Versjonsdokumentasjon
Versjonsdokumentasjon for eksterne brukere for DI-PaperLess 4.5.2 V.11 - build 3588 PaperLess Software Europe Ltd. 110 Amiens Street, Dublin 1, Republic of Ireland [email protected] www.paperless.no © PaperLess Innovation Ltd. 2014 29 April 2015 Alt materiale i denne dokumentasjonen og de program den omhandler, er beskyttet av lov om opphavsrett og den inngåtte avtale om disposisjonsrett til programvare og vedlikehold for sluttbruker av PaperLess Dokumentsenter. Alle rettigheter til dette materiell innehas av PaperLess Innovation Ltd. Enhver kopiering eller gjengivelse av materiell i denne dokumentasjonen, inkludert tekst, skjermbildeutforming eller rutiner, er forbudt. PaperLess er et registrert varemerke fra PaperLess Innovation Ltd. Windows og Excel er registrerte varemerker fra Microsoft. This program uses ImageLib Corporate Suite by SkyLine Tools. This program uses OE6 by Korbitec (Pty) Ltd. This program uses Recognition Toolkit, a registered trademark from Exper-OCR. All rights reserved. This program uses Raize Components 3.0 by Raize Software, Inc. This program uses XLSReadWriteII 2.0 by Axolot Data. All informasjon i denne dokumentasjonen vil kunne forandres uten varsel og representerer ikke en forpliktelse fra PaperLess Innovation Ltd. Om dette dokumentet Denne dokumentasjonen kan distribueres til vanlige brukere av DI-PaperLess og inneholder alt av ny funksjonalitet, endringer og korrigeringer. Den inneholder ikke spesielle forhold som gjelder oppsett og bruk sammen med DI-Business. Det vises til annen versjonsdokumentasjon på kundeportalen til Visma DI for det dokumentet. I de første avsnittene finner du praktisk informasjon om versjonen samt muligheter for bilagsregistrering som nå kan utføres direkte i DI-PaperLess som skaper bunt i DI-Business. Pålogging første gang etter oppgradering til 4.5.2 kan ta tid Det er foretatt endringer i klientdatabasen for å tilrettelegge for raskere søk i Regnskapsarkiv. Derfor vil det ved førstegangs pålogging til hver klient ta tid før du kommer inn i klienten. Tiden det tar avhenger av hvor stor klientdatabasen er. Vær tålmodig og ikke kontakte systemadministrator for å restarte PaperLess på serveren. Bilagsregistrering Du kan i versjon 4.5.2. kontere alt av bilag i PaperLess og forretningslogikken rundt validering av kontoder foretas i PaperLess basert på de regler som er i DI-Business. Du kan nå også skrive direkte til bunt i DI fra PaperLess, noe du gjør med hurtigtasten {Ctrl+Shift+B} eller klikke på rutinen til venstre i PaperLess. Det er mulig å kontere et bilag i PaperLess over flere regnskapsperioder samt forskjellige bilagsarter slik at f.eks. betaling kan føres sammen med leverandørakturaen. Kontering i PaperLess har mange muligheter, og merk deg hurtigtastene for å legge til konteringslinjer {Ctrl+N}, slette konteringslinjer {Ctrl+Delete } og kopiere konteringslinjer {Ctrl+Shift+C}. Du kan også gjenta verdi fra felt i linjen over med {/} (skråstrek) på ditt nummeriske tastatur. Ønker du å kopiere innholdet fra ett felt til et annet, eller til annen applikasjon, så tast {F2} og du går i endremodus der du kan taste {Ctrl+C} etterfulgt av {Linjeskift}. Da har du verdien i minnet og kan lime inn i et felt i PaperLess eller i annen applikasjon. Merk deg også hurtigtasten {Shift+{+}} (Shift og tasten + på nummerisk tastatur) som går til neste bilag i listen og plasserer markøren i første felt i hodet. Dette er raskere enn {Ctrl+L} © PaperLess Innovation Ltd. 2014 2 for å gå til dokumentlisten, taste {PilNed} og så bevege deg til første feltet. Husk også {Tab} og {Shift+Tab} for å gå fra hodet til linjenivå og motsatt. Du har også Fakturatolk > Massoppdatering av konteringsfelt der du kan endre ett konteringsfelt av gangen på alle markerte bilag. Praktisk dersom du må endre regnskapsperiode (som styres av feltet Regnsk.dato) på en rekke bilag, eller må påføre en avdelingskode på en rekke bilag samtidig. En annen praktisk sak for kontering er Rapport > Konteringsoversikt som viser deg direkte i Excel alle konteringer for de bilag du velger i dokumentlisten. Der får du en lettfattelig oversikt over alt før postering til DI {Ctrl+Shift+B}. Ønskes det å kontere manuelt i DI, så er det eget valg i Rutine til venstre for dette, noe som gjør at bilaget flyttes til handlingen Bilag til bokføring. Det er også hurtigtast {Ctrl+Shift+D} for dette. (Merk at tasten {mellomrom} ikke lenger gjør klar for manuell bokføring i DI, men validerer alle konteringslinjer for å sjekke om det kan overføres til bunt i DI-Business.) Konteringsmal og periodisering Under menyen Fakturatolk er det mulig å opprette konteringsmaler som kobles til kundeeller leverandørkontokode. Fakturatolk vil alltid bruke en kontringsmal koblet til kunde/leverandørkontokoden, og dersom en konteringsmal er benyttet ser du kontokoden i blå skrift. Konteringsmalene lagres pr. klient. Det er fint mulig å sette opp konteringsmal som ikke er linket direkte til kunde- eller leverandør, og det gjøres ved opprette en «blank» kunde- eller leverandørkontokode. Du kan f.eks. lage en kunde som heter «Konteringsmal månedlig avskriving» og du velger da denne kundekontokoden i hodetfeltet i DI-PaperLess og du vil få hele konteringsmalen frem. Etterpå sletter du bare kundekontokoden med {Delete}. Det er nå også mulighet til å angi periodisering av hovedbokskonto som ved skriving til bunt i DI-Regnskap {Ctrl+Shift+B} vil sørge for periodering i DI. Du må hente frem feltene ‘Per. startdato’ og ‘Period. mnd’ der du angir startdato, som angir regnskapsperioden, og antall måneder du ønsker å periodisere. Du må også passe på å tillate periodisering for hovedbokskonto i kontoplanen i DI. Sett hake ved Periodiseringskonto og spesifiser balanse -og resultatkonto. Kontroll av regnskapsperiode I DI-PaperLess bestemmes perioden bilaget skal føres på ut fra feltet Regnsk.dato (ValDt). Du kan pr. bilagsdokument i PaperLess ha forskjellig periode fra bilagsdato, samt at du kan © PaperLess Innovation Ltd. 2014 3 ha forskjellige bilagsarter for konteringslinjene. Ved skriving av bunt i DI vil DI-PaperLess sørge for at bilag grupperes pr. regnskapsperiode selv om du markerer bilag i DI-PaperLess som er fra forskjellige regnskapsperioder. Det er ikke kontroll i DI-PaperLess på lukkede perioder, men bunten blir nektet oppdatert i DI dersom regnskapsperiode på bunten ikke er åpen. Dermed kan du gå inn i bunten i DI og endre bunthodet. Dersom du som regnskapsfører vet at en regnskapsperiode er stengt før skriving av bunt i DI fra PaperLess, så kan du bruke menyvalget Fakturatolk > Masseoppdatere konteringsfelt på valgt(e) dokument(er) for å endre feltet Regnsk.dato på nødvendige bilag før skriving DI. Registrering av betalinger m.v. og feltet Motreferanse For registrering av betalinger brukes feltet ‘Motreferanse’ som må hentes frem. Du kan gjøre {F3}-oppslag i feltet og har du angitt kunde/leverandør så finner du kun poster for den kunde/leverandør. I tillegg kan du skrive inn fakturanummer direkte og det hentes forslag til konteringsdata fra motposteringen. Versjonsnotater 4.5.2 build 3588 I dette avsnittet ser du ny funksjonalitet, endret funksjonalitet og korrigering for build 3587. Dette avsnittet er praktisk for deg som allerede har gjort deg kjent med alt av ny og endret funksjonalitet i 4.5.2 build 3582. For deg som nettopp har oppgradert så er det bare å lese gjennom og så fortsette på de neste avsnittene. Korrigering av eksisterende funksjonalitet Regnskapsarkiv Saksnr. #SRX08806 Korrigert slik at det ikke kommer feilmelding når man i Regnskapsarkiv søker på beløp i formatet "5000,-" og at det oppfører seg som om man skriver 5000.