Internt SOT - Registrering i avtalebildet for nominasjonsweben
29.1.15 hj, 13.2.15 hj, 9.3. hj
Registrering i avtalebildet i FS for Nominasjons- og Søknadsweb
Alle avtaler som skal på nominasjonsweb må registreres i FS etter bestemte kriterier for at opptaket
av utvekslingsstudenter gjennom Nominasjonsweb og Søknadsweb skal fungere.
-
Kun avtaler som er gyldige i nominasjonsperioden vil være tilgjengelige på
nominasjonsweben, for de nominasjonskontaktene som er registrert
Nominasjonsweben brukes kun til nominasjon og opptak av utvekslingsstudenter på
bachelor- og masternivå
OBS: avtaler som gjelder kun PhD-studenter skal ikke ligge på Nominasjonsweben (dvs. må ikke
registreres med nominasjonskontakt). Nominasjonsweben og det påfølgende opptaket er ikke
tilrettelagt for studenter på PhD-nivå, og nominasjon av slike studenter skaper krøll i systemene.
Nominasjonsweben er åpen i periodene 1. mars – 15. mai og 1. oktober – 5. november (ca.).
SOT sender epost til registrerte nominasjonskontakter rett etter åpning hvert semester. Dvs. at alle
avtaler som skal på nominasjonsweben må være gyldige, oppdaterte og registrert med
nominasjonskontakt innen 25. februar og 25. september hvert semester (ca.)
NB: Dersom dere registrerer nye avtaler eller forlenger avtaler etter at denne eposten er gått ut (og
slik at de er gyldige innenfor den kommende nominasjonsperioden, dvs. de skal være på
nominasjonsweben), må dere huske på at nominasjonskontakten får informasjon om
nominasjonsweb (standard epost med info om frister etc samt individuell info om brukernavn).
HVORDAN FINNE FRAM TIL AVTALER
Får å få oversikt over et internt steds avtaler kan man bruke rapporten 280.001 – utvekslingsavtaler.
For å søke frem til avtaler på ekstern stedkode, se egen instruks Finne frem i avtalebildet i
utvekslingsmodulen i FS
UTFYLLING AV AVTALEBILDET VED FORLENGELSE ELLER NYREGISTRERING AV AVTALE
Dersom avtalen allerede er registrert med en forekomst i FS, har den allerede en avtale-id, og internt
og eksternt sted er fylt inn under fanen «Avtalepart» (se punkt over for hvordan finne eksisterende
avtaler).
VIKTIG Å HUSKE FOR NOMINASJONSWEB
I hovedbildet (over fliken) er det viktig å huske på følgende for UTV-INN-opptaket:
1. Periode :
Avtalen må være gyldig fra nominasjonsweb åpner for at det skal kunne nomineres studenter på
den. Dvs. at for nye avtaler gjelder følgende;
-
Avtaler som eg. har gyldighet fra 1.8 og som skal ta opp studenter til høstsemesteret må
registreres med fra-dato 1.3 dersom avtalen registreres før nominasjonsweb åpner (ca. 1.3),
ev. med dagens dato dersom den registreres i perioden 1.3-15.5
Oppdatert 29.1.15 av Helene Johansen
Internt SOT - Registrering i avtalebildet for nominasjonsweben
29.1.15 hj, 13.2.15 hj, 9.3. hj
-
Avtaler som eg. har gyldighet fra 1.1 og som skal ta opp studenter til vårsemesteret må
registreres med fra-dato 1.10 dersom avtalen registreres før nominasjonsweb åpner (ca.
1.10), ev. med dagens dato dersom den registreres i perioden 1.10-5.11.
2. Fritak semesteravgift: denne skal være satt til J som default, men det er fint om man sjekker
og ev. retter til J dersom det står registrert N her.
REGISTRERING I UNDERBILDENE:
Under fanen Koordinator må følgende oppdateres:
1. NOMINATOR: her registeres den som skal nominere fra partnerinstitusjonen. Vedkommende
får tilsendt epost om hvordan man skal nominere utvekslingsstudenter til UiO (bildet viser
registrering på SIS-KONT, rull ned i menyen og du finner NOMINATOR). Noen steder er dette
en medarbeider på et institutt, andre ganger kan det være det sentrale internasjonale
kontoret som står oppgitt her.
HUSK å registrere kontakten på eksternt sted og at epostadressen skal registreres uten store
bokstaver eller mellomrom! Man trenger ikke registrere adresse og telefonnummer på
nominasjonskontakt.
2.
-
BETINGELSER - KRYSS av i boksen «Opptaksinfo» og registrer følgende:
Opptakstype - inn = UTV-INN
- ut = UT+FAKULTET (UT-OD, UT-HF, UT-MN osv.)
Antall semestre, dvs. antall semestre studentene skal kunne nomineres for :
o Inn – vår: J, 1-1 hvis kun vårsemester, 1-2 hvis vår + høst
o Inn – høst: J, 1-1 hvis kun høstsemester, 1-2 hvis høst + vår
Oppdatert 29.1.15 av Helene Johansen
Internt SOT - Registrering i avtalebildet for nominasjonsweben
29.1.15 hj, 13.2.15 hj, 9.3. hj
3. STUDIEPROGRAM
Legg til fakultetets studieprogram for innreisende utvekslingsstudenter, på bachelor- og
masternivå henholdsvis. Studieprogrammene følger stor sett følgende formel:
FAKULTET+UTV(+MAS for masternivå)
Dvs:
HFUTV er 1 st cycle/BA på HF,HFUTVMAS er 2nd cycle/MA på HF etc.
OD bruker ODM5-ODONT.
Medisin bruker MEDISIN for 9. semester og MFUTV for andre bacheloremner, MNUTVMAS
for andre masteremner.
OBS! Det er viktig å ikke legge inn feil studieprogram her. Dette medfører at studentene får
feil studierett, noe som må rettes manuelt. Dette gjelder spesielt MED-FAKs avtaler der
studentene skal på 9. sem medisin, disse må registreres med MEDISIN og ikke
MFUTV/MFUTVMAS
Oppdatert 29.1.15 av Helene Johansen
Internt SOT - Registrering i avtalebildet for nominasjonsweben
29.1.15 hj, 13.2.15 hj, 9.3. hj
Se også egne instrukser for avtaleinngåelser og registrering av avtaler i FS:
http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/internasjonalisering/avtaler/
Oppdatert 29.1.15 av Helene Johansen