1. No category

Reference Manager 12
en veiledning fra
Medisinsk bibliotek
August 2015
Veiledninger fra Medisinsk bibliotek
Medisinsk bibliotek har utarbeidet en rekke veiledninger. Alle veiledningene kan fås i våre lokaler, eller
skrives ut fra vår nettside www.ub.uio.no/medisin.
OBS! Veiledningene oppdateres jevnlig, sørg for at du har nyeste versjon!
Denne veiledningen gir en innføring i de viktigste funksjonene i Reference Manager 12. For fullstendig
oversikt over tilgjengelige funksjoner henvises det til programmanualen, hjelp-funksjonen i
programmet eller www.refman.com.
Medisinsk bibliotek tilbyr brukerstøtte til Reference Manager for alle ansatte og studenter ved Det
medisinske- og Det odontologiske fakultet og Oslo universitetssykehus, men vi anbefaler at du bruker
EndNote i stedet.
Innhold
Veiledninger fra Medisinsk bibliotek .............................................................................................. 2
Hva er Reference Manager? ......................................................................................................... 4
Nytt i Reference Manager 12......................................................................................................... 4
Konvertering fra Reference Manager 11 til 12 .............................................................................. 4
Starte Reference Manager ............................................................................................................ 4
Dette bør du gjøre før du går i gang .............................................................................................. 4
Opprette en ny database ............................................................................................................... 5
Åpne en eksisterende database .................................................................................................... 6
Visning av publikasjonsår eller andre felt ...................................................................................... 8
Aktivere tidsskriftforkortelser ......................................................................................................... 8
Legge referanser inn i databasen .................................................................................................. 9
PubMed (gratis Medline) ............................................................................................................. 11
Lagre referanser til fil ............................................................................................................... 11
Lagre referanser til fil fra Clipboard ......................................................................................... 11
Sende referanser som epost.................................................................................................... 11
Lagre referansene fra epostprogrammet og importere dem i Reference Manager ................. 12
Importere referanser fra fil ....................................................................................................... 12
Ovidbaser (Medline, EMBASE, PsycINFO, AMED og andre) ..................................................... 14
Oria .............................................................................................................................................. 15
Metode 1: Send flere treff på en gang ..................................................................................... 15
Metode 2: Send enkeltvis fra trefflista ...................................................................................... 16
CINAHL........................................................................................................................................ 16
Hente referanser direkte fra et tidsskrift på Internett ................................................................... 17
Laste inn referanser direkte fra Internett ..................................................................................... 18
Søke i PubMed ........................................................................................................................ 18
Søke i Web of Science ............................................................................................................. 19
Søke i en eller flere andre baser (Z39.50 sites) ....................................................................... 19
Skrive inn referanser manuelt...................................................................................................... 20
Enkelte felt du bør være obs på ............................................................................................... 21
Lenking til fulltekstartikler lagret på pc-en ................................................................................... 22
For å lenke fra en referanse til en fil: ....................................................................................... 22
Stavekontroll ................................................................................................................................ 22
Sjekk for dubletter ........................................................................................................................ 22
Foreta endringer i en referanse ................................................................................................... 23
August 2015
Medisinsk bibliotek
2
Søke i egen database .................................................................................................................. 23
Kopiere referanser fra en database til en annen ......................................................................... 24
Flytte referanser fra en database til en annen ............................................................................. 25
Lage siteringer og litteraturliste i et manuskript i Word 2000/2003 ............................................. 25
Insert Citation: .......................................................................................................................... 25
Insert Marked Reference(s): .................................................................................................... 26
Output style.................................................................................................................................. 26
Ta ut referanser fra et manuskript ............................................................................................... 27
Redigere referanser i et manuskript ............................................................................................ 28
Klargjøre manus før sending ....................................................................................................... 28
Traveling Library .......................................................................................................................... 29
Eksportere et Traveling Library til en Reference Manager database ...................................... 29
Installere CWYW-verktøylinjen i Word ........................................................................................ 29
Word 2007/2010 .......................................................................................................................... 30
Skrive ut referanselister fra programmet ..................................................................................... 31
Flytting av databaser ................................................................................................................... 32
Ønsker du mer hjelp? .................................................................................................................. 32
August 2015
Medisinsk bibliotek
3
Hva er Reference Manager?
Reference Manager er et referansehåndteringsprogram laget for å lagre og gjenfinne referanser. I
tillegg er Reference Manager et publiseringshjelpemiddel som samarbeider med Word, det er derfor
enkelt å sette inn siteringer og lage referanseliste i et manuskript.
Programmet finnes i flere versjoner og utgaver. Denne veiledningen er basert på versjon 12
en-bruker versjon. Reference Manager fungerer ikke på Mac eller Linux.
Nytt i Reference Manager 12
Reference Manager versjon 12 byr på noen nye muligheter:






Enklere å lenke til fulltekst lagret på enten pc-en eller hjemmeområdet ditt fra referansen i
databasen din (funksjonen er skrøpelig, se avsnittet Flytting av databaser for mer info).
Flere Reference Types lagt til. Du kan nå lagre referanser av typen Grant og Edited book.
Det er enklere å sjekke basen for duplikater.
Skal du lage en bibliografi finnes det flere sorteringsmuligheter enn før.
Den engelske stavekontrollen kan sjekke hele basen på en gang.
I Word 2007 vil Reference Manager ikke være en verktøylinje, men en fane øverst i vinduet.
Konvertering fra Reference Manager 11 til 12
Har man jobbet med Reference Manager 11 og skal begynne å bruke Reference Manager 12 må alle
databasene konverteres. Programmet vil selv foreslå å starte konverteringen hvis man åpner en
Reference Manager 11-base i Reference Manager 12. Stort sett kan man bare akseptere det
programmet selv foreslår. Det kan være lurt å ta sikkerhetskopi av basene før konvertering.
Starte Reference Manager
Programmet startes ved å gå via Start > Programmer > Reference Manager 12.
Reference Manager-ikonet ser slik ut:
Første gang du åpner programmet vil skjermbildet være helt tomt, slik som bildet under viser:
TIPS: Du får forklaring på hva de enkelte knappene
i knapperaden symboliserer når du lar
musepekeren hvile over en av knappene.
Dette bør du gjøre før du går i gang
Reference Manager er et program med mange muligheter. I dette avsnittet introduseres noen
innstillinger vi anbefaler at du gjør før du går i gang.
August 2015
Medisinsk bibliotek
4
På Tools-menyen velger du Options og fanen Import. Under avsnittet Previous session anbefaler vi å
krysse av for Clear existing Imported tab, da dette gir bedre oversikt over referansene du har importert
fra en tekstfil. Under avsnittet om Duplicate references anbefaler vi å krysse av for Do not import, hvis
ikke risikerer du å ha flere utgaver av samme referanse liggende i databasen din. Dersom du gjør
dette, bør du samtidig sjekke hva som er markert under fanen Duplicate search. Her ser du hvilke
opplysninger som legges til grunn for å vurdere om en referanse er en duplikat eller ei. Title, Author,
Date og Periodical er det allerede krysset av for. Vi anbefaler i tillegg å sette hake foran Volume og
Issue for å sikre at ikke «falske» duplikater blir avvist.
