Forsyningssikkerhet for medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst
Forsyningssikkerhet for medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst - ROS- og beredskapsanalyse - Metode for beregning av beredskapslager 1 2 3 4 5 6 7 Sammendrag med anbefalinger................................................................................. 3 Innledning .................................................................................................................... 6 2.1 Mål ......................................................................................................................... 6 2.2 Omfang ................................................................................................................. 7 2.3 Grunnlagsdokumentasjon .................................................................................. 8 2.4 Begrep og uttrykk ................................................................................................ 9 Dagens situasjon .......................................................................................................12 3.1 Prinsipper og lovkrav til beredskap ................................................................12 3.2 Aktørbildet i forsyningsberedskap ..................................................................13 3.3 Forsyning av medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst ............................................19 3.4 Forsyningsberedskap i dagens planverk.........................................................22 Gjennomføring og metodikk ..................................................................................24 4.1 Prosjektorganisering .........................................................................................24 4.2 Metodikk ............................................................................................................24 4.3 Gjennomføring ..................................................................................................28 Resultater ...................................................................................................................30 5.1 ROS-analyse .......................................................................................................30 5.2 Beredskapsanalysen...........................................................................................38 5.3 Hendelser forsyningsberedskapen bør understøtte......................................42 5.4 Sammenfallende tiltak identifisert i 2006 .......................................................43 Forslag til metode for vurdering og beregning av beredskapslager ..................44 6.1 Beredskapslager ved ekstraordinær økning i behov .....................................44 6.2 Beredskapslager for mulig forsyningssvikt ....................................................44 6.3 Beredskapslager ved ekstraordinære forsyningsavbrudd og behovssituasjoner ..........................................................................................................48 Konklusjon ................................................................................................................51 VEDLEGG 1. Vedlegg 1 Bidragsytere til prosjektet 2. Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering 3. Vedlegg 3 Utfordringer knyttet til ulike dimensjonerende hendelser 4. Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser Side 2 av 52 1 Sammendrag med anbefalinger I denne rapporten gis en oversikt over nåsituasjonen mht forsyningssikkerhet og beredskap for medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst. Videre presenteres et oppdatert risikobilde for, og en oversikt over særskilte sårbarheter knyttet til, dagens forsyningskjede og beredskapsorganisering/ - planverk. Det gis anbefalinger om risikoreduserende tiltak som vil øke forsyningssikkerheten av medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst både ved normaldrift og ved større hendelser. Det gis anbefalinger til videreutvikling av beredskapsorganisering- og planverk knyttet til forsyningsberedskap. Videre presenteres forslag til metoder for å avgjøre hvilke produkter som bør beredskapssikres, samt hvordan et beredskapslager skal beregnes. Nedenfor gis en oversikt over hovedfunnene i den gjennomførte analysen. I rapportens resultatdel og i vedlagte analyseskjemaer gis det en mer utfyllende vurdering av mulige årsaker og tilhørende anbefalte tiltak. Tabell 1.1 Hovedfunn og -tiltak Farer det er knyttet høy risiko til mht forsyningskjedens yteevne Forsyningssvikt knyttet til feil dimensjonering av prognoser / Ikke god nok styring av sikkerhetslager Sentrale tiltak - Prognosekvaliteten kan bedres ved å opprette en kanal for kommunikasjon av behovsendringer (fra HF og bakover i kjeden – til HSØ nivå) - Hyppigere avstemming med HF ved differanse mellom forbruk og behovsprognose - Øke kompetansen innen lagerstyring. - Bedre kommunikasjon om endringer i bruksmønstre Forsyningssvikt grunnet ulike årsaker hos leverandør/ produsent Sentrale tiltak - Gjennomgang av dagens avtaler, inkludert definering av erstatningsforhold ved svikt i leveranse. Vurdere om leverandører skal ha tydeligere ansvar for å tilby erstatningsprodukter ved leveransesvikt der dette mangler i avtalene - Sikre at det er gode rutiner etablert mht å definere kriterier for og dimensjonering av sikkerhetslager for ulike produkter: Avklare behov for sikkerhetslager/bufferlager i tilfelle leveringssvikt fra leverandør– både hvilke produkter, dimensjonering og plassering - Tydeliggjøre prosess og hvem som er ansvarlig for rasjonering internt på HF og ansvarlig for rasjonering mellom HF. - Tydeliggjøre ansvar og prosess fremskaffing av erstatningsprodukter. Benytte produktråd i diskusjon ang. erstatningsvarer. - Sørge for god kommunikasjon mht oppståtte avvik/ forberede en mulig mangelsituasjon. Etablere rutiner for varsling av feil som oppdages, og læring av oppståtte hendelser. Feilbestillinger Sentrale tiltak - Vurdere om det er tilstrekkelig personell med nøkkelkompetanse - Økt bruk av aktiv forsyningsløsninger ved HFene - Trenger et enhetlig artikkelregister og kontroll på masterdata. Side 3 av 52 - Vurdere om innkjøpssystemet eller prosesser for bestilling bør endres/styrkes - Aktiv bestilling, bestillerlister, fullmaktsstyring, opplæring - Konsolidering av systemer Feilleveranser fra Forsyningssenteret Sentrale tiltak - Opplæring og mer standardisering av prosesser. - Gjennomgang av rutiner rundt tilbakekalling, rutinefeil og løsning for hasteleveranser. - Vurdere om det er tilstrekkelig personell med nøkkelkompetanse - Oppfølging og prognosestyring Brann/ eksplosjon ved Forsyningssenteret Sentrale tiltak - Gjennomføre regelmessig risikovurdering rundt stoffkartoteket. - Avklare hvem som koordinerer bestillingene til leverandørene. - Trenger prioriteringsregler slik at sykehus uten lager får leveranser først. - Bring må etablere plan for å fremskaffe kapasitet ved et alternativt lager, og få opp leveransene igjen. Det må tas særskilt hensyn til behovet for etablering av sterilromløsning i en avvikssituasjon. - Oppbygging av lager tar tid, men det må legges plan for alternativ sourcing fra midlertidige og fast lagerløsning Særskilte sårbarheter Anbefalte tiltak Mange varer samlet på ett sted (HSØ FS) -Vurdere å opprette alternativt lager, spesielt for sentrale produkter der risikoen knyttet til mangel er høy. -Oppdatere beredskapsplanverk mht hvordan bortfall av/svikt i/ nedetid ved HSØ FS skal håndteres, herunder rutine for hvem som skal overta lagerhold av varer som krever håndtering på sterillager ved bortfall av sterillager ved Forsyningssenteret HSØ FSs beredskapsrolle er ikke tydelig definert Oppdatere beredskapsplanverk på grunnlag av anbefalinger i denne rapporten. Monopolsituasjon på vareleveranse; nasjonale avtaler med kun en leverandør på produkter som er unike for spesialisthelsetjenesten HINAS gjennomfører anskaffelser med parallelle rammeavtaler eller geografisk tildeling. Uklart grensesnitt mellom regional helseberedskapsplan, HFs planverk og beredskap for forsyning av medisinsk utstyr Oppdatere beredskapsplanverk på grunnlag av anbefalinger i denne rapporten. Særskilt sårbarhet knyttet til de sykehus som ikke har sentrallager ved en hendelse som innebærer bortfall av HSØ FS Forsyningssenteret eller lengre nedetid i bestillingssystem Sikre at planverket beskriver håndtering av slike situasjoner, vurdere lokalt beredskapslager av sentrale produkter Side 4 av 52 Det vises til rapporten og vedlegg for detaljer angående risikoer, sårbarheter og anbefalte tiltak. Ved arbeid med handlingsplaner mht risikoreduksjon og videreutvikling av beredskapsplanverk som følge av denne rapport bør hele rapporten og dennes vedlegg ses på samlet før tiltak prioriteres og besluttes. Rapporten er utarbeidet av PA Consulting Group AS (PA) og Safetec Nordic AS (Safetec) i samarbeid med Helse Sør-Øst RHF. Side 5 av 52 2 Innledning Lov om Helsemessig og sosial beredskap av 23. juni 2000 (Helseberedskapsloven) og dertil hørende Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid, stiller krav til de regionale og lokale helseforetakene (HF) om å utarbeide beredskapsplaner for virksomheten. Videre stilles det krav til at virksomheten skal sørge for å ha tilfredsstillende sikkerhet for forsyning av viktig materiell og utstyr. Helse Sør-Øst RHF gjennomførte i 2006 en beredskapsanalyse som blant annet omfattet forsyningsberedskap av helsemateriell. Denne beredskapsanalysen ble gjennomført ved oppstarten av felles forsyningssenter (HSØ FS) i Helse Sør-Øst. Det ble i analyserapporten fremmet en del tiltak som skulle øke forsyningssikkerheten av helsemateriell i regionen. HSØ FS har nå vært i drift i underkant av sju år og det er behov for å gjennomføre en ny analyse av forsyningsberedskapen for medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst. Gjennom HSØ FS er forsyningen av medisinsk utstyr i ferd med å sentraliseres og det legges i kommende strategiperiode for helseregionen opp til en ytterligere økning i volum levert via HSØ FS. På grunnlag av ovennevnte utlyste Helse Sør-Øst høsten 2013 konkurranse om bistand til å gjennomføre ROS- og beredskapsanalyse innen forsyningsberedskap – helsemateriell. Konkurransen ble gjennomført som avrop på gjeldende rammeavtaler med leverandører innen innkjøp/ logistikk. PA ble tildelt oppdraget og har samarbeidet med Safetec i både planlegging, gjennomføring og rapportering. Safetec har vært underleverandør til PA, og har hatt ansvaret for faglig gjennomføring av ROS- og beredskapsanalysen, samt utarbeiding av forslag til metode for klassifisering av produkter mht kritikalitet. Hovedmål for oppdraget presenteres i rapportens kapittel 2. Kapittel 3 gir en bakgrunn for rapporten ved en beskrivelse av nå-situasjonen mht gjeldende lovverk, aktører og status for planverk i Helse Sør-Øst når det gjelder forsyningsberedskap for medisinsk utstyr. Kapittel 4 presenterer metodikk og gjennomføring av de ulike prosjektaktivitetene. Resultater fra ROS- og beredskapsanalysen presenteres i kapittel 0 med detaljer tilgjengelig i vedleggene 2, 3 og 4, til anvendelse ved gjennomføring av tiltak. Forslag til metode for klassifisering av produkter iht kritikalitet, samt metode for beregning av beredskapslager er gitt i kapittel 6. En kortfattet konklusjon gis i kapittel 7. En samlet oversikt over involvering av ulike aktører og deltakere i løpet av prosjektet er gitt i vedlegg 1 til rapporten. Vedleggene 2, 3 og 4 detaljerer resultatene av ROS- og beredskapsanalysen. 2.1 Mål Overordnet mål med oppdraget har vært å utarbeide et grunnlag for bedre forsyningssikkerhet for medisinsk utstyr i helseregionen, gjennom: • å etablere et oppdatert risikobilde for forsyningen i Helse Sør-Øst, med tanke på: Side 6 av 52 • • • • • o robusthet i varekjeden for å unngå forsyningssvikt ved normaldrift o utfordringer ulike typer hendelser venter å representere å definere tiltak som skal øke robustheten i forsyningskjeden i normaldrift å definere tiltak som skal gjøre forsyningskjeden mer forberedt på uønskede hendelser å bidra til risikoerkjennelse hos involverte aktører å gi en økt forståelse for risiko og sårbarheter i forsyningskjeden og for gjensidig avhengighet mellom aktørene i forsyningsberedskap økt samfunnssikkerhet og beredskap Denne rapporten beskriver anbefalinger som følger av gjennomførte analyser, og skal kunne benyttes som grunnlag for videre utvikling av forsyningssikkerheten for medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst. Videre gis det i rapporten forslag til metode for henholdsvis klassifisering av ulike produkter mht kritikalitet og for beregning av beredskapslager. 2.2 Omfang Denne rapporten omfatter forsyningssikkerheten av medisinsk utstyr i Helse SørØst. Med forsyningssikkerhet menes i denne sammenheng de risikoreduserende tiltak og den beredskap som skal legge til rette for at det ikke oppstår en mangelsituasjon i forsyningskjeden fra direkte leverandør til HSØ FS og/eller HF frem til mottak på HF. Rapporten omtaler på generelt grunnlag forhold som ligger i forsyningskjeden frem til og med leverandør på generelt grunnlag, men har ikke grunnlag til å påberope dybde eller fullstendighet på denne delen. Tilsvarende er internforsyningen fra mottak til sluttbruker i HFene omtalt på generelt grunnlag og detaljerer i all hovedsak ikke ulikheter mellom HFene. Iht utlyst konkurranse ble opprinnelig begrepet «helsemateriell» benyttet. Gjennom prosessen har begrepet blitt endret til «medisinsk utstyr». Årsaken til dette er at helsemateriell (ref. beredskapsanalyse utført i 2006) ikke er et begrep som er definert i gjeldende lovverk, i helsetjenesten generelt, eller i Helse Sør-Øst. Helsedirektoratet anbefaler å ta utgangspunkt i Forskrift for medisinsk utstyr mht. begrepsbruk og avgrensninger. Med medisinsk utstyr menes (jfr. Forskrift om medisinsk utstyr): «ethvert instrument, apparat, hjelpemiddel, materiale eller enhver annen gjenstand som brukes alene eller i kombinasjon, herunder nødvendig programvare, og som av produsenten er ment å skulle brukes på mennesker i den hensikt å: a) diagnostisere, forebygge, overvåke, behandle eller lindre sykdom, b) diagnostisere, overvåke, behandle, lindre eller kompensere for skade eller uførhet, c) undersøke, erstatte eller endre anatomien eller en fysiologisk prosess, d) forebygge svangerskap.» Som medisinsk utstyr regnes også et produkt som er tilbehør til, eller på annen måte inngår i bruken av medisinsk utstyr. Begrepet medisinsk utstyr er i denne rapporten primært ment tolket som medisinsk forbruksmateriell, dvs materiell som forbrukes i forbindelse med Side 7 av 52 pasientbehandling, inkludert materiell som forbrukes ved anvendelse av medisinsk teknisk utstyr. Det har medført at vi for denne rapportens formål har spisset begrepsbruken for medisinsk utstyr til å omfatte de punkter som følger av Tabell 2.1 Omfang og avgrensning av rapporten: Tabell 2.1 Omfang og avgrensning av rapporten Fokus for denne rapporten Hovedfokus for arbeidet Delvis inkludert* Ikke fokus for denne analysen Materiell og utstyr som benyttes ved sykehusene Medisinsk forbruksmateriell / helsemateriell Materiell som inngår i en etablert og kontinuerlig forsyningskjede og forbrukes i forbindelse med pasientbehandling, inkludert materiell som forbrukes ved anvendelse av medisinsk teknisk utstyr Gasser, ernæring og væsker Flytende væsker og gasser som anvendes i forbindelse med pasientbehandling Medisiner og medikamenter Medisiner og medikamenter som forbrukes i forbindelse med pasientbehandlingen Medisinsk teknisk utstyr Ethvert medisinsk utstyr som for å fungere er avhengig av en energikilde (strøm, lys, gass- eller væsketrykk) samt nødvendig tilbehør til slikt utstyr. Infrastruktur og drift Innsatsfaktorer som energi, drivstoff, bygninger, samt IT hardware og software Andre varer som ikke direkte inngår i behandlingen Mat og kantinedrift, innsatsfaktorer for vaskeri, blomster, etc. *De delene av dette sortimentet som leveres og administreres i regi av Sykehusapotekene er ikke vurdert i denne analysen da de håndteres gjennom Sykehusapotekenes egen beredskapsplan. Der det i løpet av analysen har fremkommet vesentlige risikoer/sårbarheter knyttet til annet enn medisinsk forbruksmateriell/helsemateriell er dette nevnt i rapporten. Det understrekes at denne rapporten ikke omfatter forsyningssikkerhet for alt materiell i Helse Sør-Øst, og at dette bør dekkes av en helhetlig vurdering av beredskap knyttet til kritisk infrastruktur (herunder tilgang på drivstoff, vann, strøm etc.). Kapittel 3.2 Aktørbildet i forsyningsberedskap omtaler hvilke aktører som har beredskapsansvaret for de mest kritiske eksterne innsatsfaktorene. Rapporten omhandler imidlertid hvordan hendelser knyttet til mangel på kritisk infrastruktur vil virke inn på forsyningskjeden for medisinsk utstyr, da beredskapen må dimensjoneres med hensyn til risikoen knyttet til slike hendelser. 2.3 Grunnlagsdokumentasjon Formalgrunnlaget for oppdraget finnes blant annet i: • LOV-2000-06-23-56 Lov om helsemessig og sosial beredskap (Helseberedskapsloven) • LOV-1995-01-12-6 Lov om medisinsk utstyr • LOV- 2001-06-15-93 Lov om helseforetak med mer (helseforetaksloven) • LOV-1999-07-02-61 Spesialisthelsetjenesteloven Side 8 av 52 • • • • • • • • • • 2.4 LOV -1994-08-05-55 Lov om vern mot smittsomme sykdommer (smittevernloven) FOR-2001-07-23-881 Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap Overordnet nasjonal helse- og sosialberedskapsplan, HOD, v.1.0 fastsatt 31.1.2007. (Denne planen er under revidering) Nasjonal beredskapsplan for pandemisk influensa, HOD, v.3.0 fastsatt 16.2.2006. (Denne planen er under revidering) St. meld 16 (2012–2013) Beredskap mot pandemisk influensa Nasjonal legemiddelberedskap, strategi og plan, Helsedirektoratet, 05/2012 Gjeldende beredskapsplaner i Helse Sør Øst Kartlegging og evaluering av logistikkfunksjonen ved HFene i Helse SørØst Helse Sør-Øst RHF, (Prosjekt Logistikk Helse Sør-Øst RHF, mai 2010) Legemiddelberedskap, veileder utarbeidet av Sykehusapotekene HF etter oppdrag fra Helse Sør-Øst RHF, v 1.0, 16.4.2012 Beredskapsanalyse innen helse, Helse Øst RHF (Safetec), Forsyningsberedskap helsemateriell – Delrapport Rev 01, oktober 2006 Begrep og uttrykk Tabell 2.2 Sentrale uttrykk og begrep benyttet i rapporten, eller viktige for å forstå rammer for beredskapsarbeid Tabell 2.2 Sentrale uttrykk og begrep Begrep Beredskap Beredskapslager Beredskapsplan Beredskapsprinsippene CBRNe-senteret Forklaring Med beredskap forstås tiltak for å forebygge, begrense eller håndtere kriser og andre uønskede hendelser (NOU 2000:24 ”Et sårbart samfunn”). Brukes i denne analysen som definisjon for lager som er rettet mot å gjøre virksomheten mer robust dersom en større sviktsituasjon eller alvorlig uønsket hendelse inntreffer En beredskapsplan er en beskrivelse av ansvar, myndighet, ledelses- og kommunikasjonslinjer, samt en samling av forberedte tiltak som kan settes i verk i en ekstraordinær situasjon. I Norge legges beredskapsprinsippene ansvar, nærhet, likhet og samvirke til grunn for beredskapsforberedelser og krisehåndtering (St. meld nr 29 (2011-2012)): • Ansvarsprinsippet: Den som har det daglige ansvaret har også ansvaret for nødvendige beredskapsforberedelser. • Likhetsprinsippet: Den organisasjon man opererer med under kriser, skal i utgangspunktet være mest mulig lik den organisasjon man har til daglig. • Nærhetsprinsippet: Kriser skal organisatorisk håndteres på lavest mulig nivå. • Samvirkeprinsippet: Virksomheten har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering. Nasjonal behandlingstjeneste for CBRNe-medisin. CBRNe-medisin Side 9 av 52 DSB FOR Forsyningsberedskap Forsyningssenteret (HSØ FS) Forsyningssikkerhet omfatter særlig farlige kjemiske stoffer (Chemical), biologiske agens (Biological), radioaktiv stråling (Radiation), kjernefysisk stråling (Nuclear) og deres helseskadelige effekter. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Forskrift Planlagte og forberedte tiltak for å sikre at det er tilstrekkelig forsyningssikkerhet Helse Sør-Øst Forsyningssenter Virksomheten skal sørge for å ha tilfredsstillende sikkerhet for forsyning av viktig materiell, utstyr og legemidler (jfr. § 8 i forskrift til helseberedskapsloven) HDir Helsedirektoratet. HINAS Helseforetakenes innkjøpsservice HF Helseforetak. Organisatorisk enhet bestående av et eller flere sykehus, psykiatriske enheter og rusbehandlingstilbud. HOD Helse- og omsorgsdepartementet Kontinuitetsplanlegging Et strategisk og operasjonelt rammeverk som med vekt på proaktiv handling etablerer og implementerer økt robusthet i for eksempel en virksomhet, en verdikjede, en prosess etc. slik at oppgavene i større grad kan opprettholdes selv om den blir utsatt for ekstraordinære påkjenninger (ytre og indre). Krise og katastrofe Krise er en situasjon eller hendelse som går utover det en virksomhet normalt er i stand til å håndtere og som krever flere ressurser enn det som normalt er tilgjengelig i daglig drift, men som man har (beredskaps/krise-) planer og ressurser for hvordan takle. En katastrofe er en forverring av en krisesituasjon og vil medføre at det må foretas andre prioriteringer enn hva som normalt anses som forsvarlig.. Kritisk infrastruktur De anlegg og systemer som er helt nødvendige for å opprettholde samfunnets kritiske funksjoner som igjen dekker samfunnets grunnleggende behov og befolkningens trygghetsfølelse. Eksempler er: elektrisk kraft, elektronisk kommunikasjon, vann og avløp transport, olje og gass, satellittbasert infrastruktur. Kritisk De funksjoner som dekker samfunnets og befolkningens grunnleggende samfunnsfunksjon behov. Eksempler er: bank og finans, matforsyning, helse-, sosial- og trygdetjenester, politi, nød- og redningstjeneste, kriseledelse, Storting og Regjering, domstolene, forsvar, miljøovervåkning, renovasjon. Medisinsk utstyr Med medisinsk utstyr menes (jfr. lov om medisinsk utstyr) ethvert instrument, apparat, hjelpemiddel, materiale eller enhver annen gjenstand som brukes alene eller i kombinasjon, herunder nødvendig programvare, og som av produsenten er ment å skulle brukes på mennesker i den hensikt å: a) diagnostisere, forebygge, overvåke, behandle eller lindre sykdom, b) diagnostisere, overvåke, behandle, lindre eller kompensere for skade eller uførhet, c) undersøke, erstatte eller endre anatomien eller en fysiologisk prosess, d) forebygge svangerskap. Som medisinsk utstyr regnes også et produkt som er tilbehør til, eller på annen måte inngår i bruken av medisinsk utstyr. For avgrensning i dette prosjektet, se kap.2.2 Omfang Side 10 av 52 NRB Risiko Robusthet ROS-analyse Sanering Saneringsenheter Samfunnssikkerhet Sikkerhetslager Scenario Sårbarhet Nasjonalt risikobilde, utarbeides hvert år av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB). NRB beskriver alvorlige og komplekse risikoforhold for det norske samfunnet og går på tvers av ansvarsområder og forvaltningsnivåer i samfunnet. For 2013 beskrives scenarioer innenfor 17 ulike risikoområder fordelt på følgende tre hovedkategorier; naturhendelser, store ulykker og tilsiktede handlinger. Nasjonalt risikobilde 2013 er benyttet som underlag for utarbeidelse av scenarioer for Helse Sør-Øst. Risiko er et uttrykk for den fare uønskede hendelser representerer for mennesker, miljø eller materielle verdier. Risikoen uttrykkes ved sannsynligheten for og konsekvensene av de uønskede hendelsene. (Norsk Standard, NS 5814). Robusthet er det motsatte av sårbarhet. Robusthet er evnen til å fortsette å fungere som tiltenkt når et system/samfunn utsettes for ekstraordinære påkjenninger. Risiko- og sårbarhetsanalyse. Metode for systematisk gjennomgang av potensielle trusler med tanke på å avdekke virksomhetens risikoer og sårbarhet. Rensing av personer/pasienter som er utsatt for CBRNe-hendelser (farlige kjemiske stoffer, biologiske agens, radioaktiv stråling, kjernefysisk stråling), før medisinsk behandling eventuelt gis. Rensestasjon beregnet for pasienter utsatt for CBRNe-skade. Samfunnets evne til å opprettholde viktige samfunnsfunksjoner og ivareta borgernes liv, helse og grunnleggende behov under ulike påkjenninger”(St.meld.nr. nr 17 (2001-2002)). Lager som er etablert i virksomhetene for å fungere som en ”buffer” ved normal variasjon i forbruk og leveranser av utstyr og materiell. Beskrivelser av tenkte uønskede hendelser/ tilstander. Benyttes som grunnlag for å utarbeide overordnede ROS-analyser, beredskapsplanverk og beredskapsøvelser. Sårbarhet er et uttrykk for de problemer et system får med å fungere når det utsettes for en uønsket hendelse, samt de problemer systemet får med å gjenoppta sin virksomhet etter at hendelsen har inntruffet. Side 11 av 52 3 Dagens situasjon Dagens situasjon er beskrevet ut ifra tilgjengelig informasjon under prosjektets arbeid, dvs tidlig 2014. 