Internt SOT - Registrering i avtalebildet for nominasjonsweben 29.1.15 hj, 13.2.15 hj, 9.3. hj Registrering i avtalebildet i FS for Nominasjons- og Søknadsweb Alle avtaler som skal på nominasjonsweb må registreres i FS etter bestemte kriterier for at opptaket av utvekslingsstudenter gjennom Nominasjonsweb og Søknadsweb skal fungere. - Kun avtaler som er gyldige i nominasjonsperioden vil være tilgjengelige på nominasjonsweben, for de nominasjonskontaktene som er registrert Nominasjonsweben brukes kun til nominasjon og opptak av utvekslingsstudenter på bachelor- og masternivå OBS: avtaler som gjelder kun PhD-studenter skal ikke ligge på Nominasjonsweben (dvs. må ikke registreres med nominasjonskontakt). Nominasjonsweben og det påfølgende opptaket er ikke tilrettelagt for studenter på PhD-nivå, og nominasjon av slike studenter skaper krøll i systemene. Nominasjonsweben er åpen i periodene 1. mars – 15. mai og 1. oktober – 5. november (ca.). SOT sender epost til registrerte nominasjonskontakter rett etter åpning hvert semester. Dvs. at alle avtaler som skal på nominasjonsweben må være gyldige, oppdaterte og registrert med nominasjonskontakt innen 25. februar og 25. september hvert semester (ca.) NB: Dersom dere registrerer nye avtaler eller forlenger avtaler etter at denne eposten er gått ut (og slik at de er gyldige innenfor den kommende nominasjonsperioden, dvs. de skal være på nominasjonsweben), må dere huske på at nominasjonskontakten får informasjon om nominasjonsweb (standard epost med info om frister etc samt individuell info om brukernavn). HVORDAN FINNE FRAM TIL AVTALER Får å få oversikt over et internt steds avtaler kan man bruke rapporten 280.001 – utvekslingsavtaler. For å søke frem til avtaler på ekstern stedkode, se egen instruks Finne frem i avtalebildet i utvekslingsmodulen i FS UTFYLLING AV AVTALEBILDET VED FORLENGELSE ELLER NYREGISTRERING AV AVTALE Dersom avtalen allerede er registrert med en forekomst i FS, har den allerede en avtale-id, og internt og eksternt sted er fylt inn under fanen «Avtalepart» (se punkt over for hvordan finne eksisterende avtaler). VIKTIG Å HUSKE FOR NOMINASJONSWEB I hovedbildet (over fliken) er det viktig å huske på følgende for UTV-INN-opptaket: 1. Periode : Avtalen må være gyldig fra nominasjonsweb åpner for at det skal kunne nomineres studenter på den. Dvs. at for nye avtaler gjelder følgende; - Avtaler som eg. har gyldighet fra 1.8 og som skal ta opp studenter til høstsemesteret må registreres med fra-dato 1.3 dersom avtalen registreres før nominasjonsweb åpner (ca. 1.3), ev. med dagens dato dersom den registreres i perioden 1.3-15.5 Oppdatert 29.1.15 av Helene Johansen Internt SOT - Registrering i avtalebildet for nominasjonsweben 29.1.15 hj, 13.2.15 hj, 9.3. hj - Avtaler som eg. har gyldighet fra 1.1 og som skal ta opp studenter til vårsemesteret må registreres med fra-dato 1.10 dersom avtalen registreres før nominasjonsweb åpner (ca. 1.10), ev. med dagens dato dersom den registreres i perioden 1.10-5.11. 2. Fritak semesteravgift: denne skal være satt til J som default, men det er fint om man sjekker og ev. retter til J dersom det står registrert N her. REGISTRERING I UNDERBILDENE: Under fanen Koordinator må følgende oppdateres: 1. NOMINATOR: her registeres den som skal nominere fra partnerinstitusjonen. Vedkommende får tilsendt epost om hvordan man skal nominere utvekslingsstudenter til UiO (bildet viser registrering på SIS-KONT, rull ned i menyen og du finner NOMINATOR). Noen steder er dette en medarbeider på et institutt, andre ganger kan det være det sentrale internasjonale kontoret som står oppgitt her. HUSK å registrere kontakten på eksternt sted og at epostadressen skal registreres uten store bokstaver eller mellomrom! Man trenger ikke registrere adresse og telefonnummer på nominasjonskontakt. 2. - BETINGELSER - KRYSS av i boksen «Opptaksinfo» og registrer følgende: Opptakstype - inn = UTV-INN - ut = UT+FAKULTET (UT-OD, UT-HF, UT-MN osv.) Antall semestre, dvs. antall semestre studentene skal kunne nomineres for : o Inn – vår: J, 1-1 hvis kun vårsemester, 1-2 hvis vår + høst o Inn – høst: J, 1-1 hvis kun høstsemester, 1-2 hvis høst + vår Oppdatert 29.1.15 av Helene Johansen Internt SOT - Registrering i avtalebildet for nominasjonsweben 29.1.15 hj, 13.2.15 hj, 9.3. hj 3. STUDIEPROGRAM Legg til fakultetets studieprogram for innreisende utvekslingsstudenter, på bachelor- og masternivå henholdsvis. Studieprogrammene følger stor sett følgende formel: FAKULTET+UTV(+MAS for masternivå) Dvs: HFUTV er 1 st cycle/BA på HF,HFUTVMAS er 2nd cycle/MA på HF etc. OD bruker ODM5-ODONT. Medisin bruker MEDISIN for 9. semester og MFUTV for andre bacheloremner, MNUTVMAS for andre masteremner. OBS! Det er viktig å ikke legge inn feil studieprogram her. Dette medfører at studentene får feil studierett, noe som må rettes manuelt. Dette gjelder spesielt MED-FAKs avtaler der studentene skal på 9. sem medisin, disse må registreres med MEDISIN og ikke MFUTV/MFUTVMAS Oppdatert 29.1.15 av Helene Johansen Internt SOT - Registrering i avtalebildet for nominasjonsweben 29.1.15 hj, 13.2.15 hj, 9.3. hj Se også egne instrukser for avtaleinngåelser og registrering av avtaler i FS: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/internasjonalisering/avtaler/ Oppdatert 29.1.15 av Helene Johansen
© Copyright 2024