Side:
1/9
Dato: 30.04.15
Statusrapport
Vedlegg statusrapport
for
sluttfasen/Samlet plan SØ 2015
Til styret SØ
Gjelder for perioden mars-april 2015
Sist skrevet ut: 11.05.2015 13:48:00
Side:
2/9
Statusrapport
Dato: 30.04.15
INNHOLDSFORTEGNELSE
1
INNLEDNING ...................................................................................................................................................... 3
2
SAMLET PLAN FELLES MED PNØ OG SØ – GJELDER FOR MARS 2015............................................................... 3
3
STATUSRAPPORT FRA UTVALGTE OMRÅDER I SØ – MARS APRIL.................................................................... 4
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
KLINISK IBRUKTAKELSE FASE 1 (KIB 1) PSYKISK HELSEVERN OG DEFINERTE POLIKLINIKKER ..................................................... 4
OPPLÆRING ........................................................................................................................................................... 4
FLYTTING .............................................................................................................................................................. 6
UTSTYR .............................................................................................................................................................. 7
IKT ...................................................................................................................................................................... 7
4
STATUSRAPPORTERING AVDELINGSKOORDINATORER.................................................................................... 8
5
RISIKO ................................................................................................................................................................ 9
Sist skrevet ut: 11.05.2015 13:48:00
Side:
3/9
Statusrapport
Dato: 30.04.15
1
INNLEDNING
2
SAMLET PLAN FELLES MED PNØ OG SØ – GJELDER FOR MARS 2015
Denne statusrapporten for Samlet plan har to deler, hvor første del (kapittel 2) er felles for SØ
(Sykehuset Østfold) og PNØ (Prosjekt nytt østfoldsykehus).
Kapittel 3 er SØ sin egen statusrapport som tar for seg viktige områder i SØ – Samlet plan.
Denne statusrapporten er SØ og PNØ sin felles rapportering mot Samlet Plan. Planen er revidert og
gjennomgått i Kontaktmøte 23.02.15. Alle opprinnelige milepæler fra Samlet Plan er beholdt uendret,
men planen er utvidet i detaljering og supplert med informasjon om nøkkelaktiviteter fra de enkelte
aktørers underliggende planverk som er utarbeidet og bearbeidet gjennom 2014.
Status i dette sammendraget kan spores til mottatt fremdriftsrapportering mot revidert Samlet Plan og
gjennomgang i Kontaktmøtet. Milepæler for SPs driftsorganisasjon er nå tatt inn i planen og SP
rapporterer til hvert Kontaktmøte på lik linje med SØ, SA og PNØ.
Oversikt over de nærmeste milepælene fra Samlet Plan Ikke oppnådde milepæler fra tidligere perioder
er beholdt:
Dato
Tittel
Ansvar Kommentar
05.01.15 Ferdigstilt SAT tekniske installasjoner fra PNØ
PNØ
Se nedenfor
05.01.15 Etablere plan og prosedyre for eierskifte
PNØ
Levert
02.02.15
Etablere drifts- og vedlikeholdsavtaler med entreprenører
02.03.15
23.03.15
27.03.15
Oppstart risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS1)
Gjennomført integrerte byggtekniske systemtester KIB1
Utstyrsleveranser fase 1 avsluttet
07.04.15
Eierskifte fase 1
SØ
Se nedenfor
Alle
PNØ
PNØ
Levert
Se nedenfor
Se nedenfor
Se nedenfor
Status for hovedmilepæler i perioden:
Ferdigstillelse SAT
SAT (site acceptance test) for de tekniske installasjoner er i hovedsak gjennomført i henhold til revidert
styringsplan. SAT aktiviteter vil også foregå etter påske og det koordineres fortløpende med
virksomhetstester og integrerte systemtester, men dette er ikke til hinder for gjennomføring av
Eierskifte1 og anses ikke å true KIB1 04.05.15.
Plan og prosedyre for eierskifte
Arbeidet med Plan og prosedyre for eierskifte er avsluttet i perioden. Dokumentet er forankret i begge
organisasjoner.
Etablere drifts og vedlikeholdsavtaler med entreprenører
I forbindelse med KIB1 overtar SØ eierskap og fullt driftsansvar for entreprise Reservekraft. For denne
entreprisen er det etablert drifts- og vedlikeholdsavtale med entreprenøren. De resterende
entreprisene overføres til SØ i hovedsak i oktober og avtaler for disse må utarbeides i god tid før dette.
Det har vært en gjennomgang med alle entreprenører for å avklare arbeidsdeling som vil danne
grunnlag for fremtidige drifts- og vedlikeholdsavtaler. Med dette avsluttes denne milepælen.