Under fanen Reference edit anbefaler vi å skru av Scan titles and notes for Keywords. Dette anbefales
særlig når du for det meste henter referansene dine fra Medline. Disse referansene er allerede godt
utstyrt med nøkkelord/emneord og det burde ikke være nødvendig å bruke tid på å skanne dem for
flere. På dette skillearket må du også ta stilling til om duplikatsjekken skal gjelde for alle baser, eller
bare for den basen det importeres inn i. Klikk OK.
NB: Vær oppmerksom på at duplikatkontrollen kan overse duplikater hvis referansene er hentet fra
forskjellige vitenskapelige databaser. Dette skjer på grunn av ulike måter å registrere tidsskriftsnavn
på i databasene. Fjern derfor krysset for Periodical hvis du tar referanser fra flere baser.
TIPS: Vær oppmerksom på at hjelp alltid er tilgjengelig ved å velge «Help» fra menylinjen, eller ved å
trykke funksjonstasten F1 på tastaturet.
Opprette en ny database
For å opprette en ny base går du til File-menyen og velger New database, eller klikker på den første
knappen i knapperaden øverst i programmet.
Her velger du hvor du vil
lagre databasen. Vi
Du får opp følgende vindu:
anbefaler at du lagrer på
ditt hjemmeområde for å
være sikker på at det tas
sikkerhetskopi av basen.
Her gir du basen et navn.
NB: Unngå æ, ø, å,
mellomrom og skilletegn
(. , : ; osv.)
NB: Klikk på knappen
Advanced og følg videre
veiledning under.
August 2015
Medisinsk bibliotek
5
Et nytt bilde åpner seg:
I feltet Periodical
Synonyms skal du
velge Medical*.
Klikk OK for å komme
tilbake til forrige
dialogboks.
*Dersom du ofte henter referanser fra tidsskrifter innenfor humanistiske fag kan det være lurt å
aktivere Periodical Synonyms fra Humanity i tillegg til Medical. For informasjon om hvordan du gjør
dette se avsnittet Aktivere tidsskriftsforkortelser.
Denne endringen aktiverer alle tidsskriftsnavn og -forkortelser som er innebygd i programmet.
NB! Dette er en innstilling som må gjøres hver gang du oppretter en ny base. Er du allerede i gang
med en base og vet at du ikke gjorde dette da du opprettet basen? Følg fremgangsmåten som
beskrives i avsnittet «Aktivere tidsskriftforkortelser» s. 8-9 i denne veiledningen.
Tilbake i New Reference Manager Database-dialogboksen klikker
du New, og programmet oppretter nå en tom database og starter
aktiveringen av tidsskriftsnavnene:
Denne prosessen kan ta litt tid, vær tålmodig!
Når prosessen er ferdig får du opp følgende bilde:
Databasens navn vises på en «arkfane» nederst
til venstre. Du kan nå begynne å fylle databasen
med referanser, anbefalte metoder beskrives
senere i denne veiledningen.
TIPS: En Reference Manager-base består alltid
av to filer; en av typen .rmd og en .rmx. Dersom
du skal kopiere eller flytte en Reference Managerbase, MÅ du huske begge filene.
Åpne en eksisterende database
For å åpne en allerede eksisterende database velger du Open database fra File-menyen, eller klikker
på knapp nummer to i knapperaden øverst i programmet. Følgende dialogboks kommer opp:
August 2015
Medisinsk bibliotek
6
Finn stedet du har
lagret databasen din.
Merk den aktuelle
databasen.
Klikk Open.
Du kan alternativt dobbeltklikke på ikonet fra mappen hvor du har lagret basen din:
Skjermbildet ser nå omtrent ut som i eksemplet under:
Skjermbildet er delt i to og du kan selv regulere størrelsen på del-vinduene ved å skyve på den
horisontale linjen midt i vinduet. I nederste del finner du en liste over alle referansene i databasen. I
kolonnen lengst til venstre finner du RefID for hver enkelt referanse. Dette er et løpenummer som
programmet automatisk gir hver enkelt referanse etter hvert som de legges inn. RefID er unikt i den
aktuelle basen og kan ikke endres. I de neste kolonnene ser du navnet på førsteforfatter og tittel.
Du kan sortere referansene etter ID-nummer, alfabetisk etter forfatternavn eller alfabetisk etter tittel
ved å klikke på kolonneoverskriftene. Eks: Dersom du klikker en gang på Ref ID vil referansene
sorteres etter referanse-ID i stigende rekkefølge. Klikker du på Ref ID en gang til vil referansene
sorteres i synkende rekkefølge. Tilsvarende gjelder for de andre to sorteringsmåtene.
August 2015
Medisinsk bibliotek
7
Når du markerer en referanse i listen vises den i sin helhet i den øverste delen av skjermbildet.
Informasjonen er plassert i ulike felter, f. eks. Title, Authors og Pub date. Feltene vil variere etter
hvilken Ref Type det er snakk om, for eksempel om det er en referanse til en bok eller til en artikkel i
et tidsskrift.
Det er mulig å ha flere databaser åpne samtidig, og de ulike basenavnene vil vises på «arkfaner»
nederst til venstre i bildet. For å bytte mellom databasene klikker du på den aktuelle fanen. I tillegg
opprettes det nye midlertidige ark hvis du har importert eller søkt etter referanser.
TIPS: Dersom du ikke lukker databasen din
før du lukker programmet, vil Reference Manager
automatisk åpne den for deg neste gang du åpner
programmet. Dette gjelder også dersom du hadde
flere baser åpne da du gikk ut av programmet.
Lukker programmet
og eventuelt åpne
baser.
Lukker kun den
aktuelle databasen.
Visning av publikasjonsår eller andre felt
I tillegg til ID-nummer, forfatternavn og tittel kan du legge til visning av for eksempel publikasjonsår
eller andre felt du finner nyttig å få vist.
Gå på Tools og velg Reference List Display.
Klikk på Insert Col. Du vil nå få enda et felt
med Ref ID. Klikk på det hvite feltet hvor det
står Ref ID og velg Date, Primary. Klikk OK.
Eventuelt klikk på det grågule tallfeltet en
gang for å aktivere det, klikk igjen og dra det
dit du vil ha det, hvis du vil ha en annen
rekkefølge på kolonnene.
Aktivere tidsskriftforkortelser
Det ideelle er å aktivere listen over tidsskriftforkortelser når du oppretter Reference Managerdatabasen din. Dersom du ikke gjorde det da du opprettet databasen (jfr. s. 5) eller ønsker å aktivere
flere tidsskriftsforkortelser (innen emnene: Anthropology, Astronomy and Astrophysics, Bioscience,
Chemical, Economics, Humanity, Law, Medical, Philosophy, Religion, Zoological Records) gjør du det
på denne måten:
Gå til Tools-menyen, velg Term
Manager og Activate.
Skjermbildet endrer seg, klikk på skillearket Periodicals.
August 2015
Medisinsk bibliotek
8
Gå opp igjen til Tools-menyen, velg Term Manager og
deretter Copy Periodicals. En dialogboks kommer opp på
skjermen, og du skal nå velge Medical (evt. et av de andre
emnene) i feltet Copy from, som her:
Klikk OK.
Programmet starter aktiveringen av tidsskriftnavnene:
Denne prosessen kan ta litt tid, vær tålmodig!
