sak 5 - Sande kommune

ESA 8.0
Rutiner for saksbehandlere
Sande kommune
Innholdsfortegnelse
1. Huskeliste for saksbehandlere……………………………………………….3
1.1. Mottatt post
1.2. E-post
1.3. Saker
1.4. Egenproduserte dokumenter
1.5. Statuskoder
2. Lederoppgaver………………………………………………………………………6
3. Hvilke dokumenter skal registreres og lagres i ESA………………..7
4. Skriveregler…………………………………………………………………………..10
5. Ansvarsfordeling ESA 8………………………………………………………….13
6. Kontrakter/avtaler/anbud……………………………………………………..16
1. Huskeliste for saksbehandlere - ESA8
1.1 MOTTATT POST
Mottatt post skal Besvares, Avskrives eller Fordeles til rett saksbehandler
Når du mottar post skal du vurdere
• Ligger dokumentet i riktig sak?
• Er tittel dekkende og søkbar?
• Er andre registrerte opplysninger korrekte?
• Vurder om det er behov for å unnta fra offentlighet
• Vurder skjerming
Dersom saksbehandler mottar sakspost som ikke har vært gjennom dokumentsenteret (arkivet)
rutiner for journalføring og skanning, er saksbehandler selv ansvarlig for umiddelbart å levere posten
til journalføring. Det er ikke anledning til å begynne saksbehandling (dvs. registrere og påbegynne
produksjon av utgående dokument) på post som ikke er registrert i journalen.
Besvare
• Svarbrev opprettes ved å velge: Lag svar
• I journalposten - følg skriveregler for ESA8 (se eget kapittel)
• Sjekk om sakstypen har standard titler
• Vurder alltid offentlighet og skjerming
Avskrive
Alle mottatte dokumenter må avskrives for ikke å bli stående som restanse hos deg.
•
•
•
Et mottatt dokument som ikke skal besvares: Velg avskrives med kode.
Et mottatt dokument hvor du har valgt ”Lag svar”: Avskrives når dokumentfilen
lagres ved å velge Ferdig, ekspederes av saksbehandler og sendes arkivet for
arkivering.
Et mottatt dokument hvor svaret ikke er koblet til dokumentet: Velg avskrives med
kode.
Legg til all nødvendig dokumentasjon i saken
• All dokumentasjon om en sak skal samles. E-post, nødvendig dokumentasjon på
serverstasjoner osv. skal lagres i saksmappen i ESA8.
• Ved lagring av e-post:
− Avsender skal være navn på firma eller privatperson. Aldri e-postadressen.
− Se spesielt på tittelen på journalposten og endre hvis behov (se skriveregler)
• Les dokumentet ”Dokumentasjon i ESA8” (eget kapittel)
1.2 E-post
Saksbehandler er ansvarlig for vurdering og eventuell registrering av e-post som kommer
direkte til han/henne. Saksbehandler må selv vurdere om den mottatte e-posten er å anse
som sakspost for kommunen. Dersom e-posten er sakspost, registrerer saksbehandler denne
i ESA. Fremgangsmåten for denne rutinen finnes i brukerveiledningen (arkiv plug-in).
Arkivtjenesten står for den endelige journalføringen (sette journalstatus til J)
Dersom saksbehandler er i tvil om hvordan en inngående e-post skal registreres, skal
arkivtjenesten kontaktes for bistand.
1.3 SAKER
Opprettelse av ny sak
Sjekk alltid:
• Tilhører ditt nye dokument en sak som allerede eksisterer?
• Er du usikker på hvordan du skal organisere denne type dokumenter i saker, tar du
kontakt med Dokumentsenteret ☺
• Lag dekkende tittel for hele saksforløpet.
Ferdigbehandlet
Når alle dokumenter er ferdigstilt eller avskrevet og du ikke forventer umiddelbar ny
saksbehandling i saken kan den avsluttes.
• Det markeres ved å endre status til: Saken er ferdigbehandlet, kan avsluttes. (F)
• Melding sendes automatisk til Dokumentsenteret (arkivet) som avslutter saken.
Dokumentsenteret kan åpne disse saksmappene ved behov.
Hensikt
Status på dine saker i ESA stemmer med din reelle arbeidssituasjon.
1.4 EGENPRODUSERTE DOKUMENTER
Egenproduserte dokumenter (utgående, notater) som ikke er svar på mottatte dokumenter
• Følg skriveregler for ESA8
• Vurder offentlighet
Dokumentfil må låses for redigering
Når dokumentet skal ekspederes:
• Ha dokumentfilen åpen mens du skriver ut.
• Hvis det ikke skal gjøres flere endringer, velges: Ferdig, ekspederes av saksbehandler
og sendes arkivet for arkivering.
Hensikt
Egenproduserte dokumenter som ligger lagret i ESA er dokumentasjon/bevis på hva som er
sendt ut fra kommunen. Det loggføres når dokumentfilen blir låst - endrer status til Ferdig og
ekspedert. Gjøres dette dager etter utsendelse, synker dokumentasjonsverdien.
1.5 STATUSKODER
R – reservert. Journalpost ligger under arbeid hos saksbehandler. Dokument/er kan leses av leder og evt. medavsendere.
G – godkjent av leder. Oppgave hos saksbehandler om at journalpost er godkjent.
E – ekspedert. Saksbehandler eller utsender har sendt ut dokumentene i journalposten til mottaker (eksterne/interne).
J – journalført av arkivar. Journalposten er kontrollert av arkivar og evt. kommet på postjournalen til fylkeskommunen.
M – midlertidig journalført av arkivar. Journalposten er ikke ferdig kontrollert.
S – midlertidig journalført av saksbehandler. Journalposten er ikke ferdig kontrollert av arkivar
U – utgår. Journalposten er slettet av arkivar.
2. LEDEROPPGAVER (tillegg til vanlige saksbehandler oppgaver)
Godkjenning
•
•
Saksfremlegg som er sendt deg som leder for godkjenning
Andre dokumenter som skal godkjennes av leder (lagt inn i saksgang)
Oppfølging av saksbehandlingen i avdelingen
Fremdrift i saksbehandlingen for å sikre at ESA er så à jour som mulig.
Forfallsfrister
Restanse – hvilke innkomne saker/dokumenter er ikke besvart?
Oversikten over enhetens/avdelingen oppgaver finner du under min enhets oppgaver på
forsiden når du åpner ESA 8
Stedfortrederfunksjonen
•
…
3. Hvilken dokumentasjon skal registreres og lagres i ESA 8
All saksbehandling skal kunne dokumenteres!
All dokumentasjon som ikke registreres i andre fagsystemer, skal registreres i
ESA 8
Dokumentasjon som skal registreres er
• saksdokumenter (uavhengig av hvilket format det er produsert i)
• med dokumentasjonsverdi som viser/begrunner nødvendig grunnlag og
beslutning i saksbehandlingen
Definisjon på saksbehandling: Vurdering av informasjon knyttet til en intern eller ekstern
problemstilling og utarbeidelse av det nødvendige grunnlag for en beslutning eller et vedtak.
Definisjon på saksdokument:
Et dokument som Sande har
• mottatt eller opprettet selv (regnes som opprettet når det er sendt til mottaker eller er
ferdigstilt)
• og som gjelder ansvarsområdet til Sande.
Holdes utenfor ESA:
Masseprodusert og allment tilgjengelig materiale (Reklame, årsrapporter fra andre, kursinvitasjoner,
sakspapirer i andres offentlige utvalg, etc.)
Kan lagres som Y-dokument ved behov for å ha det elektronisk tilgjengelig i saken.
Lovgrunnlag for dokumentasjon av saksbehandling:
Forvaltningsloven gir saksbehandlingsregler og
Arkivloven gir regler om hva Sande kommune har plikt til å journalføre, arkivere (registreres og
lagres) og arkivbegrense. Loven gir også krav til type system og rutiner ved bruk av elektronisk arkiv.
Offentleglova gir plikt til å følge arkivlovens regler om journalføring, samt en plikt til å gjøre offentlig
journal tilgjengelig.
Saksdokumenter på
forskjellig type
format
Papirdokumenter
Saksbehandler
Leveres dokumentsenteret
Ved ny sak:
Send til Dokumentsenteret med
melding om hvilken sak
dokumentet skal knyttes til.
Dokumentsenteret
Skanner mottatte
dokumenter og
knytter til sak.
Saksbehandler knytter e-post med
evt. filvedlegg til rette sak.
Endelig
journalføring
(kvalitetssikring)
og setter
journalstatus til J
SMS
Sender som e-post til seg selv og
knytter til riktig sak.
Endelig
journalføring
(kvalitetssikring)
og setter
journalstatus til J
Dokumenteres i notat, evt. som
skjermdump lagret i et notat.
Dokumentfil knyttes til riktig sak.
Veiledning for
saksbehandler
Veiledning for
Dokumentsenteret
E-post
Sosiale medier
Veiledning
Arkiv-plugin
Veiledning for
saksbehandlere.
Arkiv plug-in
Veiledning for
saksbehandlere.
Type dokumenter
Mottatte
I
Mottatt fra ekstern virksomhet eller person.
Dokumenter fra ansatte vedr sitt eget
ansettelsesforhold, regnes som ekstern.
Kommunale enheter som er eksterne:
Kontrollutvalget
Klagenemnd
Kommunerevisjon
Kommunale foretak
Særlovsorgan (som eldreråd)
Sendt ut
U
Sendt til ekstern virksomhet eller person.
Dokumenter til ansatte vedr deres ansettelsesforhold,
regnes som ekstern.
(Samme kommunale enheter som nevnt over)
Interne dokumenter (mellom
etater og avd. i Sande kommune)
Interne dokumenter (mellom
etater og avd. i Sande kommune)
”kjekt å ha”
N
X
Y
Når det kreves svar tilbake, velges mal for N
Sjekk ut her hva som ble sagt om interne notater
For ren informasjon til andre interne enheter
Kun ”kjekt å ha” dokumenter for å ha dokumentene
lett tilgjengelig i saken. Hvis dokumentet har en
dokumentasjonsverdi, SKAL andre dokumenttyper
brukes.
Skal vi ha denne
(Y-dokumenter blir automatisk "vasket ut"/fjernet fra saken når
arkivdelen avsluttes, og skal bare brukes til ikke-arkivverdige
dokumenter. De er å regne som merknadsdokumenter, og
kommer heller ikke med på offentlig journal. )
Maler til spesielle
sakstyper/saksgang
Etatene vil være med på å utarbeide disse malene og
informerer saksbehandlerne om bruk av dem.
4. Skriveregler for tittelfeltene i ESA
Hensikten med skriveregler for registrering av saker og dokumenter er:
•
Kunne søke opp av saker og dokumenter
•
Kunne stole på søkeresultatene
•
ESA skal være en informasjonskilde for alle i Sande kommune. Også de som ikke
har inngående kjennskap til saksområdet skal kunne søke frem saker og
dokumenter.
