1. No category

Revisjon 2014
1.0 Systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid (HMS) ved NTNU
NTNUs systematiske HMS-arbeid bygger på arbeidsmiljølovens krav om at alle ansatte skal ha et fullt
forsvarlig arbeidsmiljø og internkontrollforskriftens krav om et kontinuerlig og systematisk HMSarbeid.
«Security» eller «sikring» er ikke en del av HMS-begrepet. I begrepene security/sikring inngår arbeid
med tiltak mot kriminelle handlinger.
1.1 Politikk
For å få et godt og trygt arbeidsmiljø kreves et systematisk og kontinuerlig HMS-arbeid. I dette ligger
evne til å prioritere, sette klare mål, vedta satsningsområder, utarbeide handlingsplaner, innføre
retningslinjer og stille krav til rapportering. Dette forutsetter en klar ansvarsfordeling og tydelig
organisering av arbeidet. NTNU har først lyktes når en ser resultater i praksis.
HMS-politikken er vedtatt av NTNUs styre og er førende for enhetenes HMS-arbeid. Politikken er nært
koblet til NTNUs visjon «Kunnskap for en bedre verden». Viktigheten av HMS- arbeidet kommer klart
til uttrykk i NTNUs strategi og i styrets og ledelsens prioriteringer og oppfølging. Et godt HMS-arbeid og
omsorg for det ytre miljø er nødvendig for å realisere NTNUs visjon.
1.2





1.3





Mål
NTNUs ansatte og studenter skal ha en trygg, sikker og inkluderende arbeidsplass.
Arbeidsmiljøet skal være helsefremmende, det skal legges til rette for personlig vekst og
kompetanseutvikling.
NTNU skal styrke jobbnærværet, forebygge og redusere sykefravær og hindre utstøting og
frafall fra arbeidslivet.
NTNU skal ha full oversikt over hvor stor miljøpåvirkning virksomheten har og synliggjøre dette
overfor ansatte, studenter og omverden. NTNU skal til enhver tid ha klare mål for hvordan
miljøpåvirkningen skal reduseres.
NTNU skal være et foregangsuniversitet som benytter kunnskap fra egen forskning for å sikre
utvikling på HMS-området.
Prinsipper
Ledere og ansatte skal sammen bidra til å skape et utviklende, godt og sikkert arbeidsmiljø.
Linjeleder har HMS-ansvar ved sin enhet, et ansvar de ikke kan overlate til andre.
Det systematiske HMS-arbeidet skal være en integrert del av universitetets virksomhet.
HMS-arbeidet skal bygge på åpenhet og medvirkning.
HMS-relaterte spørsmål skal løses på lavest mulig nivå
1
Revisjon 2014
2.0 Ansvar, roller og oppgaver
Fakulteter, institutter og fellesadministrative enheter har HMS-ansvar for egne ansatte og andre
som utfører arbeid i deres lokaler, jf. arbeidsmiljøloven §§ 2-1 og 2-2. Alle i lederlinjen har HMSansvar, se figur 1. For studenter vises det til kap. 2.10.
Hovedoppgaven til verneombudslinjen [lenke til kap. 3.0] er å ivareta arbeidstakernes interesser i
saker som angår HMS. Lederlinjen og verneombudslinjen skal ha en løpende dialog i slike saker.
Verneombud skal være med å sikre at tiltak gjennomføres som planlagt og at det systematiske
HMS-arbeidet ved enheten fungerer godt.
Figur 1.
2
Revisjon 2014
2.1 Styret
Styret vedtar overordnede mål, strategier og planer for HMS-arbeidet samt sørger for at dette
følges opp. Styret fører tilsyn gjennom behandling av HMS-årsrapport. Styret skal sørge for at det
avsettes tilstrekkelige ressurser til å følge opp de mål, strategier og planer som vedtas.
2.2 Rektor
Rektor har ansvar for at NTNU til enhver tid har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Rektor skal sørge for
å etablere, utvikle og vedlikeholde det systematiske HMS-arbeidet. Rektor skal sørge for at
nødvendig opplæring og bistand til enhetene blir gitt, legge fram årlig rapport over HMS-tilstanden
ved NTNU for styret og påse at det gjennomføres tiltak slik at mål for HMS-arbeidet nås. Rektor skal
undersøke om det er nødvendig med endringer i NTNUs HMS-system gjennom ledelsens
gjennomgang [lenke]. Rektor kan delegere HMS-oppgaver til underliggende enheter.
2.3 Linjeleder
Linjeleder (se. figur 1) har ansvar for HMS-arbeidet innenfor eget ansvars- og arbeidsområde.
Linjeleder skal:









Sørge for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.
Sørge for at det settes av tilstrekkelige ressurser til HMS-arbeidet.
Ha oversikt over lover, forskrifter, HMS-retningslinjer og andre krav som gjelder for enheten.
Sørge for at sentrale og lokale retningslinjer gjøres kjent og følges opp.
Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innen systematisk
HMS-arbeid og om nødvendig sørge for at opplæring blir gitt.
Involvere verneombud (VO) i HMS-arbeidet.
Dersom HMS-oppgaver delegeres, f.eks. til HMS-koordinator, skal linjeleder sørge for å få
systematisk tilbakemelding. Delegering av HMS-oppgaver skal dokumenteres skriftlig.
Dersom enheten utfører arbeid i samme lokaler som andre virksomheter sørge for at det
utarbeides samarbeidsavtaler [lenke] som klargjør HMS-ansvar.
Sørge for å identifisere HMS-utfordringer [lenke], utarbeide handlingsplaner [lenke] og følge
opp HMS-arbeidet [lenke].
3
Revisjon 2014
2.4 Oppgaver delegert av rektor
2.4.1 HMS-sjef
Skal sørge for:
 utvikling, vedlikehold og oppfølging av NTNUs HMS-system, inkl. HMS-retningslinjer.
 oversikt over aktuelle lover, forskrifter og andre HMS-krav. Aktuelle lov- og forskriftskrav
synliggjøres i NTNUs HMS-retningslinjer.
 bistand i saker som omhandler arbeidsmiljø.
 rapportering til arbeidsmiljøutvalget (AMU) og styret.
 Identifisering av forbedringsområder.
 bistand i forbindelse med intern revisjon [lenke] og ledelsens gjennomgang [lenke].
NTNUs bedriftshelsetjeneste (BHT) inngår som en del av HMS-avdelingen. HMS-avdelingen har
godkjenning som NTNUs bedriftshelsetjeneste. Bedriftshelsetjenesten har en fri og uavhengig stilling i
arbeidsmiljøspørsmål. Se HMS-avdelingen og Bedriftshelsetjenesten for nærmere informasjon.
2.4.2 Sikkerhets- og beredskapsleder
Skal sørge for:
 gjennomføring av overordnede ROS-analyser innenfor beredskap.
 koordinering av beredskapsarbeid.
 planlegging og gjennomføring av aktivitet rettet mot uønskede, tilsiktede hendelser
(sikring/security).
 iverksettelse av risikoreduserende tiltak.
 planlegging og gjennomføring av beredskapsøvelser.
 drift og vedlikehold av beredskapsrom.
 revisjon av NTNUs sentrale beredskapsplan.
2.4.3 Personalsjef
Skal sørge for:
 bistand ved behov for omplassering.
 tilrettelegging av bedriftsintern attføring i de tilfeller der enheten ikke har mulighet for å
tilrettelegge dette selv.
 saksbehandling av søknad om økonomisk støtte i forbindelse med bedriftsintern
attføring.
 oversikt over lege-/egenmeldt sykefravær.
 saksbehandling i forbindelse med varsling av kritikkverdige forhold ved NTNU. Se
Varsling for nærmere informasjon.
2.4.4 Studiesjef
Skal sørge for:
 veiledning og tilrettelegging for studenter med funksjonsnedsettelse.
 sekretariatsfunksjon for læringsmiljøutvalget.
4
Revisjon 2014
2.4.5 Eiendomssjef
Skal sørge for:
 planlegging, vedlikehold og utvikling av bygningsmassen.
 nødvendig behandling av bygningsmessige tiltak i arbeidsmiljøutvalget (AMU) og sørge for
gjennomføring i tråd med gjeldene lovverk.
 oppfølging av byggherreforskriften ved gjennomføring av bygge- og vedlikeholdsprosjekt.
 utvikling, vedlikehold og oppfølging av retningslinjer for brannvern.
 kontakt mot brannvesenet og deltagelse på branntilsyn.
 Oppfølging av NTNUs miljøambisjon [lenke].
 vedlikehold av oversikt over hvem som disponerer arealer i NTNUs bygninger. Ved
revisjoner skal revidert oversikt sendes til NTNUs beredskapstelefon (Securitas) og gjøres
tilgjengelig på siden Beredskap – operativ beredskapsplan.
2.4.6 Driftssjef
Skal sørge for:

drifting og vedlikehold av bygningsmassen og utearealene i henhold til lover og forskrifter.