-, noe som begge gir søkeresultat for Beløpe = 5000,00. Kontering Saksnr. #SRX08807 Korrigert slik at du får beskjed om hva som er tillatt datoformat når du taster inn feil datoformat som "02070215" i feltet Regnskapsdato (PLAcLn.ValDt). Legg inn documenter Oppgave #6914 Korrigert slik Behandle TIF > Splitt valgt dokument {Ctrl+Shift+Y} ikke vil feile og gi melding "Ingen tlgang" i spesielle tilfeller der PaperLess i Sikkermodus (Klientaksess) er plassert i en utdelt mappe i et nettverk. Dette var feil etter build 3579. © PaperLess Innovation Ltd. 2014 4 PaperLess Web Oppgave #6936 Korrigert spesielle tilfeller der en bruker ville få listet opp firma den har tilgang flere ganger i påloggingsbildet. Dette var relatert til å sette tilgangskontroll på hva brukeren kan se i Regnskaparkiv. PaperLess Web Oppgave #6935 Korrigert spesielle tilfeller der en bruker ville fått listet opp mottakere flere ganger i listen over mottakere i søkefilteret. Dette var relatert til å sette tilgangskontroll på hva brukeren kan se i Regnskaparkiv. Dokumentflyt Saksnr. #SRX08917 Tidligere når tre eller flere mottaker var tilknyttet for dokumentflyt og første mottaker godkjente dokumentet så ble det satt feil dato for siste mottaker. Rekkefølgen var den samme og kun dato ble feil. Dette er nå korrigert. Endret funksjonalitet Kontering Saksnr. #SRX08839 Korrigert slik at det er mulig å kontere hovedbokskonti som tillater Avdeling for debet og kredit på samme linje. Nå tillattes dette og ved skriving til bunt dersom hovedbokskontiene tillater dette, kommer Avdeling på både Debetkonto og Kreditkonto når det skrives til bunt i DI, noe som alltid skaper to bilagslinjer via DI-XML. Kontering Ønske #742 Endret slik at det er tillatt å kontere prosjekt/prosjektkoder dersom enten hovedbokskonto debet eller kredit tillater dette. Tidligere måtte du lage ny konteringslinje {Ctrl+N}. Versjonsnotater 4.5.2 build 3582 I dette avsnittet ser du ny funksjonalitet, endret funksjonalitet og korrigering for build 3582. Dette avsnittet er praktisk for deg som allerede har gjort deg kjent med alt av ny og endret funksjonalitet i 4.5.2 build 3576. For deg som nettopp har oppgradert så er det bare å lese gjennom og så fortsette på de neste avsnittene. Ny funksjonalitet Regnskapsarkiv oppgave #6742 Lagt til mulighet for brukere til å søke etter dokumenter basert på feltet Text/Beskrivelse (PLAcLn.Txt) i dokumenter de har vært involvert i dokumentflyten for, noe som gjøres i Regnskapsarkiv og første skilleark '1. Søk i arkiverte bilag'. Tidligere var dette kun mulig i de øvrige skillearkene 2-5 som kun er tilgjengelig for brukere med Brukerrettighet som har tilgang til hele Regnskapsarkiv (med mindre man har begrenset ved hjelp av Fil > Tilgangskontroll Regnskapsarkiv. © PaperLess Innovation Ltd. 2014 5 Endret funksjonalitet Fakturatolk OCR:IE oppgave #6741 Basert på innsendte fakturaeksempler forbedret hvordan MVA-registreringsnummer blir funnet for irske fakturaer. Fil > Bytt firma oppgave #6791 Tidligere når man var i Regnskapsarkiv og valgte å bytte til annet klient så ble alle søkeverdier du hadde i den foregående klienten beholdt og søk aktivert, noe som førte til at du måtte vente til søket var ferdig. Dersom du stod i første skilleark og ikke hadde angitt søkeverdier så ville det føre til at alle dokumenter ble hentet, noe som kan ta lang tid. Endret nå slik at kun Regnskapsår beholdes og at søket ikke automatisk utføres. Dokument > Snu dokumentnummerrekkefølge saksnr. #SRX08096 Endret slik at denne funksjonaliteten kun kan benyttes for TIF-filer ettersom det var det derfor den ble skapt, nemlig å endre rekkefølgen dersom man skannet inn dokmenter i feil rekkefølge. Det kommer melding dersom kan forsøker å kjøre rutinene på andre typer dokumenter enn TIF: Dokumentflyt saksnr. #SRX08479 Korrigert slik at det ikke lenger er mulig å sette på hakene samtidig for valgene 'Automatisk overføre til økonomisysemet etter siste mottaker' og 'Automatisk til bokføring etter siste mottaker' (som plasserer dokumentet i handingen Avventer synkronisering/Bilag til bokføring). Dette gjelder både i Dokumentflyt > Tilknytt mottakere {Ctrl+T} og i Brukerinnstillinger > Dokumentflyt. Korrigering av eksisterende funksjonalitet Fakturatolk > Lagre konteringsmal for leverandør/kunde {Ctrl+Shift+T} saksnr. #SRX08465 Korrigert slik at konteringsmalen lagres med konteringslinjene i samme rekkefølge som du hadde da malen ble lagret. Tidligere kunne det skje at rekkefølgen ble lagret annerledes. Handlingen Legg inn dokumenter saksnr. #SRX08353 Korrigert feilsituasjon som kunne oppstå når det var satt feil Windows-rettigheter til PaperLess sin dokumentmappe, noe som ville slette dokumentet ved kjøring av Behandle TIF > Splitt valgt dokument {Ctrl+Shift+Y}. OCR:EUR saksnr. #SRX08083 Basert på innsendte fakturaeksempler forbedret måten å finne tyske IBAN. OCR:EUR saksnr. #SRX08112 Basert på innsendte fakturaeksempler forbedret måten å finne nederlandske IBAN. Overføre til økonomisystemet {Ctrl+Shift+B} saksnr. #SRX08491 Korrigert slik at det kun kommer melding for opp til første 20 valideringer som feiler ved overføring av bilag til økonomisystemet fra PaperLess. Dette for å sikre at © PaperLess Innovation Ltd. 2014 6 meldingsboksen ikke blir større enn skjermen. Når det blir liggende igjen dokumenter i dokumentlisten etter overføring av bilag til økonomisystemet skyldes det at valideringen har feilet, og du kan da velge et mindre antall dokumenter og forsøkee igjen for å se alle valideringsmeldinger. Regnskapsarkiv oppgave #6698 Korrigert slik at kolonnen "Utg. saldo" i skillearkene 2, 3 and 4 viser korrekt utgående saldo for kontokodene når du velger flere år i søkefilteret, som 2014-2015. Tidligere ble det vist korrekt utgående saldo når ett år ble angitt selv om Rapport > Kontoutskrift ville viser korrekt. Versjonsnotater 4.5.2 build 3576 I dette avsnittet ser du ny funksjonalitet, endret funksjonalitet og korrigering for build 3576. Dette avsnittet er praktisk for deg som allerede har gjort deg kjent med alt av ny og endret funksjonalitet i 4.5.2 build 3574. For deg som nettopp har oppgradert så er det bare å lese gjennom og så fortsette på de neste avsnittene. Korrigering av eksisterende funksjonalitet XML-fakturaer saksnr #SRX08062 Korrigert problem med innhenting av XML-filer som kunne oppstå når XML-filene var av EHF-format, men ikke inneholdt innebygd (embedded) dokument. Også forbedret slik at man kan hente inn miks av XML og andre dokumenter samtidig fra mappe og inn i PaperLess. Versjonsnotater 4.5.2 build 3574 I dette avsnittet ser du ny funksjonalitet, endret funksjonalitet og korrigering for build 3574. Dette avsnittet er praktisk for deg som allerede har gjort deg kjent med alt av ny og endret funksjonalitet i 4.5.2 build 3569. For deg som nettopp har oppgradert så er det bare å lese gjennom og så fortsette på de neste avsnittene. Korrigering av eksisterende funksjonalitet Legg inn dokumenter saksnr. #SRX07974 