Byrådssak 1097 /15
Økonomiske misligheter på Idrettsservice - styrking av internkontrollen på inntektsområdet
KAMY
ESARK-0305-201500307-3
Hva saken gjelder:
En tidligere mellomleder ved Idrettsservice i Bergen kommune ble i Bergen Tingrett 30. januar dømt til
fengsel i to år og to måneder for grov økonomisk vinningskriminalitet. Leder ble samtidig dømt til å
betale erstatning til kommunen med kr. 5.630.015.
Saken mot leder har vært under etterforskning i en lengre tidsperiode. I en budsjettkontroll på
Idrettsservice i oktober 2013, ble det avdekket flere ureglementerte bokføringer i enhetens regnskap.
Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke (BKNI) foretok i samarbeid med Seksjon for
internkontroll nærmere undersøkelser av de aktuelle bilagene. Det ble avdekket at en mellomleder i
Idrettsservice via kommunens regnskap hadde betalt regninger for et idrettslag. Leder fakturerte
idrettslaget parallelt for disse utgiftene, og senere undersøkelser viste at han i den forbindelse hadde
benyttet et privat faktureringsprogram og hans private bankkonto som innbetalingskonto.
Gjennom samtaler med leder kom det frem at de økonomiske mislighetene hadde pågått over mange år og
det var store pengebeløp som var underslått. Kommunale inntekter av ulik karakter ble urettmessig
overført til hans private bankkonto ved bruk av flere ulike underslagsmetoder. Vedkommende ble
umiddelbart anmeldt til politiet, og han erkjente grov økonomisk vinnings-kriminalitet mot kommunen i
perioden 2003 til 2013.
Parallelt ble det satt ned en styringsgruppe ledet av kommunaldirektør for byrådsleders avdeling med det
formål å koordinere kommunens arbeid med den alvorlige mislighetssaken. Det ble også etablert en
underliggende kommunal arbeidsgruppe som skulle foreta de konkrete undersøkelsene og bistå politiet i
deres arbeid.
Det planlagte arbeidet ble inndelt i to faser. For å sikre nødvendig fremdrift og fokus prioriterte
styringsgruppen i fase 1 arbeidet med gjennomgang av leders bankkonti og selvangivelser, samt spor til
eventuelle andre ansatte som kunne være involvert. Det var av vesentlig betydning å få avdekket hvordan
så store økonomiske misligheter kunne foregå over en så lang tidsperiode uten at de ble avdekket av
kommunens egenkontroll på et tidligere tidspunkt. Det ble tidlig bestemt å skille dette arbeidet ut som et
eget fokusområde og i en egen fase 2. Ut fra kapasitetshensyn og hensynet til en mest mulig uavhengig
gjennomgang ble det besluttet at dette arbeidet skulle foretas av et eksternt konsulentfirma.
Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap (BFEE) v/Seksjon for internkontroll har vært
oppdragsgiver for fase 2. Rapporten fra PwC ble levert 23. oktober 2014.
Byråden finner det naturlig at det i etterkant av den rettslige behandlingen og PwC sin gjennomgang
settes et forsterket fokus på tiltak som kan redusere risikoen for fremtidige misligheter. Dette gjelder
spesifikt innenfor det tjenesteområdet som mislighetene er gjennomført, men også tiltak som kan redusere
den generelle risikoen for misligheter på inntektsområdet i Bergen kommune.
1
Interne undersøkelser (fase 1):
Kommunen har foretatt omfattende undersøkelser for å få frem omfanget av og metodene for de
økonomiske misligheter som leder har erkjent. Via politiet fikk kommunen tilgang til leder sine
bankkontoutskrifter og selvangivelser for en 10 års periode, og nærmere 14.000 banktransaksjoner ble
gjennomgått. Eksterne bedrifter, lag og organisasjoner ble forespurt for å få frem underliggende
dokumentasjon på den fakturering leder i et privat faktureringsprogram hadde gjennomført. Det ble i
tillegg til å følge betalingsstrømmer på leders bankkonti også foretatt relativt omfattende søk og analyser
knyttet til andre økonomiske prosesser leder hadde hatt en rolle i. Dette omfattet innkjøp av varer og
tjenester til Idrettsservice.
