sak 5 - Sande kommune
ESA 8.0 Rutiner for saksbehandlere Sande kommune Innholdsfortegnelse 1. Huskeliste for saksbehandlere……………………………………………….3 1.1. Mottatt post 1.2. E-post 1.3. Saker 1.4. Egenproduserte dokumenter 1.5. Statuskoder 2. Lederoppgaver………………………………………………………………………6 3. Hvilke dokumenter skal registreres og lagres i ESA………………..7 4. Skriveregler…………………………………………………………………………..10 5. Ansvarsfordeling ESA 8………………………………………………………….13 6. Kontrakter/avtaler/anbud……………………………………………………..16 1. Huskeliste for saksbehandlere - ESA8 1.1 MOTTATT POST Mottatt post skal Besvares, Avskrives eller Fordeles til rett saksbehandler Når du mottar post skal du vurdere • Ligger dokumentet i riktig sak? • Er tittel dekkende og søkbar? • Er andre registrerte opplysninger korrekte? • Vurder om det er behov for å unnta fra offentlighet • Vurder skjerming Dersom saksbehandler mottar sakspost som ikke har vært gjennom dokumentsenteret (arkivet) rutiner for journalføring og skanning, er saksbehandler selv ansvarlig for umiddelbart å levere posten til journalføring. Det er ikke anledning til å begynne saksbehandling (dvs. registrere og påbegynne produksjon av utgående dokument) på post som ikke er registrert i journalen. Besvare • Svarbrev opprettes ved å velge: Lag svar • I journalposten - følg skriveregler for ESA8 (se eget kapittel) • Sjekk om sakstypen har standard titler • Vurder alltid offentlighet og skjerming Avskrive Alle mottatte dokumenter må avskrives for ikke å bli stående som restanse hos deg. • • • Et mottatt dokument som ikke skal besvares: Velg avskrives med kode. Et mottatt dokument hvor du har valgt ”Lag svar”: Avskrives når dokumentfilen lagres ved å velge Ferdig, ekspederes av saksbehandler og sendes arkivet for arkivering. Et mottatt dokument hvor svaret ikke er koblet til dokumentet: Velg avskrives med kode. Legg til all nødvendig dokumentasjon i saken • All dokumentasjon om en sak skal samles. E-post, nødvendig dokumentasjon på serverstasjoner osv. skal lagres i saksmappen i ESA8. • Ved lagring av e-post: − Avsender skal være navn på firma eller privatperson. Aldri e-postadressen. − Se spesielt på tittelen på journalposten og endre hvis behov (se skriveregler) • Les dokumentet ”Dokumentasjon i ESA8” (eget kapittel) 1.2 E-post Saksbehandler er ansvarlig for vurdering og eventuell registrering av e-post som kommer direkte til han/henne. Saksbehandler må selv vurdere om den mottatte e-posten er å anse som sakspost for kommunen. Dersom e-posten er sakspost, registrerer saksbehandler denne i ESA. Fremgangsmåten for denne rutinen finnes i brukerveiledningen (arkiv plug-in). Arkivtjenesten står for den endelige journalføringen (sette journalstatus til J) Dersom saksbehandler er i tvil om hvordan en inngående e-post skal registreres, skal arkivtjenesten kontaktes for bistand. 1.3 SAKER Opprettelse av ny sak Sjekk alltid: • Tilhører ditt nye dokument en sak som allerede eksisterer? • Er du usikker på hvordan du skal organisere denne type dokumenter i saker, tar du kontakt med Dokumentsenteret ☺ • Lag dekkende tittel for hele saksforløpet. Ferdigbehandlet Når alle dokumenter er ferdigstilt eller avskrevet og du ikke forventer umiddelbar ny saksbehandling i saken kan den avsluttes. • Det markeres ved å endre status til: Saken er ferdigbehandlet, kan avsluttes. (F) • Melding sendes automatisk til Dokumentsenteret (arkivet) som avslutter saken. Dokumentsenteret kan åpne disse saksmappene ved behov. Hensikt Status på dine saker i ESA stemmer med din reelle arbeidssituasjon. 1.4 EGENPRODUSERTE DOKUMENTER Egenproduserte dokumenter (utgående, notater) som ikke er svar på mottatte dokumenter • Følg skriveregler for ESA8 • Vurder offentlighet Dokumentfil må låses for redigering Når dokumentet skal ekspederes: • Ha dokumentfilen åpen mens du skriver ut. • Hvis det ikke skal gjøres flere endringer, velges: Ferdig, ekspederes av saksbehandler og sendes arkivet for arkivering. Hensikt Egenproduserte dokumenter som ligger lagret i ESA er dokumentasjon/bevis på hva som er sendt ut fra kommunen. Det loggføres når dokumentfilen blir låst - endrer status til Ferdig og ekspedert. Gjøres dette dager etter utsendelse, synker dokumentasjonsverdien. 1.5 STATUSKODER R – reservert. Journalpost ligger under arbeid hos saksbehandler. Dokument/er kan leses av leder og evt. medavsendere. G – godkjent av leder. Oppgave hos saksbehandler om at journalpost er godkjent. E – ekspedert. Saksbehandler eller utsender har sendt ut dokumentene i journalposten til mottaker (eksterne/interne). J – journalført av arkivar. Journalposten er kontrollert av arkivar og evt. kommet på postjournalen til fylkeskommunen. M – midlertidig journalført av arkivar. Journalposten er ikke ferdig kontrollert. S – midlertidig journalført av saksbehandler. Journalposten er ikke ferdig kontrollert av arkivar U – utgår. Journalposten er slettet av arkivar. 2. LEDEROPPGAVER (tillegg til vanlige saksbehandler oppgaver) Godkjenning • • Saksfremlegg som er sendt deg som leder for godkjenning Andre dokumenter som skal godkjennes av leder (lagt inn i saksgang) Oppfølging av saksbehandlingen i avdelingen Fremdrift i saksbehandlingen for å sikre at ESA er så à jour som mulig. Forfallsfrister Restanse – hvilke innkomne saker/dokumenter er ikke besvart? Oversikten over enhetens/avdelingen oppgaver finner du under min enhets oppgaver på forsiden når du åpner ESA 8 Stedfortrederfunksjonen • … 3. Hvilken dokumentasjon skal registreres og lagres i ESA 8 All saksbehandling skal kunne dokumenteres! All dokumentasjon som ikke registreres i andre fagsystemer, skal registreres i ESA 8 Dokumentasjon som skal registreres er • saksdokumenter (uavhengig av hvilket format det er produsert i) • med dokumentasjonsverdi som viser/begrunner nødvendig grunnlag og beslutning i saksbehandlingen Definisjon på saksbehandling: Vurdering av informasjon knyttet til en intern eller ekstern problemstilling og utarbeidelse av det nødvendige grunnlag for en beslutning eller et vedtak. Definisjon på saksdokument: Et dokument som Sande har • mottatt eller opprettet selv (regnes som opprettet når det er sendt til mottaker eller er ferdigstilt) • og som gjelder ansvarsområdet til Sande. Holdes utenfor ESA: Masseprodusert og allment tilgjengelig materiale (Reklame, årsrapporter fra andre, kursinvitasjoner, sakspapirer i andres offentlige utvalg, etc.) Kan lagres som Y-dokument ved behov for å ha det elektronisk tilgjengelig i saken. Lovgrunnlag for dokumentasjon av saksbehandling: Forvaltningsloven gir saksbehandlingsregler og Arkivloven gir regler om hva Sande kommune har plikt til å journalføre, arkivere (registreres og lagres) og arkivbegrense. Loven gir også krav til type system og rutiner ved bruk av elektronisk arkiv. Offentleglova gir plikt til å følge arkivlovens regler om journalføring, samt en plikt til å gjøre offentlig journal tilgjengelig. Saksdokumenter på forskjellig type format Papirdokumenter Saksbehandler Leveres dokumentsenteret Ved ny sak: Send til Dokumentsenteret med melding om hvilken sak dokumentet skal knyttes til. Dokumentsenteret Skanner mottatte dokumenter og knytter til sak. Saksbehandler knytter e-post med evt. filvedlegg til rette sak. Endelig journalføring (kvalitetssikring) og setter journalstatus til J SMS Sender som e-post til seg selv og knytter til riktig sak. Endelig journalføring (kvalitetssikring) og setter journalstatus til J Dokumenteres i notat, evt. som skjermdump lagret i et notat. Dokumentfil knyttes til riktig sak. Veiledning for saksbehandler Veiledning for Dokumentsenteret E-post Sosiale medier Veiledning Arkiv-plugin Veiledning for saksbehandlere. Arkiv plug-in Veiledning for saksbehandlere. Type dokumenter Mottatte I Mottatt fra ekstern virksomhet eller person. Dokumenter fra ansatte vedr sitt eget ansettelsesforhold, regnes som ekstern. Kommunale enheter som er eksterne: Kontrollutvalget Klagenemnd Kommunerevisjon Kommunale foretak Særlovsorgan (som eldreråd) Sendt ut U Sendt til ekstern virksomhet eller person. Dokumenter til ansatte vedr deres ansettelsesforhold, regnes som ekstern. (Samme kommunale enheter som nevnt over) Interne dokumenter (mellom etater og avd. i Sande kommune) Interne dokumenter (mellom etater og avd. i Sande kommune) ”kjekt å ha” N X Y Når det kreves svar tilbake, velges mal for N Sjekk ut her hva som ble sagt om interne notater For ren informasjon til andre interne enheter Kun ”kjekt å ha” dokumenter for å ha dokumentene lett tilgjengelig i saken. Hvis dokumentet har en dokumentasjonsverdi, SKAL andre dokumenttyper brukes. Skal vi ha denne (Y-dokumenter blir automatisk "vasket ut"/fjernet fra saken når arkivdelen avsluttes, og skal bare brukes til ikke-arkivverdige dokumenter. De er å regne som merknadsdokumenter, og kommer heller ikke med på offentlig journal. ) Maler til spesielle sakstyper/saksgang Etatene vil være med på å utarbeide disse malene og informerer saksbehandlerne om bruk av dem. 4. Skriveregler for tittelfeltene i ESA