adgangskontroll og byggsikring

å ha operativt lokalt elektrisitetstilsyn

å ha en operativ teknisk beredskapsgruppe

at arbeidsoppgaver som utføres i Driftsavdelingen skjer på en sikker og trygg måte


etablering og vedlikehold av retningslinjer for håndtering av avfall.
registrering og rapportering av avfallsmengder og energiforbruk, jf. kap. 2.3.
2.4.7 Økonomisjef
Skal sørge for:
 å utarbeide og vedlikeholde NTNUs sentrale retningslinjer for anskaffelser og godkjente
bestillere. For nærmere informasjon, se økonomiportalen.
 at det av rammeavtaler, anbudsunderlag eller ordre, fremgår hvilke konkrete miljøkrav som
stilles til leverandør.
 at det stilles allmenne miljøkrav til produkter i anbudsgrunnlag/forespørsel (dokumentasjon
på miljømerking som EMAS, Svanemerket, EU-blomsten, ISO 14000-serien, eller lignende).
 registrering og rapportering av NTNUs innkjøpsdata, jf. kap. 2.3.
2.5 Arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre
arbeidstakere
Ansatte og studenter som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, eller
studenter i arbeid i laboratorier, verksteder eller felt skal:
 Planlegge for fullt forsvarlig arbeidsmiljø.
 Kontrollere at virksomheten foregår forskriftsmessig, jf. internkontrollforskriften § 5.
2.6 HMS-koordinator
HMS-koordinator skal rapportere til linjeleder og holde denne informert om vesentlige forhold som
angår HMS-arbeidet. Arbeidsoppgaver skal avklares skriftlig mellom HMS-koordinator og linjeleder.
Aktuelle arbeidsoppgaver:
 Holde oversikt over hvilke HMS-retningslinjer som er aktuelle for enheten, sørge for at disse
gjøres kjent samt gi innspill til linjeleder dersom HMS-retningslinjer ikke er dekkende.
5
Revisjon 2014





