1. No category

Vedlegg Reglementer for folkevalgte
Arendal kommune | 2015-2019
Innhold:
1.
Oppnevning - Mandat .................................................................................................................. 3
2.
Møter ........................................................................................................................................... 4
3.
Utvalgets forståelse av mandatet ................................................................................................ 4
4.
Utvalgets arbeidsform .................................................................................................................. 4
5.
Kort om rammene for folkevalgtes arbeid ................................................................................... 4
6.
Generelt om reglementer for folkevalgte ..................................................................................... 5
7.
Nærmere om organisering av folkevalgte organer ...................................................................... 5
8.
Om folkevalgtes ulike roller ......................................................................................................... 6
9.
Gjennomgang av utvalgets sentrale drøftinger ........................................................................... 7
10.
Forslag til reglementer - utvalgets kommentarer ....................................................................... 11
11.
Godtgjøring til folkevalgte .......................................................................................................... 15
12.
Oppsummering av utvalgets anbefalinger ................................................................................. 16
1
Vedlegg Reglementer for folkevalgte
Arendal kommune | 2015-2019
2
Vedlegg Reglementer for folkevalgte
Arendal kommune | 2015-2019
1. Oppnevning - Mandat
Arendal bystyrets vedtok i møte 28/11-13, sak 157/13, følgende:
- Arendal bystyre vedtar å nedsette et utvalg, hvor alle partier er representert med 1 medlem fra bystyret, med mandat å gjennomgå og fremme forslag på den politiske organiseringen av folkevalgte
organer, herunder godtgjørelser.
Utvalget fremlegger sitt forslag for bystyret senest til møte i mai 2014.
Rådmannen oppnevner sekretariat.
Bystyret oppnevnte følgende medlemmer og varamedlemmer i utvalget:
Medlem
Personlig varamedlem
Maiken Messel, H
Geir Fredrik Sissener, H
Robert Cornels Nordli, Ap
Gjermund Orrego Bjørndahl, Ap
Maren C. Smith-Gahrsen Kr.f
Tormod Vågsnes, Kr.f
Olaf Nordbø Bakke, Sp
Karl Uhlen Haugland, Sp
Åshild Bruun-Gundersen, FrP
Anders Kylland, FrP
Rune Sævre, Sv
Hayette Mahmoud, Sv
Pål Koren Pedersen, V
Jan Kløvstad, V
John Tellmann Tjuslia, Pp
Odd Longum, Pp
Pål Koren Pedersen, V. ble valgt som leder og Åshild Bruun-Gundersen, FrP som nestleder.
(John Tellmann Tjuslia og Odd Longum er senere gått ut av pensjonistpartiet, og er nå partiuavhengige medlemmer i bystyret).
Rådmannen oppnevnte jur.spes.rådgiver Trond S. Berg som utvalgets sekretær.
Endring av mandat
I referat fra utvalgsmøte 20.mars 2014 fremgår:
- Utvalget drøftet om det var tilstrekkelig tid for å avlegge et begrunnet forslag. Flere av de spørsmål
som er debattert kan uansett ikke gjennomføres før etter neste valg.
Trond S. Berg viste til at bystyret ved behandling av dagens reglement hadde vedtatt at dette skulle
gjelde for inneværende bystyreperioden og at reglementet uansett må revurderes i løpet av 2015.
Flere av de problemstillinger dette utvalget har drøftet ville vært naturlig å ta inn en større sammenheng. Uansett er tiden frem til bystyrets junimøte for knapp hvis utvalget skal klare å konkludere på de
spørsmål/ utfordringer som er drøftet så langt. Det ble anbefalt å be om forlenget frist ut 2014, og slik
at mandatet omfattet forslag til endringer i gjeldende reglementer.
Utvalget sluttet seg til at det ble sendt en anmodning til bystyre om forlenget frist ut 2014.
Rådmannen legger frem sak for formannskap og bystyre.
Utvalgets anmodning ble behandlet av bystyret i møte 28/4.-14, sak 66/|4 og gjorde slikt vedtak:
- Utvalget skal gjennomgå gjeldende reglementer, retningslinjer og politisk organisering, herunder
delegasjonsreglementer og godtgjørelse jfr. tilsvarende sak for bystyre i juni 2011, sak 77/11.
Utvalget bør spesielt vurdere om det kan gjøres forenklinger i dagens organisering som både ivaretar
folkevalgtes muligheter for politisk engasjement og samtidig kan gi seg utslag i sparte godtgjørelser og
reduksjon i posten tapt arbeidsfortjeneste.
Utvalgets forslag skal gjelde fra neste bystyreperiode, og endelig behandles i bystyret våren 2015.
Såfremt utvalget finner grunnlag for endringer før neste periode legges dette frem som delforslag fra
utvalget.
Endelig frist for fremleggelse av utvalgets innstilling settes til utgangen av januar 2015
3
Vedlegg Reglementer for folkevalgte
Arendal kommune | 2015-2019
2. Møter
Utvalget har hatt 13 møter. I enkelte spørsmål/ saker har utvalget delt seg. Utvalgets endelige innstilling er flertallsinnstilling.
3. Utvalgets forståelse av mandatet
Utvalget legger til grunn at bystyret vil ha en total gjennomgang av gjeldende reglementer, inkludert
godtgjøringsreglementet. Utvalget skal vurdere om endringer i organisering av folkevalgte organer
eller reglementsendringer kan gi reduksjon/besparelser på utgifter til folkevalgtes godtgjøringer og tapt
arbeidsfortjeneste.
4. Utvalgets arbeidsform
Sekretariatet har fremlagt notater/utredninger med bakgrunnsstoff om aktuelle temaer som utvalget
har hatt oppe til behandling eller som utvalget selv har bestilt om konkrete problemstillinger/emner.
Følgende skriftlige notater/ utredninger er fremlagt for utvalget:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Utfordringer ved dagens politiske organisering sett fra administrasjonen side
Komiteer som folkevalgte organer - en gjennomgang av lovgrunnlaget
Oversikt over kostnader til politisk virksomhet i 2012 og 2013
Folkevalgt organisering etter utvalgsmodell etter kommunelovens § 10
Notat om kommuneplanarbeidet.
Orientering om delegasjon til rådmannen.
Om kommunal parlamentarisme. En gjennomgang av kommunelovens kap. 3.
Komitelederforum – oppgaver og sammensetning, herunder komitelederrollen
Oversikt over godtgjøring/ kostnader. Dag – og/ eller kveldsmøter i bystyret
Kommuneplanutvalg – alternativer for behandling av klager på byggesaksvedtak
Mulighetene for å reglementsfastsette taletid i folkevalgte organer
Utkast til reglement for møtelederforum
Bystyrets muligheter for omorganisering/ nyvalg av medlemmer i utvalg/ komiteer i valgperioden
Notat om forslag som skal ”følge saken”
Hva er ”lovlig forfall” etter kommuneloven.
