkestinget vedta at eit eventuelt meirforbruk skal dekkjast inn over inntil 4 år. b) I tilfelle med heilt spesielle dokumenterte, uføresette, endra vilkår for drifta som skuldast tilhøve som verksemda ikkje kan rå med, kan fylkestinget gjere vedtak om at eit eventuelt meirforbruk ikkje skal dekkjast av verksemda si budsjettramme. Generelt om vurdering av verksemder med mindreforbruk Dei vilkåra som er gjevne i budsjettreglementet, og som er sitert ovanfor, kan vi forenkla seie er ei vurdering av den enkelte verksemd sin faktiske produksjon sett i høve til planlagt produksjon som skal ligge til grunn for ei vurdering av om den enkelte verksemd skal kunne ta med seg sitt mindreforbruk i år x over til år x+1. Generelt om vurdering av verksemder med meirforbruk Som det går fram av vilkåra ovanfor skal verksemder med netto meirforbruk normalt dekke dette ved å redusere neste års budsjett. Dvs. at meirforbruk i år x skal dekkast i ramma for verksemda alt i år x+1. Motivet for dette er at ordninga i størst mogleg grad skal tvinge fram ei kontinuerleg tilpasning mellom driftsnivå og økonomisk ramme. Det er likevel opna for at fylkestinget kan vedta inndekking over inntil 4 år dersom meirforbruket er særleg stort eller andre særlege tilhøve tilseier det. I tilfelle med heilt spesielle dokumentert, uføresette, endra vilkår for drifta som skuldast tilhøve som verksemda ikkje kan rå med, kan fylkestinget gjere vedtak om at eit eventuelt meirforbruk ikkje skal dekkast av verksemda si budsjettramme. Ajouført Mai 2014 Side 28 av 172 2 Budsjett Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 2.6 Den budsjettansvarlege sitt ansvar Den som har budsjettansvaret har ansvar for å sjå til å • • • Utarbeide eit realistisk budsjettforslag Styre ressursbruken slik at den held seg innanfor tildelt budsjettramme Rapportere om forbruk/avvik til overordna nivå • Ta initiativ til nødvendige budsjettendringar • Iverksetje tiltak for å oppnå budsjettbalanse Det er viktig at utgifter/inntekter blir førte på rett art, jf konteringsrettleiinga. Dersom det manglar budsjettmidlar, må den budsjettansvarlege sørgje for budsjettdekning anten ved omdisponering innanfor ramma, budsjettendring eller tilpasse aktiviteten. 2.7 Spesielt om budsjettering av interne overføringar 2.7.1 Interne overføringar Når det på budsjettstadiet er klart kva beløp ei teneste skal internbelastast eller godskrivast med, skal art 29 og 79 nyttast. Art 29 Internkjøp (Interne overføringar) skal berre nyttast som motpost til art 79 Internt sal (interne overføringar). Desse postane skal såleis berre nyttast ved internfordeling innanfor fylket sin rekneskap, d.v.s. at summen av art 29 skal svare til summen av art 79 innanfor drifts- og investeringsrekneskapen samla. Dette inneber at den som budsjetterer med ei inntekt på ein 79-art, må sjå til at den verksemda/avdelinga som ein forventar å motta denne inntekta frå, må budsjettere med ei tilsvarande utgift på ein 29-art. 2.7.2 Forskjellen på inntektsart 79 og 69 Inntektsart 69 Fordelte utgifter skal nyttast til fordeling når beløpet er avhengig av kor mykje ei verksemd reint faktisk har brukt av ei anna verksemd sine tenester i løpet av eit år. Art 69 blir såleis nytta til å fordele utgifter til rett formål og rett art etter faktisk bruk av tenester (t.d. timetal) frå andre avdelingar eller verksemder. Kva skal førast kvar Døme på kvar vanlege utgifter skal førast i rekneskapen Type utgift Inntektsart Fordeling av husleige (avtalt på Inntektsart 79 førehand) Kjøp av tenester for grafisk utforming Inntektsart 69 Forsikring Inntektsart 69 Kjøp av konsesjonskraft Inntektsart 69 Ajouført Mai 2014 Side 29 av 172 2 Budsjett Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 2.8 Endring av budsjettet og omdisponering innanfor ramma Løyvingane på budsjettet er bindande både for administrasjonen og dei folkevalde. Dersom det viser seg at budsjettet ikkje held, må den budsjettansvarlege sette i gang nødvendige tiltak for at budsjettet kan haldast. Slike tiltak kan vere innsparingar og omdisponering av midlar. Ein siste utveg vil vere å be om styrking av budsjettet. Dersom ikkje problemet kan løysast utan at budsjettramma eller aktiviteten må endrast, skal problemet og framlegg til løysing snarast leggjast fram for næraste overordna. 2.8.1.1 Budsjettendringar Budsjettendring - endring i vedtatt budsjettramme jfr. 2.10.1 Budsjettendringsskjema. Alle budsjettendringssaker som skal behandlast av fylkestinget/fylkesutvalet skal drøftast med fylkesrådmannen før saka blir fremja for politisk behandling. Budsjettendringar skal registrerast av vedkomande fagetat snarast mogleg. Etaten skal samtidig melde frå til økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen. Dersom etaten ønskjer det, kan registreringa gjerast av økonomiseksjonen. Budsjettendringar som følgje av vedtak i fylkesutvalet og fylkestinget blir registrerte av økonomiseksjonen. Endringar som følgje av slike vedtak blir gjort utan at fagetat eller ytre etat treng melde frå om dette. Økonomiseksjonen har ansvaret for at fylkesrevisjonen får tilfredsstillande dokumentasjon av alle budsjettendringar. 2.8.1.2 Omdisponering innanfor vedtatt ramme Dersom det er ønskjeleg for eiga styring, kan budsjettansvarleg omdisponere mellom postar innanfor vedtatt ramme. 2.9 Periodisering Når avdelingar, skolar, institusjonar m.v. rapporterer på rekneskapstala i løpet av året, er dette avviksrapportering som viser kva ressursar som har gått med samanlikna med budsjett. Periodisering betyr å fordele utgifter og inntekter på ulike periodar, for oss månader i året. Dersom budsjettet er rett periodisert, vil dei avvika som kjem fram ved rekneskapsrapportering vere reelle avvik, dvs. avvik som enten kjem av at produksjonen ikkje er gjennomført i forhold til plan (det vart produsert meir eller mindre enn planlagt), eller at ressursforbruket er ulikt frå plan og kalkyle (f.eks. at tiltaket vart dyrare enn planlagt). Periodiseringa skal difor vere ajour til ei kvar tid, men likevel utan unødvendig flytting på mindre beløp. 2.9.1 Korleis gå fram Det er den enkelte fagetat som har ansvaret for periodisering av sitt budsjett. Periodisering av opprinneleg budsjett skal gjerast i budsjetteringverktøyet i WEB EBudsjett og/eller Visma Budsjett. Endringar av periodiseringa etter at budsjettet er lagt inn i økonomisystemet kan berre skje i økonomisystemet. Ajouført Mai 2014 Side 30 av 172 2 Budsjett Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 2.10 Vedlegg 2.10.1 Budsjettendringsskjema finner dere på Intranett, støttefunksjoner, økonomi/lønn, skjema,budsjett. Ajouført Mai 2014 Side 31 av 172 2 Budsjett Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 3 Kontoplan 3.1 Generelt om kontoplanen Frå 01.01.2004 tok Møre og Romsdal fylkeskommune i bruk ny kontoplan i samband med innføring av nytt rekneskapssystem. Kontoplanen oppfyller sentrale krav til rapportering i KOSTRA og til interne behov for styring. Vi opererer med 4 obligatoriske dimensjonar i kontonummeret: art, ansvar, ramme og teneste, og to valfrie dimensjonar: prosjektnummer og byggnummer. Vi oppfyller kravet til KOSTRA-rapportering gjennom teneste- og artsdimensjonen. Sjå punkt 3.2. Kontoklasse er 1. siffer i art: 0: Investeringsrekneskap 1: Driftsrekneskap 2: Balanserekneskap 3.2 Oppbygging av den interne kontoplanen Døme på gyldige kontonummer: Døme 1: Art Ansvar Ramme Teneste 10121 20100 05 5210 Dette fortel oss: 10121 Fast løn undervisningspersonale statleg tariffområde 20100 Ansvar rektor ved Atlanten vidaregåande skole 05 Fylkesutvalsramma for Atlanten vidaregåande skole 5210 Studiespesialisering Døme 2: Art Ansvar Ramme Teneste Prosjekt 10121 20100 05 5210 2050 Dette fortel oss: Same kontoinnhald som døme 1 men knytt til eit firesifra prosjektnummer 2050. Døme 3 – byggnummer er reservert for bruk ved Byggje- og vedlikehaldsseksjonen (byggerekneskap): Art Ansvar Ramme Teneste Prosjekt Byggnummer 0B821 13600 92 5101 K302 236802 Ajouført Mai 2014 Side 32 av 172 3 Kontoplan Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Dette fortel oss: 0B821 Art gen. kostnader - Arkitekthonorar 13600 Ansvar bygg- og vedlikehaldssjefen 92 Ramme investering utdanningssektoren 5101 Teneste skolelokale K302 Prosjekt Surnadal vidaregåande skole – opprusting 236802 Bygg Surnadal vidaregåande skole 2. byggetrinn Forklaring til dimensjonane i kontoplanen: 3.2.1 Art Arten viser kva type utgift/inntekt det er snakk om. Arten er på fem siffer der første siffer er kontoklasse. Andre og tredje siffer følgjer KOSTRA-kontoplanen, medan fjerde og femte siffer er tatt i bruk for å spesifisere interne behov. I systemet er det lagt inn lenker som knyt intern art til riktig KOSTRA-art. Artskontoplanen er gjennomgåande for alle verksemder i fylket som følgjer dei kommunale rekneskapsforskriftene. Det er lagt vekt på å avgrense talet på artar. Ønske om nye artar må grunngjevast og fremjast på eige skjema, sjå 3.4.3 Ajourhald/ønske om ny art (vedlegg 3), side 37. Ei eiga gruppe vil vurdere dei innkomne ønska. 3.2.2 Ansvar Ansvarsdimensjonen i kontoplanen er på 5 siffer. Dei tre første siffera viser kven som har det budsjettmessige og administrative oppfølgingsansvaret, t.d. rektor eller institusjonstyrar. Dei to neste kan nyttast til å spesifisere avdelingsansvar. Dersom ein ikkje vil bruke avdeling, bruker ein 00 i 4. og 5. siffer i ansvarsdimensjonen. Det er viktig at nye ansvar/avdelingskodar ikkje blir oppretta i større grad enn naudsynt for å ha ei god økonomistyring. Ei for detaljert kontoplan kan gjere det vanskeleg å halde ei god oversikt. Dei vidaregåande skolane må vurdere om tenestedimensjonen også i stor mon reflekterar ansvarsstrukturen ved skolen, slik at ein slepp ein alt for detaljert oppsplitting på avdeling i ansvarsdimensjonen. Sjå neste punkt 3.2.4 Teneste nedanfor. Melding om nye ansvarsområde kan rettast til økonomiseksjonen på eige skjema, sjå 3.4.1 Ajourhald/ønske om nye ansvarsområde (vedlegg 1), side 35. 3.2.3 Ramme Rammedimensjonen er på 2 siffer og angir fylkesutvalsramme. I systemet blir fylkesutvalsrammene summert opp i det vi kallar fylkestingsrammer. 3.2.4 Teneste Tenestedimensjonen i kontoplanen er på 4 siffer. Dei 3 første siffera er identisk med funksjon i fylkes-KOSTRA. 4. siffer er tatt i bruk for å spesifisere interne behov. Ønske om nye tenester kan rettast til økonomiseksjonen på eige skjema, sjå 3.4.2 Ajourhald/ønske om nye tenester (vedlegg 2), side 36. 3.2.5 Prosjekt Prosjektdimensjonen i kontoplanen er på 4 siffer. I kontoplanen har kvart ansvarsområde fått tildelt ein prosjektserie for driftsprosjekt, prosjektnummer for investeringar som skal avskrivast over 5 år og prosjektnummer for investeringar som skal av skrivast over 10 år. Når nye prosjekt blir tatt i bruk, må økonomiavdelinga få melding om prosjektteksten. Det kan skje pr telefon eller e-post. Ajouført Mai 2014 Side 33 av 172 3 Kontoplan Møre og Romsdal fylkeskommune 3.2.6 Økonomihandboka del 2 Byggnummer Byggnummer er dei same som byggje- og vedlikehaldsseksjonen opererer med i bygge- og eigedomsregisteret. Det er førebels reservert til bruk i byggerekneskap som byggje- og vedlikehaldsseksjonen har ansvar for. Dei fire første siffera viser til institusjon, medan dei to siste siffera viser kva for eit bygg kostnaden eller inntekta gjeld. Kva oppnår vi med ei slik oppdeling av kontonummeret? - Vi får i rekneskapen / budsjettet samla alle verksemder under rett budsjettansvar - Det er enkelt å rapportere på ulike dimensjonar i kontoplanen og kombinasjonar av ulike dimensjonar - Det er enkelt å tilpasse økonomistyringa til dei mål fylket sett for si verksemd (målstyring) 3.3 Vedlikehald av kontoplanen Økonomiseksjonen sentralt har ansvar for vedlikehald av kontoplanen. Det vil seie at økonomiseksjonen sentralt til ei kvar tid skal sjå til at Møre og Romsdal fylkeskommune har ein kontoplan som svarar til dei informasjonsbehov som organisasjonen må ha for styring og kontroll. Berre autoriserte personar har tilgang til oppretting og vedlikehald av faste data på økonomisystemet. Det er viktig at avdelingar, skolar og institusjonar sjølve er bevisste på kva type økonomisk styringsinformasjon dei har bruk for, slik at kontoplanen kan nyttast på ein måte som gjev best mogleg økonomisk styring av verksemdene. Økonomiseksjonen sentralt, Romsdal vgs og Kristiansund vgs har høve til og leggje inn nye leverandørar i fylket sitt felles leverandørregister. Skjema i vedlegg 1 – 3 til kapittel 3 kan nyttast til og fremje ønske om nye ansvar, tenester og artar. Kontoplanen finn du på Intranett under støttefunsjonar: http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Kostra-kontoplan Ajouført Mai 2014 Side 34 av 172 3 Kontoplan Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 3.4 Vedlegg 3.4.1 Ajourhald/ønske om nye ansvarsområde (vedlegg 1) Frå: __________________________________________________ Ønska siffer/ kontonummer (5 siffer*) Tekst Evt. kommentarar *) Ver merksam på at det berre er dei to siste sifra i ansvarsdimensjonen som kan endrast. Desse kan nyttast til avdeling eller liknande Skjemaet skal sendast/faxast til: Økonomiseksjonen v/Siv T. Hansen Mail: [email protected] Ajouført Mai 2014 Side 35 av 172 3 Kontoplan Møre og Romsdal fylkeskommune 3.4.2 Økonomihandboka del 2 Ajourhald/ønske om nye tenester (vedlegg 2) Frå: _________________________________________________ Ønska siffer/ kontonummer (4 siffer*) Tekst Evt. kommentarar *) Ver merksam på at det berre er det siste sifferet i denne dimensjonen som kan endrast. Dei tre første siffra er KOSTRA – funksjon. Skjemaet skal sendast/faxast til: Økonomiseksjonen v/Siv T. Hansen Mail: [email protected] Ajouført Mai 2014 Side 36 av 172 3 Kontoplan Møre og Romsdal fylkeskommune 3.4.3 Økonomihandboka del 2 Ajourhald/ønske om ny art (vedlegg 3) Frå: _________________________________________________ Ønska siffer/kontonummer (5 siffer) Tekst Kommentar/grunngjeving: Skjemaet skal sendast til: Økonomiseksjonen v/Siv T. Hansen Ajouført Mai 2014 Side 37 av 172 3 Kontoplan Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 4 Attestering og tilvising 4.1 Attestering Før eit bilag blir tilvist skal det vere attestert av ein person som kan gå god for at bilaget er forsvarleg kontrollert, slik at det kan leggjast fram eit sikkert grunnlag for tilvising. Den som attesterer eit utgiftsbilag har ansvar for følgjande: - at vara/tenesten verkeleg er mottatt/utførd - at vara/tenesten er i samsvar med bestilling - bestilling er gjort av ein person som har fullmakt til det - kontroll med at rette prisar, tariffar eller regulativbestemte satsar er nytta - kontroll med at leveringsvilkåra er oppfylte Attestasjonen skal utførast av ein person som har slik kjennskap til saka at han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggjande forholda. I praksis vil det ofte vere den som skal ha og bruke vara. Dersom han som attesterer ved aktløyse gjer feil som får økonomiske konsekvensar, kan dette føre med seg ansvar for vedkomande. 4.2 Tilvising Instruks for utøving av tilvisingsmynde i Møre og Romsdal fylkeskommunefinn du i 1.1 Instruks for utøving av tilvisingsmynde. Alle utbetalingar skal tilvisast. 4.2.1 Definisjonar og føremål Tilvising er myndet til å gje ordre om utbetaling frå fylkeskassa. Ei tilvising er ein utbetalingsordre som viser kvar i budsjettet ei utgift skal førast og stadfestar budsjettmessig dekning. Ein posteringsordre er å gje melding om ei registrering av eit bilag i rekneskapen. Det er ho/han som har tilvisingsmynde som også har mynde til å gje posteringsordrar som ikkje inneber ei utbetaling. Døme kan vere interne overføringar, korreksjonar og opprettingar og inntektsføring. Unntak sjå punkt 4.2.1.1 Mynde til å avskrive tap på krav side 38 og 5.8.1 Korrigeringar side 69. Den som har tilvisingsmynde har ansvaret for innfordring og utarbeiding av rutinar for inntektsordre. Av inntektsordren går det fram kvar ei inntekt skal førast. Den som har tilvisingsmynde har ansvar for å følgje opp at inntektene er i samsvar med føresetnadene i budsjettet. Sjå 5.7.2 Inntektsbilaget side 65. Tilvisingsmynde er lagt til fylkesrådmannen. Fylkesrådmannen har delegert tilvisingsretten vidare på ei rekkje område. Delegert tilvisingsmynde kan når som helst trekkjast tilbake. Talet på personar som utfører tilvisingsarbeid ved kvar verksemd bør avgrensast for å sikre ein tilfredsstillande intern kontroll. Ideelt sett bør det maksimalt vere to personar ved kvar avdeling/skole som tilviser. 4.2.1.1 Mynde til å avskrive tap på krav Fylkesrådmannen fekk i sak U-189/91 fullmakt til å avskrive tap på fordringar. I notat datert 12.04.99 vart mynde til å avskrive enkeltkrav på inntil kr. 30.000,- overført til fylkesutdanningssjefen (sjå 5.7.3 Avskriving tap på krav side 67). Dette inneber at fylkesutdanningssjefen har mynde til å gje ein posteringsordre på tap på krav på ansvarsområdet til ein rektor eller styrar. Ajouført Mai 2014 Side 38 av 172 4 Attestering og tilvising Møre og Romsdal fylkeskommune 4.2.2 Økonomihandboka del 2 Ulike typar tilvising Tilvising kan delast inn i to hovudgrupper: - eingongstilvising - ståande tilvising Eingongstilvisingar Ei tilvising som gjeld ei enkelt utbetaling og/eller utgiftsføring blir definert som ei eingongstilvising. Dette dreier seg vanlegvis om enkeltfakturaer og enkeltbilag for løn. Retningslinjene ovanfor gjeld fullt ut for alle eingongstilvisingar. Ståande tilvising Ved langvarige kontraktar/forpliktingar kan tilvisande mynde gje melding til rekneskapskontoret om løpande utbetaling og utbetaling i tråd med forpliktingane. Dette blir kalla ståande tilvising og blir nytta i samband med fast løn og renter/avdrag på lån. Ut over dette skal ein av omsyn til kontroll vere varsam med å nytte ståande tilvising. 4.2.3 Ansvar for den som utøver tilvisingsmynde Den som tilviser har ansvar for følgjande: • endeleg godkjenning av ei utgift, dvs. gå god for at dette er ei utgift fylket skal dekkje. • • • at nødvendig og tilfredsstillande dokumentasjon er lagt ved bilaga at det er budsjettmessig dekning for utgifta at det er heimel for utgifta i budsjettpremissar og anna formalgrunnlag (vedtak, lov og reglar) • • godkjenne at utgifta er økonomisk forsvarleg kontroll med at bilaget er førebudd, kontrollert og attestert av tilsette som har desse funksjonane • kontroll med at fylket sine innkjøpsavtalar er overhalde • at det blir brukt rett konto i rekneskapen Den som har fått delegert tilvisingsmynde frå fylkesrådmannen er direkte ansvarleg for at samtlege av dei ovannemde krava er oppfylte. Tilvisingsansvar blir berre gjeve til ein person ved kvar skole, dvs. rektor. Denne personen kan vidaredelegere tilvisingsarbeidet på sine vegner. Dette inneber vidaredelegering av sjølve arbeidet, men ansvaret ligg like fullt på den som har fått ansvaret delegert frå fylkesrådmannen. Dersom den som tilviser ved aktløyse gjer feil som får økonomiske konsekvensar, kan dette føre med seg ansvar for vedkomande. 4.2.4 Ansvar for rekneskapsførar Fylkeskassa/lønsavdelinga/andre rekneskapsførande einigar må sjå til at ingen utgifter blir betalte utan å vere tilviste. Rekneskapsførar har ansvar for å kontrollere at den som tilviser har tilvisingsmynde og at signaturen samsvarar med den på tilsendt tilvisingsskjema. Ajouført Mai 2014 Side 39 av 172 4 Attestering og tilvising Møre og Romsdal fylkeskommune 4.2.5 Økonomihandboka del 2 Dokumentasjon av tilvisingsmynde All delegering av tilvisingsmynde skal skje skriftleg. Sjå vedlegg: 4.2.8 Delegasjon av tilvisingsrett under. Dette gjelder ved: • Tilsetjing av rektorar i vidaregåande skolar skal fylkesutdanningssjefen fylle ut eit fullmaktsskjema med signaturen til den nytilsette rektor, Same skjema skal nyttast ved delegering av tilvisingsrett i kortare periodar, t.d. i samband med sjukdom og ferie • Personalavdelinga hos fylkesrådmannen skal sørgje for at tilsvarande fullmaktsskjema blir fylt ut ved tilsetjing av etatssjefar. Skjemaet skal og sendast til økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen med kopi til fylkesrevisjonen og utdanningsavdelinga. Dersom det er kjent på tidspunktet for tildeling av fullmakt kor lenge tilvisingsmynde skal vare, skal dette førast på fullmaktsskjemaet. Er tidsavgrensing ikkje ført på, gjeld fullmakta til ho blir trekt tilbake. Når ein person sluttar, går over i ny stilling eller av andre årsaker ikkje lenger skal ha tilvisingsmynde, må den som har tildelt tilvisingsmynde syte for at fullmakta blir trekt tilbake. Melding om dette skal sendast til økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen, evt. anna rekneskapsførar, fylkesrevisjonen og evt. til utdannningsavdelinga. 4.2.6 Avgrensing mot andre oppgåver Tilvisingsmynde kan ikkje utøvast av personar som har fullmakt til å disponere over fylket sine bankkonti eller kontorkasser. Tilvisingsmynde kan heller ikkje leggast til person som har mynde til å registrere rekneskapstransaksjonar i fylket sin rekneskap. 4.2.7 Spesielle rutinar vedkomande eigne utgifter Generelt gjeld regelen at all tilvising skal skje på høgare administrativt nivå, dvs. at ingen har mynde til å tilvise eigne utgifter (t.d. overtid eller reiserekningar). Som hovudregel skal den som har tilvisingsmynde ikkje tilvise utgifter knytt til ein overordna. Unntak frå regelen gjeld utgifter til fylkesrådmannen. Følgjande rutine gjeld • Utgifter som vedkjem rektorar skal tilvisast av fylkesutdanningssjefen • Utgifter som vedkjem fylkesordføraren skal tilvisast av fylkesrådmannen • Utgifter som vedkjem etatsjefar skal tilvisast av fylkesrådmannen 4.2.8 Delegasjon av tilvisingsrett Se neste side for skjema. http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Skjema/Rekneskap Ajouført Mai 2014 Side 40 av 172 4 Attestering og tilvising Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Til: Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomiseksjonen Fylkeshuset 6404 Molde DELEGERING AV TILVISINGSRETT, UNDERSKRIFTSPRØVE Avdeling/institusjon:…………………………………………………….. Namn:…………………………………………………………………….. Stilling:……………………………………………………………………. Tilvisingsretten gjeld frå:………………………………………………… Tilvisingsretten gjeld også i det elektroniske faktureringssystemet. Tilvisingsretten gjeld område:………………………………………… …………………………………………………………………………… Signatur:___________________________________________________ ____________________________________________________________ Stad / dato fylkesrådmann / leiar Kopi til: Fylkesrevisjonen Ajouført Mai 2014 Side 41 av 172 4 Attestering og tilvising Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 5 Rekneskap 5.1 Kva er rekneskap Rekneskapen er ei oppstilling over utgifter og inntekter i ei periode, og viser eit rekneskapsmessig resultat. Medan budsjettet er ei plan for ressursbruken, viser rekneskapen korleis ressursbruken faktisk vart. Den offentlege rekneskapen er primært retta inn mot at ein skal ha tilfredsstillande løyvingskontroll. Dvs. at ein er oppteken av om den løyvde økonomiske ramma er overhalde, og om midlane blir nytta til dei føremål dei er tenkte. Det offentlege produserer som regel ikkje varer og tenester med tanke på å få fram eit overskot. Målet er å produsere dei rette tenestene som gjev innbyggjarane den høgaste nytteverdien innanfor dei gjevne budsjettrammene. Rekneskapen viser tilgang og bruk av alle former for ressursar, dvs. kva innsatsfaktorar som er gått med for å nå dei måla som er sett og korleis innsatsfaktorane er finansierte. Rekneskapen har med andre ord ein viktig kontrollfunksjon. I og med at rekneskapen også fortel korleis det i røynda vart, har den også ein viktig lærefunksjon. Kva skjedde, og kvifor vart det slik. Rekneskapen stilt saman med aktivitetsdata, blir med dette eit viktig grunnlag for framtidig planlegging og budsjettering av verksemda. Rekneskapen er ein vesentleg del av det informasjonssystemet som trengst for å styre heile fylket, dei ulike sektorar, etatar, avdelingar og prosjekt. I den samla rekneskapen blir det operert med tre resultatomgrep. Modellen nedanfor viser samanhengen mellom dei: Driftsinntekter Driftsutgifter = Brutto driftsresultat + Renteinntekter Renteutgifter Avdrag = Netto driftsresultat Bidrag til investeringsrekneskapen Netto avsetningar Dekning av tidlegare års underskot = Årets rekneskapsmessige resultat Brutto driftsresultat viser kor mykje av årets driftsinntekter som er til disposisjon etter at driftsutgifter er betalt, men før renteutgifter og avdrag på lån blir betalt og renteinntekter er tatt til inntekt. Det viser m.a.o. resultatet av årets ordinære drift. Driftsinntekter i det offentlege er i hovudsak skattar og overføringar. Netto driftsresultat viser kor mykje som er igjen av driftsinntektene etter at driftsutgifter, avdrag og netto renteutgifter er trekt frå. Netto driftsresultat skal vere 0 eller positivt. Eit positivt netto driftsresultat kan brukast til: - å finansiere investeringar - avsetningar til ulike fond - å dekke inn tidlegare års underskot Årets rekneskapsmessige resultat viser ein eventuelt ikkje disponert del av årets netto driftsresultat. Årets rekneskapsmessige resultat seier oss ikkje så mykje om fylket sin økonomi. Netto driftsresultat vil vere eit betre resultat å vurdere og analysere opp mot tidlegare års resultat og årets budsjett. Ajouført Mai 2014 Side 42 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune 5.1.1 Økonomihandboka del 2 Dei ulike typar av rekneskap Driftsrekneskap Driftsrekneskapen viser dei alminnelege løpande utgiftene og inntektene som fylket har i løpet av eit år. Alminneleg løpande utgifter er utgifter som kjem årleg og som ikkje gjeld kjøp av varige driftsmiddel med økonomisk levetid på meir enn tre år. Investeringsrekneskap Utgifter og inntekter av investeringsmessig karakter blir førte i investeringsrekneskapen. Utlån, kjøp av aksjar og andelar blir også ført i investeringsrekneskapen. Her blir også finansieringsmåte ført. Investeringsrekneskapen er ein del av den totale løyvingsrekneskapen. Sjå punkt 5.14. Balanserekneskap Balanserekneskapen viser kva eigedelar fylket har, samt gjeld og eigenkapital. Årsrekneskap Årsrekneskapen omfattar drifts-, investerings- og balanserekneskap og er eitt dokument etter budsjett- og regnskapsforskriftene. Dei ulike typane av rekneskap og samanhengen mellom dei er vist i figuren nedanfor: Årsrekneskapen Driftsrekneskapen Investeringsrekneskapen Balanserekneskapen Meir om skiljet mellom driftsrekneskapen og investeringsrekneskapen Driftsrekneskap Investeringsrekneskap + Driftsinntekter - Driftsutgifter = Brutto driftsresultat - Netto renteutgifter - Netto gjeldsavdrag = Netto driftsresultat + Brutto investeringar + Utlån og aksjekjøp + Avsetningar = Finansieringsbehov Brukt slik: Finansiering av utgifter i investeringsrekneskapen → Netto avsetningar Inndekking av tidlegare års underskot Årets rekneskapsmessige resultat Ajouført Mai 2014 Finansiert slik: Bruk av lånemidlar Tilskot og refusjonar ved investeringar Bidrag frå årets driftsrekneskap Andre investeringsinntekter Bruk av tidlegare avsetningar Udekt/udisponert Side 43 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 5.2 Økonomistyringssystemet Det er fylket sin driftsrekneskap dei einskilde etatar og underliggande ledd kjem mest i kontakt med. Rekneskapen blir ført etter dei tilvisingar og posteringsordrar som ligg føre frå alle med tilvisingsrett. Dette gjeld sjølvsagt alle utgiftspostar, men kan også gjelde inntektspostar. Fylket har i dag det lokale systemet Visma Enterprise økonomi som rekneskap- og økonomisystem og har tatt i bruk ei integrert løysing med hovudbok, kundereskontro inkl. fakturering, innfordring og leverandørreskontro. 5.3 Krav til rekneskapen Bokføringsloven Kommuner og fylkeskommunar er pålagt og følgje bokføringsloven f.o.m. 01.01.2011. Anordningsprinsippet Anordningsprinsippet er eit periodiseringsprinsipp som seier noko om kva periode ei inntekt eller utgift høyrer heime i. At rekneskapen skal førast etter anordningsprinsippet inneber at all aktivitet, dvs. alle utgifter og inntekter som er kjente på rapporteringstidspunktet, t.d. ved årsavslutning, skal takast med i rekneskapen for vedkomande periode. Sjå meir om anordningsprinsippet og dei praktiske konsekvensane av dette i punkt 5.4. Periodisering Periodisering vil seie å føre utgifter og inntekter i den tidsperioden dei høyrer til. Etter budsjett- og rekneskapsforskriftene skal rekneskapen førast etter anordningsprinsippet. I praksis vil det seie at før årsrekneskapen blir avslutta må ein vurdere om alle kjente inntekter og utgifter er kome med enten dei er betalte eller ikkje. Gjennom året legg ein vekt på at utgifter og inntekter blir førte løpande og at rekneskapen til ei kvar tid er mest mogleg ajour. Bruttoprinsippet Alle utgifter og inntekter skal rekneskapsførast brutto. Dette betyr at utgifter og inntekter skal førast på respektive konti utan frådrag (unntak når det gjeld kreditnota). God rekneskapsskikk Rekneskapen skal førast og avsluttast etter gjeldande budsjett- og rekneskapsforskrifter og i samsvar med god kommunal rekneskapsskikk. Dette inneber at rekneskapsdata for den økonomiske verksemda skal leggast fram/kommenterast i samsvar med grunnleggjande rekneskapsprinsipp som: orden og pålitelegheit. Alle bilag skal nummererast og vere eintydige og pålitelege. Vidare skal budsjett og løyvingsrekneskap svare til kvarandre post for post. klart og oversiktleg. Dette gjeld først og fremst framstillinga av årsrekneskapen. fullstendig. Det vil seie at alt som vedkjem fylket sin rekneskap skal vere samla i eit dokument. objektivitet. Dvs. at rekneskapen skal gje eit "rett bilde" av verksemda. kontinuitet i rekneskapsoppstillingane. Rekneskapen skal ikkje berre gje eit isolert bilde av kvar rekneskapsperiode. Det må også vere samanheng mellom periodane. dokumentasjon/legitimasjon. Eit bilag som dokumenterer ei føring må innehalde så mykje opplysningar at det klargjer disposisjonen bak føringa. Alle utgifts-/inntektspostar skal vere legitimerte med bilag. Ajouført Mai 2014 Side 44 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 5.4 Anordningsprinsippet Periodiseringsprinsippet for nyskaffing og bruk av midlar i fylket sitt løyvingsrekneskap blir kalla anordningsprinsippet. I budsjett- og rekneskapsforskriftane 2 står det: “Regnskapene skal føres etter anordningsprinsippet. Alle kjente utgifter/utbetalingar og inntekter/innbetalingar skal tas med i bevilgningsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når regnskapet avsluttes.” Rekneskapen skal vise den faktiske aktiviteten i budsjettåret. All aktivitet som går fram av dei utgifter og inntekter som er kjente på avslutningstidspunktet, skal takast med i årsrekneskapen for vedkomande år, anten dei er betalte eller ikkje når rekneskapen blir avslutta. At utgifter og inntekter er kjente, inneber at varene/tenestene er leverte innan utgangen av året. Sals- og leigeinntekter skal som hovudregel førast til inntekt i den perioden vara/tenesta er levert. I tida frå inntektsregistrering til innbetaling blir beløpet ståande som ei kortsiktig fordring i rekneskapen. Overføringar utan motyting skal også utgifts-/førast til inntekt i den løyvingsrekneskapen som skal avsluttast dersom det er klart at overføringane er reelle, men eventuelle manglande betalingar skuldast reine forseinkingar e.l. Ordinære budsjetterte tilskot blir normalt inntektsførte ved innbetaling. For øyremerka tilskot legg vi til grunn tilsegnstidspunktet. 5.4.1 Bruk av anslagsposteringar I følge anordningsprinsippet skal alle kjente utgifter og inntekter som vedkjem rekneskapsåret vere rekneskapsført, slik at rekneskapen viser den faktiske verksemda i budsjettåret. Normalt skal ei vare/teneste vere levert og eit bokføringsgrunnlag i form av faktura el. ligge føre før bokføring kan skje. Ved årsskiftet kan det tenkjast at eit slikt bokføringsgrunnlag ikkje ligg føre i rimeleg tid før rekneskapsavslutninga. Det må da vurderast om det skal gjerast ei anslagspostering (dette vil og gjelde for inntekter). For ordinær drift kan rekneskapen normalt førast med 12 månaders forbruk og anslagsposteringar er lite aktuelt. Eit anslag vil ikkje i vesentleg grad gjere rekneskapen meir nøyaktig og gir i tillegg uforholdsmessig mykje meirarbeid. Føresetnaden er at dette ikkje gir eit misvisande bilete av rekneskapen det einskilde år. Etaten/avdelinga skal ha eigne balansekonti til bruk for anslagsposteringar, og utgifter og inntekter skal skiljast på kvar sine konti. Rutine ved anslagsposteringar 1. Ved rekneskapsavslutninga. Utgifts-/inntektsføring av overslaget med motpost på balansekonto. Det må følgje med ei oversikt som klart viser kva anslagsposteringa gjeld. Overslaget på utgifter skal førast til utgift i driftsrekneskapen ekskl. mva på ordinære utgiftspostar utan mva-kode og krediterast i balansen på kapittel 232.70 (kortsiktig gjeld). Overslaget på inntekter skal førast til inntekt i driftsrekneskapen ekskl. mva på ordinære inntektspostar utan mva-kode og debiterast i balansen på kapittel 213.70 (kortsiktig fordring). 2. Påfølgjande rekneskapsår Anslagsposteringa førast tilbake på dei same kontoane straks rekneskapen for påfølgjande rekneskapsår er opna for postering. Når så dei reelle utgiftene eller inntektene er kjent følgjer ein dei ordinære tilvisningsrutinane. Eksempel: Sjå 5.20.1 Posteringsbilag (vedlegg 1A og 1B) Ajouført Mai 2014 Side 45 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune 5.4.2 Økonomihandboka del 2 Ordinære løpande utgifter - 12-månaders forbruk Dersom anslagsposteringar ikkje betrar rekneskapen sin nøyaktigheit vesentleg og inneber ekstraarbeid som hindrar framdrifta med rekneskapsavslutninga, kan eit 12-månaders forbruk leggjast til grunn dersom dette forbruket er relativt stabilt frå år til år. Det er ein føresetnad at utsetjing til neste år med utgiftsføring/inntektsføring vil ramme berre ordinære løpande utgifter, d.v.s utgifter som går igjen frå år til år. Det må såleis leggjast vekt på å få med på det gamle året utgifter som er ekstraordinære, utgifter som ikkje går igjen frå år til år. 5.5 Utgifter 5.5.1 Arbeidsdeling ved bilagsbehandling Det er utarbeidd eigen instruks for utøving av tilvisingsmynde i Møre og Romsdal fylkeskommune. Arbeidsdeling mellom dei ulike funksjonar i samband med økonomiarbeidet i ei avdeling eller ein institusjon er grunnleggjande ved etablering av tilfredsstillande intern kontroll i ein institusjon. Arbeidsdeling har to heilt klare mål: • å verne den enkelte tilsette mot tilhøve der misleghald og unndraging av midlar eller eigedelar kan vere mogleg, eller tilhøve der det lett kan rettast mistanke mot vedkomande om slike tilhøve. • å hindre forsømmingar, misleghald, tap av fylket sine midlar - samt avdekke slike tilhøve på eit tidleg tidspunkt. Dei følgjande funksjonar bør delast på minst tre personar: - bestilling/rekvisisjon av varer og tenester - bilagsførebuing - attestasjon - tilvising - rekneskapsføring av bilag I mindre institusjonar kan det vere vanskeleg å gjennomføre ei slik arbeidsdeling. Følgjande minimumskrav gjeld same kva: • den som tilviser skal ikkje være den som skal ha og bruke vara/tenesta • den som har tilvisingsmynde kan ikkje sjølv registrere bilaget i rekneskapen • bestilling, varemottak og attestasjon bør så langt dette er mogleg utførast av minst to personar. Leiaren ved den enkelte avdeling/institusjon er ansvarleg for at det blir fastsett kven som har rekvisisjonsrett, kven som har rett til å attestere og kven som har tilvisingsmynde. Sjå også handboka sitt kapitel 4 Attestering og tilvising side 38. Ajouført Mai 2014 Side 46 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune 5.5.2 Økonomihandboka del 2 Kjøp av varer. Frå bestilling til rekneskapsføring. Det er to måtar å registrere inngåande leverandørfakturaer på – ved skanning og ved manuell registrering direkte i UNIQUE-økonomi. Det er gjort rede for gangen i arbeidet for begge måtar og gjere dette på. Skanning av fakturaer; Nedanfor er gangen i arbeidet frå bestilling av ei vare til rekneskapsføring illustrert Bestilling Levering av vara 5.5.2.1 Bestilling Eit behov har oppstått og bestilling blir gjort. Ved bestlling oppgi leveringsadresse: f eks skolen eller etatens namn og fakturaadresse: Møre og Romsdal Fylke, Fakturamottak – økonomiseksjonen, Fylkeshuset , 6404 Molde Den som er til stades ved levering av vara kvitterer på fraktbrevet for at leverandøren har levert det talet kolli som han påstår å ha levert. Fraktbrevet skal følgje vara. 5.5.2.2 Varemottak Varemottak Mottak av faktura Attestasjon Når vara blir levert til den som skal ha/nytte ho må vedkomande ved utpakking kontrollere at levert vare er i samsvar med pakksetel. Feilleveransar eller ufullstendige leveransar skal oppdagast no. 5.5.2.3 Mottak av faktura Fakturaen kjem inn til eit felles mottak på økonomiseksjonen. Her blir dei skanna og overført til konterer. 5.5.2.4 Kontering Kontering skjer elektronisk på web fakturabehandling. Konterer kontrollerer samtidig om fakturean stemmer og sender den videre til attestering. Bilagsføreb. og kontrollrekn. 