1. No category

STYREPROTOKOLL
Aalesund Svømme og Livredningsklubb
2015
Sted:
Oppmøte:
Aaslk’s klubbrom, Moa Svømmehall
Ålesund
FM
IFM
Navn
Espen Remme
√
Christin Pedersen
√
Alexander Michelsen
√
Anja Prins
√
Eva Heggdal
√
Anders Beite
√
Øyvind Thorvik
√
Ole Martin Bjørlykke
√
Michael S. Ruud
√
Finn Leo Løseth
√
Victoria Eikremsvik Tolaas
X
Dato:
Tid:
25. mars 2015
19.00 - 21.00
Funksjon
Styreleder
Nestleder
Sportslig leder
Kasserer
Styremedlem
Styremedlem
Styremedlem
Utøverrepresentant
Varamedlem
Varamedlem
Vara utøverrepresentant.
I. Formelt til møtet
Oppmøte:
Styret telte 8 av 8 medlemmer, og ble erklært vedtaksføre. I tillegg møtte varamedlemmer.
Innkalling og sakliste:
Det var ingen anmerkning til innkallingen.
Saklisten ble enstemmig vedtatt.
Styremøtet ble erklært lovlig satt.
Godkjennelse av styreprotokoll:
Protokoll fra styremøte 11. mars 2015 ble godkjent uten anmerkninger og signert.
Styret har bestemt at styreprotokollene i Aaslk skal publiseres på nett, med unntak av sensitiv informasjon som skal sladdes.
Da det kan ta litt tid fra styremøtet er gjennomført til protokollen blir godkjent i påfølgende møte, legges protokollen ut
med vannmerke «UKAST» for på klubbens nettsider. Det skal stå i teksten på websiden over protokollene følgende
informasjonstekst:
«Styreprotokoller med vannmerket «utkast» og som ikke er signert, er formelt sett ikke godkjent av styret, men fungerer i sin
foreløpige form som informasjon til klubbens medlemmer.»
II. Korrespondanse, handlingsplan og orienteringssaker
a)
Inng./ utg.
Utg.
Inng.
Viktig korrespondanse
Tittel
Avsender/mottaker
Endringsmld. / årsmøteprotokoll om Brønnøysundregisteret
styret Aaslk.
Tildeling av prosjektmidler
Kjell Holm stiftelsen
Videre behandling
Scannet og legges i klubbarkiv.
Må levere regnskap innen 1.9.15.
Side 1 av 7
b)
Gjennomgang handlingsplan (nærmeste 2 mnd)
Tiltak
Tidspunkt
Foreldremøter (kvalitetssikre behov og antall) vårsesongen
Søknad pakker Gjensidigekurs – søke ca. 20 pakker
Januar
Januar
Søke om at Aspøy skole kan holde badebasseng åpent under
svømmeaksjonen
Regnskapsavslutning
Februar
Ansvarlig
Status
Styreleder
Svømmeskoleansv./
kontaktperson i styret.
Svømmeskoleansv./
kontaktperson i styret.
Kasserer
Planlegges i aug/sept
Utført
Sekretær/Leder
Styrelederleder/kasserer
Medlemsreg.ansvarlig
Styreleder/nestleder
Utført
Utført (sjekk med Eli Anne)
Utført
Utført (sjekk med Eli Anne)
Januar
Februar / Mars
Sportslig utvalg /masters
Sponsorutvalg
Utført
I gang
Februar
Medio februar
Februar/mars
Februar
Februar
Mars
Sportslig utvalg/reiseutvalg
Leder/sekretær
Sekretær
Kasserer/webansvarlige
Kasserer øk-gruppa
Nestleder/sekretær
I gang
Utført
Utført
Ingen endring - Utført
I gang
Utført
Kompetansehelg (seminar for svømmeskoleansvarlig og trenere og Mars
styremedl. i Norges Svømmeskole)
Mars
Senior NM kortbane
Svømmeskoleansvarlig/
NSF
Sportslig utvalg/NSF
Utført/ ingen deltar denne
gangen.
Utført
Masters NM
Rullere planverk: Virks.plan, handl.plan, klubbhåndbok
Etter årsmøtet – oppdatere styret i Klubben Online
(idrettsregisteringen)
Overføre fullmakter og konstituere styret
Mars
Mars
Mars
Sportslig utvalg /NSF
Styret
Leder/sekretær/NSF
Utført
I gang – i løpet av april
Utført (Eva)
Mars
Leder /nestleder
Oppstart søknad for ildsjeler til Svømmeaksjonen
18.m-/18-apr.
Nestleder/Sv.skoleansv.
Halltid i Moa svømmehall kvalitetssikre gjennom møte – årlig
evaluering
Arrangere eget stevne vår
Gjennomgang kvalitetssikre sponsorkontrakter
Justere sportslig strategi
Eventuelt Svømmelotteri oppstart salg
Oppstart annonsesalg Aquarius
Søknadsfrist diverse kulturstøtteordninger kommunen eventuelt
fylket (1. april)