Muligheter for å slå sammen underutvalg.
5. Kort om rammene for folkevalgtes arbeid
Som folkevalgte er det stort sett to ”regelsett” som regulerer folkevalgtes ansvar, myndighet og oppgaver.
Kommuneloven m/ forskrifter er det lovmessige grunnlaget for folkevalgtes arbeid og myndighet. I
tillegg er det en rekke lover (særlover) som regulerer kommunens myndighet, eks. helse- og omsorgstjenesteloven, plan- og bygningsloven, opplæringsloven, barnehageloven, barnevernsloven med flere
(til sammen nærmere 40 særlover). I tillegg er folkevalgte og folkevalgte organer underlagt generelle
lover som forvaltningsloven og offentleglova.
Kommuneloven er generell og hvor loven selv på flere områder forutsetter at den enkelte kommune
supplerer med egne reglementer som detaljerer og strukturerer folkevalgets arbeid, rettigheter og
plikter tilpasset mål og behov i den enkelte kommune.
Med få unntak er myndighet som følger av lov lagt til kommunestyret (i Arendal til bystyret). Bystyret
må derfor delegere myndighet enten til andre folkevalgte organer eller til rådmannen såfremt bystyret
selv ikke skal ha denne myndigheten.
4
Vedlegg Reglementer for folkevalgte
Arendal kommune | 2015-2019
Reglementene for andre folkevalgte organer inneholder både saksbehandlingsregler som kommer i
tillegg til felles saksbehandlingsreglement, og hvilke oppgaver organet er delegert fra bystyret. Dette
er den formelle delegering fra bystyret.
6. Generelt om reglementer for folkevalgte
Reglement for valgperioden 2011-2015 ble vedtatt av bystyre 16/6-2011,sak 77/11. I tillegg har bystyret vedtatt mål for den politiske styringsmodellen og virkemidler for bred politisk medvirkning. I motsetning til reglementene, som er bindende for de øvrige folkevalgte organer, er vedtatte mål og virkemidler mer et grunnlag for å få til gode politiske prosesser.
Bystyret, som kommunens øverste organ, kan også vedta andre/ nye rammer som vil ha betydning for
folkevalgtes arbeid og oppgaver.
Kort om reglementer fastsatt i kommuneloven
Kommuneloven pålegger kommunene å behandle og vedta følgende reglementer:
1.
2.
3.
4.
Formannskapets myndighet som ikke følger direkte av lov (kl. § 8 nr.3)
Regler om føring av møtebok (kl. § 30, nr.3)
Reglement for saksbehandling i folkevalgte organer (kl. § 39 nr.1)
Reglement for delegasjon av avgjørelsesmyndighet og innstillingsrett (*)
*nytt bystyre skal innen 31/12 året etter konstituering vedta reglement for delegasjon og avgjørelsesmyndighet.
5. Reglement for folkevalgtes rett til innsyn i saksdokumenter mm (kl. § 40, nr.5)
6. Dekning av utgifter og arbeidsgodtgjøring for folkevalgte
• Dekning av utgifter og økonomisk tap (kl. § 41)
• Arbeidsgodtgjøring (kl.§ 42)
Utover de lovpålagte reglementer kan bystyret vedta retningslinjer og instrukser på enkeltområder.
Som eksempel har bystyret i 1992 vedtatt ”Etiske retningslinjer for Arendal kommune”. Disse gjelder
fortsatt.
Utforming og innhold av reglementene bestemmes av bystyret selv. Reglementene må ikke være i
strid med lov.
Kommunaldepartementet har utarbeidet forslag til normalreglement på noen områder som er brukt
som utgangspunkt.
7. Nærmere om organisering av folkevalgte organer
Kommunelovens hovedregel er at folkevalgt styring følger formannskapsmodellen. Dette har vært den
tradisjonelle styringsform siden formannskapslovene fra 1837. I gjeldende kommuneloven som trådte i
kraft i 1992, ble kommunal parlamentarisme innført som alternativ styringsform. Innføring av kommunal parlamentarisme følger reglene i kommunelovens kap.3.
Etter formannskapsmodellen er det en rekke råd/utvalg som er obligatoriske. Dette er:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Formannskap (kl. § 8)
Partssammensatte utvalg (administrasjonsutvalg) (kl. § 25)
Klageutvalg etter forvaltningslovens § 28,2.ledd.
Regler for finansforvaltning (kl. § 52)
Behandles som egen sak i bystyret
Kontrollutvalg etter kommuneloven (kl. § 77)
Valgstyre (valgloven § 4-1)
Eldreråd (eldrerådslovens § 1)
Råd for funksjonshemmede (representasjonslovens § 2)
Forliksråd (domstollovens § 1, jfr. § 27)
Klagenemnd etter eiendomsskatteloven (for kommuner som har innført eiendomsskatt - esktl. §
20).
5
Vedlegg Reglementer for folkevalgte
Arendal kommune | 2015-2019
Utover dette står bystyret forholdsvis fritt til å bestemme den politiske organisering i ulike utvalg og/
eller komiteer.
Utvalg under bystyret (underutvalg) kan enten organiseres som bystyrekomiteer, faste utvalg eller en
kombinasjon, jfr. organiseringen for perioden 2011-2015.
Organiseres arbeidet etter komitemodell (kommunelovens § 10a), skal alle bystyrets medlemmer,
bortsett fra kontrollutvalgets medlemmer som også er medlem av bystyret, være representert i en
komité. Komiteene er saksforberedende organer for bystyret og kan ikke delegeres avgjørelsesmyndighet. Bystyret bestemmer antall komiteer, funksjon/ oppgaver og nærmere arbeidsform.
Utvalgsmodellen (kommunelovens § 10) innebærer at bystyret oppretter faste utvalg med avgrenset
myndighet etter delegering fra bystyret. Utvalg kan tildeles avgjørelsesmyndighet. Bystyret kan opprette det antall utvalg det selv ønsker, og bestemmer oppgaver og ansvar.
I tillegg til den mer faste organiseringen i utvalg og/eller komiteer kan bystyret opprette komiteer til å
løse konkrete oppgaver (ad hoc-utvalg).
Arendal bystyre har i bystyreperioden 2011-2015 organisert underutvalgene som 3 bystyrekomiteer og
ett fast utvalg (kommuneplanutvalget). I tillegg er det en rekke utvalg med konkrete oppgaver knyttet til
særlover (kontrollutvalg for alkoholsaker, klageutvalg etter forvaltningsloven, klagenemnd etter eiendomsskatteloven +++).