5.5.2.5 Attestering Attestasjon skal utførast av ein person som har slik kjennskap til saka at han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggande forholda. Godkjenner fakturaen og sender den til tilviser. Tilvising 5.5.2.6 Tilvising Den som har tilvisingsmynde har ansvaret for at naudsynte kontrollar er gjennomførte og sender fakturaen vidare ril eit overføringsbilde ”Faktura til overføring”. Rekneskapsføring 5.5.2.7 Rekneskapsføring Kvar dag blir overføringsbildet ”Fakturaer til overføring” oppdatert og overført til rekneskap. Nærare forklaring på dei ulike punkt står forklart lenger ut i teksten etter neste tema ”Manuell registrering av fakturaer og andre tilvisningar”. Ajouført Mai 2014 Side 47 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Manuell registrering av fakturaer og andre tilvsningar; Nedanfor er gangen i arbeidet frå bestilling av ei vare til rekneskapsføring illustrert i høve manuell registrering av betalingstilvisninga 5.5.2.1 Bestilling Bestilling Levering av vara Eit behov har oppstått og bestilling blir gjort. Den som er til stades ved levering av vara kvitterer på fraktbrevet for at leverandøren har levert det talet kolli som han påstår å ha levert. Fraktbrevet skal følgje vara. 5.5.2.2 Varemottak Når vara blir levert til den som skal ha/nytte ho må vedkomande ved utpakking kontrollere at levert vare er i samsvar med pakksetel. Feilleveransar eller ufullstendige leveransar skal oppdagast no. Varemottak 5.5.2.3 Mottak av faktura Mottaksdato skal stemplast på mottekne fakturaer. La ikkje fakturaene bli liggande! Mottak av faktura 5.5.2.4 Attestasjon Attestasjon skal utførast av ein person som har slik kjennskap til saka at han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggande forholda. Attestasjon 5.5.2.5 Bilagsførebuing og godkjenning Her blir prisar kontrollerte og fakturaen etterrekna. Den som førebur bilaget ser til at posteringsordren er rett utfylt. Bilagsføreb. og kontrollrekn. 5.5.2.6 Tilvising Den som har tilvisingsmynde har ansvaret for at naudsynte kontrollar er gjennomførte og gjev ordre om at eit beløp skal rekneskapsførast og utbetalast. 5.5.2.7 Rekneskapsføring Tilvising Rekneskapsføring Før bilaget blir rekneskapsført skal det kontrollerast med omsyn til om posteringsordren er fullstendig utfylt, og med omsyn til rett tilvisingsfullmakt. I framstillinga som følgjer er oppgåvene knytt til kvart av desse punkta skildra i detalj. 5.5.2.1 Rekvisisjon/bestilling Den budsjettansvarlege linje-leiaren (etatsjef, rektor) må syte for at det blir etablert eit trygt opplegg for innkjøpsrutinar. Det er den budsjettansvarlege som tek avgjerd om kva varer og tenester som skal skaffast. Han kan delegere avgjerdsmynde til sine underordna, men han har likevel ansvaret for budsjettdisponeringa. Den enkelte skole må halde talet på medarbeidarar som kan bestille varer og tenester på eit minimumsnivå, likevel slik at kjøp av varer kan skje på ein føremålstenleg måte. Det kan vere tenleg for skolen å utarbeide eit system med bruk av rekvisisjon ved kjøp av varer (sjå 5.20.3 Rekvisisjon (vedlegg 2)). Dette gjer at ein får god kontroll med kva som blir kjøpt inn av varer og det legg også til rette for ei samordning av innkjøp. Samlefaktura: Revisjonen skriv (Rapport 2/95) at det bør gjerast avtale med leverandørane om samlefaktura pr. månad eller kvar 14. dag der dette er tenleg. Dette gjeld særleg der det blir gjort bestillingar kvar dag, t.d. for matvarer. Bestilling må vere i samsvar med fylkeskommunens avtalar: Den som har mynde til og gjere bestilling på avd./skolen/institusjonen sine vegner må sjå til at innkjøp er i samsvar med innkjøpsavtalar fylket har gjort. Ajouført Mai 2014 Side 48 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Gjer det klart overfor leverandøren kven som skal vere mottakar av fakturaen: Dette er viktig for å sikre at det ikkje oppstår unødige forseinkingar. Framlegg til rutine ved bestilling 1. Alle innkjøp av varer skal utførast med rekvisisjon. Når det oppstår behov for ei vare skal rekvisisjon fyllast ut av ein som har fullmakt til å gjere innkjøp i skolen sitt namn. Alle som har slik fullmakt skal ha eiga rekvisisjonsbok. 2. Den som har fullmakt til å gjere innkjøp må sjå til at innkjøp blir samordna så langt som mogleg. 3. Ved bestilling må det presiserast kven (avd, etat, person) som skal vere mottakar av vara. 4. Bestilling pr. telefon: Det er to måtar å handtere dette på: 1. Firmaet må gjerast kjent med rekvisisjonsnummeret. Dette skal førast på fakturaen. 2. Bestillinga skal stadfestast på rekvisisjon. Originalen blir ettersendt til leverandøren. Bestilling pr. brev: Rekvisisjonen blir sendt saman med brevet. Han/ho som har fullmakt til å gjere innkjøp hentar sjølv vara: Rekvisisjonen blir levert til det aktuelle firmaet når vara blir henta. Han/ho som har fullmakt lar andre hente vara: Rekvisisjonen må innehalde namnet til den som skal hente vara, og rekvisisjonen blir levert til firmaet når vara blir henta. 5. Gjenpart av rekvisisjonen skal oppbevarast hos den som har rekvisisjonsretten. 5.5.2.2 Varemottak Med varemottak meiner vi her mottak av vara på den avdelinga/av den personen som skal ha den, med utpakking og kontroll av pakksetel. Pakksetelen skal signerast ved mottak. Ved varemottak skal det kontrollerast at: - dei mottekne varene er det leverandøren seier han har levert (kontroll mot pakksetel) - dei mottekne varene er i samsvar med bestilling Feil-leveransar eller ufullstendige leveransar skal oppdagast på dette tidspunktet. Sjå også 5.6 Meirverdiavgift side 56. 5.5.2.3 Mottak av faktura Når ein leverandør har teke imot og akseptert ein innkjøpsordre og sendt varene, vil firmaet sende faktura og påføre den alle aktuelle opplysningar. Rekvisisjonsnummer skal vere ført på fakturaen. Av omsyn til kontroll, og på grunn av mogleg klage frå leverandør, skal vedkomande som tek imot posten for etaten/institusjonen/skolen stemple mottaksdato på innkomne fakturaer. La ikkje fakturaen bli liggande! Det er viktig at det på den enkelte institusjon/skole/avdeling vert etablert rutinar for mottak av faktura slik at ein ikkje risikerer at fakturaen blir liggande gløymd hos mottakaren. Resultatet kan bli for sein bokføring og morarente. Rutinane må sikre at fakturaer ikkje blir liggjande grunna feriar, sjukdom eller anna fråver. Skolen bør utføre fakturakontroll, attestasjon og tilvising så snart som mogleg, og i alle høve bruke mindre enn to veker på dette arbeidet. Dersom det blir brukt lenger tid enn dette må leverandøren få melding om at remitteringa vil bli noko forseinka. Posteringsordren Alle som får rekneskapen sin ordna av Økonomiseksjonen, skal nytte tilvisingsstempelet med kontonummer som samsvarar med vår lokalt tilpassa kontoplan. Stempelet skal setjast på alle Ajouført Mai 2014 Side 49 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 krav (originalar). Tilvisingsstempelet kan setjast på fakturaen på same tid som mottaksdato blir stempla på. Posteringsordren er grunnlaget for rekneskapsføringa. Denne listar opp nødvendig informasjon som ansvar, avdeling og formål. I tillegg er det opne felt som skal fyllast ut av avdelinga/ institusjonen: Prosjekt: Her skal prosjektkode fyllast inn. Dersom utgifta ikkje skal på prosjekt skal dette feltet stå ope Attestert: Her signerer den som attesterer Godkjent: Her signerer den som førebur og kontrollreknar bilaget jf pkt. 0. U.post: Her skal utgiftsarten førast, samt eventuell kode for moms og momskompensasjon. (Sjå punkt 5.6 Meirverdiavgift side 56.) Tilvist: Her skal dato og signaturen til den som tilviser førast på Tilvisingsstempel Ver merksam på at dersom det dreier seg om kjøp av tenester med rett til momskompensasjon skal momskompensasjonskoden førast i feltet for mva. Det same gjeld kode for meirverdiavgift for fylket sine einingar som driv slik verksemd at dei kjem inn under lov om merverdiavgift. (Sjå punkt 5.6 Meirverdiavgift side 56 5.5.2.4 Kreditnota Det finst to typar av kreditnota: - Kreditnota frå leverandør som følgje av feil ved faktura eller reklamasjon grunna feil/mangel ved motteken vare eller teneste. - Kreditnota som gjeld utbetaling av bonus. Kreditnota skal behandlast på same måte som eit ordinært rekneskapsbilag. Dette betyr at kreditnotaen skal attesterast og signerast av den som har tilvisingsmynde. Kreditnotaen bør registrerast snarast mogleg, og helst saman med tilhøyrande faktura. Ein må likevel vurdere i kvart enkelt tilfelle om fakturaen uansett må betalast straks, eller om ein kan halde attende fakturaen til kreditnotaen er motteken. 5.5.2.5 Attestasjon Før eit bilag blir tilvist skal det vere attestert av ein person som kan gå god for at bilaget er forsvarleg kontrollert, slik at det kan leggast fram for tilvising. Den som attesterer bilaget utøver følgjande kontrollar: - at vara/tenesta verkeleg er motteke/utført - at vara/tenesta er i samsvar med bestilling - at bestilling er gjort av ein person som har fullmakt til det - at rette prisar, tariffar eller regulativbestemte satsar er nytta - at leveringsvilkåra er oppfylte Attestasjonen skal utførast av ein person som har slik kjennskap til saka at han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggande forholda. I praksis vil det ofte vere den som skal ha og bruke vara. Ajouført Mai 2014 Side 50 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Sjå også pkt. 1.1 Instruks for utøving av tilvisingsmynde side 7 og kapitel 4 Attestering og tilvising 1 side 38. 5.5.2.6 Bilagsførebuing og godkjenning Den som førebur bilaget ser til følgjande: - kontroll av prisar og etterrekning av faktura - rett utfylling av posteringsordre (tilvisingsstempelet) - kontrollere at organisasjonsnummer er ført på fakturaen (sjå nedanfor) - rett rekneskapsføring, dvs. rett bruk av konti (kostnadsart og kostnadsstad) - kontroll med at kontoen finst - kontroll med at fakturaen ikkje er handsama eller betalt tidlegare - rett avgifts- og skattebehandling (sjå m.a. punkt 5.6.1 Lov om meirverdiavgift side 56) - kontroll med om utgifter ved kjøp av tenester skal lønsinnberettast (sjå punkt 5.5.3) - fullstendig og rett bilagsdokumentasjon - eventuell inventarføring (sjå 9 Registrering av inventar og utstyr side 132). Bilaget skal signerast av den som har førebudd og kontrollrekna det. Merk Ved rekneskapsføring skal utgifter alltid belastast der dei høyrer heime og ikkje på ein tilfeldig art der det er ledige midlar. (Sjå 2.8 Endring av budsjettet og omdisponering innanfor ramma side 30). Organisasjonsnummer Organisasjonsnummeret (foretaksnummeret i Brønnøysundregisteret) skal stå på alle fakturaer. Dersom dette ikkje står på må det førast på fakturaen før rekneskapsføring. Ved kjøp av varer/tenester frå leverandørar som ikkje står i Brønnøysundregisteret t.d. fordi firmaet har ei årsomsetning under kr. 30.000,-, må det gjerast merknad om dette på fakturaen før den blir sendt til rekneskapsførar. 5.5.2.7 Tilvising Å tilvise eit bilag er å gje ordre om at eit beløp skal rekneskapsførast og utbetalast. Tilvisinga er berre gyldig når den blir tilvist av den som har tilvisingsmynde eller av den vedkomande har gjeve mynde til å tilvise på sine vegner. Å tilvise vil seie å sjå til at: - alle vilkår for utbetaling ligg føre - arbeidet er utført - vara er motteke - det er gjort gyldig vedtak om løyving til vedkomande formål Tilstrekkeleg informasjon i form av påskrift eller påhefta underbilag må leggjast ved for at tilvisinga skal kunne kontrollerast. Underbilag må alltid følgje med faktura når det er nødvendig for å få eit fullgodt bilde av kva som er grunnlaget for å sette fram kravet. Ved retting i tilvisingsfelt skal det settast ein strek over feilen, då det må gå klart fram kva som er retta. Korrekturlakk skal ikkje nyttast. Det er ikkje tillatt å nytte faksimilestempel ved tilvising. Den som har fullmakt til å tilvise skal ikkje ha høve til å rekneskapsføre. Den som tilviser har ansvar for følgjande: - endeleg godkjenning av ei utgift tilhøyrande fylkeskommunen dvs. gå god for at dette er ei utgift tilhøyrande fylkeskommunen - at det er budsjettmessig dekning for utgifta - at det er heimel for utgifta i budsjettpremisser og anna formalgrunnlag (vedtak, lov- og regelverk) - godkjenne at utgifta er økonomisk forsvarleg Ajouført Mai 2014 Side 51 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 - kontroll med at bilaget er førebudd, kontrollert og attestert av tilsette som har desse funksjonane - kontroll med at fylkeskommunale innkjøpsavtalar er overhalde Den som har fått delegert tilvisingsmynde frå fylkesrådmannen er direkte ansvarleg for at alle dei ovannemde krava er oppfylt. Tilvisingsmynde blir berre gitt til ein person ved kvar institusjon, dvs. institusjonsleiaren. Denne personen kan vidaredelegere til andre å gjere tilvisingsarbeidet på sine vegner. Dette inneber vidaredelegering av sjølve arbeidet, men ansvaret ligg like fullt på den som har fått ansvaret delegert frå fylkesrådmannen. Skriftleg fullmakt og underskriftsprøve (sjå 4.2.5 Dokumentasjon av tilvisingsmynde side 40) skal sendast til Økonomiseksjonen. Det same gjeld dersom fullmakt til å tilvise er delegert for kortare periode. Sjå også 1.1 Instruks for utøving av tilvisingsmynde side 7 og kapitel 4 Attestering og tilvising side 38. 5.5.2.8 Rekneskapsføring For dei verksemder som har tatt i bruk skanning, blir det vist til punkt 5.5.2.1. For dei verksemder som har Økonomiseksjonen som rekneskapsførar og som ikkje har tatt i bruk skanning, skal tilviste fakturaer sendast direkte til : Møre og Romsdal fylke Økonomiseksjonen, Fylkeshuset 6404 Molde Der leiar av verksemda ikkje har tilvisingsmynde, skal fakturaen sendast til fylkesrådmannen i attestert stand. Merk: Fakturaer utanom skanning som skal rekneskapsførast i Økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen, skal av praktiske omsyn ikkje påheftast pakksetel ved innsending. Pakksetelen skal likevel oppbevarast hos verksemda (Sjå 12.5.1 Vedlegg 1 side 150). Før bilaga blir rekneskapsførte skal rekneskapsføraren kontrollere dei med omsyn til rett tilvisingsfullmakt. I tillegg bør følgjande kontrollar gjerast: - tilstrekkeleg utfylling av posteringsordre - fullstendig/tilstrekkeleg dokumentasjon - rett behandling av m.v.a. Når bilaget er kontrollert og funne i orden skal bilagsnummer stemplast på. Dersom rekneskapsbilaget ikkje er i orden vil rekneskapsførar som hovudregel returnere bilaget. Alle tilvisingar for utbetaling til leverandørar blir førte i leverandørreskontroen. Reskontroen gir såleis ei løpande oversikt over gjeld og betalingstransaksjonar mellom fylkeskommunen og den enkelte forretningsforbindelsen. 5.5.2.9 Remittering/utbetaling Med unntak av småutgifter som blir betalt kontant over kontorkassa skal all remittering/utbetaling gjerast ved Økonomiseksjonen. Rekningar blir remitterte på forfallsdagen uavhengig av når registreringa skjer. Det er derfor viktig av rekningar blir tilviste og sende inn for rekneskapsføring/evt. registrert ute på skolane så snart nødvendig kontroll og tilvising er gjort. Nødvendige data skal registrerast i rekneskapssystemet direkte frå fakturaoriginalen. Rekneskapen blir samtidig belasta og oppdatert. Fakturadatoen er avgjerande for kva tid beløpet skal remitterast. I dei fleste tilfelle, vil utbetaling bli gjort 30 dagar etter mottaksdato. Nokre fakturaer krev rask handsaming og må bokførast straks. Ulike former for remittering/utbetaling: Ajouført Mai 2014 Side 52 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Økonomiseksjonen kjører dagleg remittering via Visma økonomi og overfører telepayfil til nettbanken. I enkelt høve kan ein registrere ei utbetaling direkte i nettbanken. Pengane vil då vere inne på mottakaren sin konto seinest neste virkedag. 5.5.3 Spesielt om kjøp av tenester Punkt 5.5.2 gjeld så langt dette passar også for kjøp av tenester. Dvs.: - Bestilling skal gjerast av ein person som har mynde til det (sjå punkt 5.5.2.1) - Attestasjonen skal utførast av ein person som har slik kjennskap til saka at han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggande forholda. (sjå punkt 5.5.2.5) - Bilaget skal førebuast og kontrollreknast (sjå punkt 5.5.2.6) - Bilaget skal tilvisast av ein som har mynde til det (sjå punkt 5.5.2.7) Ved kjøp av tenester må den som har tilvisingsansvaret i tillegg vere merksam på reglane for innberetning til likningsmyndigheitene og reglane for momskompensasjon (sjå punkt 5.6 Meirverdiavgift side 56). 5.5.3.1 Er oppdragstakar næringsdrivande eller ikkje? Ansvar Etter skattebetalingslova § 4 har ein arbeidsgjevar plikt til å undersøkje om ein oppdragstakar er sjølvstendig næringsdrivande eller ikkje. Arbeidsgjevaren kan etter skattebetalingsslova § 49 og folketrygdlova § 17-3 bli økonomisk ansvarleg for manglande forskottstrekk og arbeidsgjevaravgift ved utbetaling til personar som styresmaktene ikkje ser på som reelle næringsdrivande. Dette inneber at det ligg eit særleg ansvar til den som har tilvisingsansvar for å undersøkje om den som sel ein teneste kan dokumentere om vedkomande er sjølvstendig næringsdrivande eller ikkje. Dette bør den som tilviser ha klart allereie når kjøp av teneste blir avtalt. Når det gjeld krav til faktura, organisasjonsnummer og liknande, sjå kapittel 5.6 om meirverdiavgift. Kven er næringsdrivande? Fire vilkår må vere oppfylte for at ei verksemd skal kunne reknast som næringsdrivande: - næringsverksemda skal skje for eiga rekning og risiko - verksemda må vere langvarig og av eit visst omfang - verksemda må vere eigna til å gje eit økonomisk overskot - verksemda må innebere aktivitet, dvs. det kan ikkje vere ei passiv kapitalplassering Nokre element i vurderinga: - den næringsdrivande har fleire oppdragsgjevarar samtidig eller etter kvarandre - den næringsdrivande har eige kontor/produksjonslokale - oppdragsgjevaren har ikkje fagleg instruksjonsmynde - den næringsdrivande dekkjer sjølv materiale o.l. - den næringsdrivande har eigne tilsette Når det ikkje er tvil om at tenesta er utført av ein næringsdrivande er det ikkje grunnlag for å gjere nærare undersøkingar. Er ein i tvil, til dømes ved kjøp av konsulenttenester, bør arbeidsgjevaren oppmode oppdragstakaren til å godtgjere at han er næringsdrivande. Dette kan han mellom anna gjere ved å leggje fram forskotsskattesetel og/eller firmaattest. Oppdragsgjevaren kan også leggje spørsmålet fram for det lokale likningskontoret. Innberetning - regelverket Ajouført Mai 2014 Side 53 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Hovudregelen etter likningslova § 6-2 nr. 1 bokstav f er at alle utbetalingar til næringsdrivande skal innberettast. Frå dette utgangspunktet gjeld likevel vide unntak, jf. §§ 6-9 i forskrift av 30.12.83 om begrensning av lønsoppgaveplikten. Her er det m.a. sagt at plikt til å sende lønsoppgåve ikkje gjeld vederlag som er godtgjering for tenester av teknisk, handverksmessig, juridisk, rekneskapsmessig eller annan art når mottakaren driv sjølvstendig næringsverksemd frå fast forretningsstad i Noreg. Forskrifta og nærmare opplysningar om unntaket finn ein i Skattedirektoratets arbeidsgjevarhefter 3 (Lønns- og trekkoppgaver), som ein får ved å kontakte kommunekasserarkontora. Innberetning I dei tilfelle ein ikkje finn grunnlag for å la vere å innberette slike godtgjersler skal desse innberettast på post 401 på løns- og trekkoppgåva; utbetalingar til næringsdrivande. Som nemnt er slik innberetning aktuelt m.a. når næringsdrivande ikkje har fast forretningsstad i Noreg. I tilfelle ein er i tvil om oppdragsgjevaren er næringsdrivande skal ein innberette ytinga som vanleg løn, gjere forskottstrekk og berekne arbeidsgjevaravgift. Ytinga bør innberettast dersom vedkomande på forespørsel ikkje kan leggje fram firmaattest, utskrift frå Enhetsregisteret eller forskotsskattesetel. Rutine ved utbetaling til andre enn næringsdrivande eller til næringsdrivande utan fast forretningsstad i Noreg 1. Det er tilvisar si plikt å undersøkje om utbetalinga er innberetningspliktig. 2. Dersom vilkåra for næringsdrift ikkje er oppfylte, eller den næringsdrivande ikkje har fast forretningsstad i Norge, skal utbetaling for arbeidet handsamast som løn. Fakturaen skal sendast til lønsavdelinga. Desse opplysningane skal stå på tilvisinga: - namn, adresse, evt. bankkonto - skattekort - fødselsnummer 3. Alle utbetalingar der leverandør ikkje kan godtgjere at han er sjølvstendig næringsdrivande eller den næringsdrivande ikkje har fast forretningsstad i Noreg skal utbetalinga registrerast og utbetalast i lønssystemet og innberettast. Ikkje innberetning Som det går fram ovanfor vil ytingar i dei fleste tilfelle ikkje vere innberetningspliktig. Slike fakturaer skal førast i rekneskapen som ei vanleg utgift. Ajouført Mai 2014 Side 54 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Rutine ved utbetaling til næringsdrivande med forretningsstad i Norge 1. Det er tilvisar si plikt å undersøkje om utbetalinga skal innberettast. 2. Dersom utbetalinga ikkje er innberetningspliktig skal fakturaen sendast til rekneskapsavdelinga. 3. Ved utbetalingar til sjølvstendig næringsdrivande skal desse opplysningane stå på tilvisinga: - namn - adresse - evt. bankkonto. 4. Dersom rekneskapsførar er i tvil om det som er tilvist skal innberettast som løn vil tilvisinga bli returnert til den som har tilvist henne. Det er den som har tilvisingsansvaret som har ansvar for å skaffe fram dokumentasjon som stadfester at beløpet ikkje skal innberettast. Slik dokumentasjon kan vere forskotsskattesetel eller firmaattest. I tilfelle der det er tvil kan tilvisar også rette spørsmål til det lokale likningskontoret. Oppsummering Leverandør Handsaming Private, ikkje næringsdrivande Fakturaen handsamast som løn og bokførast på ein lønspost dvs 2 første siffer i underpost skal vere 10 eller 00. Innberetningsplikt; Forskotstrekk og arbeidsgjevaravgift Næringsdrivande utan fast forretningsstad i Noreg Fakturaen handsamast som løn og bokførast på ein lønspost dvs 2 første siffer i underpost skal vere 10 eller 00. Innberetningsplikt Firma/sjølvstendig næringsdrivande med fast forretningsstad i Noreg Fakturaen går over rekneskap, ingen innberetning Ajouført Mai 2014 Side 55 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 5.6 Meirverdiavgift Møre og Romsdal fylkeskommune må rette seg etter to lover ved behandling av meirverdiavgift: • • Lov om meirverdiavgift Lov om kompensasjon av meirverdiavgift for kommunar, fylkeskommunar mv. 5.6.1 Lov om meirverdiavgift Meirverdiavgift er ei avgift til staten som blir berekna ved omsetning, uttak og innførsel av varer og tenester. Lov om meirverdiavgift ligg på internett http://lovdata.no Møre og Romsdal fylkeskommune omsett avgiftspliktige varer og tenester mot vederlag i lite omfang. Døme på avgiftspliktig omsetning i fylkeskommunen er sal av konsesjonskraft, sal av elevarbeid ved dei vidaregåande skulane, sal av kioskvarer på elevkantiner og sal av bilettar på kollektivtransport i fylket. Økonomiseksjonen i Møre og Romsdal fylkeskommune leverer f.o.m. 2011 inn ei felles omsetningsoppgåve for heile fylkeskommunen kvar 2. månad. Frister for innsending av terminoppgåver: Termin Måned Frist krav 1 Jan-feb 10.04.2013 2 Mars-apr 10.06.2013 3 Mai-juni 10.08.2013 4 Juli-aug 10.10.2013 5 Sept-okt 10.12.2013 6 Nov-des 10.02.2014 I tillegg skal det leverast ei eiga momsoppgåve for omsetning av råfisk på opplæringsfartøy på årsbasis. Berekning av inngåande og utgåande moms blir gjort ved hjelp av momskodar i økonomisystemet: MVA sett 20 Felles to- månadleg oppgåve 40 Omsetning av råfisk -årsoppgåve Ajouført Mai 2014 Mva kode Tekst 200 INGEN MVA 201 25 % INNG MVA ” 202 15 % INNG MVA ” 203 8 % INNG MVA ” 204 25 % MVA KJØP TENESTER FRÅ UTLANDET ” 206 25 % UTG MVA 207 15 % UTG MVA ” 208 8 % UTG MVA ” 400 INGEN MVA 401 25 % INNG MVA 406 11,11 % UTG MVA Side 56 av 172 UTGIFTER INNTEKTER UTGIFTER ” INNTEKT 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Av tabellen går det fram at det er innført ein eigen momskode (204) for avgiftspliktig kjøp av fjernleverbare tenester frå utlandet. Momsen er ikkje spesifisert på rekninga, men vi er likevel pliktig til å betale meirverdiavgift. Vi viser til § 3 – 30 der det står at næringsdrivande og offentleg verksemder skal rekne ut og betale merverdiavgift av fjernleverbare tenester som er kjøpt utanfor meirverdiavgiftsområdet. Dersom skatteetaten ved bokettersyn kjem over høve der det ikkje er betalt avgift på avgiftspliktige kjøp frå utlandet, kan etaten krevje innbetaling av avgift fleire år tilbake. Pga av dei strenge foreldelsesfrister for momskompensasjon risikerer fylkeskommunen dermed å tape retten til kompensasjon. Det er derfor viktig at konterar/tilvisar er kjent med forholdet og passer på å sette riktig momskode (204) i slike høve. Definisjonar Omsetning: levering av varer og tenester mot vederlag. Utgåande meirverdiavgift: meirverdiavgift som skal bereknast og betalast ved omsetning og uttak. Inngåande meirverdiavgift: meirverdiavgift som er oppstått ved kjøp mv. eller ved innførsel. Unntak frå loven: omsetning og uttak som ikkje er omfatta av loven. Fritak for meirverdiavgift: omsetning og uttak som er omfatta av loven, men der det ikkje skal bereknast utgåande meirverdiavgift. Registreringsplikt Næringsdrivande og offentleg verksemder skal registrerast i Meirverdiavgiftsregisteret når omsetning og uttak som er omfatta av loven til saman har overstige 50.000 kroner i en periode på tolv månader. Møre og Romsdal fylkeskommune er fellesregistrert for all avgiftspliktig omsetning og har for tida ei omsetning på over 50.000 kroner på årsbasis. Det er oppretta to sett med momskodar under det juridiske org nummeret til fylkeskommunen (944 183 779): - All omsetning utanom omsetning av råfisk - Omsetning av råfisk Registreringsenhet Fleire verksemder med same eigar, skal registrerast i Meirverdiavgiftsregisteret som eitt avgiftssubjekt. Under visse føresetnader er det mogleg å dele ei verksemd i fleire avgiftssubjekt. For fleire opplysningar slå opp i den fullstendige lovteksta. Frivillig registrering Næringsdrivande og offentlege verksemder som leiger ut bygg eller anlegg, kan frivillig registrerast i Meirverdiavgiftsregisteret dersom bygget eller anlegget vert brukt a) i verksemder som er registrert etter mva-loven b) av offentleg verksemd der øvste mynde er kommunestyre, fylkesting eller anna styre eller råd etter kommuneloven eller kommunal særlovgiving, c) av interkommunale og inter fylkeskommunale samanslutningar organisert etter kommuneloven eller kommunal særlovgiving. Ajouført Mai 2014 Side 57 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Det kan vere lønsamt å registrere eit utleigebygg fordi det gir fradragsrett for inngåande meirverdiavgift både ved oppføring og drift. Leigetakar får fradragsrett for inngåande avgift dersom han driv avgiftspliktig verksemd, og kommunar og fylkeskommunar har krav på kompensasjon. Fylkeskommunen har føretatt frivillig registrering av Borgundhallen for den delen av hallen som blir leigd ut til Ålesund kommune. Unntak frå loven (§3.2 - § 3.20) Døme på unntak frå loven: Omsetning av helsetenester, alternativ behandling, sosiale tenester, undervisningstenester, finansielle tenester, kunst og kultur, idrett, offentleg myndigheitsutøving, tenester innan staten, fast eigedom, varer og tenester som har vært brukt privat eller til andre formål som ikkje har gitt frådragsrett for inngåande avgift er unntatt frå loven. Døme på dette er sal av brukt utstyr. Slikt sal er ikkje avgiftspliktig dersom fylkeskommunen ikkje hadde frådragsrett etter meirverdiavgiftsloven når vara blei kjøpt inn JF MVA loven § 3-19. Det gjeld det meste av det utstyret som er innkjøpt ved skolar og avdelingar i fylkeskommunen. Fritak for meirverdiavgift (kapittel 6). Døme på omsetning som er fritatt for meirverdiavgift i siste omsetningsledd er aviser, tidsskrift, bøker og andre publikasjonar. Frådrag for inngåande meirverdiavgift Hovudregel: Eit registrert avgiftssubjekt har rett til frådrag for inngåande meirverdiavgift på kjøp av varer og tenester som er til bruk i den registrerte verksemda. Unntak frå hovudregelen er m.a.: -Ved kjøp som bare delvis blir brukt i den registrerte verksemda, har ein frådragsrett for berre den delen som blir brukt i den registreringspliktige delen. -Kjøp av serveringstenester -Kostnader ved leige av selskapslokale i samband med servering -Kunst og antikvitetar -Kost og naturalløn av verksemda si leiing, eigar, tilsette og pensjonistar. -Representasjon - gåver og varer og tenester til utdeling i reklameaugemed når verdien ikkje er bagatellmessig dvs. under 100 kroner -Oppføring, vedlikehald, leige og drift av fast eigedom som skal dekkje bustad- eller velferdsbehov, inkludert lausøre og utstyr til slike eigedomar. Det er likevel frådragsrett for inngåande meirverdiavgift på oppføring og vedlikehald av bedriftskantiner/skulekantiner, inkludert laust inventar til slike kantiner. -Det er ikkje fradragsrett for inngåande meirverdiavgift på kjøp, drift og vedlikehald av personkøyretøy. - Det er ikkje fradragsrett for kjøp over 10.000 som ikkje blir betalt over bank. Justeringsreglar for inngåande meirverdiavgift for kapitalvarer og bygg/anlegg ved endra bruk, uttak, overdraging og sal: Det er justeringsreglar både i Mva.loven og i kompensasjonslova. Formålet med justeringsreglane er at frådrag/kompensasjon for inngåande meirverdiavgift skal gjenspeile tilknytninga til den avgiftspliktige/kompensasjonsberettigede bruken i heile justeringsperioden på 5 eller 10 år. Justering vil si at retten til frådrag/kompensasjon skal korrigerast ved endra bruk av det anleggsmiddelet/kapitalvaren det gjelder. T.d. skal ein forholdsmessig del av frådragsført/kompensert inngåande meirverdiavgift ved kjøp eller oppføring tilbakeførast dersom ei kapitalvare/bygg blir omdisponert eller blir selt til bruk som ikkje ville gitt frådragsrett/kompensasjon. Ajouført Mai 2014 Side 58 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Justeringsperioden er 5 år rekna frå og med kjøpsåret for kapitalvarer og 10 år for bygg/anlegg rekna frå oppføringsåret. For fleire opplysningar blir vist til lov om meirverdiavgift ved å gå inn på internett http://lovdata.no 5.6.2 Lov om momskompensasjon Lov 2003-12-12 nr 108: Lov om kompensasjon av meirverdiavgift for kommunar, fylkeskommunar mv blei gjort gjeldande med verknad frå 1.januar 2004 og avløyste tidlegare lov av 17.februar 1995. Loven er å finne på internett http://lovdata.no. Momskodar kompensasjon Bokføring av kompensasjon mva blir styrt ved hjelp av momskodar: MOMS- MVA- TEKST - SETT 11 KODE AVGIFTSKODE 110 INGEN MVA KOMP 111 25 % MVA-KOMP. DRIFT ” 112 15 % MVA-KOMP. DRIFT ” 113 8 % MVA-KOMP. DRIFT ” 115 25 % MVA-KOMP. INV. ” 116 15 % MVA-KOMP. INV. ” 117 8 % MVA-KOMP. INV. ” UTGIFTER MVA i Driftsrekneskapen Inngåande meirverdiavgift med krav på kompensasjon blir skilt ut og bokført på ein overføringspost 14290 samstundes som kompensasjon blir inntektsført på overføringsart 17290 på same kontostreng som der utgifta blir bokført. MVA i Investeringsrekneskapen Inngåande meirverdiavgift med krav på kompensasjon blir skilt ut og bokført på ein overføringspost 04290 samstundes som kompensasjon blir inntektstført på overføringsart 07290 på same kontostreng som utgifta blir bokført. Formål med loven Formålet med loven er å motverke konkurransevriding som følgje av meirverdiavgiftssystemet gjennom at det gis kompensasjon for meirverdiavgift til kommunar, fylkeskommunar og visse private og ideelle verksemder. EKSEMPEL EIGENPRODUSKJON Løn EKSTERNT KJØP 100 Løn 100 Arbeidsgivaravgift 14 Arbeidsgivaravgift 14 Sos. kostnader 16 Sos. kostnader 16 Var. kostnader 30 Variable kostnader 30 Forteneste 16 MVA SUM Momskompensasjon Netto kostnad Ajouført Mai 2014 44 160 220 0 -44 160 176 Side 59 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Etter innføring av lov om momskompensasjon er i dette dømet skilnaden mellom eigenproduksjon og kjøp berre på 16, det vil seie lik fortenesta som leverandøren reknar seg. Da blir det meir aktuelt å vurdere kjøp i staden for å produsere vara eller tenesta sjølv fordi moms ikkje lenger er ein kostnad (momsbeløpet blir både utgiftsført og inntektsført i rekneskapen). Loven gjeld for: a) kommunar og fylkeskommunar med kommunal og fylkeskommunal verksemd der øvste mynde er kommunestyret, fylkestinget eller anna styre eller råd i samsvar med kommuneloven eller kommunal særlovgiving. b) interkommunale og inter fylkeskommunale samanslutningar organisert etter kommuneloven eller anna kommunal lovgiving c) private eller ideelle verksemder som produserer helsetenester, undervisningstenester eller sosiale tenester som kommunen eller fylkeskommunen er pålagt å utføre ved lov d) Barnehagar som nemnt i lov 17.juni 2005 nr. 64 om barnehagar § 6, e) Kyrkjeleg fellesråd. Denne loven gjeld ikkje privatpraktiserande allmennlegar og privatpraktiserande fysioterapeutar. Kompensasjon Det blir gitt kompensasjon for meirverdiavgift ved kjøp av varer og tenester frå registrerte næringsdrivande. Det blir også gitt kompensasjon for meirverdiavgift betalt ved innførsel av varer frå utlandet, Svalbard og Jan Mayen og for meirverdiavgift ved kjøp av tenester frå utlandet, Svalbard og Jan Mayen. Det er innført ein eigen momskode (204) for avgiftspliktig kjøp av tenester frå utlandet. Momsen er ikkje spesifisert på rekninga, men vi er likevel pliktig til å betale meirverdiavgift. Momskode 204 sørger for rett behandling og bokføring av meirverdiavgift og krav om momskompensasjon. Kompensasjon blir berre gitt i den utstrekning kjøpet skjer til bruk i den verksemda som har rett til kompensasjon. Det ligg ikkje føre rett til frådrag for inngåande meirverdiavgift slik det er bestemt i kapittel 8 i meirverdiavgiftslova (dvs. same regel som for avgiftspliktig omsetning). For meirverdiavgift på kjøp til bygg, anlegg eller annan fast eigedom for sal eller utleige får ein ikkje kompensasjon. Det blir lekevel gitt kompensasjon for utlån dersom leigetakar betalar ei symbolsk leige. Ved slike leigeforhold skal utleigar ta kontakt med økonomiseksjonen for å vurdere kor grensa går. Kompensasjon blir også gitt for kjøp til bustader med helseformål eller sosiale formål. Det gjeld og fellesanlegg som er knytt til slike bustader. Det blir ikkje gitt kompensasjon når verksemder som nemnd i lovens § 2 første ledd bokstav a og b driv økonomisk aktivitet og denne aktiviteten kan vere i konkurranse med verksemder som ikkje har rett til kompensasjon. Frå 1. januar 2011 må betaling av varer og tenester på kr. 10.000 eller meir skje via bank eller anna føretak som har rett til å drive betalingsformidling for at retten til fradrag for merverdiavgift ikkje skal gå tapt. Døme på kjøp der det ikkje blir gitt kompensasjon: 1) Kjøp av varer og tenester som ikkje er til bruk i den verksemda som har rett til kompensasjon. 2) Kjøp av serveringstenester og leige av selskapslokale i samband med servering. Frukost på hotell, dagpakker hotell ved kurs og konferansar der det blir kravd 25 % moms, er betaling for serveringstenester dvs. vi får ikkje momskompensasjon. 3) Kjøp av kunst og antikvitetar 4) Kost og naturalløn til leiing, tilsette og pensjonistar i fylke Ajouført Mai 2014 Side 60 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 5) Kjøp og drift av fast eigedom som dekker bustad-, fritids- og velferdsbehov 6) Innkjøp til elevkantiner: Det blir ikkje gitt kompensasjon ved innkjøp av matvarer, serviettar og anna driftsmateriell til den daglege drifta av elevkantinene. Det blir derimot gitt kompensasjon til oppføring og vedlikehald av elevkantiner inklusive utstyr og anna lausøre. OBS: kaffimaskinar, maskinar til avkjøling av vatn og liknande – sjå punkt diverse avklaringar nedanfor. 7) Representasjon: Kompensasjon blir ikkje gitt for kostnader til representasjon overfor kundar, leverandørar eller tilsette. Det gjeld og ved arrangement som jubileum, personalseminar, julebord og liknande.) 8) Kjøp av gåver og utdeling av reklamemateriell Grense på kr. 100,-. 9) Kjøp og drift av personkjøretøy dvs ved leige av slikt kjøretøy eller ved kjøp av drivstoff, sørvis, reperasjonar, parkeringsavgift og liknande. I forskrift til meirverdiavgift loven står definisjon av personkjøretøy: “§ 1-3-1. Personkjøretøy (1) Med personkjøretøy menes a) motorvogn registrert som personbil b) motorvogn registrert som varebil klasse 1 c) motorvogn registrert som moped, motorsykkel eller beltemotorsykkel og som ikke hovedsakelig er innrettet for varetransport d) beltebil registrert for mer enn to personer, føreren medregnet e) campingbil f) registrert campingtilhenger g) motorvogn registrert som buss under seks meter med inntil 17 seteplasser h) kjøretøy som ikke benytter motor til framdrift og som hovedsaklig er innrettet for persontransport. “ 10) Kompensasjon for meirverdiavgift blir ikkje gitt i dei høve fylkeskommunen driv økonomisk aktivitet i konkurranse med andre som ikkje har rett til kompensasjon. Døme på dette er sal av tannhelsetenester til private i konkurranse med andre privatpraktiserande tannleger. Det gjelder også kurs i regi av ressursentre på vgs dersom det kan være i konkurranse med andre private aktører på markedet. 