Veiledning til bestilling av intranett
Innledning
Nå er du like ved å kunne sende inn et bestillingsskjema for intranett!
Det anbefales at du bruker noen minutter på å lese gjennom nedenstående tekst, som inneholder
følgende:
-
en liten huskeliste over hva daglig leder må huske på før man kan bestille tilgang
hva som skjer når bestilling er sendt;
hva man kan vente seg når man åpner intranettet for første gang;
hovedprinsipper i redaktørmodellen (som gjør det lettere å fylle ut skjema riktig i forhold
til hvem som skal ha hvilke rettigheter);
Huskeliste
Noen av dere har kanskje allerede sett dette på www.kirkaktuelt.no, men følgende er viktig å huske:
1. For å kunne bestille intranettet må dere ha kjøpt aksje i Kirkepartner AS. Dette for at dere
skal kunne foreta en direkte anskaffelse jfr. Regelverket for offentlige anskaffelser.
(se kirkepartner.no for mer informasjon)
2. Anskaffelsen må drøftes med tillitsvalgte
Hva skjer når bestilling er sendt?
Når skjema for bestilling er fylt ut og sendt, blir bestillingen behandlet hos Kirkepartner IKT AS. De vil
gjennomgå skjemaet og kontrollere at alt er fylt ut korrekt, og at de har fått den informasjonen de
trenger. På bakgrunn av bestillingen vil en enkelt kontrakt sendes bestilleren med informasjon om
betingelser, total kostnad osv.
Når Kirkepartner IKT AS har mottatt signert kontrakt, vil brukerne bli opprettet (dette tar maks 10
virkedager), og enheten vil få beskjed når tilgangen er klar.
For de enhetene som ikke er på Kirkepartners plattform (Les mer om Kirkepartner Basis her), vil
dere motta brukernavn til hver bruker, og en enkel instruksjon om hvordan hver enkelt bruker går
inn og setter sitt eget passord via en selvbetjent passord-portal. Når passord er satt, kan man åpne
en hvilken som helst nettleser (Internet Explorer, Safari, Firefox osv.), skrive inn web-adressen
intranett.kirken.no og taste inn brukernavn og passord. Dermed er man inne på intranettet!
For de enhetene som er på Kirkepartners plattform med Kirkepartner Basis er all nødvendig
informasjon allerede registrert. Brukernavn og passord er det samme som når du logger på
plattformen. Kirkepartner Basis har ”single-sign-on” mot plattformen. Det betyr at når du har logget
deg på plattformen er du også logget på intranett. Du åpner Internet Explorer, taster inn
intranett.kirken.no og så er du inne! Etter hvert vil intranettet bli standard startside for alle
Kirkepartner Basis plattformbrukere, så da slipper du også å taste inn webadressen!
Hva kan man vente seg den første tiden?
At intranettet er lansert er starten på en ny fase. Første utviklingsperiode er avsluttet, nå har vi en
løsning som fungerer godt nok til lansering. Det er publisert litt ymse, ulikt innhold; noe faglig, noe
sosialt, noe nyheter osv. I bunn og grunn kan man tenke seg at det man får til å begynne med er et
fancy, men ganske tomt skrivebord.
Etter hvert vil det komme stadig mer innhold, både fra sentralt og regionalt hold, men det vil ta tid
for både de regionale (bispedømmerådene) og ikke minst de lokale (fellesråd/prosti) enhetene å
publisere innhold.
Samhandlingsmulighetene ligger tilgjengelig fra første dag, under «arbeidsstøtte». Under «tjenester
og ressurser» ligger det en enkel veiviser til bestilling av arbeidsrom. Når arbeidsrommet er opprettet
er det fritt frem å dele, laste opp dokumenter og kommunisere. Det er gode hjelpe-funksjoner i
SharePoint også.
Det utarbeides en mappe i samhandlingsrommet som heter brukerveiledninger. Her vil enkle
veiledninger til de viktigste funksjonene gjøres tilgjengelig.
I tillegg ligger det en søkefunksjon etter ansatte, informasjon fra faglige instanser på nasjonalt plan,
informasjon om Kirkens oppbygging osv. Mye interessant og forenklende – og mye mer kommer
etter hvert!
Likevel; for at intranettet skal oppleves relevant og interessant også etter at den første gleden over
dette nye har lagt seg, er det viktig at ALLE enhetene kommer i gang med publisering. Det behøver
ikke ta lang tid, og det behøver ikke være voldsomme mengder, men alt som står oss nærmest
skaper et eierskap. Brukerveiledning og brukerdokumentasjon som gjør at alle kan få hjelp til
elementær funksjonalitet til bli gjort tilgjengelig. Dessuten blir det tilbud om redaktørkurs for de som
skal ha redaktøransvar. Dette vil komme for fullt fra høsten, men ta gjerne kontakt med
systemansvarlig Øyvind Meling ([email protected]) for å flagge interesse. Ved hjelp av
videokonferanse-utstyr kan vi med relativt liten innsats nå ganske mange på kort tid; men det krever
litt koordinering og organisering.
Redaktørmodell
Kort fortalt:
Hver enhet som har publiseringsmulighet (nasjonale enheter, bispedømmerådene, fellesrådene og
prostiene) må ha en ansvarlig redaktør. Ansvarlig redaktør er daglig leder i enheten. For
bispedømmerådene er dette stiftsdirektøren, for fellesrådene er det kirkevergene.
Når det gjelder prostiene er det to modeller: I Oslo, Bergen, Trondheim og Stavanger - der det er
flere prostier i et fellesråd - er det kirkevergen som er ansvarlig redaktør.
I alle andre fellesråd, der det er flere prostier i ett fellesråd, må disse fellesrådene gå sammen om å
bli enige om et «verts-fellesråd» hvor dennes kirkeverge er ansvarlig redaktør. Et forslag kan være at
dette blir det fellesrådet som huser prostesetet. Dette er imidlertid opp til de berørte fellesrådene å
avgjøre.
Ansvarlig redaktør er juridisk ansvarlig for det som publiseres fra enheten.
Ansvarlig redaktør kan delegere det operasjonelle publiseringsansvaret til en intranettredaktør. Det
er viktig at det på bestillingsskjema tydeliggjøres hvem som skal være ansvarlig redaktør og hvem
som skal gis rettigheter til å publisere (altså være intranettredaktør). Disse vil da gis spesielle
rettigheter med tilgang til redaktørgrensesnitt osv. Hvem som får delegert denne myndigheten er en
beslutning som tas av ansvarlig redaktør. I mindre enheter kan man også se for seg at ansvaret for å
publisere på vegne av flere enheter kan gis til en og samme person.
Mer om redaktørmodell, ansvarsområder og praktiske løsninger kommer i det dokumentet som
heter «Styringsmodell». Dokumentet vil bli publisert på intranett i løpet av juni.
Litt ”småsnacks” her, men det viktigste først; fyll ut og send inn skjemaet så dere får tilgang til
intranett – begynn med å klikke litt rundt, lese det som er og få det «under huden» så tar vi resten
etter hvert
Kristine Ekeberg-Andersen
29.05.2015