Hvis du jobber innen flere fagområder kan det være lurt å
aktivere tidsskriftslisten for begge områder. Har du ved
opprettelse av databasen din aktivert de medisinske
tidsskriftsforkortelsene kan du i etterkant aktivere for
eksempel tidsskriftlisten innen humaniora:
I de tilfellene hvor du aktiverer mer enn en tidsskriftliste vil
noen av tidsskriftstitlene gå igjen i hver av listene. Dette
betyr at når du har klikket OK i dialogboksen over vil du
noen ganger bli møtt av følgende bilde:
Klikk Merge.
NB: Det er dessverre ikke noen enkel måte å godta alle
sammenslåinger av tidsskriftstitler på. Du må derfor klikke
Merge for hvert enkelt tidsskrift. Men det gjelder vanligvis
ikke mange titler.
Når importen av tidsskriftstitlene og -forkortelsene er ferdig ser skjermbildet omtrent ut som under.
Lukk Term Manager som anvist på bildet for å komme tilbake til databasen.
Lukk Term
Manager med den
innerste knappen
for å komme
tilbake til
databasen.
August 2015
Medisinsk bibliotek
9
Legge referanser inn i databasen
Det finnes flere måter for å legge inn referanser i en database:

Importere referanser lagret til fil
Etter at du har utført et litteratursøk i en bibliografisk database, kan du lagre relevante
referanser på en slik måte at du senere kan importere dem til Reference Manager. Denne
muligheten finnes i de fleste litteraturbaser. I PubMed MÅ du bruke denne metoden (Husk:
Cochranes systematiske oversikter er søkbare i PubMed – importer referansen herfra). Se
avsnittet på s. 11 og utover: «Lagre referanser til fil». Her får du en grundigere forklaring på
hvordan du lagrer med tanke på slik import. Selve importen til Reference Manager er forklart i
avsnittet «Importere referanser fra fil».

Direkte eksport fra databaser og tidsskrift på Internett
De fleste databaser tilbyr såkalt direkte eksport der du ikke må gå veien om en mellomlagret fil
for å få referanser over i Reference Manager. Varianter av slik direkte eksport finnes i
Ovidbasene, Oria og Web of Science, samt på en del enkelttidsskrifters nettsider. Legg merke
til at du ikke får med emneord ved eksport fra tidsskrifter og Web of Science!

Laste inn referanser fra Internett direkte fra Reference Manager
Det er mulig å søke direkte i for eksempel PubMed fra Reference Manager. Dette er imidlertid
en metode som bare anbefales for helt enkle søk, fortrinnsvis dersom du vet nøyaktig hvilke
referanser du er på jakt etter. Se s.18-20 «Laste inn referanser direkte fra Internett».

Legge inn referanser manuelt
Dersom du skal legge inn en referanse til en kilde som ikke finnes i noen bibliografisk
database, og dermed ikke kan benytte noen av metodene beskrevet over, kan du legge den
inn manuelt. Dette er en tidkrevende metode, og krever at du er svært nøyaktig for å unngå
skrivefeil. Metoden er også aktuell dersom du for eksempel ønsker å legge inn en nettside
som en referanse. Se s. 20-21 «Skrive inn referanser manuelt».
August 2015
Medisinsk bibliotek
10
PubMed (gratis Medline)
Lagre referanser til fil
1. Merk de referansene som skal lagres. Dersom ingen merkes, blir alle referansene lagret
(maks 500).
2. Til høyre over trefflisten velger du «Send to»:
Klikk på Send to
Velg File
Velg MEDLINE
under Format
Klikk på Create File
3. Klikk «Save» i dialogboksen som kommer opp
4. I den neste dialogboksen velger du hvor du vil lagre referansene, og hvilket navn du vil gi filen.
5. Du kan nå importere filen i Reference Manager. Velg Import Text File Fra File-menyen. Filteret
som må benyttes er: PubMed.cap. For mer informasjon se s. 12-13.
Lagre referanser til fil fra Clipboard
Det er mulig å samle referanser fra ett eller flere søk på Clipboard. Når du er inne på Clipboard og
ønsker å lagre referanser du har samlet der, merker du de aktuelle referansene og følger deretter
oppskriften ovenfor. Se forøvrig Medisinsk biblioteks PubMed-veiledning for mer informasjon om
hvordan man bruker Clipboard.
Sende referanser som epost
NB! Vi opplever av og til at referanser som sendes fra PubMed ikke lar seg importere. Dette skyldes
antakelig en feil i PubMeds epostsystem. Forsøk heller å lagre referansene til fil som beskrevet
ovenfor.
August 2015
Medisinsk bibliotek
11
1. Merk de referansene som skal lagres. Dersom ingen merkes, blir alle referansene lagret
(maks 500).
2. Klikk på «Send to» til høyre over trefflisten:
Velg E-mail
Velg MEDLINE
under Format
Skriv inn din
epostadresse
Følg
instruksjonene
Klikk E-mail
3. Følg så forklaringen under:
Lagre referansene fra epostprogrammet og importere dem i Reference
Manager
1. Åpne mailprogrammet ditt og åpne e-posten med referansene.
2. Velg Lagre som/Save As fra Fil/File-menyen.
3. Velg hvor du vil lagre denne midlertidige filen. Gi filen et navn og pass på at den lagres som
filtype Tekstfil/Text File. Filen får etternavnet .txt
4. Du kan nå importere filen på vanlig måte i Reference Manager. Velg Import Text File Fra Filemenyen. Filteret som må benyttes er PubMed.cap.
Importere referanser fra fil
Når du har hentet referanser fra PubMed-databasen bør du importere dem til Reference Manager på
følgende måte:
Velg Import Text File fra File-menyen. Bildet som kommer opp fyller du ut som beskrevet i boksene:
August 2015
Medisinsk bibliotek
12
1. Velg hvilken Reference
Manager-database du vil at
referansene skal legges inn i.
2. Klikk på den øverste
knappen med de tre prikkene
og velg her filteret PubMed.cap
3. Klikk på den nederste
knappen med tre prikker for å
lete fram filen som inneholder
de nedlastede referansene.
4. Klikk på Import-knappen for å
starte importprosessen.*
*Legg merke til at det også er mulig å gjøre andre valg på dialogboksen over; du kan blant annet
bestemme om du skal importere alle eller bare noen av de lagrede referansene. Du kan også legge til
opp til fem ekstra nøkkelord i tillegg til de som følger med referansene fra den bibliografiske databasen
du hentet dem fra på Internett.
Når innlastingen er gjennomført vises en melding om resultatet av prosessen, velg OK for å få bort
meldingen. Velg Close for å lukke importloggen som kommer opp etterpå.
De importerte referansene blir lagt direkte inn i den databasen du valgte. I tillegg vises de på en ny
arkfane i hovedvinduet for at du enkelt skal få oversikt over hva du har importert. Dersom du ønsker å
redigere de nye referansene er det likegyldig om du gjør det på den nye importfanen eller direkte i
databasen. Importfanen er en midlertidig liste som forsvinner når du lukker programmet.
Mange av de andre databasene har en tilsvarende funksjon hvor du kan laste ned en fil og importere
den til Reference Manager. Den vanligste fremgangsmåten er da å velge å lagre filen som en .RIS-fil
og velge Ris.cap-filteret ved selve importen til Reference Manager (i trinn 2 over).