3.1 Prinsipper og lovkrav til beredskap 3.1.1 Beredskapsprinsippene Som ramme for gjennomgang av status for forsyningssikkerhet og -beredskap, legges beredskapsprinsippene som beskrevet i Tabell 2.2 Sentrale uttrykk og begrep til grunn: • Ansvar • Likhet • Nærhet • Samvirke Beredskapsprinsippene er helt sentrale i all beredskapsplanlegging og – forberedelser for norske offentlige aktører og virksomheter, herunder de regionale helseforetakene (RHF) og helseforetakene (HF). Prinsippene innebærer at det er virksomhetene selv som må ta ansvar for egne beredskapsforberedelser og gjennomføring av tiltak for sin del av tjenesteytelsen. 3.1.2 Lover, forskrifter og standarder Gjennom lov og forskrift stilles det krav til hvilken beredskap som skal etableres ved bl.a. RHF og HF. For å gi en oversikt over sentrale rammer gis i dette kapitlet en nærmere omtale av noen lover og forskrifter: Lov om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven) Loven pålegger regionale helseforetak å utarbeide beredskapsplan for de helse- og sosialtjenestene de skal sørge for tilbud av eller er ansvarlige for. Sykehus har en selvstendig planplikt. Plikten til å utarbeide beredskapsplan er også slått fast i spesialisthelsetjenesteloven. I lovene fastslås samtidig plikten til å samordne egen beredskapsplan med andre samarbeidende aktører. Helseberedskapslovens §§ 2-1 og 2-2 angir virksomhetens plikt til lagring av nødvendig materiell og utstyr, jfr. forskriftenes § 8. I lovens § 2-1 lovfestes ansvarsprinsippet som prinsipp for beredskapsansvar og beredskapsarbeidet i helsetjenesten. Dette innebærer at de tjenester RHF og HF er pålagt gjennom lov å levere har de også ansvaret for å tilby i en beredskapssituasjon. Hvordan dette ansvaret ivaretas, skal fremgå av beredskapsplanverket. Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid Forskriften pålegger virksomheter med planplikt etter helseberedskapsloven å ha prosedyrer for å sikre nødvendig tjenesteytelse ved: Side 12 av 52 • • • Interne og eksterne hendelser som vesentlig reduserer virksomhetens yteevne Eksterne hendelser som innebærer en ekstraordinær belastning på virksomheten og som kan kreve en generell omstilling av ordinær drift for å kunne øke kapasiteten. Beredskapsplanen skal baseres på risiko- og sårbarhetsanalyser. Virksomheten skal ha prosedyrer for operativ ledelse, informasjonsberedskap og samordning av planer. Virksomheten skal sørge for at personell som er tiltenkt oppgaver i beredskapsplanen er øvet og har nødvendig sikkerhetsutstyr og kompetanse. Det fremgår av merknader til forskrift om krav til beredskaplanlegging og beredskapsarbeid mv. § 8 at “Virksomheten må vurdere hva slags materiell og utstyr som vil være viktig ved en beredskapssituasjon. Virksomhetens ROS-analyse og kravet om å sørge for forsvarlige helsetjenester må ligge til grunn for vurderingen. Virksomheten må opparbeide en viss robusthet og bufferkapasitet når det gjelder forsyninger av helt nødvendige utstyr, materiell og legemidler, slik at de er i stand til å håndtere de krisesituasjoner som ROS-analysen viser kan inntreffe (…) Det er viktig at virksomhetene legger inn beredskapsmessige betingelser i de avtaler de inngår om levering av slike og lignende tjenester” (vår understrekning). Infusjons- og skyllevæ sker, ernæ ring Krav til beredskapslager av væsker er gitt i rundskriv fra Statens Helsetilsyn (19.1.1998). Her fremgår det at kravet om 6 måneders stedlig lager av væsker kan reduseres fra 6 måneder til 2 måneder i de tre nordligste fylkene og 1 måned i øvrige fylker dersom det inngås forpliktende avtaler mellom HF og leverandør av ferdigvarer eller innsatsfaktorer i Norge. Beredskapskravet gjelder elektrolytter og karbohydrater i ATC-kode B05 – plasmasubstitutter, infusjonsoppløsninger o.l. Det er ikke stilt krav til beredskapslagring av ernæring og dette er heller ikke regulert i leverandøravtalene. Ernæring distribueres i en rekke kanaler og i store volum til primærhelsetjenesten. Dette innebærer at tilgangen på varene generelt anses som god. Det anbefales derfor at helseforetakene vurderer denne typen produkter sammen med et eventuelt behov for beredskapsplaner for tilgang på øvrige næringsmidler. Rapporten drøfter ikke denne problemstillingen nærmere. 3.2 Aktørbildet i forsyningsberedskap Ansvar og roller som legger føringer for og påvirker forsyningsberedskapen i Helse Sør-Øst spenner over flere nivåer, organisasjoner og aktører. Figur 3.1 Overordnet aktørbilde i beredskapen gir en skjematisk oversikt over aktører som har en rolle eller et ansvar i den generelle beredskapen, mens Figur 3.2 Detaljering av aktører relevante for forsyning av medisinsk utstyr detaljerer aktørene som har en spesiell tilknytning til forsyning av medisinsk utstyr. Videre gis det en beskrivelse av sentrale aktører og deres roller. Side 13 av 52 Figur 3.1 Overordnet aktørbilde i beredskapen Figur 3.2 Detaljering av aktører relevante for forsyning av medisinsk utstyr 3.2.1 Helse- og omsorgsdepartementet Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) har det overordnede ansvaret for hele helsesektoren, herunder: • ansvar for å gi utfyllende forskrifter for å sikre helseberedskapen • ansvar for samordning av helseberedskapstiltak med andre land • overordnet nasjonalt ansvar HOD kan styre nasjonale ressurser i kritiske mangelsituasjoner. HOD kan også detaljstyre hvem som har ansvar for å gi ulike typer informasjon i nasjonale beredskapssituasjoner. Side 14 av 52 3.2.2 Helsedirektoratet Helsedirektoratet har en særskilt rolle ved kriser. Ansvar og oppgaver fremgår av Overordnet nasjonal helse- og sosialberedskapsplan. Helsedirektoratet (HDir) skal i all beredskapsvirksomhet overfor den samlede helse- og sosialtjeneste og – forvaltning bidra til å sikre at samhandlingsbehovet blir ivaretatt, både i beredskapsplanlegging og i en krisesituasjon. HOD har ansvaret for gjennomføring av statlige beredskapstiltak knyttet til legemidler og medisinsk utstyr. Forvalter Smittevernloven med fullmakt til å beslutte at bl.a. RHF/HF skal utføre nærmere bestemte tjenester eller tiltak, samarbeide eller følge nærmere bestemte retningslinjer. 3.2.3 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) har fått i oppdrag fra Justis- og beredskapsdepartementet å etablere et nasjonalt risikobilde som kan være et felles planleggingsgrunnlag på tvers av sektorene. Forsyningsberedskap for medisinsk utstyr må hensynta dette risikobildet. 3.2.4 Nasjonalt folkehelseinstitutt Nasjonalt folkehelseinstitutt (FHI) har ansvar for: • Etablering av Nasjonal beredskapsplan for influensaepidemier og andre smittsomme sykdommer • Overvåking av den nasjonal epidemiologiske situasjonen • Gi råd og veiledning til kommuner og HF ved håndtering av utbrudd av smittsomme sykdommer • Varslingsberedskap ved pandemier 3.2.5 Statens helsetilsyn Fører tilsyn med at helsetjenesten oppfyller kravene som er fastsatt i lover og forskrifter, bl.a. kravene i helseberedskapsloven. 3.2.6 Regionale helseforetak I tråd med ansvarsprinsippet og øvrige bestemmelser i helselovgivningen, legger Helse Sør-Øst RHF til grunn at de som regionalt helseforetak har det overordnede ansvar for spesialisthelsetjenestens beredskapsforberedelser og beredskapsarbeid. Tjenestene ytes gjennom helseforetakene (HF) og av private aktører med avtale. RHFene er ansvarlige for operativ krisehåndtering innenfor sitt område. Avdeling for innkjøp og logistikk i Helse Sør-Øst RHF er ansvarlig for styring av felles regional forsyningslogistikk. Helseforetakene har selv ansvar for forsyningslogistikken internt. 3.2.7 Helseforetakene i Helse Sør-Øst Foretaksgruppen Helse Sør-Øst består av 10 helseforetak organisert innenfor 7 sykehusområder. Helseforetakene er selvstendige pliktsubjekt. Foretaksstyrene og ledelsen har dermed selvstendig ansvar for å følge opp alle lovkrav, etablere god virksomhetsstyring og foreta lukking av avvik. Side 15 av 52 Det enkelte HF har det daglige og operative ansvaret for at befolkningen har tilgang på nødvendige tjenester fra spesialisthelsetjenesten. HF som omfatter mer enn en institusjon har i tillegg: • Overordnet ansvar for at den enkelte institusjon har gjort de nødvendige beredskapsforberedelser, herunder etablert planverk både for eksterne og interne kriser/katastrofer, og gitt tilstrekkelig øving og opplæring til sitt personell • Overordnet ansvar for at institusjoner i samme HF har samordnet sine planverk • Ansvar for etablering av en overgripende beredskapsplan som beskriver rollefordeling, varslingslinjer etc. innenfor det aktuelle helseforetaket Det forutsettes at beredskapsarbeidet samordnes og koordineres innenfor hvert sykehusområde. Samordning med de private sykehusene med driftsavtale skal inngå i beredskapsplanene for de respektive sykehusområdene. De private sykehusene er ikke omfattet av denne rapportens arbeid, men med unntak av forhold knyttet til HSØ FS, har de samme utfordringsbilde som HF. 3.2.8 Sykehuspartner Sykehuspartner utfører ikke-medisinske fellestjenester for foretakene innen Helse Sør-Øst. Samarbeidsform og grensesnitt i IKT krisesituasjoner mellom sykehuspartner og foretakene er beskrevet i regional IKT beredskapsplan Det er også utarbeidet en veileder for IKT-beredskap og kontinuitet i Helse Sør-Øst. Planen og veilederen er tilgjengelig på www.helsesorost.no/beredskap. Sykehuspartner vil også kunne bistå HF i krise/beredskap ved at HFet anmoder Sykehuspartner om å iverksette beredskap. Innen området innkjøp og logistikk betjener Sykehuspartner følgende områder: • • • • 3.2.9 Innkjøp anskaffelser -gjennomfører regionale konkurranser for anskaffelse av varer, tjenester og IKT. Innkjøp drift -utvikling av Innkjøpsportalen, drifting av varekatalogen Norkat, innhenting og distribusjon av leverandørstatistikk. Avtaleforvaltning -oppfølging og forvaltning av regionale avtaler i Helse Sør-Øst. Logistikk -forvaltningsansvaret for kontrakten om forsyningstjenester i Helse Sør-Øst samt ansvar for kontinuerlig forbedring av HSØ FS. Helse Sør-Øst Forsyningssenter Helse Sør-Øst valgte i 2008 å regionalisere forsyningen av forbruksmateriell til Helse Sør-Øst forsyningssenter (HSØ FS). Helse Sør-Øst har i dag avtale med Posten Norge Bring om leveranse av forsyningstjenester. Avtalen mellom Helse Sør-Øst og Posten Norge Bring ble etablert i 2009 og løper frem til mars 2016 med ett års oppsigelsestid. Sykehuspartner er ansvarlig for forvaltning av kontrakten samt ansvar for kontinuerlig forbedring av Helse Sør-Øst Forsyningssenter. Tjenestene fra Bring inneholder: • innkjøp av varer til lager • lagerdrift, inkludert sterillager og kjølelager Side 16 av 52 • • • håndtering og ekspedering av ordre fra helseforetakene transport av varer ut til helseforetakene regnskapsføring knyttet til drift og tjenesteproduksjon Målsettingen med forsyningssenteret er å sikre effektiv drift i stordriftskala, god økonomi og leveranser som møter HFenes forventninger og behov. God dialog mellom medisinsk faglig kompetanse og innkjøp og logistikk-kompetanse skal bidra til at HF og Helse Sør-Øst som helhet er godt forberedt beredskapsmessig. HSØ FS har beredskapstelefon 24 timer, 365 dager i året, og har garanterte leveringstider og en aktiv oppfølging av leveringskvalitet. HSØ FS holder sikkerhetslager for å opprettholde leveransekvalitet ved normale avvik i leveranser inn til HSØ FS fra leverandører/produsenter. Det er ikke etablert beredskapslager ved HSØ FS 1. Forslag til justering av HSØ FS sin rolle og ansvar i forhold til forsyningssikkerhet beskrives i eget kapittel, 5.2.5 Forsyningssenterets beredskapsrolle. Helse Sør-Øst RHF eier alle kontraktsforhold med leverandørmarkedet og har stilt kapital til rådighet for tjenesten. Dette innebærer at foretaksgruppen eier lagerbeholdningen. 3.2.10 HINAS (Helseforetakenes innkjøpsservice AS) HINAS er ansvarlig for inngåelse og koordinering av nasjonale innkjøpsavtaler for alle HF. HINAS eies av de fire regionale helseforetakene og er organisert som et aksjeselskap. HINAS påvirker forsyningssikkerheten gjennom hvilke avtalevilkår de legger til grunn i nasjonale avtaler, og også gjennom hvordan de vektlegger leveransesikkerhet i vurderingen av leverandører/samlet leverandørbase. 3.2.11 Sykehusapotekene HF Sykehusapotekene har ansvaret for beredskap av legemidler og antidoter i Helse Sør-Øst. Sykehusapotekene har også ansvar for beredskap av infusjons- og skyllevæsker, 3.2.12 Regionalt beredskapsutvalg Regionalt beredskapsutvalg (RBU) består av en representant fra hvert av sykehusområdene samt Sunnaas sykehus HF, Sykehusapotekene HF, Sykehuspartner og Helse Sør-Øst RHF. Utvalget har følgende mandat: • Være et forum for erfaringsutveksling, samhandling og kompetanseutvikling • Være et rådgivende utvalg for Helse Sør-Øst RHF innenfor beredskapsområdet • Gi innspill før rullering av overordnet planverk (hovedberedskapsplan og delplaner) • Bidra til øving av regionalt planverk 1 I forbindelse med varsling om en pandemi i 2009 ble det etablert et midlertidig beredskapslager ved HSØ FS for produkter anbefalt fra helsedirektoratet. Dette beredskapslageret ble i 2013 av fagdirektørmøtet i Helse Sør-Øst besluttet avviklet. Side 17 av 52 • • • • • Bidra til samordning av planverk (mot HF/sykehus, fylkesmann, politi og brann) Arrangere regional beredskapskonferanse minimum 1 gang pr. år (med fokus på erfaringsutveksling, samordning og kompetanseutvikling) Ha oversikt og dialog med relevante nettverk og samarbeidsutvalg Utpeke arbeidsgrupper til spesielle tema eller prosjekter Utarbeide årlig melding og handlingsplan til Helse Sør-Øst RHF innen 1. februar. 3.2.13 Leverandører Leverandører kan ha ansvar for å sikre kontinuitet i forsyning av materiell, og kan ha ansvar for å holde eget beredskapslager hvis dette er spesifisert i innkjøpsavtalene. Begge disse punktene er kun unntaksvis del av innkjøpsavtalene direkte mot HF, og det er generelt ikke rom for sanksjoner mot leverandører som har dårlig leveransekvalitet. I logistikkbetingelsene for leverandører til HSØ FS kan det sanksjoneres mot leverandører som ikke har tilfredsstillende leveransekvalitet. 3.2.14 Produktrådene Helse Sør-Øst RHF har etablert ulike regionale produktråd, som skal gi faglige råd i forbindelse med planlegging og gjennomføring av innkjøpsprosesser. Rådene har gjennom sine samlede faglige anbefalinger en svært viktig funksjon. De regionale produktrådene skal bidra til å sikre standardisering av varer på tvers av foretaksgruppen og ivareta krav til bruksegenskaper og kvalitet. Rådene består i hovedsak av spesialsykepleiere og ledere på ulike fagområder, oppnevnt av HFene. Det er ikke etablert regionale produktråd innen alle varekategorier. - De regionale produktrådene har heller ikke per i dag en definert rolle eller ansvar for beredskap, men har en ekspertise som kan være relevant i forhold til å håndtere avbrudd i leveranser, behov for å finne alternativt produkt mv. 3.2.15 Eksterne forvaltere av infrastruktur Beredskap for ekstern kritisk infrastruktur er ikke en del av denne rapportens analyser. Ettersom bortfall av denne type infrastruktur er kritisk for HF, nevner vi likevel i dette kapittel kort de relevante ansvarsforhold. Det generelle ansvaret for sikkerheten i kritisk infrastruktur og kritiske samfunnsfunksjoner beskrives på følgende måte i St.meld. nr. 22 (2007–2008): • «Ansvar for beskyttelse av kritisk infrastruktur ligger til eier eller operatør av infrastrukturen og følger sektoransvaret (ansvars- og nærhetsprinsippet)» • «Alle offentlige myndigheter skal stille tydelige krav, føre effektive tilsyn og sikre god beredskap. Samtidig må den enkelte bedrift være bevisst sitt ansvar for sikkerheten. Den enkelte av oss har også et ansvar for å være forberedt på avbrudd i forsyningen av viktige tjenester og varer» Vann Vannforsyningen skjer i kommunal regi. Den offentlige myndigheten mht vannforsyning er fastlagt i flere lover og forskrifter. Drikkevannsforskriften (Forskrift om vannforsyning og drikkevann mm. fra 1. januar 1995), gitt av SosialSide 18 av 52 og helsedepartementet i medhold av kommunehelsetjenesteloven, næringsmiddelloven og lov om helsemessig beredskap presiserer myndighetsforholdene og kvalitetskravene innen vannforsyning. Kommunene er pålagt å føre tilsyn med vannverk og vannforsyningsanlegg, mens det er vannverkseier som er ansvarlig for forsyning av drikkevann i tilfredsstillende mengde og av tilfredsstillende kvalitet. Elektrisitet Statnett SF har systemansvar for strømforsyning i Norge, mens strømleverandør har ansvar for leveransen av elektrisitet til sluttbruker. Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE) fører tilsyn med kraftforsyningssektoren. Beredskapsansvaret til kraftselskapene er gitt i beredskapsforskriften. Formålet med denne er å sikre at energiforsyningen opprettholdes, og at normal forsyning gjenopprettes på en effektiv og sikker måte etter ekstraordinære situasjoner. Drivstoff Norske myndigheter har gjennom lov og forskrift om beredskapslagring av petroleum pålagt produsenter og importører av petroleumsprodukter å holde beredskapslager tilsvarende 20 dagers normalforbruk i Norge. 3.3 Forsyning av medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst HFene i Helse Sør-Øst er til dels ulikt organisert mht hvordan de får forsyning av varer til pasientbehandlingen ved sykehusene. Figur 3.3 Illustrativ fremstilling av forsyning av medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst er en forenklet fremstilling av forsyningslinjer og lagerhold av medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst. Den illustrerer hvordan helseforetakene får leveranser via Helse Sør-Øst Forsyningssenter og direkte fra leverandører. På sykehusene vil enkelte sykehus ha alle leveranser via et sentralt varemottak, mens andre sykehus har en blanding av leveranser via sentrale varemottak og leveranser direkte til avdelinger. Figur 3.3 Illustrativ fremstilling av forsyning av medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst Side 19 av 52 3.3.1 Logistikkfunksjonen ved HF i Helse Sør-Øst Oppsummering fra ”Kartlegging og evaluering av logistikkfunksjonen ved HFene i Helse SørØst RHF” (Prosjekt Logistikk Helse Sør-Øst RHF, mai 2010). Prosess og driftsmodell • • Helseforetakene løser relativt like utfordringer i vareforsyningen på svært forskjellige måter. Internforsyningen ved HF arbeider ikke etter noen fast standard. Dette medfører stor variasjon i prosess og driftsmodell mellom ulike lokasjoner innenfor samme HF og mellom HF. Det er ingen åpenbare årsaker til manglende standardisering av håndtering av relativt like utfordringer. Mulighetene til å ta kontroll over verdikjeden er ikke utelukkende avhengig av infrastruktur og system. Klar og tydelig ledelse, med kompetanse og fokus på brukernes behov og kapasitet til å følge opp brukerne, er kanskje det viktigste for å oppnå kontroll over verdikjeden. System og infrastruktur • Internforsyningens støttesystemer og infrastruktur er svært forskjellig. Det benyttes ulike innkjøps- og lagersystemer i Helse Sør-Øst, også internt i det enkelte HF. Det er stor variasjon i funksjonaliteten i de aktuelle systemene. Flere systemer vurderes som utdaterte av HF selv. Varekatalogene ved de ulike HF vedlikeholdes jevnlig, men det foretas sjelden gjennomgang av samtlige artikler. Fritekstbestillinger blir i liten grad fulgt opp systematisk. Med unntak av Akershus universitetssykehus HF, og planen for Sykehuset Østfold HF, opereres det med sentrallager til alle større lokasjoner. Organisering, rapportering og ledelse i HFene • • • 3.3.2 Ingen standard for organisering, rapportering og ledelse i internforsyningen. Helhetlig fokus på distribusjon fra bestilling til leveranse på avdeling er viktig for å oppnå kontroll over verdikjeden. Behov for økt ledelsesinvolvering og – prioritering i internforsyningen. Lavt fokus på rapportering fra internforsyningen. Medfører store vanskeligheter med å få datauttrekk fra de ulike systemene. Strukturert forbedringsarbeid er lite utbredt. Ulikheter i intern logistikk og organisering Intern organisering, roller og ansvarsfordeling ved hvert H F: Det er stor variasjon i hvordan innkjøp, logistikk, lagerstyring, bestilling og vareflyt er organisert internt ved hvert HF og sykehus. Dette gir forskjeller i ansvar, oppgaver og roller som for eksempel variasjon i: • Hvem som har kompetanse og ansvar for å håndtere leveransesvikt, tilbakekall mm. • Hvem som kan endre artikkel i bestillingssystemene dersom man opplever tilbakekall av en artikkel, eller endring i sortiment. • Hvem som styrer lagernivåer og legger bestillinger. • Hvem som beslutter om man skal ha beredskapslager (lagerhold ut over det som er nødvendig for å håndtere normalvariasjonen). Side 20 av 52 • Hvem som etterfyller varer (leverandører, interne logistikkmedarbeidere eller sykepleiere). Fysisk organisering og infrastruktur Ulikheter i fysisk organisering og infrastruktur påvirker utfordringer i mht. forsyningssikkerheten, da det i Helse Sør-Øst er HF både med og uten sentrallager. Konkrete variasjoner omfatter: • Inngående vareforsyning til hvert sykehus/behandlingsenhet varierer: o ved noen sykehus går alle leveranser via et sentrallager som står for videre interndistribusjon, o ved andre sykehus går opp til 80% av leveransene direkte fra ekstern leverandør til avdeling uten å gå via sentralt varemottak o sykehusene kan ha ett eller flere varemottak og flere sentrallager og for eksempel eget sterillager • Interndistribusjon fra varemottak til avdeling: o Distribusjonen gjøres av leverandør o Distribusjon gjøres med bil ute o Distribusjon gjøres med AGV o Distribusjon skjer gjennom interne korridorer og kulverter o Kapasitet i internlogistikken medfører ulik frekvens for uttransport fra sentrallager, varierer mellom flere ganger pr dag til ukentlig. • Lagerfasiliteter og lagerhold o Antall og kapasitet på sentrallager o Lagerfasiliteter og lagerhold ved hver post og avdeling IT og systemløsninger Helseforetakene (og i noen grad hvert enkelt sykehus) har egne systemløsninger som benyttes for bestillinger av varer, lagerstyring og kontroll. Eksempler på variasjon er: • Bruk av løsninger for aktiv forsyning, brikker og kanban-system for bestillinger • Systemløsningenes funksjonalitet når det gjelder lagerstyring, generering av bestillingsforslag, favorittlister mv. 3.3.3 Ulikheter i hvor sykehuset får sine leveranser fra Sykehusene får noen leveranser direkte fra leverandører og andre leveranser via HSØ FS. Volum fra HSØ FS varierer fra om lag 20% av ordrelinjene til rundt 60% av ordrelinjene. Enkeltavdelinger kan ha vesentlig høyere andel av volum (eksempelvis har Akershus universitetssykehus HF tall på over 90 %). Målsetningen for Helse Sør-Øst RHF er å øke bruken av HSØ FS slik at man kan begrense logistikkoppgaver, og behov for lokalt lagerhold ved hvert sykehus. HSØ FS skal håndtere artikler som det er et jevnt forbruk av, mens andre artikler i hovedsakelig kommer direkte fra leverandør. Eksempler på varer som i stor grad leveres direkte fra leverandør er ortopedi som har et veldig stort produktspekter og varians. Side 21 av 52 3.3.4 Ulikheter i lagerhold – beredskapslager i Helse Sør-Øst Hvert HF er ansvarlig for beredskap og beslutningen om hvorvidt man skal ha beredskapslager eller ikke. Et beredskapslager skiller seg fra et sikkerhetslager ved at: • Et sikkerhetslager – skal være tilstrekkelig for å håndtere normale avvik i enten leveranser eller i forbruk av varer • Et beredskapslager – skal være tilstrekkelig for å møte en ekstraordinær økning i behov (se dimensjonerende scenarier), eller et alvorlig avbrudd i leveranser Per i dag er det et beredskapslager for visse typer ekstraordinære behovsøkninger ved Ullevål. Ved andre sykehus er det ikke bruk av beredskapslager. 