Årsmelding 2014 - Hvaler kommune
HVALER KOMMUNE ÅRSMELDING 2014 Årsmelding 2014 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. 1.1 1.2 RÅDMANNENS INNLEDNING ................................................................................................ 4 INNLEDNING .............................................................................................................................................................. 4 PRESENTASJON AV REGNSKAPET .................................................................................................................................... 6 2. ÅRLIG SYKLUS FOR RAPPORTERING, PLANLEGGING OG BUDSJETTERING ............. 13 3. KOMMUNEOVERGRIPENDE RAPPORTERING PÅ PLANER ............................................ 14 3.1 4. 4.1 4.2 4.3 5. 5.1 5.2 5.3 6. 6.1 6.2 6.3 7. 7.1 7.2 7.3 8. 8.1 8.2 8.3 9. RAPPORTERING AV STATUS PÅ KOMMUNENS PLANARBEID PR. 2014 ................................................................................... 14 VIRKSOMHET RÅDMANNENS STAB ............................................................................ 16 RÅLES PRIORITERINGER FOR STAB FOR ØKONOMI OG ORG.UTVIKLING I 2014 ..................................................................... 17 RESSURSER.............................................................................................................................................................. 19 HØYDEPUNKTER I RÅDMANNENS STAB 2014 ................................................................................................................. 21 VIRKSOMHET ASMALØY BARNEHAGE ............................................................................ 22 RÅLES PRIORITERINGER FOR ASMALØY BARNEHAGE I 2014 ........................................................................................... 22 RESSURSER.............................................................................................................................................................. 24 HØYDEPUNKTER I ASMALØY BARNEHAGE 2014 .............................................................................................................. 26 VIRKSOMHET BREKKE BARNEHAGE ............................................................................... 27 RÅLES PRIORITERINGER FOR BREKKE BARNEHAGE I 2014 .............................................................................................. 27 RESSURSER.............................................................................................................................................................. 29 HØYDEPUNKTER I BREKKE BARNEHAGE 2014: ................................................................................................................ 31 VIRKSOMHET HAUGE BARNEHAGE ................................................................................. 32 RÅLES PRIORITERINGER FOR HAUGE NATUR- OG SKJÆRGÅRDSBARNEHAGE I 2014 ............................................................... 33 RESSURSER.............................................................................................................................................................. 34 HØYDEPUNKTER I HAUGE NATUR- OG SKJÆRGÅRDSBARNEHAGE 2014 ................................................................................ 36 VIRKSOMHET HVALER UNGDOMSSKOLE ................................................................... 37 RÅLES PRIORITERINGER FOR HVU I 2014 .................................................................................................................. 37 RESSURSER.............................................................................................................................................................. 38 VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER FOR 2014: ................................................................................................................ 40 VIRKSOMHET FLOREN SKOLE .......................................................................................... 41 9.1 9.2 9.3 RÅLES PRIORITERINGER FOR FLOREN SKOLE I 2014 ...................................................................................................... 42 RESSURSER.............................................................................................................................................................. 43 VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER FOR 2014: ................................................................................................................ 45 10. VIRKSOMHET ÅTTEKANTEN SKOLE ................................................................................. 46 10.1 10.2 10.3 RÅLES PRIORITERINGER FOR ÅTTEKANTEN SKOLE I 2014 ................................................................................................ 46 RESSURSER.............................................................................................................................................................. 48 VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER FOR 2014: ................................................................................................................ 49 11. VIRKSOMHET TJENESTER FOR BARN OG UNGE ............................................................ 51 11.1 11.2 11.3 RÅLES PRIORITERINGER FOR TJENESTER FOR BARN OG UNGE I 2014 ................................................................................ 51 RESSURSER.............................................................................................................................................................. 53 VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER FOR 2014: ................................................................................................................ 54 12. VIRKSOMHET OMSORGSTJENESTEN............................................................................... 56 12.1 RÅLES PRIORITERINGER FOR OMSORGSTJENESTEN I 2014 ............................................................................................. 56 Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 2 av 92 Årsmelding 2014 12.2 12.3 RESSURSER.............................................................................................................................................................. 58 VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER I 2014:..................................................................................................................... 60 13. VIRKSOMHET TILTAK FOR FUNKSJONSHEMMEDE ........................................................ 61 13.1 13.2 13.3 RÅLES PRIORITERINGER FOR TILTAK FOR FUNKSJONSHEMMEDE I 2014 ............................................................................ 62 RESSURSER.............................................................................................................................................................. 64 HØYDEPUNKTER FOR 2014 ........................................................................................................................................ 66 14. VIRKSOMHET NAV HVALER ............................................................................................... 67 14.1 14.2 14.3 RÅLES PRIORITERINGER FOR NAV HVALER I 2014 ....................................................................................................... 68 RESSURSER.............................................................................................................................................................. 72 HØYDEPUNKTER 2014: ............................................................................................................................................. 73 15. VIRKSOMHET AREAL OG BYGGESAK ......................................................................... 75 15.1 15.2 15.3 RÅLES PRIORITERINGER FOR AREAL OG BYGGESAK I 2015 ............................................................................................. 76 RESSURSER.............................................................................................................................................................. 80 VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER 2014. ...................................................................................................................... 81 16. VIRKSOMHET KOMMUNAL TEKNIKK OG EIENDOM ........................................................ 83 16.2 16.3 16.4 RÅLES PRIORITERINGER FOR KOMMUNAL TEKNIKK OG EIENDOM I 2014 ........................................................................... 84 RESSURSER.............................................................................................................................................................. 86 VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER 2014 ....................................................................................................................... 88 17. VIRKSOMHET KULTUR OG NÆRING ................................................................................. 89 17.1 17.2 17.3 RÅLES PRIORITERINGER FOR KULTUR OG NÆRING I 2014 ................................................................................................ 89 RESSURSER.............................................................................................................................................................. 90 VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER I 2014 ................................................................................................................ 91 Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 3 av 92 Årsmelding 2014 1. RÅDMANNENS INNLEDNING 1.1 INNLEDNING Hvaler kommune skal i henhold til vårt nye verdisett være ÅPEN. Dette betyr at verdiene Åpenhet, Profesjonalitet, Engasjement og Nyskaping skal stå sentralt i utøvelsen av våre roller som myndighetsutøver, tjenesteleverandør og samfunnsutvikler. Vi vil (i tråd med dette) også i år la alle komme til uttrykk uten å sile informasjonen gjennom filtre av ledere eller andre. Årsmeldingen for 2014 har derfor flere forfattere, herunder alle virksomhetsledere som skriver sine respektive deler, med de fordeler og ulemper setter dette sitt preg på dokumentet. Årsmeldingen inneholder fra kapittel 4 og utover virksomhetenes rapportering på måloppnåelse og ressursbruk. Her er malen fra virksomhetsplanene for 2014 benyttet. Rådmannen ser dette som et positivt skritt i retning av kortfattet rapportering på tydelige oppdrag som er politisk bestemt. Vi ønsker på sikt å bli enda bedre på å levere en kort og konsis rapportering og vil fortsette utviklingen av våre rapporteringsrutiner i årene som kommer. Året 2014 har vært det første normalåret etter innføringen av eiendomsskatt. Klagebehandlingen har satt sitt preg på 2014 og det har vært et høyt aktivitetsnivå i de to nemdene for å få unna mest mulig i løpet av året. Omfanget av klagebehandlingen vil dessverre kreve en stor arbeidsinnsats fra både politisk og administrativ side et godt stykke ut i 2015. Etter innføringen av eiendomsskatt har de fleste tjenesteområder i 2014 opprettholdt det økonomiske nivået fra 2013. Dette er gjort for fortsatt å kunne yte flere og bedre tjenester i samfunnet vårt. Regnskapsresultatet for 2014 viser en forbedring fra tidligere år, spesielt med å ha et mer positivt forhold mellom kostnads- og inntektssiden. Kommunens nøkkeltall på brutto- og netto driftsresultat ligger innenfor anbefalt nivå og man er ikke avhengig å tære på oppsparte midler for å oppnå balanse. Rådmannen ser behovet for å legge et ekstra fokus på oppsparing av midler fremover for å opparbeide en økonomisk buffer. Årene som kommer vil således fortsatt dreie seg om streng prioritering, og kontinuerlig jakt på muligheter for mer effektiv bruk av kommunens ressurser. Arbeidet med kommunereformen har preget deler av 2014. Hvaler kommune har igangsatt en prosess som skal pågå helt frem til våren 2016 i ett tett samarbeid med Fredrikstad kommune og Råde kommune. Året er fullt av ulike former for ”positive hendelser” som er med på å forme Hvaler kommune og Hvalersamfunnet. For å gi et lite bilde av alt som skjer har rådmannen i uprioritert rekkefølge valgt å vise til: Nasjonalparksenteret har sommeren 2014 hatt økt besøksmasse, og bruken av sommerverter og deres tilbud har vært svært vellykket Ferdigstillelse av Østerhaug med innflytting i desember Tilsatt næringsrådgiver fra oktober 2014. Påbegynt planarbeid for næringsutvikling og kultur og rullering av kommuneplanens arealdel. Markeringer knyttet til Grunnlovsjubileet, og da spesielt 17. mai. Etablering av frisbeegolfbane ved Hvalerhallen. Sluttføring av arbeidet med plan for folkehelse. Gjennomføring av prosjektet «Barne- og ungdomstråkk» i samarbeid med skoler og barnehager. Ferdigstillelse av rapporten knyttet til fremtidig skolestruktur på Hvaler Regnskapsresultater: Hvaler kommunes driftsregnskapet ble gjort opp i med et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på kr. 3 042 603,21 og investeringsregnskapet ble gjort opp med et resultat på kr. 0,-. For øvrig viser regnskapet nøkkeltall med et positivt brutto driftsresultat (sum driftsinntekter – sum driftsutgifter) på ca 15,4 millioner kroner og et positivt netto driftsresultat (sum driftsinntekter – sum driftsutgifter – resultat finanstransaksjoner) på ca 14,8 millioner kroner. Netto driftsresultat utgjør ca 3,7 prosent av sum driftsinntekter og er godt innfor anbefalt nivå på 1,75 prosent. Hovedårsakene til resultatet i driftsregnskapet skyldes i hovedsak merinntekter på kommunens frie inntekter (skatt og rammetilskudd) med totalt 2,2 millioner kroner, mindreutgift på renter og avdrag med ca 3,5 Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 4 av 92 Årsmelding 2014 millioner kroner. Årets resultat ble noe bedre enn hva som ble indikert i tertialrapporten pr 30.08.2014. Der ble det antydet et resultat i balanse på driftsregnskapet. Det vises til mer utfyllende forklaringer i presentasjon av regnskapets i kap. 1.2, samt til forklaringer innenfor hver virksomhet. Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 5 av 92 Årsmelding 2014 1.2 PRESENTASJON AV REGNSKAPET De kommunale forskrifter baserer seg på anordningsprinsippet. Dette tilsier at regnskap skal belastes og godskrives med utgifter og inntekter det året disse oppstår og ikke det året de betales. For detaljer vises det til avlagte regnskap med tilhørende note opplysninger. Regnskapet behandles parallelt med årsmeldingen. Det kommunale regnskapet er 3 delt med: Driftsregnskap I driftsregnskapet føres kommunens driftsutgifter og driftsinntekter, herunder renter og avdrag for vanlige lån som en har gjennom året. Investeringsregnskap I investeringsregnskapet føres alle utgifter og inntekter som vedrører nybygg og faste investeringer, samt avdrag på videreformidlingslån og Startlån, alle beløp over ca. kr. 100.000,-. Balanseregnskap I balanseregnskapet skal status for kommunens eiendeler, gjeld og bokført egenkapital fremkomme. Driftsregnskapet Tabell 1 Hovedoversikt driftsregnskapet – tall i hele kroner Økonomiske oversikt Driftsinntekter Brukerbetalinger Andre salgs- og leieinntekter 1) Overføringer med krav til motytelse 2) Rammetilskudd 3) Andre statlige overføringer 4) Andre overføringer Skatt på inntekt og formue 5) Eiendomsskatt Andre direkte og indirekte skatter Sum driftsinntekter Regnskap 2014 7 082 999 77 970 431 50 275 359 88 818 399 27 552 652 187 907 118 249 721 34 770 621 0 404 908 088 Budsjett 2014 regulert 5 795 000 64 496 000 29 289 000 93 927 000 47 222 000 1 588 000 110 900 000 35 400 000 0 388 617 000 Driftsutgifter Lønnsutgifter 6) Sosiale utgifter 7) Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon 8) Overføringer Avskrivninger Fordelte utgifter Sum driftsutgifter 185 603 946 52 354 257 61 922 646 46 208 576 36 946 266 19 908 805 -13 583 330 389 361 166 191 107 000 56 980 000 65 297 321 33 502 005 36 480 000 18 079 000 -10 561 000 390 884 326 181 832 721 49 370 948 62 912 589 36 212 347 41 759 979 19 795 881 -10 348 506 381 535 959 15 546 922 -2 267 326 12 132 372 2 420 644 215 680 45 505 2 681 829 2 960 000 0 0 2 960 000 2 765 545 152 260 12 490 2 930 295 8 358 166 0 14 871 611 83 732 23 313 509 10 635 000 0 16 589 000 0 27 224 000 8 172 056 0 14 343 324 0 22 515 380 -20 631 680 -24 264 000 -19 585 085 Brutto driftsresultat Finansinntekter Renteinntekter, utbytte og eieruttak Gevinst på finansielle instrumenter (omløpsmidler) Mottatte avdrag på utlån Sum eksterne finansinntekter Finansutgifter Renteutgifter, provisjoner og andre fin.utg. Tap på finansielle instrumenter (omløpsmidler) Avdragsutgifter Utlån Sum eksterne finansutgifter Resultat eksterne finanstransaksjoner Utskriftsdato: 13.05.2015 Regnskap 2013 11 078 915 66 780 002 53 652 874 89 884 173 29 272 813 242 822 106 982 198 35 774 534 0 393 668 331 Side 6 av 92 Årsmelding 2014 Motpost avskrivninger 19 908 805 18 891 000 19 795 881 Netto driftsresultat 14 824 047 -7 640 326 12 343 168 Interne finanstransaksjoner Bruk av tidligere års regnsk.m. mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond Sum bruk av avsetninger Overført til investeringsregnskapet Dekning av tidligere års regnsk.m. merforbruk Avsetninger til disposisjonsfond Avsetninger til bundne fond 9) Sum avsetninger 3 381 578 0 6 544 878 9 926 456 0 0 3 781 578 17 926 322 21 707 900 3 381 578 3 156 326 8 347 000 14 884 904 0 0 6 177 578 1 067 000 7 244 578 3 353 589 0 3 499 035 6 852 624 3 312 744 0 4 053 589 8 447 881 15 814 215 3 042 603 0 3 381 578 Regnskapsmessig mer/mindreforbruk 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) Merinntektene skyldes i hovedsak flere tilknytnings og byggesaksgebyr enn budsjettert. Det store avviket på ”Overføringer med krav til motytelse skyldes hovedsakelig merinntekter fra staten og andre kommuner innen ressurskrevende brukere, sykefravær og mva-refusjon. Noe av avviket kan også tilskrives ulik regnskapsføring og budsjettering av enkelte inntektsposter som man burde unngått. Kommunen fikk innvilget etterkrav om refusjon for ressurskrevende brukere for tidligere år. Sterk skatteinngang ga store trekk i rammetilskuddet på slutten av året. Det er to måneders etterslep før skattenivå kommer til uttrykk i det inntektsutjevnende tilskuddet som er en del av kommunens rammetilskudd fra staten. Avviket på ”andre statlige overføringer” skyldes lavere aktivitetsnivå enn budsjettert innen flyktningeområdet. Merinntekten på skatt på inntekt og formue kom til uttrykk etter månedsoppgjørene i november og desember. Mindreforbruk på «lønnsutgifter» og «sosiale utgifter» skyldes noe lavere aktivitetsnivå enn budsjettert innen flyktningeområdet og for det meste kjøp av vikartjenester innen omsorgsområdet. Dette gjenspeiler seg i merforbruk innen utgiftsgruppen «kjøp av varer og tjenester». Se over. Avviket på ”kjøp av varer og tjenester” gjelder hovedsakelig kjøp av vikartjenester innen omsorgsområdet . Avviket på ”avsetninger til bundne fond” skyldes primært avsetninger innen selvkostområdene og delvis at man ikke har vært flink nok til å regulere budsjettet etter hvert som tilsagnene om øremerkede midler er mottatt. Mye av inntektene vil bli benyttet senere regnskapsår og måtte dermed fondsavsettes. Dette gjelder spesielt innen barnevern og selvkostområdene. Tabell 1 viser at kommunens driftsregnskap i 2014 er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på 3 042 603 kroner. Driftsresultat Tabell 2 Kommunens totale driftsinntekter, netto driftsresultat i perioden i kroner og netto driftsresultat i prosent av sum driftsinntekter. – tall i hele tusen. 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Sum driftsinntekter 179 808 204 079 205 875 228 889 269 881 300 700 319 509 344 004 393 668 404 908 Netto driftsresultat 10 722 17 281 -4 227 -2 645 17 805 21 101 -11 819 2 759 12 343 14 824 6,0 8,5 -2,1 -1,2 6,6 7,0 -3,7 0,8 3,1 3,7 % - andel Av tabell 1 og 2 fremgår det at netto driftsresultat ble på positivt med ca 14,8 mill. kroner i 2014 eller 3,7 % av sum driftsinntekter. Netto driftsresultat er den del av driftsinntektene som blir igjen når alle driftsutgifter og renter og avdrag er betalt. Netto driftsresultat er overskudd, evt. underskudd, som er knyttet til driften av kommunen, og er dermed et uttrykk for handlefriheten i økonomien. Et netto driftsresultat på mindre enn 1,75 % betyr i følge Teknisk beregningsutvalg for kommuneøkonomien, TBU, at kommunene tærer på sine verdier. Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 7 av 92 Årsmelding 2014 10 8 6 4 2 Netto driftsresultat i % av driftsinntektene 0 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 -2 -4 -6 Som man ser av figuren over ble den økonomiske handlefriheten styrket i 2004, 2005 og 2006 da man lyktes å avsette midler fra driften i kommunen. Denne handlefriheten ble svekket i 2007 og ikke fullt så mye i 2008, mens 2009 og 2010 medførte en styrking av handlefriheten igjen. For 2011 ble handlefriheten betraktelig svekket igjen for så å bli styrket noe i 2012 og ytterligere i 2013 og 2014. Fylkesmannen har angitt at netto driftsresultat bør utgjøre ca. 1,75 % av sum driftsinntekter for å kunne opprettholde en sunn driftsøkonomi og for å ha økonomiske reserver i tilfelle sviktende inntekter, og/eller uforutsette utgifter. Prosentsatsen ble nedjustert fra 3- til 1,75 % fra 2014. Investeringsregnskapet Tabell 3 Hovedoversikt investeringsregnskap – tall i hele kroner Regnskap 2014 Budsjett 2014 regulert Regnskap 2013 Inntekter Salg av driftsmidler og fast eiendom 1 934 500 0 0 0 798 Overføringer med krav til motytelse 1) 19 731 316 6 000 000 312 030 Statlige overføringer 11 364 976 9 394 000 0 0 200 000 0 Andre salgsinntekter Andre overføringer Renteinntekter, utbytte og eieruttak Sum inntekter 150 000 0 0 1 856 33 030 792 15 594 000 464 684 942 517 0 0 0 0 0 85 160 123 109 572 000 25 476 731 Utgifter Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon 2) Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon Overføringer 3) Renteutgifter, provisjoner og andre fin.utg. Fordelte utgifter Sum utgifter 0 0 0 11 464 976 100 000 4 908 681 2 462 0 0 0 0 0 97 570 077 109 672 000 30 385 412 688 891 500 000 776 386 Finanstransaksjoner Avdrag videreformidlingslån Husbanken Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 8 av 92 Årsmelding 2014 Utlån, videreformidlingslån Husbanken 4 255 086 2 500 000 1 608 000 Kjøp av aksjer og andeler 1 561 364 1 562 000 1 033 750 0 0 0 Dekning av tidligere års udekket Avsetninger til ubundne investeringsfond Avsetninger til bundne fond Avsetninger til likviditetsreserve Sum finansieringstransaksjoner Finansieringsbehov 0 0 0 3 229 288 0 1 674 128 0 0 0 9 734 629 4 562 000 5 092 264 74 273 915 98 640 000 35 012 992 27 470 013 Dekket slik: Bruk av lån 73 067 587 98 140 000 Salg av aksjer og andeler 445 000 0 0 Mottatte avdrag på utlån 601 074 500 000 2 448 658 Bruk av tidligere års udisponert 0 0 3 312 744 Overføringer fra driftsregnskapet 0 0 0 Bruk av disposisjonsfond 0 0 33 750 Bruk av ubundne investeringsfond 0 0 0 160 254 0 1 747 827 0 0 0 74 273 915 98 640 000 35 012 992 0 0 0 Bruk av bundne investeringsfond Bruk av likviditetsreserve Sum Finansiering Udekket/Udisponert 1) 2) 3) Avviket på refusjoner skyldes i hovedsak større refusjonsandel fra Husbanken for boligene på Østerhaug. Avviket skyldes mindre aktivitetsnivå på investeringene enn hva man hadde planlagt for 2014. Avviket skyldes at man ikke har detaljbudsjettert mva-andelen for hvert investeringstiltak. Som tabellen viser ble det totalt investert for ca 97,6 millioner kroner i 2014. Her utgjør merverdiavgiften ca 11,4 millioner kroner som også blir kompensert. Investeringene i ny hovedvannledning til Hvaler og boliger for funksjonshemmede på Østerhaug utgjorde over 65 millioner kroner. Øvrige investeringene gjaldt bl.a. innløsning av festegrunn, rehabilitering av kommunale bygg, utskifting av lastebiler og biler, opptak av Startlån og mindre vann- og avløpsutbedringer. Balanseregnskapet Tabell 4 Balanseregnskap pr 31.12 – tall i hele tusen. EIENDELER 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Kasse/ bank /post 50 636 77 653 104 824 86 548 79 513 113 888 127 710 Kortsiktige fordringer 23 234 23 791 25 518 28 731 42 471 44 449 61 763 Premieavvik 10 440 16 611 19 155 21 620 24 150 23 225 26 108 Sum omløpsmidler 84 310 118 055 149 497 136 899 146 134 181 562 215 581 Omløpsmidler Anleggsmidler Aksjer og andeler 2 410 2 959 3 008 2 093 2 767 3 003 3 906 Pensjonsmidler 175 772 199 568 220 992 219 682 240 692 269 937 310 436 Langsiktige utlån 14 512 12 128 12 798 13 996 13 749 12 933 16 648 Utstyr og maskiner 13 301 15 369 23 516 26 409 29 786 33 551 36 522 Fast eiendom og anlegg 355 757 352 521 375 967 378 564 382 954 388 460 462 979 Sum anleggsmidler 561 752 582 545 636 281 640 744 669 948 707 884 830 491 SUM EIENDELER 646 062 700 600 785 778 777 643 816 082 889 446 1 046 072 Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 9 av 92 Årsmelding 2014 GJELD / EGENKAPITAL Gjeld Kortsiktig gjeld 39 964 41 918 45 321 51 553 57 806 66 123 947 950 942 1 371 1 916 2 528 2 528 Pensjonsforpliktelse 199 316 217 939 238 213 293 125 327 751 370 943 381 840 Langsiktig gjeld 1) 224 460 248 615 276 583 278 943 288 311 317 385 373 742 Sum gjeld 464 687 509 422 561 059 624 992 675 784 756 979 842 703 44 214 51 801 70 956 67 161 64 316 73 212 91 444 260 10 575 8 288 0 3 354 3 382 3 042 Premieavvik 84 593 Egenkapital Fond Akkumulert mer/mindreforbruk drift Akkumulert mer/mindreforbruk investering 0 0 0 0 0 0 0 Annen egenkapital 136 901 128 802 145 475 85 490 72 628 55 873 108 883 Sum egenkapital 181 375 191 178 224 719 152 651 140 298 132 467 203 369 SUM GJELD / EGENKAPITAL 646 062 700 600 785 778 777 643 816 082 889 446 1 046 072 1) Andelen av langsiktig gjeld er høy når man sammenligner seg med grupper av andre kommuner, enten kommunegruppe 1, Østfold eller landet. Dette forklares med at det er få kommuner som har bygd opp sitt vann- og avløpsnett på så kort tid som Hvaler og som har så stor andel gjeld innen selvkostområdene. Siden forutsetningene er så forskjellige fra kommune til kommune, er det heller ikke utarbeidet noen styrende normtall for hvor mye lån en kommune kan ta opp. Hvaler ligger høyt på nøkkeltallene langsiktig gjeld i % av brutto driftsinntekter og netto lånegjeld i kr pr innbygger, men vi er også høyt oppe i statistikken over kommunale avgifter som jo også skal betjene mye av gjelden. Lånegjeld Figur 5 Utviklingen av netto lånegjeld. Netto lånegjeld (eksl pensjon) som andel av brutto driftsinntekter Netto lånegjeld 100 90 80 70 60 50 2008 40 2009 30 20 2010 10 2011 0 2012 Hvaler Østfold Kostragrp. 