8. Om folkevalgtes ulike roller
For å forstå folkevalgtes ulike oppgaver og funksjoner og det nærmere ansvar som hviler på en folkevalgt representant kan det gis følgende oversikt over de ulike roller:
A. Arbeidsgiverrollen
Bystyret som organ har en formell rolle som arbeidsgiver. I denne rollen ligger et ansvar for å utarbeide og vedta en arbeidsgiverstrategi. Gjennom behandling og vedtagelse av budsjett kan bystyret også
styre opprettelse/ nedleggelse av stillingshjemler i administrasjonen.
Rådmannen har det utøvende personalansvaret, jfr. kommunelovens § 23, og er delegert myndighet i
ansettelsessaker etter kommunelovens § 24,1.
Rådmannen har full styrings- og instruksjonsmyndighet overfor ansatte innenfor rammer fastsatt i lov
og avtaleverk. Rådmannen kan delegere myndighet innenfor personalområdet.
Bystyret har et direkte arbeidsgiveransvar for rådmannen selv.
B. Ombudsrollen
KS har i sitt rundskriv ”Godt lokaldemokrati – en plattform” sagt følgende:
- Representantene gjer hovudjobben i vårt demokrati. I stor grad er dette ein styrings- og utviklingsjobb. Det er dei folkevalde som skal styre og utvikle den kommunale verksemnda. Då må dei folkevalde setje dagsorden, styre ressursbruken og vurdere resultat slik at kommunen blir stadig betre til å nå
måla sine. I tillegg er det viktig at dei praktiserer ombudsrolla på ein god måte. Det medfører m.a. at
dei folkevalde fangar opp innspel og signal frå innbyggjarane, men også at dei balanserer desse slik at
vedtak sikrar fellesinteresser og ikke særinteresser.
Når en folkevalgt opptrer som ”ombud” kan en for sterk, personlig involveringen medføre et senere
habilitetsproblem når saken kommer opp til behandling i et folkevalgt organ. Dette er et ansvar den
enkelte folkevalgte selv må ivareta. Kan det reises spørsmål om habiliteten er det vedkommende
folkevalgte organ som avgjør om det foreligger inhabilitet, jfr. forvaltningslovens § 8, 2.ledd.
C. Politikerrollen
Dette er den rollen som knytter representanten til det parti/ den liste vedkommende er innvalgt på, jfr.
at alle representanter blir valgt inn på en valgliste. Rollen er ikke rettet inn mot den formelle representasjonsrollen, men er i langt større grad et forhold mellom velgerne, representanten og det parti/ den
liste vedkommende er valgt inn på. En representant kan melde seg ut eller inn i andre partier enn den
liste de er innvalgt på i kommunestyreperioden, men kan også bli stående utenfor partiorganiseringen
og opptre som uavhengig representant.
6
Vedlegg Reglementer for folkevalgte
Arendal kommune | 2015-2019
D. Eierrollen
Kommunen er eier/ medeier eller har eierinteresser i en rekke selskaper både kommunale og private.
Bystyret har den formelle eierrollen, og skal sikre og ivareta kommunens interesser og verdier i de
ulike selskaper.
Bystyret velger representanter til de ulike styrende organer i selskapene.
9. Gjennomgang av utvalgets sentrale drøftinger
A. Politisk organisering på underutvalgsnivå
Utvalget har over flere møter drøftet om hovedprinsippene for underutvalg skulle baseres på komitemodell etter kommunelovens § 10 a) eller utvalgsmodell etter kommunelovens § 10.
Enkelte utvalgsmedlemmer mente komiteene ikke fungerte etter hensikten, og oppgavene kunne legges til ett eller flere utvalg. Det ble også vist til at en slik omlegging kunne gi besparelser i utgifter til
folkevalgte.
I referat fra utvalgsmøtet 12/6-14 er inntatt følgende om komité:
- Komitemodellen bør fortsette. Det gjenstår å ta stilling til om komiteene skal fortsette med de samme
oppgaver som i dag. Dette tas opp når reglement for komiteene gjennomgås.
Som begrunnelse for å fortsette med komiteene ble det vist til at komiteene skal bestå av alle bystyrets medlemmer, og derved gi samtlige bystyremedlemmer deltagelse i et sentralt folkevalgt organ i
tillegg til bystyret. Det ble også vektlagt at en komité i større grad enn et utvalg er et politisk verksted
som gir rom for politiske drøftinger på en annen måte enn saksbehandling i enkeltsaker som preger et
utvalgsarbeid.
Utvalget er samstemt i at komiteene må få flere saker å jobbe med, og at møtelederforum har et særlig ansvar for å sikre dette gjennom saksfordelingen til folkevalgte organer. Her vil også de 3 komitelederne ha et medvirkningsansvar for å sikre større politisk aktivitet i komiteene.
Utvalget foreslår at det ikke gjøres endringer i reglement for komiteene utover navneendring for komité
for helse og omsorg.
Utvalget foreslår at komiteene fortsetter med samme hovedinnhold i oppgaver som inneværende
valgperiode, men at et aktivt møtelederforum sikrer at flere saker styres gjennom komiteene til bystyret.
Utvalget vil for øvrig vise til punkt 9 e) om informasjon / orienteringer til bystyrets medlemmer.
B. Nytt forum og økt oppmerksomhet på møteledelse
Utvalget har vært opptatt av hvilke betingelser som må være på plass for at møter i folkevalgte organer gjennomføres på en riktig og forsvarlig måte.
Utvalget vil understreke nødvendigheten av større fokus på møtelederrollen.
En arena for møtelederne skulle være komitelederforum. Dette forumet har ikke fungert etter hensikten i denne bystyreperioden. Utvalget mener dette er et sentralt forum for møtelederne, og foreslår
derfor at komitelederforum reetableres, og endrer betegnelse til møtelederforum. Utvalget fremmer
forslag om et nytt reglement for møtelederforum.
Utvalgets mener det er nødvendig å styrke møteledelsen i folkevalgte organer. Møtelederen er sentral
i forhold til gjennomføring av møtene. God møteledelse krever trygghet i rollen og kompetanse på
formelle regler.
Utvalget foreslår at møtelederne innkalles til opplæring så snart bystyret har foretatt valg til ulike verv.
Det er også foreslått flere bestemmelser som utvalget forutsetter skal gi bedre tid til å behandle sakene som fremlegges. Det vises til forslaget om informasjon til bystyremedlemmer, om taletid og begrensinger i replikkordskifte.
7
Vedlegg Reglementer for folkevalgte
Arendal kommune | 2015-2019
C. Antall medlemmer i bystyret
Kommuneloven legger avgjørelse om antall bystyremedlemmer til bystyret selv. Arendal kommune må
ha et bystyre på minst 27 medlemmer. Endring av antall medlemmer må gjøres innen utgangen av det
3.året i valgperioden.
Utvalget har enstemmig besluttet at det ikke vil foreslå endret medlemstall i bystyret for neste valgperiode. Arendal bystyret vil ha 39 representanter i valgperioden 2015-2019.
D. Bystyremøter på dag – eller ettermiddag/kveldstid
Utvalget har drøftet om bystyremøtene burde flyttes fra dagtid til ettermiddag/ kveld.