•
Offentlig journal skal gi en konkret beskrivelse av innholdet i saker og
dokumentet.
•
Behov for rapporter og statistikker: Mer enhetlig bruk av saks- og dokumenttitler.
•
Lette oppfølging av saksbehandlingen
Sakstittelen
Meningsbærende innhold som dekker hele saksforholdet (alle
dokumenter i saken).
Skill den ene saken fra alle andre saker - Ingen sakstitler skal være
helt identiske
Skal inneholde relevante søkeord
Ajourfør sakstittelen etter hvert som saken utvikler seg
Likeartede saker skal ha likelydende tekst. Individualiserende
opplysninger føyes til.
Sakstitler skal ikke ufarliggjøres for å unngå innsynskrav, men
opplysninger unntatt offentlighet kan skjermes.
Kommenterer
Overskriften på brev/notater trenger
ikke skrives inn ordrett hverken som
sakstittel eller i journalpostens
innholdsfelt.
Legg til helt spesifikke opplysninger hvis
det er en sakstype det mange av.
Årstall, person, gnr bnr, bedrifter …etc
Legg til søkeord som kan lette
gjenfinning
En sak kan bli mer omfattende – eller
endre retning. Dette skal sakstittelen
fange opp.
SE OVERSIKT OVER SAKSTYPER med
egne skriveregler
Man skal så langt det er mulig unngå å
unnta en sak.
(Se journalpost-innhold )
Kan være nødvendig i enkelte
personsaker
For personmapper
Se OVERSIKT OVER SAKSTYPER
Journalpost - innhold
Meningsbærende innhold som skal beskrive dokumentets innhold
Overskriften på brev/notater trenger
ikke skrives inn ordrett hverken som
sakstittel eller i dokumenttittel
Normalt ikke identisk med sakstittelen
Skill den ene dokumentet fra det andre - Ingen innholdsbeskrivelser
i saken skal være helt identiske
Legg til helt spesifikke opplysninger
som: Vurdering, klage, …etc
Bruk søkbare ord
Bruk tittel som utgangspunkt og legg til
relevante søkeord som kan lette
gjenfinning
Teksten i innhold skal ikke ufarliggjøres for å unngå innsynskrav,
men opplysninger unntatt offentlighet kan skjermes.
Ved skjerming må resterende tekst være meningsfylt uten å røpe
taushetsbelagte opplysninger eller andre forhold som vurderes
unntatt offentlighet.
Velg hjemmel for gradering og merk av
hvilke felt som skal skjermes.
Velg grad av skjerming:
Ingen haker (kun dokumentfil låses)
Innhold –linje 2 (også
adressat)
Merknad
Skjerm alle - omfatter:
Adressater/parter i sak/ journalpost
linje 2/sakstittel linje 2,
merknad og objektkode.
Likeartede saker kan ha regler for likelydende tekst i journalpost.
Individualiserende opplysninger føyes til.
SE OVERSIKT OVER SAKSTYPER med
egne skriveregler
For personmapper
Se OVERSIKT OVER SAKSTYPER
Dokumenttittel (filnavn)
Hoveddokument:
Journalpostinnhold og dokumenttittel vil som hovedregel være likt.
Alle målformer tillatt her.
Vedlegg:
Gi filene meningsbærende navn.
Legg eventuelt til nødvendig informasjon som:
Vedlegg 1
Offentlig versjon (ved skanning av sladdet versjon)
...
Språkform
For å sikre søkbarhet vil Sande kommune bruke:
Bokmål brukes i sakstittel og i innholdsfeltet i journalpost – på 1. tittellinje. Uansett språket i
brevene.
Originaltittel: Når dokumentet er skrevet på nynorsk eller annet språk, skrives originaltittelen på 2.
linje (Dokumentsenterets oppgave)
Egennavn (f.eks. navn på organisasjoner) og titler på rapporter, prosjekter o.l. skrives på
originalspråket men noen søkeord bør i tillegg skrives på norsk.
5. Ansvarsfordeling ESA8
saksbehandler /leder /Dokumentsenteret
Oppgave
Poståpning / e-post
Når
Daglig
Ansvarlig
Dokumentsenteret
Som hovedregel åpnes all post.
Også personlig adressert papirpost (post
med ansattes navn foran navn på
arbeidssted).
Saksbehandlere som ikke ønsker dette, tar
kontakt med Dokumentsenteret.
Registrering og
skanning av
inngående post og epost
Daglig
Dokumentsenteret
Arkivbegrensning utføres.
Stempling med dagens dato.
Hva skal registreres i ESA:
Se
”Dokumentasjon av saksbehandling i ESA”
og ”Saksoversikt”
Registrering i ESA:
• Velg gammel sak/ ny sak
• Fordele til saksbehandler eller
avdeling
• Finn arkivkode
• Følg skriveregler
• Legg til evt. tilgangsgruppe
• Vurder skjerming
Fordeling i ESA
Fortløpende
Dokumentsenteret
Dokumentsenteret så langt de kan.
Leder, evt.
Stedfortreder
Leder, evt. stedfortreder fordeler post til
saksbehandler der det ikke er tildelt
direkte fra Dokumentsenteret.
Ved lengre fravær må Dokumentsenteret
informeres i e-post.
E-post sendt direkte
til saksbehandler
Fortløpende
Saksbehandler
Saksdokumenter registreres i ESA på riktig
sak
Skriveregler følges
Avsender skal aldri være e-postadresse,
men navn på firma eller privatperson.
(Evt ny sak opprettes av Dokumentsenteret)
Utgående e-post fra
saksbehandler
Fortløpende
Saksbehandler
Saksdokumenter registreres i ESA på riktig
sak.
Mottaker skal være navn på firma eller
privatperson, aldri e-postadresse.
Ekspedering av
dokumenter
Fortløpende
Saksbehandler
Dokumentfil må låses for redigering når
det ekspederes til mottaker.
Når dokumentet skal ekspederes:
• Ha dokumentfilen åpen mens du
skriver ut.
• Hvis det ikke skal gjøres flere
endringer, velges: Ferdig,
ekspederes av sbh og sendes
arkivet for arkivering.
(Dokumentsenteret kan åpne for
redigering ved behov)
Ferdigbehandlet sak
Fortløpende
Saksbehandler
Hensikt: Egenproduserte dokumenter som
ligger lagret i ESA er dokumentasjon/bevis
på hva som er sendt ut fra kommunen. Det
loggføres når dokumentfilen blir låst endrer status til Ferdig og ekspedert.
Gjøres dette dager etter utsendelse, synker
dokumentasjonsverdien.
Når alle dokumenter er ferdigstilt eller
avskrevet og du ikke forventer umiddelbar
ny saksbehandling i saken kan du avslutte
den.
Det markeres ved å endre status til:
Saken er ferdigbehandlet, kan avsluttes. (F)
Melding sendes automatisk til
Dokumentsenteret.
Dokumentsenteret kan åpne disse ved
behov.
Ferdigbehandlet sak
Daglig
Dokumentsenteret
Kvalitetskontroll av
journalpost med
dokumentfiler med
status (E)
Daglig
Dokumentsenteret
Hensikt: Status på dine saker i ESA
stemmer med din reelle arbeidssituasjon.
Mottar melding om avsluttede saker
(status F). Status endres til (A) Avsluttet.
Sjekker journalopplysninger og tilgang og
endrer status til J
•
•
Korrektur
Skriveregler
•
•
Kvalitetskontroll av
journalpost med
dokumenter med
status (S)
Oppfølging av
dokumentfiler med
status R
Lese korrektur
offentlig journal
Publisere offentlig
journal
Restanseoppfølging
Daglig
Dokumentsenteret
Gradering
Skjerming
Vil komme med på offentlig journal
Sjekker journalopplysninger og tilgang og
endrer status til J
Vil komme med på offentlig journal
Dokumentseneret søker opp og avklarer
med saksbehandler
Daglig
Dokumentsenteret
Daglig
Dokumentsenteret
Fortløpende
Leder
Dagens første oppgave. En ekstra sjekk på
skjerming av nødvendige opplysninger
Kl 12:00 dagen etter journalføring.
Følger opp forfallsfrister og restanser i
avdelingen.
Mottatte dokumenter som er besvart, må
avskrives.
Jo mer ajourført dette er, jo mer reell
oversikt vil kommunen få over
saksbehandlingen.
Lederansvar å sikre at saksbehandlere selv
avskriver de inngående dokumentene de er
tildelt ansvar for.
Restanseoppfølging
Restanseoppfølging
Politiske saker
Månedlig
Fortløpende
Dokumentsenteret
Saksbehandler
Møtesekretærer
Hensikt: Sikre at avskriving av mottatte
dokumenter blir gjennomført.
Lederne vil motta rapport fra
Dokumentsenteret. Også etatslederne.
Avskriver fortløpende mottatte brev som
de besvarer.
Setter opp saksliste, sakspapirer, prosessen
til politikere, publiserer, møteprotokoller,
melding om vedtak, samlet saksfremlegg,
lukke møter etc.
6. KONTRAKTER/ AVTALER OG ANBUD – LAGRING OG OPPBEVARING
Formål
Ivareta alle avtaler/kontrakter/tinglyste dokumenter elektronisk i ESA, og at original på papir
oppbevares i de tilfeller der dette er nødvendig.
Omfang
Gjelder alle avtaler/kontrakter/tinglyste dokumenter som av juridiske årsaker skal oppbevares på
papir i avtaleperioden.
Dette gjelder avtalene/kontrakter om kjøp, salg eiendomsrett
Herunder avtaler/kontrakter:
• med minst to signaturer hvor en av avtalepartene er ekstern,
• tinglyste avtaler som kommunen har inngått
• samt skjøter
• og garantier
Unntak: Avtaler/kontrakter som gjelder kun en kort periode (inntil 3 mnd – skannede dokumenter
bunkelegges i 3 mnd før makulering), disse skal kun ligge elektronisk i ESA, papirversjon oppbevares
ikke.
Bakgrunn
Avtaler/kontrakter/tinglyste dokumenter skal registreres, skannes og arkiveres i ESA, samt at signert
utgave arkiveres manuelt. Det skal gå klart fram i ESA hvor originalen befinner seg.
Oppfølging av inngåtte avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter ivaretas i arkivsaken, og det kan
settes opp automatisk varsling av tidsfrister for denne type oppfølging.
Arkivsaken kan avsluttes når saksbehandlingen i forbindelse med inngåtte avtaler/kontrakter og
tinglyste dokumenter er ferdigstilt.
Spesielt for elektroniske arkivdeler
I elektroniske arkivdeler må det etableres et vedleggsarkiv for de signerte papirversjoner.