11) Når det ikkje er moms på ein inngåande faktura, kan vi sjølvsagt heller ikkje krevje momskompensasjon dvs. vi skal bruke momskode 110. Jf bokføringsloven sine krav til utfylling av salgsdkomentet. Justeringsreglar for kompensasjon meirverdiavgift for kapitalvarer og bygg/anlegg ved endra bruk, uttak, overdraging og sal Det er justeringsreglar både i Mva.loven og i kompensasjonslova. Formålet med justeringsreglane er at frådrag/kompensasjon for inngåande meirverdiavgift skal gjenspeile tilknytninga til den avgiftspliktige/kompensasjonsberettigede bruken i heile justeringsperioden på 5 eller 10 år. Justering vil si at retten til frådrag/kompensasjon skal korrigerast ved endra bruk av det anleggsmiddelet eller den kapitalvaren det gjeld. T.d. skal ein forholdsmessig del av frådragsført/kompensert inngåande meirverdiavgift ved kjøp eller oppføring tilbakeførast dersom ei kapitalvare/bygg blir omdisponert eller blir selt til bruk som ikkje ville gitt frådragsrett/kompensasjon. Justeringsperioden er 5 år rekna frå og med kjøpsåret for kapitalvarer og 10 år for bygg/anlegg rekna frå oppføringsåret. For fleire opplysningar blir vist til lov om meirverdiavgift ved å gå inn på lovdata på internett. Ajouført Mai 2014 Side 61 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Økonomiseksjonen må få melding når det blir gjort vedtak om bruksendring av eit fylkeskommunalt bygg, slik at justeringsreglane blir følgt opp på eit så tidleg tidspunkt som mogleg. Tidsfrister for innsending av krav momskompensasjon. Foreldelsesfrist. Økonomiseksjonen sender inn eit felles krav om momskompensasjon for heile fylkeskommunen. Tidsfristen for innsending av krav er knytt til fakturadato. Fakturaer med fakturadato fra 01.02.2010 til 28.02.2010 skal vere med på kravet for 1.termin, fakturaer med fakturadato fra 01.03.2010 til 30.04.2010 skal vere med på kravet for 2.termin o.s.v. Tabellen nedanfor viser ei oversikt over tidsfrister for innsending av krav i løpet av året: Termin 1 2 3 4 5 6 Måned Jan-feb Mars-apr Mai-juni Juli-aug Sept-okt Nov-des Frist krav 10.04.2010 10.06.2010 10.08.2010 10.10.2010 10.12.2010 10.02.2010 Faktura-dato Fra 01.01.2010 01.03.2010 01.05.2010 01.07.2010 01.09.2010 01.11.2010 Til 28.02.2010 30.04.2010 30.06.2010 31.08.2010 31.10.2010 31.12.2010 Foreldelsefrist faktura 10.06.2010 10.08.2010 10.10.2010 10.12.2010 10.02.2011 10.04.2011 Fakturaer som ikkje kjem med på riktig momstermin, kan takast med på neste termin. Dersom fakturaen ikkje er kome med da heller, taper vi retten til kompensasjon. Kontroll fakturadato. Forelda fakturaer. Ved attestasjon og tilvisning må ein kontrollere inngåande leverandørfakturaer og vere spesielt merksam på fakturadato. Tilvisar må passe på å tilvise fakturaer på riktig momstermin og seinast i etterfølgjande momstermin, for at ikkje momskompensasjonskravet blir forelda. Dersom det er tvist om ein faktura, og de ser at ein ikkje kjem i mål før periodeavslutning, må tilvisar ikkje halde fakturaen tilbake så lenge at momskravet blir forelda. Det er to moglege løysingar: 1. Tilvisar blir einig med leverandøren om at det blir utstedt ein kreditnota og at ny faktura blir utstedt når tvisten er avklart. Fylkeskommunen må da bokføre den opprinnelige fakturaen og kreditnotaen i sitt system. 2. tilvisningsmynde tilvisar fakturaen og sett betalingsfrist 31.12.2099. For fakturaen skal bli betalt må tilvisar gje beskjed til Økonomiseksjonen om at han er blitt enig med leverandøren om ei løysing. Det er da mogleg at fakturaen skal betalast slik den føreligg, eller at endringar føreligg slik at det må utstedast kreditnota og produserast ein ny faktua. (Også i dette høve må ein passe på å bokføre kreditnotaen i fylkeskommunen sitt system). Andre fakturakontrollar I følgje bokføringsloven som vi er pålagt å følgje, skal fakturaen minst innehalde følgjande opplysningar: - Fakturanummer. Fakturadato. Ajouført Mai 2014 Side 62 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune - Økonomihandboka del 2 Kjøpar og selgar sine namn. Varen eller tenesten sin art og omfang. Tidspunkt og stad for levering av varen eller tenesten. Vederlag og betalingsforfall. Eventuell meirverdiavgift i NOK og andre avgifter knytt til transaksjonen der det blir krevd spesifikasjon i lov eller forskrift. Dersom det blir krevd moms på fakturaen, skal organsisasjonsnummer følgt av bokstavenkoden MVA stå påført fakturaen. Dersom nokre av opplysningane ovanfor manglar, kan vi krevje at leverandøren skriv ut kreditnota og sender oss ein ny faktura med nødvendige opplysningar før vi betalar. Diverse avklaringar Internatskolar: Ein har rett på kompensasjon ved innkjøp av matvarer til elevkantina. Matvarer brukt til undervisningsformål: Ein har krav på kompensasjon og kjøpet skal førast på konto for undervisningsmateriell. Vatn- og kaffiautomatar: Ved ein førespurnad til Skatt-Midt om dette har vi fått følgjande svar: “Iht. kompensasjonsloven § 4 så ytes kompensasjon bare i den utstrekning anskaffelsen skjer til bruk i den kompensasjonsberettigede virksomheten. Det ytes ikke kompensasjon for merverdiavgift på anskaffelser som nevnt i merverdiavgiftsloven § 8-3, jf. § 4 annet ledd nr. 2. Merverdiavgiftsloven § 8-3 avskårer fradragsrett for servering ( litra a) samt for kost til og naturalavlønning av virksomhetens innehaver, ledelse, ansatte og pensjonister (litra d) samt for oppføring, vedlikehold, innleie og drift av fast eiendom som skal dekke bolig- eller velferdsbehov, herunder løsøre og utstyr til slike eiendommer. Det er likevel fradragsrett for inngående merverdiavgift på oppføring og vedlikehold av elev – og bedriftskantiner. I og med at vannkjølere og kaffeautomater kjøpes inn til skolene så vil de være til bruk i den kompensasjonsberettigede virksomheten. Spørsmålet er om det likevel skal avskjæres fradragsrett som følge av merverdiavgiftsloven § 8-3. Er vannkjølere og kaffeautomater til bruk for elevene så vil det måtte gis kompensasjon så lenge utstyret er plassert i elev/bedriftskantina. Er det plassert i andre deler av skolebygget vil fradrag være avskåret. Innkjøp av vann og kaffe er ikke kompensasjonsberettiget uansett plassering. Krav til salsdokumentet for transporttenester (taxirekningar, billettar, parkeringsgebyr o l ): Bokføringsloven krev blant anna at både kjøpar og seljar sitt namn skal stå på fakturaen/salsdokumentet – jf § 5-1 til § 5-1-8. I § 5-5 blir det vist til at dokumentasjon av kjøp skal vere fakturaen/salsdokumentet som seljar har utstedt. Ved kontantkjøp frå detaljist treng kjøpar sitt namn ikkje lenger stå på fakturaen når vederlaget er under kr. 1000 inkl mva og varen eller tenesten ikkje er berekna for vidaresal eller direkte innsatsfaktor i produksjon eller tenesteleveranse. Når kjøpar ikkje er påført fakturaen, skal den som har foretatt kjøpet påføre formålet eller bruksområdet for varen eller tenesten. Ved kjøp som er lagt ut av tilsette gjeld ikkje beløpsgrensa på kr. 1000. I slike høve skal den tilsette utarbeide og signere ei datert oppstilling som viser kva for kjøp som er gjort og formålet eller bruksområde for varen eller tenesten. Ved kjøp av transporttenester lagt ut av ein tilsett er det dermed ikkje eit krav om at kjøpars namn står påført billettar, taxirekningar, kvittering for parkeringsgebyr og liknande. Art 11654 Oppgåvepliktig telefongodtgjersle 25 % mva betalt over lønssystemet: Bokføringsloven gir rom for at registrerte næringsdrivande som held telefon for sine tilsette, kan føre til frådrag inngåande avgift på telefonrekningar som gjeld tenestetelefonar. Føresetnaden er at arbeidstakaren overleverer telerekninga i original eller kopi til firmaet, og at han legg ved ei stadfesting der det blir vist til vedkomande telerekning, samtidig som det blir gitt ei stadfesting om Ajouført Mai 2014 Side 63 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 at vedkomande arbeidstakar ikkje er registrert i avgiftsmanntalet og derfor ikkje har trekt frå inngåande avgifti i sin privatrekneskap. Ved privatbruk av tenestetelefonen har ein ikkje rett til kompensasjon. Same rutine skal følgjast når fylkeskommunen skal dekke telefonutgifter for sine tilsette når det gjeld momskompensasjon. Reiserekningar m v betalt over lønssystemet Når det gjeld reiserekningar som blir betalt over løn (eige reiserekningsformular) er det kontoarten som blir brukt på reiserekninga som styrer momskoden. Følgjande kontoartar skal brukast både ved kurs og vanlege tenestereiser: 11792 Bilettar 8 % mva (f eks buss-, ferjebilettar, drosjerekningar o.s.v.) 11793 Ymse reiseutlegg 25 % mva 11798 Ymse reiseutlegg utan mva (f eks bompengar) Hotellrekningar og andre avgiftsfrie kursutgifter dekt over reiserekning ved kursopphald: 11501 Hotellovernatting dekt over lønsslipp 8 % mva 11305 Porto dekt over lønsslipp 25 % MVA Art 11799 Ymse reiseutlegg: Her førast m.a. parkeringsgebyr, tunell- og bompengar med mva-kode 110. Fergebillettar for person køyrety ved tenestereise er kompensasjonsberettiget dvs ein skal bruke mva-kode 113. Ajouført Mai 2014 Side 64 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 5.7 Inntekter For inntekter og innbetalingar gjeld Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og leigeinntekter, samt Instruks for rekneskapsføring. 5.7.1 Inntektsordre Fylket mottek inntekter av ulik karakter. Desse inntektene kan grovt delast i tre grupper: 1. Øyremerka tilskot frå staten Dette er overføringar frå staten som kjem etter at det er gitt bindande tilsegn om øyremerka tilskot. 2. Sals- og leigeinntekter I denne gruppa kjem ordinære sals- og leigeinntekter, der inntektene som regel kjem etter at fylkeskommunens verksemder har sendt ut faktura. 3. Skatt, rammetilskot, trygderefusjonar, renteinntekter mm I denne gruppa kjem inntekter som det i liten grad er mogleg for fylkeskommunen å påverke. Definisjon Ein inntektsordre er ei melding om inntektsføring til den som er rekneskapsførar. Av inntektsordren går det fram kva inntekta gjeld og kva konto inntekta skal førast på. Ein inntektsordre gjeldande øyremerka tilskot frå staten skal innehalde underskrift frå den med tilvisingsmynde. Krav om inntektsordre Det er eit krav at det skal gjevast inntektsordre til rekneskapsførar for alle inntekter som er nemnt i pkt. 1 og pkt. 2. Ein ordre om inntektsføring av øyremerka tilskot frå staten skal vere skriven under av den som har tilvisingsmynde. Oppsummering Type inntekt Inntektsordre? Underskrift av budsjettansvarleg? Øyremerka tilskot JA JA Sals- og leigeinntekter JA NEI Skatt, rammetilskot m.m. NEI NEI 5.7.2 Inntektsbilaget Alle inntekter skal dokumenterast med bilag. På inntektsbilaget skal det gå fram kven som skal betale eller kven som har betalt beløpet, og kva innbetalinga gjeld. Når det gjeld dei avdelingar/skolar som bruker faktureringsprogrammet i Visma, vil inntekts- og fordringsføring skje automatisk i rekneskapen. Målsettinga er at alle inntekter som gjeld gruppe 2, skal produserast via Fakturering i Visma. I dei tilfella der krav blir fakturerte bør ein sjå til at desse opplysningane finst på fakturaen: • Namn og adresse til den som sender kravet • Namn og adresse til den som mottek kravet • Kva kravet gjeld • Mengd eller omfang av det som er levert eller ytt • Beløp, mva. skal vere spesifisert • Staden der varen er levert eller tenesta ytt • Organisasjonsnummer (sjå nedanfor) • Stad/dato • Bankkonto kravet skal innbetalast til • Betalingsbetingelsar (forfallsdato - sjå nedanfor, morarente e.l.) • Telefonnummer, evt. kontaktpersonar • Fakturanr./referanse (f.eks. ansvarskode/kontostreng) Ajouført Mai 2014 Side 65 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Om bruk av forfallsdato Forfallsdato skal gå fram av fakturaen. Vilkåret for å krevje forseinkingsrenter er at eit krav ikkje er betalt på forfallsdato. Er det ikkje avtalt forfallsdato, kan rente først reknast ein månad etter at fordringshavaren har sendt skyldnar skriftleg varsel med oppmoding om å betale. Det vanlege er 30 dagers betalingsfrist på utgåande faktura. Om bruk av organisasjonsnummer Det er fylkeskommunen sitt juridiske organisasjonsnummer som skal stå på fakturaen. Dette nummeret er: 944 183 779. Kvar verksemd har eige organisasjonsnummer, men desse skal berre nyttast i samband med inn- og utmelding i NAV trygd sitt arbeidstakarregister. Registrerte næringsdrivande skal rette seg etter forskrift om bokføring 2004-12-01 § 5-1-1 om salsdokumentets innhald etc. Sjå vedlegg nr. 8. 5.7.2.1 Anordningsprinsippet Anordningsprinsippet inneber at overføringar og andre inntekter blir inntektsførte i den perioden dei høyrer heime, uavhengig av når innbetalinga kjem. Inntektsføringa skjer mot kortsiktige fordringar i balansen. Dette betyr at for dei avdelingane/skolane der Økonomiseksjonen er rekneskapsførar må det sendast kopi av utsendte krav slik at desse kan fordringsførast. Når det gjeld dei avdelingar/skolar som brukar faktureringsprogrammet i Visma, vil inntekts- og fordringsføring skje automatisk i rekneskapen. Unntak frå anordningsprinsippet: I avgrensa omfang har avdelingar/skolar og tannklinikkar i dag høve til å inntektsføre etter kontantprinsippet og la innbetaling skje til etaten/institusjonen sin eigen bankkonto. Denne praksisen er motivert ut frå omsynet til oppfølging og kontroll med innbetalingar. Ut over dette skal anordningsprinsippet følgjast så langt råd er. Sjå punkt 5.13. 5.7.2.2 Fordringsføring av uteståande krav Når det gjeld krav som er produsert via Fakturering i Visma blir desse fordringsført på 2 balansekonti 21370011 og 21370012 som skal følgjast opp av økonomiseksjonen. Alle andre krav skal førast på balansekonti tilhøyrande den avdeling/skole som utfakturerer, og det er den enkelte avdeling/skole som har ansvar for å følgje opp desse fordringane. Den som sender eit krav eller har fått tilsegn om tilskot har ansvar for å følgje opp at innbetalinga kjem. Dette føresett at den budsjettansvarlege legg opp gode rutinar for oppfølging av uteståande fordringar. Konto for kortsiktige fordringar må avstemmast kvar månad. Utsending av krav bør i så stor grad som mulig skje gjennom Visma Fakturering. Rutine for fordringsføring av uteståande krav 1. Når avdelinga/skolen sender ut eit krav utanom Fakturering i Visma der innbetaling skal skje til bankkontoen til fylkeskassa skal det sendast kopi av dette kravet til Økonomiseksjonen. Inntektspost skal vere påført, og inntektsføring skjer med etaten/institusjonen sin eigen ansvarskode. 2. Økonomiseksjonen fører kravet mot konto for uteståande fordringar i balansen. 3. Det er den som sender eit krav som har ansvaret for å følgje opp at innbetalinga kjem. 4. Pr. 2. tertial og ved kvart årsskifte skal avdelinga/skolen utarbeide ei oversikt som viser kva fordringar som ikkje er betalte. Denne oversikta skal sendast til Økonomiseksjonen. 5.7.2.3 Oppfølgingsrutiner for sals - og leigeinntekter Sjå også 1.4 Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og leigeinntekter side 13. Fordringsføring av uteståande krav frå faktureringsprogrammet i Visma: Det er Økonomiseksjonen som har ansvar for å avstemme fordringar frå Fakturering i Visma mot balansekonti samt å purre på desse. Dersom betaling ikkje skjer etter eit inkassovarsel vil Økonomiseksjonen oversende kravet til inkassobyrå for innfordring der. Ajouført Mai 2014 Side 66 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Rutine for oppfølging av sals - og leigeinntekter 1. Faktura/krav skal sendast ut straks ei vare/ein teneste er levert. Frist for betaling skal stå på fakturaen/kravet. Betalingsfristen er 30 dagar om ikkje anna er avtalt. Dersom det gjeld krav der innbetaling skal skje til fylkeskassa sin bankkonto skal Økonomiseksjonen ha kopi av kravet, sjå punkt 5.7.2.2. 2. Purring skal sendast ut 14 dagar etter forfall. 3. Er kravet framleis ikkje betalt etter 14 dagar, skal saka m/eventuelle vedlegg (kopi av purring) straks oversendast Økonomiseksjonen som sender ut siste varsel om frivillig innbetaling, dvs. inkassovarsel. Betalingsfristen i inkassovarselet skal vere 14 dagar. I dei høve der kravet skulle innbetalast til ansvarsstaden sin eigen bankkonto skal saka vere påført inntektsordre til inntektspost i rekneskapen ved oversending til Økonomiseksjonen. Av inntektsordren går det fram kva inntekta gjeld og kva konto inntekta skal førast på. 4. Dersom kravet ikkje blir betalt innan fristen på innkassovarselet sender Økonomiseksjonen saka til inkasso. Kravet blir då registrert på fordringskonto på Økonomiseksjonen sitt ansvar i rekneskapen. Økonomiseksjonen har no oppfølgingsansvaret for fordringskontoane. 5. I dei sakene der inkassoarbeidet avslører at det er små utsikter for dekning av kravet, skal fordringa avskrivast som tapt. Inkassoselskapet følgjer saka vidare, ("overvåking"), slik at kravet framleis vil stå ved lag og foreldingsfristane blir ivaretekne. Økonomiseksjonen vil gje tilbakemelding til etaten/institusjonen i den/dei sakene der tapsavskriving er aktuelt. Etaten/institusjonen tilviser tapsavskrivingar på underpost 14703. (Jfr. gjeldande fullmakter. Sjå punkt 5.7.3) 6. Innbetalingar på tidlegare avskrivne fordringar vil bli inntektsførte på same ansvarsstad som tapsavskrivinga er ført, men med underpost 17703 . 5.7.2.4 Korrigering av uteståande fordringar Når eit krav som er inntektsført viser seg ikkje å vere rettmessig, må beløpet førast ut (til kredit) frå fordringsmassen. Inntektskontoen skal debiterast for beløpet. 5.7.3 Avskriving tap på krav Eit rettmessig krav som ikkje blir betalt skal førast som tap på krav (underpost 14703). Dette bør skje så snart tapet er konstatert. Det er ikkje nødvendig at det t.d. er gjennomført tvangsinnfordring for å kunne avskrive. Ei avskriving i rekneskapen inneber ikkje at kravet er fråfalle eller at fordringa nødvendigvis er tapt. Fylket kan ha skaffa seg tvangsgrunnlag slik at kravet kan drivast inn på eit seinare tidspunkt. Fylkesrådmannen fekk i U-sak 189/91 fullmakt til å avskrive tap på fordringar. I instruks for avskriving av kortsiktige fordringar som vart utsendt frå Økonomiseksjonen 12.04.99, vart mynde til å avskrive enkeltkrav på inntil kr. 30.000,- overført til dei budsjettansvarlege for kvart ansvarsområde. Dersom tapet overstig kr. 30.000,- skal saka leggjast fram for fylkesrådmannen om etatsleiinga. Fylkesrådmannen har sett som vilkår for å kunne avskrive at det ikkje er råd å innfordre kravet og at det er dekning innafor vedteke budsjett. 5.7.4 Tilskot frå staten og andre Tilskot frå staten og andre blir gjevne som ordinære driftstilskot eller øyremerka tilskot. Ordinære driftstilskot Ordinære driftstilskot skal berre førast til inntekt i løyvingsrekneskapen. Ordinære tilskot blir inntektsførte ved innbetaling. Eit tilskot som ikkje er innbetalt før årsskifte skal førast til inntekt og førast som kortsiktig fordring når manglande betaling skuldast forseinking. Ajouført Mai 2014 Side 67 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 5.7.4.1 Øyremerka tilskot I praksis er dei fleste statstilskot utanom rammetilskot øyremerka. Øyremerka tilskot skal førast i løyvingsrekneskapen og i tillegg setjast av til bunde fond i balansen. Det er ikkje høve til å føre øyremerka tilskot og tilhøyrande utgifter berre i balansen. Øyremerka tilskot skal førast til inntekt så snart det ligg føre bindande tilsegn, uavhengig av når betalinga kjem. Tilsegnet skal samtidig setjast av til bunde fond. Rutinen nedanfor skal nyttast dersom ikkje anna er avtalt med Økonomiseksjonen. Som hovudregel skal det opprettast prosjekt for kvart øyremerka tilskot. Alle utgifter og inntekter skal førast med prosjektkode. For kvart prosjekt blir det oppretta eigen balansekonto for bunde fond. Fondskontoen er knytt til den budsjettansvarlege sin ansvarskode. Ta kontakt med Økonomiseksjonen for tildeling av prosjektkode og konto for fond. Rutine for oppfølging, inntektsføring og bruk av øyremerka tilskot 1. Så snart tilsegn om øyremerka tilskot ligg føre skal det sendast kopi av søknad og tilsegnsbrev til Økonomiseksjonen. Inntektsordre skal vere påført. Heile tilsegnsbeløpet skal førast til inntekt, sjølv om innbetalinga kjem i to eller fleire terminar. 2. Inntektsordren skal innehalde: Inntektskonto med prosjektkode, konto for uteståande fordring, dato samt underskrift av den som har tilvisningsmynde. Ta kontakt med Økonomiseksjonen for å få tildelt prosjektkode. 3. Saman med inntektsordren skal det følgje eit eige bilag for avsetjing til bunde fond. (Sjå 5.20.6 Posteringsbilag (vedlegg 5)) 4. Utgifter som skal dekkjast av øyremerka tilskot skal førast med prosjektkode. For å unngå at fylket forskoterer utgifter andre skal dekkje, bør utbetalingar så langt det er råd ikkje skje før tilskotet er innbetalt. 5. Samtidig med tilvising av utgifter skal det sendast eige bilag på bruk av fond. (Sjå 5.20.4 Fond posteringsbilag (vedlegg 3)). Kopi av dokumentasjon (faktura) skal vere hefta ved som underbilag. Gjeld utgiftsbilaget løn, skal det på inntektsbilaget gjerast eit påslag for sosiale utgifter, f.t. 26% ekskl. pensjon. Når fleire utgiftsbilag blir tilviste samtidig, kan bruk av fond tilvisast samla for ein bunke. 6. Når tilskotsytaren har gjort krav om tilbakebetaling av ubrukt tilskot, må etaten så snart som mogleg tilvise restbeløpet til utbetaling. 7. Dersom ytaren ikkje har kravd tilbakebetaling, skal ubrukte midlar førast til inntekt som bruk av fond seinast 2 år etter at prosjektet må reknast som avslutta. Den som har fått tilskotet er ansvarleg for å tilvise ubrukte midlar til inntekt. 8. Den budsjettansvarlege må snarast sende samandrag av rekneskapen når ytaren har sett krav om det. Eksempel Sjå eksempel i 5.20.5 Øyremerkte tilskot – eksempel på føringar i rekneskapen (vedlegg 4) på korleis øyremerka tilskot skal førast i rekneskapen. 5.8 Posteringar som ikkje medfører utbetaling Korreksjonar, omposteringar og anslagsposteringar er posteringar som ikkje er gjort i samband med utbetaling eller innbetaling. Når det gjeld avdelingar/skolar med Økonomiseksjonen som rekneskapsførar, skal slike posteringar førast på det vanlege posteringsskjemaet 5.20.6 Posteringsbilag (vedlegg 5). Ajouført Mai 2014 Side 68 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune 5.8.1 Økonomihandboka del 2 Korrigeringar Dersom eit bilag skal korrigerast til dømes på grunn av bruk av feil konto, skal korrigeringa førast på eit nytt bilag. På dette bilaget skal det gå fram kva bilagsnummer korrigeringa gjeld og kva som er grunnlaget for korrigeringa. På det bilaget som er korrigert skal det gå fram at bilaget er korrigert og korleis korrigeringa har skjedd med henvisning til det nye bilagsnummeret. Økonomiseksjonen vil gje posteringsordre i høve der det er openbare feilføringar (t.d. feil bruk av artskonto). I slike høve skal det gjevast melding til han/ho som har tilvisingsmynde om opprettinga. 5.8.2 Interne overføringar 290-297 Internkjøp (interne overføringar) Utgifter til på førehand avtalte kjøp av heile tenester frå andre einingar innan kommunen. Art 290-299 brukast utelukkande mot arten 790-799 Internt sal, slik at disse artane går i null for fylket totalt sett. Artane 290-299/790-799 skal berre nyttast i dei høve der det er tale om reelt kjøp av heile tenester mellom fylket sine einingar, som til dømes elevplassar i den vidaregåande skole. Det vil seie tenester som blir tilbydd direkte til brukaren, utan vidare "foredling" frå kjøpande verksemd si side. Der kor det er mulig å erstatte bruk av 290-299/790-799 med bruk av korrekt kostnadsart i kombinasjon med 690-699, bør dette gjerast. I høve der vara eller tenesta like godt kan leverast frå marknaden (til dømes reinhald eller trykkeritenester), bør ein i utgangspunktet belaste korrekt art hos kjøpande verksemd og art 690-699 hos den verksemd som sel. Det er viktig å sikre at internt kjøp og sal mellom fylket sine verksemder blir ført på enten 690-699 eller 790-799 (motpost 290-299) på inntektssida, slik at det er mulig å korrigere for det i hovudoversikter og ved utrekning av nøkkeltal. Spesielt i samband med budsjettering – sjå forklaring under art 790-799. Den som skal ha inntekta (har 79-posten) må sende internt krav påført inntektsordre til den som skal dekkje sin del av utgiftene (har 29-posten). Avtale om fordeling skal vere gjort på førehand. Den som sender kravet må gjere merknad på dette om at beløpet skal førast på ein 29-post. Den som får kravet skal gje posteringsordre på 29-posten og sende bilaget til Økonomiseksjonen for føring. Art 290 og art 790 skal ikkje nyttast ved internfakturering i Visma. 700-799 Refusjonar Refusjonsinntekter skal nyttast i dei høve der fylkeskommunen får betalt for utlegg som den har pådratt seg for andre. Artsgruppa inneheld overføringar med krav til motytingar frå fylket i form av til dømes produksjon av bestemte tenester. Alle overføringar som ikkje føresett motytingar frå fylket førast på artsgruppe 800-899 Overføringsinntekter. 690-699 Fordelte utgifter Inntektsart ved internt sal og fordeling av utgifter frå fellestenester og interne serviceeiningar til dei einskilde kostnadsstader. Arten nyttast til inntekter av tilfeldig sal internt, der vara eller tenesta blir levert mellom to einingar internt i kommunen og kor vara eller tenesta inngår i kjøparverksemda sin eigenproduksjon. Døme: Internt sal av trykkeritenester Intern leige av lokale Sal av brukt utstyr og inventar Interne reinhalds- og vaktmeistertenester Den verksemd som kjøper nytter relevant utgiftsart, til dømes husleige (190-199) og vedlikehald, byggtenester (230-239). Ver merksam på avgrensinga mot 790-799 (motpost 290-299), som nyttast ved internt sal av heile tenester, som erstattar kjøparverksemda sin eigenproduksjon. Art 690-699 nyttast for dei høve der salet inngår i kjøparverksemda sin eigenproduksjon av tenester. Avgrensinga blir tilsvarande som for kjøp av tenester frå eksterne, jf. kommentarar til hovudgruppe 300399 Kjøp av tenester som erstattar kommunal eigenproduksjon. Ajouført Mai 2014 Side 69 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Det er viktig å bruke art for internt sal for å sikre at salet kan korrigerast i hovudoversikter og nøkkeltal utrekningar for beløp som berre sirkulerer innan fylket. Eventuelt avgiftspliktig omsetning mellom einingar internt i kommunen, og som normalt ville høyrt heime på denne arten, skal likevel føres på 650-659 i samsvar med Kommunal- og regionaldepartementet. Spesielt i samband med budsjettering - sjå forklaring på art 790-799. Interne overføringar bør førast så tidleg i året som mogleg. 5.9 Rekneskapsfristar Økonomiseksjonen sender ut skriv med rekneskapsfristar for komande år før kvart nytt år. Det kjem eige skriv om fristar knytt til årsavslutninga. 5.10 Rekneskapsføring av fond Det er laga eit eige skjema som skal nyttast ved alle fondsposteringar. Bilaget må ikkje stiftast til andre bilag, det kan då bli oversett i Økonomiseksjonen og ikkje ført. Skjemaet finn du i 5.20.4 Fond posteringsbilag (vedlegg 3). 5.10.1 Gruppering av fond i balansen Fonda er delt i to hovudgrupper: Driftsfond og kapitalfond. Kvar av gruppene er igjen delt i bundne og ubundne fond. Skjema fins som vedlegg. 5.10.2 Bruk av art i løyvingsrekneskapen ved fondsføringar I tillegg til at avsetjing og bruk av fondsmidlar skal førast på vedkomande fondskonto i balansen, skal slik avsetjing og bruk også registrerast i løyvingsrekneskapen (dvs. drifts- eller investeringsrekneskapen) på bestemte artskonti. I vår kontoplan er samanhengen mellom artskonti i løyvingsrekneskapen og kontogruppe i balansen følgjande: Kontogruppe i balansen Art i løyvingsrekneskapen Avsetjing Bruk 251-252 Bundne driftsfond 15501 19501*) 253-254 Ubundne investeringsfond 05481 09481 255 Bundne investeringsfond 05501 09501 256-258 Disposisjonsfond 15401 19401**) *) Bruk av bundne driftsfond i investeringsrekneskapen: art 09502 **)Bruk av disposisjonsfond i investeringsrekneskapen: art 09401 Avsetjing til fond skal alltid skje med artskonto som startar med 15 eller 05. Tilsvarande er første siffer 19 eller 09 ved bruk av fond. Tredje siffer er bestemt av om det gjeld bundne eller ubundne fond: 5 for bundne og 4 for ubundne fond. Eksempel Sjå eksempel i 5.20.5 Øyremerkte tilskot – eksempel på føringar i rekneskapen (vedlegg 4) om bruk av bundne fond 5.10.3 Når skal fondsføringar gjerast? 5.10.3.1 Bundne fond Som hovudregel skal øyremerka tilskot førast til inntekt og samtidig avsetjast til bundne fond så snart bindande tilsegn ligg føre. Når utgifter skal finansierast av øyremerka tilskot, skal det samtidig med tilvising av utgiftsbilag sendast eige bilag på bruk av fond. (Sjå punkt 5.7.4.1) Merk at inntektsføring i løyvingsrekneskapen og avsetjing til fond i balansen skjer samtidig. Ajouført Mai 2014 Side 70 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 5.10.3.2 Disposisjonsfond Etter innføring av rammestyring er avsetjing til og bruk av disposisjonsfond i utgangspunktet ikkje aktuelt på det enkelte budsjettansvarsområde. Ei innsparing av ramma blir ikkje lenger avsett til disposisjonsfond ved rekneskapsavslutninga. Beløpet vil derimot gå inn i fylket sitt rekneskapsmessige over / underskott. Dei budsjettområde som har overskot, skal derimot normalt få auka ramma si med tilsvarande beløp det neste budsjettåret. Ei eventuelt meirforbruk skal normalt trekkjast av ramma neste år. 5.11 Kontorkasse Det er utarbeidd eigen instruks for bruk av kontorkasser; Instruks for kasseforvaltning i Møre og Romsdal fylkeskommune. Kontorkassene er meint å vere utbetalingskasser, i hovudsak til frimerke og andre mindre utgifter. Institusjonsleiar er ansvarleg for at det er gjort rettidig kontroll av kasse, korrekt rekneskapsføring, tilfredstillande arbeidsdeling og sikker oppbevaring av kassa. Ingen må oppbevare større beløp i kontorkassa enn behaldninga som er fastsett av fylkeskasseraren. 5.11.1 Oppretting og endring av kontorkasser Rutine ved oppretting og høgding av kontorkasser 1. Dersom ein institusjon/skole/avdeling har behov for kontorkasse skal det sendast ein grunngjeven søknad til fagetat om oppretting av ei slik kasse. Det same gjeld når det er behov for å endre beløpet i kassa. 2. Fagetaten vurderer søknaden og sender denne vidare til Økonomiseksjonen vedlagt ei anbefaling. 3. Ved innvilging av kontorkasse vil Økonomiseksjonen opprette ein eigen balansekonto for kassa. 4. Det skal gjevast skriftleg melding til fylkeskasseraren i sentraladministrasjonen når kontorkasser skal avsluttast. 5.11.1.1 Kassaforvaltning Den som er kasserar kan leggje til rette for registrering av kassebilag, men skal så langt det let seg gjere ikkje sjølv utføre registreringa. I instruksen står det at kassa med ujamne mellomrom skal kontrollerast av leiar og at kontrollen skal dokumenterast på særskilt skjema for slik kontroll. I 5.20.8 Kontroll av behaldnning i kontorkassa mot kassarekneskapen (vedlegg 7) finn du framlegg til skjema som kan nyttast ved leiar sin kontroll av kontorkassa. I vedlegg til dette kapitel finn du 2 skjema som kan nyttast i samband med bruk og kontroll av kontorkassene. - kasseteljingsskjema, 5.20.7 Avstemning opptalt behaldning mot kassarekneskapen (vedlegg 6). - kontrollskjema, 5.20.8 Kontroll av behaldnning i kontorkassa mot kassarekneskapen (vedlegg 7). Skjemaene skal oppbevarast på kvar skole/institusjon som dokumentasjon på at kontroll er utført. Ved overdraging av kassa må det fyllast ut ei erklæring om overdraging av kassa. Det vanlege kasseteljingsskjemaet kan nyttast, sum i kassabok og i kassa stemme, og skjemaet må skrivast under både av den som gjev frå seg og den som overtek kassaansvaret. Til/frå datoar må stå på oppgjersskjemaet ved overdraging av ansvar. For dei som har Økonomiseksjonen som rekneskapsførar: Ved oppgjer av kassa skal det vanlege posteringsskjemaet nyttast. Sjå 5.20.6 Posteringsbilag (vedlegg 5). Ajouført Mai 2014 Side 71 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 5.12 Handtering av utbetalingsanvisningar Det er viktig at verdipost som utbetalingsanvisningar blir handtert på ein forsvarleg måte. Framlegg til rutine for handtering av utbetalingsanvisningar. 1. Verdipost som utbetalingsanvisningar skal førast i verdipostbok i samband med opning av posten. 2. Avdelinga/skolen skal sende slik verdipost vidare til Økonomiseksjonen for rekneskapsføring. Avdelinga/skolen skal aldri sjølv heve verdiposten. 3. Verdipostboka skal kontrollerast mot den månadlege rekneskapen. 4. Bilagsnummeret skal førast i verdipostboka som dokumentasjon for utført kontroll. 5.13 Oppretting av eigne bankkonti Som hovudregel skal all innbetaling skje til Økonomiseksjonen sin bankkonto. Når oppfølging og kontroll med innbetalingar gjer det nødvendig, kan fylkeskasserar tillate at innbetaling skjer til ein skole eller institusjon. Slike ordningar må i tilfelle vere godkjente av fylkeskasseraren på førehand. Bankkontoar for gåver. Dersom vi mottar gåver som givaren krev skal stå på eigen bankkonto, skal det tas kontakt med økonomiseksjonen slik at dei opprettar konto. Avdelingane skal ikkje opprette eigne bankkonti. Ajouført Mai 2014 Side 72 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Rutine for oppretting og bruk av eigen bankkonto: 1. Oppretting av bankkonto skal gjerast av Økonomiseksjonen.. Ved oppretting av bankkonto for gåver skal Økonomiseksjonen kontaktas slik at dei opprettar kontoen. 2. Bankkonto skal opprettast på fylkeskommunens organisasjonsnummer. Rektor/styrar er ansvarleg for bruken av kontoen. 3. Når det er praktisk mogleg skal bankkonto opprettast i ein av bankane fylket har avtale med. 4. Eigen konto skal berre nyttast til innbetalingar når dette er nødvendig av omsyn til oppfølging og kontroll. Andre innbetalingar skal skje til økonomiseksjonen. 5. Eigen konto skal ikkje nyttast til utbetalingar utanom overføringar til Økonomiseksjonen. Anna må avtalast spesielt med fylkeskasseraren. 6. Dersom ikkje anna er avtalt med Økonomiseksjonen skal saldo på konto overførast innan utgangen av kvar månad. 7. Alle renteinntekter, også på skolens eigne bankkonti, skal inn i fylkeskommunen sin rekneskap. Alle renteinntekter skal førast på teneste 8700 renter dvs som ei fellesinntekt på ansvar 90000. 8 Det er særs viktig at saldo på konto blir overført til Økonomiseksjonen innan 31.12. kvart år.Dette gjeld bankkonti som ligg utanfor hovedbankavtalen. 5.14 Høve til betalingskort/kredittkort Det er høve til å søke om betalingskort eller kredittkort for dei einingar som i stor grad er ute på reise eller som treng betalingskort til å handle på internett. Kortet må registrerast på ein person, for eksempel rektor. Det er særs viktig at det blir fremlagt kvittering for kjøpa som skal legges ved rekneskapsbilaga eller faktura frå kredittkortselskap. Bestilling av kort skal skje gjennom Økonomiseksjonen. 5.15 Investeringsutgifter Budsjett og rekneskapsforskriftene seier at utgifter av investeringsmessig karakter skal førast i investeringsrekneskapen. Med utgifter av investeringsmessig karakter meiner ein mellom anna eigedom, anlegg, bygningar, maskiner og større utstyr. I Møre og Romsdal fylkeskommune gjeld følgjande: Utgifter av investeringsmessig karakter skal førast i investeringsrekneskapen dersom beløpet er kr.100.000 og levetida er 3 år eller meir. Kjøp under kroner 100.000 skal såleis førast i driftsrekneskapen. Utgifter som er førte i investeringsrekneskapen skal aktiverast og avskrivast i balansen. 5.15.1 Ansvar for tilvising og budsjettering av utstyrskjøp Avdelinga/skolen har ansvar for å tilvise utstyrskjøp på rett underpost i rekneskapen i samsvar med forskriftene sine føresegner om kva som skal førast i investeringrekneskapen og kva som skal førast i driftsrekneskapen. (Sjå ovanfor). 5.15.2 Ansvar for aktivering og avskriving Det er Økonomiseksjonen sitt ansvar å foreta aktivering av utstyrskjøp på grunnlag av bokføringa i investeringsrekneskapen. Alle utstyrskjøp i vedkomande rekneskapsår blir aktiverte i ein samla sum pr. underpost og teksta med t.d. "2004 utstyr". Det kan vere ein fordel å ha innkjøpsåret med i kontoteksten. Ved avslutning av årsrekneskapen er det Økonomiseksjonen sitt ansvar å foreta nødvendige avskrivingar. Ajouført Mai 2014 Side 73 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Eksempel Aktivering: D: 22499.XXX 2.500.000 K: 25990.112 2.500.000 - D: 25990.012 250.000 K: 22499.XXX 250.000 - Avskriving: I tillegg skal avskrivningane førast i driftsrekneskapen (KOSTRARAPPORTERING) på artane: 15901 – avskrivningar 19901 – motpost avskrivningar 5.15.3 Ansvar for kartotekføring av utstyr Økonomiseksjonen slår saman alle kjøp av investeringsmessig karakter pr. år. Derfor må institusjonane sjølv føre eit manuelt kartotek over det einskilde objekt som er ført i investeringrekneskapen. Sjå 1.6 Rutine ved kartotekføring av utstyr 1. Før opp utstyret sin innkjøpspris og innkjøpsår i kartoteket. 2. Ved sal. evt. kondemnering av utstyr skal dette registrerast i kartoteket. 3. Gje Økonomiseksjonen melding om slik sal/kondemnering slik at Økonomiseksjonen kan føre utstyret ut av balansen. 5.15.4 Finansiering av drifts- og investeringsutgifter Driftsutgifter kan berre finansierast av løpande inntekter, medan investeringsutgifter kan finansierast med løpande inntekter, lån, sal av eigedom mv. 5.15.5 Vedlikehald eller påkostning? Vedlikehald gjort for å rette på alminneleg slitasje er ei driftsutgift og skal førast i driftsrekneskapen. Større vedlikehaldsarbeid/ominnreiing som klart aukar bygninga/anlegget sin bruksverdi skal førast i investeringsrekneskapen. 5.15.6 Samansett kjøp Når det gjeld samansett kjøp, dvs. når dei enkelte einingane i kjøpet ikkje kvar for seg når opp til beløpsgrensa på kr. 100.000, må kjøpet sjåast på som eit heile dersom føremålet med kjøpet er at alle delane skal nyttast saman, eller at dei ikkje kan nyttast kvar for seg. Dette betyr at den enkelte delen blir å føre som investeringsutgift sjølv om prisen ligg under kr. 100.000, dersom heile kjøpet er over beløpsgrensa og levetida er minst 3 år. Forskriftene gjer eit unntak frå 100.000-kroners regelen når utstyrskjøpet skjer i samband med innreiing av bygningar m.v. Når slik utstyr blir kjøpt samla,skal utgifter til kjøp av utstyr førast i investeringsrekneskapen sjølv om det enkelte objekt har ein innkjøpspris på under kr. 100.000. Dette gjeld t.d. elevpultar ved innreiing av ein ny skole. 