Sist skrevet ut: 11.05.2015 13:48:00
Side:
4/9
Statusrapport
Dato: 30.04.15
Gjennomført integrerte byggtekniske systemtester KIB 1
Integrerte systemtester for bygg (BIS) er gjennomført for KIB1 arealer i perioden.
Det er avdekket mangler som gjør at det er behov for re-testing av et visst omfang. Dette er planlagt
gjennomført i april 2015 slik at alle tester er gjennomført før KIB1 04.05.15.
Utstyrsleveranser fase 1 avsluttet
Utstyrsleveranser til KIB1 er i hovedsak gjennomført. Det gjenstår enkelte kompletteringer og dette er
avklart mellom SØ og PNØ. Dette har ikke konsekvenser for opplæringsaktiviteter og ibruktakelse. MR
er planlagt levert medio april siden dette utstyret krever kontinuerlig oppfølging når den er satt i drift.
Eierskifte fase 1
Det er i perioden gått eierskiftebefaringer i alle KIB1 arealer som en del av prosessen frem mot
Eierskifte1. SØ og PNØ har gjennomført befaringene sammen. Avvik er registrert i prosjektets
mangeldatabase og det er utarbeidet rutiner for oppfølging og utkvittering av disse. Milepæl for
Eierskifte1 er 07.04.15.
3
STATUSRAPPORT FRA UTVALGTE OMRÅDER I SØ – MARS APRIL
Statusrapport for de utvalgte områdene i SØ er; KIB 1, opplæring, utstyr, flytting og IKT.
Hovedaktiviteter i denne perioden gjelder mars-april 2015. Hovedaktiviteter i neste perioden gjelder
mai 2015.
3.1
Klinisk ibruktakelse fase 1 (KIB 1) Psykisk helsevern og definerte poliklinikker
Fremdrift i henhold til plan.
Hovedaktiviteter i denne perioden
• ferdigstillelse av lokale beredskapsprosedyrer
• gjennomføring av virksomhetstester og preintro og introdager
• Statusmøter med avdelingssjefer og avdelingskoordinatorer (psykisk helsevern og
somatikk/poliklinikker) for gjensidig informasjon for å sikre at alle aktivitetene er koordinert og
at ikke noe er uteglemt
• Utarbeidet system for registering av pasientflytting (utsjekking/innsjekking etc.)
• Gjennomført testing av utstyr og IKT
• Gjennomført F1 flyttinger (varer før pasienter ankommer)
Hovedaktiviteter i neste periode
• Klinisk ibruktakelse i to faser: 4. mai og 19 mai
3.2
Opplæring
Fremdrift i henhold til plan
Hovedaktiviteter i perioden 30.03.2015 til 30.04.2015:
• Preintroduksjonsdager
o Gjennomført preintroduksjonsdager KIB 1 på Tuneteknikeren. 1128 medarbeidere er
registrert for oppmøte og per 29.04.2015 har 974 medarbeidere fått registrert godkjent
kompetansekode #preintroduksjonsdag
o Opplæringsprosjektet hadde estimert ca. 1200 medarbeidere
Sist skrevet ut: 11.05.2015 13:48:00
Side:
5/9
Statusrapport
•
•
•
•
•
•
•
Dato: 30.04.15
o Siste planlagte dag for preintroduksjon var 27.03.2015. Ekstra preintroduksjonsdag er
gjennomført 10.04.2015, 13.04.2015 og 28.04.2015
Introduksjonsdager
o Introduksjonsdagene på Kalnes startet 07.04.2015.
o Bidrar til at nye ID-kort blir utlevert på Kalnes på introduksjonsdagen i henhold til vedtak
i arbeidsutvalget.
Gjennomført tilpasset opplæring for
- Ledere 07.04.2015 (92 stk.)