Når avtale-/kontraktsperioden er slutt skal originalene tas ut av vedleggsarkivet.
Skjøter, tinglyste dokumenter og garantier returneres til enhet/oppdragsgiver når avtaleperioden er
utløpt og disse ikke lenger er aktuelle.
Ansvar
Enhet:
- Oversende original underskrevet avtale/kontrakt (på papir) til Dokumentsenteret for skanning,
journalføring og arkivering. Det skal gis beskjed om saksnummer dersom dette eksisterer.
- Oppfølging av kontrakt/avtale i avtaleperioden.
- Forsvarlig oppbevaring av de inngåtte avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter som enheten
ønsker å ha lokalisert på enhet.
Dokumentsenteret:
- Skanne, journalføre og arkivere kontrakter/avtaler i henhold til arbeidsbeskrivelse
- Oppgi i ESA hvilken enhet som har fått tilsendt original avtale/kontrakt/tinglyste dokument der
dette er aktuelt.
- Holde oversikt over hvordan inngåtte avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter er oppbevart i
papir ute i enhetene dersom dette er aktuelt.
Arbeidsbeskrivelse - Dokumentsenteret
Avtale/kontrakt/tinglyste dokument registreres i riktig sak uavhengig hvilken arkivdel saken tilhører.
Avtalen/kontrakten/ det tinglyste dokument skal ligge som egen journalpost eller som vedlegg til en
journalpost.
Som dokumentkategori velges AVTALE
Som lokasjon velges den enhet som den originale avtalen er sendt til dersom
avtale/kontrakt/tinglyste dokument ønskes oppbevart på enhet, hvis ikke oppgis Dokumentsenterets
enhetskode som lokasjon.
Vedleggsarkiv
Avtalen/kontrakten/ det tinglyste dokument arkivlegges i papir etter saksnummer(som hovedregel), i
eget vedleggsarkiv tilhørende den aktuelle arkivdelen.
Anbud:
•
•
•
•
Når anbudene mottas tas det kopi av konvolutten som registreres i ESA av
dokumentsenteret. Det opprettes ny sak dersom det ikke er gjort av saksbehandler.
Tilbudet til de som får kontrakten/rammeavtalen blir registrert i ESA sammen med
protokollen.
De andre tilbudene/anbudene blir tatt vare på i 2 år før de makuleres.
Når avtalen er signert blir tilbudet offentliggjort og går ut på postlisten.
Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager
Innledning
Arkiv er en viktig del av kommunal forvaltning. Arkivene skal dokumentere kommunens
saksbehandling, og således være etterprøvbare både i samtid og ettertid. I tillegg dokumenterer
kommunale arkiver innbyggernes historie i forhold til rettigheter og plikter knyttet til kommunal
tjenesteyting. For mange vil arkivene fra barnehagene være den første omfattende
dokumentasjonen av egen historie. Av hensyn til de yngste innbyggerne er det derfor svært viktig at
arkivdanningen i barnehagesektoren følger gode og sikre rutiner, slik at ikke historien går tapt.
IKA Kongsberg har sammen med representanter fra våre eierkommuner utarbeidet en rutine for
elektroniske saker vedrørende barnehagebarn (barnesaker). Denne presenteres her som et forslag og
et utgangspunkt for hvordan kommunen kan ivareta sin dokumentasjon, både arkivfaglig og
sikkerhetsmessig sett på best mulig måte.
En forutsetning for å kunne få på plass gode rutiner, fullgode og helhetlige saker er en sentralisert
arkivtjeneste.
Prosjektgruppa understreker at denne retningslinjen kan tilpasses den enkelte kommune. Dette vil
særlig gjelde sakstitler, dokumenttyper, unntak fra offentlighet og lignende.
Hjemmel for behandling av personopplysninger
I henhold til personopplysningsloven kan kommunen opprette personregistre for behandling av
personopplysninger. Hjemmel og vilkår for å behandle personopplysninger er iht. § 8:
”Personopplysninger (jfr. § 2 nr. 1) kan bare behandles dersom den registrerte har samtykket, eller
det er fastsatt i lov at det er adgang til slik behandling, eller behandlingen er nødvendig for..”
Opplysninger om barn i barnehager er i henhold til § 7-21 i personopplysningsforskriften unntatt
konsesjonsplikt og meldeplikt.
Definisjoner
Arkivdel – en definert del av et arkiv ordnet etter ett og samme prinsipp. I denne retningslinjen er
ordningsprinsippet fødselsnummer. Dersom det brukes midlertidige fødselsnumre endres disse når
barnet gis permanent fødselsnummer.
Objekt – fysiske eller logiske enheter som arkivmaterialet kan omhandle, og som materialet dermed
kan ordnes etter. I denne retningslinjen er hvert enkelt barn et objekt i arkivdelen.
Sak – ett eller flere dokumenter som naturlig hører sammen, utløst av en konkret hendelse.
Barnesak – et sammenhengende, administrativt begivenhetsforløp som oppstår på grunn av en
henvendelse utenfra, eller på initiativ fra virksomhetene selv. Saksdokumentene knyttes sammen
gjennom et felles saksnummer. Et objekt i arkivet vil kunne bestå av flere ulike saker som knyttes til
objektet gjennom felles objektkode (primært ordningsprinsipp).
Offentlighetsvurdering
Offentlighet i barnesakene skal vurderes etter bestemmelsene i Lov om rett til innsyn i dokument i
offentlig verksemd (offentleglova).
Offentleglovas § 11 pålegger kommunen å vurdere meroffentlighet i forhold til opplysninger som kan
unntas.
Hjemmelshenvisning i tabellen er veiledende. Innholdet i dokumentene styrer hvorvidt hele eller
deler av dokumentet kan unntas i henhold til bestemmelser om taushetsplikt.
TYPE SAK
TILHØRENDE
DOKUMENTER
ARKIVDEL
MERKNAD
Hjemmel
Søknad om
Søknad med eventuelle
Barn
Unntak av ordinære
søknader uten
Off.loven § 13
TYPE SAK
TILHØRENDE
DOKUMENTER
barnehageplass
vedlegg
ARKIVDEL
Foreløpig svar
Svar fra kommunen
MERKNAD
Hjemmel
taushetsbelagte
opplysninger vil være å trå
ut over offentlighetslovens
bestemmelser
+ hjemmel
Møtet avholdes året før
skolestart
Off.loven § 13
Svar fra foresatte
Evt klage
Møte mellom
barnehage og skole
vedr. barn med
spesielle behov
Innkalling
Foreldresamtale i
forbindelse med
overføring av
opplysninger til skole
Notat med samtykkeerklæring
Overgangssamtale
med barnehage og
skole
Referat fra møte
Samtykkeerklæringer
Skjemaer med samtykke til
bilder, videofilmer, religiøst
forkynnende arrangementer,
buss/bil, bading og lignende
Barn
Egenerklæring om
barnets helse (bhgl §
23)
Skjema fra foresatte
Barn
Endringer i
egenerklæring om
barnets helse
Skjema fra foresatte
Overføring av
opplysninger fra
tidligere barnehage i
annen kommune
Forespørsel
Barn
Referat
+ hjemmel
Barn
Evt dokumentasjon på
opplysninger som foreldre
ikke ønsker overført til skole
Barn
Avklaring mellom
barnehage og forelder på
hvilke opplysninger skolen
skal ha
Off.loven § 13
Referat arkiveres også i
elevarkivet sammen med
eventuell korrespondanse
Off.loven § 13
Dokumenter som
inneholder sensitive
personopplysninger unntas
offentlighet. Det vil særlig
gjelde religiøst
forkynnende
arrangementer
Off.loven § 13
+ hjemmel
+ hjemmel
+ hjemmel
Off.loven § 13
+ hjemmel
Barn
Off.loven § 13
+ hjemmel
Overføringsbrev med
samtykke og kopi av
Barn
Off.loven § 13
+ hjemmel
TYPE SAK
TILHØRENDE
DOKUMENTER
ARKIVDEL
MERKNAD
Hjemmel
dokumentasjon
Hjelpemidler i
dagliglivet
Søknad
Barn
Tildeling
Off.loven § 13
+ hjemmel
Sakene kan gå via
hjelpemiddelsentralen
Skyss fra hjem til
barnehage
Søknad
Barn
Uttalelser fra fagetater
Off.loven § 13
+ hjemmel
Evt korrespondanse
Svar
Evt klage
Foreldresamtaler
Utviklingsskjema
Barn
Referat
Off.loven § 13
+ hjemmel
Evt notat som dokumenterer
uteblivelse fra samtale
Skademelding /
Skademeldingsskjema og
erklæring fra lege/tannlege
Barn
Legeerklæring
Søknad om fritak fra
feriekrav
Off.loven § 13
+ hjemmel
Søknad
Barn
Uttalelser fra fagetater
Off.loven § 13
+ hjemmel
Evt korrespondanse
Svar
Permisjon med
betalingsfri
Søknad
Evt korrespondanse med
fagetat
Svar
Barn
Off.loven § 13
+ hjemmel
TYPE SAK
TILHØRENDE
DOKUMENTER
ARKIVDEL
MERKNAD
Hjemmel
Barn
Gjelder også for barn som
av hensyn til de
spesialpedagogiske
tiltakene har
barnehageplass i annen
kommune
Off.loven § 13
TRAS-skjema eller lignende
(som dokumenterer
utvikling over tid)
oppbevares i barnehagen,
og skannes inn etter siste
kartlegging
Off.loven § 13
Evt klage
Spesialpedagogisk
tiltak
Henvisning
Sakkyndig vurdering
Samtykke til iverksetting av
spesialpedagogisk hjelp
+ hjemmel
Enkeltvedtak
Pedagogisk plan
Halvårsrapport
Evaluering
Henvisninger til div. instanser
Kartlegginger
Klage
Referater fra
samarbeidsmøter, tverrfaglige
møter, møter med foresatte
m.m.