Svømmetinget (tredje hvert år – sist gang i 2013)
Søknadsfrist utleie gymsaler og skolesvømmebasseng
Stevneinvitasjon til medley.no for høststevnet (frist?).
Kvalitetssikre at vi er i rute
Terminliste for høsten
Lederforum
Påmelding til trener/leder konferansen
Svømmeaksjonen gjennomføringstidspunkt – sikre at alt praktisk
er tilrettelagt
Gjennomgang kontrakter ansatte/kvalitetssikre
Møter seniorgruppa - sikre medvirkning og innspill
Utarbeide tidsplan / oppgaver for Aquarius
Søknadsfrist utdanningstilskudd
Mars
Leder/Nestleder
I gang – ikke fullmakts
overføring enda
I gang (sjekk med Eli Anne/
Einar)
I gang
Mars
Mars
Mars/april
Mars
April
10.april årlig
Arrangementsansvarlig
Sponsorans./Styreleder
Leder/sportslig utvalg
Styreleder avgjør
Sponsorutvalget
Leder/sponsorutvalg
I gang
I gang
I gang
Utført (Sjekk med Eli Anne)
Etter påske
Utført – ikke søkt
April
15. april
April
Utført
Sjekk Stine/ Einar
I gang
Mai
Mai
Mai
Mai/Juni
Leder sender nestleder
Nestleder
Sportslig utvalg –
stevneinvitasjonsansvarlig.
Sportslig utvalg
Leder/NSF
Leder/trenere
Svømmeskoleansv./Nestl.
Mai
Mai
Mai
Mai
Leder /nestleder
Aktiv.ansv./Sportslig utvalg
Leder/sponsorutvalg/ redaktør
Sportslig utvalg/NSF
Utført
Søknad LAM-midler Ålesund idrettsråd
Vurdere deltagelse i Svømmelotteriet
Gjennomføre lovpålagt idrettsregistrering 2-31 januar
Vurdere å søke via svømmekretsen om fylkestilskudd –
aktivitetsmidler
Påmelding masters
Søke om badevann til Svømmeaksjonen hos sponsorer eller
stiftelser mv.
Sikre gjennomføring sommerleir og høstleir
Årsmøtet
Utsending av årsmøteprotokoll
Oppdatere på nett om avgifter endres på årsmøtet
Innkreve sponsorbeløp fra hovedsponsorer
Registrering av nytt styre Brønnøysundregisteret oppdaterte
opplysninger og årsmøteprotokoll
Januar seinest
5. februar.
Januar
Januar
31. Januar
31. januar
I gang (sjekk med Eli Anne)
Utført
I gang
Sak neste møte
I gang
Side 2 av 7
c)
Orienteringssaker
Styreleder hadde samtale med driftsansvarlig Moa Svømmehall Endre Helgå, 23. mars 2015. Gav kort orientering fra dette
møtet. Det vil bli gjennomført fast årlig evalueringsmøte i april/ mai.
E-post fra Endre Helgå:
1. mai holder vi stengt. Klubbene kan da disponere svømmehallen om dere ønsker å kjøre noen treninger. I helgen har vi
normale åpningstider, derfor normale disponeringstider.
Jeg ønsker også tilbakemelding fra Aaslk om dere ønsker å trene den 1. mai.
Jeg vil også minne dere om at dere er ansvarlig for renhold i påsketreningen og denne fredagen som normalt under slike
helligdager.
Mangler tilbakemelding på:
Disponeringstider for klubbene i påsken 2015.
Palmehelgen kjører vi med normale åpningstider. Derfor normale disponeringstider.
Mandag 30.03 og tirsdag 31.03: Tidligst inn i garderobe kl 0830 og senest ut av garderobe kl 1045. Kveld som normalt.
Onsdag 01.04 ute av basseng senest kl 0800. Kveld fra kl 1830 (Vi stenger kl 1800).
Den 2. 3. 4. 5. 6. april holder vi stengt. Her kan dere disponere om dere ønsker.
Jeg vil at dere melder inn når dere ønsker treningstider slik at jeg har oversikt over dette (pga. enøk osv.).
III. Saker til beslutning
Sak 7
Arbeidsgrupper og komiteer i Aalesund Svømme og livredningsklubb
Styret ble konstituert i forrige styremøte, men følgende presiseringer er gjort;
Alle gruppeledere bør sitte i styret, derfor er ledelsen av alle arbeidsgrupper/ komiteer lagt til styremedlemmer.
Styresekretær; I første omgang så skriver Anders Beite referat i styremøtene. Så får en komme tilbake til behovet for
sekretær ut over dette.
Følgende liste over «Styret og nøkkelroller i Aaslk - 2015» legges frem:
Funksjon
Navn
Styreleder
Nestleder
Kasserer/Controller
Sportslig leder
Styremedlem