- Ekstra for ledere 24.04.2015
- Teknisk personell , 46stk (vedtak AU)
- Vektere , 28 (vedtak AU)
- Pasientverter ca. 30 (vedtak AU)
- 9 bioingeniører som skal ta prøver i psykisk helsevern(disse skal ha full opplæring til høsten
sammen med medarbeiderne i laboratoriesenter)
Bidra til at lederne registrer godkjent kompetanse i GAT-kompetansemodul
(Preintroduksjonsdag KIB 1#, Introduksjonsdag KIB 1# og brannvern Kalnes#)
Samarbeid med foretakssekretariatet for å sikre avviksrapportering til foretakssekretariatet
Arbeidet med rutiner for å håndtere ønskede endringer i opplæringsplan (påvirker kjøreplanen
for pre introdager og introduksjonsdager) i samarbeid med Samlet plan
Reviderer IKT-opplæringen med utarbeidelse av struktur og prosess for IKT-opplæringen
Deltar aktivt i å følge opp og koordinere MTU-opplæring og bidrar til utarbeidelse av prosedyrer
Hovedaktiviteter neste periode
• Gjennomføre resten av introduksjonsdager KIB 1 på Kalnes. Siste dag er 08.05.2015. I tillegg er
det lagt inn en oppsamlingsdag 11.05.2015
• Samarbeider med fag- og kompetansavdeling i henhold til opplæring av vikarer og nyansatte
som skal jobbe på Kalnes i perioden mellom KIB 1 og KIB 2
• Bidra til at lederne registrer godkjent kompetanse i GAT-kompetansemodul
(Preintroduksjonsdag KIB 1#, Introduksjonsdag KIB 1# og brannvern Kalnes #)
• Følge opp godkjent #kompetanse i GAT (status per 29.04.2015 ERP -1 person godkjent, LVMS
biokjemi – 106 personer godkjent, LVMS mikrobiologi – 19 personer godkjent, elektronisk kurve
-875 personer godkjent, elektronisk tavle - 356 personer godkjent)
• Planlagt møte med alle avdelingskoordinatorene KIB 2 for detaljering av opplæringsplaner (dvs.
ferdigstille dreiebøker, øvelser, innhold, ressursbehov og ansvarsavklaring for pre
introduksjonsdager og introduksjonsdager) den 20.05.2015
• Startet planleggingen for preintroduksjonsdagene KIB 2 (oppstart 20.08 – slutt 23.09 (23
planlagte dager)
• Startet planleggingen av introduksjonsdagene KIB 2 (03.10 – 27.10)
- revidere survivalguiden
- utarbeide nye turer for guiding med nytt manus
• Startet planleggingen for KIB 1 ½
Berører
- Laboratoriesenter (preintro 20.08, 25.08, 26.08 og 01.09 og introdag 23.09, 24.09, 25.09 og
29.09)
- Operasjon og sterilsentral
- FM tjenesten
Sist skrevet ut: 11.05.2015 13:48:00
Side:
6/9
Statusrapport
•
•
•
•
3.3
Dato: 30.04.15
Følge opp at medarbeiderne melder seg på preintroduksjonsdag og introduksjonsdag KIB 2
(estimert opplæring ca 2500 medarbeidere, per 29.04.2015 er 566 medarbeidere på påmeldt i
læringsportalen til preintroduksjonsdag og 600 påmeldt til introduksjonsdag)
Reviderer IKT-opplæringen med utarbeidelse av struktur og prosess for IKT-opplæringen
Følge opp og koordinere MTU-opplæringen og gjennomføre MTU opplæring av tverrgående
MTU
Starte «hand over» til fag og kompetansesenteret i forhold til opplæring av vikarer og studenter
psykisk helsevern – er i dialog med Mette Meisingseth
Flytting
Fremdrift i henhold til plan.
Hovedaktiviteter i perioden
Flytteoppdrag KIB 1 gjennomført som planlagt. Ingen uforutsette hendelser eller risiko. Prosjektet har
fått ros for flott gjennomføring av flyttinger i perioden.
Leverandørflyttinger
• Følger prognosen og er i henhold til budsjett for KIB1
Budsjett for flytting KIB1 og KIB2 med Totalreform
• Pris i avtale med Totalreform er et estimat og en modell for videre prising. Dette er rapport til
AU og i månedlige oppfølgingsmøter med økonomidirektør.
• Flytteprosjektet hadde en forventning om å kunne levere en økonomisk prognose for all flytting
til april. Denne er fortsatt ikke ferdig utarbeidet på grunn av manglende underlag fra
Totalreform. Se sak under problemstilling nedenfor.
Pukkelkostnad kontraktseiere KIB1
• Er i henhold til avtaler og prognose
Pukkelkostnad personalressurser KIB2
• Kartlegging er gjennomført i alle kliniske avdelinger som flytter i KIB2
• Planlegging og estimert pukkelkostnad er kun relatert til erstatningsinnleiing tilknyttet
dobbeldrift og flytteaktiviteter
Godkjent i møtet med økonomidirektør og ligger til grunn for videre planlegging.
Hovedaktiviteter neste periode
• Evaluere flytteoppdrag KIB 1 internt i SØ og med Totalreform
• Starte planleggingen av KIB 1 ½
o Omfang av hva som skal flyttes når er ikke kjent og kan ikke planlegges før
nødvendige vedtak foreligger.
o På grunn av ferieplanlegging/-avvikling og tilpasning til andre flytteoppdrag
haster dette for Totalreform å få avklart. De er kjent med at vedtak vil foreligge i
slutten av mai.
o Flytting i en KIB 1 ½ ligger ikke til grunn i fastprismodellen med Totalreform.