Problemstillingen er drøftet i flere møter. Utvalget har delt seg på midten i forhold til tidspunkt for
bystyremøtene. I den grad utvalgsmedlemmene gjenspeiler eget partis standpunkt i bystyret vil det
være flertall i bystyret for fortsatt møter på dagtid.
Uavhengig av dag - eller kveldsmøter vil utvalget foreslå at bystyremøter har et fast start- og sluttidspunkt, henholdsvis 0830- 1530 (dagmøter) eller 1700-2200 (kveldsmøter).
E. Hvordan kan bystyrets medlemmer få nødvendig og tilstrekkelig informasjon
I referat fra møte 12/6-14 fremgår:
- Videre må det tas stilling til orienteringer for komité/ bystyre – skal dette være felles for komiteene på
komitédag i stedet for informasjon/ orientering i bystyret
Utvalget har drøftet hvordan bystyremøtene kan avvikles på en måte som gjør at de sakene som er
oppført på sakslisten får en grundig behandling. I noen møter er det erfaring for at bystyret bruker for
mye tid på andre ting enn behandling av sakene på sakslisten. Dette kan medføre at bystyre kommer i
tidsnød og at saker blir utsatt eller ikke får den behandling og drøftelse saken fortjener. I tillegg kan
møtene vare lenge og uten at det er mulig å angi et tidspunkt for møtets slutt.
Utvalget har sette nærmere på disse problemstillingene og vurdert om dagens praksis hvor bystyremøtene starter med informasjon kan endres.
Utvalget mener bystyret bør bruke møtetiden til behandling av de oppførte sakene, og sikre at bystyret
får nødvendig tid til drøftelser og debatt. Utvalget mener dette best kan oppnås ved å legge informasjon til bystyret utenfor bystyremøtene.
Samtidig ser utvalget at det er nødvendig å gi bystyrets medlemmer informasjon og orienteringer om
forhold som ikke er saksorienterte, men som har betydning for det politiske arbeidet og som gir representantene innsikt og forståelse i forhold som angår kommunen og regionen. I tillegg er det viktig at
denne informasjonen presenteres for alle bystyremedlemmer og ikke bare til deler av det politiske
miljø.
Utvalget vil foreslå at fellesinformasjon til bystyrets medlemmer legges til de faste komitédagene som
alternativ til dagens praksis. Komiteene er sammensatt av bystyrets medlemmer unntatt kontrollutvalgets medlemmer og ordfører. Ordfører vil lede informasjonsmøtet, og kontrollutvalgets bystyremedlemmer må inviteres/ innkalles til felles informasjonsmøter. Derved oppnår man at samtlige bystyremedlemmer får nødvendig informasjon uten at det går på bekostning av saksbehandlingen i bystyret.
Det er fullt mulig å overføre også denne informasjon på nett slik at det er mulig for interesserte å følge
med på nettet.
Utvalget vil likevel presisere at det kan være særlige grunner for at det noen ganger gis informasjon i
forbindelse med bystyremøter. Dette kan være informasjon som har stor allmenn interesse, at det
erfaringsmessig er flere publikummere til stede på bystyremøtene og kan være nødvendig for å oppdatere bystyret i enkeltsaker som bystyret har til behandling.
Utvalgets forslag er inntatt i forslag til reglement for bystyre og komité, jfr. også utkast til reglement for
møtelederforum hvor fellesinformasjon kan drøftes og innpasses.
F. Kommuneplanutvalget – ny vurdering av reglementet
Utvalget drøftet kommuneplanutvalgets oppgaver i flere møter. Utvalget fikk rådmannens saksframlegg til bystyret om endret reglement fremlagt i møte 20.mars 2014 til orientering. Utvalget tok rådmannens saksframlegg til orientering. Rådmannens forslag innebar en endring hvor klagesaker på
avslag i byggesak ble tatt ut av utvalgets oppgaver.
8
Vedlegg Reglementer for folkevalgte
Arendal kommune | 2015-2019
Bystyret behandlet saken i møte 22.mai og vedtok at reglementet ikke skulle endres på nåværende
tidspunkt, med følgende punkt 2:
- Politisk strukturutvalg skal se på organisering og sammensetning av kommuneplanutvalget, herunder
organisering av reguleringssaker og klagesaker
På bakgrunn av bystyrets nye oppdrag har utvalget behandlet kommuneplanutvalgets reglement på
nytt.
Utvalget har konsentrert drøftingene rundt 4 alternativer:
a) Gjeldende reglement fortsetter
b) Behandling av klagesaker på byggesaksvedtak flyttes til formannskapet
c) Kommuneplanutvalget oppnevner eget underutvalg på 3-5 medlemmer som delegeres myndighet til å behandle klagesakene på vei til fylkesmannen.
d) Det forslaget som bystyret stemte ned i møte 22.mai 2014 fremmes på nytt.
Utvalget vurderte alt. b) og c) som mindre aktuelle. Utvalgets flertall (6 medlemmer) vil anbefale at
reglementet endres i tråd med alt d), mens 2 medlemmer stemte for at gjeldende reglement, alt. a)
fortsatt skal legges til grunn.
Utvalgets forslag følger flertallsforslaget. Det vises til kommentarer under punkt 10 F for nærmere
redegjørelse om innholdet i forslaget.
G. Møtelederforum – innhold, oppgaver og ansvar
Samtlige medlemmer ser det nødvendig å finne en form på komitelederforum som gjør at dette til et
aktivt utvalg i forhold til fordeling av saker til folkevalgte organer og som et forum for møtelederne i de
sentrale, folkevalgte organer.
Utvalget er ikke delegert avgjørelses – eller innstillingsmyndighet og er ikke et folkevalgt organ etter
kommuneloven. Forumets primære oppgave er å sikre en riktig og god fordeling av saker mellom komiteene, formannskapet og kommuneplanutvalget, og gi møtelederne en arena for drøfting av møtelederrollen.
Utvalget foreslår at navnet på forumet endres fra komitelederforum til møtelederforum. For nærmere
kommentarer vises til punkt 10 I under:
H. Innføring av parlamentarisme som alternativ styringsmodell
Utvalget tok initiativ til drøfting om endret politisk styringsform fra dagens formannskapsmodell til
kommunal parlamentarisme.
I eget notat av 12/8-14 (notat nr.14), fikk utvalget fremlagt det lovmessige grunnlaget for innføring av
kommunal parlamentarisme, herunder hvilke endringer modellen medførte for folkevalgte og for administrasjonen.
Etter avtale med ordfører ble det besluttet at bystyret skulle få fremlagt egen sak om innføring av parlamentarisme i løpet av høsten 2014.
Bystyret behandlet saken i møte 27/11-14. I tråd med kommunelovens § 18 vil det være opp til det
nyvalgte bystyret selv, etter valget i 2015, å beslutte om det skal fremlegges endelig sak om innføring
av kommunal parlamentarisme i Arendal.