Styremedlem
Styremedlem
Styremedlem
Styremedlem
Styremedlem
Styremedlem
Espen Remme
Christin Pedersen
Anja Prins
Alexander Michelsen
Anders Beite
Eva Heggdal
Øyvind Thorvik
Ole Martin Bjørlykke
Victoria Eikremsvik Tolaas
Mikael S. Ruud
Finn Leo Løseth
Leder sportslig utvalg
Etter behov/ nestleder
Medl. sportslig utvalg
Medl. sportslig utvalg (avtr.)
Utøverrepresentant
Trener
Trener
Medlemsregister
Alexander Michelsen
Christin Pedersen
Jens Bøen
Einar Wiik
Victoria Eikremsvik Tolaas
Glenn Cudmore
Magnus Klæboe Nordgård
Eva Heggdal
E-post
Styret i Aaslk
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Sportslig utvalg
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Telefon
976 75 261
932 37 886
913 89 571
411 44 496
412 35 194
970 45 405
906 95 630
954 28 989
480 27 173
975 37 888
468 08 584
411 44 496
932 37 886
909 79 055
900 40 030
480 27 173
970 45 405
Side 3 av 7
Lisensansvarlig
Dommeransvarlig
Are Hjeltnes
Kjetil Aakernes
Leder svømmeskoleutvalg
Medl. Svømmeskoleutvalg
Medl. Svømmeskoleutvalg
Espen Remme
Alexander Michelsen
Einar Wiik
Leder økonomiutvalg
Medl. økonomiutvalg
Medl. Økonomiutvalg
Medl. Økonomiutvalg
Anja Prins
Øyvind Thorvik
Doris Ruud
[email protected]
[email protected]
Svømmeskoleutvalg
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Økonomiutvalg
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Leder arrangementsutvalg
Stevneansvarlig
Rekrutteringsstevneansvarlig
Sosiale arrangement
Dugnadsliste stevner
Påmeldingsansvarlig
Stevneinnbydelse
Stevneprogram
Invitasjoner skolesvømm
Gj. Føring skolesvømm
Kafe
Betalingsterminal
Anders Beite
Einar Wiik
Arrangementsutvalg
[email protected]
[email protected]
Leder Sponsor/kom/PR utvalg
Nettsider/ sosiale medier
Annonser/ sponsoravtaler
Annonser Aquarius
Annonser Aquarius
Annonser Aquarius
Aquarius utforming/ red.
Støtte redaksjon
Støtte foto
Klubbklær- effekter
Klubbklær støtte salg
Leder reiseutvalg
Støtte innlandsreiser
Støtte utlandsreiser
Reiseoppgjør
Leder
Medlem
Medlem
Merete Nesdal
[email protected]
Øyvind Schrøder
[email protected]
Einar Tore Bjørlykke
[email protected]
Bjarte Borlaug
[email protected]
Knut Pettersen
Christin Pedersen
[email protected]
Ingunn S. Marken
Einar Tore Bjørlykke
[email protected]
Sponsor/kommunikasjon/PR utvalg
Mikael S. Ruud
[email protected]
Eli Anne Tvergrov
[email protected]
Even Roth
[email protected]
Frode Vatneødegård
Are Hjeltnes
[email protected]
Kjetil Aakernes
[email protected]
Eli Anne Tvergrov
[email protected]
Elisabeth Solvang
[email protected]
Mikael S. Ruud
[email protected]
Ingunn S. Marken
?
Reiseutvalg
Christin Pedersen
[email protected]
Knut Pettersen
Jens Bøen
Christin Pedersen
[email protected]
Valgkomité
Einar Wiik
[email protected]
Ingunn S. Marken
[email protected]
Janne Muri
Revisjonskomité??
920 00 145
934 09 643
976 75 261
411 44 496
900 40 030
913 89 571
906 95 630
916 26 642
412 35 194
900 40 030
926 67 510
926 69 459
951 15 982
468 49 392
932 37 886
951 15 982
975 37 888
913 05 405
982 39 666
920 00 145
934 09 643
913 05 405
412 49 304
975 37 888
932 37 886
932 37 886
900 40 030
Dette undersøkes.
Vedtak:
1.
Styret i Aaslk vedtar «Styret og nøkkelroller i Aaslk - 2015», under dette arbeid og ansvarsområde som fremgår av
virksomhetsplanen.
2.
Det arbeides videre med å finne personer til de ledige funksjonene.
3.
I tråd med handlingsplanen skal virksomhetsplanen evalueres i mars 2015. Gruppelederne bes om å gi
tilbakemelding på revideringen av sine virksomhetsområder.
Side 4 av 7
Sak 8
Status sportslig aktivitet (herunder stevneplan)
Sportslig leder orienterte fra møte i SPU.
Neste møte i SPU 20. april 17.15-19.00 hvis ikke annet blir avtalt.

