Forsyningssikkerhet for medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst

Forsyningssikkerhet for
medisinsk utstyr i Helse
Sør-Øst
- ROS- og
beredskapsanalyse
- Metode for beregning av
beredskapslager
1
2
3
4
5
6
7
Sammendrag med anbefalinger................................................................................. 3
Innledning .................................................................................................................... 6
2.1
Mål ......................................................................................................................... 6
2.2
Omfang ................................................................................................................. 7
2.3
Grunnlagsdokumentasjon .................................................................................. 8
2.4
Begrep og uttrykk ................................................................................................ 9
Dagens situasjon .......................................................................................................12
3.1
Prinsipper og lovkrav til beredskap ................................................................12
3.2
Aktørbildet i forsyningsberedskap ..................................................................13
3.3
Forsyning av medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst ............................................19
3.4
Forsyningsberedskap i dagens planverk.........................................................22
Gjennomføring og metodikk ..................................................................................24
4.1
Prosjektorganisering .........................................................................................24
4.2
Metodikk ............................................................................................................24
4.3
Gjennomføring ..................................................................................................28
Resultater ...................................................................................................................30
5.1
ROS-analyse .......................................................................................................30
5.2
Beredskapsanalysen...........................................................................................38
5.3
Hendelser forsyningsberedskapen bør understøtte......................................42
5.4
Sammenfallende tiltak identifisert i 2006 .......................................................43
Forslag til metode for vurdering og beregning av beredskapslager ..................44
6.1
Beredskapslager ved ekstraordinær økning i behov .....................................44
6.2
Beredskapslager for mulig forsyningssvikt ....................................................44
6.3
Beredskapslager ved ekstraordinære forsyningsavbrudd og
behovssituasjoner ..........................................................................................................48
Konklusjon ................................................................................................................51
VEDLEGG
1. Vedlegg 1 Bidragsytere til prosjektet
2. Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering
3. Vedlegg 3 Utfordringer knyttet til ulike dimensjonerende hendelser
4. Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser
Side 2 av 52
1 Sammendrag med anbefalinger
I denne rapporten gis en oversikt over nåsituasjonen mht forsyningssikkerhet og beredskap for medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst. Videre presenteres et oppdatert
risikobilde for, og en oversikt over særskilte sårbarheter knyttet til, dagens
forsyningskjede og beredskapsorganisering/ - planverk.
Det gis anbefalinger om risikoreduserende tiltak som vil øke forsyningssikkerheten
av medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst både ved normaldrift og ved større hendelser.
Det gis anbefalinger til videreutvikling av beredskapsorganisering- og planverk
knyttet til forsyningsberedskap.
Videre presenteres forslag til metoder for å avgjøre hvilke produkter som bør
beredskapssikres, samt hvordan et beredskapslager skal beregnes.
Nedenfor gis en oversikt over hovedfunnene i den gjennomførte analysen. I
rapportens resultatdel og i vedlagte analyseskjemaer gis det en mer utfyllende
vurdering av mulige årsaker og tilhørende anbefalte tiltak.
Tabell 1.1 Hovedfunn og -tiltak
Farer det er knyttet høy risiko til mht forsyningskjedens yteevne
Forsyningssvikt knyttet til feil dimensjonering av prognoser / Ikke god nok styring
av sikkerhetslager
Sentrale tiltak
- Prognosekvaliteten kan bedres ved å opprette en kanal for kommunikasjon av
behovsendringer (fra HF og bakover i kjeden – til HSØ nivå)
- Hyppigere avstemming med HF ved differanse mellom forbruk og behovsprognose
- Øke kompetansen innen lagerstyring.
- Bedre kommunikasjon om endringer i bruksmønstre
Forsyningssvikt grunnet ulike årsaker hos leverandør/ produsent
Sentrale tiltak
- Gjennomgang av dagens avtaler, inkludert definering av erstatningsforhold ved svikt i
leveranse. Vurdere om leverandører skal ha tydeligere ansvar for å tilby
erstatningsprodukter ved leveransesvikt der dette mangler i avtalene
- Sikre at det er gode rutiner etablert mht å definere kriterier for og dimensjonering av
sikkerhetslager for ulike produkter: Avklare behov for sikkerhetslager/bufferlager i tilfelle
leveringssvikt fra leverandør– både hvilke produkter, dimensjonering og plassering
- Tydeliggjøre prosess og hvem som er ansvarlig for rasjonering internt på HF og ansvarlig
for rasjonering mellom HF.
- Tydeliggjøre ansvar og prosess fremskaffing av erstatningsprodukter. Benytte produktråd
i diskusjon ang. erstatningsvarer.
- Sørge for god kommunikasjon mht oppståtte avvik/ forberede en mulig mangelsituasjon.
Etablere rutiner for varsling av feil som oppdages, og læring av oppståtte hendelser.
Feilbestillinger
Sentrale tiltak
- Vurdere om det er tilstrekkelig personell med nøkkelkompetanse
- Økt bruk av aktiv forsyningsløsninger ved HFene
- Trenger et enhetlig artikkelregister og kontroll på masterdata.
Side 3 av 52
- Vurdere om innkjøpssystemet eller prosesser for bestilling bør endres/styrkes
- Aktiv bestilling, bestillerlister, fullmaktsstyring, opplæring
- Konsolidering av systemer
Feilleveranser fra Forsyningssenteret
Sentrale tiltak
- Opplæring og mer standardisering av prosesser.
- Gjennomgang av rutiner rundt tilbakekalling, rutinefeil og løsning for hasteleveranser.
- Vurdere om det er tilstrekkelig personell med nøkkelkompetanse
- Oppfølging og prognosestyring
Brann/ eksplosjon ved Forsyningssenteret
Sentrale tiltak
- Gjennomføre regelmessig risikovurdering rundt stoffkartoteket.
- Avklare hvem som koordinerer bestillingene til leverandørene.
- Trenger prioriteringsregler slik at sykehus uten lager får leveranser først.
- Bring må etablere plan for å fremskaffe kapasitet ved et alternativt lager, og få opp
leveransene igjen. Det må tas særskilt hensyn til behovet for etablering av
sterilromløsning i en avvikssituasjon.
- Oppbygging av lager tar tid, men det må legges plan for alternativ sourcing fra
midlertidige og fast lagerløsning
Særskilte sårbarheter
Anbefalte tiltak
Mange varer samlet på ett sted (HSØ FS)
-Vurdere å opprette alternativt lager,
spesielt for sentrale produkter der risikoen
knyttet til mangel er høy.
-Oppdatere beredskapsplanverk mht
hvordan bortfall av/svikt i/ nedetid ved
HSØ FS skal håndteres, herunder rutine
for hvem som skal overta lagerhold av
varer som krever håndtering på sterillager
ved bortfall av sterillager ved
Forsyningssenteret
HSØ FSs beredskapsrolle er ikke tydelig
definert
Oppdatere beredskapsplanverk på grunnlag
av anbefalinger i denne rapporten.
Monopolsituasjon på vareleveranse;
nasjonale avtaler med kun en leverandør på
produkter som er unike for
spesialisthelsetjenesten
HINAS gjennomfører anskaffelser med
parallelle rammeavtaler eller geografisk
tildeling.
Uklart grensesnitt mellom regional
helseberedskapsplan, HFs planverk og
beredskap for forsyning av medisinsk utstyr
Oppdatere beredskapsplanverk på grunnlag
av anbefalinger i denne rapporten.
Særskilt sårbarhet knyttet til de sykehus som
ikke har sentrallager ved en hendelse som
innebærer bortfall av HSØ FS
Forsyningssenteret eller lengre nedetid i
bestillingssystem
Sikre at planverket beskriver håndtering av
slike situasjoner, vurdere lokalt
beredskapslager av sentrale produkter
Side 4 av 52
Det vises til rapporten og vedlegg for detaljer angående risikoer, sårbarheter og
anbefalte tiltak. Ved arbeid med handlingsplaner mht risikoreduksjon og
videreutvikling av beredskapsplanverk som følge av denne rapport bør hele
rapporten og dennes vedlegg ses på samlet før tiltak prioriteres og besluttes.
Rapporten er utarbeidet av PA Consulting Group AS (PA) og Safetec Nordic AS
(Safetec) i samarbeid med Helse Sør-Øst RHF.
Side 5 av 52
2 Innledning
Lov om Helsemessig og sosial beredskap av 23. juni 2000 (Helseberedskapsloven) og
dertil hørende Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid, stiller krav
til de regionale og lokale helseforetakene (HF) om å utarbeide beredskapsplaner for
virksomheten. Videre stilles det krav til at virksomheten skal sørge for å ha
tilfredsstillende sikkerhet for forsyning av viktig materiell og utstyr.
Helse Sør-Øst RHF gjennomførte i 2006 en beredskapsanalyse som blant annet
omfattet forsyningsberedskap av helsemateriell. Denne beredskapsanalysen ble
gjennomført ved oppstarten av felles forsyningssenter (HSØ FS) i Helse Sør-Øst.
Det ble i analyserapporten fremmet en del tiltak som skulle øke
forsyningssikkerheten av helsemateriell i regionen.
HSØ FS har nå vært i drift i underkant av sju år og det er behov for å gjennomføre
en ny analyse av forsyningsberedskapen for medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst.
Gjennom HSØ FS er forsyningen av medisinsk utstyr i ferd med å sentraliseres og
det legges i kommende strategiperiode for helseregionen opp til en ytterligere
økning i volum levert via HSØ FS.
På grunnlag av ovennevnte utlyste Helse Sør-Øst høsten 2013 konkurranse om
bistand til å gjennomføre ROS- og beredskapsanalyse innen forsyningsberedskap –
helsemateriell. Konkurransen ble gjennomført som avrop på gjeldende
rammeavtaler med leverandører innen innkjøp/ logistikk. PA ble tildelt oppdraget
og har samarbeidet med Safetec i både planlegging, gjennomføring og rapportering.
Safetec har vært underleverandør til PA, og har hatt ansvaret for faglig
gjennomføring av ROS- og beredskapsanalysen, samt utarbeiding av forslag til
metode for klassifisering av produkter mht kritikalitet.
Hovedmål for oppdraget presenteres i rapportens kapittel 2. Kapittel 3 gir en
bakgrunn for rapporten ved en beskrivelse av nå-situasjonen mht gjeldende
lovverk, aktører og status for planverk i Helse Sør-Øst når det gjelder
forsyningsberedskap for medisinsk utstyr. Kapittel 4 presenterer metodikk og
gjennomføring av de ulike prosjektaktivitetene. Resultater fra ROS- og
beredskapsanalysen presenteres i kapittel 0 med detaljer tilgjengelig i vedleggene 2,
3 og 4, til anvendelse ved gjennomføring av tiltak. Forslag til metode for
klassifisering av produkter iht kritikalitet, samt metode for beregning av
beredskapslager er gitt i kapittel 6. En kortfattet konklusjon gis i kapittel 7.
En samlet oversikt over involvering av ulike aktører og deltakere i løpet av
prosjektet er gitt i vedlegg 1 til rapporten. Vedleggene 2, 3 og 4 detaljerer
resultatene av ROS- og beredskapsanalysen.
2.1
Mål
Overordnet mål med oppdraget har vært å utarbeide et grunnlag for bedre
forsyningssikkerhet for medisinsk utstyr i helseregionen, gjennom:
• å etablere et oppdatert risikobilde for forsyningen i Helse Sør-Øst, med
tanke på:
Side 6 av 52
•
•
•
•
•
o robusthet i varekjeden for å unngå forsyningssvikt ved normaldrift
o utfordringer ulike typer hendelser venter å representere
å definere tiltak som skal øke robustheten i forsyningskjeden i normaldrift
å definere tiltak som skal gjøre forsyningskjeden mer forberedt på uønskede
hendelser
å bidra til risikoerkjennelse hos involverte aktører
å gi en økt forståelse for risiko og sårbarheter i forsyningskjeden og for
gjensidig avhengighet mellom aktørene i forsyningsberedskap
økt samfunnssikkerhet og beredskap
Denne rapporten beskriver anbefalinger som følger av gjennomførte analyser, og
skal kunne benyttes som grunnlag for videre utvikling av forsyningssikkerheten for
medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst. Videre gis det i rapporten forslag til metode for
henholdsvis klassifisering av ulike produkter mht kritikalitet og for beregning av
beredskapslager.
2.2
Omfang
Denne rapporten omfatter forsyningssikkerheten av medisinsk utstyr i Helse SørØst. Med forsyningssikkerhet menes i denne sammenheng de risikoreduserende
tiltak og den beredskap som skal legge til rette for at det ikke oppstår en
mangelsituasjon i forsyningskjeden fra direkte leverandør til HSØ FS og/eller HF
frem til mottak på HF. Rapporten omtaler på generelt grunnlag forhold som ligger i
forsyningskjeden frem til og med leverandør på generelt grunnlag, men har ikke
grunnlag til å påberope dybde eller fullstendighet på denne delen. Tilsvarende er
internforsyningen fra mottak til sluttbruker i HFene omtalt på generelt grunnlag og
detaljerer i all hovedsak ikke ulikheter mellom HFene.
Iht utlyst konkurranse ble opprinnelig begrepet «helsemateriell» benyttet. Gjennom
prosessen har begrepet blitt endret til «medisinsk utstyr». Årsaken til dette er at
helsemateriell (ref. beredskapsanalyse utført i 2006) ikke er et begrep som er
definert i gjeldende lovverk, i helsetjenesten generelt, eller i Helse Sør-Øst.
Helsedirektoratet anbefaler å ta utgangspunkt i Forskrift for medisinsk utstyr mht.
begrepsbruk og avgrensninger.
Med medisinsk utstyr menes (jfr. Forskrift om medisinsk utstyr):
«ethvert instrument, apparat, hjelpemiddel, materiale eller enhver annen gjenstand som brukes
alene eller i kombinasjon, herunder nødvendig programvare, og som av produsenten er ment å
skulle brukes på mennesker i den hensikt å:
a) diagnostisere, forebygge, overvåke, behandle eller lindre sykdom,
b) diagnostisere, overvåke, behandle, lindre eller kompensere for skade eller uførhet,
c) undersøke, erstatte eller endre anatomien eller en fysiologisk prosess,
d) forebygge svangerskap.»
Som medisinsk utstyr regnes også et produkt som er tilbehør til, eller på annen
måte inngår i bruken av medisinsk utstyr.
Begrepet medisinsk utstyr er i denne rapporten primært ment tolket som medisinsk
forbruksmateriell, dvs materiell som forbrukes i forbindelse med
Side 7 av 52
pasientbehandling, inkludert materiell som forbrukes ved anvendelse av medisinsk
teknisk utstyr. Det har medført at vi for denne rapportens formål har spisset
begrepsbruken for medisinsk utstyr til å omfatte de punkter som følger av Tabell 2.1
Omfang og avgrensning av rapporten:
Tabell 2.1 Omfang og avgrensning av rapporten
Fokus for denne
rapporten
Hovedfokus for
arbeidet
Delvis inkludert*
Ikke fokus for
denne analysen
Materiell og utstyr som benyttes ved sykehusene
Medisinsk forbruksmateriell / helsemateriell
Materiell som inngår i en etablert og kontinuerlig forsyningskjede og
forbrukes i forbindelse med pasientbehandling, inkludert materiell
som forbrukes ved anvendelse av medisinsk teknisk utstyr
Gasser, ernæring og væsker
Flytende væsker og gasser som anvendes i forbindelse med
pasientbehandling
Medisiner og medikamenter
Medisiner og medikamenter som forbrukes i forbindelse med
pasientbehandlingen
Medisinsk teknisk utstyr
Ethvert medisinsk utstyr som for å fungere er avhengig av en
energikilde (strøm, lys, gass- eller væsketrykk) samt nødvendig tilbehør
til slikt utstyr.
Infrastruktur og drift
Innsatsfaktorer som energi, drivstoff, bygninger, samt IT hardware og
software
Andre varer som ikke direkte inngår i behandlingen
Mat og kantinedrift, innsatsfaktorer for vaskeri, blomster, etc.
*De delene av dette sortimentet som leveres og administreres i regi av Sykehusapotekene er ikke
vurdert i denne analysen da de håndteres gjennom Sykehusapotekenes egen beredskapsplan.
Der det i løpet av analysen har fremkommet vesentlige risikoer/sårbarheter knyttet
til annet enn medisinsk forbruksmateriell/helsemateriell er dette nevnt i rapporten.
Det understrekes at denne rapporten ikke omfatter forsyningssikkerhet for alt
materiell i Helse Sør-Øst, og at dette bør dekkes av en helhetlig vurdering av
beredskap knyttet til kritisk infrastruktur (herunder tilgang på drivstoff, vann, strøm
etc.). Kapittel 3.2 Aktørbildet i forsyningsberedskap omtaler hvilke aktører som har
beredskapsansvaret for de mest kritiske eksterne innsatsfaktorene. Rapporten
omhandler imidlertid hvordan hendelser knyttet til mangel på kritisk infrastruktur
vil virke inn på forsyningskjeden for medisinsk utstyr, da beredskapen må
dimensjoneres med hensyn til risikoen knyttet til slike hendelser.
2.3
Grunnlagsdokumentasjon
Formalgrunnlaget for oppdraget finnes blant annet i:
• LOV-2000-06-23-56 Lov om helsemessig og sosial beredskap
(Helseberedskapsloven)
• LOV-1995-01-12-6 Lov om medisinsk utstyr
• LOV- 2001-06-15-93 Lov om helseforetak med mer (helseforetaksloven)
• LOV-1999-07-02-61 Spesialisthelsetjenesteloven
Side 8 av 52
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
2.4
LOV -1994-08-05-55 Lov om vern mot smittsomme sykdommer
(smittevernloven)
FOR-2001-07-23-881 Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og
beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap
Overordnet nasjonal helse- og sosialberedskapsplan, HOD, v.1.0 fastsatt
31.1.2007. (Denne planen er under revidering)
Nasjonal beredskapsplan for pandemisk influensa, HOD, v.3.0 fastsatt
16.2.2006. (Denne planen er under revidering)
St. meld 16 (2012–2013) Beredskap mot pandemisk influensa
Nasjonal legemiddelberedskap, strategi og plan, Helsedirektoratet, 05/2012
Gjeldende beredskapsplaner i Helse Sør Øst
Kartlegging og evaluering av logistikkfunksjonen ved HFene i Helse SørØst Helse Sør-Øst RHF, (Prosjekt Logistikk Helse Sør-Øst RHF, mai
2010)
Legemiddelberedskap, veileder utarbeidet av Sykehusapotekene HF etter
oppdrag fra Helse Sør-Øst RHF, v 1.0, 16.4.2012
Beredskapsanalyse innen helse, Helse Øst RHF (Safetec),
Forsyningsberedskap helsemateriell – Delrapport Rev 01, oktober 2006
Begrep og uttrykk
Tabell 2.2 Sentrale uttrykk og begrep benyttet i rapporten, eller viktige for å forstå
rammer for beredskapsarbeid
Tabell 2.2 Sentrale uttrykk og begrep
Begrep
Beredskap
Beredskapslager
Beredskapsplan
Beredskapsprinsippene
CBRNe-senteret
Forklaring
Med beredskap forstås tiltak for å forebygge, begrense eller håndtere
kriser og andre uønskede hendelser (NOU 2000:24 ”Et sårbart
samfunn”).
Brukes i denne analysen som definisjon for lager som er rettet mot å
gjøre virksomheten mer robust dersom en større sviktsituasjon eller
alvorlig uønsket hendelse inntreffer
En beredskapsplan er en beskrivelse av ansvar, myndighet, ledelses- og
kommunikasjonslinjer, samt en samling av forberedte tiltak som kan
settes i verk i en ekstraordinær situasjon.
I Norge legges beredskapsprinsippene ansvar, nærhet, likhet og
samvirke til grunn for beredskapsforberedelser og krisehåndtering (St.
meld nr 29 (2011-2012)):
• Ansvarsprinsippet: Den som har det daglige ansvaret har også
ansvaret for nødvendige beredskapsforberedelser.
• Likhetsprinsippet: Den organisasjon man opererer med under
kriser, skal i utgangspunktet være mest mulig lik den organisasjon
man har til daglig.
• Nærhetsprinsippet: Kriser skal organisatorisk håndteres på lavest
mulig nivå.
• Samvirkeprinsippet: Virksomheten har et selvstendig ansvar for å
sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter
i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering.
Nasjonal behandlingstjeneste for CBRNe-medisin. CBRNe-medisin
Side 9 av 52
DSB
FOR
Forsyningsberedskap
Forsyningssenteret
(HSØ FS)
Forsyningssikkerhet
omfatter særlig farlige kjemiske stoffer (Chemical), biologiske agens
(Biological), radioaktiv stråling (Radiation), kjernefysisk stråling
(Nuclear) og deres helseskadelige effekter.
Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap
Forskrift
Planlagte og forberedte tiltak for å sikre at det er tilstrekkelig
forsyningssikkerhet
Helse Sør-Øst Forsyningssenter
Virksomheten skal sørge for å ha tilfredsstillende sikkerhet for
forsyning av viktig materiell, utstyr og legemidler (jfr. § 8 i forskrift til
helseberedskapsloven)
HDir
Helsedirektoratet.
HINAS
Helseforetakenes innkjøpsservice
HF
Helseforetak. Organisatorisk enhet bestående av et eller flere sykehus,
psykiatriske enheter og rusbehandlingstilbud.
HOD
Helse- og omsorgsdepartementet
Kontinuitetsplanlegging Et strategisk og operasjonelt rammeverk som med vekt på proaktiv
handling etablerer og implementerer økt robusthet i for eksempel en
virksomhet, en verdikjede, en prosess etc. slik at oppgavene i større
grad kan opprettholdes selv om den blir utsatt for ekstraordinære
påkjenninger (ytre og indre).
Krise og katastrofe
Krise er en situasjon eller hendelse som går utover det en virksomhet
normalt er i stand til å håndtere og som krever flere ressurser enn det
som normalt er tilgjengelig i daglig drift, men som man har
(beredskaps/krise-) planer og ressurser for hvordan takle.
En katastrofe er en forverring av en krisesituasjon og vil medføre at det
må foretas andre prioriteringer enn hva som normalt anses som
forsvarlig..
Kritisk infrastruktur
De anlegg og systemer som er helt nødvendige for å opprettholde
samfunnets kritiske funksjoner som igjen dekker samfunnets
grunnleggende behov og befolkningens trygghetsfølelse. Eksempler er:
elektrisk kraft, elektronisk kommunikasjon, vann og avløp transport,
olje og gass, satellittbasert infrastruktur.
Kritisk
De funksjoner som dekker samfunnets og befolkningens grunnleggende
samfunnsfunksjon
behov. Eksempler er: bank og finans, matforsyning, helse-, sosial- og
trygdetjenester, politi, nød- og redningstjeneste, kriseledelse, Storting og
Regjering, domstolene, forsvar, miljøovervåkning, renovasjon.
Medisinsk utstyr
Med medisinsk utstyr menes (jfr. lov om medisinsk utstyr) ethvert
instrument, apparat, hjelpemiddel, materiale eller enhver annen
gjenstand som brukes alene eller i kombinasjon, herunder nødvendig
programvare, og som av produsenten er ment å skulle brukes på
mennesker i den hensikt å:
a) diagnostisere, forebygge, overvåke, behandle eller lindre sykdom,
b) diagnostisere, overvåke, behandle, lindre eller kompensere for skade
eller uførhet,
c) undersøke, erstatte eller endre anatomien eller en fysiologisk
prosess,
d) forebygge svangerskap.
Som medisinsk utstyr regnes også et produkt som er tilbehør til, eller på
annen måte inngår i bruken av medisinsk utstyr.
For avgrensning i dette prosjektet, se kap.2.2 Omfang
Side 10 av 52
NRB
Risiko
Robusthet
ROS-analyse
Sanering
Saneringsenheter
Samfunnssikkerhet
Sikkerhetslager
Scenario
Sårbarhet
Nasjonalt risikobilde, utarbeides hvert år av Direktoratet for
samfunnssikkerhet og beredskap (DSB). NRB beskriver alvorlige og
komplekse risikoforhold for det norske samfunnet og går på tvers av
ansvarsområder og forvaltningsnivåer i samfunnet. For 2013 beskrives
scenarioer innenfor 17 ulike risikoområder fordelt på følgende tre
hovedkategorier; naturhendelser, store ulykker og tilsiktede handlinger.
Nasjonalt risikobilde 2013 er benyttet som underlag for utarbeidelse av
scenarioer for Helse Sør-Øst.
Risiko er et uttrykk for den fare uønskede hendelser representerer for
mennesker, miljø eller materielle verdier. Risikoen uttrykkes ved
sannsynligheten for og konsekvensene av de uønskede hendelsene.
(Norsk Standard, NS 5814).
Robusthet er det motsatte av sårbarhet. Robusthet er evnen til å
fortsette å fungere som tiltenkt når et system/samfunn utsettes for
ekstraordinære påkjenninger.
Risiko- og sårbarhetsanalyse. Metode for systematisk gjennomgang av
potensielle trusler med tanke på å avdekke virksomhetens risikoer og
sårbarhet.
Rensing av personer/pasienter som er utsatt for CBRNe-hendelser
(farlige kjemiske stoffer, biologiske agens, radioaktiv stråling,
kjernefysisk stråling), før medisinsk behandling eventuelt gis.
Rensestasjon beregnet for pasienter utsatt for CBRNe-skade.
Samfunnets evne til å opprettholde viktige samfunnsfunksjoner og
ivareta borgernes liv, helse og grunnleggende behov under ulike
påkjenninger”(St.meld.nr. nr 17 (2001-2002)).
Lager som er etablert i virksomhetene for å fungere som en ”buffer”
ved normal variasjon i forbruk og leveranser av utstyr og materiell.
Beskrivelser av tenkte uønskede hendelser/ tilstander. Benyttes som
grunnlag for å utarbeide overordnede ROS-analyser,
beredskapsplanverk og beredskapsøvelser.
Sårbarhet er et uttrykk for de problemer et system får med å fungere
når det utsettes for en uønsket hendelse, samt de problemer systemet
får med å gjenoppta sin virksomhet etter at hendelsen har inntruffet.
Side 11 av 52
3 Dagens situasjon
Dagens situasjon er beskrevet ut ifra tilgjengelig informasjon under prosjektets
arbeid, dvs tidlig 2014.
3.1
Prinsipper og lovkrav til beredskap
3.1.1
Beredskapsprinsippene
Som ramme for gjennomgang av status for forsyningssikkerhet og -beredskap,
legges beredskapsprinsippene som beskrevet i Tabell 2.2 Sentrale uttrykk og begrep til
grunn:
• Ansvar
• Likhet
• Nærhet
• Samvirke
Beredskapsprinsippene er helt sentrale i all beredskapsplanlegging og –
forberedelser for norske offentlige aktører og virksomheter, herunder de regionale
helseforetakene (RHF) og helseforetakene (HF).
Prinsippene innebærer at det er virksomhetene selv som må ta ansvar for egne
beredskapsforberedelser og gjennomføring av tiltak for sin del av tjenesteytelsen.
3.1.2
Lover, forskrifter og standarder
Gjennom lov og forskrift stilles det krav til hvilken beredskap som skal etableres
ved bl.a. RHF og HF. For å gi en oversikt over sentrale rammer gis i dette kapitlet
en nærmere omtale av noen lover og forskrifter:
Lov om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven)
Loven pålegger regionale helseforetak å utarbeide beredskapsplan for de helse- og
sosialtjenestene de skal sørge for tilbud av eller er ansvarlige for. Sykehus har en
selvstendig planplikt. Plikten til å utarbeide beredskapsplan er også slått fast i
spesialisthelsetjenesteloven. I lovene fastslås samtidig plikten til å samordne egen
beredskapsplan med andre samarbeidende aktører.
Helseberedskapslovens §§ 2-1 og 2-2 angir virksomhetens plikt til lagring av
nødvendig materiell og utstyr, jfr. forskriftenes § 8.
I lovens § 2-1 lovfestes ansvarsprinsippet som prinsipp for beredskapsansvar og
beredskapsarbeidet i helsetjenesten. Dette innebærer at de tjenester RHF og HF er
pålagt gjennom lov å levere har de også ansvaret for å tilby i en
beredskapssituasjon. Hvordan dette ansvaret ivaretas, skal fremgå av
beredskapsplanverket.
Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid
Forskriften pålegger virksomheter med planplikt etter helseberedskapsloven å ha
prosedyrer for å sikre nødvendig tjenesteytelse ved:
Side 12 av 52
•
•
•
Interne og eksterne hendelser som vesentlig reduserer virksomhetens
yteevne
Eksterne hendelser som innebærer en ekstraordinær belastning på
virksomheten og som kan kreve en generell omstilling av ordinær drift for å
kunne øke kapasiteten. Beredskapsplanen skal baseres på risiko- og
sårbarhetsanalyser. Virksomheten skal ha prosedyrer for operativ ledelse,
informasjonsberedskap og samordning av planer. Virksomheten skal sørge
for at personell som er tiltenkt oppgaver i beredskapsplanen er øvet og har
nødvendig sikkerhetsutstyr og kompetanse.