01 Våler Hobøl Landet u Oslo 2008 91,8 69,8 64,1 65,4 62,8 67,3 2013 2009 82,6 72,1 68,5 60,2 57,7 68,7 2014 2010 78,5 74 69,9 61,9 59,8 72,6 2011 77,7 75,4 69,2 58,2 58,4 74 2012 75,1 76,5 69,7 57,4 53,1 74,6 2013 68,2 74,4 66,3 49,2 49,3 66,6 2014 80,4 69,5 69,7 43,3 46,2 69 Figuren over viser utviklingen av netto lånegjeld som andel av brutto driftsinntekter for Hvaler og sammenlignbare kommuner de siste 7 årene. Hvalers andel av netto lånegjeld er synkende med et markant økning siste år. Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 10 av 92 Årsmelding 2014 Investeringer med ny hovedvannledning til Hvaler og boliger for funksjonshemmede på Østerhaug står for mesteparten av denne økningen. Arbeidskapital og likviditet Tabell 6 Utviklingen av arbeidskapital og likviditet – tall i hele tusen. LIKVIDITET 2 014 2 013 2 012 128 460 112 910 86 378 3 192 3 531 3 645 Likviditetsgrad 1 (reelle korr omløpsmidler / kortsiktig gjeld) 1,81 1,82 1,63 Likviditetsgrad 2, (reell korr mest likvide omløpsmidler / kortsiktig gjeld) 1,59 1,24 1,03 Arbeidskapital Arbeidskapitalens driftsdel Tabellen over viser utviklingen av Hvaler kommunes arbeidskapital de siste tre årene. Ved utgangen av 2014 var arbeidskapitalen på 128,5 millioner kroner og av dette utgjør premieavvik 26,1 millioner kroner. Når man trekker fra bundne fond og ubenyttede lånemidler så sitter man igjen med arbeidskapitalens driftsdel, som altså utgjør knappe 3,2 millioner kroner. Denne burde vært styrket ytterligere, sett opp mot månedlige lønnsutbetalinger på over 10 millioner kroner og forpliktelser på skattetrekk, arbeidsgiveravgift og pensjon på dette igjen. Likviditetsgrad 2 ligger innenfor anbefalte nivå, mens likviditetsgrad 1 burde vært styrket for å komme innenfor anbefalt nivå på 2. Likestilling Tabell 7 Utviklingen av kjønnsbalanse og andel deltidsstillinger i 2012, 2013 og 2014. Kjønnsbalanse og deltidsstillinger Antall ansatte Antall årsverk % andel kjønn av antall ansatte Antall ansatte i deltidsstillinger % andel i deltidsstillinger 2012 Menn Kvinner 103 268 92,5 214 28 % 72 % 22 148 13 % 87 % 2013 Menn 106 93,2 27 % 25 14 % 2014 Kvinner 285 215 73 % 157 86 % Menn 95 85,4 25 % 18 12 % Kvinner 291 234 75 % 130 88 % Hvaler kommune har arbeidet systematisk fra 2006 for å redusere uønsket deltid. Det foreligger retningslinjer og rutiner for dette arbeidet. Status gjennomgås 2 ganger i året. Tabell 8 Utviklingen av kjønnsbalansen i % på to administrative nivå i 2012, 2013 og 2014. Kjønnsbalanse i % to ledernivå Rådmannens ledergruppe Menn 40 2012 Kvinner 60 2013 2014 Menn 40 Kvinner 60 Menn 33 Kvinner 67 Virksomhetsledere 33 67 42 58 46 54 Totalt 35 65 41 59 42 58 Tabell 9 Utviklingen av kjønnsbalansen i % mellom seksjonene i 2012, 2013 og 2014. Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 11 av 92 Årsmelding 2014 Kjønnsbalanse etter seksjonsnivå Rådmannens stab Helse og velferd Oppvekst Samfunnsutvikling (fra 2014 inneholder Kultur og Næring) Menn 54,7 13,7 24,3 65,5 2012 Kvinner 45,3 86,3 75,7 34,5 2013 Menn 48,8 11,2 23,9 64,7 2014 Kvinner 51,2 88,8 76,1 35,3 Menn 50,0 10,6 20,4 62,7 Kvinner 69,2 89,4 79,6 37,3 Tabell 10 Kjønnsbalansen i politiske utvalg. Politiske styrer, råd og utvalg Kommunestyret Formannskapet Utvalget for samfunnsutvikling Utvalget for personrettede tjenester Eldrerådet Kontrollutvalget Klageutvalget Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 2013 2014 M (17)81% (5)71% K M K (4)19% (16)76% (5)24% (2)29% (4)57% (3)43% (6)86% (1)14% (3)43% (2)40% (4)80% (3)100% (4)57% (1)14% (3)60% (3)50% (1)20% (3)60% (0)0% (3)100% (2)40% (3)60% (6)86% (1)14% (6)86% (3)50% (2)40% (0)0% (2)40% (3)60% Tabell 11 Gjennomsnittlig årslønn i alle stillinger – tall i hele tusen. Menn 2013 2014 Kvinner Differanse i menns favør Menn Kvinner Differanse i menns favør 461 438 5% 489 477 2% Gjennomsnittlig årslønn inkluderer alle stillinger som har sentral eller lokal lønnsfastsettelse. Individuell lønnsfastsettelse er også inkludert. Hvaler kommune har lokale lønnstrategi som legges til grunn ved alle lokale lønnsforhandlinger. Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 12 av 92 Årsmelding 2014 2. ÅRLIG SYKLUS FOR RAPPORTERING, PLANLEGGING OG BUDSJETTERING Kommunestyret har vedtatt et revidert årshjul som legger opp til en tematisk tredeling av årets tertialperioder. Årshjulet gir en oversikt over det årlige sykliske arbeidet med rapportering, evaluering, planlegging og budsjettering, og det representerer på denne måten en viktig beskrivelse av kommunens styringssystem. Figur 1 nedenfor illustrerer årshjulet til Hvaler kommune. Første tertial (januar-april) er Resultatvurdering – hvor kommunen skal gjennomgå, innhente og revidere erfaringer fra foregående år. Andre tertial (mai-august) er Dialog og Strategi – hvor det i hovedsak arbeides med innhenting av kvalitetsmålinger, dialog (brukerundersøkelser og medarbeiderundersøkelser) og analyse av materialet. Statistikk, folkehelsekartlegging og demografi er viktige elementer i dette arbeidet. Kommunestyrets budsjettkonferanse i juni oppsummerer status og legger viktige føringer for etterfølgende plan- og budsjettarbeid. Tredje tertial (september-desember) er økonomi og plan – hvor analyseresultatene og strategiene fra andre tertial danner grunnlag for planlegging av mål, budsjett og planprioritering for kommende økonomiplan. Figur 1 Forenklet grafisk fremstilling av årshjulet: 3.12.1 KS vedtak sektorrammer 3.12.2 Utvalgsvedtak virk.rammer 3.12.3 ALG samling Desember 3.11.1 Beredskapsøvelse 1.1.1 Kostra-rapportering 1.1.2 Kvalitetsrevisjon Februar November 3.10.1 Økonomi og Plan 3.9.1 Lokale forhandlinger 1.2.1 Kostra-rapportering 1.2.2 Revisjon lønnstrategi 1.2.3 Regnskap Januar Mars Oktober 3.9.1 Lokale forhandlinger 3.9.2 Risikovurdering av kontrollaktiviteter September April August 1.4.1 Tertialrapport 1.4.2 ALG samling 1.4.3 Gjennomgang av sentrale kvalitetsdok. Mai 2.8.1 Tertialrapport 2.8.2 Budsjett samtaler Juli 2.7.1 Budsjettrundskriv Utskriftsdato: 13.05.2015 1.3.1 Forslag Årsmelding 1.3.2 Kvalitetstest av utvalgte områder Juni 2.5.1 HMS/Vernerunde 2.5.2 Arbeidsmiljøsamtale 2.5.3 Medarbeider.undersøkelse 2.6.1 Vedtak regnskap 2.6.2 ALG-samling 2.6.3 Brukerundersøkelse 2.6.4 Vedtak årsmelding 2.6.5 Kommunestyrets budsjettkonferanse Side 13 av 92 Årsmelding 2014 3. KOMMUNEOVERGRIPENDE RAPPORTERING PÅ PLANER 3.1 RAPPORTERING AV STATUS PÅ KOMMUNENS PLANARBEID PR. 2014 Hvaler kommunes planstrategi ble vedtatt i kommunestyret i 2013 (PS 51/13) og beskriver kommunens samlede planbehov i perioden. Planarbeid som er startet i 2013 og 2014. Det rapporteres herunder på progresjon ved utgangen av 2014. Prioriterte planer for oppstart 2014: Nr Plannavn Planbeskrivelse 1 Områdeplan Trafikkårer, analyse av sentrumsflyt og parkering, samt Skjærhalden områder til grønnstruktur, boliger, handel. Forutsetning i Plan og Miljø bestemmelser i ny kommuneplan. Krav i hht fylkesplanens retningslinjer § 5.3, 5.7 og 5.14. at det utarbeides områdeplan med fokus på trafikk og parkering. Dette vil også være nødvendig for andre etableringer i sentrum. F.eks. nasjonalparksenter, fjellhall med parkering og flere båtplasser. Henvendelse fra privat interessent om utbygging av fjellhall i Hvileberget er avhengig av at denne planen utarbeides. 2 Strategi for Strategien skal i hovedsak skape en retning for fremtidig verdiskaping innen utvikling av næring og kultur på Hvaler. Hvalers egenart nærings- og fremmer næring som f.eks. opplevelsesturisme, kultur, kulturutvikling håndverk, mindre entreprenører, primærnæring og Næringsenheten handel. Strategien må dessuten belyse om dagens Kulturenheten næringsarealer er hensiktsmessig utviklet og plassert, for Plan og Miljø det behovet og potensialet som ligger i Hvaler. Dette Havneforvaltning inkluderer også regional fiskerihavn i Utgårdskilen, hvor reguleringsplanen bør gjennomgås med tanke på oppheving og/eller endring. 3 Detaljregulering Planen består av å regulere veiforbindelse og vei- og gang/sykkelvei fra Norderhaugfeltet og over til Skjelsbu. I næringsformål dag er det kun anleggsvei over toppen, og Skjelsbugjennomgangsforbindelse er ønskelig både fra Norderhaug. kommunen, beboere og grunneier. Ødegård/Norderhaug Kommunal teknikk som boligområde har vært i sterk vekst og Plan og Miljø trafikkavviklingen er særskilt problematisk ved kun en utkjøring på/av FV 108. Planområdet vil inkludere næringsformålet på Skjelsbu, samt parkering, mm for dette området. 4 Bruksplan for skoler og barnehager Oppvekst 5 Kulturminneplan Plan og Miljø Kulturenheten 6 7 Eierskapsstrategi Arkivplan Utskriftsdato: 13.05.2015 Planen er tidligere prioritert, og det foreligger en Utredning Skoler og Barnehager pr. andre tertial 2013. Avhengig av strukturvalg for sektoren i 2014, vil selve planen fullføres i tråd med retningen kommunestyret utpeker for fremtidig satsing. Plan for forvaltning av kommunens kulturminner. Prioritering av kulturminner i ulike vernekategorier og retningslinjer for skjøtsel. Forutsetter gjennomgang av registrerte kulturminner og ny supplering. Er tidligere prioritert opp, men oppstart har blitt utsatt – grunnet redusert kapasitet innenfor kulturminnekompetanse. Prioritert opp tidligere, og pågår også inn i 2014. Pålagt prioritert opp av statsarkivet (jf. tilsyn i 2013). Vil Status Denne planen erstattes av kommunedelplan for Skjærhalden, hvor målsetting er igangsetting i 2015 Nytt navn på denne er Kommunedelplan for kultur og næring. Arbeidet er igangsatt. Utsatt til 2015 pga framskynding i rullering av overordnet arealdel. Denne planen har vi ikke ressurser til å gjennomføre i 2015, men denne må vurderes i ny planstrategi for 2017-2020 ASTRI Mål om at denne planen kan ferdigstilles i løpet av 2016. STAB Arbeidet med Side 14 av 92 Årsmelding 2014 pågå inn i 2014. 8 Folkehelseplan Prioritert opp tidligere, og pågår også inn i 2014. 9 Klima og energiplan Prioritert opp tidligere, og pågår også inn i 2014. 10 Ferdsel/gang og sykkelvei Er påbegynt som prosjekt «Kombinerte føringsveier». Se ytterligere prosjektbeskrivelse under tabellen for utviklingsprosjekter 2014. Fremskynding av rullering av overordnet arealdel Arealdelen var planlagt igangsatt i 2015, men pga av behov for arealmessige avklaringer ble det vedtatt i mars 2014 å fremskynde starten av rulleringen til 2014. Dette krever betydelige ressurser fra virksomhet plan og miljø i denne fasen. Utskriftsdato: 13.05.2015 arkivplan er godt i gang og forventes ferdigstilt før påleggsfrist juni 15. Ferdig utarbeidet og vedtatt i mars 2014. Skal ut på høring snart, og forventes vedtatt i løpet av 2015 Planprossess for regulering av trasé igangsettes i løpet av våren 2015 Målsetting om ferdigstilling i løpet av 2016, men kan bli utfordrende Side 15 av 92 Årsmelding 2014 4. VIRKSOMHET RÅDMANNENS STAB Rapporten omfatter tre ulike ansvarsområder som gir utslag i forhold til økonomiske resultater, sykefravær og bemanning. De tre ansvarsområdene er rådmannens ledergruppe, rådmannens stab og et kommuneovergripende ansvar som blant annet gjelder lærlinger, hovedtillitsvalgte, utgifter til skoleskyss, ferjekostnader, kommuneoverlege, fastlegeordning m.m. Rådmannens stab: I rådmannens stab har vi i løpet av året kommet i gang med arbeid knyttet til flere av oppdragene som gis gjennom delegeringsreglementet fra rådmannen. I delegeringsreglementet står det blant annet følgende om rådmannens stab og stabssjefen: 1. 2. Skal lede og samordne arbeidet i staben med sikte på å utvikle helhetlige, brukerorienterte tjenester i et tverrfaglig, godt fungerende team Skal samordne og følge opp kvalitetsarbeidet i kommunen I forhold til punkt 1 har vi startet arbeidet med å etablere en felles forståelse for at vi nå er en virksomhet framfor to avdelinger. Det innebærer at vi som enkeltpersoner og i fellesskap har ansvaret for å utvikle et godt arbeidsmiljø. Godt arbeidsmiljø er en viktig forutsetning for trivsel, læring og utvikling i jobben vi gjør til daglig. Denne felles forståelsen har vi forankret i verdigrunnlaget ÅPEN og vi har begynt diskusjoner om hva åpenhet, profesjonalitet, engasjement og nyskaping betyr for de tjenestene vi yter i staben. Vi har også så vidt kommet i gang med å drøfte hvordan vi kan bruke verdiene til å videreutvikle helhetlige, brukerorientert tjenester til støtte for rådmannens ledergruppe og til de øvrige lederne ute i organisasjonen. For å bidra til utvikling av et godt fungerende, tverrfaglig team har stabssjefen etablert et faglederteam i staben som foreløpig består av økonomisjef, arkivleder og HR-sjef som representerer hovedfagene i rådmannens stab. Dette faglederteamet planlegger og driver utviklingsarbeidet, samtidig som det bidrar til å se helheten og sammenhengen mellom de ulike fagene i staben. Kvalitets- og forbedringsarbeid: Team kvalitet og internkontroll har i sitt mandat fått i oppgave å samordne og følge opp kvalitetsarbeidet internt i kommunen. Teamet har fått en helt ny sammensetning av teammedlemmer. Denne endringen medførte at teamet måtte etableres på nytt. Teammedlemmene måtte bli kjent med og trygge på hverandre, i tillegg er det nødvendig med kompetanseheving innen kontinuerlig kvalitets- og forbedringsarbeid hos de nye teammedlemmene. Tanken er at teammedlemmene skal bli viktige ressurspersoner innen sine fagfelt i forhold til å følge opp og utvikle våre kvalitetsstyringssystemer. Videreføring og utvikling av team kvalitet og internkontroll er et viktig strukturelt grep for å samordne og følge opp kvalitetsarbeidet i kommunen, jmf punkt to over. Organisasjonskart (gjeldende struktur per 31.12.2014) Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 16 av 92 Årsmelding 2014 Rådmann Rådmannens stab Kommunikasjonssjef Seksjon for oppvekst Seksjon for helse og velferd Seksjon for samfunnsutvikling Rådmann 4.1 RÅLES PRIORITERINGER FOR STAB FOR ØKONOMI OG ORG.UTVIKLING I 2014 RÅLE prioriterer mål til virksomheten og som har forankring i målene i kommuneplan, økonomiplan, eksterne og kommunale føringer. I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under. 4.1.1 Levekår – folkehelse og livskvalitet Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 1.1 FS UMT UKPT Mål Tiltak 1.1 1.1 1.1 Uta rbei del s e a v pl a n for fol kehel s e Uta rbei del s e a v pl a n for i drett og fri l ufts l i v Uta rbei del s e a v pl a n for i ntegreri ng og ma ngfol d 4.1.2 Måling Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk ifbm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Idrett og friluftsliv Integrering og mangfold Status Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting. Målemetode / indikator 1 .Tertial 2 .Tertial Årsmelding Utført Utført Utført Utført Utført Utført Ikke påbegynt Pågår Pågår Pl a n l a gt ut ti l høri ng Pl a n l a gt ut ti l høri ng Pl a n l a gt ut ti l høri ng Kommunale tjenester – brukerorienterte, effektive og bærekraftige Hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 2.1 FS UMT UKPT Alle virksomheter har sine relevante benchmarkingsreferanser vedtatt i virksomhetsplanen og benytter dette som metode. 1. 2.3 FS UMT UKPT 2.4 FS UMT UKPT Hvaler kommune – politikk og administrasjon - har bevissthet om hva som er god kvalitet i tjenesteytingen. Hvaler kommune bruker kvalitetssystemet aktivt og systematisk i arbeidet med å videreutvikle mer brukerorienterte, 1. Utskriftsdato: 13.05.2015 2. 2. 1. 2. Status Relevante benchmarkingsreferanser er oppgitt og vedtatt i alle strategiske v-planer. Virksomhetens rangering/forhold til benchmarking rapporteres i årsmelding og evt i tertialer og enkeltsaker dersom mulig. Hver virksomhet har i løpet av 2014 definert kvalitetsnormer og indikatorer innen de viktigste tjenestene. Normene er gjort til gjenstand for politisk behandling/orientering i løpet av 2014, evt. fortløpende. Det gjennomføres en undersøkelse i løpet av første halvdel av 2014. Responstid på avviksmeldinger og forbedringsforslag i kvalitetssystemet er maksimum 3 virkedager. Side 17 av 92 Årsmelding 2014 2.5 FS UMT UKPT kostnadseffektiv og bærekraftige tjenester. Medarbeidertilfredshet hos ansatte i Hvaler kommune skal ligge på landssnitt, eller høyere. Mål Tiltak 2.1 2.3 2.4 2.4 2.5 4.1.3 Måles i medarbeider-undersøkelse i 2014 Målemetode / indikator 1 .Tertial Ka rtl egge rel eva nte benchma rki ngs refera ns er i nnenfor de ul i ke tjenes teområ dene i s ta b for økononi og orga ni s a s jons utvi kl i ng Benchma rki ngs -refera ns er er beha ndl et og godkjent i RÅLE Hvert fa gområ de i nnenfor rå dma nnens s ta b ha r defi nert mi ns t egne kva l i tets normer mi ns t en el l er to. Sa mtl i g fa gområ der i rå dma nnens s ta b bruker kva l i tets s ys temet s ys tema ti s k og regel mes s i g. Al l e fa gområ dene s ka l ha eta bl ert og ti l gjengel i ggjort rel eva nte kva l i tets dokumenter i dokumentmodul en i kva l i tets s s ys temet. Rå dma nnen s ta b s ka l ha en god kul tur for l æri ng og erfa ri ngs del i ng. Kva l i tets normene for de ul i ke fa gområ dene er beha ndl et og godkjent a v RÅLE og deretter FS. Må nedl i ge ra pporter fra a vvi ks modul en ta s ut og di s kuteres i pers ona l møter. Sti kkprøver i kva l i tets s ys temet i nnen de ul i ke fa gområ dene i s ta b for økonomi og orga ni s a s jons utvi kl i ng. Eta bl ere hens i kts mes s i ge og effekti ve s trukturer s om ka n unders tøtte l æri ngs pros es s er i nternt. 3.3 FS 3.4 FS Årmelding Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Igangsatt Igangsatt Ikke påbegynt Igangsatt Igangsatt Igangsatt Igangsatt Utført Pågår Pågår Pågår Verdiskapning - næringsutvikling med lokal forankring, identitet og kvalitet Hovedmål 3 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 3.1 FS UMT UKPT 2 .Tertial Hvaler kommune – politikk og administrasjon – har en samlet og god vurdering av kommunens deltakelse i regionalt i utviklingsarbeid, og Hvaler kommune er til stede og påvirker at kommunens interesser blir ivaretatt. Kombinerte føringsveier/gang- og sykkelveier på Hvaler har en avklart fremdriftsplan, og prosjektet har klar ledelse. Fremtidig nasjonalparksenterbygging på Hvaler har en tydelig formålsbeskrivelse og et vedtatt kommunalt ambisjonsnivå innen første tertial 2014. Utskriftsdato: 13.05.2015 Måling Status 1. Deltakelse i ulike regionråd, utvalg og nettverk settes opp som drøftingspunkt i politikkområdene UMT, UKPT, FS innen første tertial 2014. 2. Avtalte fora blir ivaretatt ut året 2014. Fremdriftsplan er politisk behandlet Politisk vedtak Side 18 av 92 Årsmelding 2014 Mål 3.1 3.3 3.4 4.1.4 Tiltak Målemetode / indikator Et kva l i tets dokument s om s i krer s ys tema ti kk og oppføl gi ng i regi ona l t s a ma rbei d s ka l fi nnes i kva l i tets s ys temet. Pros jektpl a n med Pros jektpl a nen beha ndl es pros jektorga ni s eri ng s ka l og godkjennes i RÅLE før uta rbei des og fora nkres bå de den gå r ti l pol i ti s k a dmi ni s tra ti vt og pol i ti s k. beha ndl i ng i FS. Pol i ti s k s a k s kri ves a v Sa k om s pes i a l rå dgi ver. na s jona l pa rks enterbyggi ng beha ndl es pol i ti s k i nnen utl øpet a v førs te terti a l 2014. 2 .Tertial Årsmelding Ikke påbegynt Pågår Pågår Pågår Pågår Pågår Utført Utført Utført Klima – langsiktig, bærekraftig forvaltning og utvikling Hovedmål 4 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 4.2 FS 1 .Tertial Uta rbei de et s ys tem s om s i krer overs i kt over mul i ge regi ona l e s a ma rbei ds a rena er for Hva l er kommune. Måling Hvaler kommune har en klar ambisjon innenfor Smart Energy, og alle sektorer har sin forankring i prosjektet avklart (sammenheng med delmål 4.5 og 4.6) Mål Tiltak Målemetode / indikator Arbei det med Sma rt Energi ha r en tydel i g pros jektorga ni s eri ng 4.2 i trå d med kommunens pros jekthå ndbok. Status Politisk vedtatt ambisjon og plan for prosjektet Pros jektpl a nen er beha ndl et og godkjent a v RÅLE før pros jektet beha ndl es pol i ti s k. 1 .Tertial 2 .Tertial Årsmelding Pågår Pågår Pågår Utført Utført Utført Pros jekt Sma rt Energi ha r a ns a tt Pros jektl eder er a ns a tt en pros jektl eder på ful l ti d ti l å i nnen utl øpet a v førs te 4.2 dri ve hovedpros jektet og a l l e terti a l 2014. del pros jektene. 4.2 4.2.1 RESSURSER Bemanningsplan Stillingsbetegnelse Øverste adm. Leder Leder Antall 01.01.2013 Ansatte Årsverk 2 2 8 Virksomhetsleder 0 Avdelingsleder 1 Konsulent 4 Rådgiver 4 Lærling 6 Tillitsvalgte 3 SUM 28 Relevante brukerdata i henhold til bemanning Utskriftsdato: 13.05.2015 Antall 01.01.2014 Ansatte Årsverk 1 1 8 8 8 0 1 2,5 4 6 1,27 24,77 0 0 7 5 6 3 30 0 0 5,3 5 6 1,27 26,57 Antall budsjettert 2014 Ansatte Årsverk Side 19 av 92 Årsmelding 2014 Antall ansatte 2013 Menn 11 Ansatte 4.2.2 2014 Kvinner 17 Kvinner 17 Sykefraværsstatistikk og mål for 2014 Faktisk Sykefravær i % Mål 2012 2013 2014 0,7 2,4 3,1 0,8 4,8 5,4 1,0 4,6 5,6 Egenmeldt: Legemeldt: Totalt: 4.2.3 Menn 13 Tertialrapportering jan – april jan – aug 2014 2014 1,7 1,0 7,8 7,2 9,4 8,3 Hele 2014 1,2 6,8 8,0 Budsjett og resultat for virksomheten i 2014 Art Tekst Årsmelding Regnskap Budsjett Avvik 10 Lønn 11 Driftsutgifter 20 561 20 053 9 630 10 018 -508 388 13 Kjøp av komm. tjenester 18 879 15 970 -2 909 14 Overføringsutgifter 14 619 11 856 -2 763 15 Finanseringsutgifter Sum utgifter 16 Salg- og leieinntekter 17 Inntekter av refusjoner -449 449 64 138 57 897 -1467 -4 490 -445 -841 -6 241 1 022 3 649 -1 973 -950 1 023 -233 -370 -137 Sum inntekter -8 163 -2 606 5 557 NETTO Alle tall i hele tusen 55 975 55 291 -684 18 Sum overføringer 19 Finansinntekter Merutgiftene innen art 10 lønn skyldes i hovedsak ulike prosjektutredninger og skattetaksering, prosjektutredningene er finansiert fra art 17 inntekter av refusjoner. Avviket innen art 13 – kjøp av komm. tjenester relateres til skattetaksering, bedriftshelsetjeneste, kjøp av elevplasser i andre kommuner og voksenopplæring. Avviket innen art 14 – overføringer i all hovedsak mva Avvikene skyldes merutgifter på kjøp av elevplasser i andre kommuner og skoleskyss 4.2.4 Kvalitet og internkontroll Nye avvik og forbedringsforslag HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Gjennomsnittlig responstid Gjennomsnittlig behandlingstid Tiltak Utskriftsdato: 13.05.2015 1 tertial 2 1 0 2 2 tertial Årsmelding 0 1 1 3 Blir rapportert samlet for kommunen 24,5 56 dager dager 29 17 dager dager Handling Side 20 av 92 Årsmelding 2014 Gjennomførte tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både dokumentdelen og avviksmodulen. Hvordan man har arbeidet med utvikling av nye prosedyrer, skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende dokumenter i kvalitetssystemet. Vi har kun brukt litt tid i et personalmøte til å se på ny dokumentmodul og gjøre personalet litt kjent med hvordan man finner fram. Vi har analysert kvalitetsdokumentene som gjelder fagområdene i staben. Som en følge av denne analysen vil vi starte et forbedrings- og forenklingsarbeid slik at dokumentene blir mer brukervennlige. HR er i tett samarbeid med tillitsvalgte i gang med et omfattende revisjonsarbeid i tråd med tidligere bestilling fra administrasjonsutvalget. 