Leder ble anmeldt til politiet for grov økonomisk vinningskriminalitet og avskjediget fra Bergen
kommune. I den forbindelse ble det avholdt flere møter mellom Bergen kommune og politiet. Saken ble
løpende fulgt opp fra kommunen sin side gjennom at politiet fikk tilgang til all relevant informasjon for
anmeldelsen. Kommunens undersøkelser ble i flere anledninger oppsummert i interne arbeidsnotater, som
i det etterfølgende ble oversendt politiet. Kommunen har via Bergen tingrett fått arrest i leders
eiendommer.
Et vesentlig spørsmål var om leder hadde vært alene om de økonomiske misligheter som er avdekket.
Som følge av kommunens analyser av betalingsstrømmer på bankkonti, anmeldte Bergen kommune i
november 2013 en ansatt i Idrettsservice for mistanke om medvirkning ved deler av de straffbare forhold i
sak mot leder. Den ansatte fikk like etter et varsel om suspensjon fra kommunen. I etterkant av dette
varselet fikk Bergen kommune fra ansatt overlevert private bankkontoopplysninger. Kommunen foretok
deretter en komplementerende analyse på det samlede materialet i saken. Et internt arbeidsnotat ble
utarbeidet, og dette notatet ble oversendt politiet i februar 2014. Den ansatte ble 8. mai avskjediget fra sin
stilling i Bergen kommune. Bakgrunnen for avskjeden er i hovedsak begrunnet i andre forhold enn de
forhold som ligger til grunn for anmeldelsen og for avskjeden av leder. Vi har fått opplyst fra Hordaland
politidistrikt at saken mot den andre ansatte i Idrettsservice ble henlagt på bevisets stilling ultimo oktober
2014.
Som ledd i undersøkelsene ble det gjennomført samtaler med et utvalg av ansatte på Idrettsservice. Det
ble mottatt flere varsler som ble fulgt opp av arbeidsgruppen. Elektroniske spor ble sikret og gjennomgått.
På stikkprøvebasis ble det foretatt relativt omfattende kontroller for å sjekke ut om det kunne være andre
kommunale inntekter som var innbetalt til andre enn kommunen. Dette ble gjort gjennom søk i
kommunenes saksbehandlingssystem og dokumenterte avtaler, sammenholdt med
økonomistyringssystemet og eksterne reskontroforespørsler.
Nevnte undersøkelser gav ikke grunnlag for å mistenke at flere ansatte hadde vært involvert i de
økonomiske mislighetene. Det ble heller ikke funnet indikasjoner på at parter utenfor kommunen hadde
vært involvert i de mislighetene som var avdekket.
Ekstern gjennomgang (fase 2):
Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap (BFEE) v/Seksjon for internkontroll var oppdragsgiver
for fase 2. Oppdraget var relativt bredt. Leverandør skulle evaluere rutiner som hadde vært i en tiårsperiode både på Idrettsservice og i sentral byrådsavdeling BKNI. Gjennomgangen skulle også
inkludere en vurdering av kommunens overordnede regelverk og rutiner slik de ligger i Bergen
kommunes økonomihåndbok. Det var også en del av mandatet å vurdere om det var svikt i rutiner og/eller
etterlevelsen av rutiner som gjorde det mulig at mislighetene kunne pågå i så lang tid. Avslutningsvis
hadde mandatet et krav om at områder for forbedring skulle kartlegges med anbefaling av tiltak for å
redusere risikoen for at dette skjer igjen.
2
PwC leverte rapporten 23. oktober 2014. Rapporten «Gjennomgang Idrettsservice – Evaluering av
internkontroll og kontrollmiljø ved Idrettsservice i Bergen kommune» som inneholder en rekke
anbefalinger er vedlagt saken.
BKNI har innenfor sitt ansvarsområde et selvstendig ansvar for å følge opp de anbefalinger som
fremkommer i rapporten. BFEE har en konsernovergripende myndighet til å følge opp de øvrige
byrådsavdelinger for å påse at det i alle deler av kommunes virksomhet er en egenkontroll på
økonomiområdet. Med dette som utgangspunkt har BFEE bedt om en skriftlig status fra BKNI på de
anbefalinger som fremgår av rapportens kapittel 6.