August 2015
Medisinsk bibliotek
13
Ovidbaser (Medline, EMBASE, PsycINFO, AMED og andre)
Fra Ovid-basene er det mulig å laste referanser direkte inn i en Reference Manager-database. Dette
forutsetter at du har Reference Manager installert på samme maskin som du benytter til søking.
Først må du merke
av de referansene
du ønsker å lagre.
Deretter velger du
Export, rett over
trefflisten.
I dialogboksen som kommer opp,
velger du Export to Reference
Manager, og velg Complete
Reference.
Klikk så på Export Citation(s).
Velg Åpne i neste dialogboks.
Til slutt velger du hvilken av databasene dine du ønsker å
legge referansene inn i:
Også her blir de nye referansene lagt direkte inn i den databasen du valgte. I tillegg vises de på en ny
arkfane i hovedvinduet for at du enkelt skal få oversikt over hva du har importert. Dersom du ønsker å
redigere de nye referansene er det likegyldig om du gjør det på den nye importfanen eller direkte i
databasen. Importfanen er en midlertidig liste som forsvinner når du lukker programmet.
August 2015
Medisinsk bibliotek
14
Oria
I Oria kan du enten eksportere referanser enkeltvis eller samlet fra «Lagrede treff».
Metode 1: Send flere treff på en gang
1. Trykk på stjernen for å lagre et treff:
Klikk på stjernen
for å lagre et treff
Etterpå finner du
lagrede treff her
2. Hak av referansene du vil sende til Reference Manager og velg «Send til Eksport RIS» og
Utfør.
3. Velg UTF-8 og OK.
4. Klikk deretter på View downloads. I neste vindu
velger du Open på fila «Primo_RIS_Export.ris».
(Hvis du får spørsmål om hvilket program den skal åpnes i, velger du Reference Manager.)
5. Du blir nå bedt om å velge hvilken database du vil
importere referansene til.
(Av og til ber Reference Manager deg om å lukke
databasen før du kan velge den.)
6. Referansene har nå lagt seg i databasen din
August 2015
Medisinsk bibliotek
15
Metode 2: Send enkeltvis fra trefflista
1. Søk opp dokumentet du ønsker
2. Klikk på et av valgene under
2.
dokumentet for å vise mer
informasjon (f.eks. «Plasseringer»)
3. Klikk på «Send til» og velg
«Eksport RIS» fra menyen
som kommer frem.
4. Følg punktene 3-6 i veiledningen «Metode 1: Send flere treff på en gang» s. 15.
NB: Vær obs på at import av referanser fra Oria kan gi feil i tegnsettet i referansene. Nordiske
bokstaver kan se ut som rare tegn. I tillegg kan forfattere bli plassert i editor-feltet, og må flyttes
manuelt. Det anbefales å sjekke referansene etter import og rydde opp manuelt.
CINAHL
Folder
Share
Mappeikon
August 2015
Medisinsk bibliotek
16
Velg ut referanser i CINAHL ved å klikke på det lille mappeikonet til høyre i hver referanse, eller legg
alle referansene på siden i folderen ved å velge Share og Results(1-50).
Når alle referansene er valgt ut klikker du på Folder.
Velg Select All
(eller hak av noen utvalgte).
Velg Export
I neste bilde velger du
RIS Format
og deretter Save
Et nytt vindu åpner seg:
Bla deg frem til databasen du vil lagre
artikkelreferansene i.
Klikk Open.
Referansene har nå blitt eksportert til Reference
Manager-databasen din.
Hente referanser direkte fra et tidsskrift på Internett
En del tidsskrift tilbyr egne direkte eksport-løsninger der du slipper å gå veien om en mellomlagret fil
for å få referanser over i Reference Manager. Plassering på nettsiden, fremgangsmåte og navn på
løsningene kan variere fra tidsskrift til tidsskrift. På neste side finner du noen eksempler:
August 2015
Medisinsk bibliotek
17
Funksjonen er svært nyttig og rask, men det er viktig å være klar over følgende: Når du henter
referanser fra tidsskrifts nettsider får du ikke med emneord - til forskjell fra om du henter dem fra en
bibliografisk database. Emneordene beskriver innholdet i artikkelen og er nyttige for eksempel ved
søking i egen Reference Manager-base. I tillegg er referanser i bibliografiske databaser ofte utstyrt
med abstract, opplysninger om institusjonstilhørighet, forfatternes kontaktinformasjon og mye annet
nyttig som du ikke finner på tidsskriftsidene. Så sant det er mulig anbefaler vi derfor at man henter
referanser fra en bibliografisk database som beskrevet tidligere i denne veiledningen, fremfor å
eksportere fra enkelttidsskrifters nettsider.
Laste inn referanser direkte fra Internett
NB! Denne metoden kan bare anbefales dersom du på forhånd er klar over hva du søker etter og hva
du sannsynligvis kommer til å finne. Den bør ikke erstatte vanlige litteratursøk.
Fra Reference Manager er det mulig å foreta søk i databaser som er tilgjengelige via Internett, og laste
referansene direkte inn i programmet. Dette er en rask og enkel måte å hente inn referanser på. Den
egner seg godt dersom du f.eks. vil hente inn bibliografiske opplysninger om en eller flere bestemte
artikler der du kjenner forfatter og tittel på forhånd. Når du søker via Reference Manager er det
begrensede søkemuligheter, og spesialfunksjoner fra de ulike bibliografiske databasene er ikke
tilgjengelige. Generelle litteratursøk (søk etter artikler om et emne) bør derfor fortsatt foretas direkte i
den bibliografiske databasen.
For å gjøre et søk i en bibliografisk database på Internett via Reference Manager, velger du Internet
Search fra Tools-menyen. I søkebildet som kommer opp, er en spesiell menylinje tilgjengelig under
den vanlige knapperaden:
I denne verktøylinjen
velger du blant annet
om du vil søke i
PubMed, Web of
Science, eller i såkalte
Z39.50 sites
(bibliotekkataloger).
Søke i PubMed
Sjekk at det står PubMed i menylinjen vi kommenterte over.
August 2015
Medisinsk bibliotek
18
Klikk på All fields. Velg hvilken type informasjon du vil søke etter (forfatternavn, ord i tittel e.l.) i listen
som kommer fram:
Skriv så inn søkeordet i feltet til høyre, under Parameter. Kombiner evt. med andre søkeord som vist:
Velg søkefelt og hvordan de
skal kombineres her.
Start søket med
kikkert-ikonet.
Nullstill søkebildet
med viskelær-ikonet.
Etter at du har startet søket med kikkert-ikonet vil du få opp en boks
som viser hvor mange referanser PubMed har som passer til søket
ditt. Velg evt. hvor mange av referansene du vil se på (de nyeste
kommer først) og klikk OK:
Referansene vil bli lagt på en egen arkfane i hovedskjermbildet.
Denne listen er midlertidig, og vil bli slettet når du avslutter programmet:
Dersom du ønsker å ta vare på noen av referansene, må du kopiere dem inn i databasen din. Bruk
funksjonen Copy between databases som er beskrevet på s. 24.
Søke i Web of Science
Dette valget gir søk i Arts & Humanities Citation index, Science Citation Index og Social Sciences
Citation Index. For å kunne benytte denne muligheten er du avhengig av å tilhøre en institusjon som
abonnerer på denne databasen. Følg for øvrig framgangsmåten for søking i PubMed.