4.3 HØYDEPUNKTER I RÅDMANNENS STAB 2014 Nytt verdigrunnlag – ÅPEN – ble igangsatt for hele organisasjonen HR-området ble styrket med ny medarbeider Kompetanseutviklende tiltak ble gitt til virksomhetene innen både økonomi og dokumentbehandling Bedre sikring av kommunens arkivverdige materiale Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 21 av 92 Årsmelding 2014 5. VIRKSOMHET ASMALØY BARNEHAGE Asmaløy barnehage ligger vakkert til i Hvalers skjærgård, og den kan med rette kalles en skjærgårdsbarnehage. Barnehagen ligger sentralt plassert på Asmaløy med ungdomsskolen, skog, strand, bondegårder og kulturlandskap i nærmiljøet. Asmaløy barnehage hadde i 2014 satsingsområde språkutvikling og språkmiljøet i barnehagen. Vi jobber sammen med alle barnehagene på Hvaler med felles språkprosjekt «Språk i barnehagene – mye mer enn bare prat». Asmaløy barnehages pedagogiske innhold og satsingsområder er beskrevet i barnehagens årsplan. Asmaløy barnehage startet 1.9.14 åpen barnehage. Åpen barnehage er et tilbud til barn og foreldre som ikke har barnehageplass. Åpen barnehage har hatt åpent hver onsdag fra 10.00 – 13.30 og ledes av en av barnehagens pedagogiske ledere. Organisasjonskart (gjeldende struktur per 1.9.14) Asmaløy barnehage Muslingen 5.1 Marihøna Maurtua Knøttene Åpen barnehage RÅLES PRIORITERINGER FOR ASMALØY BARNEHAGE I 2014 RÅLE prioriterer mål til virksomheten og som har forankring i målene i kommuneplan, økonomiplan, eksterne og kommunale føringer. I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under. 5.1.1 Levekår – folkehelse og livskvalitet Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 1.1 FS UMT UKPT 1.2 FS UMT UKPT 1.4 UKPT Måling Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk ifm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Idrett og friluftsliv Integrering og mangfold Alle virksomheter har drøftet sine levekårsaktiviteter (fra handlingsdelen i planene) med sitt respektive politiske utvalg. Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting. Kommunens grad av god integrering av minoritetsspråklige er kartlagt, og eventuelle forbedringsområder er identifisert. Politisk behandling innen 2014 Utskriftsdato: 13.05.2015 Status Drøftingssak innen 3 mnd etter at planene er vedtatt Side 22 av 92 Årsmelding 2014 Mål Tiltak Målemetode / indikator Drøfte pl a nene på vl . ni vå Synl i ggjøres i å rs pl a n 2014/2015 Ori enteri ngs s a k ti l UKPT Fel l es pers møte om motta k a v mi nori tets s prå kl i ge 1.1 1.2 - 1.4 Ori entere om ti l ta k i bhgene 1.4 Integreri ng og ma ngfol d (s om en del k a v fel l es s prå k pros jekt) 5.1.2 2.1 FS UMT UKPT Alle virksomheter har sine relevante benchmarkingsreferanser vedtatt i virksomhetsplanen og benytter dette som metode. 2.2 FS UMT UKPT 2.3 FS UMT UKPT Vedtatte kvalitetssatsninger i Hvaler kommune (utover lovpålagt minimum) har ønsket effekt, og blir kommunisert tydelig til politisk nivå. 2.4 FS UMT UKPT Hvaler kommune bruker kvalitetssystemet aktivt og systematisk i arbeidet med å videreutvikle mer brukerorienterte, kostnadseffektiv og bærekraftige tjenester. 2.5 FS UMT UKPT Medarbeidertilfredshet hos ansatte i Hvaler kommune skal ligge på landssnitt, eller høyere. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 5.1.3 Hvaler kommune – politikk og administrasjon har bevissthet om hva som er god kvalitet i tjenesteytingen. Årsmelding Igangsatt Ikke påbegynt Oppnådd Pågår Oppnådd Pågår Oppnådd Oppnådd Oppnådd Måling 3. 4. Status Relevante benchmarkingsreferanser er oppgitt og vedtatt i alle strategiske v-planer. Virksomhetens rangering/forhold til benchmarking rapporteres i årsmelding og evt i tertialer og enkeltsaker dersom mulig. Rapportering gjennomført, og eventuelle korrektive tiltak blir fremmet. 3. Hver virksomhet har i løpet av 2014 definert kvalitetsnormer og indikatorer innen de viktigste tjenestene. 4. Normene er gjort til gjenstand for politisk behandling/orientering i løpet av 2014, eventuelt fortløpende. 3. Det gjennomføres en undersøkelse i løpet av første halvdel av 2014. 4. Responstid på avviksmeldinger og forbedringsforslag i kvalitetssystemet er maksimum 3 virkedager. Måles i medarbeider-undersøkelse i 2014 Tiltak Målemetode / indikator 1 .Tertial 2 .Tertial Årsmelding Fi nne rel eva nte kommuner å s a mmenl i kne os s med Løpende oppta k Fel l es s prå kpros jekt Fel l es ti l ta k s kol es ta rtere kos tra ta l l og kommuna l e s a ts er ti l UKPT Ti l UKPT nye ba rn 2014 Ti l UKPT å rs s ta tus Brukerunders økel s e Igangsatt Ikke påbegynt Pågår Ikke påbegynt Igangsatt Igangsatt Pågår Ikke påbegynt Pågår Igangsatt Igangsatt Utført Ikke påbegynt Utført Utført Utført Igangsatt Utført Utført Igangsatt Utført Utført Utført Utført Åpen ba rneha ge As ma l øy Ti l UKPT s ta tus Medvi rkni ngs pros es s er i den SU møte om kva l i tet enkel te vi rks omhet med Pers ona l møte om kva l i tet. brukere og a ns a tte Fel l es pedl edermøte om kva l i tet Res pons ti d a vvi ks mel d. Ma ks 3 vi rkeda ger Kompeta ns epl a n 2014 Drøfte med ti l l i ts va l gte Verdiskapning - næringsutvikling med lokal forankring, identitet og kvalitet Hovedmål 3 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 3.1 2 .Tertial Kommunale tjenester – brukerorienterte, effektive og bærekraftige Hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Mål 1 .Tertial Hvaler kommune – politikk og administrasjon – Utskriftsdato: 13.05.2015 Måling 3. Status Deltakelse i ulike regionråd, utvalg og nettverk Side 23 av 92 Årsmelding 2014 FS UMT UKPT har en samlet og god vurdering av kommunens deltakelse i regionalt i utviklingsarbeid, og Hvaler kommune er til stede og påvirker at kommunens interesser blir ivaretatt. 4. settes opp som drøftingspunkt i politikkområdene UMT, UKPT, FS innen første tertial 2014. Avtalte fora blir ivaretatt ut året 2014. Mål Tiltak Målemetode / indikator 1 .Tertial 2 .Tertial Årsmelding 3.1 Fa gl i g s a ma rbei d med FM, a ndre kommuner og Hi Ø Anta l l konfera ns er Ti dl i g i ntervens jon Igangsatt Igangsatt Pågår Pågår Oppnådd Oppnådd 5.1.4 Klima – langsiktig, bærekraftig forvaltning og utvikling Hovedmål 4 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 4.1 FS UMT UKPT 5.2 5.2.1 Måling Hvaler kommune skal i løpet av 2014 oppnå miljøfyrtårnstatus på minst to virksomheter/enheter. Status Godkjenning foreligger av 2 enheter. RESSURSER Bemanningsplan Antall Antall Antall budsjettert 01.01.2014 31.12.2014 2014 Ansatte Årsverk Ansatte Årsverk Ansatte Årsverk Virksomhetsleder 1 1 1 1 1 1 Pedagogisk leder 3 3 4 4 3 3 Fagarbeider/assistenter 8 5,47 7 5,45 9 6 Ekstraressurs i hht oppl.lov 1 0,5 1 0,50 1 0,50 lærling 0 0 0 0 0 0 SUM 13 10 14 10,95 14 10,50 Fra 1.1.14 – 11.4.14 hadde barnehagen 10 årsverk. Dette ble økt til 10,5 fra 12.4.14 pga opptak av flere nye barn. Fra 15.8.14 ble bemanningen økt til 10,75 åv. Fra 01.12.14 ble bemanningen økt til 10,95. Dette pga økt antall barn under 3 år og spesped. Pedagogbemanningen er økt til 4 årsverk og 0,5 spesialpedagog i fht lovfestet pedagognorm. Stillingsbetegnelse Relevante brukerdata i henhold til bemanning 15.12.2013 15.12.2014 Antall barn under 3 år (teller for 2 i fht bemanning) 11(22plasser) 16(32plasser) Antall barn over 3 år 32 27 Plasser som bemanning beregnes ut fra 54 plasser 59 plasser Asmaløy barnehage fikk i 2014 økt antall barn under 3 år, hadde løpende opptak og økt antall vedtak om spesialundervisning høst 2014. 5.2.2 Sykefraværsstatistikk og mål for 2014 Hvaler kommune har som mål og ikke ha høyere en 5,6% fravær. Målet skal være utgangspunkt for virksomhetenes mål for 2014. Faktisk Sykefravær i % Egenmeldt: Legemeldt: Totalt: Mål 2012 2013 2014 8,1 1,9 10,0 1,8 10,7 12,2 1,8 6,0 7,8 Utskriftsdato: 13.05.2015 Tertialrapportering jan – april jan – aug 2014 2014 1,2 0,8 6,1 6,5 7,3 7,3 Hele 2014 1,5 6,6 8,0 Side 24 av 92 Årsmelding 2014 5.2.3 Budsjett og resultat for virksomheten i 2014 Art Tekst 10 Lønn Regnskap Årsmelding Budsjett Avvik 6 534 6 435 -99 450 444 -6 13 Kjøp av komm. tjenester 11 15 4 14 Overføringsutgifter 73 11 Driftsutgifter - -73 15 Finanseringsutgifter Sum utgifter 16 Salg- og leieinntekter 17 Inntekter av refusjoner 7 068 6 894 -1 172 -1 161 11 -884 -704 180 18 Sum overføringer - 19 Finansinntekter - Sum inntekter 2 056 -1 865 NETTO 5 012 5 029 17 Jf art 10: Fra 1.1.14 – 11.4.14 hadde barnehagen 10 årsverk. Dette ble økt til 10,5 fra 12.4.14 pga opptak av flere nye barn. Fra 15.8.14 ble bemanningen økt til 10,75 åv. Fra 01.12.14 ble bemanningen økt til 10,95. Dette pga økt antall barn under 3 år og spesped. Pedagogbemanningen er økt til 4 årsverk og 0,5 spesialpedagog. i fht lovfestet pedagognorm. Jf art 17; En ansatt har permisjon med lønn fra Asmaløy barnehage jf art 10, fordi hun er tillitsvalgt i Utdanningsforbundet i Østfold. Dette blir refundert fra Utdanningsforbundet. 5.2.4 Kvalitet og internkontroll Nye avvik og forbedringsforslag HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Gjennomsnittlig responstid Gjennomsnittlig behandlingstid 1 tertial 3 1 0 8 2 tertial Årsmelding 3 1 1 9 Blir rapportert samlet for kommunen 3,9 dager 1 dager 3,5 dager 17,7 dager dager 28,7 dager Tiltak Handling Gjennomført tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både dokumentdelen og avviksmodulen. Opplæring og motivering: Opplæring i små grupper med alle på plandag jan. 2014 om avvik/forbedringsforslag, positivt tiltak. Fast tema på alle samarbeidsmøter med tillitsvalgte og verneombud. Motivere ansatte til å melde forbedringsforslag og avvik. Felles samlinger for alle virksomhetsledere i barnehagene med konkret jobbing med kvalitetssystemet. Virksomhetslederne har felles årshjul for arbeidet med kvalitetssystemet. Fast punkt på samarbeidsmøter med tillitsvalgt og verneombud. Sak på personalmøter vår og høst 2014 om Kvalitetssystemet. Mål i medarbeidersamtalene høst 2014 å melde avvik/forbedringsforslag. Hvordan man har arbeidet med utvikling av nye prosedyrer, skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende dokumenter i kvalitetssystemet. Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 25 av 92 Årsmelding 2014 5.3 HØYDEPUNKTER I ASMALØY BARNEHAGE 2014 Vi hadde i hele 2014 et godt samarbeid med foreldrene, både som enkeltforeldre, i foreldreråd/foreldremøter og i barnehagens samarbeidsutvalg. Åpen barnehage startet i september 2014. Økt satsing på overgang fra barnehage til skole. Økt satsing på spesialpedagogikk. Gode resultater på medarbeiderundersøkelse høst 2014. Økt satsing på kompetanseutvikling. Felles kompetanseutvikling i alle barnehagene i kommunen. Tilbud om utleie av redningsvester og grillhytta. Sommeråpen barnehage 2014. Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 26 av 92 Årsmelding 2014 6. VIRKSOMHET BREKKE BARNEHAGE Brekke barnehage er en kommunal barnehage som ligger i idylliske omgivelser på Kirkeøy, med gårder, skogen, kulturlandskap og sjøen som nærmeste nabo. I skogen har barnehagen en flott naturlekeplass, med egen grillhytte og bålplass. Innenfor gjerdet i barnehagen har vi egen kjøkkenhage der vi dyrker grønnsaker. Gjødsel til kjøkkenhagen, blomsterbed og frukttrær får vi fra egenprodusert kompost. Vi har fokus på kortreist mat, og vi spiser mye fisk i barnehagen. Barnehagene i Hvaler har i 2013 startet opp med et felles språkprosjekt som skal være et satsingsområde de neste årene. Mer om Brekke barnehages pedagogiske innhold og satsingsområder er beskrevet i barnehagens årsplan. Våren 2014 ble Brekke barnehage, som den første kommunale virksomhet, sertifisert som miljøfyrtårn. Organisasjonskart (gjeldende struktur per 1.1.14) Brekke barnehage Avdeling Sola 6.1 Avdeling Månen Avdeling Stjerna RÅLES PRIORITERINGER FOR BREKKE BARNEHAGE I 2014 RÅLE prioriterer mål til virksomheten og som har forankring i målene i kommuneplan, økonomiplan, eksterne og kommunale føringer. I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under. 6.1.1 Levekår – folkehelse og livskvalitet Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 1.1 FS UMT UKPT 1.2 FS UMT UKPT 1.4 UKPT Måling Status Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk ifm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Idrett og friluftsliv Integrering og mangfold Alle virksomheter har drøftet sine levekårsaktiviteter (fra handlingsdelen i planene) med sitt respektive politiske utvalg. Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting. Kommunens grad av god integrering av minoritetsspråklige er kartlagt, og eventuelle forbedringsområder er identifisert. Politisk behandling innen 2014 Mål Tiltak 1.1 Drøfte pl a nene på vl . ni vå 1.2 - 1.4 1.4 Ori entere om ti l ta k i bhgene Integreri ng og ma ngfol d (s om en del a v fel l es s prå k-pros jekt) Utskriftsdato: 13.05.2015 Drøftingssak innen 3 mnd etter at planene er vedtatt Målemetode / indikator Synl i ggjøres i å rs pl a n 2014/2015 Ori enteri ngs s a k ti l UKPT Fel l es pers møte om motta k a v mi nori tets s prå kl i ge 1 .Tertial 2 .Tertial Årsmelding Igangsatt Ikke påbegynt Utført Pågår Utført Pågår Utført Utført Utført Side 27 av 92 Årsmelding 2014 6.1.2 Kommunale tjenester – brukerorienterte, effektive og bærekraftige Hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 2.1 FS UMT UKPT Alle virksomheter har sine relevante benchmarkingsreferanser vedtatt i virksomhetsplanen og benytter dette som metode. 2.2 FS UMT UKPT 2.3 FS UMT UKPT Vedtatte kvalitetssatsninger i Hvaler kommune (utover lovpålagt minimum) har ønsket effekt, og blir kommunisert tydelig til politisk nivå. 2.4 FS UMT UKPT Hvaler kommune bruker kvalitetssystemet aktivt og systematisk i arbeidet med å videreutvikle mer brukerorienterte, kostnadseffektiv og bærekraftige tjenester. 2.5 FS UMT UKPT Medarbeidertilfredshet hos ansatte i Hvaler kommune skal ligge på landssnitt, eller høyere. Hvaler kommune – politikk og administrasjon har bevissthet om hva som er god kvalitet i tjenesteytingen. Måling 5. 6. Status Relevante benchmarkingsreferanser er oppgitt og vedtatt i alle strategiske v-planer. Virksomhetens rangering/forhold til benchmarking rapporteres i årsmelding og evt i tertialer og enkeltsaker dersom mulig. Rapportering gjennomført, og eventuelle korrektive tiltak blir fremmet. 5. Hver virksomhet har i løpet av 2014 definert kvalitetsnormer og indikatorer innen de viktigste tjenestene. 6. Normene er gjort til gjenstand for politisk behandling/orientering i løpet av 2014, eventuelt fortløpende. 5. Det gjennomføres en undersøkelse i løpet av første halvdel av 2014. 6. Responstid på avviksmeldinger og forbedringsforslag i kvalitetssystemet er maksimum 3 virkedager. Måles i medarbeider-undersøkelse i 2014 Finne relevante kommuner å s ammelikne Kos tratall os ogs kommunal med s ats Igangsatt Igangsatt Pågår Løpende opptak Felles s pråkpros jekt Felles tiltak s koles tartere Åpen barnehage As maløy Ikke påbegynt Igangsatt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Igangsatt Pågår Ikke påbegynt Utført Igangsatt Igangsatt Utført Utført Utført Utført Utført Pågår Igangsatt Pågår Pågår Pågår Utført Til UKPT, nye barn 2014 Til UKPT, års s tatus Brukerunders økels en Til UKPT, s tatus Medvirknings pros es s er i den enkelte virks omhet med brukere og ans atte SU møte om kvalitet Pers onalmøte om kvalitet Felles pedledermøte om tema kvalitet Res pons tid og avviks meldinger Maks 3 virkedager Kompetans eplan 2014 Drøftet med tillits valgte 6.1.3 Verdiskapning - næringsutvikling med lokal forankring, identitet og kvalitet Hovedmål 3 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 3.1 FS UMT UKPT Hvaler kommune – politikk og administrasjon – har en samlet og god vurdering av kommunens deltakelse i regionalt i utviklingsarbeid, og Hvaler kommune er til stede og påvirker at kommunens interesser blir ivaretatt. Tiltak Fa gl i g s a ma rbei d med FM, a ndre kommuner og Hi Ø Utskriftsdato: 13.05.2015 Måling 5. 6. Målemetode / indikator 1 .Tertial Anta l l konfera ns er Ha uge, s må ba rns konf. As ma l øy, ti dl i g i ntervens Brekke, ti dl i g i ntervens . Status Deltakelse i ulike regionråd, utvalg og nettverk settes opp som drøftingspunkt i politikkområdene UMT, UKPT, FS innen første tertial 2014. Avtalte fora blir ivaretatt ut året 2014. Utført 2 .Tertial Årsmelding Utført Utført Side 28 av 92 Årsmelding 2014 6.1.4 Klima – langsiktig, bærekraftig forvaltning og utvikling Hovedmål 4 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 4.1 FS UMT UKPT Måling Hvaler kommune skal i løpet av 2014 oppnå miljøfyrtårnstatus på minst to virksomheter/enheter. Tiltak Målemetode / indikator 1 .Tertial Brekke barnehage søker om å bli miljøfyrtårn i 2014 Søknad sendt 6.2 6.2.1 Status Godkjenning foreligger av 2 enheter. Oppnådd 2 .Tertial Årsmelding Oppnådd Oppnådd RESSURSER Bemanningsplan Bemanning i barnehagene vil kunne variere gjennom året, grunnet to barnehageår i årsbudsjettet. Dette belyses i tertialrapportene. Antall Antall Antall budsjettert 01.01.2014 31.12..2014 2014 Stillingsbetegnelse Ansatte Årsverk Ansatte Årsverk Ansatte Årsverk Virksomhetsleder 1 1 1 1 1 1 Pedagogisk leder 3 3 3 3 3 3 6 5,2 Assistenter / fagarbeidere 6 5,2 6 4,8 Støttepedagog 1* 0,8 * 0 0 1* 0,8* SUM 11 9,6 10 9,2 11 9,6 Relevante brukerdata i henhold til bemanning 15.12.2013 15.12.2014 Antall barn under 3 år 13 (26 plasser) 11(22 plasser) Antall barn over 3 år 23 26 Herav antall barn med 0 nedsatt funksjonsevner 1* Plasser som bemanningen 49 plasser beregnes ut fra 48 plasser Antall ansatte 01.01.2014 31.12.2014 Menn Kvinner Menn Kvinner Ansatte 1 10 2 8 *Gjelder til 14. august 2014 6.2.2 Sykefraværsstatistikk og mål for 2014 Hvaler kommune har som mål og ikke ha høyere en 5,6% fravær. Målet skal være utgangspunkt for virksomhetenes mål for 2014. Faktisk Sykefravær i % Egenmeldt: Legemeldt: Mål 2012 2013 2014 0,4 6,3 0,2 12,2 0,5 5,1 Utskriftsdato: 13.05.2015 Tertialrapportering jan – apr jan – aug 2014 2014 0,4 0,2 3,4 4,1 Hele 2014 0,4 5,3 Side 29 av 92 Årsmelding 2014 Totalt: 6,7 12,4 3,8 5,6 4,3 5,7 Virksomhetens sykefravær er kun 0,1 % høyere enn oppsatt mål for 2014. 6.2.3 Budsjett og resultat for virksomheten i 2014 Årsmelding Art Regnskap Tekst 10 Lønn 11 Driftsutgifter 5 219 -487 613 611 -2 11 15 4 14 Overføringsutgifter 125 15 Finanseringsutgifter - 16 Salg- og leieinntekter 17 Inntekter av refusjoner Avvik 5 706 13 Kjøp av komm. tjenester Sum utgifter Budsjett -125 - 6 455 5 845 -610 -1 024 -829 195 -580 -250 330 18 Sum overføringer - 19 Finansinntekter - Sum inntekter -1 604 -1 079 525 NETTO Alle tall i hele tusen 4 852 4 766 -85 Årsak til avvik: Virksomheten hadde et merforbruk på kr. 85 000;- i 2014. Dette kommer av at vi ikke fikk mindre i refusjon enn det vi brukte i sykefravær. I tillegg hadde vi en ansatt som hadde hele ferien til gode i august, pga langtidsfravær. Dette gjorde at vi måtte sette inn mer ferievikar enn det som det var budsjettert med. 6.2.4 Kvalitet og internkontroll Nye avvik og forbedringsforslag HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Gjennomsnittlig responstid Gjennomsnittlig behandlingstid 1 tertial 0 0 0 0 2 tertial Årsmelding 0 0 0 0 Blir rapportert samlet for kommunen dager dager dager dager dager dager Som det vises av tabellen har det ikke vært noen innmeldte avvik i 2014. Virksomheten må jobbe systematisk med for å implementere kvalitetssystemet i organisasjonen. Tiltak Gjennomførte tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både dokumentdelen og avviksmodulen. Utskriftsdato: 13.05.2015 Handling Kvalitetssystemet har vært tema på personalmøter. Vi har hatt felles gjennomgang av enkelte prosedyrer og andre kvalitetsdokumenter. Det var planlagt å ha kvalitetssystemet som tema på personalmøte våren 2014, men det ble utsatt. Side 30 av 92 Årsmelding 2014 Personalet blir oppfordret til å skrive avvik dersom det er noe som ikke fungerer eller det oppstår ulike hendelser. De blir også oppfordret til å hente ut skjemaer o.l på egenhånd, slik at de blir kjent med systemet. Hvordan man har arbeidet med utvikling av nye prosedyrer, skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende dokumenter i kvalitetssystemet. Vi har kvalitet som fast punkt på agendaen i ulike møteforumer, og vi drøfter om vi ser behov for nye prosedyrer og sjekklister. (Personalmøter, ledermøter, Hms-møter, og virksomhetsledermøter) Revisjon av eksisterende dokumenter blir utført av virksomhetsleder, i samarbeid med virksomhetslederne i de andre kommunale barnehagene. Virksomhetslederne i barnehagene har felles årshjul for arbeidet med kvalitetssystemet. 6.3 HØYDEPUNKTER I BREKKE BARNEHAGE 2014: Brekke barnehage ble sertifisert som miljøfyrtårn våren 2014. Brekke barnehage er dermed den første kommunale virksomheten som har fått denne sertifiseringen. Ved bruk av tidligere års overskudd har vi fått oppgradert utelekeplassen, og fjernet lekeutstyr som ikke var forsvarlig lenger. Brekke barnehage scorer over snittet for Hvaler og over landsgjennomsnittet på de aller fleste dimensjoner i medarbeiderundersøkelsen som ble gjennomført høsten 2014. Kortidsfraværet holder seg lavt, og vi er omtrent innenfor målsetningen når det gjelder langtidsfravær. Faste vikarer gir god kontinuitet og stabilitet Brekke barnehage har opprettet egen facebookside. Her legges det ut glimt fra hverdagslivet, og er en fin måte å profilere barnehagen på. Foreldre og besteforeldre har gitt positive tilbakemeldinger på dette tiltaket. Vi spiser enda mer fisk enn tidligere,- og barna liker det godt! Felles kompetanseheving for alle barnehagene i kommunen med kurs i hht voksenrollen, felles treff for alle de pedagogiske lederne, og felles førstehjelpskurs. Samarbeidet mellom barnehagene og skolene vedr. skolestart er satt inn i et system. Barnehagene arrangerer felles treff 3 ganger om våren der de som skal begynne på skolen sammen møtes. Alle foreldrene til høstens skolestartere ble invitert til felles foreldremøte. Dette møtet var et samarbeid mellom barnehagen og barneskolene. Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 31 av 92 Årsmelding 2014 7. VIRKSOMHET HAUGE BARNEHAGE Virksomheten heter Hauge natur- og skjærgårdsbarnehage og er en kommunal barnehage som ligger rett ved nasjonalparken på Hvaler. Virksomheten vektlegger brukermedvirkning og et godt foreldresamarbeid i den daglige kontakten med hjemmene. Vår visjon er å skape et godt miljø, som rommer tillitt, trygghet og trivsel for lek og læring i hverdagen. Barns medvirkning og medbestemmelse står sentralt hos oss. Vi har og jobber for å ha kompetente ansatte, som reflekterer over egen praksis, og synliggjør dokumentasjon i det pedagogiske arbeidet. Våre satsningsområder er uteliv og lek med natur og miljø som sentrale begreper. Barnehagen har et flott utemiljø, med nærhet til skole, sjø, båt, fiske osv. Ball binge ved Åttekanten skole, skogen og en Lavvoplass ca. 10-15 min fra barnehagen. Vårt fokus er rettet opp mot prosjektarbeid, hvor barnas medvirkning står sentralt. Vi tar utgangspunkt i hva barna er opptatt av, viser til årsplan for Hauge natur- og skjærgårdsbarnehage 2013/2014. Virksomheten skal ha fokus på å videreføre Reggio Emilia filosofien, som har en grunnleggende sterk tro på menneskers muligheter, en dyp respekt for barnet og en overbevisning om at alle barn er født intelligente med en sterk iboende kraft til og utforske verden. Våre satsningsområder i henhold til kompetanseløft innad i virksomheten er at 2 ufaglærte har startet videreutdanning i Barnehagepedagogikk, 15. stp og 2 førskolelærere som skal starte videreutdanning i Språk, tekst og kommunikasjon 30. stp i samarbeid med Fylkesmann og Høgskolen i Østfold, som igjen er et felles satsningsområde for alle barnehagene i kommunen. Vi skal også starte refleksjonsgrupper (ufaglærte og faglærte) på tvers av avdelingene i virksomheten dette året. 2 assistenter har fullfør eksamen i Barnehagepedagogikk i juni, og 2 førskolelærere har fullført eksamen i Språk, tekst og kommunikasjon i juni og desember 2014. Flotte resultater fra alle 4. Vi samarbeider tett med hjelpeinstansene, og fastsetter faste oppfølgingsmøter når det er behov for det. Vi samarbeider også med vår nærskole i forhold til overgang skole, og tar tidlig kontakt dersom det viser seg at det er nødvendig med tilrettelegging for barnet før det skal begynne i skolen. Organisasjonskart (gjeldende struktur per 1.1.14) Hauge barnehage Avdeling Humor Avdeling Lek Avdeling Glede Avdeling Lykke Virksomheten er en ordinær heldags barnehage med fire avdelinger med en åpningstid fra kl. 06.45-17.00, og er pr. 01.01.2014 er det 58 barn. Humor er en 5 års avdeling: 1 pedagogisk leder med førskolelærerutdanning, 1 vernepleier, 1 fagarbeider med sykepleierutdanning, 2 assistenter. Lek er en 3 års avdeling: 1 pedagogisk leder med førskolelærerutdanning og 2 assistenter. Lykke er en 4 års avdeling: 1 pedagogisk leder med førskolelærerutdanning, 1 førskolelærer og 1 fagarbeider. Glede er en 0-2 års avdeling: 1 pedagogisk leder med førskolelærerutdanning, 1 førskolelærer og 1 fagarbeider som er utdannet barne- og ungdomsarbeider og 1 assistent. Vi har i dag 12,5 % faste årsverk i henhold til barnehageloven + 2 % årsverk tilknyttet enkelt vedtak i henhold til §5,7 i Opplæringsloven og barnhageloven. Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 32 av 92 Årsmelding 2014 7.1 RÅLES PRIORITERINGER FOR HAUGE NATUR- OG SKJÆRGÅRDSBARNEHAGE I 2014 RÅLE prioriterer mål til virksomheten og som har forankring i målene i kommuneplan, økonomiplan, eksterne og kommunale føringer. I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under. 