Tidligere ved bruk av PaperLess i Sikkermodus (Klientaksess) ble ikke rotering av sider lagret når dokumentet var overført til sentral server. Legg inn dokumenter saksnr #SRX08053 Korrigert slik at når du blar gjennom dokumenter som befinner seg lokalt hos en bruker (ved bruk av PaperLess i Sikkermodus (Klientaksess) så vises det korrekt hos hvilken bruker dokumentet befinner seg. Tidligere ville det ikke endre seg i dokumentviseren © PaperLess Innovation Ltd. 2014 7 dersom det var forskjellige brukere og man måtte gå tilbake til et dokument som lå på serveren og så klikke direkte på dokumentet med hodet på seg for å se hvilken bruker som hadde dokumentet lokalt hos seg. Koble til mappe i Øvrige dokumenter {Ctrl+F} saksnr. #SRX07986 Korrigert feil som enkelte tilfeller kunne føre til at man ikke kunne velge brukere som kun skal ha tilgang til dokumentet. Dokumentoversikt saksnr #SRX08023 Fjernet menyvalgene for slå sammen og splitt fra menuen Behandle TIF fra handlingen Dokumentoversikt da de ikke hadde noen funksjon fordi dokumentene skal forberedes før dokumentflyt aktiveres. XML-fakturaer saksnr #SRX08024 Korrigert problem med tilgangsrettigheter som kunne oppstå i nettverksmiljø og stoppet innleggelse av XMLfaktura til PaperLess med en BugReport-feilmelding. Dokumentflyt saksnr #SRX08017 Korrigert så sletting av dokumentflytgruppe som er satt som standardmottaker for en leverandør ikke fører til at dokumentflyt neste gang blir opprettet med kun pålogoget bruker satt som "Registrert." Kombinert med brukerregel kunne dete føre til at dokumentflyt ble aktivert uten at dokumentet ble synlig i mottakerens handling Min arbeidsliste. Fakturatolk {Ctrl+F5} saksnr. #SRX07960 Korrigert slik at leverandørkode blir korrekt funnet i spesielle tilfeller der to leverandører har samme organisasjonsnummer og en av leverandørene samtidig har identisk bankkontonummer som en tredje leverandør. Versjonsnotater 4.5.2 build 3569 I dette avsnittet ser du ny funksjonalitet, endret funksjonalitet og korrigering for build 3569. Dette avsnittet er praktisk for deg som allerede har gjort deg kjent med alt av ny og endret funksjonalitet i 4.5.2 build 3554. For deg som nettopp har oppgradert så er det bare å lese gjennom og så fortsette på de neste avsnittene. Ny funksjonalitet Fakturatolk saksnr #SRX07488 Forbedret måten fakturabeløp blir funnet på når det er en alfanummerisk verdi foran beløpet slik at det nå hoppes over og beløpet blir funnet. Kontering saksnr #SRX07523 Lagt til funksjonalitet slik at klienter som ikke har MVA kan konteres korrekt i PaperLess for skriving av bunt direkte til Visma DI. Dersom klienten er satt opp til ikke å ha MVA så legges det likevel til avgiftskode '9 Ingen avgift'. © PaperLess Innovation Ltd. 2014 8 Skrive til bunt i DI-Business {Ctrl+Shift+B} saksnr #SRX07573 Lagt til ny funksjonalitet etter ønskemål slik at bruker blir sperret fra å skrive faktura til bunt i Visma DI når fakturanummeret er identisk for leverandør. Dette for å hindre dobbeltføring av faktura og ønskes det å postere likevel så må det legges til et siffer eller lignende for å kunne skrive til bunt. Bruker har også fått advarselen ved enten kontering i PaperLess eller ved fakturatolk. Det er mulig ta til manuell bokføring i Visma DI. Endret funksjonalitet Fakturatolk saksnr #SRX07645 Basert på innsendte fakturaer med dårlig skanningskvalitet har vi endret regel for gjenfinning av nederlandske IBAN-numre slik at når IBAN starter med NL og two tall, dernest 4 bokstaver, så vil resten bli tolket som kun tall. Fakturatolk saksnr #SRX07645 Basert på innsendte fakturaer med dårlig skanningskvalitet har vi endret regel for gjenfinning av nederlandske IBAN-numre slik at når IBAN starter med NL og two tall, dernest 4 bokstaver, tolk vi funnet 1tall som i i boktavene. Korrigering av eksisterende funksjonalitet Kontering av valuta og postering til bunt i Visma DI oppgave #5899 Korrigert slik at fakturaer med utenlands valuta skrives korrekt til bunt i Visma DI. Tidligere ble fakturaer med valutatype der kurs der definert i 100, som f.eks. SEK skrevet feil til bunt i DI og beløpet med multiplisert med 100. Rapport > Åpne poster på kunder og leverandører oppgave #5931 Korrigert slik at transaksjoner som har blank verdi i feltet Restverdi ikke kommer med i rapporten da disse transaksjonene er oppgjort, men ligger igjen i påvente av etterskuddsberegning av renter i Visma DI. Min arbeidsliste saksnr #SRX07450 Brukere som kjører PaperLess i Sikkermodus (Klientaksess) kan nå rotere dokumentet i handlingen Min arbeidsliste selv om dokumentet er på serveren. rotasjonen påvirker kun visningen da dokumentets rotasjon settes før aktivering av dokumentflyt i handlingen Legg inn dokumenter. Fakturatolk OCR:EUR saksnr #SRX07499 Forbedret hvordan VAT-numre blir funnet for britiske fakturaer når man bruker OCR:EUR. Det er dog alltid anbefalt å bruke landsspesifikt OCR-språk, i dette tilfellet OCR:GB. XML-fakturatolk saksnr #SRX07459 Korrigert slik at KID med modulus som gjør at siste tegn blir - (bindestrek) blir korrekt funnet i XML-fakturatolk. Kontering saksnr #SRX07481 Korrigert feilmelding som kunne oppstå ved tasting {F3} for oppslag når man var på konteringslinje. © PaperLess Innovation Ltd. 2014 9 Kontering Forfallsdato saksnr #SRX07509 Korrigert slik at fri måned + xx dager fungerer ved kontering. Dette fungerte ikke i tidligere builds av 4.5.2 pga endring i betalingsbetingelseformat i Visma DI. Man må kjøre Fil > Oppdatere faste opplysninger {Ctrl+Shift+S} for kontokode Leverandør slik at betalingsbetingelser på leverandør blir oppdatert. Øvrige dokumenter saksnr. #SRX07536 Tidligere kunne det være et problem dersom brukernavn var registrert med store boktstaver i Fil > Klient- og brukeroppsett og brukeren logget på med små bokstaver. I handlingen Øvrige dokumener ville ikke nyopprettede mapper vises til brukeren som måtte logge inn med samme små/store bokstaver. Dette er nå korrigert ettersom brukernavn ikke skal være sensitiv for små/store bokstaver. Fakturatolk saksnr #SRX07643 Basert på innsendte fakturaer, forbedret tolking av datoer når det involverer måneden juli. Fakturatolk saksnr #SRX07626 Endret slik at rekkefølgen på OCR-spåkene i Brukerinnstillinger > Fakturatolk er den samme som den nede til høyre på statuslinjen. Skrive til bunt i DIBusiness {Ctrl+Shift+B} saksnr #SRX07571 Korrigert slik at prosjektbeløpet skrives korrekt inn i DIProsjekt når det skrives til bunt i Visma DI via DI-XML. I tidligere build ble det skrevet feil beløp da integrasjonen ikke tok hensyn til MVA. Fakturatolk OCR:EUR saksnr #SRX07656 Forbedret det å finne østerrisk MVA-nummer. Fakturatolk saksnr #SRX07655 Korrigert feil som kunde føre til at kundefakturatolk måtte kjøres to ganger dersom det var lagret leverandør/kundespesifikke alias eller OCR-mal. Fakturatolk PaperLess Printer oppgave #6201 Korrigert en oppfriskningsfeil som kunne oppstå etter at du hadde skrevet ut faktura til PaperLess Printer og kjørt automatisk fakturatolk fordi bilagstype var satt i forkant. Det så ut som om ingen verdier ble funnet, og du måtte klikke på annet dokument og tilbake igjen for å se verdiene funnet. Kontering oppgave #6393 Dersom det ikke var noen kontokode tilgjengelig for et konteringsfelt, f.eks. Leverandør (PLAcLn.Sup) og du hadde gjort oppslag {F3} i