Søke i en eller flere andre baser (Z39.50 sites)
Mange databaser utveksler data ved hjelp av Z39.50-protokollen, og mange av disse er søkbare fra
Reference Manager. Slik gjør du:
August 2015
Medisinsk bibliotek
19
Velg Z39.50 sites i menylinjen over søkefeltene. Dersom det er første gang du bruker denne
funksjonen vil du få opp en liste over tilgjengelige databaser. Kryss av for den eller de databasene du
vil søke i. Følg for øvrig framgangsmåten for søking i PubMed.
Legg merke til at treffene lastes rett inn på et eget skilleark i Reference Manager, uten at du får vite
hvor mange treff søket gir på forhånd. Det kan derfor lønne seg å unngå svært generelle søk, da dette
kan resultere i mange treff og lang tid før alle er lastet inn.
Klikk her for å endre hvilke Z39.50-databaser du
søker i.
Mange Z39.50-databaser (kanskje de fleste) er ikke åpent tilgjengelige. For noen av databasene kan
det også være nødvendig å gjøre endringer i konfigurasjonen for den enkelte database for at søking
skal fungere.
Tips: Amerikanske Library of Congress er en aktuell database for å søke etter referanser til bøker.
Basen er gratis tilgjengelig. Det lønner seg imidlertid å sjekke importerte referanser nøye – det hender
at informasjon havner i feil felt.
Tips: Velg eventuelt å sortere bibliotekdatabasene etter land for enkelt å finne frem til skandinaviske
bibliotek. Dette gjør du ved å klikke på Location.
Skrive inn referanser manuelt
Dersom du ønsker å legge inn en referanse som ikke finnes i noen bibliografiske databaser, kan du
legge den inn manuelt på følgende måte:
Velg New... fra References-menyen. Skjermbildet ser nå ut omtrent som dette:
Klikk her for å
velge fra listen
med
dokumenttyper.
De øvrige feltene
varierer med hvilken
dokumenttype
som er valgt.
August 2015
Medisinsk bibliotek
20
Først må du velge dokumenttype i feltet Ref Type. Dette gjør du ved å klikke på teksten til høyre for
Ref Type, og velge fra listen som kommer opp. I eksempelet over har vi valgt Journal, som er det som
skal brukes dersom du legger inn en referanse til en artikkel i et tidsskrift. Andre publikasjonstyper
som er mye brukt er bl.a. Book, Whole (bøker), Book Chapter (kapittel i en bok) og Electronic Citation
(Nettsider).
Ref ID er et løpenummer programmet automatisk tildeler hver referanse. Det er unikt i den enkelte
database og bør ikke endres.
De øvrige feltene endres etter hvilken publikasjonstype du velger ved Ref Type. Obligatoriske felter,
altså felter der du må skrive inn opplysninger, er merket med en liten stjerne.
Over Ref Type ser du to blå Previous og Next-piler. Med disse kan du bla mellom referansene.
Når du er fornøyd med de opplysningene du har registrert, klikker du på Save-knappen (merket med
en diskett). Lukk vinduet på vanlig Windows-måte for å gå tilbake til hovedskjermbildet.
Enkelte felt du bør være obs på
(Husk at feltene varierer med hvilken Ref type du har valgt og dermed at ikke alle feltene under vil
være relevante.)
Authors: Forfatternavn skrives på formen: Etternavn,F.M. (Etternavnet skal skrives først,
etterfulgt av et komma, og så initialene. Hver initial etterfølges av et punktum. NB! Ingen
mellomrom). Mens du skriver inn forfatternavnet vil en liste over navn som allerede finnes i
databasen(e) din(e) komme til syne. Velg fra listen ved å dobbeltklikke, eller skriv til du er ferdig
dersom navnet ikke finnes fra før. Nye navn vil bli markert med blå skrift. Programmet setter
automatisk inn et semikolon etterfulgt av et mellomrom før du får skrive inn navn på eventuelle
medforfattere. Du kan registrere opptil 255 forfattere pr. referanse!
Pub Date: Publikasjonsåret settes automatisk til inneværende år, men dette kan naturligvis
overskrives. Dersom du også har opplysninger om dag og/eller måned, skrives disse inn på
formen: DD.MM.ÅÅÅÅ. Trykk på tabulatortasten på tastaturet for å flytte til neste felt.
Other: Her kan du ved behov skrive inn opplysninger som f.eks.: Quarter, eller Spring.
Notes: Dette er et notefelt som du kan bruke til å skrive inn det du måtte ønske.
Keywords: Nøkkelord tilordnes en referanse for at den enkelt skal kunne letes fram igjen. Du
kan sk
rive inn nøkkelord manuelt. Det anbefales å bruke tilsvarende nøkkelord som dem
de importerte referansene har - f.eks. MeSH-ord fra Medline. Når du begynner å skrive inn et
nøkkelord vil du få opp en liste over de nøkkelordene som allerede finnes i databasen. Om
ønskelig kan du velge fra denne. Dersom du skriver inn flere nøkkelord, skal de skilles med
semikolon.
Journal Name: Her skriver du inn tidsskriftets navn. Hvis du husket å aktivere
tidsskriftsnavnene da du opprettet basen, spiller det ingen rolle om du bruker fullt navn på
tidsskriftet eller standardforkortelser. NB: Enten du velger fullt navn eller standardisert
forkortelse må du passe på å skrive det korrekt! Når du begynner å skrive vil en liste over
tidsskrifter komme til syne. Velg fra listen ved å dobbeltklikke, eller skriv til du er ferdig dersom
navnet ikke finnes fra før. Les mer om standardforkortelser i avsnittene Opprette en ny
database og Aktivere tidsskriftforkortelser.
User Def…: Disse feltene kan benyttes etter eget ønske. Du kan selv endre ledeteksten på
feltet ved å velge Field and Type Edit fra Tools-menyen.
August 2015
Medisinsk bibliotek
21
Lenking til fulltekstartikler lagret på pc-en
NB! Vær forsiktig med denne funksjonen. Se s. 32.
I Reference Manager 12 er muligheten til å lenke til
fulltekstartikler lagret på maskinen blitt forbedret. Du kan legge
inn en lenke til pdf-filen av artikkelen i referansen uten å tenke
på hva som skjer hvis du flytter eller sletter originalen av
artikkelen. Du lager en relativ sti til filen. Før du begynner å
legge inn lenker i referansene må du gjøre følgende:
Gå på Tools – velg Options. I vinduet som kommer frem velger
du Attachments.
Klikk på knappen med de tre prikkene. Et nytt vindu åpner seg.
Bla deg frem til mappen hvor du har lagret din Reference
Manager database.
På plassen du velger vil en ny mappe med samme navn som
databasen din bli opprettet. Her vil det legge seg en kopi av
alle filer du lenker til i referansene i databasen din.
For å lenke fra en referanse til en fil:
1. Marker referansen det gjelder i din Reference
Manager-database.
2. Gå på References – File Attachments – Attach file.
3. I vinduet som åpner seg blar du deg frem til artikkelen
du vil lenke til. Nederst i vinduet ser du at du på
samme tid legger en kopi i din Attachment folder.
4. Klikk på Attach.
5. Du kommer tilbake til referansen din og finner ikonet
(klikkbar lenke) til fullteksten.
6. Husk å lagre referansen når du er ferdig.
Stavekontroll
Du kan sjekke referansene i databasen din for stavefeil. Automatisk står stavekontrollen på engelsk,
men den kan endres til norsk. Kun ett språk kan rettes om gangen.