Hensikten med skriveregler for registrering av saker og dokumenter er: • Kunne søke opp av saker og dokumenter • Kunne stole på søkeresultatene • ESA skal være en informasjonskilde for alle i Sande kommune. Også de som ikke har inngående kjennskap til saksområdet skal kunne søke frem saker og dokumenter. • Offentlig journal skal gi en konkret beskrivelse av innholdet i saker og dokumentet. • Behov for rapporter og statistikker: Mer enhetlig bruk av saks- og dokumenttitler. • Lette oppfølging av saksbehandlingen Sakstittelen Meningsbærende innhold som dekker hele saksforholdet (alle dokumenter i saken). Skill den ene saken fra alle andre saker - Ingen sakstitler skal være helt identiske Skal inneholde relevante søkeord Ajourfør sakstittelen etter hvert som saken utvikler seg Likeartede saker skal ha likelydende tekst. Individualiserende opplysninger føyes til. Sakstitler skal ikke ufarliggjøres for å unngå innsynskrav, men opplysninger unntatt offentlighet kan skjermes. Kommenterer Overskriften på brev/notater trenger ikke skrives inn ordrett hverken som sakstittel eller i journalpostens innholdsfelt. Legg til helt spesifikke opplysninger hvis det er en sakstype det mange av. Årstall, person, gnr bnr, bedrifter …etc Legg til søkeord som kan lette gjenfinning En sak kan bli mer omfattende – eller endre retning. Dette skal sakstittelen fange opp. SE OVERSIKT OVER SAKSTYPER med egne skriveregler Man skal så langt det er mulig unngå å unnta en sak. (Se journalpost-innhold ) Kan være nødvendig i enkelte personsaker For personmapper Se OVERSIKT OVER SAKSTYPER Journalpost - innhold Meningsbærende innhold som skal beskrive dokumentets innhold Overskriften på brev/notater trenger ikke skrives inn ordrett hverken som sakstittel eller i dokumenttittel Normalt ikke identisk med sakstittelen Skill den ene dokumentet fra det andre - Ingen innholdsbeskrivelser i saken skal være helt identiske Legg til helt spesifikke opplysninger som: Vurdering, klage, …etc Bruk søkbare ord Bruk tittel som utgangspunkt og legg til relevante søkeord som kan lette gjenfinning Teksten i innhold skal ikke ufarliggjøres for å unngå innsynskrav, men opplysninger unntatt offentlighet kan skjermes. Ved skjerming må resterende tekst være meningsfylt uten å røpe taushetsbelagte opplysninger eller andre forhold som vurderes unntatt offentlighet. Velg hjemmel for gradering og merk av hvilke felt som skal skjermes. Velg grad av skjerming: Ingen haker (kun dokumentfil låses) Innhold –linje 2 (også adressat) Merknad Skjerm alle - omfatter: Adressater/parter i sak/ journalpost linje 2/sakstittel linje 2, merknad og objektkode. Likeartede saker kan ha regler for likelydende tekst i journalpost. Individualiserende opplysninger føyes til. SE OVERSIKT OVER SAKSTYPER med egne skriveregler For personmapper Se OVERSIKT OVER SAKSTYPER Dokumenttittel (filnavn) Hoveddokument: Journalpostinnhold og dokumenttittel vil som hovedregel være likt. Alle målformer tillatt her. Vedlegg: Gi filene meningsbærende navn. Legg eventuelt til nødvendig informasjon som: Vedlegg 1 Offentlig versjon (ved skanning av sladdet versjon) ... Språkform For å sikre søkbarhet vil Sande kommune bruke: Bokmål brukes i sakstittel og i innholdsfeltet i journalpost – på 1. tittellinje. Uansett språket i brevene. Originaltittel: Når dokumentet er skrevet på nynorsk eller annet språk, skrives originaltittelen på 2. linje (Dokumentsenterets oppgave) Egennavn (f.eks. navn på organisasjoner) og titler på rapporter, prosjekter o.l. skrives på originalspråket men noen søkeord bør i tillegg skrives på norsk. 5. Ansvarsfordeling ESA8 saksbehandler /leder /Dokumentsenteret Oppgave Poståpning / e-post Når Daglig Ansvarlig Dokumentsenteret Som hovedregel åpnes all post. Også personlig adressert papirpost (post med ansattes navn foran navn på arbeidssted). Saksbehandlere som ikke ønsker dette, tar kontakt med Dokumentsenteret. Registrering og skanning av inngående post og epost Daglig Dokumentsenteret Arkivbegrensning utføres. Stempling med dagens dato. Hva skal registreres i ESA: Se ”Dokumentasjon av saksbehandling i ESA” og ”Saksoversikt” Registrering i ESA: • Velg gammel sak/ ny sak • Fordele til saksbehandler eller avdeling • Finn arkivkode • Følg skriveregler • Legg til evt. tilgangsgruppe • Vurder skjerming Fordeling i ESA Fortløpende Dokumentsenteret Dokumentsenteret så langt de kan. Leder, evt. Stedfortreder Leder, evt. stedfortreder fordeler post til saksbehandler der det ikke er tildelt direkte fra Dokumentsenteret. Ved lengre fravær må Dokumentsenteret informeres i e-post. E-post sendt direkte til saksbehandler Fortløpende Saksbehandler Saksdokumenter registreres i ESA på riktig sak Skriveregler følges Avsender skal aldri være e-postadresse, men navn på firma eller privatperson. (Evt ny sak opprettes av Dokumentsenteret) Utgående e-post fra saksbehandler Fortløpende Saksbehandler Saksdokumenter registreres i ESA på riktig sak. Mottaker skal være navn på firma eller privatperson, aldri e-postadresse. Ekspedering av dokumenter Fortløpende Saksbehandler Dokumentfil må låses for redigering når det ekspederes til mottaker. Når dokumentet skal ekspederes: • Ha dokumentfilen åpen mens du skriver ut. • Hvis det ikke skal gjøres flere endringer, velges: Ferdig, ekspederes av sbh og sendes arkivet for arkivering. (Dokumentsenteret kan åpne for redigering ved behov) Ferdigbehandlet sak Fortløpende Saksbehandler Hensikt: Egenproduserte dokumenter som ligger lagret i ESA er dokumentasjon/bevis på hva som er sendt ut fra kommunen. Det loggføres når dokumentfilen blir låst endrer status til Ferdig og ekspedert. Gjøres dette dager etter utsendelse, synker dokumentasjonsverdien. Når alle dokumenter er ferdigstilt eller avskrevet og du ikke forventer umiddelbar ny saksbehandling i saken kan du avslutte den. Det markeres ved å endre status til: Saken er ferdigbehandlet, kan avsluttes. (F) Melding sendes automatisk til Dokumentsenteret. Dokumentsenteret kan åpne disse ved behov. Ferdigbehandlet sak Daglig Dokumentsenteret Kvalitetskontroll av journalpost med dokumentfiler med status (E) Daglig Dokumentsenteret Hensikt: Status på dine saker i ESA stemmer med din reelle arbeidssituasjon. Mottar melding om avsluttede saker (status F). Status endres til (A) Avsluttet. Sjekker journalopplysninger og tilgang og endrer status til J • • Korrektur Skriveregler • • Kvalitetskontroll av journalpost med dokumenter med status (S) Oppfølging av dokumentfiler med status R Lese korrektur offentlig journal Publisere offentlig journal Restanseoppfølging Daglig Dokumentsenteret Gradering Skjerming Vil komme med på offentlig journal Sjekker journalopplysninger og tilgang og endrer status til J Vil komme med på offentlig journal Dokumentseneret søker opp og avklarer med saksbehandler Daglig Dokumentsenteret Daglig Dokumentsenteret Fortløpende Leder Dagens første oppgave. En ekstra sjekk på skjerming av nødvendige opplysninger Kl 12:00 dagen etter journalføring. Følger opp forfallsfrister og restanser i avdelingen. Mottatte dokumenter som er besvart, må avskrives. Jo mer ajourført dette er, jo mer reell oversikt vil kommunen få over saksbehandlingen. Lederansvar å sikre at saksbehandlere selv avskriver de inngående dokumentene de er tildelt ansvar for. Restanseoppfølging Restanseoppfølging Politiske saker Månedlig Fortløpende Dokumentsenteret Saksbehandler Møtesekretærer Hensikt: Sikre at avskriving av mottatte dokumenter blir gjennomført. Lederne vil motta rapport fra Dokumentsenteret. Også etatslederne. Avskriver fortløpende mottatte brev som de besvarer. Setter opp saksliste, sakspapirer, prosessen til politikere, publiserer, møteprotokoller, melding om vedtak, samlet saksfremlegg, lukke møter etc. 6. KONTRAKTER/ AVTALER OG ANBUD – LAGRING OG OPPBEVARING Formål Ivareta alle avtaler/kontrakter/tinglyste dokumenter elektronisk i ESA, og at original på papir oppbevares i de tilfeller der dette er nødvendig. Omfang Gjelder alle avtaler/kontrakter/tinglyste dokumenter som av juridiske årsaker skal oppbevares på papir i avtaleperioden. Dette gjelder avtalene/kontrakter om kjøp, salg eiendomsrett Herunder avtaler/kontrakter: • med minst to signaturer hvor en av avtalepartene er ekstern, • tinglyste avtaler som kommunen har inngått • samt skjøter • og garantier Unntak: Avtaler/kontrakter som gjelder kun en kort periode (inntil 3 mnd – skannede dokumenter bunkelegges i 3 mnd før makulering), disse skal kun ligge elektronisk i ESA, papirversjon oppbevares ikke. Bakgrunn Avtaler/kontrakter/tinglyste dokumenter skal registreres, skannes og arkiveres i ESA, samt at signert utgave arkiveres manuelt. Det skal gå klart fram i ESA hvor originalen befinner seg. Oppfølging av inngåtte avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter ivaretas i arkivsaken, og det kan settes opp automatisk varsling av tidsfrister for denne type oppfølging. Arkivsaken kan avsluttes når saksbehandlingen i forbindelse med inngåtte avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter er ferdigstilt. Spesielt for elektroniske arkivdeler I elektroniske arkivdeler må det etableres et vedleggsarkiv for de signerte papirversjoner. Når avtale-/kontraktsperioden er slutt skal originalene tas ut av vedleggsarkivet. Skjøter, tinglyste dokumenter og garantier returneres til enhet/oppdragsgiver når avtaleperioden er utløpt og disse ikke lenger er aktuelle. Ansvar Enhet: - Oversende original underskrevet avtale/kontrakt (på papir) til Dokumentsenteret for skanning, journalføring og arkivering. Det skal gis beskjed om saksnummer dersom dette eksisterer. - Oppfølging av kontrakt/avtale i avtaleperioden. - Forsvarlig oppbevaring av de inngåtte avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter som enheten ønsker å ha lokalisert på enhet. Dokumentsenteret: - Skanne, journalføre og arkivere kontrakter/avtaler i henhold til arbeidsbeskrivelse - Oppgi i ESA hvilken enhet som har fått tilsendt original avtale/kontrakt/tinglyste dokument der dette er aktuelt. - Holde oversikt over hvordan inngåtte avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter er oppbevart i papir ute i enhetene dersom dette er aktuelt. Arbeidsbeskrivelse - Dokumentsenteret Avtale/kontrakt/tinglyste dokument registreres i riktig sak uavhengig hvilken arkivdel saken tilhører. Avtalen/kontrakten/ det tinglyste dokument skal ligge som egen journalpost eller som vedlegg til en journalpost. Som dokumentkategori velges AVTALE Som lokasjon velges den enhet som den originale avtalen er sendt til dersom avtale/kontrakt/tinglyste dokument ønskes oppbevart på enhet, hvis ikke oppgis Dokumentsenterets enhetskode som lokasjon. Vedleggsarkiv Avtalen/kontrakten/ det tinglyste dokument arkivlegges i papir etter saksnummer(som hovedregel), i eget vedleggsarkiv tilhørende den aktuelle arkivdelen. Anbud: • • • • Når anbudene mottas tas det kopi av konvolutten som registreres i ESA av dokumentsenteret. Det opprettes ny sak dersom det ikke er gjort av saksbehandler. Tilbudet til de som får kontrakten/rammeavtalen blir registrert i ESA sammen med protokollen. De andre tilbudene/anbudene blir tatt vare på i 2 år før de makuleres. Når avtalen er signert blir tilbudet offentliggjort og går ut på postlisten. Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Innledning Arkiv er en viktig del av kommunal forvaltning. Arkivene skal dokumentere kommunens saksbehandling, og således være etterprøvbare både i samtid og ettertid. I tillegg dokumenterer kommunale arkiver innbyggernes historie i forhold til rettigheter og plikter knyttet til kommunal tjenesteyting. For mange vil arkivene fra barnehagene være den første omfattende dokumentasjonen av egen historie. Av hensyn til de yngste innbyggerne er det derfor svært viktig at arkivdanningen i barnehagesektoren følger gode og sikre rutiner, slik at ikke historien går tapt. IKA Kongsberg har sammen med representanter fra våre eierkommuner utarbeidet en rutine for elektroniske saker vedrørende barnehagebarn (barnesaker). Denne presenteres her som et forslag og et utgangspunkt for hvordan kommunen kan ivareta sin dokumentasjon, både arkivfaglig og sikkerhetsmessig sett på best mulig måte. En forutsetning for å kunne få på plass gode rutiner, fullgode og helhetlige saker er en sentralisert arkivtjeneste. Prosjektgruppa understreker at denne retningslinjen kan tilpasses den enkelte kommune. Dette vil særlig gjelde sakstitler, dokumenttyper, unntak fra offentlighet og lignende. Hjemmel for behandling av personopplysninger I henhold til personopplysningsloven kan kommunen opprette personregistre for behandling av personopplysninger. Hjemmel og vilkår for å behandle personopplysninger er iht. § 8: ”Personopplysninger (jfr. § 2 nr. 1) kan bare behandles dersom den registrerte har samtykket, eller det er fastsatt i lov at det er adgang til slik behandling, eller behandlingen er nødvendig for..” Opplysninger om barn i barnehager er i henhold til § 7-21 i personopplysningsforskriften unntatt konsesjonsplikt og meldeplikt. Definisjoner Arkivdel – en definert del av et arkiv ordnet etter ett og samme prinsipp. I denne retningslinjen er ordningsprinsippet fødselsnummer. Dersom det brukes midlertidige fødselsnumre endres disse når barnet gis permanent fødselsnummer. Objekt – fysiske eller logiske enheter som arkivmaterialet kan omhandle, og som materialet dermed kan ordnes etter. I denne retningslinjen er hvert enkelt barn et objekt i arkivdelen. Sak – ett eller flere dokumenter som naturlig hører sammen, utløst av en konkret hendelse. Barnesak – et sammenhengende, administrativt begivenhetsforløp som oppstår på grunn av en henvendelse utenfra, eller på initiativ fra virksomhetene selv. Saksdokumentene knyttes sammen gjennom et felles saksnummer. Et objekt i arkivet vil kunne bestå av flere ulike saker som knyttes til objektet gjennom felles objektkode (primært ordningsprinsipp). Offentlighetsvurdering Offentlighet i barnesakene skal vurderes etter bestemmelsene i Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd (offentleglova). Offentleglovas § 11 pålegger kommunen å vurdere meroffentlighet i forhold til opplysninger som kan unntas. Hjemmelshenvisning i tabellen er veiledende. Innholdet i dokumentene styrer hvorvidt hele eller deler av dokumentet kan unntas i henhold til bestemmelser om taushetsplikt. TYPE SAK TILHØRENDE DOKUMENTER ARKIVDEL MERKNAD Hjemmel Søknad om Søknad med eventuelle Barn Unntak av ordinære søknader uten Off.loven § 13 TYPE SAK TILHØRENDE DOKUMENTER barnehageplass vedlegg ARKIVDEL Foreløpig svar Svar fra kommunen MERKNAD Hjemmel taushetsbelagte opplysninger vil være å trå ut over offentlighetslovens bestemmelser + hjemmel Møtet avholdes året før skolestart Off.loven § 13 Svar fra foresatte Evt klage Møte mellom barnehage og skole vedr. barn med spesielle behov Innkalling Foreldresamtale i forbindelse med overføring av opplysninger til skole Notat med samtykkeerklæring Overgangssamtale med barnehage og skole Referat fra møte Samtykkeerklæringer Skjemaer med samtykke til bilder, videofilmer, religiøst forkynnende arrangementer, buss/bil, bading og lignende Barn Egenerklæring om barnets helse (bhgl § 23) Skjema fra foresatte Barn Endringer i egenerklæring om barnets helse Skjema fra foresatte Overføring av opplysninger fra tidligere barnehage i annen kommune Forespørsel Barn Referat + hjemmel Barn Evt dokumentasjon på opplysninger som foreldre ikke ønsker overført til skole Barn Avklaring mellom barnehage og forelder på hvilke opplysninger skolen skal ha Off.loven § 13 Referat arkiveres også i elevarkivet sammen med eventuell korrespondanse Off.loven § 13 Dokumenter som inneholder sensitive personopplysninger unntas offentlighet. Det vil særlig gjelde religiøst forkynnende arrangementer Off.loven § 13 + hjemmel + hjemmel + hjemmel Off.loven § 13 + hjemmel Barn Off.loven § 13 + hjemmel Overføringsbrev med samtykke og kopi av Barn Off.loven § 13 + hjemmel TYPE SAK TILHØRENDE DOKUMENTER ARKIVDEL MERKNAD Hjemmel dokumentasjon Hjelpemidler i dagliglivet Søknad Barn Tildeling Off.loven § 13 + hjemmel Sakene kan gå via hjelpemiddelsentralen Skyss fra hjem til barnehage Søknad Barn Uttalelser fra fagetater Off.loven § 13 + hjemmel Evt korrespondanse Svar Evt klage Foreldresamtaler Utviklingsskjema Barn Referat Off.loven § 13 + hjemmel Evt notat som dokumenterer uteblivelse fra samtale Skademelding / Skademeldingsskjema og erklæring fra lege/tannlege Barn Legeerklæring Søknad om fritak fra feriekrav Off.loven § 13 + hjemmel Søknad Barn Uttalelser fra fagetater Off.loven § 13 + hjemmel Evt korrespondanse Svar Permisjon med betalingsfri Søknad Evt korrespondanse med fagetat Svar Barn Off.loven § 13 + hjemmel TYPE SAK TILHØRENDE DOKUMENTER ARKIVDEL MERKNAD Hjemmel Barn Gjelder også for barn som av hensyn til de spesialpedagogiske tiltakene har barnehageplass i annen kommune Off.loven § 13 TRAS-skjema eller lignende (som dokumenterer utvikling over tid) oppbevares i barnehagen, og skannes inn etter siste kartlegging Off.loven § 13 Evt klage Spesialpedagogisk tiltak Henvisning Sakkyndig vurdering Samtykke til iverksetting av spesialpedagogisk hjelp + hjemmel Enkeltvedtak Pedagogisk plan Halvårsrapport Evaluering Henvisninger til div. instanser Kartlegginger Klage Referater fra samarbeidsmøter, tverrfaglige møter, møter med foresatte m.m. Kartlegging Skjema Barn Besvarelse Resultat Eventuelt andre typer dokumenter Henvisning til spesialist Henvisningsskjemaer til f.eks PPT, logoped, fysioterapeut Barn + hjemmel Off.loven § 13 + hjemmel Utredning fra spesialist Dokumenter vedr. utredning Barn Off.loven § 13 Møtereferat Ansvarsgruppemøter Innkalling + hjemmel Barn Off.loven § 13 Referat Notat/nedtegnelse om uttalelser eller hendelser som gir Notat + hjemmel Barn Opplysningsplikt til barnevernet har ingen formkrav. Dersom Off.loven § 13 + hjemmel TYPE SAK TILHØRENDE DOKUMENTER ARKIVDEL grunn til bekymring knyttet til barnevern og lignende Kontakt med barnevern MERKNAD