1. No category

Lansering av ESA 8
Espen Sjøvoll,
Kari Anne Røste,
Tone Fjeller,
Barbro Åsheim
6-10. juni 2011
Agenda
10.00 - 10.45 ESA og veien videre
v/Espen Sjøvoll, produktsjef, EDB ErgoGroup
10.45 - 11.30 Kundecase: Erfaringer med innføring av ESA8
v/Karianne Røste, Arkivleder, Vestre Toten kommune
11:30 - 12.30 Lunsj
12.30 - 13.45 Vi viser deg nyhetene i ESA8 - Demo
v/Barbro Å. Røshol og Tone Fjeller, EDB ErgoGroup
13.45 - 14.00 Oppsummering og spørsmål
v/Espen Sjøvoll
Lansering
BRUKERSENTRISK &
PROSESSORIENTERT
Inge IT-arkitekt (29)
• Hva har jeg av ting jeg skal
gjøre denne uken?
• Hvor er dokumentet jeg
jobbet med går??
• Hva gjør jeg nå?
En ny opplevelse for bruker
• ESA 8 har en med helt ny oppgaveorientert
brukerflate
• ESA 8 gjør det enkelt å se hva som skal gjøres
• ESA 8 gjør plan og byggesaksarbeidet mer effektivt
med funksjoner for tilsyn, tiltaksoppfølging og
oversikter over lokale og sentrale godkjenninger av
foretak.
• ESA 8 har ny løsning med veivisere og
dokumentproduksjon på server– Gjør det enkelt å
lage dokumenter for brukere med lav IKT
kompetanse
• Følger vi lovpålagte krav?
• Har vi tilstrekkelig kvalitet i
saksbehandlingen?
• Hvordan er
arbeidsbelastningen for
mine ansatte?
En ny opplevelse for ledere
• ESA 8 gir ledelsen gode oversikter på den løpende
saksbehandlingen i organisasjonen
• ESA 8 muliggjør økt kvalitet i saksbehandlingen
gjennom forbedret prosessflyt med fullt
konfigurerbar arbeidsflyt, frister og milepæler
• ESA 8 sikrer bedre oppfølging av frister for å sikre
at disse holdes, eksempelvis for å unngå tapte
gebyrinntekter i byggesaksbehandlingen.
• ESA 8 gir noe muligheter for lokal tilpassing av
oppsett/brukeflate i den enkelte organisasjon
35% av
kommunebudsjettet
brukes i 2011 på pleie og
omsorg
En elektronisk hverdag for politiker
• Utfordring
De manuelle prosessene
forbundet med møter i
styrer råd og utvalg er
tidkrevende. Utgiftene til
papir og porto er store og
det medgår mye tid til
forberedelse og utsending
av saksdokumenter og
vedlegg til kommunestyre,
formannskap og faste
utvalg.
• Løsning
eMøter gir politikerne rask
tilgang til dokumentasjon.
Den enkelte kunde har
valgfriheten mellom å bruke
ulike formater.
eMøte gir politikerne god
oversikt over alle
møtedokumenter, og gir
muligheter til å lage egne
kommentarer i de
elektroniske dokumentene
• Resultat
I Klæbu kommune har prosjektet
«Papirløse møter» gitt rask
avkastning på investeringen,
med lønnsomhet etter 6
måneder.
Erfaringene så langt er at en
mellomstor kommune sparer ca
400 000 kr. i året i kopiering,
porto og arbeidstid i forbindelse
med utsending av
saksdokumenter og vedlegg til
kommunestyre, formannskap og
faste utvalg.
ESA 8 er tilrettelagt for Papirløse møter til politikere med en
digital notatblokk som samler og strukturer
• Skal vi bruke Noark4 eller
Noark5?
• Hvordan får jeg frigjort tid
til å gjøre de viktige tingene?
• Har vi en enhetlig IT
arkitektur?
Inge IT-arkitekt (29)
En løsning for fremtiden
• ESA 8 er godkjent i henhold til Noark 5
• ESA 8 støtter de nye geointegrasjonsstandardene
• ESA 8 effektiviserer dokumentadministrasjonen
med ny løsning for dokumentproduksjon integrert
med Microsoft Office 2010/2007 og Open Office
• ESA 8 effektiviserer produksjon av
avleveringsformat (PDFa) med automatisert PDF
produksjon
• ESA 8 er designet for muligheter til bruk på mobile
løsninger
Veien
videre
Our mission
We bring information to life,
creating value for our customers
to the benefit of society.