Gjennomgang virksomhetsplan - SPU
Det viktigste punkter her er organiseringen av klubben med tanke på antall utøvere og lignende. Vi skal se på organisering av
banene våre, få inn Liza som ny trener. Alexander tar kontakt med Malin Amdal, høre med henne som ny instruktør.

Varetelling i gruppene
Hvem kan vi flytte inn i LÅMØ fast? Hvor mange ledige plasser har vi på de ulike gruppene? Flytting skjer 2 ganger i året
utenom helt spesielle tilfeller. Glenn, Alexander og Magnus tar en prat om dette før neste møte i SPU.

Terminliste vår 2015 (nytt stevne slutten av juli?)
Oppfordre utøvere som ikke skal på NM om å reise på dette endagsstevne på Skjetten, men dette er ikke noe som klubben
står for. Klubben kan være behjelpelig med å komme i kontakt med Skjetten hvis de ønsker å trene med dem.

Rekruttstevner (først og fremst for aaslk, kan eventuelt sende informasjon til Brattvåg).
Satse på 4 stevner i starten (2 pr halvår), bør ha som mål å ha 6 stevner i året. Dag ikke fastsatt enda (fredag/lørdag kveld
som alternativ eventuelt onsdag kveld). Stevnene skal først og fremst arrangeres av rekruttforeldrene, klubben legger til
rette for stevner. Øvelsene kan variere fra gang til gang. Ferdighetstrening. Mixstafett på slutten av stevnet.
Ansvar: Magnus.

Sommeravslutning 17. juni
Grilling i Spjelkavika/Emblemstranda? For hvem? Alle i hele klubben er invitert. Viktig at vi har denne før Senior drar på leir,
slik at hele klubben kan ha en sosial happening og vi kan ønske NMsvømmerne lykke til!
Ansvar:?

Høstleir
Christin er på saken med tanke på høstleir. Glenn følger opp mot Christin. Mer info mail/neste møte.

Kartleggingsmøte august/oppstart høst.
Hvilke trenere/instruktører har vi til rådighet? Strategi for å finne flere?
Ansvar: Magnus, Glenn og Alexander

Ung leder (i september)
Ønsker å sende aktive ledere(Victoria + Ole)/dommere på samlinger. Kostnaden dekkes av NIF/NSF
Ansvar: Alexander

Svømmeskolen
Ranselpost levert ut på mange skoler.

Svømmeskoleutvalg
Alexander (Leder), Magnus, Einar?, Stine. + en med god kompetanse på IT. Alexander vet hvem vi snakker om. Glenn brukes
som konsulent/idemaskin.