3.4 Forsyningsberedskap i dagens planverk Krisesituasjoner håndteres iht. nærhetsprinsippet på lavest mulige operative nivå. Informasjonshåndtering ivaretas i faglinjen, der lokale instanser uttaler seg om tiltak og observasjoner innen eget område. Med hensyn til forsyningssikkerhet av medisinsk utstyr bør det skilles mellom henholdsvis tiltak rettet mot å øke robustheten i normaldrift, og tiltak rettet mot ekstraordinære hendelser som vil utfordre forsyningskjedens yteevne (kontinuitet). Dette innebærer å bygge en beredskap (robusthet) inn i de normale forsyningssystemene, og at disse også er dimensjonert og planlagt for å kunne håndtere ekstraordinære situasjoner. Økt forsyningssikkerhet og -beredskap innebærer dermed at tiltak bør vurderes innenfor følgende områder: 1. Sikring av forsyning av medisinsk utstyr når driftssituasjonen er normal 2. Forsyning av medisinsk utstyr i en beredskapssituasjon Basert på ovennevnte generelle funksjonskrav (og standarder) til HFenes beredskapsforberedelser, ble det derfor foretatt en innsamling og gjennomgang av HFenes gjeldende beredskapsplaner for å se på status for det som gjelder forsyningssikkerhet for medisinsk utstyr. I tillegg ble oppsummering fra ”Kartlegging og evaluering av logistikkfunksjonen ved HFene i Helse Sør-Øst RHF”(Prosjekt Logistikk Helse Sør-Øst RHF, mai 2010) gjennomgått. Denne gir en oversikt over hvordan logistikkfunksjonene i HFene oppleves å fungere i en normal driftssituasjon (se kapittel 3.3.1 Logistikkfunksjonen ved HF i Helse Sør-Øst). Infusjons- og skyllevæ sker LIS (Legemiddelinnkjøpssamarbeidet, nasjonalt på tvers av sykehusapotekforetakene) har inngått avtaler med de 3 væskeleverandørene om beredskapslager av væsker som minimum skal omfatte differansen mellom kravet om 6 måneder og omfanget til stedlig lager. Når det gjelder forsyningskjeden for væsker går disse produktene i det vesentligste fra grossist til sykehusenes væskelagre. Beredskapslagrene inspiseres av LIS. Side 22 av 52 3.4.1 Dagens beredskapsplaner for forsyning av medisinsk utstyr Prosjektet har mottatt dokumentasjon fra flere av HFene og Helse Sør-Øst-HSØ FS på det som foreligger av beredskapsplanverk og rutiner for innkjøp-, forsyningsog logistikkfunksjonen. Oversikt over dagens planstatus er gitt i Tabell 3.1 Oppsummering av dagens planstatus. Denne oversikten baserer seg på gjennomgang av mottatt planverk og innspill gitt i prosjektets oppstartsmøte. Tabell 3.1 Oppsummering av dagens planstatus 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 2. 2.1 2.2 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 Forsyningsfunksjonen ved HF som støttefunksjon når katastrofealarm har gått Rutiner og prosedyrer for forsyningsfunksjonens beredskapsoppgaver er beskrevet og omfatter for de aller fleste HF hovedsakelig situasjoner der katastrofealarm har gått (akutt beredskapshendelse). Koblingen mot HFets overordnede beredskapsplan er i begrenset grad beskrevet Grad av detaljeringsnivå og innhold i rutiner og prosedyrer varierer mellom HFene. Selve definisjon av krav, metode og nivå for sikkerhets-/bufferlager er ikke synliggjort. Nødvendigheten av å være oppmerksom på omfanget av vareuttaket og iverksette nye bestillinger ved behov er omtalt hos de fleste HF. For de aller fleste HF er grensesnitt for kommunikasjon og informasjonsutveksling mot operative avdelinger mv beskrevet. Vakthavende og varslingslister, krav til mobilisering av ekstra arbeidskraft er beskrevet for de fleste HF. Når forsyningsfunksjonen selv kommer i en beredskapssituasjon Dersom en uønsket hendelse rammer HFet selv og som samtidig vil kunne påvirke forsyningsfunksjonen, er dette bare delvis synliggjort i eksisterende rutiner og prosedyrebeskrivelser. Hva slags situasjoner/uønskede hendelser som kan sette forsyningsfunksjonen selv i en beredskapssituasjon fremgår for de fleste HF ikke av de rutiner og prosedyrer som foreligger. Forsyningsfunksjonen ved HFene har i begrenset grad tydeliggjort håndtering av situasjoner dersom HSØ FS ikke kan levere/opprettholde sin tjenesteytelse. FSs ordinære oppgaver, ansvar og mandat er tatt inn i rutiner og prosedyrer ved forsyningsfunksjonen ved noen HF. Hva som forventes av HSØ FS i beredskapssituasjoner er foreløpig ikke omtalt. Rutine for forvaltning og uttak av varer fra beredskapslageret ved HSØ FS (lager knyttet til materiell i forbindelse med pandemien 2009/2010) er utgått etter vedtak i Fagdirektørmøtet høsten 2013. Kommunikasjonsrutinene mellom HF, HSØ FS, leverandør er delvis beskrevet ved noen HF Varslingslister for å kontakte internt personell er etablert. Side 23 av 52 4 Gjennomføring og metodikk 4.1 Prosjektorganisering Det har vært et uttalt mål at innholdet og sluttresultatet i ROS- og beredskapsanalysen skal være mest mulig representativ for den nåværende og potensielle situasjonen, samt være anvendbar i beredskapsplanleggingen ved hvert enkelt HF. Prosjektet, som har utarbeidet rapporten, har derfor blitt organisert for å sikre bredest mulig deltakelse i prosessen og kvalitetssikring av innholdet. Dette har blitt oppnådd ved bruk av en heterogen styringsgruppe, en bredt sammensatt referansegruppe samt arbeidsmøter med til sammen nær 40 ulike deltakere med god spredning i geografi, tilhørighet og rolle. Figur 4.1 Prosjektorganisering PA Consulting Group AS og Safetec Nordic AS har bidratt i prosjektgjennomføringen og utarbeidelse av rapporten. 4.2 Metodikk 4.2.1 Fra ROS til beredskap Et helhetlig og systematisk beredskaps- og risikoanalysearbeid kan deles opp i flere faser, ulike delelementer og aktiviteter som bygger på hverandre. Dette sikrer systematikk, og gir en bedre oversikt over prosessen. Figur 4.2 Fra ROS til beredskap illustrerer den faglige rammen der Fasene 1, 2 og 3 er utført i dette prosjektet mens fasene 4 og 5 bør utføres i ettertid på grunnlag av denne rapporten. En GAP-analyse har til hensikt å avdekke eventuelle avvik mellom nå-situasjon og ønsket situasjon. I dette prosjektet er det utført en forenklet GAP-analyse som en del av oppstarten av prosjektet, i form av en nå-situasjonsbeskrivelse. Nåsituasjonsbeskrivelsen gir innspill til strukturering av videre analysearbeid, og indikerer områder det vil være viktig å fokusere på mht å avdekke risikoer og forbedringsområder. Side 24 av 52 Figur 4.2 Fra ROS til beredskap 4.2.2 Mål: • • • • • • • • Metodikk for ROS-analysen Avdekke mulige farekilder Identifisere mulige uønskede hendelser som kan inntreffe Finne årsaker, sannsynlighet og konsekvens for hendelsene Identifisere barrierer/risikoreduserende tiltak som kan påvirke forløpet Få et oppdatert risikobilde for analyseobjektet Få beslutningsgrunnlag og forslag til risikoreduserende tiltak Redusere virksomhetens sårbarhet mot konsekvensene av uønskede hendelser og kriser (bli mer robust) Redusere sannsynligheten for at virksomheten utsettes for uønskede hendelser og kriser Anvendt metodikk og prosess tar utgangspunkt i NS 5814:2008 Krav til risikovurderinger, og NS-ISO 31000:2009 Risikostyring. Prinsipper og retningslinjer. Et sentralt element i de krav som stilles for offentlige virksomheter er at beredskaps-planverk og – forberedelser skal være basert på en risiko – og sårbarhetsanalyse. Gjennom Norsk Standard 5814 Krav til risikovurderinger, er det etablert en standard og metode for hvordan slike risikoanalyser og – vurderinger bør gjennomføres. Figur 4.3 Delstegene i en ROS-analyse basert på NS 5814 beskriver Side 25 av 52 hvilke elementer som skal inngå i en risiko- og sårbarhetsanalyse samt gir en oversikt over viktige ting å være oppmerksom på gjennom arbeidet med analysen: ORGANISERING og PLANLEGGING av arbeidet beskrivelse av ANALYSEOBJEKTET identifisering av UØNSKEDE HENDELSER identifisering og kartlegging av ÅRSAKER og SANNSYNLIGHET vurdering av KONSEKVENS beskrivelse av RISIKO RAPPORTERING Organisering: Ansvar for utførelse, valg av arbeidsgruppe og gruppeleder, tidsplan, økonomisk ramme, krav til analysens konfidensialitet. Planlegging: Beskrivelse av problemstilling, målsettinger, rammebetingelser, akseptkriterier, driftstilstander, osv. Hva? Beskrivelse av samvirke med og avhengighet av omverdenen, tekniske, organisatoriske og menneskelige forhold, eventuelle geografiske, politiske, sosiale og økonomiske forhold. Hva kan skje? Idédugnad, prioritering og filtrering av hendelser. Hvorfor? Hvor ofte? Overlagt eller tilfeldig? Hvem utfører og/eller hvordan skjer hendelsen? Årsaker, årsakskjeder, eventuelle svakheter, eksisterende tiltak, bruk av eksisterende data og erfaringer, gradering av sannsynlighet. Hva blir resultatet? Eventuelle skadebegrensende tiltak, konsekvens og konsekvenskjeder, gradering i forskjellige kategorier. Risiko som funksjon av sannsynlighet og konsekvens, risikomatriser. Oppsummering, risikomatriser, beskrivelse av farlige hendelser, vurdering av tiltak, konklusjon. Figur 4.3 Delstegene i en ROS-analyse basert på NS 5814 Etter avtale med Helse Sør-Øst RHF skulle ROS-analysen gjennomføres i tråd med deres gjeldende veileder om legemiddelberedskap. Gradering av sannsynlighet og konsekvens, samt benyttet risikomatrise er i henhold til denne veilederen. Gradering av sannsynlighet er utført i henhold til følgende veiledende kriterier: Tabell 4.1 Gradering av sannsynlighet Meget liten 1 Liten 2 Har hørt om, aldri på eget arbeidssted. Har skjedd, men ikke regelmessig. Sjeldnere enn 1 hendelse pr 10 år. Anslagsvis 1 hendelse pr 5 år. Moderat 3 Skjer regelmessig, mindre enn halvparten fører til noe uønsket. Anslagsvis sjeldnere enn 1 hendelse pr år. Stor 4 Svært stor 5 Skjer regelmessig og mer enn halvparten fører til noe uønsket. Skjer regelmessig og mer enn halvparten fører til noe uønsket. Oftere enn 1 hendelse pr året. Oftere enn 1 hendelse pr mnd. Gradering av konsekvens er utført i henhold til følgende veiledende kriterier (det er av prosjektgruppen lagt til noe eksemplifiserende tekst sammenlignet med HSØs veileder om legemiddelberedskap): Side 26 av 52 Tabell 4.2 Gradering av konsekvens Ubetydelig 1 Mindre alvorlig 2 Betydelig 3 Hendelsen/ tilstanden gir ikke merkbar påvirkning av tjenesteytelsen. Hendelsen/ tilstanden fører til mindre kvalitetsforringelse på tjenesteytelsen. Hendelsen/ tilstanden fører til betydelig kvalitetsforringelse på tjenesteytelsen. -Plunder og heft” i forbindelse med opprettholdelse av tjenesteytelsen. -Kontrollert og kortvarig påvirkning av tjenesteytelsen. -Reserveløsningen dekker bare delvis opp. Alvorlig 4 Hendelsen/ tilstanden reduserer regionens mulighet til å yte lovpålagte helsetjenester med alvorlige følger. -Stor påvirkning av tjenesteytelsen -Reserveløsninger fungerer. -Bortfall av medisinsk utstyr nødvendig for å yte lovpålagt tjeneste. Svært alvorlig 5 Hendelsen/tilstanden reduserer regionens mulighet til å yte lovpålagt helsetjenester med svært alvorlige følger. -Bortfall over tid av medisinsk utstyr nødvendig for å yte lovpålagt tjeneste. Gir svært store konsekvenser for tjenesteytelsen. -Reserveløsninger fungerer ikke. - Kvalitet og kapasitet kan ikke dekkes inn gjennom bruk av reserveløsninger Det er kun konsekvenskategori som omhandler forsyningskjedens yteevne som er benyttet i denne analysen. Andre konsekvenskategorier er dermed ikke vurdert. Risiko er en funksjon av sannsynlighet og konsekvens og er i denne analysen gradert i følgende fire nivåer: • Kritisk (rød) • Høy (oransje) • Moderat (gul) • Lav (grønn) Benyttet risikomatrise: Figur 4.4 Risikomatrise Side 27 av 52 Veilederen beskriver ikke risikoakseptkriterier, og stiller ikke krav til hvordan risikoer i ulike grader skal håndteres. Dette var heller ikke inkludert i omfanget av dette prosjektet. 4.2.3 Metodikk for beredskapsanalysen Valg av dimensjonerende scenarioer: Når en beredskapsplan skal etableres er det ikke mulig å ta med alle typer hendelser som kan skje. Da blir planen for omfangsrik og vanskelig å forholde seg til. I stedet velges det ut en del dimensjonerende scenarioer for beredskapen, dvs. ulike typer hovedhendelser som man dimensjonerer beredskapen etter. Prinsippet er at hvis du takler noe stort og komplekst, så takler du også mindre hendelser. Utvelgelsen av dimensjonerende scenarioer gjøres med utgangspunkt i risikovurderingen. I beredskapsanalysen blir håndtering av hendelsen delt inn i opptil fem faser: oppdage, varsle, mobilisere, håndtere, informere og normalisere. 1. Oppdage 2. Varsle/ Mobilisere 3. Håndtere 4. Informere 5. Normalisere Figur 4.5 Prosess for beredskapsanalyse Rent praktisk gjennomføres analysen ved at deltakerne gjør en systematisk gjennomgang av flere scenarioer. Arbeidsgruppen bør bestå av alle de som har en konkret rolle i det å håndtere hendelsen. Resultatet av beredskapsanalysen gir innspill til forbedringer av beredskapsplanverk. 4.3 Gjennomføring I dette kapitlet gis en oversikt over hovedaktivitetene i prosjektgjennomføringen og deres innhold. Deltakelse i de enkelte aktiviteter fremgår av rapportens Vedlegg 1 Bidragsytere til prosjektet. 4.3.1 Oppstartsmøte For å forankre prosjektet hos sentrale aktører og legge til rette for videre oppfølging av resultatet, ble arbeidet bl.a. gjennom oppstartsmøtet avklart med både RHF, HF og Sykehuspartner. I oppstartsmøtet ble prosjektets mål, metodikk og fremdrift diskutert. I tillegg ble det utført en innledende analyse av kjente problemstillinger knyttet til forsyningssikkerhet. Deltakerne ble bedt om å legge frem bekymringer knyttet til ulike deler av forsyningskjeden, kritiske produktkategorier og scenarioer samt dele erfaringer fra hendelser og/eller opplevde avvik. Dette ga prosjektgruppen en oversikt over bekymringsområder sentrale aktører har per i dag, og ga et nyttig grunnlag for det videre arbeidet. Side 28 av 52 4.3.2 Nåsituasjonsbeskrivelse (forenklet GAP-analyse) Basert på dokumentgjennomgang og samtaler med ulike aktører ble det gjennomført en nåsituasjonsanalyse med mål om å fremskaffe en oversikt over forsynings- og beredskapssituasjonen for medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst per i dag. Nåsituasjonsanalysen dannet sammen med oppstartsmøtet et godt grunnlag for det videre arbeidet med ROS- og beredskapsanalysen da den bl.a. ga innspill til strukturering av analysearbeidet, og indikerte områder det vil være viktig å fokusere på mht å avdekke risikoer og forbedringsområder. 4.3.3 ROS-analysen Risiko- og sårbarhetsanalysen (grovanalyse) ble gjennomført ved å avholde to arbeidsmøter med bred deltakelse fra aktører som på ulike vis vil bli berørt av/har ansvar for forsyningssikkerheten for medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst. Innhold for arbeidsmøtene var: ROS dag 1: Kontinuitetsperspektiv ved forsyning av medisinsk utstyr (normaldrift) Kartlegging av farer/tilstander som kan medføre redusert yteevne i forsyningskjeden og eventuell forsyningssvikt av medisinsk utstyr. ROS dag 2 Scenariobasert ROS-analyse (beredskapssituasjon) Gjennomgang av ulike realistiske scenarioer mht hvordan de forventes å utfordre yteevnen til forsyningskjeden. Scenarioene ble utarbeidet på grunnlag av Nasjonalt risikobilde 2013 (DSB), innspill fra oppstartsmøtet og ROS dag 1. På grunnlag av ROS-analysen ble det skissert risikoreduserende tiltak som ved gjennomføring vil øke robustheten til forsyningen av medisinsk utstyr i Helse SørØst. 4.3.4 Beredskapsanalysen Beredskapsanalysen tok utgangpunkt i tre verstefallsscenario som ble besluttet på grunnlag av gjennomført ROS-analyse. Beredskapsanalysen ble gjennomført i løpet av et heldags arbeidsmøte, samt et supplerende møte for å få med innspill fra alle relevante aktører Arbeidet var lagt opp som en refleksjonsøvelse med fokus på at alle aktørene skal beskrive sin egen rolle og sine egne behov. Deltakerne på analysemøtene var personer som har en konkret rolle i håndtering av hendelsene. Scenarioene involverte hele forsyningskjeden fra leverandør til sluttbruker, og utfordret samhandling mellom de ulike aktørene. Innledningsvis ble de ulike aktørene ved håndtering av en beredskapssituasjon innen forsyning av medisinsk utstyr identifisert. Oppgaver og forventninger knyttet til aktørene, ulike aktiviteter og fasene i håndteringen av en uønsket hendelse for forsyningsfunksjonen ble kartlagt. Side 29 av 52 5 Resultater 5.1 ROS-analyse 5.1.1 Risikoer knyttet til kontinuitet i forsyning av medisinsk utstyr Det er i prosjektet kartlagt risikoer og sårbarheter knyttet til kontinuitet i tjenesteytelsen, altså farer/tilstander som kan utfordre leveringsevnen til forsyningskjeden ved normaldrift. Dette er farer som utfordrer yteevnen enten ved at de i kraft av seg selv kan medføre en mangelsituasjon, eller ved å resultere i merarbeid (”plunder og heft”), som i seg selv kan være en risiko for yteevnen til forsyningskjeden. For å strukturere diskusjonen i arbeidsmøtet, og for å få en dekkende oversikt over risikobildet for hele forsyningskjeden, ble kartleggingen utført på grunnlag av en inndeling i følgende fareområder (basert på nåsituasjonsbeskrivelsen og innspill fra oppstartsmøtet): Tabell 5.1 Fareområder knyttet til kontinuitet i forsyning av medisinsk utstyr ID 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Fareområde Transport, lager/lagring Svikt i/bortfall av teknisk infrastruktur (fjernvarme, kjøling, strøm, IKT-svikt, gass, vann) Brann/ større lagerskader Bortfall/ manglende nøkkelkompetanse Sabotasje Organisering/ ledelse/ aktører/ roller Innkjøpsstrategi (aktører, kontrakter og deres innhold mht forsyningssikkerhet og beredskap) Hendelser knyttet spesielt til bestilling/ levering via HSØ FS Hendelser knyttet spesielt til direktebestilling/ -leveranser leverandør-HF (sentrallager/ avdeling/ post) Forhold hos leverandør/ produsent (kvalitetssvikt, produksjonsstans etc) For fareområde 5- Sabotasje er det ikke utført risikogradering av kartlagte farer da det for slike hendelser er stor usikkerhet knyttet til sannsynlighetsvurderingen. Det er i analyseskjemaet (vedlegg 2) allikevel satt opp forslag til tiltak knyttet til de ulike farene da dette kan være viktig å gjennomføre enten for å hindre sabotasje, eller for å kunne håndtere en slik hendelse dersom den oppstår. Alle kartlagte farer, med tilhørende risikovurdering (årsak, sannsynlighet, konsekvens) og tiltak, fremgår av vedlegg 2. Kartlagte farer og tilhørende risikogradering fremgår av Figur 5.1 Risikomatrise for kontinuitet i tjenesteytelsen. Hvert tall i matrisen representerer en avdekket fare/tilstand som kan påvirke forsyning av medisinsk utstyr. Første tall indikerer hvilket fareområde risikoen sorterer under (se liste ovenfor), andre tall er fortløpende nummerering innen det aktuelle fareområdet. Side 30 av 52 Sannsynlighet 1 Ubetydelig 2 Lav 5 Svært stor (6.15) (4.4)(6.7)(7.1) (8.1) 4 Stor (1.10)(2.3) (8.13)(10.4) 3 Moderat 2 Liten (2.11)(8.5) (8.6)(8.8) (8.10) (9.2)(9.3) (10.2)(10.5) (10.6) (1.3)(1.5) (1.7)(2.5) (6.8)(6.10) (1.11)(1.13) (3.4)(4.6)(4.7) (4.8)(6.16) (6.20)(8.3) (8.4) (2.2)(2.7)(7.3) (7.4)(8.11) (9.1)(2.3) (10.1)(10.3) Konsekvens 3 Moderat (1.2)(1.9) (4.2) (8.2)(8.7) (1.1)(1.14) (2.12)(4.1) (4.3)(6.17) (8.9) 4 Alvorlig 5 Svært alvorlig (1.6) (4.5)(6.3) (6.4)(6.19) (8.12) (1.4)(2.4)(2.6) (2.1)(2.14) (2.9)(2.10) (6.11)(6.12) (2.13) (6.13) (2.15)(3.2) (6.14)(8.14) 1 Meget (1.12) (1.8)(6.9) (3.3) (10.7) liten Figur 5.1 Risikomatrise for kontinuitet i tjenesteytelsen (7.2) (3.1) (6.18) (2.8) Risikobildet viser at det i analysemøtet ble diskutert mange potensielle farer/uønskede tilstander. En god spredning over ulike risikograder viser at diskusjonen/ datainnsamlingen har vært åpen. Risikobildet viser at det er avdekket farer som representerer høy risiko mht å sikre kontinuitet i forsyning av medisinsk utstyr, og det er særlig seks forhold som representerer en stor trussel for forsyningssikkerheten, (disse fremgår som røde risikoer i Figur 5.1 Risikomatrise for kontinuitet i tjenesteytelsen og Tabell 5.4 Farer med risikograd rød og oransje): • Leveransesvikt fra leverandør grunnet forhold hos grossist/ leverandør/ produsent • Leverandøren leverer produkt med feil • Går tom for vare på lageret • Feilbestillinger • Ordre som legges inn manuelt er vanskelige å tyde • Feilleveranser fra HSØ FS Tabell 5.2 Antall kartlagte farer pr risikograd Farge Rød Oransje Gul Grønn Antall hendelser 6 31 19 30 Side 31 av 52 Tabell 5.3 Farer med risikograd rød og oransje gir en oversikt over hvilke farer som har blitt vurdert til hhv. risikograd rød og oransje. Se vedlegg 2 for detaljer i vurderingen av den enkelte fare (årsaksvurdering, gradering av konsekvens og sannsynlighet, tiltak etc.). Det er viktig å se helhetlig på alle identifiserte farer og tilhørende årsaker, før det besluttes hvilke tiltak som skal gjennomføres. Tabell 5.3 Farer med risikograd rød og oransje Risikograd FareID Fareområde Fare/uønsket tilstand (1.2) Transport, lager/lagring (1.6) (1.9) Transport, lager/lagring Transport, lager/lagring (4.2) (8.2) (1.1) Nøkkelkompetanse Hendelser knyttet spesielt til bestilling/ levering via HF Hendelser knyttet spesielt til bestilling/ levering via HF Transport, lager/lagring Leveransesvikt fra leverandør grunnet forhold hos grossist/ leverandør/ produsent Leverandøren leverer produkt med feil Går tom for vare på lageret (gjelder alle lagre i verdikjeden) Feilbestillinger Ordre som legges inn manuelt er vanskelig å tyde og medfører feil (1.11) (1.13) (1.14) (2.8) (2.12) (3.1) (3.4) (4.1) (4.3) Transport, lager/lagring Transport, lager/lagring Transport, lager/lagring Teknisk infrastruktur Teknisk infrastruktur Brann/ større lagerskade Brann/ større lagerskade Nøkkelkompetanse Nøkkelkompetanse (4.4) (4.5) Nøkkelkompetanse Nøkkelkompetanse (4.6) (4.7) (4.8) Nøkkelkompetanse Nøkkelkompetanse Nøkkelkompetanse (6.3) Organisering/ ledelse/ aktører/ roller Organisering/ ledelse/ aktører/ roller Organisering/ ledelse/ aktører/ roller Organisering/ ledelse/ aktører/ roller Organisering/ ledelse/ aktører/ roller Organisering/ ledelse/ aktører/ roller Organisering/ ledelse/ aktører/ roller Organisering/ ledelse/ aktører/ roller Organisering/ ledelse/ aktører/ roller Innkjøpsstrategi Innkjøpsstrategi (8.7) (6.4) (6.7) (6.15) (6.16) (6.17) (6.18) (6.19) (6.20) (7.1) (7.2) Feilleveranse fra HSØ FS Leveransesvikt fra leverandør grunnet feil i prognoser fra HSØ Fryse-/kjølevarer blir oppbevart i romtemperatur Uforutsett økning i bestillinger/ volum Manglende varsling når feil oppdages Langvarig strømbortfall, intern årsak Ulike bestillings- og logistikksystemer benyttes Brann/eksplosjon ved HSØ FS Frostskader i varemottak Feil i varekatalog Finner ikke erstatningsvare/ tar lang tid å skaffe erstatningsprodukt HF får ikke bestilt vare Nøkkelpersonell mangler/ har ikke ressurser til sentrale oppgaver HF bestiller for sent NORKAT er nede Bortfall av medisinsk faglig kompetanse ved sykehusene som normalt gjør bestillinger HSØ FS kan, i en beredskapssituasjon, ikke levere/skaffe til veie varer som de normalt har på lager Uklar forståelse for ansvarsområder mellom HFene og HSØ FS i en beredskapssituasjon Kommunikasjonsutfordringer mellom leverandør og HF Tungvint bestilling Elektronisk bestilling foretas ikke Høy turnover på personell med ansvar for bestilling Manglende manuelle prosedyrer dersom de elektroniske ikke fungerer Innkjøp og logistikk tillegges ulik vekt/prioritering som en del av den helhetlige tjenesteytelsen v/HFene Kommunikasjonssvikt og dårlig organisering mellom aktørene Mangel på vare hos leverandør Manglende beredskapslager Side 32 av 52 Risikograd FareID (8.1) (8.3) (8.4) (8.9) (8.12) Fareområde Fare/uønsket tilstand Hendelser knyttet spesielt til bestilling/ levering via HF Hendelser knyttet spesielt til bestilling/ levering via HF Hendelser knyttet spesielt til bestilling/ levering via HF Hendelser knyttet spesielt til bestilling/ levering via HF Hendelser knyttet spesielt til bestilling/ levering via HF E-ordre stopper opp Fritekst-ordre misforstås/ er vanskelige å tyde Katalogene er feil pga endringer hos leverandør Svikt i bytteprosesser Ujevne bestillinger medfører tomsituasjoner Tabell 5.4 Særlige trusselforhold og sentrale risikoreduserende tiltak gir en oversikt over de farer som på grunnlag av risikoanalysen vurderes å være mest sentrale å fokusere på mht å øke robustheten ved forsyning av medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst, og dermed øke forsyningssikkerheten ved normaldrift. Tabellen er utarbeidet på grunnlag av en helhetlig gjennomgang av de kartlagte farene, og ikke kun ved å se på identifiserte enkeltfarer. Noen tiltak er i analysearbeidet foreslått for flere av de identifiserte farene (se vedlegg 2). Samlet sett vil det være viktig å gjennomføre disse tiltakene for å redusere risiko, også der risikograd ikke nødvendigvis er vurdert til rød eller oransje. Tabell 5.4 Særlige trusselforhold og sentrale risikoreduserende tiltak Identifiserte farer/uønsket forhold som truer robustheten ved forsyningssikkerheten av medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst Forsyningssvikt knyttet til feil dimensjonering av prognoser / Ikke god nok styring av sikkerhetslager (ID 1.1, 1.9, 1.13, 4.5, 6.19, 7.2, 8.13 Mulige årsak(er) Forslag til tiltak Feil dimensjonering av prognoser og styring - Prognosekvaliteten kan bedres ved å av sikkerhetslager. opprette en kanal for kommunikasjon av behovsendringer (fra HF og bakover i kjeden – til HSØ nivå) - Hyppigere avstemming med HF ved differanse mellom forbruk og behovsprognose - Øke kompetansen innen lagerstyring. - Sikre at det foreligger en oversikt over hvilke varer som er på andre lager på sykehuset og nærliggende sykehus. - Bedre kommunikasjon om endringer i bruksmønstre -Vurdere om det er tilstrekkelig personell med nøkkelkompetanse Side 33 av 52 Forsyningssvikt grunnet ulike årsaker hos leverandør/ produsent (ID 1.2, 1.6, 1.14, 4.3, 7.1, 10.1-10.7) Mulige årsak(er) Forslag til tiltak