5.15.6.1 Kjøp av utstyr i investeringsrekneskapen finansiert med bruk av driftsmidlar Kjøp av utstyr til ein pris på minst 100.000 kroner og som har ei økonomisk levetid på 3 år eller meir, skal budsjetterast og bokførast i investeringsrekneskapen. Ajouført Mai 2014 Side 74 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Når fylkestinget løyver pengar til investeringar av årets driftsmidlar, er det viktig å merke seg at slike overføringar kan bli stroke ved eit eventuelt rekneskapsmessig meirforbruk ved rekneskapsavslutninga. Bruk av årets driftsrammer til investeringar ved dei ulike budsjettansvarsområde, blir derimot ikkje stroke. Eksempel 1 – utstryrskjøp finansiert av fylkestinget: I budsjettvedtaket har fylkestinget løyvd 1.000.000 til kjøp av utstyr ved ein skole (ansvarskode 20100) finansiert med bruk /overføring av driftsmidlar. Investeringsbudsjett: Debet 02003 20100 92 5101 6300 Kr. 1 000 000 Kredit 09701 90000 92 8800 9000 Kr. -1 000 000 Driftsbudsjett: Debet 15701 90000 73 8800 Kr. 1 000 000 Eksempel 2 – utstyrskjøp finansiert av årets driftsmidlar dvs budsjettendring: Ein skole (20100) omdisponerar 100.000 kroner på post 10101 fast løn til investrering av utstyr. Melding om budsjettendring skal sendast utdanningsavdelinga. Budsjetteringa blir som følgjer: Investeringsbudsjett: Debet 02003 20100 92 5101 6300 Kr. 100 000 Kredit 09701 20100 92 5101 6300 Kr. -100 000 Driftsbudsjett: Debet 15701 20100 05 5101 Kr. 100 000 Kredit 10101 20100 05 5101 Kr. -100 000 Merknad: Ver oppmerksom på at rett investeringsramme i investeringsrekneskapen for utdanning er ramme 92 og at investeringsrekneskapen krev at ein bruker prosjektnummer. I rekneskapen skal kjøpet bokførast i investeringsrekneskapen på vanleg måte på utgiftskonto 02003 20100 92 5101 6300 Kr. 100 000 I tillegg skal det bokførast eit hovudboksbilag med overføring av driftsmidlar frå driftsrekneskapen til investeringsrekneskapen, som skal sendast økonomiseksjonen for postering, slik: 09701 20100 92 5101 6300 Kr. -100 000 15701 20100 05 5101 Kr. 100 000 5.16 Prosjekt Dersom utgifter/inntekter skal skiljast ut må det tildelast eit prosjektnummer som skal nyttast ved tilvising. Ta kontakt med Økonomiseksjonen for tildeling av prosjektnummer. Ajouført Mai 2014 Side 75 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 5.17 Kontroll med fylkeskommunen sine tilskotsbidrag Det hender at fylkeskommunen sine midlar eller midlar fylkeskommunen står som formidlar av, blir ytt som tilskot m.v. til offentleg og privat verksemd som elles ikkje er underlagt fylkesrevisjonens kontroll. I slike høve skal det, dersom ikkje anna er fastsett, overfor mottakaren takast atterhald om at den som yter tilskotet m.v. eller fylkesrevisjonen, skal ha høve til å iverksetje kontroll med at midlane blir brukt etter føresetnadene. 5.18 Gåvekontoar og legat Etter reglane i budsjett- og rekneskapsforskriftene skal legat og gåvefond registrerast i drifts/investeringrekneskapen og i balanserekneskapen som bunde drifts- eller investeringsfond dersom gjevaren har øyremerka midlane til bestemte formål. Ta kontakt med økonomisesjonen for å få oppretta eigne balansekonti til drifts- eller investeringsfond. 5.18.1 Eigne bankkonti for legat/gavefond Det skal kun opprettast eigen bankkonto for gaver når dette er eit vilkår frå givaren. Ta kontakt med økonomiseksjonen for å få oppretta bankkonto. Se vedlegg 5.20.10, 5.20.11,5.20.12 5.19 Kontrollar m.o.t. rekneskapsregistrering Økonomiseksjonen har laga eit sett rapportar som den budsjettansvarlege sjølv kan lese av på skjerm eller skrive ut (Web – økonomirapportering.) Ut frå desse rapportane får ein til ei kvar tid ei detaljert oversikt over bokførte inntekter/utgifter. Budsjettkontrollen kan gjerast kontinuerleg, men vi viser til dei periodiske rapporteringane som må gjerast i samband med ordinær månadsavslutning, avslutning av tertial osv. Basert på opplysningane i rapportane, kontrollerer den ansvarlege at alt stemmer med tilvist beløp. Eventuelle bilag som gjeld oppretting av feilføringar bør helst skje i same periode(månad) som feilen oppstod. 5.19.1 Typar rapportar Det er to hovedtypar rapportar i systemet: - Standardrapportar er rapportar som ligg ferdig i systemet. - Webrapportar som brukaren må lage sjølv. Dei viktigaste Webrapportane som er laga til no er: - Balansekonti for kvar skole/avdeling osv - Ulike budsjettkontrollar for drift og investering. (Budsjettoppfølging hittil i år, Prosjektrapport drift, Prosjektrapport investering, diverse spesialrapportar laga på bestilling frå dei ulike kostnadsstadane osv.) Brukarane kan sjølv lage sine eigne rapportar etter behov. Felles for rapportane i Web er at ein kan drille seg ned på bilagsnivå for å avklare moglege avvik. 5.19.2 Kontrollar 1. Budsjettkontroll Formålet med rapportane er at den budsjettansvarlege kan lese av forbruket mot budsjettet og kunne lage seg prognosar for året. Rapportane viser i kroner og relativt kor mykje som er medgått i høve til godkjent budsjett. - Sjå etter om postane har store avvik frå budsjett. Ved avvik: - Ajouført Mai 2014 Kontrollere av budsjettet er rett periodisert Dersom periodiseringa er rett og det ligg an til å bli overskriding må tiltak setjast i verk. Side 76 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Alternativet er anten innsparing resten av budsjettåret, omdisponering eller søknad om tilleggsløyving. 2. Kontroll bilag Einingar i fylket som registerer sine eigne bilag må ta ut standardrapporten ”Ikkje posterte bilag». Dette bør gjerast før dei avsluttar posteringane sine for dagen ved å gå inn på systemet slik: - Registrering – Ikkje posterte bilag. Desse rapportane må oppbevarast i ringperm ute på skolar og avdelingar og fungere som posteringsjournal som skal kontrollerast mot bilaga: Kontroller at alle bilaga er komne med Kontroller at alle bilag er ført på rett konto Kontroller at rett beløp er registrert Kontroller rett leverandør Kontroller rett bruk av mva-koder Avstem føring på fondskonto etter at bunken er postert, dvs dagen etter registrering (sum ført på fondskonto dvs 5- og 9- postar er lik endringar på fondskontoane i balansen) Økonomiseksjonen posterer alle bilag i forbindelse med remittering kvar dag ca. kl. 13.00. - 3. Kontroll balanserapporten Saldo på balansekonti som den enkelte budsjettansvarlege har ansvaret for må kunne forklarast /avstemmast (sjå pkt 5.7.3.2) Ajouført Mai 2014 Side 77 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 5.20 Vedlegg 5.20.1 Posteringsbilag (vedlegg 1A) Her er vist eit døme på utfylling av bilaget. Posteringsskjema: http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Skjema/Rekneskap. Dette bør nyttast. Etat/institusjon Merknad POSTERINGSBILAG Økonomiavdelinga Dato År/periode Inntekstføring av anslagspostering 2004/12 KONTONR Tekst Art Ans. Ram. 12701 13300 03 Bilag nr. Ten. Pro. DEBET KREDIT MVA Bygg 4200 23270900 Anslag - Unique AS 25 000,00 " 25 000,00 SUM Kontrollert/attestert: Tilvist: Kr._____________________ Dato/underskrift: Dato/underskrift 25 000,00 25 000,00 Ved oppgjer til fylkeskassa: Kr.__________________________ er ført over til fylkeskassa sin konto post ( ) / bank ( ) pr. dato ______________ ----------------------------------------------------- Ajouført Mai 2014 ------------------------------------------------------- Side 78 av 172 5 Rekneskap bilag Møre og Romsdal fylkeskommune 5.20.2 Økonomihandboka del 2 Posteringsbilag (vedlegg 1B) Her er vist eit døme på utfylling av bilaget Posteringsskjema: http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Skjema/Rekneskap. Dette bør nyttast. Etat/institusjon Merknad POSTERINGSBILAG Økonomiavdelinga Dato År/periode Inntekstføring av anslagspostering Bilag nr. 2005/01 K O N T ON R Tekst Art Ans. Ram. Ten. 12701 13300 03 DEBET KREDIT MVA Pro. Bygg 4200 Anslag - Unique AS 25 000,00 " 23270900 25 000,00 SUM Kontrollert/attestert: Tilvist: Kr._____________________ Dato/underskrift: Dato/underskrift 25 000,00 25 000,00 Ved oppgjer til fylkeskassa: Kr.__________________________ er ført over til fylkeskassa sin konto post ( ) / bank ( ) pr. dato ______________ ----------------------------------------------------- Ajouført Mai 2014 ------------------------------------------------------- Side 79 av 172 5 Rekneskap bilag Møre og Romsdal fylkeskommune 5.20.3 Økonomihandboka del 2 Rekvisisjon (vedlegg 2) Ajouført Mai 2014 Side 80 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune 5.20.4 Økonomihandboka del 2 Fond posteringsbilag (vedlegg 3) Her er vist eit døme på utfylling av bilaget. Posteringsskjema finnes på: http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Skjema/Rekneskap. Dette bør nyttast. POSTERINGSBILAG Bilaget må ikkje stiftast til andre bilag. FOR FOND ART I BEV.REKN. KONTOGRUPPE I BALANSEN AVSETJ. ÅR POST.DATO Skjemaet skal nyttast for ALLE føringar som gjeld fond. ETAT/INSTITUSJO BILAG NR. N BRUK 251-252 Bundne driftsfond 15501 19501*) 253-254 Ubundne kapitalfond 05481 09481 255-255 Bundne kapitalfond 05501 09501 Alle endringar på fondskonti i balansen (251-258) skal registrerast i bevilgnings- 256-258 Disposisjonsfond 15401 19401**) rekneskapen. Det er viktig at rett art blir brukt, sjå tabellen til venstre. *) Bruk av bundne driftsfond i investeringsrekneskapen: Art 09502 **) Bruk av disp.fond i kapitalrekneskapen: Art 09401 KONTONR Art TEKST Ans. Ram. Ten. Pro. DEBET KREDIT Bygg SUM MERKNAD Rett beløp, konto og art kontrollert: Stad/dato: ........................................................... Ajouført Mai 2014 Namn: .................................................................... Side 81 av 172 5 Rekneskap Bilagfnd Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 5.20.5 Øyremerkte tilskot – eksempel på føringar i rekneskapen (vedlegg 4) (D = debet, K = kredit, E = Etat, ø = økonomiavd., KF = Kortsiktig fordring, p. = post) 1. Inntektsføring/innbetaling Eksempel 1: Fylket får 2. tertial tilsegn om 1.000 i tilskot. 3. Tertial blir 600 innbetalt, resten kjem neste år. 2. tertial Når tilsegnet kjem førast: E: Drift Inntekt, p. 17/07*) K E: Drift Avsetn. fond, p. D: E: Balanse 2.5 1-2.52 Fond K: E: Balanse 2.13KF D: *) 17 = inntekt drift / 07 = inntekt investering 1.000 1.000 1.000 1.000 Avsetning til fond blir gjort under same ansvarsområde og formål som inntektsføringa. Nettoverknad på etat/formål = 0. Etaten har eit bundet fond på 1.000, og fylket har ei fordring på 1.000. 3. tertial Når tilskotet blir innbetalt førast: ø: Balanse ø: Balanse 2.10 Post/bank 2.13KF D: K: 600 600 Ved årsskiftet har fylkeskommunen ei fordring på 400. Etaten må følgje opp at denne blir innbetalt neste år. 2. Bruk av fond Eksempel 2: Av tilskotet i eks. 1 blir 100 brukt i 2. tertial og 600 i 3. tertial. 2. tertial Utgifter E: Driftsutgifter Ø: Balanse 100 post 10-13(eventuelt 00-03) 2.10 Post/bank D:100 K:100 Bruk av fond E: Drift Bruk fond, p. 195/095 E: Balanse 2.5 1-2.52 Fond Nettoverknad på ansvar/formål = 0 Fondet er no på 900. 3. K: 100 D: 100 tertial Ajouført Mai 2014 Side 82 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Utgifter E: Drift Utgifter post 10-13(alternativt 00-03) Ø: Balanse 2.10 Post/bank D: 600 K: 600 Bruk av fond E: Drift Bruk fond, p. 195/095 E: Balanse 2.5 1-2.52 Fond K: 600 D: 600 Nettoverknad på ansvar/formål = 0. Fondet er no på 300. Årsrekneskapen viser: Drift: Utgift Avs.fond Bto. utgift Inntekt Bruk av fond 700 1.000 1.700 1.000 700 1.700 0 Nto. utgift Saldo i balansen: 3.13KF 2.5 1-2.52 Fond 400 - 300 Sjekk ut om det skal vere - i siste linje. 3. Delar av tilskotet blir ikkje brukt Eksempel: 300 av eit tilskot blir ikkje brukt. Beløpet står som fond frå tidlegare år. Ikkje krav om tilbakebetaling E: Drift E:Balanse Bruk av fond, p. 195/0 2.51-2.52 Fond K: 300 D: 300 Ansvarsområdet/formålet har fått inntekt på 300 som blir i drifta. Ubrukt tilskot sendast tilbake Dersom beløpet skal sendast tilbake til ytaren, blir det i tillegg følgiande føring: E: Drift E: Balanse Utgift, p.13/03 2.10 Post/bank D: 300 K: 300 Netto verknad på ansvarsområdet/formålet er no = 0. Ajouført Mai 2014 Side 83 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune 5.20.6 Økonomihandboka del 2 Posteringsbilag (vedlegg 5) Her er vist eit døme på utfylling av bilaget. Posteringsskjema finnes på: http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Skjema/Rekneskap. Dette bør nyttast. Etat/institusjon POSTERINGSBILAG Merknad Dato KONTONUMMER Art Ans. Ram. Tekst År/periode Bilag nr. DEBET KREDIT MVA Ten. Pro. Bygg SUM Kontrollert/attestert: Tilvist: Kr._____________________ Dato/underskrift: Dato/underskrift Ved oppgjer til fylkeskassa: Kr.__________________________ er ført over til fylkeskassa sin konto post ( ) / bank ( ) pr. dato ______________ ---------------------------------------------- Ajouført Mai 2014 ---------------------------------------------- Side 84 av 172 bilag 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 5.20.7 Avstemning opptalt behaldning mot kassarekneskapen (vedlegg 6) Dato Kontanter i kassa Ajouført Mai 2014 Sjekkar, Utbetalingar, Innbetalingar, giroar til ikkje bokført ikkje bokført disp. mm Side 85 av 172 Sum Saldo i følge kassarekneskap Attestasjon av kasserar 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune 5.20.8 Økonomihandboka del 2 Kontroll av behaldnning i kontorkassa mot kassarekneskapen (vedlegg 7) Dato for kontroll Ajouført Mai 2014 Kontantar, sjekkar, giroar i kassa Utbetalingar, ikkje bokført Side 86 av 172 Innbetalingar, ikkje bokført Sum Saldo i følge kassarekneskap 5 Rekneskap Underskrift av leiar Møre og Romsdal fylkeskommune 5.20.9 Økonomihandboka del 2 FOR-2004-12-01-1558 Forskrift om bokføring § 5-1-1. Salgsdokumentets innhold Dokumentasjon av salg av varer og tjenester skal minst inneholde: 1. Nummer og dato for utstedelse av dokumentasjonen, 2. angivelse av partene, 3. ytelsens art og omfang, 4. tidspunkt og sted for levering av ytelsen, 5. vederlag og betalingsforfall, og 6. eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner. 7. Hvis kjøper skal beregne og betale merverdiavgift etter merverdiavgiftsloven § 11-1 annet ledd, skal salgsdokumentet merkes: «Omvendt avgiftsplikt – Merverdiavgift ikke beregnet». 0 Endret ved forskrift 26 mars 2010 nr. 464. Endres 1 jan 2014 ved forskrift 28 juni 2013 nr. 805. § 5-1-1a. Språk i salgsdokument Salgsdokumentet skal utstedes på et språk som nevnt i bokføringsloven § 12. Bokføringspliktige med filialer i utlandet kan likevel utstede filialens salgsdokument på det lokale språket. 0 Tilføyd ved forskrift 7 sep 2012 nr. 865. § 5-1-2. Angivelse av partene Angivelse av kjøper, jf. § 5-1-1 nr. 2, skal minst inneholde kjøpers navn, og adresse eller organisasjonsnummer som er tildelt i henhold til lov 3. juni 1994 nr. 15 om Enhetsregisteret § 23. Ved salg som nevnt i § 5-1-1 nr. 7 skal kjøpers organisasjonsnummer alltid angis. Dersom kjøper er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal organisasjonsnummer etterfølges av bokstavene MVA. Selger kan fravike krav om angivelse av kjøper, jf. § 5-1-1 nr. 2, ved kontantsalg fra detaljist. Dette gjelder likevel ikke når kjøper er bokføringspliktig og varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, eller der betalingen skjer med kontanter for et beløp på kr 40 000 eller mer inklusive merverdiavgift. Selger plikter i alle tilfelle å angi kjøper på dennes dokumentasjon dersom kjøper anmoder om dette. I slike tilfeller skal selger signere og stemple dokumentasjonen. Angivelse av selger, jf. § 5-1-1 nr. 2, skal minst omfatte selgers navn og organisasjonsnummer som er tildelt i henhold til lov 3. juni 1994 nr. 15 om Enhetsregisteret § 23. Dersom selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal organisasjonsnummer etterfølges av bokstavene MVA. Dersom selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret ved representant etter merverdiavgiftsloven § 2-1 femte ledd, skal også representantens navn og adresse fremgå av salgsdokumentet. Dersom selger er aksjeselskap, allmennaksjeselskap eller filial av utenlandsk selskap Ajouført Mai 2014 Side 87 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 skal også ordet « Foretaksregisteret » fremgå av salgsdokumentet, jf. foretaksregisterloven § 10-2. Videre skal hovedkontorets adresse framgå av salgsdokumentet til slik selger. Dersom slik selger er under avvikling, skal dette framgå av salgsdokumentet. 0 Endret ved forskrifter 26 mars 2010 nr. 464, 7 sep 2012 nr. 865, 17 sep 2012 nr. 880. Endres 1 jan 2014 ved forskrift 28 juni 2013 nr. 805. § 5-1-3. Nummerering av salgsdokumentet Salgsdokumentasjon skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eller være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte. Bokføringspliktige som nevnt i § 5-2-1 tredje ledd, kan i stedet for fortløpende nummerering av hver enkelt selgers salgsdokument, anføre i salgsdokumentet hvor mye som er avregnet overfor vedkommende selger hittil i regnskapsåret. 0 Endret ved forskrift 20 des 2006 nr. 1516 (i kraft 1 jan 2007). Endres 1 jan 2014 ved forskrift 28 juni 2013 nr. 805. For å sjå meir av Bokføringsforskriften gå inn på http://lovdata.no Budsjettering/bokføring utanom opphavelege investeringsbudsjett (vedlegg 9) Innholdet i dette vedlegget er satt inn i punkt 5.15.6.1 Kjøp av utstyr i investeringsrekneskapen finansiert med bruk av driftsmidlar, side 74. Ajouført Mai 2014 Side 88 av 172 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 5.20.10 Posteringsbilag – nytt legat/gåve (vedlegg 10) Her er vist eit døme på utfylling av bilaget. Posteringsbilag finnes på: http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Skjema/Rekneskap. Dette bør nyttast. Kun eigen bankkonto dersom givaren krev det. Skjemaet skal nyttast for ALLE føringar som gjeld fond. POSTERINGSBILAG FOR FOND KONTOGRUPPE I BALANSEN ART I BEV.REKN. ÅR POST.DATO AVSETJ. 2004/12 05.01.2005 BRUK 251-252 Bundne driftsfond 15501 19501*) 253-254 Ubundne kapitalfond 05481 09481 255-255 Bundne kapitalfond 05501 09501 256-258 Disposisjonsfond 15401 19401**) Bilaget må ikkje stiftast til andre bilag. BILAG NR. ETAT/INSTITUSJON Alle endringar på fondskonti i balansen (251-258) skal registrerast i bevilgningsrekneskapen. Det er viktig at rett art blir brukt, sjå tabellen til venstre. *) Bruk av bundne driftsfond i investeringsrekneskapen: Art 09502 **) Bruk av disp.fond i kapitalrekneskapen: Art 09401 KONTONR TEKST Art Ans. Ram. Ten. 17701 20100 05 5101 Pro. 20100 05 5101 25120xxx Bygg 100 000,00 " 100 000,00 " 100 000,00 " 100 000,00 SUM MERKNAD Mottatt kr. 100.000 som gåve frå. Beløpet avsetjast til fond 25120xxx og eigen bankkonto 21020xxx. Rett beløp, konto og art kontrollert: Stad/dato: ........................................................... Ajouført 30.03.2015 12:18:00 KREDIT Gåve frå NN 21020XXX 15501 DEBET Namn: .................................................................... Side 89 av 172 5 Rekneskap 200 000,00 200 000,00 Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 5.20.11 Posteringsbilag – Avsetjing av unytta gåvemidlar (vedlegg 11) Her er vist eit døme på utfylling av bilaget. Posteringsbilag finnes på: http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Skjema/Rekneskap. Dette bør nyttast. Skjemaet skal nyttast for ALLE føringar som gjeld fond. POSTERINGSBILAG FOR FOND KONTOGRUPPE I BALANSEN ART I BEV.REKN. ÅR POST.DATO AVSETJ. 2004/12 05.01.2005 BRUK 251-252 Bundne driftsfond 15501 19501*) 253-254 Ubundne kapitalfond 05481 09481 255-255 Bundne kapitalfond 05501 09501 256-258 Disposisjonsfond 15401 19401**) Bilaget må ikkje stiftast til andre bilag. BILAG NR. ETAT/INSTITUSJON Alle endringar på fondskonti i balansen (251-258) skal registrerast i bevilgningsrekneskapen. Det er viktig at rett art blir brukt, sjå tabellen til venstre. *) Bruk av bundne driftsfond i investeringsrekneskapen: Art 09502 **) Bruk av disp.fond i kapitalrekneskapen: Art 09401 KONTONR TEKST Art Ans. Ram. Ten. 19501 20100 05 5101 25120xxx Pro. DEBET Bygg Bruk av gåvefonf " Buk av gåvefond: Når ein brukar av gåvefondet til innkjøp i samsvar med statuttane for fondet, skal ein føre bruk av fondsmidlane. Det er tilstrekkeleg at eigar av fondet sender oversikt over medgåtte fondsmidlar pr. 31.12 i det året forbruket har skjedd. Rett beløp, konto og art kontrollert: Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Namn: .................................................................... Side 90 av 172 10 000,00 10 000,00 MERKNAD Stad/dato: ........................................................... KREDIT 5 Rekneskap Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 5.20.12 Posteringsbilag – Eksisterande legat/gåve (vedlegg 12) Her er vist eit døme på utfylling av bilaget . Posteringsbilag finnes på: http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomiloenn/Skjema/Rekneskap:. Dette bør nyttast. KONTOGRUPPE I BALANSEN POSTERINGSBILAG Skjemaet skal nyttast for ALLE føringar som gjeld fond. Bilaget må ikkje stiftast til andre bilag. FOR FOND ART I BEV. REKN. ÅR AVSETJ. BRUK 2004/12 05.01.2005 POST.DATO BILAG NR. ETAT/INSTITUSJON 251-252 Bundne driftsfond 15501 19501*) 253-254 Ubundne kapitalfond 05481 09481 255-255 Bundne kapitalfond 05501 09501 Alle endringar på fondskonti i balansen (251-258) skal registrerast i bevilgnings- 256-258 Disposisjonsfond 15401 19401**) rekneskapen. Det er viktig at rett art blir brukt, sjå tabellen til venstre. *) Bruk av bundne driftsfond i investeringsrekneskapen: Art 09502 **) Bruk av disp.fond i kapitalrekneskapen: Art 09401 KONTONR TEKST Art Ans. Ram. Ten. 19002 90000 79 8700 Pro. 21020XXX 15501 90000 79 8800 25120xxx DEBET Bygg Renter 2 000,00 " 2 000,00 " 2 000,00 " 2 000,00 SUM MERKNAD Inntektsføring av renter på gåvekonto. Rentene blir lagt til fondet. Rett beløp, konto og art kontrollert: Stad/dato: ........................................................... Ajouført 30.03.2015 12:18:00 KREDIT Namn: .................................................................... Side 91 av 172 5 Rekneskap 4 000,00 4 000,00 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 6 Rapportering Rammestyring er vedteke som styringsprinsipp i Møre og Romsdal fylkeskommune. Innanfor eit slikt styringssystem er det gjeve stor grad av mynde til tenesteproduserande nivå. I eit slikt system er det viktig at rutinane for rapportering og oppfølging av rapportar fungerer tilfredsstillande. Det har tradisjonelt vore ei einsidig fokusering på budsjett og budsjettramme. Det vil etter kvart leggjast meir vekt på gjennomført aktivitet i samband med rapportering. Den vedtekne budsjettramma føreset ein gitt aktivitet. Bruk av budsjetterte midlar utan at aktivitet er gjennomført i samsvar med planar er sett på som ei overskriding av budsjett. 6.1 Rapportering i fylkeskommunen i dag: Kven som skal rapportere kva til kven når, kan oppsummerast i denne tabellen Mottakar Rapporteringstidspunkt Avsendar Innhald Fylkesrådmannen Rapportering pr mars, april, juni, august og oktober Etatar og avdelingar. Utdanningsavd. rapporterer på grunnlag av rapportar frå skolar. Fylkesrådmannen fastsett innhaldet i rapporten. Utdanningsavd. gjev retningslinjer til ytre etatar. Hovudutvala Rapportering pr april og pr august Etatar med hovudutval. Etatsjef fastset sjølv innhaldet i rapporten. Fylkesutvalet Rapportering pr april og pr august Fylkesrådmannen på Fylkesrådmannen gjev grunnlag av rapportar retningslinjer for frå avdelingar og innhaldet i rapporten. stabseiningar. Fylkestinget Årsrapporten blir lagt fram for fylkestinget i april kvart år Fylkesrådmannen Regulert av kommunelov og budsjett- og rekneskapsforskriftene Ved rapportering til fylkesrådmannen og fylkesutvalet skal etatane sende rapportane til Økonomiseksjonen som koordinerer rapportane før dei går til fylkesrådmannen som ein samla rapport. 6.2 Grunnlaget for rapportering Rapporteringa skjer på grunnlag av budsjett -og rekneskapstal i økonomisystemet på rapporteringstidspunktet I tillegg til rapportering på rekneskaps- og budsjett-tal, er det fokusert på prognosar for året. Til utarbeiding av prognosar kan det nyttast ulike prognoseverkty, men prognostisering handlar mest av alt om å seie noko om framtida på bakgrunn av tidlegare erfaringar og planlagt aktivitet resten av året. Til dette treng ein ikkje avanserte prognoseverkty. Skal prognosearbeidet ha nokon nytteeffekt, må erfaringane ein bygg på vere basert på mest mogleg rett rekneskap. Samtidig må prognosa vere forankra i den planlagte aktiviteten for resten av året. Derfor er det ein føresetnad at også den driftsansvarlege er delaktig i prognosearbeidet. 6.2.1 Viktig ved rapportering Periodiseringa av budsjett- og rekneskapstala skal vere ajour i rekneskapssystemet på tidspunktet for rapportering. I denne samanheng er det viktig å leggje til grunn at Ajouført Mai 2014 Side 92 av 172 6 Rapportering Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 periodiseringsfeila skal vere vesentlege før ein legg arbeid i omperiodisering. Dette gjeld både for rekneskap og budsjett. Periodisering av budsjettet Det er svært viktig at periodiseringa av budsjettet blir halde ajour til ei kvar tid, og ikkje minst i samband med rapportering. Dersom det er periodiseringsfeil i budsjettet ved rapportering, vil dette gje seg utslag i eit avvik mellom rekneskap og budsjett. Alle budsjettendringar og omdisponeringar og periodiseringsendringar må vere på plass på rapporteringstidspunktet. Sjå 2.9 Periodisering side 302.9. Periodisering av rekneskapen Rekneskapsføringa skal vere ajour. Dette betyr at ein må sjå til at fakturaer og andre rekneskapsbilag blir registrerte i rekneskapen på den månaden dei høyrer heime. For dei som har Økonomiseksjonen som rekneskapsførar blir det sendt ut eige skriv med fristar for innsending av rekneskapsbilag i samband med rapportering til fylkesrådmannen og fylkesutvalet. 6.2.2 Rapportering av aktivitet Rapportering av aktivitet vil krevje etablering av meiningsfylte driftsindikatorer. Slike driftsindikatorer vil bli utarbeidd i nært samarbeid mellom Økonomiseksjonen og dei einskilde ansvarsområda. Erfaringane frå, og anbefalingane i samband med KOSTRA-registreringane vil her bli nyttige. 6.2.3 Rapportering av avvik For alle rammeområde skal avvik mellom periodebudsjett og rekneskap kommenterast og grunngjevast kort. Dersom rammeområdet forventar overskriding av årsbudsjettet sitt skal det også førast opp kva for tiltak som er/vil bli sett i verk for å minske overskridinga mest mogleg. 6.2.4 Rapportering av tiltak Til bruk i tiltaksrapporteringa har Økonomiseksjonen utarbeidd ein rapporteringsmal. Denne skal brukast i dei tilfelle avviket mellom årsbudsjett og årsprognose er vesentleg. Tiltaka skal beskrivast så konkret at den venta effekten kan talfestast. Det skal vidare settast opp ein progresjonsplan for effekten av tiltaka. Framdrift i måloppnåing skal rapporterast til etatsjef kvar månad. Ajouført Mai 2014 Side 93 av 172 6 Rapportering Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 6.3 Rapportering til fylkesutdanningssjef Ansvar Leiaren av skolen er ansvarleg for rapportering til etatsjefen. Tidspunkt Ytre etatar rapporterer til etatsjef i samband med rapportering til fylkesrådmann/ fylkesutval. Etatsjefen gjev fristar for rapportering. Innhald All rapportering til fylkesrådmannen frå fagetatane skjer på grunnlag av data frå ytre etatar. Utdanningsavdelinga gjev retningslinjer til skolane om innhaldet i rapportane til etatsjef. Etatsjefen kan, dersom han føler behov for det, be om å få meir omfattande rapportar frå underliggande nivå enn det som blir kravd i dei obligatoriske rapportane. Dette kan til dømes vere aktuelt overfor organisasjonseiningar som har spesielle problem med å halde budsjettrammene eller planlagt aktivitetsnivå. 6.3.1 Vidaregåande skolar Dei vidaregåande skolane skal rapportere til fylkesutdanningssjefen på eige skjema. Desse opplysningane skal hentast frå driftsrapportane som skolane sjølve kan taka ut så snart som periodane er avslutta. Ajouført Mai 2014 Side 94 av 172 6 Rapportering Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 6.4 Rapportering til fylkesrådmannen Ansvar Etatsjef/avdelingssjef er ansvarleg for at etaten rapporterer til fylkesrådmannen. Tidspunkt Det skal vere rapportering til fylkesrådmannen på desse tidspunkta pr april (1. tertial) pr juni pr august (2. tertial) pr oktober Økonomiseksjonen sender kvart år ut eige skriv der fristane knytt til rapporteringa går fram. Innhald Fylkesrådmannen gjev retningslinjer for korleis etatane skal rapportere. Sjå punkt 6.4.1. Rapportering til fylkesrådmannen frå fylkesutdanningssjefen skjer på bakgrunn av rapportar frå dei vidaregåande skolane. Fylkesrådmannen har gitt retningslinjer for korleis etatsjef skal rapportere vidare. All rapportering frå etatsjef til fylkesrådmannen skal gå om Økonomiseksjonen for samordning. Økonomiseksjonen sender kopi av rapporten til fylkesrådmannen og til fylkesrevisjonen 6.4.1 Innhaldet i rapporten til fylkesrådmannen Tertialrapportane til fylkesrådmannen skal ha følgjande obligatoriske innhald: 1. Taldel 2. Kommentarar/vurderingar 3. Evt. tiltak for å rette opp budsjettbalansen 4. Konklusjon/årsprognose 1. Taldel Frå driftsrekneskapen (drifts- og finansieringspostar) skal følgjande rapporterast: Akkumulert hittil i år Drift Avvik 2010 Ansvarsområde Budsjett Reelt avvik Årsbudsjett Prognose Avvik Fylkesrevisjonen - - - - - - - Kontrollutvalet - - - - - - - Resultat/netto forbruk - - - - - - - Tabellen viser 3 avvik: - Rapportavvik, dvs. dei avvik rekneskapsrapportane frå økonomisystemet viser - Reelt avvik, dvs. avvik etter korrigeringar for feil periodisering og manglande posteringar - Prognose for året, dvs. samla reelt avvik for budsjettåret Ideelt sett skal rapportert avvik vere lik reelt avvik. Avviket mellom rapportert avvik og reelt avvik seier noko om kor god periodiseringa har vore. Ajouført Mai 2014 Side 95 av 172 6 Rapportering Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 2. Kommentarar/vurderingar Etatane må kommentere/vurdere: - Reelle avvik - Evt. differanse mellom rapportavvik og reelle avvik - Prognose for årsavvik Kommentarane skal vere korte og bør seie noko om kor sikre eller usikre vurderingane er. 3. Tiltak Dersom det reelle avviket er stort, må etatsjefane gjere greie for tiltak dei vil setje i verk på kort og lengre sikt for å få budsjettet i balanse. Sjå elles punkt 6.2.2. 4. Konklusjon/årsprognose Det må her gjerast greie for korleis etaten reknar med at den vil kome ut i høve til gjeldande økonomiske ramme. 6.5 Rapportering til hovudutval Ansvar Det er etatsjefen som er ansvarleg for rapportering til hovudutval. Tidspunkt Det skal rapporterast til hovudutvala minst to gonger kvart år, årsrapportering ikkje medrekna. Tidspunkt for rapportering til hovudutval: pr april (1. tertial) pr august (2. tertial) Innhald Etatsjefen fastset sjølv kva som skal vere innhaldet i rapporten. Rapporteringa til hovedutvala skal vere meir omfattande enn det som blir rapportert til fylkesrådmannen/fylkesutvalet på same tidspunkt. Kopi til Av rapporten til hovudutvalet skal det sendast kopi til fylkesrevisjonen. 6.6 Rapportering til fylkesutvalet Opplegget for rapportering til fylkesutvalet er det same som for rapportering til fylkesrådmannen. Rapporten blir lagt fram som ei eiga sak til fylkesutvalet. Ansvar Fylkesrådmannen har ansvaret for rapportering til fylkesutvalet. Rapportar frå alle etatar og avdelingar legg grunnlag for fylkesrådmannen si rapportering til fylkesutvalet. Tidspunkt Det skal rapporterast til fylkesutvalet på desse tidspunkta: pr april (1. tertial) pr august (2. tertial) Ajouført Mai 2014 Side 96 av 172 6 Rapportering Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 6.7 Årsrapport til fylkestinget Ansvar Fylkesrådmannen skal legge fram årsrekneskapen for fylkestinget på april-tinget kvart år. Tidspunkt Årsrekneskapen blir lagt fram på april-tinget kvart år. Økonomiseksjonen sender kvart år i oktober/november ut eige skriv med orientering om dei fristar som gjeld. Det er gjeve fristar for - gjennomgang av uteståande fordringar - bilag til kapitalrekneskapen - fristar for fakturabilag - anslagsposteringar - osb. 6.8 Rapportering utanom faste rapporteringstidspunkt Det må strekast under at så snart nokon blir kjent med budsjettoverskridingar av ramma av noko omfang, skal det rapporterast til næraste overordna nivå, uavhengig av dei faste intervalla for rapportering. Ajouført Mai 2014 Side 97 av 172 6 Rapportering Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 7 Løn 7.1 Generelt Kostnaden til løn og sosiale utgifter utgjer meir enn halvparten av fylkeskommunen sine samla driftskostnader. Desse utgiftene fordeler seg på fast regulativløn, ekstra godtgjersle for uhøveleg og forlenga arbeidstid, løn til vikarar og ekstrahjelp, overtidsgodtgjersle, feriepengar, medlemspremie til pensjonsordninga og arbeidsgjevaravgift til folketrygda. Lønskostnadene er ein stor del av fylkeskommunen sine driftskostnader, og det er derfor svært viktig at det blir innarbeidd gode rutinar når det gjeld tilvising og utbetaling av løn. 7.1.1 Lønseiningar Økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen betaler ut løn til tilsette i undervisningssektoren, tannhelsetenesta, sentraladministrasjonen og fylkeskommunepolitikarane. Spørsmål som gjeld utbetaling av løn kan rettast til lønsgruppa ved økonomiseksjonen. 7.1.2 Dato for lønsutbetaling Det er lønsutbetaling til undervisningspersonell og tilsette i sentraladministrasjonen den 12. kvar månad. Dersom utbetalingsdato fell på laurdag, søndag eller annan helgedag skjer utbetaling siste kvardagen før. 7.1.3 Fristar for innlevering av lønsmeldingar/registreringsskjema for løn Frist for innlevering av lønsmeldingar er 20. i månaden før avlønning. 7.2 Lønssystemet Fylkeskommunen nyttar lønssystemet Enterprise HRM levert av Visma Unique. 7.3 Attestasjon og tilvising av løn 7.3.1 Attestering Næraste overordna skal attestere lønsbilaget før det blir sendt til tilvising. Den som attesterer har plikt til å kontrollere at føresetnadene for utbetaling av løna er rette, mellom anna at arbeidet er utført til dei tidspunkt som står på bilaget. 7.3.2 Tilvising av løn Etter at formell tilsetjing er gjort og arbeidstakaren har teke til i stillinga skal den som har tilvisingsrett tilvise løna til arbeidstakaren. Det er ståande tilvising på fast løn. Med underskrifta si godtgjer den som tilviser at opplysningane på lønsskjemaet er rette. Det ligg med andre ord eit svært viktig ansvar i tilvisingsretten. All variabel løn (t.d. reiserekningar og overtid) skal vere tilvist før utbetaling. Ansvar som ligg til den som har tilvisingsrett for løn: Rett stillingskode, ansiennitet og stillingsbrøk Den som har tilvisingsretten har ansvar for at stillinga blir plassert i rett stillingskode, at ansiennitetsdatoen er rett utrekna, og at løna si prosentvise storleik/stillingsbrøk er i samsvar med inngått arbeidsavtale. Når det gjeld undervisningssektoren er det ei arbeidsdeling mellom skolane og utdanningsavdelinga når det gjeld tilsetjing og fastsetjing av ansiennitet. Når det gjeld vikarar og timelønte må løn vere i samsvar med arbeidsavtale som er inngått med den enkelte. Ved tilvising av timeløn, variable tillegg, overtid og andre sporadiske lønsutbetalingar må den som tilviser forvisse seg om at timelistene er ført i samsvar med føresegnene i løns- og arbeidsavtalane. Rett utfylling av lønsmeldingar Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 98 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 Feil opplysningar kan resultere i feilutbetalingar. Dersom slike feil fører til at det blir utbetalt for mykje løn til ein arbeidstakar, er det den som har tilvisingsmynde som har ansvaret for å gjere avtale med vedkomande om attendebetaling eller inntrekking av beløpet. For feil skjedd i lønsavdelingane ligg ansvaret for å rette opp feilen her. (Sjå pkt. 7.12.3) Lønstilvisingar som manglar opplysningar som er avgjerande for løna, blir sendte attende til den med tilvisingsmynde for retting. Dette kan resultere i at lønsutbetalinga til denne personen blir seinka med ein månad. Det er viktig å merke seg at ei ståande lønstilvising er eit dokument som legg grunnlaget for ei løpande utbetaling framover, og at feil i opplysningane kan føre til store feilutbetalingar over tid. Kjennskap til regelverk som påverkar lønsutbetalinga Den som tilviser løn til utbetaling må kjenne til lønsavtalar og anna regelverk som påverkar lønsutbetalinga. (Sjå pkt. 7.20) 7.3.3 Tilvising av fastløn Det er ståande fastløns-tilvising for tilsette ved skolane, tannhelsetenesta og sentraladministrasjonen. Det skal sendast melding til lønskontoret: (For skjema: http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Skjema 1. Ved start i teneste 2. Ved lønsendring 3. Ved slutt i teneste 4. Lengre permisjonar (over 1 månad) utan løn 5. Kortare permisjonar (mindre enn 1 månad) utan løn Registreringsskjema og sluttmelding skal vere i 3 eksemplar, originalskjema til økonomiseksjonen, kopi til arbeidstakaren og til personalmappa på skolen. Skjema som skal nyttast ved tilvising av løn - Registrering av fast tilsett arbeidstakar, vikar med månadsløn, endring i stilling - Melding om slutt i tenesta - Melding om permisjon utan løn - mindre enn 1 mnd 7.3.3.1 Registrering av fast tilsett arbeidstakar, vikar og endring i stilling Det er utarbeidd registreringsskjema http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomiloenn/Skjema 1. Nytilsetting av arbeidstakar med fast tilsetting 2. Ved tilsetting av vikar med månadsløn 3. Ved gjeninntak av arbeidstakar etter permisjon u/løn (over 1 mnd.) 4. Ved endring i stilling Melding til Trygdeetaten sitt arbeidstakarregister blir sendt frå lønnsgruppa, sjå pkt. 7.4. Det er særs viktig at alle opplysningane er gitt på skjemaet ved nytilsetjingar. Mange av opplysningane har ikkje mykje å seie for sjølve lønsutbetalinga, men blir nytta i andre samanhengar, m.a. til PAI-registeret og arbeidstakarregisteret. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 99 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 Rettleiing for utfylling av skjemaet ved nytilsetting/gjeninntak Lønsnr: Lønnsnummer består av fødselsdato + eit løpenummer. Ved nytilsetting førast fødselsdato her. Namn: Fullstendig namn - etternamn først Adresse: Gateadresse - postnr. - poststad Fødselsnr.: Fullstendig fødselsnummer - 11 siffer Bankkontonr.: Fullstendig bankkontonummer. Dersom arbeidstakar ikkje har gjeve opp dette må det etterlysast Avdeling/ institusjon Namnet på avdelinga eller skolen Kto.nr. ansvar: 4 første siffer i kto. nummer. - t.d. 1300 Stilling: Nemninga på stillinga, t.d. sekretær, konsulent Tilsetjingsdato: Vanlegvis første arbeidsdag E-post adresse Gi opp e-post adressa som m.a brukast til lønnsslippar Siste arbeidsgjevar: Dersom denne er kjend + sluttdato Stillingskode: 4 siffer - må gjevast opp Kapittel: Gje opp om den tilsette er tilsett i kap. 3, 4 eller 5 Still brøk/prosent: Bruk stillingsprosent - t.d. 1/2 stilling = 50%, 3/4 stilling = 75% Lønsansiennitet: Til dømes ansiennitet frå 1/7-81 = 0781 Årslønn: Rett årslønn etter stillingskode og ansiennitet der dette er aktuelt. Årslønna oppgis for 100% stilling. Utdanningskode: Oversikt over utdanningskodar i bruk finn ein i rundskrivet frå KS gjeldande PAIregisteret. Må fyllast ut for nytilsette. Enhet Enhetskode må fyllast inn Månadsløn Art – Ansvar- Ramme- Teneste Månadsløn beløp Fast brutto beløp pr. månad Telefongodtgj: Fast godtgjersle pr. månad Ekstra skattetrekk: Fast ekstratrekk pr. månad. Dette blir trekt kvar månad til beskjed om endring eller annulering kjem Husleigetrekk: Fast trekk pr. månad for dei dette gjeld Klesgodtgjersle Fast godtgjersle pr. månad Merknader: Opplysningar som det ikkje er plass til andre stader på skjemaet Dato/underskrift: Dato og underskrift av den på avdelinga som er gjeve mynde til det Rettleiing for utfylling av skjemaet ved endring Lønsnummer og namn skal alltid fyllast ut. Fyll ut alle opplysningane som gjeld frå endringsdato. 1. Melding/skjema må sendast ved alle endringar i løn- og/eller tenestedata. Dette gjeld likevel ikkje endringar på lønstabellen i høve lønsoppgjer. 2. Lønsnr. og namn må fyllast ut. 3. Endringsdato må fyllast ut. Dette er svært viktig. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 100 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke 4. Økonomihandboka del 2 Fyll ut opplysningar om endringar, t.d. endra stillingsprosent og beløp. Fyll i alle opplysningane som skal gjelde frå endringsdatoen. 7.3.3.2 Skattekort Rutine vedkomande skattekort Skatteopplysningar blir henta maskinelt frå skatteetaten. Oppdatering før kvar lønnskjøring. 7.3.3.3 Melding om slutt i tenesta Melding om slutt i tenesta må sendast når ein arbeidstakar skal slutte ved avdelinga eller skal ut i permisjon utan løn, og permisjonen vil vare meir enn ein månad. Melding om slutt i tenesta må sendast når ein tilsett skal gå av med alders- eller uførepensjon. Det same gjeld avtalefesta pensjon. Gi melding til lønnsgruppa seinest 3 månader før de ansatte skal gå av med pensjon. Rettleiing for utfylling av skjemaet for melding om slutt i tenesta Lønsnummer: Fyll ut rett lønsnummer Namn: Fyll ut rett namn Fødselsnr: Fullstendig fødselsnummer - 11 siffer Avdeling: Namn på avdelinga eller skolen Stilling: Stillingsnemning, t.d. sekretær, konsulent Sluttdato: Dato for siste dag med lønn Årsak til stopp i løn: Til dømes eigen oppseiing Permisjon utan løn: Frå og med dato - til og med dato Kva slags permisjon: T.d. ny stilling, utdanningspermisjon, omsorgspermisjon m.m. Tilsett i ny stilling: Namn på ny arbeidsgjevar Gått av med alders/uføre pensjon: Skriv kva type pensjon - uføre-/alders-/avtalefesta pensjon Død: Oppgje dødsdato. Lønn blir utbetalt til og med dato for død. Lønnsgruppa sender melding til KLP (gruppeliv/etterlattepensjon) og SPK (etterlattepensjon). Ferie: Gje opp tal på dagar ikkje avvikla ferie som vedkomande er trekt for, og tal på dagar avvikla ferie som vedkomande ikkje er trekt for. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 101 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 1.3.3.4 Tenestestadskodar Kode 1010 Folkevalde 1120 Fylkesrevisjonen 1200 Fylkesrådmannen, Bygg- og vedlikehold 1240 Personalseksjonen 1300 1800 1900 Økonomiseksjonen Fellestenesta Regional- og næringsavdelinga 2000 2500 2800 Utdanningsavdelinga (inkl. fagopplæring) Vidaregåande skolar Gjermundnes vgs 3720 Tannhelsetenesta 5100 Kulturavdelinga 5500 Fylkesbiblioteket 8500 Samferdselsavdelinga 7.3.4 Tilvising av variabel løn Løn skal tilvisast på hovudpost 0 Løn skal tilvisast på underpost som i artskontoplanen står oppført som løn, hovudpost 0. Det er unntak frå denne regelen når det gjeld mellom anna skattepliktig diett og vedlikehald. All løn skal førast over driftsbudsjettet. Det må aldri tilvisast på underpostar som ikkje er lønspost. Dersom noko skal dekkjast over andre konti, må dette gjerast i form av ei budsjettkorrigering. Dersom løn og andre utgifter skal dekkjast av midlar som står på ein balansekonto, må desse midlane førast over i driftsrekneskapen. Dersom ein ønskjer at desse utgiftene skal skiljast ut må det tildelast eit prosjektnummer som skal nyttast ved tilvising av utgiftene. Tildeling av prosjektnummer skjer i samråd med økonomiseksjonen. Det er då viktig at midlar tilsvarande lønsutgifter, inkl. feriepengar og arbeidsgjevaravgift, blir førte over frå balansekonto til inntektspost i prosjektet. 7.3.4.1 Undervisningssektoren Skolane legg inn variabel lønn i IST/EXTENS. Dette blir overført som ei fil inn i lønnssystemet kvar søndag ettermiddag. Det blir sendt ut melding frå lønnsgruppa om siste overføring før kvar lønn. Skolane må gi melding til lønnsgruppa når det er lagt inn variabel lønn på ein ny person. Lønnsgruppa må då få opplysningar om fødselsnummer, navn, adresse, stillingskode årslønn og bankkonto. 7.4 Melding til Trygdeetaten sitt arbeidstakarregister 7.4.1 Kva er arbeidstakarregisteret? Trygdeetaten sitt arbeidstakarregister inneheld opplysningar som legg grunnlaget for sjukepengeordninga. Eit av folketrygda og sjukepengeordninga sine formål er å sikre arbeidstakarar økonomisk ved tap av arbeidsinntekt som skuldast sjukdom. 7.4.2 Kven skal registrerast i arbeidstakarregisteret Arbeidsgjevar skal gje melding om arbeidsforhold som vil vare i meir enn seks dagar, og som vil innebere ei gjennomsnittleg arbeidstid på meir enn tre timar pr. veke. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 102 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 Ein arbeidsgjevar skal sende melding når arbeidsforholdet opphøyrer. Dersom arbeidsintensiteten i eit samanhengande tidsrom på minst to veker er lågare enn tre timar pr. veke, er arbeidsforholdet å sjå på som avslutta. Arbeidstakarar som har permisjon over 14 dagar, med eller utan løn (t.d. fødselspermisjon), skal også meldast ut av registeret. Dette gjeld ikkje arbeidstakarar i streik. Personar som går over på attføring/uførepensjon skal ikkje meldast ut av arbeidstakarregisteret. 7.4.3 Melding til arbeidstakarregisteret Ved inntak i eller slutt i teneste for arbeidstakarar, skal arbeidsgjevaren sende melding til NAV – AA registeret. Dette skjer maskinelt frå lønnssystemet etter kvar lønnskjøring. Dersom fylkeskommunen ikkje sender inn- og utmelding slik som den har plikt til, kan fylkeskommunen ileggast ei tvangsmulkt. Før slik tvangsmulkt blir gjeve, skal arbeidsgjevaren ha motteke skriftleg varsel frå trygdekontoret. 7.5 PAI-registeret - Personal Administrativt Informasjonssystem 7.5.1 Kva er PAI-registeret? PAI-registeret er eit løns- og personalregister som m.a. legg grunnlaget for rammene ved dei sentrale og lokale forhandlingane. Statistisk sentralbyrå hentar data til lønsstatistikkane sine frå dette registeret. Det er svært viktig at alle felta i registeret blir rett utfylt. Til hjelp i dette arbeidet gir Kommunenes sentralforbund årleg ut B-rundskriv nr. 200: Rettledning og kodeoversikt for kontroll-/ ajourholdslister/nye oppgaver til PAI-registeret 7.5.2 Fristar Opplysningane i PAI-registeret skal hentast ut av løns-registeret 1. oktober kvart år. (I enkelte høve har teljingstidspunktet vore noko seinare som ein følgje av omfattande lønsoppgjer.) Lønsgruppa ved økonomiseksjonen tek listene ut frå lønssystemet for å kontrollere at opplysningane som ligg inne er rette. Når dette er gjort, og eventuelle feil er retta opp, sender lønsgruppa data vidare til PAI-registeret. 7.5.3 Kven og kva skal meldast inn Sjå B-rundskriv nr. 200 som gir utfyllande opplysningar om kva som skal registrerast i PAI registeret. 7.5.4 Spørsmål? Spørsmål når det gjeld ajourhald av PAI-registeret kan rettast til Kommunenes sentralforbund. 7.6 Sjukeløn 7.6.1 Generelt Reglane om sjukeløn finn ein i Folketrygdlova av 01. mai 1997og i HTA, kap I, § 8. pkt 8.1 – 8.2.4. § 8 inneheld reglane for stønad under sjukdom og reglar for stønad ved fødsel. Arbeidstakarar i fast forpliktande arbeidsforhold med ei arbeidstid pr. veke som er fastsett på førehand får sjukeløn frå første fråværsdag. Alminnelege vilkår for sjukeløn finn ein i folketrygdlova §§ 8-2 til 8-14. Reglane om pliktene til arbeidsgjevar i samband med sjukeløn til tilsette finn ein i ftl. §§ 8-15 til 8-33. Skjema til bruk ved sjukeløn - Eigenmelding ved sjukefråvær Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 103 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 - blankett 08-07.04 Del D - Krav om sjukepengar - blankett 08-30.01 NAV sitt skjema om inntekts- og skatteopplysningar blir fylt ut og sendt inn av lønnsgruppa. 7.6.2 Eigenmelding ved sjukefråvær Ved permisjon på grunn av eigen sjukdom, sjukt barn, eller når den som har dagleg tilsyn med barnet er sjukt skal skjemaet "Eigenmelding ved sjukefråvær" nyttast. Eigenmelding ved sjukefråvær (vedlegg 6). Reglane om eigenmelding og retten til å nytte eigenmelding finn du i folketrygdlova §§ 8-23 til 827. Verksemder som har gått inn på avtale om ”Inkluderande arbeidsliv” med NAV, følgjer reglane og tiltaka for eigenmelding i tråd med avtalen. 7.6.2.1 Rutine ved permisjon på grunn av eigen sjukdom i ei IA-verksemd. 1. Munnleg melding om fråvær på grunn av sjukdom skal gjevast snarast mogleg, og før arbeidstida er slutt første fråværsdag. Retten til løn under sjukdom gjeld som hovudregel frå den dagen slik melding blir gitt. 2. Skriftleg eigenmelding skal fyllast ut snarast mogleg. På skjemaet skal arbeidstakaren sitt namn, avdeling/institusjon, fødselsdato og år påførast. Ver nøye med å føre på rett lønsnummer. 3. Ved sjukefråvær ut over åtte kalenderdagar, skal legeattest ligge føre frå og med 9. kalenderdag. Det er høve til å nytte 24 eigenmeldingsdagar over ei tid på 12 månader. 4. Dersom den sjukmeldte har fleire arbeidsforhold, skal sjukmelding liggje føre for kvart arbeidsforhold vedkomande er sjukmeldt i. 5. Manglande eigenmelding, sjukmelding frå lege eller sjukepengeattest kan føre til trekk i løn. 6. Økonomiseksjonen skal ha kopi av alle eigenmeldingar som blir etterfølgde av ei sjukmelding. Dette fordi desse eigenmeldingane blir rekna med i arbeidgjevarperioden. Andre eigenmeldingar skal det ikkje sendast kopi av. Arbeidstakar er sjuk delar av dag Det er ikkje høve til å bruke halve eigenmeldingsdagar ved eigen sjukdom. (Jfr. kjenning i ankenemda for sykepengesaker nr. 17/85). Dette vil i praksis seie at det skal reknast ein heil eigenmeldingsdag dersom arbeidstakaren går heim frå arbeid grunna sjukdom. 7.6.2.2 Barns sjukdom Hovudtariffavtalen regulerer retten til permisjon og sjukepengar ved barns sjukdom, jfr. også Arbeidsmiljølova § 33 A og kapittel 9 i Folketrygdlova. Reglane om rett til fri ved sjukdom hos barn og barnepassar går fram av Arbeidsmiljølova kap. VIII. Rettleiinga som er gitt i punkt 6.7.2.1 når det gjeld eigen sjukdom, pkt. 1-4, gjeld tilsvarande når barn er sjuke. Sjå folketrygdlova § 9-8 om eigenmelding ved barns sjukdom. Barnet eller barnepassar er sjuk delar av dag I B-rundskriv nr. 21/95 frå KS heiter det at "dagbegrepet ved barns og barnepassers sykdom er identisk med begrepet for egen sykdom - kalenderdag". Når barnet er sjukt delar av dag er det derfor slik at den av foreldra som hentar barnet nyttar heil dag av kvoten på 10/15 dagar. Det er såleis ikkje høve til å bruke halve eigenmeldingsdagar ved barns sjukdom. 7.6.3 Sjukmeldt i ferien eller ferieavvikling under sjukdom Arbeidstakarar som blir sjuke før ferien har tatt til, kan krevje utsett ferie dersom dei kan vise sjukmelding frå lege, jfr ferielova § 9 nr. 1. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 104 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 Arbeidstakarar som blir sjuke etter at ferien har teke til, kan krevje utsett ferie dersom arbeidsuførleiken har vart i minst 5 virkedagar i ferien. Undervisningspersonalet får erstatta ferie ved sjukdom frå første virkedag. Sjukefråveret skal være dokumentert av lege. (Jfr. Hovedtariffavtalen §7) Rutine ved avvikling av ferie under sjukdom 1. Arbeidstakarar som avviklar ferie under sjukdom skal melde frå om dette til arbeidsgjevaren på sjuke-pengeattest Del D. For denne perioden blir refusjon av sjukepengar frå trygdekontoret stoppa. Den sjukmeldte får løn som vanleg, men sjukepengeperioden blir tilsvarande forlenga. Dette gjeld for undervisningspersonell: 2. Trygdekontora stoppar refusjonen for sjukmeldte lærarar den dagen ferien tek til. Dei refunderer att frå den dagen skolen byrjar. Sjukepengeperioden blir tilsvarande utvida. Lærarane sin ferie er definert til å vere 4 vekar og ein dag i juli. Berre lærarar som er 100% sjukmeldt i denne perioden har rett på utsett ferie i inntil 4 veker og ein dag. 7.6.4 Refusjon av sjukeløn Fylkeskommunen betaler ut løn til arbeidstakar i fast forpliktande arbeidsforhold heile den tida han/ho har rett til sjukeløn. Arbeidsgjevarperioden er på 16 dagar. Ut over dette har han/ho rett til sjukeløn frå trygda i inntil 50 veker. Fylkeskommunnen søkjer refusjon frå trygdekontoret. Vi viser elles til reglane i folketrygdlova kap. 8, samt hovudtariffavtalen § 8 om Løn under sjukdom, svangerskap, fødsel og adopsjon. 7.6.4.1 Utrekning av sjukepengar Sjukepengegrunnlaget blir fastsett etter reglar gitt i Folketrygdlova § 8-10. 7.6.4.2 Refusjon av sjukepengar Arbeidsgjevarperioden strekkjer seg over 16 kalenderdagar rekna frå første heile arbeidsdag. For sjukefråvær ut over 16 dagar refunderer NAV løn inntil 6 gonger grunnbeløpet i folketrygda. Inntekter under ½ G pr. år gir ikkje rett til sjukepengar frå NAV. NAV refunderer inntil 6 G, men hovudtariffavtalen § 8.22.1 sikrar likevel at den tilsette i fylkeskommunen får full lønskompensasjon i til sammen 50 veker under sjukefråvær. Fylkeskommunen vil då betale ut sjukepengar tilsvarande arbeidstakaren si ordinære løn, sjølv om dette overstig refusjonsbeløpet frå folketrygda. Det er ein føresetnad for å betale løn under sjukdom, at arbeidstakaren har rett til sjukepengar frå folketrygda. Refusjonsbeløpet frå folketrygda skal innbetalast til fylkeskommunen. Unntak frå arbeidsgjevaransvaret Det kan gjerast unntak frå arbeidsgjevaransvaret ved langvarig og kronisk sjukdom. (folketrygdlova § 8-20). Arbeidstakaren eller arbeidsgjevaren kan søkje om at trygda dekkjer utgifter til sjukeløn i arbeidsgjevarperioden. Søknadsskjema finnes på NAV sine sider. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 105 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 Rutine ved refusjon av sjukeløn 1. Ved sjukmelding leverer arbeidstakaren desse blankettane til skolen/avdelinga/institusjonen der vedkomande arbeider: 1. NAV 08-07.04 Del C - Sjukmeldingsattest 2. NAV 08-07.04 Del D - Krav om sjukepengar 2. På blankett NAV 08-07.04 del D - Krav om sjukepengar- må skolen/avdelinga/institusjonen sjå til at pkt. 7 Krav om sjukepengar - erklæring mv. er rett fylt ut. Arbeidstakaren skal skrive under med namn og dato. 3. Dette punktet gjeld for skolar og sentraladministrasjonen -Det skal takast kopi av blankett 08-07.04 del D - Krav om sjukepengar Denne skal skolen/avdelinga ta vare på. 4. Blanketten 08-07.04 del D skal sendast/leverast til lønnsgruppa. 5. Dersom del D av sjukemeldinga ikkje er rett utfylt blir den sendt i retur til den sjukmelde. 6. Det er viktig at skolen/avdelinga/institusjonen sender frå seg del D av sjukemeldinga straks denne er motteke frå arbeidstakaren. 7. Krav om refusjon skal fremjast ved at lønsavdelingane sender NAV-blankett 08.30.01 Inntekts og skatteopplysningar til NAV. Refusjonskrav til NAV må fremjast innan 3 månader. Krav som er sett fram seinare enn dette blir avvist som forelda. Krav som blir forelda grunna for sein innsending frå skolen/avdelinga inneber eit tap av refusjonsinntekter for skolen/institusjonen. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 106 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke 7.6.5 Økonomihandboka del 2 Rehabilitering etter eit års sjukmelding Spørsmål vedrørande rehabilitering og attføring kan rettast til personalseksjonen i fylkeskommunen. 7.6.5.1 Rutine ved uførepensjon/attføringspensjon 1. Arbeidstakar skal følgjast opp av næraste leiar gjennom heile sjukeperioden i henhold til NAV sine reglar om oppfølging av sjukemeldte. Før arbeidstakar har vore sjukmeld i eitt år bør avdelinga/institusjonen/skolen finne ut om arbeidstakaren kan komme attende til arbeidet eller må søkje attføringspensjon / uførepensjon frå KLP (SPK for undervisningspersonale). 2. Omlag 3 månader før arbeidstakaren har vore sjukmeld i eitt år tek personalansvarleg kontakt med sjukmeld arbeidstakar og gjev melding om sluttdato for sjukepengar. Når det gjeld tilsette ved sentraladministrasjonen og skolane tek økonomiseksjonen hand om det praktiske arbeidet. 3. Søknad om attføringspensjon / uførepensjon til KLP/SPK blir sendt inn av lønnsgruppa. Søknad om rehabilitering/uførepensjon til folketrygda skal den sjukmelde i samråd med legen sin sende til NAV i heimkommunen. KLP/SPK betalar pensjon frå max. dato. 4. Ved maks- dato for utbetaling av sjukeløn blir utbetalingane til arbeidstakaren stoppa. I heftet "Saksbehandlingsreglar ved oppseiing og avskil for Møre og Romsdal fylkeskommune" er det gjeve retningslinjer for oppseiing på grunn av langvarig sjukdom/uførleik. Du kan få dette heftet ved å kontakte rådmannskontoret i sentraladministrasjonen. 7.7 Foreldrepengar 7.7.1 Kven har rett på foreldrepengar og kor lenge? Rett til fri ved svangerskap, fødsel og adopsjon er regulert av Hovudtariffavtalen kapittel 1 § 8, jfr også Arbeidsmiljølova kap. VIII, §§ 31, 31A og 32. Retten til eventuell betaling under permisjonen er regulert av Folketrygdlova kap. 14. Eit vilkår for rett til foreldrepengar er at både mor og far har vore i arbeid minst 6 av dei siste 10 månadene før uttak av foreldrepengar startar. (ftrl. § 14-6 første ledd). Tidsrom der det er motteke sjukepengar, arbeidsløysetrygd, fødselspengar, omsorgspengar, lønna utdanningspermisjon, ventelønn etter tenestemannslova, vartepengar etter lov om Statens Pensjonskasse, etterlønn frå arbeidsgjevar og avtening av militær- eller sivilteneste blir rekna med. 7.7.2 Utrekning av foreldrepengar Foreldrepengar blir rekna ut etter kvar enkelt si inntekt etter same reglar som for sjukepengar. Fylkeskommunalt tilsette får full løn frå arbeidsgjevaren på vanleg måte i perioden med fødselspermisjon. Foreldra velgjer grad av dekning for heile perioden (80 eller 100%) – uttaksgraden gjeld for begge foreldra. Fylkeskommunen får refundert beløp opp til 6G frå NAV. Blankettar som skal nyttast ved krav om fødselspengar og adopsjonspengar: NAV-blankett - Den som krev fødselspengar innhentar denne blanketten frå NAV, fyller ut, underteiknar og returnerer den til trygdekontoret. NAV-blankett 08-30.01- Arbeidsgjevar gjev opp mellom anna løns- og skatteopplysningar på denne blanketten, og sender denne til NAV. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 107 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 Rutine ved uttak av fødselspermisjon 1. Den som søkjer fødselspermisjon innhentar RTV- blankett 3A.01 frå NAV. Arbeidstakaren fyller ut blanketten og returnerer denne til NAV i heimkommunen. 2. Arbeidsgjevaren skal ha melding om at arbeidstakaren skal ut i fødselspermisjon. Den tilsette skal fylle ut "Skjema for søknad om foreldrepermisjon" Skjema ligg på intranettet. http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Skjema/Loenn Dette skal sendast til lønnsgruppa. Det er viktig at dette blir gjort i god tid slik at ikkje utbetalingane frå NAV blir seinka. 3. Arbeidsgjevaren fyller ut NAV 08-30.01 "Inntekts- og skatteopplysningar" og sender denne til trygdekontoret. 7.7.3 Fedrekvoten Ein del av stønadsperioden er reservert for far (folketrygdlova § 14-9). Det er ein føresetnad at mor har opptent retten til fødselspengar i minst halv stilling. Det er likeeins eit krav at far har opptent rett til fødselspengar. Far må ha vært yrkesaktiv med pensjonsgjevande inntekt i minst 6 av dei 10 siste månadene før stønadsperioden starter. Rutine ved søknad om fedrekvote 1. Den som skal ta ut fedrekvote må gje arbeidsgjevar melding om dette. "Skjema for søknad om fedrekvoten". Skjema ligg på intranettet. http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Skjema/Loenn 2. Arbeidsgjevaren fyller ut NAV 08-30.04 "Inntekts- og skatteopplysningar" og sender denne til NAV. 3. Dersom faren skal ha fedrekvote med 80% skal arbeidsgjevar tilvise 20% trekk i løn. 7.8 Feriepengar Reglar for utrekning av feriefritid og utbetaling av feriepengar finn ein i Lov om ferie av 29. april 1988 nr. 21 og i Hovudtariff-avtalen kap. 1 §7. Sjå også Kommunenes personalhandbok. Det skal gjevast melding til lønnsgruppa på eige skjema, sjå 7.21.1 om avvikling av ferie der løn/stillingsprosent er endra i høve til trekk for ferie i juniløna. 7.8.1 Utbetaling av feriepengar Fylkeskommunen avreknar feriepengane i juni månad. Det blir då gjort eit lønstrekk tilsvarande 30/26-dels månadsløn. Lønstrekket blir samtidig kompensert med opptente feriepengar. Jfr. tariffavtale og ferielova § 11 nr. 1. Feriepengar for ekstraveka for dei over 60 blir og utbetalt i juni, og det blir på same tid trekt løn for tilsvarande periode. Tilsette i fylkeskommunen får feriepengane utbetalt i juni månad. Tidspunktet for utbetaling av feriepengar er altså ikkje avhengig av tidspunktet for ferieavvikling. Unntak: Det er likevel viktig å vere merksam på reglane i ferielova § 11, samt Hovedtariffavtalen kap. 1 § 7 pkt. 7.2. Av ferielova går det fram at: - Den tilsette kan krevje å få feriepengar utbetalt minst ei veke før ferie tek til. - Dersom ferien skal avviklast før juni kan arbeidstakaren krevje ei netto utbetaling for ferietida som svarar til løn utan skattetrekk for eit tidsrom som svarer til lengda på ferien. Avslutning av arbeidsforhold - Alle opptente feriepengar blir utbetalt snarast mogleg etter siste arbeidsdag, jfr. ferielova § 11 (3). Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 108 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 Arbeidskamp - Dersom arbeidstakar sluttar etter lovleg arbeidskamp (streik, lockout) inneber ikkje dette plikt til straks å utbetale feriepengar. Feriepengar blir utbetalt etter dei vanlege reglane for utbetaling av feriepengar til tilsette. Dødsfall - Dør arbeidstakaren skal alle opptente feriepengar utbetalast til boet saman med det avsluttande lønsoppgjeret. 7.8.1.1 Spesielt om feriepengar til undervisningspersonale Til undervisningspersonale skal det betalast ut full løn i ferietida første yrkesår. Det same gjeld etter nokre typar permisjonar utan eller med delvis løn. Sjå meir om dette i HTA § 7.3 7.8.2 Utbetaling av feriepengar til nytilsette Hovudregelen er at alle arbeidstakarar i løna arbeid skal ha 30 virkedagar feriefritid kvart ferieår. Arbeidstakarar over 60 år skal ha 6 virkedagar ekstraferie, jfr. ferielova. Unntak frå denne regelen kan berre gjerast i dei tilfelle arbeidstakaren ikkje har tent opp rett til feriepengar som dekkjer lønstrekket i feriefritidsperioden. For å sikre at den fylkeskommunale verksemda held seg innanfor ferielova sine reglar når det gjeld feriefritid og feriepengar vart det i sak SAM-17/96 A gjort vedtak om at før det blir godkjent at feriefritid ikkje skal avviklast, må arbeidstakaren leggje fram dokumentasjon frå tidlegare arbeidsgjevar og evt. likningsattest for oppteningsåret. Sjå også pkt. 7.8.1.1 Spesielt om feriepengar til undervisningspersonale. 7.9 Trekk i løn 7.9.1 Når kan det setjast i verk trekk i løn? Arbeidsmiljølova § 55 nr. 3 bokstavane a-e fastset når det kan utførast trekk i løn. 7.9.2 Trekk i løn ved korte permisjonar og utbetaling av løn for del av heil månad Ved kortvarige permisjonar utan løn (kortare enn 1 mnd.) skal det trekkast dagløn etter netto årsløn dividert med 260 for arbeidstakarar med 5 dagars arbeidsveke og netto årsløn dividert med 312 for arbeidstakarar med 6 dagars arbeidsveke. Trekk i løn for pedagogisk personale Reglar for trekk i løn for pedagogisk personale vart gjeve i SFS 2213. Lønnstrekk for fråver blir gjort etter vanlege reglar ut frå stillingsstorleik og antall dagar fråveret gjeld for. For kortare fråver trekkast ordinær timelønn innafor den tid som ligg i arbeidsplana til den enkelte. 7.10 Forskot på løn Som hovedregel kan det ikkje betalast ut forskot på lønn. Det kan utbetalast forskot på variabel løn. Rutine ved utbetaling av forskot 1. Skjema for forskot på løn må attesterast og tilvisast. 2. Tilvisinga skal sendast til lønnsgruppa. 3. Forskot blir trekt ved første utbetaling av lønn. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 109 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 7.11 Arbeidstid og overtid 7.11.1 Fleksibel arbeidstid i sentraladministrasjonen Retningslinjer for fleksibel arbeidstid ved sentraladministrasjonen vart vedtekne av samarbeidsutvalet for sentraladministrasjonen 26. mai 1993, endra 15. sept. 1997. Sjå 7.21.2 Fleksibel arbeidstid (vedlegg 11). 7.11.2 Kva reknast som overtid? Reglane om overtid finn ein i arbeidsmiljølova §§ 49 og 50 og 52 og i HTA kap 1 § 6. Når det gjeld undervisningspersonale, finn ein også reglar i Hovudtariffavtalen sine fellesreglar § 13. Merk at omgrepet overtid i hovudtariffavtalen og omgrepet overtid i arbeidsmiljølova ikkje er samanfallande. Omgrepa tek utgangspunkt i ulike veketimeverk og i noko grad i forskjellige lengder av den daglege arbeidstida. Timetalet pr. veke er 40/38/36 etter Arbeidsmiljølova, og 37,5/35,5/33,6 etter Hovudtariffavtalen. På bakgrunn av desse forskjellane blir omgrepet "meirarbeid" nytta om arbeidstid ut over arbeidstid avtalt i tariffavtale, men innanfor den alminnelege arbeidstida etter arbeidsmiljølova. Som arbeidsgjevar må ein derfor registrere overtid som overtid totalt og overtid iflg. arbeidsmiljølova. 7.11.3 Utfylling av overtidsrekninga Tilsette i sentraladministrasjonen All tid ein krev overtid for skal vere registrert i fleksitidssystemet. Dette gjeld også ved tenestereiser der møte o.l. går ut over normal arbeidsdag og ein har rett på godskriving av denne tida. Det gjeld ikkje reise til og frå slike møte som blir haldne utanom arbeidstid. Overtidsskjema: http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Skjema/Loenn Kvar etat/avdeling skal kontrollere at overtidsrekningane stemmer med månadsrapportane frå fleksitidssystemet før rekninga går til tilvising. Det er ikkje høve til å skrive rekning på overtid som ikkje er registrert i fleksitidssystemet. Overtidsrekningane skal skrivast etter kvart kvar månad. Frist for tilvising er den 1. i kvar månad. 7.12 Kontroll av lønsutbetalingar 7.12.1 Institusjonens/etatens kontroll Etter at ei lønnskjøring er ferdig blr det sendt ut melding frå lønnsgruppa til avdelingane og skulane om at rapportar som skal nyttast til kontroll kan takast ut av lønnssystemet. Rapportane som skal takast ut er: 1. Lønnsjournal pr ansatt 2. Kontospesifikasjon. Oversikt over månadens lønsutbetalingar fordelt på konto. Det er viktig at etaten/institusjonen kontrollerer at dei lønsutbetalingane som har skjedd er i samsvar med det som er tilvist. Med utgangspunkt i lønnsjournalane eller kontospesifikasjon må avdelingane/skulane kontrollere at ingen har fått utbetalt beløp som ikkje samsvarar med det dei rettmessig har krav på. Kontrollen bør så langt mogleg skje før lønsslippane blir delte ut til dei tilsette. Dette for at eventuell avtale om for mykje utbetalt løn kan gjerast i det lønsslippane blir delte ut. 7.12.2 Dei tilsette sin eigen kontroll Lønsmottakar har plikt til å kontrollere at det mottekne beløpet er i samsvar med gjeldande regulativ og reglar. Lønsmottakar pliktar straks å gjere arbeidsgjevar merksam på: Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 110 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 - endring i tenesteforhold som har gitt mellombels endring i løn - manglande utbetaling av løn, tillegg og godtgjersler - feil utbetaling av løn, tillegg og godtgjersler - tydelege avvik frå tidlegare løpande utbetalingar når det ikkje er motteke stadfesting på at det ligg føre heimel for avviket - andre feilutbetalingar og for øvrig oppgjer av alle personlege ytingar når feilen burde ha vore tydeleg for mottakaren Lønstakaren må bli gjort kjent med korleis ho/han sjølv kan kontrollere desse opplysningane. 7.12.3 Feil utbetaling av løn Dette spørsmålet er regulert av to sjølvstendige regelsett, arbeidsmiljølova § 55 nr. 3 og uskrevne obligasjonsrettslege reglar. Trekk av for mykje utbetalt løn kan gjerast etter skriftleg avtale mellom arbeidstakar og arbeidsgjevar. Dersom partane ikkje blir einige, kan trekk berre utførast etter at det er avsagt dom til fordel for arbeidsgjevaren. I den standard arbeidsavtalen som blir nytta for fylketskommunen, skal det gå fram at feil løn blir retta opp neste lønningsdag. Arbeidsavtalen er underskriven av både arbeidsgjevar og arbeidstakar, men er ikkje å sjå på som ein avtale om at for mykje løn automatisk kan trekkjast i neste lønning. Arbeidstakaren må varslast om feilen som er oppdaga og samtykke i at trekk blir gjort. I dette varslet kan ein vise til arbeidsavtalen. Rutine ved feil utbetaling av løn 1. Arbeidstakaren skal bli varsla straks feil er oppdaga. 2. Skriftleg avtale om attendebetaling/trekk i løn må gjerast så snart som mogleg. Ved feil ved tilvising er det den som har tilvist beløpet som har ansvar for at det blir gjort avtale med arbeidstakaren om attendebetaling/trekk i løn. Dersom feilen har skjedd ved lønningskontoret ligg ansvaret for å gjere avtale med arbeidstakaren her. 3. Det bør så langt som mogleg gjerast avtale om at beløp som er feil utbetalt skal trekkast i neste lønning. Dersom dette ikkje er mogleg må det gjerast avtale om attendebetaling. 4. I dei høve det er naudsynt vil lønsavdelinga rekne ut storleiken på det beløpet som skal trekkast/attendebetalast. 5. Kopi av avtale om attendebetaling/trekk i løn må sendast til lønsavdelinga. Lønsgruppa har ansvaret for at avtalt beløp blir trekt/attendebetalt. 7.12.3.1 Mynde til å avskrive for mykje utbetalt løn Fylkesutvalet ga i sak U-88/90 A fylkesrådmannen mynde til å avskrive krav på for mykje utbetalt løn der krava ikkje er mogleg å inndrive. I notat datert 19.09.94 overfører fylkesrådmannen mynde til fylkesutdanningsjefen å fråfalle krav på for mykje utbetalt løn på inntil kr. 20.000,- for kvart einskild krav. Melding med grunngjeving om slikt fråfall/avskriving skal sendast til fylkesrådmannen, økonomiseksjonen og fylkesrevisjonen. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 111 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 7.13 Organisasjonsnummer Fylkeskommmunen sitt juridiske organisasjonsnummer skal stå på alle krav som fylkeskommunen sender ut. Det juridiske organisasjonsnummeret er det same for sentraladministrasjon, skolar og distriktstannklinikkar. Dette nummeret er 944 183 779. Dei nedannemte organisasjonsnummer skal berre nyttast i samband med inn- og utmelding i trygdeetaten sitt arbeidstakarregister (sjå pkt. 7.4). Her skal det nyttast organisasjonsnummeret til kvar enkelt avdeling/institusjon, sjå nedanfor. Verksemd Organisasjonsnummer Sentraladministrasjonen Økonomiseksjonen 974 576 414 Fylkesrevisjonen 973 994 409 Utdanningsavdelinga 974 576 457 Fellestenesta 974 576 465 Regional- og næringsavdelinga 977 188 660 Bygg og vedlikeholdsavdelinga 973 994 387 Fylkesrådmannen 973 994 379 Fylkesbiblioteket 974 576 678 Samferdselsavdelinga 973 994 190 Fylkestannlegens kontor 974 576 961 Fylkeskultursjefen 974 577 275 Vidaregåande skolar Atlanten vidaregåande skole 974 576 473 Borgund vidaregåande skole 974 576 554 Fagerlia vidaregåande skole 974 576 503 Fagskolen i Ålesund 874 576 662 Fannefjord vidaregåande skole 974 577 046 Fræna vidaregåande skole 974 576 708 Gjermundnes landbruksskule 974 576 449 Haram vidaregåande skole 974 576 716 Herøy vidaregåande skole 974 576 481 Kristiansund vidaregåande skole 974 576 589 Molde vidaregåande skole 974 576 422 Rauma vidaregåande skole 974 576 562 Romsdal vidaregåande skole 974 576 546 Spjelkavik vidaregående skole 974 577 267 Stranda vidaregåande skole 974 576 686 Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 112 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Verksemd Økonomihandboka del 2 Organisasjonsnummer Sunndal vidaregåande skole 974 576 570 Surnadal vidaregåande skole 974 576 651 Sykkylven vidaregåande skole 974 576 694 Tingvoll vidaregåande skole 974 745 607 Ulstein vidaregåande skole 974 576 430 Upa-skolen 974 576 457 Volda vidaregåande skole 874 576 492 Ørsta vidaregåande skole 974 576 597 Fagskolen i Ålesund 874 576 662 Ålesund vidaregåande skole 974 576 538 Distriktstannklinikkar Distriktstannklinikken i Aukra 974 577 038 Distriktstannklinikken i Aure/Tustna 974 576 732 Distriktstannkl. på Batnfjordsøra 974 576 740 Distriktstannklinikken i Brattvåg 974 576 759 Distriktstannklinikken i Bruhagen 974 576 767 Distriktstannklinikken på Eide 973 994 204 Distriktstannklinikken i Eidsvåg 974 576 775 Distriktstannklinikken i Elnesvågen 973 994 360 Distriktstannklinikken i Fosnavåg 974 576 783 Distriktstannklinikken i Fiskåbygd 974 576 848 Distriktstannklinikken i Haramsøy 974 576 791 Distriktstannklinikken på Hareid 974 576 805 Distriktstannklinikken i Sandøy 973 994 344 Distriktstannklinikken i Kristiansund 973 994 328 Distriktstannklinikken i Langevåg 873 994 312 Distriktstannklinikken på Larsnes 973 994 301 Distriktstannklinikken i Midsund 973 994 298 Distriktstannklinikken St.Carolus, Molde 973 994 182 Distriktstannklinikken i Rauma 973 994 158 Distriktstannklinikken i Rindal 873 994 282 Distriktstannklinikken på Sjøholt 973 994 271 Distriktstannklinikken på Stranda 974 576 813 Distriktstannkl. på Sunndalsøra 974 576 821 Distriktstannklinikken i Surnadal 874 576 832 Distriktstannklinikken i Sykkylven 973 994 263 Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 113 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 Organisasjonsnummer Verksemd Distriktstannklinikken på Tingvoll 974 576 856 Distriktstannklinikken i Ulsteinvik 974 576 872 Distriktstannklinikken på Valderøy 974 576 880 Distriktstannklinikken i Valldal 973 994 255 Distriktstannklinikken på Vatne 974 576 899 Distriktstannklinikken i Vestnes 973 994 174 Distriktstannklinikken i Ørsta 973 994 247 Distriktstannkl. Ålesund, Spjelkavik/Bjørgvin 973 994 239 Distriktstannklinikken på Smøla 973 994 220 Distriktstannklinikken i Volda 973 994 212 Distriktstannklinikken på Vågland 973 994 352 Folkevalde fylkespolitikarar 973 994 131 Hovudtillitsvalde 973 994 166 7.14 Forsikringar Alle tilsette i fylkeskommunen, også undervisningspersonale, er gruppelivsforsikra og ulykkes/yrkesskadeforsikra i KLP. Alle arbeidstakarar, unnateke undervisningspersonale, er meldte inn i KLP (sjå pkt. 7.15.2). Undervisningspersonale er innmeldt i SPK (sjå pkt. 7.15.1) Når det gjeld gruppelivsforsikring og ulykkes-/yrkesskadeforsikring skal også undervisningspersonale meldast inn i KLP. Lønsavdelinga i sentraladministrasjonen har ansvaret for at slik innmelding blir gjort. http://mrfylke.no/Intranett/Arbeidsgivar-HR/Pensjon-Forsikring 7.14.1 Gruppelivsforsikring Hovudtariffavtalen kap. 1 §10 gjev reglar om kommunen si plikt til å teikne gruppelivsforsikring for fylkeskommunalt tilsette. Gruppelivsforsikringa dekkjer utbetaling av eingongsbeløp til ektefelle, sambuar og barn som for ein vesentleg del vart forsørgde av arbeidstakaren. Forsikringa gjeld alle som er tilsette i fylkeskommunen. Forsikringa gjeld også for uførepensjonistar fram til dei når aldersgrensa for stillinga. Gruppelivsforsikring er ei rein dødsrisikoforsikring, dvs. ei skattefri eingongsutbetaling til dei attlevande dersom den forsikra døyr. Erstatninga kan utbetalast til ektefelle, sambuar, registrert partnar og barn under 25 år. I særskilde tilfelle kan forsikringa også utbetalast til andre. Full erstatning er 10 gonger grunnbeløpet (G) i folketrygda. Erstatninga blir avtrappa med delstilling og alder over 50 år. Dersom dødsfallet skuldast ei ulykke eller yrkesskade/yrkessjukdom sjå pkt. 7.14.2. Rutine for utbetaling av eingongsbeløp ved tilsette sin død 1. Arbeidsgjevar sender melding om dødsfallet til KLP. Lønnsgruppa har ansvaret for dette. 