Snåsa kommune
Snåsa kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: Snåsa kommunestyre Gilstadbygget 25.06.2015 19:00 Medlemmene blir med dette innkalt til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er innhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til ordfører, tlf. 74 13 82 05 / 951 45 852 eller e.post [email protected], slik at varamedlem kan bli innkalt. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Konkrete spørsmål som ønskes besvart av ordfører eller administrasjon må som hovedregel være administrasjonen i hende før møtet, jfr. reglement for kommuenstyret sak K. 25/14. Gjelder det interpellasjoner (prinsipielle spørsmål) , er fristen 4 dager. For grunngitte spørsmål (ikke prinsipielle spørsmål): 4 dager. Saksdokumentene med vedlegg er lagt ut på dropbox slik at de kan lastes ned og leses på I-paden. Dersom det er representanter som ønsker papirversjon av saksdokumentene ber en om at det gis beskjed om dette på tlf. 74 13 82 03 eller til e.postadresse [email protected] Til behandling: Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel Valg av 2 personer til å godkjenne og underskrive møteprotokollen. 42/15 43/15 44/15 45/15 46/15 47/15 15/497 DELEGASJONSSAKER - VEDTAK I FORMANNSKAPET I MEDHOLD AV DELEGERT MYNDIGHET 15/4686 OPPRETTING AV ENGASJEMENTSSTILLING PÅ FLYKTNINGETJENESTEN I SNÅSA KOMMUNE 15/4742 ADMINISTRATIV ORGANISERING AV SNÅSA KOMMUNE. UTREDNING TO-/ TRENIVÅMODELL 15/4914 PARTSSAMMENSATT UTVALG - SAMLET RAPPORT 15/1876 ÅRSMELDING 2014 - SNÅSA ELDRERÅD 15/4447 REGNSKAP OG ÅRSMELDING 2014 48/15 49/15 50/15 51/15 52/15 53/15 54/15 55/15 56/15 15/4070 ENDRING AV SELSKAPSAVTALEN IKA TRØNDELAG 15/4258 BYREGIONPROGRAMMET SØKNAD OM DELTAKELSE I FASE II 15/4252 DELTAKELSE I INNHERREDSPROGRAMMET DEL III 15/1940 PROSJEKT 7531 - HOVEDPLAN VA OG UTREDNING AV GRUNNVANN - BUDSJETTREGULERING 15/4500 RUTINEBESKRIVELSE FOR BYGGELEDER I SNÅSA KOMMUNE 15/3766 LOKALISERING AV VOKSENOPPLÆRINGSTILBUDET I SNÅSA KOMMUNE 15/1262 HANDLINGSPLAN MOT VOLD I NÆRE RELASJONER- 2015-2018 FERDIGBEHANDLING FELLES PLAN FOR KOMMUNENE I INDRE NAMDAL - RØYRVIK, LIERNE, HØYLANDET, GRONG, NAMSSKOGAN OG SNÅSA 15/4922 PROSJEKT KOMMUNALT RUSARBEID KAP 0765 POST 62 TILSKUDD 15/4290 BUDSJETTREGULERING 1. TERTIAL 2015 Eventuelt Snåsa, 18.06.2015 Vigdis Hjulstad Belbo Ordfører Sendt til: Utvalgets medlemmer og første varamedlemmer Indre Namdal Revisjonsdistrikt / kontrollutvalget Etatene Eldres råd Snåsa menighetsråd Ungdommens råd Snåsa Bibliotek Oppslagsstedene Distriktets aviser NRK Steinkjer Arkiv: Arkivsaksnr.: Saksbehandler: Dato: Snåsa kommune 033 15/497-16 Halvard Engstrøm 18.06.2015 Utvalg Møtedato Saksnr.: Snåsa kommunestyre 29.01.2015 1/15 Snåsa kommunestyre 26.02.2015 6/15 Snåsa kommunestyre 26.03.2015 17/15 Snåsa kommunestyre 30.04.2015 28/15 Snåsa kommunestyre 28.05.2015 34/15 Snåsa kommunestyre 25.06.2015 42/15 ___________________________________________________________________________________ DELEGASJONSSAKER - VEDTAK I FORMANNSKAPET I MEDHOLD AV DELEGERT MYNDIGHET Vedlagte dokumenter: 1. Protokoller over saker behandlet av formannskapet i møte 3/6 og 17/6- 15 i.h.t. delegert myndighet. 2. Referatlister fra formannskapsmøte 3/6- og 17/6- 15. Ikke vedlagte dokumenter: Ingen Hjemmel for behandling: Kommunestyrets egenkompetanse. Saksopplysninger: Det vises til vedlagte protokoller og referater. Vurdering: Ingen merknad. Ordførerens forslag til vedtak: Delegasjonssakene tas til etterretning slik de er vedtatt. Side 3 av 99 Arkiv: Arkivsaksnr.: Saksbehandler: Dato: Snåsa kommune 412 F30 15/4686-1 Roger Nilsen Sæthre 09.06.2015 Utvalg Møtedato Saksnr.: Snåsa formannskap 17.06.2015 130/15 Snåsa kommunestyre 25.06.2015 43/15 ___________________________________________________________________________________ OPPRETTING AV ENGASJEMENTSSTILLING PÅ FLYKTNINGETJENESTEN I SNÅSA KOMMUNE Vedlagte dokumenter: Ingen Ikke vedlagte dokumenter: Ingen Hjemmel for behandling: Delegasjonsreglement pkt 4.1.1 Saksopplysninger: Fra høsten 2013 har flyktningetjenesten i Snåsa kommune vært bemannet med flyktningekoordinator i 80 % stilling, samt en assistentressurs i 50 %. Det ble ikke gjort grundige analyser i planleggingen av denne tjenesten i 2013, men kun gjort noen enkle overlegninger ut i fra antatt behov for koordinering og oppfølging. Snåsa kommune hadde på dette tidspunktet ikke vesentlig kjennskap til arbeidsoppgaver og det totale ansvaret som fulgte med en slik tjeneste, men man la til grunn at stillingene var tilstrekkelig også i en oppbygningsfase. Erfaringene fra denne tiden er at tjenesten nok ble overbelastet. Det ble forberedt mottak av flyktninger i noen uker før de ble bosatt. Det har vist seg at det er mange arbeidsoppgaver innenfor tjenesten som skal betjenes for at man skal kunne følge krav og lovpålagte oppgaver. Prosessen var krevende og det ble gjort mye arbeid for å sikre bolig, rutiner, innbo, samarbeidsprosesser med samarbeidene tjenester, økonomiske regimer, planer for integrering og introduksjonsprogram. Når tjenesten etter hvert kom i drift, kom krevende oppfølging av enkeltbrukere; svært tidskonsumerende enkeltsaker i tillegg til alminnelig oppfølging og veiledning av alle nyankomne. I og med at rapporteringer i NIR, kontakt med IMDI og overordnet myndigheter kom i tillegg – og nok ble ekstra krevende fordi en samtidig skulle bygge opp en ny tjeneste – måtte man samtidig lære seg alt fra bunnen av. Oppstarten ble dermed svært krevende, men man kom i gang takket være et begrenset antall flyktninger, ubegrenset pågangsmot, god støtte og hjelp fra andre enheter og egen ad-hoc-gruppe og andre kommuner som bidro med veiledning og annen bistand. Det er nok imidlertid avgjørende å peke på at vi i løpet av ett år, fra des. 2013 til utgangen av 2014, mottok 20 flyktninger etter politisk vedtak, samt en familiegjenforening, noe som ga et hardt arbeidspress i perioden. I løpet av 2015 vil tallet være 30 ordinære flyktninger. I tillegg er det personer ankommet på hjemmel om familiegjenforening. For Snåsa kommune er dette tallet nå 5 personer. Dette innebærer at det totale antallet flyktninger i Snåsa ved årets slutt vil være 35. Side 4 av 99 Sak 43/15 OPPRETTING AV ENGASJEMENTSSTILLING PÅ FLYKTNINGETJENESTEN I SNÅSA KOMMUNE For flyktningetjenesten i Snåsa innebærer dette ganske enkelt at arbeidsoppgavene har blitt for mange og at man ikke engang får gjort det mest nødvendige av oppfølging. Man har i noen måneder «strukket strikken» og fått det til delvis med hjelp av overtid og avhjelping med person på arbeidstrening, men dette er ikke bærekraftig i lengden. Tjenesten har uttrykt for rådmannen at man nå har nådd et absolutt metningspunkt hva arbeidsbelastning angår med eksisterende bemanning. Rådmannen har vurdert dette så vidt virksomhetskritisk at det er gitt aksept for noe akuttinnleie. Vurdering: Hovedutfordringen er at man ikke klarer å gi enkeltbrukerne tilstrekkelig oppfølging/ veiledning. Dette gjelder både i forhold til daglige spørsmål, men også i sterkere og sterkere grad i forhold til introduksjonsprogrammet. Det kan her nevnes at det skal planlegges og gjennomføres 7 uketimer med informasjon i tillegg til alle de andre punktene, og dette er etter rådmannens syn et avgjørende punkt. Dersom vi ikke lykkes med å sikre kvalitet i deltagernes kvalifiseringsløp, vil vi risikere at brukernes sjanser for å komme over i utdanning eller ordinært arbeid på rimelig tid blir betraktelig redusert – og følgelig at brukerne blir avhengig av blant annen kommunal støtte langt ut over introduksjonsprogrammets varighet på 2 (med mulighet for 3) år. Ellers er rådmannen opptatt av de utvetydige signalene fra tjenesten om overbelastning. De to medarbeiderne som nå bemanner tjenesten i deltstillinger har gjort en meget betydelig innsats for å sikre drift og utvikling, men i lengden er oppgavene for store for denne bemanningen. Først og fremst bygger rådmannen disser vurderingene på erfaringene fra vår egen tjeneste i den perioden vi har drevet. Men noe sammenligning er relevant i denne saken. Når det gjelder størrelsen på bemanningen finnes det ingen normkrav annet enn at det skal være tilstrekkelig – og ulike kommuner har ulik bemanning på dette feltet – litt avhengig av hvordan man har organisert tjenesten og hvor «erfaren» man er som kommune. Rådmannen har sett på to kommune vi har hatt en del med å gjøre i oppstartsfasen for å sikre at vi ikke «overbemanner» og at vi har samme tankegrunnlag som andre kommuners tjenester. Grong kommune rapporterer at de pt. har 1,6 stilling i sin tjeneste (mot Snåsas 1,3 stilling) – og de bosetter om lag halvparten av det antallet Snåsa bosetter. Ellers har de fordelene av å ha drevet en slik tjeneste vesentlig lenger enn Snåsa. Videre kan det være formålstjenlig å se noe på Vikna som har politisk vedtak om å bosette 35 personer i løpet av en treårsperiode – og de har p.t. 2 hele stillinger for å gjøre dette, men rapporterer at de er i en prosess med å få til større stillinger. Det kan også nevnes at man i Molde har vedtatt at en flyktningkonsulent og en boveileder, begge i 100%, skal ha 20 deltagere å følge opp. De har rutinene klare etter mange års arbeid. Rådmannen har i drøftinger med flyktningetjenesten kommet fram til at det vil være riktig å anrette for en forsterkning av tjenesten med en 100 % stilling. Stillingen må imidlertid beskrives slik at den kan ivareta hele området flyktningetjensten har ansvaret for – men med fokus på de feltene som nå mangler ivaretakelse. Dette innebærer hovedfokus på introduksjonsprogrammet, men også oppfølging av enkeltbrukere, saksbehandling, veiledning og nødvendig samarbeid med andre tjenester. Side 5 av 99 Sak 43/15 OPPRETTING AV ENGASJEMENTSSTILLING PÅ FLYKTNINGETJENESTEN I SNÅSA KOMMUNE Størrelsen anses å være godt begrunnet ut fra det eksisterende behovet, og synes også å være relativt riktig skalert i forhold til kommuner som Vikna og Grong. På bakgrunn av tjenestens egenart og eksisterende politiske vedtak, legger rådmannen til grunn at stillingen bør utlyses som en engasjementsstilling med 3 års varighet. Kommunens vanskelige økonomiske stilling pt, samt behovet for å rapportere til politisk nivå, gjør at rådmannen ønsker å få denne saken politisk behandlet. Når det gjelder de økonomiske implikasjonene med en slik stilling, er de naturlig nok betydelige i en anstrengt økonomi. En antatt årskostnad på en slik stilling vil være på i underkant 600 000,- (inkl sos.kostn. – dersom man legger til grunn en høyskolekomp). For inneværende år vil dette håndteres budsjettmessig for enheten uten vanskeligheter. I tillegg henger dette noe sammen med tilskudd for 3 familiegjenforente som for 2015 utgjør kr 550 000,- og som ikke lå i opprinnelig budsjett. Halvårseffekten for en slik stilling er om lag 300 000,For de to påfølgende år vil dette måtte budsjetteres på ordinær måte. Det orienteres også om at stillingen p.t. er utlyst med forbehold om politisk godkjenning. Dette er gjort av praktiske hensyn. Det er lagt til grunn en bredt sammensatt oppgaveportefølje – noe som har medført behov for krav om høyskolebakgrunn. Utlysningsteksten er drøftet. Rådmannens forslag til innstilling: 1 2 Flyktningetjensten styrkes med 100 % stilling som programrådgiver/flyktningemedarbeider fom 1. juli 2015. Stillingen utlyses som en 3-årig engasjementsstilling. Behandling/vedtak i Snåsa formannskap den 17.06.2015 sak 130/15 Behandling: Ragnheid Ona- Hauffen ba om å få vurdert sin habilitet som flyktningekonsulent og fratrådte møte. Anders D. Mona tiltrådte møte som varamedlem. Ordfører Vigdis H. Belbo fremmet følgende forslag til vedtak Ragnheid Ona- Hauffen sin habilitet. Ragnheid Ona- Hauffen erklæres inhabil i medhold av forvaltningslovens § 6 2. ledd. Votering habilitet. Ordfører Vigdis H. Belbo sitt habiltetsforslag ble enstemmig vedtatt. Rolf Bratland fremmet følgende endringsforslag til pkt. 1. 1 Flyktningetjensten styrkes med 80 % stilling som programrådgiver / flyktningemedarbeider fom 1. juli 2015. Votering. Ved alternativ votering mellom rådmannens forslag til innstilling pkt. 1 og Rolf Bratland sitt endringsforslag ble Rolf Bratland sitt endringsforslag vedtatt med 4 stemmer mot 1 stemme som innstilling for kommunestyre. Pkt. 2 i rådmannens forslag til innstilling ble enstemmig vedtatt som innstilling for kommunestyre. Side 6 av 99 Sak 43/15 OPPRETTING AV ENGASJEMENTSSTILLING PÅ FLYKTNINGETJENESTEN I SNÅSA KOMMUNE Snåsa formannskaps innstilling: 1 2 Flyktningetjensten styrkes med 80 % stilling som programrådgiver / flyktningemedarbeider fom 1. juli 2015. Stillingen utlyses som en 3-årig engasjementsstilling. Resultatet av formannskapets behandling framlegges med dette til behandling i kommunestyre. Side 7 av 99 Arkiv: Arkivsaksnr.: Saksbehandler: Dato: Snåsa kommune 030 15/4742-1 Roger Nilsen Sæthre 10.06.2015 Utvalg Møtedato Saksnr.: Snåsa administrasjonsutvalg 19.06.2015 1/15 Snåsa formannskap 19.06.2015 149/15 Snåsa kommunestyre 25.06.2015 44/15 ___________________________________________________________________________________ ADMINISTRATIV ORGANISERING AV SNÅSA KOMMUNE. UTREDNING TO-/ TRENIVÅMODELL Vedlagte dokumenter: 1. Notat med konklusjon – om framtidig utviklingsarbeid i Snåsa kommune 2. Agenda Kaupang «Erfaringer med flat struktur» 2010 3. Oppsummering «SWOT-analyser» lederforum 26/5-15 Ikke vedlagte dokumenter: Sak f-skap; (194/12) Oppstart av prosess for utredning av utviklingsenhet i Snåsa kommune Sak f-skap; (35/15) Eventuell utredning mot ny administrativ organisering av Snåsa kommune Hjemmel for behandling: Delegasjonsreglementet pkt 4.1.1 Saksopplysninger: Det formelle utgangspunktet for denne saken finnes i vedtak (35/15) fra formannskapet av 17/2-15 der det ble fattet følgende enstemmige vedtak: 1. Det igangsettes et utredningsarbeid med sikte på en mer hensiktsmessig organisasjonsmodell for Snåsa kommunes administrasjon. Målet med den nye modellen må være forbedring på kvalitet, ledelse og struktur. 2. Rådmannen bes om å legge fram en sak med forslag til ny modell og tilhørende framdriftsplan til formannskapet til primo juni 2015. Behovet for en gjennomgang er imidlertid bredt – og også forankret i kommunestyret og hos administrasjonen ut fra et ønske om forbedring, og det faktum at dagens organisering er 12 år gammel. Noe som i seg selv tilsier at det er på tide med en gjennomgang med tanke på at kommunens oppgaver og driftsforutsetninger endrer seg raskt. Det er også et viktig poeng at man nå etter 12 år begynner å få et relativt godt erfaringsgrunnlag for å kunne si noe om hva som er hensiktsmessig. Forutsetninger Det helt tydelige og overordnede politiske styringssignalet i denne saken er at den administrative organiseringen skal være hensiktsmessig og at den skal sikre god styring av kommunen. I sak 35/15 gir rådmannen en foreløpig vurdering av status – og formannskapet følger opp med å be om en utredning på en modell som skal være mer hensiktsmessig, og vektlegge kvalitet, ledelse og struktur. Side 8 av 99 Sak 44/15 ADMINISTRATIV ORGANISERING AV SNÅSA KOMMUNE. UTREDNING TO-/ TRENIVÅMODELL Hvordan dette skal konkretiseres kan være gjenstand for noe skjønn, men rådmannen legger til grunn at det er nødvendig med en analyse og vurdering både av to-nivå / tre-nivåorganisering, og på antall og sammensetning av enheter i organisasjonen. Noen av disse vurderingene er allerede gjort, men det er hensiktsmessig å samle dette i én framstilling nå, og se organiseringen under ett. En annen viktig forutsetning som rådmannen finner å måtte ta betydelig hensyn til i dagens situasjon – er de økonomiske rammebetingelsene. Slik som kommuneøkonomien lar seg beskrive for øyeblikket og i oversiktlig framtid, er det ikke ønskelig å beregne vesentlige merkostnader ved en eventuell omorganisering. Selv om man nok vil anta at en eventuell oppskalering av en kommuneorganisasjon fra en tonivåmodell til en trenivåmodell også vil innebære en oppskalering av ressursbruk og antall medarbeidere, så mener rådmannen det er viktig at man tenker ressurser og begrensning i dagens økonomiske situasjon. Utgangspunktet vil på dette grunnlaget altså måtte være at den nye organisasjonsløsningen kan iverksettes om lag innenfor de rammene administrasjonen drives i dag. Noen stillingsmessige og ressursmessige justeringer vil måtte gjennomføre pga av at enkeltpersoner vil kunne få endrede ansvars- og oppgaveporteføljer, men totalt sett legger rådmannen til grunn at eventuelle endringer vil måtte gjøres uten vesentlig økninger av stillingene brukt i adm. og ledelse. Rådmannen vil komme tilbake til dette under overskriften ressurser. Kommunal organisering Helt generelt kan man si at det har vært en viss grad av frihet hos kommunene på hvordan man organiserer seg selv administrativt. Tendensen har fra begynnelsen av 1990 tallet og fram til rundt 2010 vært entydig på en flatere struktur i betydningen at man har gått fra en trenivå-modell til en tonivåmodell. Dette har sammenheng med flere forhold, men det er blant annet motivert av sterke krefter i organisasjonsutviklingstenkningen knyttet til det såkalt «New public management» -konseptet der det sentrale er kunde-/brukerfokus, resultatrettet ledelse med flat struktur og med utstrakt delegering fra rådmannen. Dessuten ble kommuneloven endret i 1992 slik at kommunene fikk enda friere rammer for organisering av egen virksomhet. I følge KS’ rapport om «erfaringer med flat struktur» (Agenda Kaupang) som kom i 2010, skjøt denne utviklingen virkelig fart rundt år 2000, og i 2009/2010 beskrives en flatstrukturert organisasjonsmodell den helt dominerende organisasjonsmodellen for norske kommuner. Dette hadde altså nærmest blitt den standardiserte organiseringen i norske kommuner og organisasjonsforskere blir i overnevnte rapport sitert på at dette rundt 2010, var i ferd med å bli den en standard organiseringsform i de fleste kommuner. Undersøkelser i overnevnte rapport viser at i 2010 hadde to av tre kommuner delegert alle driftsfullmaktene direkte til rektor, altså utenom en skolesjef, og var altså representanter for en to-nivåmodell. Side 9 av 99 Sak 44/15 ADMINISTRATIV ORGANISERING AV SNÅSA KOMMUNE. UTREDNING TO-/ TRENIVÅMODELL Hovedbegrunnelsen var at dette skulle gi en tydeligere rolle – og ansvarsfordeling, et ønske om innsparinger og bedre ressursfordeling samt økt fokus på brukerorientering og brukermedvirkning (Hovik og Stigen 2007). Fra rundt 2010 har det imidlertid skjedd en endring igjen og flere og flere kommuner går tilbake til organisasjonsformer som i en eller annen form innebærer at rådmannen bli avlastet med overordnet ansvar for fag eller sektorer i kommunal drift. Dette gjelder både små og store kommuner – og ofte med egne løsninger i de forskjellige kommunene. Enkelte kommuner har også valgt en organisering som er en blanding av to – og trenivåmodellorganisering (Agenda Kaupang 2010), for deler av kommuneorganisasjonen. Agenda Kaupang konkluderer også i sin rapport med at de legger til grunn at det er mer effektivt å ansette sektorledere enn rådgivere/stabsfolk i de samme tjenestene (s.51). Dette fordi effekten av administrativt ansatte er størst når personene har egne fullmakter. Dette gjelder også for arbeid med sektorplanlegging, kvalitetsutvikling og saksbehandling for politikerne. I denne rapporten pekes det på markerte eksempler fra kommuner som har relativt mange kommunalsjefer, effektiv styring og samtidig en svært lav andel administrative ansatte Det er lite empiri på at det er markerte og utvetydige sammenhenger mellom kvalitet på tjenestene og organisering av kommunene. En studie av Sissel Hovik og Inger Marie Stigen fra 2007 («Kommunal