7.1.1 Levekår – folkehelse og livskvalitet Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 1.1 FS UMT UKPT 1.2 FS UMT UKPT 1.4 UKPT Måling Status Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk i fm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Idrett og friluftsliv Integrering og mangfold Alle virksomheter har drøftet sine levekårsaktiviteter (fra handlingsdelen i planene) med sitt respektive politiske utvalg. Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting. Kommunens grad av god integrering av minoritetsspråklige er kartlagt, og eventuelle forbedringsområder er identifisert. Politisk behandling innen 2014 Drøftingssak innen 3 mnd etter at planene er vedtatt Mål Tiltak 1.1 Drøfte planene på vl. nivå Synliggjøres i års plan 2014/2015 Igangsatt Oppnådd 1.2 - 1.4 Orientere om tiltak i bhgene Orienterings s ak til UKPT Ikke påbegynt Pågår 1.4 Integrering og mangfold (s om Felles pers møte om en del av felles s pråk- pros jekt) mottak av minoritets s pråklige Utført Utført 7.1.2 Målemetode / indikator 1 .Tertial 2 .Tertial Årsmelding Kommunale tjenester – brukerorienterte, effektive og bærekraftige Hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 2.1 FS UMT UKPT Alle virksomheter har sine relevante benchmarkingsreferanser vedtatt i virksomhetsplanen og benytter dette som metode. 2.2 FS UMT UKPT 2.3 FS UMT UKPT Vedtatte kvalitetssatsninger i Hvaler kommune (utover lovpålagt minimum) har ønsket effekt, og blir kommunisert tydelig til politisk nivå. 2.4 FS UMT UKPT Hvaler kommune bruker kvalitetssystemet aktivt og systematisk i arbeidet med å videreutvikle mer brukerorienterte, kostnadseffektiv og bærekraftige tjenester. 2.5 Medarbeidertilfredshet hos ansatte i Hvaler Hvaler kommune – politikk og administrasjon har bevissthet om hva som er god kvalitet i tjenesteytingen. Utskriftsdato: 13.05.2015 Måling Status 1. Relevante benchmarkingsreferanser er oppgitt og vedtatt i alle strategiske v-planer. 2. Virksomhetens rangering/forhold til benchmarking rapporteres i årsmelding og evt. i tertialere og enkeltsaker dersom mulig. Rapportering gjennomført, og eventuelle korrektive tiltak blir fremmet. 1. Hver virksomhet har i løpet av 2014 definert kvalitetsnormer og indikatorer innen de viktigste tjenestene. 2. Normene er gjort til gjenstand for politisk behandling/orientering i løpet av 2014, eventuelt fortløpende. 1. Det gjennomføres en undersøkelse i løpet av første halvdel av 2014. 2. Responstid på avviksmeldinger og forbedringsforslag i kvalitetssystemet er maksimum 3 virkedager. Måles i medarbeider-undersøkelse i 2014 Side 33 av 92 Årsmelding 2014 FS UMT UKPT kommune skal ligge på landssnitt, eller høyere. Mål Tiltak 2.1 Fi nne rel eva nte kommuner å s a mmel i kne os s med Løpende oppta k Fel l es s prå kpros jekt Fel l es ti l ta k s kol es ta rtere 2.2 2.3 2.4 2.5 7.1.3 Målemetode / indikator kos tra ta l l og kommuna l s a ts Ti l UKPT, ny ba rn 2014 Ti l UKPT, å rs s ta tus Brukerunders økel s en Åpen ba rneha ge As ma l øy Medvi rkni ngs pros es s er i den enkel te vi rks omhet med brukere og a ns a tte Ti l UKPT, s ta tus SU møte om kva l i tet Pers ona l møte om kva l i tet Fel l es pedl edermøte om tema kva l i tet Res pons ti d og a vvi ks mel di nger Ma ks 3 vi rkeda ger Kompeta ns epl a n 2014 Drøftet med ti l l i ts va l gte Hvaler kommune – politikk og administrasjon – har en samlet og god vurdering av kommunens deltakelse i regionalt i utviklingsarbeid, og Hvaler kommune er til stede og påvirker at kommunens interesser blir ivaretatt. Tiltak 7.2 7.2.1 Igangsatt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Igangsatt Igangsatt Pågår Pågår Pågår Pågår Utført Ikke påbegynt Utført Utført Pågår Igangsatt Pågår Igangsatt Pågår Utført Måling 1. 2. Status Deltakelse i ulike regionråd, utvalg og nettverk settes opp som drøftingspunkt i politikkområdene UMT, UKPT, FS innen første tertial 2014. Avtalte fora blir ivaretatt ut året 2014. Antall konferans er Hauge, s måbarns konf. As maløy, tidlig intervens Brekke, tidlig intervens Igangsatt 2 .Tertial Årsmelding Pågår Utført Klima – langsiktig, bærekraftig forvaltning og utvikling Hovedmål 4 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 4.1 FS UMT UKPT Årsmelding Målemetode / indikator 1 .Tertial Faglig s amarbeid med FM, andre kommuner og HiØ 7.1.4 2 .Tertial Verdiskapning - næringsutvikling med lokal forankring, identitet og kvalitet Hovedmål 3 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 3.1 FS UMT UKPT 1 .Tertial Måling Hvaler kommune skal i løpet av 2014 oppnå miljøfyrtårnstatus på minst to virksomheter/enheter. Status Godkjenning foreligger av 2 enheter. RESSURSER Bemanningsplan Stillingsbetegnelse Virksomhetsleder Pedagogiske ledere Førskolelærere Fagarbeidere/vernepleier Utskriftsdato: 13.05.2015 Antall 01.01.2014 Ansatte Årsverk 1 1,0 4 4,0 2 2,0 6 4,3 Antall 31.12.2014 Ansatte Årsverk 1 1,0 4 4,0 6 4,3 Antall budsjettert 2014 Ansatte Årsverk 1 1,0 4 4,0 2 2,0 6 4,3 Side 34 av 92 Årsmelding 2014 Assistenter 4 3,2 SUM 17 14,5 Relevante brukerdata i henhold til bemanning 01.01.2014 Antall barn under 3 år 12 Antall barn over 3 år 47 Barn m/vedtak etter 3 opplæringsloven. Antall ansatte 01.01.2014 Menn Kvinner Ansatte 2 15 7.2.2 6 17 4,7 14,0 2 15 2,0 14,5 31.12.2014 12 47 3 31.12.2014 Menn Kvinner 1 16 Sykefraværsstatistikk og mål for 2014 Hvaler kommune har som mål og ikke ha høyere en 5,6% fravær. Målet skal være utgangspunkt for virksomhetenes mål for 2014. Faktisk Sykefravær i % Egenmeldt: Legemeldt: Totalt: Mål 2012 2013 2014 1,3 14,0 15,3 2,1 14,3 16,0 1,3 10,0 11,3 jan – april 2014 1,2 18,0 19,1 Tertialrapportering jan – aug 2014 0,8 13,6 14,4 Hele 2014 1,3 11,8 13,2 Virksomheten har også hatt en høyt sykefravær (legemeldt) i hele 2014, og prognosene tilsa at det var urealistisk å nå kommunes mål om 5,6 %. Virksomheten ser positivt på at sykefraværet på egenmeldte holder seg lavt, med hele 1,3 %. Virksomheten har redusert noe på sykefraværet (legemeldt) fra 2013 til 2014, og det er positivt. Virksomheten jobber og har hele tiden høyt fokus på dette. Virksomheten opplever det også som krevende og lite forutsigbart til tider, men har over noe tid opparbeidet seg tilkallingsvikarer som er helt eller delvis inne i stillinger vedrørende langtidsfraværet. 7.2.3 Budsjett og resultat for virksomheten i 2014 Årsmelding Art Tekst 10 Lønn 11 Driftsutgifter 13 Kjøp av komm. tjenester 14 Overføringsutgifter Regnskap Budsjett Avvik 7 363 7 763 400 611 515 -96 17 15 -2 113 -113 15 Finanseringsutgifter Sum utgifter 16 Salg- og leieinntekter 17 Inntekter av refusjoner 18 Sum overføringer 8 104 8 293 -272 -1 426 -1 174 252 -606 -300 306 -6 6 19 Finansinntekter Sum inntekter -2 038 -1 474 564 NETTO 6 066 6 819 753 Alle tall i hele tusen Virksomheten hadde et positivt avvik etter regnskapet pr. 31.12.2014. Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 35 av 92 Årsmelding 2014 Dette begrunnes ut i fra høyere inntekter på refusjon på langtidssykemeldte i forhold til vikarer som blir satt inn i vikarstillingene, og noen stillingshjemler som er under arbeidsavklaring. Det skyldes også at virksomhetsleder var sykemeldt i 50 % av sin stilling i første tertial av 2014 uten at stillingen ble besatt av vikar. Virksomheten har også tatt inn flere barn som har gitt mer salg- og leieinntekt på egenbetaling enn budsjettert for 2014. 7.2.4 Kvalitet og internkontroll Nye avvik og forbedringsforslag HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Gjennomsnittlig responstid Gjennomsnittlig behandlingstid 1 tertial 0 0 0 0 2 tertial Årsmelding 1 1 0 0 0 0 5 5 Blir rapportert samlet for kommunen 0 dager dager dager 0 dager dager dager Tiltak Handling Gjennomførte tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både dokumentdelen og avviksmodulen. Virksomheten prøver å jobbe kontinuerlig for å få implementert kvalitetssystemet blant de ansatte. Vi vil fortsette å gå igjennom prosedyrer og sjekklister, og i tillegg til å drøfte hva som er avvik og tiltak for eventuelle utbedringer. Virksomheten og seksjon opplæring og kultur har det på agendaen i løpet av året. Hvordan man har arbeidet med utvikling av nye prosedyrer, skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende dokumenter i kvalitetssystemet. 7.3 HØYDEPUNKTER I HAUGE NATUR- OG SKJÆRGÅRDSBARNEHAGE 2014 At virksomheten har reflekterte og kompetente medarbeidere, og at medarbeiderundersøkelsen 2014 viser at det er trivsel og arbeidsglede, og at man er stolt av sin egen arbeidsplass. Rekrutteringsarbeid. At virksomheten fortsatt kan profilerer seg som en barnehage med aldershomogene grupper, 0-2 år, 3 åringer, 4 åringer og 5 åringer. Satsningsområde på tidlig innsats, som har hatt/fått gode tilbakemeldinger fra foresatte og andre samarbeidspartnere i henhold til å se risikofaktorer ved enkelt barn. Sommeren 2014 ga barn og ansatt mange flotte opplevelser med båtene våre til Akerøya, Søsterøyene, Fredagshølet o.l. Det er godt å føle at det er flott å være barn på Hvaler om sommeren! Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 36 av 92 Årsmelding 2014 8. VIRKSOMHET HVALER UNGDOMSSKOLE I desember 2014 avsluttet elever og tilsatte ved Hvaler ungdomsskole første halvdel av skoleåret 2014-2015. Antall elever ved skolen var da 156, en økning på 5% fra forrige skoleår. Høstsemesteret 2014 påbegynte Hvaler ungdomsskole sin deltagelse i Utdanningsdirktoratets landsomfattende ungdomsskolesatsing. Hvaler ungdomsskole er en av ni ungdomsskoler i Østfold som deltar i Pulje 2 i satsinga «Ungdomstrinn i utvikling». Arbeidet vil pågå over tre semestre, og avsluttes ved utgangen av 2015. Arbeidet følger av konklusjoner og føringer i «ungdomsskolemeldinga» (Meld. St. 22 2010-2011, Motivasjon-Mestring-Muligheter). Høstsemesteret ble preget av skoleinternt arbeid med å utvikle elevenes grunnleggende regneferdigheter i alle fag, og i arbeid med å forbedre klasseledelse. Organisasjonskart Hvaler ungdomsskole Merkantil funksjon Team 10 8.1 Team 9 Team 8 RÅLES PRIORITERINGER FOR HVU I 2014 RÅLE prioriterer mål til virksomheten og som har forankring i målene i kommuneplan, økonomiplan, eksterne og kommunale føringer. I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under. 8.1.1 Levekår – folkehelse og livskvalitet Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 1.1 FS UMT UKPT 1.4 UKPT Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk ifm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Idrett og friluftsliv Integrering og mangfold Kommunens grad av god integrering av minoritetsspråklige er kartlagt, og eventuelle forbedringsområder er identifisert. Utskriftsdato: 13.05.2015 Måling Status Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting. Politisk behandling innen 2014 Side 37 av 92 Årsmelding 2014 1 .Tertial 2 .Tertial Årsmelding Akti vi tetene på gå r Målemetode / indikator Pågår Pågår Avsluttet Pl a nen forel i gger Pågår Pågår Pågår Gra d a v del ta gel s e i fel l es a kti vi teter, venner i og utenfor s kol eti d, i hvor s tor gra d el evene l ykkes i å føl ge ordi nær undervi s ni ng Pågår Pågår Avsluttet 8.1.2 Kommunale tjenester – brukerorienterte, effektive og bærekraftige Hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 2.1 FS UMT UKPT Alle virksomheter har sine relevante benchmarkingsreferanser vedtatt i virksomhetsplanen og benytter dette som metode. 2.3 FS UMT UKPT Hvaler kommune – politikk og administrasjon - har bevissthet om hva som er god kvalitet i tjenesteytingen. 2.5 FS UMT UKPT Medarbeidertilfredshet hos ansatte i Hvaler kommune skal ligge på landssnitt, eller høyere. Måling Status 7. Relevante benchmarkingsreferanser er oppgitt og vedtatt i alle strategiske v-planer. 8. Virksomhetens rangering/forhold til benchmarking rapporteres i årsmelding og evt i tertialer og enkeltsaker dersom mulig. 7. Hver virksomhet har i løpet av 2014 definert kvalitetsnormer og indikatorer innen de viktigste tjenestene. 8. Normene er gjort til gjenstand for politisk behandling/orientering i løpet av 2014, eventuelt fortløpende. Måles i medarbeider-undersøkelse i 2014 Mål Tiltak Målemetode / indikator 1 .Tertial 2.1 At s kol en ra pporterer på res ul ta ter i ti l s ta nds ra pporten, i terti a l ra pporter og l i gnende Pågår At det i nneutl øpet a v 2014 forel i gger kva l i tets normer og i ndi ka torer for de vi kti gs te tjenes tene i vi rks omheten Ikke påbegynt Normene er freml a gt for pol i ti s k beha ndl i ng 2.3 2.3 8.2 8.2.1 Sys tema ti s k s a mmenl i gni ng a v res ul ta ter (na s jona l e prøver, eks a mens res ul ta ter, El evunders økel s en…) med fyl kes - og l a nds s ni tt Drøfti ng og utvi kl i ng a v kva l i tets i ndi ka torer Normene er gjort ti l gjens ta nd for pol i ti s k beha ndl i ng/ori enteri ng i l øpet a v 2014, eventuel t fortl øpende Ikke påbegynt 2 .Tertial Årsmelding Pågår Pågår Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt RESSURSER Bemanningsplan Stillingsbetegnelse Utskriftsdato: 13.05.2015 Antall 30.04.2014 Ansatte Årsverk Antall 31.08.2014 Ansatte Årsverk Antall 31.12.2014 Ansatte Årsverk Side 38 av 92 Årsmelding 2014 Administrasjon HVU Pedagogisk personale Assistenter Merkantil SUM Antall ansatte 2 20 7 1 30 2 2 20 19,6 7 5,8 1 0,96 30 28,40 Pr. 31.08.14 Menn Kvinner 11 19 2013 Menn 12 Ansatte 8.2.2 2 19,1 5,8 0,96 27,86 Kvinner 17 2 20 7 1 30 2 19,5 5,8 0,96 28,30 Pr. 31.12.14 Menn Kvinner 11 19 Sykefraværsstatistikk og mål for 2014 Hvaler kommune har som mål å ikke ha høyere en 5,6% fravær. Målet skal være utgangspunkt for virksomhetenes mål for 2014. Faktisk Sykefravær i % Mål 2012 2013 2014 1,2 4,1 5,3 1,7 3,1 4,3 1,5 4,0 5,5 Egenmeldt: Legemeldt: Totalt: jan – april 2014 1,8 5,8 7,6 Tertialrapportering jan – juli 2014 1,2 5,3 6,5 Hele 2014 1,3 5,6 6,9 Det samlede sykefraværet ved Hvaler ungdomsskole ligger 1,4% høyere enn målet for året. Sykefraværet er også noe høyere enn kommunens mål på 5,6%, og det ligger noe over sykefraværstallene for de foregående årene. Det økte fraværet i 2014 skyldes hovedsakelig et medisinsk begrunnet langtidsfravær gjennom hele året. 8.2.3 Budsjett og resultat for virksomheten i 2014 pr. 31.12.2014 Art Tekst 10 Lønn Regnskap Budsjett Avvik 18 950 17 452 -1 498 1 575 2 086 511 13 Kjøp av komm. tjenester 270 375 105 14 Overføringsutgifter 304 80 -224 11 Driftsutgifter 15 Finanseringsutgifter Sum utgifter 16 Salg- og leieinntekter 21 099 -88 - - 19 993 -1 106 - 17 Inntekter av refusjoner -2 195 -1 571 18 Sum overføringer -1 357 -1 332 19 Finansinntekter 88 624 25 - Sum inntekter -3 640 -2 903 737 NETTO Alle tall i hele tusen 17 459 17 090 -369 Merforbruket på kr. 369.000,- skyldes i hovedsak økte lønnskostnader knyttet til særskilt norskopplæring av minoritetsspråklige elever som kom til skolen etter at budsjettrammene var fastsatt, samt at lønnsøkningen etter lønnsoppgjøret lå betydelig høyere for både lærer- og assistentgruppene enn det estimatet som var lagt inn i budsjettallene. Budsjettrammene ble fastsatt med en estimert lønnsøkning på 2,3%. For lærerne ved HVU fikk vi en lønnsøkning på 5,1% etter lønnsoppgjøret, og 7,3% for assistentene. Dette har medført en betydelig økning i lønnsutgifter. Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 39 av 92 Årsmelding 2014 8.2.4 Kvalitet og internkontroll Nye avvik og forbedringsforslag HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Gjennomsnittlig responstid Gjennomsnittlig behandlingstid Tiltak Blir rapportert samlet for kommunen dager dager Handling Gjennomførte tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både dokumentdelen og avviksmodulen. Hvordan man har arbeidet med utvikling av nye prosedyrer, skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende dokumenter i kvalitetssystemet. 8.3 Årsmelding 2 1 I første tertial ble det startet opp samarbeid mellom de tre skolene med utarbeidelse av dokumenter som skal inn i kvalitetssystemet i forbindelse med varslet nasjonalt tilsyn. Arbeidet ble videre4ført ut året, og var fortsatt ikke ferdigstilt ved årets utløp. Dette arbeidet er blitt videreført i 2. tertial, og vil pågå videre ut året. Arbeidet er relativt omfattende, og omfatter flere typer dokumenter, inkludert prosedyrer. Tematisk omfatter arbeidet elevenes læringsutbytte, forvaltningskompetanse og det skoleinterne utviklingsarbeidet. VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER FOR 2014: Vi har som mål at eksamensresultatene i de skriftlige avgangsfagene etter 10. trinn skal ligge over landssnittet. Utvikling av læringsfremmende vurdering har vært et sentralt virkemiddel for å oppnå økende læringsutbytte over flere år. Dette arbeidet har vært vektlagt særlig sterkt siden 2012, da vi deltok i Utdanningsdirektoratets landsomfattende satsing på «Vurdering for læring». Et av de grunnleggende virkemidlene vi har gjennomført, er at elevene kun vurderes med karakter to ganger årlig, i samsvar med gjeldende vurderingsforskrift. I den løpende underveisvurderinga får elevene tilbakemelding om egen utvikling og råd om videre arbeid på andre måter enn gjennom ordinær karaktervurdering av prøver, innleverte arbeider etc. . Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 40 av 92 Årsmelding 2014 9. VIRKSOMHET FLOREN SKOLE Vi ønsker å utvikle enda tydeligere distribuert lederskap, som gir større handlingsrom og initiativ på team for å løse hverdagens utfordringer i fellesskap. Det skal bli enklere å kunne ta avgjørelser innenfor definerte handlingsrom. Det har imidlertid vist seg at den struktur og teaminndeling vi hadde med fagteam ikke klarte å ta nok opp i seg hverdagens utfordringer. Det ble derfor eksperimentert med alternative grupperinger utenfor fagteamet, kalt blokk, der tilstøtende trinn samarbeidet. Denne blokkstrukturen ble lagt opp som en helt flat struktur uten ledelse. Dette har fungert i varierende grad og er lagt til grunn for den evalueringsprosess som ble startet opp ved overgang til nytt år. Floren skole har høy faglighet og stort engasjement blant de ansatte. Staben har gjennomgående stor individuell styrke og stor evne til å forme egen hverdag. Samtidig som det er et gjennomgående ønske om å få til en mer helhetlig og enhetlig skole. Skolen er et fellesskap bestående av felles arenaer og store behov for samhandling og deling. Vi er i prosess med å endre skolen til en ”Vi-skole”, hvor alle ansatte jobber mer med våre felles elever. Denne prosessen utfordrer eksisterende arbeidsmåter, og vil naturlig nok utfordre ulikheter og ulike oppfatninger. Det er ved overgangen mot 2015 derfor innledet en prosess for evaluering av organisasjonens struktur i samråd med tillitsvalgte og kommunalsjef. Målet er at vi får til dette ønsket om en felles «vi-skole». Det vil bli påregnet en prosess i personalet gjennom første tertial 2015, før ny teamstruktur skal være på plass. Ved Floren skole er det full sysselsetting innenfor budsjettramma, slik at vi bruker lønnsmassen til faste stillinger og ikke legger opp til bruk av tilfeldige vikarer på korttidsfravær. Vi tror vi får best resultater på sikt med kjente og forutsigbare voksne i staben og marginaliserer bruken av vikarer til det ytterste. Det blir med en slik ordning først satt inn vikarer når fravær går ut over fjorten dager, og at driftsrammene tilsier dette. Skolen har høsten 2014 forsøkt å drifte en egen tiltaksgruppe, som ble kalt Ped-senter. Initiativet til dette kom etter veiledning fra HMS-Fredrikstad og innspill fra tillitsvalgte om å få til flere arenaer for ansatte. Arenaer for distribuert ansvar. Det ble utskilt deler av årsverk, og satt inn personer som skulle drifte et fortløpende tiltaksarbeid (fase 1 arbeid) i tråd med føringer fra PPT (pedagogisk psykologisk tjeneste). Ped-senteret hadde som mål å jobbe fortløpende og forebyggende med tilpasset opplæring og tiltak for elever. Ved fravær har deler av disse stillingene blitt omdisponert til vanlig undervisning i klasser. Av ulike årsaker har alle disse funksjonene opphørt ved utgangen av 2014. Denne erfaringen inngår i den evalueringen som er startet opp. Et nytt tiltak blant elevene ble iverksettes ved avslutningen av 2. tertial 2014 «Trivsels Leder»-programmet. Trivselsledere skal skape flere tilbud om aktiviteter og arbeid med et rikholdig aktivitetstilbud i friminuttene. Vi ser at dette virker positivt inn på elevenes psykososiale arbeidsmiljø. Godt læringsmiljø forutsetter ro og orden i klasserommet. De voksnes positive forventninger til elevene er bearbeidet i kollegiet sammen med PPT. Lærerne har deretter tatt det sammen med elevene. Ved Floren skole videreføres arbeidet med følgeseddelsystemet, som sikrer tett oppfølging av atferdsproblematikk via skolens ledelse. Vi vil derfor at lærer skal ha ro til undervisning, og at støy og uro tas hånd om utenfor klasserommet med hjelp fra skolens ledelse og administrasjon. Dette for å avlaste lærere med tidkrevende oppgaver, samt for å styrke lærers autoritet som leder i klasserommet, med myndighet til å sende elever til kontoret. De som er igjen i klasserommet får mer ro og fokus på læring. Den som har det vanskelig får hjelp raskt og effektivt. Organisasjonskart (gjeldende struktur per 1.5.14) Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 41 av 92 Årsmelding 2014 Floren skole Ressursteam Virksomhetsstab Ped senter tiltak Team regning 9.1 Team lesing Team engelsk Team fagarbeidere/as siistenter RÅLES PRIORITERINGER FOR FLOREN SKOLE I 2014 RÅLE prioriterer mål til virksomheten og som har forankring i målene i kommuneplan, økonomiplan, eksterne og kommunale føringer. I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under. 9.1.1 Levekår – folkehelse og livskvalitet Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 1.1 FS UMT UKPT 1.4 UKPT Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk ifm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Idrett og friluftsliv Integrering og mangfold Kommunens grad av god integrering av minoritetsspråklige er kartlagt, og eventuelle forbedringsområder er identifisert. Måling Status Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting. Politisk behandling innen 2014 Mål Tiltak Målemetode / indikator 1 .Tertial 2 .Tertial Årsmelding 1.1 Akti vi tetene på gå r Pågår Pågår Pågår Pl a nen forel i gger Utført Utført Utført Gra d a v del ta kel s e i fel l es a kti vi teter, venner i og utenfor s kol eti d, i hvor s tor gra d el evene l ykkes i å føl ge ordi nær undervi s ni ng. Pågår Pågår Utført 1.4 1.4 Pl a nenene er gjort kjent i pers ona l et, og a kti vi teter er rettet i nn mot ha ndl i ngs del en i pl a nene. La ge vi rks omhets i ntern pl a n for motta k a v mi nori tets s prå kl i ge el ever Vurdere hvor vel l ykket i ntegreri ngen a v mi nori tets s prå kl i ge el ever er. Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 42 av 92 Årsmelding 2014 9.1.2 Kommunale tjenester – brukerorienterte, effektive og bærekraftige Hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 2.1 FS UMT UKPT Alle virksomheter har sine relevante benchmarkingsreferanser vedtatt i virksomhetsplanen og benytter dette som metode. 2.3 FS UMT UKPT Hvaler kommune – politikk og administrasjon har bevissthet om hva som er god kvalitet i tjenesteytingen. 2.5 FS UMT UKPT Medarbeidertilfredshet hos ansatte i Hvaler kommune skal ligge på landssnitt, eller høyere. Måling Status 9. Relevante benchmarkingsreferanser er oppgitt og vedtatt i alle strategiske v-planer. 10. Virksomhetens rangering/forhold til benchmarking rapporteres i årsmelding og evt i tertialer og enkeltsaker dersom mulig. 9. Hver virksomhet har i løpet av 2014 definert kvalitetsnormer og indikatorer innen de viktigste tjenestene. 10. Normene er gjort til gjenstand for politisk behandling/orientering i løpet av 2014, eventuelt fortløpende. Måles i medarbeider-undersøkelse i 2014 Mål Tiltak Målemetode / indikator 2 .Tertial Årmelding 2.1 Sys tema ti s k s a mmenl i gni ng (na s jona l e prøver el evunders økel s en med fyl kes og l a nds s ni tt. At s kol en ra pporterer på Igangsatt res ul ta ter i ti l s ta nds ra pporten, i terti a l ra pport og l i gnende. Pågår Utført 2.3 a ) Fl oren s kol e ha r i l øpet a v 2014 defi nert kva l i tets normer og i ndi ka torer i nnen de vi kti gs te tjenes tene. b) Normene er gjort ti l gjens ta nd for pol i ti s k beha ndl i ng/ori enteri ng i l øpet a v 2014, eventuel t fortl øpende. Ti l ta k for å bygge et omforent pers ona l e med høy ti l freds het, vi l bl i gjennomført i form a v fel l es s tudi etur. At det forel i gger defi nerte kva l i tets normer og i ndi ka torer i nnenfor s kol ens tjenes teområ de. Normer er freml a gt for pol i ti s k beha ndl i ng. Ikke påbegynt Igangsatt Utført Ikke påbegynt Igangsatt Utført At ti l ta ket er gjennomført. Igangsatt Pågår Utført 2.3 2.5 9.2 9.2.1 1 .Tertial RESSURSER Bemanningsplan Stillingsbetegnelse Lederteam (skole og SFO) *) over 60 barn på SFO øker ledelse med 0,33 årsverk merkantil Art 1010, antall assistenter SFO økt ved flere barn *) antall ansatte SFO inngår i tallet for skole Art 1010, assistent skole Art 1011, pedagoger skole Utskriftsdato: 13.05.2015 Antall 01.01.2013 Ansatte Årsverk Antall 01.09.2014 Ansatte Årsverk Antall 31.12.2014 Ansatte Årsverk 3 2,17 3 2,50 3 2,50 1 0,70 1 0,70 1 0,70 (6) 2,10 (7) 2,50 (7) 2,50 7 18 2,90 14,70 8 18 3,00 15,00 8 17 3,00 15,00 Side 43 av 92 Årsmelding 2014 SUM *) merknad se under Antall ansatte 23,70 29 23,70 01.09.2014 Menn Kvinner Menn Kvinner Ansatte 5 24 5 25 *) Ved utlysning våren 2014 ble det etter enighet med personalavdelingen og HTV-Hvaler kommune, utlyst to hele lærerstillinger, og ikke 1,7 stillinger. Dette for å sikre at skolen lykkes med rekruttering, etter flere vanskelige rekrutteringsprosesser de siste årene. Derav ligger skolen 0,3 årsverk over antydet ramme ved oppstart av kalenderåret. Prognoser tilsier høyere elevtall for skolen fra og med 2015. 