feltet og fått meldingen "Ingen poster å vise" ville du ved postering {Ctrl+Shift+B} få beskjeden "Du har glemt å taste {Enter} for å lagre verdien du har registrert. Vennligst bekrefte verdien først siden alle verdier må bekreftes med {Enter} for å bli lagret.". Eneste måte var å gå til annet dokument og tilbake igjen. Dette er nå korrigert. © PaperLess Innovation Ltd. 2014 10 XML-faktura saksnr #SRX07753 Korrigert hvordan XML-faktura av type EHF 2.0 blir vist når det er inkludert (embedded) flere dokumenter i XML-filen. Dersom ett av de dokumentene dokumentene er merket som "commercial invoice" så blir den plassert først, etterfulgt av de andre dokumentene. Versjonsnotater 4.5.2 build 3554 I dette avsnittet ser du ny funksjonalitet, endret funksjonalitet og korrigering for build 3554. Dette avsnittet er praktisk for deg som allerede har gjort deg kjent med alt av ny funksjonalitet i 4.5.2 build 3551. For deg som nettopp har oppgradert så er det bare å lese gjennom og så fortsette på de neste avsnittene. Ny funksjonalitet Fakturatolk - OCR:PL oppgave #5833 Introdusert støtte for polske faktuarer som har standard datoformat ååååmmdd. Korrigering av eksisterende funksjonalitet Behandle TIF > Splitt valgt dokument med skilleark Fakturatolk saksnr. #SRX07171 Fakturatolk saksnr #SRX07317 Fakturatolk - OCR:NL saksnr #SRX07267 Lagt til ny forkortelse 'mrt' for måneden mars så fakturadato kan bli funnet. Fakturatolk OCR:NO saksnr #SRX07257 Forbedret fakturaotlk av norske fakturaer der KID kunne bli funnet med flere tegn enn tillatt. Samtidig korrigert slik at manuell inntasting av KID når tolkespråket OCR:NO brukes ikke kan være lenger enn 25 sifre. Fakturatolk / Kontering saksnr #SRX07257 Basert på innsendt fakturaeksempler forbedret folk av KID. Samtidig også korrigert slik at ugyldig KID, altså at KID ikke er grønn, ikke skrives til bunt i DI. Fakturatolk > Rediger OCR-mal saksnr #SRX07284 Basert på innsendte fakturaer forbedret hvordan verdier blir funnet ved hjelp av OCR-mal. Kontering oppgave #5730 Korrigert slik at Forfallsdato (PLAcLn.DueDt) kun blir utregnet og skrevet til feltet for bilagsarttyper som har med fakturaer å gjøre. Tidligere ble feltet også beregnet og skrevet ved bruk av andre bilagsarttyper som f.eks. bank, noe som førte til at dokumentet kunne bli uthevet (fet skrift) fordi dokumentet blir uthevet 5 dager før registrert forfallsdato. oppgave #5772 Korrigert slik at det ikke kommer feilmelding dersom enten første eller siste side er blanke i TIF-dokumentet som skal splittes. Tidlgiere ville dette gi en feilmelding. Korrigert slik at tegnet / (skråstrek) ikke blir filtert ut som ugyldig tegnfor feltet Fakturatnummer (PLAcLn.InvoNo) da tegnet ofte blir brukt som fakturanummer i enkelte land. Basert på innsendte fakturaer forbedret hvordan beløp blir funnet når det er i nærheten av en ramme/linje. Tolken ville da finne for eksempel 102.61 1. Nå fjerner vi tall utover to desimaler. © PaperLess Innovation Ltd. 2014 11 Legge til og skanne dokumenter saksnr. #SRX07166 Masseoppdatere konteringsfelt saksnr #SRX07094 PaperLess i Sikkermodus (Klientaksess) saksnr #SRX07279 Deaktivert Behandle TIF i Regnskapsarkiv når brukeren logger på utenfra, altså med PaperLess i Sikkermodus (Klientaksess). Tidligere ville brukeren få melding om at filen måtte lastes ned lokalt først, noe som kunne gjøre brukeren forvirret siden nedlastning i Sikkermodus kun er mulig i handlingen Legg inn dokumenter. PaperLess Web saksnr #SRX07292 Tidligere var det slik at når man i PaperLess Web klikket på handlingen Oppdaterte bilag så ble alle posterte bilag vist i listen. Dette førte til at PaperLess Web kunne bli ventende lenge dersom det er større mengde bilag, og kombinert med ustabile kommunikasjonslinjser kunne dette i spesielle tilfeller føre til heng i PLserver. Dette er endret slik at brukeren minst må angi én filterverdi for å kunne søke i oppdaterte bilag. PLServerSetup.exe saksnr #SRX07253 Korrigert feil som kunne oppstå dersom man forsøkte å endre org.nr. for en klient der enten databasen ikke eksisterer eller klienten ikke var opprettet ennå i PLServerSetup > Diverse > Endre org.nr. Klient. Regnskapsarkiv saksnr #SRX07237 Redusert hastigheten det tar for å vise transaksjonene for en kontokode i Regnskapsarkiv > Hovedbok, Kunde og Leverandør. Skrive til bunt i DIBusiness {Ctrl+Shift+B} oppgave #5783 Korrigert feilmelding som kunne oppstå ved skriving til bunt i DI-Business dersom feltet Ak (avgiftskode) var blankt. Nå kommer det istedenfor en forklarlig melding. Velg synlige konteringsfelt {Ctrl+U} oppgave #5752 Korrigert feil ved lagring av synlige konteringsfelt når det ikke valges settes hake for lagring verken på valgt klient eller valgt bilagsart. Korrigert slik at når du tar bort et felt som synlig så dukker ikke feltet opp igjen ved neste pålogging. XML-fakturaer oppgave #5776 Korrigert hvordan XML-faktura blir vist når det er inkludert (embedded) flere dokumenter i XML-filen. Dersom ett av de dokumentene dokumentene er merket som "commercial invoice" så blir den plassert først, etterfulgt av de andre dokumentene. Når man setter bilagstype i feltet Bilagstype/Text i handlingen Legg inn dokumenter før man legger inn dokumenter så vil alle dokumenter som leggess inn få den bilagstypen og man behøer ikke å lege {Ctrl+A} etterpå. I tillegg er standard at fakturatolk iverksettes, noe man kan styre selv i Brukerinnstillinger > Fakturatolk > Automatisk fakturatolk av nye dokumenter. Korrigert slik at alle dokumenter som legges inn på denne måten blir kjørt fakturatolk på, og ikke kun siste dokument. Korrigert slik at det ikke kommer feilmelding dersom du velger å masseoppdatere feltene Debit (DbAcNo) og Kredit (CrAcNo) med kontokode for kunde eller leverandør. Tidligere var det kun mulig å oppdatere med kontokode for hovedbok, og det kom feilmelding dersom man forsøke med kunde- eller leverandørkontokode. © PaperLess Innovation Ltd. 2014 12 Versjonsnotater 4.5.2 build 3551 I dette avsnittet ser du ny funksjonalitet, endret funksjonalitet og korrigering som har kommet i senere fiksversjoner enn 4.5.2 build 3546. Dette avsnittet er praktisk for deg som allerede har gjort seg kjent med alt av ny funksjonalitet i 4.5.2 build 3546. For deg som nettopp har oppgradert så er det bare å lese gjennom og så fortsette på neste avsnitt som viser alt som var endret fra versjon 4.4.3 til 4.5.2 build 3546. Ny funksjonalitet Synkronisering av Regnskapsarkiv med DIBusiness Forbedret synkronisering av Regnskapsarkiv slik at det tas vare på hvilken bruker som oppdaterte buntene i DI i sin tid. Dette ble tidligere ikke gjort og feltet 'Linjeeier' (PLAcLn.ChUsr) i Regnskapsarkiv ble satt til den brukeren som kjører synkronisering da bilagshistorikken som ligger i DI-Business ikke lagrer brukeren som oppdaterte bunten. Har nå kodet slik at dette håndteres og tas vare på av PaperLess. Fakturatolk saksnr. #SRX07052 Forbedret slik at det kan lages OCR-maske for KID (PLAcLn.CID) når leverandøren ikke har sørget for at KID er en sammenhengende verdi. Du kan nå opprette en OCR-maske med {Ctrl+Shift+R} for slike leverandørfakturaer. Oppdatering av faste opplysniger {Ctrl+Shift+S} ønske 635 Du kan nå velge hvilken type faste opplysninger (kontokoder) som ønskes oppdatert. Dette er spesielt praktisk for klienter der det er