Det fremgår av merknader til forskrift om krav til beredskaplanlegging og
beredskapsarbeid mv. § 8 at “Virksomheten må vurdere hva slags materiell og
utstyr som vil være viktig ved en beredskapssituasjon. Virksomhetens ROS-analyse og
kravet om å sørge for forsvarlige helsetjenester må ligge til grunn for vurderingen.
Virksomheten må opparbeide en viss robusthet og bufferkapasitet når det gjelder
forsyninger av helt nødvendige utstyr, materiell og legemidler, slik at de er i stand til å
håndtere de krisesituasjoner som ROS-analysen viser kan inntreffe (…) Det er viktig at
virksomhetene legger inn beredskapsmessige betingelser i de avtaler de inngår om levering
av slike og lignende tjenester” (vår understrekning).
Infusjons- og skyllevæ sker, ernæ ring
Krav til beredskapslager av væsker er gitt i rundskriv fra Statens Helsetilsyn
(19.1.1998). Her fremgår det at kravet om 6 måneders stedlig lager av væsker kan
reduseres fra 6 måneder til 2 måneder i de tre nordligste fylkene og 1 måned i
øvrige fylker dersom det inngås forpliktende avtaler mellom HF og leverandør av
ferdigvarer eller innsatsfaktorer i Norge. Beredskapskravet gjelder elektrolytter og
karbohydrater i ATC-kode B05 – plasmasubstitutter, infusjonsoppløsninger o.l.
Det er ikke stilt krav til beredskapslagring av ernæring og dette er heller ikke
regulert i leverandøravtalene. Ernæring distribueres i en rekke kanaler og i store
volum til primærhelsetjenesten. Dette innebærer at tilgangen på varene generelt
anses som god. Det anbefales derfor at helseforetakene vurderer denne typen
produkter sammen med et eventuelt behov for beredskapsplaner for tilgang på
øvrige næringsmidler. Rapporten drøfter ikke denne problemstillingen nærmere.
3.2
Aktørbildet i forsyningsberedskap
Ansvar og roller som legger føringer for og påvirker forsyningsberedskapen i Helse
Sør-Øst spenner over flere nivåer, organisasjoner og aktører. Figur 3.1 Overordnet
aktørbilde i beredskapen gir en skjematisk oversikt over aktører som har en rolle eller
et ansvar i den generelle beredskapen, mens Figur 3.2 Detaljering av aktører relevante for
forsyning av medisinsk utstyr detaljerer aktørene som har en spesiell tilknytning til
forsyning av medisinsk utstyr. Videre gis det en beskrivelse av sentrale aktører og
deres roller.
Side 13 av 52
Figur 3.1 Overordnet aktørbilde i beredskapen
Figur 3.2 Detaljering av aktører relevante for forsyning av medisinsk utstyr
3.2.1
Helse- og omsorgsdepartementet
Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) har det overordnede ansvaret for hele
helsesektoren, herunder:
• ansvar for å gi utfyllende forskrifter for å sikre helseberedskapen
• ansvar for samordning av helseberedskapstiltak med andre land
• overordnet nasjonalt ansvar
HOD kan styre nasjonale ressurser i kritiske mangelsituasjoner. HOD kan også
detaljstyre hvem som har ansvar for å gi ulike typer informasjon i nasjonale
beredskapssituasjoner.
Side 14 av 52
3.2.2
Helsedirektoratet
Helsedirektoratet har en særskilt rolle ved kriser. Ansvar og oppgaver fremgår av
Overordnet nasjonal helse- og sosialberedskapsplan. Helsedirektoratet (HDir) skal i
all beredskapsvirksomhet overfor den samlede helse- og sosialtjeneste og –
forvaltning bidra til å sikre at samhandlingsbehovet blir ivaretatt, både i
beredskapsplanlegging og i en krisesituasjon. HOD har ansvaret for gjennomføring
av statlige beredskapstiltak knyttet til legemidler og medisinsk utstyr. Forvalter
Smittevernloven med fullmakt til å beslutte at bl.a. RHF/HF skal utføre nærmere
bestemte tjenester eller tiltak, samarbeide eller følge nærmere bestemte
retningslinjer.
3.2.3
Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap
Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) har fått i oppdrag fra
Justis- og beredskapsdepartementet å etablere et nasjonalt risikobilde som kan være
et felles planleggingsgrunnlag på tvers av sektorene. Forsyningsberedskap for
medisinsk utstyr må hensynta dette risikobildet.
3.2.4
Nasjonalt folkehelseinstitutt
Nasjonalt folkehelseinstitutt (FHI) har ansvar for:
• Etablering av Nasjonal beredskapsplan for influensaepidemier og andre
smittsomme sykdommer
• Overvåking av den nasjonal epidemiologiske situasjonen
• Gi råd og veiledning til kommuner og HF ved håndtering av utbrudd av
smittsomme sykdommer
• Varslingsberedskap ved pandemier
3.2.5
Statens helsetilsyn
Fører tilsyn med at helsetjenesten oppfyller kravene som er fastsatt i lover og
forskrifter, bl.a. kravene i helseberedskapsloven.
3.2.6
Regionale helseforetak
I tråd med ansvarsprinsippet og øvrige bestemmelser i helselovgivningen, legger
Helse Sør-Øst RHF til grunn at de som regionalt helseforetak har det overordnede
ansvar for spesialisthelsetjenestens beredskapsforberedelser og beredskapsarbeid.
Tjenestene ytes gjennom helseforetakene (HF) og av private aktører med avtale.
RHFene er ansvarlige for operativ krisehåndtering innenfor sitt område. Avdeling
for innkjøp og logistikk i Helse Sør-Øst RHF er ansvarlig for styring av felles
regional forsyningslogistikk. Helseforetakene har selv ansvar for
forsyningslogistikken internt.
3.2.7
Helseforetakene i Helse Sør-Øst
Foretaksgruppen Helse Sør-Øst består av 10 helseforetak organisert innenfor 7
sykehusområder. Helseforetakene er selvstendige pliktsubjekt. Foretaksstyrene og
ledelsen har dermed selvstendig ansvar for å følge opp alle lovkrav, etablere god
virksomhetsstyring og foreta lukking av avvik.
Side 15 av 52
Det enkelte HF har det daglige og operative ansvaret for at befolkningen har
tilgang på nødvendige tjenester fra spesialisthelsetjenesten. HF som omfatter mer
enn en institusjon har i tillegg:
• Overordnet ansvar for at den enkelte institusjon har gjort de nødvendige
beredskapsforberedelser, herunder etablert planverk både for eksterne og
interne kriser/katastrofer, og gitt tilstrekkelig øving og opplæring til sitt
personell
• Overordnet ansvar for at institusjoner i samme HF har samordnet sine
planverk
• Ansvar for etablering av en overgripende beredskapsplan som beskriver
rollefordeling, varslingslinjer etc. innenfor det aktuelle helseforetaket
Det forutsettes at beredskapsarbeidet samordnes og koordineres innenfor hvert
sykehusområde. Samordning med de private sykehusene med driftsavtale skal inngå
i beredskapsplanene for de respektive sykehusområdene. De private sykehusene er
ikke omfattet av denne rapportens arbeid, men med unntak av forhold knyttet til
HSØ FS, har de samme utfordringsbilde som HF.
3.2.8
Sykehuspartner
Sykehuspartner utfører ikke-medisinske fellestjenester for foretakene innen Helse
Sør-Øst. Samarbeidsform og grensesnitt i IKT krisesituasjoner mellom
sykehuspartner og foretakene er beskrevet i regional IKT beredskapsplan Det er
også utarbeidet en veileder for IKT-beredskap og kontinuitet i Helse Sør-Øst.
Planen og veilederen er tilgjengelig på www.helsesorost.no/beredskap.
Sykehuspartner vil også kunne bistå HF i krise/beredskap ved at HFet anmoder
Sykehuspartner om å iverksette beredskap. Innen området innkjøp og logistikk
betjener Sykehuspartner følgende områder:
•
•
•
•
3.2.9
Innkjøp anskaffelser -gjennomfører regionale konkurranser for anskaffelse
av varer, tjenester og IKT.
Innkjøp drift -utvikling av Innkjøpsportalen, drifting av varekatalogen
Norkat, innhenting og distribusjon av leverandørstatistikk.
Avtaleforvaltning -oppfølging og forvaltning av regionale avtaler i Helse
Sør-Øst.
Logistikk -forvaltningsansvaret for kontrakten om forsyningstjenester i
Helse Sør-Øst samt ansvar for kontinuerlig forbedring av HSØ FS.
Helse Sør-Øst Forsyningssenter
Helse Sør-Øst valgte i 2008 å regionalisere forsyningen av forbruksmateriell til
Helse Sør-Øst forsyningssenter (HSØ FS). Helse Sør-Øst har i dag avtale med
Posten Norge Bring om leveranse av forsyningstjenester. Avtalen mellom Helse
Sør-Øst og Posten Norge Bring ble etablert i 2009 og løper frem til mars 2016 med
ett års oppsigelsestid. Sykehuspartner er ansvarlig for forvaltning av kontrakten
samt ansvar for kontinuerlig forbedring av Helse Sør-Øst Forsyningssenter.
Tjenestene fra Bring inneholder:
• innkjøp av varer til lager
• lagerdrift, inkludert sterillager og kjølelager
Side 16 av 52
•
•
•
håndtering og ekspedering av ordre fra helseforetakene
transport av varer ut til helseforetakene
regnskapsføring knyttet til drift og tjenesteproduksjon
Målsettingen med forsyningssenteret er å sikre effektiv drift i stordriftskala, god
økonomi og leveranser som møter HFenes forventninger og behov. God dialog
mellom medisinsk faglig kompetanse og innkjøp og logistikk-kompetanse skal bidra
til at HF og Helse Sør-Øst som helhet er godt forberedt beredskapsmessig. HSØ
FS har beredskapstelefon 24 timer, 365 dager i året, og har garanterte leveringstider
og en aktiv oppfølging av leveringskvalitet. HSØ FS holder sikkerhetslager for å
opprettholde leveransekvalitet ved normale avvik i leveranser inn til HSØ FS fra
leverandører/produsenter. Det er ikke etablert beredskapslager ved HSØ FS 1.
Forslag til justering av HSØ FS sin rolle og ansvar i forhold til forsyningssikkerhet
beskrives i eget kapittel, 5.2.5 Forsyningssenterets beredskapsrolle.
Helse Sør-Øst RHF eier alle kontraktsforhold med leverandørmarkedet og har stilt
kapital til rådighet for tjenesten. Dette innebærer at foretaksgruppen eier
lagerbeholdningen.
3.2.10 HINAS (Helseforetakenes innkjøpsservice AS)
HINAS er ansvarlig for inngåelse og koordinering av nasjonale innkjøpsavtaler for
alle HF. HINAS eies av de fire regionale helseforetakene og er organisert som et
aksjeselskap. HINAS påvirker forsyningssikkerheten gjennom hvilke avtalevilkår de
legger til grunn i nasjonale avtaler, og også gjennom hvordan de vektlegger
leveransesikkerhet i vurderingen av leverandører/samlet leverandørbase.
3.2.11 Sykehusapotekene HF
Sykehusapotekene har ansvaret for beredskap av legemidler og antidoter i Helse
Sør-Øst. Sykehusapotekene har også ansvar for beredskap av infusjons- og
skyllevæsker,
3.2.12 Regionalt beredskapsutvalg
Regionalt beredskapsutvalg (RBU) består av en representant fra hvert av
sykehusområdene samt Sunnaas sykehus HF, Sykehusapotekene HF,
Sykehuspartner og Helse Sør-Øst RHF. Utvalget har følgende mandat:
• Være et forum for erfaringsutveksling, samhandling og
kompetanseutvikling
• Være et rådgivende utvalg for Helse Sør-Øst RHF innenfor
beredskapsområdet
• Gi innspill før rullering av overordnet planverk (hovedberedskapsplan og
delplaner)
• Bidra til øving av regionalt planverk
1
I forbindelse med varsling om en pandemi i 2009 ble det etablert et midlertidig beredskapslager ved
HSØ FS for produkter anbefalt fra helsedirektoratet. Dette beredskapslageret ble i 2013 av
fagdirektørmøtet i Helse Sør-Øst besluttet avviklet.
Side 17 av 52
•
•
•
•
•
Bidra til samordning av planverk (mot HF/sykehus, fylkesmann, politi og
brann)
Arrangere regional beredskapskonferanse minimum 1 gang pr. år (med
fokus på erfaringsutveksling, samordning og kompetanseutvikling)
Ha oversikt og dialog med relevante nettverk og samarbeidsutvalg
Utpeke arbeidsgrupper til spesielle tema eller prosjekter
Utarbeide årlig melding og handlingsplan til Helse Sør-Øst RHF innen 1.
februar.
3.2.13 Leverandører
Leverandører kan ha ansvar for å sikre kontinuitet i forsyning av materiell, og kan
ha ansvar for å holde eget beredskapslager hvis dette er spesifisert i
innkjøpsavtalene. Begge disse punktene er kun unntaksvis del av innkjøpsavtalene
direkte mot HF, og det er generelt ikke rom for sanksjoner mot leverandører som
har dårlig leveransekvalitet. I logistikkbetingelsene for leverandører til HSØ FS kan
det sanksjoneres mot leverandører som ikke har tilfredsstillende leveransekvalitet.
3.2.14 Produktrådene
Helse Sør-Øst RHF har etablert ulike regionale produktråd, som skal gi faglige råd i
forbindelse med planlegging og gjennomføring av innkjøpsprosesser. Rådene har
gjennom sine samlede faglige anbefalinger en svært viktig funksjon. De regionale
produktrådene skal bidra til å sikre standardisering av varer på tvers av
foretaksgruppen og ivareta krav til bruksegenskaper og kvalitet. Rådene består i
hovedsak av spesialsykepleiere og ledere på ulike fagområder, oppnevnt av HFene.
Det er ikke etablert regionale produktråd innen alle varekategorier. - De regionale
produktrådene har heller ikke per i dag en definert rolle eller ansvar for beredskap,
men har en ekspertise som kan være relevant i forhold til å håndtere avbrudd i
leveranser, behov for å finne alternativt produkt mv.
3.2.15 Eksterne forvaltere av infrastruktur
Beredskap for ekstern kritisk infrastruktur er ikke en del av denne rapportens
analyser. Ettersom bortfall av denne type infrastruktur er kritisk for HF, nevner vi
likevel i dette kapittel kort de relevante ansvarsforhold.
Det generelle ansvaret for sikkerheten i kritisk infrastruktur og kritiske
samfunnsfunksjoner beskrives på følgende måte i St.meld. nr. 22 (2007–2008):
• «Ansvar for beskyttelse av kritisk infrastruktur ligger til eier eller operatør av
infrastrukturen og følger sektoransvaret (ansvars- og nærhetsprinsippet)»
• «Alle offentlige myndigheter skal stille tydelige krav, føre effektive tilsyn og sikre god
beredskap. Samtidig må den enkelte bedrift være bevisst sitt ansvar for sikkerheten. Den
enkelte av oss har også et ansvar for å være forberedt på avbrudd i forsyningen av viktige
tjenester og varer»
Vann
Vannforsyningen skjer i kommunal regi. Den offentlige myndigheten mht
vannforsyning er fastlagt i flere lover og forskrifter. Drikkevannsforskriften
(Forskrift om vannforsyning og drikkevann mm. fra 1. januar 1995), gitt av SosialSide 18 av 52
og helsedepartementet i medhold av kommunehelsetjenesteloven,
næringsmiddelloven og lov om helsemessig beredskap presiserer
myndighetsforholdene og kvalitetskravene innen vannforsyning. Kommunene er
pålagt å føre tilsyn med vannverk og vannforsyningsanlegg, mens det er
vannverkseier som er ansvarlig for forsyning av drikkevann i tilfredsstillende
mengde og av tilfredsstillende kvalitet.
Elektrisitet
Statnett SF har systemansvar for strømforsyning i Norge, mens strømleverandør
har ansvar for leveransen av elektrisitet til sluttbruker. Norges vassdrags- og
energidirektorat (NVE) fører tilsyn med kraftforsyningssektoren.
Beredskapsansvaret til kraftselskapene er gitt i beredskapsforskriften. Formålet med
denne er å sikre at energiforsyningen opprettholdes, og at normal forsyning
gjenopprettes på en effektiv og sikker måte etter ekstraordinære situasjoner.
Drivstoff
Norske myndigheter har gjennom lov og forskrift om beredskapslagring av
petroleum pålagt produsenter og importører av petroleumsprodukter å holde
beredskapslager tilsvarende 20 dagers normalforbruk i Norge.
3.3
Forsyning av medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst
HFene i Helse Sør-Øst er til dels ulikt organisert mht hvordan de får forsyning av
varer til pasientbehandlingen ved sykehusene. Figur 3.3 Illustrativ fremstilling av
forsyning av medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst er en forenklet fremstilling av
forsyningslinjer og lagerhold av medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst. Den illustrerer
hvordan helseforetakene får leveranser via Helse Sør-Øst Forsyningssenter og
direkte fra leverandører. På sykehusene vil enkelte sykehus ha alle leveranser via et
sentralt varemottak, mens andre sykehus har en blanding av leveranser via sentrale
varemottak og leveranser direkte til avdelinger.
Figur 3.3 Illustrativ fremstilling av forsyning av medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst
Side 19 av 52
3.3.1
Logistikkfunksjonen ved HF i Helse Sør-Øst
Oppsummering fra ”Kartlegging og evaluering av logistikkfunksjonen ved HFene i Helse SørØst RHF” (Prosjekt Logistikk Helse Sør-Øst RHF, mai 2010).
Prosess og driftsmodell
•
•
Helseforetakene løser relativt like utfordringer i vareforsyningen på svært
forskjellige måter. Internforsyningen ved HF arbeider ikke etter noen fast
standard. Dette medfører stor variasjon i prosess og driftsmodell mellom
ulike lokasjoner innenfor samme HF og mellom HF. Det er ingen åpenbare
årsaker til manglende standardisering av håndtering av relativt like
utfordringer.
Mulighetene til å ta kontroll over verdikjeden er ikke utelukkende avhengig
av infrastruktur og system. Klar og tydelig ledelse, med kompetanse og
fokus på brukernes behov og kapasitet til å følge opp brukerne, er kanskje
det viktigste for å oppnå kontroll over verdikjeden.
System og infrastruktur
•
Internforsyningens støttesystemer og infrastruktur er svært forskjellig. Det
benyttes ulike innkjøps- og lagersystemer i Helse Sør-Øst, også internt i det
enkelte HF. Det er stor variasjon i funksjonaliteten i de aktuelle systemene.
Flere systemer vurderes som utdaterte av HF selv. Varekatalogene ved de
ulike HF vedlikeholdes jevnlig, men det foretas sjelden gjennomgang av
samtlige artikler. Fritekstbestillinger blir i liten grad fulgt opp systematisk.
Med unntak av Akershus universitetssykehus HF, og planen for Sykehuset
Østfold HF, opereres det med sentrallager til alle større lokasjoner.
Organisering, rapportering og ledelse i HFene
•
•
•
3.3.2
Ingen standard for organisering, rapportering og ledelse i internforsyningen.
Helhetlig fokus på distribusjon fra bestilling til leveranse på avdeling er
viktig for å oppnå kontroll over verdikjeden. Behov for økt
ledelsesinvolvering og – prioritering i internforsyningen.
Lavt fokus på rapportering fra internforsyningen. Medfører store
vanskeligheter med å få datauttrekk fra de ulike systemene. Strukturert
forbedringsarbeid er lite utbredt.
Ulikheter i intern logistikk og organisering
Intern organisering, roller og ansvarsfordeling ved hvert H F:
Det er stor variasjon i hvordan innkjøp, logistikk, lagerstyring, bestilling og vareflyt
er organisert internt ved hvert HF og sykehus. Dette gir forskjeller i ansvar,
oppgaver og roller som for eksempel variasjon i:
• Hvem som har kompetanse og ansvar for å håndtere leveransesvikt,
tilbakekall mm.
• Hvem som kan endre artikkel i bestillingssystemene dersom man opplever
tilbakekall av en artikkel, eller endring i sortiment.
• Hvem som styrer lagernivåer og legger bestillinger.
• Hvem som beslutter om man skal ha beredskapslager (lagerhold ut over
det som er nødvendig for å håndtere normalvariasjonen).
Side 20 av 52
•
Hvem som etterfyller varer (leverandører, interne logistikkmedarbeidere
eller sykepleiere).
Fysisk organisering og infrastruktur
Ulikheter i fysisk organisering og infrastruktur påvirker utfordringer i mht.
forsyningssikkerheten, da det i Helse Sør-Øst er HF både med og uten sentrallager.
Konkrete variasjoner omfatter:
• Inngående vareforsyning til hvert sykehus/behandlingsenhet varierer:
o ved noen sykehus går alle leveranser via et sentrallager som står for
videre interndistribusjon,
o ved andre sykehus går opp til 80% av leveransene direkte fra
ekstern leverandør til avdeling uten å gå via sentralt varemottak
o sykehusene kan ha ett eller flere varemottak og flere sentrallager og
for eksempel eget sterillager
• Interndistribusjon fra varemottak til avdeling:
o Distribusjonen gjøres av leverandør
o Distribusjon gjøres med bil ute
o Distribusjon gjøres med AGV
o Distribusjon skjer gjennom interne korridorer og kulverter
o Kapasitet i internlogistikken medfører ulik frekvens for uttransport
fra sentrallager, varierer mellom flere ganger pr dag til ukentlig.
• Lagerfasiliteter og lagerhold
o Antall og kapasitet på sentrallager
o Lagerfasiliteter og lagerhold ved hver post og avdeling
IT og systemløsninger
Helseforetakene (og i noen grad hvert enkelt sykehus) har egne systemløsninger
som benyttes for bestillinger av varer, lagerstyring og kontroll. Eksempler på
variasjon er:
• Bruk av løsninger for aktiv forsyning, brikker og kanban-system for bestillinger
• Systemløsningenes funksjonalitet når det gjelder lagerstyring, generering av
bestillingsforslag, favorittlister mv.
3.3.3
Ulikheter i hvor sykehuset får sine leveranser fra
Sykehusene får noen leveranser direkte fra leverandører og andre leveranser via
HSØ FS. Volum fra HSØ FS varierer fra om lag 20% av ordrelinjene til rundt 60%
av ordrelinjene. Enkeltavdelinger kan ha vesentlig høyere andel av volum
(eksempelvis har Akershus universitetssykehus HF tall på over 90 %).
Målsetningen for Helse Sør-Øst RHF er å øke bruken av HSØ FS slik at man kan
begrense logistikkoppgaver, og behov for lokalt lagerhold ved hvert sykehus. HSØ
FS skal håndtere artikler som det er et jevnt forbruk av, mens andre artikler i
hovedsakelig kommer direkte fra leverandør. Eksempler på varer som i stor grad
leveres direkte fra leverandør er ortopedi som har et veldig stort produktspekter og
varians.
Side 21 av 52
3.3.4
Ulikheter i lagerhold – beredskapslager i Helse Sør-Øst
Hvert HF er ansvarlig for beredskap og beslutningen om hvorvidt man skal ha
beredskapslager eller ikke. Et beredskapslager skiller seg fra et sikkerhetslager ved
at:
• Et sikkerhetslager – skal være tilstrekkelig for å håndtere normale avvik i
enten leveranser eller i forbruk av varer
• Et beredskapslager – skal være tilstrekkelig for å møte en ekstraordinær
økning i behov (se dimensjonerende scenarier), eller et alvorlig avbrudd i
leveranser
Per i dag er det et beredskapslager for visse typer ekstraordinære behovsøkninger
ved Ullevål. Ved andre sykehus er det ikke bruk av beredskapslager.
3.4
Forsyningsberedskap i dagens planverk
Krisesituasjoner håndteres iht. nærhetsprinsippet på lavest mulige operative nivå.
Informasjonshåndtering ivaretas i faglinjen, der lokale instanser uttaler seg om tiltak
og observasjoner innen eget område.
Med hensyn til forsyningssikkerhet av medisinsk utstyr bør det skilles mellom
henholdsvis tiltak rettet mot å øke robustheten i normaldrift, og tiltak rettet mot
ekstraordinære hendelser som vil utfordre forsyningskjedens yteevne (kontinuitet).
Dette innebærer å bygge en beredskap (robusthet) inn i de normale
forsyningssystemene, og at disse også er dimensjonert og planlagt for å kunne
håndtere ekstraordinære situasjoner. Økt forsyningssikkerhet og -beredskap
innebærer dermed at tiltak bør vurderes innenfor følgende områder:
1. Sikring av forsyning av medisinsk utstyr når driftssituasjonen er normal
2. Forsyning av medisinsk utstyr i en beredskapssituasjon
Basert på ovennevnte generelle funksjonskrav (og standarder) til HFenes
beredskapsforberedelser, ble det derfor foretatt en innsamling og gjennomgang av
HFenes gjeldende beredskapsplaner for å se på status for det som gjelder
forsyningssikkerhet for medisinsk utstyr.
I tillegg ble oppsummering fra ”Kartlegging og evaluering av logistikkfunksjonen ved HFene
i Helse Sør-Øst RHF”(Prosjekt Logistikk Helse Sør-Øst RHF, mai 2010)
gjennomgått. Denne gir en oversikt over hvordan logistikkfunksjonene i HFene
oppleves å fungere i en normal driftssituasjon (se kapittel 3.3.1 Logistikkfunksjonen
ved HF i Helse Sør-Øst).
Infusjons- og skyllevæ sker
LIS (Legemiddelinnkjøpssamarbeidet, nasjonalt på tvers av
sykehusapotekforetakene) har inngått avtaler med de 3 væskeleverandørene om
beredskapslager av væsker som minimum skal omfatte differansen mellom kravet
om 6 måneder og omfanget til stedlig lager.
Når det gjelder forsyningskjeden for væsker går disse produktene i det vesentligste
fra grossist til sykehusenes væskelagre. Beredskapslagrene inspiseres av LIS.
Side 22 av 52
3.4.1
Dagens beredskapsplaner for forsyning av medisinsk utstyr
Prosjektet har mottatt dokumentasjon fra flere av HFene og Helse Sør-Øst-HSØ
FS på det som foreligger av beredskapsplanverk og rutiner for innkjøp-, forsyningsog logistikkfunksjonen. Oversikt over dagens planstatus er gitt i Tabell 3.1
Oppsummering av dagens planstatus. Denne oversikten baserer seg på gjennomgang av
mottatt planverk og innspill gitt i prosjektets oppstartsmøte.
Tabell 3.1 Oppsummering av dagens planstatus
1.
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
2.
2.1
2.2
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
Forsyningsfunksjonen ved HF som støttefunksjon når katastrofealarm har
gått
Rutiner og prosedyrer for forsyningsfunksjonens beredskapsoppgaver er beskrevet
og omfatter for de aller fleste HF hovedsakelig situasjoner der katastrofealarm har
gått (akutt beredskapshendelse).
Koblingen mot HFets overordnede beredskapsplan er i begrenset grad beskrevet
Grad av detaljeringsnivå og innhold i rutiner og prosedyrer varierer mellom HFene.
Selve definisjon av krav, metode og nivå for sikkerhets-/bufferlager er ikke
synliggjort. Nødvendigheten av å være oppmerksom på omfanget av vareuttaket og
iverksette nye bestillinger ved behov er omtalt hos de fleste HF.
For de aller fleste HF er grensesnitt for kommunikasjon og informasjonsutveksling
mot operative avdelinger mv beskrevet.
Vakthavende og varslingslister, krav til mobilisering av ekstra arbeidskraft er
beskrevet for de fleste HF.
Når forsyningsfunksjonen selv kommer i en beredskapssituasjon
Dersom en uønsket hendelse rammer HFet selv og som samtidig vil kunne påvirke
forsyningsfunksjonen, er dette bare delvis synliggjort i eksisterende rutiner og
prosedyrebeskrivelser.
Hva slags situasjoner/uønskede hendelser som kan sette forsyningsfunksjonen selv i
en beredskapssituasjon fremgår for de fleste HF ikke av de rutiner og prosedyrer
som foreligger.
Forsyningsfunksjonen ved HFene har i begrenset grad tydeliggjort håndtering av
situasjoner dersom HSØ FS ikke kan levere/opprettholde sin tjenesteytelse.