7.14.2 Yrkesskadeforsikring og forsikring ved ulykker i arbeidstida Yrkesskadeforsikring for tilsette i fylkeskommunen byggjer på reglane om yrkesskadeforsikring av 16. juni 1989 nr. 65 med forskrifter og hovudtariffavtalen kap. 1 § 11. Yrkesskadeforsikringa gjeld Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 114 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 alle som gjer arbeid for fylkeskommunen. Ulykkesforsikringa gjeld dei som er omfatta av Hovudtariffavtalen/Statens fellesføresetnader. Ulykkes-/yrkesskadeforsikring blir utbetalt ved yrkessjukdom, yrkesskade og ulykker i arbeidstida som fører til død eller arbeidsuførleik. Ulykkesforsikringa gjeld også på direkte reise til og frå arbeid, og på tenestereiser. Ein kan lese meir om forsikringa i HTA/SF og i lov om yrkesskadeforsikring. Erstatninga blir utbetalt til den forsikra ved uførleik. Ved død blir den som regel utbetalt til ektefelle, sambuar, registrert partnar og born under 25 år. Erstatninga blir rekna ut på grunnlag av arbeidstakarens inntekt, alder og uføregrad. Full erstatning gir ei utbetaling på max 15 G. Rutine ved yrkesskade/ulykke i arbeidstida 1. Det er fylkeskommunen som arbeidsgjevar som har ansvaret for at tilfelle av yrkessjukdom/yrkesskade/ulykke i arbeidstida blir meldt til arbeidstilsynet, trygdeverket og KLP. Melding til KLP skal sendast av den som er ansvarleg for å sende melding til arbeidstilsynet/trygdeverket. 7.14.3 Ulykkesforsikring i fritida Møre og Romsdal fylkeskommune har utvida den pliktige ulykkesforsikringa (sjå pkt. 7.14.2) til også å gjelde ulykker i fritida. For fritidsforsikringa gjeld likevel andre erstatningar. Utbetalingane vil her kunne variere frå 22 G til 2 G, avhengig av død eller grad av uførleik, alder og inntekt. Rutine ved ulykkesforsikring i fritida 1. Forsikringa er teikna til fordel for den tilsette. Det er den tilsette sjølv som har ansvaret for å melde inn moglege forsikringstilfelle til KLP. Fylkeskommunen som arbeidsgjevar representert ved den enkelte institusjon, skole m.v. vil etter oppmoding hjelpe den enkelte tilsette m.o.t. utfylling av skademelding. 7.14.4 Reiseforsikring - tenestereiser Tilsette på tenestereise i oppdrag for arbeidsgivar har reiseforsikring i KLP. Forsikringa omfattar reisegods, reisesjuke og heimtransport, reiseulykke, ansvar utafor Norden og avbestilling. Tenestereiseforsikringa dekker ikkje private reiser. Familie som deltek på tenestereisa er ikkje dekka av tenestereiseforsikringa. For informasjon om tenestereiseforsikringa og forsikringsbevis sjå: http://mrfylke.no/Intranett/Arbeidsgivar-HR/Pensjon-Forsikring/Personforsikringar2/Tenestereise 7.15 Pensjonsordningar 7.15.1 Statens Pensjonskasse Lærarar og anna pedagogisk personale i skoleverket som har ein samla stillingsprosent mellom 35 og 100% skal meldast inn i Statens Pensjonskasse. For skoleverket skal ein samanhengande tenesteperiode på minst ein månad meldast til SPK. Eit vilkår for medlemskap er at det gjeld eit arbeidstilhøve som er klart definert m.o.t. arbeidstid pr. veke og lønsarter. Det ligg ikkje føre reglar om minste tilsetjingsperiode som gjev rett til medlemskap. Kva skal det sendast melding om? Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 115 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 1. Overgang til medlemspliktig stilling Det skal sendast melding om - nytilsetjing - start i stilling etter avslutta heil eller delvis permisjon - endring i storleiken på stillinga til over minstegrensa for medlemsskap - særskilt vedtak om innlemming i SPK for ei bestemt stilling - korrigering av tidlegare innsendt melding. 2. Endring av stillingsforhold under medlemsskap Det skal gjevast melding om - endring av løn og/eller pensjonsgjevande tillegg - endring av stillingsprosent og stillingstype/-kode/-nemning - endring av aldersgrense - overgang til delvis pensjon og delvis løn - overgang til heil permisjon utan løn - start i stilling etter permisjon utan løn - korrigering av tidlegare innsendt melding. 3. Avslutning av medlemskap Det skal sendast melding om - slutt i stilling - endring i storleiken på stillinga under minstegrensa - særskilt vedtak om utmelding av stilling eller arbeidsgjevar - overgang til permisjon utan løn - overgang til heil eller delvis pensjon - ved dødsfall - korrigering av tidlegare innsendt melding - ved overgang til venteløn Spørsmål? Spørsmål kan rettast til Statens Pensjonskasse tlf. 22 24 15 00. 7.15.1.1 Ansvar for meldingar til SPK Frå 1.2.2004 skjer innmeldingar, endringsmeldingar og sluttmeldingar automatisk gjennom lønssystemet. Pensjonsmeldingsskjema sendast elektronisk til SPK av lønnsgruppa. Skolane må gje melding til lønnsgruppa seinast 3 månader før start eller endring av pensjon. 7.15.1.2 Kva rettar kan pensjonsordninga gje? Medlemsskap i Statens Pensjonskasse kan gje rett til følgjande ytingar: 1. Alderspensjon 2. Uførepensjon 3. Etterlattepensjon 4. Avtalefesta pensjon 5. Oppsatt pensjon 1. Alderspensjon Når ein arbeidstakar skal gå av med alderspensjon skal søknad sendast til SPK elektronisk 3 månader før uttak. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 116 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 Rutine ved søknad om alderspensjon 1. Arbeidstakar som nærmar seg pensjonsalder bør informerast om pensjonsrettar og tidsfristar. Dette må gjerast i god tid. 2. Melding om igangsetting av alderspensjon må sendast til SPK 3 månader før igangsetting. Sendast inn av lønnsgruppa. 3. Arbeidstakaren skal ikkje meldast ut av SPK ved søknad om alderspensjon. 2. Uførepensjon Rutine ved søknad om uførepensjon 1. Etter at arbeidstakar har vore sjukmeldt i om lag 6 månader skal han/ho informerast om rettar og tidsfristar vedkomande uførepensjon. 2. Søknadsskjema om uførepensjon skal leverast til arbeidstakar seinast etter 8 mnd. sjukmelding. 3. Arbeidsgjevaren fyller ut pensjonsmeldingsskjemaet elektronisk og sender dette til SPK seinast 3 månader før utbetaling av sjukepengar tek slutt. 4. Søknadsskjemaet om uførepensjon som skal fyllast ut av arbeidstakaren inneheld ein del kalla «Registreringsskjema ved søknad om uførepensjon i Statens Pensjonskasse». Arbeidsgjevaren skal her fylle ut feltet for arbeidsgjevars namn og adresse før skjemaet blir levert til arbeidstakaren. Melding til arbeidsgjevar om utfallet av søknaden vil bli sendt til denne adressa. 5. Den som søkjer uførepensjon fyller ut registreringsskjemaet med eige namn, adresse og fødselsnummer, namnet på NAV kontoret og legens namn og adresse. Registreringsskjemaet skal straks sendast til Staten Pensjonskasse. 6. Den som søkjer om uførepensjon fyller ut eigenerklæring. 7. Søknadsskjemaet skal så leverast til legen for utfylling av legeerklæringsdelen. Legen sender heile det utfylte skjemaet direkte til SPK. 3. Etterlattepensjon (til ektefelle og barn) Etterlatte etter medlemmer av Statens Pensjonskasse har med visse unnatak rett til ektefellepensjon og barnepensjon. Dette gjeld også for registrerte partnarar. Pensjonen kan kortast ut frå den etterlatte sin alder og den arbeidsinntekt den gjenlevande kan vente å få. Avdødes eigne barn og fosterbarn under 20 år har rett til barnepensjon. Gjenlevande etter ein medlem med rett til oppsatt pensjon, har rett til ein oppsatt pensjon utrekna av avdøde sin oppsatte pensjon. Rutine ved søknad om etterlattepensjon 1. Når ein arbeidstakar døyr skal det gis melding om dødsfallet til SPK. Gje også opp namn og fødselsnummer på gjenlevande ektefelle og evt. barn under 25 år. Når det gjeld død pensjonist vil SPK automatisk motta melding frå trygdekontoret. 2. Arbeidsgjevar melder frå til dei etterlatne om at melding er sendt til SPK og formidlar brosjyren om etterlattepensjon. 3. Dei gjenlevande treng vanlegvis ikkje gjere noko overfor Statens Pensjonskasse for å få etterlattepensjon. Pensjonen vil bli ekspedert på grunnlag av melding om dødsfall frå trygdekontoret eller arbeidsgjevar. Det er likevel eit krav at gjenlevande søkjer tilsvarande ytingar frå folketrygda. 4. Gjenlevande med rett til oppsatt pensjon må sjølv sende inn krav om pensjon. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 117 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 4. Avtalefesta pensjon Ved søknad om avtalefesta pensjon skal blankettnr. PT-3 - "Søknad om avtalefestet pensjon" nyttast. Rutine ved søknad om avtalefesta pensjon 1. Den som ønskjer å søkje om AFP skaffar seg søknadsskjema frå arbeidsgjevar, NAV eller Statens Pensjonskasse. 2. Arbeidstakar fyller ut delar av blanketten og sender denne til arbeidsgjevar. 3. Arbeidsgjevar fyller ut resten av blanketten og sender blanketten til Statens Pensjonskasse. 5. Rettar ved avgang før aldersgrensa - oppsatt pensjon Et medlem som har 3 års tenestetid eller meir og sluttar utan straks å få pensjon, har rett til ein oppsatt pensjon som blir utbetalt frå stillinga si aldersgrense, eller frå det tidspunktet pensjon frå folketrygda blir utbetalt. 7.15.2 Kommunal Landspensjonskasse Dei av fylkeskommunen sine tilsette som ikkje er innmeldte i SPK (undervisningspersonale) er medlemmar i Kommunal Landspensjonskasse. Arbeidstakaren blir teken opp i ordninga frå det tidspunkt vedkomande blir tilsett. Ansvar for meldingar til KLP Arbeidsgjevaren er ansvarleg for at arbeidstakarar som oppfyller krava i avtalen blir innmeldte. Ein ikkje innmeldt arbeidstakar som skulle ha vore innmeldt etter dei gjeldande reglane, vil ha rett til pensjon. Arbeidsgjevaren har i så fall pensjonsansvaret. Avdeling /institusjon Ansvar for melding til KLP Vidaregåande skolar ikkje-undervisningspersonale Lønsgruppa ved økonomiseksjonen Sentraladministrasjonen Lønsgruppa ved økonomiseksjonen Fylkestannlegen Lønsgruppa ved økonomiseksjonen Lønnsgruppa tek hand om søknad om alderspensjon, uførepensjon, etterlattepensjon o.l. etter melding frå avdeling/skule. 7.15.2.1 Innmelding, endringsmelding og utmelding Skjer automatisk gjennom lønssystemet 7.15.2.2 Kva rettar kan pensjonsordninga gje? Medlemsskap i Felles kommunal pensjonsordning i KLP kan gje rett til følgjande ytingar: 1. Alderspensjon - inkl. Avtalefesta pensjon 2. Uførepensjon 3. Etterlattepensjon 4. Avtalefesta pensjon 5. Rettar ved avgang før aldersgrensa - oppsatt pensjon 1. Alderspensjon Når ein arbeidstakar skal gå av med alderspensjon (også avtalefesta pensjon) skal søknad sendast KLP 3 månader før uttak. Rutine ved søknad om alderspensjon Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 118 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 1. Den enkelte arbeidstakar melder sjølv frå om når han ønskjer å gå av. Dette bør gjerast i god tid. Søknaden bør sendast til KLP minst 3 mnd. før den tilsette sluttar, slik at pensjonsutbetalinga kjem i gang til rett tid. Den tilsette må sjølv søkje om alderspensjon frå NAV. 3. Ved søknad om pensjon skal arbeidstakaren ikkje meldast ut på den kvartalsvise medlemsoppgåva. 2. Uførepensjon Medlemmar i KLP som på grunn av sviktande helse blir arbeidsuføre og heilt eller delvis må slutte i stillinga si, vil normalt ha krav på uførepensjon frå KLP. Pensjonen blir normalt utbetalt frå det tidspunkt sjukeløn tek slutt. Søknad sendast inn av lønnsgruppa seinast 3 månader før uttak. 3. Etterlattepensjon (til ektefelle og barn) Når eit medlem av pensjonsordninga døyr, skal gjenlevande ektefelle ha ektefellepensjon. Pensjonen er ervervsprøvd. Barnepensjon blir utbetalt når ein medlem etterlet seg barn under 20 år. Søknad om etterlattepensjon (ektefellepensjon og/eller barnepensjon) skal sendast på eige skjema - blankett nr. D07. Det skal også sendast ei særskilt melding frå arbeidsgjevaren om dødsfallet. Rutine for søknad om etterlattepensjon 1. Etterlatne skal sende søknad om enke/enkemannspensjon og/eller barnepensjon til KLP på eige skjema, blankett nr. D07 2. Arbeidsgjevaren skal sende særskilt melding om dødsfallet til KLP. Lønnsgruppa tek seg av meldinga til KLP via KLP nettpensjon. Lønnsgruppa må få melding så snart som råd om dødsfallet. 4. Avtalefesta pensjon Avtalefesta pensjon er eit tilbod om frivillig slutt i tenesta med pensjon. Den som tek ut AFP kan ikkje på same tid ta ut pensjon frå tenestepensjonsordninga. Ordninga med AFP frå 62 til 65 år er ikkje ein del av tenestepensjonsordninga og skal finansierast særskilt. Frå 65 år inngår AFP som ein del av rettane frå tenestepensjonsordninga. I vedlegg 4 til Hovedtariffavtalen for tariffavtalen finn ein reglar om pensjonsalder, vilkår, oppteningskrav osb. vedkomande AFP-ordninga. KS har gjeve ut vedlegg 2 i eige hefte inkludert KS sine kommentarar til vedtektene. 5. Rettar ved avgang før aldersgrensa - oppsatt pensjon Arbeidstakar som sluttar i tenesta utan å ha rett til pensjon med det same, har rett til oppsatt pensjon dersom den pensjonsgjevande tenestetida er minst 3 år. Oppsatt pensjon blir utbetalt frå og med månaden etter at arbeidstakaren har nådd aldersgrensa. 7.16 Nytilsetjing Rutine ved nytilsetjing 1. Lønstilvising Send skjema for registrering av arbeidstakaren til lønsgruppa ved økonomiseksjonen. http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomiloenn/Skjema/Loenn. 2. Pensjonsordningar Melderutinar frå lønnssystemet, blir gjort av lønnsgruppa. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 119 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 7.17 Når tilsette døyr Rutine når fylkeskommunalt tilsette døyr 1. Sende sluttmelding til lønskontoret, http://mrfylke.no/Intranett/Stoettefunksjonar/OEkonomi-loenn/Skjema/Loenn For undervisningspersonale skal det sendast melding om dødsfall både til KLP og SPK. 2. Gruppelivsforsikringa gjev rett til eingongsutbetaling til gjenlevande etter tilsette i fylkeskommunen. Sjå pkt. 7.14.1. 3. Pensjon til etterlatne. Send melding til KLP, sjå pkt. 7.15.2.2. Det må sendast eigen søknad om etterlattepensjon. Når det gjeld etterlatne etter undervisningspersonale skal melding om dødsfallet sendast til SPK, sjå pkt.7.15.1.2. 4. Opptente feriepengar skal utbetalast til boet saman med avsluttande lønsoppgjer. Sjå pkt. 7.8.1. Det er viktig at fylkeskommunen som arbeidsgjevar ser til at gjenlevande etter arbeidstakarar i fylkeskommunen får det dei rettmessig har krav på etter avtalen om gruppelivsforsikring og dei ulike pensjonsavtalane. 7.18 Når tilsette sluttar Rutine når fylkeskommunalt tilsette sluttar 1. Sende sluttmelding til lønskontoret, sjå pkt. 7.3.3.3. 2. Ved slutt i arbeidsforhold skal alle opptente feriepengar utbetalast så snart som mogleg etter siste arbeidsdag, jfr. ferielova § 11 (3). (Sjå pkt. 7.8.1) 7.19 Når tilsette går av med alderspensjon 1. Arbeidstakaren skal i god tid ha informasjon om pensjonsrettar og tidsfristar for søknad om alderspensjon. Statens pensjonskasse pkt. 7.15.1.2. Kommunal landspensjonskasse pkt. 7.15.2.2 2. Arbeidstakar skal sende søknad om alderspensjon til SPK eller KLP i god tid. Statens pensjonskasse pkt. 7.15.1.2 Kommunal landspensjonskasse pkt. 7.15.2.2 3. Sende sluttmelding til lønskontoret, sjå pkt. 7.3.3.3 4. Ved slutt i arbeidsforhold skal alle opptente feriepengar utbetalast siste vanlege lønningsdag før arbeidstakaren sluttar. Sjå pkt. 7.8.1. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 120 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 7.20 Oppslagsverk Det finst ei rekkje kjelder til bruk for opplysningar vedkomande løns- og personalarbeid. Lista nedanfor inneheld dei fleste. - Hovedtariffavtalen, KS og Staten - Avtalesamling - særavtalar - Kommunenens Personalhandbok - Hovedavtalen - Ferielova - Arbeidsmiljølova - Rundskriv KS - Lønsregulativ - Folketrygdlova - Permisjonsreglement for Møre og Romsdal - Reglement for HMT i fylkeskommunen - Tilsetjingsreglement - Reglement for flyttegodtgjersle - Telefonreglement Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 121 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 7.21 Vedlegg Eigenmelding ved sjukefråvær (vedlegg 6) Rettleiing A. PERMISJON PÅ GRUNN AV EIGEN SJUKDOM Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 122 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke 1. 2. 3. 4. 5. 6. B. 1. 2. 3. Økonomihandboka del 2 Munnleg melding om fråvær på grunn av sjukdom skal gjevast snarast mogleg, og før arbeidstida er slutt første fråversdag. Retten til løn under sjukdom gjeld som hovudregel frå den dagen slik melding blir gitt. Skriftleg eigenmelding skal fyllast ut snarast mogleg. Eigenmelding kan nyttast for 8 dagar om gongen. Ved nytt sjukefråvær innan 16 dagar, reknast dei tidlegare eigenmeldingsdagane med. Øvre grense for tal på eigenmeldingsdagar ein arbeidstakar kan nytte, er 24 dagar i løpet av 12 månader. Alle eigenmeldingar blir rekna med, også dei som blir fulgt av sjukmelding frå lege. Eigenmelding kan ikkje nyttast rett etter sjukmelding frå lege.Den tilsette må ha arbeidd minst ein dag for å kunne nytte ny eigenmelding. Eigenmelding kan berre nyttast i arbeidgjevarperioden. Når ein arbeidtakar har vore sjukmeldt ein heil arbeidsgjevarperiode, kan ikkje eigenmelding nyttast før etter 16 kalenderdagar, rekna frå gjennopptaking av arbeidet. Manglande eigenmelding eller sjukmelding frå lege kan føre til trekk i lønn. PERMISJON PÅ GRUNN AV SJUKT BARN ELLER DEN SOM HAR TILSYN MED BARNET ER SJUK. Retten til permisjon går fram av Arbeidsmiljølova § 33 A, og gjeld arbeidstakarar som har omsorg for barn. Denne retten gjeld til og med det året barnet fyller 12 år, jfr. Hovedoverenskomsten, Fellesbestemmelsene § 8.4. Retten til permisjon gjeld naudsynt tilsyn med sjukt barn, eller når den som passer barnet er sjuk, og er avgrensa til 10 dagar pr. kalenderår for kvar arbeidstakar som har omsorg for eitt eller to barn under 12 år (20 dagar for einslege forsørgjarar). Foreldre med omsorg for tre barn eller fleire under 12 år, får utvida rett til permisjon til 15 dagar (30 dagar for einslege forsørgjarar). Arbeidstakarar har ikkje rett til permisjon på grunn av sjukt barn, eller sjuk barnepassar, med mindre begge foreldre er i arbeid, eller arbeidstakaren er åleine om omsorga for barnet, og den som har tilsyn med barnet er hindra. Er berre ein av foreldra i arbeid, er det eit vilkår for rett til permisjon at den andre ikkje kan ha tilsyn med det sjuke barnet. Arbeidsgjevaren kan krevje at grunnen til dette blir dokumentert. Den rettleiinga som er gitt ovanfor når det gjeld eigen sjukdom, under pkt. 1,gjeld tilsvarande når barn er sjuke. Ordninga med eigenmelding som dokumentasjon for sjukdom frå og med 1 . sjukefråværsdag byggjer på tillit. Om ein arbeidstakar har meir enn 24 fråværsdagar med eigenmelding på 12 månader utan sjukmelding frå lege, kan arbeidsgjevaren krevje legeattest frå 1. sjukefråværsdag. Om arbeidsgjevaren har rimeleg grunn til å tru at fråværet ikkje kjem av sjukdom, kan han krevje legeattest frå 1. fråværsdag også når talet på fråvær er mindre enn 24 enkeltdagar i ein periode på 12 månader. Dersom ein arbeidstakar ikkje legg fram sjukmelding frå lege frå første dag etter at eigenmeldingsperioden går ut (frå 9. dag), misser han retten til sjukepengar. Dette gjeld også for dei dagane det er nytta eigenmelding. Retten til sjukepengar vil gjelde frå den dagen sjukdommen er dokumentert av lege. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 123 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke 7.21.1 7.21.2 Økonomihandboka del 2 Fleksibel arbeidstid (vedlegg 11) Vedteke av samarbeidsutvalet for sentraladministrasjonen 26. mai 1993 sist endra 10. nov. 2000 RETNINGSLINJER FOR FLEKSIBEL ARBEIDSTID VED SENTRALADMINISTRASJONEN I MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE (FYLKESHUSA). 1. Arbeidstid Den daglege arbeidstid måndag - fredag er delt inn i kjernetid kl 0900 - 1430 ytre arbeidstid kl 0700 - 0900 og kl 1430 - 1800. Vanleg kontortid - ekspedisjonstid - er kl 0800 - 1530. I kjernetida skal alle tilsette vere til stades på sin arbeidsplass. I den ytre arbeidstid har den enkelte høve til å velje tidspunkt for ankomst og slutt. Føresetnaden er at det er arbeid å utføre utanom ordinær arbeidstid. Den enkelte kan bli pålagt å vere til stades til fastsett tid innanfor ordinær kontortid (kl 0800-1530) når det er nødvendig av omsyn til møter og konferansar, eller av omsyn til tenesta elles. Kontora skal vere åpne i vanleg kontortid - ekspedisjonstid. Utanom kontortida skal kontora vere stengde. Skjematisk er arbeidstida slik: 07.00 09.00 14.30 Ytre arbeidstid Kjernetid 18.00 Ytre arbeidstid Ordinær arbeidstid (ekspedisjonstid) 08.00 2. 15.30 Avrekningsperiode Avrekningsperioden skal vere 1 månad, og følgjer kalendermånaden. Det er tillate å overføre inntil plusstimar eller 10 minustimar til neste avrekningsperiode. "Skuldig" tid utover 10 minustimar fører til trekk i løn. 'Til gode' tid utover 45 plusstimar fell vekk. 3. Avspasering Det er høve til å avspasere opptente plusstimar i avrekningsperioden med inntil 12 dagar per år etter avtale mellom arbeidstakar og arbeidsgivar. Avspasering av plusstimar må avtalast på førehand. Det kan ikkje avspaserast meir enn 5 dagar samanhengande. Avspaseringa må skje innanfor ramma av den vanlege fleksitidssaldoen (45 plusstimar! 10 minustimar). Dersom det ligg føre viktige velferdsgrunnar, er det høve til å avspasere plusstid utover 12 dagar, når dette på førehand er godkjent av arbeidsgjevaren. 4. Overtid Alt overtidsarbeid skal vere pålagt og attestert i det enkelte høve. Overtidsgodtgjersle kan berre betalast for arbeid utover lengda av ordinær arbeidstid i full stilling den enkelte dag. Det kan gjerast avtale mellom arbeidstakar og arbeidsgivar om at overtid skal kunne godtgjerast med Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 124 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 avspasering i fritid time for time, og med utbetaling av overtidstillegget. All avspasering skal skje innanfor ramma på 12 avspaseringsdagar årleg. 5. Tenestestad Tenestestad er dei bygga ved fylkeshusa der fylkeskommunen har kontorplass. Tilsette som ikkje er på tenestestaden skal vere registrerte som fråverande. 6. Tenestereise/tenestefråvære Alle tenestefråvære skal registrerast i kontrollsystemet. Heildagsfråvære på tenestereise blir godskrive som ein ordinær arbeidsdag i fleksitidsrekneskapen. På tenesteoppdrag innan byområdet i Molde, avgrensa av flyplassen og den nye Årødalsvegen i aust og boligområdet Kvam/ Kringstad i vest, er det høve til å tene opp plusstid på same måte som på tenestestaden. Effektiv arbeidstid/møtetid i tida 0700-1800 under tenesteoppdraget, kan bli godskrive etter skriftleg melding til sentralbordet. Ved ut-og innpassering skal registrering gjerast som for tenestereiser. 7. Fråvære Fråvære i den ytre arbeidstid er lovleg under føresetnad av at den daglege arbeidstid på 7 1/2 time blir oppfylt i gjennomsnitt over avrekningsperioden (sjå pkt. 2 om overføring av saldo). Ulegitimert og ulovleg fråvære i kjernetida kan føre til trekk i løn. Nødvendige private ærend i kjernetida som er godkjende av avdelings-/kontorleiar, skal registrerast i kontrollsystemet, og gå til frådrag i tidssaldoen (avspasering). Det kan gjevast fri i kjernetida for å søkje lege, utan trekk i løn. Det same gjeld behandling rekvirert av lege og tannlegebehandling. Slikt fråvære skal registrerast i kontrollsystemet (permisjon med løn). Sjukefråvære må vere legitimert etter gjeldande føresegner og skal registrerast i kontrollsystemet. Permisjonar og ferie skal registrerast i kontrollsystemet. 8. Omfang Ordninga med fleksibel arbeidstid skal gjelde for alle tilsette i full stilling, med unnatak for grupper! stillingar som av omsyn til tenesta (servicefunksjonar internt eller i høve til publikum) må ha fast arbeidstid eller vaktordning, eller som har ei anna arbeidstid enn den som gjeld for kontortenesta. Fylkesrådmannen avgjer kven som skal ha fast arbeidstid, i samråd med avdelings-/ kontorleiar. Avdelings-/kontorleiar må i nødvendig omfang etablere ei vaktordning, slik at avdelinga/ kontoret er bemanna i ordinær arbeidstid. Deltidstilsette med redusert arbeidsdag skal ha fast arbeidstid etter avdelings- / kontorleiaren si avgjerd. Deltidstilsette som arbeider full dag når dei er i teneste kan nytte "fleksitid". 9. Kontroll med arbeidstida Alle skal vere underlagt kontroll med arbeidstida. Dette gjeld også tilsette med fast arbeidstid og tilsette på deltid. Kontrollen blir gjennomført ved stempling/fleksitidsmålar. 10. Endringar av retningslinjene Fylkesrådmannen har fullmakt til å gjere mindre endringar i retningslinjene av praktiske omsyn. Forslag om større endringar skal drøftast med dei tillitsvalde og leggjast fram for samarbeidsutvalet for sentraladministrasjonen. Arbeidsavtale (vedlegg 17) ARBEIDSAVTALE Mellom Møre og Romsdal fylkeskommune og Namn: Adresse: Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 125 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 Fødselsnummer: Arbeidsstad for tida: Arbeidstid for tida: 37,5 timer pr. veke Lengde av pauser: Med heimel i AML § 10-9 Stilling: Stillingsstorleik: Stillingskode: Årsløn: Dato for lønsutbetaling: 12. i kvar månad Tilsetjingsdato: Oppseiingsfristar: Med heimel i AML § 15-3 og HTA kap. 1, §3 Fast tilsetjing Mellombels tilsetjing Vikariat Heimel for eventuell mellombels tilsetjing, vikariat, arbeidsmarknadstiltak, jfr. AML §§ 14-9, 14-10. 14-11, 17-3 og 17-4. Heimel /grunngjeving for mellombels tilsetjing: Tidsrom for vikariat/mellombels tilsetjing: frå dato: til dato: Andre arbeidsvilkår: Avtalen byggjer på vilkår i samsvar med lov av 17. juni 2005, iverksett 1. januar 2006 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. ( arbeidsmiljøloven ), lov av 29. april 1988 nr. 21 om ferie og Hovudtariffavtalen ( HTA ) mellom Kommunenes Sentralforbund og LO-Kommune, YS-K, UHO Akademikerne-Kommune. Dersom det blir utbetalt feil løn, kan arbeidsgjevar etter avtale med arbeidstakaren rette opp feilen neste lønningsdag, jfr. AML § 14-15. Arbeidsgjevar/arbeidstakar har plikt til å varsle straks feilen er oppdaga. Denne avtalen er utarbeidd i 2 eksemplar, ein til kvar av partane. Stad/dato: ......................................... Stad/dato: .................................... ............................................................ arbeidstakar ........................................................ for arbeidsgjevar Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 126 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 7.21.2.1 TEIEPLIKT Eg stadfestar med dette å ha motteke kopi av forvaltningslova § 13, og at eg kjenner til innhaldet i reglane om teieplikt. Eg er klar over at eg i mi teneste i Møre og Romsdal fylkeskommune pliktar å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til det eg i samband med tenesta får vite om nokon sine personlege tilhøve og/eller tekniske innretningar og framgangsmåtar og drifts- eller forretningsforhold som det har konkurransemessig betydning å halde hemmeleg av omsyn til den som opplysninga gjeld. Eg er kjend med at teieplikta gjeld også etter at eg har slutta i tenesta i Møre og Romsdal fylkeskommune. Vidare er eg klar over at brot på teieplikta kan medføre straff i samsvar med straffelova § 121 eller med oppseiing av stillinga. Molde, den ……………….. ……………………………… underskrift Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 127 av 172 7 Løn Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 8 Reise- og kostgodtgjersle 8.1 Kommunane sitt reiseregulativ Desse reglementa gjeld ved fylkeskommunale tenestereiser: - Statens regulativ for reiser innenlands (SGS 1001) - Regulativ for reiser i utlandet for statens regning - Reglement for godtgjersle til valde medlemmer i fylkeskommunale politiske organ i Møre og Romsdal Statens regulativ for reiser innenlands gjeld for tilsette i fylkeskommunen for reiser innanlands. Dei politisk valde representantane følgjer det kommunale reiseregulativet med tillegg av dei reglane som er gitt i "Reglement for godtgjersle til valde medlemmer i fylkeskommunale politiske organ i Møre og Romsdal". Når det gjeld reiser i utlandet følgjer fylkeskommunen "Reiseregulativ for reiser i utlandet for Statens regning". Fylkesrådmannen har fullmakt til å gjere vidare presiseringar ved særlege tolkingstilfelle eller ved evt. tillegg eller justeringar av reiseregulativet til kommunane. På område der reiseregulativet til kommunane manglar presiseringar vil ein i utgangspunktet følgje presiseringane som er gitt i statens reiseregulativ. 8.2 Utfylling av reiserekningar 8.2.1 Generelt Alle utgifter skal betalast av den som har reist. Dette gjeld reiseutgifter, kursutgifter, hotell m.m. Dvs. at det ikkje er høve til å få rekning for hotellopphald e.l. sendt til arbeidsgjevar. Ansvar for at reiserekningsskjemaet er fylt ut rett ligg til den som kontrollerer og attesterer. For å sikre at utbetaling skjer til rett tid må skjemaet vere påført følgjande: - Fullt namn og adresse (tydeleg skrive, helst med blokkbokstavar) - Lønsnummer (for dei som er registrert) - Bankkontonummer - Fødsels-/personnummer - Skattekommune - Skatteprosent 8.2.2 Ansvar for kontroll, tilvising og registrering av reiserekningar Det er svært viktig at reiserekninga blir rett utfylt då dette er avgjerande for rett skattehandsaming. Vi nyttar løns- og trekkartane på reiserekningsskjemaet til å styre godtgjersler til rett kode på løns- og trekkoppgåva. Kontroll/attestasjon Den som kontrollerer/attesterer reiserekningane har ansvaret for at den som har reist får utbetalt rett beløp i høve til dokumenterte utgifter og rett godtgjersle etter reiseregulativet i høve til reiserute og reisetid. Tilvising Den som tilviser reiserekningane har ansvar for at rekningane er kontrollerte/attesterte og at beløpa blir tilviste på dei rette budsjettpostane. Ei tilvising er ikkje fullstendig før både beløp og heile kontonummeret (19 siffer + eventuelt prosjektnummer) og underskrift er påført. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 128 av 172 8 Reise- og kostgodtgjersle Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 Økonomiseksjonen Lønsgruppa har ansvaret for at det blir utbetalt rett beløp til rett person i høve til tilvisinga og at beløpet er postert på rett konto i forhold til det som er tilvist. Økonomiseksjonen har også ansvaret for oppgåveplikta til likningskontoret. 8.2.3 Utfylling av reiserekningsskjemaet Heile fylkeskommunen nyttar det same reiserekningsskjemaet. Oppdatert skjema finn du til ei kvar tid på Intranettet NOATUN under økonomi komm – lønn – skjema. Dei som har fått brukarnavn og passord til reiserekningsmodulen skal nytte web modulen til registrering av reiserekningar. Generelle opplysningar Lønsnummer, tydeleg namn og adresse, bankkontonr., skattekommune, skatteprosent, heile fødselsnummeret (11siffer) må alltid førast på rekninga. Fast tilsette kan sløyfe skattekommune, skatteprosent og bankkonto, men for andre må desse opplysningane førast på. Formålet med reisa Beskriv formålet med reisa/oppdraget. Innbyding til kurs/seminar skal ligge ved reiserekninga. Reise start/slutt Før opp dato og klokkeslett ved reise start og reise slutt. Ved full pensjon skal 4 klokkeslett førast på. Frå heimen/arbeidsstad til første måltid. Frå siste måltid til heimen. Dette er for å kunne beregne administrativ forpleining (bruspengar). Passasjerar i bilen Gje opp namn på passasjerar, dato og strekning (km.). Passasjertillegg kan krevjast for personar som har krav på å få dekt sine utgifter frå fylkeskommunen. Har ein sjølv vore passasjer skal dette førast opp, kven ein var passasjer hos, dato og strekning. Kost utan overnatting Her skal ein føre kostgodtgjersle ved reiser utan overnatting, dvs. på dagsreiser. Kost med overnatting Gjeld kostgodtgjersle ved overnatting. For reiser som varer meir enn eit døgn, reknast 6 timar eller meir inn i det nye døgnet som eit nytt heilt døgn. Begge kostdøgna skal førast på kost med overnatting. Dersom reisa varer mindre enn 6 timar utover heile døgn, får ein ikkje kostgodtgjersle for desse timane. I dei høve ein krev nattillegg (ulegitimert overnatting) skal kosten delast i ein skattefri og ein skattepliktig del. Det er to variantar: m/kokemoglegheit (privat overnatting) og utan kokemoglegheit (rimelegare overnatting til dømes pensjonat). Satsane går fram på reiserekningsskjemaet. Diettgodtgj. utland Her gjeld spesielle satsar, sjå "Reiseregulativ for reiser i utlandet for Statens regning". Bruk av eigen bil Oppgjevne kilometer på reiseruta er grunnlaget for godtgjersla. Ved bruk av eigen bil ut over 10.000 kilometer skal satsen reduserast, sjå § 6 i statens regulativ. Passasjertillegg Her skal talet på kilometer førast opp. Må gangast opp med antall passasjerar. Reiseutlegg Alle reiseutgifter skal vere dokumenterte med originalbilag. Ved flyreise skal flykupong-hefte liggje ved. Er det nytta E-pass skal kvittering frå flyselskap motteke via e-post liggje ved. Betalte utlegg til ferjer, bompengar, buss og tog skal legitimerast. I dei høve utlegga ikkje blir legitimerte, blir det refundert utlegg tilsvarande normaltakst med frådrag for rabattprosenten på klippekort. Ved bruk av drosje må kvittering frå drosjesjåfør leggjast ved. Parkeringsutgifter må også legitimerast. Hotellrekning og fullpensjonsopphald førast opp her. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 129 av 172 8 Reise- og kostgodtgjersle Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 Kursavgifter og reiseutlegg/bilettar i samband med kurs skal førast her. Alle bilag skal festast bak rekninga. Natt-tillegg Ulegitimert overnatting gjeld ved privat overnatting o.a. Ekstragodtgjersle ved full pensjon Blir utbetalt berre for heile døgn. Tida reknast frå kursstart til kursslutt. Reisetida skal holdast utanfor beregninga. I dei høve det er betalt full pensjon er det i denne L/T-arten oppgåveplikta blir ivareteken, så her må det stå tal på døgn. Møtegodtgjersle Tapt arbeidsforteneste Sjå "Reglement for godtgjersle til valde medlemer i fylkeskommunale politiske organ i Møre og Romsdal". Servering Trekk for enkeltmåltid skal førast opp her og ikkje trekkast frå i kostgodtgjersla, også frukost. Satsar for frukost, lunsj og middag følgjer reiseregulativet. Med lunsj meines eit fullverdig måltid, der ein vaksen person kan ete seg mett. Reiseforskot Er det av spesielle grunnar utbetalt reiseforskot blir det ført til trekk her. Reiseforskot blir ført på eigen konto i rekneskapen og må ikkje blandast med reisekontoane elles. Alle skal levere reiserekning så snart reisa er avslutta. 8.3 Godtgjersle for reisetid Kompensasjon for reisetid på tenestereiser innanlands. Reisetid blir kompensert med time for time. Reisetid er i denne samanheng den tida som går med til reise ut over ordinær arbeidstid mellom arbeidsstad/bustad. Sjå reglane på intranettet http://mrfylke.no/Intranett/Arbeidsgivar-HR/Lov-Avtale-Reglement/Reglement 8.4 Reiseforskot Etter innføring av ordninga med kredittkort er det slutt på ordninga med reiseforskot for tilsette i sentraladministrasjonen. Det er berre unntaksvis at det blir utbetalt forskot her. For andre tilsette i fylkeskommunen er det ordning med utbetaling av forskot på reise. Reiseforskot blir tilvist av Avdeling/etat/skole Tilvisar Vidaregåande skolar Rektor/inspektør Fylkesutdanningssjefen for rektor Tannklinikkane Fylkestannlegen Utbetaling av reiseforskott skjer over bank. Etter oppmoding kan det også utbetalast reiseforskott etter at reiserekninga er tilvist. Reiseforskott skal ikkje tilvisast konto for tenestereiser i driftsrekneskapen. Forskottet blir av lønskontoret ført på eigen konto for "Forskott på reiserekningar" på aktivasida i balanserekneskapen, og står som eit krav på vedkomande inntil tilvist reiserekning er levert. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 130 av 172 8 Reise- og kostgodtgjersle Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 Reiseforskottet skal, om ikkje anna er avtalt, gjerast opp mot den første reiserekninga som blir tilvist til utbetaling etter at forskottet er utbetalt. Dersom det ikkje blir innlevert reiserekning, eller at reisa ikkje har blitt noko av, skal forskottet betalast attende anten ved innbetaling eller ved trekk i løn. Forskot på enkeltreiser skal trekkjast i løna seinast andre månaden etter at reisa er avslutta. 8.5 Innkjøpsavtalar som vedrører tenestereiser Innkjøpsseksjonen i sentraladministrasjonen sørger for at vi til ei kvar tid har gunstige avtalar med leverandørar innan hotell, reisebyrå, fly etc. Fylkeskommunen sine tilsette er forplikta til å nytte desse avtalane på sine tenestereiser. Informasjon om avtalane blir sendt til alle avdelingar og verksemder. I tillegg er avtalane lagt ut på intranett Spørsmål til avtalane kan rettast til innkjøpsleiar. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 131 av 172 8 Reise- og kostgodtgjersle Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 9 Registrering av inventar og utstyr 9.1 Inventarføring Den enkelte skole/institusjon skal føre oversikt over inventar og utstyr. Dette er nyttig for å kunne dokumentere tap i tilfelle tjuveri, brann eller hærverk. Betre oversikt over fylkeskommunalt inventar og utstyr kan også bidra til betre utnytting av inventar og utstyr internt i den enkelte verksemd og mellom fylkeskommunen sine verksemder. Reglane for inventarføring går fram av Instruks for registrering av og kontroll med inventar og utstyr i Møre og Romsdal fylkeskommune. 