mange kunder eller større mengde av andre kontokoder. Endret funksjonalitet Fakturatolk av kundefakturaer saksnr. #SRX07010 Fakturatolk av XML-faktura Det er ikke lenger eget menyvalg for kundefakturatolk da det er bilagsarttypen som styrer dette Det er opprettet egen avsnitt om dette i denne versjonsdokumentasjonen. Lagt til støtte for ny type XML-faktura med innebygd (embedded) bilde slik at dokumentet vises som det skal i PaperLess. Konteringsfelt 'Anmerkning' oppgave #5597 Endret slik at korrekt verdi fra feltet Anmerkning i bunt i DI kommer inn i Regnskapsarkiv. Tidligere ble Anmerkning kuttet til 30 tegn. Fra nå av importeres Anmerkning som det ligger i bunten i DI, opp til 80 tegn og dersom den er blank så settes navnet på bilagsart. Endret slik at det blir likt for oppdatering av bunt som ved bruk av Fil > Synkronisere Regnskapsarkiv med DI-Business. Konteringsfelt ‘Motreferanse’ saksnr. #SRX06901 Endret slik at Fakturanr. istedenfor Bilagsnr. lagres ved valg av Motref. for kobling av betalinger mot fakturaer. © PaperLess Innovation Ltd. 2014 13 Flytt valgt(e) dokument(er) til annet firma Oppgave #5579 Introdusert slik at du ser nummer og navn på firma som du valgte å flytte dokument(er) i siste spørsmål Ja/Nei for å bekrefte flyttingen. Øvrige versjonsnotater for versjon 4.5.2 build 3546 som viser ny funksjonalitet, dernest endret funksjonalitet og korrigeringer i eksisterende funksjonalitet. Ny funksjonalitet Klientaksess mot flere PaperLessinstallasjoner Lagt inn støtte for at brukere som bruker Klientaksess med én exe-fil kan koble seg mot flere installasjoner av PaperLess. Det kan f.eks være en revisor som skal revidere regnskap for flere kunder som bruker PaperLess, eller en regnskapsfører som jobber mot flere kunder som har PaperLess. Ved oppstart av PLDCenter.exe kan man sette kryss for å legge til ny PaperLess-server og ved pålogging kan man velge fra en liste med PaperLess-servere. Dokument > Koble dokument(er) til bilag i Regnskapsarkiv {Ctrl+Shift+V} saksnr. #SRX06119 Det er nå mulig å koble dokument til bilag i Regnskapsarkiv fra handlingene Ferdige dokumenter og Bilag til bokføring. Tidligere kunne dette kun gjøres fra handlingen Legg inn dokumenter, noe som gjorde at man f.eks. ikke kan sende på flyt og dernest koble til bilag i Regnskapsarkiv. Dokumentflyt E-postvarsling om nye dokumenter til godkjenning oppgave #4340 Interne brukere vises snarvei til PLDCenter.exe dersom stien til PLDCenter.exe i PLServerSetup > Nettverk er en nettverkssti. Dokumentflyt > Automatisk til bunt i DI etter siste mottaker oppgave #5059 Da det nå er mulig å skape bunt i DI-Regnskap så er det også mulig å sette at et bilag skal automatisk skrives til bunt når siste mottaker har behandlet. Dette gjøres i Dokumentflyt > Tilknytt mottaker(e) {Ctrl+T}. Det foretas en validering av bilaget og dersom det er noe som må korrigeres for å kunne skrives til bunt så får brukeren beskjed om dette og må enten korrigere selv, eller overføre til annnen bruker som har rettigheter til å endre konteringslinjer. © PaperLess Innovation Ltd. 2014 14 Drag & drop ut av PaperLess ønske 293 Du har nå muligheten til å bruke drag&drop av dokumenter ut fra dokumentlisten i de ulike handlingene, inkludert Regnskapsarkiv og Øvrige dokumenter og slippe dem inn i et program som kan motta dokumentet, for eksempel Windows Utforsker og DI-Office Byrå. Tidligere måtte du gjøre dette i to trinn; Først bruke Dokument > Lagre som og velge for eksempel Windows-skrivebordet og flytte dokumentet derfra. Når du er i Sikkermodus (ekstern pålogging) og bruker drag&drop ut, vil du se en melding som informerer deg om at dokumentene vil bli lastet ned lokalt og spør om du vil fortsette. Dette skyldes det faktum at når du arbeider i Sikkermodus, jobber du gjerne eksternt og kanskje over en treg internettforbindelse. Avhengig av størrelsen og mengden av dokumenter som skal lastes ned og også avhengig av hastigheten på internettilkoblingen, kan dette ta litt tid. Drag & drop ut av PaperLess ønske 506 Lagt til drag & drop funksjonalitet ut fra PaperLess i Dokumentviservinduet (oppslag fra økonomisystemet via {Ctrl+P}) E-post via SMTP oppgave #2972 Du kan nå sende e-post direkte fra PaperLess uten å ha MAPI-kompatibel e-postklient på datamaskinen du kjører PLDCenter.exe på. Dette krever at SMTP er satt opp korrekt i PLServerSetup > E-post. Husk at du må sette haken på for 'Aktiver e-postvarsling' slik at du kan sette opp SMTP. Dersom du ikke ønsker å ha e-postvarsling for godkjenning av dokumenter så kan du etterpå fjernen haken igjen. SMTPkonfigurasjonen vil da fortsatt være gjeldende. Denne nye funksjonaliteten er praktisk for terminalserversesjoner, etc. der brukeren ikke har en epostklient, eller der det er noe feil med lokalinstallert MAPIkompatibel e-postkient (typisk Outlook). Når du bruker PaperLess i Sikkermodus så sparer det deg også nedlastingstid da dokumentene blir sendt fra PaperLess Server. Du kan registrere flere e-postmottakere separert med semikolon eller linjeskift. Dersom du velger å slå sammen valgte dokumenter, så vil du ikke se de individuelle dokumentene i e-postdialogen. E-posten vil alltid bli sendt som blindkopi til e-postadressen som ligger på PaperLess-brukeren sin brukerkonto. Dette sikrer at brukeren som sender e-post får e-post inn i sitt e-postsystem. Fakturatolk Introdusert nytt fakturatolkspårk OCR:GB (Storbritannia) for britiske faktuarer, samt OCR:MT (Malta) og OCR:IE (Irland). Fakturatolk > OCR Tidligere, når Fakturatolken fant datoer ville den tolke "/" som "1". Vi har forbedret håndtering av OCR og datoen leses nå i et gyldig format. © PaperLess Innovation Ltd. 2014 15 Fakturatolk > OCR:EUR oppgave #3070 Lagt til OCR:EUR som skal brukes for fakturaer som kommer fra EU-land der vi ikke har landsspesifikk OCR-språk i PaperLess. Det sjekkes for moduluskontroll når det blir funnet EU-momsnummer. Følgende land sine momsnummer blir kontrollert: Østerrike (AT), Belgia (BE), Bulgaria (BG), Kypros (CY), Tsjekkia (CZ), Tyskland (DE), Danmark (DK), Estland (EE), Hellas (EL), Spania (ES), Finland (FI), Frankrike (FR), Storbrittania (GB), Ungarn (HU), Irland (IE), Italia (IT), Latvia (LT), Litauen (LU), Luxembourg (LV), Malta (MT), Nederland (NL), Norge (NO), Polen (PL), Portugal (PT), Romania (RO), Slovenia (SI), Slovakia (SK), Sverige (SE), Sveits (CHE). I motsetning til OCR:EUR så validerer fortsatt ikke OCR:INT funnet organisasjonsnummer ut fra kontrollsiffer, men bruker funnet verdi ut fra definert alias. Det nye fakturatolkspråket OCR:EUR bruker dog samme definerte aliaser som OCR:INT så det er ikke behov for å definere alias på nytt. Fakturatolk > OCR:INT oppgave #4153 Basert på innsendte fakturaer fra kunder samt at EU introduserer at det er pliktig med IBAN fremfor lokal bankkontonummer i EU så har vi forberedret fakturatolken av internasjonale fakturaer, fakturatolkespråket OCR:INT og OCR:EUR. IBAN som blir funnet av tolken blir validert ut fra gjeldende valideringsregler for IBAN. Når funnet bankkonto blir validert som IBAN vises det på statuslinjen, 'IBAN NO452373101161053' sammenligned med Bxxxxx dersom funnet bankkonto ikke er gyldig IBAN (og Pxxxxx for enkelte fakturatolkspråk). Fakturatolk av IBAN saksnr. #SRX05989 Vi har nå introdusert validering av IBAN ved bruk av alle fakturatolkspråk utenom