Byrådssak 1411 /15 Særskilte fondsavsetninger i forbindelse med årsregnskapet 2015 EJR ESARK-1213-201434789-84 Hva saken gjelder: Spesielle fondsavsetninger i forbindelse med årsregnskapet for 2015. Gjelder avsetninger av spesiell karakter og/eller avsetninger som det er spesielt viktig er tilgjengelig tidlig i budsjettåret 2016. Vedtakskompetanse: Gjeldende økonomireglement og budsjettfullmakter, punkt 4.8. Byråden for finans, eiendom og eierskap innstiller til byrådet å fatte følgende vedtak: Byrådet vedtar de avsetninger i regnskapet for 2015 som fremgår av sakens premisser og gir administrasjonen fullmakt til å gjennomføre detaljerte justeringer av budsjettet for 2015. Dato: 22. desember 2015 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Dag Inge Ulstein byråd for finans, eiendom og eierskap 1 Saksutredning: Økonomiseksjonen i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap (BFEE) har mottatt innspill fra byrådsavdelingene om særskilte fondsavsetninger ved årsavslutningen av 2014-regnskapet. Disse innspillene er vurdert i forhold til økonomireglementet og budsjettfullmaktenes punkt 4.8, der det bl.a. heter: Byrådet kan i desember i regnskapsåret – i spesielle tilfeller, og i tilfeller med et visst hastemoment – i egen sak vedta at det skal legges til rette for regnskapsmessige avsetninger til disposisjonsfond ved årsavslutningen. Slike vedtak skal også omfatte vedtak om tilhørende budsjettjusteringer. Det er mottatt innspill fra BFEE, BHO og BKKN. Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap (BFEE) Vikarservice Vikarservice søker - som foregående år - om å kunne fakturere enhetene for vikartjenester som blir levert av Vikarservice i desember 2015. Bakgrunnen er som følger: De som kjøper våre vikartjenester i 2015 ønsker å få disse belastet i samme regnskapsår. Dette er på tilsvarende måte som for eksterne vikarbyråer. Lønn til vikarene våre blir først belastet regnskapet i januar, dvs. at vikarservice får en inntekt i desember 2015 og en «tilhørende» utgift i januar 2016. Det søkes derfor om at inntekten – ved hjelp av en fondsavsetning ved årsavslutningen 2015 - kan overføres til disposisjon i januar 2016. Dermed kan Vikarservice oppnå samsvar mellom utgifter og inntekter i 2016. Beløpet vil være avhengig av omsetning i desember, men det anslås at beløpets størrelse vil ligge mellom 1,1 og 1,4 mill. Beløpet vil beregnes mer nøyaktig og regnskapsføres ca. 5.1.2016. Fondsavsetning til pris for likestilling, inkludering og mangfold Bergen kommune deler hvert år ut en pris for likestilling, inkludering og mangfold. Prisen er på 50.000 kr.. Det utnevnes en jury som skal velge ut en vinner blant foreslåtte kandidater. Denne juryen består blant annet av politikere fra både byråds- og bystyresiden. På grunn av kommunevalget høsten 2015 ble ikke denne juryen utnevnt før i begynnelsen av desember. Det har ikke lykkes å samle juryen til møte for å vurdere årets kandidater, og det er dermed ikke mulig å dele ut denne prisen før 2015 er omme. Prisutdelingen og utbetaling av prispengene vil skje i januar 2016. I tillegg til selve prisen påløper det andre utgifter på ca. 10 000 i forbindelse med utdeling osv., slik at totalt beløp blir på ca. 60 000, som er det beløp som ønskes avsatt. Finansbyråden vil tilrå at det i BFEE gjøres balanserte budsjettmessige justeringer som legger til rette for en avsetning på til sammen 1,460 mill. til disposisjonsfond. Regnskapsføringen skal skje med basis i det nøyaktig beregnede beløp ved årsavslutningen. Byrådsavdeling for helse og omsorg (BHO) Moderniserende tiltak i helse- og omsorgstjenestene (Smart omsorg) Det vises til bystyresak 163/15 «Budsjettjusteringer etter 1 tertial» (møte 24.6.2015) pkt. 1.2 tilleggsbevilgninger drift – engangsmidler: «1.2.1 Forsere iverksetting av moderniserende tiltak i helse- og omsorgstjenestene Byrådet vil gjennomføre et Program for modernisering – tilpassing til morgendagens helse- og omsorgstjenester. Programmet får en bred innretning, og fokuserer på områder med et særlig moderniseringsbehov. Byrådet starter det flerårige programmet i september 2015, og forprosjektet begynte allerede i juni. Prosjektet finansieres delvis med en moderniseringspott på 10 mill. i 2015 og 2 med en betydelig avsetning de neste fire årene, samt ressurser fra konsernovergripende fellesfunksjoner og byrådsavdelingens egne ressurser. Beløp i kr. 1 000 000 3 500 000 5 100 000 400 000 10 000 000 3 x 100 % prosjektstillinger Utstyr og programvare til mobil omsorg Mobilt digitalt nøkkelsystem System for tjenestedesign SUM Faktisk gevinstrealisering for hele Bergen vil være en usikker størrelse, men foreløpige erfaringer tilsier at full implementering bør iverksettes så snart som mulig, og klart være utgiftsbesparende fra og med 2016 ved at den enkelte ansatte vil kunne greie flere oppdrag innenfor arbeidstiden. Det forventes en effekt i 2016 på 15 mill. Byrådet vil på bakgrunn av dette tilrå at driftsbudsjettet