Kartlegging
Skjema
Barn
Besvarelse
Resultat
Eventuelt andre typer
dokumenter
Henvisning til spesialist
Henvisningsskjemaer til f.eks
PPT, logoped, fysioterapeut
Barn
+ hjemmel
Off.loven § 13
+ hjemmel
Utredning fra spesialist
Dokumenter vedr. utredning
Barn
Off.loven § 13
Møtereferat
Ansvarsgruppemøter
Innkalling
+ hjemmel
Barn
Off.loven § 13
Referat
Notat/nedtegnelse om
uttalelser eller
hendelser som gir
Notat
+ hjemmel
Barn
Opplysningsplikt til
barnevernet har ingen
formkrav. Dersom
Off.loven § 13
+ hjemmel
TYPE SAK
TILHØRENDE
DOKUMENTER
ARKIVDEL
grunn til bekymring
knyttet til barnevern
og lignende
Kontakt med
barnevern
MERKNAD
Hjemmel
opplysninger skal nedfelles
skriftlig gjelder
innsynsregler i henhold til
gjeldende lovverk, samt
at kontradiksjonsprinsippet
skal legges til grunn
Evt bekymringsmelding fra
barnehagen
Barn
Off.loven § 13
+ hjemmel
Uttalelse fra barnehagen
Evt korrespondanse
Søknad om endring av
barnehagetilbud
Søknad med eventuelle
vedlegg
Barn
Svar fra kommunen
Evt klage
Oppsigelse av
barnehageplass
Oppsigelse
Barn
Svar
Overføring av
opplysninger til ny
barnehage utenfor
kommunen
Forespørsel fra ny barnehage
Refusjonskrav for barn
hjemmehørende i
annen kommune
Krav
Barn
Off.loven § 13
Samtykke fra foresatte
+ hjemmel
Overføringsbrev
Adm
Vedleggene er arkivert på
barnet
Vedlegg; pedagogisk plan,
sakkyndig vurdering.
+ hjemmel
Vedleggene skal ikke arkiveres
i saken
Søknad om innsyn
Skriftlig henvendelse fra
foresatte/fullmektig.
Skriftlig svar fra virksomheten
Off.loven § 13
Barn
Henvendelser pr. e-post er
å definere som skriftlig
henvendelse.
Overgang til elektronisk arkiv, januar 2015.
Mapper som finnes i bhg nå skal stenges/ pakkes ned senest 5.januar 2015. Ingen nye originaldokumenter i papirform oppbevares i barnehagene etter dette.
Videre:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Søknad og tildeling av barnehageplass skannes i ESA. Barnemapper
opprettes ved søknad.
All videre dokumentasjon arkiveres i denne.
Inntektsmoderasjon – Søknad og vedtak i ESA (rett fra servicekontoret)
Enkeltvedtak opprettes direkte i ESA. Evaluering (original- dokument) sendes
skanning i ESA.
Bekymringsmeldinger til barnevernet opprettes direkte i ESA. Ingen kopi i
barnehagen.
Oppstartsskjema: Original sendes til skanning i ESA
Foreldresamtale: Original sendes til skanning i ESA
Pedagogisk rapport og henvisning til PPT: Originalen sendes PPT, kopi i
intern konvolutt til skanning ESA. Ingen kopi i bhg.
Observasjonsskjema (TRAS/ Alle Med/ annet) sendes skanning i ESA når
barnet slutter i barnehagen
Referat fra bekymringssamtaler/ samarbeidsmøter/ansvarsgrupper/ andre
møter ang enkeltbarn opprettes direkte i ESA, eller sendes skanning i ESA.
Ingen kopi i barnehagen.
Utgående brev fra barnehagen opprettes generelt direkte i ESA. Det
oppbevares ikke papirkopi i barnehagen.
Det kan opprettes maler i ESA til den type dokumenter som brukes ofte.
Unntak: I barnehagen (fra 5. januar) ligger:
-
Kopi av siste foreldresamtale (original sendes til skanning i ESA)
Levende observasjonsskjemaer oppbevares i barnehagen så lenge barnet går
i barnehagen.
Kopi av oppstartsskjema.
Kopi av siste enkeltvedtak og siste evaluering.
Bevaring / kassasjon
Barnesakene bevares i sin helhet.
Periodisering
Barnesakene skal periodiseres. For å unngå at saker knyttet til ett og samme barn eksisterer i unødig
mange perioder, anbefales periodisering hvert 6. år. Alternativt kan kommunen legge opp til
periodisering i sammenheng med kommunens ordinære periodisering, som i hovedregel er hvert 4.
år. Uavhengig av intervall skal periodiseringsprinsippene følge ordinær periodisering.
Tilganger
Det er kun ansatte med tjenstlig behov som gis tilgang til barnesakene.
Innsyn
Krav om innsyn i en barnesak behandles etter reglene for partsinnsyn i forvaltningslovens §§ 18-20,
og etter innsynsbestemmelsene i personopplysningslovens § 18. Part har som hovedregel rett til
innsyn i sine egne saker.
Innsynet skal gis sammen med virksomhetsleder, evt med annet kvalifisert personell. Det gis en
oversikt over hvilke saker/journalposter som finnes. Den som begjærer innsyn, gir beskjed om hvilke
saker man ønsker innsyn i.
Sikkerhet
Sikkerhet for personopplysninger reguleres av personopplysningslovens §§ 13 og 14 om
informasjonssikkerhet og internkontroll. Personopplysningsforskriften kap. 2 inneholder lovens
sikkerhetsbestemmelser. Bestemmelsene gjelder for behandlinger av personopplysninger som helt
eller delvis skjer med elektroniske hjelpemidler.
Ved behandling av sensitive personopplysninger er det strengere krav til behandlingen enn om man
behandler andre personopplysninger.
Sensitive personopplysninger er definert i § 2 i loven som:
a) rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning
b) at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling
c) helseforhold
d) seksuelle forhold
e) medlemskap i fagforeninger
Sikkerhetsrutiner:
-
Personopplysninger og saksdokumenter skal ikke produseres eller lagres på private
datamaskiner eller flyttbare medier
Alle dokumenter skal registreres og produseres i sak-/ arkiv systemet
Opplysninger som er unntatt offentlighet skal ikke sendes på e-post
Maskiner med tilgang til sak-/ arkivsystemet skal aldri forlates uten at tilgangen låses
Ved bruk av hjemmekontor skal de tekniske sikkerhetsløsningene være tilfredsstillende
Ved bruk av hjemmekontor må saksbehandler være bevisst på faren for uautorisert tilgang til
opplysninger i systemet
Ved utskrift skal man være bevisst ved valg av skriver og utskriftene skal hentes umiddelbart
Rutine for elektronisk elevarkiv i grunnskolen
Overgang til elektronisk arkiv, januar 2015.
Mapper som finnes i skolene skal nå stenges. Hvis det er mulig pakkes elevmappene ned i
nærheten på en oversiktlig måte slik at det fortsatt er mulighet for innsyn. Det skal Ikke
arkiveres nye original- dokumenter i elevmappene etter 5 januar. Elevmappene skal være
tilgjengelig på skolen til eleven slutter eller så lenge det er behov for dette.
Videre:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Lærere vil få lesetilgang for innsyn i elevmappene.
Innmelding til 1 klasse registreres i ESA. Elevmapper blir opprettet ved tildeling av
skole.
All videre dokumentasjon arkiveres i denne.
Enkeltvedtak opprettes direkte i ESA. Evaluering (original- dokument) sendes
skanning i ESA.
IOP/halvårsrapporter sendes til skanning ved dokumentsenteret til integrasjon mot
fagsystem er på plass.
Referat fra bekymringssamtaler/ samarbeidsmøter/ansvarsgrupper og andre møter ang
enkeltbarn opprettes direkte i ESA, eller sendes skanning i ESA. Ingen kopi i
elevmappen.
Utgående brev fra skolen opprettes generelt direkte i ESA. Det oppbevares ikke
papirkopi i skolen.
Det kan opprettes maler i ESA som skolene har bruk for, enten felles alle skolene eller
den enkelte skole. Er ikke malene på plass og ferdig utarbeidet fra deres side, sendes
dokumentene opp for skanning inntil dette er på plass.
Dokumenter som produseres utenfor esa sendes til arkivet for skanning.
Definisjoner
Arkivdel – en definert del av et arkiv ordnet etter ett og samme prinsipp.
Objekt – fysiske eller logiske enheter som arkivmateriale kan omhandle, og som materialet
dermed kan ordnes etter, f.eks. personer, eiendommer, gjenstander, administrative enheter
osv.
Elevsak – et sammenhengende, administrativt begivenhetsforløp som oppstår på grunn av en
henvendelse utenfra, eller å initiativ fra virksomhetene selv. Saksdokumentene knyttes
sammen gjennom et felles saksnummer. Et objekt i elevarkivet vil kunne bestå av flere ulike
saker som knyttes til objektet gjennom felles objektkode (primært ordningsprinsipp).
Elevsaker
For å kunne dokumentere den enkelte elevs rettigheter, hvilke tiltak som er blitt gjort og i
ettertid kunne gi innsyn, samt etterprøve de vedtak som er gjort skal det opprettes elevsak på
den enkelte elev.
I sak/- arkivsystemet opprettes det en arkivdel for elevsaker. Elevene opprettes som objekter i
arkivdelen ved behov.
Objektene i arkivdelen ordnes etter fødselsnummer med navn. Ordningsprinsippet er
fødselsnummer, beskrivelse på objektet er navnet.
I arkivdelen på det enkelte objekt skal alle arkivverdige dokumenter som gjelder den enkelte
elev arkiveres. Innenfor det enkelte objekt opprettes saker etter behov. Saksbegrepet har her
samme betydning som i kommunens generelle arkivordning. Saker av generell art, saker som
gjelder skolen som sådan og saker som gjelder grupper av elever (f.eks. klasser) arkiveres i
saksarkivet
Saker som kan oppstå på enkeltelev eller gruppe elever, se nedenfor. Listen er ikke utfyllende.
Der det ikke er fylt inn unntaksparagraf må kommunen selv vurdere om man skal unnta
saken/dokumentene.
Type sak
Utsatt/fremskyndet skole start
Overgang fra barnehage til
skole
Skolegang på annen skole enn
hjemsteds skole/kommune
Tilhørende dokumenter
Søknad
Svarbrev
Evt. klage
Korrespondanse
Referat fra møte
Søknad om bytte av skole
Søknad om fortsatt skolegang
Svarbrev
Overføring av opplysninger til Forespørsel fra ny skole
ny skole utenfor kommunen
Samtykke
Overføringsbrev
Overføring av opplysninger fra Forespørsel
tidligere skole i annen
Overføringsbrev med samtykke og
kommune
kopi av elevmappe
Spesialundervisning/individuell Sakyndig vurdering
opplæring
Enkeltvedtak
Gjelder også for elever med
IOP
skolegang i annen kommune
Halvårsrapport
Evaluering
Henvisninger til div. instanser
Kartlegginger
Klage
Referater fra samarbeidsmøter,
tverrfaglige møter, møter med
foresatte m.m.
Hjelpemidler i dagliglivet
Søknad
Tildeling
Sakene kan gå via
hjelpemiddelsentralen/PPT. Lokal
Arkivdel Hjemmel
Elev
Off.loven
§ 13
+hjemmel
Elev
Off.loven
§ 13
+hjemmel
Elev
Elev
Elev
Elev
Elev
Off.loven
§ 13
+hjemmel
Off.loven
§ 13
+hjemmel
Off.loven
§ 13
+hjemmel
Off.loven
§ 13
+hjemmel
Tilrettelegging ved
avgangsprøver og
heldagsprøver
Henvisning til spesialist
Utredning fra div. spesialister
tilpassing.
