Budsjettverktøy i SAS FM Pilot i Sykehuset Innlandet HF og Helse Sør-Øst RHF SAS Forum september 2013 Hvem er vi Oddmund Runningen – prosjektleder Sykehuset Innlandet HF Henrik Andersen - sjefskonsulent SAS Institute (DK) Dagens presentasjon • Utgangspunktet – Fakta om HSØ og SI – Hjelpemidler i budsjettarbeidet så langt – Målsettinger for budsjettmodell, første versjon 2014 • • • • • • • • • Metodikk for å etablere pilot (2014) for HSØ RHF og SIHF Datafangst - grunnlagsdata Beregningsmetodikk og grunnlag for ”preutfylt budsjettutgangspunkt” Periodisering og prisomregning (deflatering) Rapporter Arbeidsgang Hva består SAS FM av Noen bilder fra løsningen Prosess for videreutvikling Fakta om HSØ totalt Antall helseforetak Omsetning 10 65 mrd kr Lønn og personalkostnader av dette 39,7 mrd kr (61 %) Antall innbyggere i opptaksområdet 2,8 millioner Antall ansatte 75 000 Fakta om Sykehuset Innlandet HF Pasientkontakter Somatikk Psykiatri Rusomsorg Innlagte 63 065 3 233 Dag 39 770 4 274 300 435 95 136 Poliklinikk Ergo og fysioterapi behandlinger Laboratorieanalyser 426 13 319 9 391 8 019 381 Bildediagnostiske undersøkelser 240 865 Antall innbyggere i opptaksområdet 399 100 Areal i opptaksområdet 53 200 km2 Danmark 43 094 km2 Antall senger Antall enheter 1187 42 390.000 m2 med bygningsmasse Antall ambulanser 52 (kjører 4.100.000 km / år) Luftambulansebase 1 HSØ RHF og SI HF viktig fakta i forhold til budsjett Sykehuset Innlandet HF Kostnader pr år Personalkostnader Aktivitetsbaserte inntekter Helse SørØst RHF 8 082 mill kr 5 508 mill kr Samt innleie på 14 mill kr 1 827 mill kr Årsverk 7 500 Ansatte 9 000 Divisjoner 12 Avdelinger 88 Kostsenter/ansvar 9 269 mill kr 465 162 35 Budsjettverktøy – tidligere år • Excel (”hver controller sin løsning”) – Beregningsmodeller for lønn 1. Antall årsverk * gjennomsnittslønn – deretter arbeidsgiveravgift, pensjon, feriepenger 2. Videreføring av nivå i prognose uten å gå om antall årsverk – Andre beregningsmodeller • Overføring til Profitbase SIM og Oracle (tasting eller innlesing) – Som heller ikke har beregningsmodeller Ulemper ved tidligere løsninger • Ikke transparent • Grunnlagsdata må hentes fra flere eksterne kilder • Sårbart – hver controller sin løsning og sin arkivering – Hjelp til hverandre vanskelig • Avhengig av egen Excel ekspertise for å holde løsningene i gang • Ikke fells beregningsmodeller for f eks lønn og ISF (innsats styrt finansiering) – Ulike løsninger - ulike prinsipper • Mye arbeid med periodiseringer – Ikke alltid samme prinsipp • Nøkkelvariabler som årsverk, DRG poeng og antall kontakter ikke en del av budsjettmodellen • Ikke løpende oversikt over status i ft rammer fra HSØ Målsettinger for budsjettverktøy (1) • Bygge på felles prinsipper i foretaksgruppen (HSØ) • Utvikle rapporter i samsvar med HSØ sine behov/krav for innrapportering av budsjettet • Gjøre viktige grunnlagsdata (”prognoser”) tilgjengelige i budsjettprosessen på en lik, oversiktlig og hensiktsmessig måte i verktøyet. Dette gjelder regnskaps-, HR- og aktivitetsdata mv • Ett felles parametersett for pris- og lønnsvekst, arbeidsgiveravgift, pensjon, feriepenger, ISF satser mv • Bruke felles beregningsmetoder. I første omgang for lønnskostnader og ISF inntekter – Og på lengre sikt for andre komponenter Målsettinger for budsjettverktøy (2) • Legge til rette for effektiv budsjettdialog med de budsjettansvarlige lederne • Sikre sentral oversikt over status for elementer som er gitt fra HSØ (basis, DRG poeng, pensjon mv) • Sikre dokumentasjon i prosessen • Åpenhet – mulighet for back up mellom controllerne • Enkel overføring til Oracle og rapportering til HSØ (DVH) • Utvikle budsjettverktøyet i en retning som muliggjør bruk på tvers av foretak. Valg av utviklingsmetodikk Metode 1 • Kravspesifikasjon fra kunde med beskrivelse løsning fra A til Å • Løsningsforslag fra leverandør • Aksept fra Kunde • Utvikling av leverandør • Slutt testing Metode 2 • Kunden beskriver behov og mulig datafangst • Felles workshop mellom leverandør og kunde der løsningen utvikles ut i fra – Kundes kompetanse om behov og data – Leverandørs kompetanse på muligheter i løsningen. Vi valgte metode 2 Noen viktige tidspunkt. • • • • Kontrakt signert Kickoff SIHF Opplæring Oppstart budsjett 2014 : 05. mars 2013 : 06.mars 2013 : 27.