omorganisering og nye styringstiltak til ingen nytte?»), konkluderer nettopp med dette. Studien finner imidlertid signifikant bedring på økonomistyring i kommuner med to-nivåmodeller Man kan altså ikke trekke noen entydige konklusjoner på hva som gir best effekt eller er å foretrekke som kommunal organisasjonsform, men konstatere at forskjellige kommuner løser dette forskjellig, og at det i de senere år har blitt en tydelig tendens i retning av at kommunenorge organiserer seg i en flat struktur/ to-nivåmodell. Snåsa kommune – flat struktur med 12 enhetsledere Snåsa kommune er altså for tiden organisert som hoveddelen av kommunene i Norge, med en flat struktur, utstrakt delegering og 12 enhetsledere (Plan og økonomi, Teknisk, Skole, Barnehage, Kultur, Landbruk, Samisk enhet, Samisk språk og kultur, Organisasjon og personal, Sykeheim, Familiesentralen og Hjemmebaserte tjenester) som alle rapporterer i linje til rådmannen. Status p.t. er som beskrevet at 12 enhetsledere rapporterer direkte til rådmannen. I tillegg rapporterer næringssjefen direkte til rådmannen, samt Flyktningetjenesten og Voksenopplæringen. Som stab/støtte har rådmannen en ass.rådmann, to fagrådgivere (Oppvekst – 100 % - og Helse – 35 %) samt en politisk sekretær til disposisjon og en IKT-medarbeider. Formelt og i prinsippet rapporterer også disse rollene direkte til rådmannen. NAV og kirken kommer i tillegg. De har riktignok ikke samme fulle tilknytning til den kommunale organisasjonen, men de forholder seg også aktivt til administrasjonslederen gjennom rapportering, deltakelse i jevnlige ledermøter og annen, mer tilfeldig, kontakt knyttet til enkeltsaker. Snåsa kommune – litt historikk Side 10 av 99 Sak 44/15 ADMINISTRATIV ORGANISERING AV SNÅSA KOMMUNE. UTREDNING TO-/ TRENIVÅMODELL Snåsa kommunes administrasjon og driftsapparat er i dag altså organisert som de fleste av norske kommuner. Dette ble gjort etter grundige og brede prosesser helt på begynnelsen av 2000-tallet. Det ble gjennomført løpende evaluering av den nye organisasjons-modellen i løpet av etterfølgende år i form av saker til kommunestyret. Det ble også levert en utredning kalt «Fremtidskommunen» som i hovedkonklusjonen foreslo å gå i retning av en flatere struktur – og enklere ledelsesmodeller med kun to nivå i kommunal organisering. Det ble også på dette tidspunktet gjort utredningsarbeid i Indre Namdal som trakk i samme retning (bl.a. OTIN – Offentlige Tjenester i Indre Namdal) og på nasjonalt nivå var det på dette tidspunktet en markert kraft mot enklere og kortere tjenesteveger i offentlig forvaltning. Det har med andre ord ikke vært gjort større endringer i organisasjonsstrukturen siden begynnelsen på 2000 tallet. Antall enheter og sammensetning er også stor sett lik den som var i begynnelsen på 2000tallet med justeringer for antall enheter og noe innen enheter. Den ble noe justert i oppfølgingen av vedtaket om at Snåsa ble forvaltningskommune for sørsamisk språk og kultur, i samband med nedlegging av Breide oppvekstsenter og Vinje skole og opprettingen av Snåsa skole som 1-10-skole. Tjenestetilbudet har imidlertid endret seg til dels betydelig uten at det foreløpig er tatt vesentlig hensyn til i den rent administrative organiseringen. Nye oppgaver er lagt til løpende, og det er organisert frem ressurser i form av endrede prioriteringer av oppgaver for enkeltansatte, dels supplert med prosjektfinansiering. Stadig mer bruk av IK-teknologi har også endret arbeidsmåten på stadig flere områder, og en kan stille spørsmål ved om dette først og fremst har gitt avkastning for innbyggerne, for «staten» (som for eksempel rapportmottaker) eller kommunens ressursbruk. Svaret her er trolig sammensatt. Spørsmålet om organisering og endring av organisasjonsmodell og struktur på enheter har imidlertid vært diskutert flere ganger i de siste årene – både administrativt og politisk. Det var blant annet betydningsfull sak oppe til politisk behandling i oktober 2012 (194/12). Her ble det fattet vedtak om oppstart av en utredning av en egen utviklingsenhet i Snåsa kommune. Bakgrunnen var noe sammensatt, men det var et initiativ knyttet til ønske om samordning, fokus på utviklingsarbeid og en felles innsats mot å gjøre Snåsa kommune til en mer attraktiv kommune for befolkning og næringsliv. Som en følge av denne saken ble det igangsatt og levert en (noe begrenset) utredningsrapport på dette av SINTEF Arnt-Ivar Kverndal i 2013. Arbeidet ble en periode noe vanskelig å videreføre i samband med kommunestyrets vedtak om samlokalisering av Landbruk og Snåsa kunnskapshage AS. Nå er nok forutsetningene for disse vurderingene og arbeidsinnsatsen noe annerledes enn for to år siden, men konklusjonen og vurderingene som ble gjort er fortsatt av vesentlig interesse. Kort oppsummert kan man si at det har skjedd svært mye med kommunal organisering siden det kommunale selvstyret ble innført med formannskapslovene i 1837- og fram til i dag. Poenget er at organiseringen hele tiden har måttet møte nye oppgaver, krav til ledelse og omstilling. Det vil derfor være korrekt å si at dette er et dynamisk felt som krever jevnlig vurdering og revisjon. For Snåsa kommune har det de siste årene kommet nye tjenester og enheter – og vi har hatt noe avgang. I tillegg har vi endret samarbeidsretning og er inne i nye prosesser når det gjelder tjenester som kan løses med interkommunalt samarbeid. Det kan her trekkes frem at måten vi kan løse slike samarbeidsoppgaver på i noen grad kan skje ved bruk av ny teknologi. Status Side 11 av 99 Sak 44/15 ADMINISTRATIV ORGANISERING AV SNÅSA KOMMUNE. UTREDNING TO-/ TRENIVÅMODELL For å kunne gi et begrunnet svar på kommunestyrets spørsmål om hva som er hensiktsmessig organisasjonsmodell, vil det være tjenlig med en enkel gjennomgang av enhetenes utfordring og status slik de framstår for tiden. Plan og økonomi: Dette er en enhet som har gjennomgått store forandringer i de siste årene. Fra å være en relativt stor enhet med kommunekassen som et vesentlig element har sistnevnte avdeling kun en økonomisjef med endrede oppgaver. Overordnet plan-ansvar har gjennom en tid blitt håndtert av ass.rådmann. Men større overordnet planressurs er pt et savn i organisasjonen. Dette fordi planarbeid – som er og bør være en vesentlig del av en kommunes virksomhet – ofte blir nedprioritert i en travel hverdag med akutte driftsoppgaver. Snåsa kommune har pr i dag en betydelig del utdaterte planer og et akkumulert behov for gjennomgang, revisjon og oppdatering av planverk. Dette er også beskrevet i vedtatt planstrategi fra 2014. Ellers må det tas med i vurderingen at denne enheten allerede er besluttet omorganisert ved at den skal inngå i en ny enhet sammen med personal og organisasjon. Den formelle gjennomføringen av sammensmeltingen mellom enhetene «plan og økonomi» og «personal og organisasjon» har vært noe utsatt i påvente av denne aktuelle saken. Rådmannen legger imidlertid til grunn at dersom det vedtas en ny administrativ organisering nå, så er det selvsagt at dette grepet tas i samme runde. Dersom det ikke blir vedtatt ny organisering, vil allikevel disse to enhetene uansett bli gjort til én enhet. Personal og organisasjon Denne enheten er som sagt allerede besluttet omorganisert med plan og økonomi. P.t mangler imidlertid en del formell prosess og drøfting. Viser ellers til de overlegninger som ble gjort ovenfor. Teknisk: Dette er en enhet som leverer tjenester som er utsatt for stor oppmerksomhet av omdømmeavgjørende interesse hos innbyggerne og andre. Rådmannen ser at en styrking av denne enheten er nødvendig for å ivareta økte krav og forventninger framover. Utfordringer på økonomi- og driftssiden understreker også behovet for en styrking av styringsstrukturer for enheten. Stor belastning på enheten og fornyet krav om økt kvalitetsfokus kan medføre at omorganisering vil kunne ha positive følger for Teknisk – f.eks. ved at den strategiske ressursen blir styrket. Teknisk har flere ganger tidligere vært gjenstand for drøfting og debatt med sikte på endring av organisasjonsform. I 2013 ble det som tidligere nevnt utført en begrenset utredning der man ønsket å se på organiseringen av Snåsa kommunes innsats på det kommunale utviklingsarbeidet. Innledningen til dette var sammensatt – og med et vesentlig innslag av initiativ fra næringssiden i kommunen. Men hovedtanken var at man ønsket å styrke både tjenester og utviklingskraft i en samorganisert og samlokalisert enhet bestående av næringskontor, enhet for kultur og teknisk enhet (hele eller deler). Selv om en del av forutsetningene til dette arbeidet nå er endret – er fortsatt mulighetene for å ta ut synergier stort på dette området – og dette bør etter rådmannen vurdering, fortsatt legges til grunn. Dette forutsetter imidlertid – som det også har kommet innspill på – at tjenestene kan samlokaliseres. Side 12 av 99 Sak 44/15 ADMINISTRATIV ORGANISERING AV SNÅSA KOMMUNE. UTREDNING TO-/ TRENIVÅMODELL Når det gjelder Teknisk enhet må det nevnes at det også har foregått et parallelt løp med en utredning av samarbeid om tekniske tjenester i Inntrøndelagskommunene. Denne saken er ferdig utredet og behandlet i samarbeidets administrative styringsgruppe, men foreløpig stilt i bero for realitetsbehandling. Denne behandlingen vil selvsagt kunne ha en betydning for hvordan vi organiserer våre tekniske tjenester, men det er ingenting som i dag tyder på en rask avklaring på dette området. Samlet sett mener rådmannen at det vil kunne være en mulighet for en gevinstrealisering med å omorganisere teknisk enhet inn i en samlet utviklingsenhet med en leder. Skole/SFO: Dette er en enhet som har gjennomgått svært store endringer i de siste årene og der kvalitetskrav og utvikling stadig endrer seg. Tilbakemeldingene både fra enhetsleder og rådgiver oppvekst er at organiseringen slik den er i dag ikke er optimal. Enhetsleder uttaler at skolen trenger markert overordnet kommuneledelse på oppvekstområdet – og rådgiver oppvekst framholder at en rådgiver i stab ikke har den formelle administrative rollen som kan være nødvendig i enkelte situasjoner. Dette er altså et av feltene der det blir markert at rådmannsrollen i Snåsa kommune er overbelastet i tonivåmodellen. Prinsippet om at alle enhetsledere rapporterer direkte til rådmannen – kan tidvis medføre at rådmannen får vesentlige tidsmessige problemer med å følge opp. Dette har nok til en viss grad blitt tydelig på oppvekstområdet. For selv om det er bestykket med en rådgiver – er det pr. definisjon kun er stabsstilling og vil følgelig ikke alltid ha nødvendig myndighet til å løse utfordringer eller følge opp ledelse i tilstrekkelig grad. Barnehage I Snåsa kommune har vi i utgangpunktet en enhetsleder for barnehagene ved at Styrer ved Vinjebakken har en delt ressurs som benyttes til å utføre oppgaver som enhetsleder. I tillegg har vi Suaja – den samiske barnehagen – som er en kommunal barnehage som er organisert under Samisk enhet. Det har vært drøftet om denne rent organisatorisk (fagadministrativt) kunne ha vært knyttet opp mot Snåsa barnehage, men en har foreløpig valgt å beholde dagens løsning. Enhetsleder gir tilbakemelding på at det tidvis kan være noe knapphet på tid for å få gjort alle utviklingsoppgaver, men etter rådmannens skjønn later det til drift, utvikling og kvalitetsarbeid fungerer hensiktsmessig i et samspill mellom enhetsleder og rådgiver. Enhetsleder barnehage rapporterer i dag direkte til rådmannen – men har støtte fra en rådgiver. Rådmannen vurderer at det ville gitt barnehagen mer strategisk støtte – og mer tilgjengelighet til overordnet ledelse - dersom enheten ble organisert under en kommunalsjef/fagsjef. Samisk enhet Denne enheten er viktig av flere grunner – og er med på å danne en del av den viktige Snåsa-identiteten. Enheten har skole og barnehage, samt internat som hovedinnhold. Enheten har sammen med Enhet for samisk språk og kultur, regional og nasjonal betydning i markedsføringen av Snåsa som «hovedstad» for sørsamiske institusjoner. Side 13 av 99 Sak 44/15 ADMINISTRATIV ORGANISERING AV SNÅSA KOMMUNE. UTREDNING TO-/ TRENIVÅMODELL Enhet for sørsamisk språk og kultur Inneholder Gïelem Nastedh i tillegg til kurs – og aktivitetsledelse. En meget viktig del av kommunens innsats som forvaltningskommune, og også en vesentlig samspillpartner for øvrige kommunale enheter for å synliggjøre og levendegjøre samisk språk og kultur. Familiesentalen Etter rådmannens skjønn har denne enheten vært markert underdimensjonert på ledelsessiden. Dette gjelder sannsynligvis både i forhold til stilling og organisering. For tiden er enhetslederrollen utført i en 35 % stilling. Kommunestyret vedtok imidlertid i sitt budsjettvedtak høsten 2014 å styrke administrativ ressurs. Dette er foreløpig stilt i bero i påvente av avklaring av denne saken. Dette er en enhet med bred sammensetning i fagmiljø, store pågående utviklingsprosjekt og med en svært sammensatt oppgaveportefølje. Sykeheimen og Hjemmetjenesten Både for sykeheimen og hjemmetjenesten er det – etter behandling i partssammensatt utvalg – allerede planlagt betydelig omstrukturering både på fysiske plassering og organisering. Arbeidet med å utvikle et nytt organisasjonskart for den sammenslåtte enheten er nå ferdig – og implementeringen er i gang. Etter at man har fått klarhet i ressursene på mannskapssiden er det også besluttet at man skal gå i gang med å rekruttere ny leder for den nye enheten. Det er på det rene at utviklingen dette fagfeltet – og oppfølgingen av politiske vedtak - blir en viktig og prioritert oppgave framover. Rådmannen anser at denne enheten også ville kunne ha klare fordeler av en fagsjef/ kommunalsjef fordi det ville gi tilgang på overordnet ledelse mer regelmessig og planlagt enn i dag. Landbruk Etter rådmannens vurdering har Snåsa kommune i dag en landbruksforvaltning med funksjonell ledelse og tilpasset saksbehandlerkompetanse. I utredningsarbeidet som er gjort i inntrøndelagssamarbeidet om mulige nye samarbeidsløsninger, har administrativ styringsgruppe (ASG) lagt ved en note som inneholder en beskrivelse av en felles oppfatning i ASG om at Snåsa kommune vil kunne påta seg å huse en eventuell felles landbruksforvaltning for samarbeidskommunene. Dette arbeidet er også satt noe i bero – og rådmannens begrunnede oppfatning er at dette ikke vil finne en endelig løsning før det har gått en tid. Flere ansatte har ellers gitt uttrykk for at det kan være vanskelig å starte nye, store samarbeidsprosjekt på dette tidspunktet før man har fått flere avklaringer på hvor de enkelte kommunene står mht kommunereformen, og før en vet hva en kan oppnå med interkommunalt samarbeid. Kultur I tidsrommet før 2003 var kultur organisert i en etat med næring. Kultur har etter hvert blitt en enhet med sammensatte og krevende oppgaver. Rådmannen har i denne sammenhengen som nevnt på nytt tatt fram vurderinger som ble gjort i 2013 som handler om mulighetene for en sammenslåing av enhetene kultur, teknisk, landbruk og næringskontoret. Selv om det nok for noen kan oppleves som en nedskalering av innsatsen på kulturområdet – mener rådmannen at den nye enheten samlet sett – med en integrert kulturdel – vil kunne styrke Side 14 av 99 Sak 44/15 ADMINISTRATIV ORGANISERING AV SNÅSA KOMMUNE. UTREDNING TO-/ TRENIVÅMODELL utviklingssatsningen samtidig som hver enkelts fag blir godt forvaltet – og hovedintensjonene til omorganiseringen blir ivaretatt. Rådmannen mener derfor at kultur kan og bør kunne inngå i en ny utviklingsenhet, og at det samlet sett kan gi en bedre løsning enn i dag. Annen tjenesteproduksjon / andre stillinger: I tillegg til de beskrevne enhetene, finnes det flere tjenester uten formelle enhetsledere, men som har ansvarlige som rapporterer til rådmannen. Flyktningtjenesten er en relativt ny tjeneste som fortsatt er under oppbygging. For tiden er det flyktningkonsulenten som har ansvaret for driften av området med støtte fra stab. For denne tjenesten er det et reelt behov for å finne en formell og mer hensiktsmessig organisering. Dette gjelder særlig i forhold til ledelse. Dette er et svært krevende fagfelt med driftsoppgaver som tar svært mye tid. Flyktningkonsulenten uttaler at det ikke er tid til mye strategisk utvikling – og fram til nå er lederoppgaver løst ad.hoc og med bistand fra forskjellige hold. Flyktningetjenesten er i tydelig vekst. Dette er forventet og i pakt med politiske vedtak, men vi har ennå ikke rukket å etablere en robust og hensiktsmessig tjeneste for å kunne ivareta de eksisterende, løpende behov. Rådmannen legger til grunn – etter vurdering og innkomne innspill – at dette området er så vidt stort, og så vidt kompetanse- og utviklingskrevende at det bør vurderes å opprette en ny enhet. I denne sammenhengen er det naturlig å nevne at voksenopplæringen også er vekst dels i sammenheng med utviklingen av flyktningetjenesten. Organiseringen av voksenopplæringen er under vurdering blant annet med tanke på lokalisering, men en har ikke tilstrekkelig grunnlag for varige beslutninger før saken er utredet tilstrekkelig også på kostnadssida. Dette er for tiden en egen tjeneste med tre ansatte som har vokst betydelig det siste året. Tjenesten ledes for tiden av rådgiver oppvekst etter egen avtale. Men det er utredet behov for ressurs og formell tilknytning for denne tjenesten – og behovet for ledelse og strategisk utvikling er også her merkbart. Rådmannen mener – med utgangspunkt i den gitte beskrivelse – at det er riktig å opprette en ny samlet enhet bestående av både flyktningetjenesten og voksenopplæringen. Det vil sikre enhetlig ledelse og organisatorisk tilknytning på en måte som vil kunne bedre driftsforutsetningene for tjenestene. Næringsområdet ivaretas i Snåsa kommune med egen næringssjef. Rådmannen anser at oppgaver og forvaltning på dette feltet er velfungerende i den eksisterende organisasjonsformen der næringssjefen rapporterer direkte til rådmannen. Dette utelukker imidlertid ikke at næring kunne vært organisert inn i en delt enhet med mer samlede lederressurser. Som tidligere nevnt vil en opprettelse av en ny utviklingsenhet også styrke næringsområdet, ved at man setter fokus på felles innsats, strategiutvikling, ressursinnsats med felles ledelse og styring. Politisk sekretær er også en stabsfunksjon uten tilhørighet i definert enhet, det samme gjelder IKTmedarbeideren. Disse er plassert i stab – direkte underlagt rådmannen. Det er funksjonelt, men sannsynligvis formelt svakt hvis man tenker på lederoppfølging. En vurdering av eventuell plassering i en enhet for denne rollen kan være riktig. Rådmannen mener at disse formelt bør legges til en enhet – Side 15 av 99 Sak 44/15 ADMINISTRATIV ORGANISERING AV SNÅSA KOMMUNE. UTREDNING TO-/ TRENIVÅMODELL og det bør være den allerede vedtatte sentraladministrative enheten bestående av «plan og økonomi» og «personal og organisasjon». Funksjonen ass. rådmann er utviklet gjennom tid i Snåsa kommune ut fra behov og forutsetninger som har vært gjeldene opp igjennom årene. Nå er rollen en stedfortrederfunksjon der rådmannen fordeler oppgaver etter nærmere vurdering – samt at det er tillagt en del særlige ansvarspunkter til rollen som innkjøp, overordnet plan, beredskap, utredningsarbeid og utviklingsprosjekt mv. Etter rådmannens vurdering er også denne rollen moden for en revurdering i pakt med behovet for en eventuell ny administrativ organisering. Vurdering: Flere kommuner har gjennomført utredninger og lagt fram saker på sin egen organisering de senere årene. Levanger kommune behandlet en sak på dette i slutten av 2013 (sak 59/13), og rådmannen la i den saken inn en enkel oversikt over fordeler og ulemper ved de forskjellige organisasjonsformene. , Fra