9.1.1 Registrering av inventar I instruksen går det fram at den enkelte avdeling/institusjon skal føre oversikt over det vesentligste inventar og utstyr som verksemda eig. Ei slik oversikt kan førast på eigne lister eller det kan nyttast EDB-førte lister. Sjå 9.4.1 Inventar- og utstyrliste for eksempel på liste som kan nyttast ved registrering av inventar og utstyr. Det er ikkje sett noko beløpsgrense for kva slags inventar og utstyr som skal registrerast. Kva for utstyr som skal førast på lista må vurderast av verksemda sjølv ut frå den enkelte gjenstanden si levetid, kor utsett gjenstanden er for å bli fjerna frå verksemda og kor lett omsetteleg den er. Større verktøy, kontormaskiner, EDB-utstyr, mobiltelefon, TV/video og kunst bør registrerast. Det kan vere praktisk å føre inventaroversikta romvis. Inventaroversikta skal innehalde opplysningar om innkjøpsdato, innkjøpspris, skildring av gjenstanden, kvar den er lokalisert, og evt. dato og signering for avgang. Inventaroversikta skal oppbevarast ved institusjonen og skal til ei kvar tid vere tilgjengeleg for fylkesrevisor og etatsleiing. 9.1.2 Årleg gjennomgang av inventarregisteret Kontroll med at registrert utstyr er til stades skal gjennomførast årleg, og det skal dokumenterast at kontroll er gjennomført. Samtidig med oppteljing blir overflødig inventar/utstyr registrert. Institusjonen si administrative leiing vurderer kva som kan nyttast innan institusjonen. Utstyr/inventar det ikkje er behov for innan institusjonen skal meldast til etatsleiinga. 9.2 Utrangering, kassasjon og avhending av inventar og utstyr Reglane om avhending, overføring, utrangering og kassasjon av inventar og utstyr finn ein i Instruks for registrering av og kontroll med inventar og utstyr i Møre og Romsdal fylkeskommune. Det er institusjonsleiaren som tek avgjerd i saker som gjeld avhending, overføring, avhending og kassasjon. Inventar og utstyrslista skal likevel signerast av to personar ved utrangering, kassasjon og avhending av fylket sitt inventar og utstyr. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 132 av 172 9 Registrering av inventar og utstyr Møre og Romsdal fylke 9.2.1 Økonomihandboka del 2 Avhending Avhending inneber at inventar og utstyr blir selt eller overdrege til andre utanfor fylkeskommunen. Sal skjer som regel ved offentleg kunngjering. I enkelte høve kan salet skje ved auksjon. Direkte sal bør ikkje skje utan at særlege grunnar talar for det, td. når inventaret/utstyret er av lite verd, når hurtig sal av særlege grunnar er naudsynt eller når berre eit mindre tal kjøparar er aktuelle. Ei kunngjering om auksjon og sal kan innehalde: - namn på den institusjonen som sel inventar og utstyr - informasjon om type inventar og utstyr - tid og stad for eventuell framsyning av salsgjenstanden - opplysningar om korleis tilboda skal merkast, stad, dato, klokkeslett for innlevering av tilbod og opning av tilbod - ved auksjon: auksjonsstad og tid - leverings- og betalingsvilkår - atterhald om retten til å forkaste alle tilbod dersom prisen på tilboda ikkje er aksaptable - kor lang tid kjøparen skal vere bunden av sine tilbod - frist for henting av inventar og utstyr og eventuell rydding av tomt m.v. - opplysning om at tilbod som inneheld udefinerte tilbod eller prisar vil bli avvist Vanlege leverings- og betalingsvilkår for sal av inventar og utstyr kan vere: - Inventar og utstyr skal hentast av kjøpar på den stad, og innan den frist som er gitt i salsvilkåra. Utgifter i samband med borttransportering og rydding er kjøpar sitt ansvar. - Salsbeløpet skal i regelen vere betalt før levering. Mot god tryggleik (bankgaranti) kan betaling utsetjast inntil 3 månader. Opplysningar ved sal skal førast inn i salsprotokoll, evt. i inventarlista, og denne skal skrivast under av minst to personar. 9.2.2 Overføring Overføring av utstyr/inventar mellom einingar i fylkeskommunen kan avtalast direkte mellom partane. Dersom verksemda har overflødig utstyr som kan nyttast ved andre av fylkeskommunen sine verksemder skal etatleiinga ha melding om dette. 9.2.3 Utrangering Utrangering er avgjerd om at inventar og utstyr skal gå ut av bruk fordi det ikkje lenger gjer slik nytte som opphaveleg tenkt eller fordi behov ikkje lenger er til stades. Opplysningar ved utrangering skal førast i inventarlista og ved utrangering skal lista signerast av minst to personar. 9.2.4 Kassasjon Kassasjon er avgjerd om at inventar og utstyr som er nedslite eller skadd og ikkje lenger kan reparerast utan for store kostnader skal takast ut av bruk. Opplysningar ved kassasjon skal førast i inventarlista og denne skal skrivast under av minst to personar. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 133 av 172 9 Registrering av inventar og utstyr Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 9.3 Kartotekføring av utstyr ført i investeringsrekneskapen Utgifter av investeringsmessig karakter skal førast i kapitalrekneskapen dersom beløpet er kr. 100.000 og levetida er 3 år eller meir. Økonomiseksjonen slår saman alle kjøp av investeringsmessig karakter pr. år. Derfor må den enkelte verksemd føre eit manuelt kartotek over det einskilde objekt som er ført i kapitalrekneskapen. Sjå 5.15.3. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 134 av 172 9 Registrering av inventar og utstyr Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 9.4 Vedlegg 9.4.1 Inventar- og utstyrliste (vedlegg 1) Ajourført pr. dato: Etat/institusjon Artikkel Avd/rom Tal Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Type/modell Fab.nr. Side 135 av 172 Innkj.år Nypris (evt. verdi) Sal/kassasjon Salspris o.a. 9 Registrering av inventar og utstyr Dato Sign: Merknader Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 10 Forsikringar 10.1 Administrative bestemmelsar Fylkesutvalet vedtok i 1991 at Møre og Romsdal fylkeskommune skal ha ei forsikringsordning som kombinerer forsikringar frå forsikringsselskap med eit internt system for sjølvforsikring. Formålet med fylkeskommunen si forsikringsordning er å sikre: Effektiv og økonomisk avlasting for fylkeskommunen sin risiko Stabilisering av økonomien på den enkelte kostnadsstad mot verknaden av plutselege og uføresette skadar Aktuell og kostnadseffektiv risikostyring Optimal utnytting av fylkekommunen sin kapital og menneskelege ressursar Fylkesrådmannen har fullmakt til å plassere forsikringsavtalane på grunnlag av tilbodsinnhenting og priskonkurranse. 10.1.1 Dekningsomfang I hovudsak er dekningsomfanget for ordninga lagt opp slik at brukarane har dei forsikringar som ville ha vore teikna i forsikringsselskap. Dekningsomfanget er slik lagt opp: (Alle eigenandelsbeløp er utan mva.) Objekt Skadetype Skadefondet KLP Bygningar Innhald i eigne og leigde bygningar Brann Brot på vatnleidning Innbrot Kaskoskade bygg JA Intern eigenandel kr. 10.000 JA Eigenandel brann kr. 250.000 Eigenandel øvrige kr. 100.000 Bygningar Innhald i eigne og leigde bygningar Naturskade NEI JA Eigenandel kr. 4.000 Motorvogner Vognskadar Ansvarsskadar ved bruk av kjøretøy Ja Nei (motorvogn med kasko) Ja (motorvogn utan kasko) JA Eigenandel kr. 5.000 Båt Båtskadar (brann, tyveri) Nei Ja Eigenandel kr. 5000 Kasko Ja Eigenandel kr. 5000 Ansvar - Personskade - Tingansvar - Formuesansvar Rettslege krav som følgje av tap/skade påført 3. person NEI NEI JA JA Eigenandel 100.000 JA Eigenandel 100.000 NEI Garanti Underslag JA NEI Elevar Ulykke NEI JA Eigenandel kr. 0.01 g ved behandlingsutg. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 136 av 172 10 Forsikringar Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 Elevar utplassert i bedrift Yrkesskade NEI NEI – i særskilde tilfelle eigen avtale Tilsette Yrkesskade NEI JA Tilsette Ulykke, inkl. fritid NEI JA Tilsette *) Tap knytt til reise i teneste NEI JA *) Tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune er forsikra ved reise i teneste. Tilsette må ta kontakt med juridisk avdeling for å få avklart det forsikringsmessige om dei skal ha med seg kostbart utstyr (over 15.000 kroner). 10.1.2 Erstatning Hovudprinsippet ved oppgjer, dersom dette ikkje finn stad direkte frå forsikringsselskapet, er at erstatning blir utmålt etter dei same reglane som er nytta av selskapa. Ved oppgjer etter skade på ting, vil det bli tatt omsyn til alder/slitasje på gjenstanden når erstatninga blir vurdert. 10.1.3 Intern eigenandel Ved alle oppgjer gjennom forsikringsordninga blir ordninga refundert ein intern eigenandel på inntil kr. 10.000. (Ved naturskade kr. 4.000). Beløpet blir belasta den enkelte kostnadsstaden. 10.1.4 Disponering av midlar frå forsikringsordninga Etter søknad til fylkesrådmannen kan det gis midlar frå ordninga til • Skadeforebyggande tiltak og program • Opplæring og materiell • Ekstern bistand • Ekstraordinære skader • Andre driftsutgifter i samband med ordninga 10.1.5 Organisering og ansvarsforhold Driftsansvar Driftsansvaret for ordninga er tillagt fylkesrådmannen. Juridisk avdeling har ansvaret for den daglege drifta. Brukarnett Kvar brukarstad skal ha ein forsikringskontakt (ev. fleire personar) som utgjer eit brukarnett for ordninga. Funksjonar som skal dekkjast er: 1. Rapportering av tilgang/avgang av forsikringsobjekt 2. Rapportere skadar 3. Vere kontaktperson Dei områda som skal dekkjast er: • Bygningar med innhald • Kjøretøy, båtar og arbeidsmaskiner • Ulykkesforsikring av elevar • Yrkesskadeforsikring av elevar utplassert i bedrift • Ulykkesforsikring av tilsette (arbeid og fritid) • Yrkesskadeforsikring av tilsette • Reiseforsikring av tilsette Juridisk avdeling legg til rette for rutinar og sørgjer for nødvendig informasjon. 10.1.6 Forsikringsavtalar Forsikringsavtalar kan berre inngåast av fylkesrådmannen v/juridisk avdeling. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 137 av 172 10 Forsikringar Møre og Romsdal fylke 10.1.7 Økonomihandboka del 2 Forsikringspremiar Til dekning av ordninga sine utgifter og avsetningar, blir kostnadsstadene belasta ein intern premie. Premien omfattar deltaking i ordninga slikt det går fram under punkt 10.1.1. Satsen for internpremien blir fastsett av fylkesrådmannen. Premien blir fordelt på kostnadsstadene ut frå andel av total forsikringssum for bygningane. For auto, arbeidsmaskiner og pensjonsforsikringar blir kostnadsstadene belasta med ekstern forsikringspremie (den premien Møre og Romsdal fylkeskommune betalar til KLP). 10.2 Prosedyre for rapportering av tilgang/avgang 10.2.1 Tilgang/avgang bygningar Tilgang eller avgang av bygningar skal meldast umiddelbart til byggje- og vedlikehaldsavdelinga. 10.2.2 Tilgang/avgang av maskiner og inventar Tilgang eller avgang av bilar/kjøretøy meldast straks frå brukarstaden til Aon (sjå kontaktinformasjon i 10.5). Dersom kjøretøyet er kjøpt hos forhandlar vil denne ha "rødt kort" liggjande. Det er tilstrekkeleg å opplyse at bilen skal forsikrast i KLP forsikring. Dersom bilen er kjøpt privat vil "rødt kort" bli sendt direkte frå forsikringsselskapet. 10.3 Prosedyre ved skade 10.3.1 Skadar på bygningar med innhald Skadar på bygningar med innhald skal straks meldast til forsikringsmeklar, Aon, med kopi til juridisk avdeling (sjå kontaktinformasjon i 10.5).Aon kontaktar forsikringsselskapet, og gir så tilbakemelding til skademeldar om vidare behandling (taksering m.v.). Skadestaden melder også om nødvendig i frå til brannvesen og politi. Ved innbrot, hærverk, mv., skal formell anmeldelse av skaden med krav om påtale skje frå juridisk avdeling hos fylkesrådmannen. Dersom skaden går inn under forsikringsordninga til Møre og Romsdal fylkeskommune (er dekningsmessig), vil skadestaden få melding om at skaden kan utbetrast til ”tilsvarande” standard. Skadestaden er ”eigar” av skaden, og skal i første omgang dekke alle utlegg knytta til skaden over eige budsjett/rekneskap. Når utbetringa av skaden er avslutta, skal skadestaden sende kopi av alle kvitteringar og nødvendig dokumentasjon til juridisk avdeling, som har ansvar for at skadestaden får utbetalt forsikringsoppgjer. 10.3.2 Skadar på kjøretøy og arbeidsmaskiner Skade på motorvogn skal meldast av avdelinga som disponerer aktuelt kjøretøy elektronisk etter følgjande prosedyre: • Skaden meldast per e-post til juridisk avdeling - se kontaktinformasjon i 10.5 • Juridisk avdeling oppretter skadesak hos KLP, og sender skjemalenke til skademeldar for utfylling. Når kjøretøyet blir sett på verkstad må det opplysast at kjøretøyet er forsikra i KLP Skadeforsikring. 10.3.3 Ansvarsskadar Krav om erstatning frå 3. person skal umiddelbart sendast over til juridisk avdeling (se kontaktinformasjon i 10.5) for vidare behandling av saka. 10.3.4 Ulykkesskade - elevar Ulykkesskader skal meldast til NAV. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 138 av 172 10 Forsikringar Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 Skadeskjemaet skal fyllast ut og skrivast under. Skjemaet skal sendast som brevpost. Juridisk avdeling skal ha kopi av skjemaet. Skjema finn ein på nettsidene til NAV. • nav.no: Melding om skade/sykdom påført under arbeid på norsk eller utenlandsk landterritorium Skjema NAV 13-07.05 Skade som medfører sjukemelding skal i tillegg meldast KLP. Skadeskjemaet skal fyllast ut og skrivast under. Skjemaet skal sendast som brevpost. Juridisk avdeling skal ha kopi av av skjemaet. • KLP.no: Offentlig/bedrift – forsikring – meld skade. Skjema Elev/barnehagebarn ulykke 1.3.5. Ulykkesskade/yrkesskade - tilsette Ulykkeskader skal meldast til NAV. Skadeskjemaet skal fyllast ut og skrivast under. Skjemaet skal sendast som brevpost. Juridisk avdeling skal ha kopi av av skjemaet. Skjema finn ein på nettsidene til nav: • nav.no: Melding om skade/sykdom påført under arbeid på norsk eller utenlandsk landterritorium Skjema NAV 13-07.05 Skade som medfører sjukemelding skal i tillegg meldast KLP. Skaden skal meldast elektronisk etter følgjande prosedyre: • Skaden (skadested, dato og kven det gjeld) meldast per e-post til juridisk avdeling - sjå kontaktinformasjon i 10.5 • Juridisk avdeling oppretter skadesak hos KLP, og sender skjemalenke til skademeldar for utfylling. 10.4 Skadeførebyggjande program og tiltak Den enkelte brukarstad skal ved aktivt førebyggjande arbeid i størst mogleg grad avgrense sjansane for at skadar kan oppstå. Har brukarstaden behov for å gjennomføre spesielle skadeførebyggjande tiltak, og utgiftene til slike tiltak blir særleg store, kan brukarstaden søkje om finansieringsbistand til tiltaka gjennom forsikringsordninga, jfr. pkt. 10.1.4. Skadeavgrensande tiltak skal omgåande vurderast og om nødvendig iverksetjast når skade har skjedd. 10.5 Kontaktinformasjon Juridisk avdeling Kristine Svendsen, 71 25 87 11, [email protected] Eirik Jenssen, 71 25 87 33, [email protected] KLP Skadeforsikring Postboks 400 Sentrum, 0103 Oslo tlf 22 03 35 00 Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 139 av 172 10 Forsikringar Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 Aon Sjømannsveien 14, 6008 Ålesund. Tlf. 70111140. Kontaktperson: Bjørn Ekroll, [email protected] Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 140 av 172 10 Forsikringar Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 11 Balanserekneskapen 11.1 Kva er balanserekneskap Balanserekneskapen er ei oversikt over fylkeskommunen sine eigedelar på den eine sida (aktiva) og korleis desse eigedelane er finansierte på den andre sida (passiva). Balanserekneskapen i fylkeskommunen er stilt opp på same måte som for eksempel aksjeselskap. I motsetning til bevilgningsrekneskapen syner ikkje balanserekneskapen berre endringar skjedd i året, men er ein status på formuessituasjonen til fylkeskommunen. Dette inneber at eigedelar, gjeld eller eigenkapital registrert i balanserekneskapen blir ståande der til ei konkret føring påverkar storleiken på balanseverdiane. Dette krev at alle balansekontoar vert følgde opp slik at balansen gjev eit korrekt bilde av fylkeskommunen sin økonomiske status. Ansvaret for slik oppfølging ligg til alle som har balansekontoar. I tillegg til driftsrapportane er det laga balanserapportar i web – økonomispøring som viser posteringar og saldi på balansekonti som er knytt til det einskilde ansvarsområde. EIGEDELAR GJELD OG EIGENKAPITAL H.kap. 2.2 Anleggsmiddel H.kap. 2.5 Bokført eigenkapital Kap. 2.27 Kap. 2.56 Faste eigedomar og anlegg Disposisjonsfond 2.24 Utstyr, maskiner og transportmiddel 2.51 2.53 Bundne driftsfond Ubundne investeringsfond 2.22 2.21 Utlån Aksjar og andelar 2.55 2.5900 2.5950 2.5980 2.5990 Bundne investeringsfond Rekneskapsmessig meirforbruk Rekneskapsmessig mindreforbruk Likviditetsreserve Kapitalkonto H.kap. 2.4 Langsiktig gjeld Kap. 2.45 Andre lån 2.43 Sertifikatlån 2.41 Ihendehavarobl. lån H.kap. 2.1 Omløpsmiddel H.kap. 2.3 Kortsiktig gjeld Kap. 2.13 Kap. 2.32 Kortsiktige fordringar 2.12 Lånesertifikat 2.31 2.11 Ihendehavarobligasjonar 2.10 Kasse, postgiro, bank Anna kortsiktig gjeld Kassekredittlån Eigedelane er delte inn i omløpsmiddel som er dei mest omsettelege aktiva lik kontantar, bankinnskot, kortsiktige fordringar og materialbehaldning og anleggsmiddel som er mindre omsettelege eigedelar slik som aksjar, utlån, maskiner, transportmiddel og bygningar/anlegg. Passivasida i balanserekneskapen viser korleis eigedelane på aktivasida er finansierte. Finansieringa er delt inn i kortsiktig og langsiktig gjeld, og i eigenkapital. Forholdet mellom gjeld og eigenkapital seier oss noko om kor stor del av eigedelane som er finansiert av eigenkapital. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 141 av 172 11 Balanserekneskapen Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 11.2 Hovudkapitla i balansen 11.2.1 Hovudkapittel 2.2 Anleggsmiddel 2.27 Eigedomar og anlegg Kjøp og sal av eigedom og anlegg skal vedtakast av fylkestinget. Det blir rekneskapsført i investeringsrekneskapen og aktivert i balansen. Oppfølging av anleggskontoane Sjå 5.15.2 Ansvar for aktivering og avskriving side 73 om aktivering og avskriving av utstyr og anlegg. Her går det fram at skolen/institusjonen skal føre eige kartotek over alle kjøp av investeringsmessig karakter. Det er viktig at økonomiseksjonen får melding om sal/avhending/kondemnering av utstyr slik at dette kan førast ut av balanserekneskapen. Gje opp årstal for når utstyret var kjøpt. 2.24 Utstyr/maskiner/transportmiddel av investeringsmessig karakter Større kjøp av inventar og utstyr blir rekna som investering og skal førast i investeringsrekneskapen. Som større kjøp reknast gjenstandar med: • økonomisk levetid på 3 år eller meir og • innkjøpspris over 100.000 kr Begge vilkåra må vere oppfylte. 11.3 Sjå også 5.14 Høve til betalingskort/kredittkort Det er høve til å søke om betalingskort eller kredittkort for dei einingar som i stor grad er ute på reise eller som treng betalingskort til å handle på internett. Kortet må registrerast på ein person, for eksempel rektor. Det er særs viktig at det blir fremlagt kvittering for kjøpa som skal legges ved rekneskapsbilaga eller faktura frå kredittkortselskap. Bestilling av kort skal skje gjennom Økonomiseksjonen. Investeringsutgifter side 73. 2.22 Utlån Utlån skal vedtakast av fylkestinget. Dei utlån som fylkeskommunen gjev skal budsjetterast og rekneskapsførast i investeringsrekneskapen. Utlåna blir aktiverte i balansen til utlånsbeløp. 2.21 Aksjar og andelar Alt kjøp og sal av aksjar og andelar skal vedtakast av fylkestinget. Ei avdeling eller ein institusjon har inga fullmakt til å gjere slike avtalar. Rekneskapsføring blir gjort av økonomiseksjonen sentralt, og skjer i investeringsrekneskapen på postane 52 og 92. Aksjar og andelar skal aktiverast i balansen til kjøpsverdi pr. 31.12. 11.3.1 Hovudkapittel 2.1 Omløpsmiddel 2.13 Kortsiktige fordringar Kortsiktige fordringar er uteståande krav som ikkje har lengre fordringstid enn maksimalt 1 år. Dei fleste krav som blir førte under kapitla 2.13 kortsiktige fordringar heng saman med at rekneskapen blir ført etter anordningsprinsippet. Lønsforskot, reiseforskot, krav på offentlege og private debitorar, depositum og ulike krav på staten er døme på kortsiktige fordringar som skal inntektsførast og registrerast som fordring i balansen. Dei ulike krava skal fakturerast og inntektsførast så snart dei oppstår. Fordringane skal vere fullstendig dokumenterte med bilaget som viser grunnlaget for kravet. Sjå også 5.7.1 Inntektsordre side 65 og Feil! Fant ikke referansekilden. Feil! Fant ikke referansekilden. side Feil! Bokmerke er ikke definert.. Avstemming av kortsiktige fordringar Økonomiseksjonen har ansvar for å avstemme og følgje opp fordringar ført i Fakturering i Visma. Kortsiktige fordringar registrert utanom Fakturering, direkte mot ein fordringskonto i balansen, må avdelinga/skolen kontrollere ved rapportmottak kvar månad. Det er den einskilde etat eller institusjon/skole som må følgje opp og purre på desse. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 142 av 172 11 Balanserekneskapen Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 Økonomiseksjonen skal ha tilsendt ein avstemmingsrapport pr. 31.08 og 31.12. kvart år for alle fordringskontoar. Rapporten skal innehalde saldo - (UB) - og kva denne saldoen består av, dvs. kva fordringar som er uteståande ved utgangen av august og ved årsskifte. Fordringskontoane er å finne under desse hovudgrupperingane: Kortsiktige fordringar 21310 Ymse fordringar på statsetatar 21314 Ymse fordringar skatt 21350 Ymse fordringar kommunar/fylkeskommunar 21370 Ymse fordringar bedrift 21375 Ymse fordringar private Forelding av fordringar "Foreldelsesloven 18.05.1979" har ein foreldingsfrist på 3 - tre - år som hovudregel. (Sjå også lovens § 2, samt §§ 14 - 20 om "avbrudd av foreldelse"). Dette betyr at alle fordringar som er eller nærmar seg 3 år, må vurderast spesielt med tanke på tapsavskrivingar. Sjå 5.7.3 Avskriving tap på krav side 67. Eksempel på utforming av avstemmingsrapport: AVSTEMMING PR. 31.08.XX Konto 21370.xxx - Ymse fordringar bedrift Saldo på balansekonto 2.069.784,78 Saldoen gjeld følgjande postar: B690711/xx Kommunal oppl. 1 618 600,00 B691694/xx Kommunal oppl. -85 900,00 1.532.700,00 B691842/xx 145473 Telenor Handel AS 500,00 B691842/xx 441679 Telenor Bedrift AS 20 934,34 B691881/xx 9650 Istad Kraft AS 515 650,44 Totalt 2.069.784,78 2.10 Kasse, postgiro og bankinnskot Her skal kassebehaldning og alle innskot på postgiro og bankkonti tilhøyrande fylkeskommunen førast. Kapitlet omfattar midlar som tilhøyrer både kontantbehaldning og fond. Kasse Dei ulike kassebehaldningane blir førte opp med eigne balansekonti i balanserekneskapen. Den enkelte institusjon har ansvar for eigne kassabehaldningar, sjå 1.5 Instruks for kasseforvaltning. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 143 av 172 11 Balanserekneskapen Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 Bank og postgiro Dei ulike innskotskonti skal registrerast på eigne konti i balanserekneskapen. Sjå 5.13 Oppretting av eigne bankkonti side 72. 11.3.2 Hovudkapittel 2.5 Bokført eigenkapital 256 Disposisjonsfond Disposisjonsfond er lite aktuelt etter innføring av rammestyring. Innsparingar/mindreforbruk blir ikkje lenger avsett til fond, men inngår i fylkeskommunen sitt samla driftsresultat. Når rekneskapen er avslutta, blir resultata evaluert. Mindreforbruk kan då etter reglar gitt i budsjettreglementet pkt. 6 bli tilbakeført til den enkelte driftseining som styrking av ramma for neste budsjettår, medan meirforbruk kan bli trekt i ramma. 2.51 Bundne driftsfond Her blir innsparte midlar i driftsrekneskapen avsett. Det dreier seg om midlar der bruken er bestemt av andre instansar enn fylkestinget. Eksempel på slike midlar er pengegåver til bestemte formål, øyremerkte statsmidlar til bestemte prosjekt osb. Midlane blir avsett i fond til dei same konkrete formål/tiltak som dei var bevilga til, dvs. at bundne driftsfond kun kan disponerast til dei tiltak som dei i utgangspunktet var meint for. Sjå til dømes 5.18 Gåvekontoar og legat side 76. Her skal det ikkje førast fond som ikkje direkte tilhøyrer fylkeskommunen. Avsetning til bundne fond skal skje straks inntekta ligg føre. Sjå 5.7.4.1 Øyremerka tilskot side 68. Ved mottak av balanserapport må avdelinga/skolen kontrollere at saldoen på fondskontoen stemmer. Endring i saldo på fondskontoen må vere i samsvar med utgifter dekt av fondsmidlar førte i bevilgningsrekneskapen. 2.53 Ubundne investeringsfond Ubundne investeringsfond er fylkeskommunen sine eigne kapitalinntekter, f.eks. frå sal av anleggsmiddel, og kan berre nyttast til investeringsformål. Rekneskapsføring og kontroll blir normalt gjort av økonomiseksjonen. 2.55 Bundne investeringsfond Her skal innsparte midlar i investeringsbudsjettet avsetjast. Det er har snakk om midlar der bruken er bestemt av andre instansar enn Fylkestinget. Fondsmidlane kan berre nyttast til desse formåla. Fylkeskommunen har nokre vegfond finansiert med statsmidlar som er plasserte under denne kategorien. Rekneskapsføring og kontroll blir gjort av økonomiseksjonen. 2.59 Anna bokført eigenkapital Under dette kapitlet kjem fylkeskommunen sitt eventuelle rekneskapsførte over-/underskot, likviditetsreserve og kapitalreserve fram. All kontering og rekneskapsføring under kap 2.5 eigenkapital blir koordinert av økonomiseksjonen. 11.3.3 Hovudkapittel 2.4 Langsiktig gjeld 2.41 Langsiktig gjeld Her blir langsiktig gjeld til finans- og kredittinstitusjonar ført. Lån er tatt opp for å finansiere investeringar i bygg og eigedom. Det er berre fylkestinget som har mynde til å ta opp lån på vegner av fylkeskommunen. Kontoane blir kontrollerte og avstemte av økonomiseksjonen. 11.3.4 Hovudkapittel 2.3 Kortsiktig gjeld 2.32 Kortsiktig gjeld Her blir all gjeld for varer og tenester som er leverte men ikkje betalte ført. Det dreier seg om skattetrekk (forskotstrekk, påleggstrekk), arbeidsgjevaravgift, pensjonstrekk, meirverdiavgift, kreditorgjeld, diverse gjeld til staten, gjeld til hushaldningar osv. Etter anordningsprinsippet skal kostnadane knytt til tiltak som er utførte og varer som er mottekne, men ikkje fakturerte før rekneskapen skal avsluttast debiterast (utgiftsførast) drifta ved dei ulike avdelingane/skolane og krediterast kortsiktig gjeld i balansen inneverande år. Beløpet skal krediterast kortsiktig gjeld og debiterast kasse/bank når fakturaen ligg føre og forfell til betaling i påfølgjande år. Kontroll av kortsiktig gjeld Det finns lite kortsiktig gjeld som er registrert direkte på den enkelte ansvarsstad. Leverandørgjeld er registrert direkte i ein felles leverandørrsekontro. Det er i hovudsak Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 144 av 172 11 Balanserekneskapen Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 anslagsposteringar og anna spesiell gjeld som er registrert på ansvarsstaden til den enkelte avdeling/skole. Avdelinga/skolen har ansvaret for å kontrollere slik gjeld. Økonomiseksjonen skal ha tilsendt ein avstemmingsrapport pr. 31.08 og 31.12. kvart år for ansvarsstaden sine konti for kortsiktig gjeld. Rapporten skal innehalde saldo - (UB) - og kva denne saldoen består av, dvs. kva gjeldspostar som ikkje er betalt innan utgangen av august og ved årsskiftet. Fordringskontoane og konto for kortsiktig gjeld er å finne under desse hovudgrupperingane i balanserekneskapen: Kortsiktig gjeld 23210 23214 23250 23270 23275 23999 ............. ............. ............. ............. ............. ............. 11.4 Memoriakonti Ein memoriakonto er ein hjelpe- og hugsekonto. Ein memoriakonto skal registrerast med same beløp til debet og kredit, og blir rekna som eit tillegg til balanserekneskapen. Debet 2.9100 Memoriakonto for ubrukte lånemidler 2.9200- 2.9998Andre memoriakonti Kredit 2.9999 Motkonto for memoriakontiane Summen av debetføringane på memoriakontiane skal vere lik 2.9999 Motkonto for memoriakontiane. All rekneskapsføring og avstemming blir gjort av økonomiseksjonen. Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 145 av 172 11 Balanserekneskapen Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 12 Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale 12.1 Arkivering Vi viser til Bokføringsforskriften av 12.01.2004, kapittel 7 om «Oppbevaring og elektronisk tilgjengelighet.» § 7-1.Oppbevaringsmedium Regnskapsmateriale skal oppbevares på en måte som opprettholder lesekvaliteten i hele oppbevaringsperioden. Det samme gjelder bokførte opplysninger som skal holdes elektronisk tilgjengelig etter bokføringsloven § 13b. Foreløpig minst 10 år. Se også § 13 i Bokføringsloven av 19.11.2004. I samme periode må den nødvendige dokumentasjon for regnskapsføringen oppbevares slik at de enkelte poster ved hjelp av henvisninger kan følges fra legitimasjonen/bilaget til det avsluttede årsregnskap og den omvendte vei." Det er gitt eigne forskrifter om arkiv i fylkeskommunen: Retningsliner for bygging, sikring, innreiing og bruk av arkiv i kommunale, fylkeskommunale og statlege administrasjonar. (Fastsett av Riksarkivaren 6. nov. 1985.) Det er omsynet til dokumentasjon, rasjonell saksbehandling, dei juridiske rettane til einskildpersonar og institusjonar og framtidig forsking som gjer det naudsynt med påbod om tidsavgrensa eller permanent bevaring av arkivsaker. I samband med arkivdanninga i fylkeskommunen vart det utarbeidd ein arkivnøkkel tilpassa fylkeskommunen sin organisasjon og oppgåver: Arkivnøkkel for fylkeskommunen (utarbeidet av Norske Kommuners Sentralforbund 1979) Arkivnøkkelen vart siste retta i 1981. 12.2 Kassasjon Det er vedteke eigne reglar for arkivavgrensing og kassasjon i fylkeskommunale arkiv: Retningsliner for arkivavgrensing og kassasjon i fylkeskommunale arkiv (gjeldande frå 1. september 1986) Når materiale er bestemt for kassasjon, må det avgjerast om materialet kan behandlast som vanleg avfall eller om det må makulerast, og korleis dette eventuelt skal skje. Innhaldet i dokumenta er avgjerande for framgangsmåten. Makulering av arkivalia må anten skje ved bruk av forbrenningsomn eller makuleringsmaskin. Dette gjeld for alt fortruleg og personømtåleg materiale, og makulering må skje under oppsyn av fylkeskommunalt tilsett person. Nedanfor følgjer utdrag av kassasjonsforskriftene for områda økonomi og personell. Ajouført Mai 2014 Side 146 av 172 12 Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale Møre og Romsdal fylkeskommune 12.2.1 Økonomihandboka del 2 Økonomi Kassasjonsføresegner når det gjeld økonomi er henta frå Retningsliner for arkivavgrensing og kassasjon i fylkeskommunale arkiv - 1986. Generelt om økonomi Nasjonal økonomi Kasserast. Saker vedr. fylkeskommunen sin økonomi bevarast. Kommunens og andre fylkeskommunars økonomi Kasserast. Budsjett Statsbudsjett Kasserast. Kommunenes og andre fylkeskommunars budsjetter Kasserast. Rekneskap og revisjon Inkassosaker Kasserast. Bevarast for 1976 og sidan kvart 10. år med 1980 som basisår. Rekneskapssaker Årsrekneskap, detaljrekneskap (kontosamandrag) bevarast. Vareregister behaldast der dette haldast. Elles bevarast alt rekneskapsmateriale for 1976 og sidan kvart 10. år med 1980 som basisår. Ved grunnleggjande endringar i rekneskapsførselen skal første år etter omlegginga bevarast. Elles kan rekneskapsmateriale kasserast etter dei fristane som er fastsett i budsjett- og rekneskapsforskriftene. Lønningsmapper, oppretta til bruk for rekneskapskontor Bevarast for 1976 og sidan kvart 10. år med 1980 som basisår. Elles kan materialet kasserast etter 5 år. Timelister Kasserast. Bevarast for 1976 og sidan kvart 10. år med 1980 som basisår. Forskot, kasseforsterkingar Kasserast. Ettersyn, kasserapportar, mislegheiter Kasserast. Ajouført Mai 2014 Side 147 av 172 12 Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale Møre og Romsdal fylkeskommune 12.2.2 Økonomihandboka del 2 Personell Retningslinene for arkivavgrensing og kassasjon i fylkeskommunale arkiv seier dette om personell-materiale: Tilsetjingar Søknader Kan kasserast. Søknader til tilsette skal oppbevarast, og dessutan alle søknader til leiande stillingar. Søknadslister og stillingsvurderingar skal oppbevarast. Løn Regulativ, tariffar Kan kasserast Særlege lønstillegg Kan kasserast Personlege lønnstilhøve Kan kasserast Utbetaling og frådrag i løn Kan kasserast Løn under sjukdom og ved dødsfall Kan kasserast Feriegodtgjersle Kan kasserast Godtgjersle og tilleggshonorar Reisegodtgjersle Kan kasserast Flyttegodtgjersle Kan kasserast Godtgjersle for tenestetelefon Kan kasserast Dagpengar, honorar, takstar for tenesteytingar Kan kasserast Godtgjersle for medlemmar av valde organ Kan kasserast Vederlag for tapt arbeidsforteneste Kan kasserast Pensjon og andre sosiale tilhøve Velferdstiltak Kan kasserast Kantineservice Kan kasserast Påskjøningar, gåver, medaljar o.l. Kan kasserast Opplæring, kurs og konferansar Opplæringsfondet sine kurs Kan kasserast Andre opplæringstiltak Kan kasserast Stipendordningar Kan kasserast. Eigne stipendordningar skal oppbevarast. 12.3 Retningslinjer for innhald i arkiv Det er utarbeidd eigne retningslinjer for innhald i arkiv ved skolar, og avdelingar i sentraladministrasjonen med tilvisingsmynde. Desse er meint å vere til hjelp for den enkelte verksemd i fylkeskommunen i behandlinga av løn- og rekneskapsmateriale. Desse retningslinjene finn du i 12.5.1 Vedlegg 1. Ajouført Mai 2014 Side 148 av 172 12 Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 12.4 Meir informasjon? Meir om reglane for arkivering og makulering finn ein i - Bokføringsforskriftens kapittel 7 og Bokføringsloven § 13 og 13 b. - Retningsliner for bygging, sikring, innreiing og bruk av arkiv i kommunale, fylkeskommunale og statlege administrasjonar. (Fastsett av Riksarkivaren 6. nov. 1985) - Retningsliner for arkivavgrensing og kassasjon i fylkeskommunale arkiv (Riksarkivet 1986) - Arkivnøkkel for fylkeskommunen (Norske Kommuners Sentralforbund, sist retta 1981) Har du spørsmål kan du også ta kontakt med arkivleiar ved dokumentsenteret i administrasjonavdelinga hos fylkesrådmannen. Ajouført Mai 2014 Side 149 av 172 12 Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 12.5 Vedlegg 12.5.1 Vedlegg 1 RETNINGSLINJER FOR INNHALD I ARKIV VED SKOLAR OG AVDELINGAR I SENTRALADMINISTRASJONEN MED TILVISINGSMYNDE ______________ _____________________ ______________ Desse retningslinjene er gjevne for å sikre at personal, løns- og rekneskapsmateriale til ei kvar tid er forsvarleg dokumentert, kontrollert og arkivert. Arkiva må merkast tydeleg og stå samla slik at dei er lette å finne fram i. 1. Tilvisingmynde Einingar som rekneskapsfører skal føre arkiv over skjema som viser tildeling av tilvisingsmynde. Her skal endringar av tildelingsmynde arkiverast fortløpande. Arkivet skal også innehalde signaturprøve. Opplysningane skal oppbevarast i 10 år. Bilag/dokument 1. Skjema for tildeling av tilvisingsrett Ajouført Mai 2014 Side 150 av 172 12 Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 2. Løn 2.1 Fast tilsette Arkivering av lønsmateriale vedkomande fast tilsette i fylkeskommunale institusjonar skal skje i personalmapper pr. person. Slikt materiale skal oppbevarast i evig tid. Bilag/dokument 1. Tilsetjingssaka/vedtak 2. Kopi av tilsetjingsbrev 3. Stadfesting/svarbrev om tilsetjing 4. Kopi av arbeidsavtale 5. Ansiennitetsrekning 6. Kopi av lønsmeldingsskjema 7. Lønsendringar 8. Kopi av søknad om permisjon 9. Faste trekk Behandling/kontroll Dato/signatur for utrekning og kontroll Heimel; lokale forhandlingar m.v. 10. Oppseiing 11. Søknad med attestar og vitnemål 12. Meldingar til pensjonskasse 13. Meldingar til trygdekasse/NAV 2.2 Forskott på løn Oppbevaring av tilvising av forskott skal stå i ringperm, sortert alfabetisk. Bilag/dokument Behandling/kontroll 1. Kopi av skjema for forskott på løn Dato/underskrift for fullstendig utfylling og dokumentasjon Dato/underskrift for attestasjon 2.3 Lønsmeldingsskjema Lønsmeldingsskjema skal oppbevarast i ringperm pr. år sortert pr. person. Bilag/dokument Behandling/kontroll 1. Kopi av lønsmeldingsskjema med nødvendige underbilag Dato/underskrift for utfylling Dato/underskrift for tilvising 2. Lærartimeplaner pr. lærar/avdeling (V.g. skolar) Dato/underskrift av inspektør/ timeplanleggar 3. Faste undervisningstimar i skoleverket Dato/underskrift for utfylling Dato/underskrift for tilvising Ajouført Mai 2014 Side 151 av 172 12 Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 2.4 Variabel løn/trekk Kopi av bilag vedrørande variabel løn og trekk skal oppbevarast i ringperm sortert pr. månad. Bilag/dokument Behandling/kontroll 1. Skolar Tilvisingsskjema for variabel løn Dato/underskrift for utfylling Dato underskrift for attestasjon Dato/underskrift for tilvising 2. Sentraladministrasjonen Overtidsrekning Dato/underskrift for utfylling Dato/underskrift for attestasjon Dato/underskrift for tilvising 3. Kopi av andre bilag for variabel løn/trekk Dato/underskrift for utfylling Dato/underskrift for tilvising Dersom institusjonen mottek bilag vedrørande påleggstrekk, bidragstrekk, husleigetrekk, barnehagetrekk, andre trekk skal desse sendast til økonomiseksjonen sentralt for trekk i løn. 2.5 Fråvær Materiale vedkomande fråvær skal oppbevarast i ringperm sortert pr. person på stigande dato. Bilag/dokument Behandling/kontroll 1. Kopi av eigenmelding om fråvære Dato/underskrift for personleg utfylling Dato/underskrift for godkjenning 2. Skolar Kopi av grøn kopi av sjukemeldinga (ID) Gul og grøn kopi skal sendast til økonomiseksjonen 3. Sentraladministrasjonen Kopi av grøn kopi av sjukemeldinga (ID) Gul og grøn kopi skal sendast til økonomiseksjonen 2.6 Lønsjournalar Lønsjournalar skal oppbevarast i ringperm sortert pr. månad. Bilag/dokument Behandling/kontroll 1. Bruttolønsliste Sign./dato på rapportane si framside for kontroll før lønsslippar med løn/feriepengar blir utdelt til dei tilsette 2. Bokholderiliste 3. Spesifisert løns- og trekkjournal Før juliløna blir det kvart år sendt ut feriepengeliste. Denne er m.a. grunnlag for tilvising av feriepengetillegg for første gongs tilsette lærarar. 