FSs ordinære oppgaver, ansvar og mandat er tatt inn i rutiner og prosedyrer ved
forsyningsfunksjonen ved noen HF. Hva som forventes av HSØ FS i
beredskapssituasjoner er foreløpig ikke omtalt.
Rutine for forvaltning og uttak av varer fra beredskapslageret ved HSØ FS (lager
knyttet til materiell i forbindelse med pandemien 2009/2010) er utgått etter vedtak i
Fagdirektørmøtet høsten 2013.
Kommunikasjonsrutinene mellom HF, HSØ FS, leverandør er delvis beskrevet ved
noen HF
Varslingslister for å kontakte internt personell er etablert.
Side 23 av 52
4 Gjennomføring og metodikk
4.1
Prosjektorganisering
Det har vært et uttalt mål at innholdet og sluttresultatet i ROS- og
beredskapsanalysen skal være mest mulig representativ for den nåværende og
potensielle situasjonen, samt være anvendbar i beredskapsplanleggingen ved hvert
enkelt HF. Prosjektet, som har utarbeidet rapporten, har derfor blitt organisert for
å sikre bredest mulig deltakelse i prosessen og kvalitetssikring av innholdet. Dette
har blitt oppnådd ved bruk av en heterogen styringsgruppe, en bredt sammensatt
referansegruppe samt arbeidsmøter med til sammen nær 40 ulike deltakere med
god spredning i geografi, tilhørighet og rolle.
Figur 4.1 Prosjektorganisering
PA Consulting Group AS og Safetec Nordic AS har bidratt i
prosjektgjennomføringen og utarbeidelse av rapporten.
4.2
Metodikk
4.2.1
Fra ROS til beredskap
Et helhetlig og systematisk beredskaps- og risikoanalysearbeid kan deles opp i flere
faser, ulike delelementer og aktiviteter som bygger på hverandre. Dette sikrer
systematikk, og gir en bedre oversikt over prosessen. Figur 4.2 Fra ROS til beredskap
illustrerer den faglige rammen der Fasene 1, 2 og 3 er utført i dette prosjektet mens
fasene 4 og 5 bør utføres i ettertid på grunnlag av denne rapporten.
En GAP-analyse har til hensikt å avdekke eventuelle avvik mellom nå-situasjon og
ønsket situasjon. I dette prosjektet er det utført en forenklet GAP-analyse som en
del av oppstarten av prosjektet, i form av en nå-situasjonsbeskrivelse. Nåsituasjonsbeskrivelsen gir innspill til strukturering av videre analysearbeid, og
indikerer områder det vil være viktig å fokusere på mht å avdekke risikoer og
forbedringsområder.
Side 24 av 52
Figur 4.2 Fra ROS til beredskap
4.2.2
Mål:
•
•
•
•
•
•
•
•
Metodikk for ROS-analysen
Avdekke mulige farekilder
Identifisere mulige uønskede hendelser som kan inntreffe
Finne årsaker, sannsynlighet og konsekvens for hendelsene
Identifisere barrierer/risikoreduserende tiltak som kan påvirke forløpet
Få et oppdatert risikobilde for analyseobjektet
Få beslutningsgrunnlag og forslag til risikoreduserende tiltak
Redusere virksomhetens sårbarhet mot konsekvensene av uønskede
hendelser og kriser (bli mer robust)
Redusere sannsynligheten for at virksomheten utsettes for uønskede
hendelser og kriser
Anvendt metodikk og prosess tar utgangspunkt i NS 5814:2008 Krav til
risikovurderinger, og NS-ISO 31000:2009 Risikostyring. Prinsipper og retningslinjer.
Et sentralt element i de krav som stilles for offentlige virksomheter er at
beredskaps-planverk og – forberedelser skal være basert på en risiko – og
sårbarhetsanalyse. Gjennom Norsk Standard 5814 Krav til risikovurderinger, er det
etablert en standard og metode for hvordan slike risikoanalyser og – vurderinger
bør gjennomføres. Figur 4.3 Delstegene i en ROS-analyse basert på NS 5814 beskriver
Side 25 av 52
hvilke elementer som skal inngå i en risiko- og sårbarhetsanalyse samt gir en
oversikt over viktige ting å være oppmerksom på gjennom arbeidet med analysen:
ORGANISERING og PLANLEGGING
av arbeidet
beskrivelse av
ANALYSEOBJEKTET
identifisering av
UØNSKEDE HENDELSER
identifisering og kartlegging av
ÅRSAKER og SANNSYNLIGHET
vurdering av
KONSEKVENS
beskrivelse av
RISIKO
RAPPORTERING
Organisering: Ansvar for utførelse, valg av arbeidsgruppe og gruppeleder,
tidsplan, økonomisk ramme, krav til analysens konfidensialitet.
Planlegging: Beskrivelse av problemstilling, målsettinger,
rammebetingelser, akseptkriterier, driftstilstander, osv.
Hva?
Beskrivelse av samvirke med og avhengighet av omverdenen, tekniske,
organisatoriske og menneskelige forhold, eventuelle geografiske, politiske,
sosiale og økonomiske forhold.
Hva kan skje?
Idédugnad, prioritering og filtrering av hendelser.
Hvorfor? Hvor ofte?
Overlagt eller tilfeldig? Hvem utfører og/eller hvordan skjer hendelsen?
Årsaker, årsakskjeder, eventuelle svakheter, eksisterende tiltak, bruk av
eksisterende data og erfaringer, gradering av sannsynlighet.
Hva blir resultatet?
Eventuelle skadebegrensende tiltak, konsekvens og konsekvenskjeder,
gradering i forskjellige kategorier.
Risiko som funksjon av sannsynlighet og konsekvens, risikomatriser.
Oppsummering, risikomatriser, beskrivelse av farlige hendelser, vurdering
av tiltak, konklusjon.
Figur 4.3 Delstegene i en ROS-analyse basert på NS 5814
Etter avtale med Helse Sør-Øst RHF skulle ROS-analysen gjennomføres i tråd med
deres gjeldende veileder om legemiddelberedskap. Gradering av sannsynlighet og
konsekvens, samt benyttet risikomatrise er i henhold til denne veilederen.
Gradering av sannsynlighet er utført i henhold til følgende veiledende kriterier:
Tabell 4.1 Gradering av sannsynlighet
Meget liten
1
Liten
2
Har hørt om,
aldri på eget
arbeidssted.
Har skjedd,
men ikke
regelmessig.
Sjeldnere enn 1
hendelse pr 10
år.
Anslagsvis 1
hendelse pr 5
år.
Moderat
3
Skjer regelmessig,
mindre enn
halvparten fører til
noe uønsket.
Anslagsvis sjeldnere
enn 1 hendelse pr år.
Stor
4
Svært stor
5
Skjer regelmessig og
mer enn halvparten
fører til noe uønsket.
Skjer regelmessig og
mer enn halvparten
fører til noe uønsket.
Oftere enn 1
hendelse pr året.
Oftere enn 1
hendelse pr mnd.
Gradering av konsekvens er utført i henhold til følgende veiledende kriterier (det er
av prosjektgruppen lagt til noe eksemplifiserende tekst sammenlignet med HSØs
veileder om legemiddelberedskap):
Side 26 av 52
Tabell 4.2 Gradering av konsekvens
Ubetydelig
1
Mindre
alvorlig
2
Betydelig
3
Hendelsen/
tilstanden gir
ikke merkbar
påvirkning av
tjenesteytelsen.
Hendelsen/
tilstanden fører til
mindre
kvalitetsforringelse
på tjenesteytelsen.
Hendelsen/
tilstanden fører til
betydelig
kvalitetsforringelse
på tjenesteytelsen.
-Plunder og
heft” i
forbindelse med
opprettholdelse
av
tjenesteytelsen.
-Kontrollert og
kortvarig
påvirkning av
tjenesteytelsen.
-Reserveløsningen
dekker bare delvis
opp.
Alvorlig
4
Hendelsen/
tilstanden
reduserer
regionens
mulighet til å yte
lovpålagte
helsetjenester
med alvorlige
følger.
-Stor påvirkning
av tjenesteytelsen
-Reserveløsninger
fungerer.
-Bortfall av
medisinsk utstyr
nødvendig for å
yte lovpålagt
tjeneste.
Svært alvorlig
5
Hendelsen/tilstanden
reduserer regionens
mulighet til å yte
lovpålagt helsetjenester
med svært alvorlige
følger.
-Bortfall over tid av
medisinsk utstyr
nødvendig for å yte
lovpålagt tjeneste. Gir
svært store
konsekvenser for
tjenesteytelsen.
-Reserveløsninger
fungerer ikke.
- Kvalitet og
kapasitet kan ikke
dekkes inn
gjennom bruk av
reserveløsninger
Det er kun konsekvenskategori som omhandler forsyningskjedens yteevne som er
benyttet i denne analysen. Andre konsekvenskategorier er dermed ikke vurdert.
Risiko er en funksjon av sannsynlighet og konsekvens og er i denne analysen
gradert i følgende fire nivåer:
• Kritisk (rød)
• Høy (oransje)
• Moderat (gul)
• Lav (grønn)
Benyttet risikomatrise:
Figur 4.4 Risikomatrise
Side 27 av 52
Veilederen beskriver ikke risikoakseptkriterier, og stiller ikke krav til hvordan
risikoer i ulike grader skal håndteres. Dette var heller ikke inkludert i omfanget av
dette prosjektet.
4.2.3
Metodikk for beredskapsanalysen
Valg av dimensjonerende scenarioer:
Når en beredskapsplan skal etableres er det ikke mulig å ta med alle typer hendelser
som kan skje. Da blir planen for omfangsrik og vanskelig å forholde seg til. I stedet
velges det ut en del dimensjonerende scenarioer for beredskapen, dvs. ulike typer
hovedhendelser som man dimensjonerer beredskapen etter. Prinsippet er at hvis du
takler noe stort og komplekst, så takler du også mindre hendelser. Utvelgelsen av
dimensjonerende scenarioer gjøres med utgangspunkt i risikovurderingen.
I beredskapsanalysen blir håndtering av hendelsen delt inn i opptil fem faser:
oppdage, varsle, mobilisere, håndtere, informere og normalisere.
1. Oppdage
2. Varsle/
Mobilisere
3. Håndtere
4. Informere
5. Normalisere
Figur 4.5 Prosess for beredskapsanalyse
Rent praktisk gjennomføres analysen ved at deltakerne gjør en systematisk
gjennomgang av flere scenarioer. Arbeidsgruppen bør bestå av alle de som har en
konkret rolle i det å håndtere hendelsen. Resultatet av beredskapsanalysen gir
innspill til forbedringer av beredskapsplanverk.
4.3
Gjennomføring
I dette kapitlet gis en oversikt over hovedaktivitetene i prosjektgjennomføringen og
deres innhold. Deltakelse i de enkelte aktiviteter fremgår av rapportens Vedlegg 1
Bidragsytere til prosjektet.
4.3.1
Oppstartsmøte
For å forankre prosjektet hos sentrale aktører og legge til rette for videre
oppfølging av resultatet, ble arbeidet bl.a. gjennom oppstartsmøtet avklart med
både RHF, HF og Sykehuspartner. I oppstartsmøtet ble prosjektets mål, metodikk
og fremdrift diskutert. I tillegg ble det utført en innledende analyse av kjente
problemstillinger knyttet til forsyningssikkerhet. Deltakerne ble bedt om å legge
frem bekymringer knyttet til ulike deler av forsyningskjeden, kritiske
produktkategorier og scenarioer samt dele erfaringer fra hendelser og/eller
opplevde avvik. Dette ga prosjektgruppen en oversikt over bekymringsområder
sentrale aktører har per i dag, og ga et nyttig grunnlag for det videre arbeidet.
Side 28 av 52
4.3.2
Nåsituasjonsbeskrivelse (forenklet GAP-analyse)
Basert på dokumentgjennomgang og samtaler med ulike aktører ble det
gjennomført en nåsituasjonsanalyse med mål om å fremskaffe en oversikt over
forsynings- og beredskapssituasjonen for medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst per i
dag. Nåsituasjonsanalysen dannet sammen med oppstartsmøtet et godt grunnlag
for det videre arbeidet med ROS- og beredskapsanalysen da den bl.a. ga innspill til
strukturering av analysearbeidet, og indikerte områder det vil være viktig å fokusere
på mht å avdekke risikoer og forbedringsområder.
4.3.3
ROS-analysen
Risiko- og sårbarhetsanalysen (grovanalyse) ble gjennomført ved å avholde to
arbeidsmøter med bred deltakelse fra aktører som på ulike vis vil bli berørt av/har
ansvar for forsyningssikkerheten for medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst.
Innhold for arbeidsmøtene var:
ROS dag 1: Kontinuitetsperspektiv ved forsyning av medisinsk utstyr
(normaldrift)
Kartlegging av farer/tilstander som kan medføre redusert yteevne i
forsyningskjeden og eventuell forsyningssvikt av medisinsk utstyr.
ROS dag 2 Scenariobasert ROS-analyse (beredskapssituasjon)
Gjennomgang av ulike realistiske scenarioer mht hvordan de forventes å utfordre
yteevnen til forsyningskjeden. Scenarioene ble utarbeidet på grunnlag av Nasjonalt
risikobilde 2013 (DSB), innspill fra oppstartsmøtet og ROS dag 1.
På grunnlag av ROS-analysen ble det skissert risikoreduserende tiltak som ved
gjennomføring vil øke robustheten til forsyningen av medisinsk utstyr i Helse SørØst.
4.3.4
Beredskapsanalysen
Beredskapsanalysen tok utgangpunkt i tre verstefallsscenario som ble besluttet på
grunnlag av gjennomført ROS-analyse. Beredskapsanalysen ble gjennomført i løpet
av et heldags arbeidsmøte, samt et supplerende møte for å få med innspill fra alle
relevante aktører Arbeidet var lagt opp som en refleksjonsøvelse med fokus på at
alle aktørene skal beskrive sin egen rolle og sine egne behov. Deltakerne på
analysemøtene var personer som har en konkret rolle i håndtering av hendelsene.
Scenarioene involverte hele forsyningskjeden fra leverandør til sluttbruker, og
utfordret samhandling mellom de ulike aktørene. Innledningsvis ble de ulike
aktørene ved håndtering av en beredskapssituasjon innen forsyning av medisinsk
utstyr identifisert. Oppgaver og forventninger knyttet til aktørene, ulike aktiviteter
og fasene i håndteringen av en uønsket hendelse for forsyningsfunksjonen ble
kartlagt.
Side 29 av 52
5 Resultater
5.1
ROS-analyse
5.1.1
Risikoer knyttet til kontinuitet i forsyning av medisinsk utstyr
Det er i prosjektet kartlagt risikoer og sårbarheter knyttet til kontinuitet i
tjenesteytelsen, altså farer/tilstander som kan utfordre leveringsevnen til
forsyningskjeden ved normaldrift. Dette er farer som utfordrer yteevnen enten ved
at de i kraft av seg selv kan medføre en mangelsituasjon, eller ved å resultere i
merarbeid (”plunder og heft”), som i seg selv kan være en risiko for yteevnen til
forsyningskjeden.
For å strukturere diskusjonen i arbeidsmøtet, og for å få en dekkende oversikt over
risikobildet for hele forsyningskjeden, ble kartleggingen utført på grunnlag av en
inndeling i følgende fareområder (basert på nåsituasjonsbeskrivelsen og innspill fra
oppstartsmøtet):
Tabell 5.1 Fareområder knyttet til kontinuitet i forsyning av medisinsk utstyr
ID
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Fareområde
Transport, lager/lagring
Svikt i/bortfall av teknisk infrastruktur (fjernvarme, kjøling, strøm, IKT-svikt,
gass, vann)
Brann/ større lagerskader
Bortfall/ manglende nøkkelkompetanse
Sabotasje
Organisering/ ledelse/ aktører/ roller
Innkjøpsstrategi (aktører, kontrakter og deres innhold mht forsyningssikkerhet
og beredskap)
Hendelser knyttet spesielt til bestilling/ levering via HSØ FS
Hendelser knyttet spesielt til direktebestilling/ -leveranser leverandør-HF
(sentrallager/ avdeling/ post)
Forhold hos leverandør/ produsent (kvalitetssvikt, produksjonsstans etc)
For fareområde 5- Sabotasje er det ikke utført risikogradering av kartlagte farer da
det for slike hendelser er stor usikkerhet knyttet til sannsynlighetsvurderingen. Det
er i analyseskjemaet (vedlegg 2) allikevel satt opp forslag til tiltak knyttet til de ulike
farene da dette kan være viktig å gjennomføre enten for å hindre sabotasje, eller for
å kunne håndtere en slik hendelse dersom den oppstår.
Alle kartlagte farer, med tilhørende risikovurdering (årsak, sannsynlighet,
konsekvens) og tiltak, fremgår av vedlegg 2. Kartlagte farer og tilhørende
risikogradering fremgår av Figur 5.1 Risikomatrise for kontinuitet i tjenesteytelsen. Hvert
tall i matrisen representerer en avdekket fare/tilstand som kan påvirke forsyning av
medisinsk utstyr. Første tall indikerer hvilket fareområde risikoen sorterer under (se
liste ovenfor), andre tall er fortløpende nummerering innen det aktuelle
fareområdet.
Side 30 av 52
Sannsynlighet
1
Ubetydelig
2
Lav
5
Svært
stor
(6.15)
(4.4)(6.7)(7.1)
(8.1)
4
Stor
(1.10)(2.3)
(8.13)(10.4)
3
Moderat
2
Liten
(2.11)(8.5)
(8.6)(8.8)
(8.10)
(9.2)(9.3)
(10.2)(10.5)
(10.6)
(1.3)(1.5)
(1.7)(2.5)
(6.8)(6.10)
(1.11)(1.13)
(3.4)(4.6)(4.7)
(4.8)(6.16)
(6.20)(8.3)
(8.4)
(2.2)(2.7)(7.3)
(7.4)(8.11)
(9.1)(2.3)
(10.1)(10.3)
Konsekvens
3
Moderat
(1.2)(1.9)
(4.2)
(8.2)(8.7)
(1.1)(1.14)
(2.12)(4.1)
(4.3)(6.17)
(8.9)
4
Alvorlig
5
Svært
alvorlig
(1.6)
(4.5)(6.3)
(6.4)(6.19)
(8.12)
(1.4)(2.4)(2.6)
(2.1)(2.14)
(2.9)(2.10)
(6.11)(6.12)
(2.13)
(6.13)
(2.15)(3.2)
(6.14)(8.14)
1
Meget
(1.12)
(1.8)(6.9)
(3.3)
(10.7)
liten
Figur 5.1 Risikomatrise for kontinuitet i tjenesteytelsen
(7.2)
(3.1)
(6.18)
(2.8)
Risikobildet viser at det i analysemøtet ble diskutert mange potensielle
farer/uønskede tilstander. En god spredning over ulike risikograder viser at
diskusjonen/ datainnsamlingen har vært åpen. Risikobildet viser at det er avdekket
farer som representerer høy risiko mht å sikre kontinuitet i forsyning av medisinsk
utstyr, og det er særlig seks forhold som representerer en stor trussel for
forsyningssikkerheten, (disse fremgår som røde risikoer i Figur 5.1 Risikomatrise for
kontinuitet i tjenesteytelsen og Tabell 5.4 Farer med risikograd rød og oransje):
• Leveransesvikt fra leverandør grunnet forhold hos grossist/ leverandør/
produsent
• Leverandøren leverer produkt med feil
• Går tom for vare på lageret
• Feilbestillinger
• Ordre som legges inn manuelt er vanskelige å tyde
• Feilleveranser fra HSØ FS
Tabell 5.2 Antall kartlagte farer pr risikograd
Farge
Rød
Oransje
Gul
Grønn
Antall hendelser
6
31
19
30
Side 31 av 52
Tabell 5.3 Farer med risikograd rød og oransje gir en oversikt over hvilke farer som har blitt
vurdert til hhv. risikograd rød og oransje. Se vedlegg 2 for detaljer i vurderingen av den
enkelte fare (årsaksvurdering, gradering av konsekvens og sannsynlighet, tiltak etc.).
Det er viktig å se helhetlig på alle identifiserte farer og tilhørende årsaker, før det
besluttes hvilke tiltak som skal gjennomføres.
Tabell 5.3 Farer med risikograd rød og oransje
Risikograd
FareID
Fareområde
Fare/uønsket tilstand
(1.2)
Transport, lager/lagring
(1.6)
(1.9)
Transport, lager/lagring
Transport, lager/lagring
(4.2)
(8.2)
(1.1)
Nøkkelkompetanse
Hendelser knyttet
spesielt til bestilling/
levering via HF
Hendelser knyttet
spesielt til bestilling/
levering via HF
Transport, lager/lagring
Leveransesvikt fra leverandør grunnet forhold hos
grossist/ leverandør/ produsent
Leverandøren leverer produkt med feil
Går tom for vare på lageret (gjelder alle lagre i
verdikjeden)
Feilbestillinger
Ordre som legges inn manuelt er vanskelig å tyde og
medfører feil
(1.11)
(1.13)
(1.14)
(2.8)
(2.12)
(3.1)
(3.4)
(4.1)
(4.3)
Transport, lager/lagring
Transport, lager/lagring
Transport, lager/lagring
Teknisk infrastruktur
Teknisk infrastruktur
Brann/ større lagerskade
Brann/ større lagerskade
Nøkkelkompetanse
Nøkkelkompetanse
(4.4)
(4.5)
Nøkkelkompetanse
Nøkkelkompetanse
(4.6)
(4.7)
(4.8)
Nøkkelkompetanse
Nøkkelkompetanse
Nøkkelkompetanse
(6.3)
Organisering/ ledelse/
aktører/ roller
Organisering/ ledelse/
aktører/ roller
Organisering/ ledelse/
aktører/ roller
Organisering/ ledelse/
aktører/ roller
Organisering/ ledelse/
aktører/ roller
Organisering/ ledelse/
aktører/ roller
Organisering/ ledelse/
aktører/ roller
Organisering/ ledelse/
aktører/ roller
Organisering/ ledelse/
aktører/ roller
Innkjøpsstrategi
Innkjøpsstrategi
(8.7)
(6.4)
(6.7)
(6.15)
(6.16)
(6.17)
(6.18)
(6.19)
(6.20)
(7.1)
(7.2)
Feilleveranse fra HSØ FS
Leveransesvikt fra leverandør grunnet feil i prognoser fra
HSØ
Fryse-/kjølevarer blir oppbevart i romtemperatur
Uforutsett økning i bestillinger/ volum
Manglende varsling når feil oppdages
Langvarig strømbortfall, intern årsak
Ulike bestillings- og logistikksystemer benyttes
Brann/eksplosjon ved HSØ FS
Frostskader i varemottak
Feil i varekatalog
Finner ikke erstatningsvare/ tar lang tid å skaffe
erstatningsprodukt
HF får ikke bestilt vare
Nøkkelpersonell mangler/ har ikke ressurser til sentrale
oppgaver
HF bestiller for sent
NORKAT er nede
Bortfall av medisinsk faglig kompetanse ved sykehusene
som normalt gjør bestillinger
HSØ FS kan, i en beredskapssituasjon, ikke levere/skaffe
til veie varer som de normalt har på lager
Uklar forståelse for ansvarsområder mellom HFene og
HSØ FS i en beredskapssituasjon
Kommunikasjonsutfordringer mellom leverandør og HF
Tungvint bestilling
Elektronisk bestilling foretas ikke
Høy turnover på personell med ansvar for bestilling
Manglende manuelle prosedyrer dersom de elektroniske
ikke fungerer
Innkjøp og logistikk tillegges ulik vekt/prioritering som
en del av den helhetlige tjenesteytelsen v/HFene
Kommunikasjonssvikt og dårlig organisering mellom
aktørene
Mangel på vare hos leverandør
Manglende beredskapslager
Side 32 av 52
Risikograd
FareID
(8.1)
(8.3)
(8.4)
(8.9)
(8.12)
Fareområde
Fare/uønsket tilstand
Hendelser knyttet
spesielt til bestilling/
levering via HF
Hendelser knyttet
spesielt til bestilling/
levering via HF
Hendelser knyttet
spesielt til bestilling/
levering via HF
Hendelser knyttet
spesielt til bestilling/
levering via HF
Hendelser knyttet
spesielt til bestilling/
levering via HF
E-ordre stopper opp
Fritekst-ordre misforstås/ er vanskelige å tyde
Katalogene er feil pga endringer hos leverandør
Svikt i bytteprosesser
Ujevne bestillinger medfører tomsituasjoner
Tabell 5.4 Særlige trusselforhold og sentrale risikoreduserende tiltak gir en oversikt over de
farer som på grunnlag av risikoanalysen vurderes å være mest sentrale å fokusere på
mht å øke robustheten ved forsyning av medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst, og
dermed øke forsyningssikkerheten ved normaldrift. Tabellen er utarbeidet på
grunnlag av en helhetlig gjennomgang av de kartlagte farene, og ikke kun ved å se
på identifiserte enkeltfarer. Noen tiltak er i analysearbeidet foreslått for flere av de
identifiserte farene (se vedlegg 2). Samlet sett vil det være viktig å gjennomføre disse
tiltakene for å redusere risiko, også der risikograd ikke nødvendigvis er vurdert til
rød eller oransje.
Tabell 5.4 Særlige trusselforhold og sentrale risikoreduserende tiltak
Identifiserte farer/uønsket forhold som truer robustheten ved
forsyningssikkerheten av medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst
Forsyningssvikt knyttet til feil dimensjonering av prognoser / Ikke god nok styring
av sikkerhetslager (ID 1.1, 1.9, 1.13, 4.5, 6.19, 7.2, 8.13
Mulige årsak(er)
Forslag til tiltak
Feil dimensjonering av prognoser og styring - Prognosekvaliteten kan bedres ved å
av sikkerhetslager.
opprette en kanal for kommunikasjon av
behovsendringer (fra HF og bakover i
kjeden – til HSØ nivå)
- Hyppigere avstemming med HF ved
differanse mellom forbruk og
behovsprognose
- Øke kompetansen innen lagerstyring.
- Sikre at det foreligger en oversikt over
hvilke varer som er på andre lager på
sykehuset og nærliggende sykehus.
- Bedre kommunikasjon om endringer i
bruksmønstre
-Vurdere om det er tilstrekkelig personell
med nøkkelkompetanse
Side 33 av 52
Forsyningssvikt grunnet ulike årsaker hos leverandør/ produsent (ID 1.2, 1.6, 1.14,
4.3, 7.1, 10.1-10.7)
Mulige årsak(er)
Forslag til tiltak
Mangler forårsaket av interne forhold hos
- Inkludere aspekter knyttet til ledetid eller
grossist/ leverandør /produsent som:
leveringssikkerhet i vurderingen av en
potensiell tilbyder
- manglende kapasitet
- Beskrivelse av logistikk og produksjon hos
- manglende kommunikasjon av prognoser
leverandør inn som del av
bakover i leveransekjeden,
anbudsprosessen
- for lave lagerbeholdninger,
Definere ansvar og krav mht
- for lang ledetid for produksjon,
leveransekontinuitet i leverandøravtalene.
- ikke lager i Norge/Norden,
- Innføre straffemekanismer/ sanksjoner
- HSØ ikke prioritert for leveranser,
ved leveransesvikt
- ikke fokus på leveransesikkerhet,
- Gjennomgang av dagens avtaler, inkludert
- ingen konsekvens av å ikke levere,
definering av erstatningsforhold ved svikt i
- ikke ansvar for å finne erstatningsvare
leveranse. Vurdere om leverandører skal
- leverandøren leverer produkt med feil.
ha tydeligere ansvar for å tilby
erstatningsprodukter ved leveransesvikt
der dette mangler i avtalene
- Sikre at det er gode rutiner etablert mht å
definere kriterier for og dimensjonering av
sikkerhetslager for ulike produkter:
Avklare behov for
sikkerhetslager/bufferlager i tilfelle
leveringssvikt fra leverandør– både hvilke
produkter, dimensjonering og plassering
- Tydeliggjøre prosess og hvem som er
ansvarlig for rasjonering internt på HF og
ansvarlig for rasjonering mellom HF.
- Tydeliggjøre ansvar og prosess
fremskaffing av erstatningsprodukter.
Benytte produktråd i diskusjon ang.
erstatningsvarer.
- Sørge for god kommunikasjon mht
oppståtte avvik/ forberede en mulig
mangelsituasjon. Etablere rutiner for
varsling av feil som oppdages, og læring av
oppståtte hendelser.
Feilbestillinger (ID 2.12, 4.1, 4.2, 4.5, 4.6, 6.6, 6.15-6.19)
Mulige årsak(er)
Forslag til tiltak
- Tungvinte bytteprosesser
- Opplæring
- Innkjøpssystemet støtter ikke gode
bestillingsprosesser
- Vurdere om det er tilstrekkelig personell
med nøkkelkompetanse
- Flere bestillingssystemer
- Økt bruk av aktiv forsyningsløsninger ved
HFene
- Systemet nede
- Manuelle feil ved bestilling – punchefeil
eller misforstår enheter pr. bestilling
- Misforståelser, lite teknisk forståelse
- Trenger et enhetlig artikkelregister og
kontroll på masterdata.