Deltagelse og bistand i forbindelse med risikovurderinger.
Deltagelse på HMS-runder.
Deltagelse i lokale HMS-utvalg/forum. For HMS-koordinator på fakultet: lokalt
arbeidsmiljøutvalg (LAMU), dersom dette er innført.
Deltagelse i Sentralt HMS- og beredskapsforum.
Andre arbeidsoppgaver kan avtales.
2.7 Strålevernkoordinator
Strålevernskoordinatorens oppgaver avtales med linjeleder i tråd med strålevernforskriften og NTNUs
organisering av strålevern. For nærmere informasjon, se Strålevern – ansvar og oppgaver.
Vanligvis er strålevernskoordinatoren knyttet til en annen stilling ved enheten og benytter så mye tid
til strålevernsarbeid som situasjonen til enhver tid tilsier. Strålevernskoordinatoren skal holde
linjeleder informert om vesentlige forhold som angår strålevernsarbeidet.
2.8 Stoffkartotek-kontakt
Soffkartotek-kontakt ajourholder og oppdaterer NTNUs stoffkartotek. Stoffkartotek-kontakt skal sørge
for at sikkerhetsdatablad/informasjonsblad legges inn på riktig lokasjon, at nødvendig informasjon
registreres og at risikovurdering gjennomføres når nye kjemikalier/biologiske faktorer blir kjøpt
inn/dannes. Se Stoffkartotek og Stoffkartotek – kontaktpersoner for nærmere informasjon.
2.9 Ansatt
Alle som utfører arbeid i NTNUs tjeneste betegnes som ansatte, jf. arbeidsmiljøloven § 1-8.
Studentassistenter, lærlinger og stipendiater som har arbeidsavtale betraktes som ansatte. Der det
foreligger tvil om NTNU er arbeidsgiver for en ansatt, skal dette i hvert enkelt tilfelle avklares og evt.
arbeidsgiveransvar avtales skriftlig. Arbeidsmiljølovens bestemmelser om arbeidstakers
medvirkningsplikt gjelder for alle ansatte ved NTNU, jf. arbeidsmiljøloven § 2-3.
2.10 Student
Studenter plikter å innrette seg i henhold til HMS-retningslinjer som gjelder ved NTNU. Arbeid som
utføres som praktisk opplæring av studenter, med undervisning eller forskning som formål, er
underlagt arbeidsmiljølovens bestemmelser når arbeidet foregår under forhold som kan innebære
fare for liv og helse. Dette gjelder for eksempel når det i undervisningen brukes maskiner eller stoffer
som kan innebære fare for liv og helse. Studentenes rettigheter og plikter i det systematiske HMSarbeid er i slike tilfeller de samme som for ansatte, jf. kap. 3.10 og forskrift om arbeidsmiljølovens
anvendelse for personer som ikke er arbeidstakere, § 1.
Studenter som er i praksis i en virksomhet, skal anses som arbeidstakere på praksisstedet. Det vil si
at de er underlagt arbeidsmiljølovens plikter og rettigheter, jf. forskrift om arbeidsmiljølovens
anvendelse for personer som ikke er arbeidstakere, § 5.
I studiesituasjonen for øvrig (lesesaler, auditorier, datalab., etc.) gjelder ikke arbeidsmiljølovens
bestemmelser for studenter. Universitets- og høyskoleloven, § 4-3 gir en beskrivelse av hvordan det
fysiske arbeidsmiljøet for studentene skal utformes. Ta kontakt med Studieavdelingen for nærmere
informasjon.
6
Revisjon 2014
3.0 Verneombudslinjen
Verneombudslinjen ved NTNU består av verneombud (VO), lokale hovedverneombud (LHVO) og
hovedverneombud (HVO). De sentrale prinsipper for HMS gjelder også verneombudslinjen - saker skal
løses på lavest mulig nivå. Om en sak ikke finner sin løsning på laveste nivå, bringes den videre til
lokalt hovedverneombud og dekan/direktør og eventuelt til hovedverneombud og rektor (se figur 1).
Vara for verneombud, lokalt hovedverneombud og hovedverneombud ivaretar funksjonen i tilfelle
fravær.
Se Verneombud og Valg av verneombud for nærmere informasjon om verneombudets rolle og
hvordan valg av verneombud gjennomføres. Se Finn ditt verneombud for oversikt over verneombud
ved NTNU. Se arbeidsmiljøloven kap. 6 og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning kap 2 og 3
for krav til verneombud, opplæring, etc.
4.0 Fakultetstillitsrepresentant (FTR) for studenter
Fakultetstillitsrepresentanter er studentenes representant i verne- og miljøspørsmål, og skal ivareta
studentenes interesser i saker som angår arbeids- og læringsmiljøet. Aktuelle saker kan bringes inn for
læringsmiljøutvalget.
5.0 Aktuelle utvalg, fora og organisasjoner
Her beskrives forum/utvalg ved NTNU som behandler saker av særlig betydning for HMS.
5.1 Arbeidsmiljøutvalget (AMU)
Arbeidsmiljøutvalget deltar i planlegging og organisering av HMS-arbeidet og behandler saker
vedrørende HMS ved NTNU. Dersom arbeidsmiljøutvalget finner det nødvendig, kan utvalget også
vedta tiltak for å verne om ansattes sikkerhet og helse.
Arbeidsgiver og arbeidstaker har fire medlemmer hver i arbeidsmiljøutvalget. Alle disse
representantene har vara. Representantene for arbeidsgiver utpekes av rektor. Representanter for
arbeidstaker er hovedverneombud samt tre representanter som oppnevnes av LO-Stat, YS-Stat,
Akademikerne og Unio. Øvrige medlemmer uten stemmerett: en studentrepresentant utpekt av
studenttinget, to representanter fra HMS-avdelingen, en observatør fra personalavdelingen, en
observatør fra HMS-seksjonen SINTEF, en observatør fra Studentsamskipnaden i Trondheim (SiT). For
informasjon om krav til arbeidsmiljøutvalg, se arbeidsmiljøloven kap. 7. Hovedavtalen og
Tilpasningsavtalen (TPA).
Alle arbeidstakere kan henvende seg til arbeidsmiljøutvalget og be arbeidsmiljøutvalget ta opp en
aktuell sak.
Arbeidsmiljøutvalgets byggearm er et rådgivende underutvalg for arbeidsmiljøutvalget. Se
Arbeidsmiljøutvalget – AMU for nærmere informasjon.
5.2 Sentralt HMS- og beredskapsforum
Sentralt HMS- og beredskapsforum skal ivareta grensesnittet mellom HMS-arbeid og
7
Revisjon 2014
sikkerhets/beredskapsarbeid. Deltagere i forumet er:
 HMS-sjef
 Sikkerhets- og beredskapsleder
 Brannvernleder
 IT-sikkerhetsleder
 Representant fra seksjon for håndverkstjenester og byggsikring
 HMS-rådgiver/koordinator fra alle fakulteter, Vitenskapsmuseet, Universitetsbiblioteket,
Rektors staber og organisasjon samt Økonomi og eiendom
Sentral HMS- og beredskapsforum har ingen vedtaksrett, men HMS-sjef og sikkerhets- og
beredskapsleder kan bringe aktuelle saker inn til organisasjonsdirektøren/arbeidsmiljøutvalget (AMU)
for videre behandling.
5.3 Læringsmiljøutvalget (LMU)
Læringsmiljøutvalget er et rådgivende utvalg for NTNUs styre og skal bidra til et fullt forsvarlig
læringsmiljø for studentene ved NTNU. Dette ivaretas ved at læringsmiljøutvalget deltar i
planlegging av tiltak vedrørende læringsmiljø og ved at læringsmiljøutvalget følger utviklingen i
saker vedrørende studentenes sikkerhet og velferd. Læringsmiljøutvalget rapporterer årlig til styret
om NTNUs arbeid med læringsmiljøet.
Studentene og NTNU har hver fire medlemmer hver i utvalget. Se for øvrig universitets- og
høyskoleloven § 4-3.
5.4 Lokale HMS-forum/utvalg
Fakultetene og enheter i fellesadminstrasjonen kan velge å opprette lokale HMS-utvalg/forum eller
et lokalt arbeidsmiljøutvalg (LAMU):