Mangler forårsaket av interne forhold hos - Inkludere aspekter knyttet til ledetid eller grossist/ leverandør /produsent som: leveringssikkerhet i vurderingen av en potensiell tilbyder - manglende kapasitet - Beskrivelse av logistikk og produksjon hos - manglende kommunikasjon av prognoser leverandør inn som del av bakover i leveransekjeden, anbudsprosessen - for lave lagerbeholdninger, Definere ansvar og krav mht - for lang ledetid for produksjon, leveransekontinuitet i leverandøravtalene. - ikke lager i Norge/Norden, - Innføre straffemekanismer/ sanksjoner - HSØ ikke prioritert for leveranser, ved leveransesvikt - ikke fokus på leveransesikkerhet, - Gjennomgang av dagens avtaler, inkludert - ingen konsekvens av å ikke levere, definering av erstatningsforhold ved svikt i - ikke ansvar for å finne erstatningsvare leveranse. Vurdere om leverandører skal - leverandøren leverer produkt med feil. ha tydeligere ansvar for å tilby erstatningsprodukter ved leveransesvikt der dette mangler i avtalene - Sikre at det er gode rutiner etablert mht å definere kriterier for og dimensjonering av sikkerhetslager for ulike produkter: Avklare behov for sikkerhetslager/bufferlager i tilfelle leveringssvikt fra leverandør– både hvilke produkter, dimensjonering og plassering - Tydeliggjøre prosess og hvem som er ansvarlig for rasjonering internt på HF og ansvarlig for rasjonering mellom HF. - Tydeliggjøre ansvar og prosess fremskaffing av erstatningsprodukter. Benytte produktråd i diskusjon ang. erstatningsvarer. - Sørge for god kommunikasjon mht oppståtte avvik/ forberede en mulig mangelsituasjon. Etablere rutiner for varsling av feil som oppdages, og læring av oppståtte hendelser. Feilbestillinger (ID 2.12, 4.1, 4.2, 4.5, 4.6, 6.6, 6.15-6.19) Mulige årsak(er) Forslag til tiltak - Tungvinte bytteprosesser - Opplæring - Innkjøpssystemet støtter ikke gode bestillingsprosesser - Vurdere om det er tilstrekkelig personell med nøkkelkompetanse - Flere bestillingssystemer - Økt bruk av aktiv forsyningsløsninger ved HFene - Systemet nede - Manuelle feil ved bestilling – punchefeil eller misforstår enheter pr. bestilling - Misforståelser, lite teknisk forståelse - Trenger et enhetlig artikkelregister og kontroll på masterdata. - Vurdere om innkjøpssystemet eller Side 34 av 52 prosesser for bestilling bør endres/styrkes - Backup-løsninger, for eksempel faks (systemet -nede) - Aktiv bestilling, bestillerlister, fullmaktsstyring, opplæring - Konsolidering av systemer Feilleveranser fra HSØ FS (ID 8.2, 8.3, 8.7, 8.9, 8.11, 8.12) Mulige årsak(er) Forslag til tiltak - Utilstrekkelig kompetanse hos nøkkelpersonell (spesielt i ferier) - Opplæring og mer standardisering av prosesser. - Feilplukk ifm. avvikssituasjoner eller manglende varekunnskap på HSØ FS- - Gjennomgang av rutiner rundt tilbakekalling, rutinefeil og løsning for hasteleveranser. - Feilplukk knyttet til enhetsmisforståelser (stk.vs kartong) - Stor risiko for feil, pga mange avvikende prosesser og kundebehov ved HFene, spesielt for leveranse til små avdelinger vs. store sentrallager. - Vurdere om det er tilstrekkelig personell med nøkkelkompetanse - Oppfølging og prognosestyring, se ovenfor. - Kompetansemangel hos HSØ FS – har bedre varekunnskap hos leverandøren – mangel hos Bring. - Dårlig lagt opp til hvordan man skal løse avvik-situasjoner (f.eks. tilbakekalling og hasteleveranser ut av HSØ FS) Brann/eksplosjon ved HSØ FS (ID 3.1-3.4, 5.4, 6.4, 6.11, 6.12, Mulige årsak(er) Forslag til tiltak - Sabotasje. - Sikre at kvalitetssikret stoffkartotek/HMSdatablad finnes i varekatalogen - Manglende rislingsanlegg - Plassering av gassflasker - Mangelfulle rutiner for brannvern - Papp antennes (har mye brennbart materiale ettersom varer kommer i pappemballasje) - Røyking inne på lageret (ulovlig) - Brann i kjøkkenutstyr - Støv i vareheisen antennes - Gjennomføre regelmessig risikovurdering rundt stoffkartoteket. - Kundesenteret i Sverige kan fortsatt motta bestillinger. Leverandørene får beskjed om nytt midlertidig sentralt leveringspunkt dersom dette er etablert. - Innkjøpsavdelingene ved hvert sykehus bør fortsette å bestille varer på samme måte som før brannen. HSØ FS iverksetter ny plan for varedistribusjon inkludert eventuelle alternative lagerlokasjoner. (Det er viktig her å være oppmerksomme på likhetsprinsippet) - Avklare hvem som skal ha ansvar og oppgave mht rasjonering på vegne av HSØ. Side 35 av 52 - Avklare hvem som koordinerer bestillingene til leverandørene. - Trenger prioriteringsregler slik at sykehus uten lager får leveranser først. - Bring må etablere plan for å fremskaffe kapasitet ved et alternativt lager, og få opp leveransene igjen. Det må løses hvordan man kan løse funksjon sterilromløsning i en avvikssituasjon. Oppbygging av lager tar tid men det må legges plan for alternativ sourcing fra midlertidige og fast lagerløsning Se også anbefalinger i kapittel 5.2 mht beredskapsplan for en slik hendelse. 5.1.2 Risikoer knyttet til beredskapssituasjoner For å få en oversikt over hvilke beredskapshendelser som vil medføre en utfordring for dagens kapasitet på ulike typer medisinsk utstyr, og kunne medføre konsekvenser mht forsyning, ble det i et eget arbeidsmøte diskutert scenarioer. Scenarioene ble etablert på grunnlag av Nasjonalt Risikobilde 2013 (DSB) samt innspill fra oppstartsmøtet og deltakerne i første analysemøte (ROS dag 1, kontinuitet i normaldrift). Alle deltakerne i arbeidsmøtet fikk gi innspill til samtlige scenarioer: • Eksterne hendelser som kan medføre økt etterspørsel av medisinsk utstyr (ekstraordinære behovssituasjoner) o Scenario 1, Pandemi (smittevernscenario) o Scenario 2, Bombeangrep (multitraumescenario) o Scenario 3, Brann – ekstern hendelse (brann-/ røykskadete pasienter) o Scenario 4, Giftig gass (scenario som krever rensing) • Interne hendelser som kan medføre brudd i forsyningskjeden/ utfordre forsyningen (ekstraordinære forsyningsavbrudd) o Scenario 5, Datateknisk svikt i HF o Scenario 6, Brann i HSØ FS Hovedkonklusjonen fra arbeidsmøtet er at de fleste diskuterte scenarioene ikke vil utfordre forsyning av medisinsk utstyr i vesentlig grad. Det forventes en del ”plunder og heft” knyttet til hendelsene, men ingen større påvirkning av kvaliteten på tjenesteytelsen til helseforetakene. Av diskuterte scenarioer ble det avdekket størst risiko knyttet til forsyning av medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst for: • Pandemi • Brann i HSØ FS De fleste utfordringene som ble løftet frem i tilknytning til scenarioene omhandler Side 36 av 52 • • • • Farer som også ble løftet frem i ROS del 1, altså farer knyttet til normaldrift/ utfordringer mht kontinuitet i normaldrift. Tiltak anbefalt som følge av ROS del 1 vil være dekkende. Særskilte sårbarheter er inkludert i kapittel 5.2.1 Verstefallsscenarioer. Utfordringer knyttet til at beredskapsrollen til HSØ FS er pt ikke tydelig definert (denne rollen diskuteres i kapittel 5.2.5 Forsyningssenterets beredskapsrolle) Det er lite utviklede beredskapsplaner mht. forsyning av medisinsk utstyr for ulike dimensjonerende scenarioer Uklart grensesnitt mellom helseberedskapsplan regionalt, HF, og beredskap forsyning medisinsk utstyr Det ble for hvert scenario diskuter hvilke produktgrupper som vil være sentrale. Dette er oppsummert i kapittel 5.2.3 Identifisering av sentrale produktgrupper, og også listet opp i Vedlegg 3 Utfordringer knyttet til ulike dimensjonerende hendelser. 5.1.3 Særskilte sårbarheter avdekket i ROS-analysen Gjennom ROS-analysen er det avdekket følgende særskilte sårbarheter knyttet til kontinuitet i forsyningen av medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst, enten ved normaldrift eller ved ekstraordinære eksterne hendelser: • Det bør vurderes å arbeide mer med kontinuitetsplanlegging, slik at den generelle robustheten til forsyningskjeden øker. Dette vil redusere sårbarheten ved ulike typer små og store hendelser, både mht å være forberedt på leveringssvikt fra leverandør og interne hendelser (eksempelvis svikt i IT-systemer) • Mange varer er i dag samlet i ett lager (HSØ FS) uten at sekundært sted er tydelig definert, verken mht faktisk lokasjon eller prosedyre for å ta i bruk. Dette gjør forsyningen sårbar dersom HSØ FS blir totalskadet • Bruk av ulike bestillings- og logistikksystemer kan innebære en sårbarhet mht at feil kan oppstå, og en standardisering av plattformer og systemer bør vurderes mht å sikre redundante løsninger • Mangelfull kjennskap til Brings kontinuitetsplan for HSØ FS og manglende integrering av denne planen med øvrig planverk i Helse Sør-Øst representerer en sårbarhet dersom en større hendelse skulle oppstå i HSØ FS • Produkter der det kun er inngått avtale med en enkelt leverandør gjør forsyningskjeden lite robust ved tilfelle av forsyningssvikt fra aktuell leverandør. • Uklar ansvar- og oppgavedefinering knyttet til beredskap gjør at det kan oppstå usikkerheter ved håndteringen av hendelser når de oppstår, resultere i at hendelsene ikke blir effektivt håndtert og at konsekvensene blir mer omfattende/alvorlige. • Lite trening i scenarioer som krever rensing av pasienter gjør Helse Sør-Øst sårbare ved scenario med utslipp av agens der rensing kreves. • Ikke definert ansvar og oppgaver knyttet til en koordinerende rolle i tilknytning til forsyningssvikt/ mulige forsyningssvikt medfører en lite effektiv håndtering av den enkelte sviktsituasjon. Side 37 av 52 • • • 5.2 Ikke tydelige definerte rutiner for å lære av tidligere hendelser Systemer for å sikre nøkkelkompetanse, særskilt i ferier bør vurderes mht om de er tilstrekkelige Det er noen særegne sårbarheter knyttet til de sykehus som ikke har sentrallager, eksempelvis vil de være mer sårbare ved svikt i bestillingssystemet da de ikke har noen lokal bufferkapasitet. Som et eksempel er Akershus universitetssykehus HF avhengig av daglig leveranse. Beredskapsanalysen En beredskapsanalyse skal fungere som bro mellom risiko- og sårbarhetsanalysen, utpekte verstefallsscenarioer og beredskapsplanen. Beredskapsanalysen er en systematisk fremgangsmåte med formål å • sjekke ut om organisasjonen har tilstrekkelige ressurser, for å håndtere de verstefallsscenarioer som er fremkommet i ROS-analysen. • avstemme og avklare forventinger mellom de ulike aktørene som har en rolle i håndtering av uønskede hendelser. • kartlegge hvem som er aktørene i en beredskapssituasjon • kartlegge interne rolle og ansvar i en krisehåndtering – hvem har ansvar for hva og når? Den detaljerte beredskapsanalysen slik den ble kartlagt i workshop ligger i Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser. 5.2.1 Verstefallsscenarioer I ROS-analysen ble det utpekt tre verstefallsscenarioer som det skulle foretas beredskapsanalyse for. Dette var uønskede hendelser/situasjoner knyttet til: 1. pandemisk influensa 2. intendert spredning av giftig gass 3. alvorlig brann i HSØ FS Bakgrunnen for at disse scenarioene ble valgt handler om: • Utfordringer knyttet til beredskapsrollen til HSØ FS som pt ikke er tydelig definert • At beredskapsplaner for forsyning av medisinsk utstyr er lite utviklet i HFene • Å definere grensesnitt (ansvarsavklaringer mv) mellom regional helseberedskapsplan, HF, og beredskap for forsyning av medisinsk utstyr. Tidsaspekt knyttet til de valgte verstefallsscenarioene: • Brann – en akutt krise – oppstår raskt og avsluttes raskt. • Intendert bruk av giftig gass (terror) - oppstår raskt og avsluttes raskt. • Pandemi – oppstår med en langsom eskalering og langsom avslutning. Dermed utfordres beredskapsforberedelsene og selve håndteringen av hendelsene for både i forsyningsfunksjonen og i sykehusene på svært forskjellige måter. Side 38 av 52 5.2.2 Identifisering av sentrale aktører i beredskapssituasjoner For hvert scenario definerte analysegruppen hvilke aktører, som har en rolle ved håndtering av de ulike scenarioene, jfr. Tabell 5.5 Sentrale aktører i beredskapssituasjoner nedenfor. Analysegruppen oppfatter ikke aktøroversikten som uttømmende og den vil kunne endres basert på kvalitetssikring og tilbakemeldinger. Ved utforming av mer detaljerte beredskapsplaner for forsyningsfunksjonen ved HFene, vil det være naturlig at også aktøroversikten gjennomgås mer detaljert og tilpasses situasjonen ved det enkelte foretak. Tabell 5.5 Sentrale aktører i beredskapssituasjoner Scenario Aktører Forsyningsfunksjonen Kliniske avdelinger i eget sykehus Helse Sør-øst RHF Sykehuspartner/HSØ FS HINAS HOD/HDIR/FHI Nødetatene Sivilforsvaret Sykehusets katastrofeledelse Sikkerhet (vakthold) Mottak/intensivavdelinger Forsyningsfunksjon utenfor eget HF Posten Bring Leverandører og transportører 5.2.3 Pandemisk influensa X X X X X X Intendert spredning av giftig gass X X X X X X X X X X X X X Brann i HSØ FS X X X X X X X X Identifisering av sentrale produktgrupper Analysegruppen definerte også hva som vil kunne være sentrale produktgrupper for hvert scenario, jfr. Tabell 5.6 Sentrale produktgrupper for dimensjonerende scenarioer for forsyningskjeden. Tabell 5.6 Sentrale produktgrupper for dimensjonerende scenarioer for forsyningskjeden Pandemisk influensa Intendert spredning av giftig gass Brann i HSØ FS Beskyttelsesutstyr: • Smittefrakker (engangs- og tøyfrakker), • Plastforklær • Engangshansker/sterile hansker • Munnbind/åndedrettsvern (P3) • Øyebeskyttelse (visir, briller) Beskyttelsesutstyr: - Masker - Vernedrakt - Filter til masker Den til en hver tid gjeldende produktkatalog fra HSØ FS Annet: Rensestasjoner mv: - Telt - Sprøyter - Opptrekkskanyler Side 39 av 52 - Respiratorer, dialysemaskiner og - materiell (pumper, mv) Likposer Desinfeksjonsmidler (renhold, utstyr, håndhygiene, vaskemidler mv) Relevant forbruksmateriell til medisinskteknisk utstyr Oksygenmateriell (kolber, masker, slanger etc) Infusjonsmateriell - Forsyning av varmt vann Varme klær Tepper/ håndklær Utstyr til O2behandling Det gjøres oppmerksom på at analysegruppen ikke oppfatter oversikten som uttømmende, og at den vil kunne endres basert på kvalitetssikring og tilbakemeldinger fra f eks kliniske avdelinger i sykehusene mv. Ved utforming av mer detaljerte beredskapsplaner for forsyningsfunksjonen ved HFene, er det naturlig at også produktgruppene gjennomgås mer i detalj. Vedlegg 3 Utfordringer knyttet til ulike dimensjonerende hendelser inneholder produktgrupper for også de scenarioene som ikke ble løftet videre til beredskapsanalysen, da deltakerne mente de ikke ville utfordre yteevnen til forsyning av medisinsk utstyr. 5.2.4 Øvrige funn og resultater I tillegg til ovennevnte identifisering av aktører og produktgrupper, viste beredskapsanalysen: • Et stort behov for gjennomgang av dagens ansvars-, beslutnings- og fullmaktsstruktur for forsyningsberedskapen for medisinsk utstyr for hele helseregionen. Gjennomgangen må inkludere alle aktørene. • Et tydelig behov for at beredskapsoppgavene til forsyningsfunksjonene i det enkelte HF knyttes tydeligere opp mot foretakets egne beredskapsplaner. Forsyningsseksjonen som støttefunksjon skal bidra til kontinuitet i foretakets totale tjenesteytelse både ved akutte hendelser og hendelser som utvikler seg mer langsomt. Dersom de ikke er en del av den totale beredskapen i foretaket, kan uforutsette sviktsituasjoner oppstå. • At ikke alle aktørene kjente sin egen rolle, oppgaver og ansvar i beredskapssituasjoner. • At ikke alle aktørene kjente andres rolle, oppgaver og ansvar i beredskapssituasjoner. • At Fagdirektøren ved hvert enkelt HF er en sentral aktør for prioritering mv underveis i håndtering av en beredskapssituasjon som relaterer seg til denne analysens scenarioer. Ved hendelser der flere HF er involvert, vil kollegiet av/med fagdirektørene spille en sentral rolle for god koordinering og prioritering. Den rollen som kan ivareta fagansvaret i en beredskapssituasjon mangler på tvers av HSØ. • At de regionale produktrådenes rolle i beredskapsforberedelsene bør tydeliggjøres. Side 40 av 52 • • • • • • • • 5.2.5 At de regionale produktrådenes kompetanse bør benyttes i de beredskapsforberedelsene som til en hver tid foregår ved forsyningsfunksjonen ved det enkelte foretak og på den måten bidra til en robust virksomhet. At Posten Bring/HSØ FS har en business continuity plan (BCP) som defineres som beredskapsplan for deres drift av HSØ FS. Denne var imidlertid ukjent for deltakerne på analysemøtet, og ble tilsendt prosjektgruppen etter møtet. At det kan være behov for å klargjøre/stille tydeligere beredskapskrav rettet mot Posten Bring for driften av HSØ FS i tilfelle det oppstår beredskapssituasjoner. At avtalelojalitet mot HSØ FS må videreutvikles og opprettholdes selv i de tilfeller der det har oppstått en beredskapssituasjon ved senteret. Leveranseansvaret påhviler fremdeles HSØ FS også i slike situasjoner der det skal ivaretas kontinuitet i daglig drift. At alternative og godkjente lokaler til sterillager må være utpekt på forhånd i tilfelle det oppstår en beredskapssituasjon ved HSØ FS. Et stort samordnings- og koordineringsbehov mellom forsyningsseksjonen og HFets øvrige avdelinger i ”fredstid” for blant annet å bygge opp gode rutiner for tidlig varsling, informasjon og kommunikasjonsutveksling, klar ansvars- og rollefordeling mv. Et stort samordnings- og koordineringsbehov mellom alle aktørene som er identifisert i denne analysen i ”fredstid” for blant annet å bygge opp gode rutiner for tidlig varsling, informasjon og kommunikasjonsutveksling, klar ansvars- og rollefordeling mv. At forsyningskjeden for utstyr til kjemisk beredskap er svært sårbar, og avviker fra den ordinære kjeden. Forsyningskjeden og avtaleansvaret for Cberedskap må følges opp og avklares. Forsyningssenterets beredskapsrolle HSØ FS har per i dag ikke en definert rolle i beredskapssituasjoner i HF. Bring har en business continuity plan for egen drift som defineres som beredskapsplan men det er usikkert hvor tilpasset denne er til HSØ FS. Etablering av HSØ FS ble blant annet initiert som følge av at nye Akershus universitetssykehus HF ble bygget uten sentrallager og skulle knyttes opp mot et eksternt forsyningssenter. Nytt sykehus i Østfold er nå under bygging, også det uten sentralt forsyningslager. Målsettingen med forsyningssenteret er å sikre effektiv drift med stordriftsfordeler, god økonomi og leveranser som møter helseforetakenes forventninger og behov. God dialog mellom medisinsk faglig kompetanse og innkjøps- og logistikkompetanse skal bidra til at alle HF i regionen har god beredskap (prosjektets utheving). Dersom målsettingen med HSØ FS skal justeres/endres i retning av at forsyningssenteret får andre/større ansvar, oppgaver og rolle ved beredskapssituasjoner i foretakene, vil blant annet følgende tiltak måtte iverksettes: Side 41 av 52 • • • • • • Utvikling av egen beredskapsplan der krav og innhold er i samsvar med de krav og forventninger som stilles av Helse Sør-Øst. Beredskapsplanen må være koordinert og samordnet med beredskapsplanene for HF og Helse Sør-Øst RHF. Tilgang til/krav om medisinsk faglig kompetanse tilknyttet forsyningssenteret. Tydeliggjøring (evt reforhandling) av dagens avtaler med dagens operatør for å fange opp behov for endringer i roller, oppgaver og ansvar. Utvide beredskapsløsningen slik at HSØ FS får en klar rolle som grossist for sykehusene med tydeliggjøring av hva beredskapsansvaret innebærer. Vurdere de økonomiske konsekvensene av endrings- og utviklingstiltakene. Uavhengig av eventuelle endringer i rolle, ansvar og oppgaver, er det å være et behov for HSØ FS å få på plass en beredskapsplan som bidrar til å forsikre oppdragsgiverne (Helse Sør-Øst RHF/Sykehuspartner mv) om at forsyningssenteret er i stand til å fylle dagens rolle i forsyningskjeden. En beredskapsplan for HSØ FS må fylle de funksjonskrav som fremgår av helseberedskapslovens forskrift om beredskapsplanlegging § 4: ”Beredskapsplanene skal omfatte prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift som sikrer nødvendig tjenesteytelse ved: a) Interne og eksterne hendelser som vesentlig reduserer virksomhetens evne til å yte varer og tjenester. b) Eksterne hendelser som vil innebære en ekstraordinær belastning på virksomheten og som kan kreve en generell omstilling av den ordinære driften for å kunne øke kapasiteten.” Dette er et utviklingsarbeid som må gjøres i nært samarbeid og dialog med oppdragsgiverne og de andre aktørene i helseregionen. Planen må være tydelig forankret, kommunisert og etablert i dialog med fagmiljøene/direktørene og innkjøps- og logistikkmiljøene. 5.3 Hendelser forsyningsberedskapen bør understøtte Forsyningsberedskapen bør i prinsippet understøtte alle hendelser som kan redusere yteevnen til forsyningskjeden, både ved normaldrift og i beredskapssituasjoner. Farer knyttet til redusert yteevne i normaldrift er identifisert og risikoer og sårbarheter knyttet til dette er presentert i kapittel 5.1. ROS-analyse Ved å arbeide med tiltakene som foreslås på grunnlag av denne risikovurderingen, vil forsyningskjedens robusthet øke på generelt grunnlag, altså være mer robust uansett hendelse som inntreffer. I tillegg vil det være viktig å være spesielt forberedt på tiltak rettet mot følgende hendelser: • Pandemi • Brann eller annen hendelse som setter HSØ FS helt eller delvis ut av drift • Tap av nøkkelkompetanse • Lengre nedetid i bestillings- /lagersystem Side 42 av 52 5.4 Sammenfallende tiltak identifisert i 2006 Helse Sør-Øst RHF gjennomførte som tidligere nevnt en ROS- og beredskapsanalyse i 2006 med anbefalinger og tiltak. De tiltak som er sammenfallende med arbeidet i denne rapporten er nevnt nedenfor. Det er ukjent om tiltak for disse anbefalingene ikke har blitt implementert, eller om effekten av disse ikke er god nok til at momentene fortsatt er gyldige i 2014. Sammenfallende tiltak: • Ved inngåelse av kontrakter på utstyr som er vurdert som kritisk, bør det etableres kontrakt med flere og alternative leverandører, slik at man ikke gjør seg avhengig av en monopolsituasjon. • Varslingsrutiner ved akutt mangel på medisinsk utstyr, samt for forsyningssvikt, må etableres og skal inngå som en del av beredskapsplanen til den enkelte enhet. • Antallet vareslag i kategorien ”medisinsk utstyr” og variasjonene i helsetilbudet tilsier at hvert enkelt HF selv må gjøre ROS-analyser og identifisere kritisk materiell. En regional overordnet vurdering vil være til hjelp i dette arbeidet. • Det må etableres rutiner for rasjonering av forbruksmateriell ved truende eller etablert mangelsituasjon. • Det må vurderes om forsyningssvikt av reservedeler, og forbruksmateriell til medisinskteknisk utstyr kan føre til kritiske situasjoner. • Beredskap og forsyningssikkerhet må implementeres i innkjøpsstrategien for både RHF og HF. Side 43 av 52 6 Forslag til metode for vurdering og beregning av beredskapslager I dette kapitlet skisseres en modell som kan benyttes som beslutningsgrunnlag for å vurdere behovet for beredskapslager for konkrete artikler. Modellen har sterke likhetstrekk med den som er skissert i Nasjonal plan og strategi for legemiddelberedskap (Helsedirektoratet), og tekst fra denne er delvis gjengitt i dette kapittelet. Det gjøres oppmerksom på at modellen, inklusive forslag til kriterier, bør kvalitetssikres og eventuelt videreutvikles før den tas i bruk i Helse Sør-Øst. Beredskapslager av helsemateriell skal sikre at helseforetakene kan utføre sine oppgaver både ved 1) forsyningssvikt og 2) ekstraordinære behovssituasjoner 6.1 Beredskapslager ved ekstraordinær økning i behov Beskrivelse av lagerbehov rettet mot situasjoner med sterk økning i etterspørsel gjøres med basis i konkrete dimensjonerende scenarioer som grunnlag for ROS- og beredskapsanalyse. For hvert scenario vurderes behovet for sentralt medisinsk utstyr. Vurderingen begrenses til utstyr som det ventes en utfordring for på grunnlag av diskutert scenario. 6.2 Beredskapslager for mulig forsyningssvikt En robust forsyning krever systematisk og kontinuerlig arbeid, der det anvendes en ROS-analysemodell som gir beslutningsgrunnlag for klassifisering av artikler iht kritikalitet. Merk at et behov for beredskapslager for å håndtere forsyningssvikt kan være et resultat av at forsyningskjeden ikke er tilstrekkelig robust.. Før beredskapslager etableres bør sannsynlighet for forsyningssvikt reduseres i henhold til anbefalinger gitt i denne rapporten. Hovedtrekkene i modellen: 1. Etablere kriterier for hvilket materiell som skal vurderes beredskapssikret mot forsyningssvikt. 