Forretningsdivisjon:
Informasjonsstyring (ECM)
Divisjon
Informasjonsstyring
Torgeir Strypet
Leveranser Offentlig
Salg
Leveranser Privat
Hanne Mette
Janson
Geir Olav Aas
Produktutvikling
Espen Sjøvoll
Knut Magnus
Aasli
Kundeservice
Bjørg Sørensen
Applikasjonsforvaltning
Portal og
samhandling
Gry-Helen
Haraldsen
Odd-Henrik
Hansen
Kort om ECM Customer Service
• 12 konsulenter med teknisk- og fagkompetanse på ESA og
ePhorte.
– 5 teknikere
– 7 faglige
• Geografisk
– Leder, pluss 7 personer i Bergen
– 5 personer i Oslo
• Fokusområder 2011
– Økt kundetilfredshet
– Internt bygge sammen to miljøer
– Nytt Service Desk system innføres i 2011 for ePhorte og ESA
Produktstrategi 2011 – Offentlig sektor
•
•
ESA og ePhorte videreføres som produkter til det beste for våre kunder
Langsiktig løsning for lokal installasjon hos kunder forventes å bli en
sammensmeltet videreutviklet ePhorte med komponenter fra ESA
– ESA og ePhorte harmoniseres og blir i fremtiden ett produkt for lokal
installasjon.
– Eksisterende kunder oppgraderer seg inn i fremtidig løsning.
•
•
•
ePhorte tilbys som hovedregel i nye forespørsler i 2011. Når ESA8 er
driftssatt i flere kundemiljøer og dokumentert stabil vil anbudsstrategi
revurderes.
EDB ErgoGroup undersøker mulighetene for å etablerer en ny
produktsatsning i offetlig sektor levert som nett-tjeneste (ikke lokal
installasjon)
– I første omgang tilby tjenester for langstidslagring med oppslag av
regnskapsarkiver og NOARK-arkiver
Vi utvider produkttilbudet og tilbyr Intellisearch frittstående med
rådgivning på Søk
17
ESA8 prinsipparkitektur i dag
Kartløsninger
Fagsystem
Web-Interaktor
(Sharepoint Portal)
ESA Office
Papirløse
møter
WebServices
(Noark WS, ESA
Offentlig,
ESA GeoIntegrasjon, ESA
komplett)
ESA8 Web
ESA Integrasjoner
Applikasjonslag
(BEST/EDU, Matrikkel/GIS,
e-post, skjema, braArkiv,
faktura, IntelliSearch)
Forretningslogikk/arbeidsflyt og moduler
arkivkjerne - NOARK 5 Arkiv
UTKAST
Forventet ESA prinsipparkitektur
Kartløsninger
Fagsystem
Web-Interaktor
(Sharepoint Portal)
ESA Office
WebServices
(Noark WS, ESA
Offentlig,
ESA GeoIntegrasjon, ESA
komplett)
Papirløse
møter
ESA8 Web
ESA Integrasjoner
Applikasjonslag
(BEST/EDU,
Matrikkel/GIS,
Applikasjonslag
e-post, skjema, braArkiv,
faktura, IntelliSearch)
Integration services
Forretningslogikk/arbeidsflyt og moduler
ePhorte5 arkivkjerne
NOARK 5 Arkiv og forretningslogikk
arkivkjerne - NOARK 5 Arkiv
UTKAST
Forventet ESA prinsipparkitektur
Ny
Servicetorg
Microsoft
dynamics
CRM
Ny
sharepoint
klient
Web-Interaktor
(Sharepoint Portal)
Ny Outlook
klient
Microsoft Sharepoint 2010
Papirløse
møter
ESA8 Web
Applikasjonslag
Integration services
ePhorte5 arkivkjerne
NOARK 5 Arkiv og forretningslogikk
Et trygt valg for fremtiden
• ESA 8 er har en åpen arkitektur
• Brukerflaten er basert på verdensledende
teknologi (Google WebToolkit)
• ESA 8 er i henhold til NOARK5 og støtter den nye
geointegrasjonsstandarden
• Det fusjonerte EDB ErgoGroup satser på
saksbehandling i offentlig sektor
• ESA og ePhorte videreutvikles sammen for å bli en
bred plattform for informasjonsstyring
– Integrasjonsgrensesnitt videreføres i
overgangsperioden
Erfaring
Vestre Toten
Kari-Anne Røste
arkivleder og systemansvarlig
14.06.2011
Vestre Toten kommune
90 saksbehandlere
Alle på web med unntak av 4 stk
Helelektronisk gnr/bnr-arkiv og
sakarkiv
14.06.2011
Vestre Toten kommune
Prosessen startet i mai 2010
Prosjektgruppe med IT-leder,
arkivleder og IT-konsulent
September oppgradert kursbase til
versjon 7.0c
14.06.2011
Vestre Toten kommune
«Årets tøffeste kommune»
14.06.2011
Vestre Toten kommune
Forberedelser:
- 10 superbrukere
- plansak/dialog og delingssak
- alle fikk office 2010 i mars
14.06.2011
Vestre Toten kommune
April 2011 akseptansetest - Oslo
Samtidig oppgradering av kursbase til
versjon 8.0 hos oss
Heldagskurs for superbrukere
14.06.2011
Vestre Toten kommune
Teste – melde – svar – teste…..