OCR:NO. Tidligere var dette kun for OCR:EUR, men på grunn av EU pålegger alle fakturautstedere til å ha IBAN fra 01.01.2014 så er dette nå lagt til. Tidligere ble kun innenlandsk bankkontonummer funnet. Nå kan man bestemme selv om man ønsker IBAN eller innenlands bankkontonummer ved å definere rekkefølgen på alias i ordlisten. Fakturatolk > Oppdatere bankgironr. og org.nr på leverandør Har forbedret funksjonaliteten Fakturatolk > Oppdatere bankkontonr og org.nr. på leverandør {Ctrl+Shift+U} slik at dette skrives direkte på leverandøren i DI-Business, noe som skjer ved overføring til bunt i DI-Business {Ctrl+Shift+B}. Inntil det er skapt en bunt med faktura fra leverandøren vil det ikke oppdateres bankkonto og/eller org.nr. i PaperLess fra leverandørkortet i DI ved Fil > Oppdatering av faste opplysninger {Ctrl+Shift+S}, og er altså låst i påvente av at DIBusiness skal oppdateres med bankkontonr./org.nr. som allerede er oppdatert i PaperLess ved {Ctrl+Shift+U}. Fil > Oppdatere faste opplysninger Hurtigtastkombinasjon {Ctrl+Shift+S} som henter alle faste data fra DI-Business fremfor tidligere eksport av data som måtte foretas manuelt i DI-Business. Husk at gamle koder ikke slettes fra PaperLess, men må fjernes av klientadministrator ved å bruke Fil > Slette kontokoder og så kjøre oppdatering. © PaperLess Innovation Ltd. 2014 16 Fil > Oppdatere faste opplysninger ønske 481 Ved import av hovedbokskontoer fra DI-Business vil avgiftskoder, inklusive egendefinerte avgiftskoder bli importert og man vil få opp denne koden ved kontering av hovedbokskontoer. Dette kan selvsagt overstyres før skriving til bunt i DI-Business {Ctrl+Shift+B}. Merk dog at det ikke er mulig å benytte avgiftskode 0, som da må endres til en annen verdi for å kunne brukes i PaperLess. Fil > Oppsett kostnadsbæreransvarlig ønske #366 Du kan i klientinnstillingene i Fil > Klient- og brukersoppsett aktivere denne funksjonaliteten for en klient. Med denne nye funksjonaliteten kan du registrere en bruker eller dokumentflytgruppe som ansvarlig for en kostnadsbærer. Dette sikrer at den bruker/flytgruppe definert som ansvarlig alltid vil motta faktura når en kostnadsbærer blir registrert i Kontering. Når du er i Gå til > Legg inn dokumenter blir kostnadsbæreransvarlig lagt til som mottaker når du konterer kostnadsbærerkoden. Dersom du f.eks. registrerer Prosjekt 100 så vil den ansvarlige for dette prosjektet lagt til som første eller neste mottaker i flyten. På denne måten slipper du å finne ut hvem som er anvarlig for Prosjekt 100. Dersom noen brukere forsøker å kontere på et prosjekt hvis ansvarlig ikke allerede er mottaker i flyten, vil brukeren som forsøker å kontere kosnadsbærerkoden få spørsmål om de virkelig ønsker å kontere på den kostnadsbærerkoden. Dersom brukeren svarer ja så blir kostnadsbæreransvarlig lagt til som neste bruker i flyten. Dette sikrer at kostnadsbæreransvarlig alltid vil få fakturaene til godkjenning. En bruker som er kostnadsbæreransvarlig, uavhengig av Brukerrettighet, kan gjøre endringer på konteringslinjer der vedkommende er kostnadsbæreransvarlig for en kostnadsbærer på den linjen. Dette fordi brukeren er ansvarlig for den kostnadsbæreren og må kunne gjøre nødvendige endringer. Fil > Tilgangskontroll Regnskapsarkiv oppgave #1422 Du kan nå begrense hvilke transaksjoner enhver bruker kan se i Regnskapsarkiv. Tidligere kunne en bruker enten ha tilgang til alle skilleark i Regnskapsarkiv, noe som gir tilgang til alle transaksjoner, eller bare skilleark '1. Søk i arkiverte bilag' der brukeren kan søke i alle dokumenter der brukeren har vært involvert i dokumentflyten. Tilgangsbegrensningen vil gjelde for enhver Brukerrettighet, men merk at Brukerrettighetene 'Klientadministrator' og 'Administrator' har tilgang til dette menyvalget fordi de skal kunne definere for andre brukere, noe som gjør at slike brukere alltid selv kan gå inn og endre slik at de ikke har begrensning. Du kan begrense ut fra Kunde, Leverandør, Hovedbok og kostnadsbærerne som er aktive for det integrerte økonomisystemet. Brukeren blir begrenset til å finne de bilag som tilfredsstiller de begrensningen som er definert, men når bilaget vises i Regnskapsarkiv så vil alle bilagslinjer vises som vanlig i skillearket 'Bliagsinformasjon' så brukeren ser hvordan bilaget er bokført i økonomisystemet. Brukeren har uansett tilgang til å se hele dokumentet til bilaget og skal da også se © PaperLess Innovation Ltd. 2014 17 hvordan det er bokført. MERK: Når du først begrenser til en kontokodeverdi, f.eks. begrense bruker TORBEN til bare kunne se Hovedbok 3000 Salg, så vil TORBEN ikke ha tilgang til noen annen kontokode, altså ingen tilgang til kunde eller leverandør. Du må da legge til de kunde-/leverandørkonti du ønsker at TORBEN skal ha tilgang til. Når man først begrenser så må man legge til alle kontokoder som brukeren skal ha tilgang til. Dette er kodet for å hindre at nye kontokoder som lages blir synlige for alle brukere. Dersom du laget ny kontokode, f.eks. hovedbok eller prosjekt, som du ønsker at en bruker skal ha tilgang til, så må du legge til de kontokodene i listen over kontokoder som brukeren skal ha tilgang til. Hjelp > Support > Send supportfiler via e-post saksnr. #SRX05439 Klient- og brukeroppsett Brukerregel for Legg inn dokumenter Klient- og brukeroppsett > Brukere > Brukerregel Du kan nå bruke Hjelp > Support > Send supporfiler via e-post til å sende filer til support fremfor å hente frem manuelt dersom det kommer spørsmål om å få innstillingsfiler for DIPaperLess. Har lagt til funksjonalitet som gjør at brukere kun kan se sine egne dokumenter når de legger til dokumenter i PaperLess. Dette styres av brukerregler og styres pr. klient. Dette er praktisk når flere jobber med samme klient og vil da ikke se dokumenter som annen bruker arbeider med. ønske #541 Laget ny Brukerregel 'Deaktivere håndtering av dokumentflyt" (altså ikke en ny Brukerrettighet, men ny Brukerregel). En bruker som har satt denne brukerregelen på har kun mulighet til å kjøre menyvalget 'Aktivere dokumentflyt' fra alle valgene på Dokumentflyt. Brukeren får beskjed om at vedkommende er begrenset fra å kjøre menyvalgene dersom brukeren forsøker å kjøre andre menyvalg fra menyen Dokumentflyt. Regnskapsarkiv - Koble til mappe i Øvrige dokumenter Lagt til muligheten til å koble dokumenter i Regnskapsarkivet til mapper i Øvrige dokumenter med {Ctrl+F}. Praktisk når du f.eks. trenger ett bilag til å dokumentere balansepost og knytte til mappe for Avstemming og velge korrekt konto, år og periode. Kontering Lagt til muligheten til å slette alle konteringslinjer samtidig. Hvis man står i bilagshodet og trykker {Ctrl+Delete} får man spørsmål om man vil slette alle konteringslinjene. Kontering ønske 486 Lagt inn støtte for blant annet periodisering og tettere integrasjon med de faste opplysningene i DI-Business og forretningslogikken som f.eks om det er tillatt å føre på avdeling og prosjekt eller om kontoer er sperret for bokføring. For å hente frem nye felt, benytt Brukerinnstillinger > Kontering > Hente frem konteringsfelt {Ctrl+U}. Det vil ikke gis beskjed når det konteres slik konto i PaperLess, og brukeren må selv huske å hente frem feltene ‘Per.startdato’ og ‘Period. mnd’. © PaperLess Innovation Ltd. 2014 18 Kontering ønske 507 Det er mulig å kontere forskjellige regnskapsperioder