Gjensidige kurs
Den er i gang. Stine har kontroll ifølge Glenn.

Utøverrepresentantenes rolle
Snakket om rollen, hva dette innebærer og at hennes kontaktperson hvis det oppstår konflikter utøver/trener er Alexander.
Ansvar: Victoria og Alexander

Reiseansvarlig NM/ÅM/LÅMØ
I bookingen bør det også fikses mat hvis det er mulig. Reise, kost og losji bør det være kontroll på --> reiseansvarlig bør ha
Side 5 av 7
dette i boks. Hvem meldes dette videre til?
Ansvar:

Eventuelt
Pt 1. Prøve å få tak avisartikler fra NM/stevner og lignende å henge i glassmonter mellom svømmehall og kino. På denne
måten får vi gitt ut litt ekstra informasjon om klubbens resultater og aktiviteter.
Ansvar:
Vedtak:
1.
2.
Styret tar gjennomgangen av styrereferatet fra SPU til orientering.
Flere av punktene som SPU har berørt omfatter andre deler av organiseringen i klubben, og det må gjøres en
samordning mellom sportslig aktivitet og de andre gruppene.
Sak 9
Økonomi
Styreleder orienterte om avtalen Aaslk har med Sparebank1 Regnskapshuset om regnskapsføring. Det er en bindende avtale
med 3 måneders oppsigelse.
Det er levert et tilbud til Aaslk fra SB1 RH om at kostnaden for tjenesten i 2015 ikke skal overstige NOK 70 000,-. Dette
forutsetter klare premisser for hvor mange runder med fakturering, lønnskjøring, m.v. som kan gjennomføres. Dersom det
blir endringer i grunnlag eller korrigeringer er dette mer arbeidskrevende, og vil ikke inngå som del av tilbudet. Det er bedt
om en tilbakemelding fra SB1 i forhold til om en så langt har holdt seg innenfor avtalen.
Vedtak:
1.
Styret ber om at det blir arbeidet videre med å skaffe oversikt over den økonomiske situasjonen, herunder en
vurdering av likviditetsutviklingen i klubben.
Styret skal evaluere regnskapsleverandør i august 2015, under dette se på alternative måter for
økonomifunksjoner.
Den løsningen som styret ender ned på blir effektuert fra neste regnskapsår, 1. januar 2016.
2.
3.
Sak 10n
Stevnearrangement Jugendsvøm
Rigmor har kontroll på premier til Jugendsvøm.
Vi må ha premiekort fra Fastswim. Siste gang husker jeg ikke pålydende, men tror 1 premien var 75,- For min del, sett fra
kretssynspunkt. Dette bør økes nå når startkontingent også har økt. 100,- i 1 premie.
Ellers så må vi ha to bestemannspremier, en for jente og en for gutt. I fjor fikk klubben gavekort fra G-max. Bør være
pålydende, men minimum 500,- var det, mulig 1000,- per stk. Sponsorgruppen ser på dette.
Årsmodell 2005-2004-2003 skal også ha deltagerpremie. Deltagerpremier til rekruttene som skal delta. Sponsorgruppen/
Christin ordner dette.
Mulighet for stand med Fastswim? (Christin har undersøkt dette i etterkant av møtet – og det blir stand.)
Vedtak:
1.
Styret tar stevnestatus til orientering.
V. Eventuelt, evaluering og oppsummering
a)
1.
Eventuelt
Ingen saker til eventuelt
b)
Evaluering av styremøtet.
Side 6 av 7
Kort evaluering – ok gjennomføring av møtet.
c)
Saker til neste styremøte.
Styresak
Saksansvarlig
Svømmeaksjonen gjennomføringstidspunkt – sikre at alt praktisk er tilrettelagt
Dokumentarkriv
Gjennomgang virksomhetsplan
Ålesund, __. mars 2015
_____________________________
Espen Remme
Styreleder
____________________________
Christin Pedersen
Nestleder
_______________________________
Alexander Michelsen
Sportslig leder/Styremedlem
_____________________________
Anja Prins
Kasserer/Styremedlem
____________________________
Eva Heggdal
Styremedlem
_______________________________
Anders Beite
Styremedlem
_____________________________
Ole Martin Bjørlykke
Styremedlem
____________________________
Øyvind Thorvik
Styremedlem
Side 7 av 7