I. Kan noen av eksisterende utvalg nedlegges, eventuelt slås sammen/ legges til med
andre organer
Utvalget fikk fremlagt en betenkning rundt nedleggelse/ sammenslåing av utvalg til møte 4/12-14.
Utvalget har på prinsipielt grunnlag vurdert om det er utvalg som har en slik nærhet i ansvar og oppgaver at en sammenslåing eller samordning kunne være naturlig, og gi en effektivisering/ besparelse.
Utvalget har spesielt sett på utvalg som hadde få saker til behandling i 2014. det er også vurdert om
utvalg kan beholdes, men at det oppnevnes de samme personer i flere utvalg. Da kan utvalgsmøtene
holdes etter hverandre, og derved gi en effektivitet og besparelse.
Utvalget har konkret sett på 4 utvalg/ nemnder.
9
Vedlegg Reglementer for folkevalgte
Arendal kommune | 2015-2019
Oversikten viser:
-
Kontrollutvalg alkoholloven - 0 saker
Klageutvalget - 35 saker,
Navnekomiteen - 15 saker
Sakkyndig ankenemnd etter eiendomsskateloven
Utvalget vil ikke foreslå endring i forhold til navnekomiteen.
For de 3 øvrige foreslås følgende:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Oppgaver til sakkyndig ankenemnd og klageutvalget slås sammen tikl ett klageutvalg.
Klageutvalget reduseres fra 5 til 3 medlemmer m/ varamedlemmer.
Kontrollutvalg alkoholloven reduserer antall medlemmer fra 5 til 3.
Bystyret velger de samme medlemmer til klageutvalget og kontrollutvalg alkoholloven.
Møtene i klageutvalget og kontrollutvalget legges til samme dag og påfølgende i tid.
Det gis ikke dobbel møtegodtgjørelse for påfølgende møter med samme representasjon.
Hvis bystyret slutter seg til denne endringen, forutsettes det at rådmannen legger frem forslag til nødvendige endringer i eiendomsskattevedtektene og gjennomgår retningslinjer for kontrollutvalg alkoholloven slik at det samsvarer med de endringer som følger av denne saken.
J. Delegering fra bystyret til andre folkevalgte organer
Utvalget har i prinsippet lagt til grunn at de oppgaver som bystyret har delegert andre folkevalgte organer fortsetter som tidligere med unntak for kommuneplanutvalget – se foran punkt e).
K. Folkevalgtopplæring
Kompetanse og bred innsikt i folkevalgtrollen er vesentlig for at den enkelte representant skal føle seg
trygg i rollen og at gjennomføring av møter i folkevalgte organer skjer innenfor vedtatte reglementer og
gjeldende lover. Utvalget foreslår at det settes økt fokus på folkevalgtopplæring, og at det skjer slik:
Bystyrets medlemmer:
Bystyret har en første fellessamling tidlig i januar 2016 basert på KS sitt program for folkevalgtopplæring supplert med egne krefter. I dette møtet må det brukes nødvendig tid på gjennomgang av gjeldende reglementer. Opplæringen må gå over 2 hele arbeidsdager.
Det avholdes en ny, felles folkevalgtopplæring for hele bystyret midt i valgperioden, sent våren 2017
eller tidlig høsten 2017. Innholdet fastlegges nærmere av bystyret, men det bør ha sterkt innslag av
evaluering av den første del av bystyreperioden.
Møteledere:
For å sikre at møtene i folkevalgte organer gjennomføres på en riktig og verdig måte, herunder gjennomføring av votering, er det nødvendig at møtelederne har kompetanse på møteledelse og har nødvendig trygghet i rollen.
Utvalget vil derfor understreke behovet for en egen møtelederopplæring.
Konkret foreslås 2 samlinger for møtelederne hvor den første samlingen bør skje forholdsvis raskt
etter bystyrets konstituering, fortrinnsvis i løpet av november 2015. Her vil prinsipper for god møteledelse være sentralt sammen med nødvendig gjennomgang av reglement og kommunelov som har
betydning for gjennomføring av møter i folkevalgte organer.
Den andre samlingen bør avholdes på våren 2016 når møtelederne har skaffet seg praktisk erfaring
fra 3-4 møter.
10
Vedlegg Reglementer for folkevalgte
Arendal kommune | 2015-2019
10. Forslag til reglementer - utvalgets kommentarer
Utvalgets flertallsforslag følger som eget vedlegg til innstillingen.
I den grad utvalget har delt seg er dette kommentert særskilt.
I tråd med gjeldene praksis er ”folkevalgt organ” brukt som fellesbetegnelsen på de organer
(utvalg/komiteer) som bystyret oppretter og velger medlemmer til. Dette er også i tråd med kommuneloven.
Utvalget vil i dette punktet redegjøre nærmere for innholdet i de enkelte reglementer, og påpeke forhold som bystyret bør være spesielt oppmerksom på under behandlingen.
Utvalget vil understreke at Kommentarene under dette punktet kan også bruker som lovkommentar til
reglementene.
Generelt:
Det fremlegges forslag på til sammen 11 reglementer.
Det er 3 fellesreglementer som gjelder for alle folkevalgte organer.
”A - Felles reglement for saksbehandling i folkevalgte organer.”
”C - Overordnet reglement for delegering av myndighet.”
”J - Reglement for bystyrets og andre folkevalgte organers innsynsrett i saksdokumenter
jfr. kommunelovens § 40, nr.5.”
I tillegg legges frem reglement for møtelederforum, og delegeringsreglement til rådmannen.
De øvrige 6 reglementene gjelder for spesifikke, folkevalgte organer og er tilleggsreglementer i forhold
til fellesreglementene.
Fellesreglement for saksbehandling i folkevalgte organer må leses i sammenheng med tilleggsreglement for det enkelte folkevalgte organ.
Utvalget vil gi følgende kommentarer til de fremlagte forslag:
A. Felles reglement for saksbehandling i folkevalgte organer
Dette reglementet inneholder saksbehandlingsreglene for møter i folkevalgte organer. Utvalget vil
understreke møteleders særlige ansvar for at reglementet følges. For å få en tilnærmet lik saksfremstilling til de ulike folkevalgte organer er det gitt generelle føringer til rådmannen om hva som skal
være det sentrale i saksframlegget. Samtidig har rådmannen det overordnede ansvar for utredningene, men det vil være enklere for det enkelte folkevalgte medlem å få saksframleggene bygget over en
felles lest så langt dette lar seg gjøre.
Bystyret bør merke seg punkt 7 om forfall. Det er møteplikt i folkevalgte organer, og et valgt medlem
kan ikke unnlate å møte uten at det foreligger gyldig forfall. Møteplikt medfører at private gjøremål som
er ønskelige, men ikke absolutt nødvendige, må vike for oppmøte i folkevalgt organ.