Gå på Tools i menylinjen og velg Spell Check. Reference Manager vil sjekke referansene for stavefeil.
Velg Ignore/Change hvis du vil overse/endre forslaget denne ene gangen, velg Ignore All/Change All
hvis du vil at stavekontrollen skal overse/endre alle steder dette ordet forekommer, velg Add hvis du vil
legge ordet til i stavekontrollen.
Endre språk: Klikk på Options… Et nytt vindu hvor du kan velge Norsk (bokmal) under Main Dictionary
Language åpnes.
Sjekk for dubletter
Du kan sjekke referansene i databasen din for dubletter. Klikk på Tools > Batch Operations >
Duplicate Search… Velg hvilke(n) database(r) som skal sjekkes for dubletter og klikk på Search.
August 2015
Medisinsk bibliotek
22
Dubletter vises i en egen midlertidig liste, Duplicates. Uthev eller merk de(n) referanse(r) som skal
slettes, References > Delete…, angi Delete options. OK.
References > Check for duplicates finner dubletter av enkeltreferanser som er uthevet i
referanselistevinduet.
Foreta endringer i en referanse
Markér den referansen du ønsker å endre i ved å klikke en gang på referansen (nederste del av
skjermbildet). Klikk deretter i feltet du ønsker å endre (øverste halvdel av skjermbildet), og skriv
deretter inn de endringene du ønsker. Klikk på diskettikonet i knapperaden for å lagre endringene.
NB: Skal du endre noe i en referanse du har brukt i en artikkel, er det lurt å gjøre det fra Word (se
s. 28 «Redigere referanser i et manuskript»).
Søke i egen database
I Reference Manager kan du søke etter referanser på grunnlag av data i en rekke ulike felt. For å søke
velger du Search references fra References-menyen. Følgende skjermbilde dukker opp:
Her velger du hvilken
Reference Manager-database du vil
søke i. må du først avgjøre hvilken database du ønsker å søke i ved å
Dersom du har flere åpne databaser
velge fra feltet øverst til venstre (indikert på bildet over).
Deretter spesifiserer du hvilket felt du søker i - altså hvilken type informasjon du vil søke etter (author,
keyword, title eller lignende). Klikk på den lille pilen til høyre under Field for å få opp en alfabetisk liste
over søkbare felt. Velg ett av dem, f.eks. Author. Under Parameter skriver du ordet/navnet du ønsker å
søke etter. For noen av feltene kommer det automatisk opp en liste over mulige søkeord, dette gjelder
følgende felt: Authors, Keyword, Periodical, Ref ID, Reprint stat og RefType. Programmet skiller ikke
mellom store og små bokstaver i søkeordene.
Dersom du ønsker å utføre et sammensatt søk, kan du benytte de logiske operatorene, eller
Connectors som de kalles i Reference Manager, AND, OR eller NOT. Velg ved å klikke i feltet under
overskriften Connector.
Ved søking på Author og Keyword kan man trunkere ordstammer med * for å ta høyde for forskjellige
endelser etc. Ved søking på Titles trunkeres søkeordene automatisk.
Velg hvordan
opplysninger skal
kombineres her.
August 2015
Start søket med
kikkertikonet.
Nullstill søkebildet
med viskelærikonet.
Medisinsk bibliotek
Antall treff
vises her.
23
Når søkekriteriene er satt, klikker du på Retrieve-knappen (kikkerten).
I kombinasjonssøk som i eksempelet vises antall treff på knappene ytterst til høyre. Klikk på en av
disse Results-knappene for å se på søkeresultatet. I enkle søk (for eksempel kun søk på ett
forfatternavn) vises treffene på et eget skilleark.
Kopiere referanser fra en database til en annen
Denne funksjonen er aktuell dersom du har flere databaser og ønsker å kopiere referanser fra en base
til en annen. Funksjonen benyttes også dersom du laster inn referanser direkte fra Internett (se s. 1820).
Dersom du vil kopiere referanser fra en database til en annen må begge basene være åpne. Merk
aktuelle referanser på skillearket du skal kopiere fra.
Velg Copy Between Databases fra References-menyen. Følgende dialogboks kommer opp:
Angi hvilken database du ønsker å
hente referansene fra under Source
Reference List.
Spesifiser så hvilke referanser du
ønsker å kopiere.
Velg så hvilken database/skilleark
du vil kopiere referansene til.
Klikk på Copy-knappen. Følgende dialogboks kommer opp:
Svar Yes for hver enkelt referanse,
eller bare Yes to All.
Svar No hvis du ikke ønsker å
kopiere en referanse. Velg Cancel
dersom du ønsker å stoppe
kopieringsprosessen.
Dersom referansens opprinnelige ID-nummer ikke er i bruk i den basen det kopieres til, vil det
opprinnelige nummeret bli beholdt. Dersom ID-nummeret er i bruk vil du få opp følgende dialogboks:
Dette er en melding om at programmet gir referansen et nytt ID-nummer i den databasen du kopierer
til, og dersom du ønsker at referansen skal kopieres må du godta ved å klikke Yes/Yes to all. Du bør
la det stå None i feltet for Field to copy old Ref ID, dersom du ikke har helt spesielle grunner til å ville
ta vare på det gamle ID-nummeret.
August 2015
Medisinsk bibliotek
24
Flytte referanser fra en database til en annen
Dersom du ønsker å flytte referanser fra en database til en annen kan du benytte såkalt «Drag and
drop». Klikk på den referansen du ønsker å flytte (slik at den er markert med svart). Hold nede
musetasten og dra til du er over arkfanen til den databasen du ønsker å kopiere den til. Du vil få opp
en dialogboks der du blir bedt om å bekrefte flyttingen, som her:
Dersom du ønsker å flytte flere referanser samtidig må du markere samtlige (hold nede ctrl-tasten for
å gjøre dette), og deretter flytte dem som beskrevet over.
Lage siteringer og litteraturliste i et manuskript i Word
2000/2003
Når du åpner manuskriptet (Word-dokumentet) skal en egen Reference Manager verktøylinje være
synlig i skjermbildet. Denne verktøylinjen installeres automatisk i Word når Reference Manager
installeres på maskinen og ser slik ut (i Word 2000 og 2003):
Verktøylinjen kan dras opp og integreres
blant de øvrige knapperadene i Word.
Dersom du ikke har denne verktøylinjen i skjermbildet ditt: Gå til Words View/Vis-meny, velg
Toolbars/Verktøylinjer og kryss av for Reference Manager 12. Denne fremgangsmåten kan du også
bruke dersom du skulle komme til å lukke verktøylinjen. Dersom du mangler dette valget blant de
tilgjengelige verktøylinjene, kan du prøve fremgangsmåten på s. 30 «Installere CWYW-verktøylinjen i
Word».
Har du Word 2007/2010 finner du verktøylinjen bak arkfanen Reference Manager 12, se s. 30.