9.2.2 29 22,57 30 2013 Sykefraværsstatistikk og mål for 2014 Hvaler kommune har som mål og ikke ha høyere en 5,6% fravær. Målet skal være utgangspunkt for virksomhetenes mål for 2014. Faktisk Sykefravær i % Egenmeldt: Legemeldt: Totalt: 9.2.3 Mål 2012 2013 2014 1,1 2,6 3,7 1,4 2,4 3,7 1,5 3,0 4,5 Tertialrapportering jan – april jan – aug 2014 2014 1,2 1,2 4,4 6,0 5,6 7,2 Hele 2014 1,5 7,0 8,5 Budsjett og resultat for virksomheten i 2014 Art Tekst 10 Lønn 11 Driftsutgifter 13 Kjøp av komm. tjenester 14 Overføringsutgifter 15 Finanseringsutgifter Sum utgifter 16 Salg- og leieinntekter 17 Inntekter av refusjoner 18 Sum overføringer 19 Finansinntekter Sum inntekter NETTO Vedtatt budsjett Regnskap Budsjett forv. avvik 15 833 15 112 -721 1 989 2 082 93 112 193 81 348 180 -168 18 282 17 567 -715 -1 244 -1 231 13 -2 437 -1 615 822 -3 681 -2 846 835 14 601 14 721 120 Alle tall i hele tusen Avviket skyldes høyere aktivitet gjennom refusjon. Virksomheten får økt sårbarhet økonomisk ved endringer i drift, som resulterer i nedgang i refusjon med øyeblikkelig virkning, mens aktivitet som følge av kontrakter vil kunne pådra virksomheten store driftsunderskudd. 9.2.4 Kvalitet og internkontroll Nye avvik og forbedringsforslag HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Utskriftsdato: 13.05.2015 1 tertial 3 1 0 2 tertial 2 2 0 Årsmelding 4 9 2 Side 44 av 92 Årsmelding 2014 Forbedringsforslag Intern varsling Gjennomsnittlig responstid Gjennomsnittlig behandlingstid 1 2 6 Blir rapportert samlet for kommunen 4,4 dager 2,8 dager 8 dager 4,4 dager 30,7 dager 37,7 dager Tiltak Handling Gjennomførte tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både dokumentdelen og avviksmodulen. Hvordan man har arbeidet med utvikling av nye prosedyrer, skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende dokumenter i kvalitetssystemet. Fellestid, personalmøte, samt signering for å være kjent med håndbok for ansatte. 9.3 Involvering av mellomledere, invitasjon til forbedringsforslag. VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER FOR 2014: Oppgradert og pusset opp skolebibliotek Positiv utvikling av skolens praksis i vurdering for læring Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 45 av 92 Årsmelding 2014 10. VIRKSOMHET ÅTTEKANTEN SKOLE Skolen underviser elever fra 1. – 7. trinn i tråd med Læreplanverket for Kunnskapsløftet og Opplæringslova med forskrifter.Opplæringen skal tilpasses den enkelte elevs evner og forutsetninger, slik at eleven opplever mestring og har god faglig utvikling.Lærerne er organisert på to team hver med en teamleder. Teamlederne sitter sammen med rektor, inspektør, SFO leder og spesped. koordinator i skolens lederteam. Skolen har egen skolefritidsordning. SFO er et frivillig tilbud som skal gi omsorg, tilsyn og være et fritidstilbud før og etter skoletid for elever på 1. – 4. trinn. SFO skal legge til rette for lek, kultur- og fritidsaktiviteter og skal være en arena for opplevelse, læring, nysgjerrighet og utvikling av gode sosiale ferdigheter. Skolen har et tydelig fokus på læring. Elevene leverer gode faglige resultater på nasjonale prøver for 5.trinn. Når det gjelder resultatene på 8. trinn har skolen de siste 6 årene skåret betydelig over landsgjennomsnittet. Det er utarbeidet egne mål for faglige ferdigheter og læringsmiljø. Skolen arbeider aktivt med det psykososiale miljøet. Det er utarbeidet prosedyrer i tråd med Olweusprogrammet for forebygging av mobbing og prosedyrer når mobbing eller mistrivsel blir kjent. Dette er godt kjent for alle brukerne og iverksettes dersom mobbing/mistrivsel oppstår. Skolen har også utviklet et sett av basisregler som sammen med Gullreglene er et aktivt verktøy i skolehverdagen. Nytt i 2014 er at skolens skolemiljøutvalg (SMU) anbefalte å ikke bruke Olweusundersøkelsen om mobbing. Grunnen er at den er svært omfattende og at den fokuserer for mye på mobbing. Dessuten er den anonym slik at skolen ikke greier å identifisere hvem som eventuelt blir mobbet. SMU ønsket en kortere undersøkelse som fokuserte på trivsel og læring. Skolen utarbeidet derfor en undersøkelse med seks spørsmål som rektor har gjennomført i alle de 152 elevene. Rektor hadde deretter en samtale med de enkeltelevene som svarte at de ikke trivdes så godt eller svarte at de ikke hadde noen gode venner. Undersøkelsen ble godt mottatt av elevene og av FAU. Skolen fikk mye nyttig informasjon om enkeltelever og om dynamikken i enkelte elevgrupper. Denne informasjonen er svært nyttig i forhold til det daglige arbeidet med å skape gode læringsmiljøer. Skolen er med i Trivselslederprogrammet. Det går ut på at elever fra 4. – 7. trinn foreslår medelever til trivselsledere. Disse fungerer i ca et halvt år. I denne perioden arrangerer de leker og aktiviteter for alle elevene i ”storefri”. Dette for bedre å inkludere alle elevene i leken/aktiviteten. Deler av skolens lokaler er nedslitt og et rom er stengt pga muggsopp. Det regner inn i gymsalen og ved kraftig regn har vi vanninntrenging i flere rom. Vi har store utfordringer når det gjelder støy i enkelte rom, noe som gir ansatte på småskoletrinnet og administrasjonen dårlige arbeidsforhold. Skolekjøkkenet samt gulv og vegger i gymsalen er pusset opp. Organisasjonskart (gjeldende struktur per 1.1.14) Åttekanten skole S-trinn M-trinn SFO 10.1 RÅLES PRIORITERINGER FOR ÅTTEKANTEN SKOLE I 2014 RÅLE prioriterer mål for virksomheten forankret i overordnede mål i kommuneplan og økonomiplan samt i føringer nedfelt eksterne og kommunale vedtak . I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under. Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 46 av 92 Årsmelding 2014 10.1.1 Levekår – folkehelse og livskvalitet Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 1.1 FS UMT UKPT 1.4 UKPT Mål 1.1 1.4 Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk ifm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Idrett og friluftsliv Integrering og inkludering Kommunens grad av god integrering av minoritetsspråklige er kartlagt, og eventuelle forbedringsområder er identifisert. Tiltak Pl a ne ne e r gjort kje nt i pe rs ona l e t , og a kti vi te te r e r re tte t i nn mot ha ndl i ngs de l e n i pl a ne ne Uta rbe i de pl a n for motta k a v mi nori te ts s prå kl i ge e l e ve r. Måling Status Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting. Politisk behandling innen 2014 Målemetode / indikator 1 .Tertial 2 .Tertial Årsmelding Akti vi te ne på gå r Ikke påbegynt Igangsatt Igangsatt Pl a ne n fore l i gge r Utført Utført Utført 10.1.2 Kommunale tjenester – brukerorienterte, effektive og bærekraftige Hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 2.1 FS UMT UKPT Alle virksomheter har sine relevante benchmarkingsreferanser vedtatt i virksomhetsplanen og benytter dette som metode. 2.3 FS UMT UKPT Hvaler kommune – politikk og administrasjon har bevissthet om hva som er god kvalitet i tjenesteytingen. 2.5 FS UMT UKPT Medarbeidertilfredshet hos ansatte i Hvaler kommune skal ligge på landssnitt, eller høyere. Utskriftsdato: 13.05.2015 Måling Status 11. Relevante benchmarkingsreferanser er oppgitt og vedtatt i alle strategiske v-planer. 12. Virksomhetens rangering/forhold til benchmarking rapporteres i årsmelding og evt i tertialer og enkeltsaker dersom mulig. 11. Hver virksomhet har i løpet av 2014 definert kvalitetsnormer og indikatorer innen de viktigste tjenestene. 12. Normene er gjort til gjenstand for politisk behandling/orientering i løpet av 2014, eventuelt fortløpende. Måles i medarbeider-undersøkelse i 2014 Side 47 av 92 Årsmelding 2014 Mål Tiltak Målemetode / indikator 1 .Tertial 2 .Tertial Årmelding 2.1 Sys te ma ti s k s a mme nl i kni ng a v Skol e n ra pporte re r på re s ul ta te r (na s jona l e prøve r, re s ul ta te r i e l e vunde rs øke l s e n o.l .) me d fyl ke ts - ti l s ta nds ra pporte n, i og l a nds gje nnoms ti tte t te rti a l ra pporte n o.l . Ikke påbegynt Igangsatt Igangsatt 2.3 Kva l i te ts norme r og i ndi ka tore r i nne n de vi kti gs te tje ne s te ne e r de fi ne rt De t fore l i gge r kva l i te ts norme r og i ndi ka tore r for de vi kti gs te tje ne s te ne i vi rks omhe te n Pågår Pågår Utført 2.3 Vi de re s a ts i ng på Vurde ri ng for l æri ng El e vunde rs øke l s e n og s tå s te ds a na l ys e n Pågår Pågår Utført 2.5 Re s s urs bruke n e r fl e ks i be l og be hovs prøvd Me da rbe i de runde rs øke l s e n Pågår Pågår Utført 2.5 Pe rs ona l e t me dvi rke r i be s l utni ngs pros e s s e r Me da rbe i de runde rs øke l s e n Pågår Pågår Utført 2.5 Le de l s e n s ka l re s ponde re ra s kt på he nve nde l s e r fra pe rs ona l e t Me da rbe i de runde rs øke l s e n Pågår Pågår Utført 10.2 RESSURSER 10.2.1 Bemanningsplan Antall 01.01.2014 Ansatte Årsverk Lærere 13 12,5 Assistenter 6 5,35 Ledelse 2 1,5 Merkantil 1 0,7 Leder SFO 1 0,4 SUM 22 20,45 Relevante brukerdata i henhold til bemanning Antall elever 147 Antall barn i SFO 56 Antall ansatte 2013 Menn Kvinner Ansatte 3 19 Antall 01.10.2014 Ansatte Årsverk 14 13,5 6 5,35 2 1,5 1 0,7 1 0,6 24 21,7 Stillingsbetegnelse Antall budsjettert 2014 Ansatte Årsverk 13 12,5 6 5,35 2 1,5 1 0,7 1 0,4 22 20,45 152 60 2014 Menn 3 Kvinner 21 10.2.2 Sykefraværsstatistikk og mål for 2014 Faktisk Sykefravær i % Egenmeldt: Legemeldt: Totalt: Mål 2012 2013 2014 1,4 3,2 4,7 1,2 4,4 5,3 1,3 3,5 4,8 jan – april 2014 0,9 3,5 4,4 Tertialrapportering jan – juli Hele 2014 2014 0,7 0,7 3,2 2,7 3,9 3,5 10.2.3 Budsjett og resultat for virksomheten i 2014 Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 48 av 92 Årsmelding 2014 Art Tekst 10 Lønn 11 Driftsutgifter 13 Kjøp av komm. tjenester 14 Overføringsutgifter 15 Finanseringsutgifter Sum utgifter 16 Salg- og leieinntekter 17 Inntekter av refusjoner 18 Sum overføringer 19 Finansinntekter Sum inntekter NETTO Regnskap 13 352 2 264 92 333 16 041 -1 204 -1 440 -2 644 13 397 Årsresultat Budsjett 13 034 1 883 193 Avvik -318 -381 101 -333 -931 481 516 997 66 15 110 -723 -924 -1 647 13 463 10.2.4 Kvalitet og internkontroll Nye avvik og forbedringsforslag HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Gjennomsnittlig responstid Gjennomsnittlig behandlingstid 1 tertial 0 0 0 0 2 tertial Årsmelding 0 4 1 0 0 0 0 0 Blir rapportert samlet for kommunen 0 dager 4 dager 2,8 dager 0 dager 4 dager 9,4 dager Tiltak Handling Gjennomførte tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både dokumentdelen og avviksmodulen. Ved oppstart av skoleåret må personalet skrive under på at de har lest utvalgte dokumenter som ligger i Kvalitetssystemet. Dette er de viktigste dokumentene for skolens drift. Videre blir personalet bedt om å finne dokumentene i Kvalitetssystemet når saker oppstår. Personalet blir oppfordret til å melde avvik istedenfor å ta det med virksomhetsleder der og da. Samarbeid på tvers i seksjonen i forhold til utarbeiding av nye prosedyrer samt revidering av eksisterende dokumenter. Det har blitt utarbeidet flere nye dokumenter i forhold til varslet tilsyn i skolene i perioden 2014 – 2017. Hvordan man har arbeidet med utvikling av nye prosedyrer, skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende dokumenter i kvalitetssystemet. 10.3 VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER FOR 2014: I anledning «Prøysen – året» satte hele skolen opp en Prøysenforestilling. Alle elevene var deltakere og alle foreldrene ble invitert på forestillingen. Skolen har hatt gode faglige resultater på nasjonale prøver både i 5. og 8. Skolen arrangerte mattetivoli med fokus på regning i fagene i juni. Her lagde vi grupper med aldersblanding fra 1. – 7. trinn Med tradisjon tilbake til 1968 arrangerte vi også i år juleverksted over to dager. Her tar vi for oss juletradisjoner i aldersblandede grupper. Mange foreldre kommer og hjelper oss, og vi har et samarbeid med ungdomsskolen som «låner» ut noen elevhjelpere. Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 49 av 92 Årsmelding 2014 Mellomtrinnet hadde overnattingstur i skogen i høst. Dette gjør vi for å gi elevene våre en felles historie. Det gjør at alle har opplevd det samme og har noe å glede seg over i fellesskap. Vi rustet opp biblioteket vårt i høst med nye hyller og flere bøker. Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 50 av 92 Årsmelding 2014 11. VIRKSOMHET TJENESTER FOR BARN OG UNGE Avdeling Helsevern for barn og unge gir helsefremmende og forebyggende tjenester til barn og unge i alderen 0 til 20 år. Det betyr: Jordmortjeneste med svangerskapsomsorg, helsestasjonstjeneste og skolehelsetjeneste. Disse tjenestene foregår på ulike måter. Konsultasjoner med enkeltbrukere, eventuelt med foresatte, i grupper, undervisning/helseopplysning. I stor utstrekning utgjør arbeidet tverrfaglig samarbeid med ulike avdelinger og etater. I 2013 ble helsetilbudet til kommunens barnebefolkning styrket med 50 %, hvilket medfører at Hvaler kommune har en 100% stilling til å dekke skolehelsetjenesten ved tre skoler. Avdelingen ser behovet i brukergruppen for en satsing på ytterlige tilbud, for eksempel til barn/familier i forbindelse med skilsmisse og kurset «godt samliv» til førstegangsforeldre. Avdeling Helsevern for barn og unge ønsker fra neste år å sette fokus på å utføre oppgavene faglig forsvarlig i henhold til lovverk og veiledere uten å leie inn eksterne ressurser. Avdeling for Enslig mindreårige flyktninger vil i 2014 jobbe med å videreutvikle sitt miljøterapeutiske tilbud ovenfor brukergruppen ytterligere innenfor de rammer og vilkår som til enhver tid gjøres gjeldende. Virksomheten vil videreutvikle og forankre en felles forståelse innenfor organisasjonen omkring de holdninger og metoder som arbeidet med denne gruppen skal baseres på. Organisasjonskart (gjeldende struktur per 1.1.14) Tjenester for barn og unge Nestleder leder ettervern Virksomhetsstab Avdeling barnebolig Strandbakken bofelleskap Tømmerlia bofellesskap Barneværn Helsevern og barn og unge *Boksen som nå har navnet «Avdeling Barnebolig» er opprettet under Tjenester for barn og unge fra 01.08.2014, mens Stormmusberget Bofellesskap, som var avdeling i virksomheten ved inngangen til 2014 er avviklet fra 02.02.2014. 11.1 RÅLES PRIORITERINGER FOR TJENESTER FOR BARN OG UNGE I 2014 RÅLE prioriterer mål til virksomheten og som har forankring i målene i kommuneplan, økonomiplan, eksterne og kommunale føringer. I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under. 11.1.1 Levekår – folkehelse og livskvalitet Målene har utgangspunkt i hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 51 av 92 Årsmelding 2014 Tiltak Målemetode / indikator De ul i ke a vdel i ngers pers ona l møter drøfter s i ne a kti vi teter knyttet ti l pl a nene; Fol kehel s e, Idrett og fri l ufts l i v, Integreri ng og ma ngfol d Pers ona l møterefera ter Vi rks omheten ha r i denti fi s ert ul i ke fa ktorer s om s ka per s os i a l mobi l i tet Frems ka ffe a ktuel l l i ttera tur/fors kni ng, s a mt ka rtl egge og vurdere om vi rks omheten fremmer s os i a l mobi l i tet og i denti fi s erer eventuel l e forberdri ngs områ der Frems ka ffe a ktuel l l i ttera tur/fors kni ng, s a mt ka rtl egge og vurdere om vi rks omheten fremmer s os i a l mobi l i tet og i denti fi s erer eventuel l e forberdri ngs områ der VIrks omheten ha r i denti fi s ert ul i ke fa ktorer s om s ka per god i ntegreri ng 1 .Tertial 2 .Tertial Årsmelding Pågår Pågår Pågår Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke fullført Pågår Pågår Pågår 11.1.2 Kommunale tjenester – brukerorienterte, effektive og bærekraftige Målene har utgangspunkt i hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Mål Tiltak Målemetode / indikator 1 .Tertial 2.1 Barneverntjenes ten og Kos tra/Fylkes manns tatis tikk Hels evern for barn og unge, s ammenlikner s eg med Hobøl og Våler i Pågår Fylkes manns tatis tikk (Antall s aker, Antall meldinger og overholdels e av fris ter) 2.3 Barneverntjenes ten: Kvello Oppmøte på kurs i regi av Kvello. Brukerunders økels e i Bruk av Kvelloprogrammet i bofelles kapene og på fags ys temet. Gjennomgang og hels es tas jon opps ummering av Ikke påbegynt brukerunders økels e. Hels es tas jon benytter ogs å faglige normer fas tsatt av hels edirektoratet s om indikator 2.4 Opplæring av Måles gjennom unders økels e i Ikke påbegynt avviks behandlere i tjenes ten løpet av førs te halvdel 2014 2.5 2.5 Medarbeiderunders økels e 2014 Kartlegging av eventuell belas tning knyttet til arbeids tids ordning for ans atte i turnus Unders økels e blant ans atte i turnus omkring gjeldende arbeids tids ordning 2 .Tertial Årmelding Pågår Utført Igangsatt Pågår Igangsatt Utført Ikke påbegynt Pågår Utført Pågår Pågår Utført 11.1.3 Verdiskapning - næringsutvikling med lokal forankring, identitet og kvalitet Målene har utgangspunkt i hovedmål 3 fra kommuneplanens samfunnsdel: Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 52 av 92 Årsmelding 2014 Mål Tiltak Målemetode / indikator Del ta kel s e i Sa mha ndl i ngs forum for Hva l er, Fredri ks ta d og kl i ni kk for ps yki s k hel s evern, SØF. 1 .Tertial Pågår 2 .Tertial Pågår Årsmelding Avsluttet 11.2 RESSURSER 11.2.1 Bemanningsplan Antall 01.01.2014 Ansatte Årsverk Virksomhetsleder 1 1 Nestleder 1 1 Avd.leder 5 4,7 Øvrige ansatte 38 33,1 SUM 45 39,8 Relevante brukerdata i henhold til bemanning Antall 31.12.2014 Ansatte Årsverk 1 1 1 1 5 4,6 28 24,1 35 30,7 Stillingsbetegnelse Antall budsjettert 2014 Ansatte Årsverk 1 1 1 1 5 4,7 38 32,62 45 39,32 2014 44 23 2014 pr 31.12.2015 Hvor mange meldinger? Hvor mange flyktninger? Antall ansatte Kvinner 22 Ansatte Menn 13 11.2.2 Sykefraværsstatistikk og mål for 2014 Hvaler kommune har som mål og ikke ha høyere en 5,6% fravær. Målet skal være utgangspunkt for virksomhetenes mål for 2014. Faktisk Sykefravær i % Egenmeldt: Legemeldt: Totalt: Mål 2012 2013 2014 1,2 3,9 5,1 1,0 5,1 6,0 5,6 Tertialrapportering jan – mar jan – aug 2014 2014 1,7 1,3 6,1 9,5 7,8 10,7 Hele 2014 1,4 9,4 10,7 Gjennom statsbudsjettet for 2014 ble det rammebetingelser i refusjonsordningen for arbeid med enslig mindreårige flyktninger i kommunene endret. Som en følge av dette gjennomførte Hvaler kommune i 2014 nedskjæringer i kommunens tilbud. Dette medførte bemanningsreduksjon, som var en betydelig belastning for samtlige ansatte. Etter en nærmere gjennomgang av virksomhetens periodiske fraværstall er det belegg for å hevde at den forhøyede fraværsprosenten må sees i sammenheng med den belastning som nedbemanning og usikkerhet i forhold til arbeidsog livssituasjon medførte for de ansatte. Videre har Helsestasjon hatt en ansatt i langtidssykemelding. 11.2.3 Budsjett og resultat for virksomheten i 2014 Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 53 av 92 Årsmelding 2014 Regnskap 27 780 5 507 2 636 2 859 2 256 41 038 -5 690 -22 040 -3 952 -31 682 9 356 Art Tekst 10 Lønn 11 Driftsutgifter 13 Kjøp av komm. tjenester 14 Overføringsutgifter 15 Finanseringsutgifter Sum utgifter 16 Salg- og leieinntekter 17 Inntekter av refusjoner 18 Sum overføringer 19 Finansinntekter Sum inntekter NETTO Årsresultat Budsjett 39 330 10 999 2 267 2 525 55 121 -3 -1 835 -40 757 -2 000 -44 595 10 526 Avvik 11 550 5 492 -369 -334 -2 256 14 083 -3 3 855 -18 717 1 952 -12 913 1 170 I forhold til drift av virksomhetens to bofellesskap for enslig mindreårige flyktninger krever virksomheten refusjon fra Bufetat til inndekning av lønns- og driftsutgifter. To ganger pr. år sendes det krav på 80 % av utgiftene i forhold til refusjon for slike tiltak. Helsevern for barn og unge hadde i 2014 et mindreforbruk 298 000. 11.2.4 Kvalitet og internkontroll Nye avvik og forbedringsforslag HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Gjennomsnittlig responstid Gjennomsnittlig behandlingstid 1 tertial 0 7 0 1 2 tertial Årsmelding 0 0 1 25 1 0 0 1 Blir rapportert samlet for kommunen 6,48 dager 25 dager 11,07 dager 16,45 dager 41 dager 17,61 dager Hovedvekten av virksomhetens avvik handler om rullering av tiltaksplaner og evaluering av disse. Tiltak Handling Gjennomførte tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både dokumentdelen og avviksmodulen. Hvordan man har arbeidet med utvikling av nye prosedyrer, skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende dokumenter i kvalitetssystemet. Virksomheten har gjennomgått avviksmodulen vedr. kvalitetssystemet i personalmøte Virksomheten jobber etter fastsatt årshjul med utvikling og revidering av skjemaer, rutiner og skjekklister. Virksomheten er i ferd med å utvikle rutiner for internkontroll i forhold til bofellesskap og barnebolig. 11.3 VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER FOR 2014: Virksomheten etablerte en barnebolig for bruker med slikt behov. Påbegynte arbeidet med implemtentering av utvalgte metoder etter Kvello-modellen innenfor barneverntjenesten Barneverntjenesten flyttet til nye lokaler i Herredshuset. Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 54 av 92 Årsmelding 2014 For virksomheten var 2014 preget av krevende og i lengre perioder altoppslukende prosesser knyttet til nedbemanningen i tiltakene for enslig mindreårige flyktninger. Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 55 av 92 Årsmelding 2014 12. VIRKSOMHET OMSORGSTJENESTEN På grunn av innføringen av eiendomsskatt i 2013, fikk vi midler til å ta i bruk 4 rom på sykehjemmet. Alle stillingen er besatt av fagpersoner. Det ansettes nye sykepleierårsverk i hjemmetjenesten fra januar-14. Avdelingsleder på kjøkkenet trekkes også ut av helgevakter og vi styrker bemanningen på dagtid. På grunn av pålegg fra arbeidstilsynet i 2013, fikk vi beskjed om å vaske arbeidstøyet til de ansatte i hjemmetjenesten på grunn av smittefaren. Det betyr at vi får noen investeringer vedrørende nye garderober, nytt arbeidstøy, samt økt behov for vaskehjelp i vaskeriet. Organisasjonskart (gjeldende struktur per 1.1.14) Omsorgstjenesten Vaskeri Helsesektretær Fysioterapaut Konsulent Ergoterapeut Sykehjem avdeling Lauer kort/lang Sykehjem avdeling Tisler/Akerøy Hjemmetjenesten Vest Hjemmetjenesten Øst Kjøkken 12.1 RÅLES PRIORITERINGER FOR OMSORGSTJENESTEN I 2014 RÅLE prioriterer mål til virksomheten og som har forankring i målene i kommuneplan, økonomiplan, eksterne og kommunale føringer. I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under. 12.1.1 Levekår – folkehelse og livskvalitet Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 1.1 FS UMT UKPT 1.2 FS UMT UKPT 1.3 UKPT Måling Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk ifm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Idrett og friluftsliv Integrering og mangfold Alle virksomheter har drøftet sine levekårsaktiviteter (fra handlingsdelen i planene) med sitt respektive politiske utvalg. Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting. Muligheter for sosial mobilitet for barn og voksne er kartlagt, og eventuelle forbedringsområder kommunen bør ha fokus på – er identifisert. Politisk behandling innen 2014 Utskriftsdato: 13.05.2015 Status Drøftingssak innen 3 mnd etter at planene er vedtatt Side 56 av 92 Årsmelding 2014 1.4 UKPT Kommunens grad av god integrering av minoritetsspråklige er kartlagt, og eventuelle forbedringsområder er identifisert. Politisk behandling innen 2014 12.1.2 Kommunale tjenester – brukerorienterte, effektive og bærekraftige Hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 2.1 FS UMT UKPT Alle virksomheter har sine relevante benchmarkingsreferanser vedtatt i virksomhetsplanen og benytter dette som metode. 2.2 FS UMT UKPT 2.3 FS UMT UKPT Vedtatte kvalitetssatsninger i Hvaler kommune (utover lovpålagt minimum) har ønsket effekt, og blir kommunisert tydelig til politisk nivå. 2.4 FS UMT UKPT Hvaler kommune bruker kvalitetssystemet aktivt og systematisk i arbeidet med å videreutvikle mer brukerorienterte, kostnadseffektiv og bærekraftige tjenester. 2.5 FS UMT UKPT Medarbeidertilfredshet hos ansatte i Hvaler kommune skal ligge på landssnitt, eller høyere. Hvaler kommune – politikk og administrasjon - har bevissthet om hva som er god kvalitet i tjenesteytingen. Mål Tiltak Måling Status 13. Relevante benchmarkingsreferanser er oppgitt og vedtatt i alle strategiske v-planer. 14. Virksomhetens rangering/forhold til benchmarking rapporteres i årsmelding og evt i tertialer og enkeltsaker dersom mulig. Rapportering gjennomført, og eventuelle korrektive tiltak blir fremmet. 13. Hver virksomhet har i løpet av 2014 definert kvalitetsnormer og indikatorer innen de viktigste tjenestene. 14. Normene er gjort til gjenstand for politisk behandling/orientering i løpet av 2014, eventuelt fortløpende. 7. Det gjennomføres en brukerundersøkelse i løpet av første halvdel av 2014. 