- og dette holder vi fortsatt på med!!
14.06.2011
Vestre Toten kommune
26 april – 4 mai kurs for alle
saksbehandlere (3 timer)
12 mai oppgradering produksjon
13 mai var vi i gang
14.06.2011
Vestre Toten kommune
Erfaringer:
* oversiktlig, logisk, lett å bruke, ligner
andre systemer = positive
saksbehandlere
* trøbler litt med møtesekretær
* ikke helt fornøyd med det it-tekniske
14.06.2011
Vestre Toten kommune
Konklusjon:
Mye jobb, bra system, angrer ikke
ANBEFALES!!
14.06.2011
Vestre Toten kommune
Fremtiden:
Over på strekkodeskanning
Papirløse politikere
Alle arkiver helelektroniske
14.06.2011
Vestre Toten kommune
LUNSJ
DEMO
ESA 8: En ny opplevelse for bruker
•
ESA 8 har en med helt ny brukerflate
–
–
–
–
•
ESA 8 er oppgaveorientert med intuitiv saksbehandling
–
–
–
–
•
•
•
•
Web 2.0 gjør web-brukergrensesnittet like effektivt som windows
Flere saker og journalposter samtidig
Dra og slipp
Redigering direkte i visningsbildene
Saksprosess
Integrert med politisk prosess
Integrert med journalpost-prosess
Veiviser for mange prosesser
ESA 8 har sterkt forbedret prosessflyt med fullt konfigurerbar arbeidsflyt
og milepæler
ESA 8 gjør plan og byggesaksarbeidet mer effektivt med funksjoner for
tilsyn og tiltaksoppfølging
ESA 8 gir noe muligheter for lokal tilpassing av oppsett/brukeflate i den
enkelte organisasjon
ESA 8 har egen oversikt for leder
ESA8: Oppgaveorientert
– ikke dokument og arkivfokusert
•
Normale saks og
lederoppgaver kan gjøres
utelukkende fra “mine
oppgaver”
ESA8: Oppgaveorientert
– ikke dokument og arkivfokusert
•
•
•
Normale saks og
lederoppgaver kan gjøres
utelukkende fra “mine
oppgaver”
Oppgave og
dokumentveiledere
Tilpassede arbeidsflater for
spesialfunksjoner
– Plan/bygg & Deling
– Politiske møter
ESA8: Oppgaveorientert
–Enkelt å styre “butikken”
•
Enkelt for leder å få
oversikt over pågående
aktivitet i enhet
ESA8: Oppgaveorientert
–Enkelt å styre “butikken”
•
•
•
Enkelt for leder å få
oversikt over pågående
aktivitet i enhet
Enkelt å filtrere ut
oversikter for enkelt
saksbehandlere
Står fritt til å definere
egne saksganger med
egne frister og
oppfølingsmuligheter
ESA8: Effektive møter
–Politiske møter på en arbeidsflate
•
•
•
•
•
Alle oppgaver for
møtesekretærer samlet
i en arbeidsflate
Bygger opp saksliste,
protokoller ,m.m.