HMS-forum/utvalg kan bestå av dekan/direktør, linjeledere ved underliggende enheter
eller de disse har bemyndiget (f. eks. HMS-koordinator), lokalt hovedverneombud og
verneombud for underliggende enheter samt studentrepresentant(er) fra miljø der
studenter i noen tilfeller regnes som ansatte, jf. kap. 3.11.
LAMU skal settes sammen på samme måte som sentralt arbeidsmiljøutvalg (AMU). Se
Arbeidsmiljøutvalget – AMU og arbeidsmiljøloven kapittel 7 for nærmere informasjon.
Aktuelle oppgaver:
 Delta i planlegging og organisering av HMS-arbeidet
 Gjennomgå og følge opp meldte HMS-avvik/forbedringsforslag
 Gjennomgå risikovurderinger og handlingsplaner samt komme med forslag til hvilke
tiltak som bør prioriteres og koordineres
 Vedta satsninger og mål innen HMS
 Bidra ved utredning av saker vedrørende HMS
 Har rett og plikt til å ta opp saker som anses som relevante
 Rapportering til linjeleder
8
Revisjon 2014
5.5 Sentralt samarbeidsutvalg (SESAM)
Ledelsen og ansattes organisasjoner har gjennom tilpasningsavtalen (TPA) til hovedavtalen (HA)
fastsatt hvordan medbestemmelse etter lov- og avtaleverk skal gjennomføres ved NTNU.
Partene har gjennom tilpasningsavtalen opprettet samarbeidsutvalg som faste organer for
utøvelse av tillitsvalgtes medbestemmelse i de beslutninger som berører ansattes
arbeidssituasjon. I sentralt samarbeidsutvalg informerer, drøfter og forhandler rektor med
tillitsvalgte om de beslutninger som berører NTNU som helhet eller ansatte ved flere av
enhetene.
5.6 Lokale samarbeidsutvalg (LOSAM)
For å ivareta medbestemmelse ved enhetene, har partene opprettet lokalt samarbeidsutvalg hvor
dekan/direktør ved den enkelte enhet tar opp beslutninger som berører ansatte innen enheten
med enhetens tillitsvalgte. Lokalt samarbeidsutvalg skal ivareta informasjonsvirksomhet, drøfting
og forhandlinger om saker som gjelder enheten etter hovedavtalen og tilpasningsavtalen.
5.7 Arbeidstakerorganisasjonene
Tillitsvalgtordningen baserer seg på tariffavtale eller hovedavtale og er ikke direkte lovregulert.
Hovedsammenslutningene ved NTNU er YS-Stat, Akademikerne, Unio og LO-Stat. De tillitsvalgte i
arbeidstakerorganisasjonene bistår sine medlemmer i saker som gjelder kontrakter, lønns- og
arbeidsvilkår og gir råd og hjelp i alle forhold som knytter seg til arbeidssituasjonen. I HMS-saker kan
tillitsvalgte og verneombud samarbeide.
9
Revisjon 2014
6.0 Hvordan jobbe på en systematisk måte?
Det systematiske HMS-arbeidet ved NTNU er illustrert i figur 2.
Fig. 2 NTNUs HMS-modell
6.1 Igangsette