- Vurdere om innkjøpssystemet eller
Side 34 av 52
prosesser for bestilling bør endres/styrkes
- Backup-løsninger, for eksempel faks
(systemet -nede)
- Aktiv bestilling, bestillerlister,
fullmaktsstyring, opplæring
- Konsolidering av systemer
Feilleveranser fra HSØ FS (ID 8.2, 8.3, 8.7, 8.9, 8.11, 8.12)
Mulige årsak(er)
Forslag til tiltak
- Utilstrekkelig kompetanse hos
nøkkelpersonell (spesielt i ferier)
- Opplæring og mer standardisering av
prosesser.
- Feilplukk ifm. avvikssituasjoner eller
manglende varekunnskap på HSØ FS-
- Gjennomgang av rutiner rundt
tilbakekalling, rutinefeil og løsning for
hasteleveranser.
- Feilplukk knyttet til enhetsmisforståelser
(stk.vs kartong)
- Stor risiko for feil, pga mange avvikende
prosesser og kundebehov ved HFene,
spesielt for leveranse til små avdelinger vs.
store sentrallager.
- Vurdere om det er tilstrekkelig personell
med nøkkelkompetanse
- Oppfølging og prognosestyring, se
ovenfor.
- Kompetansemangel hos HSØ FS – har
bedre varekunnskap hos leverandøren –
mangel hos Bring.
- Dårlig lagt opp til hvordan man skal løse
avvik-situasjoner (f.eks. tilbakekalling og
hasteleveranser ut av HSØ FS)
Brann/eksplosjon ved HSØ FS (ID 3.1-3.4, 5.4, 6.4, 6.11, 6.12,
Mulige årsak(er)
Forslag til tiltak
- Sabotasje.
- Sikre at kvalitetssikret stoffkartotek/HMSdatablad finnes i varekatalogen
- Manglende rislingsanlegg
- Plassering av gassflasker
- Mangelfulle rutiner for brannvern
- Papp antennes (har mye brennbart
materiale ettersom varer kommer i
pappemballasje)
- Røyking inne på lageret (ulovlig)
- Brann i kjøkkenutstyr
- Støv i vareheisen antennes
- Gjennomføre regelmessig risikovurdering
rundt stoffkartoteket.
- Kundesenteret i Sverige kan fortsatt motta
bestillinger. Leverandørene får beskjed om
nytt midlertidig sentralt leveringspunkt
dersom dette er etablert.
- Innkjøpsavdelingene ved hvert sykehus
bør fortsette å bestille varer på samme måte
som før brannen. HSØ FS iverksetter ny
plan for varedistribusjon inkludert
eventuelle alternative lagerlokasjoner.
(Det er viktig her å være oppmerksomme
på likhetsprinsippet)
- Avklare hvem som skal ha ansvar og
oppgave mht rasjonering på vegne av
HSØ.
Side 35 av 52
- Avklare hvem som koordinerer
bestillingene til leverandørene.
- Trenger prioriteringsregler slik at sykehus
uten lager får leveranser først.
- Bring må etablere plan for å fremskaffe
kapasitet ved et alternativt lager, og få opp
leveransene igjen. Det må løses hvordan
man kan løse funksjon sterilromløsning i
en avvikssituasjon. Oppbygging av lager
tar tid men det må legges plan for
alternativ sourcing fra midlertidige og fast
lagerløsning
Se også anbefalinger i kapittel 5.2 mht
beredskapsplan for en slik hendelse.
5.1.2
Risikoer knyttet til beredskapssituasjoner
For å få en oversikt over hvilke beredskapshendelser som vil medføre en utfordring
for dagens kapasitet på ulike typer medisinsk utstyr, og kunne medføre
konsekvenser mht forsyning, ble det i et eget arbeidsmøte diskutert scenarioer.
Scenarioene ble etablert på grunnlag av Nasjonalt Risikobilde 2013 (DSB) samt
innspill fra oppstartsmøtet og deltakerne i første analysemøte (ROS dag 1,
kontinuitet i normaldrift). Alle deltakerne i arbeidsmøtet fikk gi innspill til samtlige
scenarioer:
• Eksterne hendelser som kan medføre økt etterspørsel av medisinsk utstyr
(ekstraordinære behovssituasjoner)
o Scenario 1, Pandemi (smittevernscenario)
o Scenario 2, Bombeangrep (multitraumescenario)
o Scenario 3, Brann – ekstern hendelse (brann-/ røykskadete
pasienter)
o Scenario 4, Giftig gass (scenario som krever rensing)
• Interne hendelser som kan medføre brudd i forsyningskjeden/ utfordre
forsyningen (ekstraordinære forsyningsavbrudd)
o Scenario 5, Datateknisk svikt i HF
o Scenario 6, Brann i HSØ FS
Hovedkonklusjonen fra arbeidsmøtet er at de fleste diskuterte scenarioene ikke vil
utfordre forsyning av medisinsk utstyr i vesentlig grad. Det forventes en del
”plunder og heft” knyttet til hendelsene, men ingen større påvirkning av kvaliteten
på tjenesteytelsen til helseforetakene.
Av diskuterte scenarioer ble det avdekket størst risiko knyttet til forsyning av
medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst for:
• Pandemi
• Brann i HSØ FS
De fleste utfordringene som ble løftet frem i tilknytning til scenarioene omhandler
Side 36 av 52
•
•
•
•
Farer som også ble løftet frem i ROS del 1, altså farer knyttet til
normaldrift/ utfordringer mht kontinuitet i normaldrift. Tiltak anbefalt som
følge av ROS del 1 vil være dekkende. Særskilte sårbarheter er inkludert i
kapittel 5.2.1 Verstefallsscenarioer.
Utfordringer knyttet til at beredskapsrollen til HSØ FS er pt ikke tydelig
definert (denne rollen diskuteres i kapittel 5.2.5 Forsyningssenterets
beredskapsrolle)
Det er lite utviklede beredskapsplaner mht. forsyning av medisinsk utstyr
for ulike dimensjonerende scenarioer
Uklart grensesnitt mellom helseberedskapsplan regionalt, HF, og beredskap
forsyning medisinsk utstyr
Det ble for hvert scenario diskuter hvilke produktgrupper som vil være sentrale.
Dette er oppsummert i kapittel 5.2.3 Identifisering av sentrale produktgrupper, og også
listet opp i Vedlegg 3 Utfordringer knyttet til ulike dimensjonerende hendelser.
5.1.3
Særskilte sårbarheter avdekket i ROS-analysen
Gjennom ROS-analysen er det avdekket følgende særskilte sårbarheter knyttet til
kontinuitet i forsyningen av medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst, enten ved
normaldrift eller ved ekstraordinære eksterne hendelser:
• Det bør vurderes å arbeide mer med kontinuitetsplanlegging, slik at den
generelle robustheten til forsyningskjeden øker. Dette vil redusere
sårbarheten ved ulike typer små og store hendelser, både mht å være
forberedt på leveringssvikt fra leverandør og interne hendelser (eksempelvis
svikt i IT-systemer)
• Mange varer er i dag samlet i ett lager (HSØ FS) uten at sekundært sted er
tydelig definert, verken mht faktisk lokasjon eller prosedyre for å ta i bruk.
Dette gjør forsyningen sårbar dersom HSØ FS blir totalskadet
• Bruk av ulike bestillings- og logistikksystemer kan innebære en sårbarhet
mht at feil kan oppstå, og en standardisering av plattformer og systemer
bør vurderes mht å sikre redundante løsninger
• Mangelfull kjennskap til Brings kontinuitetsplan for HSØ FS og manglende
integrering av denne planen med øvrig planverk i Helse Sør-Øst
representerer en sårbarhet dersom en større hendelse skulle oppstå i HSØ
FS
• Produkter der det kun er inngått avtale med en enkelt leverandør gjør
forsyningskjeden lite robust ved tilfelle av forsyningssvikt fra aktuell
leverandør.
• Uklar ansvar- og oppgavedefinering knyttet til beredskap gjør at det kan
oppstå usikkerheter ved håndteringen av hendelser når de oppstår, resultere
i at hendelsene ikke blir effektivt håndtert og at konsekvensene blir mer
omfattende/alvorlige.
• Lite trening i scenarioer som krever rensing av pasienter gjør Helse Sør-Øst
sårbare ved scenario med utslipp av agens der rensing kreves.
• Ikke definert ansvar og oppgaver knyttet til en koordinerende rolle i
tilknytning til forsyningssvikt/ mulige forsyningssvikt medfører en lite
effektiv håndtering av den enkelte sviktsituasjon.
Side 37 av 52
•
•
•
5.2
Ikke tydelige definerte rutiner for å lære av tidligere hendelser
Systemer for å sikre nøkkelkompetanse, særskilt i ferier bør vurderes mht
om de er tilstrekkelige
Det er noen særegne sårbarheter knyttet til de sykehus som ikke har
sentrallager, eksempelvis vil de være mer sårbare ved svikt i
bestillingssystemet da de ikke har noen lokal bufferkapasitet. Som et
eksempel er Akershus universitetssykehus HF avhengig av daglig leveranse.
Beredskapsanalysen
En beredskapsanalyse skal fungere som bro mellom risiko- og sårbarhetsanalysen,
utpekte verstefallsscenarioer og beredskapsplanen. Beredskapsanalysen er en
systematisk fremgangsmåte med formål å
• sjekke ut om organisasjonen har tilstrekkelige ressurser, for å håndtere de
verstefallsscenarioer som er fremkommet i ROS-analysen.
• avstemme og avklare forventinger mellom de ulike aktørene som har en
rolle i håndtering av uønskede hendelser.
• kartlegge hvem som er aktørene i en beredskapssituasjon
• kartlegge interne rolle og ansvar i en krisehåndtering – hvem har ansvar for
hva og når?
Den detaljerte beredskapsanalysen slik den ble kartlagt i workshop ligger i Vedlegg
4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser.
5.2.1
Verstefallsscenarioer
I ROS-analysen ble det utpekt tre verstefallsscenarioer som det skulle foretas
beredskapsanalyse for. Dette var uønskede hendelser/situasjoner knyttet til:
1. pandemisk influensa
2. intendert spredning av giftig gass
3. alvorlig brann i HSØ FS
Bakgrunnen for at disse scenarioene ble valgt handler om:
• Utfordringer knyttet til beredskapsrollen til HSØ FS som pt ikke er tydelig
definert
• At beredskapsplaner for forsyning av medisinsk utstyr er lite utviklet i
HFene
• Å definere grensesnitt (ansvarsavklaringer mv) mellom regional
helseberedskapsplan, HF, og beredskap for forsyning av medisinsk utstyr.
Tidsaspekt knyttet til de valgte verstefallsscenarioene:
• Brann – en akutt krise – oppstår raskt og avsluttes raskt.
• Intendert bruk av giftig gass (terror) - oppstår raskt og avsluttes raskt.
• Pandemi – oppstår med en langsom eskalering og langsom avslutning.
Dermed utfordres beredskapsforberedelsene og selve håndteringen av hendelsene
for både i forsyningsfunksjonen og i sykehusene på svært forskjellige måter.
Side 38 av 52
5.2.2
Identifisering av sentrale aktører i beredskapssituasjoner
For hvert scenario definerte analysegruppen hvilke aktører, som har en rolle ved
håndtering av de ulike scenarioene, jfr. Tabell 5.5 Sentrale aktører i beredskapssituasjoner
nedenfor. Analysegruppen oppfatter ikke aktøroversikten som uttømmende og den
vil kunne endres basert på kvalitetssikring og tilbakemeldinger.
Ved utforming av mer detaljerte beredskapsplaner for forsyningsfunksjonen ved
HFene, vil det være naturlig at også aktøroversikten gjennomgås mer detaljert og
tilpasses situasjonen ved det enkelte foretak.
Tabell 5.5 Sentrale aktører i beredskapssituasjoner
Scenario
Aktører
Forsyningsfunksjonen
Kliniske avdelinger i eget sykehus
Helse Sør-øst RHF
Sykehuspartner/HSØ FS
HINAS
HOD/HDIR/FHI
Nødetatene
Sivilforsvaret
Sykehusets katastrofeledelse
Sikkerhet (vakthold)
Mottak/intensivavdelinger
Forsyningsfunksjon utenfor eget HF
Posten Bring
Leverandører og transportører
5.2.3
Pandemisk
influensa
X
X
X
X
X
X
Intendert
spredning av
giftig gass
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Brann i HSØ
FS
X
X
X
X
X
X
X
X
Identifisering av sentrale produktgrupper
Analysegruppen definerte også hva som vil kunne være sentrale produktgrupper for
hvert scenario, jfr. Tabell 5.6 Sentrale produktgrupper for dimensjonerende scenarioer for
forsyningskjeden.
Tabell 5.6 Sentrale produktgrupper for dimensjonerende scenarioer for forsyningskjeden
Pandemisk
influensa
Intendert spredning av
giftig gass
Brann i HSØ FS
Beskyttelsesutstyr:
• Smittefrakker (engangs- og
tøyfrakker),
• Plastforklær
• Engangshansker/sterile hansker
• Munnbind/åndedrettsvern (P3)
• Øyebeskyttelse (visir, briller)
Beskyttelsesutstyr:
- Masker
- Vernedrakt
- Filter til masker
Den til en hver tid
gjeldende
produktkatalog fra
HSØ FS
Annet:
Rensestasjoner mv:
- Telt
- Sprøyter
- Opptrekkskanyler
Side 39 av 52
-
Respiratorer, dialysemaskiner og
- materiell (pumper, mv)
Likposer
Desinfeksjonsmidler (renhold,
utstyr, håndhygiene, vaskemidler
mv)
Relevant forbruksmateriell til
medisinskteknisk utstyr
Oksygenmateriell (kolber,
masker, slanger etc)
Infusjonsmateriell
-
Forsyning av varmt
vann
Varme klær
Tepper/ håndklær
Utstyr til O2behandling
Det gjøres oppmerksom på at analysegruppen ikke oppfatter oversikten som
uttømmende, og at den vil kunne endres basert på kvalitetssikring og
tilbakemeldinger fra f eks kliniske avdelinger i sykehusene mv. Ved utforming av
mer detaljerte beredskapsplaner for forsyningsfunksjonen ved HFene, er det
naturlig at også produktgruppene gjennomgås mer i detalj.
Vedlegg 3 Utfordringer knyttet til ulike dimensjonerende hendelser inneholder
produktgrupper for også de scenarioene som ikke ble løftet videre til
beredskapsanalysen, da deltakerne mente de ikke ville utfordre yteevnen til
forsyning av medisinsk utstyr.
5.2.4
Øvrige funn og resultater
I tillegg til ovennevnte identifisering av aktører og produktgrupper, viste
beredskapsanalysen:
• Et stort behov for gjennomgang av dagens ansvars-, beslutnings- og
fullmaktsstruktur for forsyningsberedskapen for medisinsk utstyr for hele
helseregionen. Gjennomgangen må inkludere alle aktørene.
• Et tydelig behov for at beredskapsoppgavene til forsyningsfunksjonene i
det enkelte HF knyttes tydeligere opp mot foretakets egne
beredskapsplaner. Forsyningsseksjonen som støttefunksjon skal bidra til
kontinuitet i foretakets totale tjenesteytelse både ved akutte hendelser og
hendelser som utvikler seg mer langsomt. Dersom de ikke er en del av den
totale beredskapen i foretaket, kan uforutsette sviktsituasjoner oppstå.
• At ikke alle aktørene kjente sin egen rolle, oppgaver og ansvar i
beredskapssituasjoner.
• At ikke alle aktørene kjente andres rolle, oppgaver og ansvar i
beredskapssituasjoner.
• At Fagdirektøren ved hvert enkelt HF er en sentral aktør for prioritering
mv underveis i håndtering av en beredskapssituasjon som relaterer seg til
denne analysens scenarioer. Ved hendelser der flere HF er involvert, vil
kollegiet av/med fagdirektørene spille en sentral rolle for god koordinering
og prioritering. Den rollen som kan ivareta fagansvaret i en
beredskapssituasjon mangler på tvers av HSØ.
• At de regionale produktrådenes rolle i beredskapsforberedelsene bør
tydeliggjøres.
Side 40 av 52
•
•
•
•
•
•
•
•
5.2.5
At de regionale produktrådenes kompetanse bør benyttes i de
beredskapsforberedelsene som til en hver tid foregår ved
forsyningsfunksjonen ved det enkelte foretak og på den måten bidra til en
robust virksomhet.
At Posten Bring/HSØ FS har en business continuity plan (BCP) som
defineres som beredskapsplan for deres drift av HSØ FS. Denne var
imidlertid ukjent for deltakerne på analysemøtet, og ble tilsendt
prosjektgruppen etter møtet.
At det kan være behov for å klargjøre/stille tydeligere beredskapskrav rettet
mot Posten Bring for driften av HSØ FS i tilfelle det oppstår
beredskapssituasjoner.
At avtalelojalitet mot HSØ FS må videreutvikles og opprettholdes selv i de
tilfeller der det har oppstått en beredskapssituasjon ved senteret.
Leveranseansvaret påhviler fremdeles HSØ FS også i slike situasjoner der
det skal ivaretas kontinuitet i daglig drift.
At alternative og godkjente lokaler til sterillager må være utpekt på forhånd
i tilfelle det oppstår en beredskapssituasjon ved HSØ FS.
Et stort samordnings- og koordineringsbehov mellom forsyningsseksjonen
og HFets øvrige avdelinger i ”fredstid” for blant annet å bygge opp gode
rutiner for tidlig varsling, informasjon og kommunikasjonsutveksling, klar
ansvars- og rollefordeling mv.
Et stort samordnings- og koordineringsbehov mellom alle aktørene som er
identifisert i denne analysen i ”fredstid” for blant annet å bygge opp gode
rutiner for tidlig varsling, informasjon og kommunikasjonsutveksling, klar
ansvars- og rollefordeling mv.
At forsyningskjeden for utstyr til kjemisk beredskap er svært sårbar, og
avviker fra den ordinære kjeden. Forsyningskjeden og avtaleansvaret for Cberedskap må følges opp og avklares.
Forsyningssenterets beredskapsrolle
HSØ FS har per i dag ikke en definert rolle i beredskapssituasjoner i HF. Bring har
en business continuity plan for egen drift som defineres som beredskapsplan men det
er usikkert hvor tilpasset denne er til HSØ FS.
Etablering av HSØ FS ble blant annet initiert som følge av at nye Akershus
universitetssykehus HF ble bygget uten sentrallager og skulle knyttes opp mot et
eksternt forsyningssenter. Nytt sykehus i Østfold er nå under bygging, også det
uten sentralt forsyningslager.
Målsettingen med forsyningssenteret er å sikre effektiv drift med stordriftsfordeler,
god økonomi og leveranser som møter helseforetakenes forventninger og behov.
God dialog mellom medisinsk faglig kompetanse og innkjøps- og
logistikkompetanse skal bidra til at alle HF i regionen har god beredskap (prosjektets
utheving).
Dersom målsettingen med HSØ FS skal justeres/endres i retning av at
forsyningssenteret får andre/større ansvar, oppgaver og rolle ved
beredskapssituasjoner i foretakene, vil blant annet følgende tiltak måtte iverksettes:
Side 41 av 52
•
•
•
•
•
•
Utvikling av egen beredskapsplan der krav og innhold er i samsvar med de
krav og forventninger som stilles av Helse Sør-Øst.
Beredskapsplanen må være koordinert og samordnet med
beredskapsplanene for HF og Helse Sør-Øst RHF.
Tilgang til/krav om medisinsk faglig kompetanse tilknyttet
forsyningssenteret.
Tydeliggjøring (evt reforhandling) av dagens avtaler med dagens operatør
for å fange opp behov for endringer i roller, oppgaver og ansvar.
Utvide beredskapsløsningen slik at HSØ FS får en klar rolle som grossist
for sykehusene med tydeliggjøring av hva beredskapsansvaret innebærer.
Vurdere de økonomiske konsekvensene av endrings- og utviklingstiltakene.
Uavhengig av eventuelle endringer i rolle, ansvar og oppgaver, er det å være et
behov for HSØ FS å få på plass en beredskapsplan som bidrar til å forsikre
oppdragsgiverne (Helse Sør-Øst RHF/Sykehuspartner mv) om at
forsyningssenteret er i stand til å fylle dagens rolle i forsyningskjeden.
En beredskapsplan for HSØ FS må fylle de funksjonskrav som fremgår av
helseberedskapslovens forskrift om beredskapsplanlegging § 4:
”Beredskapsplanene skal omfatte prosedyrer for ressursdisponering og omlegging
av drift som sikrer nødvendig tjenesteytelse ved:
a) Interne og eksterne hendelser som vesentlig reduserer virksomhetens evne
til å yte varer og tjenester.
b) Eksterne hendelser som vil innebære en ekstraordinær belastning på
virksomheten og som kan kreve en generell omstilling av den ordinære
driften for å kunne øke kapasiteten.”
Dette er et utviklingsarbeid som må gjøres i nært samarbeid og dialog med
oppdragsgiverne og de andre aktørene i helseregionen. Planen må være tydelig
forankret, kommunisert og etablert i dialog med fagmiljøene/direktørene og
innkjøps- og logistikkmiljøene.
5.3
Hendelser forsyningsberedskapen bør understøtte
Forsyningsberedskapen bør i prinsippet understøtte alle hendelser som kan
redusere yteevnen til forsyningskjeden, både ved normaldrift og i
beredskapssituasjoner.
Farer knyttet til redusert yteevne i normaldrift er identifisert og risikoer og
sårbarheter knyttet til dette er presentert i kapittel 5.1. ROS-analyse Ved å arbeide
med tiltakene som foreslås på grunnlag av denne risikovurderingen, vil
forsyningskjedens robusthet øke på generelt grunnlag, altså være mer robust
uansett hendelse som inntreffer. I tillegg vil det være viktig å være spesielt forberedt
på tiltak rettet mot følgende hendelser:
• Pandemi
• Brann eller annen hendelse som setter HSØ FS helt eller delvis ut av drift
• Tap av nøkkelkompetanse
• Lengre nedetid i bestillings- /lagersystem
Side 42 av 52
5.4
Sammenfallende tiltak identifisert i 2006
Helse Sør-Øst RHF gjennomførte som tidligere nevnt en ROS- og
beredskapsanalyse i 2006 med anbefalinger og tiltak. De tiltak som er
sammenfallende med arbeidet i denne rapporten er nevnt nedenfor. Det er ukjent
om tiltak for disse anbefalingene ikke har blitt implementert, eller om effekten av
disse ikke er god nok til at momentene fortsatt er gyldige i 2014.
Sammenfallende tiltak:
• Ved inngåelse av kontrakter på utstyr som er vurdert som kritisk, bør det
etableres kontrakt med flere og alternative leverandører, slik at man ikke
gjør seg avhengig av en monopolsituasjon.
• Varslingsrutiner ved akutt mangel på medisinsk utstyr, samt for
forsyningssvikt, må etableres og skal inngå som en del av beredskapsplanen
til den enkelte enhet.
• Antallet vareslag i kategorien ”medisinsk utstyr” og variasjonene i
helsetilbudet tilsier at hvert enkelt HF selv må gjøre ROS-analyser og
identifisere kritisk materiell. En regional overordnet vurdering vil være til
hjelp i dette arbeidet.
• Det må etableres rutiner for rasjonering av forbruksmateriell ved truende
eller etablert mangelsituasjon.
• Det må vurderes om forsyningssvikt av reservedeler, og forbruksmateriell
til medisinskteknisk utstyr kan føre til kritiske situasjoner.
•
Beredskap og forsyningssikkerhet må implementeres i innkjøpsstrategien
for både RHF og HF.
Side 43 av 52
6 Forslag til metode for vurdering og beregning
av beredskapslager
I dette kapitlet skisseres en modell som kan benyttes som beslutningsgrunnlag for å
vurdere behovet for beredskapslager for konkrete artikler. Modellen har sterke
likhetstrekk med den som er skissert i Nasjonal plan og strategi for
legemiddelberedskap (Helsedirektoratet), og tekst fra denne er delvis gjengitt i dette
kapittelet. Det gjøres oppmerksom på at modellen, inklusive forslag til kriterier, bør
kvalitetssikres og eventuelt videreutvikles før den tas i bruk i Helse Sør-Øst.
Beredskapslager av helsemateriell skal sikre at helseforetakene kan utføre sine
oppgaver både ved
1) forsyningssvikt og
2) ekstraordinære behovssituasjoner
6.1
Beredskapslager ved ekstraordinær økning i behov
Beskrivelse av lagerbehov rettet mot situasjoner med sterk økning i etterspørsel
gjøres med basis i konkrete dimensjonerende scenarioer som grunnlag for ROS- og
beredskapsanalyse. For hvert scenario vurderes behovet for sentralt medisinsk
utstyr. Vurderingen begrenses til utstyr som det ventes en utfordring for på
grunnlag av diskutert scenario.
6.2
Beredskapslager for mulig forsyningssvikt
En robust forsyning krever systematisk og kontinuerlig arbeid, der det anvendes en
ROS-analysemodell som gir beslutningsgrunnlag for klassifisering av artikler iht
kritikalitet.
Merk at et behov for beredskapslager for å håndtere forsyningssvikt kan være et
resultat av at forsyningskjeden ikke er tilstrekkelig robust.. Før beredskapslager
etableres bør sannsynlighet for forsyningssvikt reduseres i henhold til anbefalinger
gitt i denne rapporten.
Hovedtrekkene i modellen:
1. Etablere kriterier for hvilket materiell som skal vurderes beredskapssikret
mot forsyningssvikt.
2. Vurdere kritikalitet for hver enkelt artikkel, der kritikalitet innebærer en
samlet vurdering av:
a. Sannsynlighet for bortfall av artikkelen/ forsyningssvikt og tilgang
på erstatninger (Forsyningssikkerhet, kvalitativ vurdering)
b. Konsekvens av en mangelsituasjon: i hvilken grad en
mangelsituasjon påvirker evnen til å yte pålagte helsetjenester
(kvalitativ vurdering)
c. Risiko = Sannsynlighet x Konsekvens
3. Definere akseptkriterier for hvorvidt det skal etableres et beredskapslager
mot forsyningssvikt eller ikke
4. Dimensjonere lageret iht metode skissert i kap 6.3 Beredskapslager ved
ekstraordinære forsyningsavbrudd og behovssituasjoner.
Side 44 av 52
Forslag til kriterier for hvilket medisinsk utstyr som skal vurderes beredskapslagres:
Medisinsk utstyr som er avgjørende for å opprettholde normal aktivitet ved sykehuset, der en
mangelsituasjon vil føre til alvorlige avbrudd i normal drift (yteevne)
6.2.1
Vurdere kritikalitet for hver enkelt artikkel
Vurderingen gjøres på regionalt nivå (ideelt sett på nasjonalt nivå). I
risikostyringsmodellen er det behov for kunnskap knyttet til sannsynlighet og
konsekvens for bortfall av enkelte artikler.
Fagmiljøer og Sykehuspartner/HSØ FS har i samarbeid utarbeidet følgende
oversikt for klassifisering av kritikalitet. Klassifiseringen oppdateres og endres
løpende ved endringer i sortiment ved HSØ FS.
Kritikalitet 1: Produkter som er akutt for å starte livskritisk behandling,(omfatter ca 80
artikler ved Forsyningssenteret)
Kritikalitet 2: Produkter som ikke er like kritisk fordi man har type 1 artikkel som dekker
behovet i en krisesituasjon. Men ved mer langvarige hendelser kan dette også bli kritisk. Her
bør det finnes flere leverandører som kan levere. Her kan for eksempel øvrige størrelser som
supplerer type 1 artikler legges inn.
Kritikalitet 3: Produkter som er tilpasset for sengepostene. Ofte vil det finnes andre
erstatningsprodukter som kan brukes (erstatninger kan finnes på et apotek)
Kritikalitet 4: Øvrige produkter som treffer en behandlingsform, men som ikke er kritisk.