Saksansvarlig varsles
automatisk om vedtak
Kontroll over
publisering mot portal
Enkel elektronisk
distribusjon av
møtedokumenter
ESA8: Papirløse møter
–kostnadseffektiv kommune
•
•
Klæbu kommune:
ROI - 9 måneder
–
–
–
–
•
Ingen trykkekost
Gratis distribusjon
Før: 2 dager per møte
Nå: 10 min. per møte
Politikere får alle
saksdokumenter
elektronisk
– kan kommentere og
markere
– Alle politiske møter
i en mappe
ESA8: Voteringsløsning
–Effektiv møtegjennomføring
•
•
•
Effektiv
møteadministrasjon for
kommunestyre
Rådmann har kontroll
over alle møtedeltakere
– tilstedeværelse
– Saksliste, talere,
taletid
– Avstemming &
stemt/ikke stemt
Avstemming som “livefeed” ved streaming av
møter på internett
Tekniske
moduler
Tekniske moduler i ESA 8
ESA 8: Tekniske moduler
•
•
•
•
Referansegruppe i forbindelse med ESA 8
Utgangspunkt i byggesaksprosess og nye muligheter med Web
2.0.
Konstruktive møter med mange god innspill
Referansegruppen:
– Brukerutvalget
– Hedemark Fylkeskommune
– Jevnaker kommune
– Melhus kommune
– Oppegård kommune
– Ski kommune
– Trondheim kommune
– Vestby kommune
ESA 8: Tekniske moduler
•
•
•
•
ESA 8 Tekniske saksarter:
– Byggesak
– Plansak
– Delingssak
ESA 8 er tilpasset GeoIntegrasjon, Byggsøk, digitalt planregister,
og Geomatikk braArkiv
ESA 8 vil leveres med nye eksempelmaler for saksgang tilpasset
nytt lovverk (Plan- og bygningsloven, Matrikkelloven)
Plansak – utvidelser:
– Tilpasset digitalt planregister
– Oversikt over byggesaker med dispensasjoner knyttet til
denne planen
ESA 8: Tekniske moduler
Byggesak – utvidelser:
• På dispensasjoner er det mulig å:
– Tilknytte en journalpost til en dispensasjon
– Registrere planident på en dispensasjon
– Registrere UTM- posisjon
• Det mulig å tilknytte en journalpost til et tilsyn i byggesaken
• Det er mulig å registrere mer informasjon om ansvarlige i
byggesaken
• I adresseregistret finnes oversikt over tidligere byggesaker
foretaket har vært ansvarlig i og informasjon om evt. tilsyn
• Integrasjon med matrikkel:
– Oppslag for å se om gårds- og bruksnr. og bygningsnummer
finnes
– Liste over bygningsnummer for et gitt gårds- og bruksnr.
ESA 8 - Saksgang
•
ESA 8 har sterkt forbedret prosessflyt med fullt konfigurerbar
arbeidsflyt og milepæler
•
Saksgang og milepæler–utvidelser:
– Legge til en eller flere nye milepæler
– Legge til en tilleggsliste av milepæler
– Endre rekkefølgen på milepæler
– Det er mulig å definere en milepæl som intern, ekstern
(venter på svar utenfra) eller politisk (venter på at politisk
behandling er ferdig)
– Bruker kan sette en ”Starte før frist” på en milepæl. Denne
benyttes i forbindelse med fristhåndtering og eskalering.
ESA 8 - Saksgang
•
Forbedret fristoppfølging med varsel til saksbehandler og evt.
leder ved oversittet frist.
•
Egen server sjekker om frister er oversittet
– Startfrist
– Ferdigfrist
– Frist på milepæl kan angis relativt til en tidligere milepæl
Gir e-post til saksbehandler
– Hvis satt opp
Gir e-post til leder
– Hvis satt opp
•
•
Avslutning
Lansering
• ESA 8 er tilgjengelig fra 15. juni 2011
• For mer informasjon ta kontakt med:
– Tone Fjeller, produktspesialist
([email protected], mob: 930 05 726)
• Jørn Andersen, Kundeansvarlig
([email protected], mob: 982 42 837)
EDB 2010
Velkommen til Brukerkonferanse
25 års jubileumskonferanse
• 16 -18 november 2011
• Storefjell Resort Hotell