Timepriser ligger til grunn når forutsetningene endres.
• Fortsette detaljering av flytteplan KIB 2
o Se egen sak om LAB i kapittel 3 – Uavklarte problemstillinger
Sist skrevet ut: 11.05.2015 13:48:00
Side:
7/9
Statusrapport
3.4
Dato: 30.04.15
Utstyr
KIB 1
Signerte kontrakter i perioden:
• genteknologi
• Arbeids-EKG
• Diatermi
• Prioritet 2 gjennomgang
Diverse
Detaljering overvåkning i samarbeid med OU/drift
Utprøvning endoskopi artroskopi i Moss
Hovedaktiviteter neste periode
• Bestille infusjonsutstyr
• Starte anskaffelse simuleringslab
• Starte anskaffelse digital patologi
• Innstille endoskopi lunge/gastro/kar/uro
• Innstille operasjonsmikroskop
• Planlegge struktur og ansvarsfordeling KIB2
• Ferdigstille EKG database
• Ferdigstille strålevernsutstyr
• Ferdigstille utstyr til urologi
• Ferdigstille pacemakere
• Detaljere utstyrsplassering på lager sengeområde
• Detaljere utplassering utstyr pasientovervåkning
• Detaljere utplassering utstyr anestesi/operasjon/intensiv
• Detaljere overflyttbart utstyr lab
• Designe arbeidsplass og funksjonalitet rundt intensivkuvøse
• Utarbeide plan for testmiljø (med integrasjoner) - pasientovervåkning
3.5
IKT
Hovedaktiviteter i perioden
Prosjektnavn
Elektronisk kurve (AIO 11.03.14)
Pilot MetaVision ver. 6.0 (24.11.14)
Start utrulling (03.03.15, ny dato 10.02.15 psykisk helsevern)
Start utrulling somatikk
DIPS nye moduler,
• Habilmodul
• Pasientnære analyser
• Frikortsynkronisering NAV
Pasientarmbånd (pilot akuttmottak og barneavdelingen –
videreføres i drift på disse to avdelingene)
Elektronisk kurve – start utrulling
Dato tatt i bruk
Dato ferdig
utrullet
11.03.2014
24.11.2014
03.03.2015
14.04.2015
19.06.2014
19.06.2014
18.12.2014
01.03.2015
01.03.2015
Sist skrevet ut: 11.05.2015 13:48:00
Side:
8/9
Statusrapport
• psykisk helsevern
• somatikk kirurgi
IKA – Innføring på Kalnes (Administrative systemer)
• Åpning av kafeen
Felles lab data mikrobiologi
Felles lab data patologi
Dato: 30.04.15
10.03.2015
14.04.2015
13.04.2015
17.04.2015
24.04.2015
Pågående prosjekter
Prosjekter med planlagt ibruktakelse kommende periode:
Prosjektnavn
Elektronisk kurve – videre utrulling
• Somatikk medisin
DIPS oppgradering september 2015
4
Dato
ibruktakelse
05.05.2015
09- 2015
STATUSRAPPORTERING AVDELINGSKOORDINATORER
Alle avdelingskoordinatorene leverer månedlig statusrapport for sin avdeling. Disse er ikke beskrevet i
dette dokumentet.
Følgende enheter rapporterer:
• Intensiv og overvåking
• Akuttmottak, KTP (korttidspost) og obspost
• Operasjon, anestesi og sterilsentralen
• Sengeområde somatikk - medisin
• Sengeområde somatikk - kirurgiske senger
• Kirurgiske poliklinikker og leger
• Ortopedi - poliklinikk, leger, operasjon
• ØNH - poliklinikker og leger
• Nevrologisk poliklinikker og leger
• Barne- og ungdomssenter somatikk
• Psykisk helsevern
• Kvinneklinikken
• Medisinske poliklinikker
• Indremedisin leger
• Senter for laboratoriemedisin
• Radiologi
• Fysioterapiavdelingen
• Sykehusservice og eiendomsforvaltning
• Øyeavdeling
• Dokumentasjonssenteret
• Innkjøp og logistikk
• Teknisk drift
• Prehospitale tjenester
• Klinisk ibruktakelse somatikk
Sist skrevet ut: 11.05.2015 13:48:00
Side:
9/9
Statusrapport
5
Dato: 30.04.15
RISIKO
Se egen styresak
Sist skrevet ut: 11.05.2015 13:48:00