Kritikalitet 5: produkter berører ikke behandlingsformene og kan lett finnes erstatnings
produkter fra andre kilde: renhold, toalettpapir, tørkepapir, skriver- og kontorrekvisita
Kritikalitetsklassifiseringen benyttes i dag i forbindelse med blant annet
tydeliggjøring av ulike artiklers beskaffenhet, hjelp i kommunikasjon med kunder
via kundesenter, prioritering av artikler, styring av sikkerhets/beredskapslager,
oppfølging av leverandører. Graden av kritikalitet avhenger som tabellen viser av
flere faktorer som:
• hvor kritisk produktet er for pasientbehandlingen
• tiden før forsyningen kommer på plass igjen
• hvor lett det er å få tak i artikkelen fra andre leverandører
• om det er mulig å benytte andre produkter som alternativ
For artikler med kritikalitet 1 og 2 kan det være hensiktsmessig med spesifikk
vurderinger av risiko som resultat av sannsynlighet for bortfall av en artikkel og
konsekvensvurdering som beskrevet under. Dette gir ytterligere grunnlag for
vurdering og dimensjonering av et beredskapslager.
6.2.2
Sannsynlighet for bortfall av en artikkel:
Medisinsk utstyr som vurderes sentrale i klinisk praksis for å kunne yte lovpålagt
helsehjelp (jfr. Kriterier) evalueres etter følgende liste:
1. Det finnes ikke tilstrekkelig gode erstatningsartikler
2. Det er monopol på leveranse av artikkelen
3. Det er monopol på råvareleveranse til artikkelen
4. Artikkelen kan forventes å bli holdt tilbake i produksjonslandet
Side 45 av 52
5. Artikler det kan forventes økt etterspørsel etter ved krise
6. Logistikk / transportproblemer knyttet til leveranse til Norge
7. Produksjonsprosess spesielt krevende/ lang ledetid
8. Annet
Basert på ovennevnte punkter gjøres det en kvalitativ vurdering av sannsynlighet.
Tabell 6.1 Sannsynlighetskategorier ved bortfall av artikkel
Sannsynlighetskategorier
-Sannsynlighet for bortfall av artikkel (medisinsk utsyr)
Faktor
Beskrivelse
Kommentar
4
Svært sannsynlig
Mer enn 1 gang pr. år
3
Sannsynlig
1 gang pr. 1-10 år
2
Mindre sannsynlig
1 gang pr. 10-100 år
1
Lite sannsynlig
Mindre enn 1 gang pr. 100 år
6.2.3
Konsekvens av forsyningssvikt
Tabell 6.2 Konsekvens av forsyningssvikt for individet
Konsekvens av forsyningssvikt for individet:
1. Betydelig helseskade / tap av funksjonsevne er meget sannsynlig
2. Betydelig helseskade / tap av funksjonsevne inntreffer etter kort tid (evt.
Inntreffer mest sannsynlig)
3. Død / alvorlig helseskade er meget sannsynlig
4. Død / alvorlig helseskade inntreffer mest sannsynlig
Tabell 6.3 Konsekvens av forsyningssvikt for samfunnet
Konsekvens av forsyningssvikt for samfunnet:
1. Mangel på artikkelen fører til kun mindre kvalitetsforringelse av helsetjenesten
2. Mangel på artikkelen krever ekstraordinær ressursbruk men håndteres på regionalt
nivå. Sviktsituasjon fører til betydelig kvalitetsforringelse av helsetjenesten
3. Situasjonen krever mobilisering av store ekstraordinære ressurser. Behov for
koordinering og involvering av ulike forvaltningsnivåer. Sviktsituasjon reduserer
helsetjenestens mulighet til å yte lovpålagte tjenester med alvorlige følger
4. ”Nasjonal krise”. Situasjonen krever full mobilisering. Internasjonal bistand må
vurderes / etterspørres. Sviktsituasjon reduserer helsetjenestens mulighet til å yte
lovpålagte tjenester, med svært alvorlige følger.
6.2.4
Risiko for forsyningssvikt av den enkelte artikkel
Dette kommer frem som et kvantitativt begrep. (Risiko = Sannsynlighet (S) X
Konsekvens (K)) Når sannsynlighet og konsekvens er valgt, vil S- og K-verdien
multipliseres, og produktet vil vises i kolonnen ”Risikoprodukt” Mulige
risikoprodukter vises i Tabell 6.4 Risikoprodukt.
Tabell 6.4 Risikoprodukt
Konsekvens
Sannsynlighet
4
3
2
1
1
4
3
2
1
2
8
6
4
2
Side 46 av 52
3
12
9
6
3
4
16
12
8
4
Det må bemerkes at sammenstillingen av risiko som et produkt av sannsynlighet
ganger konsekvens i seg selv er en forenkling av risikobegrepet. Men i denne
sammenhengen er det en akseptabel forenkling, og innenfor de rammene hvor man
her skal vurdere risiko er denne forenklingen også hensiktsmessig. Prinsipielt sett er
det mer korrekt å si at risiko er et uttrykk for en kombinasjon av sannsynligheten
for og konsekvensene ved en hendelse, men forenklingen med sannsynlighet
ganger konsekvens gjør det mulig å kvantifisere risikoen på en enkel måte, og sette
ulike risikoer opp mot hverandre. Det er viktig å kunne gjøre dette når man skal
prioritere ressursbruken og tiltakene man vil sette i verk for å håndtere og redusere
de mest alvorlige risikoene.
Usikkerheten blir ikke ubetydelig når risikoen vurderes på denne måten. I denne
sammenheng er det verdt å bemerke at sannsynlighetsdimensjonen er betydelig mer
usikker og uviss enn konsekvensdimensjonen. Denne forskjellen i usikkerhet er
ikke modellert. Samtidig er det på sannsynlighetssiden man har mulighet til å treffe
tiltak for å få redusert sannsynligheten og forbedret forsyningssikkerheten
eksempelvis ved å etablere beredskapslagre for de mest kritiske legemidlene, eller
inngå avtaler om prioritert levering ved eventuelt behov for suppleringer utover det
man normalt kan forvente.
Modellen gir føringer for beredskapssikring av de aktuelle artikler som er vurdert.
Tabell 6.5 Dimensjonering av beredskapssikring
Risikoproduktklasse
Artikler med risikoprodukt på 8
Artikler med risikoprodukt på 9
Artikler med risikoprodukt på 12
Artikler med risikoprodukt på 16
Dimensjonering
beredskapssikres tilsvarende a måneders omsetning,
eventuelt andre tiltak
beredskapssikres tilsvarende b måneders omsetning,
eventuelt andre tiltak
beredskapssikres tilsvarende c måneders omsetning,
eventuelt andre tiltak
beredskapssikres tilsvarende d måneders omsetning,
eventuelt andre tiltak
Etter at risikovurdering er gjort for den enkelte artikkel, må det i tillegg vurderes
hvilke(t) tiltak som er best egnet for beredskapssikring og hvilke mengder som må
beredskapssikres (svarende til a, b, c og d måneders normal omsetning jfr. Tabell 6.5
Dimensjonering av beredskapssikring over).
Mulige tiltak kan være:
•
•
•
Regionalt beredskapslager rettet mot ekstraordinære avbrudd i forsyningen
forsyningssvikt
Lagring av ferdig produkt på ulike trinn i forsyningskjeden
Pålegge leverandør gjennom avtale å holde et beredskapslager
Side 47 av 52
6.3
Beredskapslager ved ekstraordinære
forsyningsavbrudd og behovssituasjoner
Med utgangspunkt i vurderinger og beslutninger med hensyn til beredskapssikring
som diskutert i forrige kapittel kan beredskapslager kvantifiseres. Her gis skisser til
metode for en slik kvantifisering på regionalt nivå.
I tillegg til kvantifiseringen på regionalt nivå bør de fysiske lokasjonene av
beredskapslager optimaliseres med tanke på kostnader for effektiv lagerhold og
lagerdrift, risiko, tilgjengelighet og akuttbehov versus behov over tid (nasjonalt,
regionalt og lokalt). Nivået på beredskapslager kan også påvirkes av en avveining
mellom lagringskostnad (volum og plassbehov), kapitalkostnad, risiko for ukurans
og kassering, og risiko for å være uten materiell i en krisesituasjon.
I denne framstillingen skilles det mellom Sikkerhetslager og Beredskapslager:
• Nivået på Sikkerhetslageret settes slik at det dekker normale (mindre)
variasjoner i leveranser av materiell og forbruk
• Nivået på Beredskapslageret settes slik at det dekker behovene i forbindelse
med ekstraordinære endringer i enten tilgjengelighet på materiell eller
forbruk
Her vurderes kun beredskapslager. Metodikken for beregning av beredskapslager
har to komponenter:
A. beregning av beredskapslager for håndtering av ekstraordinære avbrudd i
forsyning
B. beregning av beredskapslager for håndtering av ekstraordinære
behovssituasjoner.
6.3.1
A: Metodikk for beregning av beredskapslager som sikkerhet for
ekstraordinære avbrudd i forsyning
Ekstraordinære avbrudd i forsyning omfatter avbrudd som er av en slik art at de
har et omfang og varighet som er betydelig større enn normale variasjoner i
leveransekvalitet. Det er nødvendig å gjøre en nærmere vurdering av mulig men
realistisk omfang av slike avbrudd.
Scenario for
forsyningssvikt
Kritikalitetsklasse
for artikkelen
= 1 eller 2
Forventet tid før
man får
erstatningsleveranser
Normalforbruk
og leveransefrekvens
Normalforbruk
av medisinsk
utstyr
(per døgn)
Normal
minimumsbeholdning av
medisinsk utstyr
*
Kritikalitetsklasse
for artikkelen
= 3 til 5
Iverksett
aktiviteter for å
skaffe
alternative varer
-
=
Behov for
beredskapslager
Figur 6.1 Metode del A: Beregning av beredskapslager for håndtering av ekstraordinære
avbrudd i forsyning
Side 48 av 52
Som illustrert i Figur 6.1 Metode del A: Beregning av beredskapslager for håndtering av
ekstraordinære avbrudd i forsyning er utgangspunktet for vurderingen av behov for
beredskapslager basert på kritikalitetsklassen til artikkelen, der det kun bør være
nødvendig med beredskapslager for utvalgte artikler i kritikalitetsklasse 1 og 2.
Behovet for beredskapslager beregnes så ved at man tar utgangspunkt i det
potensielt utilfredsstilte behovet (produktet av forventet tid før man får ekstra
leveranser/gjenopprettet forsyningen multiplisert med normalforbruk per døgn)
fratrukket normal minimumsbeholdning. Typisk vil man finne at for varer med
høyt forbruk har man også en høyere beholdning av lagervarer, derfor vil det kun i
noen situasjoner være behov for beredskapslager.
6.3.2
B: Metodikk for beregning av beredskapslager som sikkerhet ved
ekstraordinære økninger i behov
Beredskapslager for håndtering av ekstraordinært behov beregnes med basis i
konkrete dimensjonerende scenarioer. Som beskrevet under beredskapsanalysen
etableres en oversikt over kritisk medisinsk utstyr for hvert scenario. Her tar man
kun med produkter som ikke enkelt kan fremskaffes (i tide) fra alternative kilder
som eksempelvis apotek.
Minimum av:
Beredskapsscenario
Antall rammede
og behandlingsvarighet per
person
Behandlingskapasitet/
pasienter per
døgn
*
Tid før man får
tilstrekkelige
ekstraleveranser
Behov for helsemateriell
(per døgn)
Normalforbruk og
leveransefrekvens
-
Normal minimumsbeholdning av
medisinsk utstyr
=
Behov for
beredskapslager
Materiellbehov
per pasient
(første døgn og
påfølgende døgn)
Figur 6.2 Metode del B: Beregning av beredskapslager for håndtering av ekstraordinære
behovssituasjoner
Som illustrert i figuren over er behovet for beredskapslager en funksjon av behovet
for helsemateriell per døgn, fratrukket normal minimumsbeholdning. Behovet for
helsemateriell beregnes som en funksjon av antall rammede/pasienter og varighet
av behandling multiplisert med materiellbehovet per døgn. Men i noen tilfeller kan
behovet være større enn behandlingskapasiteten. Derfor kan behovet for
helsemateriell begrenses oppad på grunn av begrenset behandlingskapasitet (antall
pasienter som kan behandles per døgn).
Side 49 av 52
Eksempelberegning av beredskapslager for et scenario der 30 personer får
betydelige brannskader, man har kapasitet til å behandle 20, og det forventes å ta 3
dager før man får nye leveranser, er vist i Figur 6.3 Metode del B: Eksempel på beregning
av beredskapslager for håndtering av ekstraordinære behovssituasjoner.
Minimum av:
Beredskapsscenario
Storbrann
Antall rammede
og behandlingsvarighet per
person
Tid før man får
tilstrekkelige
ekstraleveranser
Behandlingskapasitet/
pasienter per
døgn
Behov for helsemateriell
(per døgn)
30 pasienter
11 døgn
20 pasienter
*
Materiellbehov
per pasient
(første døgn og
påfølgende døgn)
Brannkompresser:
første døgn 10,
siden 2 per døgn
Normalforbruk og
leveransefrekvens
3 dager
Første døgn:
20 pas *10 kompr.
=200kompr
-
Normal minimumsbeholdning av
medisinsk utstyr
50
brannkompresser
Neste 2 døgn:
20pas *2 kompr*2 døgn
=80kompresser
=
Behov for
beredskapslager
230
brannkompresser
(3 dagers
forbruk)
Totalt: 280 kompresser
Figur 6.3 Metode del B: Eksempel på beregning av beredskapslager for håndtering av
ekstraordinære behovssituasjoner
En operasjonalisering av denne metodikken innebærer å gjøre vurderinger som
beskrevet i kapittel 6.2 Beredskapslager for mulig forsyningssvikt og å implementere
bruken av metodikken som del av det regionale beredskapsarbeidet, inkludert
implementering i hensiktsmessige verktøy som Excel og eventuell
kritikalitetsklassifisering som del av informasjonen regionale varekataloger.
Side 50 av 52
7 Konklusjon
Risikoanalysen viste at det er utfordringer knyttet til risiko og sårbarheter i
forsyningskjeden i normaldrift. Disse utfordringene bør det rettes tiltak mot for å
øke forsyningssikkerheten av medisinsk utstyr i regionen Helse Sør-Øst. Analysen
viser at verstefallscenarioer som kan medføre ekstraordinære endringer i behov for
medisinsk utstyr utgjorde en relativt sett mindre utfordring for
forsyningssikkerheten.
På grunnlag av gjennomført risikovurdering foreslås det i rapporten hvilke tiltak
som vil være mest sentrale mht å øke robustheten i forsyningskjeden. Selv ved
gjennomføring av risikoreduserende tiltak vil det imidlertid være enkelte produkter
det bør opprettes et beredskapslager for i tilfelle omfattende leveringssvikt eller økt
behov. Det gis i rapporten forslag til metoder for å avdekke hvilke produkter dette
gjelder, og hvordan mengder skal beregnes.
Videre ble det gjennom prosjektet avdekket utfordringer mht forsyning av
produkter ved henholdsvis brann i forsyningssenteret og en pandemi.
Beredskapsplanverket bør utvikles iht anbefalinger gitt i denne rapporten, og det
bør vurderes etablert beredskapslagre av produkter som ble identifisert som
sentrale for disse hendelsene.
En rekke av funnene fra den tilsvarende ROS-rapporten fra 2006 er
sammenfallende med funn i denne rapporten. Det er ukjent om dette skyldes
manglende implementering av tiltak, eller om implementerte tiltak ikke har lykkes.
Det anbefales derfor at videre handlingsplan(er) basert på denne rapport er tydelige
på plassering av ansvar for implementering og oppfølging.
Side 51 av 52
Vedlegg 1 Bidragsytere til prosjektet
Navn
Organisasjon
Rolle/stilling
Rolle i prosjektet
Atle Aas
Børge Myhre
Cathrine Hansen
Sørlandet Sykehus HF
Sykehuspartner
HSØ FS/Bring
Innkjøpssjef
Kontraktsjef avtaleforvaltning
Logistikk- og kundekoordinator
Egil Lingaas
Eliin Rødal
Espen Eilertsen
Oslo Universitetssykehus HF
Safetec Nordic
Sykehuspartner
Overlege, avd.sjef smittevern
Konsulent
Direktør Innkjøp og logistikktjenester
Faglig innspill
Faglig innspill
Faglig innspill
Regionalt kompetansesenter
smittevern, referansegruppen
Prosjektstøtte
Faglig innspill
Eva Ballo
Fride Lindseth
Frode Steine
Glenn Fredriksen
Greta Elsrud
Grete Valheim
Heidi Kristensen Iannetta
John-Christian Lervik
Oslo Universitetssykehus HF
Safetec Nordic
Vestre Viken HF
Sykehuset Østfold HF
Vestre Viken HF
Helse Sør-Øst RHF
Akershus Universitetssykehus HF
HINAS
Spesialsykepleier anestesi, produktråd anestesi
Konsulent
Seksjonsleder, logistikk
Innkjøp- og logistikksjef
Rådgiver innkjøp, sentrallageret Ringeriket
Fagsjef/Ass. direktør innkjøp og logistikk
Avdelingssjef innkjøp
Utviklingsdirektør
Jostein Svendsen
Karl Løkken
Kjell Bergestuen
Kjetil Istad
Kristina Mork
Leif-Olav Røsholt
Mads Krogstad
Marianne Mengkroken
Helse Sør-Øst RHF, medisin og helsefag
Sykehuset Innlandet HF
Sykehuset Innlandet HF
Helse Sør-Øst RHF
Bring
Sykehuset Telemark HF
Akershus Universitetssykehus HF
Sykehuspartner
Marit Gundelsby
Akershus Universitetssykehus HF
Michaela Marie Lelek
Mona Stainsby
Nina Kristoffersen
Nina Ulstein
Per Holsteen
Peter Musæus
Rune Aaberg
Akershus Universitetssykehus HF
Helse Sør-Øst RHF
Sykehusapotekene HF
PA Consulting Group
Sykehusapotekene HF
PA Consulting Group
Sykehuset Innlandet HF
Sigrid Nesse
Sigrid Rannem
Sissel Taklo
Tatjana Vuksic
Oslo Universitetssykehus HF
Oslo Universitetssykehus HF
Oslo Universitetssykehus HF
Oslo Universitetssykehus HF
Spesialrådgiver, prehospitale tjenester
Avdelingssjef innkjøp og kontrakt
Innkjøpssjef, produktrådsleder operasjon
Direktør innkjøp og logistikk
HSE Manager, Bring Warehousing
Beredskaps- og prosjektleder
Seksjonsleder
Avdelingsleder logistikktjenester
Seksjonssykepleier sentraloperasjon, produktråd
operasjon
Smittevern,seksjonsleder, hygienesykepleier,
produktråd hygiene
Spesialrådgiver, avd. innkjøp og logistikk
Avdelingssjef varesalg profesjonell
Konsulent
Innkjøpsrådgiver
Konsulent
Avdelingssjef Forsyning og Transport
Ledende spesialsykepleier, Akuttklinikken,
produktråd operasjon
Avdelingsleder, Tidl. beredskapssjef OUS
Avdelingsleder innkjøp
Seksjonsleder ved sterilavdelingen Ullevål
Torhild Vist
Torstein Pålsrud
Venche Myrvold
Sykehuset i Vestfold HF
Helse Sør-Øst RHF
Oslo Universitetssykehus HF
Vigleik Haug
Yvonne Lao
Øystein Skogvang
Akershus Universitetssykehus HF
Oslo Universitetssykehus HF
Safetec Nordic
Spesialsykepleier operasjon, produktråd operasjon
Plansjef
Avdelingsleder logistikk
Intensivsykepleier, MTU ansvarlig intensiv,
produktråd intensiv
NBC- senteret, Provisorfarmasøyt
Konsulent
Faglig innspill
Prosjektstøtte
Styringsgruppen
FIL, referansegruppen
Faglig innspill
Prosjekteier, styringsgruppen
Faglig innspill
Faglig innspill
Medisin og helsefag HSØ RHF,
referansegruppen
Faglig innspill
Faglig innspill
Prosjekteier, styringsgruppen
Faglig innspill
RBU, referansegruppen
Faglig innspill
FIL, referansegruppen
Møte/
intervju
Oppstartsworkshop
ROS
WS 1
x
Faglig innspill
RBU, referansegruppen
Faglig innspill
Faglig innspill
Faglig innspill
Styringsgruppen
FIL, referansegruppen
Faglig innspill
Faglig innspill
Medlem prosjektet
I tillegg har en rekke personer, som ikke har hatt anledning til å stille, vært invitert til å delta. Disse er ikke synliggjort på denne oversikten.
Beredskapsws
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Faglig innspill
Faglig innspill
Prosjektleder
RBU, referansegruppen
Prosjektstøtte
Faglig innspill
Prosjektstøtte
Faglig innspill
ROS
WS 2
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering
Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering: Analyseskjema / Fareidentifisering - Forsyning av helsemateriell i Helse Sør-Øst
For node 5 – Sabotasje, graderes ikke risiko, da det er stor usikkerhet knyttet til sannsynlighetsvurderingen. Det er satt opp tiltak, da dette kan være viktig enten for å gjøre sabotasje vanskeligere, eller for å kunne
håndtere en slik hendelse dersom den oppstår.
IDNR
Farekilde/
Uønsket forhold/
Hendelse
1.
1.1
Årsak (utløsende hendelse)
Konsekvens mht forsyning av
helsemateriell
Risiko
K
S
HSØ har ikke formidlet gode
nok prognoser til leverandør.
Kan være alvorlig for de varer
der man ikke har
erstatningsprodukter
tilgjengelig.
3
Leveransesvikt fra
leverandør grunnet feil i
prognoser fra HSØ til
leverandør
Leveransesvikt fra
leverandør grunnet
forhold hos
grossist/leverandør/produ
sent
(Gjelder både for
leveranser via HSØ FS og
direkteleveranser)
1
Kommentar/ status p.t.
Tiltak
Det er p.t. utfordringer
knyttet til kvaliteten av
behovsprognoser (spesielt
i forbindelse med
produktbytte).
- Prognosekvaliteten kan bedres ved å opprette
en kanal for kommunikasjon av behovsendringer
(fra HF og bakover i kjeden – til HSØ nivå)
Transport, lager/lagring
4
(Gjelder både for
leveranser via HSØ FS og
direkteleveranser)
1.2
R
Mangler forårsaket av interne
forhold hos grossist/
leverandør /produsent som:
- manglende kapasitet
- manglende kommunikasjon
av prognoser bakover i
leveransekjeden,
- for lave lagerbeholdninger,
- for lang ledetid for
produksjon,
- ikke lager i Norge/Norden,
- HSØ ikke prioritert for
leveranser,
- Ikke fokus på
leveransesikkerhet,
- ingen konsekvens av og ikke
levere,
- ikke ansvar for å finne
Kan være alvorlig for de varer
der man ikke har
erstatningsprodukter
tilgjengelig.
3
5
Innkjøperne ved HSØ FS
måler forbruk i forhold til
prognoser. Disse
målingene gir imidlertid
kun signaler etter at en
endring er skjedd.
Vanskelig å skille ut
faktiske behovsendringer
fra normal variasjon i
bestillingsvolumene.
Sikkerhetslager i HSØ FS/
lagervolum avhenger av
leveransekvalitet fra
leverandør.
-Hyppigere avstemming med HF ved differanse
mellom forbruk og behovsprognose
-Krav om varsel ved leveringsproblemer inn som
krav i avtaler med leverandører
-Inkludere aspekter knyttet til ledetid eller
leveringssikkerhet i vurderingen av en potensiell
tilbyder
-Beskrivelse av logistikk og produksjon hos
leverandør inn som del av anbudsprosessen
-Definere ansvar og krav mht
leveransekontinuitet i avtalene.
-Innføre straffemekanismer/ sanksjoner ved
leveransesvikt
-Gjennomgang av dagens avtaler, inkludert
definering av erstatningsforhold ved svikt i
leveranse. Vurdere om leverandører skal ha
ansvar for å tilby erstatningsprodukter ved
leveransesvikt der dette mangler i avtalene
Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering
IDNR
Farekilde/
Uønsket forhold/
Hendelse
Årsak (utløsende hendelse)
Konsekvens mht forsyning av
helsemateriell
Risiko
K
S
R
Kommentar/ status p.t.
erstatningsvare
1.3
1.4
1.5
1.6
Får ikke transportert varer
grunnet streik blant
transport- eller
lagerarbeidere i Norge
eller utlandet
(Gjelder både for
leveranser via HSØ FS og
direkteleveranser)
Får ikke transportert varer
grunnet varer stoppet i
tollen
(Gjelder både for
leveranser via HSØ FS og
direkteleveranser)
Får ikke transportert varer
grunnet stengt
transportåre pga ulykke/
vær/ flom
(Gjelder både for
leveranser via HSØ FS og
direkteleveranser)
Leverandøren leverer
produkt med feil.
(Gjelder både for
leveranser via HSØ FS og
direkteleveranser)
1.7
2
Manglende kapasitet /
åpningstid i varemottaket
på sykehuset
-Sikre at det er gode rutiner etablert mht å
definere kriterier for og dimensjonering av
sikkerhetslager for ulike produkter
Ekstern årsak: Streik
Vil kreve mye manuell
håndtering, men det
forventes ingen merkbar
påvirkning av tjenesteytelsen.
Sannsynlig at man får unntak
mht. å få levert kritiske
produkter, samt at streik har
en begrenset varighet.
1
2
Ekstern årsak: Transport /
fortolling – varer stoppet i
tollen
Forventes kun å medføre en
kortvarig og kontrollert
påvirkning av tjenesteytelsen.
2
2
Ekstern hendelse: Stengt
transportåre på grunn av
ulykke/vær/flom.
Er mest kritisk for sykehus
uten sentrallager, men her
bør avdelingslagrene ha nok
buffer til å dekke ventetiden.
1
2
Produksjonsfeil, eller
kvalitetsforringelse av produkt
før det når HSØ
Kan medføre tilbaketrekking
av produksjonsbatch/ lot.
4
4
Varer blir stående i
varemottaket eller kan ikke
leveres fordi det er fullt i
Tiltak
Kan være alvorlig fordi alle HF
tømmes for vare momentant
og samtidig, og det kan ta tid
å få tak i alternativ.
Innebærer i hovedsak
plunder og heft, fremfor å
utgjøre reelle kriser.
1
2
Forberede mht en situasjon med streik. Vurdere
å etablere rutine som bl.a. beskriver:
-Hvem som har ansvaret for å finne alternative
løsninger
-Mulighetene for å få unntak
Har forekommet en gang,
gjaldt rengjøringsmidler.
Har også vært tilfeller der
medisinsk utstyr forsinkes
da tollen er usikker på om
varen er legemiddel eller
utstyr.
Skjer av og til – og kan
føre til forsinket
vareleveranse
Ingen tiltak løftet frem i arbeidsmøtet.
HSØ FS har prosess for
tilbaketrekking.
HFene har prosess for
avviksmelding.
-Tydeliggjøre ansvar og prosess for rasjonering,
fremskaffing av alternativt produkt
Eksempler: Sentrallager
(SL) kan ha for lav frekvens
på utlevering og A-Hus har
-Avklare behov for sikkerhetslager/bufferlager –
både hvilke produkter, dimensjonering og
plassering
- Sørge for god kommunikasjon mht oppståtte
avvik/ forberede en mulig mangelsituasjon
-Definere tydelig prosess for å fremskaffe
erstatningsprodukter. Benytte produktråd i
diskusjon ang. erstatningsvarer.
-Øke frekvensen på uttransport fra SL til
avdelinger ved enkelte HF.
Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering
IDNR
Farekilde/
Uønsket forhold/
Hendelse
(Gjelder både for
leveranser via FS og
direkteleveranser)
1.8
1.9
Manglende
ressurser/utstyr/biler for å
besørge interntransporten
på sykehuset
Går tom for vare på
lageret
Gjelder alle lager i
verdikjeden
(avdelingslager,
sentrallager,
forsyningssenteret og
leverandører)
Årsak (utløsende hendelse)
Konsekvens mht forsyning av
helsemateriell
Risiko
K
S
varemottaket.
Bortfall av ressurser/ utstyr/
AGV/ Trucker/ biler på HF-et
Medfører forsinkelser, men
alternative løsninger
etableres erfaringsvis raskt.
2
1
Feil i dimensjonering
prognoser og styring av
sikkerhetslager
Tomsituasjoner på FS
propagerer gjennom kjeden.
3
5
Tomsituasjoner på
avdelingsalger eller
sentrallager kan lettere
etterfylles fra lager lenger
bak i kjeden.
R
Kommentar/ status p.t.
Tiltak
begrenset kapasitet på
varemottak (antall bur).
-Vurdere mulighet for å levere varer til SLvaremottak eller alternativt varemottak utenom
åpningstidene. (Kan ha nøkkel /
tilgangsrettigheter for krisesituasjon, eller
direkteleveranser til avdelingen.)
-Vurdere å etablere avtaler med alternative
private?? leverandører man kan bruke i en
krisesituasjon.
Har oftest en buffer i
sentrallager eller
avdelings-lager ved HF for
å håndtere normal
variasjon i leveranser
(krever kun liten buffer).