Ta initiativ til å starte arbeidet.
Informere, motivere og medvirke
Avklare arbeidsoppgaver og myndighet.
Sett mål for arbeidet
Organisere og planlegge innføring av systematisk HMS-arbeid
Ta initiativ til å starte arbeidet
Linjeleder skal ta initiativ til å starte arbeidet. Arbeidet skal skje i samarbeid med verneombud og
andre arbeidstakerne.
Informere, medvirke og motivere
Ansatte skal delta i prosessen. Det er en viktig forutsetning at den som har daglig befatning med HMSutfordringer bidrar med erfaringer og forslag til løsninger.
Avklare arbeidsoppgaver og myndighet
Oversikt over hvordan ansvar, oppgaver og myndighet innenfor HMS er fordelt skal gjøres kjent og
være tilgjengelig ved enheten.
Sett mål for arbeidet
Enheten skal sette et mål for HMS-arbeidet. Målet skal henge sammen med NTNUs mål [lenke] og
være mest mulig konkret. Ved årsstart skal enheten kontrollere om målet er nådd og evt. sette et nytt
mål.
Organisere og planlegge innføring av systematisk HMS-arbeid
Sett gjerne ned en bredt sammensatt gruppe og sørg for at én får ansvar og myndighet til å drive
arbeidet framover.
10
Revisjon 2014
6.2 Kartlegge




Skaffe oversikt over aktuelle lover, forskrifter, HMS-retningslinjer og andre krav
Identifisere og vurdere farer og utfordringer
Identifisere behov for HMS-opplæring
Sørge for dokumentasjon
Skaffe oversikt over aktuelle lover, forskrifter, HMS-retningslinjer og andre krav
Alle enheter skal ha oversikt over hvilke krav som stilles til egen virksomhet. Aktiviteten skal innrettes i
henhold til disse kravene. For oversikt over NTNUs HMS-retningslinjer, se HMS-retningslinjer –
samleside.
Identifisere og vurdere HMS-utfordringer
NTNU har fire ulike verktøy som benyttes for å identifisere og vurdere HMS-utfordringer;




Medarbeidersamtale
Arbeidsmiljøundersøkelse (ARK)
Risikovurdering
Oversikt over HMS-avvik.
Bruk av disse verktøyene danner grunnlaget for handlingsplaner [lenke]. Tidligere års
handlingsplaner og årsrapporter er gode kilder som dokumenterer HMS-utfordringer.
1. Medarbeidersamtale
Et viktig formål med medarbeidersamtalen er å skape et bedre grunnlag for prestasjoner og et godt
arbeidsmiljø. Medarbeidersamtalen kommer i tillegg til den kontinuerlige og daglige dialogen mellom
leder og medarbeider.
Samtalen skal være åpen, direkte og tillitsfull. For leder er samtalen en god måte å skaffe seg oversikt
over medarbeiderens kompetanse og motivasjon for å oppnå enhetens målsettinger. For
medarbeideren er samtalen et sted der han/hun kan samtale om sin arbeidssituasjon og ønsker om
utvikling. Se Medarbeidersamtale ved NTNU for nærmere informasjon.
2. Arbeidsmiljøundersøkelse
Arbeidsmiljøundersøkelsen gjennomføres for å kartlegge, følge opp og forbedre det psykososiale
arbeidsmiljøet. Se Arbeidsmiljøundersøkelse for nærmere informasjon.
3. Risikovurdering
En risikovurdering er en systematisk gjennomgang av hva som kan forårsake skader eller sykdom på
arbeidsplassen. I risikovurderingen skal en vurdere om eksiterende tiltak er tilstrekkelige, eller om det
må iverksettes nye tiltak for å redusere risikoen. Risikovurdering skal gjennomføres på alle nivå ved
NTNU.
For nærmere informasjon, se NTNUs risikovurderingssystem, Risikovurdering og Områder som kan
høre med i en risikovurdering [lenke].
11
Revisjon 2014
4. HMS-avvik
Forhold som kan medføre, eller har medført, skade på mennesker eller ytre miljø skal meldes inn som
HMS-avvik gjennom NTNUs avvikssystem. Materielle skader som medfører fare for skade på
mennesker og materielle skader som ikke utbedres over lang tid skal også meldes inn som HMS-avvik.
Andre materielle skader meldes inn via e-Vaktmester. Oversikt over HMS-avvik kan gi nyttig
informasjon om HMS-utfordringer og være en viktig del av forarbeidet før andre verktøy tas i bruk. Se
NTNUs avvikssystem, Melde avvik og Avvikssystemet for saksbehandlere for nærmere informasjon.
Identifisere behov for HMS-opplæring
Alle som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere ved enheten, eller som tildeles
rollen som HMS-koordinator eller verneombud skal ha nødvendig kompetanse, minimum tilsvarende
innhold på HMS-plattformen. Linjeleder skal vurdere behov for tilleggskompetanse og sørge for at
forhold legges til rette slik at denne kompetansen kan tilegnes.
Linjeleder skal også sørge for at arbeidstakere som har rollen som strålevernkoordinator,
stoffkartotek-kontakt får nødvendig opplæring.
For nærmere informasjon om krav til opplæring for verneombud og medlemmer av
arbeidsmiljøutvalget (AMU), se forskrift om organisering, ledelse og medvirkning §§ 3-18 til og med 320.
Se Kurs og kompetanseutvikling for oversikt over kurstilbud ved NTNU. HMS-avdelingen kan bistå
linjeleder med tilrettelegging.
Sørge for dokumentasjon
Eksisterende dokumentasjon skal systematiseres og lagres i NTNUs arkivsystem??. Eksempler:
 Oversikt over hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt ved enheten
 Arbeidsavtaler
 Skade- og sykefraværsregistrering
 Oversikt over gjennomført HMS-opplæring; navn på deltakere, kursinnhold, varighet, etc.
 Brannverndokumentasjon
6.2 Planlegge og prioritere tiltak