Arbeidet med å revidere rutinene på inntektsområdet i økonomihåndboken følges opp av BFEE. Nye
rutiner skal være på plass innen 1. halvår 2015. Byrådet forutsetter at alle byrådsavdelinger innen 2.
halvår har etablert en praksis i samsvar med nye overordnede rutinene for inntektsområdet.
Økt beredskap for betryggende kontroll med kommunens virksomhet
Effektiv oppgaveløsning forutsetter delegasjon av myndighet. Tillit til at den som får slik myndighet
skjøtter sine oppgaver på en forsvarlig måte, ligger implisitt i en hver delegasjon. Når myndighet
delegeres må dette suppleres med oppfølgende tiltak fra delegerende myndighets side. Oppfølging som
grunnlag for en mer systematisk styring på et oppgaveområde, representerer et gjennomgående
styringsgrep for å sikre at kommunens virksomhet skjer med betryggende kontroll.
Byrådet la i sak 1170/14 frem en sak vedrørende videredelegasjon av byrådets fullmakter ut i kommunens
organisasjon. Et tema som har fått økt oppmerksomhet i den nevnte sak, er byrådets ansvar for å sørge
for at kommunens virksomhet skjer under betryggende kontroll – jf. kommuneloven § 20. 2. På alle
oppgaveområder i kommunens virksomhet er det behov for en større systematikk i kommunens arbeid
med internkontroll. I delegasjon av myndighet til den enkelte fagbyråd – og senere fra kommunaldirektør
til seksjonssjefer og etatsledere - vil en identifisere tjenesteområder hvor det anses som viktig med en
større grad av systematikk for å etablere betryggende kontroll. Utvikling av et godt internt
kontrollmiljø/god styring på det enkelte tjenesteområdet, innebærer at en tar organisatoriske grep som
stimulerer til økt systematikk hva angår;
-
arbeidet med å etablere gode systemer som styrer oppmerksomheten i oppgaveløsningen
arbeidet med å etablere robuste ordninger for internkontroll/styring for å sjekke ut om arbeidet
skjer som forutsatt
egenkontrollen i den løpende oppgaveløsningen
God egenkontroll i oppgaveløsningen med utgangspunkt i de prosedyrer og sjekkpunkter som er
utarbeidet for oppgaveløsningen, vil være den mest effektive måten å løse kravet om betryggende
kontroll. Den enkelte fagbyråd er følgelig tildelt myndighet til å finne den rette balansen mellom innsats
knyttet til disse tre definerte funksjonene på de tjenesteområder som ligger inn under hennes
ansvarsområde.
Temaet er også er også behandlet i byrådssak 1401/14 «Internkontroll i Bergen kommune. Overordnet
rammeverk».
Det er på konsernnivå utviklet en felles metodikk for risikostyring i Bergen kommune. Metodikken skal
også kunne benyttes innenfor økonomiområdet. Det blir for øvrig vist til sak 15-14
Antikorrupsjonsprogram vedtatt i bystyret 22. januar 2014.
Byråden vil understreke viktigheten av at Bergen kommune lærer av de alvorlige hendelser som den
aktuelle sak avdekker. Det er viktig at byrådsavdelingene prioriterer tilstrekkelige ressurser inn i arbeidet
med å sikre god internkontroll i sin virksomhet, herunder systematiske etterkontroller.
3
Vedtakskompetanse:
Kommuneloven § 20 2 « Kommunerådet og fylkesrådet skal sørge for at administrasjonen drives i
samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende
kontroll». Jf også byrådets fullmakter § 2.3.
Byråden for finans, eiendom og eierskap innstiller til byrådet å fatte følgende vedtak:
For å redusere risikoen for økonomiske misligheter i kommunens organisasjon i fremtiden iverksettes
følgende tiltak:
1. Revidering av Økonomihåndboken for å styrke fokuset på kommunens inntektsområde. Nye rutiner
skal være etablerte i løpet av 1. halvår 2015.
2. Alle byrådsavdelinger skal innen 2. halvår 2015 ha etablert en praksis i samsvar med nye rutiner for
inntektsområdet.
Dato:
17. mars 2015
Dette dokumentet er godkjent elektronisk.
Liv Røssland
byråd for finans, eiendom og eierskap
Vedlegg:
PwC rapport, oktober 2014 «Gjennomgang Idrettsservice – Evaluering internkontroll og kontrollmiljø
ved Idrettsservice i Bergen kommune»
4