1. No category

Dokument: Aafk-1
Dato: 29.10.2014
Revisjon: Hvert år
Elevinntak til videregående skole i Aust-Agder
Forkortelser: Vgs= Videregående skole, UTD= Utdanningsavdelingen, OT= Oppfølgingstjenesten
1
Hensikt med arbeidsprosessen
Arbeidsprosessen skal først og fremst resultere i:



Elevinntak til videregående skoler skjer iht gjeldende lov og forskrift.
Elevinntak til videregående skoler skjer iht til politiske vedtak og føringer.
Flest mulig ungdom med skolerett får tilbud som de kan nyttiggjøre seg (eventuelt søkere
med voksenrett).
Flest mulig fornøyde søkere.
Best mulig kapasitet/oppfylling i forhold til næringslivets behov.
Best mulig kapasitetsutnytting



2
Kvalitetskrav
Kjennetegn på god praksis er først og fremst at:

Alle som har ansvar for å gi råd og veiledning om utdanning (rådgivere i ungdomsskolen,
lærere, rådgivere og skoleledere ved videregående skoler, PPT, OT, Utdanningsavdelingen,
opplæringskontor) kjenner til tilbudsstrukturen i videregående skole, innsøkningsprosessen,
opplæringsrettigheter og skoletilbudet i Aust-Agder.
Nødvendig informasjon er lett tilgjengelig bl.a. på Internett.
Søknadsprosedyre gjennomføres iht fastsatt kvalitetsdokument.
Søkerne og andre brukere opplever god service.