Hjemmel opplysninger skal nedfelles skriftlig gjelder innsynsregler i henhold til gjeldende lovverk, samt at kontradiksjonsprinsippet skal legges til grunn Evt bekymringsmelding fra barnehagen Barn Off.loven § 13 + hjemmel Uttalelse fra barnehagen Evt korrespondanse Søknad om endring av barnehagetilbud Søknad med eventuelle vedlegg Barn Svar fra kommunen Evt klage Oppsigelse av barnehageplass Oppsigelse Barn Svar Overføring av opplysninger til ny barnehage utenfor kommunen Forespørsel fra ny barnehage Refusjonskrav for barn hjemmehørende i annen kommune Krav Barn Off.loven § 13 Samtykke fra foresatte + hjemmel Overføringsbrev Adm Vedleggene er arkivert på barnet Vedlegg; pedagogisk plan, sakkyndig vurdering. + hjemmel Vedleggene skal ikke arkiveres i saken Søknad om innsyn Skriftlig henvendelse fra foresatte/fullmektig. Skriftlig svar fra virksomheten Off.loven § 13 Barn Henvendelser pr. e-post er å definere som skriftlig henvendelse. Overgang til elektronisk arkiv, januar 2015. Mapper som finnes i bhg nå skal stenges/ pakkes ned senest 5.januar 2015. Ingen nye originaldokumenter i papirform oppbevares i barnehagene etter dette. Videre: • • • • • • • • • • • • Søknad og tildeling av barnehageplass skannes i ESA. Barnemapper opprettes ved søknad. All videre dokumentasjon arkiveres i denne. Inntektsmoderasjon – Søknad og vedtak i ESA (rett fra servicekontoret) Enkeltvedtak opprettes direkte i ESA. Evaluering (original- dokument) sendes skanning i ESA. Bekymringsmeldinger til barnevernet opprettes direkte i ESA. Ingen kopi i barnehagen. Oppstartsskjema: Original sendes til skanning i ESA Foreldresamtale: Original sendes til skanning i ESA Pedagogisk rapport og henvisning til PPT: Originalen sendes PPT, kopi i intern konvolutt til skanning ESA. Ingen kopi i bhg. Observasjonsskjema (TRAS/ Alle Med/ annet) sendes skanning i ESA når barnet slutter i barnehagen Referat fra bekymringssamtaler/ samarbeidsmøter/ansvarsgrupper/ andre møter ang enkeltbarn opprettes direkte i ESA, eller sendes skanning i ESA. Ingen kopi i barnehagen. Utgående brev fra barnehagen opprettes generelt direkte i ESA. Det oppbevares ikke papirkopi i barnehagen. Det kan opprettes maler i ESA til den type dokumenter som brukes ofte. Unntak: I barnehagen (fra 5. januar) ligger: - Kopi av siste foreldresamtale (original sendes til skanning i ESA) Levende observasjonsskjemaer oppbevares i barnehagen så lenge barnet går i barnehagen. Kopi av oppstartsskjema. Kopi av siste enkeltvedtak og siste evaluering. Bevaring / kassasjon Barnesakene bevares i sin helhet. Periodisering Barnesakene skal periodiseres. For å unngå at saker knyttet til ett og samme barn eksisterer i unødig mange perioder, anbefales periodisering hvert 6. år. Alternativt kan kommunen legge opp til periodisering i sammenheng med kommunens ordinære periodisering, som i hovedregel er hvert 4. år. Uavhengig av intervall skal periodiseringsprinsippene følge ordinær periodisering. Tilganger Det er kun ansatte med tjenstlig behov som gis tilgang til barnesakene. Innsyn Krav om innsyn i en barnesak behandles etter reglene for partsinnsyn i forvaltningslovens §§ 18-20, og etter innsynsbestemmelsene i personopplysningslovens § 18. Part har som hovedregel rett til innsyn i sine egne saker. Innsynet skal gis sammen med virksomhetsleder, evt med annet kvalifisert personell. Det gis en oversikt over hvilke saker/journalposter som finnes. Den som begjærer innsyn, gir beskjed om hvilke saker man ønsker innsyn i. Sikkerhet Sikkerhet for personopplysninger reguleres av personopplysningslovens §§ 13 og 14 om informasjonssikkerhet og internkontroll. Personopplysningsforskriften kap. 2 inneholder lovens sikkerhetsbestemmelser. Bestemmelsene gjelder for behandlinger av personopplysninger som helt eller delvis skjer med elektroniske hjelpemidler. Ved behandling av sensitive personopplysninger er det strengere krav til behandlingen enn om man behandler andre personopplysninger. Sensitive personopplysninger er definert i § 2 i loven som: a) rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning b) at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling c) helseforhold d) seksuelle forhold e) medlemskap i fagforeninger Sikkerhetsrutiner: - Personopplysninger og saksdokumenter skal ikke produseres eller lagres på private datamaskiner eller flyttbare medier Alle dokumenter skal registreres og produseres i sak-/ arkiv systemet Opplysninger som er unntatt offentlighet skal ikke sendes på e-post Maskiner med tilgang til sak-/ arkivsystemet skal aldri forlates uten at tilgangen låses Ved bruk av hjemmekontor skal de tekniske sikkerhetsløsningene være tilfredsstillende Ved bruk av hjemmekontor må saksbehandler være bevisst på faren for uautorisert tilgang til opplysninger i systemet Ved utskrift skal man være bevisst ved valg av skriver og utskriftene skal hentes umiddelbart Rutine for elektronisk elevarkiv i grunnskolen Overgang til elektronisk arkiv, januar 2015. Mapper som finnes i skolene skal nå stenges. Hvis det er mulig pakkes elevmappene ned i nærheten på en oversiktlig måte slik at det fortsatt er mulighet for innsyn. Det skal Ikke arkiveres nye original- dokumenter i elevmappene etter 5 januar. Elevmappene skal være tilgjengelig på skolen til eleven slutter eller så lenge det er behov for dette. Videre: • • • • • • • • • Lærere vil få lesetilgang for innsyn i elevmappene. Innmelding til 1 klasse registreres i ESA. Elevmapper blir opprettet ved tildeling av skole. All videre dokumentasjon arkiveres i denne. Enkeltvedtak opprettes direkte i ESA. Evaluering (original- dokument) sendes skanning i ESA. IOP/halvårsrapporter sendes til skanning ved dokumentsenteret til integrasjon mot fagsystem er på plass. Referat fra bekymringssamtaler/ samarbeidsmøter/ansvarsgrupper og andre møter ang enkeltbarn opprettes direkte i ESA, eller sendes skanning i ESA. Ingen kopi i elevmappen. Utgående brev fra skolen opprettes generelt direkte i ESA. Det oppbevares ikke papirkopi i skolen. Det kan opprettes maler i ESA som skolene har bruk for, enten felles alle skolene eller den enkelte skole. Er ikke malene på plass og ferdig utarbeidet fra deres side, sendes dokumentene opp for skanning inntil dette er på plass. Dokumenter som produseres utenfor esa sendes til arkivet for skanning. Definisjoner Arkivdel – en definert del av et arkiv ordnet etter ett og samme prinsipp. Objekt – fysiske eller logiske enheter som arkivmateriale kan omhandle, og som materialet dermed kan ordnes etter, f.eks. personer, eiendommer, gjenstander, administrative enheter osv. Elevsak – et sammenhengende, administrativt begivenhetsforløp som oppstår på grunn av en henvendelse utenfra, eller å initiativ fra virksomhetene selv. Saksdokumentene knyttes sammen gjennom et felles saksnummer. Et objekt i elevarkivet vil kunne bestå av flere ulike saker som knyttes til objektet gjennom felles objektkode (primært ordningsprinsipp). Elevsaker For å kunne dokumentere den enkelte elevs rettigheter, hvilke tiltak som er blitt gjort og i ettertid kunne gi innsyn, samt etterprøve de vedtak som er gjort skal det opprettes elevsak på den enkelte elev. I sak/- arkivsystemet opprettes det en arkivdel for elevsaker. Elevene opprettes som objekter i arkivdelen ved behov. Objektene i arkivdelen ordnes etter fødselsnummer med navn. Ordningsprinsippet er fødselsnummer, beskrivelse på objektet er navnet. I arkivdelen på det enkelte objekt skal alle arkivverdige dokumenter som gjelder den enkelte elev arkiveres. Innenfor det enkelte objekt opprettes saker etter behov. Saksbegrepet har her samme betydning som i kommunens generelle arkivordning. Saker av generell art, saker som gjelder skolen som sådan og saker som gjelder grupper av elever (f.eks. klasser) arkiveres i saksarkivet Saker som kan oppstå på enkeltelev eller gruppe elever, se nedenfor. Listen er ikke utfyllende. Der det ikke er fylt inn unntaksparagraf må kommunen selv vurdere om man skal unnta saken/dokumentene. Type sak Utsatt/fremskyndet skole start Overgang fra barnehage til skole Skolegang på annen skole enn hjemsteds skole/kommune Tilhørende dokumenter Søknad Svarbrev Evt. klage Korrespondanse Referat fra møte Søknad om bytte av skole Søknad om fortsatt skolegang Svarbrev Overføring av opplysninger til Forespørsel fra ny skole ny skole utenfor kommunen Samtykke Overføringsbrev Overføring av opplysninger fra Forespørsel tidligere skole i annen Overføringsbrev med samtykke og kommune kopi av elevmappe Spesialundervisning/individuell Sakyndig vurdering opplæring Enkeltvedtak Gjelder også for elever med IOP skolegang i annen kommune Halvårsrapport Evaluering Henvisninger til div. instanser Kartlegginger Klage Referater fra samarbeidsmøter, tverrfaglige møter, møter med foresatte m.m. Hjelpemidler i dagliglivet Søknad Tildeling Sakene kan gå via hjelpemiddelsentralen/PPT. Lokal Arkivdel Hjemmel Elev Off.loven § 13 +hjemmel Elev Off.loven § 13 +hjemmel Elev Elev Elev Elev Elev Off.loven § 13 +hjemmel Off.loven § 13 +hjemmel Off.loven § 13 +hjemmel Off.loven § 13 +hjemmel Tilrettelegging ved avgangsprøver og heldagsprøver Henvisning til spesialist Utredning fra div. spesialister tilpassing. Forespørsel om tilrettelegging Elev F.eks arbeidsplass, hjelpemidler Tildeling Henvisningsskjemaer til f.eks PPT, Elev logoped, skolefysioterapeut. Skolen dokumentere at elev har blitt henvist til spesialist. Dette gjelder ikke spes.ped. undervisning. Dokumenter vedr. utredning Elev Møtereferater Referat fra ansvarsgruppemøter Referat Elev Testresultat Notat med oversikt over resultat for skoleåret Elev Notater Rådgiver/kontaktlærer/sosiallærers notater, dersom denne dokumentasjonen har, eller kan få, betydning for elevens skolegang, opplæringslova § 15-3. Varselbrev Elev Disiplinærsak – orden og oppførsel Varselbrev Elev Disiplinærsak - utvisning Varselbrev Elev Bekymringsmelding barnevern Bekymringsmelding Undersøkelse i barnevernssak Elev Undersøkelsessak - barnevern Spørreundersøkelse fra barnevern Elev Utviklingssamtale Utviklingssamtaleskjema/avtaleskjema Elev Underskrift av elev, foresatte og kontaktlærer /vår og høst) Søknad Elev Svarbrev Disiplinærsak - fravær Søknad om fritak - enkeltfag og skoleundervisning Elev Klage på karakter Klagebrev Svarbrev Elev Skademeldinge/legeerklæring Legeerklæring etc Skademeldinger (tannlege/lege) Elev Off.loven § 13 +hjemmel Off.loven § 13 +hjemmel Off.loven § 13 +hjemmel Off.loven § 13 +hjemmel Off.loven § 13 +hjemmel Off.loven § 13 +hjemmel Off.loven § 13 +hjemmel Off.loven § 13 +hjemmel Off.loven § 13 +hjemmel Off.loven § 13 +hjemmel Off.loven § 13 +hjemmel Off.loven § 13 +hjemmel Off.loven § 13 +hjemmel Off.loven § 13 +hjemmel Off.loven § 13 +hjemmel Permisjonssøknader Endring/oppsigelse av SFO plass Innmelding av 1. klasse/SFO Skyss, 4 km grense Skyss, manglende tilbud Skyss, kjøring egen bil Skyss, varig funksjonshemming Skyss, midlertidig Skyss, tilbod etter SFO Leirskole Tospråklig undervisning/særskilt norskundervisning Tospråklig undervisning morsmål Særskilt norskundervisning Refusjonskrav for elev hjemmehørende i annen kommune Mottatte refusjonskrav på elev hjemmehørende i egen kommune Ressurskartlegging av spesialundervisning Søknad om innsyn Søknad Svarbrev Skjema for elevsøknader om fri fra skolen utenom skoleferiene Søknad Svar Innmeldingskjema Informasjon om innmelding Tilbod om SFO Skyssordning 2 km Søknad Svar Samlet oversikt til busselskap Samlet oversikt til taxiselskap Søknad Svar Søknad Enkeltvedtak Klage Svar Søknad Legeerklæring Svar Søknad Svarbrev Tilskudd til leirskoleopphold Kartlegging av nivå/antall som trenger: a) tospråklig undervisning b) særskilt norskundervisning Søknad Enkeltvedtak Klage Svar Søknad Enkeltvedtak Klage Svar Krav Vedlegg; IOP, sakkyndig vurdering. Vedleggene skal ikke arkiveres på saken Krav Vedlegg; IOP, sakkyndig vurdering. Vedleggene skal ikke arkiveres på saken. Kartlegging av ressurstildeling, antall elever pr. skole Skriftlig henvendelse fra elev/foresatte/fullmektig. E-post Elev Elev Adm. Adm. Adm. Adm. Adm Off.loven § 13 +hjemmel Adm Adm Adm. Adm Elev Elev Adm Off.loven § 13 +hjemmel Adm Off.loven § 13 +hjemmel Adm Elev Flyttemelding henvendelser er å definere som skriftlig henvendelse. Skriftlig svar fra virksomheten Flyttemeldingen Utskriving og innmelding. Elev Dokumentasjon som bevares så lenge det er behov på papir: - Kladdenotat uten betydning for elevens videre skolegang - kartleggingsprøver/leseprøver - eksamensbesvarelser. Besvarelser fra 1950 bevares i sin helhet. Deretter bevares materialet i sin helhet for hvert 10. år. For de mellomliggende år bevares minimum 10%. Dette skjer ved å plukke ut elever født 1., 11. og 21. i hver måned. Kassasjon i mellomliggende år er frivillig. Har det har skjedd dyptgripende endringer bevares materialet fra det første eksamensåret endringene er gjort gjeldende. Tilganger Det er kun ansatte med tjenestelig behov som gis tilgang til elevsakene. Lærere gis tilgang etter behov. Tilgangsbegrensing mellom skolene styres ved hjelp av "administrativ enhet" i sak/- arkivsystemet. Innenfor skolen skal følgende ansatte ha generell tilgang: - Virksomhetsleder - Arkivansvarlig/merkantil/skolekonsulent - Inspektør - Rådgiver - Spes.ped. lærer Leder på SFO gis tilgang til enkeltsaker ved behov Systemeier er den med øverste ansvar for bruken av sak-/ arkivsystemet. Systemeier har det overordnede ansvaret for tilgangsstyring i elevarkivet. Systemeier har rettighet til å tildele tilganger til andre etter behov. Denne rettigheten kan systemeier velge å delegere til andre. Når behovet ikke lenger er til stede, skal tilgangen fjernes. Begrepet behov skal i denne sammenheng ikke tolkes generelt. I den enkelte kommune må man definere lese- og skrivetilganger. Man må her ha oversikt over hvilke dokumenter man får tilgang til. Innsyn Krav om innsyn i en elevsak behandles etter reglene om partsinnsyn i forvaltningslovens §§ 18-20, og etter innsynsbestemmelsene i personopplysningslovens § 18. Eleven har som hovedregel rett til innsyn i sin elevsak, det samme gjelder foresatte. Ved vurdering av innsyn bør virksomheten motta skriftlig henvendelse fra elev/foresatte/fullmektig. Innsyn bør skje i oppbevarende virksomhets lokaler. Virksomheten kan på forhånd oversende saksliste hvor innsynsbegjærer kan krysse av for hvilke saker det ønsker innsyn i. Overganger i grunnskolen Elevsakene i kommunen regnes som organspesifikke mapper, og kan dermed følge eleven ved flytting til annen skole i kommunen og ved overgang til ungdomstrinnet. Virksomhetsleder har ansvar for at det ved overgang til ungdomstrinnet vurderes om hele eller deler av elevens saker er uten videre interesse, og dermed unntas overføring. Elevdokumentasjon vil i all hovedsak unntas etter § 13 i offentlighetsloven og § 13 1.ledd i forvaltningsloven. Sikkerhet Sikkerhet for personopplysninger reguleres av personopplysningslovens §§ 13 og 14 om informasjonssikkerhet og internkontroll. Personopplysningsforskriften kap. 2 inneholder lovens sikkerhetsbestemmelser. Bestemmelsene gjelder for behandlinger av personopplysninger som helt eller delvis skjer med elektroniske hjelpemidler. Ved behandling av sensitive personopplysninger er det strengere krav til behandlingen enn om man behandler andre personopplysninger. Sensitive personopplysninger er definert i § 2 i pol som; rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, et en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling, helseforhold, seksuelle forhold og medlemskap i fagforeninger. - Sensitive elevopplysninger skal ikke lagres på flyttbare medier, på lærers pc eller på skoleplattform. All pålogging til nettverket skal skje via skolen. Det skal ikke være muligheter for pålogging hjemmefra eller fra andre steder. IOP skal skrives i sak-/arkiv systemet via skolens nettverk. Ved utskrift av elevsaker skal man være bevisst ved valg av skriver og utskriften skal hentes ut umiddelbart. I hht. lovverket skal man gjennomføre følgende: - utarbeide sikkerhetsmål og sikkerhetsstrategi o organisasjonens egne strategidokumenter - foreta risikovurdering. Punktene nedenfor er eksempler, listen er ikke utfyllende. o får man tilgang til system/dokument i eksternt nett? er det muligheter for uautorisert tilgang/rolle til systemet? o gis det uautorisert tilgang/rolle? o lånes det ut brukerid/passord og maskin til andre? o lagres det dokumenter på andre medier (screen print, usb, laptop osv.)? o står maskiner ”åpne/forlatt” for innsyn? o hvem har tilgang til skanner område (mapper, maskin)? o er det mulighet for uautorisert tilgang via klientmaskiner? o blir dokumenter av sensitiv art utvekslet via e-post? o er nedlasting av program/websider klarert med IKT-virksomheten? o er nettverksløsning klarert for rettmessige brukere, og er innstillingene sikkerhetsklarert? o sendes utskrift til skrivere i egen virksomhet? - sammenligne resultat fra risikovurdering med akseptabelt risikonivå o det forutsettes at alle saksbehandlere følger sikkerhetsrutinene som er utarbeidet og vedtatt - iverksette sikkerhetstiltak o tilgang til system/dokument mulig bare i internt nettverk (bak brannmur) o autorisert tilgang/roller via leder og systemansvarlig(e) o ikke vid tilgang til register i system o alltid Sign on pålogging av Autoriserte personer inklusiv kursmaskiner o dokumentasjon med § UO blir automatisk stoppet med varsling av system o varsling ved nedlasting av program/websider som ikke er klarert o autorisert tilgang til skanner og skannermapper av arkivtjenesten/arkivleder o nettverksinnstilling skal være satt opp slik at det ikke skal kunne forekomme lagring på andre medier, og så skrivere - følgende sikkerhetsrutiner skal følges av saksbehandler o utlån av brukerid/passord skal ikke forekomme o ikke gå fra åpen maskin o lagring av dokumenter på andre medier skal ikke forekomme. Personopplysninger skal kun lagres på server ikke lokalt på maskin o ikke la utskrift ligge igjen på skriver - dokumentere informasjonssystemet og informasjonssikkerheten o kommunen må ha et system som sikrer at det man er pålagt i personopplysningsloven utføres på best mulig måte. Man skal ha kjennskap til gjeldende behandlingsregler, ha tilstrekkelig og oppdatert dokumentasjon for gjennomføring av rutinene og ha denne dokumentasjonen tilgjengelig for innsyn Bruk av sak/- arkiv systemene til arkivering og journalføring av elevdokumentasjon På bakgrunn av risikoanalyse og vurdering av akseptabelt risikonivå, anses NOARK 4 godkjente sak/- arkivsystemer som det beste verktøy for journalføring, lagring og bevaring av elevdokumentasjon. NOARK-4 systemene ivaretar kravene som arkivloven m/forskrift stiller til elektronisk bevaring av arkivdokumenter og langtidsbevaring av disse. Velger man å bruke fagsystemer for registrering og oppbevaring av arkivdokumenter har man pr. i dag ikke mulighet for et fullelektronisk arkiv. Ved bruk av denne løsningen må man ha papirarkiver i tillegg. Kommunen har et selvstendig ansvar i å foreta risikovurdering på sine behandlinger av personopplysninger . Ut i fra disse sikkerhetsvurderinger må kommunen selv trekke sine konklusjoner om sak-/ arkivsystemet innfrir de krav som stilles. Rutine for elektronisk personalarkiv i Sande kommune fra 01.01.2015 Innledning Fra 01. januar 2015 innføres det elektronisk personalarkiv i Sande kommune. Dette innebærer at det ikke skal være papirmappe for ansatte i kommunen. Personalmapper fra før 01.januar 2015 vil bli arkivert og tatt vare på i sin helhet på rådhuset. Kopibok som inneholder kopier av utgående brev skal ikke videreføres fra samme tidspunkt. Hjemmel for behandling av personopplysninger I henhold til personopplysningsloven kan kommunen opprette personregistre for behandling av personopplysninger. Hjemmel og vilkår for å behandle personopplysninger er iht. § 8: ”Personopplysninger (jfr. § 2 nr. 1) kan bare behandles dersom den registrerte har samtykket, eller det er fastsatt i lov at det er adgang til slik behandling, eller behandlingen er nødvendig for..” Dersom bestemmelsene i personopplysningsforskriften § 7-16 følges, er behandlingene unntatt konsesjonsplikt og meldeplikt. Definisjoner Arkivdel – en definert del av et arkiv ordnet etter ett og samme prinsipp. I denne retningslinjen er ordningsprinsippet fødselsnummer. Objekt – fysiske eller logiske enheter som arkivmaterialet kan omhandle, og som materialet dermed kan ordnes etter. I denne retningslinjen er hver enkelt ansatt et objekt i personalarkivet. Sak – ett eller flere dokumenter som naturlig hører sammen, utløst av en konkret hendelse. Personalmappe (en sak pr ansatt) – en sak som omhandler forholdet mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, og som har betydning for den ansattes lønn, ansiennitet, pensjon eller på annen måte innvirker på arbeidsforholdet. Saksdokumentene knyttes sammen gjennom et felles saksnummer. Personalmappe Det opprettes en sak pr. ansatt i Sande kommune, og denne saken opprettes gjerne i forbindelse med at vedkommende takker ja til stilling i kommunen. Personalmappen skal ikke unntas offentlighet. Det er dokumentene som skal unntas hvis de inneholder opplysninger som må unntas. Tilgangsgruppe skal være ”Personalgruppe” for tjenesten personen er ansatt i. Det er egne tilgangsgrupper med rettigheter til å lese/skrive i personalmappen. Bildet over viser hvordan en personalmappe skal opprettes. Her er det veldig viktig at arkivdel (se bildet under) og tilgangsgruppe (se bilde over) blir valgt riktig på grunn av innsyn. Arkivdel skal være Personal. Sett inn kryssreferanse mellom ansettelsessak og personalmappen til vedkommende i ESA. (se brukerveiledning for saksbehandlere) Søknad, attester og vitnemål må journalføres og skannes inn på personalmappen (gjelder for nye ansettelser etter 01. januar 2015). Primært ordningsprinsipp er fødselsnummer, og beskrivelse på objektet er navnet på den ansatte. Eventuelt sekundært ordningsprinsipp er K-koder. Saksbegrepet har her samme betydning som i kommunens generelle arkivordning. Saker av generell art, f.eks grupper av ansatte, arkiveres i saksarkivet. Det gjøres oppmerksom på at alle typer ansettelsesforhold arkiveres i personalarkivet. Dette gjøres med begrunnelse i gjenfinning av dokumentasjonen. Dette gjelder også oppdragsavtaler og lignende. Nedenfor følger en oversikt over dokumenter som kan oppstå på en enkelt ansatt eller en gruppe ansatte. Listen er ikke utfyllende. Offentlighetsvurdering Offentlighet i forvaltningen reguleres av Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd av 19.05.06 (off.l.). Loven avløste den tidligere offentlighetsloven fra 1970 og gjelder fra 01.01.09. Det er fastsatt forskrift til loven – Forskrift til offentleglova av 17.10.08. Den nye loven styrker retten til innsyn og gir i enkelte tilfelle noe snevrere adgang til unntak. • Hovedregelen er at forvaltningens saksdokumenter er offentlige. Unntak krever særskilt hjemmel i loven eller forskriften. • Taushetsbelagte opplysninger er unntatt fra innsyn. Disse skal unntas offentlighet etter off.l. § 13. Taushetsbelagte opplysninger er opplysninger om noens personlige forhold eller tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår, jf. forvaltningsloven (forv.l.) § 13, 1. • Interne dokumenter kan unntas fra offentlighet etter off.l. § 14 eller § 15. Dette er dokumenter som forvaltningsorganet har utarbeidet eller innhentet utenfra for sin interne saksforberedelse. • Flere bestemmelser i off.l. sier at dokumenter kan unntas ut fra sitt innhold, bl.a. dokumenter i sak om ansettelse. Merk at dokumenter eller opplysninger som kan unntas er dokumenter eller opplysninger som det er adgang til å unnta, men som vi ikke er pliktige til å unnta. Dersom noen ber om innsyn i et dokument som er unntatt etter disse bestemmelsene, plikter vi å vurdere om det likevel skal gis innsyn, jf. off.l. § 11 (meroffentlighet). Det bør gis innsyn dersom hensynet til offentlig innsyn veier tyngre enn behovet for unntak. TYPE DOKUMENT TILHØRENDE DOKUMENTER ARKIVDEL MERKNAD Ansettelsessak (integrasjon mellom ESA og Webcruiter) Evt. dokument om vurdering av stilling Annonsetekst Innkomne søknader Foreløpig svar Søkerlister Innkalling til intervju Evt. referanser Evt. uttalelser fra arbeidstakerorganisasjonene Ansettelsesprotokoll Adm Eventuelle papirbaserte vedlegg fra søkere som ikke får stillingen, skal makuleres eller returneres etter klagefristens utløp. Saken unntatt offentlighet § 25. TYPE DOKUMENT Tilsetting Attester, vitnemål og ansiennitet TILHØRENDE DOKUMENTER Tilbud om stilling Svar på tilbud om stilling Avslag til andre søkere Søknad Tilbud Svar fra søker Arbeidsavtale Taushetserklæring Mobilavtale, evt andre godtgjørelser Evt. databrukerkontrakt Oppfølging/veiledning i prøvetiden Fremlagte attester Vitnemål Andre dokumenter som ha betydning for ansiennitetsberegning ARKIVDEL Personal Personal Taushetserklæringer Innleid arbeidskraft eks eksterne konsulenter/vikarbyrå Politiattest Erklæring Adm X-notat som bekrefter at attesten er mottatt (egen mal i ESA) Personal Tuberkuloseattest Attest Personal Permisjoner Søknad Svar Eksempel: permisjon uten lønn i 1 år pga etterutdannelse. Innkalling Referater fra oppfølgingssamtaler Oppfølgingsplaner Avtaler Notat Korrespondanse med NAV/BHT/primærhelsetjeneste/den ansatte Møtereferat Arbeidsavklaringspenger Vedtak Lokale avtaler / særavtaler iht. særskilte arbeidsoppgaver Meldingsskjema (startmelding og melding om endring i ansettelsesforhold) Personal Sykefravær Arbeidsavklaring Godtgjørelser Personalmelding Støtte til videre-/ etterutdanning Omplasseringer – arbeidstakers initiativ Omplassering – arbeidsgivers initiativ Notat X som sendes elektronisk til lønn i Sande. Søknad m/ dokumentasjon Svar Avtale om bindingstid Søknad Svar Henvendelse fra arbeidsgiver Saksbehandling Vedtak MERKNAD Personal Gjelder dokumentasjon som oppstår etter ansettelsen. Saken følger arkivperioden Selve attesten skal ikke skannes inn i systemet. Oppbevares etter gjeldende regler. Denne skal skannes inn i systemet. Permisjoner som har innvirkning på lønn, pensjon og/eller ansiennitet Arbeidsavklaring tilsvarer tidligere attføringssak Personal Bør stå i arbeidsavtalen. Personal Aina Finsand Personal Personal Personal TYPE DOKUMENT TILHØRENDE DOKUMENTER ARKIVDEL MERKNAD Attest Forespørsel fra ansatt Attest Personal Arbeidsbekreftelse Forespørsel fra ansatt Arbeidsbekreftelse Personal Konstituering / stedfortreder Yrkesskade Tilbud / beordring Svar Skademeldingsskjema NAV Internt skademeldingsskjema Korrespondanse med f.eks forsikringsselskap Eventuell varsling Korrespondanse mellom arbeidsgiver, arbeidstaker og tillitsvalgt/fullmektig evt. advokat Møteinnkallinger Møtereferater Advarsler Krav /vilkår Avtale Vedtak Oppfølgingssamtaler Personal Skrives av nærmeste leder, og sier noe om arbeidsoppgaver, evt. anbefalinger osv. Skrives av leder for ansatte etter 01.01.15. Ansatte før den perioden, Fellestjenesten