-Etablere bedre prosess for å øke kvaliteten
prognoser.
-Avklare behov for sikkerhetslager/bufferlager –
både hvilke produkter, dimensjonering og
plassering
- Øke kompetansen innen lagerstyring.
-Etablere bedre rutiner for bytte av produkter.
-Sikre at det foreligger en oversikt over hvilke
varer som er på andre lager på sykehuset og
nærliggende sykehus.
1.10
1.11
3
Vareheis på HSØ FS
stopper
Strømbrudd eller annen svikt i
maskiner
Fryse/ kjølevarer blir
oppbevart i
romtemperatur
Gjelder lagre på HF (FS har
ikke kjølevarer)
Kjølevarer til laboratoriet blir
glemt i varemottaket.
Får ikke plukket alle varer.
1
4
2
4
Antatt begrenset varighet
Inntreffer, men begrensede
konsekvenser. Varen kan bli
ødelagt.
Har 4 vareheiser ved HSØ
FS og tilstreber samme
artikkel lagret i flere heiser
i tilfelle en heis stopper.
Det er primært
normalvarer i hylleheis og
skal være bufferlager på
andre lokasjoner på HSØ
FS.
-Tydeliggjøre prosess og hvem som er ansvarlig
for rasjonering internt på HF og ansvarlig for
rasjonering mellom HF.
-Vurdere plassering av varer klassifisert som
kritiske.
Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering
IDNR
Farekilde/
Uønsket forhold/
Hendelse
1.12
Transportselskap konkurs
(Gjelder både direkteleveranser og leveranser
over FS).
Uforutsett økning i
bestillinger/volum
1.13
(Gjelder både direkteleveranser og leveranser
over FS).
Manglende varsling når feil
oppdages
1.14
2.
2.1
Årsak (utløsende hendelse)
Varslingsrutiner ikke etablert/
tydelige nok.
2.3
4
Risiko
K
S
R
Kommentar/ status p.t.
Tiltak
1
1
Ingen tiltak løftet frem i arbeidsmøtet.
Tomsituasjoner
2
4
Manglende varsling gjør at
situasjonen eskalerer fremfor
håndteres i tidlig fase.
3
4
-Tydeliggjøre ansvar og prosess for varsling av
feil
-Varemangel til avdeling/post
-Varemangel til HF
-Retur/avfall blir værende på
post/avdeling/ HF
3
2
-Nødstrømsforsyning
-Ikke påfyll av varer
-Får ikke bestilt nye varer
-Tap av oversikt over
beholdning
-Omdisponering av
eksisterende lager
-HF uten lager, raskt tomme
-FS får ikke oppdatert sine
anskaffelser
-Finner ikke varene på lager
2
Tap av utstyr og varer som
må oppbevares kjølig
1
Typisk ved
leverandørbytter.
-Bedre kommunikasjon om endringer i
bruksmønstre.
(Gjelder både direkteleveranser og leveranser
over FS).
Svikt i/ bortfall av teknisk infrastruktur (fjernvarme, kjøling – strøm – IKT svikt – Gass – Vann)
Stans av roboter på
varelager (FS, HF,
leverandør, og distributør)
Langvarig bortfall av strøm Svikt hos regional
strømleverandør
Bortfall av IKT
2.2
Konsekvens mht forsyning av
helsemateriell
All elektronisk bestilling
opphører
Kjøleskap virker ikke
Langvarig bortfall av strøm
Bortfall av strøm.
Feil ved kjøleskap.
- Batterikapasitet på utstyr der dette er aktuelt
-Ekstra rutiner og bemanning for å hente
avfall/retur
3
-Telefonisk bestilling av nye varer.
-Omdisponering av eksisterende lager
-HF uten lager, må ha backup-systemer/ avtaler
med nærliggende sykehus
-FS må etablere manuelle rutiner for mottak av
bestillinger
4
-FS/leverandør må gi beskjed til HF om antatt
tidshorisont for nedetid for elektronisk bestilling
-Nødstrømsforsyning
-Definere kjølerom etc som prioritert for
nødstrømsforsyning
Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering
IDNR
Farekilde/
Uønsket forhold/
Hendelse
Årsak (utløsende hendelse)
Konsekvens mht forsyning av
helsemateriell
Risiko
K
S
2.4
Adgangskontrollen svikter
Bortfall av strøm eller teknisk
feil.
-Får ikke tilgang til materiell
-Mister oversikt over
lagerbeholdning
-Ikke oversikt over hvem som
har hentet hva
2
-Feil i IKT-system – Kan ikke
motta / sende bestillinger.
-Alarmsystemer portør virker
ikke
-Får ikke kommunisert om
feilbestillinger
-Får ikke varslet om
feil/mangler med utstyr
-Får ikke gitt beskjed om hva
som finnes internt på
lager/post
-Ikke mulig med elektronisk
bestilling
1
2
2
2
2
3
2.5
Svikt i kjøling i serverrom
Bortfall av strøm
2.6
Intern distribusjon i HF
svikter
Bortfall av kommunikasjon
mellom aktørene
Bortfall av strøm
2.7
Bortfall av strøm
2.8
Langvarig strømbortfall,
intern årsak
2.9
Svikt IKT/ Tap av oversikt
over lagerbeholdning
2.10
Svikt i datasikkerheten fra
HINAS
Manglende strømforsyning/
Svikt i IKT
2.11
Pasientopplysninger faller
ut (journalene) for
behandlingspersonalet
Svikt i IKT
5
-Overledning i lokalt
spredenett
-Brann i lokale
strømfordelingstavler
-Feil i lokalt strøminntak
Bortfall av strøm
-Går tom for varer
-Mister oversikt over mangler
som oppstår
-Pasient-behandlingen må
utstettes eller overføres til
andre HF
Får ikke bestilt de riktige
varene basert på
inneliggende pasienters
behov
R
Kommentar/ status p.t.
2
Tiltak
-Nødstrømsforsyning
-Manuelle rutiner for føring av uttak fra lager
-Innføre/opprettholde rutiner for hvem som kan
gjøre uttak fra lager
-Nødstrømsforsyning
.
-Vurdere om noen av disse systemene har/skal
ha batteriback-up
-Telefonisk kommunikasjon, papirlister med
kontaktpersoner oppdateres fortløpende
-Ladestasjoner for mobiltelefoner i områder med
nødstrømsforsyningen.
-Formidle beskjed til ansvarlig klinikksjef (dersom
konsekvens for pasientbehandling)
-Ordonnansordning dersom akutt
-Stille krav i avtale med leverandør hvordan
dette skal håndteres
-Jevnlige el-tilsyn
-Godt vedlikehold
-Sikre områdene slik at uvedkommende ikke får
adgang
5
1
2
2
-Regelmessig utskrift av lagerbeholdning for å ha
backup
2
2
-Nødstrømsforsyning
1
3
-Backup for kontrollert nedkjøring av anlegg
-Manuelle rutiner og prosedyrer må
vedlikeholdes/opprettes
Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering
IDNR
Farekilde/
Uønsket forhold/
Hendelse
Årsak (utløsende hendelse)
Konsekvens mht forsyning av
helsemateriell
Risiko
K
S
2.12
Ulike bestillings- og
logistikksystemer benyttes
HFene er på forskjellige
elektroniske plattformer
-Mangelfull oversikt
-Bestillinger ”forsvinner”
-Varebeholdningen blir ikke
oppdatert
-Forsinkelser i logistikken
-Feil oppstår i konverteringen
mellom systemene
3
-Byggene blir kalde
-Varer kan bli ødelagt dersom
for kaldt/
temperatursvingninger
2
Kontrollert og kortvarig
påvirkning av tjenesteytelsen
mest typisk konsekvens.
Kan øke etterspørsel av
enkelte produkter (antibac
etc.). Liten konsekvens
forventes mht kontinuitet i
forsyning av helsemateriell
3
2
-Flere leverandører
2
2
-Bruke vann fra godkjent leverandør
4
1
2.13
Svikt i fjernvarme
2.14
Svikt i leveranse av
medisinske gasser
2.15
Svikt i vannleveransen/
Forurenset vann inn på HF
3.1
3.
Brann/ større lagerskader
Brann/eksplosjon ved
forsyningssenteret
-Brudd i tilførsel mellom
ekstern leverandør og HF
-Intern svikt i distribusjonen av
fjernvarmen
Manglende rislingsanlegg
Plassering av gassflasker
Mangelfulle rutiner for
brannvern
Papp antennes (har mye
brennbart materiale ettersom
varer kommer i
pappemballasje)
Røyking inne på lageret
(ulovlig)
Brann i kjøkkenutstyr
Støv i vareheisen antennes
Varene blir ødelagt. Iht Bring
vil de kunne gjenoppta
forsyning relativt raskt.
R
Kommentar/ status p.t.
4
Tiltak
-Mest mulig standardisering av plattformer og
systemer
-Systemene må snakke sammen (integreres)
-Sikre redundante løsninger
2
-Redundante systemer for oppvarming
-Nødstørmsforsyning
Noen sykehus kan enkelt
skifte til direktebestillinger
om FS faller ut, for
eksempel Sykehuset
Innlandet.
Salmiakk og klorin
oppbevares ikke nær
hverandre – risiko for
farlig gass.
Stoffkartotek/datablad finnes i varekatalogenGjennomføre regelmessig risikovurdering rundt
stoffkartoteket.
- Kundesenteret i Sverige kan fortsatt motta
bestillinger. Leverandørene får beskjed om nytt
midlertidig sentralt leveringspunkt dersom
dette er etablert.
- Innkjøpsavdelingene ved hvert sykehus bør
fortsette å bestille varer på samme måte som før
brannen. HSØ FS iverksetter ny plan for
varedistribusjon inkludert eventuelle alternative
lagerlokasjoner.
-Avklare hvem som skal ha ansvar og oppgave
mht rasjonering på vegne av HSØ.
-Avklare hvem som koordinerer bestillingene til
leverandørene.
6
Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering
IDNR
Farekilde/
Uønsket forhold/
Hendelse
Årsak (utløsende hendelse)
Konsekvens mht forsyning av
helsemateriell
Risiko
K
S
R
Kommentar/ status p.t.
Tiltak
-Trenger prioriteringsregler slik at sykehus uten
lager får leveranser først.
3.2
Oversvømmelse/
vannskade på varer
Vannrør brister
3.3
Brann/ eksplosjon i lager
på HFet
Oppbevarer eksplosjonsfarlig
utstyr sammen med resten av
lageret.
3.4
Frostskader i varemottak
Strømbrudd og porten blir
stående åpen.
4.
4.1
4.2
7
Varen blir ødelagt, men varer
oppbevares ofte i hyller
hevet fra gulvet, så
skadeområdet vil antakelig
være begrenset
skadeomfang.
Varene blir ødelagt av
vannskade fra rislingsanlegg
eller røykskade.
En del varer kan bli ødelagt.
2
2
3
1
2
4
Eksempel på hendelse:
Brist i vannrør medførte
en oversvømmelse på hele
sterilavdelingen på Ullevål
– ble oppdaget før det
medførte store skader
HFene har gode
brannsikrings og
brannvernsrutiner.
Sikring ved at man har
flere lager eller har
sikkerhetslager.
Bortfall/manglende nøkkelkompetanse
Feil i varekatalog
Feilbestillinger
Feil data fra leverandør eller
feil /manglende oppdatering i
Norkat/ HF-system
Manglende, ressurser,
opplæring og kompetanse for
vedlikehold av varekatalog
-Tungvinte bytteprosesser
-Innkjøpssystemet støtter ikke
gode bestillingsprosesser
-Flere bestillingssystemer
-Systemet nede
Kan ikke bestille varer – eller
bestiller varer som er utgått
fra sortiment
3
4
-Bring kan ha plan for å fremskaffe kapasitet ved
et alternativt lager, og få opp leveransene igjen.
Men å bygge opp lager igjen tar tid, så det vil gå
noen uker å få leveransene i gang igjen.
-Oppbevare varer i hyller
-Kontroll av rørkvalitet
-Vurdere plassering av eksplosjonsfarlig utstyr på
lageret
-Skaffe varer fra andre lager eller FS.
-Etablere rutine på FS for å tilpasse prognoser og
prioritere lokasjoner der man har hatt spesielle
skader/behov for rask etterfylling.
-Bedre rutiner for oppdateringer
-Opplæring
-Begrense antall unødvendige endringer
Varemangel fordi man har
bestilt feil varer - Skjer ofte.
Skjer spesielt rundt
sommeren/ferievikarer.
3
5
Har etablert overordnede
systemer og prosesser i
HSØ mht bytte- uten
tilfredsstillende
systemstøtte.
-Opplæring
-Økt bruk av aktiv forsyningsløsninger ved HFene
-Trenger generisk artikkelregister og kontroll på
masterdata.
-Vurdere om innkjøpssystemet eller prosesser
Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering
IDNR
Farekilde/
Uønsket forhold/
Hendelse
Årsak (utløsende hendelse)
Konsekvens mht forsyning av
helsemateriell
Risiko
K
S
R
Kommentar/ status p.t.
-Manuelle feil ved bestilling –
punchefeil eller misforstår
enheter pr. bestilling
-Misforståelser, lite teknisk
forståelse
-Manglende
bestillerkompetanse
4.3
Finner ikke
erstatningsvare/ Lang tid å
skaffe erstatningsprodukt
(Gjelder både for
leveranser via FS og
direkteleveranser)
-Prosess for å definere og
fremskaffe erstatningsprodukter er ikke tydelig nok
definert.
-Mangler helsefaglig
kompetanse for å finne
erstatninger
Tiltak
for bestilling bør endres/styrkes
Backup løsninger, for eksempel faks (systemet nede)
-Aktiv bestilling, bestillerlister, fullmaktsstyring,
opplæring
-Konsolidering av systemer
I de fleste tilfeller medfører
dette kun kontrollert og
kortvarig påvirkning av
tjenesteytelsen. Kan få en
tomsituasjon.
3
-Tiltak for å raskere kunne avdekke
mangelsituasjoner bør vurderes etablert
4
-Definere tydeligere prosess for å fremskaffe
erstatningsprodukter
-Ansvarsavklaring mht hvem som er ansvarlig for
mangelsituasjoner og det å finne erstatninger
(for alle varer FS/lokale/nasjonale avtaler – rolle
for alle i HSØ eller nasjonalt)
Kan være alvorlig for enkelte
produktgrupper/ situasjoner.
-Opprette parallelle avtaler for kritiske
produkter.
4.4
HF får ikke bestilt vare
4.5
Nøkkelpersonell mangler /
har ikke ressurser til
sentrale oppgaver, som å
levere ut varer, bestille
varer
4.6
HF bestiller for sent
4.7
NORKAT er nede
8
-Feil i masterdata
-Kan ikke legge inn bestilling
(NORKAT stengt 1 måned på
sommeren)
-Sykdom (for eksempel
omgangssyke)/Fravær
-Oppsigelser
-Vanskelig å finne kompetente
erstattere uten varslingstid.
-Manuelle rutiner for
bestillinger kraver at
nøkkelpersonell er tilstede
Bestillingsfrister overholdes
ikke
Sykdom eller personell slutter
Tomsituasjon
2
5
Varer kan ikke leveres ut eller
bestilles. Forsinkelser. Feil.
3
3
Lite sannsynlig at det tar lang
tid før personell er tilbake på
jobb.
-Etablere oversikt over hvor man kan kjøpe varer
fra når man ikke har tilgang på avtaleprodukt.
Være i forkant før sommerstenging hos NORKAT
Sikkerhet i at
kundeservice, Innkjøp og
lager er hver for seg.
-Vurdere om det er tilstrekkelig personell med
nøkkelkompetanse mht å levere ut varer.
Planlegge ferier godt.
-Vurdere om de manuelle rutinene kan endres
slik at de kan gjennomføres selv om
nøkkelpersonell ikke er tilstede
Får ikke varer fordi
bestillingen ikke er på FS i
tide
2
4
Forsinkelser i kataloger,
2
4
-Vurdere behov for, omfang, og hyppighet av
opplæring av personell
Har flere ressurser på
-Begrense antall bestillere
-Vurdere om det er tilstrekkelig backuppersonell
Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering
IDNR
Farekilde/
Uønsket forhold/
Hendelse
Årsak (utløsende hendelse)
Konsekvens mht forsyning av
helsemateriell
Risiko
K
S
katalogimplementering etc.
4.8
5.1
5.2
5.3
Bortfall av medisinsk faglig
kompetanse ved
sykehusene som normalt
gjør bestillinger
5.
(Gjelder både bestillinger
via FS og
direktebestillinger HFleverandør)
Sabotasje
Produktsabotasje,
eksempelvis:
-Gjøre sterilt utstyr,
usterilt
-Sabotasje i produksjon
-Sabotasje av emballasje
(counter-feating)
-Kontaminerte produkter
inn i varekjeden
Utstyr stjeles
Transportbiler angripes
5.4
Ildspåsettelse ved FS
5.5
Hacking av IT-system
9
Plunder og heft men ingen
større påvirkning av
tjenesteytelsen ventes.
Forsinkelser eller manglende
bestillinger
Finner som regel alternative
personer, og får lagt inn
bestillinger. Medfører stort
sett kun en kortvarig
påvirkning av tjenesteytelsen.
Utstyr ubrukbart, varelager
kasseres. Leveransesvikt.
Må skaffe nytt materiell.
2
R
Kommentar/ status p.t.
Tiltak
NORKAT så det finnes
backup.
i NORKAT
Ikke egnet for gradering.
-Sikre tydelige prosesser for varsling,
avvikshåndtering og å finne erstatningsprodukter
4
-Sikre beredskapsplanverk som legger til rette for
at en slik hendelse kan håndteres
Med mindre sabotasjen er et
større anslag hos produsent
ventes ikke omfanget å være
alvorlig.
-Svikt i adgangskontroll
-Utro tjener
-Varemangel
-Salg av stjålne varer
Ikke egnet for gradering.
-Tilgangskontroll og alarmer
- Varer som kan omsettes
videre
- Kontroversielle varer/ bruk
-Mangel/ rift om vare
-Varemangel
-Forsinket leveranse
Ikke egnet for gradering.
-Sikre beredskapsplanverk som legger til rette for
at en slik hendelse kan håndteres
-Sikkerhetssjekk av transportør
-Potensielt tap av mange
varer
-Varemangel
-Forsinket leveranse
-Kan gi nedetid i IT-systemer,
forsinket bestilling, forsinket
leveranse, feil lagersaldo etc.
-Rutiner for omlastinger
Ikke egnet for gradering.
Ikke egnet for gradering.
-Sikre beredskapsplanverk som legger til rette for
at en slik hendelse kan håndteres
-Sikre beredskapsplanverk som legger til rette for
at en slik hendelse kan håndteres
-Vurdere datasikkerheten i sentrale IT-systemer
-Sikre beredskapsplanverk (både IT-beredskap og
Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering
IDNR
Farekilde/
Uønsket forhold/
Hendelse
5.6
Sabotasje mot
kraftleverandør, ekom
Utro tjenere
5.7
5.8
6.
6.1
6.2
6.3
6.4
-Underslag
-Stjeling av produkter
-Svart salg av materiell
Avtale med useriøs
-Utilstrekkelig kvalifisering/
leverandør
bakgrunnssjekk
-Hastig beslutning (hast/
mangel på vare)
Organisering/ledelse /aktører/roller
Leverandørene har ikke
varer
FS kan ikke levere varer
eller substitutt
FS kan, i en
beredskapssituasjon ikke
levere/skaffe til veie varer
som de normalt har på
lager
Uklar forståelse for
ansvarsområder mellom
HFene og HSØ FS i en
beredskapssituasjon
6.5
Manglende konkurranse/
monopolsituasjon
6.6
Ulik organisering under
10
Årsak (utløsende hendelse)
Konsekvens mht forsyning av
helsemateriell
Risiko
K
S
-Bortfall av strøm
-Bortfall av ekom
Kan medføre varemangel.
R
Kommentar/ status p.t.
Tiltak
Ikke egnet for gradering.
forsyningsberedskap) som legger til rette for at
en slik hendelse kan håndteres.
Se node 2 – Bortfall av kritisk infrastruktur.
Ikke egnet for gradering.
-
-
Sjekk av leverandør før inngåelse av
kontrakter
Prekvalifisering
Varemangel
Forsinket leveranse
Dekkes av tidligere IDNR (node 1 – Transport,
lager/lagring)
Varemangel
Forsinket leveranse
Viktig: Bruk av mulige erstatningsprodukter
Dialog mot sluttbruker om erstatningsvaren
Behov for opplæring av erstatningsvarer i forkant
Dekkes av tidligere IDNR (node 1 – Transport,
lager/lagring)
Varemangel
Forsinket leveranse
3
3
-Bestille hos annen leverandør
-Ha backup-rutiner for bestilling hos andre
-Flere leverandører
-Avtaleregulering
-Definere FS rolle i beredskapssituasjoner
-FS rolle ikke tydelig nok
definert
-Beredskapsplanverk omfatter
i liten grad beredskap for
helsemateriell
Ingen bestilling blir foretatt,
med påfølgende fare for
varemangel.
3
3
-Ansvarsområdene må være avklart
-Monopolsituasjon forårsaket
av at det inngås avtale med
kun en leverandør
-Forsyningssenterets rolle ikke
Leveringssvikt
Ødelegger konkurranse
Økt sårbarhet
Håndtering av en hendelse
-Bruke avvikssystemer for å fange opp
forbedringspunkter
-Definere HSØ FS rolle i beredskapssituasjoner
Inngå kontrakter med flere leverandører
Håndteres i innkjøpspolicy
Ikke egnet for gradering.
-Opplæring i beredskap
Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering
IDNR
6.7
Farekilde/
Uønsket forhold/
Hendelse
Årsak (utløsende hendelse)
Konsekvens mht forsyning av
helsemateriell
hhv daglig drift og i
krisesituasjoner
tydelig definert
-Forsyning av helsemateriell
ikke godt inkludert i dagens
beredskapsplanverk
blir uoversiktlig og lite
effektiv. Utydelig
ansvarsavklaring og tildeling
av oppgaver i en
beredskapssituasjon kan gi
store konsekvenser mht
kontinuitet i forsyningen av
helsemateriell.
-Misforståelser
-Feilbruk av utstyr
-Feil bruk av ressurser
Kommunikasjonsutfordrin
ger mellom leverandør og
HF
Risiko
K
S
R
Kommentar/ status p.t.
Tiltak
-Beslutte hvilken organisasjon som er
kriseorganisasjon
-Beslutte tydelig rolle, ansvar og
oppgavefordeling
2
5
-Definere HSØ FS rolle i beredskapssituasjoner
-Opplæring og kompetanse hos bestiller i HF
-Gode språkkunnskaper (ikke bare norsk?)
-God rolleforståelse
6.8
Arbeidskonflikter
6.9
Tap av ledelse
6.10
Uenighet om tiltak
6.11
Manglende avklaring av
roller og ansvar i
prioriteringssituasjoner
mellom HF og FS
Manglende avklaring av
roller og ansvar i
prioriteringssituasjoner
mellom HF og leverandør
Diskrepans mellom
nasjonale føringer og
premisser med lokale
oppfatninger
6.12
6.13
11
2
-God intern kommunikasjon i HF
-Ha egen beredskapsplan for arbeidskonflikter
(kontinuitetsplanlegging)
-Streik
-Får ikke bestilt varer/ levert
varer
-Mangelfullt lager
-Får ikke levert varer
1
-Leveransesvikt
-Viktig kompetanse blir borte
Beslutninger blir ikke
tatt
Benytter penger lite
hensiktsmessig
De som har pasientene
får ikke varer
Ikke optimal bruk av
tilgjengelige ressurser
Se over.
2
1
1
2
3
2
Tydeligere ansvar og roller knyttet til
forsyningssikkerhet og – beredskap for
helsemateriell (beredskapsplanverk)
3
2
Tydeligere ansvar og roller knyttet til
forsyningssikkerhet og – beredskap for
helsemateriell (beredskapsplanverk)
-Usikkerhet blant brukerne
om den behandling som blir
gitt
-Sikkerhet for personell kan
bli redusert
-Handlingslammelse, uklar
3
2
-Sikre gode rutiner knyttet til prognoser
-Bruke ”opptrappingsfasen” til streik etc til å
planlegge hvordan den skal håndteres
Bygge opp litt ekstra lager
Etablere tydelig system med stedfortredere og gi
dem opplæring
Tydeligere ansvar og roller knyttet til
forsyningssikkerhet og – beredskap for
helsemateriell (beredskapsplanverk)
Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering
IDNR
Farekilde/
Uønsket forhold/
Hendelse
Årsak (utløsende hendelse)
Konsekvens mht forsyning av
helsemateriell
Risiko
K
S
R
Kommentar/ status p.t.
Tiltak
prognose
6.14
Tungvint
beslutningsprosess i
beredskapssituasjoner
-Lange beslutningsprosesser
med mange involverte vs.
behov for raske beslutninger
-Manglende fullmakter eller
behov for justering av
fullmakter i
beredskapssituasjoner
Beslutninger om
erstatningsprodukter blir ikke
tatt i beredskapssituasjoner
-Handlingslammelse,
misforståelser
-Forsinkede leveranser
-Får ikke bestilt varer pga
manglende fullmakter
-Får ikke innført rutiner for
bruk av erstatningsprodukter
-Varer utenfor avtaler
-Uautorisert bestilling
2
2
6.15
Tungvint bestilling
Vanskelige elektroniske
støttesystemer
-Dårlige søkemotorer
-Lav brukervennlighet
-
Får ikke bestilt
Finner ikke varene
1
5
Tydeligere ansvar og roller knyttet til
forsyningssikkerhet og – beredskap for
helsemateriell (beredskapsplanverk)
-Beskrivelse av fullmakter for bestilling i
beredskapssituasjoner
-Opplæring
-Etablere gode rutiner for å skaffe
erstatningsprodukter
-Tydeligere ansvar og roller knyttet til
forsyningssikkerhet og – beredskap for
helsemateriell (beredskapsplanverk)
-ERP
6.16
Elektronisk bestilling
foretas ikke
-Finner ikke fram i systemet
-Bestiller via telefon i stedet
-
2
4
Ingen tiltak løftet frem i arbeidsmøtet.
6.17
Høy turnover på personell
med ansvar for bestilling
-
Påvirker negativt
prognose for innkjøp
(volum)
Får ikke bestilt varer
Feilvarer
3
4
6.18
Manglende manuelle
prosedyrer dersom de
elektroniske ikke fungerer
Innkjøp og logistikk
tillegges ulik
vekt/prioritering som en
del av den helhetlige
tjenesteytelse v/HF
-
Får ikke bestilt varer
Ingen distribusjon
4
1
-Opplæring
-Rekruttering av rett person til rett stilling.
- Oppmerksomhet fra ledelsen
-Sikre at det er etablert gode, manuelle
prosedyrer
-
Fagområdet blir
nedprioritert
Blir tatt for gitt
Krevende å få rekruttert
fagpersonell
Konsekvenser for
kvalitet på forsyningen
og
forsyningssikkerheten
3
3
-Tydeliggjøre prioriteringer, strategi/mål.
Kommunikasjonssvikt og
dårlig organisering mellom
aktørene
-
Ikke får bestilt riktig
vare til riktig tid
Informasjon bruker for
lang tid
Får ikke forebygget
2
4
Ingen tiltak løftet frem i arbeidsmøtet.
6.19
6.20
-
-
12
Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering
IDNR
Farekilde/
Uønsket forhold/
Hendelse
Årsak (utløsende hendelse)
Konsekvens mht forsyning av
helsemateriell
Risiko
K
S
R
Kommentar/ status p.t.
Tiltak
uønskede hendelser
7.
Innkjøpsstrategi (aktører, kontrakter og deres innhold mht forsyningssikkerhet og beredskap)
7.1
Mangel hos leverandør
-Generelt
-Enkelt HF “støvsuger”
markedet
-Feilbestilling fra HF som ikke
blir plukket opp hos
leverandør grunnet manglende
kompetanse
-
7.2
Manglende
beredskapslager
-Ikke avklart hvor
beredskapslager skal ligge
-Dårlig avtaledekning medfører
at produkter ikke omfattes av
avtale/eller er uavklart med
ansvarsforhold
7.3
Forsinkelser grunnet
endring av leverandør, ny
kontrakt, implementering
7.4
Uavklarte roller mht.
avtaleoppfølging
7.5
Ujevnt leveranse/dårlig
forutsigbarhet
8.
8.1
13
Hendelser håndteres lokalt,
formidles ikke til andre, kan
skape mangel på vare
-Dårlig leveransepresisjon fra
leverandør
-Dårlig bestillingsprognose
grunnet dårlige data
Hendelser knyttet spesielt til bestilling/ levering via FS
e-ordre stopper opp
-Konflikt i varekatalogen.