og bilagsarter innenfor ett PaperLess-bilag så lenge det balanserer debet/kredit innenfor hver periode. I forbindelse med direkteoverføring til bunt {Ctrl+Shift+B}, må periodedatoen settes riktig ved kontering i PaperLess slik at dette blir riktig ved overføring til bunt i DI-Business. Dette er nå endret slik at ved f.eks kontering av Dato 03.02.2012 blir Regnsk.dato satt til 28.02.2012. Kontering > Valuta ønske 484 Har lagt inn støtte for føring på valuta i DI-PaperLess. Dette betinger at du har satt dette under Egenskaper > Felles > Generelle i DI-Business. Kontering av kreditnotaer ønske 480 Tidligere kunne man ikke håndtere kreditnotaer på en korrekt måte og måtte selv skrive inn minus foran beløpet for at f.eks leverandør skulle bli kontert i Debetkonto og kostnadskontoen i Kreditkonto. Dette blir nå håndtert riktig da vi nå sjekker behandlingskoden som er satt på bilagsarten i DI-Business slik at både inngående og utgående fakturaer/kreditnotaer blir håndtert korrekt på konteringslinjene i DI-PaperLess. Masseoppdatere konteringsfelt oppgave #1663 Menyvalget Fakturatolk > Masseoppdatere konteringsfelt på valgt(e) dokument(er) kan brukes til å oppdatere samme konteringsfelt på flere dokumenter samtidig. Et eksempel på dette kan være at du ønsker å oppdatere alle konteringslinjer med avdeling 1, eller endre Bokføringsdato (ValDt) for alle dokumenter da en periode har blitt lukket. Disse endringene blir som om du skulle ha tastet dem inn selv. Endrer du f.eks på fakturadato vil dette kunne påvirke forfallsdato. NB! Det er derfor viktig å være klar over at en endring av et felt, vil kunne påvirke verdier i andre felter, likt som når du taster inn manuelt. Du kan velge om du vil oppdatere kun bilagshodelinjen som er typisk for faktura, kun konteringslinjene eller alle linjer i et dokument, altså både hodet og linjenivå. Alle feltene som du finner i Brukerinnstillinger > Kontering > Velg synlige konteringsfelter {Ctrl+U} er tilgjengelig felter du kan oppdatere med denne funksjonen. PaperLess Printer I forrige versjon ved utskrift til PaperLess Printer kunne du kun ha ett PaperLess-vinduet åpent av gangen. Nå kan du ha flere PaperLess-vinduer åpent, og første forekomst av PLDCenter.exe du vil få spørsmål om å hente dokumenter fra PaperLess Printer. Lukker du vinduet, så vil den eldste åpne forekomsten av PLDCenter.exe vil hente dokumenter fra PaperLess Printer. © PaperLess Innovation Ltd. 2014 19 PLDCenter.exe i Sikkermodus oppgave #4202 Kodet slik at et dokument som er midlertidig lastet ned av en bruker som kjører PLDCenter.exe i Sikkermodus (altså alene i en mappe uten andre PaperLess-filer) vil forbli på serveren som en sikkerhetskopi i dokumentstien til PaperLess. Dersom en bruker som logger på i Sikkermodus skulle slette dokumentet eller aldri laste opp dokumentet til serveren igjen, så kan bruker med Brukerrettighet 'Administrator' markere dokumentet og via menyvalget Dokument > Endre dokumentstatus fjerne haken for 'Lagret lokalt hos bruker'. Dokumentet blir da gjenopprettet til slik det var før brukeren lasted ned. Rapport > Konteringsoversikt oppgave #2931 Ny rapport som gir deg alle konteringsfelt i Excel for valgte dokumenter. Rapporten er tilgjengelig fra alle handligner som er relatert til dokumentflyten, fra Legg inn dokumenter til Avventer synkronisering. Veldig praktisk verktøy for å få en oversikt, eller gå gjennom, alle konteringslinjer for valgte bilag. Siden du får alt direkte i Excel kan du der enkelt sortere, summere, etc. som du ønsker. Rapport > Kontoutskrift oppgave #5379 Introdusert slik at Rapport > Kontoutskrift tar hensyn til filterte verdier utover Regnskapsår og Periode når du kjører rapporen fra skilleark 2. Hovedook. Transaksjonene i rapporten vil nå vise kun transaksjoner ut fra angitt filterverdier, noe som åpner opp for at du kan få nøyaktig rapport, f.eks. per avdeling. Rapport > Åpne poster på kunder og leverandører ønske 478 Laget en rapport som viser åpne poster for kunder og leverandører. Rapporten henter data direkte fra DI-Business via DIBusinessExchange.dll. Husk at du må oppdatere PaperLess-buntene i DI for at åpne poster skal oppdateres. Rapporter oppgave #4156 Nye rapporter for oversikt over innstillinger for Brukerregler, Tilgangskontroll Regnskapsarkiv, Kostnadsbæreransvarlig, Tilgang til mapper i Øvrige dokumenter og Dokumentflytgrupper. Regnskapsarkiv - Søk etter PaperLessdokumentnummer i Regnskapsarkiv og Øvrige dokumenter ønske #220 Lagt til mulighet for å søke etter det unike PaperLess dokumentnummer (PLDNO) i både Regnskapsarkiv og Øvrige dokumenter. I Regnskapsarkivet kan du søke etter dokumentnummer i skillearkene '1. Søk i arkiverte bilag' og '5. Enkeltbilag'. Søkefeltet for dokumentnummer er også tilgjengelig i Øvrige dokumenter, under feltet 'Mappe'. Fra tidligere kan du søke etter dokumentnummer i søkefeltet 'Bilagsart/Tekst' da det feltet søker i hele dokumentteksten i dokumentlisten. XML-faktura EHF saksnr. #SRX05038 Lagt inn støtte for ny måte å ha et PDF-dokument som tilknyttet dokument for XML-faktura i formatet EHF. XML-faktura inneholdende PDF-fil saksnr. #SRX05429 Lagt til støtte for nytt XML-fakturaformat der visning er i form av PDF som er innebygd i XML-filen. XML-faktura med PDFvedlegg ønske #212 Lagt til mulighet for PDF i tillegg til TIF som vedlegg 'Attachments' i XML-fakturaer i formatet 'e2b'. © PaperLess Innovation Ltd. 2014 20 Endret funksjonalitet OCR:NL saksnr. #SRX06537 Lengden på nederlandske bankkontonummer må nå være 9 eller 10 siffer for å kunne valideres korrekt. PaperLess Printer saksnr. #SRX03833 Fikset metoden for import av dokumenter skrevet ut til PaperLess Printer slik at disse havner i riktig rekkefølge. Tidligere kunne dokumentene komme i en annen rekkefølge enn det de ble skrevet ut i. OBS! Du må installere PaperLess Printer på nytt for at rekkefølgen skal bli korrekt ved import til PaperLess. Dokument > Koble dokument(er) til bilag i Regnskapsarkiv {Ctrl+Shift+V} oppgave #4102 Endret navn på menyvalget Dokument > Flytt til oppdaterte bilag{Ctrl+Shift+V} og laget bedre beskrivelse av funksjonaliteten i skjermbildet. Nytt navn er Dokument > Koble dokument(er) til bilag i Regnskapsarkiv {Ctrl+Shift+V}. Dokument > Koble dokument(er) til bilag i Regnskapsarkiv {Ctrl+Shift+V} Dokument > Lage kopi av valgt(e) dokument(er) til Legg inn dokumenter / Dokument > Hent inn dokument(er) / Drag&drop Har lagt inn en melding som forteller at brukeren må kjøre Fil > Importere bilagstransaksjoner hvis det ikke er bilag å knytte dokumentene mot. saksnr. #SRX03689 Når du importerer visse TIF filer med LZW komprimering, blir ikke bildet i PapirLess vist korrekt. Dette er fordi TIF filer med LZW komprimering ikke er støttet i denne versjonen av PapirLess (som iht. teknisk dokumentasjon). Det er lagt inn en melding slik at når du importerer TIF filer med LZW komprimering, blir brukeren informert om dette, og brukeren kan bestemme om man vil fortsette eller ikke. Videre kan brukeren avgjøre om ikke å vise denne meldingen i fremtiden. Denne meldingen kan også aktiveres og deaktiveres fra Brukerinnstillinger > Ikke vis LZW komprimering advarsel. Dokumentflyt Tilknytt mottakere {Ctrl+T} Når brukeren er i vinduet Dokumentflyt - Tilknytt mottakere {Ctrl + T} og velger avkrysningsboksen "Automatisk overføre til