2. Vurdere kritikalitet for hver enkelt artikkel, der kritikalitet innebærer en samlet vurdering av: a. Sannsynlighet for bortfall av artikkelen/ forsyningssvikt og tilgang på erstatninger (Forsyningssikkerhet, kvalitativ vurdering) b. Konsekvens av en mangelsituasjon: i hvilken grad en mangelsituasjon påvirker evnen til å yte pålagte helsetjenester (kvalitativ vurdering) c. Risiko = Sannsynlighet x Konsekvens 3. Definere akseptkriterier for hvorvidt det skal etableres et beredskapslager mot forsyningssvikt eller ikke 4. Dimensjonere lageret iht metode skissert i kap 6.3 Beredskapslager ved ekstraordinære forsyningsavbrudd og behovssituasjoner. Side 44 av 52 Forslag til kriterier for hvilket medisinsk utstyr som skal vurderes beredskapslagres: Medisinsk utstyr som er avgjørende for å opprettholde normal aktivitet ved sykehuset, der en mangelsituasjon vil føre til alvorlige avbrudd i normal drift (yteevne) 6.2.1 Vurdere kritikalitet for hver enkelt artikkel Vurderingen gjøres på regionalt nivå (ideelt sett på nasjonalt nivå). I risikostyringsmodellen er det behov for kunnskap knyttet til sannsynlighet og konsekvens for bortfall av enkelte artikler. Fagmiljøer og Sykehuspartner/HSØ FS har i samarbeid utarbeidet følgende oversikt for klassifisering av kritikalitet. Klassifiseringen oppdateres og endres løpende ved endringer i sortiment ved HSØ FS. Kritikalitet 1: Produkter som er akutt for å starte livskritisk behandling,(omfatter ca 80 artikler ved Forsyningssenteret) Kritikalitet 2: Produkter som ikke er like kritisk fordi man har type 1 artikkel som dekker behovet i en krisesituasjon. Men ved mer langvarige hendelser kan dette også bli kritisk. Her bør det finnes flere leverandører som kan levere. Her kan for eksempel øvrige størrelser som supplerer type 1 artikler legges inn. Kritikalitet 3: Produkter som er tilpasset for sengepostene. Ofte vil det finnes andre erstatningsprodukter som kan brukes (erstatninger kan finnes på et apotek) Kritikalitet 4: Øvrige produkter som treffer en behandlingsform, men som ikke er kritisk. Kritikalitet 5: produkter berører ikke behandlingsformene og kan lett finnes erstatnings produkter fra andre kilde: renhold, toalettpapir, tørkepapir, skriver- og kontorrekvisita Kritikalitetsklassifiseringen benyttes i dag i forbindelse med blant annet tydeliggjøring av ulike artiklers beskaffenhet, hjelp i kommunikasjon med kunder via kundesenter, prioritering av artikler, styring av sikkerhets/beredskapslager, oppfølging av leverandører. Graden av kritikalitet avhenger som tabellen viser av flere faktorer som: • hvor kritisk produktet er for pasientbehandlingen • tiden før forsyningen kommer på plass igjen • hvor lett det er å få tak i artikkelen fra andre leverandører • om det er mulig å benytte andre produkter som alternativ For artikler med kritikalitet 1 og 2 kan det være hensiktsmessig med spesifikk vurderinger av risiko som resultat av sannsynlighet for bortfall av en artikkel og konsekvensvurdering som beskrevet under. Dette gir ytterligere grunnlag for vurdering og dimensjonering av et beredskapslager. 6.2.2 Sannsynlighet for bortfall av en artikkel: Medisinsk utstyr som vurderes sentrale i klinisk praksis for å kunne yte lovpålagt helsehjelp (jfr. Kriterier) evalueres etter følgende liste: 1. Det finnes ikke tilstrekkelig gode erstatningsartikler 2. Det er monopol på leveranse av artikkelen 3. Det er monopol på råvareleveranse til artikkelen 4. Artikkelen kan forventes å bli holdt tilbake i produksjonslandet Side 45 av 52 5. Artikler det kan forventes økt etterspørsel etter ved krise 6. Logistikk / transportproblemer knyttet til leveranse til Norge 7. Produksjonsprosess spesielt krevende/ lang ledetid 8. Annet Basert på ovennevnte punkter gjøres det en kvalitativ vurdering av sannsynlighet. Tabell 6.1 Sannsynlighetskategorier ved bortfall av artikkel Sannsynlighetskategorier -Sannsynlighet for bortfall av artikkel (medisinsk utsyr) Faktor Beskrivelse Kommentar 4 Svært sannsynlig Mer enn 1 gang pr. år 3 Sannsynlig 1 gang pr. 1-10 år 2 Mindre sannsynlig 1 gang pr. 10-100 år 1 Lite sannsynlig Mindre enn 1 gang pr. 100 år 6.2.3 Konsekvens av forsyningssvikt Tabell 6.2 Konsekvens av forsyningssvikt for individet Konsekvens av forsyningssvikt for individet: 1. Betydelig helseskade / tap av funksjonsevne er meget sannsynlig 2. Betydelig helseskade / tap av funksjonsevne inntreffer etter kort tid (evt. Inntreffer mest sannsynlig) 3. Død / alvorlig helseskade er meget sannsynlig 4. Død / alvorlig helseskade inntreffer mest sannsynlig Tabell 6.3 Konsekvens av forsyningssvikt for samfunnet Konsekvens av forsyningssvikt for samfunnet: 1. Mangel på artikkelen fører til kun mindre kvalitetsforringelse av helsetjenesten 2. Mangel på artikkelen krever ekstraordinær ressursbruk men håndteres på regionalt nivå. Sviktsituasjon fører til betydelig kvalitetsforringelse av helsetjenesten 3. Situasjonen krever mobilisering av store ekstraordinære ressurser. Behov for koordinering og involvering av ulike forvaltningsnivåer. Sviktsituasjon reduserer helsetjenestens mulighet til å yte lovpålagte tjenester med alvorlige følger 4. ”Nasjonal krise”. Situasjonen krever full mobilisering. Internasjonal bistand må vurderes / etterspørres. Sviktsituasjon reduserer helsetjenestens mulighet til å yte lovpålagte tjenester, med svært alvorlige følger. 6.2.4 Risiko for forsyningssvikt av den enkelte artikkel Dette kommer frem som et kvantitativt begrep. (Risiko = Sannsynlighet (S) X Konsekvens (K)) Når sannsynlighet og konsekvens er valgt, vil S- og K-verdien multipliseres, og produktet vil vises i kolonnen ”Risikoprodukt” Mulige risikoprodukter vises i Tabell 6.4 Risikoprodukt. Tabell 6.4 Risikoprodukt Konsekvens Sannsynlighet 4 3 2 1 1 4 3 2 1 2 8 6 4 2 Side 46 av 52 3 12 9 6 3 4 16 12 8 4 Det må bemerkes at sammenstillingen av risiko som et produkt av sannsynlighet ganger konsekvens i seg selv er en forenkling av risikobegrepet. Men i denne sammenhengen er det en akseptabel forenkling, og innenfor de rammene hvor man her skal vurdere risiko er denne forenklingen også hensiktsmessig. Prinsipielt sett er det mer korrekt å si at risiko er et uttrykk for en kombinasjon av sannsynligheten for og konsekvensene ved en hendelse, men forenklingen med sannsynlighet ganger konsekvens gjør det mulig å kvantifisere risikoen på en enkel måte, og sette ulike risikoer opp mot hverandre. Det er viktig å kunne gjøre dette når man skal prioritere ressursbruken og tiltakene man vil sette i verk for å håndtere og redusere de mest alvorlige risikoene. Usikkerheten blir ikke ubetydelig når risikoen vurderes på denne måten. I denne sammenheng er det verdt å bemerke at sannsynlighetsdimensjonen er betydelig mer usikker og uviss enn konsekvensdimensjonen. Denne forskjellen i usikkerhet er ikke modellert. Samtidig er det på sannsynlighetssiden man har mulighet til å treffe tiltak for å få redusert sannsynligheten og forbedret forsyningssikkerheten eksempelvis ved å etablere beredskapslagre for de mest kritiske legemidlene, eller inngå avtaler om prioritert levering ved eventuelt behov for suppleringer utover det man normalt kan forvente. Modellen gir føringer for beredskapssikring av de aktuelle artikler som er vurdert. Tabell 6.5 Dimensjonering av beredskapssikring Risikoproduktklasse Artikler med risikoprodukt på 8 Artikler med risikoprodukt på 9 Artikler med risikoprodukt på 12 Artikler med risikoprodukt på 16 Dimensjonering beredskapssikres tilsvarende a måneders omsetning, eventuelt andre tiltak beredskapssikres tilsvarende b måneders omsetning, eventuelt andre tiltak beredskapssikres tilsvarende c måneders omsetning, eventuelt andre tiltak beredskapssikres tilsvarende d måneders omsetning, eventuelt andre tiltak Etter at risikovurdering er gjort for den enkelte artikkel, må det i tillegg vurderes hvilke(t) tiltak som er best egnet for beredskapssikring og hvilke mengder som må beredskapssikres (svarende til a, b, c og d måneders normal omsetning jfr. Tabell 6.5 Dimensjonering av beredskapssikring over). Mulige tiltak kan være: • • • Regionalt beredskapslager rettet mot ekstraordinære avbrudd i forsyningen forsyningssvikt Lagring av ferdig produkt på ulike trinn i forsyningskjeden Pålegge leverandør gjennom avtale å holde et beredskapslager Side 47 av 52 6.3 Beredskapslager ved ekstraordinære forsyningsavbrudd og behovssituasjoner Med utgangspunkt i vurderinger og beslutninger med hensyn til beredskapssikring som diskutert i forrige kapittel kan beredskapslager kvantifiseres. Her gis skisser til metode for en slik kvantifisering på regionalt nivå. I tillegg til kvantifiseringen på regionalt nivå bør de fysiske lokasjonene av beredskapslager optimaliseres med tanke på kostnader for effektiv lagerhold og lagerdrift, risiko, tilgjengelighet og akuttbehov versus behov over tid (nasjonalt, regionalt og lokalt). Nivået på beredskapslager kan også påvirkes av en avveining mellom lagringskostnad (volum og plassbehov), kapitalkostnad, risiko for ukurans og kassering, og risiko for å være uten materiell i en krisesituasjon. I denne framstillingen skilles det mellom Sikkerhetslager og Beredskapslager: • Nivået på Sikkerhetslageret settes slik at det dekker normale (mindre) variasjoner i leveranser av materiell og forbruk • Nivået på Beredskapslageret settes slik at det dekker behovene i forbindelse med ekstraordinære endringer i enten tilgjengelighet på materiell eller forbruk Her vurderes kun beredskapslager. Metodikken for beregning av beredskapslager har to komponenter: A. beregning av beredskapslager for håndtering av ekstraordinære avbrudd i forsyning B. beregning av beredskapslager for håndtering av ekstraordinære behovssituasjoner. 6.3.1 A: Metodikk for beregning av beredskapslager som sikkerhet for ekstraordinære avbrudd i forsyning Ekstraordinære avbrudd i forsyning omfatter avbrudd som er av en slik art at de har et omfang og varighet som er betydelig større enn normale variasjoner i leveransekvalitet. Det er nødvendig å gjøre en nærmere vurdering av mulig men realistisk omfang av slike avbrudd. Scenario for forsyningssvikt Kritikalitetsklasse for artikkelen = 1 eller 2 Forventet tid før man får erstatningsleveranser Normalforbruk og leveransefrekvens Normalforbruk av medisinsk utstyr (per døgn) Normal minimumsbeholdning av medisinsk utstyr * Kritikalitetsklasse for artikkelen = 3 til 5 Iverksett aktiviteter for å skaffe alternative varer - = Behov for beredskapslager Figur 6.1 Metode del A: Beregning av beredskapslager for håndtering av ekstraordinære avbrudd i forsyning Side 48 av 52 Som illustrert i Figur 6.1 Metode del A: Beregning av beredskapslager for håndtering av ekstraordinære avbrudd i forsyning er utgangspunktet for vurderingen av behov for beredskapslager basert på kritikalitetsklassen til artikkelen, der det kun bør være nødvendig med beredskapslager for utvalgte artikler i kritikalitetsklasse 1 og 2. Behovet for beredskapslager beregnes så ved at man tar utgangspunkt i det potensielt utilfredsstilte behovet (produktet av forventet tid før man får ekstra leveranser/gjenopprettet forsyningen multiplisert med normalforbruk per døgn) fratrukket normal minimumsbeholdning. Typisk vil man finne at for varer med høyt forbruk har man også en høyere beholdning av lagervarer, derfor vil det kun i noen situasjoner være behov for beredskapslager. 6.3.2 B: Metodikk for beregning av beredskapslager som sikkerhet ved ekstraordinære økninger i behov Beredskapslager for håndtering av ekstraordinært behov beregnes med basis i konkrete dimensjonerende scenarioer. Som beskrevet under beredskapsanalysen etableres en oversikt over kritisk medisinsk utstyr for hvert scenario. Her tar man kun med produkter som ikke enkelt kan fremskaffes (i tide) fra alternative kilder som eksempelvis apotek. Minimum av: Beredskapsscenario Antall rammede og behandlingsvarighet per person Behandlingskapasitet/ pasienter per døgn * Tid før man får tilstrekkelige ekstraleveranser Behov for helsemateriell (per døgn) Normalforbruk og leveransefrekvens - Normal minimumsbeholdning av medisinsk utstyr = Behov for beredskapslager Materiellbehov per pasient (første døgn og påfølgende døgn) Figur 6.2 Metode del B: Beregning av beredskapslager for håndtering av ekstraordinære behovssituasjoner Som illustrert i figuren over er behovet for beredskapslager en funksjon av behovet for helsemateriell per døgn, fratrukket normal minimumsbeholdning. Behovet for helsemateriell beregnes som en funksjon av antall rammede/pasienter og varighet av behandling multiplisert med materiellbehovet per døgn. Men i noen tilfeller kan behovet være større enn behandlingskapasiteten. Derfor kan behovet for helsemateriell begrenses oppad på grunn av begrenset behandlingskapasitet (antall pasienter som kan behandles per døgn). Side 49 av 52 Eksempelberegning av beredskapslager for et scenario der 30 personer får betydelige brannskader, man har kapasitet til å behandle 20, og det forventes å ta 3 dager før man får nye leveranser, er vist i Figur 6.3 Metode del B: Eksempel på beregning av beredskapslager for håndtering av ekstraordinære behovssituasjoner. Minimum av: Beredskapsscenario Storbrann Antall rammede og behandlingsvarighet per person Tid før man får tilstrekkelige ekstraleveranser Behandlingskapasitet/ pasienter per døgn Behov for helsemateriell (per døgn) 30 pasienter 11 døgn 20 pasienter * Materiellbehov per pasient (første døgn og påfølgende døgn) Brannkompresser: første døgn 10, siden 2 per døgn Normalforbruk og leveransefrekvens 3 dager Første døgn: 20 pas *10 kompr. =200kompr - Normal minimumsbeholdning av medisinsk utstyr 50 brannkompresser Neste 2 døgn: 20pas *2 kompr*2 døgn =80kompresser = Behov for beredskapslager 230 brannkompresser (3 dagers forbruk) Totalt: 280 kompresser Figur 6.3 Metode del B: Eksempel på beregning av beredskapslager for håndtering av ekstraordinære behovssituasjoner En operasjonalisering av denne metodikken innebærer å gjøre vurderinger som beskrevet i kapittel 6.2 Beredskapslager for mulig forsyningssvikt og å implementere bruken av metodikken som del av det regionale beredskapsarbeidet, inkludert implementering i hensiktsmessige verktøy som Excel og eventuell kritikalitetsklassifisering som del av informasjonen regionale varekataloger. Side 50 av 52 7 Konklusjon Risikoanalysen viste at det er utfordringer knyttet til risiko og sårbarheter i forsyningskjeden i normaldrift. Disse utfordringene bør det rettes tiltak mot for å øke forsyningssikkerheten av medisinsk utstyr i regionen Helse Sør-Øst. Analysen viser at verstefallscenarioer som kan medføre ekstraordinære endringer i behov for medisinsk utstyr utgjorde en relativt sett mindre utfordring for forsyningssikkerheten. På grunnlag av gjennomført risikovurdering foreslås det i rapporten hvilke tiltak som vil være mest sentrale mht å øke robustheten i forsyningskjeden. Selv ved gjennomføring av risikoreduserende tiltak vil det imidlertid være enkelte produkter det bør opprettes et beredskapslager for i tilfelle omfattende leveringssvikt eller økt behov. Det gis i rapporten forslag til metoder for å avdekke hvilke produkter dette gjelder, og hvordan mengder skal beregnes. Videre ble det gjennom prosjektet avdekket utfordringer mht forsyning av produkter ved henholdsvis brann i forsyningssenteret og en pandemi. Beredskapsplanverket bør utvikles iht anbefalinger gitt i denne rapporten, og det bør vurderes etablert beredskapslagre av produkter som ble identifisert som sentrale for disse hendelsene. En rekke av funnene fra den tilsvarende ROS-rapporten fra 2006 er sammenfallende med funn i denne rapporten. Det er ukjent om dette skyldes manglende implementering av tiltak, eller om implementerte tiltak ikke har lykkes. Det anbefales derfor at videre handlingsplan(er) basert på denne rapport er tydelige på plassering av ansvar for implementering og oppfølging. Side 51 av 52 Vedlegg 1 Bidragsytere til prosjektet Navn Organisasjon Rolle/stilling Rolle i prosjektet Atle Aas Børge Myhre Cathrine Hansen Sørlandet Sykehus HF Sykehuspartner HSØ FS/Bring Innkjøpssjef Kontraktsjef avtaleforvaltning Logistikk- og kundekoordinator Egil Lingaas Eliin Rødal Espen Eilertsen Oslo Universitetssykehus HF Safetec Nordic Sykehuspartner Overlege, avd.sjef smittevern Konsulent Direktør Innkjøp og logistikktjenester Faglig innspill Faglig innspill Faglig innspill Regionalt kompetansesenter smittevern, referansegruppen Prosjektstøtte Faglig innspill Eva Ballo Fride Lindseth Frode Steine Glenn Fredriksen Greta Elsrud Grete Valheim Heidi Kristensen Iannetta John-Christian Lervik Oslo Universitetssykehus HF Safetec Nordic Vestre Viken HF Sykehuset Østfold HF Vestre Viken HF Helse Sør-Øst RHF Akershus Universitetssykehus HF HINAS Spesialsykepleier anestesi, produktråd anestesi Konsulent Seksjonsleder, logistikk Innkjøp- og logistikksjef Rådgiver innkjøp, sentrallageret Ringeriket Fagsjef/Ass. direktør innkjøp og logistikk Avdelingssjef innkjøp Utviklingsdirektør Jostein Svendsen Karl Løkken Kjell Bergestuen Kjetil Istad Kristina Mork Leif-Olav Røsholt Mads Krogstad Marianne Mengkroken Helse Sør-Øst RHF, medisin og helsefag Sykehuset Innlandet HF Sykehuset Innlandet HF Helse Sør-Øst RHF Bring Sykehuset Telemark HF Akershus Universitetssykehus HF Sykehuspartner Marit Gundelsby Akershus Universitetssykehus HF Michaela Marie Lelek Mona Stainsby Nina Kristoffersen Nina Ulstein Per Holsteen Peter Musæus Rune Aaberg Akershus Universitetssykehus HF Helse Sør-Øst RHF Sykehusapotekene HF PA Consulting Group Sykehusapotekene HF PA Consulting Group Sykehuset Innlandet HF Sigrid Nesse Sigrid Rannem Sissel Taklo Tatjana Vuksic Oslo Universitetssykehus HF Oslo Universitetssykehus HF Oslo Universitetssykehus HF Oslo Universitetssykehus HF Spesialrådgiver, prehospitale tjenester Avdelingssjef innkjøp og kontrakt Innkjøpssjef, produktrådsleder operasjon Direktør innkjøp og logistikk HSE Manager, Bring Warehousing Beredskaps- og prosjektleder Seksjonsleder Avdelingsleder logistikktjenester Seksjonssykepleier sentraloperasjon, produktråd operasjon Smittevern,seksjonsleder, hygienesykepleier, produktråd hygiene Spesialrådgiver, avd. innkjøp og logistikk Avdelingssjef varesalg profesjonell Konsulent Innkjøpsrådgiver Konsulent Avdelingssjef Forsyning og Transport Ledende spesialsykepleier, Akuttklinikken, produktråd operasjon Avdelingsleder, Tidl. beredskapssjef OUS Avdelingsleder innkjøp Seksjonsleder ved sterilavdelingen Ullevål Torhild Vist Torstein Pålsrud Venche Myrvold Sykehuset i Vestfold HF Helse Sør-Øst RHF Oslo Universitetssykehus HF Vigleik Haug Yvonne Lao Øystein Skogvang Akershus Universitetssykehus HF Oslo Universitetssykehus HF Safetec Nordic Spesialsykepleier operasjon, produktråd operasjon Plansjef Avdelingsleder logistikk Intensivsykepleier, MTU ansvarlig intensiv, produktråd intensiv NBC- senteret, Provisorfarmasøyt Konsulent Faglig innspill Prosjektstøtte Styringsgruppen FIL, referansegruppen Faglig innspill Prosjekteier, styringsgruppen Faglig innspill Faglig innspill Medisin og helsefag HSØ RHF, referansegruppen Faglig innspill Faglig innspill Prosjekteier, styringsgruppen Faglig innspill RBU, referansegruppen Faglig innspill FIL, referansegruppen Møte/ intervju Oppstartsworkshop ROS WS 1 x Faglig innspill RBU, referansegruppen Faglig innspill Faglig innspill Faglig innspill Styringsgruppen FIL, referansegruppen Faglig innspill Faglig innspill Medlem prosjektet I tillegg har en rekke personer, som ikke har hatt anledning til å stille, vært invitert til å delta. Disse er ikke synliggjort på denne oversikten. Beredskapsws x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Faglig innspill Faglig innspill Prosjektleder RBU, referansegruppen Prosjektstøtte Faglig innspill Prosjektstøtte Faglig innspill ROS WS 2 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering: Analyseskjema / Fareidentifisering - Forsyning av helsemateriell i Helse Sør-Øst For node 5 – Sabotasje, graderes ikke risiko, da det er stor usikkerhet knyttet til sannsynlighetsvurderingen. Det er satt opp tiltak, da dette kan være viktig enten for å gjøre sabotasje vanskeligere, eller for å kunne håndtere en slik hendelse dersom den oppstår. IDNR Farekilde/ Uønsket forhold/ Hendelse 1. 1.1 Årsak (utløsende hendelse) Konsekvens mht forsyning av helsemateriell Risiko K S HSØ har ikke formidlet gode nok prognoser til leverandør. Kan være alvorlig for de varer der man ikke har erstatningsprodukter tilgjengelig. 3 Leveransesvikt fra leverandør grunnet feil i prognoser fra HSØ til leverandør Leveransesvikt fra leverandør grunnet forhold hos grossist/leverandør/produ sent (Gjelder både for leveranser via HSØ FS og direkteleveranser) 1 Kommentar/ status p.t. Tiltak Det er p.t. utfordringer knyttet til kvaliteten av behovsprognoser (spesielt i forbindelse med produktbytte). - Prognosekvaliteten kan bedres ved å opprette en kanal for kommunikasjon av behovsendringer (fra HF og bakover i kjeden – til HSØ nivå) Transport, lager/lagring 4 (Gjelder både for leveranser via HSØ FS og direkteleveranser) 1.2 R Mangler forårsaket av interne forhold hos grossist/ leverandør /produsent som: - manglende kapasitet - manglende kommunikasjon av prognoser bakover i leveransekjeden, - for lave lagerbeholdninger, - for lang ledetid for produksjon, - ikke lager i Norge/Norden, - HSØ ikke prioritert for leveranser, - Ikke fokus på leveransesikkerhet, - ingen konsekvens av og ikke levere, - ikke ansvar for å finne Kan være alvorlig for de varer der man ikke har erstatningsprodukter tilgjengelig. 3 5 Innkjøperne ved HSØ FS måler forbruk i forhold til prognoser. Disse målingene gir imidlertid kun signaler etter at en endring er skjedd. Vanskelig å skille ut faktiske behovsendringer fra normal variasjon i bestillingsvolumene. Sikkerhetslager i HSØ FS/ lagervolum avhenger av leveransekvalitet fra leverandør. -Hyppigere avstemming med HF ved differanse mellom forbruk og behovsprognose -Krav om varsel ved leveringsproblemer inn som krav i avtaler med leverandører -Inkludere aspekter knyttet til ledetid eller leveringssikkerhet i vurderingen av en potensiell tilbyder -Beskrivelse av logistikk og produksjon hos leverandør inn som del av anbudsprosessen -Definere ansvar og krav mht leveransekontinuitet i avtalene. -Innføre straffemekanismer/ sanksjoner ved leveransesvikt -Gjennomgang av dagens avtaler, inkludert definering av erstatningsforhold ved svikt i leveranse. Vurdere om leverandører skal ha ansvar for å tilby erstatningsprodukter ved leveransesvikt der dette mangler i avtalene Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering IDNR Farekilde/ Uønsket forhold/ Hendelse Årsak (utløsende hendelse) Konsekvens mht forsyning av helsemateriell Risiko K S R Kommentar/ status p.t. erstatningsvare 1.3 1.4 1.5 1.6 Får ikke transportert varer grunnet streik blant transport- eller lagerarbeidere i Norge eller utlandet (Gjelder både for leveranser via HSØ FS og direkteleveranser) Får ikke transportert varer grunnet varer stoppet i tollen (Gjelder både for leveranser via HSØ FS og direkteleveranser) Får ikke transportert varer grunnet stengt transportåre pga ulykke/ vær/ flom (Gjelder både for leveranser via HSØ FS og direkteleveranser) Leverandøren leverer produkt med feil. (Gjelder både for leveranser via HSØ FS og direkteleveranser) 1.7 2 Manglende kapasitet / åpningstid i varemottaket på sykehuset -Sikre at det er gode rutiner etablert mht å definere kriterier for og dimensjonering av sikkerhetslager for ulike produkter Ekstern årsak: Streik Vil kreve mye manuell håndtering, men det forventes ingen merkbar påvirkning av tjenesteytelsen. Sannsynlig at man får unntak mht. å få levert kritiske produkter, samt at streik har en begrenset varighet. 1 2 Ekstern årsak: Transport / fortolling – varer stoppet i tollen Forventes kun å medføre en kortvarig og kontrollert påvirkning av tjenesteytelsen. 2 2 Ekstern hendelse: Stengt transportåre på grunn av ulykke/vær/flom. Er mest kritisk for sykehus uten sentrallager, men her bør avdelingslagrene ha nok buffer til å dekke ventetiden. 1 2 Produksjonsfeil, eller kvalitetsforringelse av produkt før det når HSØ Kan medføre tilbaketrekking av produksjonsbatch/ lot. 4 4 Varer blir stående i varemottaket eller kan ikke leveres fordi det er fullt i Tiltak Kan være alvorlig fordi alle HF tømmes for vare momentant og samtidig, og det kan ta tid å få tak i alternativ. Innebærer i hovedsak plunder og heft, fremfor å utgjøre reelle kriser. 1 2 Forberede mht en situasjon med streik. Vurdere å etablere rutine som bl.a. beskriver: -Hvem som har ansvaret for å finne alternative løsninger -Mulighetene for å få unntak Har forekommet en gang, gjaldt rengjøringsmidler. Har også vært tilfeller der medisinsk utstyr forsinkes da tollen er usikker på om varen er legemiddel eller utstyr. Skjer av og til – og kan føre til forsinket vareleveranse Ingen tiltak løftet frem i arbeidsmøtet. HSØ FS har prosess for tilbaketrekking. HFene har prosess for avviksmelding. -Tydeliggjøre ansvar og prosess for rasjonering, fremskaffing av alternativt produkt Eksempler: Sentrallager (SL) kan ha for lav frekvens på utlevering og A-Hus har -Avklare behov for sikkerhetslager/bufferlager – både hvilke produkter, dimensjonering og plassering - Sørge for god kommunikasjon mht oppståtte avvik/ forberede en mulig mangelsituasjon -Definere tydelig prosess for å fremskaffe erstatningsprodukter. Benytte produktråd i diskusjon ang. erstatningsvarer. -Øke frekvensen på uttransport fra SL til avdelinger ved enkelte HF. Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering IDNR Farekilde/ Uønsket forhold/ Hendelse (Gjelder både for leveranser via FS og direkteleveranser) 1.8 1.9 Manglende ressurser/utstyr/biler for å besørge interntransporten på sykehuset Går tom for vare på lageret Gjelder alle lager i verdikjeden (avdelingslager, sentrallager, forsyningssenteret og leverandører) Årsak (utløsende hendelse) Konsekvens mht forsyning av helsemateriell Risiko K S varemottaket. Bortfall av ressurser/ utstyr/ AGV/ Trucker/ biler på HF-et Medfører forsinkelser, men alternative løsninger etableres erfaringsvis raskt. 2 1 Feil i dimensjonering prognoser og styring av sikkerhetslager Tomsituasjoner på FS propagerer gjennom kjeden. 3 5 Tomsituasjoner på avdelingsalger eller sentrallager kan lettere etterfylles fra lager lenger bak i kjeden. R Kommentar/ status p.t. Tiltak begrenset kapasitet på varemottak (antall bur). -Vurdere mulighet for å levere varer til SLvaremottak eller alternativt varemottak utenom åpningstidene. (Kan ha nøkkel / tilgangsrettigheter for krisesituasjon, eller direkteleveranser til avdelingen.) -Vurdere å etablere avtaler med alternative private?? leverandører man kan bruke i en krisesituasjon. Har oftest en buffer i sentrallager eller avdelings-lager ved HF for å håndtere normal variasjon i leveranser (krever kun liten buffer). -Etablere bedre prosess for å øke kvaliteten prognoser. -Avklare behov for sikkerhetslager/bufferlager – både hvilke produkter, dimensjonering og plassering - Øke kompetansen innen lagerstyring. -Etablere bedre rutiner for bytte av produkter. -Sikre at det foreligger en oversikt over hvilke varer som er på andre lager på sykehuset og nærliggende sykehus. 1.10 1.11 3 Vareheis på HSØ FS stopper Strømbrudd eller annen svikt i maskiner Fryse/ kjølevarer blir oppbevart i romtemperatur Gjelder lagre på HF (FS har ikke kjølevarer) Kjølevarer til laboratoriet blir glemt i varemottaket. Får ikke plukket alle varer. 1 4 2 4 Antatt begrenset varighet Inntreffer, men begrensede konsekvenser. Varen kan bli ødelagt. Har 4 vareheiser ved HSØ FS og tilstreber samme artikkel lagret i flere heiser i tilfelle en heis stopper. Det er primært normalvarer i hylleheis og skal være bufferlager på andre lokasjoner på HSØ FS. -Tydeliggjøre prosess og hvem som er ansvarlig for rasjonering internt på HF og ansvarlig for rasjonering mellom HF. -Vurdere plassering av varer klassifisert som kritiske. Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering IDNR Farekilde/ Uønsket forhold/ Hendelse 1.12 Transportselskap konkurs (Gjelder både direkteleveranser og leveranser over FS). Uforutsett økning i bestillinger/volum 1.13 (Gjelder både direkteleveranser og leveranser over FS). Manglende varsling når feil oppdages 1.14 2. 2.1 Årsak (utløsende hendelse) Varslingsrutiner ikke etablert/ tydelige nok. 2.3 4 Risiko K S R Kommentar/ status p.t. Tiltak 1 1 Ingen tiltak løftet frem i arbeidsmøtet. Tomsituasjoner 2 4 Manglende varsling gjør at situasjonen eskalerer fremfor håndteres i tidlig fase. 3 4 -Tydeliggjøre ansvar og prosess for varsling av feil -Varemangel til avdeling/post -Varemangel til HF -Retur/avfall blir værende på post/avdeling/ HF 3 2 -Nødstrømsforsyning -Ikke påfyll av varer -Får ikke bestilt nye varer -Tap av oversikt over beholdning -Omdisponering av eksisterende lager -HF uten lager, raskt tomme -FS får ikke oppdatert sine anskaffelser -Finner ikke varene på lager 2 Tap av utstyr og varer som må oppbevares kjølig 1 Typisk ved leverandørbytter. -Bedre kommunikasjon om endringer i bruksmønstre. (Gjelder både direkteleveranser og leveranser over FS). Svikt i/ bortfall av teknisk infrastruktur (fjernvarme, kjøling – strøm – IKT svikt – Gass – Vann) Stans av roboter på varelager (FS, HF, leverandør, og distributør) Langvarig bortfall av strøm Svikt hos regional strømleverandør Bortfall av IKT 2.2 Konsekvens mht forsyning av helsemateriell All elektronisk bestilling opphører Kjøleskap virker ikke Langvarig bortfall av strøm Bortfall av strøm. Feil ved kjøleskap. - Batterikapasitet på utstyr der dette er aktuelt -Ekstra rutiner og bemanning for å hente avfall/retur 3 -Telefonisk bestilling av nye varer. -Omdisponering av eksisterende lager -HF uten lager, må ha backup-systemer/ avtaler med nærliggende sykehus -FS må etablere manuelle rutiner for mottak av bestillinger 4 -FS/leverandør må gi beskjed til HF om antatt tidshorisont for nedetid for elektronisk bestilling -Nødstrømsforsyning -Definere kjølerom etc som prioritert for nødstrømsforsyning Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering IDNR Farekilde/ Uønsket forhold/ Hendelse Årsak (utløsende hendelse) Konsekvens mht forsyning av helsemateriell Risiko K S 2.4 Adgangskontrollen svikter Bortfall av strøm eller teknisk feil. -Får ikke tilgang til materiell -Mister oversikt over lagerbeholdning -Ikke oversikt over hvem som har hentet hva 2 -Feil i IKT-system – Kan ikke motta / sende bestillinger. -Alarmsystemer portør virker ikke -Får ikke kommunisert om feilbestillinger -Får ikke varslet om feil/mangler med utstyr -Får ikke gitt beskjed om hva som finnes internt på lager/post -Ikke mulig med elektronisk bestilling 1 2 2 2 2 3 2.5 Svikt i kjøling i serverrom Bortfall av strøm 2.6 Intern distribusjon i HF svikter Bortfall av kommunikasjon mellom aktørene Bortfall av strøm 2.7 Bortfall av strøm 2.8 Langvarig strømbortfall, intern årsak 2.9 Svikt IKT/ Tap av oversikt over lagerbeholdning 2.10 Svikt i datasikkerheten fra HINAS Manglende strømforsyning/ Svikt i IKT 2.11 Pasientopplysninger faller ut (journalene) for behandlingspersonalet Svikt i IKT 5 -Overledning i lokalt spredenett -Brann i lokale strømfordelingstavler -Feil i lokalt strøminntak Bortfall av strøm -Går tom for varer -Mister oversikt over mangler som oppstår -Pasient-behandlingen må utstettes eller overføres til andre HF Får ikke bestilt de riktige varene basert på inneliggende pasienters behov R Kommentar/ status p.t. 2 Tiltak -Nødstrømsforsyning -Manuelle rutiner for føring av uttak fra lager -Innføre/opprettholde rutiner for hvem som kan gjøre uttak fra lager -Nødstrømsforsyning . -Vurdere om noen av disse systemene har/skal ha batteriback-up -Telefonisk kommunikasjon, papirlister med kontaktpersoner oppdateres fortløpende -Ladestasjoner for mobiltelefoner i områder med nødstrømsforsyningen. -Formidle beskjed til ansvarlig klinikksjef (dersom konsekvens for pasientbehandling) -Ordonnansordning dersom akutt -Stille krav i avtale med leverandør hvordan dette skal håndteres -Jevnlige el-tilsyn -Godt vedlikehold -Sikre områdene slik at uvedkommende ikke får adgang 5 1 2 2 -Regelmessig utskrift av lagerbeholdning for å ha backup 2 2 -Nødstrømsforsyning 1 3 -Backup for kontrollert nedkjøring av anlegg -Manuelle rutiner og prosedyrer må vedlikeholdes/opprettes Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering IDNR Farekilde/ Uønsket forhold/ Hendelse Årsak (utløsende hendelse) Konsekvens mht forsyning av helsemateriell Risiko K S 2.12 Ulike bestillings- og logistikksystemer benyttes HFene er på forskjellige elektroniske plattformer -Mangelfull oversikt -Bestillinger ”forsvinner” -Varebeholdningen blir ikke oppdatert -Forsinkelser i logistikken -Feil oppstår i konverteringen mellom systemene 3 -Byggene blir kalde -Varer kan bli ødelagt dersom for kaldt/ temperatursvingninger 2 Kontrollert og kortvarig påvirkning av tjenesteytelsen mest typisk konsekvens. Kan øke etterspørsel av enkelte produkter (antibac etc.). Liten konsekvens forventes mht kontinuitet i forsyning av helsemateriell 3 2 -Flere leverandører 2 2 -Bruke vann fra godkjent leverandør 4 1 2.13 Svikt i fjernvarme 2.14 Svikt i leveranse av medisinske gasser 2.15 Svikt i vannleveransen/ Forurenset vann inn på HF 3.1 3. Brann/ større lagerskader Brann/eksplosjon ved forsyningssenteret -Brudd i tilførsel mellom ekstern leverandør og HF -Intern svikt i distribusjonen av fjernvarmen Manglende rislingsanlegg Plassering av gassflasker Mangelfulle rutiner for brannvern Papp antennes (har mye brennbart materiale ettersom varer kommer i pappemballasje) Røyking inne på lageret (ulovlig) Brann i kjøkkenutstyr Støv i vareheisen antennes Varene blir ødelagt. Iht Bring vil de kunne gjenoppta forsyning relativt raskt. R Kommentar/ status p.t. 4 Tiltak -Mest mulig standardisering av plattformer og systemer -Systemene må snakke sammen (integreres) -Sikre redundante løsninger 2 -Redundante systemer for oppvarming -Nødstørmsforsyning Noen sykehus kan enkelt skifte til direktebestillinger om FS faller ut, for eksempel Sykehuset Innlandet. Salmiakk og klorin oppbevares ikke nær hverandre – risiko for farlig gass. Stoffkartotek/datablad finnes i varekatalogenGjennomføre regelmessig risikovurdering rundt stoffkartoteket. - Kundesenteret i Sverige kan fortsatt motta bestillinger. Leverandørene får beskjed om nytt midlertidig sentralt leveringspunkt dersom dette er etablert. - Innkjøpsavdelingene ved hvert sykehus bør fortsette å bestille varer på samme måte som før brannen. HSØ FS iverksetter ny plan for varedistribusjon inkludert eventuelle alternative lagerlokasjoner. -Avklare hvem som skal ha ansvar og oppgave mht rasjonering på vegne av HSØ. -Avklare hvem som koordinerer bestillingene til leverandørene. 6 Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering IDNR Farekilde/ Uønsket forhold/ Hendelse Årsak (utløsende hendelse) Konsekvens mht forsyning av helsemateriell Risiko K S R Kommentar/ status p.t. Tiltak -Trenger prioriteringsregler slik at sykehus uten lager får leveranser først. 3.2 Oversvømmelse/ vannskade på varer Vannrør brister 3.3 Brann/ eksplosjon i lager på HFet Oppbevarer eksplosjonsfarlig utstyr sammen med resten av lageret. 3.4 Frostskader i varemottak Strømbrudd og porten blir stående åpen. 4. 4.1 4.2 7 Varen blir ødelagt, men varer oppbevares ofte i hyller hevet fra gulvet, så skadeområdet vil antakelig være begrenset skadeomfang. Varene blir ødelagt av vannskade fra rislingsanlegg eller røykskade. En del varer kan bli ødelagt. 2 2 3 1 2 4 Eksempel på hendelse: Brist i vannrør medførte en oversvømmelse på hele sterilavdelingen på Ullevål – ble oppdaget før det medførte store skader HFene har gode brannsikrings og brannvernsrutiner. Sikring ved at man har flere lager eller har sikkerhetslager. Bortfall/manglende nøkkelkompetanse Feil i varekatalog Feilbestillinger Feil data fra leverandør eller feil /manglende oppdatering i Norkat/ HF-system Manglende, ressurser, opplæring og kompetanse for vedlikehold av varekatalog -Tungvinte bytteprosesser -Innkjøpssystemet støtter ikke gode bestillingsprosesser -Flere bestillingssystemer -Systemet nede Kan ikke bestille varer – eller bestiller varer som er utgått fra sortiment 3 4 -Bring kan ha plan for å fremskaffe kapasitet ved et alternativt lager, og få opp leveransene igjen. Men å bygge opp lager igjen tar tid, så det vil gå noen uker å få leveransene i gang igjen. -Oppbevare varer i hyller -Kontroll av rørkvalitet -Vurdere plassering av eksplosjonsfarlig utstyr på lageret -Skaffe varer fra andre lager eller FS. -Etablere rutine på FS for å tilpasse prognoser og prioritere lokasjoner der man har hatt spesielle skader/behov for rask etterfylling. -Bedre rutiner for oppdateringer -Opplæring -Begrense antall unødvendige endringer Varemangel fordi man har bestilt feil varer - Skjer ofte. Skjer spesielt rundt sommeren/ferievikarer. 3 5 Har etablert overordnede systemer og prosesser i HSØ mht bytte- uten tilfredsstillende systemstøtte. -Opplæring -Økt bruk av aktiv forsyningsløsninger ved HFene -Trenger generisk artikkelregister og kontroll på masterdata. -Vurdere om innkjøpssystemet eller prosesser Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering IDNR Farekilde/ Uønsket forhold/ Hendelse Årsak (utløsende hendelse) Konsekvens mht forsyning av helsemateriell Risiko K S R Kommentar/ status p.t. -Manuelle feil ved bestilling – punchefeil eller misforstår enheter pr. bestilling -Misforståelser, lite teknisk forståelse -Manglende bestillerkompetanse 4.3 Finner ikke erstatningsvare/ Lang tid å skaffe erstatningsprodukt (Gjelder både for leveranser via FS og direkteleveranser) -Prosess for å definere og fremskaffe erstatningsprodukter er ikke tydelig nok definert. -Mangler helsefaglig kompetanse for å finne erstatninger Tiltak for bestilling bør endres/styrkes Backup løsninger, for eksempel faks (systemet nede) -Aktiv bestilling, bestillerlister, fullmaktsstyring, opplæring -Konsolidering av systemer I de fleste tilfeller medfører dette kun kontrollert og kortvarig påvirkning av tjenesteytelsen. Kan få en tomsituasjon. 3 -Tiltak for å raskere kunne avdekke mangelsituasjoner bør vurderes etablert 4 -Definere tydeligere prosess for å fremskaffe erstatningsprodukter -Ansvarsavklaring mht hvem som er ansvarlig for mangelsituasjoner og det å finne erstatninger (for alle varer FS/lokale/nasjonale avtaler – rolle for alle i HSØ eller nasjonalt) Kan være alvorlig for enkelte produktgrupper/ situasjoner. -Opprette parallelle avtaler for kritiske produkter. 4.4 HF får ikke bestilt vare 4.5 Nøkkelpersonell mangler / har ikke ressurser til sentrale oppgaver, som å levere ut varer, bestille varer 4.6 HF bestiller for sent 4.7 NORKAT er nede 8 -Feil i masterdata -Kan ikke legge inn bestilling (NORKAT stengt 1 måned på sommeren) -Sykdom (for eksempel omgangssyke)/Fravær -Oppsigelser -Vanskelig å finne kompetente erstattere uten varslingstid. -Manuelle rutiner for bestillinger kraver at nøkkelpersonell er tilstede Bestillingsfrister overholdes ikke Sykdom eller personell slutter Tomsituasjon 2 5 Varer kan ikke leveres ut eller bestilles. Forsinkelser. Feil. 3 3 Lite sannsynlig at det tar lang tid før personell er tilbake på jobb. -Etablere oversikt over hvor man kan kjøpe varer fra når man ikke har tilgang på avtaleprodukt. Være i forkant før sommerstenging hos NORKAT Sikkerhet i at kundeservice, Innkjøp og lager er hver for seg. -Vurdere om det er tilstrekkelig personell med nøkkelkompetanse mht å levere ut varer. Planlegge ferier godt. -Vurdere om de manuelle rutinene kan endres slik at de kan gjennomføres selv om nøkkelpersonell ikke er tilstede Får ikke varer fordi bestillingen ikke er på FS i tide 2 4 Forsinkelser i kataloger, 2 4 -Vurdere behov for, omfang, og hyppighet av opplæring av personell Har flere ressurser på -Begrense antall bestillere -Vurdere om det er tilstrekkelig backuppersonell Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering IDNR Farekilde/ Uønsket forhold/ Hendelse Årsak (utløsende hendelse) Konsekvens mht forsyning av helsemateriell Risiko K S katalogimplementering etc. 4.8 5.1 5.2 5.3 Bortfall av medisinsk faglig kompetanse ved sykehusene som normalt gjør bestillinger 5. (Gjelder både bestillinger via FS og direktebestillinger HFleverandør) Sabotasje Produktsabotasje, eksempelvis: -Gjøre sterilt utstyr, usterilt -Sabotasje i produksjon -Sabotasje av emballasje (counter-feating) -Kontaminerte produkter inn i varekjeden Utstyr stjeles Transportbiler angripes 5.4 Ildspåsettelse ved FS 5.5 Hacking av IT-system 9 Plunder og heft men ingen større påvirkning av tjenesteytelsen ventes. Forsinkelser eller manglende bestillinger Finner som regel alternative personer, og får lagt inn bestillinger. Medfører stort sett kun en kortvarig påvirkning av tjenesteytelsen. Utstyr ubrukbart, varelager kasseres. Leveransesvikt. Må skaffe nytt materiell. 2 R Kommentar/ status p.t. Tiltak NORKAT så det finnes backup. i NORKAT Ikke egnet for gradering. -Sikre tydelige prosesser for varsling, avvikshåndtering og å finne erstatningsprodukter 4 -Sikre beredskapsplanverk som legger til rette for at en slik hendelse kan håndteres Med mindre sabotasjen er et større anslag hos produsent ventes ikke omfanget å være alvorlig. -Svikt i adgangskontroll -Utro tjener -Varemangel -Salg av stjålne varer Ikke egnet for gradering. -Tilgangskontroll og alarmer - Varer som kan omsettes videre - Kontroversielle varer/ bruk -Mangel/ rift om vare -Varemangel -Forsinket leveranse Ikke egnet for gradering. -Sikre beredskapsplanverk som legger til rette for at en slik hendelse kan håndteres -Sikkerhetssjekk av transportør -Potensielt tap av mange varer -Varemangel -Forsinket leveranse -Kan gi nedetid i IT-systemer, forsinket bestilling, forsinket leveranse, feil lagersaldo etc. -Rutiner for omlastinger Ikke egnet for gradering. Ikke egnet for gradering. -Sikre beredskapsplanverk som legger til rette for at en slik hendelse kan håndteres -Sikre beredskapsplanverk som legger til rette for at en slik hendelse kan håndteres -Vurdere datasikkerheten i sentrale IT-systemer -Sikre beredskapsplanverk (både IT-beredskap og Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering IDNR Farekilde/ Uønsket forhold/ Hendelse 5.6 Sabotasje mot kraftleverandør, ekom Utro tjenere 5.7 5.8 6. 6.1 6.2 6.3 6.4 -Underslag -Stjeling av produkter -Svart salg av materiell Avtale med useriøs -Utilstrekkelig kvalifisering/ leverandør bakgrunnssjekk -Hastig beslutning (hast/ mangel på vare) Organisering/ledelse /aktører/roller Leverandørene har ikke varer FS kan ikke levere varer eller substitutt FS kan, i en beredskapssituasjon ikke levere/skaffe til veie varer som de normalt har på lager Uklar forståelse for ansvarsområder mellom HFene og HSØ FS i en beredskapssituasjon 6.5 Manglende konkurranse/ monopolsituasjon 6.6 Ulik organisering under 10 Årsak (utløsende hendelse) Konsekvens mht forsyning av helsemateriell Risiko K S -Bortfall av strøm -Bortfall av ekom Kan medføre varemangel. R Kommentar/ status p.t. Tiltak Ikke egnet for gradering. forsyningsberedskap) som legger til rette for at en slik hendelse kan håndteres. Se node 2 – Bortfall av kritisk infrastruktur. Ikke egnet for gradering. - - Sjekk av leverandør før inngåelse av kontrakter Prekvalifisering Varemangel Forsinket leveranse Dekkes av tidligere IDNR (node 1 – Transport, lager/lagring) Varemangel Forsinket leveranse Viktig: Bruk av mulige erstatningsprodukter Dialog mot sluttbruker om erstatningsvaren Behov for opplæring av erstatningsvarer i forkant Dekkes av tidligere IDNR (node 1 – Transport, lager/lagring) Varemangel Forsinket leveranse 3 3 -Bestille hos annen leverandør -Ha backup-rutiner for bestilling hos andre -Flere leverandører -Avtaleregulering -Definere FS rolle i beredskapssituasjoner -FS rolle ikke tydelig nok definert -Beredskapsplanverk omfatter i liten grad beredskap for helsemateriell Ingen bestilling blir foretatt, med påfølgende fare for varemangel. 3 3 -Ansvarsområdene må være avklart -Monopolsituasjon forårsaket av at det inngås avtale med kun en leverandør -Forsyningssenterets rolle ikke Leveringssvikt Ødelegger konkurranse Økt sårbarhet Håndtering av en hendelse -Bruke avvikssystemer for å fange opp forbedringspunkter -Definere HSØ FS rolle i beredskapssituasjoner Inngå kontrakter med flere leverandører Håndteres i innkjøpspolicy Ikke egnet for gradering. -Opplæring i beredskap Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering IDNR 6.7 Farekilde/ Uønsket forhold/ Hendelse Årsak (utløsende hendelse) Konsekvens mht forsyning av helsemateriell hhv daglig drift og i krisesituasjoner tydelig definert -Forsyning av helsemateriell ikke godt inkludert i dagens beredskapsplanverk blir uoversiktlig og lite effektiv. Utydelig ansvarsavklaring og tildeling av oppgaver i en beredskapssituasjon kan gi store konsekvenser mht kontinuitet i forsyningen av helsemateriell. -Misforståelser -Feilbruk av utstyr -Feil bruk av ressurser Kommunikasjonsutfordrin ger mellom leverandør og HF Risiko K S R Kommentar/ status p.t. Tiltak -Beslutte hvilken organisasjon som er kriseorganisasjon -Beslutte tydelig rolle, ansvar og oppgavefordeling 2 5 -Definere HSØ FS rolle i beredskapssituasjoner -Opplæring og kompetanse hos bestiller i HF -Gode språkkunnskaper (ikke bare norsk?) -God rolleforståelse 6.8 Arbeidskonflikter 6.9 Tap av ledelse 6.10 Uenighet om tiltak 6.11 Manglende avklaring av roller og ansvar i prioriteringssituasjoner mellom HF og FS Manglende avklaring av roller og ansvar i prioriteringssituasjoner mellom HF og leverandør Diskrepans mellom nasjonale føringer og premisser med lokale oppfatninger 6.12 6.13 11 2 -God intern kommunikasjon i HF -Ha egen beredskapsplan for arbeidskonflikter (kontinuitetsplanlegging) -Streik -Får ikke bestilt varer/ levert varer -Mangelfullt lager -Får ikke levert varer 1 -Leveransesvikt -Viktig kompetanse blir borte Beslutninger blir ikke tatt Benytter penger lite hensiktsmessig De som har pasientene får ikke varer Ikke optimal bruk av tilgjengelige ressurser Se over. 2 1 1 2 3 2 Tydeligere ansvar og roller knyttet til forsyningssikkerhet og – beredskap for helsemateriell (beredskapsplanverk) 3 2 Tydeligere ansvar og roller knyttet til forsyningssikkerhet og – beredskap for helsemateriell (beredskapsplanverk) -Usikkerhet blant brukerne om den behandling som blir gitt -Sikkerhet for personell kan bli redusert -Handlingslammelse, uklar 3 2 -Sikre gode rutiner knyttet til prognoser -Bruke ”opptrappingsfasen” til streik etc til å planlegge hvordan den skal håndteres Bygge opp litt ekstra lager Etablere tydelig system med stedfortredere og gi dem opplæring Tydeligere ansvar og roller knyttet til forsyningssikkerhet og – beredskap for helsemateriell (beredskapsplanverk) Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering IDNR Farekilde/ Uønsket forhold/ Hendelse Årsak (utløsende hendelse) Konsekvens mht forsyning av helsemateriell Risiko K S R Kommentar/ status p.t. Tiltak prognose 6.14 Tungvint beslutningsprosess i beredskapssituasjoner -Lange beslutningsprosesser med mange involverte vs. behov for raske beslutninger -Manglende fullmakter eller behov for justering av fullmakter i beredskapssituasjoner Beslutninger om erstatningsprodukter blir ikke tatt i beredskapssituasjoner -Handlingslammelse, misforståelser -Forsinkede leveranser -Får ikke bestilt varer pga manglende fullmakter -Får ikke innført rutiner for bruk av erstatningsprodukter -Varer utenfor avtaler -Uautorisert bestilling 2 2 6.15 Tungvint bestilling Vanskelige elektroniske støttesystemer -Dårlige søkemotorer -Lav brukervennlighet - Får ikke bestilt Finner ikke varene 1 5 Tydeligere ansvar og roller knyttet til forsyningssikkerhet og – beredskap for helsemateriell (beredskapsplanverk) -Beskrivelse av fullmakter for bestilling i beredskapssituasjoner -Opplæring -Etablere gode rutiner for å skaffe erstatningsprodukter -Tydeligere ansvar og roller knyttet til forsyningssikkerhet og – beredskap for helsemateriell (beredskapsplanverk) -ERP 6.16 Elektronisk bestilling foretas ikke -Finner ikke fram i systemet -Bestiller via telefon i stedet - 2 4 Ingen tiltak løftet frem i arbeidsmøtet. 6.17 Høy turnover på personell med ansvar for bestilling - Påvirker negativt prognose for innkjøp (volum) Får ikke bestilt varer Feilvarer 3 4 6.18 Manglende manuelle prosedyrer dersom de elektroniske ikke fungerer Innkjøp og logistikk tillegges ulik vekt/prioritering som en del av den helhetlige tjenesteytelse v/HF - Får ikke bestilt varer Ingen distribusjon 4 1 -Opplæring -Rekruttering av rett person til rett stilling. - Oppmerksomhet fra ledelsen -Sikre at det er etablert gode, manuelle prosedyrer - Fagområdet blir nedprioritert Blir tatt for gitt Krevende å få rekruttert fagpersonell Konsekvenser for kvalitet på forsyningen og forsyningssikkerheten 3 3 -Tydeliggjøre prioriteringer, strategi/mål. Kommunikasjonssvikt og dårlig organisering mellom aktørene - Ikke får bestilt riktig vare til riktig tid Informasjon bruker for lang tid Får ikke forebygget 2 4 Ingen tiltak løftet frem i arbeidsmøtet. 6.19 6.20 - - 12 Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering IDNR Farekilde/ Uønsket forhold/ Hendelse Årsak (utløsende hendelse) Konsekvens mht forsyning av helsemateriell Risiko K S R Kommentar/ status p.t. Tiltak uønskede hendelser 7. Innkjøpsstrategi (aktører, kontrakter og deres innhold mht forsyningssikkerhet og beredskap) 7.1 Mangel hos leverandør -Generelt -Enkelt HF “støvsuger” markedet -Feilbestilling fra HF som ikke blir plukket opp hos leverandør grunnet manglende kompetanse - 7.2 Manglende beredskapslager -Ikke avklart hvor beredskapslager skal ligge -Dårlig avtaledekning medfører at produkter ikke omfattes av avtale/eller er uavklart med ansvarsforhold 7.3 Forsinkelser grunnet endring av leverandør, ny kontrakt, implementering 7.4 Uavklarte roller mht. avtaleoppfølging 7.5 Ujevnt leveranse/dårlig forutsigbarhet 8. 