I reglementet er inntatt følgende definisjon:
Gyldig forfall foreligger hvis sykdom eller andre hindringer gjør det umulig eller uforholdsmessig vanskelig å møte.
Den enkelte representant har selv ansvar for at møteplikten overholdes. Forfall må meldes så snart
grunnlaget for gyldig forfall foreligger slik at vararepresentant kan kalles inn. I den grad det foreligger
sykemelding kan denne eventuelt sendes inn til sekretariatet.
Det vil være en naturlig oppgave for gruppelederne i bystyret å ta dette op i egen gruppe, og understreke nødvendigheten av at møteplikten overholdes.
Under punkt 10, avvikling av møtet, vil utvalget spesielt vise til møteleders ansvar for gjennomføring
og avvikling av møtet. Som anført i punkt 9 g) foran vil møtelederoppgaven/ ansvaret bli gjenstand for
særlig oppmerksomhet i egen opplæring etter valget.
Utvalget foreslår en innstramming på replikkordskifter. I bystyret foreslås en taletiden begrenset til ½
minutt, dvs. en meget kort kommentar, et spørsmål eller en faktaopplysning. I andre folkevalgte organer kan organet selv fravike taletiden. Det forutsettes likevel at møteleder er oppmerksom på at en
11
Vedlegg Reglementer for folkevalgte
Arendal kommune | 2015-2019
replikk ikke skal være et innlegg. I så fall må møteleder henvise vedkommende til å tegne seg på den
ordinære talelisten.
I inneværende bystyreperiode har det i enkelte saker vært tvil om avstemmingsmåten. Utvalget har
presisert dette i fellesreglementets punkt 12 som er en presisering av kommunelovens § 35. For å
unngå tvil om behandling og avstemmingsrekkefølgen på fremlagte forslag er det viktig at møteleder
følger prosedyrene i punkt 12.
Utvalget har drøftet hva som ligger i ”vedtaket kan/ skal følge saken”. Som regel er det møteleder
som foreslår at et vedtak som ikke er votert over kan ”følge saken”. Hva som er konsekvensen av
dette er uklart, idet det kun er bystyrets vedtak som skal følges opp hvis bystyret ikke konkret har besluttet noe annet.
Hovedregelen er at fremsatte forslag skal voteres over. Hvis forslagstilleren ikke ønsker at forslaget
skal voteres over må forslaget trekkes. Har forslagsstilleren ment å markere et synspunkt gjennom sitt
forslag bør møteleder vise til muligheten for å be om protokolltilførsel, se punkt 15 om møtebok.
I den grad det er tvil om en avgjørelse i et folkevalgt organ er lovlig kan tre eller flere medlemmer av
bystyret kreve lovlighetskontroll. Denne adgangen er begrenset til de faste bystyremedlemmene. Møter et varamedlem som representant i bystyret vil vedkommende varamedlem kunne kreve lovlighetskontroll for avgjørelser truffet i det aktuelle møtet, men ikke i forhold til avgjørelser i andre organer eller
i administrasjonen.
Når det gjelder mindretallsanke vises til det generelle delegeringsreglementet under punkt C.
B. Tilleggsreglement for bystyret
Utvalget har over flere møter drøftet om det bør innføres taletid i bystyret. Det må legges til grunn at
den enkelte representant som møter og ber om ordet har satt seg grundig inn i saken og gjort nødvendige forberedelser før møtet. Utvalget ser at det vil være tilstrekkelig taletid med 3 minutter. Dette
bør innføres som en hovedregel. 3 minutter vil i de fleste tilfeller gi representantene tilstrekkelig tid til å
formidle sitt budskap.
Det foreslås at saker med saksordfører bør få 5 minutters taletid for å presentere saken. Formålet med
saksordføreres innlegg er å informere om sakens behandling i det innstillende utvalget (komité, formannskap eller kommuneplanutvalg), og ikke lese opp eller referer fra selve saksfremstillingen. Hovedregel om inntil 5 minutters taletid for saksordfører vurderes som tilstrekkelig.
I særlige tilfeller kan bystyret vedta annen taletid og annen organisering av innleggene enn det som er
vanlig. Spesielt i budsjettsaker og større saker bør bystyret selv ta stilling til hvordan gjennomføring av
møte, herunder taletid, skal være.
Som anført foran under fellesreglementet er det møteplikt i folkevalgte organer. Dette innebærer møteplikt, og det er kun gyldig forfall som fritar for møteplikten.
I den grad en representant har fått permisjon eller fritak vil dette være gyldig forfall. Det vises til Forutsetningen er at søknaden er vurdert av det utvalg som fremgår av punkt 7, og at bystyret har behandlet og innvilget søknaden.
C. Overordnet reglement for delegering av myndighet
Bystyret er kommunens øverste organ. Dette innebærer at myndighet som er lagt til bystyret må formelt delegeres til andre folkevalgte organer eller rådmannen såfremt bystyret selv finner det riktig at
oppgaven ikke skal tilligge bystyret. Dette følger av tilleggsreglement for bystyret, punkt 2.
For noen saker/ områder er det ikke hjemmel til å delegere. Lovteknisk kan dette enten fremgå klart i
lovteksten (myndighet kan ikke delegeres) eller at loven bruker begrepet selv (kommunestyret selv).
Dette er en delegeringssperre som vil medføre ugyldig vedtak hvis andre enn det bestemte organet
fatter avgjørelsen.
Det overordnede delegeringsreglementet gjelder for alle folkevalgte organer og rådmannen som får
sin myndighet fra bystyret.
Utvalget vil spesielt vise til punkt 6 om samordning. En rekke avgjørelser i kommunen vil ha betydning
for andre sektorer/ andre folkevalgte organer. For å unngå at avgjørelser får en utilsiktet konsekvens
på andre områder forutsettes avklaring og enighet før vedtak treffes.
Dette prinsippet gjelder også for myndighet som er delegert rådmannen.
12
Vedlegg Reglementer for folkevalgte
Arendal kommune | 2015-2019
Mindretallsanke, som ikke må forveksles med lovlighetsklage, se foran, er en mulighet for å bringe en
avgjørelse truffet etter delegert myndighet til overprøving i nærmeste overordnede organ. Vilkårene for
å benytte denne adgangen fremgår av punkt 7.
Punkt 8 omhandler saksbehandling og dokumentasjon, og gjelder så vel folkevalgte organer, den enkelte folkevalgte representant og administrasjonen. Utvalget vil spesielt vise til folkevalgte er underlagt
offentleglova, og har et selvstendig ansvar for å sikre at dokumenter/ skriv/ e-poster etc. som folkevalgte mottar eller sender som faller inn under offentleglova, konkret saksdokument innenfor kommunens ansvarsområde. Disse dokumentene skal registreres i kommunens postjournal og arkiveres i
henhold til arkivlov.