3. Reiser 3.1 Reiseforskott Kopi av skjema for reiseforskott skal oppbevarast i ringperm/kassett sortert pr. dato. Ajouført Mai 2014 Side 152 av 172 12 Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale Møre og Romsdal fylkeskommune 1. Økonomihandboka del 2 Bilag/dokument Behandling/kontroll Kopi av skjema for reiseforskott Dato/underskrift for personleg utfylling Dato/underskrift for godkjenning av reise Dato/underskrift for tilvising 3.2 Reiserekningar Kopi av reiserekningar skal oppbevarast i ringperm sortert alfabetisk pr. person. 1. Bilag/dokument Behandling/kontroll Kopi av reiserekning Dato/underskrift for fullstendig utfylling og dokumentasjon Dato/underskrift for attestasjon av gjennomført reise, fullstendig utfylling m.v. Dato/underskrift for tilvising 4. Rekneskap 4.1 Rekneskapsbilag Vi viser også til kapittel 1.7 i økonomihandboka ”instruks for oppbevaring av rekneskapsbøker og bilagsmateriell” Med rekneskapsbilag er å forstå: - Inngåande fakturaer - Grunnlag for utgåande fakturaer - Hovedboksbilag Alle rekneskapsbilag(medrekna grunnlag for utgåande fakturaer) og lønsbilag skal oppbevarast ved skolen i minst 10 år etter vedkomande rekneskapsår. Saman med bilaga skal liggje ved nødvendige underbilag der det framgår korleis beløpet på bilaget er kome fram. Rekneskapsutskrifter, brev og anna dokumentasjon til dømes kontoutskrifter frå bank skal også oppbevarast i 10 år. Dessutan skal bilag for kvart 10. rekneskapsår takast vare på (år 2000, 2010 osv Ved større omleggingar skal fylkeskasseraren bestemme at bilag for andre rekneskapsår også skal oppbevarast. Bilaga skal oppbevarast samla, utilgjengeleg for uvedkomande og sortert slik at det er enkelt å hente fram bilag ved behov. Lagring i fjernarkiv skal skje betryggande ved nedlåsing av bilaga. 5. Inventarregistrering 5.1 Registrering av og kontroll med inventar og utstyr Skolen skal føre oversikt over inventar og utstyr etter reglane i Instruks for registering av og kontroll med inventar og utstyr i Møre og Romsdal fylkeskommunen. Institusjonen/skolen skal føre oversikt over inventar og utstyr etter reglane i Instruks for registrering av og kontroll med inventar og utstyr i Møre og Romsdal fylkeskommune. Ajouført Mai 2014 Side 153 av 172 12 Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale Møre og Romsdal fylkeskoomune Økonomihandboka del 2 13 Dokumentasjon av interne rutinar 13.1 Bakgrunn I økonomihandboka del I kapittel 5 om økonomisk intern kontroll går det fram at intern kontroll er integrert i verksemda sine grunnleggjande prosessar og omfattar i prinsipp alle dei ressursar som ein rår over. Kravet om intern kontroll er forankra i kommuneloven § 23.2. Det blir med dette stilt krav til at ein har dokumentasjon på at ein har tilfredstillande intern kontroll. Desse aktivitetane er rekna som vesentlege i samband med økonomisk intern kontroll: • budsjettering og rekneskapsføring, i dette rutinar for EDB-baserte informasjonssystem • inn- og utbetalingar • kunde- og leverandørreskontro, i dette fakturerings- og betalingsrutinar • oppbevaring og makulering av rekneskapsmateriale • bestilling og rekvirering av varer og tenester • attestasjon og tilvising I praksis vil dette seie at det skal utarbeidast rutinebeskriving for oppgåver som er knytt til desse aktivitetane. Definisjon Ei rutinebeskriving er ei systematisk, konkret og presis skriftleg framstilling av korleis ei oppgåve skal løysast. Den skal vise korleis rutina faktisk er, med dei manglar den har. Rutinebeskrivinga skal ikkje i noko høve pynte på røynda. I rutinebeskrivinga går det fram kva som er føremålet med og omfanget av ein aktivitet; kva som skal gjerast, av kven, når, kvar og korleis det skal gjerast; kva materiale og dokumentasjon som skal nyttast og korleis den skal styrast og registrerast. Målsetjing Målsetjinga med å utarbeide rutinebeskrivingar er i hovudsak å arbeide mot sikrare og betre økonomiforvaltning. I arbeidet med å dokumentere rutinar kan svake punkt avdekkjast og rettast på, og såleis har sjølve arbeidet med rutinebeskrivinga vore med på å betre rutinane. I prosessen med utarbeiding av rutinar vil ein gå gjennom organiseringa av oppgåvene og arbeidet i institusjonen på ein måte som er med på å trygge og effektivisere økonomiforvaltninga. Rutinebeskrivingar kan også vere nyttige hjelpemiddel i det daglege, til dømes ved nytilsetjingar, permisjonar, sjukefråver osb. 13.2 Ansvar Det er øvste administrative leiar som har det øvste ansvaret for ein betryggande intern kontroll i fylkeskommunen. Leiarar på ulike nivå i verksemda har ansvar for ulike delar av den interne kontrollen. Avdelingsleiarar, eller leiarar på lågare nivå vil ha ansvar for å opprette og gjennomføre spesielle interne kontrollrutinar. 13.3 Korleis gå fram Dokumentasjon av interne rutinar legg eit viktig grunnlag for ein betryggande intern kontroll. I åra som kjem vil det derfor bli lagt stor vekt på at avdelingar, skolar og institusjonar skal dokumentere rutinar på økonomiområdet. Kva slags rutinar som skal dokumenterast og kor detaljert rutinane skal dokumenterast må vurderast i kvart enkelt tilfelle. Det er to sentrale forhold som er bestemmande for dette: Ajouført Mai 2014 Side 154 av 172 13 Dokumentasjon av interne rutinar Møre og Romsdal fylkeskoomune Økonomihandboka del 2 • vesentlegheit • risiko Vesentlegheit er i til vanleg eit spørsmål om storleiken på beløpet det er snakk om. I vurderinga skal det leggast vekt på om det aktuelle området er av ein vesentleg storleik eller omfang. Risikovurdering er ei individuell vurdering av moglege risikotilhøve for kvart enkelt område m.o.t. misleghald, feil eller manglar. 13.3.1 Oppbygging av rutinebeskrivingar Når ei rutine skal skildrast er det ein føresetnad at den som utfører rutina tek del i arbeidet. Det er den som har oppgåvene til dagleg som best kan skildre rutina, og dersom gjennomgangen resulterer i ei omlegging av rutina er det ein fordel at den som blir berørt av omlegginga har høve til å vere med å forme den nye rutina. Det let seg ikkje gjere å byggje opp ein felles mal for rutinebeskrivingar. Det er likevel punkt som vil vere felles for alle. Beskrivinga kan utarbeidast med systemkart. Dette vil gje ei enkel og god oversikt over rutina, men denne teknikken stiller høge krav både til den som skal utarbeide og den som skal lese rutinebeskrivinga. Ein annan måte å gjere det på er å skildre rutina med ord. Det er då viktig at det er ei systematisk, punktvis og kronologisk opplisting av gangen i rutina. Rutinebeskrivinga kan ofte delast inn i tre hovuddelar på denne måten: A. Rutinebeskrivinga kan innleie med generell informasjon. Dette kan til dømes vere • Målsetjing for området som rutina skildrar. • Nøkkelopplysningar for området • Korleis verksemda er organisert og bemanna • Dato for utarbeiding og seinare gjennomgang og evt. revisjonar av rutina B. Rutinebeskrivinga bør vidare gje ei avklaring på • Arbeidsoppgåver og arbeidsdeling på området. Rekkjefølgja på arbeidsoppgåvene, kven som er ansvarleg for å utføre oppgåvene (helst med stilling, ikkje namn) • Ansvars- og kompetanseforhold. Gje opp kven som har det formelle ansvaret. • Fullmakter Gje opp kven som til dømes kan rekvirere, attestere og tilvise • Korleis arbeidsoppgåvene går på omgang. Kven tek over oppgåvene t.d. ved sjukdom C. I rutinebeskrivinga bør det vere informasjon om • Instruksar • Godkjenningsordningar Kva avgjerdsmynde som gjeld både på administrativt og politisk plan. • Aktuelle lover, forskrifter, reglar Ajouført Mai 2014 Side 155 av 172 13 Dokumentasjon av interne rutinar Møre og Romsdal fylkeskoomune Økonomihandboka del 2 13.4 Oppfølging Ei kvar dokumentert rutinebeskriving skal følgjast opp jamleg . Det er viktig at det i rutinebeskrivinga går fram når rutina vart utarbeidd og dato for siste gjenomgang/revidering. Som hovudregel bør rutinebeskrivinga gåast gjennom ein gong årleg, og elles ved endringar i ansvarstilhøve og endring i oppgåver. Ajouført Mai 2014 Side 156 av 172 13 Dokumentasjon av interne rutinar Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 14 Årsavslutning Reglar om rekneskapsavslutninga finn du i Forskrift om årsrekneskap og årsberetning og Forskrift om årsbudsjett. Det skal kvart år leggjast fram eit årsoppgjer som er samansett av årsrekneskap og årsmelding. Fylkeskasseraren skal levere ferdig avlagt årsrekneskap til fylkesrevisjonen. Årsrekneskapen skal vere sendt over til fylkesrevisjonen seinast 15. februar. Årsrekneskapen og fylkesrådmannen si årsmelding skal leggjast fram for fylkesutvalet så snart som råd. I april blir årsrekneskap, revisjonsberetning og årsmelding lagt fram for fylkestinget. I følgje § 5 i forskrift om revisjon i kommunar og fylkeskommunar m.v skal revisor avgje revisjonsberetning utan unødig opphald etter at årsrekneskapen er avlagt og seinast 15. april. Revisjonsberetningen skal avgis sjølv om årsrekneskapen ikkje ligg føre eller er ufullstendig. Økonomiseksjonen sender i god tid før rekneskapsavslutninga ut skriv til alle med tilvisingsansvar om tidsfristar og arbeidsopplegg for årsavslutninga. 14.1 Viktige arbeidsoppgåver ved årsavslutning I god tid før rekneskapsavslutning skal alle med tilvisingsansvar gå grundig gjennom eigne driftsog balansekonti. Det er den enkelte tilvisingsansvarlege som har ansvar for at rekneskapen fyller krava i budsjett- og rekneskapsforskriftene. Kontroller at - alle budsjettendringar er med. - alle feilføringar er retta opp. Kontroller spesielt bruk av prosjektkodar. - alle utgifter og inntekter er komne med. Kontroller spesielt overføringar, refusjonar, tilskot, uteståande fordringar og interne føringar. - avsetjingar og bruk av fond er førte. - alle utstyrskjøp over kr. 100.000 er førte i investeringsrekneskapen. - det er rydda opp i balansen. Kontroller spesielt at alle anslagsposteringar frå i fjor er førte ut av balansen. Vurder også eventuelle tapsavskrivningar. 14.1.1 Anordningsprinsippet og anslagsposteringar For at rekneskapen skal gje eit rett bilete av fylkeskommunen sin aktivitet gjennom året må alle kjente inntekter og utgifter pr. 31.12. takast med i årsrekneskapen. Etter anordningsprinsippet skal alle varer som er leverte og tenester som er utførte innan utgangen av rekneskapsåret takast med i årsrekneskapen. I dei høve der faktura for mottekne varer og utførte tenester ikkje ligg føre pr. 31.12 skal det bokførast eit anslått beløp i årsrekneskapen. Anslagspostering kan også vere aktuelt for inntekter. Sjå meir om anslagsposteringar i Bruk av anslagsposteringar. 14.1.2 Kontroll med balansekontoar For å kontrollere at dei rekneskapsførte tala er korrekte skal balansekontiene avstemmast og vurderast pr. 31.12. 14.1.2.1 Uteståande fordringar Krav skal fakturerast og inntektsførast straks dei oppstår. Kravet blir på same tid ført som ei kortsiktig fordring i balansen. Det er oppretta fordringskontoar i balansen for kvart ansvarsområde. I samband med årsavslutninga bed ein om at alle avdelingar/skolar går gjennom fordringane innan 1. desember med tanke på å avskrive krav som ein reknar med ikkje vil bli innbetalt. Økonomiseksjonen skal i tillegg ha tilsendt avstemmingsrapport for avdelingane/skolane pr. 31.12 kvart år for alle fordringskontoane. Sjå pkt. 11.3.1 Hovudkapittel 2.1 Omløpsmiddel side 142. Ajouført Mai 2014 Side 157 av 172 14 Årsavslutning Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 14.1.2.2 Bankgirokonti Inneståande på alle bankgirokonti som avdelingar/skolar har oppretta skal så langt det er råd vere ført over til fylkeskassa før årsskiftet. Konti bør tømmast så nær 31. desember som mogleg. 14.1.3 Kontrollere budsjettet Den som har tilvisingsansvar må kontrollere at alle budsjettendringar er komne med før avslutning av rekneskapen. 14.1.4 Registrering av endring i gåvekontoar og legat Det skal kvart år sendast oppgåve over endringar på kontoar for gåver og legat. Nye gåvekontoar og legat skal registrerast i den fylkeskommunale rekneskapen. Det er utarbeidd eige skjema for dette. Sjå 5.18 Gåvekontoar og legat side 76. 14.2 Utstyr og inventar - flytting frå driftsbudsjettet til investeringsbudsjettet Det må kontrollerast at kjøp av utstyr med levetid over 3 år og innkjøpspris minst 100.000 er ført i investeringsrekneskapen. 14.3 Strykningar ved underskot i den samla rekneskapen Dersom driftsrekneskapen ved rekneskapsavslutning viser seg å gje eit rekneskapsmessig meirforbruk, går det fram av Forskrift om årsrekneskap og årsberetning § 9 at slik manglande inndekking skal reduserast ved å A. Stryke eventuelle budsjetterte overføringar frå driftsrekneskapen til finansiering av utgifter i årets investeringsrekneskap vedtatt av fylkestinget sjølv. B. Stryke eventuelle avsetjingar til fond når desse har vore føresett finansiert av årets eller tidlegare års løpande inntekter eller innbetalingar. C. Stryke budsjettert inndekking av tidlegare års rekneskapsmessige meirforbruk når dette har vore føresett finansiert av årets eller tidlegare års løpande inntekter eller innbetalingar. Dette kan først skje når strykningar etter A og B er gjort. Unnteke frå bestemmelsane om strykningar er avsetjingar som er grunna i at midlane i medhald av lov, forskrift eller avtale er reservert særskilde føremål. Ajouført Mai 2014 Side 158 av 172 14 Årsavslutning Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 15 Budsjettreglement MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE Vedteke av fylkestinget i sak T-19/99, Justert sist i sak T-38/07 Ajouført Mai 2014 Side 159 av 172 15 Budsjettreglement Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 15.1 Heimel og formål 15.1.1 Heimel Vedteke av fylkestinget i sak T-18/99, justert sist i sak T-38/07 med heimel i forskrifter om årsbudsjett og om årsrekneskap og årsrapport fastsett av Kommunal- og regionaldepartementet 15.02.00, jfr § 46 nr. 8 i kommunelova av 25.09.92. 15.1.2 Formål Budsjettreglementet fastset dei overordna prinsippa for økonomisk styring i Møre og Romsdal fylkeskommune. Reglementet tek utgangspunkt i at målstyring og resultatretta leiing er det overordna styringsprinsipp i fylkeskommunen. Med målstyring meiner ein leiingsstrategi som legg vekt på at fylkeskommunen totalt og den enkelte verksemd arbeider mot på førehand avtalte mål, og at tiltak systematisk blir sette i verk med sikte på at ein skal nå dei måla som er sette. Budsjettreglementet skal gi rammevilkår for best mogleg utnytting av ressursane i den enkelte sektor og ved den enkelte verksemd, byggje opp under politisk og administrativt ansvar og tryggje ei rask gjennomføring av driftsavgjerder. Praktisering av reglementet skal bidra til oppfylling av overordna politiske målsetjingar, trekt opp av fylkestinget i fylkesplan, økonomiplan/budsjett, sektorplanar og andre overordna styringsdokument. 15.1.3 Hovudføresetnader Rammestyring gjeld for all verksemd i fylkeskommun. Ein føreset at etatar og verksemder gjennomfører tiltak for å nå målsetjingane innanfor dei budsjettrammene som er vedtekne. Som utgangspunkt gjeld det aktivitetsnivå og dei rammer som er vedtekne av fylkestinget ved behandlinga av budsjettet. Skulle det likevel i løpet av budsjettåret bli problem med å oppfylle aktivitetsmåla innanfor den økonomiske ramma, må aktivitetsnivået reduserast. Dei administrative leiarane har fullmakt til å redusere aktiviteten dersom dette er nødvendig for å halde den økonomiske ramma for verksemda. Denne tilpassinga må ikkje skje på ein slik måte at fylkeskommunen får auka utgifter på andre område der andre har driftsansvaret. Budsjettreglementet kan ikkje nyttast til å endre budsjettet i strid med prioriteringar eller føresetnader frå fylkestinget. Forvalting av budsjettmidlar må vere i tråd med fylkestinget sin intensjon, og fullmakter gitt etter dette reglementet kan ikkje nyttast til å gjennomføre vesentlege strukturendringar i verksemda. 15.1.4 Verkeområde Budsjettreglementet gjeld for alle verksemder. For eventuelle foretak som blir oppretta etter § 11 i kommunelova, skal det ved oppretting takast stilling til om budsjettdelegasjonsreglementet heilt eller delvis skal leggjast til grunn. For samarbeidande verksemder der fylkeskommunen dekkjer det vesentlege av driftsutgiftene, kan fylkesrådmannen påleggje verksemda å følgje rekneskapsforskriftene så langt dette passar. 15.1.5 ./. ./. ./. Definisjonar Budsjettramme drift - den del av årets netto fellesinntekter som blir tildelt det enkelte rammeområde. Budsjettramma kan nyttast til drift, overføring til investeringsbudsjettet eller avsetjing til fond. Rammeområde Fylkestingsramme er ein del av budsjettet som fylkestinget vedtek bindande ramme for, jf. 15.10.1 Fylkestingsrammer (vedlegg 1). Utvalsramme er ein del av budsjettet som eit hovudutval eller fylkesutvalet vedtek bindande ramme for, jf. 15.10.2 Utvalsrammer (vedlegg 2). Rammestyring - eit styringssystem der 1 budsjettansvarleg kan omdisponere midlar innanfor vedteken budsjettramme 2 netto meirforbruk i høve til budsjett blir trekt i driftsramma i komande års budsjett og netto mindreforbruk i høve til budsjett blir tillagt driftsramma året etter. Budsjettendring - endring i vedtatt budsjettramme. Ajouført Mai 2014 Side 160 av 172 15 Budsjettreglement Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Hovudutval - som hovudutval er i dette reglementet meint hovudutvala og kontrollutvalet. 15.2 Spesifikasjon av budsjett og rekneskap 15.2.1 ./. Fylkestingets vedtak av årsbudsjettet Forslag til drifts- og investeringsbudsjett skal leggast fram for politisk behandling i tråd med krava i budsjettforskrifta (vedlegg 4 og 5) og med ei slik inndeling i fylkestingsrammer som gjeld til ei kvar tid, jf. 15.10.1 Fylkestingsrammer (vedlegg 1). Driftsbudsjettet Fylkestinget fastset driftsbudsjettet spesifisert i samsvar med 15.10.1 Fylkestingsrammer (vedlegg 1). til budsjettforskrifta (vedlegg 4) og med netto driftsutgifter (driftsutgifter fråtrekt driftsinntekter) for kvart rammeområde (15.10.1 Fylkestingsrammer (vedlegg 1).). Investeringsbudsjettet Fylkestinget fastset investeringsbudsjettet spesifisert i samsvar med budsjettforskrifta (vedlegg 5) og fordelt med bruttoutgifter på kvart av rammeområda (15.10.1 Fylkestingsrammer (vedlegg 1)), likevel slik at fylkestinget sjølv fastset budsjettet for det enkelte fylkeskommunale byggjeprosjekt. Hovudutvala og fylkesutvalet sine framlegg til spesifikasjon av fylkestingsrammene, jf. 15.10.2 Utvalsrammer (vedlegg 2), skal leggjast ved budsjettforslaget. 15.2.2 Spesifikasjon av årsbudsjettet - budsjettdokumentet Administrasjonen skal utarbeide spesifisert årsbudsjett (drifts- og investeringsbudsjett). Utgifts- og inntektssida er ført opp i samsvar med den interne kontoplanen spesifisert på dimensjonane ansvar, ramme og teneste (og eventuelt prosjekt og byggnummer). 15.2.3 Spesifikasjon av rekneskapen Rekneskapen skal gjennom året førast i samsvar med den kontostreng som gjeld til ei kvar tid. Rekneskapen skal leggast fram for vedtak med same spesifikasjonsgrad som budsjettet. 15.3 Grense mellom driftsbudsjett- og investeringsbudsjett (rekneskap) Eit varig driftsmiddel - dvs. eit driftsmiddel som har ei økonomisk levetid på 3 år eller meir - skal budsjetterast/førast i driftsbudsjettet/-rekneskapen dersom innkjøpsprisen er under kr. 100.000 og i investeringsbudsjettet/-rekneskapen dersom innkjøpsprisen er kr. 100.000 eller meir. 15.4 Fullmakt til underordna organ 15.4.1 Fullmakt til fylkesutvalet 15.4.1.1 Driftsbudsjettet Fylkesutvalet har fullmakt til å fastsetje samt endre i budsjettet innanfor kvar av dei fylkestingsrammene som ikkje kjem inn under eit av hovudutvala sine område. Fylkesutvalet har fullmakt til å fordele organisasjonsutviklingsmidlar og den ordinære reserveposten. 15.4.1.2 Investeringsbudsjettet Fylkesutvalet har fullmakt til å omdisponere driftsutgifter til investeringsformål innanfor kvar av dei fylkestingsrammene som ikkje kjem inn under eit av hovudutvala sine område. Fylkesutvalet har fullmakt til å omdisponere mellom byggjeprosjekt innanfor dei fylkestingsrammer som ikkje kjem inn under eit av hovudutvala sine område. 15.4.2 Fullmakt til hovudutvala 15.4.2.1 Driftsbudsjettet Hovudutvala har fullmakt til å fastsetje samt endre budsjettet innanfor kvar av dei fylkestingsrammene som fell under hovudutvalet sitt område. Ajouført Mai 2014 Side 161 av 172 15 Budsjettreglement Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 15.4.2.2 Investeringsbudsjettet Hovudutvala har fullmakt til å omdisponere driftsutgifter til investeringsformål innanfor kvar av dei fylkestingsrammene som kjem inn under hovudutvalet sine område. Hovudutvala har fullmakt til å omdisponere mellom byggjeprosjekt innanfor den enkelte fylkestingsramme 15.4.3 Fullmakt til fylkesrådmannen 15.4.3.1 Driftsbudsjettet Fylkesrådmannen har fullmakt til å fastsetje samt endre budsjettet i saker som ikkje er av prinsipiell betydning. Fylkesrådmannen har fullmakt til å fordele ein eventuell lønsreservepost. 15.4.3.2 Investeringsbudsjettet Fylkesrådmannen har fullmakt til å omdisponere driftsutgifter til investeringsformål i saker som ikkje er av prinsipiell betydning. Fylkesrådmannen har fullmakt til å fordele budsjettramma for • Opprusting av bygningsmassen • Ombygging av bygningar for pedagogiske formål • Vidaregåande skolar – tilrettelegging for menneske med funksjonshemming • Samferdsel – kollektivterminalar • Kjøp av utstyr og transportmiddel innanfor kvar sektor. 15.4.3.3 Vidare delegering Fylkesrådmannen si fullmakt etter desse reglane kan delegerast vidare. Slik vidare delegering skjer på fylkesrådmannens ansvar. Fylkesrådmannen kan utarbeide nærare retningslinjer for vidare delegering. 15.5 Strykningar ved rekneskapsmessig underskot Fylkesrådmannen har fullmakt til å gjennomføre strykingar av avsetningar ved rekneskapsmessig meirforbruk i hht. § 9 i rekneskapsforskrifta. 15.6 Rammestyring 15.6.1 Innhald i rammestyringsprinsippet Politisk og administrativt nivå kan omdisponere midlar innanfor vedteken budsjettramme. Budsjettmyndet skal utøvast i tråd med dette budsjettreglementet og elles i tråd med føringar lagt av fylkesstinget. Meirforbruk i høve til budsjettramma skal trekkjast i driftsramma i komande års budsjett. Mindreforbruk skal plussast på driftsramma året etter. 15.6.2 Vilkår for tilbakeføring av netto mindreforbruk a) Dersom fylkeskommunen har underskott som følgje av svikt i sentrale inntektsføresetnader, skal dette dekkjast opp før mindreforbruk på rammeområda kan tilbakeførast til dei verksemdene som har mindreforbruk. Det same gjeld ved kostnadssprekk i fellesutgifter, t.d. renteutgifter. b) Dersom verksemda fyller vilkåra nedanfor vil ein så langt råd er sjå til at verksemda i påfølgjande års budsjett likevel får styrka budsjettramma si med netto mindreforbruk frå året før. c) Netto mindreforbruk som blir tilbakeført, skal disponerast innanfor den budsjettramma midlane opphaveleg vart løyvde til. d) Realisert produksjon skal påviseleg vere lik eller høgare enn føresett i driftsplan eller aktivitetsplan. e) Dersom produksjonen i driftsplan eller aktivitetsplan ikkje er oppfylt, kan produktivitetsgevinsten likevel tilbakeførast dersom det kan dokumenterast klare produktivitetsgevinstar. Ajouført Mai 2014 Side 162 av 172 15 Budsjettreglement Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 f) Innsparte midlar som ein følgje av at nye tiltak kjem i gang seinare enn føresett eller ikkje blir iverksett, skal normalt ikkje tilbakeførast. g) f) Innsparte midlar som ikkje blir godkjent tilbakeført, skal gå til styrking av det sentrale bufferfondet (til dekking av variasjonar i fellesinntekter og fellesutgifter). 15.6.3 Vilkår ved dekking av netto meirforbruk a) Dersom meirforbruket er særleg stort, eller særlege tilhøve tilseier det, kan fylkestinget vedta at eit eventuelt meirforbruk skal dekkjast inn over inntil 4 år. b) I tilfelle med heilt spesielle dokumenterte, uføresette, endra vilkår for drifta som skuldast tilhøve som verksemda ikkje kan rå med, kan fylkestinget gjere vedtak om at eit eventuelt meirforbruk ikkje skal dekkjast av verksemda si budsjettramme. 15.6.4 Opparbeiding av sentralt bufferfond Det skal opparbeidast eit sentralt fond som skal fungere som ein buffer for ein eventuell inntektssvikt i fellesinntektene (t.d. skatt) eller kostnadssprekk i fellesutgiftene (t.d. renteutgifter). Alle meirinntekter i fellesinntektene eller mindreutgifter i fellesutgiftene skal gå til styrking av eit slikt sentralt fond. 15.7 Ansvar Fylkesrådmannen har det overordna administrative ansvaret for at verksemda vert driven innanfor rammene av dette budsjettreglementet. Fylkesrådmannen kan presisere og utfylle dette reglementet nærare. 15.8 Sanksjonar Dersom den budsjettansvarlege i styring av verksemda bryt med intensjonane i styringssystemet, skal fylkesrådmannen gripe inn med pålegg om iverksetjing av nødvendige tiltak. 15.9 Iverksetjing Siste justering av reglementet (samanslåing av fylkestingsrammer for utdanningssektoren) gjeld frå 01.01.2008. Ajouført Mai 2014 Side 163 av 172 15 Budsjettreglement Møre og Romsdal fylkeskommune 15.10 Økonomihandboka del 2 Vedlegg 15.10.1 Fylkestingsrammer (vedlegg 1) Fylkestingsramme er ein del av budsjettet som fylkestinget vedtek bindande ramme for. Det går fram av pkt. 15.4 4 korleis fylkestinget har delegert fullmakt til å omdisponere innanfor og mellom fylkestingsrammene. Fylkestingsrammer Fellesutgifter/politisk verksemd/sentraladministrasjonen - Fellesutgifter og utg. til fordeling - Politisk verksemd - Stabsfunksjonar - Reservepost Utdanning - Vidaregåande opplæring Tannhelse - Tannhelsetenester (flyttast til kultur- og folkehelseutvalet ved innføring av nytt utval hausten 2011) Kultur - Kulturtenester Regional-, næringsutvikling, areal og beredskap - Reigional, nærings- og miljøtenester Samferdsel - Samferdselstenester Sentrale kontrollorgan - Sentrale kontrollorgan Ajouført Mai 2014 Side 164 av 172 15 Budsjettreglement Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 15.10.2 Utvalsrammer (vedlegg 2) Utvalsramme er ein del av budsjettet som fylkesutvalet eller eit hovudutval vedtek bindande budsjettramme for. Utvalsrammene er ein spesifikasjon av fylkestingsrammene. Det går fram av pkt 15.4 korleis fylkesutvalet og hovudutvala delegerer fullmakt til å omdisponere innanfor kvar utvalsramme. Fylkesutval/Hovudutval Fylkesutvalet Fellesutgifter og utg. til fordeling Politisk verksemd Sentraladministrasjonen m.v. Reservepost Tannhelse Tannhelsetenester (flyttast til kultur- og folkehelseutvalet ved innføring av nytt utval hausten 2011) - Fylkestannlegen - Tannhelsetenester Utdanningsutvalet Vidaregåande opplæring - Atlanten vgs - Borgund vgs - Fagerlia vgs - Fannefjord vgs - Fræna vgs - Gjermundnes - Haram vgs - Herøy vgs - Kristiansund vgs - Molde vgs - Rauma vgs - Romsdal vgs - Spjelkavik vgs - Stranda vgs - Sunndal vgs - Surnadal vgs - Sykkylven vgs - Tingvoll vgs - Ulstein vgs - UPA-skolen - Volda vgs - Ørskog vgs - Ørsta vgs - Fagskolane i Møre og Romsdal - Ålesund vgs - Felleskostnader vg skolar Ajouført Mai 2014 Side 165 av 172 15 Budsjettreglement Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 - Fagopplæring - Ressurssentra - Spesialundervisning - PP-tenesta - Oppfølgingstenesta - Vaksenopplæring i skole - Utdanningsavdelinga - Eksamenssekretariatet - Opplæringskontoret for off. sektor - Gjesteelevar - Undervisning v/helse og sosialinst. - Internat og kostordning - Kompetanseheving av personalet - Ymse opplæringstenester Kulturutvalet Kultur (Kultur- og folkehelsetenester frå hausten 2011) Kultur- og folkehelseutvalet frå hausten 2011 - Kulturavdelinga - Bibliotek - Kulturvern - Kulturformidling - Fysisk aktivitet (Folkehelse- og fysisk aktivitet frå hausten 2011 ved innføring av nytt utval) - Diverse kulturtenester Nærings- og miljøutvalet Regional-, næringsutvikling, areal og beredskap - Regional- og næringsavdelinga - Tiltaksfondet - Forsking og utvikling - Reiseliv - Regionale utviklingsmidlar Samferdselsutvalet Samferdselstenester - Samferdselsavdelinga - Lokale bilruter - Fylkesvegferjedrifta - Båtruter - Skoleskyss - TT-ordninga - Diverse samferdselstenester -Fylkesvegar Kontrollutvalet Sentrale kontrollorgan - Fylkerevisjonen - Kontrollutvalet/Sekretariatet Ajouført Mai 2014 Side 166 av 172 15 Budsjettreglement Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 16 Ordliste Nedanfor finn du ei oversikt over dei mest vanlege ord og uttrykk som er i bruk på økonomiområdet. aktiva den rekneskapsmessige nemninga på fylkeskommunen sine eigedelar. Viser korleis kapitalen er brukt ansvarsområde budsjettansvarsområde etter kontoplanen (fire første siffer i dagens kontoplan) anvisning/tilvising ei skriftleg oppmoding frå utstedaren til ein annan om å betale ut eit beløp eller levere ut ein ting til ein tredjemann. Å tilvise eit beløp er altså å gje utgifts- eller inntektsordre på det aktuelle beløpet anvisningsrett/tilvisingsrett ein person er delegert ansvar og mynde til å belaste organisasjonen med bilag på nærare bestemte konti i rekneskapen art kva ein kostnad blir brukt til, til dømes løn, medisin etc. attestasjon den som attesterer ein faktura innestår for at fakturaen er korrekt og i samsvar med bestilling og at fakturaen kan gå til tilvising balanse viser verksemda si formuesstilling på tidspunktet for oppgjer. Den eine sida av balansen viser korleis kapitalen er brukt/plassert - og den andre viser korleis kapitalen er skaffa til veges. bevilgning/løyving ei avgjerd om å stille pengemidlar til rådvelde til å dekkje bestemte utgifter bevilgningsrekneskapen/løyvingsrekneskapen løyvingsrekneskapen omfattar både driftsrekneskapen og kapitalrekneskapen. Den er ei oversikt over anskaffelse og bruk av midlar bokføring kronologisk, systematisk ordna noteringar av dei endringane eller transaksjonane som finn stad i ei bedrift eller ein institusjon sin økonomi brutto utan frådrag Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 167 av 172 16 Ordliste Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 budsjettendring endring i årets nettoramme for eit ansvarsområde debet betyr "han skylder", begrepet blir nytta om bokføring av utgift, evt. reduksjon av inntekt delegere overdragelse til ein annan retten til å utøve eit mynde eller eit verv desisjonsvedtak inneber at fylkestinget tek avgjerd når revisjonen og administrasjonen er usamde i løysinga av ei sak eller eit svært viktig problem, eller revisor av andre grunnar finn det naudsynt at fylkestinget tek avgjerd. disponeringsfullmakt høve til å bestemme kva pengar skal nyttast til, innanfor ei avgrensa ramme driftsrekneskap der ein registrerer løpande utgifter og inntekter for driftseininga/fylkeskommunen. Det viser i kva avdelingar og for kva produkt eller tenester utgifter og inntekter oppstår i løpet av eit år driftsbudsjett viser forventa utgifter og inntekter for fylkeskommunen driftsresultat det resultat av drifta som gjennom bokføring blir berekna i driftsrekneskapen driftsutgifter dei utgifter ei bedrift har som har direkte samanheng med drifta av verksemda faktura ei spesifisert oppgåve over mengd, art og pris, som blir sendt til kjøpar ved levering av ei vare finansieringstransaksjonar med finansieringstransaksjonar meiner ein hovudpost 5 og 9 i den obligatoriske artsinndelinga. Hovudpost 5 omfattar m.a. avdrag på lån, utlån, avsetjing til fond og styrking av likviditetsreserven. Hovudpost 9 omfattar tilsvarande bruk av lån, moteke avdrag på utlån, bruk av fond o.l. finanskapital fordringar i form av pengesetlar, obligasjonar, gjeldsbrev, aksjar, bankinnskot osb. fond kapital som er sett av til bestemte formål Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 168 av 172 16 Ordliste Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 fordring ein person sitt rettsverna formueskrav mot ein annan person. Den som har kravet, blir kalt fordringshavar eller kreditor. Den som kravet er retta mot blir kalt skyldnar eller debitor indeksregulering partane garderer seg mot prisendringar. Prisendringar kan føre til store endringar i pengane si kjøpekraft og dermed realendringar indirekte kostnader kostnader som ikkje direkte kan knytast til ein bestemt kostnadsbærar intern kontroll sjå 6 Rapportering kontere avgjerd om kva konto som skal nyttast ved føring av eit bilag og føring av bilaget på denne kontoen kontoplan ei oversikt over dei konti som ei verksemd må ha for å kunne føre rekneskapen. Ved å nytte ei godt spesifisert kontoplan vil ei verksemd ha dei beste høve til å kunne gjere naudsynte rekneskapsanalysar kostnad verdien av det forbruket som er gjort i ein bestemt rekneskapsperiode kostnadsart kva kostnadene skal nyttast til, til dømes løn, rekvisita etc. kostnadsstad kva organisatorisk eining som har påført seg kostnaden kredit omgrepet blir nytta om bokføring av inntekt, evt. reduksjon av utgift kreditor fordringshavar likviditet midlar som er lett tilgjengelege for drifta - kontantar, sjekkar, kortvarige bankinnskot osb. løyving ei avgjerd om å stille pengemidlar til rådvelde til å dekkje bestemte utgifter løyvingsrekneskap løyvingsrekneskapen omfattar både driftsrekneskapen og kapitalrekneskapen. Den er ei oversikt over anskaffelse og bruk av midlar Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 169 av 172 16 Ordliste Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 meirforbruk overskriding av gitte løyvingar, dvs. netto rekneskap er større enn netto budsjettramme meirverdiavgift/moms avgift til staten ved sal av ei vare memoriakonti omgrepet memoria uttrykkjer at dette er registreringar ein skal "hugse" på. Det er noko som kjem i tillegg til den eigentlege balanseoppstillinga som ei form for tilleggsopplysning. Same beløpet blir ført til debet og kredit. Den viktigaste tilleggsopplysninga er kor stor behaldninga av unytta lån er mindreforbruk ubrukte løyvingar, dvs. netto rekneskap er mindre enn netto budsjettramme netto etter frådrag nettoramme/netto budsjettramme nettobudsjett for eit ansvarsområde er øvre ramme for utgifter innan budsjettansvarsområdet etter at inntekter som skal førast på budsjettansvarsområdet er gått til frådrag omdisponering administrativ leiar sitt mynde til å flytte midlar mellom budsjettpostar innanfor vedteke nettoramme oversendingsframlegg oversendingsframlegg er framlegg i fylkestinget som det ikkje blir realitetsvotert over, men som blir sendt over til fylkesutvalet som avgjer om framlegget skal sendast over til administrasjonen eller til eit hovudutval for nærare vurdering eller eventuelt leggjast ved møteboka, dvs at det ikkje skal arbeidast meir med saka overskot vi har eit overskot når rekneskapsførte utgifter er mindre enn rekneskapsførte inntekter passiva den rekneskapsmessige nemninga på fylkeskommunen si gjeld og eigenkapital. Viser korleis aktivamassen er finansiert periodisering vil seie å vise utgifter og inntekter til den tidsperioden dei høyrer til. På denne måten kan ein få kjennskap til samanhengen mellom ressursinnsats og produksjon i perioden, noko som gjev eit korrekt bilde av drifta i perioden periodisert budsjett årsbudsjettet fordelt over til dømes 12 periodar (månader) Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 170 av 172 16 Ordliste Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 postering registrering av eit bilag i rekneskapen posteringskonto den staden i rekneskapssystemet der alle inngåande/utgåande betalingar blir registrerte/rekneskapsførte prognose å føresjå den framtidige utviklinga innan eit bestemt område refusjon attendebetaling av eit eventuelt utlegg for ein annan reiserekning betalingsskjema for køyregodtgjersle, diett og andre utlegg remittere sende remisse, dvs. pengesending revisjon av intern-kontrollen vil for kommunal revisjon seie å sjå til at administrasjonen har etablert eit trygt system for intern kontroll på område som vedkjem økonomi, rekneskap og budsjett og sjå til at det interne kontrollopplegget på viktige område verkar i praksis reskontro eit rekneskapsmessig system der fylkeskommunen fører sine mellomværande med kundar, leverandørar og andre forretningsforbindelsar tilvising tilvising er ei skriftleg oppmoding frå utstederen til ein annan om å betale tredjemann eit beløp for den første si rekning underskot vi har eit underskot når rekneskapsførte utgifter er større enn rekneskapsførte inntekter utbetaling den konkrete transaksjonen som fører over pengar frå ei verksemd til ei anna utgift den avtalemessige forpliktinga som ei verksemd inngår med ei anna, eller det utlegg verksemda har hatt i ein periode. (Motsetning til kostnad som viser verdien av det forbruket som har vore gjort i perioden.) vedteikningsskriv alle saker/spørsmål som blir tekne opp gjennom ein merknad eller eit revisjonsnotat blir avslutta med eit skriv frå revisjonen der revisor gjev sin konklusjon Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 171 av 172 16 Ordliste Møre og Romsdal fylke Økonomihandboka del 2 vesentlegheit vesentlege feil eller manglar er det totale omfang av feil og manglar som gjer det sannsynleg at brukaren av den økonomiske informasjonen ville ta ei anna avgjerd enn om desse feila ikkje var til stades. Feil eller manglar som samla fører til at det er skapt eit totalinntrykk av kommunens stilling som ikkje er rett, likviditet eller resultat, blir alltid å sjå på som vesentlege virkedagar det reknast 6 virkedagar pr. veke øyremerka tilskot _______________________ Slutt _______________________ Ajouført 30.03.2015 12:18:00 Side 172 av 172 16 Ordliste
© Copyright 2024