Lokale prosedyrer
Samordningsavtale
Handlingsplaner
Sørge for dokumentasjon
Lokale HMS-prosedyrer
Dersom NTNUs sentrale HMS-retningslinjer ikke er dekkende og ikke kan endres for å dekke
enhetens behov, kan enheten utvikle lokale HMS-prosedyrer. HMS-prosedyrene skal om mulig
legges på fakultetsnivå. Se mal for HMS-prosedyrer.
Samordningsavtale
I tilfeller der NTNU deler lokaler/aktiviteter med andre virksomheter, f.eks. SINTEF og St. Olavs
Hospital, skal linjeleder sørge for at det inngås skriftlig avtale mellom virksomhetene. Av avtalen
skal det fremgå hvilken virksomhet som regnes som hovedbedrift med ansvar for samordning av
12
Revisjon 2014
HMS-arbeidet i felles lokaler/aktiviteter. Ved eventuelle samordningsavtaler skal årsplan for
samarbeidet iverksettes. Se Samordningsavtale for nærmere informasjon.
Handlingsplaner
En handlingsplan skal gi oversikt over tiltak som skal iverksettes, hvordan tiltakene prioriteres, evt.
kostnader, ansvarlig for gjennomføringen og tidsfrister.
Sørge for dokumentasjon
Følgende skal dokumenteres i NTNUs arkivsystem:
 Resultater fra bruk av verktøy for å identifisere HMS-utfordringer [lenke]
 Handlingsplaner
 Lokale prosedyrer
 Samordningsavtaler
Det som er dokumentert i avviks- eller risikovurderingssystemet er ikke nødvendig å overføre til
arkivsystemet. Personopplysninger som ikke kan legges inn i avvikssystemet lagres imidlertid i
arkivsystemet.
6.3 Følge opp