8. Responstid på avviksmeldinger og forbedringsforslag i kvalitetssystemet er maksimum 3 virkedager. Måles i medarbeider-undersøkelse i 2014 Målemetode / indikator 2.1 Benytte rel eva nte benchma rki ngs refera ns er KOSTRA gruppe 1,evt a ndre 2.2 Bes kri ve nytteverdi en a v da gs enter for el dre Ori enteri ngs s a k ti l UKPT 2.2 Ta i bruk reha bi l i teri ng i egen kommune Ori enteri ngs s a k ti l UKPT 2.2 Ta i bruk pa l l i a ti v res s urs 20 % i Ra pporteri ng pr terti a l dri ft 2.3 Benytte kva l i tets s ta nda rder i henhol d ti l kommunepl a nen Ra pporteri ng pr terti a l 2.4 Oppl æri ng og fokus på a vvi k Ra pporteri ng pr terti a l 1 .Tertial 2 .Tertial Årmelding Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Igangsatt Igangsatt Igangsatt Igangsatt Igangsatt Utført Utført Utført Utført Utført Utført Utført Utført Utført 12.1.3 Verdiskapning - næringsutvikling med lokal forankring, identitet og kvalitet Hovedmål 3 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 3.1 FS UMT UKPT Hvaler kommune – politikk og administrasjon – har en samlet og god vurdering av kommunens deltakelse i regionalt i utviklingsarbeid, og Hvaler kommune er til stede og påvirker at kommunens interesser blir ivaretatt. Utskriftsdato: 13.05.2015 Måling 7. 8. Status Deltakelse i ulike regionråd, utvalg og nettverk settes opp som drøftingspunkt i politikkområdene UMT, UKPT, FS innen første tertial 2014. Avtalte fora blir ivaretatt ut året 2014. Side 57 av 92 Årsmelding 2014 12.1.4 Klima – langsiktig, bærekraftig forvaltning og utvikling Hovedmål 4 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 4.1 FS UMT UKPT 4.2 FS 4.3 UMT 4.4 UMT 4.5 UMT 4.6 UKPT Måling Status Hvaler kommune skal i løpet av 2014 oppnå miljøfyrtårnstatus på minst to virksomheter/enheter. Godkjenning foreligger av 2 enheter. Hvaler kommune har en klar ambisjon innenfor Smart Energy, og alle sektorer har sin forankring i prosjektet avklart (sammenheng med delmål 4.5 og 4.6) Utvalg for Miljø og Teknikk er oppdatert på vekstrate innen bosetting og arealeffektivitet, for å kunne ta gode langsiktige beslutninger i arealspørsmål. Klima- og energiplanen i Hvaler kommune er vedtatt i 2014. Planen inneholder Smart Energy som perspektiv for Hvaler. Kommunalteknikk og eiendom har en avklart ambisjon om utvikling innenfor Smart Energy prosjektet (i samarbeid med delmål 4.2) Helse og sosialområdet har en avklart ambisjon om utvikling av velferdsteknologi i sine tjenester – innenfor Smart Energy prosjektet (i samarbeid med delmål 4.2) Politisk vedtatt ambisjon og plan for prosjektet Mål Tiltak Målemetode / indikator Tertialrapporter og o-saker Plan vedtatt Ambisjon/ prosjektplan politisk vedtatt Ambisjon/ prosjektplan politisk vedtatt 1 .Tertial 2 .Tertial Årsmelding 4.6 Del ta gel s e i pros jekt E- Seni or Ori enteri ngs s a k UKPT s a mmen med Fredri ks ta d Ikke påbegynt Igangsatt Utført 4.6 Del ta gel s e i hovedpros jekt i i nnova ti v vel ferds teknol ogi i Fredri ks ta d Igangsatt Igangsatt Utført Ori enteri ngs s a k UKPT 12.2 RESSURSER 12.2.1 Bemanningsplan Antall 01.01.2014 Ansatte Årsverk Virksomhetsleder 1 1,0 Avdelingsleder 5 5,0 Sykepleier/vernepleier 31 23,69 Assistent, vaskeri 1 0,5 Assistent, pleie 8 3,15 Fagarbeider 43 28,15 Konsulent 1 1,0 Fysioterapeut 2 1,25 Ergoterapeut 1 0,5 Helsesekretær 4 3,1 Kokk 1 1,0 Sjåfør 1 1,0 SUM 103 70,06 Relevante brukerdata i henhold til bemanning Økning av sykepleierårsverk i hjemmetjenesten, 1,7 pga samhandlingsreformen, åpning av dagsenteret (sjåfør), 1,0 og krav om demenskoordinator, 0,2. Det er lagt inn Stillingsbetegnelse Utskriftsdato: 13.05.2015 Antall 31.01.2014 Ansatte Årsverk 1 1,0 5 5,0 31 23,69 1 0,5 8 3,15 43 28,15 1 1,0 2 1,25 1 0,5 4 3,1 1 1,0 1 1,0 103 70,06 Antall budsjettert 2014 Ansatte Årsverk 1 1,0 5 5,0 31 23,69 1 0,5 8 3,15 43 28,15 1 1,0 2 1,25 1 0,5 4 3,1 2 1,14 1 1,0 103 70,06 Side 58 av 92 Årsmelding 2014 3.01 årsverk pr 01.01.14 som overdekning pga krav etter HTA. Benyttes i egen vikarpool og dekkes over vikarbudsjettet. Antall ansatte 2013 Menn 6 Ansatte 2014 Kvinner 89 Menn 7 Kvinner 96 12.2.2 Sykefraværsstatistikk og mål for 2014 Faktisk Sykefravær i % Mål 2012 2013 2014 1,1 13,6 14,6 1,4 8,2 9,5 1,0 8,0 9,0 Egenmeldt: Legemeldt: Totalt: jan – mar 2014 1,4 6,2 7,6 Tertialrapportering jan – juli 2014 1,1 6,7 7,7 Hele 2014 1,3 6,4 7,6 12.2.3 Budsjett og resultat for virksomheten i 2014 Vedtatt budsjett Art Tekst 10 Lønn Regnskap Budsjett Avvik 50 703 50 757 54 11 Driftsutgifter 5 887 4 836 -1 051 13 Kjøp av komm. tjenester 5 088 184 -4 904 933 700 -233 62 691 56 477 -6 214 -1 346 -1 038 308 -11 001 -5 700 5 301 14 Overføringsutgifter 15 Finanseringsutgifter 56477 16 Salg- og leieinntekter 17 Inntekter av refusjoner 80 -80 18 Sum overføringer -117 117 19 Finansinntekter -508 508 Sum inntekter -12 972 -6 738 6 234 NETTO Alle tall i hele tusen 49 718 49 739 20 Vi har hatt utgifter knyttet til 2 demente brukere. Den ene kjøper vi tjenester fra Aleris (art 13).Her får vi dekket utgiftene for 2014, da han er 67 år i år.Den andre bor på sykehjemmet med 1 til 1 bemanning og vi kjøper tjenester fra Ambio Helse i tillegg til å benytte eget personale. Det var et kommunestyrevedtak 8.05.14 vedrørende kjøp av private tjenester, som blir finansiert gjennom tilskudd for ressurskrevende brukere – tilsvarende kr 2,5 mill. Vi har en tilsynslege i lønnet permisjon i 4 måneder med egen vikar, som det ikke ble budsjettert med. Det tilsvarer ca kr 400 tusen. 12.2.4 Kvalitet og internkontroll Nye avvik og forbedringsforslag HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Utskriftsdato: 13.05.2015 1 tertial 10 33 1 2 tertial 16 47 1 Årsmelding 53 119 4 Side 59 av 92 Årsmelding 2014 Forbedringsforslag Intern varsling Gjennomsnittlig responstid Gjennomsnittlig behandlingstid 2 2 4 Blir rapportert samlet for kommunen 2,8 dager 6,8 dager 4,7 dager 14,48 dager 17 dager 16,2 dager Tiltak Handling Gjennomførte tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både dokumentdelen og avviksmodulen. Hvordan man har arbeidet med utvikling av nye prosedyrer, skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende dokumenter i kvalitetssystemet. Flere møter med kvalitetsansvarlig, bedre oppfølging av melder på avvik mtp løsningsforslag. Ta opp 1 prosedyre av gangen om morgenen i rapporten i 1 uke Virksomheten har en egen kvalitetsgruppe som jobber med både gamle og nye prosedyrer. Møter månedlig. Høsten-13 ble det gjennomført en revidering av prosedyrene våre, mens vi tok legemiddelhåndtering høsten-14 12.3 VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER I 2014: Tilrettelegging for 2 demente brukere med 1:1 bemanning Ansettelse av 20 % demenskoordinator 01.10.14 – jobber med kartlegging og utredning, samt oppfølging i samarbeid med lege, hjemmetjenesten og sykehjemmet Kokkelærling på kjøkkenet for første gang – ferdig høsten-15. Har tilført kjøkkenet ny giv og det selges bla.a lunsj på rådhuset hver onsdag Planlegging av brakker for hjemmetjenesten på nyåret-15, oppussing/ombygging av kjøkkenet og kantina, nytt bygg for hjemmetjenesten, dagsenter og 4 omsorgsboliger, samt utvidelse av sykehjemmet på Dypedalåsen med 7 pluss 7 plasser for demente. Fokus på arbeidsmiljøarbeid, samt opprettholde et lavt fraværsnivå Gode tilbakemeldinger gjennom medarbeiderundersøkelsen – jobbes videre med tiltak Oppstart med ÅPEN prosessen i personalgruppene høsten – 14. Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 60 av 92 Årsmelding 2014 13. VIRKSOMHET TILTAK FOR FUNKSJONSHEMMEDE Tiltak for Funksjonshemmede gir i hovedsak tjenester ut i fra Lov om helse- og omsorgstjenester, virksomhetens kjerneoppgaver er boveiledning og avlastning i institusjon, i tillegg til dette gis det også omsorgslønn, brukerstyrt personlig assistent, avlastning i private hjem, kjøp av avlastningsplasser i privat institusjon og støttekontakt. Boveildertjeneste gis til brukere som har et særlig hjelpebehov på grunn av sin funksjonshemming/ utviklingshemming. Praktisk bistand og opplæring er individuelt tilpasset. Tjenestene skal gis etter prinsippet om hjelp til selvhjelp. Hovedoppgavene for virksomheten: Å gi bistand og opplæring til personlig stell og egenomsorg, praktiske gjøremål i hjemmet og i tilknytning til husholdningen. Å sikre at den enkelte tjenestemottaker får ivaretatt sine hjelpebehov i henhold til aktuelle lover, forskrifter, interne kvalitetsrutiner og retningslinjer. Å bidra til å koordinere ulike tjenester rundt den aktuelle tjenestemottaker slik at tjenesten mest mulig er helhetlig. Å sikre at den enkelte får kvalifisert og nødvendig hjelp etter behov. Å gi avlastning til personer og familier med særlig tyngende omsorgsarbeid. På grunn av økende behov for boliger og manglende kapasitet på avlastning så startet man å bygge på Østerhaug i august 2013, det vil bestå av 10 boliger og 6 avlastningsenheter, det er forventet at det skal stå ferdig i desember 2014. Utfordringene til virksomheten er at den er i stadig vekst i forhold til økning av antall brukere, spesielt i forhold til avlastning. Noen av årsakene til denne økningen kommer blant annet av at brukergruppen ved virksomheten er ung, så det er ikke forventet naturlig frafall, og at de to siste årene har det også kommet flyttende til kommunen flere nye brukere. En annen viktig årsak til at man bygger på Østerhaug er det dårlige fysiske arbeidsmiljøet for de ansatte, som er langt under det som er forventet av en arbeidsplass. Virksomhetsleder er den faglige og administrative lederen i virksomheten. Det vil jobbes med å organisere virksomheten på en slik måte at boveiledning og avlastning vil bli sett på som to separate avdelinger. Per dags dato så har virksomheten fagkoordinator som ikke har en klart definert rolle hverken i forhold til boveiledning eller avlastning, men som har en slags lederfunksjonen i hele virksomheten under virksomhetsleder. Man ønsker å dele virksomheten i to avdelinger- boveiledning og avlastning og med en avdelingsleder på hver avdeling. Det vil da være naturlig at fagkoordinator vil ta over som avdelingsleder i forhold til boveiledning. Videre så er Tiltak for Funksjonshemmede organisert i åtte team med teamleder som har et definert ansvar for hvert sitt team rundt sin bruker/ brukergruppe. De fleste teamlederne har høgskoleutdanning inne helse- og sosial, med unntak av to som har videregående utdanning innen helse- og sosialfag. Organisasjonskart (gjeldende struktur fra 01.11.14) Tiltak for funksjonshemmede Boveiledning Utskriftsdato: 13.05.2015 Avlastning Side 61 av 92 Årsmelding 2014 13.1 RÅLES PRIORITERINGER FOR TILTAK FOR FUNKSJONSHEMMEDE I 2014 RÅLE prioriterer mål til virksomheten og som har forankring i målene i kommuneplan, økonomiplan, eksterne og kommunale føringer. I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under. 13.1.1 Levekår – folkehelse og livskvalitet Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 1.1 FS UMT UKPT 1.2 FS UMT UKPT 1.3 UKPT Måling Status Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk ifm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Idrett og friluftsliv Integrering og mangfold Alle virksomheter har drøftet sine levekårsaktiviteter (fra handlingsdelen i planene) med sitt respektive politiske utvalg. Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting. Pågår Muligheter for sosial mobilitet for barn og voksne er kartlagt, og eventuelle forbedringsområder kommunen bør ha fokus på – er identifisert. Politisk behandling innen 2014 Drøftingssak innen 3 mnd etter at planene er vedtatt Pågår 13.1.2 Kommunale tjenester – brukerorienterte, effektive og bærekraftige Hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 2.1 FS UMT UKPT Alle virksomheter har sine relevante benchmarkingsreferanser vedtatt i virksomhetsplanen og benytter dette som metode. 2.2 FS UMT UKPT 2.3 FS UMT UKPT Vedtatte kvalitetssatsninger i Hvaler kommune (utover lovpålagt minimum) har ønsket effekt, og blir kommunisert tydelig til politisk nivå. 2.4 FS UMT UPT Hvaler kommune bruker kvalitetssystemet aktivt og systematisk i arbeidet med å videreutvikle mer brukerorienterte, kostnadseffektiv og bærekraftige tjenester. 2.5 FS UMT UKPT 2.6 Medarbeidertilfredshet hos ansatte i Hvaler kommune skal ligge på landssnitt, eller høyere. Hvaler kommune – politikk og administrasjon - har bevissthet om hva som er god kvalitet i tjenesteytingen. Utarbeide plan for organisering og drift på Østerhaug, som skal være ferdig 3 mnd. før overflytting av virksomheten fra Oladammen til Ø Østerhaug. Utskriftsdato: 13.05.2015 Måling Status 15. Relevante benchmarkingsreferanser er oppgitt og vedtatt i alle strategiske v-planer. 16. Virksomhetens rangering/forhold til benchmarking rapporteres i årsmelding og evt i tertialer og enkeltsaker dersom mulig. Rapportering gjennomført, og eventuelle korrektive tiltak blir fremmet. Pågår 15. Hver virksomhet har i løpet av 2014 definert kvalitetsnormer og indikatorer innen de viktigste tjenestene. 16. Normene er gjort til gjenstand for politisk behandling/orientering i løpet av 2014, eventuelt fortløpende. 9. Det gjennomføres en undersøkelse i løpet av første halvdel av 2014. 10. Responstid på avviksmeldinger og forbedringsforslag i kvalitetssystemet er maksimum 3 virkedager. Måles i medarbeider-undersøkelse i 2014 Uført Møte med tillitsvalgt og verneombud, minimum 2. hver mnd., og ved behov oftere. Og det skal gis politisk rapportering. Utført Utføres i 2015 Utført Side 62 av 92 Årsmelding 2014 Mål 2.1 2.1 2.1 2.1 2.1 2.1 2.1 2.2 2.2 2.2 2.3 Tiltak Ta konta kt med 3 kommuner s om vi ka n s a mmenl i gne os s med. Fi nne ut hvor ma nge brukere de regi s trerer i nn ti l Hel s edi rektora tet s om ps yki s k utvi kl i ngs hemmet. Målemetode / indikator 2 .Tertial Årmelding Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Pågår Pågår pågår Pågår Pågår pågår Pågår Pågår pågår Pågår Pågår pågår Innhente i nforma s jon Fi nne ut hvor ma nge brukere de Innhente i nforma s jon regi s trere i nn ti l Hel s edi rektora tet s om res s urs krevende brukere Fi nne ut hvor ma nge bor i Innhente i nforma s jon bofel l es s ka p, og hvor ma nge motta r bovei l edertjenes te a v kommunen. Innhente informasjon Finne ut den totale kostnaden i forhold til lønn i den enkelte kommune. Fi nne ut om de gi r a vl a s tni ng i Innhente informasjon kommunen vi a i ns ti tus jon s om de s el v orga ni s erer. Fi nne ut hvor ma nge å rs verk Innhente informasjon denne tjenes ten ha r tota l t TFF s ka l oppretthol de Ti l budet oppretthol des da gs enter ti l bud ti l de s om a l l erede ha r dette. TFF s ka l opprette da gs enter Gi da gs enter ti l bud ti l 5 ti l bud ti l 5 nye brukere. nye brukere TFF s ka l gi brukerne et ti l bud på da gs enter s om er i ndi vi duel t ti l pa s s et, og s om vi l gi dem en verds a tt s os i a l rol l e i Hva l er s a mfunnet. Sta nda rdene for Pl ei e- og oms orgs tjenes ter, s om er pol i ti s k vedta tt s ka l være kjent for de s om jobber i vi rks omheten. 1 .Tertial Ta tt konta kt med 3 kommuner. Ta s opp s om tema på pers ona l møter, 1 ga ng på vå ren og en ga ng på høs ten 13.1.3 Verdiskapning - næringsutvikling med lokal forankring, identitet og kvalitet Hovedmål 3 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 3.1 FS UMT UKPT Hvaler kommune – politisk og administrasjon – har en samlet og god vurdering av kommunens deltakelse i regionalt i utviklingsarbeid, og Hvaler kommune er til stede og påvirker at kommunens interesser blir ivaretatt. Utskriftsdato: 13.05.2015 Måling Status 9. Utført Deltakelse i ulike regionråd, utvalg og nettverk settes opp som drøftingspunkt i politikkområdene UMT, UKPT, FS innen første tertial 2014. 10. Avtalte fora blir ivaretatt ut året 2014. Side 63 av 92 Årsmelding 2014 Mål Tiltak 1 Målemetode / indikator Vi rks omheten s ka l del ta i rel eva nte utva l g, rå d og nettverk s om det er mul i g å være med i . Del ta r 1 .Tertial 2 .Tertial Årsmelding Pågår Pågår Pågår 13.1.4 Klima – langsiktig, bærekraftig forvaltning og utvikling Hovedmål 4 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 4.1 FS UMT UPT 4.6 UPT Måling Status Hvaler kommune skal i løpet av 2014 oppnå miljøfyrtårnstatus på minst to virksomheter/enheter. Godkjenning foreligger av 2 enheter. t Helse og sosialområdet har en avklart ambisjon om utvikling av velferdsteknologi i sine tjenester – innenfor Smart Energy prosjektet (i samarbeid med delmål 4.2) Ambisjon/ prosjektplan politisk vedtatt Mål Tiltak Målemetode / indikator Pågår 1 .Tertial 2 .Tertial Årsmelding 4.1 Ti l ta k for Funks jons hemmede Få godkjent s ta us om s ka l etters trebe å få s ta tus s om mi l jøfyrtå rn mi l jøfyrtå rn, nå r vi rks omheten fl ytter over ti l Øs terha ug i des ember 2014. Ikke påbegynt Igangsatt avsluttet 4.6 Del ta gel s e i hovedpros jekt i i nnova ti v vel ferds teknol ogi i Fredri ks ta d Igangsatt Igangsatt pågår Ori enteri ngs s a k UKPT 13.2 RESSURSER 13.2.1 Bemanningsplan Antall 01.01.2014 Ansatte Årsverk Virksomhetsleder 1 1 Avdelingsledere 0 0 Vernepleiere 5 4,45 Annen høgskole 1 1 Fagarb. innen helse- og sos 6 4,76 Assistenter 17 8,43 SUM 30 19,64 Relevante brukerdata i henhold til bemanning Brukere (boveiledertj.) 11 Brukere (BPA) 4 Brukere (avl. institusjon) 11 Res. Krevende brukere 4 Antall ansatte 2013 Menn Kvinner Ansatte 6 25 Stillingsbetegnelse Utskriftsdato: 13.05.2015 Antall 31.12.2014 Ansatte Årsverk 1 1 2 1,9 4 3,65 1 1 6 4,76 17 8,43 32 20,74 Antall budsjettert 2014 Ansatte Årsverk 1 1 0 0 5 4,45 1 1 6 4,76 17 8,43 30 19,64 12 7 10 4 2014 Menn 7 Kvinner 25 Side 64 av 92 Årsmelding 2014 Årsaken til at det er et avvik på 1,1 årsverk mellom antall årsverk fra bemanningen 31.12.14 og antall budsjettert er at i november 2014 ble det ansatt en avdelingsleder tilknyttet avlastningen som ble lønnet gjennom prosjektmidler, og at fag koordinator gikk over i avdelingslederstilling bolig, og økte da sin stilling fra 80% til 90%. Årsaken til økningen var at virksomheten ble omorganisert på grunn av at store deler av virksomheten ble flyttet over til nye lokaler i desember 2014. 13.2.2 Sykefraværsstatistikk og mål for 2014 Hvaler kommune har som mål og ikke ha høyere en 5,6% fravær. Målet skal være utgangspunkt for virksomhetenes mål for 2014. Faktisk Sykefravær i % 2012 2013 2014 1,1 5,4 6,5 1,3 9,6 10,6 3 6 9 Egenmeldt: Legemeldt: Totalt: Tertialrapportering jan – april jan – august 2014 2014 1 2,3 6,6 6,5 7,6 7,2 Mål Hele 2014 0,8 4,7 5,5 Virksomheten har satt som mål at fraværet ikke skal være høyere enn 9%. Grunnen til at virksomheten legger seg noe høyere enn hva som er satt som mål i kommunen, er at man ut i fra erfaringer vet at sykefraværet i en virksomhet med døgndrift, alle dager i året ligger noe høyere enn ved en virksomhet som kun har drift på dagtid og ikke i helger og helligdager 13.2.3 Budsjett og resultat for virksomheten i 2014 Regnskapstall pr. 31.12.2014 Art Tekst 10 Lønn 11 Driftsutgifter 13 Kjøp av komm. tjenester 14 Overføringsutgifter Regnskap Budsjett 17 107 17 997 890 922 1 451 529 1 357 720 -637 876 771 -105 20 263 20 939 677 -540 4 740 -3 000 -3 000 15 Finanseringsutgifter Sum utgifter - 16 Salg- og leieinntekter 17 Inntekter av refusjoner 18 Sum overføringer -1 -5 280 - 1 19 Finansinntekter Sum inntekter NETTO 5 281 -3 540 1 741 14 982 17 399 2 418 Avvik i forhold til vedtatt budsjett: Hovedårsaken til det store mindreforbruket i 2014 skyldes merinntekter på tilskuddsordningen for ressurskrevende brukere. Ordningen er slik innrettet at man må inntektsføre et estimat på hva som vil komme til utbetaling i juni neste regnskapsår mens budsjettet er lagt nesten 18 måneder tidligere. 13.2.4 Kvalitet og internkontroll Nye avvik og forbedringsforslag HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Utskriftsdato: 13.05.2015 1 tertial 1 60 2 tertial 37 Årsmelding 1 116 Side 65 av 92 Årsmelding 2014 Forbedringsforslag Intern varsling Gjennomsnittlig responstid Gjennomsnittlig behandlingstid 1 1 Blir rapportert samlet for kommunen 1,9 dager 2,1 dager 2,06 dager 1,9 dager 5,6 dager 2,8 dager Tiltak Handling Gjennomførte tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både dokumentdelen og avviksmodulen. Hvordan man har arbeidet med utvikling av nye prosedyrer, skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende dokumenter i kvalitetssystemet. Både i forhold til bruken av kvalitetssystemet og det å melde avvik er temaer som tas opp på personalmøter og teammøter. Da det var en grundig gjennomgang av dette i desember så har det ikke blitt jobbet så mye med. Det har blitt lagt inn manglende kriterier i tilknytning til allerede eksisterende prosedyre. 13.3 HØYDEPUNKTER FOR 2014 Virksomheten hadde et sykefravær på 5,5 og klarte å komme under målet til kommunen som er på 5,6%. Dette er vi svært fornøyd med, med tanke på at Tiltak for Funksjonshemmede er en virksomhet med døgnkontinuerlig drift. Avvik i forhold til medisinhåndtering har blitt ytterligere redusert. Dette er en konsekvens at de fleste som har vært i behov av medisinkurs har tatt det. Og at det har blitt jobbet med å rekruttere fagarbeidere innen helse- og sosial med medisinkompetanse på nivå 2. Bruker med ledsager var med på tur i regi av Tall Ships Races, noe som var meget vellykket. Også i 2014 klarte virksomheten å ivareta pårørende sitt behov for fast og ekstra avlastning, dette til tross for dårlige lokaliteter på Oladammen. Virksomheten ble «omorganisert» slik at den ble delt inn i 2 avdelinger, bolig og avlastning. 1. november startet ny avdelingsleder for avlastningen i 100% stilling, og fagkoordinator fikk tittelen avdelingsleder bolig og økte sin stilling fra 80% til 90%. Årets desidert største høydepunkt var at Østerhaug sto ferdig i november. Virksomhetsleder og avdelingslederne flyttet fra Oladammen og over til Østerhaug 1. desember, dette var en stor dag for ledelsen. 8. desember hadde virksomheten invitert til åpen dag, der publikum kunne komme og se på praktbygget. Det var mange som kom for å ta en titt og en prat, vi fikk mange positive tilbakemeldinger. Pårørende og en av brukerne som skulle flytte inn ble intervjuet av Fredrikstad blad, og en annen bruker kom i NRK sendingen på radio. 15. desember var det offisiell åpning med ordføreren som klippet snoren som seg hør og bør. Og brukene med sine pårørende var også tilstede sammen med ansatte i virksomheten og andre involverte parter fra kommunen, det var en flott fest. De som var tilstede fikk høre vakker sang og musikk. 17. desember var en ny merkedag for virksomheten, da flyttet brukerne inn i sine leiligheter, noen kom flyttende fra Oladammen til Østerhaug mens noen av de som mottok avlastning på Oladammen startet med tilvenning til å bo permanent i egen bolig. Og det ble startet med å gi avlastning på Østerhaug istedenfor Oladammen. Overgangen til et nytt sted har brukerne taklet utmerket, både i forhold til bolig og avlastning. Det har også blitt en ny hverdag for de ansatte ved virksomheten. Vi gleder oss til fortsettelsen og at vi får ansatt de vi trenger og at vi får «bodd oss» ordentlig inn i huset. Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 66 av 92 Årsmelding 2014 14. VIRKSOMHET NAV HVALER NAV Hvaler har gode menneskelige ressurser, og har et godt omdømme lokalt. Vi er en kompetansebedrift, som er avhengig av faglig oppdaterte medarbeidere. Vi driver stor grad av kompetanseutvikling av medarbeiderne, både internt og eksternt. Vi har hatt flere brukerundersøkelser de siste årene. Disse har gitt til dels svært gode tilbakemeldinger, og våre brukere gir uttrykk for at de føler seg sett hos oss. Forbedringspotensialet vårt dreier seg om tilgjengelighet og også det å tydelig avklare forventninger, muligheter og resultater for den enkelte bruker. I så måte vil enda mer fokus på ny standard for arbeidsrettet brukeroppfølging kunne gi oss et strukturmessig og kvalitetsmessig løft. For å møte utfordringene knyttet til samhandlingsreformen, oppretter vi ny avdeling for rus og psykisk helse fra 01.01.14. Når det gjelder økonomiske ressurser, mener vi at vi har et gap mellom behov og ressurser. Det er svært tidkrevende å drive tett og god oppfølging med brukerne. I tillegg har vi sikkerhetsaspektet og reviderte prosedyrer som sier at vi stort sett alltid skal være to ansatte i møte med brukere som vi ikke kjenner eller som har en risikoatferd. Dett er særlig aktuelt knyttet til hjemmebesøk, og transport til og fra fastlege, sykehus og andre offentlige kontorer. Flere og flere brukere trenger mye hjelp fra oss for å komme videre i målet om å bli «sjef i eget liv». Dette krever mye ressurser. Vi har hatt betydelig lavere antall årsverk til sosialområdet enn tilsvarende kommuner i Østfold og Norge. Dette er tydelig i forhold til KOSTRA-statistikken for de seneste årene. Vi fikk en styrking av ressursene på dette området i 2013, og kunne øke med en 70% stilling. Dette vil gi oss større muligheter til å oppnå visjonen om å ”gi mennesker muligheter”, hjelpe dem over fra passivitet til arbeid og aktivitet og gi hjelp til selvhjelp som kan gjøre den enkelte til sjef i eget liv. Dette vil være positivt for Hvaler-samfunnet, og økonomien i Hvaler kommune, både på kort og lang sikt. Vi fikk også i 2013 midler til å forsterke oppfølging av personer som står langt unna et ordinært arbeidsliv. Her fokuserer vi på aktivitet og mestring, og økt livskvalitet. Mye av dette arbeidet foregår på Skogstunet. Vi har fått flere overordnede mål fra RÅLE, og vil i i tillegg få overordnede mål fra statlig side (Arbeid først, pålitelig forvaltning, aktive brukere, kunnskapsrik samfunnsaktør, løsningsdyktig organisasjon). Vårt mål er at så mange som mulig av disse målene kan operasjonaliseres, og brytes ned i indikatorer som kan finnes på målekortet. Vi vil i 2014 fokusere på å fortsette arbeidet med å bidra til at færrest mulig innbyggerne i Hvaler kommune blir 100% sykmeldt, øke andelen mennesker som går over i arbeid samt redusere antall unge mottakere av sosialhjelp og langtidsmottakere av sosialhjelp. Målet er at dette skal gjenspeile seg i årsrapporten for 2014. Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 67 av 92 Årsmelding 2014 Organisasjonskart pr. 1.1.14 NAV Hvaler Mottakstjenesten Avdeling Oppfølging Flykningetjenesten Avdeling for rus-og psykisk helsearbeid Driftsenhet Skogstunet 14.1 RÅLES PRIORITERINGER FOR NAV HVALER I 2014 RÅLE prioriterer mål til virksomheten og som har forankring i målene i kommuneplan, økonomiplan, eksterne og kommunale føringer. I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under. 14.1.1 Levekår – folkehelse og livskvalitet Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 1.1 FS UMT UKPT 1.2 FS UMT UKPT 1.3 UKPT 1.4 UKPT Måling Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk ifm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Idrett og friluftsliv Integrering og mangfold Alle virksomheter har drøftet sine levekårsaktiviteter (fra handlingsdelen i planene) med sitt respektive politiske utvalg. Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting. Muligheter for sosial mobilitet for barn og voksne er kartlagt, og eventuelle forbedringsområder kommunen bør ha fokus på – er identifisert. Kommunens grad av god integrering av minoritetsspråklige er kartlagt, og eventuelle forbedringsområder er identifisert. Politisk behandling innen 2014 Utskriftsdato: 13.05.2015 Status Drøftingssak innen 3 mnd etter at planene er vedtatt Politisk behandling innen 2014 Side 68 av 92 Årsmelding 2014 Mål Tiltak 1.1 1.1 1.1 1.2 1.3 1.3 1.3 1.3 1.4 1.4 Målemetode / indikator 1 .Tertial 2 .Tertial Årsmelding Oppnådd Oppnådd Bilder og teks t på Hvalnett Forsinket Ikke påbegynt Ikke påbegynt Evaluerings rapport i etterkant Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Drøftings s ak til UKPT innen 3 mnd etter at planene er vedtatt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Artikkel i Fredriks tad Blad Ikke påbegynt Ikke påbegynt Pågår s tatis tikk og Pågår s ammenligning fra 2013 til 2014 Lage s pørres kjema til Igangsatt utvalgte familier Pågår Pågår Igangsatt Igangsatt Lage s pørres kjema til Igangsatt aktuelle brukere Artikkel i Fredriks tad Blad, Utført månedlig rapportskjema Igangsatt Igangsatt Utført Utført Lage egen logg for s like tiltak, med vurdering og effekt. Pågår Pågår Ta med brukere på trenings s enter hver tirs dag. Ha en åpen kveld pr uke på Skogs tunet med aktiviteter, innen 01.04.14 Gjennomføre mins t 2 arrangementer i s amarbeid med frivillige organis as joner i 2014 Lage en s ak til UKPT i forhold til hvilke aktiviteter NAV Hvaler kan bidra med mht handlings delen i planene Komme i gang med "s portsbod"/aktivitetsgruppe på Skogs tunet innen 01.09.14 Delta aktivt i FON-s amarbeidet, redus ere antall drop-outs fra 2013 til 2014 Kartlegge behov s åpas s treffs ikkert, at vi kan iverks ette leks ehjelp og evt s tøtte til utdanning. Kartlegge hva s om s kal til for å bryte ut av en pas s iv tilværels e Gjennomføre flyktningcafe to ganger pr uke Månedlig oppmøtes kjema Iverks ette s tøtte til barnehage/SFO, og s tøtte til trenings avgifter etc der det er nødvendig Oppnådd Pågår 14.1.2 Kommunale tjenester – brukerorienterte, effektive og bærekraftige Hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 2.1 FS UMT UKPT Alle virksomheter har sine relevante benchmarkingsreferanser vedtatt i virksomhetsplanen og benytter dette som metode. 2.2 FS UMT UKPT 2.3 FS UMT UKPT Vedtatte kvalitetssatsninger i Hvaler kommune (utover lovpålagt minimum) har ønsket effekt, og blir kommunisert tydelig til politisk nivå. 2.4 FS Hvaler kommune bruker kvalitetssystemet aktivt og systematisk i arbeidet med å videreutvikle mer Hvaler kommune – politikk og administrasjon har bevissthet om hva som er god kvalitet i tjenesteytingen. Utskriftsdato: 13.05.2015 Måling Status 17. Relevante benchmarkingsreferanser er oppgitt og vedtatt i alle strategiske v-planer. 18. Virksomhetens rangering/forhold til benchmarking rapporteres i årsmelding og evt i tertialer og enkeltsaker dersom mulig. Rapportering gjennomført, og eventuelle korrektive tiltak blir fremmet. 17. Hver virksomhet har i løpet av 2014 definert kvalitetsnormer og indikatorer innen de viktigste tjenestene. 18. Normene er gjort til gjenstand for politisk behandling/orientering i løpet av 2014, eventuelt fortløpende. 11. Det gjennomføres en undersøkelse i løpet av første halvdel av 2014. Side 69 av 92 Årsmelding 2014 UMT UKPT brukerorienterte, kostnadseffektiv og bærekraftige tjenester. 2.5 FS UMT UKPT Medarbeidertilfredshet hos ansatte i Hvaler kommune skal ligge på landssnitt, eller høyere. 12. Responstid på avviksmeldinger og forbedringsforslag i kvalitetssystemet er maksimum 3 virkedager. Måles i medarbeider-undersøkelse i 2014 Mål Tiltak Målemetode / indikator 1 .Tertial 2 .Tertial Årmelding 2.1 "Må lekortet" i NAV-s ys temet benyttes s om benchma rkings refera ns e må nedlig s tatis tikk/ra ngering fra NAV Øs tfold til RÅLE Utført Utført Utført 2.1 Det utvikles flere loka le indika torer på kommuna l s ide innen 01.03.14 Gjennomføre brukerunders økels e på Skogs tunet innen 01.06.14 Fors la g til korrigeringer etter brukerunders økels e på Skogs tunet innen 20.06.14 Gjennomføre behovs gra dering a v tilbudet innenfor rus og ps ykis k hels e Pla nlegge opps tart a v gruppea ktivitet innen rus og ps ykis k hels e Iga ngs ette gruppea ktivitet innen rus og ps ykis k hels e Innføre må loppnå els e med s ka la 1-10 for deltagere Skogs tunet Definere kva litets normer og indika torer innen 01.09.14, med utga ngs punkt i må lekortet Etablere et s ett "kontorverdier" for NAV Hva ler, innen 01.03.14 Res pons tid på a vvik og forbedrings fors la g er la vere enn 3 da ger NAV Hva ler ha r s tadig økende meda rbeidertilfreds het endring i må lekortet innen 01.03.14 Oppnådd Oppnådd Oppnådd Igangsatt Igangsatt Forsinket Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Igangsatt Pågår Utført Utført Utført Utført Pågår Utført Utført Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Oppnådd Oppnådd Oppnådd Igangsatt Igangsatt Ikke fullført Pågår Pågår Pågår 2.2 2.2 2.2 2.3 2.3 2.3 2.3 2.3 2.4 2.5 Utskriftsdato: 13.05.2015 Orienterings s a k til UKPT Orienterings s a k til UKPT Orienterings s a k til UKPT Tertia lra pportering Tertia lra pportering må nedlig ra pport til Inntaks møte i NAV Hva ler Orienterings s a k til UKPT innen 31.12.14 Refera t fra kontormøte s tatis tikk Må les i meda rbeiderunders økels e 2014 Side 70 av 92 Årsmelding 2014 14.1.3 Verdiskapning - næringsutvikling med lokal forankring, identitet og kvalitet Hovedmål 3 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 3.1 FS UMT UKPT Hvaler kommune – politikk og administrasjon – har en samlet og god vurdering av kommunens deltakelse i regionalt i utviklingsarbeid, og Hvaler kommune er til stede og påvirker at kommunens interesser blir ivaretatt. Mål Tiltak Måling Status 11. Deltakelse i ulike regionråd, utvalg og nettverk settes opp som drøftingspunkt i politikkområdene UMT, UKPT, FS innen første tertial 2014. 12. Avtalte fora blir ivaretatt ut året 2014. 1 .Tertial 2 .Tertial Årsmelding 3.1 Vi rks omheten gjør en vurderi ng a v egen del ta gel s e i ul i ke utva l g vurderi ng s endes RÅLE i nnen 28.02.14 Målemetode / indikator Utført Utført Utført 3.1 Vurderi ngen gjøres i forhol d ti l s ka l a 1-10 på på vi rkni ngs mul i ghet, rel eva ns , kva l i tet, nytte og utvi kl i ngs retti ng vurderi ng s endes RÅLE i nnen 28.02.14 Pågår Pågår Ikke fullført 14.1.4 Klima – langsiktig, bærekraftig forvaltning og utvikling Hovedmål 4 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 4.1 FS UMT UKPT 4.6 UKPT Status Godkjenning foreligger av 2 enheter. Helse og sosialområdet har en avklart ambisjon om utvikling av velferdsteknologi i sine tjenester – innenfor Smart Energy prosjektet (i samarbeid med delmål 4.2) Ambisjon/ prosjektplan politisk vedtatt Mål Tiltak 4.1 Få godkjennni ng på Skogs tunet s om mi l jøfyrtå rn i nnen 31.10.14 Godkjenni ng forel i gger. Opps l a g på Hva l nett. 4.6 Foreta eks kurs jon ti l en kommune s om ha r i verks a tt vel ferds teknol ogi Vel ge ut mi ns t 3 produkter s om ka n forenkl e tjenes tene i nnen rus /ps yki s k hel s e Opps l a g på Hva l nett 4.6 Måling Hvaler kommune skal i løpet av 2014 oppnå miljøfyrtårnstatus på minst to virksomheter/enheter. Utskriftsdato: 13.05.2015 Målemetode / indikator 1 .Tertial 2 .Tertial Årsmelding Igangsatt Igangsatt Utført Ikke påbegynt Ikke påbegynt Forsinket Igangsatt Igangsatt Igangsatt Pros jektpl a n pol i ti s k vedta tt Side 71 av 92 Årsmelding 2014 14.2 RESSURSER 14.2.1 Bemanningsplan Antall 01.01.2013 Ansatte Årsverk 1 1 2 2 18 13,8 Stillingsbetegnelse NAV-leder Avdelingsledere Veiledere Antall 31.12.2014 Ansatte Årsverk 1 1 2 2 17 14,7 Antall budsjettert 2014 Ansatte Årsverk 1 1 2 2 16 13,7 SUM Relevante brukerdata i henhold til bemanning Fra 01.01.14 vil virksomheten ha ansatt en psykologspesialist (som avdelingsleder). Dette vil gi oss mer tyngde knyttet til effekter av samhandlingsreformen og fokus på tidlig intervensjon. Antall ansatte 2013 Menn 6 Ansatte 2014 Kvinner 14 Menn 6 Kvinner 14 14.2.2 Sykefraværsstatistikk og mål for 2014 Hvaler kommune har som mål og ikke ha høyere en 5,6% fravær. Målet skal være utgangspunkt for virksomhetenes mål for 2014. Faktisk Sykefravær i % Egenmeldt: Legemeldt: Totalt: Mål 2012 2013 2014 0,9 5,9 6,8 0,7 9,5 9,9 1,0 4,6 5,6 Utskriftsdato: 13.05.2015 Tertialrapportering jan – mar jan – juli 2014 2014 0,7 0,7 1,0 4,4 1,7 5,1 Hele 2014 0,6 5,3 6,0 Side 72 av 92 Virksomhetsplan og resultatoppfølging 2014 14.2.3 Budsjett og resultat for virksomheten i 2014 Pr. 31.12.14 Art Tekst 10 Lønn Regnskap Budsjett Avvik 11 236 11 955 1 814 1 716 -98 319 171 -148 5 760 8 927 3 167 84 323 239 19 213 23 092 3 879 -840 -244 596 -6 948 -11 471 -4 523 -52 -125 -73 -948 -850 98 Sum inntekter -8 788 -12 690 -3 902 NETTO Alle tall i hele tusen 10 425 10 402 -23 11 Driftsutgifter 13 Kjøp av komm. tjenester 14 Overføringsutgifter 15 Finanseringsutgifter Sum utgifter 16 Salg- og leieinntekter 17 Inntekter av refusjoner 18 Sum overføringer 19 Finansinntekter 719 Merforbruket pr 31.12.14 ble på kr 22.000, etter utførte årsoppgjørsdisposisjoner. De store avvikene på post 14 og post 17, skyldes endringer knyttet til inntektsføring, utgiftsføring og tilskuddsordninger for mindreårige flyktninger i 2014 (anvar 73701) . På ansvar 73700 hadde vi store merutgifter på sosialområdet, som også ble varslet i 1. tertial og 2.tertial. 14.2.4 Kvalitet og internkontroll Nye avvik og forbedringsforslag HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Gjennomsnittlig responstid Gjennomsnittlig behandlingstid 1 tertial 5 3 1 5 2 tertial Årsmelding 11 26 5 9 0 3 1 7 Blir rapportert samlet for kommunen 4,76 dager 5,0 dager 7,5 dager 8,4 dager 63,4 dager 94,14 dager Tiltak Handling Gjennomførte tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både dokumentdelen og avviksmodulen. Hvordan man har arbeidet med utvikling av nye prosedyrer, skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende dokumenter i kvalitetssystemet. Fast punkt på kontormøtene. Tema på felles «jobbklubber». Åpning for behov for nye prosedyrer. Lederteamet har jobbet sammen med revisjon, og drøfter ukentlig behov for nye prosedyrer. Aktiv deltagelse i KTH, Helse og velferd. 14.3 HØYDEPUNKTER 2014: Har fått ansatt psykolog som avdelingsleder i rus og psykisk helse Har etablert psykososialt kriseteam Har fått stadig større oppslutning fra brukerne mht øreakupunktur (NADA) Har klart å levere veldig bra på målekortet sammenlignet med andre NAV-kontor i Østfold Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 73 av 92 Virksomhetsplan og resultatoppfølging 2014 Har en aktivitetscafe for flyktninger som stadig utvikles i positiv retning Har tatt over ansvar for hjelpemiddellager og inn- og utlevering i kommunen Har et sykkelverksted og en sykkelbutikk som blir stadig mer kjent og brukt. Har forberedt oppstart av kurs for mestring av depresjon (KID) Har klart å komme i mål med stor dugnad mht konvertitt-saker på AAP. Flere av de vi har hatt hos oss som studenter og i praksisplass har fått seg jobb. Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 74 av 92 Virksomhetsplan og resultatoppfølging 2014 15. VIRKSOMHET AREAL OG BYGGESAK Virksomheten består av 4 avdelinger (byggesak, plan, geodata og naturforvaltning) og har pr. 01.01.2015 13 stillingshjemler fordelt på 12,8 årsverk. Virksomhetens kjerneoppgaver er saksbehandling, informasjon og veiledning i saker etter plan- og bygningsloven (Byggesaker, dispensasjonssaker, plansaker), matrikkelloven, konsesjonsloven, landbruks- og naturlovgivningen ( bl.a jordlov, odelslov og forpaktningslov, skoglov, lov om motorferdsel i utmark), kulturminneforvaltning m.fl. Hoveddelen av inntektene er brukerbetaling i saker etter Plan- og bygningsloven og matrikkelloven. Status og fokusområder Areal og byggesak er en virksomhet som forvalter tjenesteområder som preges av stor oppmerksomhet fra våre omgivelser og tett kontakt med ulike myndigheter, næringsliv, innbyggere og eiere av fritidseiendommer. Vi forvalter fagområder som i stor grad har vesentlig innvirkning og betydning for våre landområder, nasjonalparken, kulturmiljø / vernesoner og strandsone. Således er det en hovedmålsetting å bestrebe høy kvalitet i saksbehandling og i dialog og samarbeid med våre «kunder». Bemanning og kompetanse: Virksomhetens oppgaver forutsetter høy kompetanse og stor bredde i fagområder. Virksomheten har for øyeblikket god dekning innen kompetanse og bredde, og dette vil videreføres ved rekruttering til ledige stillinger. Virksomheten fokuserer på å få utbytte av kompetansebredden gjennom teambasert tilnærming til oppgaver, samt utvikle klarere rammer for samme arbeidsform i saker som involverer andre virksomheter. Virksomheten har lavt sykefravær, men er samtidig svært sårbare for vakanser som følge av sykdom. Oppgavene krever svært spesialisert kompetanse, slik at fraværssituasjoner bare unntaksvis kan løses ved hjelp av vikarer. Uforutsett fravær fører som følge av dette til lavere produksjon og lengre saksbehandlingstid, og situasjonen er vanskelig å forebygge. De viktigste forebyggende tiltakene er derfor et spesielt høyt fokus på oppfølging av friske medarbeidere, felles ansvar for oppgaveløsning og produksjon, og nærværsarbeid som preventive tiltak. Oppfølging av syke medarbeidere prioriteres høyt, og i den grad det er mulig gjennomføres praktiske tiltak med tanke på å få sykemeldte medarbeidere tidligere tilbake på jobb. Regionalt samarbeid er et viktig satsingsområde for Hvaler kommune, og det oppleves svært viktig for areal og byggesak å prioritere ressurser til deltakelse innenfor slike nettverk og møteplasser. Ikke minst i sammenheng med at virksomhetens forvaltningsområder har en overgripende betydning knyttet til nærings- og samfunnsutviklingen i kommunen og regionen. For øvrig håndterer virksomheten fagområder som i stor grad berøres av regional og nasjonal politikk, og det er således særlig viktig å bygge nettverk og samarbeid på regionale arenaer slik at våre medarbeidere holdes oppdatert på endring og utvikling innen sine fagområder. Organisasjonskart (gjeldende struktur per 1.1.14) Plan og miljø Virksomhetsstab/ koordinerende rådgiver Byggesak Geodata og oppmåling Utskriftsdato: 13.05.2015 Landbruk og naturforvaltning Plan Side 75 av 92 Virksomhetsplan og resultatoppfølging 2014 15.1 RÅLES PRIORITERINGER FOR AREAL OG BYGGESAK I 2015 RÅLE prioriterer mål til virksomheten og som har forankring i målene i kommuneplan, økonomiplan, eksterne og kommunale føringer. I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under. 15.1.1 Levekår – folkehelse og livskvalitet Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 1.1 FS UFS UPT 1.2 FS UFS UPT Mål 1.1 Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk ifm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Idrett og friluftsliv Integrering og mangfold Alle virksomheter har drøftet sine levekårsaktiviteter (fra handlingsdelen i planene) med sitt respektive politiske utvalg. Tiltak Måling Status Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting. Pågår Drøftingssak innen 3 mnd etter at planene er vedtatt Målemetode / indikator Folkehelseplan: Oppføl gi ng a v ha ndl i ngs del for å s i kre a t kva l i teter knyttet ti l fol kehel s e i nna rbei des i a rea l forva l tni ngen i Hva l er kommune Plan for Idrett og friluftsliv: Oppføl gi ng a v ha ndl i ngs del for å s i kre a t kva l i teter knyttet ti l i drett og fri l ufts l i v i nna rbei des i a rea l forva l tni ngen i Hva l er kommune Pol i ti s k drøfti ng, Del ta kel s e i høri ngs pros es s er, Del ta kel s e i tverrfa gl i g s a ma rbei d, 1.1 Kulturminneplan: Ans va r for å ga ngs ette a rbei det med eta bl eri ng a v kul turmi nnepl a n for Hva l er kommune. Eta bl ert pl a npros es s , Invol veri ng a v berørte i pros jektgruppe, Regi s treri ng / ka rtl eggi ng a v kul turmi nner 1.1 Overordnet plan for turstier: (etter Uta rbei det pl a n for øns ke fra Øs tfol d turs ti er i Hva l er kommune Fyl kes kommune) 1.1 1 .Tertial 2 .Tertial Årsmelding Igangsatt Pågår Utført Igangsatt Pågår Utført Pågår Pågår Pågår Ikke påbegynt Utgå r Utgå r Pol i ti s k drøfti ng, Idrett og fri l ufts l i v s ynl i ggjøres i pl a npros es s er og a rea l pl a ner på a l l e ni vå er Virksomhetsleders kommentar: Oppfølging av tiltakene ovenfor gjennomføres som normalt. I forbindelse med tidligere oppstart av arbeidet med rullering av kommuneplanens arealdel, vil det være naturlig å innarbeide de nevnte planer i ny arealdel. 15.1.2 Kommunale tjenester – brukerorienterte, effektive og bærekraftige Hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 2.1 FS UMT Alle virksomheter har sine relevante benchmarkingsreferanser vedtatt i virksomhetsplanen og benytter dette som metode. Utskriftsdato: 13.05.2015 Måling Status 19. Relevante benchmarkingsreferanser er oppgitt og vedtatt i alle strategiske v-planer. 20. Virksomhetens rangering/forhold til Side 76 av 92 Virksomhetsplan og resultatoppfølging 2014 UKPT benchmarking rapporteres i årsmelding og evt i tertialer og enkeltsaker dersom mulig. Rapportering gjennomført, og eventuelle korrektive tiltak blir fremmet. 2.2 FS UMT UKPT 2.3 FS UMT UKPT Vedtatte kvalitetssatsninger i Hvaler kommune (utover lovpålagt minimum) har ønsket effekt, og blir kommunisert tydelig til politisk nivå. 2.4 FS UMT UKPT Hvaler kommune bruker kvalitetssystemet aktivt og systematisk i arbeidet med å videreutvikle mer brukerorienterte, kostnadseffektiv og bærekraftige tjenester. 2.5 FS UMT UKPT Medarbeidertilfredshet hos ansatte i Hvaler kommune skal ligge på landssnitt, eller høyere. Mål 2.1 Tiltak Benchmarking: I løpet av 1. tertial innhentes relevante benchmarkingsreferanser. Fra 2. tertial skal disse benyttes som grunnlag for å vurdere egen kvalitet og gebyrnivå innen egne selvkostområder Målemetode / indikator Nye referanser vedtatt og tatt i bruk, Aktivt arbeide for å tilpasse oss sammenliknbare kommuner gjennom tilpasning av gebyrene 1 .Tertial Forsinket 2 .Tertial Forsinket Årmelding Ikke fullført 2.2 Styrket samarbeid med byggenæringen: Invitere byggenæringen til halvårlige informasjons- og dialogmøter for å skape økt forståelse og økt kvalitet på byggesøknader Ett dialogmøte i halvåret, Økt kvalitet på byggesøknader, Redusert behandlingstid i byggesaker, Bedre omdømme Pågår Pågår Forsinket 2.3 Ulovlighetsoppfølging: Sikre økt innsikt, respekt og forståelse for lover og plangrunnlag i byggeprosjekter, samt synliggjøre kommunens forvaltningsansvar. Saker behandlet / økt effektivitet, Færre ulovlige byggetiltak, Styrket omdømme, Økt kunnskap om tiltak som krever byggesøknad Pågår Pågår Pågår 2.3 Feilretting i matrikkelen: Avsette ressurser til oppfølging, for å sikre at feil og mangler utbedres Styrket saksbehandling, Forbedret verktøy for tiltakshavere, Økt nøyaktighet i håndtering av eiendomsskatten. Ikke påbegynt Igangsatt Pågår 2.6 Medarbeidertilfredshet: Medarbeider Bestrebe varierte og spennende undersøkelse i 2014 arbeidsoppgaver kombinert med god tilrettelegging for hver enkelt medarbeider Ikke påbegynt Utført Utført Hvaler kommune – politikk og administrasjon - har bevissthet om hva som er god kvalitet i tjenesteytingen. 19. Hver virksomhet har i løpet av 2014 definert kvalitetsnormer og indikatorer innen de viktigste tjenestene. 20. Normene er gjort til gjenstand for politisk behandling/orientering i løpet av 2014, eventuelt fortløpende. 13. Det gjennomføres en undersøkelse i løpet av første halvdel av 2014. 14. Responstid på avviksmeldinger og forbedringsforslag i kvalitetssystemet er maksimum 3 virkedager. Måles i medarbeider-undersøkelse i 2014 Virksomhetsleders kommentar: I arbeidet for å etablere Benchmarking i virksomheten, har vi behov for en totalgjennomgang av våre selvkostområder. Dette arbeidet er komplekst og tidkrevende, og vi har dessverre ikke hatt kapasitet til å foreta en grundig analyse i 2014. Dette skyldes blant annet manglende kapasitet hos vår samarbeidspartner Momentum Selvkost AS. I tillegg skyldes forsinkelsen andre forhold som har krevd flere ressurser, her kan blant annet nevnes Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 77 av 92 Virksomhetsplan og resultatoppfølging 2014 sykdom i virksomheten, flytteprosess, arbeid med rekrutteringsprosesser samt økt oppgavemengde i forbindelse med tidligere oppstart av rullering av kommuneplanens arealdel. 15.1.3 Verdiskapning - næringsutvikling med lokal forankring, identitet og kvalitet Hovedmål 3 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 3.1 FS UMT UKPT 3.2 FS 3.3 FS 3.4 FS Hvaler kommune – politikk og administrasjon – har en samlet og god vurdering av kommunens deltakelse i regionalt i utviklingsarbeid, og Hvaler kommune er til stede og påvirker at kommunens interesser blir ivaretatt. Formannskapet har definert en strategi for nærings- og kulturutvikling, Hvalers egenart og verdiskaping. Avsatte næringsarealer i Hvaler kommune fungerer i tråd med formålet i planen. Kombinerte føringsveier/gang- og sykkelveier på Hvaler har en avklart fremdriftsplan, og prosjektet har klar ledelse. Fremtidig nasjonalparksenterbygging på Hvaler har en tydelig formålsbeskrivelse og et vedtatt kommunalt ambisjonsnivå innen førte tertial 2014. Utskriftsdato: 13.05.2015 Måling Status 13. Deltakelse i ulike regionråd, utvalg og nettverk settes opp som drøftingspunkt i politikkområdene UMT, UKPT, FS innen første tertial 2014. 14. Avtalte fora blir ivaretatt ut året 2014. Politisk vedtak Fremdriftsplan er politisk behandlet Politisk vedtak Side 78 av 92 Virksomhetsplan og resultatoppfølging 2014 Mål Tiltak 3.1 Regionalt samarbeid: Pl a n og mi l jø s ka l være repres entert på a rea ner s om er fa gl i g rel eva nt for vi rks omheten, og s om bi dra r ti l nettverks byggi ng og økt kunns ka p om regi ona l e forhol d og s a ma rbei ds pa rtnere Strategi for verdiskapning: Pl a n og mi l jø bør ha en s entra l rol l e i utformi ng a v s tra tegi for verdi s ka pni ng, da vå re a ns va rs områ der ha r s tor i nnvi rkni ng og betydni ng for å s i kre god ti l rettel eggi ng for næri ngs - og s a mfunns utvi kl i ng Kombinert føringsvei / gang- og sykkelvei: Bi dra ti l fremdri ft i pros jektet og pl a nfa gl i g koordi neri ng mot a ndre hens yn for å s i kre hel het i pros jektet. 