8.1 13 Hendelser håndteres lokalt, formidles ikke til andre, kan skape mangel på vare -Dårlig leveransepresisjon fra leverandør -Dårlig bestillingsprognose grunnet dårlige data Hendelser knyttet spesielt til bestilling/ levering via FS e-ordre stopper opp -Konflikt i varekatalogen. Endringer i varekatalog gjør at man får feil når man legger bestillingene fra HF. Hvis erstatningsartikler ikke er oppdatert bestiller man på gammel artikkel, men ordren stopper opp i systemet. Tomsituasjon 2 5 -Sikre att andrevalg av produkt og alternativ leverandør ligger inne i systemet -Parallelle leverandøravtaler tilstrebes -HF må håndtere situasjon i samspill med FS, produktråd -Avklare ansvar og roller -Tiltak og regler hos leverandør for volumaavik fra forrige bestilling -Avklare avtaleprinsipp mot direkte leverandør. -Tydeliggjøring fra eier på prinsipp for hvor beredskapslager skal ligge (vs sikkerhetslager) -Standardiserte avtaler mellom HSØ FS/HF Har ikke tilstrekkelig helsemateriell til å håndtere en beredskapssituasjon 4 2 Akutt: manglende kvalitetssikring ved bytte kan føre til feil produkt 2 3 -Regionalt produktråd har/skal definere nr 2 produkt, benytte dette Varemangel i HF 2 3 -Varslingsrutiner mot FS og andre HF -Vurdere å etablere en felles rolle som følger opp, samt koordinerer mangelsituasjoner (jfr. Sykehusapotekene og svikt i legemiddelforsyning). Dekket tidligere. Dataoversikt hos HF og FS Standard sortiment Forsinket leveranse. Varemangel på HF. 2 5 Man skal få bestillingsbekreftelse når e-ordre går gjennom. -Redusere antallet bytter/unødvendige endringer i varekatalogene. Det tillates for mange endringer fra leverandøren. -Økt frekvens i oppdatering av kataloginformasjon slik at man har samme katalogdata på HF og HSØ FS. Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering IDNR Farekilde/ Uønsket forhold/ Hendelse Årsak (utløsende hendelse) Konsekvens mht forsyning av helsemateriell Risiko K S R Kommentar/ status p.t. - Forsinkelser fra IBX, gjør at ordre som er lagt inn ikke blir videresendt til FS innen deadline. 8.2 Ordre som legges inn manuelt er vanskelig å tyde 8.3 Fritekst-ordre misforstås / er vanskelig å tyde 8.4 Katalogene er feil pga endringer hos leverandør. 8.5 HF gjør feilbestillinger av skaffevarer Bestiller feil kvantum pga at i leverandør avgjør hva som er bestillingsenhet (antall enheter pr ordre) 8.6 Det ankommer delleveranser av skaffevarer 8.7 Feilleveranse fra FS Leverandørene gjør delleveranser av skaffevare til Forsyningssenteret– får ikke en hel leveranse av gangen. - Feilplukk ifm. avvikssituasjoner eller manglende varekunnskap på FS-Feilplukk knyttet til enhetsmisforståelser (stk.vs kartong) -Stor risiko for feil, pga mange avvikende prosesser og kundebehov ved HFene -Kompetansemangel hos FS – har bedre varekunnskap hos leverandøren – mangel hos 14 Varierende kvalitet i fritekstordre fra ulike HF. Ofte avhengig av om avdelingene legger inn selv eller om sentralt innkjøp legger inn fritekstbestillinger. For mange endringer i varekatalogene og for lang tid for oppdateringer i systemene. Tiltak -Opplæring – alltid avvente ordrebekreftelse for å vite at ordren er gått gjennom. Skjer ofte og medfører mye plunder og heft – kan gjøre at man mister bestillinger fordi de stoppes i systemene Medfører mye plunder og heft og - kan medføre mangelsituasjoner hvis man misforstår bestillingsenhetene. Medfører plunder og heft. Sjelden alvorlige mangelsituasjoner. Leverer feil produkt til HF/ sykehuset, får for mye eller for lite varer. Enhetsproblematikk kan medføre at vare ikke bestilles fordi man ikke finner det man leter etter. Konsekvensen av feil avhenger av beliggenhetmuligheten for å rette er mindre på Tynset enn på 3 5 Eksempel. Ordre fra Skien, er ikke nummerert på linje, hele teksten er i ett, uten at det er linjeskift, så man kan lese feil. 2 4 Bør redusere antallet fritekst-ordre 2 4 Innføre HSØ-nr istedenfor leverandørnummer. Endre/bedre rutiner knyttet til bytte av leverandør. 1 3 Flere varer burde være lagervarer på FS. 1 3 Flere varer burde være lagervarer på FS. 3 5 Har rutiner for tilbakekalling Har gode rutiner for ukentlig oppfølging og kartlegging av alle typer feil. Skien bør over på IBX, slik at man kan fjerne disse ordrene. Opplæring og mer standardisering av prosesser. Trenger rutiner for å dobbeltsjekke hasteleveranser. Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering IDNR Farekilde/ Uønsket forhold/ Hendelse 8.8 Forsinket / manglende leveranse 8.9 Svikt i bytteprosesser 8.10 Mangelsituasjoner ved mindre sykehus/ enheter. 8.11 Varer er utgått på dato på FS 8.12 Ujevne bestillinger medfører tom-situasjoner Årsak (utløsende hendelse) Konsekvens mht forsyning av helsemateriell Bring. - Dårlig lagt opp til hvordan man skal løse avvik-situasjoner (f.eks. tilbakekalling og hasteleveranser ut av FS) -Avvik mellom ordrebekreftelse med leveransetidspunkt og faktisk leveransetid -Manglende vare på lager ved FS -Forsinkelse i pakk og plukk (spesielt for sykehus som ligger langt unna, pga kort tidsrom for plukk og pakk) Drammen sykehus. -Klarer ikke å vedlikeholde lager og bestillingskvantum. -Lav frekvens på leveranser og ser ikke hva man mottar i forrige leveranse før man må legge nye bestillinger. -Ikke tilstrekkelige rutiner for kontroll av dato Risiko K S R Kommentar/ status p.t. Tiltak Har sikkerhetslager Har gode rutiner for ukentlig oppfølging og kartlegging av alle typer feil. Ingen tiltak løftet frem i arbeidsmøtet. Varemangel HF 1 3 Mangelsituasjon kan oppstå i forbindelse med leverandørbytter. Kan være alvorlig om man mangler prognoser på nye varer, og leverandøren ikke kan levere. Varemangel i HF 3 4 Bedre prosesser ifm avtaleskifter og bytte fra en leverandør til en annen 1 3 FS skal få elektronisk pakkseddel som stemmer. Skal vise opprinnelig bestilt, levert og kan få denne en dag i forkant (hva som er plukket, bestilt, og restet). Ikke bestilt ny vare, mulig varemangel. 2 3 3 3 FIFO-prinsipp på lager, fungerer fint på aktive varer Noen HF har rutiner med signering – manuell kontroll på dato. Eksempler er behandlingshjelpemidler og prosedyrepakker Økt bruk av automatisk Forsyning er tiltak p.t. 15 -Etablere bedre rutiner for datokontroll. -Vurdere holdbarhetskrav i avtalene, der mulig. -Bedre rutine for informasjonsflyten fra HF til FS og til leverandør. - Informere om reelle endringer i forbruksnivåer. -Avklare ansvar for å gi informasjon fra HF til FS/leverandører. Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering IDNR Farekilde/ Uønsket forhold/ Hendelse 8.13 Problem mht. røde dager – jul og påske. FS får kjempestore bestillinger rett før jul – ødelegger for plukkrutiner etc. krever Enhetsendringer medfører feilbestillinger 8.14 9. 9.1 9.2 9.3 16 Årsak (utløsende hendelse) Konsekvens mht forsyning av helsemateriell Risiko K S FS ikke rekker å plukke varer i tide, forsinket leveranse til sykehusene. 1 4 Takler det pga at man får varer flere ganger i uken men store operasjonelle utfordringer 2 2 Hendelser knyttet spesielt til direktebestilling/ -leveranser leverandør-HF (sentrallager/ avdeling/ post) Leverandør får ikke -Brev (Feil mottaker, rotet bort Varemangel 2 3 mottatt ordre i andre enden) -Fax (noen) (Feil mottaker, rotet bort i andre enden) -E-post (feil) -Direkte i system (feil) Mangel grunnet dårlig planlegging på post/HF -Turnover av ansatte medfører manglende kompetanse om bestillingsprosess -Feilbestillinger, for sene bestillinger, ikke bruk av system, manuell bestilling Varemangel Feil i varemottak HF For dårlig levering (tid) og pakking fra lager til post Sen levering, levering til feil post 1 3 R Kommentar/ status p.t. Tiltak -Vurdere jevnere oppbygging av buffer på HFene. Eksempel: varmejakkerendret fra 1 til 30 per enhet – ett sykehus bestilte hele beholdningen og leverandøren gikk tom. Man får 10 ganger mindre eller 10 ganger mer enn bestilt -Større oppmerksomhet rundt artikler som endrer forpakningsstr. -Vurdere rutine for en raskere fix- for å kunne løse varer. -Vurdere om det bør etableres en koordinerende rolle, som kan bistå i å skaffe erstatningsvarer -Sette krav til leverandører- koster noekoordineres på HSØ og nasjonalt nivå. Benytte elektroniske varianter (årsak brev, fax) Krav om ordrebekreftelse, følge opp og purre ordrebekreftelser (Årsak e-post, ”direkte i system) -Opplæring, kontroll av rutiner -Sentralisering av bestilling (skal gjennomføres på AHUS) 1 3 Opplæring, kontroll av rutiner Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering IDNR 10.1 Farekilde/ Uønsket forhold/ Hendelse Årsak (utløsende hendelse) Konsekvens mht forsyning av helsemateriell 10. Forhold hos leverandør / produsent (kvalitetssvikt, produksjonsstans etc.) Produkt utgått hos -Råstoffknapphet i markedet Varemangel leverandør -Leverandør har tom-situasjon -Globale kriser/ katastrofer som påvirker leverandørs produksjon -Tyver eller annet som påvirker leveransen av en batch -Global tilbakekalling av produkt -Feilproduksjon, greier ikke dekke behov Risiko K S 2 3 10.2 Leverandør går konkurs -Distributør går konkurs -Produsent går konkurs 1 3 10.3 Leverandør kan ikke levere materiell -Konflikt/streik -Manglende kapasitet/kompetanse hos leverandørs lager 2 3 10.4 Leverandør leverer feil Plukkfeil i lager 1 4 10.5 Leverandør ustabil i leveransen Endring i logistikkjeden 1 3 10.6 Leverandør og/eller produkt mister relevans Oppkjøp/regulative forhold/brudd på etiske retningslinjer 1 3 10.7 Leverandør nedprioriterer HF/RHF/Norge 2 1 17 Lange ledetider midlertidig R Kommentar/ status p.t. Tiltak -I den grad det er mulig vurdere alternative produkter med flergangsbruk/ Alternative produkter med andre råstoff -Ha nr 2 leverandør -Parallelle rammeavtaler. -Opprettholde sikkerhetslager/ definere sikkerhetslager (spesielt for materiell definert som kritisk) -Standardisert sortiment hos HF. -Oppdatert statistikk sentralisert (for eksempel innkjøpsportalen) -Kriserutiner for å forskyve/tilpasse elektiv behandling. -Sentralisert prioriteringsprosess for fordeling. -Kontraktstyring/forvaltning -overvåkning av soliditet, parallelle avtaler, krav ved kontraktsinngåelse -Parallelle avtaler, erstatningsprodukter -Nasjonalt: dispensasjon fra streik grunnet liv/helse. -Utenfor Norge: behandle som ikke lenger produkt -Initielle kontraktskrav, straffemekanismer bøter mot leverandør, skifte leverandør -Oppfølging av leverandør, sanksjonsmuligheter, eskaleringsrutiner -Midlertidig økning i lager av berørt materiell (buffer), tett dialog mot leverandør i omleggingsprosessen, rolleavklaring/kontaktpunkt i HF ved slike situasjoner Midlertidig økning i lager av berørt materiell (buffer), tett dialog mot leverandør i omleggingsprosessen, rolleavklaring/kontaktpunkt i HF ved slike situasjoner Ikke relevant i normalsituasjon. Akutt: bufferlager og prioritering internt Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering IDNR 18 Farekilde/ Uønsket forhold/ Hendelse Årsak (utløsende hendelse) Konsekvens mht forsyning av helsemateriell Risiko K S R Kommentar/ status p.t. Tiltak Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering Sannsynlighet vurderes etter følgende veiledende kriterier (jfr. Helse Sør-Østs veileder for legemiddelberedskap, v.1.0) Meget liten Liten Moderat Stor Svært stor 1 2 3 4 5 Skjer regelmessig, mindre enn halvparten fører til noe uønsket. Anslagsvis sjeldnere enn 1 hendelse pr år. Skjer regelmessig og mer enn halvparten fører til noe uønsket. Oftere enn 1 hendelse pr året. Skjer regelmessig og mer enn halvparten fører til noe uønsket. Oftere enn 1 hendelse pr mnd. Har hørt om, aldri på eget arbeidssted. Sjeldnere enn 1 hendelse pr 10 år. Har skjedd, men ikke regelmessig. Anslagsvis 1 hendelse pr 5 år. Konsekvens mht kontinuitet i forsyning av helsemateriell vurderes etter følgende veiledende kriterier (jfr. Helse Sør-Østs veileder for legemiddelberedskap, v.1.0) Ubetydelig Mindre alvorlig Betydelig Alvorlig Svært alvorlig 1 2 3 4 5 Hendelsen/ tilstanden gir ikke merkbar påvirkning av tjenesteytelsen. Hendelsen/ tilstanden fører til mindre kvalitetsforringelse på tjenesteytelsen. Hendelsen/ tilstanden fører til betydelig kvalitetsforringelse på tjenesteytelsen. -Kontrollert og kortvarig påvirkning av tjenesteytelsen. -Reserveløsningen dekker bare delvis opp. -Plunder og heft” i forbindelse med opprettholdelse av tjenesteytelsen. -Reserveløsninger fungerer. Hendelsen/ tilstanden reduserer regionens mulighet til å yte lovpålagte helsetjenester med alvorlige følger. -Stor påvirkning av tjenesteytelsen -Bortfall av helsemateriell nødvendig for å yte lovpålagt tjeneste. - Kvalitet og kapasitet kan ikke dekkes inn gjennom bruk av reserveløsninger . 19 Hendelsen/tilstanden reduserer regionens mulighet til å yte lovpålagt helsetjenester med svært alvorlige følger. -Bortfall over tid av helsemateriell nødvendig for å yte lovpålagt tjeneste. Gir svært store konsekvenser for tjenesteytelsen. -Reserveløsninger fungerer ikke. Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering Matrise for risikovurdering (jfr. Helse Sør-Østs veileder for legemiddelberedskap, v.1.0) 20 Vedlegg 3 Utfordringer knyttet til ulike dimensjonerende hendelser VEDLEGG 3 UTFORDRINGER KNYTTET TIL ULIKE DIMENSJONERENDE HENDELSER Analyseskjema – Scenarioer diskutert ROS dag 2, påvirkning av yteevnen til forsyningskjeden for medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst Vedleggets innhold er oppsummering av innspill fra deltakere i arbeidsmøter i løpet av prosjektet. Listen over materiell og øvrig innhold er ikke å betrakte som uttømmende. Innholdsfortegnelse 1 Scenario 1 - Pandemi (scenario knyttet til smittevern) .......................................................................................................................................................... 2 2 Scenario 2 – Bombeangrep (multitraumescenario) ................................................................................................................................................................. 4 3 Scenario 3 – Brann, ekstern hendelse (brann-/ røykskadete) ................................................................................................................................................. 5 4 Scenario 4 - Giftig gass (scenario som krever rensing av pasienter)....................................................................................................................................... 6 5 Scenario 5 – Datateknisk svikt i HF .......................................................................................................................................................................................... 7 6 Scenario 6 - Brann i Forsyningssenteret ................................................................................................................................................................................. 8 1 Vedlegg 3 Utfordringer knyttet til ulike dimensjonerende hendelser 1 SCENARIO 1 - PANDEMI (SCENARIO KNYTTET TIL SMITTEVERN) 1 Hendelse Pandemisk influensa (varer ca. 4 mnd.) Scenarioet ble utarbeidet på grunnlag av Nasjonalt Risikobilde for 2013 (DSB) 2 Symptomer/ skader I dette scenarioet rammes ikke Norge først. Når Norge blir rammet kan det dermed allerede være mangel på medisinsk utstyr. Det er etablert innkjøpsordninger i Helse Sør-Øst som skal ta høyde for dette. 3 Behandlingsbehov På en intensivavdeling, slik de i hovedsak er bygget pt, er det ikke kapasitet nok til at smittede kan isoleres fra de som ikke er smittet. Det vil bli nødvendig å erstatte smitterom med hele etasje/ områder for henholdsvis smittede og ikke-smittede. All elektiv behandling må stoppes for å kunne ta i mot det store antallet pasienter som trenger behandling som følge av pandemien. Det vil oppstå utfordringer knyttet til å opprettholde tjenesteytelsen for øvrig akuttbehandling, da kapasiteten benyttes på de pandemisyke. 4 Tidskritikalitet mht behov for medisinsk utstyr Et pandemiutbrudd vil mest sannsynlig ikke starte i Norge, og det vil dermed være litt tid på å forberede seg. Mye av materiellet er lite plasskrevende, og med lang holdbarhet. Behovet kan imidlertid endre seg i løpet av pandemien og det kan bli behov for å omprioritere, restrukturere og revurdere hva som til en hver tid er mest kritisk. 5 Kapasitet, forsyning 1. Behandle pasienter. 2. Verne helsepersonell. 3. Desinfisere sykehus (rom) og materiell. Vil bli behov for annen type renhold enn ved normalsituasjon (andre kjemikalier/ vaskemidler). Bør skille mellom hva pasientene trenger, og hva personellet trenger. Mangel på personell vil bli et stor utfordring/flaskehals i forsyningskjeden, da det er mange ledd der personell er involvert (Mange ledd gir økt sårbarhet). Bemanningsproblemer på vaskeri gjør at sykehusenes sengetøy etc. ikke blir vasket. Helsepersonell blir selv syke, eller må være hjemme fra jobb dersom barnehage/ skole stenger. Generelt vil det kunne oppstå mangel på alt medisinsk utstyr, da logistikk og produksjon kan bryte sammen. Norge er et lite marked og vi må regne med å ikke bli prioritert ved tilfeller av internasjonale leveringsproblemer Må påregne å ikke kunne låne av andre sykehus eller andre land da de også kan være hardt rammet. 6 Aktuelt medisinsk utstyr (hva blir det behov for/ økt behov for) Dialysemateriell. Dialysemaskiner. P3-masker. Beskyttelsesutstyr: Åndedrettsvern, stellefrakker, hetter, hansker. Overflatesprit. Likposer. Kjølekapasitet i likkjeller. (De fleste som dør vil dø på sykehuset). P3-masker, hansker og hånd- og overflatesprit er det mest kritiske materiellet. Det vil kunne bli mangel på helsepersonell, og de vil være minst like redde for å bli smittet som andre. Har man ikke verneutstyr tilgjengelig vil man ikke kunne pålegge helsepersonellet å eksponere seg for smitte. 7 2 Konsekvenser for kontinuitet i forsyning av medisinsk utstyr Når mangel på utstyr kan oppstå/ har oppstått må materiell og kritiske pasientgrupper vurderes og prioriteres. Må planlegge beredskapslagre, og kunne justere denne planen fortløpende mens pandemien pågår. Bruk av erstatningsprodukter kan kreve opplæring, spesialutstyr, og kan være begrenset til bruk kun hos enkelte pasienter eller ha andre begrensninger. Vedlegg 3 Utfordringer knyttet til ulike dimensjonerende hendelser 8 Andre kommentarer fra arbeidsgruppen (f.eks spesielle sårbarheter eller beredskapsmessige utfordringer) Nesten alt medisinsk utstyr som trengs innen smittevern har lang ledetid. Unngå å basere logistikk og forsyning fra lagre langt unna (eksempelvis Asia). Pandemi oppstår i hovedsak om vinteren (oktober- mars), og det kan vurderes å ha mindre beredskapslager i sommermånedene. Aktuelt materiell har i hovedsak lang holdbarhet og vil være i omløp. Økonomi skal dermed ikke være noen hindring for å etablere god lagerkapasitet for slikt utstyr. Krav knyttet til forsyningssikkerhet bør inkluderes i avtaler med leverandørene. For materiell som kategorisert med høy kritikalitet er det viktig å sørge for å inngå parallelle avtaler med flere leverandører. Ved avtaleinngåelse bør det vurderes redundans i produksjonen av aktuelt materiell. Mange leverandører mottar produkt/ mellomprodukt fra samme firma/ fabrikk/ produksjonssted. Avtaler med leverandørene bør omfatte hvordan leverandører skal agere når sykehusene i en pandemisituasjon går utenom forsyningssenteret når det begynner å bli lite tilgjengelig materiell. Alt bør gå gjennom forsyningssenteret ved slike tilfeller. Ved en pandemi vil det ofte være forhold utenfor sykehuset og helseforetaket som blir flaskehalser. Erfaring fra forrige pandemi har vist at hamstring i større grad må forebygges. Ansvar knyttet til rasjonering/ prioritering må defineres slik at ikke enkeltsykehus ”kupper” markedet ved å kjøpe inn alt tilgjengelig materiell direkte fra leverandøren. Forsyningssenteret kan ha en sentral rolle her. Deres håndtering må imidlertid være definert på forhånd og faglig kvalitetssikret. Det bør defineres en faglig koordinator i tillegg til en forsyningskoordinator. Erfaringsoverføring fra apotekene vil være nyttig mht å definere system for prioritering og fordeling. Helsepersonell vil kanskje ta utstyr til eget bruk, og svinn av utstyr bør vurderes kontrollert under en pandemi. Med henvisning til sykehusapotekene så telles A- og Bpreparater hver dag, og under forrige pandemi begynte man også å telle opp Tamiflu hver dag for å unngå svinn. Det bør forberedes hvordan håndtere at helsepersonell nekter å møte opp eller nekter behandle syke pasienter fordi det ikke er mulig å beskytte seg (eksempelvis dersom det oppstår mangelsituasjon på masker). Vurdere hvilken prioritering som skal gis personell som jobber i forsyningskjeden mht vaksine. 3 Vedlegg 3 Utfordringer knyttet til ulike dimensjonerende hendelser 2 SCENARIO 2 – BOMBEANGREP (MULTITRAUMESCENARIO) 1 Hendelse Bombeangrep med varighet under et døgn. Scenarioet ble utarbeidet på grunnlag av Nasjonalt Risikobilde for 2013 (DSB) 2 Symptomer/ skader Et bombeangrep vil medføre dødsfal og et stort skadebilde. 3 Behandlingsbehov Erfaring fra 22. juli: Ullevål behandlet 33 pasienter med denne typen skader, og mener de kunne ha behandlet 3-4 ganger så mange uten å overskride lagre av medisinsk utstyr og utstyrskapasiteten. 4 Tidskritikalitet mht behov for medisinsk utstyr Det er tilstrekkelig medisinsk utstyr på lager ved normaldrift. Kan være sårbare dersom hendelsen inntreffer på en fredag, da ny forsyning ikke vil være på plass før over helgen. Forsyningssenteret tilbyr imidlertid utsendelse av varer hver eneste dag. I tillegg er det mulig å få støtte fra andre foretak. 5 Kapasitet, forsyning Et slikt scenario forventes ikke å ville utfordre forsyningskapasiteten for hele Helse Sør-Øst, dersom normale forsyningslinjer opprettholdes. Vil få hjelp fra Drammen, Fredrikstad etc. ved behov. I Oslo er kapasiteten i utgangspunktet god nok. Dersom hendelsen skjer utenfor Oslo må man sørge for tilstrekkelig kapasitet på transport til sykehusene i Oslo. Busser, ekstra ambulanser, etc. Det vil også være en utfordring knyttet til å motta pasientene (det vanlige programmet må vurderes utsatt/flyttet). 6 Aktuelt medisinsk utstyr (hva blir det behov for/ økt behov for) Suturer. Bandasjer. Kirurgisk utstyr.Væsker.Thorax-dren. Vacuum-dren-systemer. Stivkrampesprøyter. Etterfylling av materiell på akutten blir kritisk, men det skal være nok utstyr tilgjengelig. Viktig at sikre at utstyret som benyttes ved Helse Sør-Øst er kompatibelt mellom de tilhørende sykehusene/akuttmottakene. 7 Konsekvenser for kontinuitet i forsyning av medisinsk utstyr Forventes ikke å utfordre forsyningen av medisinsk utstyr. Erfaring: Ved 22.juli-hendelsen brukte man bare 14 poser med blod på Ullevål. 8 Andre kommentarer fra arbeidsgruppen (f.eks spesielle sårbarheter eller beredskapsmessige utfordringer) Dette er et scenario som egentlig representerer det HSØ gjør hver dag, bare lit mer. Utfordringen ligger kanskje mer i normaliseringen etter de første dagene. Sterilsentralen blir en kritisk funksjon dersom kapasiteten blir utfordret. Flaskehalsen blir akuttmottaket. Erfaring: Under 22.juli var gjennomsnittlig tid i akuttmottaket 10-15 min. Mye gikk bra takket være god triagering på ulykkesstedene. Det foreligger en del avhengigheter i forsyningen av forbruksmateriell for medisinsk teknisk utstyr. Det må tilstrebes å beholde mangfoldet på medisinsk teknisk utstyr og å opprettholde ”dynamikken i markedet”. Forsvarets forsyningssenter har mobilt sykehus tilgjengelig. Røde kors har også tilsvarende ressurser som kan benyttes i ekstreme tilfeller. Et scenario som slår ut akuttmottaket og intensivbehandlingen på Ullevål sykehus vil medføre problemer (mangel på kapasitet og kompetanse). 4 Vedlegg 3 Utfordringer knyttet til ulike dimensjonerende hendelser 3 SCENARIO 3 – BRANN, EKSTERN HENDELSE (BRANN-/ RØYKSKADETE) 1 Hendelse Brann i Oslofjordtunnelen under fredagsrushet. Scenarioet ble utarbeidet på grunnlag av Nasjonalt Risikobilde for 2013 (DSB) 2 Symptomer/ skader Brannskadete vil ikke dominere skadebildet, det vil være det store antallet selvevakuerte som vil oppsøke kommunehelsetjenesten etterpå. Mange personer med kullosforgiftning og CO2-forgiftning. 3 Behandlingsbehov Det vil være stor pågang på legevakt og sykehus. Førsteprioritet vil være frakte de som trenger O2-behandling raskt til sykehusene. (”Vaske lungene”), Vann viktig for å ”avkjøle ”svelget. 4 Tidskritikalitet mht behov for medisinsk utstyr I Oslo vil det være tilstrekkelig kapasitet til å få pasientene raskt nok til sykehus. Kritisk fase vil være å få det store antallet pasienter ut av tunnelen hvor behandlingen kan starte. I Oslo er det uproblematisk å få fylt tilstrekkelig antall O2-kolber, men hendelsn skjer langt fra Oslo vil dette kunne være en større utfordring. 