Endringer i varekatalog gjør at
man får feil når man legger
bestillingene fra HF.
Hvis erstatningsartikler ikke er
oppdatert bestiller man på
gammel artikkel, men ordren
stopper opp i systemet.
Tomsituasjon
2
5
-Sikre att andrevalg av produkt og alternativ
leverandør ligger inne i systemet
-Parallelle leverandøravtaler tilstrebes
-HF må håndtere situasjon i samspill med FS,
produktråd
-Avklare ansvar og roller
-Tiltak og regler hos leverandør for volumaavik
fra forrige bestilling
-Avklare avtaleprinsipp mot direkte leverandør.
-Tydeliggjøring fra eier på prinsipp for hvor
beredskapslager skal ligge (vs sikkerhetslager)
-Standardiserte avtaler mellom HSØ FS/HF
Har ikke tilstrekkelig
helsemateriell til å håndtere
en beredskapssituasjon
4
2
Akutt: manglende
kvalitetssikring ved bytte kan
føre til feil produkt
2
3
-Regionalt produktråd har/skal definere nr 2
produkt, benytte dette
Varemangel i HF
2
3
-Varslingsrutiner mot FS og andre HF
-Vurdere å etablere en felles rolle som følger
opp, samt koordinerer mangelsituasjoner (jfr.
Sykehusapotekene og svikt i
legemiddelforsyning).
Dekket tidligere.
Dataoversikt hos HF og FS
Standard sortiment
Forsinket leveranse.
Varemangel på HF.
2
5
Man skal få bestillingsbekreftelse når e-ordre
går gjennom.
-Redusere antallet bytter/unødvendige
endringer i varekatalogene. Det tillates for
mange endringer fra leverandøren.
-Økt frekvens i oppdatering av
kataloginformasjon slik at man har samme
katalogdata på HF og HSØ FS.
Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering
IDNR
Farekilde/
Uønsket forhold/
Hendelse
Årsak (utløsende hendelse)
Konsekvens mht forsyning av
helsemateriell
Risiko
K
S
R
Kommentar/ status p.t.
- Forsinkelser fra IBX, gjør at
ordre som er lagt inn ikke blir
videresendt til FS innen
deadline.
8.2
Ordre som legges inn
manuelt er vanskelig å
tyde
8.3
Fritekst-ordre misforstås /
er vanskelig å tyde
8.4
Katalogene er feil pga
endringer hos leverandør.
8.5
HF gjør feilbestillinger av
skaffevarer
Bestiller feil kvantum pga at i
leverandør avgjør hva som er
bestillingsenhet (antall enheter
pr ordre)
8.6
Det ankommer delleveranser av skaffevarer
8.7
Feilleveranse fra FS
Leverandørene gjør delleveranser av skaffevare til
Forsyningssenteret– får ikke
en hel leveranse av gangen.
- Feilplukk ifm.
avvikssituasjoner eller
manglende varekunnskap på
FS-Feilplukk knyttet til
enhetsmisforståelser (stk.vs
kartong)
-Stor risiko for feil, pga mange
avvikende prosesser og
kundebehov ved HFene
-Kompetansemangel hos FS –
har bedre varekunnskap hos
leverandøren – mangel hos
14
Varierende kvalitet i
fritekstordre fra ulike HF. Ofte
avhengig av om avdelingene
legger inn selv eller om
sentralt innkjøp legger inn
fritekstbestillinger.
For mange endringer i
varekatalogene og for lang tid
for oppdateringer i systemene.
Tiltak
-Opplæring – alltid avvente ordrebekreftelse for
å vite at ordren er gått gjennom.
Skjer ofte og medfører mye
plunder og heft – kan gjøre at
man mister bestillinger fordi
de stoppes i systemene
Medfører mye plunder og
heft og - kan medføre
mangelsituasjoner hvis man
misforstår
bestillingsenhetene.
Medfører plunder og heft.
Sjelden alvorlige
mangelsituasjoner.
Leverer feil produkt til HF/
sykehuset, får for mye eller
for lite varer.
Enhetsproblematikk kan
medføre at vare ikke bestilles
fordi man ikke finner det man
leter etter.
Konsekvensen av feil
avhenger av beliggenhetmuligheten for å rette er
mindre på Tynset enn på
3
5
Eksempel. Ordre fra Skien,
er ikke nummerert på
linje, hele teksten er i ett,
uten at det er linjeskift, så
man kan lese feil.
2
4
Bør redusere antallet fritekst-ordre
2
4
Innføre HSØ-nr istedenfor leverandørnummer.
Endre/bedre rutiner knyttet til bytte av
leverandør.
1
3
Flere varer burde være lagervarer på FS.
1
3
Flere varer burde være lagervarer på FS.
3
5
Har rutiner for
tilbakekalling
Har gode rutiner for
ukentlig oppfølging og
kartlegging av alle typer
feil.
Skien bør over på IBX, slik at man kan fjerne
disse ordrene.
Opplæring og mer standardisering av prosesser.
Trenger rutiner for å dobbeltsjekke
hasteleveranser.
Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering
IDNR
Farekilde/
Uønsket forhold/
Hendelse
8.8
Forsinket / manglende
leveranse
8.9
Svikt i bytteprosesser
8.10
Mangelsituasjoner ved
mindre sykehus/ enheter.
8.11
Varer er utgått på dato på
FS
8.12
Ujevne bestillinger
medfører tom-situasjoner
Årsak (utløsende hendelse)
Konsekvens mht forsyning av
helsemateriell
Bring.
- Dårlig lagt opp til hvordan
man skal løse avvik-situasjoner
(f.eks. tilbakekalling og
hasteleveranser ut av FS)
-Avvik mellom
ordrebekreftelse med
leveransetidspunkt og faktisk
leveransetid
-Manglende vare på lager ved
FS
-Forsinkelse i pakk og plukk
(spesielt for sykehus som ligger
langt unna, pga kort tidsrom
for plukk og pakk)
Drammen sykehus.
-Klarer ikke å vedlikeholde
lager og bestillingskvantum.
-Lav frekvens på leveranser og
ser ikke hva man mottar i
forrige leveranse før man må
legge nye bestillinger.
-Ikke tilstrekkelige rutiner for
kontroll av dato
Risiko
K
S
R
Kommentar/ status p.t.
Tiltak
Har sikkerhetslager
Har gode rutiner for
ukentlig oppfølging og
kartlegging av alle typer
feil.
Ingen tiltak løftet frem i arbeidsmøtet.
Varemangel HF
1
3
Mangelsituasjon kan oppstå i
forbindelse med
leverandørbytter. Kan være
alvorlig om man mangler
prognoser på nye varer, og
leverandøren ikke kan levere.
Varemangel i HF
3
4
Bedre prosesser ifm avtaleskifter og bytte fra en
leverandør til en annen
1
3
FS skal få elektronisk pakkseddel som stemmer.
Skal vise opprinnelig bestilt, levert og kan få
denne en dag i forkant (hva som er plukket,
bestilt, og restet).
Ikke bestilt ny vare, mulig
varemangel.
2
3
3
3
FIFO-prinsipp på lager,
fungerer fint på aktive
varer
Noen HF har rutiner med
signering – manuell
kontroll på dato.
Eksempler er
behandlingshjelpemidler
og prosedyrepakker
Økt bruk av automatisk
Forsyning er tiltak p.t.
15
-Etablere bedre rutiner for datokontroll.
-Vurdere holdbarhetskrav i avtalene, der mulig.
-Bedre rutine for informasjonsflyten fra HF til FS
og til leverandør.
- Informere om reelle endringer i forbruksnivåer.
-Avklare ansvar for å gi informasjon fra HF til
FS/leverandører.
Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering
IDNR
Farekilde/
Uønsket forhold/
Hendelse
8.13
Problem mht. røde dager –
jul og påske. FS får
kjempestore bestillinger
rett før jul – ødelegger for
plukkrutiner etc. krever
Enhetsendringer medfører
feilbestillinger
8.14
9.
9.1
9.2
9.3
16
Årsak (utløsende hendelse)
Konsekvens mht forsyning av
helsemateriell
Risiko
K
S
FS ikke rekker å plukke varer i
tide, forsinket leveranse til
sykehusene.
1
4
Takler det pga at man får
varer flere ganger i uken men store operasjonelle
utfordringer
2
2
Hendelser knyttet spesielt til direktebestilling/ -leveranser leverandør-HF (sentrallager/ avdeling/ post)
Leverandør får ikke
-Brev (Feil mottaker, rotet bort Varemangel
2
3
mottatt ordre
i andre enden)
-Fax (noen) (Feil mottaker,
rotet bort i andre enden)
-E-post (feil)
-Direkte i system (feil)
Mangel grunnet dårlig
planlegging på post/HF
-Turnover av ansatte medfører
manglende kompetanse om
bestillingsprosess
-Feilbestillinger, for sene
bestillinger, ikke bruk av
system, manuell bestilling
Varemangel
Feil i varemottak HF
For dårlig levering (tid) og
pakking fra lager til post
Sen levering, levering til feil
post
1
3
R
Kommentar/ status p.t.
Tiltak
-Vurdere jevnere oppbygging av buffer på
HFene.
Eksempel: varmejakkerendret fra 1 til 30 per
enhet – ett sykehus
bestilte hele beholdningen
og leverandøren gikk tom.
Man får 10 ganger mindre
eller 10 ganger mer enn
bestilt
-Større oppmerksomhet rundt artikler som endrer forpakningsstr.
-Vurdere rutine for en raskere fix- for å kunne
løse varer.
-Vurdere om det bør etableres en koordinerende
rolle, som kan bistå i å skaffe erstatningsvarer
-Sette krav til leverandører- koster noekoordineres på HSØ og nasjonalt nivå.
Benytte elektroniske varianter (årsak brev, fax)
Krav om ordrebekreftelse, følge opp og purre
ordrebekreftelser (Årsak e-post, ”direkte i
system)
-Opplæring, kontroll av rutiner
-Sentralisering av bestilling (skal gjennomføres
på AHUS)
1
3
Opplæring, kontroll av rutiner
Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering
IDNR
10.1
Farekilde/
Uønsket forhold/
Hendelse
Årsak (utløsende hendelse)
Konsekvens mht forsyning av
helsemateriell
10. Forhold hos leverandør / produsent (kvalitetssvikt, produksjonsstans etc.)
Produkt utgått hos
-Råstoffknapphet i markedet
Varemangel
leverandør
-Leverandør har tom-situasjon
-Globale kriser/ katastrofer
som påvirker leverandørs
produksjon
-Tyver eller annet som påvirker
leveransen av en batch
-Global tilbakekalling av
produkt
-Feilproduksjon, greier ikke
dekke behov
Risiko
K
S
2
3
10.2
Leverandør går konkurs
-Distributør går konkurs
-Produsent går konkurs
1
3
10.3
Leverandør kan ikke levere
materiell
-Konflikt/streik
-Manglende
kapasitet/kompetanse hos
leverandørs lager
2
3
10.4
Leverandør leverer feil
Plukkfeil i lager
1
4
10.5
Leverandør ustabil i
leveransen
Endring i logistikkjeden
1
3
10.6
Leverandør og/eller
produkt mister relevans
Oppkjøp/regulative
forhold/brudd på etiske
retningslinjer
1
3
10.7
Leverandør nedprioriterer
HF/RHF/Norge
2
1
17
Lange ledetider midlertidig
R
Kommentar/ status p.t.
Tiltak
-I den grad det er mulig vurdere alternative
produkter med flergangsbruk/
Alternative produkter med andre råstoff
-Ha nr 2 leverandør
-Parallelle rammeavtaler.
-Opprettholde sikkerhetslager/ definere
sikkerhetslager (spesielt for materiell definert
som kritisk)
-Standardisert sortiment hos HF.
-Oppdatert statistikk sentralisert (for eksempel
innkjøpsportalen)
-Kriserutiner for å forskyve/tilpasse elektiv
behandling.
-Sentralisert prioriteringsprosess for fordeling.
-Kontraktstyring/forvaltning -overvåkning av
soliditet, parallelle avtaler, krav ved
kontraktsinngåelse
-Parallelle avtaler, erstatningsprodukter
-Nasjonalt: dispensasjon fra streik grunnet
liv/helse.
-Utenfor Norge: behandle som ikke lenger
produkt
-Initielle kontraktskrav, straffemekanismer bøter
mot leverandør, skifte leverandør
-Oppfølging av leverandør, sanksjonsmuligheter,
eskaleringsrutiner
-Midlertidig økning i lager av berørt materiell
(buffer), tett dialog mot leverandør i
omleggingsprosessen,
rolleavklaring/kontaktpunkt i HF ved slike
situasjoner
Midlertidig økning i lager av berørt materiell
(buffer), tett dialog mot leverandør i
omleggingsprosessen,
rolleavklaring/kontaktpunkt i HF ved slike
situasjoner
Ikke relevant i normalsituasjon.
Akutt: bufferlager og prioritering internt
Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering
IDNR
18
Farekilde/
Uønsket forhold/
Hendelse
Årsak (utløsende hendelse)
Konsekvens mht forsyning av
helsemateriell
Risiko
K
S
R
Kommentar/ status p.t.
Tiltak
Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering
Sannsynlighet vurderes etter følgende veiledende kriterier (jfr. Helse Sør-Østs veileder for legemiddelberedskap, v.1.0)
Meget liten
Liten
Moderat
Stor
Svært stor
1
2
3
4
5
Skjer regelmessig, mindre
enn halvparten fører til noe
uønsket. Anslagsvis sjeldnere
enn 1 hendelse pr år.
Skjer regelmessig og mer enn
halvparten fører til noe
uønsket. Oftere enn 1 hendelse
pr året.
Skjer regelmessig
og mer enn
halvparten fører
til noe uønsket.
Oftere enn 1
hendelse pr mnd.
Har hørt om, aldri på
eget arbeidssted.
Sjeldnere enn 1
hendelse pr 10 år.
Har skjedd, men ikke
regelmessig. Anslagsvis 1
hendelse pr 5 år.
Konsekvens mht kontinuitet i forsyning av helsemateriell vurderes etter følgende veiledende kriterier (jfr. Helse Sør-Østs veileder for legemiddelberedskap, v.1.0)
Ubetydelig
Mindre alvorlig
Betydelig
Alvorlig
Svært alvorlig
1
2
3
4
5
Hendelsen/
tilstanden gir ikke
merkbar
påvirkning av
tjenesteytelsen.
Hendelsen/ tilstanden fører til
mindre kvalitetsforringelse på
tjenesteytelsen.
Hendelsen/ tilstanden fører til
betydelig kvalitetsforringelse
på tjenesteytelsen.
-Kontrollert og kortvarig
påvirkning av tjenesteytelsen.
-Reserveløsningen dekker bare
delvis opp.
-Plunder og heft” i
forbindelse med
opprettholdelse
av
tjenesteytelsen.
-Reserveløsninger fungerer.
Hendelsen/ tilstanden
reduserer regionens
mulighet til å yte
lovpålagte helsetjenester
med alvorlige følger.
-Stor påvirkning av
tjenesteytelsen
-Bortfall av helsemateriell
nødvendig for å yte
lovpålagt tjeneste.
- Kvalitet og kapasitet kan
ikke dekkes inn gjennom
bruk av reserveløsninger
.
19
Hendelsen/tilstanden
reduserer regionens
mulighet til å yte
lovpålagt helsetjenester
med svært alvorlige
følger.
-Bortfall over tid av
helsemateriell
nødvendig for å yte
lovpålagt tjeneste. Gir
svært store
konsekvenser for
tjenesteytelsen.
-Reserveløsninger
fungerer ikke.
Vedlegg 2 Avdekkede farer/trusler i forsyningskjeden med risikogradering
Matrise for risikovurdering (jfr. Helse Sør-Østs veileder for legemiddelberedskap, v.1.0)
20
Vedlegg 3 Utfordringer knyttet til ulike dimensjonerende hendelser
VEDLEGG 3 UTFORDRINGER KNYTTET TIL ULIKE DIMENSJONERENDE HENDELSER
Analyseskjema – Scenarioer diskutert ROS dag 2, påvirkning av yteevnen til forsyningskjeden for medisinsk utstyr i Helse Sør-Øst
Vedleggets innhold er oppsummering av innspill fra deltakere i arbeidsmøter i løpet av prosjektet. Listen over materiell og øvrig innhold er ikke å betrakte som uttømmende.
Innholdsfortegnelse
1
Scenario 1 - Pandemi (scenario knyttet til smittevern) .......................................................................................................................................................... 2
2
Scenario 2 – Bombeangrep (multitraumescenario) ................................................................................................................................................................. 4
3
Scenario 3 – Brann, ekstern hendelse (brann-/ røykskadete) ................................................................................................................................................. 5
4
Scenario 4 - Giftig gass (scenario som krever rensing av pasienter)....................................................................................................................................... 6
5
Scenario 5 – Datateknisk svikt i HF .......................................................................................................................................................................................... 7
6
Scenario 6 - Brann i Forsyningssenteret ................................................................................................................................................................................. 8
1
Vedlegg 3 Utfordringer knyttet til ulike dimensjonerende hendelser
1
SCENARIO 1 - PANDEMI (SCENARIO KNYTTET TIL SMITTEVERN)
1
Hendelse
Pandemisk influensa (varer ca. 4 mnd.)
Scenarioet ble utarbeidet på grunnlag av Nasjonalt Risikobilde for 2013 (DSB)
2
Symptomer/
skader
I dette scenarioet rammes ikke Norge først. Når Norge blir rammet kan det dermed allerede være mangel på medisinsk utstyr. Det er etablert innkjøpsordninger i Helse
Sør-Øst som skal ta høyde for dette.
3
Behandlingsbehov
På en intensivavdeling, slik de i hovedsak er bygget pt, er det ikke kapasitet nok til at smittede kan isoleres fra de som ikke er smittet.
Det vil bli nødvendig å erstatte smitterom med hele etasje/ områder for henholdsvis smittede og ikke-smittede.
All elektiv behandling må stoppes for å kunne ta i mot det store antallet pasienter som trenger behandling som følge av pandemien.
Det vil oppstå utfordringer knyttet til å opprettholde tjenesteytelsen for øvrig akuttbehandling, da kapasiteten benyttes på de pandemisyke.
4
Tidskritikalitet mht
behov for
medisinsk utstyr
Et pandemiutbrudd vil mest sannsynlig ikke starte i Norge, og det vil dermed være litt tid på å forberede seg. Mye av materiellet er lite plasskrevende, og med lang
holdbarhet. Behovet kan imidlertid endre seg i løpet av pandemien og det kan bli behov for å omprioritere, restrukturere og revurdere hva som til en hver tid er mest
kritisk.
5
Kapasitet,
forsyning
1. Behandle pasienter.
2. Verne helsepersonell.
3. Desinfisere sykehus (rom) og materiell. Vil bli behov for annen type renhold enn ved normalsituasjon (andre kjemikalier/ vaskemidler).
Bør skille mellom hva pasientene trenger, og hva personellet trenger.
Mangel på personell vil bli et stor utfordring/flaskehals i forsyningskjeden, da det er mange ledd der personell er involvert (Mange ledd gir økt sårbarhet).
Bemanningsproblemer på vaskeri gjør at sykehusenes sengetøy etc. ikke blir vasket.
Helsepersonell blir selv syke, eller må være hjemme fra jobb dersom barnehage/ skole stenger.
Generelt vil det kunne oppstå mangel på alt medisinsk utstyr, da logistikk og produksjon kan bryte sammen. Norge er et lite marked og vi må regne med å ikke bli prioritert
ved tilfeller av internasjonale leveringsproblemer
Må påregne å ikke kunne låne av andre sykehus eller andre land da de også kan være hardt rammet.
6
Aktuelt medisinsk
utstyr (hva blir det
behov for/ økt
behov for)
Dialysemateriell. Dialysemaskiner. P3-masker.
Beskyttelsesutstyr: Åndedrettsvern, stellefrakker, hetter, hansker.
Overflatesprit.
Likposer. Kjølekapasitet i likkjeller. (De fleste som dør vil dø på sykehuset).
P3-masker, hansker og hånd- og overflatesprit er det mest kritiske materiellet. Det vil kunne bli mangel på helsepersonell, og de vil være minst like redde for å bli smittet
som andre. Har man ikke verneutstyr tilgjengelig vil man ikke kunne pålegge helsepersonellet å eksponere seg for smitte.
7
2
Konsekvenser for
kontinuitet i
forsyning av
medisinsk utstyr
Når mangel på utstyr kan oppstå/ har oppstått må materiell og kritiske pasientgrupper vurderes og prioriteres.
Må planlegge beredskapslagre, og kunne justere denne planen fortløpende mens pandemien pågår.
Bruk av erstatningsprodukter kan kreve opplæring, spesialutstyr, og kan være begrenset til bruk kun hos enkelte pasienter eller ha andre begrensninger.
Vedlegg 3 Utfordringer knyttet til ulike dimensjonerende hendelser
8
Andre
kommentarer fra
arbeidsgruppen
(f.eks spesielle
sårbarheter eller
beredskapsmessige
utfordringer)
Nesten alt medisinsk utstyr som trengs innen smittevern har lang ledetid.
Unngå å basere logistikk og forsyning fra lagre langt unna (eksempelvis Asia).
Pandemi oppstår i hovedsak om vinteren (oktober- mars), og det kan vurderes å ha mindre beredskapslager i sommermånedene. Aktuelt materiell har i hovedsak lang
holdbarhet og vil være i omløp. Økonomi skal dermed ikke være noen hindring for å etablere god lagerkapasitet for slikt utstyr.
Krav knyttet til forsyningssikkerhet bør inkluderes i avtaler med leverandørene.
For materiell som kategorisert med høy kritikalitet er det viktig å sørge for å inngå parallelle avtaler med flere leverandører.
Ved avtaleinngåelse bør det vurderes redundans i produksjonen av aktuelt materiell. Mange leverandører mottar produkt/ mellomprodukt fra samme firma/ fabrikk/
produksjonssted.
Avtaler med leverandørene bør omfatte hvordan leverandører skal agere når sykehusene i en pandemisituasjon går utenom forsyningssenteret når det begynner å bli lite
tilgjengelig materiell. Alt bør gå gjennom forsyningssenteret ved slike tilfeller.
Ved en pandemi vil det ofte være forhold utenfor sykehuset og helseforetaket som blir flaskehalser.
Erfaring fra forrige pandemi har vist at hamstring i større grad må forebygges. Ansvar knyttet til rasjonering/ prioritering må defineres slik at ikke enkeltsykehus ”kupper”
markedet ved å kjøpe inn alt tilgjengelig materiell direkte fra leverandøren. Forsyningssenteret kan ha en sentral rolle her. Deres håndtering må imidlertid være definert på
forhånd og faglig kvalitetssikret. Det bør defineres en faglig koordinator i tillegg til en forsyningskoordinator. Erfaringsoverføring fra apotekene vil være nyttig mht å
definere system for prioritering og fordeling.
Helsepersonell vil kanskje ta utstyr til eget bruk, og svinn av utstyr bør vurderes kontrollert under en pandemi. Med henvisning til sykehusapotekene så telles A- og Bpreparater hver dag, og under forrige pandemi begynte man også å telle opp Tamiflu hver dag for å unngå svinn.
Det bør forberedes hvordan håndtere at helsepersonell nekter å møte opp eller nekter behandle syke pasienter fordi det ikke er mulig å beskytte seg (eksempelvis dersom
det oppstår mangelsituasjon på masker).
Vurdere hvilken prioritering som skal gis personell som jobber i forsyningskjeden mht vaksine.
3
Vedlegg 3 Utfordringer knyttet til ulike dimensjonerende hendelser
2
SCENARIO 2 – BOMBEANGREP (MULTITRAUMESCENARIO)
1
Hendelse
Bombeangrep med varighet under et døgn.
Scenarioet ble utarbeidet på grunnlag av Nasjonalt Risikobilde for 2013 (DSB)
2
Symptomer/ skader
Et bombeangrep vil medføre dødsfal og et stort skadebilde.
3
Behandlingsbehov
Erfaring fra 22. juli: Ullevål behandlet 33 pasienter med denne typen skader, og mener de kunne ha behandlet 3-4 ganger så mange uten å overskride lagre av
medisinsk utstyr og utstyrskapasiteten.
4
Tidskritikalitet mht behov for
medisinsk utstyr
Det er tilstrekkelig medisinsk utstyr på lager ved normaldrift.
Kan være sårbare dersom hendelsen inntreffer på en fredag, da ny forsyning ikke vil være på plass før over helgen.
Forsyningssenteret tilbyr imidlertid utsendelse av varer hver eneste dag. I tillegg er det mulig å få støtte fra andre foretak.
5
Kapasitet, forsyning
Et slikt scenario forventes ikke å ville utfordre forsyningskapasiteten for hele Helse Sør-Øst, dersom normale forsyningslinjer opprettholdes.
Vil få hjelp fra Drammen, Fredrikstad etc. ved behov.
I Oslo er kapasiteten i utgangspunktet god nok.
Dersom hendelsen skjer utenfor Oslo må man sørge for tilstrekkelig kapasitet på transport til sykehusene i Oslo. Busser, ekstra ambulanser, etc. Det vil også
være en utfordring knyttet til å motta pasientene (det vanlige programmet må vurderes utsatt/flyttet).
6
Aktuelt medisinsk utstyr (hva
blir det behov for/ økt behov
for)
Suturer. Bandasjer. Kirurgisk utstyr.Væsker.Thorax-dren. Vacuum-dren-systemer. Stivkrampesprøyter.
Etterfylling av materiell på akutten blir kritisk, men det skal være nok utstyr tilgjengelig.
Viktig at sikre at utstyret som benyttes ved Helse Sør-Øst er kompatibelt mellom de tilhørende sykehusene/akuttmottakene.
7
Konsekvenser for kontinuitet i
forsyning av medisinsk utstyr
Forventes ikke å utfordre forsyningen av medisinsk utstyr.
Erfaring: Ved 22.juli-hendelsen brukte man bare 14 poser med blod på Ullevål.
8
Andre kommentarer fra
arbeidsgruppen (f.eks spesielle
sårbarheter eller
beredskapsmessige
utfordringer)
Dette er et scenario som egentlig representerer det HSØ gjør hver dag, bare lit mer. Utfordringen ligger kanskje mer i normaliseringen etter de første dagene.
Sterilsentralen blir en kritisk funksjon dersom kapasiteten blir utfordret. Flaskehalsen blir akuttmottaket.
Erfaring: Under 22.juli var gjennomsnittlig tid i akuttmottaket 10-15 min. Mye gikk bra takket være god triagering på ulykkesstedene.
Det foreligger en del avhengigheter i forsyningen av forbruksmateriell for medisinsk teknisk utstyr. Det må tilstrebes å beholde mangfoldet på medisinsk
teknisk utstyr og å opprettholde ”dynamikken i markedet”.
Forsvarets forsyningssenter har mobilt sykehus tilgjengelig. Røde kors har også tilsvarende ressurser som kan benyttes i ekstreme tilfeller.
Et scenario som slår ut akuttmottaket og intensivbehandlingen på Ullevål sykehus vil medføre problemer (mangel på kapasitet og kompetanse).
4
Vedlegg 3 Utfordringer knyttet til ulike dimensjonerende hendelser
3
SCENARIO 3 – BRANN, EKSTERN HENDELSE (BRANN-/ RØYKSKADETE)
1
Hendelse
Brann i Oslofjordtunnelen under fredagsrushet.
Scenarioet ble utarbeidet på grunnlag av Nasjonalt Risikobilde for 2013 (DSB)
2
Symptomer/ skader
Brannskadete vil ikke dominere skadebildet, det vil være det store antallet selvevakuerte som vil oppsøke kommunehelsetjenesten etterpå.
Mange personer med kullosforgiftning og CO2-forgiftning.
3
Behandlingsbehov
Det vil være stor pågang på legevakt og sykehus.
Førsteprioritet vil være frakte de som trenger O2-behandling raskt til sykehusene. (”Vaske lungene”),
Vann viktig for å ”avkjøle ”svelget.
4
Tidskritikalitet mht behov for
medisinsk utstyr
I Oslo vil det være tilstrekkelig kapasitet til å få pasientene raskt nok til sykehus. Kritisk fase vil være å få det store antallet pasienter ut av tunnelen hvor
behandlingen kan starte. I Oslo er det uproblematisk å få fylt tilstrekkelig antall O2-kolber, men hendelsn skjer langt fra Oslo vil dette kunne være en større
utfordring.
5
Kapasitet, forsyning
I utgangspunktet er det god kapasitet på O2-masker. Maskene kan også gjenbrukes ved vask.
Det må gjøres lokal vurdering av forsyning/etterfylling av O2-kolber.
Respirasjon ikke en kapasitetsutfordring i Oslo.