Det er to måter å lage siteringer i et manuskript på:
Insert Citation:
Sett markøren på det stedet i dokumentet
der du ønsker å sette inn en sitering. Fra
Reference Manager-verktøylinjen velger du
Insert Citation:
I boksen som kommer opp skriver du inn ord eller tall som forekommer i den ønskede referansen (for
eksempel forfatternavn, årstall, ord fra tittelen eller nøkkelord) og klikker på Perform search-knappen,
som i eksempelet under:
August 2015
Medisinsk bibliotek
25
Dersom det finnes flere referanser som passer til kriteriene, vil du få opp en liste over disse. Fra denne
listen kan du velge en eller flere referanser. (Hold nede Ctrl-tasten for å merke flere referanser). Når
du har merket den/de referansen(e) du vil henvise til, klikker du på Insert-knappen.
Insert Marked Reference(s):
Merk referansen(e) i Reference Manager (sett hake i ruten til venstre for referansen). Deretter går du
til Word, setter markøren i teksten hvor du vil
ha henvisningen inn og klikker på Insert
marked reference(s)-knappen på menylinjen:
NB! Husk å ta bort haken foran referansen(e) i Reference Manager etterpå!
Output style
Etter hvert som du setter inn siteringer vil en oppdatert referanseliste genereres automatisk på slutten
av dokumentet. Listen formateres i tråd med den stilen (Output style) som er aktiv. I Output style
defineres utseendet til henvisningene og litteraturlisten. Dersom du stokker om på avsnitt i
manuskriptet vil referanselisten oppdateres automatisk slik at den alltid stemmer overens med
rekkefølgen i manuset, og dersom henvisningene i den løpende teksten er nummerert kronologisk vil
disse også oppdateres.
For å endre Output style velger du Generate
bibliography-knappen på menylinjen:
August 2015
Medisinsk bibliotek
26
Følgende dialogboks kommer opp:
Klikk på knappen
med tre prikker på
for å velge Output
style.
Velg Font og Size som
passer resten av
dokumentet.
Dialogboksen Output style:
Merk et av tidsskriftsnavnene for
å se eksempel på bruk av valgte
stil
i nederste del av vinduet.
«Vancouver»-stilen er en slags
standardstil og godtas av mange
tidsskrifter.
Dersom du vil følge en bestemt tidsskriftstil bør du ikke gjøre flere endringer. Klikk OK for å ta i bruk
endringene.
NB: Siteringer og litteraturliste må ikke behandles som vanlig tekst! Dette kan nemlig skade Reference
Manager-kodene som ligger i bakgrunnen. Dersom du skal fjerne referanser eller oppdager skrivefeil
e.l. i litteraturlisten, må du følge fremgangsmåtene som beskrives under.
Ta ut referanser fra et manuskript
Det er viktig at du tar ut referanser på korrekt måte for at de også skal bli borte fra litteraturlisten. Slik
gjør du:
Sett markøren ved henvisningen du vil ta
bort. Klikk på knappen Edit citation(s) på
Reference Manager-verktøylinjen:
August 2015
Medisinsk bibliotek
27
En dialogboks liknende denne dukker opp:
Her kan du merke den referansen du ønsker å ta bort i venstre kolonne, og deretter fjerne den ved å
klikke på Remove-knappen til høyre i bildet.
Legg merke til at det også er mulig å endre rekkefølgen på henvisninger med flere siteringer med
knappene med piler på.
Klikk på OK for å komme tilbake til manuskriptet. Referansen vil nå være borte fra det aktuelle stedet i
teksten, og fra litteraturlisten (med mindre du har sitert den andre steder i teksten!).
Redigere referanser i et manuskript
Dersom du oppdager skrivefeil eller ønsker å endre opplysninger på en bestemt referanse, kan du
ikke gjøre dette direkte i Word. For ikke å bryte koblingen mellom referansen i dokumentet og
referansen i databasen bør du gjøre følgende:
Sett markøren ved henvisningen til
referansen du ønsker å endre på og klikk på
knappen Edit Database Reference(s) i
Reference Manager-verktøylinjen:
Den aktuelle referansen vil åpne seg i Reference Manager. Gjør de endringene du ønsker, lagre med
diskett-ikonet i knapperaden i Reference Manager, og lukk deretter den aktuelle referansen. Sjekk at
referansen er blitt oppdatert i Word-dokumentet.
Klargjøre manus før sending
Mange tidsskriftutgivere ønsker å motta et manus uten de feltkodene som automatisk legges inn i
dokumentet ditt når du jobber med Reference Manager. Når manuset er ferdig kan du derfor fjerne
kodene på følgende måte:
Åpne ditt ferdige manus på vanlig måte i Word. Klikk på Remove Field Codes-knappen på Reference
Manager-verktøylinjen:
August 2015
Medisinsk bibliotek
28
Du vil få opp en dialogboks som forklarer at det åpnes en kopi av dokumentet ditt i et nytt vindu. Dette
dokumentet ser identisk ut, men inneholder ikke kodene. Kopien er ikke lagret, så du må selv lagre
den på vanlig måte. Husk å gi den et annet navn enn originalen! Det nye dokumentet kan sendes til
tidsskriftutgiveren.
NB: Reference Manager-kode ødelegges ikke ved konvertering til .pdf.
Traveling Library
Hver sitering du legger inn i ditt manus blir tatt vare på i dokumentets feltkoder. Dette gjør at du har et
referansebibliotek (Traveling Library) som automatisk følger dokumentet ditt. Når din Reference
Manager database ikke er tilgjengelig, benyttes informasjonen fra Traveling Library. Denne funksjonen
gjør det mulig for deg å jobbe med dokumentet på ulike maskiner og å dele det med kolleger. Så godt
som all informasjon om den enkelte referanse ligger lagret i dette biblioteket. Unntaket er informasjon
fra abstract-feltet og notes-feltet.
NB: Så snart det skal endres på en referanse MÅ Reference Manager-databasen referansen stammer
fra være åpen. Ellers vil det skape dubletter i referanselisten i Word-dokumentet.
Eksportere et Traveling Library til en Reference Manager database
NB: Det kan være lurt å forsikre seg om at dublettkontrollen er aktivert før man gjør dette. (Se s. 5)
Det er mulig å kopiere referansene fra et manuskript inn i en ny eller allerede eksisterende Reference
Manager database. Det gjøres på følgende måte:
Åpne det aktuelle manuskriptet, klikk på
Export Traveling Library-knappen på
Reference Manager-verktøylinjen:
Følgende dialogboks åpnes:
Her kan du velge om du ønsker å legge referansene
inn i en allerede eksisterende database (forutsetter
at databasen er åpen), eller om du ønsker å hente
referansene inn i en ny database.
Gjør et valg og klikk OK.
Installere CWYW-verktøylinjen i Word
Får du ikke opp Reference Manager-verktøylinjen i Word? Prøv først følgende: Gå til View/Vismenyen i Word, velg Toolbars/Verktøylinjer og se etter valget Reference Manager 12. Dersom du har
dette valget klikker du på det for å få fram verktøylinjen.
Dersom du ikke har dette valget gjør du som følger:
Lukk alle åpne programmer. Kjør installasjonsprogrammet «Configure Reference Manager» fra Startknappen>Programmer>Reference Manager 12. Sett hake foran «Configure Reference Manager
components for me» i dialogboksen som kommer opp, og klikk på Next. I neste bilde trenger du bare å
August 2015
Medisinsk bibliotek
29
klikke på Next. Du vil raskt få beskjed om at konfigurasjonen er ferdig. Åpne Word og sjekk om
verktøylinjen er synlig nå.