5 Kapasitet, forsyning I utgangspunktet er det god kapasitet på O2-masker. Maskene kan også gjenbrukes ved vask. Det må gjøres lokal vurdering av forsyning/etterfylling av O2-kolber. Respirasjon ikke en kapasitetsutfordring i Oslo. 6 Aktuelt medisinsk utstyr (hva blir det behov for/ økt behov for) Oksygen. Flaskevann. Oksygenmasker. Grønne slanger.O2-kolber.Bandasjer. Vann. Sterilt vann. Lungeskyllesett. Viktig at behandling ikke forutsetter transport av pasient med helikopter, da dette vil i stor sårbarhet ved dårlig vær. Helsebuss kan benyttes dersom det ikke er tilstrekkelig ambulansekapasitet. Dersom det er et stort antall branskadde vil en ha problemer. Da trenger man sølvfolie/ brannlaken, masse væsker (saltvann, skyllevæsker etc.). Her er kapasiteten ikke 1000 pasienter, som for røykskadde, men kanskje bare 60-80 pasienter. Pasienter kan bli sendt til Skien eller Gøteborg, men her vil det være tilgang på kompetent personell som er den kritiske ressursen. 7 8 5 Konsekvenser for kontinuitet i forsyning av medisinsk utstyr Andre kommentarer fra arbeidsgruppen (f.eks spesielle sårbarheter eller beredskapsmessige utfordringer) Noe brannskademateriell har kort holdbarhet, gel etc., og det er dermed i utgangspunktet ikke store lagre for disse. For dette scenarioet vil det være tilstrekkelig kapasitet. Utfordringen ligger heller i å få pasientene til sykehuset. Noe elektiv behandling vil kunne bli nedprioritert og dermed forsinket. Intensivpasienter, akuttkeisersnitt etc. må fortsatt prioriteres. Personellmangel i sykehusene og i ambulansetjenesten vil være en større utfordring enn tilgang på nødvendig materiell/utstyr for dette scenarioet. Vedlegg 3 Utfordringer knyttet til ulike dimensjonerende hendelser 4 SCENARIO 4 - GIFTIG GASS (SCENARIO SOM KREVER RENSING AV PASIENTER) 1 Hendelse Angrep med giftig gass Tilsiktet hendelse der terrorister benytter saringass ved to større arrangementer. Flere hundre mennesker blir eksponert for gassen. Et scenario knyttet til enten stridsgass, gass- eller kjemikalieutslipp fra et industrianlegg i Helse Sør-Øst ble inkludert i prosjektet på grunnlag av innspill i oppstartsmøtet for prosjektet. Et scenerio av en eller annen type og omfang innen dette feltet er sannsynlig og viktig å ha vurdert mht hvordan det eventuelt vil utfordre yteevnen til forysning av medisinsk utstyr. 2 Symptomer/ skader Nervegassene er organofosfater som hemmer enzymet kolinesterase. De har samme virkningsmekanisme som organofosfatholdige plantevernmidler, men er mer toksiske. Ved alvorlige forgiftninger: uttalt bronikalsekresjon, åndenød, lungeødem, sentralt og perifert betinget hemming av respirasjon og sirkulasjon, apné. I tillegg: ataksi, kramper og koma. 3 Behandlingsbehov Rensing vil være 1.prioritet. Hvis pasienten ikke puster så skal ventilasjonsbag benyttes (ambibag/respirasjonsbag). Denne hendelsen kan resultere i mange intensivpasienter. Førstehjelp på skadestedet: Atropin/oksim, oksygen (autoinjektor), stanse kramper med diazepam. NB! Ubeskyttet personale må ikke gå inn i kontaminert sone før dette er klarert (fagleder brann avgjør). Innsatspersonell bør ikke utføre munn-til-munn fordi dette kan forgifte hjelper. NB! Pasienter som kun har vært eksponert for nervegass i dampform, anses ikke som kontaminerte. Minimumsdekontaminering skal imidlertid utføres hos symptomatiske pasienter. NB! Pasienter med tøy/hud tilsølt av nervegass i flytende form anses som kontaminerte, det må gjøres minimusdekontaminering så raskt som mulig. All direkte hud-til-hud kontakt med pasientene må unngås inntil fullstendig dekontaminering er gjennomført. Kontaminerte personer må ikke bringes inn i varmere eller lukkede rom. 4 Tidskritikalitet mht behov for medisinsk utstyr Hurtig aksjon er meget viktig ved dette scenarioet. Ved inhalasjon kan effekter inntre i løpet av sekunder eller noen få minutter, avhengig av konsentrasjon. Død kan inntreffe i løpet av få minutter ved tilstrekkelig høy konsentrasjon. Nervegassene er også mer vannløselige (i varierende grad) og reaktive enn de mer fettløselige plantevernmidlene. Teoretisk vil derfor en forgiftning med nervegass være mer kortvarig enn ved inntak av plantevernmidler. 5 Kapasitet, forsyning Respiratorkapasitet vil ikke være noe problem for større sykehus, men ved mindre sykehus kan dette være kritisk. Brannvesenet har ansvaret for sanering ved skadested. Pasienter kan ikke fraktes i ambulanse før de har blitt renset. Flere sykehus har en eller annen form for saneringsvariant. Alle akuttsykehus har 15-25 drakter tilgjengelig og 4 telt. 6 Aktuelt medisinsk utstyr (hva blir det behov for/ økt behov for) Konsekvenser for kontinuitet i forsyning av medisinsk utstyr Sprøyter. Opptrekkskanyler. Telt/ teltpakker. Rensestasjoner. Gassmasker. Varme klær. Væske. Drakter. Tepper. Varmt vann. Det bør etableres en oversikt lett tilgjengelig for alle over hva av ressurser/utstyr hvert sykehus har til rådighet Andre kommentarer fra arbeidsgruppen (f.eks spesielle sårbarheter eller beredskapsmessige utfordringer) Alle pasienter der man er i tvil om eksponering må renses (nødvendig forhåndsregel). Må stenge alle innganger, samt opprette sluser. Informasjon vil være viktig, spesielt via media. Generelt så er HFene sårbare mht kunnskap for håndtering av ulike typer gassforgiftninger. Liste over hvem man skal henvende seg til for å få informasjon om gassen bør etableres. Kommunikasjon vil være en utfordring, da man ikke kan prate med hverandre i rensebrakkene. Meget viktig å gjennomføre øvelser i slike scenario. Involverte i alle ledd må delta, inkludert portører. Forhåndsdefinere hvem som skal sette opp telt (hvilken yrkesgruppe), hvem skal ta på dresser etc. Alle i mottak på kunne prosedyren. 7 8 6 Aktuelt helsemateriell som er på lager vil vanligvis ikke gå tomt. Det er viktig å understreke at lagerbeholdningen i utgangspunktet ikke er dimensjonert for så store hendelser. Vedlegg 3 Utfordringer knyttet til ulike dimensjonerende hendelser 5 SCENARIO 5 – DATATEKNISK SVIKT I HF 1 Hendelse HFenes bestillingssystem er nede på ubestemt tid. Ikke mulig å logge seg inn i systemet eller få tilgang til den informasjonen som ligger i systemet. Integrasjoner mot andre systemer fungerer heller ikke, slik at det ikke er mulig å hente ut informasjon fra bestillingssystemet fra andre programmer. 2 Symptomer/ skader Ikke relevant for dette scenarioet 3 Behandlingsbehov Ikke relevant for dette scenarioet 4 Tidskritikalitet mht behov for medisinsk utstyr Kapasitet, forsyning Intet økt behov Aktuelt medisinsk utstyr (hva blir det behov for/ økt behov for) Konsekvenser for kontinuitet i forsyning av medisinsk utstyr Scenarioet medfører ikke økt behov for noe medisinsk utstyr, men utfordrer bl.a. vanlige bestillings- og mottaksprosedyrer for alt medisinsk utstyr ved HFene. Andre kommentarer fra arbeidsgruppen (f.eks spesielle sårbarheter eller beredskapsmessige utfordringer) Viktig å sikre tilstrekkelig kompetanse hos personell i bruk av bestillingssystemet. Helse Sør-Øst er ekstra sårbare ved ferieavvikling, mht tilgjengelig nøkkelkompetanse. Organisasjonen bør være robust mtp dette. Lister med kontaktpersoner/produkter må være tilgjengelige i perm, ikke elektronisk – da dette er for sårbart. Kataloger må også være tilgjengelige i perm. Det bør etableres klare varslingsrutiner samt hvordan håndtere slike situasjoner. Tilstrekkelig størrelse på lagrene på sykehusene vil gjøre at de er bedre rustet dersom en slik situasjon skulle oppstå. Hvem kan beslutte at manuelle bestillinger igangsette? Vurdere å etablere et koordinerende punkt i hvert HF her. 5 6 7 8 7 Vil kreve økte personellressurser i å håndtere bl.a. bestillinger, mottak etc. Noe forsinkelser ventes, men ikke fare mht liv og helse. Hendelsen vil gi kommunikasjonsutfordringer. Medisinsk utstyr er tilgjengelig men det vil oppstå merarbeid og noe forsinkelse knyttet til manuelle prosesser som må iverksettes. Sykehus med sentrale lagre vil ha en forsinkelse i sårbarheten sammenlignet med de som får direkteleveranser (AHUS, Sykehuset Østfold). Ved manuelle bestillinger er det viktig at interne artikkelnumre ikke benyttes, da dette kan medføre misforståelser fra bestilling til plukking. Referansenumrene som står på produktet skal benyttes. Varetelling må foretas i etterkant av hendelsen. Vedlegg 3 Utfordringer knyttet til ulike dimensjonerende hendelser 6 SCENARIO 6 - BRANN I FORSYNINGSSENTERET 1 Hendelse Brannen finner sted i midten av juli (midt i ferieavviklingen). Bygning og varer totalskades. Forsyningssenteret vil måtte rives og bygges opp igjen. Noe personell får røykskader og fraktes til sykehus som følge av dette. 2 Symptomer/ skader Ikke relevant for dette scenarioet 3 Behandlingsbehov Ikke relevant for dette scenarioet 4 Tidskritikalitet mht behov for medisinsk utstyr Kapasitet, forsyning Det må raskt etableres rutiner for leveranse av medisinsk utstyr utenom Forsyningssenteret. 6 Aktuelt medisinsk utstyr (hva blir det behov for/ økt behov for) Følgende medisinsk utstyr kan det være noe utfordrende å skaffe raskt: Venflon. Dialyseutstyr. Invasive trykksett. Artiklene i kritikalitetsklasse 1 må prioriteres (bla. til intensiv, anestesi). Operasjonskompresser. Sprøyter og kanyler. 7 Konsekvenser for kontinuitet i forsyning av medisinsk utstyr Sårbare for de varer som er på nasjonale avtaler. Sårbare for produkter med lang ledetid. Ser ikke ut til å forlige lister per i dag som gir oversikt over hvilke varer der Forsyningssenteret eventuelt har ”monopolsituasjon” og dermed vil være sårbare ved en slik hendelse. Kritiske produkter som kun leveres via FS må det være en plan for (rullerende backuplager og/ eller bygge en sikkerhet i avtalene). Vurdere ekstern lagring som reserveplan. Det kan oppstå mangel på noe materiell, slik at rasjonering kan bli nødvendig. Det må avklares på forhånd hvem som skal ha ansvaret for å koordinere mellom sykehusene, samt etableres en prioriteringsliste. 8 Andre kommentarer fra arbeidsgruppen (f.eks spesielle sårbarheter eller beredskapsmessige utfordringer) Serveren er plassert i Sverige, lagerhistorikk dermed tilgjengelig. Det er per i dag ikke definert noe alternativt lagersted i tilfelle Forsyningssenteret ikke fungerer. Leverandørkontroll vil bli viktig. Dialog med samtlige leverandører må opprettholdes. Sårbarheten til leverandørene bør også kartlegges og inkluderes inn i anskaffelsen. AHUS er avhengig av daglig levering. Ansvaret knyttet til beredskap må tydeliggjøres. Viktig at likehetsprinsippet følges etter hendelsen, dvs FS fortsetter å ha ansvaret slik at ikke alle HF begynner å finne løsninger hver for seg. 5 8 Ingen leveranser i kort periode, regner deretter med å finne alternativ distribusjon (jfr. Brings kontinuitetsplan) Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser : Workshop Beredskapsanalyse, 12. mars 2014 og supplerende møte 26. mars 2014 Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til hendelser som forsyningsberedskapen dimensjoneres etter Analyseskjema Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser : Workshop Beredskapsanalyse, 12. mars 2014 og supplerende møte 26. mars 2014 Scenario 1: Pandemisk influensa ANSVARLIG AKTØR SÅRBARE PUNKTER /UTFORDRINGER AKTUELLE TILTAK Forsyningsfunksjonen - - - Kliniske avdelinger i eget sykehus - Innhente informasjon fra HF’s ”pandemigruppe” Kartlegge behov for produkter det kan bli økt behov for Prognostisere varebeholdningen Vurdere nødvendigheten av beredskapslager (i tillegg til sikkerhetslaget) i eget HF basert på innspill fra kliniske avdelinger når pandemien er varslet Avstemme behov og bestillinger i samråd med kliniske avdelinger Bemanningskartlegging for egen funksjon Varsle forsyningsfunksjonen om den kommende pandemien Varsle om hva som forventes av nødvendige forberedende tiltak med betydning for forsyningsfunksjonen Samhandle fortløpende med forsyningsseksjonen Legge inn økte bestillingsvolumer ved behov Varsle om evt. omlegging av normal drift med konsekvenser for annen drift og som påvirker uttak av andre varer i forsyningsseksjonen - - Oppdatere forsyningsseksjonens beredskapsplan m/pandemiscenario Tydelig ansvars, rolle og oppgavefordeling i egen beredskapsplan Definere omløpshastighet og hva som er kritiske produkter Opplæring av personell med bestillerfullmakt Dialog med pandemigruppe, delta i møter Bygge ned evt. beredskapslagre når pandemien er over Som støttefunksjon blir forsyningsfunksjonen holdt løpende informert Tettere dialog med fagdirektør for kvalitetssikring Etablere gode og kontinuerlige kommunikasjonskanaler Omfordeling av mannskaper Overvåke og evaluere situasjonen Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser : Workshop Beredskapsanalyse, 12. mars 2014 og supplerende møte 26. mars 2014 Helse Sør-øst RHF - - - Sykehuspartner/ Forsyningssenteret - Varsle HF om den kommende pandemien Ivareta dialog med nasjonale myndigheter Gjennomføre regional evaluering etter at pandemien er over Gi prioriteringsliste for produktgrupper for håndtering av pandemien til Sykehuspartner/FS. Viktig at dette er avklart på forhånd slik at det er en plan for når hhv. grønn, gul og rød beredskap aktiveres Varsle om behov for økte volumer Bidra til å unngå hamstring Bidra til fordeling av produkter mellom HF for å opprettholde tjenesteytelsen. Ansvar for prioritering og fordeling bør plasseres på fagdirektørnivå. Vurdere nødvendigheten av å etablere beredskapslager ved FS. Bør avgjøres av fagdirektørene. Løpende dialog med avtalepartnerne Innlemme pandemiscenario i business continuity plan for FS Prognostisere lagerbeholdning på basis av innmeldte behov fra HF Definerte produktgrupper for håndtering av pandemi skal leveres fra FS Varsle leverandørene Forsikre seg om at leverandørene har kontinuitetsplan for pandemi - - - - Utarbeide gode og kontinuerlige kommunikasjonskanaler Være tydelig i kommunikasjonen underveis Bidra til at prioriteringslister og økte bestillingsvolumer blir meldt til FS I samarbeid med fagdirektørene å bidra til å opprettholde tjenesteytelsen vhja fordeling av produkter. Vurdere dialogforum RHF-HF-Sykehuspartner-FS Evaluere Håndtere situasjonen på bakgrunn av informasjon/retningslinjer fra RHF Stille beredskapsvilkår ved inngåelse av nye (og evt. også eksisterende) avtaler, jf § 8 i beredskapsforskriften Formidle business continuity plan for FS til alle HF i regionen Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser : Workshop Beredskapsanalyse, 12. mars 2014 og supplerende møte 26. mars 2014 HINAS - - HOD/HDIR og FHI - Risiko for mangel for varer, særlig sårbarhet for produkter som er unike for spesialisthelsetjenesten og dersom det samtidig er lang ledetid for leveranse på disse produktene. Dialog med leverandørene Varsle RHF om pandemien Overvåke internasjonal situasjon og kommunisere dette til RHF Sikre det norske markedet varer Sikre tilstrekkelige informasjon til RHF gjennom pandemien Evaluere etter at pandemien er over Koordinering ved nasjonal hendelse Fagansvar knyttet til bl.a. prioritering på nasjonalt nivå - - Innkjøpsstrategi bør ta hensyn til sårbarheten ved leveransene av produkter som er unike for spesialisthelsetjenesten og/eller har lang ledetid. For produkter som er unike for spesialisthelsetjenesten unike produkter og lang ledetid bør det tilrettelegges for regional/lokal tildeling - Innkjøpspolicy - Utarbeide gode og kontinuerlige kommunikasjonskanaler Være tydelig i kommunikasjonen underveis Bruke RHF’enes samlede kompetanse for å sikre mest mulig lik håndtering nasjonalt Gjennomføre nasjonal evaluering - Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser : Workshop Beredskapsanalyse, 12. mars 2014 og supplerende møte 26. mars 2014 Aktuelle produktgrupper: BESKYTTELSESUTSTYR ANNET • Smittefrakker (engangs- og tøyfrakker), - Forbruksmateriell til respiratorer og dialysemaskiner (pumper, mv) • Plastforklær - Likposer • Engangshansker/sterile hansker - Desinfeksjonsmidler (renhold, utstyr, håndhygiene, vaskemidler mv) • Munnbind/åndedrettsvern (P3) - Relevant forbruksmateriell til medisinskteknisk utstyr • Øyebeskyttelse (visir, briller) - Oksygenmateriell (kolber, masker, slanger etc) - Infusjonsmateriell Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser : Workshop Beredskapsanalyse, 12. mars 2014 og supplerende møte 26. mars 2014 Scenario 2: Intendert spredning av giftig gass (sarin, stridsgasser mv) ANSVARLIG AKTØR Nødetatene (brann, politi og ambulanse) Sivilforsvaret Sykehusets beredskapsledelse Sikkerhet (vakthold) SÅRBARE PUNKTER /UTFORDRINGER AKTUELLE TILTAK - Organisere skadested - Etablerte rutiner - Håndtere/rense kontaminerte personer - Farlig gods-håndboken - Varsle akuttmottak/intensiv - Håndbok for NBC-medisin - Implementere nasjonale retningslinjer som er under utarbeidelse fra CBRNe-senteret - Øvelse - Rens på skadested med mobil renseenhet (6 enheter innenfor HSØ- området) - Informere forsyningsfunksjonen slik at den vet hvilke type varer/utstyr som forventes innkjøpt/lagerført basert på behov for C-beredskap - Ingen tiltak i beredskapsplanleggingen - Øvelse - Bistå med rens av kontaminerte personer på skadested - Lang mobiliseringstid (1 time) - Avklare hvilke scenario innen C-beredskap (generelt) det skal planlegges for basert på ROS-analyse for HF (hvilken industrivirksomhet finnes i sykehusets opptaksområde, transport av farlig gods mv.) - Proaktivitet - Stanse evt. mulige kontaminerte før de går inn i sykehuset Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser : Workshop Beredskapsanalyse, 12. mars 2014 og supplerende møte 26. mars 2014 Mottak/Intensiv/ - Vernedrakter mv ligger ikke inne i dagens bestillingssystem Sykehuset - Legge inn nødvendige bestillinger før hendelsen(e) inntreffer - Forsyningsfunksjonen i HF - Informasjon til forsyningsfunksjonen om hvilket utstyr/materiell som er nødvendig. Varsle forsyningsseksjonen når hendelse inntreffer - Etablere nødvendige rutiner - Motta kontaminerte pasienter, selvevakuerende - Øvelse - Motta rensede pasienter, ambulanse - Proaktivitet - Må ha nødvendige varer på lager/beredskapslager som samsvarer med behov for Cberedskap.Bestilling må også omfatte sterilvarer. - Avklare med CBRNe-senteret hvem som har avtaleansvar. - Etablere rotasjon/utskiftning av varer der dette er nødvendig - Behov for oppdatering av beredskapsplan? - Oppdatere egen beredskapsplan med dette scenarioet som grunnlag - Motta bestillinger fra mottak/intensiv på forhånd. - Forsyningsfunksjonen må være på varslingslisten for slike hendelser - Motta bestillinger fra sterillager - Bemanne sentrallager, sjekke status når hendelse(n) inntreffer - Avklare hva som kan lånes v/andre HF - Proaktivitet - Avklare ved Østfold og Ahus - Bidra til å låne fra andre HF dersom det er behov - Trenger noe lokalt lager på grunn av hendelsens tidskritikalitet. Forsyningstjenester utenfor eget HF Låne ut utstyr ved behov dersom mulig, jf tidskritikalitet Sykehuspartner/ - Vernedrakter mv er ikke en del av senterets sortiment pr 12. mars 2014 - Kontakte CBRNe-senteret og avklare avtaleansvaret. Forsyningssenteret - Avklare med CBRNe-senteret hvem som har avtaleansvar for relevante produkt(grupper) - Inngå avtaler med mer enn én leverandør. - Etablere anskaffelsesstrategi - Ha mer enn én leverandør for sentrale produkter – unngå forsyningssvikt - Se RHF-behov vs HINAS nasjonalt - Proaktivitet - Øvelse Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser : Workshop Beredskapsanalyse, 12. mars 2014 og supplerende møte 26. mars 2014 Aktuelle produktgrupper: BESKYTTELSESUTSTYR - Masker - Vernedrakt - Filter til masker Spesialutstyr: Alt utstyr kommer fra én leverandør – dermed høy risiko knyttet både til tilgang til varene og fare for svikt i bestillingsrutiner. Varestrømmen avviker fra varestrømmen for andre varer – må avklares hvordan dette skal håndteres RENSESTASJONER, MV - Telt - Forsyning av varmt vann (HF har ansvar å levere varmtvann på sykehusets område. På skadested er dette et ansvar for kommune/brannvesenet. Kapasitet og tilgangen på varmt vann internt i HF må undersøkes m/teknisk drift). - Varme klær - Tepper, håndklær - Utstyr til O2-behandling - Forstøvere (éngangs) Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser : Workshop Beredskapsanalyse, 12. mars 2014 og supplerende møte 26. mars 2014 Scenario 3: Brann i forsyningssenteret ANSVARLIG AKTØR SÅRBARE PUNKTER/UTFORDRINGER AKTUELLE TILTAK Posten Bring/ - - Forsyningssenteret - Business continuity plan (BCP)for Posten Bring/Forsyningssenteret er ikke kjent av de andre aktørene Forsyningssenteret har fremdeles ansvar for å håndtere bestillinger som kommer inn til tross for at lageret er satt ut av drift Iverksette BCP dersom det oppstår brann i FS. Dette innebærer bl.a omruting av bilene, få varer med fly Sterilvarer og andre varer med lang leveringstid trenger særlig oppmerksomhet i BCP Etablering av endringer i struktur for forsyning inntil normaldrift er etablert Informasjon til alle HF om hvordan hendelsen håndteres Reetablering av håndtering av løpende bestillinger Sikring av sterile varer - - Informere Sykehuspartner og øvrige aktører om innholdet i BCP og hvordan et scenario med brann i FS vil bli håndtert fra FS/Posten Bring Utpeke og etablere lagerlokasjoner og rutiner som kan ivareta sikker håndtering av sterilvarer i et slikt/tilsvarende scenario Bli kjent med/implementere fullmakts- og beslutningsstruktur mellom aktørene Tidlig varsling til HF om hvordan hendelsen håndteres og hvordan HF må opptre Etterspørre om HF har mulighet for alternative løsninger. Avklare/koordinere mediehåndtering med Sykehuspartner/RHF Vurdere om evt. eksisterende varer fremdeles er brukbare Informere leverandørene om situasjonen som har oppstått og rutiner som gjelder Opprettholde oversikt over hvor leveransene har gått, hvor store de er og hvor de skal. Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser : Workshop Beredskapsanalyse, 12. mars 2014 og supplerende møte 26. mars 2014 Forsyningsfunksjonen i HF - - Opprettholde leverandørlojalitet til FS i et slikt scenario fordi forsyningssenteret fremdeles har ansvar for å håndtere bestillinger som kommer inn til tross for at lageret ikke fungerer Følge vanlig leveringskjede så langt som mulig Forberede evt. iverksettelse av alternative leverandører/leveranser dersom FS ikke kan opprettholde leveransen i dialog med Sykehuspartner/RHF Ha oversikt over hvor lang tid egen virksomhet kan opprettholdes før evt. iverksettelse av alternative leveranser (6 timer – 3 dager etc.). Kommunikasjon med øvrige virksomhet i HF Håndtering av mediehenvendelser - - Sykehuspartner/HINAS - Stille beredskapskrav i avtalen med Posten Bring Ta inn i avtalene at leveranseansvaret gjelder uavhengig av beredskapssituasjon som måtte oppstå - Få kjennskap og tillit til FS-beredskapsplan/BCP Tydeliggjøre kontaktpunkt for FS ved Beredskapssituasjoner i forsynings-seksjonen i det enkelte HF Implementere og etterleve fullmakts- og beslutningsstruktur mellom aktørene Ha avklart evt rutiner og standarder for alternative varer Ha oversikt over avtaler med alternative leverandører God oversikt over egne behov God oversikt over bestillinger som er under leveranse/”på hjul” Bidra med nødvendig informasjon og kommunikasjon til/mellom aktørene Ha dialog med fagdirektørene Koble på kommunikasjonsavdelingen i HF – må koordineres med RHF Jf § 8 i beredskapsforskriften Bidra til å etablere fullmakts- og beslutningsstruktur mellom aktørene Avtaleforvalter må koordinere kontakt med produktrådene Vurdere mulighet for å avtaler som omfatter mulighet for å bruke leverandørlokasjon for sterilvarer i beredskapssituasjoner Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser : Workshop Beredskapsanalyse, 12. mars 2014 og supplerende møte 26. mars 2014 Leverandører og transportører Helse Sør-øst RHF - Informasjonsutveksling og usikkerhet som situasjonen Kvalitet på lagerlokasjonene vs sterile varer - Business continuity plan for Posten Bring/FS er ikke kjent Informasjon til HF Håndtere og koordinere mediehenvendelser - Behov for å revidere kvalitet av lagrene hos leverandørenes for å sikre sterilvarer - FS må få ut informasjon til leverandørene/transportørene raskest mulig Vurdere mulighet for å bruke leverandørlokasjon for sterile varer i beredskapssituasjon - - Kliniske avdelinger/HF - Informasjonsutveksling Tilgang på fagekspertise som støtte for FS og egen forsyningsseksjon er uklart /ikke definert - Aktuelle produktgrupper: Den til en hver tid gjeldende produktkatalogen hos FS Få kjennskap og tillit til FS-beredskapsplan/BCP Avklare hvem som skal informeres Avklare hvordan informere og hvilke kanaler Etablere fullmakts- og beslutningsstruktur mellom aktørene Koble på kommunikasjonsavdelingen og koordinere med HF’ene Må få informasjon fra RHF om situasjonen Informasjon fra egen forsyningsseksjon om status og hvordan de skal opptre Involvere og ansvarliggjøre produktrådene Bidra til å etablere og implementere fullmakts- og beslutningsstruktur mellom aktørene Fagdirektørene ansvarlig for prioritering
© Copyright 2024