Forespørsel om tilrettelegging
Elev
F.eks arbeidsplass, hjelpemidler
Tildeling
Henvisningsskjemaer til f.eks PPT,
Elev
logoped, skolefysioterapeut.
Skolen dokumentere at elev har blitt
henvist til spesialist. Dette gjelder ikke
spes.ped. undervisning.
Dokumenter vedr. utredning
Elev
Møtereferater
Referat fra ansvarsgruppemøter Referat
Elev
Testresultat
Notat med oversikt over resultat for
skoleåret
Elev
Notater
Rådgiver/kontaktlærer/sosiallærers
notater, dersom denne
dokumentasjonen har, eller kan få,
betydning for elevens skolegang,
opplæringslova § 15-3.
Varselbrev
Elev
Disiplinærsak – orden og
oppførsel
Varselbrev
Elev
Disiplinærsak - utvisning
Varselbrev
Elev
Bekymringsmelding barnevern
Bekymringsmelding
Undersøkelse i barnevernssak
Elev
Undersøkelsessak - barnevern
Spørreundersøkelse fra barnevern
Elev
Utviklingssamtale
Utviklingssamtaleskjema/avtaleskjema Elev
Underskrift av elev, foresatte og
kontaktlærer /vår og høst)
Søknad
Elev
Svarbrev
Disiplinærsak - fravær
Søknad om fritak - enkeltfag
og skoleundervisning
Elev
Klage på karakter
Klagebrev
Svarbrev
Elev
Skademeldinge/legeerklæring
Legeerklæring etc
Skademeldinger (tannlege/lege)
Elev
Off.loven
§ 13
+hjemmel
Off.loven
§ 13
+hjemmel
Off.loven
§ 13
+hjemmel
Off.loven
§ 13
+hjemmel
Off.loven
§ 13
+hjemmel
Off.loven
§ 13
+hjemmel
Off.loven
§ 13
+hjemmel
Off.loven
§ 13
+hjemmel
Off.loven
§ 13
+hjemmel
Off.loven
§ 13
+hjemmel
Off.loven
§ 13
+hjemmel
Off.loven
§ 13
+hjemmel
Off.loven
§ 13
+hjemmel
Off.loven
§ 13
+hjemmel
Off.loven
§ 13
+hjemmel
Permisjonssøknader
Endring/oppsigelse av SFO
plass
Innmelding av 1. klasse/SFO
Skyss, 4 km grense
Skyss, manglende tilbud
Skyss, kjøring egen bil
Skyss, varig
funksjonshemming
Skyss, midlertidig
Skyss, tilbod etter SFO
Leirskole
Tospråklig
undervisning/særskilt
norskundervisning
Tospråklig undervisning morsmål
Særskilt norskundervisning
Refusjonskrav for elev
hjemmehørende i annen
kommune
Mottatte refusjonskrav på elev
hjemmehørende i egen
kommune
Ressurskartlegging av
spesialundervisning
Søknad om innsyn
Søknad
Svarbrev
Skjema for elevsøknader om fri fra
skolen utenom skoleferiene
Søknad
Svar
Innmeldingskjema
Informasjon om innmelding
Tilbod om SFO
Skyssordning 2 km
Søknad
Svar
Samlet oversikt til busselskap
Samlet oversikt til taxiselskap
Søknad
Svar
Søknad
Enkeltvedtak
Klage
Svar
Søknad
Legeerklæring
Svar
Søknad
Svarbrev
Tilskudd til leirskoleopphold
Kartlegging av nivå/antall som
trenger:
a) tospråklig undervisning
b) særskilt norskundervisning
Søknad
Enkeltvedtak
Klage
Svar
Søknad
Enkeltvedtak
Klage
Svar
Krav
Vedlegg; IOP, sakkyndig vurdering.
Vedleggene skal ikke arkiveres på
saken
Krav
Vedlegg; IOP, sakkyndig vurdering.
Vedleggene skal ikke arkiveres på
saken.
Kartlegging av ressurstildeling, antall
elever pr. skole
Skriftlig henvendelse fra
elev/foresatte/fullmektig. E-post
Elev
Elev
Adm.
Adm.
Adm.
Adm.
Adm
Off.loven
§ 13
+hjemmel
Adm
Adm
Adm.
Adm
Elev
Elev
Adm
Off.loven
§ 13
+hjemmel
Adm
Off.loven
§ 13
+hjemmel
Adm
Elev
Flyttemelding
henvendelser er å definere som
skriftlig henvendelse.
Skriftlig svar fra virksomheten
Flyttemeldingen
Utskriving og innmelding.
Elev
Dokumentasjon som bevares så lenge det er behov på papir:
-
Kladdenotat uten betydning for elevens videre skolegang
-
kartleggingsprøver/leseprøver
-
eksamensbesvarelser. Besvarelser fra 1950 bevares i sin helhet. Deretter bevares
materialet i sin helhet for hvert 10. år. For de mellomliggende år bevares minimum
10%. Dette skjer ved å plukke ut elever født 1., 11. og 21. i hver måned. Kassasjon i
mellomliggende år er frivillig.
Har det har skjedd dyptgripende endringer bevares materialet fra det første
eksamensåret endringene er gjort gjeldende.
Tilganger
Det er kun ansatte med tjenestelig behov som gis tilgang til elevsakene. Lærere gis tilgang
etter behov. Tilgangsbegrensing mellom skolene styres ved hjelp av "administrativ enhet" i
sak/- arkivsystemet. Innenfor skolen skal følgende ansatte ha generell tilgang:
-
Virksomhetsleder
-
Arkivansvarlig/merkantil/skolekonsulent
-
Inspektør
-
Rådgiver
-
Spes.ped. lærer
Leder på SFO gis tilgang til enkeltsaker ved behov
Systemeier er den med øverste ansvar for bruken av sak-/ arkivsystemet. Systemeier har det
overordnede ansvaret for tilgangsstyring i elevarkivet. Systemeier har rettighet til å tildele
tilganger til andre etter behov. Denne rettigheten kan systemeier velge å delegere til andre.
Når behovet ikke lenger er til stede, skal tilgangen fjernes. Begrepet behov skal i denne
sammenheng ikke tolkes generelt.
I den enkelte kommune må man definere lese- og skrivetilganger. Man må her ha oversikt
over hvilke dokumenter man får tilgang til.
Innsyn
Krav om innsyn i en elevsak behandles etter reglene om partsinnsyn i forvaltningslovens §§
18-20, og etter innsynsbestemmelsene i personopplysningslovens § 18. Eleven har som
hovedregel rett til innsyn i sin elevsak, det samme gjelder foresatte. Ved vurdering av innsyn
bør virksomheten motta skriftlig henvendelse fra elev/foresatte/fullmektig. Innsyn bør skje i
oppbevarende virksomhets lokaler. Virksomheten kan på forhånd oversende saksliste hvor
innsynsbegjærer kan krysse av for hvilke saker det ønsker innsyn i.
Overganger i grunnskolen
Elevsakene i kommunen regnes som organspesifikke mapper, og kan dermed følge eleven ved
flytting til annen skole i kommunen og ved overgang til ungdomstrinnet. Virksomhetsleder
har ansvar for at det ved overgang til ungdomstrinnet vurderes om hele eller deler av elevens
saker er uten videre interesse, og dermed unntas overføring.
Elevdokumentasjon vil i all hovedsak unntas etter § 13 i offentlighetsloven og § 13 1.ledd i
forvaltningsloven.
Sikkerhet
Sikkerhet for personopplysninger reguleres av personopplysningslovens §§ 13 og 14 om
informasjonssikkerhet og internkontroll. Personopplysningsforskriften kap. 2 inneholder
lovens sikkerhetsbestemmelser. Bestemmelsene gjelder for behandlinger av
personopplysninger som helt eller delvis skjer med elektroniske hjelpemidler.
Ved behandling av sensitive personopplysninger er det strengere krav til behandlingen enn
om man behandler andre personopplysninger.
Sensitive personopplysninger er definert i § 2 i pol som; rasemessig eller etnisk bakgrunn,
eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, et en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt
eller dømt for en straffbar handling, helseforhold, seksuelle forhold og medlemskap i
fagforeninger.
-
Sensitive elevopplysninger skal ikke lagres på flyttbare medier, på lærers pc eller på
skoleplattform.
All pålogging til nettverket skal skje via skolen. Det skal ikke være muligheter for
pålogging hjemmefra eller fra andre steder.
IOP skal skrives i sak-/arkiv systemet via skolens nettverk.
Ved utskrift av elevsaker skal man være bevisst ved valg av skriver og utskriften skal
hentes ut umiddelbart.
I hht. lovverket skal man gjennomføre følgende:
-
utarbeide sikkerhetsmål og sikkerhetsstrategi
o organisasjonens egne strategidokumenter
-
foreta risikovurdering. Punktene nedenfor er eksempler, listen er ikke utfyllende.
o får man tilgang til system/dokument i eksternt nett? er det muligheter for
uautorisert tilgang/rolle til systemet?
o gis det uautorisert tilgang/rolle?
o lånes det ut brukerid/passord og maskin til andre?
o lagres det dokumenter på andre medier (screen print, usb, laptop osv.)?
o står maskiner ”åpne/forlatt” for innsyn?
o hvem har tilgang til skanner område (mapper, maskin)?
o er det mulighet for uautorisert tilgang via klientmaskiner?
o blir dokumenter av sensitiv art utvekslet via e-post?
o er nedlasting av program/websider klarert med IKT-virksomheten?
o er nettverksløsning klarert for rettmessige brukere, og er innstillingene
sikkerhetsklarert?
o sendes utskrift til skrivere i egen virksomhet?
-
sammenligne resultat fra risikovurdering med akseptabelt risikonivå
o det forutsettes at alle saksbehandlere følger sikkerhetsrutinene som er
utarbeidet og vedtatt
-
iverksette sikkerhetstiltak
o tilgang til system/dokument mulig bare i internt nettverk (bak brannmur)
o autorisert tilgang/roller via leder og systemansvarlig(e)
o ikke vid tilgang til register i system
o alltid Sign on pålogging av Autoriserte personer inklusiv kursmaskiner
o dokumentasjon med § UO blir automatisk stoppet med varsling av system
o varsling ved nedlasting av program/websider som ikke er klarert
o autorisert tilgang til skanner og skannermapper av arkivtjenesten/arkivleder
o nettverksinnstilling skal være satt opp slik at det ikke skal kunne forekomme
lagring på andre medier, og så skrivere
-
følgende sikkerhetsrutiner skal følges av saksbehandler
o utlån av brukerid/passord skal ikke forekomme
o ikke gå fra åpen maskin
o lagring av dokumenter på andre medier skal ikke forekomme.