utarbeider arbeidsbekreftelse. Vurdere ny arbeidsavtale. Varselbrev Anmeldelse Oppsigelse Svar Sluttsamtale Sluttattest Korrespondanse mellom arbeidsgiver, arbeidstaker og tillitsvalgt / fullmektig evt. advokat/rådgiver Søknad fra arbeidsgiver Svar Invitasjon til eventuell utdeling Personal Kommunale jubilanter Invitasjon til arrangement Adm. Arbeidsavtale Avtale signert av begge parter Brev inn signert avtale Skriftlig varsel når avtaler over 1 år avsluttes Søknad Svar Signert oppdragsavtale Personal Disiplinærsak Anmeldelser Oppsigelse Avskjed / suspensjon Tildelte hederstegn Oppdragsavtaler og lignende Personal Personal Personal Disiplinærsaker defineres som brudd på arbeidsavtalen. Sakstittelen skal gjenspeile disiplinærforholdet, f.eks mangelfull arbeidsutførelse, kvalitet, rus, tyveri, ordrenekt, mobbing og lignende. Her kan dokumentasjon som leder til en AKAN sak fremkomme. Disiplinærsake skal ha egen tilgangskode. Kan være begrunnet i den ansattes forhold eller i virksomhetens forhold. Personal Personal Personal For eksempel etter 25 og 40 års tjeneste Midlertidige eller endrede avtaler Eksempel: Oppdragsavtaler og avtaler med fritidskontakt, tilsynsfører, støttekontakt, besøkshjem, fosterhjem osv. Dokumentet skal ikke røpe klientforhold TYPE DOKUMENT TILHØRENDE DOKUMENTER ARKIVDEL Fortsatt arbeid etter 70 år eller særaldersgrense Seniorpolitiske tiltak Pensjon Søknad Svar Personal Avtale om stimuleringstiltak Innkalling til møte Søknad fra arbeidsgiver Brev fra forsikringsselskap om mottatt søknad Brev fra forsikringsselskap vedr. utbetaling Pensjonsmeldinger Tilbud Svar Arbeidsavtale ut Signert avtale inn Taushetserklæring Politi- og tuberkuloseattestattest Lærekontrakt Oppmelding fag/svenneprøve Arbeidsavtale Opplæringskontrakt Kompetansebevis Signert avtale om f.eks arbeidstrening Taushetserklæring Personal Personal Lærlinger Lærekandidater Hospitering / arbeidstrening Utplassering Personlige assistenter Lønnslån Svar/innvilgelse Oppfølgingssamtaler i forhold til prøvetid Signert avtale Taushetserklæring Søknad Tilbud Svar Arbeidsavtale Taushetserklæring Søknad om lønnslån Svar fra leder Referat fra samtaler, dokumentasjon fra prøvetiden MERKNAD Saken omfatter alle typer pensjoner Personal Midlertidig ansettelse Personal Midlertidig ansettelse Personal; dersom vedkommende er ansatt fra før. Adm; dersom vedkommende ikke er ansatt Adm. Personal Er i utgangspunktet en vanlig ansettelsessak, men dersom kommunen inngår avtale om at andre virksomheter skal være arbeidsgiver for assistentene, f.eks ULOBA, ligger arkiveringsplikten hos disse. Personal Personal Dokumentasjon som gjelder den enkelte ansatte, men som har tidsbegrenset interesse og som ikke er nødvendig for å dokumentere den enkeltes arbeidsforhold, skal kun oppbevares på papir. Enkelte dokumenter inneholder personlige opplysninger, og bør oppbevares nedlåst. Den slags dokumentasjon kan for eksempel være: - permisjoner uten ansiennitetstap – oppbevares hos leder ferier – oppbevares hos leder tjenestereiser, reiseforskudd – HR-systemet + oppbevares hos lønn. - gjenparter av rutinemessige meldinger til pensjonskasse, NAV – oppbevares hos lønn i Sande egenmeldinger eks. sykt barn, egen sykdom – HR-systemet sykemeldinger – oppbevares hos lønn i Sande NB! Egenmeldinger for de som er kronisk syke må oppbevares hos lønn i Sande. - lønnsutbetaling, lønningskort, kopi av lønnslipper, lønns- og trekkoppgaver – oppbevares hos lønn. underbilag til lønn: timelister, akkordsedler, stemplingskort, overtidslister, fraværslister – oppbevares hos lønn. vedtak fra NAV om fritak fra arbeidsgiverperioden ved sykefravær – oppbevares hos lønn. lønnstrekk til fagforening – oppbevares hos lønn. bilgodtgjøring, telefongodtgjøring. Vær oppmerksom på at her kan det være særavtaler som skal journalføres ( se punkt om arbeidsavtale). medlemslister til pensjonskassen – oppbevares hos lønn. overføring av ferie – oppbevares hos lønn. medarbeidersamtaler – oppbevares hos leder - Bevaring / kassasjon Personalarkivet bevares i sin helhet. Periodisering Personalarkivet periodiseres hvert 10. år. Som hovedregel benyttes periodisering med overlappingsperiode. Tilganger Det er kun ansatte med tjenstlig behov som har tilgang til personalmappene. Tjenesteleder har tilgang til dokumentasjon om sine ansatte. HR-avdelingen og arkivtjenesten har generell tilgang til sakene. Innsyn Krav om innsyn i en personalsak behandles etter reglene for partsinnsyn i forvaltningslovens §§ 1820, og etter innsynsbestemmelsene i personopplysningslovens § 18. Ansatt har som hovedregel rett til innsyn i sine egne saker. Innsynet skal gis sammen med tjenesteleder, evt med annet kvalifisert personell. Det gis en oversikt over hvilke saker/journalposter som finnes. Den som begjærer innsyn, gir beskjed om hvilke saker man ønsker innsyn i. Sikkerhet Sikkerhet for personopplysninger reguleres av personopplysningslovens §§ 13 og 14 om informasjonssikkerhet og internkontroll. Personopplysningsforskriften kap. 2 inneholder lovens sikkerhetsbestemmelser. Bestemmelsene gjelder for behandlinger av personopplysninger som helt eller delvis skjer med elektroniske hjelpemidler. Ved behandling av sensitive personopplysninger er det strengere krav til behandlingen enn om man behandler andre personopplysninger. Sensitive personopplysninger er definert i § 2 i loven som: a) rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning b) at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling c) helseforhold d) seksuelle forhold e) medlemskap i fagforeninger Sikkerhetsrutiner: - Personopplysninger og saksdokumenter skal ikke produseres eller lagres på private datamaskiner eller flyttbare medier Alle dokumenter skal registreres og produseres i sak-/ arkiv systemet Opplysninger som er unntatt offentlighet skal ikke sendes på e-post Maskiner med tilgang til sak-/ arkivsystemet skal aldri forlates uten at tilgangen låses Ved bruk av hjemmekontor skal de tekniske sikkerhetsløsningene være tilfredsstillende Ved bruk av hjemmekontor må saksbehandler være bevisst på faren for uautorisert tilgang til opplysninger i systemet Ved utskrift skal man være bevisst ved valg av skriver og utskriftene skal hentes umiddelbart Bruk av sak/- arkivsystemene Kommunen har et selvstendig ansvar for å foreta risikoanalyse og risikovurdering i forhold til sine behandlinger av personopplysninger. Vurderingen bør ivareta både informasjonssikkerhet og sikkerhet for at dokumentasjonen blir bevart for ettertiden. Under forutsetning av et akseptabelt risikonivå, anses Noark-4 og Noark-5 godkjente sak/arkivsystemer som det beste verktøy for journalføring, lagring og bevaring av personaldokumentasjon. Noark-systemene ivaretar kravene som arkivlovgivningen stiller til elektronisk bevaring av arkivdokumenter. Velger man å bruke fagsystemer utenfor Noark-standarden til registrering og lagring av arkivdokumenter har man pr. i dag ikke mulighet for et fullelektronisk arkiv. Ved bruk av slike løsninger må man ha papirarkiv i tillegg. Webcruiter skal brukes til ansettelsessaker og har integrasjon med ESA slik at søknadene blir arkivert der. Søkerlister produseres også der, men blir arkivert i ESA. Daglige oppgaver i Dokumentsenteret 1 Når Først 2 Oppgave Offentlig journal Post (papir) Ansvarlig (tidsbruk) Dokumentsenteret (1t ressurs) Dokumentsenteret (1t ressurs) Beskrivelse Kontrollere gradering og skjerming Publisering utføres kl 12.00 (gårsdagens post) – her kan vi selv velge når postlisten skal publiseres. Vanlig og sette en forsinkelse på 2 dager. Noen har en, men dette bestemmer vi. Som hovedregel åpnes all post. Hva skal registreres i ESA: Se egen rutine i ansattportalen Arkivbegrensning utføres (legges evt. direkte til saksbehandler) 3 Frem til 13:00 Registrering og skanning av inngående post papir Dokumentsenteret Stempling med dagens dato. Registrering i ESA: • Velg gammel sak/ ny sak • Fordele til saksbehandler eller avdeling • Finn arkivkode • Følg skriveregler • Legg til evt. tilgangsgruppe • Vurder skjerming − − − − − 4 Dokumenter som i tillegg skal bevares på papir Dokumentsenteret Fjern stifter og lignende på dokumentet Skriv ut strekkodeark og legg det oppå dokumentet som er registrert Legg nytt dokument i bunken med tilhørende strekkodeark Når du er ferdig med dagens post, skann bunken og følg brukerveiledning for strekkodeskanning Sjekk kvalitet på skanning og følg brukerveiledning for å knytte dokument til rette sak. I tillegg til datostempel på dokumentet påføres: • Saks- og dokumentnummer i • ESA8 SKANNET Legges i vedleggsarkiv etter saksnummer Kan kasseres etter behov. 5 Dokumenter som ikke kan skannes Dokumentsenteret I tillegg til datostempel på dokumentet påføres: • Saks- og dokumentnummer i ESA8 • ORIGINAL Legges i vedleggsarkiv som tilhører rette arkivdel. Arkiveres etter arkivkode. 