økonomisystemet etter siste mottaker", vil innstillingen "Må gå i null debet/kredit før siste behandling" bli automatisk valgt (avmerket). Dokumentflyt – Tilknytt mottakere {Ctrl+T} Endret tabulatorrekkefølgen i Dokumentflyt > Tilknytt mottakere {Ctrl+T} Ekstern bruker (Klientaksess) med Brukerrettighet Regnskapsfører saksnr. #SRX04353 Det har alltid vært slik at brukere med Brukerrettighet "Regnskapsfører', uavhengig av hake for 'Ekstern bruker' kunne overføre bilag til bokføring i økonomisystemet. via menyvalg Dokument > Overføre valgte bilag til økonomisystemet {Ctrl+Shift+B}, men valget var likevel ikke synlig i Rutine for eksterne som for interne brukere. Dette er nå korrigert og valget er synlig i Rutine i PLDCenter.exe. © PaperLess Innovation Ltd. 2014 21 Fakturatolk saksnr. #SRX05878 Basert på mottatt fakturaeksempler forbedret fakturatolk av kostnadsbærerere (R1-R12) ved bruk av OCR-maske. Fakturatolk bruk av OCRmaske oppgave #4119 Forbedret måten Bilagsdato (VoDt) blir funnet på via OCRmaske slik at det tillater at det er en ugyldig verdi rett foran funnet dato, noe som kan skje spesielt på fakturaer som ikke er av beste kvalitet. Tidligere førte dette ugyldig funnet dato. Fakturatolk > OCR:NOR saksnr. SRX03920 Har forbedret fakturatolken når den skal lete etter KID-nummer på faktura. Fakturatolk OCR:NO oppgave #4890 Basert på innsendte fakturaer fra kunder korrigert slik at valideringen er sterkere av KID fra giro på norske fakturaer når man bruker OCR:NO som fakturatolkspråk. Dette spesielt når utsteder av faktura ikke følger reglene om at girolinjedata skal være justert korrekt i forhold til H-feltet og klemmetegnene <>. Fakturatolk OCR:SE Har forbedret OCR:SWE slik at organisasjonsnummer blir funnet hvis det er formatert slik: SE-000000000000, SE0000000000-00, SE0000000000-00 eller SE000000000000. Fakturatolk OCR:SE saksnr. #SRX05128 Korrigert måten fakturatolken validerer bankkonto basert på mottatt fakturaeksempler fra kunder. Fakturatolk- og programspråk oppgave #4154 Endret så navnet på fakturatolkspråkene og programspråkene er i henhold til internasjonale ISO-koder. Fakturatolkspråket OCR:INT beholdes siden dette er det generelle fakturatolkspråket for at fakturatolken skal finne organisasjonsnummer (foretaksnummer eller momsregistreringsnummer, dersom land har slikt skille) på tvers av land fremfor the landsspesifikke (f.eks. OCR:NOR) som har to tegn. ENG beholdes for engelsk programspråk da det er offisielt språk for flere land. Fil > Endre passord for pålogging oppgave #4868 Lagt til strengere passordhåndtering så en bruker ikke kan endre sitt eget passord til blankt, noe som var mulig i tidligere builds. Et passord som blir endret av brukeren må fra nå av ha minst seks bokstaver/tegn og to bokstaver. Kontering oppgave #4730 Korrigert slik at markøren blir nullstilt når du skifter til et nytt dokument slik at markøkren går til første feltet i hodet og på konteringslinjenivå når man bruker {Tab} og {Shift+Tab}. Dette for å gjøre bokføringen raskere. Tidligere ble markøren stående etter siste registrerte felt, selv når du byttet til neste dokument, noe som gjorde at du måtte bruker piltastene mer. Husk at du kan definere det feltet du ønsker markøren skal plasseres i for nye konteringslinjer i Brukerinnstillinger > Kontering > Velge synlige konteringsfelt {Ctrl+U}. Kontering identisk fakturanummer for leverandør oppgave #4491 Tidligere fikk du beskjed når fakturatolk fant forfallsdato eller du tastet inn fakturanummer etter å ha registrert leverandørkoden. Nå gir vi også beskjed dersom du jobber i motsatt rekkefølge, altså taster inn fakturanummer først og dernest leverandørkoden © PaperLess Innovation Ltd. 2014 22 PaperLess Printer saksnr. 3514 Tidligere, hvis man f.eks sto i handlingen Legg inn dokumenter og valgte å skrive ut to eller flere dokumenter til PaperLess Printer, fikk man feilmelding ved import av disse dokumentene. Dette har nå blitt endret, slik at man får en melding om at man ikke kan skrive ut dokumenter til PaperLess Printer av PaperLess, men at man skal bruke menyvalget Dokument > Lage kopi av valgt(e) dokument(er) til Legg inn dokumenter. PLDCenter.exe i Sikkermodus (Klientaksess) oppgave #5406 Endret plassering av PLDCenter.exe på PaperLess sin hjemmesider og introdusert at oppdatering av PLDCenter.exe i Sikkermodus først forsøker å laste ned fra hjemmesidene og dernest laster ned fra installasjonsserver dersom hjemmesidene ikke kan nås. Tidligere ble det alltid lasted ned fra server der PaperLess er installert. PLDCenter.exe i Sikkermodus (Klientaksess) saksnr. #SRX04866 Introdusert en advarsel og korrigert slik at du ikke kan overføre et dokument til server dersom dokumentet ikke er fysisk er i brukerens mappe LocalDocs der PLDCenter.exe kjører. Tidligere, dersom brukeren logget på fra forskjellige lokasjoner med samme brukernavn og glemte å overføre dokumentet til server fra en av lokasjonene, så kunne et dokument bli satt som lastet opp til server mens det faktisk fortsatt var lagret lokalt på en av lokasjonene. Eneste mulighet til å korrigere dette var å logge på med Brukerrettighet 'Administrator' og bruke Dokument > Endre dokumentstatus og endre verdien 'Lagret lokalt på arbeidsstasjon'. Rapport > Dokumentoversikt pr. mottaker Har utvidet kolonne Leverandør (kolonne E) slik at leverandørnummer på inntil 10 tegn vises Rapport > Resultat- og balanserapport oppgave #3045 Skjult menyvalget Rapport > Resultat- og balanserapport for alle applikasjonsspråk enn norsk (NOR) fordi denne rapporten er spesialtilpasset norske kunder og var feilaktig gjort tilgjengelige for andre land og språk. Alt av inngående og utgående saldo for kunder, leverandører og hovedboks-konti er tilgjengelig i Rapport > Saldolist. For brukere som arbeider med norske økonomisystemer, men med annet applikasjonsspråk, må endre til (NOR) for å kjøre rapporten. Regnskapsarkiv saksnr. #SRX04268 Tidligere var valget Behandle TIF > Slett sider fra-til... synlig i Regnskapsarkiv selvom ingen sider ble slettet likevel for andre brukerrettigheter enn Administrator. Nå er dette valget fjernet fordi det ikke skal være mulig å benytte dette i Regnskapsarkiv. Regnskapsarkiv oppgave #4708 Lagt til støtte for å søke etter beløp formattert med mellomrom som tusenseparator. Et eksempel er at du kopiere Beløp fra skillearket Kontering i PaperLess og limer inn i søkefelt for Beløp i Regnskapssarkiv. Når du limer inn kan formatet på beløpet bli "3 500,35". Tidligere ga dette feilmelding ved søk. Regnskapsarkiv saksnr. #SRX05206 Siste Regnskapsår som ble brukt i søkefilteret i Regnskapsarkiv huskes nå pr. bruker og pr. klient. © PaperLess Innovation Ltd. 2014 23 XML-fakturaer For XML-faktuarer som inneholder PDF og/eller TIF inne i selve filen så har vi lagt til at dokumenttypen blir brukt til å legge til filendelse på filnavnet til den innebygde filen. Tidligere ville kun XML-data vises fremfor bilde av fakturaen. Det er også nå støtte for at det ligger flere filer i XML'en fremfor én fil som har flere sider. XML-fakturaer Endret så første treff blir brukt av et definert XML-felt i de tilfeller der leverandør ikke sørger for å ha unike XML-felt i sin XML-faktura. Dette førte til verdien ikke ble funnet av fakturatolken da den forutsatte unike XML-felt. © PaperLess Innovation Ltd. 2014 24
© Copyright 2024