Personopplysninger skal kun lagres på server ikke lokalt på maskin
o ikke la utskrift ligge igjen på skriver
-
dokumentere informasjonssystemet og informasjonssikkerheten
o kommunen må ha et system som sikrer at det man er pålagt i
personopplysningsloven utføres på best mulig måte. Man skal ha kjennskap til
gjeldende behandlingsregler, ha tilstrekkelig og oppdatert dokumentasjon for
gjennomføring av rutinene og ha denne dokumentasjonen tilgjengelig for
innsyn
Bruk av sak/- arkiv systemene til arkivering og journalføring av elevdokumentasjon
På bakgrunn av risikoanalyse og vurdering av akseptabelt risikonivå, anses NOARK 4
godkjente sak/- arkivsystemer som det beste verktøy for journalføring, lagring og bevaring av
elevdokumentasjon.
NOARK-4 systemene ivaretar kravene som arkivloven m/forskrift stiller til elektronisk
bevaring av arkivdokumenter og langtidsbevaring av disse. Velger man å bruke fagsystemer
for registrering og oppbevaring av arkivdokumenter har man pr. i dag ikke mulighet for et
fullelektronisk arkiv. Ved bruk av denne løsningen må man ha papirarkiver i tillegg.
Kommunen har et selvstendig ansvar i å foreta risikovurdering på sine behandlinger av
personopplysninger . Ut i fra disse sikkerhetsvurderinger må kommunen selv trekke sine
konklusjoner om sak-/ arkivsystemet innfrir de krav som stilles.
Rutine for elektronisk personalarkiv i Sande kommune
fra 01.01.2015
Innledning
Fra 01. januar 2015 innføres det elektronisk personalarkiv i Sande kommune. Dette innebærer at det
ikke skal være papirmappe for ansatte i kommunen. Personalmapper fra før 01.januar 2015 vil bli
arkivert og tatt vare på i sin helhet på rådhuset. Kopibok som inneholder kopier av utgående brev
skal ikke videreføres fra samme tidspunkt.
Hjemmel for behandling av personopplysninger
I henhold til personopplysningsloven kan kommunen opprette personregistre for behandling av
personopplysninger. Hjemmel og vilkår for å behandle personopplysninger er iht. § 8:
”Personopplysninger (jfr. § 2 nr. 1) kan bare behandles dersom den registrerte har samtykket, eller
det er fastsatt i lov at det er adgang til slik behandling, eller behandlingen er nødvendig for..”
Dersom bestemmelsene i personopplysningsforskriften § 7-16 følges, er behandlingene unntatt
konsesjonsplikt og meldeplikt.
Definisjoner
Arkivdel – en definert del av et arkiv ordnet etter ett og samme prinsipp. I denne retningslinjen er
ordningsprinsippet fødselsnummer.
Objekt – fysiske eller logiske enheter som arkivmaterialet kan omhandle, og som materialet dermed
kan ordnes etter. I denne retningslinjen er hver enkelt ansatt et objekt i personalarkivet.
Sak – ett eller flere dokumenter som naturlig hører sammen, utløst av en konkret hendelse.
Personalmappe (en sak pr ansatt) – en sak som omhandler forholdet mellom arbeidstaker og
arbeidsgiver, og som har betydning for den ansattes lønn, ansiennitet, pensjon eller på annen måte
innvirker på arbeidsforholdet. Saksdokumentene knyttes sammen gjennom et felles saksnummer.
Personalmappe
Det opprettes en sak pr. ansatt i Sande kommune, og denne saken opprettes gjerne i forbindelse
med at vedkommende takker ja til stilling i kommunen.
Personalmappen skal ikke unntas offentlighet. Det er dokumentene som skal unntas hvis de
inneholder opplysninger som må unntas.
Tilgangsgruppe skal være ”Personalgruppe” for tjenesten personen er ansatt i. Det er egne
tilgangsgrupper med rettigheter til å lese/skrive i personalmappen.
Bildet over viser hvordan en personalmappe skal opprettes. Her er det veldig viktig at arkivdel (se
bildet under) og tilgangsgruppe (se bilde over) blir valgt riktig på grunn av innsyn.
Arkivdel skal være Personal.
Sett inn kryssreferanse mellom ansettelsessak og personalmappen til vedkommende i ESA. (se
brukerveiledning for saksbehandlere)
Søknad, attester og vitnemål må journalføres og skannes inn på personalmappen (gjelder for nye
ansettelser etter 01. januar 2015).
Primært ordningsprinsipp er fødselsnummer, og beskrivelse på objektet er navnet på den ansatte.
Eventuelt sekundært ordningsprinsipp er K-koder.
Saksbegrepet har her samme betydning som i kommunens generelle arkivordning. Saker av generell
art, f.eks grupper av ansatte, arkiveres i saksarkivet.
Det gjøres oppmerksom på at alle typer ansettelsesforhold arkiveres i personalarkivet. Dette gjøres
med begrunnelse i gjenfinning av dokumentasjonen. Dette gjelder også oppdragsavtaler og lignende.
Nedenfor følger en oversikt over dokumenter som kan oppstå på en enkelt ansatt eller en gruppe
ansatte. Listen er ikke utfyllende.
Offentlighetsvurdering
Offentlighet i forvaltningen reguleres av Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg
verksemd av 19.05.06 (off.l.). Loven avløste den tidligere offentlighetsloven fra 1970
og gjelder fra 01.01.09. Det er fastsatt forskrift til loven – Forskrift til offentleglova av
17.10.08. Den nye loven styrker retten til innsyn og gir i enkelte tilfelle noe snevrere
adgang til unntak.
• Hovedregelen er at forvaltningens saksdokumenter er offentlige. Unntak krever
særskilt hjemmel i loven eller forskriften.
• Taushetsbelagte opplysninger er unntatt fra innsyn. Disse skal unntas offentlighet
etter off.l. § 13. Taushetsbelagte opplysninger er opplysninger om noens personlige
forhold eller tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller
forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å
hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår, jf. forvaltningsloven
(forv.l.) § 13, 1.
• Interne dokumenter kan unntas fra offentlighet etter off.l. § 14 eller § 15. Dette er
dokumenter som forvaltningsorganet har utarbeidet eller innhentet utenfra for sin
interne saksforberedelse.
• Flere bestemmelser i off.l. sier at dokumenter kan unntas ut fra sitt innhold, bl.a.
dokumenter i sak om ansettelse.
Merk at dokumenter eller opplysninger som kan unntas er dokumenter eller
opplysninger som det er adgang til å unnta, men som vi ikke er pliktige til å unnta.
Dersom noen ber om innsyn i et dokument som er unntatt etter disse
bestemmelsene, plikter vi å vurdere om det likevel skal gis innsyn, jf. off.l. § 11
(meroffentlighet). Det bør gis innsyn dersom hensynet til offentlig innsyn veier tyngre
enn behovet for unntak.
TYPE
DOKUMENT
TILHØRENDE
DOKUMENTER
ARKIVDEL
MERKNAD
Ansettelsessak
(integrasjon mellom
ESA og Webcruiter)
Evt. dokument om vurdering av
stilling
Annonsetekst
Innkomne søknader
Foreløpig svar
Søkerlister
Innkalling til intervju
Evt. referanser
Evt. uttalelser fra
arbeidstakerorganisasjonene
Ansettelsesprotokoll
Adm
Eventuelle papirbaserte
vedlegg fra søkere som
ikke får stillingen, skal
makuleres eller
returneres etter
klagefristens utløp.
Saken unntatt
offentlighet § 25.
TYPE
DOKUMENT
Tilsetting
Attester, vitnemål og
ansiennitet
TILHØRENDE
DOKUMENTER
Tilbud om stilling
Svar på tilbud om stilling
Avslag til andre søkere
Søknad
Tilbud
Svar fra søker
Arbeidsavtale
Taushetserklæring
Mobilavtale, evt andre godtgjørelser
Evt. databrukerkontrakt
Oppfølging/veiledning i prøvetiden
Fremlagte attester
Vitnemål
Andre dokumenter som ha betydning
for ansiennitetsberegning
ARKIVDEL
Personal
Personal
Taushetserklæringer
Innleid arbeidskraft
eks eksterne
konsulenter/vikarbyrå
Politiattest
Erklæring
Adm
X-notat som bekrefter at attesten er
mottatt (egen mal i ESA)
Personal
Tuberkuloseattest
Attest
Personal
Permisjoner
Søknad
Svar
Eksempel: permisjon uten lønn i 1 år
pga etterutdannelse.
Innkalling
Referater fra oppfølgingssamtaler
Oppfølgingsplaner
Avtaler
Notat
Korrespondanse med
NAV/BHT/primærhelsetjeneste/den
ansatte
Møtereferat
Arbeidsavklaringspenger
Vedtak
Lokale avtaler / særavtaler iht.
særskilte arbeidsoppgaver
Meldingsskjema (startmelding og
melding om endring i
ansettelsesforhold)
Personal
Sykefravær
Arbeidsavklaring
Godtgjørelser
Personalmelding
Støtte til videre-/
etterutdanning
Omplasseringer –
arbeidstakers initiativ
Omplassering –
arbeidsgivers initiativ
Notat X som sendes elektronisk til
lønn i Sande.
Søknad m/ dokumentasjon
Svar
Avtale om bindingstid
Søknad
Svar
Henvendelse fra arbeidsgiver
Saksbehandling
Vedtak
MERKNAD
Personal
Gjelder dokumentasjon
som oppstår etter
ansettelsen.
Saken følger
arkivperioden
Selve attesten skal ikke
skannes inn i systemet.
Oppbevares etter
gjeldende regler.
Denne skal skannes inn i
systemet.
Permisjoner som har
innvirkning på lønn,
pensjon og/eller
ansiennitet
Arbeidsavklaring
tilsvarer tidligere
attføringssak
Personal
Bør stå i arbeidsavtalen.
Personal
Aina Finsand
Personal
Personal
Personal
TYPE
DOKUMENT
TILHØRENDE
DOKUMENTER
ARKIVDEL
MERKNAD
Attest
Forespørsel fra ansatt
Attest
Personal
Arbeidsbekreftelse
Forespørsel fra ansatt
Arbeidsbekreftelse
Personal
Konstituering /
stedfortreder
Yrkesskade
Tilbud / beordring
Svar
Skademeldingsskjema NAV
Internt skademeldingsskjema
Korrespondanse med f.eks
forsikringsselskap
Eventuell varsling
Korrespondanse mellom arbeidsgiver,
arbeidstaker og tillitsvalgt/fullmektig
evt. advokat
Møteinnkallinger
Møtereferater
Advarsler
Krav /vilkår
Avtale
Vedtak
Oppfølgingssamtaler
Personal
Skrives av nærmeste
leder, og sier noe om
arbeidsoppgaver, evt.
anbefalinger osv.
Skrives av leder for
ansatte etter 01.01.15.