Word 2007/2010
Når du installerer Reference Manager på en PC med Word 2007 får du spørsmål om du vil ha
Reference Manager som default Citation Manager. Svar Yes til dette for å skjule den innebygde
siteringsfunksjonen i Word som ellers ville bli vist på arkfanen Referanser/References.
Verktøylinjen i Word 2007/2010
Verktøylinjen har blitt ny for Word 2007/2010. Den er ikke lenger flytende som i Word 2000/2003, men
en fast arkfane øverst i vinduet.
Følgende funksjoner er like fra Word 2000/2003:
Find Citation: Klikk på ikonet eller gå på Insert Citation>Find Citation. Når
du skal sette inn referanser ved å søke i databasen din. Se s. 25-26 for
mer informasjon.
Insert Marked Citation(s): For å sette inn en referanse du har satt en
hake ved i databasen din. Se s. 26 for mer informasjon.
Edit Citation(s): Når du skal fjerne en henvisning fra teksten din. Se s. 28
for mer informasjon.
Edit Database Reference: Hvis du skal endre på en referanse du allerede
har henvist til i dokumentet. Se. s. 28 for mer informasjon.
Disse funksjonene er nye eller endret i Word 2007:
Style: Her kan du enkelt forandre hvilken stil
henvisninger og referanseliste blir vist i. Klikk på
rullegardinmenyen og velg ønsket stil.
Update Citations and Bibliography: Klikk her hvis du
har gjort endringer i teksten, for eksempel flyttet på et
tekstavsnitt, og henvisningene ikke oppdaterer seg automatisk.
Convert Citations and Bibliography: Under denne finner du funksjonen Convert to Plain Text
som fjerner kodene fra dokumentet. Se s. 28-29 for mer informasjon.
Generate bibliography: Ved å klikke på pilen i hjørnet får du flere muligheter til å endre
oppsettet på referanselisten. Se s. 26-27 for mer informasjon.
August 2015
Medisinsk bibliotek
30
Skrive ut referanselister fra programmet
Hvis du bare vil skrive ut en litteraturliste som ikke er koblet til et manus, kan dette enkelt gjøres
direkte fra Reference Manager:
Hak av foran de referansene du ønsker å inkludere i litteraturlisten. Det er ikke nødvendig å merke
referansene dersom du ønsker å inkludere alle i listen.
Fra Tools-menyen velger du Bibliography og Generate from reference list. Vinduet du får opp er delt i
tre ulike «arkfaner».
På fanen General har du følgende muligheter:
References to include: Kryss av for
«Marked references in list» dersom du
bare ønsker å inkludere avmerkede
referanser i bibliografien /
litteraturlisten. Kryss av for «All
references in list» dersom du vil ha med
alle referansene fra den aktive
databasen.
Destination: Kryss av for om du ønsker
referanselisten sendt til skriver,
forhåndsvist på skjerm eller lagret til fil.
Output style: En stor mengde utskriftsstiler (output styles/journal formats) for
medisinske tidsskrifter følger med
programmet. Klikk på knappen med
prikkene til høyre for feltet for å se en
liste over disse. Velg ønsket stil.
Default Font and Size: Her har du mulighet for å velge skrifttype og -størrelse.
Optional Fields: Her kan du legge felt til innførslene i litteraturlisten din. Dette anbefales ikke
dersom du skal følge en bestemt tidsskriftstil, det kan imidlertid være nyttig når du skriver ut
lister til eget bruk.
På arkfanen Bibliography kan du gjøre en del valg:
Her kan du blant annet velge tittelen på bibliografien din (hva som skal stå øverst på arket). Du har
også mulighet for å gjøre endringer i nummerering av referansene og linjeavstands- og
innrykksinnstillinger. Endringer her vil imidlertid kunne føre til at du avviker fra den stilen du først
valgte.
På arkfanen Page:
Her kan du gjøre endringer på sidenummerering, plasseringen av numrene og marginnstillinger. Klikk
«OK» når du har gjort de valg og eventuelle endringer du ønsker.
Dersom du velger å lagre listen som en fil, får du spørsmål om hvor du vil lagre filen og hva den skal
hete. Filen vil bli lagret som en rtf-fil (=rikt tekstformat). Dette er et format som alle nyere
tekstbehandlere kan lese.
August 2015
Medisinsk bibliotek
31
Flytting av databaser
En Reference Manager-database består alltid av to filer: En med «etternavnet» .rmd og en med .rmx.
Begge disse filene trengs for at en base skal fungere, husk derfor å kopiere begge to! Det samme
gjelder dersom du skal bruke Windows Utforsker til å bytte navn på, flytte eller slette en base.
Dessverre kan lenkene mellom vedleggene i referansene og vedleggsmappen brytes når databasen
flyttes. Dette på grunn av en feil i selve programmet. Det er uvisst når dette blir fikset. En midlertidig
løsning kan være å flytte med seg vedleggsmappen uansett og gå manuelt inn i mappen for å finne
vedleggene. Flyttes vedleggsmappen til eksakt samme plass på en annen maskin kan dette fungere i
noen tilfeller (hvis den andre maskinen har samme operativsystem på samme språk).
Ønsker du mer hjelp?
Medisinsk bibliotek tilbyr brukerstøtte i Reference Manager. Kontakt oss på epost eller telefon.
Reference Managers nettside www.refman.com inneholder mye nyttig informasjon. Her finnes blant
annet skriftlig «Getting Started Guide» og komplett manual for Reference Manager 12. Begge er i
PDF-format og kan lagres på egen pc. (Ikke prøv å skrive ut manualen, den er på over 600 sider…) I
tillegg kan du lese mer om programmet, holde deg oppdatert på nye funksjoner med mer. Her kan du
også laste ned stiler til tidsskrifter som ikke finnes i Output styles-mappen i programmet. Det er også
mulig å sende spørsmål til Reference Managers supporttjeneste (Technical Support). Anbefales!
Reference Manager har fyldig Hjelp-funksjon som er tilgjengelig fra Help-menyen. Her finnes også den
komplette manualen.
For spørsmål vedrørende installasjon kontakt din lokale IT-avdeling.
August 2015
Medisinsk bibliotek
32
13 gode grunner til å konvertere fra RefMan til EndNote
1. Du trenger bare ett EndNote-bibliotek
2. EndNote kan brukes både på PC og Mac
3. EndNote kan brukes sammen med både Microsoft Word og Apple Pages
4. EndNote har direkte eksport av referanser fra flere databaser, blant annet fra PubMed
5. Med EndNote kan du organisere referansene i ulike grupper, og du kan lage
«smartgrupper» for automatisk sortering av referansene dine
6. EndNote søker etter fulltekstartikler til referansene dine for deg
7. EndNote søker etter oppdateringer til eldre og ufullstendige referanser
8. Med EndNote kan du også lagre og sitere bilder og figurer
9. EndNote tilbyr over 5000 ulike referansestiler (Vancouver, APA, Chicago osv), du kan
også lage dine egne stiler
10. I EndNote har du valget mellom 48 ulike referansetyper (bok, artikkel, nettside osv)
11. Du kan enkelt importere alle dine gamle RefMan-databaser til ditt nye EndNote-bibliotek
12. EndNote utvikles hele tiden til å bli bedre, og kommer med nye funksjoner årlig
13. Medisinsk bibliotek holder kurs i EndNote hver tirsdag klokka 9-12
August 2015
Medisinsk bibliotek
33