D. Tilleggsreglement for formannskapet
Formannskapet har sin myndighet dels fra kommuneloven direkte, og dels etter delegering fra bystyret.
For å sikre at alle saker som skal behandles i folkevalgte organer fremlegges for et underutvalg er det
inntatt en sikkerhetsventil i punkt 2 som innebærer at saker som ikke skal til bystyret eller er delegert
annet folkevalgt organ eller rådmannen skal behandles og avgjøres av formannskapet. I den grad
formannskapet mener saken bør behandles i bystyret kan formannskapet fremme saken for bystyret
med innstilling.
Formannskapet er tillagt myndighet etter kommunelovens § 13 som kommunens ”hasteorgan”. Betingelsene for bruk av denne kompetansen følger direkte av kommunelovens § 13.
E. Tilleggsreglement for komiteene
Utvalget foreslår at komité for helse og omsorg endrer betegnelse til ”komité for helse, omsorg og
levekår”
I forhold til gjeldende reglement er det ikke foreslått endringer i forhold til saksområde. Utvalget har,
som anført foran, drøftet hvordan fellesinformasjon til bystyrets medlemmer kan skje på en mer hensiktsmessig måte.
Det vises til utvalgets redegjørelse foran under punkt 9 d).
I punkt 4 er inntatt nærmere bestemmelser om møtene i komiteene, herunder fellesinformasjon til
bystyrets medlemmer. Utvalget vil understreke at all informasjon som det innkalles til må være en del
av møte, jfr. at det er møteplikt i folkevalgte organer. Legges informasjonen før møtene vil det være
opp til det enkelte medlem om de ønsker å være til stede. I så fall er poenget med fellesinformasjon
borte.
Konsekvensen av dette er at ordfører, enten det er fellesinformasjon direkte til bystyret, eller som del
av komitemøtene, må sette møtet før informasjonen gis.
F. Tilleggsreglement for kommuneplanutvalget
Forslag til reglement for kommuneplanutvalget er nytt i forhold til gjeldende reglement. Utvalgets flertall vil spesielt vise til at flertallsforslaget vil utgjøre en vesentlig del av bystyrets forutsetning om besparelser på utgifter til folkevalgte.
I tillegg viser gjeldende reglement at det med behandlingen av klagesaker i kommuneplanutvalget kan
stilles spørsmål om rettsikkerheten blir styrket gjennom kommuneplanutvalgets behandling.
Mindretallet viser til at behandling av klager i et folkevalgt organ er en del av ombudsrollen.
Forslaget innebærer at klage på administrative vedtak på byggesøknad ikke skal behandles i kommuneplanutvalget på vei til fylkesmannen, men gå direkte fra rådmannen til fylkesmannen i tråd med
øvrige klager på enkeltvedtak etter andre særlover.
Samtidig gis kommuneplanutvalget myndighet til å behandle nærmere angitte byggesaker som
1.instans, dvs. at rådmannen ikke treffer vedtak i saken, men legger saken frem for kommuneplanutvalget med forslag til vedtak. Eventuell klage i disse sakene vil komme tilbake til kommuneplanutvalget.
De sakene som faller inn under denne myndigheten er prinsipielle byggesaker, byggesaker knyttet til
sentrale sentrumsbygg og saker hvor byggesaken har stor offentlig interesse.
Innenfor reguleringsplanområdet foreslås ingen endringer i forhold til gjeldende reglement
13
Vedlegg Reglementer for folkevalgte
Arendal kommune | 2015-2019
Utvalget har også sett på om det er riktig at ordfører skal være fast medlem av kommuneplanutvalget.
Begrunnelsen for dette har vært at det bør være en ”link” mellom kommunens politiske ledelse og de
sentrale folkevalgte organer.
Utvalget er enig i at det bør være en ”link”, men at dette med fordel kan legges til varaordførervervet
og ikke ordførervervet som er et mer belastende og arbeidskrevende verv.
Reglementet gjenspeiler at hovedoppgaven for kommuneplanutvalget er ledelsen av kommuneplanarbeidet. Denne oppgaven er svært sentral i forhold til den generelle utvikling av kommunen og hvordan
arealer på best mulig måte kan anvendes for å imøtekomme ulike sektorplaner. Utvalget er også meget sentral i forhold til innhold og bestemmelser i reguleringsplaner, og gjennomarbeidete reguleringsplaner med tydelige og gjennomførbare reguleringsbestemmelser skaper forutberegnlighet for tiltakshavere, for utbyggere og i byggesaksbehandlingen.
G. Tilleggsreglement for administrasjonsutvalget
Det foreslås ikke endringer i reglement for administrasjonsutvalget.
H. Tilleggsreglement for klageutvalg
Utvalget har tatt ut punktet om at ett medlem bør velges utenfor bystyret. For 2 forskrifter etter vegtrafikkloven er klageutvalget forskriftens klageinstans.
Utvalget foreslår at klageutvalget også skal være klageinstans for klager etter eiendomsskatteloven.
Eiendomsskatteloven åpner for at bystyret kan legge disse oppgavene til klageutvalget.
Det er ikke lovbestemt hvor mange medlemmer klageutvalget skal bestå av. Klagenemnda etter eiendomsskatteloven (sakkyndig ankenemnd) består i dag av 3 medlemmer med varamedlemmer. Det
anbefales at klageutvalget reduseres fra 5 til 3 medlemmer.
For øvrig vises til at utvalget anbefaler at bystyret velger personidentiske medlemmer til kontrollutvalg
alkoholloven, men at dette består som eget utvalg.
I. Reglement for møtelederforum
Utvalget er enstemmig i at det nåværende komitelederforum ikke fungerte, og at det var nødvendig å
finne en form og et innhold for forumet som medførte at det etter vedtatt reglement.
Utvalget foreslår at betegnelsen endres fra ”Komitelederforum” til ”Møtelederforum”. Medlemmene er
de samme som tidligere dvs. møtelederne i de 3 komiteene, kommuneplanutvalget, ordfører, varaordfører og opposisjonsleder.
Rådmannen møter fast, eventuelt sammen med en eller flere av sine kommunalsjefer.
I tillegg til å være et saksfordelingsutvalg kan ordfører delegere/ fordele representasjonsoppgaver som
faller på den politiske ledelsen til andre.
Ordfører er fast leder, men kan overlate deler av lederoppgavene til varaordfører.
Det foreslås en møtehyppighet på minst hver 14.dag. Det vil være naturlig at møtelederforum legger
møtene til dager andre folkevalgte organer har møter.
Det foreslås at det føres møteprotokoll. Møtet er ikke et folkevalgt organ og er derfor ikke et åpent
møte etter kommuneloven.