Ansatte før den perioden,
Fellestjenesten utarbeider
arbeidsbekreftelse.
Vurdere ny
arbeidsavtale.
Varselbrev
Anmeldelse
Oppsigelse
Svar
Sluttsamtale
Sluttattest
Korrespondanse mellom arbeidsgiver,
arbeidstaker og tillitsvalgt / fullmektig
evt. advokat/rådgiver
Søknad fra arbeidsgiver
Svar
Invitasjon til eventuell utdeling
Personal
Kommunale jubilanter
Invitasjon til arrangement
Adm.
Arbeidsavtale
Avtale signert av begge parter
Brev inn signert avtale
Skriftlig varsel når avtaler over 1 år
avsluttes
Søknad
Svar
Signert oppdragsavtale
Personal
Disiplinærsak
Anmeldelser
Oppsigelse
Avskjed / suspensjon
Tildelte hederstegn
Oppdragsavtaler og
lignende
Personal
Personal
Personal
Disiplinærsaker defineres
som brudd på
arbeidsavtalen.
Sakstittelen skal
gjenspeile
disiplinærforholdet, f.eks
mangelfull
arbeidsutførelse, kvalitet,
rus, tyveri, ordrenekt,
mobbing og lignende.
Her kan dokumentasjon
som leder til en AKAN
sak fremkomme.
Disiplinærsake skal ha
egen tilgangskode.
Kan være begrunnet i
den ansattes forhold eller
i virksomhetens forhold.
Personal
Personal
Personal
For eksempel etter 25 og
40 års tjeneste
Midlertidige eller
endrede avtaler
Eksempel:
Oppdragsavtaler og
avtaler med
fritidskontakt,
tilsynsfører,
støttekontakt,
besøkshjem, fosterhjem
osv. Dokumentet skal
ikke røpe klientforhold
TYPE
DOKUMENT
TILHØRENDE
DOKUMENTER
ARKIVDEL
Fortsatt arbeid etter 70
år eller
særaldersgrense
Seniorpolitiske tiltak
Pensjon
Søknad
Svar
Personal
Avtale om stimuleringstiltak
Innkalling til møte
Søknad fra arbeidsgiver
Brev fra forsikringsselskap om mottatt
søknad
Brev fra forsikringsselskap vedr.
utbetaling
Pensjonsmeldinger
Tilbud
Svar
Arbeidsavtale ut
Signert avtale inn
Taushetserklæring
Politi- og tuberkuloseattestattest
Lærekontrakt
Oppmelding fag/svenneprøve
Arbeidsavtale
Opplæringskontrakt
Kompetansebevis
Signert avtale om f.eks arbeidstrening
Taushetserklæring
Personal
Personal
Lærlinger
Lærekandidater
Hospitering /
arbeidstrening
Utplassering
Personlige assistenter
Lønnslån
Svar/innvilgelse
Oppfølgingssamtaler i
forhold til prøvetid
Signert avtale
Taushetserklæring
Søknad
Tilbud
Svar
Arbeidsavtale
Taushetserklæring
Søknad om lønnslån
Svar fra leder
Referat fra samtaler, dokumentasjon
fra prøvetiden
MERKNAD
Saken omfatter alle typer
pensjoner
Personal
Midlertidig ansettelse
Personal
Midlertidig ansettelse
Personal;
dersom
vedkommende
er ansatt fra før.
Adm; dersom
vedkommende
ikke er ansatt
Adm.
Personal
Er i utgangspunktet en
vanlig ansettelsessak,
men dersom kommunen
inngår avtale om at andre
virksomheter skal være
arbeidsgiver for
assistentene, f.eks
ULOBA, ligger
arkiveringsplikten hos
disse.
Personal
Personal
Dokumentasjon som gjelder den enkelte ansatte, men som har tidsbegrenset interesse og som ikke
er nødvendig for å dokumentere den enkeltes arbeidsforhold, skal kun oppbevares på papir. Enkelte
dokumenter inneholder personlige opplysninger, og bør oppbevares nedlåst.
Den slags dokumentasjon kan for eksempel være:
-
permisjoner uten ansiennitetstap – oppbevares hos leder
ferier – oppbevares hos leder
tjenestereiser, reiseforskudd – HR-systemet + oppbevares hos lønn.
-
gjenparter av rutinemessige meldinger til pensjonskasse, NAV – oppbevares hos lønn i Sande
egenmeldinger eks. sykt barn, egen sykdom – HR-systemet
sykemeldinger – oppbevares hos lønn i Sande
NB! Egenmeldinger for de som er kronisk syke må oppbevares hos lønn i Sande.
-
lønnsutbetaling, lønningskort, kopi av lønnslipper, lønns- og trekkoppgaver – oppbevares hos
lønn.
underbilag til lønn: timelister, akkordsedler, stemplingskort, overtidslister, fraværslister –
oppbevares hos lønn.
vedtak fra NAV om fritak fra arbeidsgiverperioden ved sykefravær – oppbevares hos lønn.
lønnstrekk til fagforening – oppbevares hos lønn.
bilgodtgjøring, telefongodtgjøring. Vær oppmerksom på at her kan det være særavtaler som
skal journalføres ( se punkt om arbeidsavtale).
medlemslister til pensjonskassen – oppbevares hos lønn.
overføring av ferie – oppbevares hos lønn.
medarbeidersamtaler – oppbevares hos leder
-
Bevaring / kassasjon
Personalarkivet bevares i sin helhet.
Periodisering
Personalarkivet periodiseres hvert 10. år. Som hovedregel benyttes periodisering med
overlappingsperiode.
Tilganger
Det er kun ansatte med tjenstlig behov som har tilgang til personalmappene. Tjenesteleder har
tilgang til dokumentasjon om sine ansatte. HR-avdelingen og arkivtjenesten har generell tilgang til
sakene.
Innsyn
Krav om innsyn i en personalsak behandles etter reglene for partsinnsyn i forvaltningslovens §§ 1820, og etter innsynsbestemmelsene i personopplysningslovens § 18. Ansatt har som hovedregel rett
til innsyn i sine egne saker.
Innsynet skal gis sammen med tjenesteleder, evt med annet kvalifisert personell. Det gis en oversikt
over hvilke saker/journalposter som finnes. Den som begjærer innsyn, gir beskjed om hvilke saker
man ønsker innsyn i.
Sikkerhet
Sikkerhet for personopplysninger reguleres av personopplysningslovens §§ 13 og 14 om
informasjonssikkerhet og internkontroll. Personopplysningsforskriften kap. 2 inneholder lovens
sikkerhetsbestemmelser. Bestemmelsene gjelder for behandlinger av personopplysninger som helt
eller delvis skjer med elektroniske hjelpemidler.
Ved behandling av sensitive personopplysninger er det strengere krav til behandlingen enn om man
behandler andre personopplysninger.
Sensitive personopplysninger er definert i § 2 i loven som:
a) rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning
b) at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling
c) helseforhold
d) seksuelle forhold
e) medlemskap i fagforeninger
Sikkerhetsrutiner:
-
Personopplysninger og saksdokumenter skal ikke produseres eller lagres på private
datamaskiner eller flyttbare medier
Alle dokumenter skal registreres og produseres i sak-/ arkiv systemet
Opplysninger som er unntatt offentlighet skal ikke sendes på e-post
Maskiner med tilgang til sak-/ arkivsystemet skal aldri forlates uten at tilgangen låses
Ved bruk av hjemmekontor skal de tekniske sikkerhetsløsningene være tilfredsstillende
Ved bruk av hjemmekontor må saksbehandler være bevisst på faren for uautorisert tilgang til
opplysninger i systemet
Ved utskrift skal man være bevisst ved valg av skriver og utskriftene skal hentes umiddelbart
Bruk av sak/- arkivsystemene
Kommunen har et selvstendig ansvar for å foreta risikoanalyse og risikovurdering i forhold til sine
behandlinger av personopplysninger. Vurderingen bør ivareta både informasjonssikkerhet og
sikkerhet for at dokumentasjonen blir bevart for ettertiden.
Under forutsetning av et akseptabelt risikonivå, anses Noark-4 og Noark-5 godkjente sak/arkivsystemer som det beste verktøy for journalføring, lagring og bevaring av
personaldokumentasjon.
Noark-systemene ivaretar kravene som arkivlovgivningen stiller til elektronisk bevaring av
arkivdokumenter. Velger man å bruke fagsystemer utenfor Noark-standarden til registrering og
lagring av arkivdokumenter har man pr. i dag ikke mulighet for et fullelektronisk arkiv. Ved bruk av
slike løsninger må man ha papirarkiv i tillegg.
Webcruiter skal brukes til ansettelsessaker og har integrasjon med ESA slik at søknadene blir arkivert
der. Søkerlister produseres også der, men blir arkivert i ESA.
Daglige oppgaver i Dokumentsenteret
1
Når
Først
2
Oppgave
Offentlig journal
Post (papir)
Ansvarlig (tidsbruk)
Dokumentsenteret
(1t ressurs)
Dokumentsenteret
(1t ressurs)
Beskrivelse
Kontrollere gradering og skjerming
Publisering utføres kl 12.00
(gårsdagens post) – her kan vi selv
velge når postlisten skal publiseres.
Vanlig og sette en forsinkelse på 2
dager. Noen har en, men dette
bestemmer vi.
Som hovedregel åpnes all post.
Hva skal registreres i ESA:
Se egen rutine i ansattportalen
Arkivbegrensning utføres (legges evt.
direkte til saksbehandler)
3
Frem
til
13:00
Registrering og
skanning av
inngående post papir
Dokumentsenteret
Stempling med dagens dato.
Registrering i ESA:
• Velg gammel sak/ ny sak
• Fordele til saksbehandler eller
avdeling
• Finn arkivkode
• Følg skriveregler
• Legg til evt. tilgangsgruppe
• Vurder skjerming
−
−
−
−
−
4
Dokumenter
som i tillegg skal
bevares på papir
Dokumentsenteret
Fjern stifter og lignende på
dokumentet
Skriv ut strekkodeark og legg
det oppå dokumentet som er
registrert
Legg nytt dokument i bunken
med tilhørende strekkodeark
Når du er ferdig med dagens
post, skann bunken og følg
brukerveiledning for
strekkodeskanning
Sjekk kvalitet på skanning og
følg brukerveiledning for å
knytte dokument til rette sak.
I tillegg til datostempel på
dokumentet påføres:
• Saks- og dokumentnummer i
•
ESA8
SKANNET
Legges i vedleggsarkiv etter
saksnummer
Kan kasseres etter behov.
5
Dokumenter
som ikke kan
skannes
Dokumentsenteret
I tillegg til datostempel på
dokumentet påføres:
• Saks- og dokumentnummer i
ESA8
• ORIGINAL
Legges i vedleggsarkiv som tilhører
rette arkivdel.