3
Bruksområde
Arbeidsprosessen starter når elevinntaket fra forrige år avsluttes og det opprettes et nytt
søker/rettsregister. Samtidig innhentes navn på avgangselever i grunnskolen i Aust-Agder og det
utarbeides forslag til tilbudsstruktur. Prosessen slutter når inntaket er ajourført, evaluert ved bl.a.
inntaksmelding og gjesteelevsoppgjøret er avsluttet.
4
Gjennomføring
Handlinger
Ansvar
Tid
1
Tilbudsstrukturen, administrativt og politisk klar i november.
Ajourføre web-sidene.
Trykking – tilbudsstruktur
Gruppearb
sept
des
des
2
Innhenting og registrering av avgangselever 10. kl.
UTD
1. nov
3
Vedleggsskjema for søkere
UTD
uke 47
4
Overføre fra forrige år og ajourføre: Klasseoppsettet og
bedriftsregisteret
UTD
nov/des
5
Rådgiversamling. Tema: ordinært inntak, fortrinn/individuell
behandling og fagopplæring.
MinID blir utsendt fra Skattedirektoratet i januar. Skal brukes
UTD
nov/des
UTD
jan
6
Side 1 av 4
7
som innlogging på vigo.no
Annonse – søknadsfrister.
Utsending av tilbudsstruktur.
Innhente/registrere terminkarakterer vgs + grunnskole
UTD
jan
UTD
jan
Individuell behandling, søknadsfrist: 1. februar. Jfr. dok. nr. 9.
Ordinær søknadsfrist: 1. mars.
Registrering tilleggsopplysninger, jfr. vedleggsskjema.
Rettselever som ikke har søkt. Lister/overføring til OT.
Liste over voksne søkere over 25 år overleveres vokseninntak
Dokumentene arkiveres i ephorte. Førsteønskeskolen har
lesetilgang
Dersom en elev med ungdomsrett i Vg1 eller Vg2 ikke søker vgo,
skal skolen kalle inn eleven til avklaringssamtale der OT deltar.
Dersom eleven ikke vil søke vgo, skal det skrives en
oppfølgingsplan.
UTD
medio mars
UTD
feb/mars
VGS
feb
12
For elever fra 10. kl. som ikke har søkt vgs, skal OT ta kontakt
med aktuell ungdomsskole for avklaring.
UTD/OT
mars
13
Prøveinntak. Gjennomgå utfylte søknader og rette opp
eventuelle feil i samarbeid med søker. Egen rapport for søkere
til Vg1 med færre enn 3 ønsker. Melding sendes
avgiverskole/søkerne. Det kan også tas ut en rapport på søkere
til særlig oversøkte programområder innen Vg2 for nærmere
oppfølging av avgiverskole, for eksempel IKT-servicefag,
elektro, bil, barne- og ungdomsarbeider.
UTD
medio mars
14
Liste over ukvalifiserte søkere sendes avgiverskolene. Søkerne
avklares. Avgiverskole/OT har et ansvar for overgang til neste
nivå. Det må vurderes om ukvalifiserte skal få et tilbud på et
høyere nivå og evt. redusere målene. Skal målene reduseres, må
det skrives sakkyndig vurdering fra PPT. Alternativt kan søkerne
få tilbud om samme kurs om igjen.
UTD/VGS/
OT
mars
15
Gjesteelevsoppgjør
UTD
apr
16
Søkere med fortrinnsrett. Melding om resultatet sendes ut.
UTD
apr
17
Skolestart, innhenting, registrering av tidspunkt.
NB! Også skoler i Vest-Agder og skoleplasser vi har kjøpt.
Utarbeiding av oversikt.
UTD
uke 18
18
Fylkesutvalgssak/melding om søkningen
UTD
mai
19
OT sjekker søknader for elever som slutter etter søknadsfristen.
Dette vurderes i sluttsamtalen.
OT
mars/juni
20
Lage oversikt over søkere til andre fylker.
Kjøp/salg elevplasser
Melding til søkere til andre fylker som henvises til plass i eget
fylke.
Klagebehandling.
UTD
mai/juni
UTD
juni/aug
8
9
10
11
21
Justeringer i klasseoppsett iht fullmakt. Evt. sak i fylkesutvalget
og i yrkesopplæringsnemnda
Side 2 av 4
frist 1.april
22
Registrering/innlasting av karakterer fra ungdomsskolene
Innlasting av karakterer fra videregående skole
UTD
juni
23
Prøveinntak med karakterer/kontroll
UTD
juni
24
VGS avklarer ukvalifiserte søkere etter standpunktkarakterer og
gir melding til UTD. NB!
VGS
primo juni
25
Landslinjer – eget fylke og andre fylker – overføre data mellom
fylkeskommunene - egen prosedyre
UTD
juni
26
Hovedinntak, kjøring
UTD
medio juli
27
Hovedinntak, kunngjøres på Internett – SMS-melding til søkere.
UTD
medio juli
28
Purring på SMS.
UTD
ultimo juli
29
Suppleringsinntak. Kunngjøres på Internett. SMS-melding til
søkere som får nytt tilbud.
UTD
primo aug
30
Registrere svar
UTD
juli/aug
31
Klagebehandling
UTD
ca. 30. juli
32
Nye enkeltsaker i løpet av sommeren. Gjelder ofte barnevern og
minoritetsspråklige. Evt. dokumentasjon sendes fortløpende til
skole/PPT. Flest mulig får plass ved hovedinntaket eller
suppleringsinntaket.
UTD/OT
aug
33
Melding om status for inntaket sendes skolene sammen med
inntaks- og ventelister. Skolene overtar inntaket for elever med
ungdomsrett ved skolestart.
Skolene
UTD
aug
Dersom ikke alle søkere med ungdomsrett har fått tilbud om
plass, meldes ledige plasser til inntakskontoret umiddelbart.
Inntakskontoret disponerer plassene, og gir tilbud etter hvert til
ungdom med rett. Inntakskontoret registrerer fortløpende
resultatet av de tilbud som gis (tar imot plassen eller takker
nei). Ved inntak sendes nødvendige opplysninger på e-post til
skolen.
Skolene tar inn søkere med voksenrett, fullføringsrett og ikke
rett fra ventelister etter avtale med inntakskontoret.
34
Søkere med vedleggsskjema som er inntatt på lavere ønske.
Skolen får informasjon og lesetilgang i ephorte.
35
Annonse skolestart – på Internett og henvisningsannonse i
pressen
UTD
primo aug
36
Ajourhold.
UTD/
skolene
etter
skolestart
Fra skolestart til 1. september foretas elevregistreringer
fortløpende i Sats. Skolene leverer ajourholdsfiler 2. september.
Data leveres sentralbasen medio september. Overføring til
søkerregister og elevregister i Vigo er i slutten av september.
Det er først da en ser hvem som er elever i andre fylker og ved
privatskoler.
Side 3 av 4
I denne perioden vil det ikke være mulig å ha fullstendig
oversikt over elevene. Inntakskontoret har en noenlunde
oversikt over hvem som står uten tilbud, men det er også inntak
til privatskoler og skoler i andre fylker i dette tidsrommet.
37
Statistikk til Statistisk Sentralbyrå og flere pr. 1.10.
UTD
okt
38
Melding om elevinntak og formidling
Fylkesutvalget
UTD
nov
39
Gjesteelevsoppgjør
UTD
nov
40
Overføring data fra elevregisteret til OTTO
UTD
Skolestart og
ca 20. sept.
Endelig overføring til OTTO for å få med nyregistrerte
lærekontrakter. Alle ungdommer med rett må enten være
registrert i elevregisteret i VIGO eller i OTTO
Inntak til Vg3 fagopplæring i skole for søkere som ikke får
lærekontrakt.
41
5





Referanser
Opplæringsloven
Forskrift
Lokal forskrift om inntak og formidling.
Budsjett – klasseoppsett
Årshjul for Vigo opplæring/OTTO
Dokument informasjon
Utarbeidet av: Arbeidsgruppe, Utdanningsavdelingen
Godkjent av: Fylkesutdanningssjefen
Revidert: 29.10.2014
Side 4 av 4
ca 2. nov
aug – okt.