-28. august 2013 : 09. september 2013 Tidsforbruk i SIHF Prosjektleder Delprosjektledere (4x) Ressursgruppe Datafangst 90% stilling 20% stilling Mars - Sep. 2013 22 ukeverk 20 ukeverk 2 ukeverk 4 ukeverk 48 ukeverk Datafangst HR Gjennomsnittslønn Årsverk mm Regnskap ISF/aktivitet - DRG poeng - Indeks Liggedøgn Kontakter Dataene lastes gjennom et ”doorstep”. Ytterligere datafangst Grunnlagsdata i budsjettprosessen ”Pristabeller” • • • • • Arbeidsgiveravgift (differensierte satser) Feriepengesats Pensjonsprosent DRG pris Legges Pris-/Lønnsvekst inn sentralt Metode trinn 1 (blir gjennomført sentralt i HF) Grunnlagsdata Pristabeller Beregningsregler Preutfyllt budsjettgrunnlag Modellen tar utgangspunkt i •Grunnlagsdata •Beregningsregler •Priser/satser og lager et budsjettforslag ”Preutfyllt budsjettgrunnlag” Beregningsmetodikk og grunnlag for ”preutfyllt” budsjettutgangspunkt (1) • HR/lønn – Krysning: Stillingskategori og ansvar • Lønn =Årsverk x gjennomsnittslønn – Fordelt på riktig konto ”Krysning” = Et sted i budsjettet der det skal være et budsjettall • Innsatsstyrt finansiering – Krysning: Kontakter og ansvar (oftest ett pr avdeling) • ISF inntekt =Kontakter (pasienter) x indeks x pris – Fordelt på riktig konto • Øvrige inntekter og kostnader – Krysning: Konto og ansvar Indeks måler ”pasienttyngde” Flere slike modeller kan (og vil) legges inn, men vi har prioritert de mest sentrale områdene først Beregningsmetodikk og grunnlag for”preutfylt” budsjettutgangspunkt (2) • HR – Antall årsverk siste 12 mnd (august 2012- juli 2013) – Gjennomsnittsnittslønn fra mars år -1 (2013) justert for lønnsoppgjørsvirkning i år -1 (2013) • ISF – Antall kontakter siste 12 mnd (august 2012- juli 2013) – Indeks siste tertial (1. tertial 2013) justert for indekssvingninger gjennom året. • Øvrige inntekter og kostnader – Virkelige inntekt og kostnad siste 12 måneder Metode trinn 2 (budsjett verktøy i divisjon/avdeling/kostsenter) Preutfylt budsjettgrunnlag Manuelle justeringer Antall årsverk, antall kontakter, endrede kostnader og inntekter Budsjett (periodisert) Periodisering • Budsjettposten periodiseres ut i fra historisk profil pr konto pr ansvar – En tar hensyn at påske kommer i mars eller april. – Dette kan korrigeres manuelt der det er behov for det • Ferieuttak – Vi legger faktisk ferieuttaksprofil for foretaket samlet til grunn. • På hvert ansvar kan profilen korrigeres manuelt ved behov – I samme skjema som en registrerer budsjett Dette gir også et ferdig grunnlag for løpende periodisering av lønnskostnader i regnskapet i 2014 Prisomregning (inflatering) • Budsjettet legges i priser for budsjettår-1 – (2014 budsjett legges i 2013 kroner) • Prisomregningen gjøres sentralt til slutt – Basert på forutsetninger fra HSØ og statsbudsjettet Rapporter • Budsjettstøtterapport – Viser hvor en står i budsjettarbeidet løpende • Kontrollrapport – Viser status i forhold til rammen for • DRG poeng • Basis • Pensjon – Pr divisjon og totalt • Generell økonomirapport • Alle data kan rapporteres og pivoteres – Dynamisk • Bruker kan lage rapporter . Arbeidsgang Dokumentasjon og kommentarer gjennom hele prosessen i løsningen • Grunnlagdsdata og pristabeller lastes inn Klargjøring Preutfylling • Budsjettskjema preutfylles basert på historiske data og beregningsregler • Disse ”publiseres” til controllerene i løsningen Budsjettering • Controller og budsjettansvarlig gjennomgår og retter opp budsjettallene i dialog • Budsjettet godkjennes av avdelingssjef/divisjonsdirektør Godkjenning En smakebit på hvordan løsningen er….. Hva består SAS FM av ? • FM STUDIO – Super brukerens verktøy • • • • til å utvikle og vedlikeholde modellene publisere forms(skjema) monitorere prosessene m.v. • FM PORTAL – Sluttbrukernes grensesnitt • FM Excel addin (tillegg til excel) Her vises portal og excel rapport Her vises ISF budsjettering Her vises HR budsjettering Prosess for videreutvikling. mai-jul: Forberedelse av budsjettforslag (trinn 1) jan-mai: Endringer og utvikling av verktøyet aug-des: Budsjett arbeid (trinn 2) des-jan: Budsjett rapportering Spørsmål ! Takk for oss !