3.2 3.3 3.2 3.2 3.2 Målemetode / indikator 1 .Tertial 2 .Tertial Årsmelding Overs i kt over a rena er hvor PM del ta r, Akti v bruk a v nettverk i oppga ver og s a ks beha ndl i ng, Økt meda rbei derti l freds het pga va ri a s jon i a rbei ds da gene På gå r På gå r På gå r Del ta ker - pros jektgruppe, Ikke påbegynt Ikke påbegynt Igangsatt Del ta i pros jektgruppe, Igangsatt Bi dra ti l fremdri ft og i va reta kel s e a v vi kti ge s a mfunns hens yn i pros jektet, Bi dra ti l koordi neri ng knyttet ti l s ki l tprogra m, ra s tepl a s s er, m.v. Områdeplan Skjærhalden: Eta bl eri ng Pl a nbes kri vel s e uta rbei det, Igangsatt a v ny pl a n for Skjærha l den er Iga ngs a tt pl a npros es s , hvor s ærl i g vi kti g i et a l l e vi kti ge berørte og utvi kl i ngs pers pekti v, og vi l derfor s a ma rbei ds pa rtnere er pri ori teres høyt a v PM i nvi tert i nn i pros es s en, Uta rbei det pl a nfors l a g ti l høri ng, Sl uttbeha ndl i ng pl a nfors l a g Papperhavn: Ba s ert på bes ti l l i ng Utredni ng ti l UMT, Revi dert Forsinket fra UMT, uta rbei de en utredni ng pl a nfors l a g ti l vedta k i UMT, for å a vkl a re ubes va rte / ukl a re Pl a nfors l a g ti l off. høri ng, s pørs må l , s l i k a t Sl uttbeha ndl i ng - pol i ti s k regul eri ngs pl a npros es s en ka n vedta k l egges på høri ng og s l uttbeha ndl es Reguleringsplan Skjelsbu Pl a nbes kri vel s e uta rbei det, Norderhaug Iga ngs a tt pl a npros es s , hvor a l l e vi kti ge berørte og s a ma rbei ds pa rtnere er i nvi tert i nn i pros es s en, Uta rbei det pl a nfors l a g ti l høri ng, Sl uttbeha ndl i ng Ikke påbegynt pl a nfors l a g På gå r På gå r Forsinket Ikke påbegynt Forsinket Forsinket Forsinket Forsinket Virksomhetsleders kommentar: I all hovedsak gjennomføres de nevnte tiltak etter plan. Arbeidet med områdeplan for Skjærhalden skal erstattet med egen kommunedelplan for Skjærhalden. Reguleringsplan for Papperhavn er forsinket fordi tiltakshaver venter på viktige avklaringer som ligger utenfor Hvaler kommune sin kontroll. Reguleringsplan for Skjelsbu – Norderhaug er utsatt. Dette skyldes omprioritering av ressurser til arbeidet med rullering av kommuneplanens arealdel. Klima – langsiktig, bærekraftig forvaltning og utvikling Hovedmål 4 fra kommuneplanens samfunnsdel: Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 79 av 92 Virksomhetsplan og resultatoppfølging 2014 Nr. Delmål Måling 4.2 FS Hvaler kommune har en klar ambisjon innenfor Smart Energy, og alle sektorer har sin forankring i prosjektet avklart (sammenheng med delmål 4.5 og 4.6) Utvalg for Miljø og Teknikk er oppdatert på vekstrate innen bosetting og arealeffektivitet, for å kunne ta gode langsiktige beslutninger i arealspørsmål. Klima- og energiplanen i Hvaler kommune er vedtatt i 2014. Planen inneholder Smart Energy som perspektiv for Hvaler. Kommunalteknikk og eiendom har en avklart ambisjon om utvikling innenfor Smart Energy prosjektet (i samarbeid med delmål 4.2) Politisk vedtatt ambisjon og plan for prosjektet 4.3 UMT 4.4 UMT 4.5 UMT Tiltak Status Tertialrapporter og o-saker Plan vedtatt Ambisjon/ prosjektplan politisk vedtatt Målemetode / indikator 1 .Tertial Smart Energy: Arbei de for å ti l pa s s e Innl ede di a l og og s a ma rbei d Igangsatt l overk og pl a ngrunnl a g for økt s a ts i ng på med fyl kes ma nnen, Fors kri ft mi l jøvennl i g energi fors yni ng. Sma rt Energy ti l ta k, Nye ruti ner i s a ks beha ndl i ng a v Sma rt Energy - ti l ta k Bosetting og arealeffektivitet: Eta bl ere Uta rbei de s ta ti s kti s ke da ta på Ikke påbegynt verktøy for å kunne ra pportere på utvi kl i ng i nnen di s s e veks tra te i nnen bos etti ng og a rea l områ dene, ba s ert på SSB ta l l effekti vi tet. én ga ng i å ret Klima- og energiplan: Si kre a t pl a nens Rå dgi vende rol l e i utformi ng Pågår ha ndl i ngs del føl ges opp på områ der a v pl a n, Si kre a t pl a nen rel eva nt for PM benyttes a kti vt i rel eva nte a rea l pl a npros es s er. 2 .Tertial Årsmelding Pågår Pågår Ikke påbegynt Ikke påbegynt Pågår Oppnådd Virksomhetsleders kommentar: Oppfølging av de nevnte tiltak gjennomføres som normalt. 15.2 RESSURSER 15.2.1 Bemanningsplan Stillingsbetegnelse Antall 01.01.2014 Ansatte Årsverk 1 1 4 3,8 7 7 Virksomhetsleder Avdelingsleder Rådgiver (saksbehandler Konsulent 1 (Informasjonsmedarbeider) Engasjert prosjektmedarbeider SUM 13 Relevante brukerdata i henhold til bemanning Antall ansatte Ansatte 1 12,8 Antall 31.12.2014 Ansatte Årsverk 1 1 4 3,8 7 7 1 13 2013 Menn 6 1 12,8 Antall budsjettert 31.12.2014 Ansatte Årsverk 1 1 4 3,8 7 7 1 1 0 0 13 12,8 2014 Kvinner 7 Menn 6 Kvinner 7 15.2.2 Sykefraværsstatistikk og mål for 2014 Hvaler kommune har som mål og ikke ha høyere en 5,6% fravær. Målet skal være utgangspunkt for virksomhetenes mål for 2014. Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 80 av 92 Virksomhetsplan og resultatoppfølging 2014 Faktisk Sykefravær i % Egenmeldt: Legemeldt: Totalt: Mål 2012 2013 2014 1,1 4,1 5,2 0,5 5,9 6,2 1 3,8 4,8 jan – april 2014 0,7 2,6 3,3 Tertialrapportering jan – juli 2014 0,4 1,1 1,5 Hele 2014 0,3 1,2 1,5 15.2.3 Budsjett og resultat for virksomheten i 2014 Årsmelding Art Tekst Regnskap Budsjett Avvik 10 Lønn 8 217 8 999 11 Driftsutgifter 782 2 592 2 617 25 13 Kjøp av komm. tjenester 820 471 -349 14 Overføringsutgifter 226 15 Finanseringsutgifter -226 693 Sum utgifter -693 12 548 12 087 -461 16 Salg- og leieinntekter -8 838 -8 021 817 17 Inntekter av refusjoner -2 337 -1 600 737 18 Sum overføringer - 19 Finansinntekter Sum inntekter -659 659 -11 834 -9 621 2 213 714 2 466 1 752 NETTO Alle tall i hele tusen 15.2.4 Kvalitet og internkontroll Nye avvik og forbedringsforslag HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Gjennomsnittlig responstid Gjennomsnittlig behandlingstid 1 tertial 1 1 0 0 2 tertial Årsmelding 0 0 0 1 Blir rapportert samlet for kommunen dager dager dager dager dager dager Tiltak Handling Gjennomførte tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både dokumentdelen og avviksmodulen. Hvordan man har arbeidet med utvikling av nye prosedyrer, skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende dokumenter i kvalitetssystemet. Kvalitetsystemet - et månedlig tema i virksomhetsmøter, hvor avvik, prosedyrer og rutiner diskuteres Virksomheten har kontinuerlig fokus på forbedring, og arbeider jevnlig for oppdatering av prosedyrer m.v. 15.3 VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER 2014. Lavere behandlingstid enn målsatt på alle sakstyper Høy effektivitet til tross for vakante stillinger / nye medarbeidere Meget lavt sykefravær gjennom året Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 81 av 92 Virksomhetsplan og resultatoppfølging 2014 Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 82 av 92 Virksomhetsplan og resultatoppfølging 2014 16. VIRKSOMHET KOMMUNAL TEKNIKK OG EIENDOM Organisasjonskart (gjeldende struktur per 1.1.14) Virksomheten har i 2013 delt tidligere driftsenhet Byggvedlikehold i 2 driftsenheter, driftsenhet byggvedlikehold og driftsenhet vaktmestertjeneste for klarere å dele oppgaver og ansvar. Kommunalteknikk og eiendom Vann, avløp, renovasjon og vei Stab Havn Skjærgårdstjenesten Eiendoms forvaltningen Stab Vann og avløp Bygg og vedlikehold Vaktmestertjeneste Renovajon og vei Renhold Park og friluft Virksomheten vil i løpet av året bestå av 42,2 årsverk fordelt på 47 ansatte. Det er en økning fra 2013 på 3 ansatte fordelt med 2 innen bygg vedlikehold og 1 innen park og friluft. 16.1.1 Virksomhetsleders intensjon 16.1.2 Hensikt For å kunne levere gode lovpålagte tjenester til kommunens innbyggere og kommunens egne virksomheter, må virksomheten være pålitelig. Dette innebærer å ha gode planer og god styring, med robuste rutiner og tydelige ansvars- og myndighetsforhold. For å utvikle virksomheten skal benchmarking benyttes som metode. Dette innebærer at virksomheten driver et kontinuerlig arbeid for å forbedre blant annet produktivitet, verdiskapning og motivasjon. For å være robuste vil vi fortsette det positive samarbeide mellom avdelingene i virksomheten og allokering av resurser når nødvendig. 16.1.3 Målsettinger Alle ledere skal ha stillingsinstrukser med klart definert lederansvar. Alle stillinger har funksjonsbeskrivelse med dokumentasjon av arbeidsoppgaver. Utstrakt delegering av ansvar og myndighet. Det skal fokuseres på lederrollen på alle ledelsesnivåer. Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 83 av 92 Virksomhetsplan og resultatoppfølging 2014 Rutiner og prosedyrer i kvalitetssystemet skal dekke virksomhetens ansvarsområder og fortløpende oppdateres. Alle i virksomheten skal være kjent med kvalitetssystemet og melde inn avvik når prosedyrer ikke blir fulgt. Benchmarking som metode er innarbeidet. Vi skal gjennomføre tiltak for at sykemeldingsandelen holder seg stabil eller synker. 16.1.4 Suksessfaktorer Motivert og faglig kompetent personell i riktig stilling. Planleggingskompetanse i avdelingene og driftsenhetene. Ledere kan motivere og veilede. Alle må ha en profesjonell og positiv innstilling med viljen til å levere og til å lete etter eller eventuelt skape muligheter. Vi må ha teamfokus, der vi er gode individualister med evne til å jobbe sammen med andre mot et felles mål. Vi må ivareta sikkerheten. Tildelte økonomiske rammer disponeres iht forutsetningene. 16.1.5 Ønsket sluttsituasjon ved utgangen av 2014 At budsjettet er fulgt og at årets investeringer er fullført. 16.2 RÅLES PRIORITERINGER FOR KOMMUNAL TEKNIKK OG EIENDOM I 2014 RÅLE prioriterer mål til virksomheten og som har forankring i målene i kommuneplan, økonomiplan, eksterne og kommunale føringer. I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under. 16.2.1 Levekår – folkehelse og livskvalitet Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 1.1 FS UMT UKPT 1.2 FS UMT UKPT Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk ifm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Idrett og friluftsliv Integrering og mangfold Alle virksomheter har drøftet sine levekårsaktiviteter (fra handlingsdelen i planene) med sitt respektive politiske utvalg. Tiltak Måling Status Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting. Igangsatt Drøftingssak innen 3 mnd etter at planene er vedtatt Igangsatt Målemetode / indikator 1 .Tertial Innarbeide arbeids oppgaver i egne drifts planer Fremlegge drifts planer til UMT 2 .Tertial Årsmelding Utført Utført Utført Utført Innarbeidet innen 1 mars Innen 25 mars Utført Utført 16.2.2 Kommunale tjenester – brukerorienterte, effektive og bærekraftige Hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 2.1 FS UMT UKPT Alle virksomheter har sine relevante benchmarkingsreferanser vedtatt i virksomhetsplanen og benytter dette som metode. 2.2 Vedtatte kvalitetssatsninger i Hvaler kommune Utskriftsdato: 13.05.2015 Måling Status 21. Relevante benchmarkingsreferanser er oppgitt og vedtatt i alle strategiske v-planer. 22. Virksomhetens rangering/forhold til benchmarking rapporteres i årsmelding og evt i tertialer og enkeltsaker dersom mulig. Rapportering gjennomført, og eventuelle Utført Pågår Side 84 av 92 Virksomhetsplan og resultatoppfølging 2014 FS UMT UKPT 2.3 FS UMT UKPT (utover lovpålagt minimum) har ønsket effekt, og blir kommunisert tydelig til politisk nivå. 2.4 FS UMT UKPT Hvaler kommune bruker kvalitetssystemet aktivt og systematisk i arbeidet med å videreutvikle mer brukerorienterte, kostnadseffektiv og bærekraftige tjenester. 2.5 FS UMT UKPT Medarbeidertilfredshet hos ansatte i Hvaler kommune skal ligge på landssnitt, eller høyere. Hvaler kommune – politikk og administrasjon har bevissthet om hva som er god kvalitet i tjenesteytingen. Mål Tiltak 2.1 Uta rbei de benchma rki ngs pl a n og oppføl gi ng Va nn kva l i tet og l evera ns er 2.2 2.3 2.3 2.4 korrektive tiltak blir fremmet. 21. Hver virksomhet har i løpet av 2014 definert kvalitetsnormer og indikatorer innen de viktigste tjenestene. 22. Normene er gjort til gjenstand for politisk behandling/orientering i løpet av 2014, eventuelt fortløpende. 15. Det gjennomføres en undersøkelse i løpet av første halvdel av 2014. 16. Responstid på avviksmeldinger og forbedringsforslag i kvalitetssystemet er maksimum 3 virkedager. Måles i medarbeider-undersøkelse i 2014 Målemetode / indikator Igangsatt Utført Utført 1 .Tertial 2 .Tertial Årmelding Utført Utført Utført Utført Utført Utført Oppnådd Oppnådd Oppnådd Avsluttet Avsluttet Avsluttet Utført Utført Utført Pl a n ferdi g i nnen1 ma i Benchma rki ng opp mot Nors k Va nn Ori enteri ng ti l UMT i nne 25 ma rs . Innen 1. s eptember Fores l å egne brukerunders økel s er ti l UMT Gjennomføre brukerunders økel s er Unders øke meda rbei deres bruk Gjennomføres i fm a v kva l i tets s ys temet. meda rbei ders a mta l en 16.2.3 Verdiskapning - næringsutvikling med lokal forankring, identitet og kvalitet Hovedmål 3 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 3.1 FS UMT UKPT Hvaler kommune – politikk og administrasjon – har en samlet og god vurdering av kommunens deltakelse i regionalt i utviklingsarbeid, og Hvaler kommune er til stede og påvirker at kommunens interesser blir ivaretatt. Mål Tiltak 3.1 Måling Status 15. Deltakelse i ulike regionråd, utvalg og nettverk settes opp som drøftingspunkt i politikkområdene UMT, UKPT, FS innen første tertial 2014. 16. Avtalte fora blir ivaretatt ut året 2014. Pågår Målemetode / indikator Kartl eggi ng av nettverk s om KTE del tar i 1 .Tertial 2 .Tertial Årsmelding Utført Utført Utført 16.2.4 Klima – langsiktig, bærekraftig forvaltning og utvikling Hovedmål 4 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 4.4 UMT 4.5 UMT Klima- og energiplanen i Hvaler kommune er vedtatt i 2014. Planen inneholder Smart Energy som perspektiv for Hvaler. Kommunalteknikk og eiendom har en avklart ambisjon om utvikling innenfor Smart Energy prosjektet (i samarbeid med delmål 4.2) Utskriftsdato: 13.05.2015 Måling Status Plan vedtatt Pågår Ambisjon/ prosjektplan politisk vedtatt Pågår Side 85 av 92 Virksomhetsplan og resultatoppfølging 2014 Mål Tiltak Målemetode / indikator 4.1 KTE s erti fi s erer Mi l jø Fyrtå rn 4.4 KTE uta rbei der Kl i ma - og energi pl a n Ambi s jon i nna rbei det i egne pl a ner 4.5 Retni ngs l i njer uta rbei det og s ynl i ge på hjemmes i dene. Pl a n beha ndl et i des ember Pl a n ferdi g 1 .Tertial 2 .Tertial Årsmelding Utført Utført Utført Pågår Pågår Pågår Pågår Pågår Pågår 16.3 RESSURSER 16.3.1 Bemanningsplan Antall 01.01.2014 Ansatte Årsverk Virksomhetsledelse 1 1 Avdeling VARV 22 21,8 Avdeling Eiendom 21 16,4 Avdeling Skjærgårdstj. 2 2 Avdeling Havn 1 0,8 SUM 47 42 Relevante brukerdata i henhold til bemanning Stillingsbetegnelse Antall ansatte Ansatte Antall 31.12.2014 Ansatte Årsverk 1 1 23 22,8 21 17,9 2 2 1 0,8 48 44,5 2013 Menn 28 Antall budsjettert 2014 Ansatte Årsverk 1 1 22 21,8 21 16,6 2 2 1 0,8 47 42,2 2014 Kvinner 14 Menn 31 Kvinner 17 16.3.2 Sykefraværsstatistikk og mål for 2014 Hvaler kommune har som mål og ikke ha høyere en 5,6% fravær. Målet skal være utgangspunkt for virksomhetenes mål for 2014. Tertialrapportering Faktisk Mål Sykefravær i % jan – mar jan – juli Hele 2012 2013 2014 2014 2014 2014 Egenmeldt: 0,8 0,9 0,9 1,5 0,8 1,3 10,2 8,3 6,4 Legemeldt: 4,9 8,2 4,9 11,7 9,1 7,6 Totalt: 5,7 9,0 5,7 Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 86 av 92 Virksomhetsplan og resultatoppfølging 2014 16.3.3 Budsjett og resultat i 2014 16.3.4 For virksomhet kommunalteknikk og eiendom (KTE) Årsslutt 31.12.2014 Art Tekst Regnskap Budsjett Avvik 10 Lønn 11 Driftsutgifter 27 399 30 607 26 946 28 899 -453 -1 708 13 Kjøp av komm. tjenester 10 970 8 921 -2 049 14 Overføringsutgifter 15 Finanseringsutgifter 1 942 27 808 718 18 206 -1 224 -9 602 Sum utgifter 16 Salg- og leieinntekter 17 Inntekter av refusjoner 18 Sum overføringer 19 Finansinntekter Sum inntekter NETTO 98 726 83 690 -15 036 -78 474 -6 939 -64 509 -4 796 13 965 2 143 -1 529 -4 078 -2 549 -86 942 -73 383 13 559 11 784 10 307 -1 477 Kommentarer til resultat for ansvar 74610 – 74640 Overforbruk 1 477 000,-: Ansvar 74610 – VARV: Overforbruk på kr. 261 000,-. I hovedsak er dette overforbruket fordelt på: Gatelys kr. 140 000,- og mindre inntekter på parkering og torvdrift kr. 70 000,-. Ansvar 74620 – Eiendom: Overforbruk på kr. 421 000,-. I sin helhet er dette manglede betaling av budsjetterte inntekter fra Herredshuset (barnevernet) og Skjærgårdens hus. Ansvar 74640 – Havn: Overforbruk på 804 000,- som i sin helhet er renter og avdrag på lån i havnekassen og inngår ikke i virksomhetens overskudd-/underskudds modell. 16.3.5 For brann og beredskap – Ansvar 74500 Årsslutt 31.12.2014 Art Tekst 10 Lønn 11 Driftsutgifter 13 Kjøp av komm. tjenester 14 Overføringsutgifter 15 Finanseringsutgifter Sum utgifter 16 Salg- og leieinntekter 17 Inntekter av refusjoner 18 Sum overføringer 19 Finansinntekter Sum inntekter NETTO Regnskap Budsjett Avvik 101 73 -28 3 978 3 390 -588 884 237 700 - -184 -237 5 200 4 163 -1 037 -720 -884 -600 -700 120 184 -27 - 27 -1 631 -1 300 331 3 569 2 863 -706 Kommentarer til resultat for ansvar 74500: Overforbruket på kr. 706 000,- er i sin helhet på brann og skyldes underbudsjettering over mange år. Se for øvrig Årsrapport 2014 for Fredrikstad brann- og redningskorps avd. Hvaler. Utskriftsdato: 13.05.2015 Side 87 av 92 Virksomhetsplan og resultatoppfølging 2014 16.3.6 Kvalitet og internkontroll Avviksstatistikk Nye avvik og forbedringsforslag HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Gjennomsnittlig responstid Gjennomsnittlig behandlingstid 1 tertial 0 1 0 2 2 tertial Årsmelding 3 3 1 1 0 0 3 3 Blir rapportert samlet for kommunen 24 dager 17 dager 13 dager 28 dager 49 dager 32 dager Tiltak Handling Gjennomførte tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både dokumentdelen og avviksmodulen. Hvordan man har arbeidet med utvikling av nye prosedyrer, skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende dokumenter i kvalitetssystemet. Er innarbeidet i de faste møtene. Gjennomføres på avdeling- og driftsnivå. 16.4 VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER 2014 sidenr. 88 Virksomhetsplan og resultatoppfølging 2014 17. VIRKSOMHET KULTUR OG NÆRING Virksomhet Kultur og næring ble vedtatt etablert pr 1.3.2014. Virksomheten gjennom tiden fra etablering og frem til 31.12.14 jobbet med etablering av den nye virksomheten og fokus på videreføring av tidligere oppgaver. Virksomheten har kun hatt vedtatte rammer for tidligere enheter til bruk i 2014. Det medfører at fokus i 2014 primært har lagt på å videreføre de tjenester som ligger i virksomheten fra tidligere, og mindre fokus på utvikling av ny virksomhet slik vi hadde håpet på. Vi har hatt sykefravær og vakanser i stilling i deler av 2014 som har gitt oss et underforbruk. Organisasjonskart (gjeldende struktur per 1.3.14) Kultur og næring Fritid Idrett Kulturskole Bibliotek Folkehelse Næring Ytre Hvaler nasjonalparksenter 17.1 RÅLES PRIORITERINGER FOR KULTUR OG NÆRING I 2014 RÅLE prioriterer mål til virksomheten og som har forankring i målene i kommuneplan, økonomiplan, eksterne og kommunale føringer. I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under. 17.1.1 Levekår – folkehelse og livskvalitet Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 1.1 FS UMT UKPT Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk i fm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Idrett og friluftsliv Integrering og mangfold Måling Status Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting. Planene er utarbeidet og grundig forankret i virksomhetens områder. Mål Tiltak Målemetode / indikator 1 .Tertial 1.1 Planene er gjort kjent i Aktivitetene pågår Pågår pers onalet, og aktiviteter er rettet inn mot handlings delen i planene 2 .Tertial Pågår Årsmelding Pågår 17.1.2 Kommunale tjenester – brukerorienterte, effektive og bærekraftige Hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 2.1 FS UMT UKPT Alle virksomheter har sine relevante benchmarkingsreferanser vedtatt i virksomhetsplanen og benytter dette som metode. 2.3 FS UMT UKPT Hvaler kommune – politikk og administrasjon - har bevissthet om hva som er god kvalitet i tjenesteytingen. Måling Status 23. Relevante benchmarkingsreferanser er oppgitt og vedtatt i alle strategiske v-planer. 24. Virksomhetens rangering/forhold til benchmarking rapporteres i årsmelding og eventuelt i tertiale og enkeltsaker dersom mulig. 23. Hver virksomhet har i løpet av 2014 definert kvalitetsnormer og indikatorer innen de viktigste tjenestene. 24. Normene er gjort til gjenstand for politisk behandling/orientering i løpet av 2014, eventuelt Pågår Pågår sidenr. 89 Virksomhetsplan og resultatoppfølging 2014 2.5 FS UMT UKPT fortløpende. Måles i medarbeider-undersøkelse i 2014 Medarbeidertilfredshet hos ansatte i Hvaler kommune skal ligge på landssnitt, eller høyere. Tiltak Målemetode / indikator Drøfti ng og utvi kl i ng a v kva l i tets i ndi ka torer At det i nnen utl øpet a v 2014 forel i gger kva l i tets normer og i ndi ka torer for de vi kti gs te tjenes tene i vi rks omheten Normene er gjort ti l gjens ta nd for pol i ti s k beha ndl i ng/ori enteri ng i l øpet a v 2014, eventuel t fortl øpende Ti l rettel eggi ng for a t ti l s a tte ha r reel l i nnfl ytel s e over egen a rbei ds s i tua s jon Normene er freml a gt for pol i ti s k beha ndl i ng 1 .Tertial Utført 2 .Tertial Årsmelding Vi rks omheten er nyeta bl ert per 1.3.14. Arbei d i førs te del a v 2014 ha r a l l hoveds a k ha r drei d s eg om å eta bl ere og vi dereutvi kl e vi rks omheten. Pågår Pågår Forsinket Forsinket Igangsatt Oppnådd Meda rbei derunders økel s e 17.2 RESSURSER 17.2.1 Bemanningsplan Stillingsbetegnelse Virksomhetsleder K/N/YHNPS Administrasjon kultur Administrasjon næring Administrasjon folkehelse Øvrig personale Antall 01.03.2014 Ansatte Årsverk 1 1 2 1,5 1 0,5 1 0,5 10 3,71 SUM 15 Relevante brukerdata i henhold til bemanning Antall ansatte Menn 7 Ansatte 7,21 2014 Kvinner 8 Antall 31.12.2014 Ansatte Årsverk 1 1 2 1,5 1 1 1 0,5 10 3,71 15 7,71 Antall budsjettert 2014 Ansatte Årsverk 1 1 2 1,5 1 0,5 1 0,5 10 3,71 15 7,21 2015 Menn 8 Kvinner 7 17.2.2 Sykefraværsstatistikk og mål for 2014 Faktisk Sykefravær i % Egenmeldt: Legemeldt: Totalt: Mål 2012 2013 2014 1,2 4,1 5,3 1,7 3,1 4,3 1,5 4,0 5,5 jan – april 2014 0 11,0 11,0 Tertialrapportering mai – aug 2014 0 0,1 0,1 Hele 2014 0,1 4,0 4,0 sidenr. 90 Virksomhetsplan og resultatoppfølging 2014 17.2.3 Budsjett og resultat for virksomheten i 2014 Årsmelding Art Tekst Regnskap Budsjett Avvik 10 Lønn 4 523 5 151 628 11 Driftsutgifter 2 093 2 372 279 352 94 -258 1 791 1 647 -144 - -42 8 801 9 264 463 13 Kjøp av komm. tjenester 14 Overføringsutgifter 15 Finanseringsutgifter Sum utgifter 16 Salg- og leieinntekter 17 Inntekter av refusjoner 18 Sum overføringer 19 Finansinntekter 42 -795 -874 -79 -1 239 -641 598 -944 -1 038 -94 -236 236 Sum inntekter -3 214 -2 553 661 NETTO Alle tall i hele tusen 5 587 6 711 1 124 17.2.4 Kvalitet og internkontroll Nye avvik og forbedringsforslag HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Gjennomsnittlig responstid Gjennomsnittlig behandlingstid 1 tertial 0 0 0 0 2 tertial Årsmelding 0 0 0 1 0 0 0 0 Blir rapportert samlet for kommunen 0 dager 0 dager 5 dager 0 dager 0 dager 13 dager Tiltak Handling Gjennomførte tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både dokumentdelen og avviksmodulen. Hvordan man har arbeidet med utvikling av nye prosedyrer, skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende dokumenter i kvalitetssystemet. Pågår – videreføres i 2015 Ikke fullført i 2014 på grunn av oppbygging og feil knyttet til system 17.3 VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER I 2014 Kulturskolen mistet de tilførte midlene i forbindelse med satsingen på kulturtilbud i barneskolene i statsbudsjettet fra høsten 2014. Men har likevel valgt å videreføre et tilbud til skolens elever i skoletiden, mot at de nå er ordinære elever ved kulturskolen. Dette har blitt tatt svært godt i mot, og mange elever benytter seg av tilbudet. sidenr. 91 Virksomhetsplan og resultatoppfølging 2014 Bibliotekets utlån og besøkstall er økende. I tillegg har lanseringen av e-bøker kommet, og biblioteket er i bruk på kveldstid til filosofikvelder og lesesirkeletablering. Nasjonalparksenteret har sommeren 2014 hatt økt besøksmasse, og bruken av sommerverter og deres tilbud har vært svært vellykket. I tillegg har senteret vært bemannet helgene i skuldersesongen. Dette har vært en avgjørende suksessfaktor for senteret. Gjennom hele året har senteret har hatt besøk av flere turist-, elev- og barnehagegrupper i tillegg til flittig bruk av lag, foreninger og organisasjoner. Økt besøk i Lilleputtsenteret og aktivitetene der. Kong Neptun har hatt forestillinger i sommer, noe som trakk til seg barn i alle aldre gjennom sommeren. Fritidsklubben arrangerte for første gang en ferieklubb med varighet i to uker sommeren 2014. Dette var et svært vellykket tiltak som videreføres i 2015. Ungdomsarrangement i forbindelse på UKM-turneen i Hvalerhallen. Tilsatt næringsrådgiver fra oktober 2014. Påbegynt planarbeid for næringsutvikling og kultur. Markeringer knyttet til Grunnlovsjubileet, og da spesielt 17. mai. Etablering av frisbeegolfbane ved Hvalerhallen. Sluttføring av arbeidet med plan for folkehelse. Gjennomføring av prosjektet «Barne- og ungdomstråkk» i samarbeid med skoler og barnehager. Prosjektet ble støttet av Østfoldhelsa med kr 40.000, Arbeid med Middelalderprosjektet initiert av Østfold fylkeskommune. Arbeidet har stimulert til samhandling mellom nasjonalparkforvaltningen, avd. for naturforvaltning i HK, OF, Skjærgårdstjenesten og virksomhet kommunal teknikk. Introduksjon av kulespillet Bowls spesielt rettet mot eldre og personer som til daglig er lite aktive. NAV har kjøpt inn et sett med utstyr (kuler, markører og matte). En instruktør fra Idrettskretsen har vært med på flere «samlinger». Arbeid med å utvikle kyststien på Hvaler. Arbeid med å utvikle en applikasjon for turstier/opplevelser i nasjonalparken. sidenr. 92
© Copyright 2025