rådmannen i Levangers saksframlegg (59/13) Økonomi og rammer Infrastukturelle endringer: Ansvar – og funksjoner mv Hva vil behovet være for infrastrukturelle endringer på fag- og økonomisystem som er i bruk? I hovedsak ingen. De fleste systemer vi bruker er lett konfigurerbare system som vi selv kan sette opp og endre i pakt med vårt behov. Det er imidlertid ett unntak; økonomisystemet. Her er vi som kjent i et operativt samarbeid med Innherred regnskap og lønn, og bruker de systemer og prosesser som er i bruk der. Dette gjelder også kontoplan og budsjett- og regnskapsoppsett. Dette er fortiden bygd opp med utgangspunkt i dagens organisasjonsmodell i Snåsa. I korte trekk betyr dette at budsjett og regnskapsføring er knyttet til såkalte «ansvar» som igjen (stort sett) tilsvarer det vi betrakter som en driftsenhet i vår organisasjon. Denne strukturen vil måtte endres dersom man velger en ny modell som innebærer endrede interne Side 16 av 99 Sak 44/15 ADMINISTRATIV ORGANISERING AV SNÅSA KOMMUNE. UTREDNING TO-/ TRENIVÅMODELL rutiner på økonomioppfølging – noe som er en naturlig følge av en eventuell endring fra to-nivåmodell til en trenivåmodell. Uten at dette skal tillegges vesentlig vekt kan det bemerkes at slike «tilpassinger» erfaringsmessig krever tid og ressurser både fra arkivtjenesten og berørte enheter. Presentasjon av trenivåmodell Figur: Forslag til trenivåmodell for Snåsa kommune Hva som vil kunne være en hensiktsmessig og «riktig» organisering i en forsterket administrasjon – og med sikte på å ivareta de hensynene som er beskrevet – er naturligvis en stor utfordring å finne et presist svar på. Det rådmannen har gjort i denne saken er at det gjennom interne drøftinger og vurderinger er utarbeidet en skisse med det mål for øye å ivareta de krav og forutsetninger som er satt. Deretter er skissen utsatt for en SWOT-analyse fra et utvidet lederforum (med tillitsvalgte og hovedverneombud). Deretter ble enhetslederne (med innspill fra sine enheter) invitert til å komme med alle typer innspill – både av praktisk og teoretisk art i en egen skriftlig runde.Etter denne behandlingen sitter rådmannen igjen med et bearbeidet forslag som gjengis ovenfor. Forslaget kjennetegnes først og fremst ved at det har et nytt nivå med to nye ledere. I skissen heter disse fagsjefer, men rådmannen mener at det er mer riktig å kalle disse rollene kommunalsjefer. Dette mest fordi begrepet Fagsjef ikke er spesielt presist – og det antyder en stor grad av ensartethet i porteføljen, noe som ikke er helt gjennomførbart. Dette nivået vil altså ligge i linjen og ha rådmannens overordnede fullmakter på drift og økonomi – helt i pakt med det man tidligere benevnte som «etatssjefer». Kommunalsjefene har delt portefølje i en sektor og fagmessig fordeling i henhold til underliggende enheter. I nivået for enheter finner man i det nye forslaget 10 enheter – noe som er en reduksjon fra dagens antall på 12. Det er både færre enheter – og nye. Helt til venstre i figuren finner vi den første nye enheten – Voksenopplæring og flyktningetjenesten. Det er foreslått opprettet en ny enhet på dette området fordi det er et tjenesteområde med stor, økende og markert aktivitet med stor betydning for Snåsa kommune. I andre kommuner er det forsøkt å legge denne tjenesten under grunnskole med svært varierende resultat. Det er heller ikke noe ønske hverken fra flyktningetjenesten, voksenopplæring eller grunnskole i Snåsa. Når man likevel må en koordinerende og operativ leder – vil dannelsen av en ny enhet la seg forsvare. En av de helt markerte behovene som er meldt inn i denne sammenhengen er behovet for en løpende tilstedeværende ledelse med tilstrekkelige ressurser. Det er ingen vesentlige endringer for enhetene Snåsa skole, Snåsa barnehage, Samisk enhet, Enhet for sørsamisk språk og kultur og NAV. Side 17 av 99 Sak 44/15 ADMINISTRATIV ORGANISERING AV SNÅSA KOMMUNE. UTREDNING TO-/ TRENIVÅMODELL Videre ser vi av figuren at rådmannen fortsatt har én enhet – riktignok mot 12 tidligere, men denne enheten er en ny konstruksjon og en vesentlig enhet. Her er det benyttet vurderinger og tanker som allerede er gjort i Snåsa kommune og som innbefatter at enhetene teknisk, Kultur, landbruk samt næringskontor samorganiseres (og samlokaliseres). I tillegg, som det vil framgå av kapitlet under, så er denne enheten styrket med en planressurs i 50 stilling. Dette er og har vært et vesentlig behov i lang tid i Snåsa kommune. I og med at man nå endrer ledelsesstrukturen på denne enheten er det i vurderingen lagt til grunn endringer i ledelsesressursene. Ellers inngår næringsansvarlige i denne enheten med om lag samme ansvarsområde, men med i en stammere organisasjon. Rådmannen vil altså fortsatt få noe operativt lederansvar, men i denne modellen må rådmannen kun forholde seg til kommunalsjefene og én enhetsleder i organisasjonskartets linje. På høyre side i figuren er den andre kommunalsjefen beskrevet med noe mindre portefølje i rollen. Dette har bidratt til at rådmannen også har vurdert at den kan utføres – i hvert fall innledningsvis – med noe redusert stilling. Denne har den nyorganiserte PLO-enheten under seg. Dette er en enhet som allerede er i en prosess med omorganisering,og der nødvendige vedtak og føringer allerede er lagt. Familiesentralen er også en viktig enhet her – men uten de markerte endringene i en ny modell. Ressurser Hensynet til økonomi er som nevnt tidligere alltid viktig i kommunal drift og utvikling. Det er imidlertid ingen tvil om at dette hensynet er spesielt viktig slik man kjenner de økonomiske forutsetningene for Snåsa kommune i dag og framover. Det lar seg imidlertid vanskelig gjøre å oppskalere driftsorganisasjonen med et nytt nivå, hensynta behov for å frigjøre mer tid til strategisk arbeid for rådmannen, besørge at helt nødvendige driftsoppgaver får dedikert ressurs og sikre nødvendig kvalitet og ledelse, uten en viss økning. En skal også være oppmerksom på at de ressurser som rådmannen normalt støtter seg på i slike prosesser – ass. rådmann og personalsjef – selv berøres i sterk grad av forslagene. Dette kan medføre behov for frigjøring eller innhenting av andre ressurser for gjennomføring av prosessene. Dette er så langt ikke vurdert grundig nok. Det er foretatt en tentativ utredning/vurdering som kan indikere de nødvendige stillingsressursene som vil kunne være nødvendig for å bemanne administrasjonen i de forskjellige modellene. I denne vurderingen er det laget et konkret oppsett med begrunnede anslag og med en gjennomgang av det som rådmannen vurderer som en minimumsbemanning av ledelsesressurs knyttet til eksisterende og eventuell ny organisasjonsmodell, samt overordnet støttefunksjoner – herunder planressurs. I og med at denne vurderingen berører enkeltstillinger, og foreløpig ikke er drøftet eller forankret i organisasjonen, velger rådmannen å kun angi hovedkonklusjonen. Hovedkonklusjonen fra denne oversikten – som bygger på konkrete vurderinger av arbeidsoppgaver – er at en trenivåmodell bygd opp i henhold til rådmannens forslag vil kunne gjennomføres med en tilførsel av 80 % stilling (i forhold til dagens organisering). Dette innebærer vesentlige endringer i flere av enhetenes ledelsesressurser, opprettelse av nye og endringer i eksisterende oppgaveporteføljer for enkeltmedarbeidere. Det videre lagt opp til å dedikere 50 % stilling til overordnet planarbeid i denne skissen. Side 18 av 99 Sak 44/15 ADMINISTRATIV ORGANISERING AV SNÅSA KOMMUNE. UTREDNING TO-/ TRENIVÅMODELL Uten at vi har kommet langt i detaljeringen, er det allerede nå grunnlag for å kunne si at enkelte vil kunne få så vidt store endringer i sin arbeidsavtale at det vil medføre behov for å lage nye avtaler (endringsoppsigelser), men rådmannen legger til grunn at det ikke skal være nødvendig med regulære oppsigelser all den tid den eventuelle endringen medfører noe oppskalering på stilling. Det er imidlertid nødvendig å ta et forbehold om hvor enkelt dette lar seg gjennomføre, og hvor krevende slike prosesser blir. Det er vanskelig å gi eksakte tall på hva en eventuell endring vil koste. Dette fordi at det som sagt sannsynligvis må utarbeides nye arbeidsavtaler med tilhørende vilkår for enkelte stillinger. Dersom man legger til grunn moderate anslag på eventuelle endringer, vil ombyggingen av organisasjonsmodellen kunne gjennomføres med en økning av på årlig lønnskostnad på kr 600 000,(innbefatter 80 % stilling med sosiale kostnader; 520 000,- + 80 000,- kr i transaksjonskostnader). Dette forutsetter at vi kan løse nødvendige samlokaliseringer og kontorløsninger uten at det utløser ytterligere kostnader. Noe som legges til grunn som mulig etter vurdering av eksisterende lokaler. Videre er det meldt inn behov for å endre og justere oppsett og ansvar i økonomisystem. Dette er infrastruktur som vi som kjent har hos Inn-Trøndelag regnskap og lønn. De har etter henvendelse fra oss antydet en mindre kostnad, etter vurdering anslått til kr 50 000,-.Ellers er også et ressursbehov kommentert under kapitlet delegasjonsreglement. Framdriftsplan Hvordan en eventuelt en slik omstilling skal foregå tidsmessig er selvsagt avhengig av hvor stram regi man legger opp til. Rådmannen mener i utgangspunktet at dersom man velger å gå for en slik løsning, må man avsette tilstrekkelig med tid – og særlig med hensyn til informasjon og forankring. Åpenhet, god kommunikasjon og inkludering er avgjørende. Tillitsvalgte får i denne sammenhengen også vesentlige oppgaver og en slik eventuell organisasjonsendring utløser en vid drøftingsplikt. På bakgrunn av dette er det laget en omtrentlig framdriftsplan for implementering av en eventuell organisasjonsendring. Denne er kun et enkelt estimat – det er jo blant annet pt uklart om i hvor stor grad man må benytte seg av endringsgrep som kan medføre tvisteløsninger mv, slike forhold vil kunne forlenge en prosess. Pkt 1 2 3 Tiltak Måneder Bearbeide, forberede og detaljere plan Overordnet drøfting og informasjon Iverksette endringer – nye arb.avtaler/event. endringsoppsigelser mv En slik enkel oversikt viser altså at de nødvendige endringene vil kunne ta omtrent seks måneder. Hovedårsaken er selvsagt at en slik eventuell endring innbefatter forandring og/eller oppsigelse av eksisterende arbeidsavtaler – og følgelig inntrer strenge formalkrav til saksbehandling. Ellers er det vel verdt å merke seg at prosessen med en eventuell organisasjonsendring slik den er beskrevet her, neppe vil kreve mer enn ett overordnet politisk vedtak. Deretter vil det være opp til rådmannen å gjennomføre endringen, men det er to meget relevante forhold som vil måtte håndteres i denne sammenhengen; politisk organisering og nytt delegasjonsreglement. Politisk organisering Side 19 av 99 Sak 44/15 ADMINISTRATIV ORGANISERING AV SNÅSA KOMMUNE. UTREDNING TO-/ TRENIVÅMODELL Utgangspunktet for denne utredningen var en tydelig politisk bestilling om å se på hva som kan være den mest hensiktsmessige administrative organiseringen av Snåsa kommune – og det vil rådmannen basere sin konklusjon på. Det er imidlertid viktig å nevne at dersom man velger å gå for en administrativ 3-nivåmodell for kommuneorganisasjonen, så kan effekten av denne styrkes dersom man også ser på organiseringen av politikken. I dag er formannskapet hovedorganet for nær sagt alle funksjoner som tidligere var fordelt til utvalg. Rådmannen ønsker i denne sammenhengen bare å peke på at dette kan være et relevant spørsmål, men det har ikke noen avgjørende betydning for et eventuelt vedtak om endring av den administrative organiseringen. En vil også gjøre oppmerksom på at økning i antall politiske utvalg medfører en tydelig økning i administrasjon knyttet til saksforberedelse, møtegjennomføring m.v. avhengig av hvilke delegerte fullmakter organene har. En kan også tilføye at dersom formannskapet fortsatt – slik vi praktisert det sist vi hadde utvalg – selv skal innstille utvalgssakene til kommunestyret, vil det lett bli administrativt dobbeltarbeid med sakene. En bør derfor vurdere direkte innstillingsrett dersom en velger å gå tilbake til utvalgsmodellen. Delegasjonsreglement Oversikten over hvordan Snåsa kommune skal arbeide med sin forvaltning og saksbehandling finnes i stor grad i kommunens delegasjonsreglement – og dersom man gjør endringer i den administrative organiseringen må man selvsagt også sørge for at nødvendige rammedokumenter oppdateres. Rådmannen ønsker bare i denne sammenhengen å peke på at dette gjelder i særlig grad delegasjonsreglementet. Også fordi at det vil kreve en god del ressurser. Det vil klart kunne håndteres i eksisterende organisasjon – men er anslått til å medføre noen ukers sentraladministrativt dedikert innsats. Endring i endringstid Det er enkelt å begrunne en påstand om at kommunal forvaltning og kommuneorganisasjonen for tiden er i sterk endring. Vi kjenner til små og store interkommunale samarbeidsprosjekt som i den siste tid – enten nettopp er gjennomført, avventer gjennomføring eller ønskes utredet. I forberedelsen av denne saken har det også vært flere som har stilt spørsmål om dette er riktig tid for å gi seg i kast med en så vidt radikal og arbeidskrevende endring sett i forhold til den relativt betydningsfulle prosessen med kommunereform som pågår med full styrke – og som kan ha få avklaring på våren 2016. Om Snåsa kommune velger å inngå i en større kommune, eller om vi velger å stå alene vil være vesentlig for prosessene. Om vi velger å stå alene vil det etter rådmannens vurdering uansett tvinge seg frem et betydelig arbeid knyttet til interkommunalt samarbeid som lett får konsekvenser for både bemanning og organisering. Dersom andre kommuner i Inn-Trøndelag slår seg sammen og vi blir stående utenom, øker trolig dette behovet. Kommuneplanens samfunnsdel er ellers tydelig på at interkommunalt samarbeid om oppgaveløsning er en sentral strategi for Snåsa kommune. Dette er etter rådmannens vurdering et viktig tankekors. Dersom det blir fattet vedtak om at Snåsa kommune skal slå seg sammen med andre kommuner våren 2016, må en naturlig legge til grunn at det praktiske arbeidet med dette – og forberedelser - vil starte relativt raskt etter vedtaket, og at det vil være omfattende, berøre alle og kreve store ressurser. I et slikt bilde vil trolig en betydelig del av det arbeid vi har nedlagt med egen, forutgående organisasjonsendring kunne oppleves som spilt møye og en ekstra belastning for berørte ansatte. Side 20 av 99 Sak 44/15 ADMINISTRATIV ORGANISERING AV SNÅSA KOMMUNE. UTREDNING TO-/ TRENIVÅMODELL Anslagsvis er det vurdert at denne eventuelle prosessen med å gå fra en to-nivåmodell til en trenivåmodell vil ta 6 måneder. Prosessen kan forventes å ta noe lenger – dersom man for tvisteløsninger som medfører forsinkelser mv. Men kanskje det mest avgjørende punktet i denne sammenhengen er at fordi man må påregne noen grep som medfører typer av ufrivillighet i løsningene, så vil dette medføre uro – og denne uroen kan vedvare lenger og være mer utfordrende for organisasjonen enn de konkrete forandringene for enkeltpersonene som kommer som en følge av en eventuell endring i administrativ organisering. Det er noe usikkerhet omkring de praktiske implikasjonene ved en eventuell kommunesammenslåing, men det man kan si med sikkerhet er at inndelingsloven har bestemmelser om opprettelse av fellesnemnd ved kommunesammenslåinger. En fellesnemd tar de politiske beslutningene i prosessen for ny kommune. I tillegg har kommuneloven og Hovedavtalen bestemmelser om partssammensatte utvalg og medbestemmelse fra tillitsvalgte. I dette eventuelle samspillet med å bygge en ny kommune vil det sannsynligvis raskt oppstå markerte behov for å begynne arbeidet med omorganisering og forberedelser mot den nye kommunen. I gjennomgangen av «andre stillinger» det også relevant å kommentere et behov som det ikke er funnet grunnlag for å etterkomme nå, men som likevel er viktig. I de senere år har vi sett i sterkere og sterkere grad behovet for en helhetlig og gjennomgående fokus på informasjon og omdømmearbeid. Hva og hvordan vi skal kommunisere om drift, planlegging og forvaltning er store og etter hvert betydningsfulle oppgaver som krever mer og mer innsats. Dette gjelder også oppfølging av hjemmeside og nødvendige sosiale medier der det er markert forventning om at Snåsa kommune deltar. Slik vi er bestykket nå, foregår dette arbeidet nærmest noe på «dugnad» og tilhører ikke noen spesifikk stilling, med unntak av en mindre ressurs på hjemmeside. Rådmannen ser imidlertid at dette området burde vært betydelig styrket framover, og godt ut over det rådmannen har funnet det mulig å foreslå ressurser til så langt. Det er altså et betydelig hensyn å ta i denne saken at man i løpet av våren 2016 (april-mai) vil kunne stå ovenfor en situasjon der det blir fattet vedtak om at Snåsa kommune skal slås sammen med andre kommuner – og følgelig bygge ned egen organisasjon og bygge seg inn i en ny med de ressursbehov som da oppstår. På denne bakgrunn finner rådmannen det hensiktsmessig å foreslå en innstilling i to alternativer Rådmannens forslag til innstilling: Alt a) 1) Saken om administrativ organisering av Snåsa kommune utsettes til endelig avklaring av spørsmålet om hva som blir utfallet av kommunereformen. 2) Rådmannen bes om å framlegge saken på nytt straks etter det er fattet endelig vedtak i kommunestyret om kommunereformen, senest juni 2016. 3) Rådmannen bes om å foreta nødvendige grep for å styrke administrasjonen fram til dette tidspunktet. Alt b) 1) Rådmannen bes om å gjennomføre administrativ omorganisering i form av etablering av en trenivåmodell med rådmann og to kommunalsjefer i sentraladministrativ ledelse. Side 21 av 99 Sak 44/15 ADMINISTRATIV ORGANISERING AV SNÅSA KOMMUNE. UTREDNING TO-/ TRENIVÅMODELL 2) Rådmannen kommer tilbake til kommunestyret med en nærmere angitt plan for gjennomføring av de videre omorganiseringsprosessene etter nærmere drøftinger mellom ny adm ledelse og formannskapet. 3) Nødvendige ressurser innarbeides i budsjettet i samband med budsjettrevisjon 2. tertial, og i budsjett 2016/økonomiplan 2016 - 2019. Begrunnelse: Alternativ 1 er en utsettelse i påvente av avklaringer av kommunereformen i den hensikt å unngå gjentatte og krevende organisasjonsprosesser, men som åpner for ordinære endringsprosesser innenfor budsjettrammene. Alternativ 2 vil gi bedre tid til å styre prosessene enn en prosess der en går direkte inn i mange samtidige prosesser, og muligheter for den nye ledelsen til å være med på utformingen av en ny organisasjon. På bakgrunn av denne gjennomgangen mener rådmannen å kunne konkludere med at den administrative organiseringen av Snåsa kommune uansett bør revideres – og den mest hensiktsmessige måten å gjøre dette på er å innføre en trenivåmodell med to kommunalsjefer (foretrekkes framfor fagsjefer) i det nye nivået. Dette vil styrke overordnet ledelse og følgelig drift hovedsakelig på tre måter. For det første vil det frigjøre mye tid for rådmannen, som i dag bruker svært mye av arbeidstiden på operativ oppfølging av enheter/enhetsledere. Denne frigjorte tiden er en helt nødvendig ressurs for å kunne ivareta strategiske oppgaver generelt – og utviklingsoppgaver spesielt. For det andre vil det kunne sikre mer faglighet i oppfølgingen av enhetslederne ved at kommunalsjefene vil ha ansvar for sektorer og fag som til en viss grad er sammenfallende – og følgelig vil kunne ha/opparbeide hensiktsmessig faglighet i lederskapet. Dernest vil en slik løsning sikre at rådmannen kan stille med dedikert overordnet ledelse i møte med politikerne og dermed kunne besørge tettere oppfølging av politikken. Innspillene om at en trenivåmodell vil kunne svekke økonomistyringen er absolutt relevante, og må etter rådmannens vurdering gis motvekt i tett oppfølging, gode systemer og mer detaljerte rutiner. Rådmannen konkluderer altså med at en slik endring er riktig, men når det gjelder tidspunktet for gjennomføring, er det forhold som peker på behovet for å utsette dette til nødvendige, relativt snarlige, overordnede avklaringer er gjort mhp kommunereformen. Det vil også gi en mulighet for politikerne (det nye kommunestyret) til å vurdere politisk organisering – samt gi rådmannen tid til detaljering av forberedelser og oppdatering av f. eks delegasjonsreglementet. Dersom det blir fattet vedtak om at Snåsa kommune skal bestå som egen kommune, bør saken straks fremmes på nytt på grunnlag av denne utredningen. Gjennomgangen har uansett avdekket behov for at det bør foretas hensiktsmessige grep for å sikre sterkere ledelsestilknytning for flyktningetjenesten – samt at det bør ligge til rette for rask iverksettelse av samorganisering av enhetene personal og organisasjon og plan og økonomi. Dette ligger implisitt i begge alternativene. . Behandling/vedtak i Snåsa administrasjonsutvalg den 19.06.2015 sak 1/15 Behandling: Omforent forslag. Saken tas til orientering. Votering. Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. Snåsa administrasjonsutvalgs innstilling: Saken tas til orientering. Side 22 av 99 Sak 44/15 ADMINISTRATIV ORGANISERING AV SNÅSA KOMMUNE. UTREDNING TO-/ TRENIVÅMODELL Behandling/vedtak i Snåsa formannskap den 19.06.2015 sak 149/15 Behandling: Omforent endrings- og tilleggsforslag til alt. B. Alternativ B velges med følgende endringer og tillegg. 1) Rådmannen bes om å gjennomføre administrativ omorganisering i form av etablering av en trenivåmodell med rådmann og to kommunalsjefer i sentraladministrativ ledelse. 2) De 2 kommunalsjefstillingene og enhetsleder på ny utviklingsenhet lyses ut. Utviklingsenheten er tenkt å inneholde følgende områder; Teknisk, landbruk og andre næringer, kultur og sørsamisk språk og kultur. 3) Rådmannen kommer tilbake til kommunestyret med en nærmere angitt plan for gjennomføring av de videre omorganiseringsprosessene etter nærmere drøftinger mellom ny adm ledelse og formannskapet. 4) Nødvendige ressurser innarbeides i budsjettet i samband med budsjettrevisjon 2. tertial, og i budsjett 2016/økonomiplan 2016 - 2019. 5) Kommunestyret anbefaler at det etter kommunevalget høsten 2015 blir opprettet tre politiske utvalg, og videre forberedelser for omorganisering tar utgangspunkt i det. Votering. Omforent endrings- og tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt som innstilling for kommunestyre. Snåsa formannskaps innstilling: Alternativ B velges med følgende endringer og tillegg. 1) Rådmannen bes om å gjennomføre administrativ omorganisering i form av etablering av en trenivåmodell med rådmann og to kommunalsjefer i sentraladministrativ ledelse. 2) De 2 kommunalsjefstillingene og enhetsleder på ny utviklingsenhet lyses ut. Utviklingsenheten er tenkt å inneholde følgende områder; T eknisk, landbruk og andre næringer, kultur og sørsamisk språk og kultur. 3) Rådmannen kommer tilbake til kommunestyret med en nærmere angitt plan for gjennomføring av de videre omorganiseringsprosessene etter nærmere drøftinger mellom ny adm ledelse og formannskapet. 4) Nødvendige ressurser innarbeides i budsjettet i samband med budsjettrevisjon 2. tertial, og i budsjett 2016/økonomiplan 2016 - 2019. 5) Kommunestyret anbefaler at det etter kommunevalget høsten 2015 blir opprettet tre politiske utvalg, og videre forberedelser for omorganisering tar utgangspunkt i det. Begrunnelse: Alternativ 1 er en utsettelse i påvente av avklaringer av kommunereformen i den hensikt å unngå gjentatte og krevende organisasjonsprosesser, men som åpner for ordinære endringsprosesser innenfor budsjettrammene. Alternativ 2 vil gi bedre tid til å styre prosessene enn en prosess der en går direkte inn i mange samtidige prosesser, og muligheter for den nye ledelsen til å være med på utformingen av en ny organisasjon. Side 23 av 99 Sak 44/15 ADMINISTRATIV ORGANISERING AV SNÅSA KOMMUNE. UTREDNING TO-/ TRENIVÅMODELL På bakgrunn av denne gjennomgangen mener rådmannen å kunne konkludere med at den administrative organiseringen av Snåsa kommune uansett bør revideres – og den mest hensiktsmessige måten å gjøre dette på er å innføre en trenivåmodell med to kommunalsjefer (foretrekkes framfor fagsjefer) i det nye nivået. Dette vil styrke overordnet ledelse og følgelig drift hovedsakelig på tre måter. For det første vil det frigjøre mye tid for rådmannen, som i dag bruker svært mye av arbeidstiden på operativ oppfølging av enheter/enhetsledere. Denne frigjorte tiden er en helt nødvendig ressurs for å kunne ivareta strategiske oppgaver generelt – og utviklingsoppgaver spesielt. For det andre vil det kunne sikre mer faglighet i oppfølgingen av enhetslederne ved at kommunalsjefene vil ha ansvar for sektorer og fag som til en viss grad er sammenfallende – og følgelig vil kunne ha/opparbeide hensiktsmessig faglighet i lederskapet. Dernest vil en slik løsning sikre at rådmannen kan stille med dedikert overordnet ledelse i møte med politikerne og dermed kunne besørge tettere oppfølging av politikken. Innspillene om at en trenivåmodell vil kunne svekke økonomistyringen er absolutt relevante, og må etter rådmannens vurdering gis motvekt i tett oppfølging, gode systemer og mer detaljerte rutiner. Rådmannen konkluderer altså med at en slik endring er riktig, men når det gjelder tidspunktet for gjennomføring, er det forhold som peker på behovet for å utsette dette til nødvendige, relativt snarlige, overordnede avklaringer er gjort mhp kommunereformen. Det vil også gi en mulighet for politikerne (det nye kommunestyret) til å vurdere politisk organisering – samt gi rådmannen tid til detaljering av forberedelser og oppdatering av f. eks delegasjonsreglementet. Dersom det blir fattet vedtak om at Snåsa kommune skal bestå som egen kommune, bør saken straks fremmes på nytt på grunnlag av denne utredningen. Gjennomgangen har uansett avdekket behov for at det bør foretas hensiktsmessige grep for å sikre sterkere ledelsestilknytning for flyktningetjenesten – samt at det bør ligge til rette for rask iverksettelse av samorganisering av enhetene personal og organisasjon og plan og økonomi. Dette ligger implisitt i begge alternativene. . Resultatet av formannskapets behandling framlegges med dette til behandling i kommunestyre. Side 24 av 99 Arkiv: Arkivsaksnr.: 15/4914-1 Saksbehandler: Truls Eggen Dato: 16.06.2015 Snåsa kommune Utvalg Møtedato Saksnr.: Snåsa formannskap 19.06.2015 148/15 Snåsa kommunestyre 25.06.2015 45/15 ___________________________________________________________________________________ PARTSSAMMENSATT UTVALG - SAMLET RAPPORT Vedlagte dokumenter: Ikke vedlagte dokumenter: Referater fra 18 møter Samlet saksfremstilling sak FOR 195/14 Hjemmel for behandling: Delegasjonsreglementets kap 4.1.7, jfr. vedtak sak FOR 230/13 Saksopplysninger: Formannskapet nedsatte i desember 2013 et partssammensatt utvalg for gjennomgang av kommunale driftsoppgaver. Utvalget har bestått av ordf. Vigdis Hjulstad Belbo (leder), formannskapsmedlem Tone Våg (nestleder), rådmann Truls Eggen og representanter for tillitsvalgtes organisasjoner (varierende ut fra hvilke enheter som har vært i fokus). I tillegg har enhetsleder møtt enten alene eller i følge med flere fra egen enhet, samt ass. rådmann. Partssammensatt utvalg har hatt som mandat å gjennomgå kommunens samlede driftsopplegg med sikte på å redusere omfanget tilsvarende en årlig, samlet budsjettreduksjon regnet senest fra budsjettåret 2015. Utvalget oppsummerte sine foreløpige konklusjoner i sak til formannskapet 3. desember 2014 på bakgrunn av 13 møter med til sammen 7 enheter. Etter dette er det gjennomført ytterligere 5 møter med 4 enheter og et oppsummeringsmøte. Kommunestyret har også i mellomtiden bestilt gjennomgang med forslag til ny sentraladministrativ organisering som skal behandles i juni 2015. Dette berører i særlig grad de to sentraladministrative enhetene Personal og organisasjon og Plan og økonomi. De enheter som ikke er gjennomgått av utvalget er Enhet for sørsamisk språk og kultur samt Samisk enhet. Begge har sin drift basert på ekstern finansiering, og skal gå i null. Utgangspunktet for utvalget var at vi hadde behov for å bedre balansen i driftsbudsjettet med 6,5 mill årlig. Etter rådmannens syn er dette ikke oppnåelig uten at det kuttes i tjenester på en slik måte at det får lønnsvirkning. Dette vil si at vi må ta ned bemanningen, men på en slik måte at de lovpålagte tjenestene svekkes minst mulig. Det har vært krevende å oppsummere alle møtene og forslagene, og ekstra krevende er det å gjengi eller omtal kuttforslag som medfører reduksjoner i stillinger. For noen av forslagene er det slik at det ikke er til å unngå at kutt kan knyttes mot identifiserbare ansatte selv om det er funksjonene som omtales. Det er nødvendig å presisere følgende: Det har ikke vært tid nok til å forberede de som kan tenkes å bli berørt på at det er fremmet forslag om kutt i funksjoner. Alle kutt som medfører stillingsendringer må behandles etter hovedavtalens bestemmelser. Det vil derfor kunne ta tid fra vedtak om evt. endringer til effektuering med budsjettvirkning. Side 25 av 99 Sak 45/15 PARTSSAMMENSATT UTVALG - SAMLET RAPPORT I samband med den foreløpige rapporten til formannskapet i 2014 ble det også oppsummert og fremmet en del forslag til tiltak som også ble inntatt som forslag i budsjettarbeidet og således i prinsippet behandlet av kommunestyret. Noen av disse ble iverksatt, andre lagt bort. Rådmannen gjør særskilt oppmerksom på at en oppfatter oppdraget slik at alle fremkomne forslag fra partssammensatt utvalg skal fremmes samlet, uavhengig av om de tidligere er lagt frem og avvist eller ikke. Dette er også understreket overfor utvalget. I premissene for sak FOR 230/13 står blant annet at det generelt er viktig at utvalget får tilstrekkelig tid til å gjennomføre analysene for at organisasjonen skal få tid på seg til å forberede nødvendige endringer. Framdriftsbehovet begrunnes spesielt ut fra behovet for å avklare organiseringen av pleie- og omsorgssektoren samt - senere - sentraladministrative funksjoner (inkl resultatenhetsstruktur). Utvalget har vært partssammensatt, men dette betyr ikke at de forslag som er fremmet og drøftet er forankret av partene på en slik måte at organisasjonene har stilt seg bak forslag om stillingsreduksjoner. Fra organisasjonene er det gjort klart at de vil forholde seg til hovedavtalens bestemmelser, og at de – når saker bringes frem i henhold til Hovedavtalens bestemmelser – vil innta sin naturlige rolle uavhengig av om de har deltatt i møter eller ikke. Hovedeffekten av organisasjonenes deltakelse er derfor at dette har gitt ansattes organer muligheten til å få tidligst mulig informasjon og medvirkningsmulighet slik for øvrig avtaleverket forplikter arbeidsgiver på. Slik sett har utvalgets arbeid gitt et godt faglig og formelt utgangspunkt for det videre arbeid også med saker som innebærer stillingsreduksjoner. Vurdering: 1) Snåsa sjukeheim og Hjemmetjenestene er blitt behandlet parallelt i fellesmøter. Tiltakene som er drøftet er stort sett delt i tre: a) Reduksjon i antall sjukeheimsplasser, b) Økt innsats i heimetjenestene og c) samorganisering av pleie- og omsorgstjenestene. Utvalget drøftet 250214 de muligheter i en vridning av tjenestetilbudet fra institusjonspleie (sjukeheimsplasser) til hjemmebaserte tjenester. Dette var også tema på møte 300414. Dette forutsetter en enda tettere kobling mellom den daglige ledelsen av enhetene enn frem til nå, og i praksis etablering av en ny, sammenslått enhet i samsvar med konklusjonene i Plan for pleie- og omsorgstjenestene fram mot 2020 (vedtatt i 2010). Som føring for byggekomitéens videre planlegging av fase 3 i utbyggingen av sjukeheimen er det gitt følgende mandat (jfr. også vedtak i sak KOM 71/14): Snåsa kommune skal etter ombygging av sykeheimen skal tilby innbyggerne 30 sykeheimsplasser tiltenkt korttids-, langtids- og avlastningsopphold. Målet er videre at enheten etter behovsvurdering skal assistere innbyggerne slik at flest mulig skal få anledning til å bo lengst mulig i egen bolig. I tilknytning til utbyggingen tilrettelegges det også for inntil 8 omsorgsboliger tilrettelagt for heldøgns pleie og omsorg i bygningen. Parallelt med utbygging/ombygging skal kommunens totale tilgang på omsorgsboliger (inkludert Kløvertunet, Hovtun og Hovteigen) vurderes samlet, og at grunnlaget for salg av «overskytende» boliger etter utbygging skal avklares i egen sak. I følge KOSTRA-tall basert på kommunens eget regnskap drives både sjukeheimen og heimetjenestene effektivt «Kostnaden per bruker i hjemmetjenesten ligger nesten 30 prosent under normalen i kommunegruppa. Kommunen tildeler få timer bistand i hjemmet. Måler vi kostnaden per leverte time, er kommunen omtrent middels. Regnestykket er usikkert; de tidligere årene har timekostnaden vært lav. Snåsa driver sykehjemsplassene billig; kostnaden per plass er 25 prosent Side 26 av 99 Sak 45/15 PARTSSAMMENSATT UTVALG - SAMLET RAPPORT under normalen og har ligget omtrent på dette nivået i mange år.» (Kommunebarometeret 2014, s.52) Når det gjelder tjenestetilbudet, viser sammenligningene at «Litt over halvparten av innbyggerne over 80 år får tjenester, andelen falt også i fjor – men er fortsatt noe over middels. Andelen som har stort pleiebehov (alle aldersgrupper) er stabil og middels. Det ser ikke ut til at det er vanskeligere for gamle å få bistand i Snåsa enn andre steder. Omfanget av hjemmesykepleie er middels, det ble litt færre timer i fjor. Det er også middels omfang av praktisk bistand i hjemmet, om enn også der noe mindre i fjor. Andelen over 80 år som bor på sykehjem er veldig høy (min understrekning). Hvor lenge et opphold på korttidsplass varer, har vi ikke tall for. Alle utskrivningsklare pasienter kommer tilbake til kommunen uten å måtte vente.» (Kommunebarometeret 2014) I Kommunebarometeret 2015 påpekes at: «»Mange av de over 80 som får bistand, bor på sykehjem. Målt mot hvor mange som faktisk bor på sykehjem, har kommunen avsatt få plasser til demente.» Analysen stemmer godt med administrasjonens vurderinger, og sier blant annet at vi har kompetanse på effektiv drift av tjenestene samtidig som vi er i stand til å gi kvalitativt gode tjenester minst på høyde med andre kommuner. Regnskapet for 2014 viser et netto forbruk på kr 22,6 mill på enheten. Dette utgjør en netto driftskostnad på kr 595.000 pr plass. I tillegg kommer kr 50.000 pr rom i bygningsdrift, hvorav en kan innregne ca 50% som mulig innsparing pr rom ved reduksjon av antall. Inntektssida består i overveiende grad av vederlag for opphold fastplass, som utgjør 4,6 millioner kroner, for øvrig en reduksjon på 600.000 kr fra året før grunnet lavere belegg i perioder. a) En ren sjablon-beregning hvor en for sikkerhets skyld antar at både inntekter og utgifter reduseres i forhold til pasienttall, gir en netto kostnadsreduksjon inkl 50% av driftskostnader bygg på samlet ca 4,3 millioner kroner årlig fra det øyeblikk tiltaket er gjennomført. Det avgjørende spørsmålet er her fra når dette lar seg gjennomføre, jfr. framdrift utbygginger og effektuering av reduksjoner i stillinger En alternativ tilnærming med gjennomgang av konkrete arter i sjukeheimens regnskap viste også ca 4 millioner kr i effekt ekskl fdv-kostnader. Det kan imidlertid være en mulighet for at vi kan ta i bruk eksisterende rom i første etasje til korttids- og avlastningsopphold så snart de nye sjukeheimsplassene er ferdigbefart og godkjent og pasientene er flyttet over. I oppsummeringsmøte 260914, ble det fra utvalgets politiske representanter bedt om at administrasjonen igangsatte omorganiseringen snarest, og at en herunder vurderte muligheter for alternativ bruk av ledige arealer i Familiesentralens kontorer til felles ledelse. Dette er fulgt opp. b) Styrking av heimebasert omsorg. Dersom en skal redusere antallet sjukeheimsplasser, må Heimetjenestene settes i stand til å ta flere oppgaver. Det vil si at de åtte pasientene som framtidig ikke vil få (fast) plass i sjukeheimen må få nødvendig helsehjelp på annet vis. Det normale, økonomiske bytteforholdet mellom institusjons- og heimebasert omsorg er 3:1. Det vil si at dersom en pasient klarer seg med pleie og tilsyn i heimen (egen eller leid, tilrettelagt omsorgsbolig), kan nødvendig helsehjelp driftes til ca 1/3 av kostnadene i forhold til sjukeheimsplass. Rent sjablonmessig vil dette si at vi må tilføre hjemmetjenestene 1,4 millioner for å balansere opp behovet for alternativ pleie. Utfordringen ligger her i rekkefølgen i tiltakene slik at vi først må styrke hjemmetjenestene og mulighetene til å bo i egen bolig, for deretter å redusere antall rom. Alternativet er at vi legger opp en strengere praksis for tildeling av tjenester Side 27 av 99 Sak 45/15 PARTSSAMMENSATT UTVALG - SAMLET RAPPORT – særlig sykeheimsplasser -, noe som også forutsetter en styrking av hjemmebaserte tjenester. Det er også verdt å merke seg at boligkartlegging og målrettet bruk av velferdsteknologi kan lette trykket på tjenester. Jeg viser her til diskusjonene omkring «Snåsamodellen» som ble tema i utvalgsmøte 120215 (velferdsteknologi - hverdagsrehabilitering - folkehelse og friskliv tilrettelegging av bolig). Her er vi i gang, men vi har kommet for kort til å kunne lage en konkret prognose på virkninger. At det har effekter i form av forebygging av behov for offentlig pleieinnsats er imidlertid utvilsomt. c) Samorganisering av ledelsesfunksjoner: Dagens samlede ledelsesressurs består i henhold til årsmelding for 2014 av 4,2 årsverk inkl merkantil ressurs. I følge ny modell, vil ressursen bli redusert med 0,2 årsverk, eller nærmere bestemt ca kr 130.000, som er mindre enn opprinnelig prognosert helårsvirkning. d) Det er så langt ikke tatt hensyn til mulig innsparing i drift av lokaler i sokkelen i Kløvertunet. Driftskostnadene i dag beløper seg til ca 230.000 kr. Her har vi en leierett og –plikt i henhold til gjeldende avtale. Vi kan imidlertid fremleie arealene, og vil – uten endringer i avtaler – teoretisk kunne gå i null etter sammenslåing. Dette vil slå inn først når vi har gjennomført utbyggingen og sammenslåingen av personale, og vil slå inn i gjeldende økonomiplanperide såfremt utbyggingen skjer i henhold til plan. Vi må imidlertid ta med at det også vil oppstå kostnader i nye lokaler. Vi kan også ta opp spørsmålet om leieplikten med huseier, jfr. at heller ikke et slikt avtalevilkår bør være evigvarende. I utvalgsmøte 120215 med PLO-enhetene drøftet utvalget nærmere kommunestyrets mål med sikte på å redusere antall sjukeheimsplasser til korttids-, langtids- og avlastningsopphold fra dagens 38 til 30, og med full iverksetting fra og med innflytting i nye lokaler og nedtrapping av antall rom i forkant av dette så langt det er forsvarlig. Utvalget brukte dessuten tid på å drøfte utbyggingsplanene, og konklusjonene fra gjennomgangen er oversendt plan- og byggekomitéen for videre oppfølging. Det ble ellers fastholdt at omorganiseringen av ledelsesfunksjonene skulle videreføres og iverksettes så langt som mulig før dette med sikte på at enhetene skal ha én, samlet ledelse fra så tidlig som mulig i 2015. Dette arbeidet er krevende, og har tatt lengre tid enn forutsatt, men er i skrivende stund i sluttfasen. Hovedkonklusjonen er at innsparinger ved disse enhetene avhenger av at tjenestetilbudet organiseres, og at en kan redusere bemanningen i institusjon i tråd med reduksjon i antall rom som stilles til disposisjon. I utgangspunktet skal en her kunne se for seg et potensial på 8 årsverk ved reduksjon fra 38 til 30 plasser, hvorav anslagsvis 3 må gå til styrking av hjemmetjenestene. Netto effekt vil etter dette bli en kostnadsreduksjon for enhetene samlet på ca 2,2 mill kr årlig i lønnskostnader etter at alle endringer er gjennomført sammenlignet med dagens drift og samme pleiertetthet. Redusert bygningsdrift kommer i tillegg, men er ikke beregnet. Merk igjen at resonnementet bygger på at de åtte pasientene må få et annet tilbud. Også denne tilnærmingen viser at en ikke bør legge inn større forventninger til driftsreduksjoner i en samlet enhet enn det som allerede er målsatt i budsjett og økonomiplan. Det er derfor mest hensiktsmessig å bruke allerede eksisterende tall i økonomiplan- og budsjettsammenheng. Side 28 av 99 Sak 45/15 PARTSSAMMENSATT UTVALG - SAMLET RAPPORT 2) Kultur Etter første gangs behandling av utvalgets konklusjoner er følgende tiltak iverksatt: Ungdomsklubbene er samloklalisert på Alfarstad, og vi kan avvikle det aller meste av driftskostnadene knyttet til Ungdommens hus (netto kr 55.310 i 2014 ekskl. bygningsdrift) Samlet bevilgning til kulturtiltak ekskl. fdv-kostnader plasserer Snåsa kommune på en 162-plass i Kommunebarometeret for 2014. Målt som netto utgift pr innbygger er det tiltak for barn og unge som utmerker seg mest av de kategoriene Kommunebarometeret har tatt med. Her ligger Snåsa kommune på 41.