6 7 8 9 10 Frem til 13:00 Etter 13:00 Etter 13:00 Registrering av inngående epost Kvalitetskontroll av journalpost med dokumentfiler med status (E) – disse ligger som en oppgave til oss i ESA – til arkivering Kvalitetskontroll av journalpost med dokumenter med status (S) Ferdigbehandlede saker (F) Dokumenter i gamle saker Dokumentsenteret Følg punkt 3 og Følg brukerveiledning for Arkiv-Plugin Dokumentsenteret Sjekk journalopplysninger og tilgang: Oppgaver for vakttelefon – Vakttelefon • • • • Korrektur Skriveregler Gradering Skjerming Endre status til J Vil komme med på offentlig journal Dokumentsenteret Sjekk samme forhold som i punkt 7. Dokumentsenteret Dokumentsenteret (midlertidig oppgave) Endre status til J Vil komme med på offentlig journal. Endre status til A – avsluttet sak E-post med skannede dokumenter som tilhører gamle saker • Fil lagres som vedlegg til første journalpost i ny sak. Opprette saker Henvendelser om innholdet i ESA • Opprette saker • Hva skal inn i ESA • Bruk av ESA (først egen superbruker) Åpne og registrere e-post til • • 11 Hver uke Hver måned Saker ferdigbehandlet Makulere papirdokumenter 13 Hver måned Oppfølging av dokumentfiler med status …R 14 Hver måned Restanseoppfølging – Status I og R 12 15 Fortlø pende Fortlø pende Opplæring nyansatte Feilmeldinger Dokumentsenteret Dokumentsenteret superbrukere (Dokumentsenteret) Dokumentsenteret Kommunes e-postmottak Intern e-post Mottar melding om avsluttede saker (status F). Status endres til A Siste fredag i måneden: Papirdokumentene som er 3-4 måneder gamle makuleres Første gang: 1. april 2015 Påbegynte dokumenter som står uferdig Søk opp samtidig med restanseoppfølging – pkt 14 Hensikt: Sikre at avskriving av mottatte dokumenter blir gjennomført. Gir leder i etat rapport – melding om restanser. Første gang (forslag): • 15. januar for perioden 2.13.desember • 1 februar for perioden 2.-31. desember 2013 • 15 februar for perioden 2.desember – 15. januar • 15. mars • 14. april 1-1 opplæring Må kunne bruke Web-versjonen og kunne vise saksbehandler hvordan de skal jobbe. Melder videre til administrator Postbehandling 1.1 Målsetting Rutiner for postbehandling skal sikre: • • • • rask og korrekt fordeling og registrering av post at inngående post blir registrert samme dag den er mottatt at utgående post blir registrert før utsending at postjournalen blir oppdatert daglig 1.2 Definisjoner Avskrivning: Registrering av opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument er avsluttet. Journal/ Register for fortløpende og systematisk føring av kortfattede opplysninger om postjournal: inn- og utgående dokumenter, f.eks. avsender, mottaker, innhold, dato, arkivkode osv. Journalføring: Registrering av journalopplysninger. Se også registrering. Registrering: Elektronisk innføring av journalopplysninger i postjournal. Postliste Utskrift av postjournal som inneholder alle registrerte opplysninger, (intern): offentlige opplysninger så vel som opplysninger unntatt offentlighet. Postliste Utskrift av postjournal som kun inneholder offentlige opplysninger. (ekstern): Svarfrist: Dato for når en henvendelse eller sak skal være behandlet/besvart. 1.3 Mottak og grovsortering av post Formål Rask og effektiv postbehandling. 1. beskrivelse av rutine Posten leveres av Posten Norge i resepsjonen Post-/arkivtjenesten sorterer og fordeler posten Post som leveres personlig til saksbehandler eller til servicekontoret leveres til post-/arkivtjenesten for registrering/journalføring på ordinær måte. ANSVAR/ Post-/arkivtjenesten MYNDIGHET hjemmel Administrativ bestemmelse i Sande kommune. 1.4 Registrering og håndtering av inngående (ekstern) post 1.4.1 Åpning, stempling, registrering og fordeling av inngående (ekstern) post Formål Korrekt og enhetlig håndtering av inngående post. beskrivelse av rutine Innkommet post åpnes. Personlig post blir lagt direkte i hyllen til vedkommende. Han/hun er selv ansvarlig for å få sendt til post/arkivtjenesten om det skulle være arkivverdig. All post journalføres av post-/arkivtjenesten , også i noen fagsystemer. Post som ikke skal registreres i ESA sorteres ut, bla.: møteinnkallinger offentlige invitasjoner og referater (bruk skjønn) kursinvitasjoner hotell- og billettbestillinger ordrebekreftelser fakturaer/fakturagrunnlag regnskapsbilag terminoppgaver arbeidsgiveravgift/forskuddsskatt lønns- og trekkoppgaver timelister/reiseregninger sykemeldinger orienteringssaker fra andre instanser (bruk skjønn) Øvrig post påføres journalstempel og registreres i ESA. Følgende opplysninger påføres dokumentet med blå lysekte penn: Saksnummer Dokumentnummer Dato Seksjon/avdeling og ansvarlig saksbehandler Arkivkode Unntatt offentlighet med henvisning til lovhjemmel Etatsjefene har ansvar for at arkivleder har oppdaterte oversikter over ansvarlige saksbehandlere for de sakstyper etaten behandler. Dersom ansvar for saksoppfølging ikke er klarlagt påføres saksbe-handler slik: virksomhetsleder når fordeling ikke er klarlagt rådmann/kommunalsjef når fordeling mellom virksomheter ikke er klarlagt rådmann/kommunalsjef når rutine for koordinering og saksoppfølging ikke er utarbeidet Virksomhetsleder sørger for avklaring og påfører korrekt saksbehandlerkode i ESA og på dokumentet. Post adressert til ordfører og som kun krever ordinær administrativ behandling/saksoppfølging fordeles til saksbehandler iflg. pkt. 5. Saksbehandler har ansvar for å orientere ordfører om at sak er mottatt. (Minimum kort melding på skjerm om hvem og hva saken gjelder.) Ferdig registrert blir midlertidig arkivert i bokser til de skal. Ikke registrert post fordeles direkte til saksbehandler/den som har ansvar for oppfølging. Saksbehandler har ansvar for offentlighetsvurdering av sine dokumenter. ANSVAR/ Post-/arkivtjenesten, virksomhetsledere og saksbehandlere MYNDIGHET hjemmel Administrativ bestemmelse i Sande kommune 1.4.2 Registrering og håndtering av rundskriv beskrivelse av rutine 1. Rundskriv blir kun registrert inn i systemet hvis det har betydning for kommunen. Ellers blir dette lagt direkte i posthyllen til den avdelingen det måtte gjelde. ANSVAR/ Post-/arkivtjenesten og virksomhetsledere MYNDIGHET hjemmel Administrativ bestemmelse i Sande kommune. 1.4.3 Registrering og håndtering ekstern e-post. beskrivelse av rutine ANSVAR/ 1. Inngående e-post skal behandles som inngående (ekstern) post . 2. kommer e-posten direkte til saksbehandler har dem selv ansvar med å få eposten registrert i ESA (arkiv plug-in) Post-/arkivtjenesten /saksbehandler MYNDIGHET hjemmel Administrativ bestemmelse i Sande kommune 1.5 Registrering og håndtering av intern post (interne dokumenter) Formål Korrekt og enhetlig håndtering av interne dokumenter. beskrivelse av rutine Dokumentet/journalposten journalføres kun en gang. Eksempel på interne dokument er notat møtereferat notat som sendes mellom virksomheter (Brev benyttes ikke for intern korrespondanse) . ANSVAR/ Saksbehandlere MYNDIGHET hjemmel Administrativ bestemmelse i Sande kommune Elektronisk godkjenning av politisk saksfremlegg Fra 01. januar 2015 slutter vi å bruke de grønne omslagene tilknyttet godkjenning av politiske saker til behandling i ulike utvalg. Saksfremleggene skal sendes på elektronisk godkjenning i ESA dvs først til tjenesteleder og deretter til rådmann. 1. Saksbehandler produserer saksfremlegget i ESA på en eksisterende sak eller oppretter ny sak. Når saksfremlegget er ferdig fra saksbehandler skal saksfremlegges sendes til nærmeste tjenesteleder for godkjenning. NB! Alle vedlegg må være tilknyttet saksfremlegget før du sender til elektronisk godkjenning. Dette gjøres via valget ”Saksfremlegget ferdig sendes til leder for godkjenning”. 2. 3. I feltet for hvilken person det skal sendes til, må du søke opp din tjenesteleder slik at feltet blir fylt ut. NB! De andre valgene skal ikke brukes når du sender et dokument til leder for elektronisk godkjenning. Hvis du vet initialene til vedkommende, kan du skrive det rett inn. Ellers søk på etternavn% i feltet for ”Etternavn”. Husk å bruke % eller * når du søker. Må trykke på knappen ”Søk” for å søke ut i fra de kriteriene man har fylt ut. Trykk ”OK” når du har funnet rett person. 4. Oppgaven om godkjenning sendes til tjenesteleder 5. Tjenesteleder får en oppgave i ESA under valget ”Til godkjenning” 6. Tjenesteleder trykker på ”word-ikonet” for å åpne saksfremlegget. Valget ”Vis dokumentet” tar du kun opp saksfremlegget i ”lesemodus” og kan ikke gjøre endringer. Dokumentet lukkes ved å bruke X i høyre hjørne for å lukke word. NB! Dette valget må kun brukes for å åpne dokumentet til å lese igjennom. ”Endre dokument” – er valget du må bruke når du skal endre saksfremlegget og sende det videre til rådmann. 7. Tjenesteleder gjør eventuelle endringer i saksfremlegget og sender saksfremlegget til endelig godkjenning til rådmann. Alle saksfremlegg skal sendes elektronisk til rådmann som siste godkjenningsledd. Når rådmann skal godkjenne saksfremlegget som siste ledd skal han bruke valget som vist under. Oppgaven går videre til dokumentsenteret som begynner med forarbeidet for publisering av sakene.
© Copyright 2024