Arkiveres etter arkivkode.
6
7
8
9
10
Frem
til
13:00
Etter
13:00
Etter
13:00
Registrering av
inngående epost
Kvalitetskontroll
av journalpost
med
dokumentfiler
med status (E) –
disse ligger som
en oppgave til
oss i ESA – til
arkivering
Kvalitetskontroll
av journalpost
med
dokumenter
med status (S)
Ferdigbehandlede
saker (F)
Dokumenter i
gamle saker
Dokumentsenteret
Følg punkt 3 og
Følg brukerveiledning for Arkiv-Plugin
Dokumentsenteret
Sjekk journalopplysninger og tilgang:
Oppgaver for
vakttelefon –
Vakttelefon
•
•
•
•
Korrektur
Skriveregler
Gradering
Skjerming
Endre status til J
Vil komme med på offentlig journal
Dokumentsenteret
Sjekk samme forhold som i punkt 7.
Dokumentsenteret
Dokumentsenteret
(midlertidig
oppgave)
Endre status til J
Vil komme med på offentlig journal.
Endre status til A – avsluttet sak
E-post med skannede dokumenter
som tilhører gamle saker
• Fil lagres som vedlegg til
første journalpost i ny sak.
Opprette saker
Henvendelser om innholdet i ESA
• Opprette saker
• Hva skal inn i ESA
• Bruk av ESA (først egen
superbruker)
Åpne og registrere e-post til
•
•
11
Hver
uke
Hver
måned
Saker
ferdigbehandlet
Makulere papirdokumenter
13
Hver
måned
Oppfølging av
dokumentfiler
med status …R
14
Hver
måned
Restanseoppfølging –
Status I og R
12
15
Fortlø
pende
Fortlø
pende
Opplæring
nyansatte
Feilmeldinger
Dokumentsenteret
Dokumentsenteret
superbrukere
(Dokumentsenteret)
Dokumentsenteret
Kommunes e-postmottak
Intern e-post
Mottar melding om avsluttede saker
(status F). Status endres til A
Siste fredag i måneden:
Papirdokumentene som er 3-4
måneder gamle makuleres
Første gang: 1. april 2015
Påbegynte dokumenter som står
uferdig
Søk opp samtidig med
restanseoppfølging – pkt 14
Hensikt: Sikre at avskriving av
mottatte dokumenter blir
gjennomført.
Gir leder i etat rapport – melding om
restanser.
Første gang (forslag):
• 15. januar for perioden 2.13.desember
• 1 februar for perioden 2.-31.
desember 2013
• 15 februar for perioden
2.desember – 15. januar
• 15. mars
• 14. april
1-1 opplæring
Må kunne bruke Web-versjonen og
kunne vise saksbehandler hvordan de
skal jobbe.
Melder videre til administrator
Postbehandling
1.1 Målsetting
Rutiner for postbehandling skal sikre:
•
•
•
•
rask og korrekt fordeling og registrering av post
at inngående post blir registrert samme dag den er mottatt
at utgående post blir registrert før utsending
at postjournalen blir oppdatert daglig
1.2 Definisjoner
Avskrivning: Registrering av opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående
dokument er avsluttet.
Journal/ Register for fortløpende og systematisk føring av kortfattede opplysninger om
postjournal: inn- og utgående dokumenter, f.eks. avsender, mottaker, innhold, dato, arkivkode osv.
Journalføring: Registrering av journalopplysninger. Se også registrering.
Registrering: Elektronisk innføring av journalopplysninger i postjournal.
Postliste Utskrift av postjournal som inneholder alle registrerte opplysninger,
(intern): offentlige opplysninger så vel som opplysninger unntatt offentlighet.
Postliste Utskrift av postjournal som kun inneholder offentlige opplysninger.
(ekstern):
Svarfrist: Dato for når en henvendelse eller sak skal være behandlet/besvart.
1.3 Mottak og grovsortering av post
Formål
Rask og effektiv postbehandling.
1. beskrivelse av
rutine
Posten leveres av Posten Norge i resepsjonen
Post-/arkivtjenesten sorterer og fordeler posten
Post som leveres personlig til saksbehandler eller til servicekontoret leveres til
post-/arkivtjenesten for registrering/journalføring på ordinær måte.
ANSVAR/
Post-/arkivtjenesten
MYNDIGHET
hjemmel
Administrativ bestemmelse i Sande kommune.
1.4 Registrering og håndtering av inngående
(ekstern) post
1.4.1 Åpning, stempling, registrering og fordeling av inngående (ekstern) post
Formål
Korrekt og enhetlig håndtering av inngående post.
beskrivelse av
rutine
Innkommet post åpnes. Personlig post blir lagt direkte i hyllen til vedkommende.
Han/hun er selv ansvarlig for å få sendt til post/arkivtjenesten om det skulle være
arkivverdig.
All post journalføres av post-/arkivtjenesten , også i noen fagsystemer.
Post som ikke skal registreres i ESA sorteres ut, bla.:
møteinnkallinger
offentlige invitasjoner og referater (bruk skjønn)
kursinvitasjoner
hotell- og billettbestillinger
ordrebekreftelser
fakturaer/fakturagrunnlag
regnskapsbilag
terminoppgaver arbeidsgiveravgift/forskuddsskatt
lønns- og trekkoppgaver
timelister/reiseregninger
sykemeldinger
orienteringssaker fra andre instanser (bruk skjønn)
Øvrig post påføres journalstempel og registreres i ESA. Følgende opplysninger
påføres dokumentet med blå lysekte penn:
Saksnummer
Dokumentnummer
Dato
Seksjon/avdeling og ansvarlig saksbehandler
Arkivkode
Unntatt offentlighet med henvisning til lovhjemmel
Etatsjefene har ansvar for at arkivleder har oppdaterte oversikter over ansvarlige
saksbehandlere for de sakstyper etaten behandler. Dersom ansvar for
saksoppfølging ikke er klarlagt påføres saksbe-handler slik:
virksomhetsleder når fordeling ikke er klarlagt rådmann/kommunalsjef når
fordeling mellom virksomheter ikke er klarlagt
rådmann/kommunalsjef når rutine for koordinering og saksoppfølging ikke er
utarbeidet
Virksomhetsleder sørger for avklaring og påfører korrekt saksbehandlerkode i
ESA og på dokumentet.
Post adressert til ordfører og som kun krever ordinær administrativ
behandling/saksoppfølging fordeles til saksbehandler iflg. pkt. 5. Saksbehandler
har ansvar for å orientere ordfører om at sak er mottatt. (Minimum kort melding på
skjerm om hvem og hva saken gjelder.)
Ferdig registrert blir midlertidig arkivert i bokser til de skal.
Ikke registrert post fordeles direkte til saksbehandler/den som har ansvar for
oppfølging.
Saksbehandler har ansvar for offentlighetsvurdering av sine dokumenter.
ANSVAR/
Post-/arkivtjenesten, virksomhetsledere og saksbehandlere
MYNDIGHET
hjemmel
Administrativ bestemmelse i Sande kommune
1.4.2 Registrering og håndtering av rundskriv
beskrivelse av
rutine
1. Rundskriv blir kun registrert inn i systemet hvis det har betydning for
kommunen. Ellers blir dette lagt direkte i posthyllen til den avdelingen det måtte
gjelde.
ANSVAR/
Post-/arkivtjenesten og virksomhetsledere
MYNDIGHET
hjemmel
Administrativ bestemmelse i Sande kommune.
1.4.3 Registrering og håndtering ekstern e-post.
beskrivelse av
rutine
ANSVAR/
1. Inngående e-post skal behandles som inngående (ekstern) post .
2. kommer e-posten direkte til saksbehandler har dem selv ansvar med å få eposten
registrert i ESA (arkiv plug-in)
Post-/arkivtjenesten /saksbehandler
MYNDIGHET
hjemmel
Administrativ bestemmelse i Sande kommune
1.5 Registrering og håndtering av intern post
(interne dokumenter)
Formål
Korrekt og enhetlig håndtering av interne dokumenter.
beskrivelse av
rutine
Dokumentet/journalposten journalføres kun en gang.
Eksempel på interne dokument er
notat
møtereferat
notat som sendes mellom virksomheter
(Brev benyttes ikke for intern korrespondanse)
.
ANSVAR/
Saksbehandlere
MYNDIGHET
hjemmel
Administrativ bestemmelse i Sande kommune
Elektronisk godkjenning av politisk saksfremlegg
Fra 01. januar 2015 slutter vi å bruke de grønne omslagene tilknyttet godkjenning av politiske
saker til behandling i ulike utvalg. Saksfremleggene skal sendes på elektronisk godkjenning i
ESA dvs først til tjenesteleder og deretter til rådmann.
1. Saksbehandler produserer saksfremlegget i ESA på en eksisterende sak eller oppretter
ny sak. Når saksfremlegget er ferdig fra saksbehandler skal saksfremlegges sendes til
nærmeste tjenesteleder for godkjenning. NB! Alle vedlegg må være tilknyttet
saksfremlegget før du sender til elektronisk godkjenning. Dette gjøres via valget
”Saksfremlegget ferdig sendes til leder for godkjenning”.
2.
3. I feltet for hvilken person det skal sendes til, må du søke opp din tjenesteleder slik at
feltet blir fylt ut.
NB! De andre valgene skal ikke brukes når du sender et dokument til leder for
elektronisk godkjenning.
Hvis du vet initialene til vedkommende, kan du skrive det rett inn. Ellers søk på
etternavn% i feltet for ”Etternavn”. Husk å bruke % eller * når du søker. Må trykke på
knappen ”Søk” for å søke ut i fra de kriteriene man har fylt ut.
Trykk ”OK” når du har funnet rett person.
4. Oppgaven om godkjenning sendes til tjenesteleder
5. Tjenesteleder får en oppgave i ESA under valget ”Til godkjenning”
6. Tjenesteleder trykker på ”word-ikonet” for å åpne saksfremlegget.
Valget ”Vis dokumentet” tar du kun opp saksfremlegget i ”lesemodus” og kan ikke
gjøre endringer. Dokumentet lukkes ved å bruke X i høyre hjørne for å lukke word.
NB! Dette valget må kun brukes for å åpne dokumentet til å lese igjennom.
”Endre dokument” – er valget du må bruke når du skal endre saksfremlegget og sende
det videre til rådmann.
7. Tjenesteleder gjør eventuelle endringer i saksfremlegget og sender saksfremlegget til
endelig godkjenning til rådmann.
Alle saksfremlegg skal sendes elektronisk til rådmann som siste godkjenningsledd.
Når rådmann skal godkjenne saksfremlegget som siste ledd skal han bruke valget som vist
under.
Oppgaven går videre til dokumentsenteret som begynner med forarbeidet for
publisering av sakene.