-plass i kommune-Norge. Tiltak for barn og unge er altså meget høyt prioritert selv om en ikke har tatt med bygningskostnader. Driftskostnadene for bygninger som brukes av Kultur var i følge regnskap -14: @lfa Kr 270.000, bibliotek kr 241.000, Ungdommens hus kr 58.000 og Vonheim kr 57.000. Sum kr 626.000. Her er ikke midler til samfunnshus innregnet, og heller ikke kapitalkostnader andre bygninger (låneopptak). Det er først og fremst lokalene som er benevnt med @lfa som er dyre å drifte (kjeller + 2. etasje Alfarstad). Disse lokalene rommer imidlertid også kontor til kulturenheten inkl musikkskolen. Samlet driftskostnad for Alfarstadbygget er 510.000, hvorav husleie utgjør 303.000 kr. i henhold til R14. Utvalget tar til etterretning kommunestyrets mål om at «når forholdene tillater det skal Kulturskolen få tilhold på Snåsa skole». Dette er under utredning nå. Utvalget har pekt på følgende mulige tiltak: a) Samlokalisering i Alfarstad, avvikling av Ungdommens hus: Bortfall av FDV-kostnader, kr 58.000 årlig. Bortfall av prosjekt kr 500.000 i investeringsbudsjettet. (Virkning på drift noe uklar hensyntatt mulighetene for reduserte strømkostander, men kan anslås til 25.000 årlig. Dette er nå under iverksetting. c) Si opp avtalen med MOT. Innsparingseffekt 53.000 pr år (lisens) fra oppsigelsestidspunktet. Mot-konseptet kan fortsatt være en del av kommunens holdningsskapende arbeid. I tillegg kommer lønnskostnader (50 % stilling). Samlet netto kostnad 2014 var 345.000 kr d) Endre samfinansieringsnøkkelen mellom Enhet for sørsamisk språk og kultur og Enhet for kultur. Nåværende ordning (overf. kr 96.000 årlig til Kultur) kan omgjøres til en fastavtale der sørsamisk enhet finansierer en 20 % av et årsverk i Enhet for kultur. Netto økonomisk effekt for Kultur: Kr 50.000. Medfinansieringen kan utvides til å gjelde flere enheter med utgangspunkt i konkrete planer kompetanseheving og synliggjøring av sørsamisk språk og kultur. Dette forutsetter full gjennomføring av avklaringsmøtene mellom enhetene i forkant av innsending av budsjett for kommende og neste år. Her er det viktig at det avtales tiltak som kan få frem at Snåsa kommune er en tospråklig og tokulturell kommune i alle ledd. I siste møte med Kultur 080415 ble det lagt frem en liste over mulige kutt som så slik ut: 1. Reduksjon av driftsstøtte til organisasjoner som har tiltak for voksne kr. 18 500.2. Reduksjon i driftsstøtte til Snåsa IL – stadion 3. Nedleggelse av Snåsa kino kr. kr. Side 29 av 99 40 000.50 000.- Sak 45/15 PARTSSAMMENSATT UTVALG - SAMLET RAPPORT 4. Reduksjon i elevtall Snåsa kulturskole kr. 20 000.- 5. Reduksjon av husleie-utgifter (Gilstad ) kr. 25 000.- Sum kr. 153 500.- " Rådmannens vurdering er at dette foreslås som kuttiltak til politisk vurdering. Konsekvensene av reduksjon av støtte til idrettslaget er at de må ta en større del selv, og bortfall av kinotilbudet er en ren politisk vurdering. Idrettslaget er kontaktet mhp. mulige konsekvenser av kutt. Dette inntas under vurderinger. Ellers ble kostnadene til ungdomsklubbene diskutert - lønnsmidler er totalt sett på kr 370 000,-, noe som innebærer at en kan spare inn på kostnader ved å redusere på stillingsstørrelse. Drift av fritids- og ungdomsklubb (@lfa) utgjør pt. 0,66 årsverk (hhv 0,16 + 0,5) I tillegg kommer MOT med 0,5 årsv.. Rådmannens vurdering er at det på bakgrunn av innspill i utvalget fremmes forslag om reduksjon av aktivitet tilsvarende 50 % (=0,33 årsverk) av avsatt ressurs med sikte på å kunne opprettholde kjernen av virksomheten, og samtidig utfordre frivilligheten på å gå inn med ressurser. I samme møte fremkom også forslag om å redusere den administrative ressursbruken til Kulturenheten tilsvarende 30 % stilling. Dette kan sees i sammenheng med ovennevnte forslag om å finansiere 20 % av stillingen gjennom budsjettet til Enhet for sørsamisk språk og kultur. Samlet sett vil dette redusere de administrative kostnadene i kulturbudsjettet med 30 %, noe som er et spørsmål om politisk prioritering av kulturfeltet. Det som er viktig å avklare uansett størrelse på en reduksjon, er hvilke oppgaver som da må prioriteres bort. Denne prioriteringsdiskusjonen er ikke startet. Rådmannen gjør for ordens skyld også her oppmerksom på at alle kutt som medfører stillingsendringer må behandles i henhold til hovedavtalen, og at det vil kunne ta tid fra vedtak om evt. endringer til effektuering med budsjettvirkning. For øvrig er det rådmannens oppfatning at evt. endringer i adm ressurs må avvente konklusjonene i sak vedr. omorganisering av administrative funksjoner, og at prosessene tas samlet med organisasjoner og ansatte. Kostratall 2014 viser følgende nettokostnader for kulturområdet i kr pr innbygger i noen kommuner i NT: Inderøy 1896, Snåsa 2807, Namdalseid 2512, Verran 1711, Verdal 1901, Levanger 1696, Steinkjer 1652. En reduksjon til 2000 kr pr innb. Med forbehold om at kommunene rapporterer likt, vil de samlede kuttforslagene som er diskutert i utvalget redusere kostraverdien for Snåsa til ca 2350 kr. Fremdeles blir vi liggende høyt i forhold til de kommuner som inngår i sammenligningene her, men prosentvis er kuttforslagene på kultur høyere enn for andre enheter. Når det gjelder forslaget om kutt i tilskudd til Snåsa idrettslag, er dette tatt opp med og deres synspunkter er innhentet. Idrettslaget beklager naturligvis at det fremmes slike forslag, og påpeker at det vil gå på bekostning av arbeidet med å vedlikeholde anlegget. Snåsa skole Vedtatte innsparingsmål for skolen er kr 200 000 for budsjettåret 2015 og kr 400 000 for 2016. Samlet 1,4 millioner kroner i økonomiplanperioden (jfr. budsjettvedtak). Rektor fremla følgende mulige sparetiltak i møtet 200515 (noe endret etter første fremlegging): Side 30 av 99 Sak 45/15 PARTSSAMMENSATT UTVALG - SAMLET RAPPORT Tiltak Kommentar Årsvirkning Blir gjort til en hvis grad allerede i dag. Vanskelig å bergene og har liten effekt. Blir gjort til en viss grad allerede i dag. Flytte ressurser til lavere trinn < «spare» timer til spes.ped. lærertetthet senere Vanskelig å bergene og har en liten effekt. Ansattes forslag Utnytte generell styrke bedre. Kan brukes i andre klasser og spare vikar. SFO: Åpne for «timebarn». Varsle når man ikke har undervisning < brukes som vikar Kan være bra, men kan også være til hinder for fast bruk av SFO. SFO-reglementet må endres for å få dette til. Nå er de kun de med full plass som har kan bruke feriene. Blir gjort til en hvis grad allerede i dag. De som ønsker Ingen ting å denne e ordninger er også flink til å gi beskjed om dette. spare. Gjerne ansatte i mindre stillinger som ønsker mer. Rektorene < mer Kan ha en viss effekt. Spørsmålet er når den faste vikaren/rektorressursen er brukt opp. Hva da? vikartimer / ansette fast vikar Kan ha effekt hvis det ikke skal brukes mer vikar enn tillagte ressurser. Hva når vikarbehovet er større enn den faste vikaren og ressursene er brukt opp? Ellers er rektorene som vikar den dyreste ordningen man kan ha, derfor bør man unngå dette. I tillegg til spørsmålet om behovet for ledelse er så lite at man kan brukes som vikar. God planlegging av ressursbruken på vikar 5-10 000,- Ingen virkning av betydning på budsjettet. Side 31 av 99 Umulig å anslå innsparing. Sak 45/15 PARTSSAMMENSATT UTVALG - SAMLET RAPPORT Assistenter gjennomfører fysisk aktivitet 5.-7. trinn Effekten kostnadsberegnes til: Ca 20 000,- Ledelsens forslag: Større grupper Klassestørrelser: Lite å gjøre med. Den minste klassen er på 10 elever og den største på 26. De fleste klassene ligger på et elevtall mellom 15-18 elever. Å slå sammen klasser, vil føre til større behov for deling. Altså Ingenting å vinne eller å tape på et slikt tiltak. Lærertetthet / generell styrke Skoleporten (Utdanningsdirektoratet: Elever pr. lærer Snåsa skole Fylket Nasjonalt 2014-2015 9,9 11,3 12,3 2013-2014 9,3 11,2 12,3 Vi får flere elever pr. lærer. Denne utviklingen vil fortsette. Det er viktig å ha med i resonnementer vedr. lærertetthet i barnetrinnet at dette har sammenheng med at Montessoriskolen tar unna mange elever. Dette gjør at det nødvendigvis må bli høyere lærertetthet i barnetrinet i den offentlige skolen enn uten slik konkurranse om elevene. Med tillegg av 40 elever, hadde lærertettheten som en grovtilnærming vært 11,9 høsten 2014, alle andre forutsetninger uendret. Undervisningsstillinger på skolen: 2014-2015 24,4 2013-2014 22,1 Økning på 2,3 stillinger fra 2013- 2014 ves. grunnet spesped (se nedenfor). Tiltak for skoleåret 2015-/2016: Side 32 av 99 Sak 45/15 PARTSSAMMENSATT UTVALG - SAMLET RAPPORT Flere klasser som deler samme ressurs. F.eks. 1. og 2. trinn deler samme lærer i timer igjennom uka. Avtales for hver uke hva det skal arbeides med etter oppsatt ukeplan. Hovedmål; Arbeide med de elevene som trenger noe ekstra innenfor lesing, skriving og regning. Dette gjelder hele barnetrinnet. Én person har ansvar for 1.-4. trinn. En annen har ansvar for 5.-7. trinn. I sum kan man minske lærertettheten og samtidig opprettholde et faglig nivå. Spes.ped. ressurser Vår 2015: I dag har skolen 20 elever med spesialundervisning. 5 av disse kommer fra andre kommuner. Vi har altså ganske nøyaktig 10 % spes.ped. undervisning (etter elevtall). De 5 elevene har 33 % av timetallet innenfor spes.ped. Sagt på en annen måte: 20 % av (fosterheimsplasserte) spes.ped.elevene har 33% av undervisningstimetallet. Det betyr at elever hjemmehørende på Snåsa utgjør 7,5 % av det samlede spes.ped.-undervisningen. Det er ikke et dårlig tall. Høst 2015 og videre: Spes.ped.nivået vi omtrent holde seg på samme nivå, fordi man får inn elever i 1. og 8. trinn som har med seg ressurser. Viser likevel en nedgang på 0,5 stillinger på dette området Naturlig avgang Pr nå er det 4 stk. som faller inn under denne kategorien. 60% stilling høsten 2015 60% stilling høsten 2016 275 000,- 220 000,220 000,660 000,- 1,2 stilling som ikke er avklart. Det er heller ikke slik at disse stillingene ikke automatisk kan trekkes inn. Høstens naturlige avgang sees i sammenheng med 0,5 stilling mindre spes.ped.behov på u-trinnet og vil bli trukket inn. En rektor På sikt i 60-80% stilling. I forhold til gammel organisering før man ble en kommunal skole har man da spart en hel stilling. Det Side 33 av 99 135 000,- 270 000,- Sak 45/15 PARTSSAMMENSATT UTVALG - SAMLET RAPPORT vil «aldri» bli slik at man kan ta vekk hele ass.rektor. Arbeidsoppgavene er for mange til at dette er praktisk mulig. Dermed må den frigjorte ass.rektoren enten settes i undervisning med 40% lærer som kan fristilles eller settes til andre kommunale oppgaver. Dette spørsmålet må sees i sammenhengen med «hvilken ledelse skal en skole med 170-190 elever ha»? Slik rektor vurderer det nå, vil det være grunnlag for å se på administrasjonsressursen Vikarbudsjett / Sykefravær Budsjett for 2015 er på 250 000,-. Det er viktig å være flink på dette området. Dermed er sparepotensialet stort. Paradokset for regnskap 2014 er at vikarutgifter kontra refusjoner viste et overskudd til skolen. MOT I løpet av de 3 siste årene har skolen endret både holdninger, filosofi og arbeidsmåter i forhold til trivselsarbeid og mobbing på skolen. Når 10. trinn i år viser et resultat på 0 mobbing i klassen, viser dette nettopp at skolen sammen med elevene har arbeidet godt sammen på en måte vi ikke gjorde tidligere. Dette skyldes også MOT-arbeid, men den viktigste faktoren og grunnen til et slikt resultat, er kontaktlærerne de siste 3 årene i denne klassen. Rektor ser MOT som en del av «skolens personale» og kommunens satsningsområde innenfor miljøarbeid. Slik rektor ser det, er MOT dermed også en del av skolens oppgaver. 100 000,- Entreprenørskap Holdes innenfor budsjett og de mulighetene som finns der. Det er laget en plan som skolen følger ut fra kommunestyrets beslutninger. I den grad det er konflikt mellom budsjett og kommunestyrevedtak, vil lovpålagte oppgaver / undervisning være det som prioriteres. Ny Giv Avvikles som ekstra timer på skolen. De lærerne som ønsker dette fortsetter å få videreutdanning på dette området slik at ideene kan innføres og gjennomføres i samlede klasser for enkelte elever og hel klasse. Ny Giv kom som et resultat av manglende gjennomføring av videregående skole. Det som kan være en bekymring er om andelen snåsninger som ikke gjennomfører videregående i de kommende år. Side 34 av 99 200 000,- Sak 45/15 PARTSSAMMENSATT UTVALG - SAMLET RAPPORT Oppsummering 2015-2018 År Hva STILL% . ÅRSVIRKNING 2015 Ny Giv 200 000,- 2016 Ny Giv 200 000,- 2017 Naturlig avgang, 0,6 330 000,- Undervisningsstillin g 0,4 220 000,- Ny Giv Naturlig avgang 0,6 330 000,- Mindre adm. 0,2 135 000,- 0,2 110 000,- Undervisningsstillin g /naturlig avgang 2018 SUM 200 000,- Ny Giv 200 000,- Mindre adm. 0,2 135 000,- Undervisningsstillin g naturlig avgang? 0,8 440 000,- 3 2 500 000,- Det har vært en økning i lønnskostnader i sammenheng med spes.ped - og enkeltvedtak. Det er et mål av spespedbruken skal ned/ flyttes til tidligere årstrinn, og at vi i den sammenheng også skal vurdere PP-tjenesten hvor vi kjøper tjenester fra Grong kommune. Analysene er ikke ferdige, og det er usikkert hva en kan oppnå i budsjettvirkning. Det er uansett vesentlig at dette vurderes nøye, og at vi sikrer oss finansiering fra hjemkommuner i god tid når det gjelder fosterheimplasserte elever. Dette beløper seg raskt til hundretusener dersom vi ikke får på plass vedtak i god tid, eller på forhånd sikrer oss mot at hjemkommunen kan nekte å betale for nødvendige tiltak. Side 35 av 99 Sak 45/15 PARTSSAMMENSATT UTVALG - SAMLET RAPPORT Skolen prioriterer språklig fordypning, Med å tilby flere alternativ på hvert trinn, har skolen (hatt?) bare 5-6 elever i hver gruppe i språklig fordypning mens det ikke har vært rom for styrking av kjernefagene. I språklig fordypning har det vært gitt tilbud i to språkfag+ nord- og sør-samisk, engelsk og norsk. Det vil si 600 % lærerdekning 2-3 timer i uka i disse fagene. Det burde være overkommelig med 10-15 elever i gruppa. Et mulig realistisk potensial for dette tilbudet er en sammenslåing av tilbud som på sikt kan redusere årsverksbehovet med ca 2/3, eller nærmere anslått 400.000 årlig. Dette må imidlertid sees i sammenheng med de øvrige tiltakene slik at en ikke pådrar seg reduksjoner som gjør det vanskelig å gjennomføre ordinær undervisning. Det er viktig å se sammenhengen mellom lærertetthet i Snåsa skole (når det gjelder årstrinnene 0-7) og det faktum at elevene er spredt på to barneskoler; Montessori og Snåsa skole. Dette påvirker naturligvis lærertettheten og de virkemidler en har for å redusere denne. Selvvalgte oppgaver bør revurderes som prioritert tiltak dersom en skal komme i land med et forsvarlig budsjettopplegg under hensyn til ivaretaking av lovpålagte oppgaver. I tråd med innspill fra siste utvalgsmøte vedr. Snåsa skole 200515, ble det også pekt på at en del av satsningene knyttet til MOT, UE og Ny Giv bør kunne avvikles som særfinansierte tiltak og implementeres i den daglige drift i skolen. Jeg kommenterer dette nærmere under. UE: Etter at prosjektmedarbeider Gnest sluttet, har skolen gjennomført UE på egen kjøl (i samspill med næringsssjef) med godt resultat og uten bruk av særskilt finansierte tilleggsressurser. Ny Giv: Her settes det inn ekstraressurs på 10. trinn i vårhalvåret til en kostnad av 200.000 kr. Med referanse til UE, og til rektors merknader i møte 200515, vil det trolig være fullt forsvarlig å implementere arbeidet med Ny Giv – som skal videreføres – i den ordinære, daglige drift. Innsparing: 200.000 kr. MOT: NB! Inngår ikke i skolens budsjett. Mot er nå eget godt innarbeidet som filosofi og del av ungdomskulturen i Snåsa etter å ha vært MOT-kommune siden 010104. Opprinnelig ble det avsatt 35.000 til kontingent og 42.000 kr til informatører. Etter dette har oppgaven vokst i takt med økning i kontingent, innlemming som Lokalsamfunn med MOT og økte ansatteressurser. I sum avsettes nå ca kr 345.000 til MOT (R14). Etter skolens oppfatning er det forsvarlig å innlemme dette holdningsskapende arbeidet i den daglige driften, slik en også vurderte det som mulig da saken i sin tid ble forberedt til politisk behandling. Etter rådmannens syn tas prosessen vedr. reduksjon av adm. ressurser ved Snåsa skole samlet i kjølvannet av vedtak om endring av administrativ styringsmodell for kommunen. 3) Familiesentralen Gjennomgangen av Familiesentralen avdekte ikke vesentlige innsparingsmuligheter, men derimot behov for å øke ledelsesressursen. Situasjonen fram til i dag har vært at rådgiver helse også har vært enhetsleder for familiesentralen i samlet sett 70 % stilling. Dette har fungert meget bra, men det er en klar konklusjon at dette ikke er bærekraftig, og at enheten må ha tildelt en særskilt lederressurs. Side 36 av 99 Sak 45/15 PARTSSAMMENSATT UTVALG - SAMLET RAPPORT Denne økningen er allerede vedtatt av kommunestyret og innlagt i B -15, men iverksetting er utsatt til etter at vi har fattet vedtak i sak vedr. omorganisering av sentraladministrative funksjoner. Rent prinsipielt er det rådmannens oppfatning at enheten i tillegg til det kurative i overveiende grad driver tverrfaglig, forebyggende arbeid som gir resultater på sikt i form av redusert oppfølgingsbehov enten det gjelder pleiebehov, sykelighet eller dropout. Kommunens gode prestasjoner når det gjelder en del målbare forhold tillegges blant annet dette arbeidet. Det vil si at en vurderer familiesentralens arbeid som innsats som gjør det mulig å spare de store utgiftene i den kostnadstunge delen av tjenesteytingen. Dersom vi skal drive smart budsjettering, bør vi heller øke enn redusere innsatsen på de tjenester som enheten administrerer. Konklusjon: Utvalget identifiserte ikke vesentlige, konkrete innsparingstiltak. Det er imidlertid særskilt fokus på to områder: Kostnader til legetjenester inkl. felles legevakt og kommunens bruk av DMS/ØH-plasser. Når det gjelder det sistnevnte, fikk formannskapet en gjennomgang med daglig leder Inger Risan og enhetsledere/kommunelege i formannskapets møte 3. juni -15. Det konkluderes grovt sett med at Snåsas bruk – på grunn av innbygger-/pasientgrunnlaget - av intermediærsenger og øyeblikkelig hjelp-plasser må sees over flere år før det gir mening å sammenligne med andre kommuner. Økning i adm. ressurs er ikke iverksatt, men avventer nå sak vedr. endringer i administrativ organisering. 