J. Reglement for bystyrets og andre folkevalgte organers innsynsrett i saksdokumenter, jfr. kommunelovens § 40. Nr. 5
Det er ikke foreslått endringer i innsynsreglementet. Utvalget vil spesielt vise til at det både er regler
for folkevalgte organers innsyn og for medlemmer og varamedlemmer.
Reglementet har særlige saksbehandlingsregler for innsyn.
K. Delegering fra bystyret til rådmannen
Utvalget foreslår ingen endringer i delegeringsreglementet til rådmannen. Det understrekes at all videredelegering skal være skriftlig.
14
Vedlegg Reglementer for folkevalgte
Arendal kommune | 2015-2019
11. Godtgjøring til folkevalgte
Utvalget har gjennomgått gjeldende godtgjøringsreglementet og sett spesielt på om det bør gjøres
endringer jfr, bystyrets bestilling:
- Utvalget bør spesielt vurdere om det kan gjøres forenklinger i dagens organisering som både ivaretar
folkevalgtes muligheter for politisk engasjement og samtidig kan gi seg utslag i sparte godtgjørelser og
reduksjon i posten tapt arbeidsfortjeneste.
All godtgjøring til folkevalgte tar utgangspunkt i ordførerens godtgjøring.
Etter gjeldende reglement utbetales fast godtgjøring som dekker møtedeltagelse. Det utbetales ikke
”oppmøtegodtgjørelse” i tillegg. Når et medlem melder forfall beholder de den faste godtgjøringen, og
møtende vararepresentant mottar møtegodtgjøring.
Utvalget foreslår at den faste godtgjøring reduseres og erstattes med møtegodtgjøring. Møtegodtgjøringen økes noe. Møtegodtgjørelse til varamedlemmer foreslås økt til 0,30 %.
Ved å redusere den faste godtgjøringen og erstatte denne med møtegodtgjøring vil de faste representantene oppbære omtrent den samme godtgjøringen, men det blir en redusert utgift ved forfall da møtegodtgjøring tilfaller det møtende varamedlem.
Utvalget har også vurdert om ettergodtgjøring til ordfører og varaordfører bør endres.
Utvalget er blitt stående med at ordfører og varaordfører tilstås ettergodtgjøring tilsvarende en ½ månedslønn fra den dato det nye bystyret konstituerer seg såfremt de går inn i ny jobb/ går tilbake i jobb
eller mottar pensjon. Mottas ikke pensjon eller har de ikke jobb å gå tilbake til, ytes en ettergodtgjøring
på 3 måneder.
Varaordførerens godtgjøring foreslås økt fra 75 % til 80 % av ordførergodtgjøringen.
Utvalget har også vurdert om det bør gjøres endringer i ledergodtgjøring til kommuneplanutvalgets
leder og komitelederne.
Utvalget er blitt stående med følgende forslag:
•
•
Leder av kommuneplanutvalget får økt godtgjørelse fra 20 % til 30 %.
I den grad bystyret ikke deler utvalgets forslag om endring av reglement for kommuneplanutvalget, vil utvalget anbefale at godtgjøringen økes ytterligere til 35 %.
Et medlem foreslo at kommuneplanutvalgets leder skulle godtgjøres med 50 % av ordførergodtgjøringen hvis bystyret ikke gjorde endringer i reglementet, dvs. at utvalget fortsatt skulle
behandle klagesaker.
For komitelederne foreslås ingen endring, dvs. godtgjøringen er på 20 %.
I punkt 3.7 er oppgitt ledergodtgjøring til visse lederverv.
Utvalget foreslår mindre endringer, og at nestledergodtgjøringen settes til 50 % av ledergodtgjøring.
Samtidig er det tatt inn en passus om at det for leder og nestleder ikke utbetales møtegodtgjøring i
tillegg.
Til punkt 4.2:
Den faste godtgjøring til medlemmer av sentrale utvalg forslås til:
•
•
•
•
•
•
•
Bystyret
Komiteene
Formannskapet
Kommuneplanutvalget
Arendal Eiendom KF, styret
Kontrollutvalget
Havnestyret
2%
2%
2%
3%
2%
1%
1%
Det er også foreslått at den faste godtgjøringen kan stoppes ved lengre fravær/ sykdom.
Møtegodtgjøringen er foreslått økt slik at den faste godtgjøring og møtegodtgjøring samlet tilsvarer
omtrent det som den tidligere faste godtgjøringen utgjorde.
15
Vedlegg Reglementer for folkevalgte
Arendal kommune | 2015-2019
Det er også foreslått noen mindre endringer/ justeringer uten at dette direkte påvirker godtgjøring til
den enkelte representant.
12. Oppsummering av utvalgets anbefalinger
1. Det foreslås ingen vesentlige endringer i organisering av folkevalgte organer for kommende bystyreperiode.
2. Det foreslås en noe annen oppbygging av reglementene med et tydelig fellesreglement, og tilleggsreglement for det enkelte folkevalgte organer som er spesielt tilpasset dette.
3. Utvalgets flertall foreslår at kommuneplanutvalget ikke skal behandle klagesaker etter plan- og
bygningsloven som er delegert rådmannen. Samtidig foreslår utvalget at kommuneplanutvalget for
noen byggesaker skal være 1.instansbehandler. Dette vil gjelde byggesaker som kan ha stor samfunnsmessig betydning eller stor allmenn interesse. Det samme gjelder saker av prinsipiell betydning (presedenssaker). Utvalget foreslår at varaordfører og ikke ordfører skal være fast medlem
av utvalget.
4. Utvalget vil anbefale at det innføres saksordfører ved større saker til bystyret fra formannskap og
kommuneplanutvalg.
5. Det anbefales at fellesinformasjon til bystyrets medlemmer flyttes fra bystyredagen til komitédagene.
6. Utvalget foreslår at bystyrets møter skal ha fast start- og sluttid. Flertallet foreslår at bystyres
møter skal være på dagtid.
7. Utvalget har i reglementsform understreket de valgte representanters møteplikt, jfr. kommentarene
til ”gyldig forfall”.
8. Det foreslås at det blir økt fokus på folkevalgtopplæring, herunder egne opplæringsdager for
møtelederne.
9. Det foreslås å slå sammen to mindre utvalg, redusere antall medlemmer av utvalget og og at det
for noen av disse velges de samme medlemmer.
10. Utvalget foreslår at det gjøres gjennomgående endringer i fast godtgjøring for medlemmer av en
del sentrale utvalg, og at det innførers møtegodtgjøring i tillegg til fast godtgjøring.
For øvrig vises til at de endringer som bystyret vedtar først skal gjelde fra nytt bystyre trer i kraft i
oktober 2015.
Arendal 28.01.2015
For ”Utvalg for politisk organisering av folkevalgte organer”:
Pål Koren Pedersen
Utvalgets leder
Trond S. Berg
Sekretær
Vedlegg:
1. Samlet forslag til reglementer for folkevalgte organer og delegering
2. Forslag til endring i godtgjøringsreglementet
16