i Byrådsavdeling for helse og omsorg gis en styrking på 10,0 mill. i 2015.» Generell status på Smart omsorg I forhold til den skisserte planen for oppstart av moderniseringsarbeidet som ble beskrevet i 1. tertialrapport er det gjort noen endringer, som først og fremst innebærer et grunnarbeid knyttet til ehelsearkitektur. Dette er et samarbeid mellom BHO, IKT Konsern og Helsedirektoratet, og innbefatter kjøp av konsulenttjenester fra PWC til gjennomføring av en grunnleggende beskrivelse av IKT arkitekturen som det er nødvendig å utvikle til et langt mer effektivt samvirke av mange delsystemer. Det er justert for kostnadene knyttet til dette ved vurdering av foreslått avsetning som gjelder digitale nøkler. Samlet sett vil det bli brukt 2,5 mill. av totalbevilgningen i 2015. De resterende 7,5 mill. vil være ubrukt av av årsaker som er beskrevet under i det enkelte punkt. 2. halvår har vært brukt til prosjektering og planlegging av full oppstart fra årsskiftet. Det vil være av avgjørende betydning for resultatene at den totale innsatsen på 10 + 20 + 20 mill i årene 2015 – 2017 kan settes inn i sin helhet. Status Mobil Omsorg: Etter planen skulle systemet vært fullt ut implementert fra og med desember 2015. Anskaffelsesprosessen har imidlertid vist seg å være svært komplisert og tidkrevende å gjennomføre. Etter at kontrakten på mobiltelefoner og utstyr ble tildelt har det vært en omfattende prosess med å avklare klager på tildelingen. Denne prosessen er ennå ikke avsluttet, og det har derfor ikke vært mulig å foreta anskaffelsen med den framdrift som opprinnelig var planlagt. Det forventes at de anskaffelsesfaglige avklaringene vil være avsluttet medio desember. Det er imidlertid ikke forsvarlig å implementere dette verktøyet tett opp til jule- og nyttårshelgen, slik at selve anskaffelsen ikke blir gjennomført før etter nyttår. Konklusjon: Det er behov for å overføre 3,5 mill. til 2016. Digitale låsesystemer: Dette er et prosjekt som i betydelig grad har behov for IKT-støtte. I høst har det ikke vært mulig å få tilgang på de nødvendige og riktige ressursene. IKT-ressursene har blitt prioritert mot å få på plass et EPJ-system (elektronisk pasientjournal) for den nye øyeblikkelighjelp- enheten ved Bergen helsehus, som skal starte opp i slutten av januar 2016. Prosjektet Innføring av digitale nøkler i hjemmetjenesten vil være klart for oppstart tidlig i 2016, og forventes gjennomført i løpet av året. Konklusjon: Det er behov for å overføre 4,0 mill. til 2016. 3 Finansbyråden vil tilrå at det i BHO gjøres balanserte budsjettmessige justeringer som legger til rette for en avsetning på inntil 7,5 mill. til disposisjonsfond. Regnskapsføringen skal skje med basis i det nøyaktig beregnede beløp. Byrådsavdeling for klima, kultur og næring (BKKN) Etat for landbruk Gårds- og bruksarkivet for landbruk i Bergen kommune må flyttes til Bergen byarkiv for å sikres. Arkivet har både historisk og praktisk verdi med en mappe på hvert gårdsbruk fra langt tilbake i tid. Bergen byarkiv utfører arbeidet med en estimert kostnad på kr. 162 400. Etat for landbruk har avsatt midler til dette inneværende år, men det er kun deler av arbeidet det er mulig å gjennomføre i år. Byråden foreslår at inntil kr. 160 000 avsettes til fond for å sikre flytting av Gårds- og bruksarkivet for landbruk i Bergen kommune. Finansbyråden vil tilrå at det for BKKN gjøres balanserte budsjettmessige justeringer som legger til rette for en avsetning på inntil 0,16 mill. til disposisjonsfond. Regnskapsføringen skal skje med basis i det nøyaktig beregnede beløp. Generelt Tidligere avsatte fondsmidler (Ubundne driftsfond/disposisjonsfond) Slike fondsmidler – i den grad de ikke er benyttet i 2015 – vil automatisk bli stående disponibelt til neste år. Oppsummering: Samlet forslås finansbyråden at det i forbindelse med regnskapsavslutningen legges til rette for fondsavsetninger på i alt 9,12 mill. til de formål som er gjennomgått ovenfor, og som er oppsummert i tabellen under. Det gjøres oppmerksom på at i en situasjon med regnskapsmessig underskudd for bykassen som helhet, kan de budsjetterte fondsavsetninger - helt eller delvis - bli strøket i tråd med strykningsreglene i de kommunale regnskapsforskriftene. Alle fondsavsetninger er oppad begrenset til de faktiske mindreutgifter i den aktuelle resultatenhet. Samlet oversikt pr. byrådsavdeling: Finansbyrådens forslag Sum pr. avd. Byrådsavdeling: Finans, eiendom og eierskap Vikarservice: Avsetning av inntekter ført i 2015 - tilhørende kostnader i 2016 Pris for likestilling, inkludering og mangfold - avsetning for utdeling 2015-pris Sum BFEE 1 400 000 60 000 Helse og omsorg Mobil Omsorg - restmidler (Smart Omsorg) Digitale låsesystemer - restmidler (Smart omsorg) Sum BHO 3 500 000 4 000 000 1 460 000 7 500 000 Klima, kultur og næring Etat for landbruk: Flytting av Gårds- og bruksarkivet til Bergen byarkiv - fra avsatte midler i 2015 Sum BKKN TOTALT 160 000 160 000 9 120 000 4