4) Snåsa barnehage Utvalget konstaterer at Snåsa I følge kommunebarometeret ligger godt an og driver rasjonelt sammenlignet med Kostragruppe 3. Snåsa ligger på kr 120 137 kr mens gruppe 3 ligger på 128 405 i kostander pr plass. Det er løpende og god kontroll med bemanningen, og ikke grunnlag for inngrep i grunnbemanning. I og med at det er makspris på barnehagetilbudet, er inntektsmulighetene i praksis begrenset til justeringer av matpriser. Det vil si at det må være fokus på driftsutgifter, og videre på vurderinger av servicenivå (tilbud). Enhetsleder viste til at barnehagen hadde vært åpen i ferie med kun ett barn til stede. Standarden her må fastsettes på et mye høyere nivå, og det må kreves minst fem barn før barnehagen kan holde åpnet i ferietida. Utvalget ba om nærmere gjennomgang av følgende forhold som grunnlag for forslag til tiltak i budsjettet: Justering av matpriser: Uavklart effekt, men 20 % økning tilsvarer 15.000 på årsbasis. Bortfall av egen baking – kjøp av brød fra institusjonskjøkken til sjølkost som alternativ. Ikke effektberegnet p.t. Ferielukking: Stenging av barnehagen i 14 dager: Årseffekten er beregnet med utgangspunkt i mindrebruk på vikar, og utgjør kr 75 000,Aktuelle tiltak er iverksatt i B-15. 5) Teknisk enhet Utvalget kan konstatere at enheten ikke har hatt nevneverdig realøkning i sine driftsrammer når en korrigerer for økning i avskrivninger(utgift på teknisk og tilsvarende inntekt på finansområdet) og lønns- og prisvekst i løpet siste tiårsperiode, og at de samtidig har fått nye/økte oppgaver knyttet til hjelpemiddelområdet, flyktningtjenesten, boligformidling mv. I tillegg er det tatt i bruk mange nye Side 37 av 99 Sak 45/15 PARTSSAMMENSATT UTVALG - SAMLET RAPPORT arealer i samme periode (basseng/garderober, helsesenter, flyktningboliger, ambulanselokaler, kontorbygg Gilstad, deler av Alfarstad og nye skolelokaler Bostad. Samtidig har det avgått arealer ved Breide og Vinje, men oppdragsmengden har hatt en klar netto økning uten at dette er fulgt opp med ekstra ressurser. I praksis må dette tolkes om en effektivisering. Utvalget konstaterte at ressursbruk på oppfølging av flyktningområdet utgjorde 850 t/år i henhold til interne timeføringer. Dette tas av andre oppgaver, også saksbehandling. Dette må hensyntas som del av flyktningbudsjettet, og vektlegges ved innspill til IMDI når det gjelder understrekningen av under\finansiering av flyktningområdet. Dette er en del av bildet som gjør at en kan konstatere at flyktningområdet er underfinansiert. Ressursbruk på kommunale boliger inkl. arbeid med formidling: Det ble satt søkelys på gratistjenester for leietakere av kommunale boliger som kunne vært overlatt til andre. Enheten jobber nå konkret med dette, og rådmannen er tilfreds med måten dette følges opp på. Budsjettvirkning er for tidlig å anslå. Utvalget ønsket å få et estimat over lønnsomheten ved å ansette fagarbeider i stedet for å kjøpe tjenester. Gjennomgang av aktuelle oppdrag i budsjett/økonomiplan viser at dette kan gi en innsparing i størrelsesorden 20.000,- kr pr mnd fordi en dermed unngår kjøp av tjenester til langt høyere timepriser. Årsvirkningen blir ca kr 250.000,- Det er bestilt ny sak for å beskrive mulighetene for netto innsparing mer konkret og direkte koblet til tiltakene i økonomiplanen. Saken er imidlertid ikke prioritert til nå. Forholdet vil bli tatt opp så snart det gis rom for en forsvarlig gjennomgang. Utvalget peker også på behovet for å legge oss på riktig nivå i forhold til forskriftsstandard når det gjelder renholdskostnader Snåsa skole og Snåsa sjukeheim. Det er ellers behov for å få klarere fram kostandene knyttet til skole, samfunnshus og basseng slik at disse kan skilles i budsjett og regnskap. Som et foreløpig tiltak har rådmannen klarert at det kan monteres eget avlesningsutstyr for strømforbruk slik at en kan skille mellom skole, basseng, samfunnshus, sykeheim og helsesenter. Når det gjelder standard i forhold til renhold på Snåsa skole/samfunnshus/basseng etter framforhandlet avtale med renholderne, ble det bedt om at adm sjekket ut påstanden om at vi ligger 0,25 årsverk over standard i henhold til forskrift når et gjelder. Utvalget ønsker at dette reforhandles, og at vi legger oss på normal standard. Årsvirkning av dette tilsvarer ca kr 120.000. Utvalget avventer resultatet av gjennomgang av varmestyring og energitiltak i eget prosjekt som grunnlag for tiltak for å få ned energibruken. I den sammenheng ble det bestemt at utvalgte driftskostnader bygg skulle foreslås overført til den enkelte resultatenhet (med resultatansvar) når det gjelder sjukeheim, helsesenter, skole og barnehage (minus Breide) fra og med neste budsjettår. Det er uklart hva en kan oppnå med et slikt tiltak før det er prøvd ut, men en kan sikte seg inn på et samlet innsparingspotensial på kr 100.000 og evaluere dette i samband med tertialvise budsjettreguleringer. Vi legger inn dette som element i 1. tertialregulering. Større gevinster krever etter all sannsynlighet forutgående investeringer. Side 38 av 99 Sak 45/15 PARTSSAMMENSATT UTVALG - SAMLET RAPPORT Utvalget så også behov for rekalkulering av priser på utleie av kommunale bygg til private formål, og på prisnivå for brøyting strøing for private. Her må vi legge oss på et nivå som minst svarer til sjølkost inkl forvaltning, og dessuten ta hensyn til konkurransevridning i forhold til private tilbydere. Utleiereglement er nå utarbeidet med nye priser. Samlet budsjettvirkning er ikke beregnet, men det vil komme et vurderingsgrunnlag i samband med arbeidet med B16 /ØP 16-19. Utvalget ville også ha svar på om teknisk enhet kan bruke mer ressurser på parkarbeid/forskjønning av uteområder og rundt kommunale bygninger. Det er øremerket kr 75.000 til formålet i B15, og arbeidet er godt i gang. 6) ENHET FOR LANDBRUK: Her er det ikke iverksatt særskilte, budsjettreduserende tiltak, men rådmannen peker på følgende ikke lovpålagte oppgaver som ligger på enhetens budsjett, og som kan kuttes: a) Tilskudd til Norsk landbruksrådgivning: b) Kontingent USS: c) Tilskudd drift av toalett Viosen Marina SUM Kr 20.000 (uendret siden ca 1990) Kr 32.000 (dette kuttet vi også en på 2000-tallet) Kr 20.000 (avtalen er ikke gjennomgått) Kr 72.000,- Øvrige del av budsjettet betjener lovpålagte oppgaver eller er knyttet til tiltak som er fullfinansiert ved eksterne midler (fylkesmann m.fl), slik som lauvrydding, fallviltregistreringer etc. En gjør oppmerksom på at verken Norsk landbruksrådgivning eller Viosen marina er kontaktet vedrørende muligheter for kutt i tilskudd. Det gjenstår derfor noen prosesser før et evt. vedtak om kutt kan effektueres. Enheten har under utredning en plan for samarbeidstiltak mellom Inn-Trøndelagskommunene som tar sikte på at Snåsa skal kunne ta på seg oppgaver for nabokommunene. Det er for tidlig å si hvordan dette vil påvirke budsjettbehovet. Avslutningsvis oppsummeres avdekte muligheter for budsjettiltak som hittil er avdekket i nedenstående tabell: Enhet Tiltak Øk konsekvens/år Merknad Snåsa sjukeheim Reduksjon av plasser fra 38 – 30 kr 3000000,- (+) Usikkert innslagstidsp. kr 1400000,- (-) « Hjemmetjenestene Økt innsats grunnet reduksjon inst Sjukeheim+ hjtj Endret ledelse Kr 130000,- (+) Kan forseres ? Kutt i tilskudd, kino etc (se pkt 2.d) Kr 153000,- (+) Noe kan realiseres raskt Kultur « Side 39 av 99 Sak 45/15 PARTSSAMMENSATT UTVALG - SAMLET RAPPORT « Samle ungdomsklubbene i Alfarstad Kr 58000,- (+) Iverksatt « Endre samfinansieringsnøkkel (bør også kunne gjelde andre enheter) Kr 50000,- (+) Bør iverksettes raskt « Avvikle MOT/(innlemme i skole) Kr 345000,- (+) Oppdaterte tall R14 « Redusere adm. utgifter Kr 210000,- (+) « Redusere ungdomstiltak Kr 150000,- (+) Sommerstenging Kr 75000,- (+) Iverksatt Økte matpriser Kr 15000,- (+) « Familiesentralen Behov for egen lederressurs Kr 260000,- (-) Teknisk Reduksjon av renhold Snåsa skole Kr 120000,- (+) « « Ansette vedlikeholdsarbeider Kr 250000,- (+) « « Overføre ansvar for strøm og forbruksartikler til enheter Kr 100000,- (+) « Tilpassing av utleiepriser og pris kommunal brøyting/strøing Kr 50000,- (+) Uavklart potensial « Avsetning av midler forskjønning Kr 75000,- (-) Iverksatt Kutt i tilskudd forsøksring Kr 20000 (+) Kan iverks 2016 « Si opp USS-medlemskap K3 32000,-(+) « « Kutt i tilskudd Viosen marina Kr 20000,- (+) « Innlemme Ny Giv i ord. virksomhet Kr 200000,- (+) Iverksetting H15 Reduksjon lederressurs (2016) Kr 135000,- (+) Iverksetting 2016 Reduksjon naturlig avgang (2016) Kr 300000,- (+) « Reduksjon undervisningsstill. (-16) Kr 220000,- (+) « Snåsa barnehage « Landbruk Snåsa skole « (-17) Kr 110000,- (+) « (-18) Kr 440000,- (+) Kr 400000,- (+) Endring Språklig fordypning (2017?) Side 40 av 99 Ikke iverksatt Usikker. Under iverksetting Iverksetting snarest Sak 45/15 PARTSSAMMENSATT UTVALG - SAMLET RAPPORT Kr 4.923.000 (+) SUM Som en vil se, gjenstår ennå ca 1,5 millioner kroner før målsatt nedskjæring er gjennomført under forutsetning av at det er mulig å realisere de kuttmuligheter utvalget har gjennomgått. 1,5 millioner tilsvarer ca 2,5 årsverk, og er slik sett ikke urealistisk, men dette kommer i tillegg til de stillingskutt som tiltakslista innebærer, og før en kjenner effektene av omorganisering av sentraladministrasjonen. Slike kutt krever gode prosesser med organisasjonene, og kan ta tid å gjennomføre. Sluttmerknad: Effekten av endret sentraladm. struktur er usikker, og det er også usikkert hva en kan oppnå med iverksetting av nye interkommunale samarbeidstiltak. Hvor enkelt det blir å nå målet totalt sett, påvirkes også av forhold som: a) b) c) d) om vi får økte inntekter (eiendomsskatt, konsesjonskraft, gebyrer m.v., kommuneramme) om Stortinget reduserer rammeoverføringene i nytt inntektssystem om skattesvikten nasjonalt fortsetter (medfører mindre i rammeoverføringer) at rentenivået ikke endres i negativ retning (vi ligger på topp i skattefinansiert gjeld i NT), og at vi klarer å redusere gjelda e) at vi klarer å redusere sykefraværet og vikarbruk i forhold til dagens nivå. Dette kan i seg selv utgjøre verdien av flere årsverk, og er et høyt prioritert mål. f) Hva vi kan oppnå med et gjennomført selvkostprinsipp når det gjelder leiepriser og tjenester for andre De usikkerheter som gjelder for de økonomiske utsiktene nasjonalt og de øvrige punktene nevnt over tilsier etter rådmannens syn at vi ikke kan lempe på kravene til nivå på kutt i utgiftsrammene. Rådmannens forslag til innstilling: 1) Følgende liste over kutt-tiltak legges til grunn for inneværende år / budsjettarbeidet for 2016, og for drøftinger/forhandlinger i medhold av Hovedtariffavtalen med sikte på snarest mulig effektuering av tiltak. Enhet Tiltak Øk konsekvens/år Merknad Snåsa sjukeheim Hjemmetjenestene Sjukeheim+ hjtj Kultur « « « Reduksjon av plasser fra 38 – 30 Økt innsats grunnet reduksjon inst Endret ledelse kr 3000000,- (+) kr 1400000,- (-) Kr 130000,- (+) Usikkert innslagstidsp. « Kan forseres ? Kutt i tilskudd, kino etc (se pkt 2.d) Samle ungdomsklubbene i Alfarstad Endre samfinansieringsnøkkel (bør også kunne gjelde andre enheter) Kr 153000,- (+) Kr 58000,- (+) Kr 50000,- (+) Noe kan realiseres raskt Iverksatt Bør iverksettes raskt Side 41 av 99 Sak 45/15 PARTSSAMMENSATT UTVALG - SAMLET RAPPORT « « « Snåsa barnehage « Familiesentralen Teknisk « « « « Landbruk « « Snåsa skole Avvikle MOT/(innlemme i skole) Redusere adm. utgifter Redusere ungdomstiltak Sommerstenging Økte matpriser Behov for egen lederressurs Reduksjon av renhold Snåsa skole Ansette vedlikeholdsarbeider Overføre ansvar for strøm og forbruksartikler til enheter Tilpassing av utleiepriser og pris kommunal brøyting/strøing Avsetning av midler forskjønning Kutt i tilskudd forsøksring Si opp USS-medlemskap Kutt i tilskudd Viosen marina Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr 345000,- (+) 210000,- (+) 150000,- (+) 75000,- (+) 15000,- (+) 260000,- (-) 120000,- (+) 250000,- (+) 100000,- (+) Kr 50000,- (+) Iverksatt « Ikke iverksatt « « Usikker. Under iverksetting Uavklart potensial Kr Kr K3 Kr 75000,- (-) 20000 (+) 32000,-(+) 20000,- (+) Iverksatt Kan iverks 2016 « « Innlemme Ny Giv i ord. virksomhet Reduksjon lederressurs (2016) Reduksjon naturlig avgang (2016) Reduksjon undervisningsstill. (-16) « (-17) « (-18) Endring Språklig fordypning (2017?) Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr 200000,- (+) 135000,- (+) 300000,- (+) 220000,- (+) 110000,- (+) 440000,- (+) 400000,- (+) Iverksetting H15 Iverksetting 2016 « « SUM Oppdaterte tall R14 Iverksetting snarest Kr 4.923.000 (+) 2) Tiltak som påvirkes av vedtak om endringer i administrativ styringsmodell avventer dette vedtaket og behandles samlet med sikte på snarest mulig virkning. Behandling/vedtak i Snåsa formannskap den 19.06.2015 sak 148/15 Behandling: Ordfører Vigdis H. Belbo fremmet følgende endrings og tilleggsforslag : Kr 330000,- (+) + effekt kr. 200.000,Sjukeheim+ hjtj Endret ledelse Avvikle MOT/(innlemme i skole) Kr 0 - effekt kr. 345.000,Kultur Behov for egen lederressurs Kr 0 + effekt kr. 260.000,Familiesentralen Kutt i tilskudd landbruksrådgivning Kr 0 - effekt kr. 20.000,Landbruk Si opp USS-medlemskap Kr 0 - effekt kr. 32.000,« Reduksjon lederressurs (2016) Kr 330000,(+) + effekt kr. 195.000,Snåsa skole Tone Våg fremmet følgende endringsforslag. Kultur Kutt i tilskudd, kino etc (se pkt 2.d) Side 42 av 99 Kr 103000,- (+) -effekt kr. 50.000,- Sak 45/15 PARTSSAMMENSATT UTVALG - SAMLET RAPPORT Votering. Ordfører Vigdis H. Belbo sitt endrings- og tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Tone Våg sitt endringsforslag ble enstemmig vedtatt. Rådmannens forslag til innstilling med de vedtatt endrings- og tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt som innstilling for kommunestyre. Snåsa formannskaps innstilling: 1) Følgende liste over kutt-tiltak legges til grunn for inneværende år / budsjettarbeidet for 2016, og for drøftinger/forhandlinger i medhold av Hovedtariffavtalen med sikte på snarest mulig effektuering av tiltak. Enhet Tiltak Øk konsekvens/år Merknad Snåsa sjukeheim Hjemmetjenestene Sjukeheim+ hjtj Kultur « « « Reduksjon av plasser fra 38 – 30 Økt innsats grunnet reduksjon inst Endret ledelse kr 3000000,- (+) kr 1400000,- (-) Kr 330000,- (+) Usikkert innslagstidsp. « + effekt kr. 200.000,- Kutt i tilskudd, kino etc (se pkt 2.d) Samle ungdomsklubbene i Alfarstad Endre samfinansieringsnøkkel (bør også kunne gjelde andre enheter) Avvikle MOT/(innlemme i skole) Redusere adm. utgifter Redusere ungdomstiltak Sommerstenging Økte matpriser Behov for egen lederressurs Reduksjon av renhold Snåsa skole Ansette vedlikeholdsarbeider Overføre ansvar for strøm og forbruksartikler til enheter Tilpassing av utleiepriser og pris kommunal brøyting/strøing Avsetning av midler forskjønning Kutt i tilskudd forsøksring Si opp USS-medlemskap Kutt i tilskudd Viosen marina Kr 103000,- (+) Kr 58000,- (+) Kr 50000,- (+) -effekt kr. 50.000,Iverksatt Bør iverksettes raskt Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr 0 (+) 210000,- (+) 150000,- (+) 75000,- (+) 15000,- (+) 0 (-) 120000,- (+) 250000,- (+) 100000,- (+) -effekt kr. 345.000,- Kr 50000,- (+) Iverksatt « +effekt kr. 260.000,« « Usikker. Under iverksetting Uavklart potensial Kr Kr K3 Kr 75000,- (-) 0 (+) 0 (+) 20000,- (+) Iverksatt -effekt kr. 20.000,-effekt kr. 32.000,« Innlemme Ny Giv i ord. virksomhet Reduksjon lederressurs (2016) Reduksjon naturlig avgang (2016) Reduksjon undervisningsstill. (-16) « (-17) « (-18) Endring Språklig fordypning (2017?) Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr 200000,- (+) 330000,- (+) 300000,- (+) 220000,- (+) 110000,- (+) 440000,- (+) 400000,- (+) « « « Snåsa barnehage « Familiesentralen Teknisk « « « « Landbruk « « Snåsa skole SUM Kr 5.131.000 (+) Side 43 av 99 Iverksetting H15 +effekt kr. 195.000,« « Iverksetting snarest Sak 45/15 PARTSSAMMENSATT UTVALG - SAMLET RAPPORT 2) Tiltak som påvirkes av vedtak om endringer i administrativ styringsmodell avventer dette vedtaket og behandles samlet med sikte på snarest mulig virkning. Resultatet av formannskapets behandling framlegges med dette til behandling i kommunestyre. Side 44 av 99 Arkiv: Arkivsaksnr.: Saksbehandler: Dato: Snåsa kommune 033 15/1876-2 Truls Eggen 08.04.2015 Utvalg Møtedato Saksnr.: Snåsa formannskap 03.06.2015 124/15 Snåsa kommunestyre 25.06.2015 46/15 ___________________________________________________________________________________ ÅRSMELDING 2014 - SNÅSA ELDRERÅD Vedlagte dokumenter: 1. Årsmelding 2014 for Snåsa eldreråd. 2. Særutskrift sak 3/15 fra møte 5/3 2015 i Snåsa eldreråd. Ikke vedlagte dokumenter: Ingen Hjemmel for behandling: Lov om kommunale og fylkeskommunale eldreråd § 4 Saksopplysninger: I lov om kommunale og fylkeskommunale eldreråd står det at eldrerådet i henhold til lovens § 4, 4. ledd skal «utarbeide ei melding om verksemda si». Meldinga skal legges fram for kommunestyret. Årsmelding for 2014 er lagt fram og gjennomgått av eldrerådet i møte den 573.2015 i sak 3/15. Eldrerådet har engasjert seg i en rekke saker også i 2014. Rådet signaliserer at det ikke har fått tilbakemelding på sin henstilling om et mer rettferdig renovasjonsgebyr. Rådmannen mener at dette kan tas opp til drøfting med leder for renovasjonsordningen i Steinkjer kommune slik at problemstillingen kan belyses mer fullstendig for rådet i møte. Årsmelding for Snåsa eldreråd for 2014 framlegges for kommunestyret til behandling. Snåsa eldreråd fremmer følgende forslag til vedtak: «Årsmelding 2014 fra Snåsa eldreråd godkjennes», hvilket også blir rådmannens innstilling. Rådmannens forslag til innstilling: Årsmelding 2014 fra Snåsa eldreråd godkjennes Behandling/vedtak i Snåsa formannskap den 03.06.2015 sak 124/15 Behandling: Ingen andre forslag ble framlagt. Votering. Enstemmig vedtatt som innstilling for kommunestyre. Snåsa formannskaps innstilling: Årsmelding 2014 fra Snåsa eldreråd godkjennes Resultatet av formannskapets behandling framlegges med dette til behandling i kommunestyre. Side 45 av 99 Arkiv: Arkivsaksnr.: Saksbehandler: Dato: Snåsa kommune 212 15/4447-2 Truls Eggen 18.06.2015 Utvalg Møtedato Saksnr.: Snåsa kommunestyre 25.06.2015 47/15 ___________________________________________________________________________________ REGNSKAP OG ÅRSMELDING 2014 Vedlagte dokumenter: 1. Årsmelding og regnskap for Snåsa fjellstyre for 2014. Ikke vedlagte dokumenter: Ingen Hjemmel for behandling: Fjellovens § 11, 2. ledd. Saksopplysninger: Etter fjellovens § 11, 2. ledd ”skal kopi av rekneskapet sendast kommunestyret”. Vurdering: Årsmelding og regnskap 2014 for Snåsa fjellstyre framlegges kommunestyret til orientering. Framlegges kommunestyret til orientering uten forslag til innstilling/vedtak: Side 46 av 99 Arkiv: Arkivsaksnr.: Saksbehandler: Dato: Snåsa kommune 068 &01 15/4070-2 Truls Eggen 09.06.2015 Utvalg Møtedato Saksnr.: Snåsa formannskap 17.06.2015 137/15 Snåsa formannskap 19.06.2015 146/15 Snåsa kommunestyre 25.06.2015 48/15 ___________________________________________________________________________________ ENDRING AV SELSKAPSAVTALEN IKA TRØNDELAG Vedlagte dokumenter: Brev fra IKA datert 200515 Selskapsavtale Ikke vedlagte dokumenter: Ingen Hjemmel for behandling: Koml. § 62 nr 1, jfr delegasjonsreglementet kap 3.2, jfr. 3.3.3 pkt 2 Saksopplysninger: IKA Trøndelag IKS er en interkommunal virksomhet som er opprettet med hjemmel i lov om interkommunaleselskaper av 29. januar 1999. Fylkeskommuner, kommuner i Nord- og Sør Trøndelag, interkommunale selskap og foretak kan være deltakere i selskapet. Opptak av nye kommuner og endring av selskapsavtalen må vedtas av samtlige deltakere. Kommunestyret/fylkestinget må selv vedta avtalen. Selskapsavtalen som følger vedlagt er oppdatert i trad med styrets vedtak. IKA Trøndelag IKS skriver i brev av 20.05.15 at «Trondheim kommune v/Bystyret har vedtatt at de sier opp sitt deleierforhold i IKA-Trøndelag med virkning fra 01.01.16.» Det vil etter Trondheim kommunes fratreden være 42 eiere av IKA Trøndelag IKS. Etter Trondheim kommunes uttreden vil eierandelen til den enkelte eier vil øke noe. Dette vil for øvrig ikke ha noen praktisk betydning for det årlige eiertilskuddet/driftstilskuddet (jfr. Selskapsavtalens §5) eller eiernes stemme i representantskapet (jfr. Selskapsavtalens §9, siste ledd, som sier én medlem, én stemme). Eierandelen er fastsatt etter folketall. I og med at Trondheim kommunes folketall ikke inngår i nøkkelen (jfr. § 5), vil dette ikke få effekt på øvrige kommuners eierandel. Den enkelte kommune bes om å melde tilbake til IKA Trøndelag IKS når kommunestyret har behandlet revidert selskapsavtale. Underskrevet, revidert selskapsavtale må ligge ved vedtaket. Vurdering: Rådmannen tilrår at Snåsa kommune gir sin tilslutning til godkjenning av den reviderte selskapsavtalen. Rådmannens forslag til innstilling: Snåsa kommune gir sin tilslutning til endring av selskapsavtalen for IKA Trøndelag IKS Side 47 av 99 Sak 48/15 ENDRING AV SELSKAPSAVTALEN IKA TRØNDELAG Behandling/vedtak i Snåsa formannskap den 17.06.2015 sak 137/15 Behandling: Omforent forslag til vedtak. Saka utsettes og behandles på ekstraordinært møte den 19. juni 2015. Votering. Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. Snåsa formannskaps vedtak: Saka utsettes og behandles på ekstraordinært møte den 19. juni 2015. Behandling/vedtak i Snåsa formannskap den 19.06.2015 sak 146/15 Behandling: Ingen andre forslag ble framsatt. Votering. Enstemmig vedtatt som innstilling for kommunestyre. Snåsa formannskaps innstilling: Snåsa kommune gir sin tilslutning til endring av selskapsavtalen for IKA Trøndelag IKS Resultatet av formannskapets behandling framlegges med dette til behandling i kommunestyre. Side 48 av 99 Arkiv: Arkivsaksnr.: Saksbehandler: Dato: Snåsa kommune 026 U01 15/4258-1 Truls Eggen 27.05.2015 Utvalg Møtedato Saksnr.: Snåsa formannskap 03.06.2015 126/15 Snåsa kommunestyre 25.06.2015 49/15 ___________________________________________________________________________________ BYREGIONPROGRAMMET - SØKNAD OM DELTAKELSE I FASE II Vedlagte dokumenter: 1. Søknad til Byregion Fase 2 2. Prosjektbeskrivelse Ikke vedlagte dokumenter: Samfunnsanalysen "Inn-Trøndelag som en del av et system av byer" Hjemmel for behandling: Delegeringsreglementets kap 3.4.2, jfr vedtak i Politisk styringsgruppe Koml. § 13 Saksopplysninger: Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) lyser ut inntil 91,5 mill. kroner for hele perioden 2015–2017 til fase 2 av utviklingsprogrammet for byregioner. Midlene lyses ut for tre år med forbehold om Stortingets årlige budsjettvedtak. Fristen for å ettersende dokumentasjon av politisk forankring i den enkelte kommune er forlenget til 18.juni. Saken ble behandlet i Politisk styringsgruppe i Inn-Trøndelag 9. februar 2015, med følgende protokoll: Sak: Sak 15/07 Byregionpro-grammet Vedtak: Fase 1 har gitt InnTrøndelagskommunene et godt grunnlag for å videreutvikle strategier og planer for regional vekst. Det søkes om deltakelse i fase 2. Utviklingsprogrammet for byregioner skal bidra til å styrke vekstkraften for byregionene som er med i programmet, og til økt kunnskap om samspillet mellom by og omland. Programmet startet våren 2014 etter utlysing av en tilskuddsordning for fase 1 i programmet. Programmet er delt inn i to faser. Fase 1 var ettårig og ble hovedsakelig gjennomført i 2014, og altså i hovedsak etter at Snåsa kommune ble med i Inn-Trøndelagssamarbeidet. Fase 2 går over tre år, og skal gjennomføres i perioden 2015–2017. Utviklingsarbeidet foregår i tilknytning til et nasjonalt nettverk med andre deltakende regioner. Kompetansesenter for distriktsutvikling har ansvar for å etablere og drifte nettverk mellom deltakende byregioner. Side 49 av 99 Sak 49/15 BYREGIONPROGRAMMET SØKNAD OM DELTAKELSE I FASE II Formålet for fase 2 er at deltakerne skal komme fram til og iverksette lokalt forankrete strategier og tiltak innenfor et tema/samfunnsområde med utgangspunkt i det økonomiske samspillet mellom byen og omlandet for å fremme økonomisk vekst i regionen. Tilskuddet for fase 2 skal gi støtte til å gjennomføre nødvendige prosesser, etablering av nettverksarenaer, delta i nettverkssamarbeidet i byregionprogrammet, kunnskapsinnhenting osv, for å utvikle strategier og tiltak som kan bidra til å fremme økonomisk vekst i regionen basert på samspillet mellom byen og omlandet. Inn-Trøndelagskommunenes arbeid i Fase 1 tilfredsstiller KMD's krav til å søke om deltakelse i Fase 2. Kort oppsummert Steinkjer har sammen med kommunene Inderøy, Verran og Snåsa deltatt i fase 1 av utviklingsprogrammet for ByRegioner. Fase 1 har hatt fokus på a)utarbeidelse og b) forankring av en helhetlig samfunnsanalyse. SAMMENHENG MELLOM FUNN I ANALYSEN OG VALG AV TEMA I FASE 2: Analysen har bestått av en kvantitativ del med vurderinger og en kvalitativ del hvor intervjuer med nøkkelpersoner i regionen har stått sentralt. Den kvantitative analysen "Inn-Trøndelag som en del av et system av byer" (vedlegg1) er utført av SINTEF ved Lars Harald Vik. Den kvalitative delen er gjennomført av prosjektleder og Arnt Ivar Kverndal i fellesskap. De sentrale funn er: - Regionen har ikke hatt folkevekst siden 1984 - Regionen bør satse på sine naturlige komparative fortrinn - Regionen er ett av Norges 3 store matfat ("biomassefat") - Regionen utnytter ikke det potensialet som ligger i de naturlige fortrinn. - Det er sannsynligvis mer snakk om intraprenørskap enn entreprenørskap - Regionen bør ha ambisjoner om å være verdensledende på utnyttelse av biomasse - Kompetansen som da etterspørres er i stor grad nasjonal/internasjonal - Regionen bør utnytte de store nasjonale og Europeiske satsingene på dette området - De regionale satsingene i dag er primært lokale og lite helhetlig - Regionens motor er ikke tydelig og sterk nok for næringsutvikling - Hva som er/regnes som region i næringssammenheng er uavklart. Fase 1 ble avsluttet med en workshop hvor alle informanter fikk presentert funn og analyser. For å så bli invitert inn i 2 gruppearbeid med overskriftene: - Gruppens vurderinger av analysene? - Hvordan ta ut regionens potensiale? - Fra teori til praksis Kort oppsummert: - Analysene treffer godt Regionen har 3 tydelige komparative fortrinn + Mat/biomasse + Energi/klima + Administrasjon/forvaltning Og 4 sentrale utfordringer + Strategi + Lederskap + Allianser Side 50 av 99 Sak 49/15 BYREGIONPROGRAMMET SØKNAD OM DELTAKELSE I FASE II + Synliggjøring Våre samfunnsanalyser har tydelig vist at Steinkjerregionen har utfordringer i forhold til økonomisk vekst. Våre kilder peker, både i den kvalitative analysen og i den oppsummerende workshopen, på et stort næringspotensial, basert på naturlige komparative fortrinn - DEN LANDBASERTE BIOØKONOMIEN - som ikke utnyttes. Dette skyldes primært 3 faktorer: -Det finnes ingen omforent regional ”Masterplan” -Miljøene er lite koordinert -En har i alt for liten grad klart å utnytte regionens komparative fortrinn. I fase 2 vil prosjektet ha fokus på to strategiske valg; 1) å få på plass en omforent og godt forankret "masterplan" for regionen med utgangspunkt i regionens komparative fortrinn. 2) Utvikle regionens gjennomføringskraft ved å styrke samhandling, relasjoner og tillit mellom utviklingsaktørene. Hovedtema: "Hvordan løfte seg fra kommunale planer til en felles regional satsing/utviklingsstrategi basert på naturlige komparative fortrinn og sikre nødvendig gjennomføringskraft" Prosjektbeskrivelse Prosjektet har 5 hovedaktiviteter med konkrete tidsbestemte handlinger. Se forøvrig Prosjektbeskrivelsen for ytterligere konkretisering. H1. Valg og forankring av regionens utviklingsstrategier H2. Styrke regionens gjennomføringskraft gjennom styrket samhandling og tillit mellom utviklingsaktørene H3. Markedsføre regionens fortrinn H4. Samarbeid med andre regioner H5. Sluttrapportering og plan for ByR Fase 3 Side 51 av 99 Sak 49/15 BYREGIONPROGRAMMET SØKNAD OM DELTAKELSE I FASE II Vurdering: Deltakelse i ByRegionprogrammet Fase 1 har gjennom den helhetlige samfunnsanalysen gitt oss gode spor i regionens muligheter og utfordringer. Den har satt en tydelig "overskrift" for innholdet i en eventuell fase 2. En deltakelse i Fase 2 vil gi regionen både økonomiske og utviklingsmessig drahjelp til å fortsette prosessen mot en mer samlet og styrket Byregion. Det vises ellers til sak vedr. Innherredsprogrammet. En del av satsningene i Byregionprogrammet vil bare styrkes ved å trekke inn en større region som nedslagsfelt for aktiviteter. I og med at dette er en sak som i utgangspunktet skal behandles av kommunestyret, jfr. delegeringsreglementets kap 3.4.2, bør formannskapet vurdere å hjemle vedtaket i koml. § 13 (hastevedtaksparagrafen) : «Dette gjelder ikke lovfestede saker, men som ut fra sakens prinsipielle innhold og/eller omfang, og i henhold til dette reglement, skal behandles av kommunestyret selv … 2. Prinsipielle saker/ avtaler vedr. interkommunalt samarbeid « Koml § 13 sier: § 13.Utvidet myndighet i haste-saker. 1. Kommunestyret og fylkestinget kan selv bestemme at formannskapet eller fylkesutvalget, et fast utvalg, kommunerådet eller fylkesrådet skal ha myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av annet organ, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette. 2. Melding om vedtak truffet i medhold av denne paragraf forelegges vedkommende organ i dettes neste møte. I og med at det er frist til 18. juni med å dokumentere politisk forankring, er dette en nærliggende mulighet. Rådmannens forslag til innstilling: Snåsa kommune gir sin støtte til at Inn-Trøndelagsregionen søker KMD om deltakelse i fase 2 av ByRegionprogrammet. Begrunnelse: En deltakelse i Fase 2 vil gi regionen både økonomiske og utviklingsmessig drahjelp til å fortsette prosessen mot en mer samlet og styrket byregion, noe som vil øke mulighetene for vekst og næringsutvikling i regionen og derfor også styrke Snåsa. Behandling/vedtak i Snåsa formannskap den 03.06.2015 sak 126/15 Behandling: Ingen andre forslag ble framlagt. Votering. Enstemmig vedtatt som innstilling for kommunestyre. Side 52 av 99 Sak 49/15 BYREGIONPROGRAMMET SØKNAD OM DELTAKELSE I FASE II Snåsa formannskaps innstilling: Snåsa kommune gir sin støtte til at Inn-Trøndelagsregionen søker KMD om deltakelse i fase 2 av ByRegionprogrammet. Begrunnelse: En deltakelse i Fase 2 vil gi regionen både økonomiske og utviklingsmessig drahjelp til å fortsette prosessen mot en mer samlet og styrket byregion, noe som vil øke mulighetene for vekst og næringsutvikling i regionen og derfor også styrke Snåsa. Resultatet av formannskapets behandling framlegges med dette til behandling i kommunestyre. Side 53 av 99 Arkiv: Arkivsaksnr.: Saksbehandler: Dato: Snåsa kommune 026 15/4252-3 Truls Eggen 27.05.2015 Utvalg Møtedato Saksnr.: Snåsa formannskap 03.06.2015 125/15 Snåsa kommunestyre 25.06.2015 50/15 ___________________________________________________________________________________ DELTAKELSE I INNHERREDSPROGRAMMET DEL III Vedlagte dokumenter: Ingen Ikke vedlagte dokumenter: Ingen Hjemmel for behandling: Delegeringsreglementets kap 3.4.2, jfr. vedtak Politisk styringsgruppe sak 15/26 Saksopplysninger: Snåsa kommune kom formelt med i Inn-Trøndelagssamarbeidet 01.01.2014. Forut for dette hadde daværende INvest-kommuner (Verran, Steinkjer og Inderøy) deltatt i et felles regionalt program kalt Innherredsprogrammet som det ble aktuelt å videreføre. I og med at Snåsa nå er en del av InnTrøndelagsregionen, må Snåsa kommune ta stilling til om vi også skal bli en del av de felles regionale satsningene. Bakgrunn for saken finnes i følgende to vedtak: 1) Møte i Innherredsprogrammet (ordførere i Inn-Trøndelagssamarbeidet samt samkommunene Verdal og Levanger) i november 2014 fattet følgende vedtak: ”Det søkes midler fra fylkeskommunen til videreføring/videreutvikling av samarbeidet. Rådmennene med ansvar for de to samarbeidene, Inn-Trøndelagssamarbeidet og Innherred Samkommune forbereder sak til kommunestyrene. Saken må skissere løsning for struktur på samarbeidet og blant annet gjøre rede for sekretariatsfunksjon, lederskap på omgang og annet av praktisk karakter." 2) Vedtak i PSG: (Politisk styringsgruppe for Inn-Trøndelagssamarbeidet) Sak 15/26 Innherredsprogrammet. Formalisering, forankring og sekretariat Vedtak: 1) Det utarbeides et felles saksfremlegg med dokumentfrist 19. mai som oversendes kommunene i Innherred samkommune og Inn-Trøndelagssamarbeidet. 2) Parallelt utarbeides søknad til NTFK og søknad om skjønnsmidler fra FM på vegne av de samme kommunene med nødvendig forbehold om politisk godkjenning. (Bistand fra samkommunen avklares) Side 54 av 99 Sak 50/15 DELTAKELSE I INNHERREDSPROGRAMMET DEL III Litt historikk Innherredsprogrammet I: 2005 -2008 Innherredsprogrammet er et regionalt næringsutviklingssamarbeid for kommunene Levanger, Verdal, Inderøy, Steinkjer og Verran. Programmet startet opp 03.05 2005 og ble videreført i 2006. Det ble gjennomført en solid prosess for utarbeidelse av handlingsplan 07/strategiplan 07-09 høsten 2006. Programmet hadde en økonomisk ramme på kr 4.300.000,-. Med udisponerte midler ved årsskiftet 2006/2007 ble programperioden forlenget. I tillegg gikk flere prosjekter videre inn i 2008. Finansieringen av Innherredsprogrammet i 2006-2007 var: InVest kommunene (Inderøy, Verran og Steinkjer) til sammen kr 2.150.000,Innherred samkommune (Levanger og Verdal) til sammen kr 2.150.000,Sum kr 4.300.000,-. Det foreligger egen rapport Innherredsprogrammet I - også kalt 2006/2007. Denne vedlegges ikke. Programmet hadde følgende satsningsområder: 1. Innovasjon og gründerutvikling 2. Landbruk 3. Industri/teknologi 4. Opplevelsesnæring/reiseliv 5. Infrastruktur Organisering: Innherredsprogrammet var ledet gjennom en styringsgruppe, en administrativ leder/ledelse og en arbeidsgruppe. Styringsgruppen ble satt sammen av rådmenn og representanter fra de kommunale næringsselskapene (Innherred Vekst og Steinkjer Næringsselskap). Leder for Steinkjer Næringsselskap ble administrativ leder. Arbeidsgruppen/prosjektgruppen var satt sammen av leder for Steinkjer Næringsselskap (leder), 2 representanter for Innherred Vekst og de kommunale næringsetatene i Inderøy og Verran. Innherredsprogrammet II: 2008 - 2014 Det ble i møte 12. juni 2008 drøftet status for Innherredsprogrammet 2006 og ambisjoner og interesse for videreføring av Innherredsprogrammet. Alle impliserte kommuner var representert. Nord-Trøndelag Fylkeskommune videreførte og utbetalte sitt tilsagn av 5.2.07 på kr 930.000,- med forutsetning om medfinansiering fra kommunene: InVest kommunene kr 930.000,- og Innherred samkommune kr 930.000. Dette utgjorde til sammen kr 2.790.000 til Innherredsprogrammet II. Side 55 av 99 Sak 50/15 DELTAKELSE I INNHERREDSPROGRAMMET DEL III Det har vært sporadisk møtevirksomhet om Innherredsprogrammet II i perioden 2008-2012, men den konkrete aktivitet knyttet til midlene starter først i 2012. Hver enkelt beslutning om hva prosjektmidlene skulle gå til ble gjort av ordførerne i fellesskap underveis. Strategi Prosjektplan for «Innherred 2020» ble utarbeidet av Trøndelag Forskning og Utvikling, datert 26.09.10 med undertittel: «Næringsmessige utfordringer og muligheter i et 10-års perspektiv» Programmet har hatt følgende aktiviteter: 1. Destinasjonsarbeid 2012 og 2013 Innherredskommunene inngikk fra 1.1.2012 en treårig avtale med Innherred Reiseliv (nå Visit Innherred) (med opsjon på 2 års videreføring) om destinasjonssamarbeid på Innherred. 2. Rekruttering – Global Future Global Future er talentmobilisering av høyt utdannede kvinner og menn med flerkulturell bakgrunn og gode norskkunnskaper til sentrale stillinger, lederstillinger og styreverv. Programmet skal øke bedriftenes tilgang på høyt kvalifisert arbeidskraft og mangfoldet i næringslivet. Programmet er landsdekkende og gjennomføres av NHOs regionkontorer. 3. Skognettverk Innherred Skognettverk Innherred ble etablert som et samarbeid mellom kommunen Frosta, Levanger, Verdal, Inderøy, Mosvik, Verran og Steinkjer. Det var ordførerne i regionen som tok initiativ til etablering av samarbeidet. Formålet med nettverket er å arbeide for økt skogbruksaktivitet i regionen og derigjennom øke verdiskapingen i skognæringen. 4. Telemarksforskning På samme måte som i forrige Innherredsprogramperioden er det også i denne perioden utarbeidet en næringsanalyse i samarbeid med Telemarksforskning. Organisering Det ble i møte 10.3.2010 besluttet at ordførerne utgjør styringsgruppen i det videreførte Innherredsprogrammet. Ordfører Robert Svarva leder arbeidet fra 2010. Det har ikke blitt utnevnte ny leder etter dette. Snåsa kommune kom med i programmet som konsekvens av sin inntreden i Inn-Trøndelagssamarbeidet fra 01.01.14. Det foreligger rapporter/resultatvurderinger fra alle gjennomførte prosjekter. Disse bør summeres opp i en egen rapport ”Resultatvurderinger av Innherredsprogrammet del I og II” Side 56 av 99 Sak 50/15 DELTAKELSE I INNHERREDSPROGRAMMET DEL III Innherredsprogrammet III Møter høsten 2014 og vår 2015 mellom ordførere og rådmenn har medført at Steinkjer, Levanger, Verdal, Inderøy, Verran og Snåsa klargjorde enighet om at det igangsettes et arbeid med sikte på et felles strategisk samarbeid for å trekke større fordeler av veksten som Trondheimsregionen representerer – samt sikre og videreutvikle sentrale samfunnsfunksjoner og næringsetableringer - til vår region. Det er også enighet om at det skal søkes om midler til dette gjennom både Fylkeskommunen (RUPmidler) og Fylkesmannen (Skjønnsmidler). Det er også enighet om å gi søknadene et strategisk løft gjennom å trekke inn viktige trekk fra funnene i ByRegionsprogrammet (se egen sak) i regi av KMD, som kommunene Inderøy; Verran, Steinkjer og Snåsa er med i som del av Inn-Trøndelagssamarbeidet. Denne deltakelsen må også formelt vedtas av kommunestyret. Foreløpige innspill/eksempler på satsingsområder for Innherredsprogrammet III: o Arbeide for å sikre og videreutvikle betingelsene for næringslivet i regionen, herunder også primærnæringa. Vektlegge betydning av omlegging av næringsapparatet i og med endringer i Innovasjon Norge. o Videreføre felles satsing knyttet til E6/bane i N-T o Styrke skognettverkssamarbeidet o Styrke reiselivssamarbeidet o Sikre og utvikle Sykehuset Levanger og HuNT på Levanger o Støtte opp under Steinkjer som administrasjonssenter også i et eventuelt nytt regionalt nivå o Sikre og utvikle HiNT campusene på Steinkjer og Levanger o Støtte opp under satsingene Wind Cluster Mid-Norway og Smart Grid Arena Steinkjer ByRegionsprogrammet – fase I Kort oppsummert ByRegionsprogammets fase I Steinkjer har sammen med kommunene Inderøy, Verran og Snåsa deltatt i fase 1 av utviklingsprogrammet for ByRegioner. Fase 1 har hatt fokus på: o utarbeidelse og forankring av en helhetlig samfunnsanalyse. Regionen har tre tydelige komparative fortrinn 1. Mat/biomasse 2. Energi/klima 3. Administrasjon/forvaltning Og fire sentrale utfordringer 1. Strategi 2. Lederskap 3. Allianser 4. Synliggjøring Side 57 av 99 Sak 50/15 DELTAKELSE I INNHERREDSPROGRAMMET DEL III I fase II vil prosjektet ha fokus på to strategiske valg; 1) Å få på plass en omforent og godt forankret "masterplan" for regionen med utgangspunkt i regionens komparative fortrinn. 