6
Aktuelt medisinsk utstyr (hva
blir det behov for/ økt behov
for)
Oksygen. Flaskevann. Oksygenmasker. Grønne slanger.O2-kolber.Bandasjer. Vann. Sterilt vann. Lungeskyllesett.
Viktig at behandling ikke forutsetter transport av pasient med helikopter, da dette vil i stor sårbarhet ved dårlig vær.
Helsebuss kan benyttes dersom det ikke er tilstrekkelig ambulansekapasitet.
Dersom det er et stort antall branskadde vil en ha problemer. Da trenger man sølvfolie/ brannlaken, masse væsker (saltvann, skyllevæsker etc.). Her er
kapasiteten ikke 1000 pasienter, som for røykskadde, men kanskje bare 60-80 pasienter.
Pasienter kan bli sendt til Skien eller Gøteborg, men her vil det være tilgang på kompetent personell som er den kritiske ressursen.
7
8
5
Konsekvenser for kontinuitet i
forsyning av medisinsk utstyr
Andre kommentarer fra
arbeidsgruppen (f.eks spesielle
sårbarheter eller
beredskapsmessige
utfordringer)
Noe brannskademateriell har kort holdbarhet, gel etc., og det er dermed i utgangspunktet ikke store lagre for disse.
For dette scenarioet vil det være tilstrekkelig kapasitet. Utfordringen ligger heller i å få pasientene til sykehuset.
Noe elektiv behandling vil kunne bli nedprioritert og dermed forsinket.
Intensivpasienter, akuttkeisersnitt etc. må fortsatt prioriteres.
Personellmangel i sykehusene og i ambulansetjenesten vil være en større utfordring enn tilgang på nødvendig materiell/utstyr for dette scenarioet.
Vedlegg 3 Utfordringer knyttet til ulike dimensjonerende hendelser
4
SCENARIO 4 - GIFTIG GASS (SCENARIO SOM KREVER RENSING AV PASIENTER)
1
Hendelse
Angrep med giftig gass
Tilsiktet hendelse der terrorister benytter saringass ved to større arrangementer. Flere hundre mennesker blir eksponert for gassen.
Et scenario knyttet til enten stridsgass, gass- eller kjemikalieutslipp fra et industrianlegg i Helse Sør-Øst ble inkludert i prosjektet på grunnlag av innspill i
oppstartsmøtet for prosjektet. Et scenerio av en eller annen type og omfang innen dette feltet er sannsynlig og viktig å ha vurdert mht hvordan det eventuelt
vil utfordre yteevnen til forysning av medisinsk utstyr.
2
Symptomer/ skader
Nervegassene er organofosfater som hemmer enzymet kolinesterase. De har samme virkningsmekanisme som organofosfatholdige plantevernmidler, men er
mer toksiske. Ved alvorlige forgiftninger: uttalt bronikalsekresjon, åndenød, lungeødem, sentralt og perifert betinget hemming av respirasjon og sirkulasjon,
apné. I tillegg: ataksi, kramper og koma.
3
Behandlingsbehov
Rensing vil være 1.prioritet. Hvis pasienten ikke puster så skal ventilasjonsbag benyttes (ambibag/respirasjonsbag).
Denne hendelsen kan resultere i mange intensivpasienter.
Førstehjelp på skadestedet: Atropin/oksim, oksygen (autoinjektor), stanse kramper med diazepam.
NB! Ubeskyttet personale må ikke gå inn i kontaminert sone før dette er klarert (fagleder brann avgjør).
Innsatspersonell bør ikke utføre munn-til-munn fordi dette kan forgifte hjelper.
NB! Pasienter som kun har vært eksponert for nervegass i dampform, anses ikke som kontaminerte. Minimumsdekontaminering skal imidlertid utføres hos
symptomatiske pasienter.
NB! Pasienter med tøy/hud tilsølt av nervegass i flytende form anses som kontaminerte, det må gjøres minimusdekontaminering så raskt som mulig. All
direkte hud-til-hud kontakt med pasientene må unngås inntil fullstendig dekontaminering er gjennomført. Kontaminerte personer må ikke bringes inn i
varmere eller lukkede rom.
4
Tidskritikalitet mht behov for
medisinsk utstyr
Hurtig aksjon er meget viktig ved dette scenarioet.
Ved inhalasjon kan effekter inntre i løpet av sekunder eller noen få minutter, avhengig av konsentrasjon. Død kan inntreffe i løpet av få minutter ved
tilstrekkelig høy konsentrasjon. Nervegassene er også mer vannløselige (i varierende grad) og reaktive enn de mer fettløselige plantevernmidlene. Teoretisk vil
derfor en forgiftning med nervegass være mer kortvarig enn ved inntak av plantevernmidler.
5
Kapasitet, forsyning
Respiratorkapasitet vil ikke være noe problem for større sykehus, men ved mindre sykehus kan dette være kritisk.
Brannvesenet har ansvaret for sanering ved skadested. Pasienter kan ikke fraktes i ambulanse før de har blitt renset.
Flere sykehus har en eller annen form for saneringsvariant.
Alle akuttsykehus har 15-25 drakter tilgjengelig og 4 telt.
6
Aktuelt medisinsk utstyr (hva
blir det behov for/ økt behov
for)
Konsekvenser for kontinuitet i
forsyning av medisinsk utstyr
Sprøyter. Opptrekkskanyler. Telt/ teltpakker. Rensestasjoner. Gassmasker. Varme klær. Væske. Drakter. Tepper. Varmt vann.
Det bør etableres en oversikt lett tilgjengelig for alle over hva av ressurser/utstyr hvert sykehus har til rådighet
Andre kommentarer fra
arbeidsgruppen (f.eks spesielle
sårbarheter eller
beredskapsmessige
utfordringer)
Alle pasienter der man er i tvil om eksponering må renses (nødvendig forhåndsregel). Må stenge alle innganger, samt opprette sluser. Informasjon vil være
viktig, spesielt via media. Generelt så er HFene sårbare mht kunnskap for håndtering av ulike typer gassforgiftninger. Liste over hvem man skal henvende seg
til for å få informasjon om gassen bør etableres.
Kommunikasjon vil være en utfordring, da man ikke kan prate med hverandre i rensebrakkene.
Meget viktig å gjennomføre øvelser i slike scenario. Involverte i alle ledd må delta, inkludert portører. Forhåndsdefinere hvem som skal sette opp telt (hvilken
yrkesgruppe), hvem skal ta på dresser etc. Alle i mottak på kunne prosedyren.
7
8
6
Aktuelt helsemateriell som er på lager vil vanligvis ikke gå tomt. Det er viktig å understreke at lagerbeholdningen i utgangspunktet ikke er dimensjonert for så
store hendelser.
Vedlegg 3 Utfordringer knyttet til ulike dimensjonerende hendelser
5
SCENARIO 5 – DATATEKNISK SVIKT I HF
1
Hendelse
HFenes bestillingssystem er nede på ubestemt tid. Ikke mulig å logge seg inn i systemet eller få tilgang til den informasjonen som ligger i systemet. Integrasjoner
mot andre systemer fungerer heller ikke, slik at det ikke er mulig å hente ut informasjon fra bestillingssystemet fra andre programmer.
2
Symptomer/ skader
Ikke relevant for dette scenarioet
3
Behandlingsbehov
Ikke relevant for dette scenarioet
4
Tidskritikalitet mht behov for
medisinsk utstyr
Kapasitet, forsyning
Intet økt behov
Aktuelt medisinsk utstyr (hva
blir det behov for/ økt behov
for)
Konsekvenser for kontinuitet i
forsyning av medisinsk utstyr
Scenarioet medfører ikke økt behov for noe medisinsk utstyr, men utfordrer bl.a. vanlige bestillings- og mottaksprosedyrer for alt medisinsk utstyr ved HFene.
Andre kommentarer fra
arbeidsgruppen (f.eks spesielle
sårbarheter eller
beredskapsmessige
utfordringer)
Viktig å sikre tilstrekkelig kompetanse hos personell i bruk av bestillingssystemet.
Helse Sør-Øst er ekstra sårbare ved ferieavvikling, mht tilgjengelig nøkkelkompetanse. Organisasjonen bør være robust mtp dette.
Lister med kontaktpersoner/produkter må være tilgjengelige i perm, ikke elektronisk – da dette er for sårbart. Kataloger må også være tilgjengelige i perm.
Det bør etableres klare varslingsrutiner samt hvordan håndtere slike situasjoner.
Tilstrekkelig størrelse på lagrene på sykehusene vil gjøre at de er bedre rustet dersom en slik situasjon skulle oppstå.
Hvem kan beslutte at manuelle bestillinger igangsette? Vurdere å etablere et koordinerende punkt i hvert HF her.
5
6
7
8
7
Vil kreve økte personellressurser i å håndtere bl.a. bestillinger, mottak etc. Noe forsinkelser ventes, men ikke fare mht liv og helse.
Hendelsen vil gi kommunikasjonsutfordringer. Medisinsk utstyr er tilgjengelig men det vil oppstå merarbeid og noe forsinkelse knyttet til manuelle prosesser
som må iverksettes.
Sykehus med sentrale lagre vil ha en forsinkelse i sårbarheten sammenlignet med de som får direkteleveranser (AHUS, Sykehuset Østfold).
Ved manuelle bestillinger er det viktig at interne artikkelnumre ikke benyttes, da dette kan medføre misforståelser fra bestilling til plukking. Referansenumrene
som står på produktet skal benyttes.
Varetelling må foretas i etterkant av hendelsen.
Vedlegg 3 Utfordringer knyttet til ulike dimensjonerende hendelser
6
SCENARIO 6 - BRANN I FORSYNINGSSENTERET
1
Hendelse
Brannen finner sted i midten av juli (midt i ferieavviklingen). Bygning og varer totalskades. Forsyningssenteret vil måtte rives og bygges opp igjen. Noe personell
får røykskader og fraktes til sykehus som følge av dette.
2
Symptomer/ skader
Ikke relevant for dette scenarioet
3
Behandlingsbehov
Ikke relevant for dette scenarioet
4
Tidskritikalitet mht behov for
medisinsk utstyr
Kapasitet, forsyning
Det må raskt etableres rutiner for leveranse av medisinsk utstyr utenom Forsyningssenteret.
6
Aktuelt medisinsk utstyr (hva
blir det behov for/ økt behov
for)
Følgende medisinsk utstyr kan det være noe utfordrende å skaffe raskt:
Venflon. Dialyseutstyr. Invasive trykksett. Artiklene i kritikalitetsklasse 1 må prioriteres (bla. til intensiv, anestesi). Operasjonskompresser. Sprøyter og kanyler.
7
Konsekvenser for kontinuitet i
forsyning av medisinsk utstyr
Sårbare for de varer som er på nasjonale avtaler.
Sårbare for produkter med lang ledetid.
Ser ikke ut til å forlige lister per i dag som gir oversikt over hvilke varer der Forsyningssenteret eventuelt har ”monopolsituasjon” og dermed vil være sårbare
ved en slik hendelse. Kritiske produkter som kun leveres via FS må det være en plan for (rullerende backuplager og/ eller bygge en sikkerhet i avtalene).
Vurdere ekstern lagring som reserveplan.
Det kan oppstå mangel på noe materiell, slik at rasjonering kan bli nødvendig. Det må avklares på forhånd hvem som skal ha ansvaret for å koordinere mellom
sykehusene, samt etableres en prioriteringsliste.
8
Andre kommentarer fra
arbeidsgruppen (f.eks spesielle
sårbarheter eller
beredskapsmessige
utfordringer)
Serveren er plassert i Sverige, lagerhistorikk dermed tilgjengelig.
Det er per i dag ikke definert noe alternativt lagersted i tilfelle Forsyningssenteret ikke fungerer.
Leverandørkontroll vil bli viktig. Dialog med samtlige leverandører må opprettholdes. Sårbarheten til leverandørene bør også kartlegges og inkluderes inn i
anskaffelsen.
AHUS er avhengig av daglig levering.
Ansvaret knyttet til beredskap må tydeliggjøres.
Viktig at likehetsprinsippet følges etter hendelsen, dvs FS fortsetter å ha ansvaret slik at ikke alle HF begynner å finne løsninger hver for seg.
5
8
Ingen leveranser i kort periode, regner deretter med å finne alternativ distribusjon (jfr. Brings kontinuitetsplan)
Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser : Workshop Beredskapsanalyse, 12. mars 2014 og supplerende møte 26. mars 2014
Vedlegg 4
Beredskapsanalyse knyttet til hendelser som forsyningsberedskapen dimensjoneres etter
Analyseskjema
Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser : Workshop Beredskapsanalyse, 12. mars 2014 og supplerende møte 26. mars 2014
Scenario 1: Pandemisk influensa
ANSVARLIG AKTØR
SÅRBARE PUNKTER /UTFORDRINGER
AKTUELLE TILTAK
Forsyningsfunksjonen
-
-
-
Kliniske avdelinger i eget
sykehus
-
Innhente informasjon fra HF’s ”pandemigruppe”
Kartlegge behov for produkter det kan bli økt behov for
Prognostisere varebeholdningen
Vurdere nødvendigheten av beredskapslager (i tillegg til sikkerhetslaget) i
eget HF basert på innspill fra kliniske avdelinger når pandemien er varslet
Avstemme behov og bestillinger i samråd med kliniske avdelinger
Bemanningskartlegging for egen funksjon
Varsle forsyningsfunksjonen om den kommende pandemien
Varsle om hva som forventes av nødvendige forberedende tiltak med
betydning for forsyningsfunksjonen
Samhandle fortløpende med forsyningsseksjonen
Legge inn økte bestillingsvolumer ved behov
Varsle om evt. omlegging av normal drift med konsekvenser for annen drift
og som påvirker uttak av andre varer i forsyningsseksjonen
-
-
Oppdatere forsyningsseksjonens beredskapsplan
m/pandemiscenario
Tydelig ansvars, rolle og oppgavefordeling i egen
beredskapsplan
Definere omløpshastighet og hva som er kritiske
produkter
Opplæring av personell med bestillerfullmakt
Dialog med pandemigruppe, delta i møter
Bygge ned evt. beredskapslagre når
pandemien er over
Som støttefunksjon blir forsyningsfunksjonen
holdt løpende informert
Tettere dialog med fagdirektør for kvalitetssikring
Etablere gode og kontinuerlige
kommunikasjonskanaler
Omfordeling av mannskaper
Overvåke og evaluere situasjonen
Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser : Workshop Beredskapsanalyse, 12. mars 2014 og supplerende møte 26. mars 2014
Helse Sør-øst RHF
-
-
-
Sykehuspartner/
Forsyningssenteret
-
Varsle HF om den kommende pandemien
Ivareta dialog med nasjonale myndigheter
Gjennomføre regional evaluering etter at pandemien er over
Gi prioriteringsliste for produktgrupper for håndtering av pandemien til
Sykehuspartner/FS. Viktig at dette er avklart på forhånd slik at det er en plan
for når hhv. grønn, gul og rød beredskap aktiveres
Varsle om behov for økte volumer
Bidra til å unngå hamstring
Bidra til fordeling av produkter mellom HF for å opprettholde
tjenesteytelsen. Ansvar for prioritering og fordeling bør plasseres på
fagdirektørnivå.
Vurdere nødvendigheten av å etablere beredskapslager ved FS. Bør avgjøres
av fagdirektørene.
Løpende dialog med avtalepartnerne
Innlemme pandemiscenario i business continuity plan for FS
Prognostisere lagerbeholdning på basis av innmeldte behov fra HF
Definerte produktgrupper for håndtering av pandemi skal leveres fra FS
Varsle leverandørene
Forsikre seg om at leverandørene har kontinuitetsplan for pandemi
-
-
-
-
Utarbeide gode og kontinuerlige
kommunikasjonskanaler
Være tydelig i kommunikasjonen underveis
Bidra til at prioriteringslister og økte
bestillingsvolumer blir meldt til FS
I samarbeid med fagdirektørene å bidra til å
opprettholde tjenesteytelsen vhja fordeling av
produkter.
Vurdere dialogforum RHF-HF-Sykehuspartner-FS
Evaluere
Håndtere situasjonen på bakgrunn av
informasjon/retningslinjer fra RHF
Stille beredskapsvilkår ved inngåelse av nye (og
evt. også eksisterende) avtaler, jf § 8 i
beredskapsforskriften
Formidle business continuity plan for FS til alle HF
i regionen
Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser : Workshop Beredskapsanalyse, 12. mars 2014 og supplerende møte 26. mars 2014
HINAS
-
-
HOD/HDIR og FHI
-
Risiko for mangel for varer, særlig sårbarhet for produkter som er unike for
spesialisthelsetjenesten og dersom det samtidig er lang ledetid for leveranse
på disse produktene.
Dialog med leverandørene
Varsle RHF om pandemien
Overvåke internasjonal situasjon og kommunisere dette til RHF
Sikre det norske markedet varer
Sikre tilstrekkelige informasjon til RHF gjennom pandemien
Evaluere etter at pandemien er over
Koordinering ved nasjonal hendelse
Fagansvar knyttet til bl.a. prioritering på nasjonalt nivå
-
-
Innkjøpsstrategi bør ta hensyn til sårbarheten ved
leveransene av produkter som er unike for
spesialisthelsetjenesten og/eller har lang ledetid.
For produkter som er unike for
spesialisthelsetjenesten unike produkter og lang
ledetid bør det tilrettelegges for regional/lokal
tildeling
-
Innkjøpspolicy
-
Utarbeide gode og kontinuerlige
kommunikasjonskanaler
Være tydelig i kommunikasjonen underveis
Bruke RHF’enes samlede kompetanse for å sikre
mest mulig lik håndtering nasjonalt
Gjennomføre nasjonal evaluering
-
Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser : Workshop Beredskapsanalyse, 12. mars 2014 og supplerende møte 26. mars 2014
Aktuelle produktgrupper:
BESKYTTELSESUTSTYR
ANNET
•
Smittefrakker (engangs- og tøyfrakker),
-
Forbruksmateriell til respiratorer og dialysemaskiner (pumper, mv)
•
Plastforklær
-
Likposer
•
Engangshansker/sterile hansker
-
Desinfeksjonsmidler (renhold, utstyr, håndhygiene, vaskemidler mv)
•
Munnbind/åndedrettsvern (P3)
-
Relevant forbruksmateriell til medisinskteknisk utstyr
•
Øyebeskyttelse (visir, briller)
-
Oksygenmateriell (kolber, masker, slanger etc)
-
Infusjonsmateriell
Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser : Workshop Beredskapsanalyse, 12. mars 2014 og supplerende møte 26. mars 2014
Scenario 2: Intendert spredning av giftig gass (sarin, stridsgasser mv)
ANSVARLIG AKTØR
Nødetatene (brann,
politi og ambulanse)
Sivilforsvaret
Sykehusets
beredskapsledelse
Sikkerhet (vakthold)
SÅRBARE PUNKTER /UTFORDRINGER
AKTUELLE TILTAK
-
Organisere skadested
-
Etablerte rutiner
-
Håndtere/rense kontaminerte personer
-
Farlig gods-håndboken
-
Varsle akuttmottak/intensiv
-
Håndbok for NBC-medisin
-
Implementere nasjonale retningslinjer som er under
utarbeidelse fra CBRNe-senteret
-
Øvelse
-
Rens på skadested med mobil renseenhet (6 enheter
innenfor HSØ- området)
-
Informere forsyningsfunksjonen slik at den vet hvilke
type varer/utstyr som forventes innkjøpt/lagerført
basert på behov for C-beredskap
-
Ingen tiltak i beredskapsplanleggingen
-
Øvelse
-
Bistå med rens av kontaminerte personer på skadested
-
Lang mobiliseringstid (1 time)
-
Avklare hvilke scenario innen C-beredskap (generelt) det skal planlegges for basert på
ROS-analyse for HF (hvilken industrivirksomhet finnes i sykehusets opptaksområde,
transport av farlig gods mv.)
-
Proaktivitet
-
Stanse evt. mulige kontaminerte før de går inn i sykehuset
Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser : Workshop Beredskapsanalyse, 12. mars 2014 og supplerende møte 26. mars 2014
Mottak/Intensiv/
-
Vernedrakter mv ligger ikke inne i dagens bestillingssystem
Sykehuset
-
Legge inn nødvendige bestillinger før hendelsen(e) inntreffer
-
Forsyningsfunksjonen i
HF
-
Informasjon til forsyningsfunksjonen om hvilket
utstyr/materiell som er nødvendig.
Varsle forsyningsseksjonen når hendelse inntreffer
-
Etablere nødvendige rutiner
-
Motta kontaminerte pasienter, selvevakuerende
-
Øvelse
-
Motta rensede pasienter, ambulanse
-
Proaktivitet
-
Må ha nødvendige varer på lager/beredskapslager som samsvarer med behov for Cberedskap.Bestilling må også omfatte sterilvarer.
-
Avklare med CBRNe-senteret hvem som har
avtaleansvar.
-
Etablere rotasjon/utskiftning av varer der dette er nødvendig
-
Behov for oppdatering av beredskapsplan?
-
Oppdatere egen beredskapsplan med dette scenarioet som grunnlag
-
Motta bestillinger fra mottak/intensiv på forhånd.
-
Forsyningsfunksjonen må være på varslingslisten for slike hendelser
-
Motta bestillinger fra sterillager
-
Bemanne sentrallager, sjekke status når hendelse(n) inntreffer
-
Avklare hva som kan lånes v/andre HF
-
Proaktivitet
-
Avklare ved Østfold og Ahus
-
Bidra til å låne fra andre HF dersom det er behov
-
Trenger noe lokalt lager på grunn av hendelsens tidskritikalitet.
Forsyningstjenester
utenfor eget HF
Låne ut utstyr ved behov dersom mulig, jf tidskritikalitet
Sykehuspartner/
-
Vernedrakter mv er ikke en del av senterets sortiment pr 12. mars 2014
-
Kontakte CBRNe-senteret og avklare avtaleansvaret.
Forsyningssenteret
-
Avklare med CBRNe-senteret hvem som har avtaleansvar for relevante
produkt(grupper)
-
Inngå avtaler med mer enn én leverandør.
-
Etablere anskaffelsesstrategi
-
Ha mer enn én leverandør for sentrale produkter – unngå forsyningssvikt
-
Se RHF-behov vs HINAS nasjonalt
-
Proaktivitet
-
Øvelse
Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser : Workshop Beredskapsanalyse, 12. mars 2014 og supplerende møte 26. mars 2014
Aktuelle produktgrupper:
BESKYTTELSESUTSTYR
-
Masker
-
Vernedrakt
-
Filter til masker
Spesialutstyr:
Alt utstyr kommer fra én leverandør – dermed høy risiko knyttet både
til tilgang til varene og fare for svikt i bestillingsrutiner.
Varestrømmen avviker fra varestrømmen for andre varer – må
avklares hvordan dette skal håndteres
RENSESTASJONER, MV
-
Telt
-
Forsyning av varmt vann (HF har ansvar å levere varmtvann på sykehusets område. På
skadested er dette et ansvar for kommune/brannvesenet. Kapasitet og tilgangen på
varmt vann internt i HF må undersøkes m/teknisk drift).
-
Varme klær
-
Tepper, håndklær
-
Utstyr til O2-behandling
-
Forstøvere (éngangs)
Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser : Workshop Beredskapsanalyse, 12. mars 2014 og supplerende møte 26. mars 2014
Scenario 3: Brann i forsyningssenteret
ANSVARLIG AKTØR
SÅRBARE PUNKTER/UTFORDRINGER
AKTUELLE TILTAK
Posten Bring/
-
-
Forsyningssenteret
-
Business continuity plan (BCP)for Posten Bring/Forsyningssenteret er ikke
kjent av de andre aktørene
Forsyningssenteret har fremdeles ansvar for å håndtere bestillinger som
kommer inn til tross for at lageret er satt ut av drift
Iverksette BCP dersom det oppstår brann i FS. Dette innebærer bl.a
omruting av bilene, få varer med fly
Sterilvarer og andre varer med lang leveringstid trenger særlig
oppmerksomhet i BCP
Etablering av endringer i struktur for forsyning inntil normaldrift er etablert
Informasjon til alle HF om hvordan hendelsen håndteres
Reetablering av håndtering av løpende bestillinger
Sikring av sterile varer
-
-
Informere Sykehuspartner og øvrige aktører om
innholdet i BCP og hvordan et scenario med
brann i FS vil bli håndtert fra FS/Posten Bring
Utpeke og etablere lagerlokasjoner og rutiner
som kan ivareta sikker håndtering av sterilvarer i
et slikt/tilsvarende scenario
Bli kjent med/implementere fullmakts- og
beslutningsstruktur mellom aktørene
Tidlig varsling til HF om hvordan hendelsen
håndteres og hvordan HF må opptre
Etterspørre om HF har mulighet for alternative
løsninger.
Avklare/koordinere mediehåndtering med
Sykehuspartner/RHF
Vurdere om evt. eksisterende varer fremdeles er
brukbare
Informere leverandørene om situasjonen som
har oppstått og rutiner som gjelder
Opprettholde oversikt over hvor leveransene har
gått, hvor store de er og hvor de skal.
Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser : Workshop Beredskapsanalyse, 12. mars 2014 og supplerende møte 26. mars 2014
Forsyningsfunksjonen i HF
-
-
Opprettholde leverandørlojalitet til FS i et slikt scenario fordi
forsyningssenteret fremdeles har ansvar for å håndtere bestillinger som
kommer inn til tross for at lageret ikke fungerer
Følge vanlig leveringskjede så langt som mulig
Forberede evt. iverksettelse av alternative leverandører/leveranser dersom
FS ikke kan opprettholde leveransen i dialog med Sykehuspartner/RHF
Ha oversikt over hvor lang tid egen virksomhet kan opprettholdes før evt.
iverksettelse av alternative leveranser (6 timer – 3 dager etc.).
Kommunikasjon med øvrige virksomhet i HF
Håndtering av mediehenvendelser
-
-
Sykehuspartner/HINAS
-
Stille beredskapskrav i avtalen med Posten Bring
Ta inn i avtalene at leveranseansvaret gjelder uavhengig av
beredskapssituasjon som måtte oppstå
-
Få kjennskap og tillit til FS-beredskapsplan/BCP
Tydeliggjøre kontaktpunkt for FS ved
Beredskapssituasjoner i forsynings-seksjonen i
det enkelte HF
Implementere og etterleve fullmakts- og
beslutningsstruktur mellom aktørene
Ha avklart evt rutiner og standarder for
alternative varer
Ha oversikt over avtaler med alternative
leverandører
God oversikt over egne behov
God oversikt over bestillinger som er under
leveranse/”på hjul”
Bidra med nødvendig informasjon og
kommunikasjon til/mellom aktørene
Ha dialog med fagdirektørene
Koble på kommunikasjonsavdelingen i HF – må
koordineres med RHF
Jf § 8 i beredskapsforskriften
Bidra til å etablere fullmakts- og
beslutningsstruktur mellom aktørene
Avtaleforvalter må koordinere kontakt med
produktrådene
Vurdere mulighet for å avtaler som omfatter
mulighet for å bruke leverandørlokasjon for
sterilvarer i beredskapssituasjoner
Vedlegg 4 Beredskapsanalyse knyttet til dimensjonerende hendelser : Workshop Beredskapsanalyse, 12. mars 2014 og supplerende møte 26. mars 2014
Leverandører og
transportører
Helse Sør-øst RHF
-
Informasjonsutveksling og usikkerhet som situasjonen
Kvalitet på lagerlokasjonene vs sterile varer
-
Business continuity plan for Posten Bring/FS er ikke kjent
Informasjon til HF
Håndtere og koordinere mediehenvendelser
-
Behov for å revidere kvalitet av lagrene hos
leverandørenes for å sikre sterilvarer
-
FS må få ut informasjon til
leverandørene/transportørene raskest mulig
Vurdere mulighet for å bruke leverandørlokasjon
for sterile varer i beredskapssituasjon
-
-
Kliniske avdelinger/HF
-
Informasjonsutveksling
Tilgang på fagekspertise som støtte for FS og egen forsyningsseksjon er
uklart /ikke definert
-
Aktuelle produktgrupper:
Den til en hver tid gjeldende produktkatalogen hos FS
Få kjennskap og tillit til FS-beredskapsplan/BCP
Avklare hvem som skal informeres
Avklare hvordan informere og hvilke kanaler
Etablere fullmakts- og beslutningsstruktur
mellom aktørene
Koble på kommunikasjonsavdelingen og
koordinere med HF’ene
Må få informasjon fra RHF om situasjonen
Informasjon fra egen forsyningsseksjon om status
og hvordan de skal opptre
Involvere og ansvarliggjøre produktrådene
Bidra til å etablere og implementere fullmakts- og
beslutningsstruktur mellom aktørene
Fagdirektørene ansvarlig for prioritering