HMS-runde
Avviksbehandling
Indikatorer
Intern revisjon
Ledelsens gjennomgang
HMS-runde
En HMS-runde er en fysisk gjennomgang av lokaler, utstyr og arbeidsoperasjoner for å identifisere fare
for sykdom eller skade på ansatte. Forhold som kan ha innvirkning på ytre miljø og brannvern skal også
vurderes. HMS-runden gjennomføres for å kontrollere om HMS-systemet etterleves og vedlikeholdes.
Gjennom HMS-runden skal enheten få et grunnlag for en handlingsplan med prioriteringer og tiltak.
HMS-runde skal som minimum gjennomføres årlig. Se HMS-runde for nærmere informasjon.
Avviksbehandling
NTNU har et digitalt system for innmelding og håndtering av HMS-avvik. Oversikt over HMS-avvik gir
mulighet til å se på evt. trender, sikre at avvikene blir behandlet og prioritere tiltak. Se også HMSavvik. [lenke til punkt 4 under 6.1].
Indikatorer
Indikatorer brukes som et mål på ansattes helse, sikkerhet og miljøpåvirkning.
Helse
 HMS-avdelingen rapporterer tertialvis følgende til arbeidsmiljøutvalget (AMU):
o Antall HMS-avvik ved fakulteter og fellesadministrasjon
o Antall meldte personskader ved fakulteter og fellesadministrasjon
 HMS-avdelingen rapporterer årlig følgende til styret gjennom HMS-årsrapport:
o Antall HMS-avvik ved fakulteter og fellesadministrasjon
o Antall meldte personskader ved fakulteter og fellesadministrasjon
13
Revisjon 2014
o
o
Andel sykefravær ved fakulteter og fellesadministrasjon [%]
H1-verdi
Miljø
Se NTNU Miljø for nærmere informasjon om miljøarbeid ved NTNU og miljøindikatorer.
Energiforbruk (elektrisk kraft og fjernvarme):
 Driftsavdelingen rapporterer tertialvis følgende til institutter/fellesadministrative enheter:
o Spesifikt energiforbruk [kWh/m2]
 Driftsavdelingen rapporterer ved årsslutt følgende til HMS-avdelingen:
o Forbruk av fjernvarme [GWh]
o Forbruk av elektrisk kraft [GWh]
o Totalt energiforbruk [GWh]
o Graddagskorrigert totalt energiforbruk [GWh]
o Spesifikt energiforbruk [kWh/m2].
o CO2-utslipp i forbindelse med fjernvarme og strøm [tonn].
Avfall:
 Driftsavdelingen rapporterer ved årsslutt følgende til HMS-avdelingen:
o Mengde av de ulike avfallsfraksjonene [tonn]
o Total mengde avfall [tonn]
o Sorteringsgrad [%]
Innkjøp:
 Innkjøpsseksjonen rapporterer ved årsslutt følgende til HMS-avdelingen:
o Antall kjøpte pcer pr. ansatt [stk]
o Totalt antall innkjøpte A4-ark [stk]
o Andel anbud > 500 000 NOK hvor det er stilt miljøkrav [%]
o Vekting av miljøkrav i anbud [%]
o Andel fakturaer som mottas digitalt [%]
Reiser/videokonferanse:
 Rammeleverandør på reisebyråtjenester rapporterer ved årsslutt følgende til HMS-avdelingen:
o Totalt antall bestilte tur/retur-flyreiser.
o Antall tur/retur-flyreiser Trondheim-Oslo
o Antall destinasjoner

IT-avdelingen?? rapporterer ved årsslutt følgende til HMS-avdelingen:
o Antall brukte lisenser på Lync (evt. annet program?)
o Antall personer som har gjennomgått opplæring i bruk av videokonferansesystemer
Intern revisjon
Intern revisjon gjennomføres for å avdekke:
 om HMS-arbeidet er hensiktsmessig for å oppnå NTNUs mål.
 svakheter i HMS-arbeidet.
 om lovgivning og HMS-retningslinjer overholdes.
 ansattes bevissthet om hvordan egne arbeidsoppgaver kan påvirke helse, sikkerhet og ytre
14
Revisjon 2014

miljø.
opplæringsbehov.
For nærmere informasjon om gjennomføring av intern revisjon, se [wiki ikke klar]
Ledelsens gjennomgang
Rektor skal årlig gå gjennom HMS-systemet og sikre at HMS-systemet:
 er i overensstemmelse med lovverk og interne krav.
 er hensiktsmessig for å nå NTNUs HMS-mål og bidrar til kontinuerlig forbedring.
 er tatt i bruk og blir vedlikeholdt.
Rektor skal vurdere behovet for å gjøre endringer i HMS-systemet. Ledelsens gjennomgang skal
dokumenteres i NTNUs arkivsystem.
Deltakere i arbeidet:
 HMS-avdelingen
 Bedriftshelsetjenesten
 Hovedverneombud
 Hovedtillitsvalgt
Følgende momenter bør gjennomgås:
 forrige års ledelsens gjennomgang
 endringer i aktuelt lovverk.
 tilsyn og kontroller utført av offentlige myndigheter/eksterne aktører
 politikk, HMS-mål, delmål og indikatorer
 mål for IA-arbeidet
 arbeidsprosesser og tjenester; sikre at disse er i samsvar med lovverk og HMS-retningslinjer.
 interne revisjoner og revisjonsplaner for kommende år
 ROS-analyser
 arbeidsmiljøundersøkelse; trender og vurdere behov for endringer.
 HMS-avvik; trender og meldekultur.
 miljøprestasjon; trender og oppfølging av tiltak.
 beredskap
 brannvern
 spesielle forhold/uønskede hendelser inneværende år
 forslag til satsningsområder kommende år
 innspill fra aktuelle utvalg og nettverk
15