2) Utvikle regionens gjennomføringskraft ved å styrke samhandling, relasjoner og tillit mellom utviklingsaktørene. Hovedtema: «Hvordan løfte seg fra kommunale planer til en felles regional satsing/utviklingsstrategi basert på naturlige komparative fortrinn og sikre nødvendig gjennomføringskraft" Sammenheng Innherredsprogrammene og ByRegionprogrammet. Kobler man data sammen er det mulig å komme fram til tydelige og prioriterte satsingsområder i et eventuelt Innherredsprogram III – basert på naturlige komparative fortrinn. Tre sentrale ”overskrifter” kan være: 1. Den landbaserte bio-økonomien. Her tas det utgangspunkt i at vår region både tradisjonelt og per dato primært er råvareprodusent. Vi sitter ”midt i mat/biomassefatet”, men er ikke flinke nok til å utnytte/foredle produktet i industrisammenheng. Området indikerer en tydelig satsing på landbruk, skogbruk og eventuelt bergdrift. Regionen er etter hvert blitt gode på utvikle småskalaproduksjon som ytterligere kan forsterkes og regionaliseres. Reiseliv kan også kobles på dette satsingsområdet 2. Energi/klima/teknologi Her tas det også utgangspunkt i ”råvaren” vann som regionen har sterke tradisjoner for å forvalte. Det er sterke utviklingsmiljøer som jobber med vind og energieffektivisering. 3. Senter for administrasjon/offentlig forvaltning/offentlig virksomhet Steinkjer har lange tradisjoner som administrasjonsby. Særlig innenfor offentlig forvaltning. Mye av denne virksomheten er satt i spill på grunn av pågående reformer i alle forvaltningsnivå. Dette inkluderer også viktige områder som helse og utdanning/forskning. Vurdering: Det finnes klare sammenhenger mellom funn i Byregionprogrammets fase I og Innherredsprogrammets del I og II som indikerer et potensiale for vekst og utvikling i Innherredsregionen som omfatter kommunene Inderøy, Verran, Snåsa, Steinkjer, Verdal og Levanger. Søknad om deltakelse i Byregionprogrammets fase II fremmes som egen sak og underbygger sammenhengene nevnt i denne sak. Side 58 av 99 Sak 50/15 DELTAKELSE I INNHERREDSPROGRAMMET DEL III Grunnlaget for å videreføre Innherredsprogrammet del III ligger forankret i det arbeidet som er gjennomført i del I og II sammenholdt med funn i ByRprogrammet fase I som viser at regionen har tre tydelige komparative fortrinn: 1. Mat/biomasse 2. Energi/klima 3. Administrasjon/forvaltning Å utnytte potensialet for å skape regional vekst og utvikling gjennom samarbeid og samhandling i Innherredsprogrammets del III kan være et godt grunnlag for å realisere felles satsningsområder for regionen ved blant annet å svare på utfordringer ByR-programmets fase I peker på: strategi, lederskap, allianser og synliggjøring. Rådmannens forslag til innstilling: Som bidrag til videre vekst og utvikling i regionen ønsker Snåsa kommune å videreføre og forsterke samarbeidet mellom kommunene i Inn-Trøndelag/Innherred, utviklet gjennom Innherredsprogrammet I og II, til å omfatte en del III av programmet. Innherredsprogrammet del III har som mål og konkretisere nye og forsterke etablerte, felles satsningsområder i regionen basert delvis på tidligere utviklingsplaner og nytt planverk, så som Byregionprogrammet, programmets konklusjoner og strategiangivelser. Det vises til egen sak om deltakelse i Byregionprogrammet. Det søkes finansiell bistand til drift av Innherredsprogrammets del III fra NTFK og FMNT. Begrunnelse: Snåsa kommune bør delta i felles strategisk samarbeid for å trekke større fordeler av veksten som Trondheimsregionen representerer til vår region, samt bidra til å sikre og videreutvikle sentrale samfunnsfunksjoner og næringsetableringer i regionen. Behandling/vedtak i Snåsa formannskap den 03.06.2015 sak 125/15 Behandling: Ingen andre forslag ble framlagt. Votering. Enstemmig vedtatt som innstilling for kommunestyre. Snåsa formannskaps innstilling: Som bidrag til videre vekst og utvikling i regionen ønsker Snåsa kommune å videreføre og forsterke samarbeidet mellom kommunene i Inn-Trøndelag/Innherred, utviklet gjennom Innherredsprogrammet I og II, til å omfatte en del III av programmet. Innherredsprogrammet del III har som mål og konkretisere nye og forsterke etablerte, felles satsningsområder i regionen basert delvis på tidligere utviklingsplaner og nytt planverk, så som Byregionprogrammet, programmets konklusjoner og strategiangivelser. Det vises til egen sak om deltakelse i Byregionprogrammet. Side 59 av 99 Sak 50/15 DELTAKELSE I INNHERREDSPROGRAMMET DEL III Det søkes finansiell bistand til drift av Innherredsprogrammets del III fra NTFK og FMNT. Begrunnelse: Snåsa kommune bør delta i felles strategisk samarbeid for å trekke større fordeler av veksten som Trondheimsregionen representerer til vår region, samt bidra til å sikre og videreutvikle sentrale samfunnsfunksjoner og næringsetableringer i regionen. Resultatet av formannskapets behandling framlegges med dette til behandling i kommunestyre. Side 60 av 99 Arkiv: Arkivsaksnr.: Saksbehandler: Dato: Snåsa kommune M12 15/1940-10 Espen Berg 09.06.2015 Utvalg Møtedato Saksnr.: Snåsa formannskap 17.03.2015 71/15 Snåsa kommunestyre 26.03.2015 26/15 Snåsa formannskap 17.06.2015 134/15 Snåsa formannskap 19.06.2015 140/15 Snåsa kommunestyre 25.06.2015 51/15 ___________________________________________________________________________________ PROSJEKT 7531 - HOVEDPLAN VA OG UTREDNING AV GRUNNVANN BUDSJETTREGULERING Vedlagte dokumenter: 1. Samlet saksfremstilling fra KOM 26/15 med igangsettingsvedtak for prosjekt 7531 2. Protokoll fra anbudsåpning 27.05.2015 Ikke vedlagte dokumenter: 1. Delegasjonsreglementet for Snåsa kommune – inntatt økonomibestemmelser 2. KOM 92/14 – Budsjett 2015 og rullering av økonomiplan 2015 – 2018 3. Tilbud fra Norconsult, datert 05.15.2015. Hjemmel for behandling: Delegasjonsreglementet kap. 3.4.11: Myndigheten til å godkjenne og endre investeringsbudsjettet ligger til kommunestyret selv. Før investeringsprosjekter igangsettes skal kommunestyret i egen sak fatte vedtak om igangsetting. Igangsettingsvedtaket skal inneholde en kostnadsramme med finansieringsplan, framdriftsplan og budsjett. Investeringer skal gjennomføres i henhold til delegasjonsreglementets pkt. 2.2. Saksopplysninger: Snåsa kommunestyre vedtok i møte den 26.03.2015, sak 26/15, igangsetting av prosjekt 7531 – «Utarbeidelse av hovedplan VA og grunnvannsforsyning Vest-Snåsa vannverk» med investeringsutgifter på inntil kr. 625 000,- inkl. mva. (500 000,- eks. mva.). Administrasjonen utarbeidet tilbudsgrunnlag som ble utsendt med frist for levering av tilbud 27.05.2015. Anbudsåpning ble avholdt samme dag. Det ble mottatt ett tilbud. Tilbudet var fra Norconsult og vurderes svært godt faglig besvart. Oppdraget tilbys utført for totalt kr. 410 000,- eks. mva. Det inkluderer utredning av grunnvannskilde, utarbeidelse av ROS-analyser for vann og avløp, og utarbeidelse av hovedplan for vann og avløp. Boring av hull for utredning av grunnvann kommer i tillegg. Det gjør også reise-/ diettkostnader og analysering av vannprøver for grunnvannsutredningen. Prosjektet kan trolig ikke gjennomføres som forutsatt innenfor avsatt budsjettramme, og det fremmes derfor forslag om budsjettregulering for å realisere prosjektet. Vurdering: Side 61 av 99 Sak 51/15 PROSJEKT 7531 - HOVEDPLAN VA OG UTREDNING AV GRUNNVANN - BUDSJETTREGULERING Budsjettet for prosjektet ble satt opp på bakgrunn av undersøkt kostnadsnivå på utarbeidelse av hovedplaner i andre kommuner. Etter mottak av anbudspriser ser en for seg at det er lite sannsynlig at prosjektet kan gjennomføres innenfor avsatt budsjettramme. Reise-/diettkostnader og analyser av vannprøver vurderes å kunne gjennomføres innenfor budsjettet med et antydet nivå på ca. 45 000,hver, men budsjettet må oppjusteres for å kunne gjennomføre boringen og dekke egeninnsatsen i arbeidet med prosjektet. Avhengig av boredybde og masser, kan kostnaden pr. hull variere mye. Med en boredybde på 100 meter er det anslått en kostnad pr. hull på ca. kr. 70 000,- eks. mva. Det bør tas høyde for boring av minst to hull. Da lokalisering av boringen ikke er avklart enda foreslås det avsatt kr. 200 000,- for å få gjennomført boring av hull. Det er da tatt høyde for en kostnad som er 30 000,- høyere pr. hull enn antydet prisnivå. Det skal gjennomføres «mini-konkurranse» for engasjering av borefirma når lokaliseringen er avklart. For å kunne dekke kostnader med boringen og egeninnsats, og evt. uforutsette kostnader, bør prosjektets budsjett derfor oppjusteres med kr. 240 000,- eks mva; kr. 300 000,- inkl. mva. Det foreslås at budsjettreguleringen av dette prosjektet finansieres ved at prosjekt 7529 – «Nødstrøm i pumpestasjoner» nedjusteres tilsvarende. Dette fordi dersom grunnvannsutredningen ender med at ny kilde kan etableres ved Vest-Snåsa vannverk, vil etablering av nødstrøm i eksisterende hovedpumpestasjon bli mindre aktuelt Budsjettet for prosjekt 7531 «Utarbeidelse av hovedplan VA og grunnvannsforsyning Vest-Snåsa vannverk» foreslås oppjustert med kr. 240 000,- eks. mva; kr. 300 000,- inkl. mva. Det foreslås finansiert ved at prosjekt 7529 «Nødstrøm pumpestasjon Vest-Snåsa vannverk» nedjusteres tilsvarende til kr. 950 000,- inkl. mva. På denne måten bør prosjekt 7531 kunne gjennomføres som forutsatt. Samtidig er det mulig å kjøre prosessen med etablering av nødstrøm i noen av pumpestasjonene parallelt dersom det undervegs vurderes å være hensiktsmessig. Det å få gjennomført dette prosjektet som planlagt vurderes å være svært viktig; både utredningen av grunnvann som kilde og utarbeidelsen av hovedplan VA. Det gjøres oppmerksom på at tilbudet fra Norconsult er bindende for tilbyder i 60 kalenderdager, slik at dersom kontrakt ikke skrives innen den tid kan en være nødt til å reforhandle tilbudet eller arrangere ny anbudsrunde. Rådmannens forslag til innstilling: 1. Budsjetter for prosjekt 7531 – «Utarbeidelse av hovedplan VA og grunnvannsforsyning VestSnåsa vannverk» oppjusteres med kr. 240 000,- eks. mva. Total budsjettramme er på kr. 740 000,- eks. mva; kr. 925 000,- inkl. mva. 1. Budsjettet for prosjekt 7529 «Nødstrøm pumpestasjon Vest-Snåsa vannverk» nedjusteres med kr. 300 000,- inkl. mva. til kr. 950 000,- inkl. mva. 2. Det delegeres til rådmannen å signere kontrakten med tilbyder på prosjekt 7531. 3. Endringene i budsjettskjema 2a og 2b tas i forbindelse med revidering av investeringsbudsjett 2. tertial. Begrunnelse: Budsjetter for prosjekt 7531 «Utarbeidelse av hovedplan VA og grunnvannsforsyning Vest-Snåsa vannverk» må oppjusteres for å kunne gjennomføre prosjektet som forutsatt. Side 62 av 99 Sak 51/15 PROSJEKT 7531 - HOVEDPLAN VA OG UTREDNING AV GRUNNVANN - BUDSJETTREGULERING Behandling/vedtak i Snåsa formannskap den 17.06.2015 sak 134/15 Behandling: Omforent forslag til vedtak. Saka utsettes og behandles på ekstraordinært møte den 19. juni 2015. Votering. Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. Snåsa formannskaps vedtak: Saka utsettes og behandles på ekstraordinært møte den 19. juni 2015. Behandling/vedtak i Snåsa formannskap den 19.06.2015 sak 140/15 Behandling: Ingen andre forslag ble framsatt. Votering. Enstemmig vedtatt som innstilling for kommunestyre. Snåsa formannskaps innstilling: 1. Budsjetter for prosjekt 7531 – «Utarbeidelse av hovedplan VA og grunnvannsforsyning VestSnåsa vannverk» oppjusteres med kr. 240 000,- eks. mva. Total budsjettramme er på kr. 740 000,- eks. mva; kr. 925 000,- inkl. mva. 2. Budsjettet for prosjekt 7529 «Nødstrøm pumpestasjon Vest-Snåsa vannverk» nedjusteres med kr. 300 000,- inkl. mva. til kr. 950 000,- inkl. mva. 3. Det delegeres til rådmannen å signere kontrakten med tilbyder på prosjekt 7531. 4. Endringene i budsjettskjema 2a og 2b tas i forbindelse med revidering av investeringsbudsjett 2. tertial. Begrunnelse: Budsjetter for prosjekt 7531 «Utarbeidelse av hovedplan VA og grunnvannsforsyning Vest-Snåsa vannverk» må oppjusteres for å kunne gjennomføre prosjektet som forutsatt. Resultatet av formannskapets behandling framlegges med dette til behandling i kommunestyre. Side 63 av 99 Sak 51/15 PROSJEKT 7531 - HOVEDPLAN VA OG UTREDNING AV GRUNNVANN - BUDSJETTREGULERING TIDLIGERE BEHANDLING: Behandling/vedtak i Snåsa formannskap den 17.03.2015 sak 71/15 Behandling: Ingen andre forslag ble framsatt. Votering. Enstemmig vedtatt som innstilling for kommunestyre. Snåsa formannskaps innstilling: 1. Prosjekt 7531 Grunnvannsforsyning Vest-Snåsa vannverk utvides til å inkludere utarbeidelse av ny hovedplan for vann og avløp. Prosjektnavnet endres til «Prosjekt 7531 - Utarbeidelse av hovedplan VA og grunnvannsforsyning Vest-Snåsa vannverk». 2. Igangsettingstillatelse for prosjekt 7531 - Utarbeidelse av hovedplan VA og grunnvannsforsyning Vest-Snåsa vannverk godkjennes med investeringsutgifter på inntil kr. 625 000,- og detaljbudsjetteres slik: Konto Ansvar Funksjon Prosjekt Budsjett Endring 03700 03700 04290 04290 09100 07290 700 700 700 700 800 800 3400 3500 3400 3500 870x 850x 7531 7531 7531 7531 9990 9990 300 000 0 75 000 0 -300 000 -75 000 100 000 100 000 25 000 25 000 -200 000 -50 000 Rev. Budsjett 400 000 100 000 100 000 25 000 -500 000 -125 000 3. Rådmannen gjennomfører innkjøp av tjenester i samsvar med delegasjonsreglementet kap. 2.3. 4. Endringene i budsjettskjema 2a og 2b tas i forbindelse med revidering av investeringsbudsjett 1. tertial. Begrunnelse: Snåsa kommune vil med dette få et helhetlig og oppdatert planverk for vann og avløp, og samtidig få utredet ny kilde til Vest-Snåsa vannverk. Behandling/vedtak i Snåsa kommunestyre den 26.03.2015 sak 26/15 Behandling: Ingen andre forslag ble framsatt. Votering. Enstemmig vedtatt. Snåsa kommunestyres vedtak: 1. Prosjekt 7531 Grunnvannsforsyning Vest-Snåsa vannverk utvides til å inkludere utarbeidelse av ny hovedplan for vann og avløp. Prosjektnavnet endres til «Prosjekt 7531 - Utarbeidelse av hovedplan VA og grunnvannsforsyning Vest-Snåsa vannverk». Side 64 av 99 Sak 51/15 PROSJEKT 7531 - HOVEDPLAN VA OG UTREDNING AV GRUNNVANN - BUDSJETTREGULERING 2. Igangsettingstillatelse for prosjekt 7531 - Utarbeidelse av hovedplan VA og grunnvannsforsyning Vest-Snåsa vannverk godkjennes med investeringsutgifter på inntil kr. 625 000,- og detaljbudsjetteres slik: Konto Ansvar Funksjon Prosjekt Budsjett Endring 03700 03700 04290 04290 09100 07290 700 700 700 700 800 800 3400 3500 3400 3500 870x 850x 7531 7531 7531 7531 9990 9990 300 000 0 75 000 0 -300 000 -75 000 100 000 100 000 25 000 25 000 -200 000 -50 000 Rev. Budsjett 400 000 100 000 100 000 25 000 -500 000 -125 000 3. Rådmannen gjennomfører innkjøp av tjenester i samsvar med delegasjonsreglementet kap. 2.3. 4. Endringene i budsjettskjema 2a og 2b tas i forbindelse med revidering av investeringsbudsjett 1. tertial. Begrunnelse: Snåsa kommune vil med dette få et helhetlig og oppdatert planverk for vann og avløp, og samtidig få utredet ny kilde til Vest-Snåsa vannverk. Side 65 av 99 Arkiv: Arkivsaksnr.: Saksbehandler: Dato: Snåsa kommune 032 &11 15/4500-1 Are Tomter 03.06.2015 Utvalg Møtedato Saksnr.: Snåsa formannskap 17.06.2015 135/15 Snåsa formannskap 19.06.2015 141/15 Snåsa kommunestyre 25.06.2015 52/15 ___________________________________________________________________________________ RUTINEBESKRIVELSE FOR BYGGELEDER I SNÅSA KOMMUNE Vedlagte dokumenter: 1. Kontrakt for byggelederoppdrag basert på Oslo Kommune sitt formular 2. Aktivitetsoversikt (hovedskjema) byggelederoppdrag Ikke vedlagte dokumenter: 1. Delegasjonsreglement for Snåsa kommune kap 3.4 2. Sett av dokumenter og maler utarbeidet for KS av Ringerike Kommune i samarbeid med Roar Jørgensen AS Hjemmel for behandling: I delegasjonsreglementet kap. 3.4 «Andre saker i ht. dette reglementet» står det: «Dette gjelder ikke lovfestede saker, men som ut fra sakens prinsipielle innhold og/eller omfang, og i henhold til dette reglement, skal behandles av kommunestyret selv» I punkt 3. har vi: «Kommunale vedtekter, reglementer, forskrifter, mål og retningslinjer av prinsipiell art, herunder kvalitative og kvantitative mål for de kommunale tjenestene (styringskort, tjenesteerklæringer og lignende)» Saksopplysninger: Det vises til vedtak i sak KOM 18/15, hvor det blant annet fremgår at «6. Kommunestyret ber rådmannen fremme sak for kommunestyret i junimøte 2015 som legger på plass sikre rutiner for håndtering av byggeprosjekter.» I og med at kommunestyret også har bestilt et nytt reglement (behandlet i sak KOM 33/15) for plan- og byggekomitéen, har administrasjonen oppfattet bestillingen i sak KOM 18/15 som mer detaljert enn det som er naturlig å ha med i et reglement. Å være byggeleder for byggherren medfører først og fremst å føre tilsyn og kontroll på bygge- eller anleggsstedet i produksjonsfasen. Flere andre oppgaver kan høre med i et oppdrag som byggeleder. Oppgavene kan også starte allerede i prosjekteringsfasen, hvis byggherren vil at byggelederen skal delta i forberedelsen av det som skal foregå under produksjonsfasen. Side 66 av 99 Sak 52/15 RUTINEBESKRIVELSE FOR BYGGELEDER I SNÅSA KOMMUNE Hovedoppgaven til byggelederen er å påse at byggearbeidene, materialene og dokumentasjonen blir utført i henhold til spesifikasjonene i entreprenørkontraktene. Derfor må byggelederen sette seg grundig inn i alle prosjektdokumentene, og det kan være nyttig om byggelederen får delta allerede i anbudsbehandling eller forhandlinger med entreprenøren. Blant en byggeleders alminnelige oppgaver inngår vanligvis - avholde, lede og referere byggemøter skrive regelmessige rapporter (økonomi, framdrift, avvik osv.) attestere time-/materiallister og fakturaer arrangere og delta i befaringer (kontroll-, ferdig-, overtagelses- og reklamasjonsbefaringer) og føre protokoll fra disse. Skal byggeleder yte bistand til byggherren i tiden etter overtakelsen – eventuelt også i flere år gjennom reklamasjonstiden - så må det være særskilt avtalt. En byggeleder skal si fra når det viser seg avvik av noe betydning. Da skal han også si fra om hvilke tiltak som bør settes inn. Byggelederen kan komme i erstatningsansvar hvis han ikke påpeker forhold som han burde ha oppdaget og kunne ha gjort noe med. Det finnes en egen norsk standard for byggelederoppdrag: NS 8403 med 1. utgave fra 2005. Sammen med den har vi Byggblankett 8403 Formular for kontrakt om byggelederoppdrag. Denne kan brukes som basis for egen avtale, slik Oslo Kommune har gjort. En byggeleder vil vanligvis være byggherrens representant på byggeplassen. I den forbindelse har han gjerne fullmakt til å bestille ytelser for begrensete beløp. Byggeleders fullmakter er presisert i NS 8403 pkt 4.3. Der er fullmaktene opplistet, og utover disse kan bare byggelederen forplikte byggherren etter å ha fått en særskilt fullmakt. Totalt sett eksisterer et godt og balansert regelverk, men de forskjellige malene og formularene for å spesifisere disse ytelsene manglet. For å møte disse utfordringene bestemte Ringerike kommune seg høsten 2005 for å etablere en ny standard for byggelederoppdrag i kommunen. I samarbeid med Roar Jørgensen AS, ble det utviklet et nytt kontrollregime. Det nye kontrollregimet (-systemet) brukes nå på alle nybygg som Ringerike kommune bygger. Vurdering: Det er innledningsvis riktig å gjøre oppmerksom på at saken inviterer til å gå inn i detaljer og ikkeprinsipielle forhold som kan være krevende å sette seg inn i. Administrasjonen ser saken som en fremlegging av etterspurt dokumentasjon på hvordan fagadministrasjonen håndterer – eller kan håndtere - oppfølgingen av et byggeprosjekt i henhold til standarder, forskriftskrav og faglige føringer. For øvrig kan det bemerkes at vi ikke har Kontrollregimet (-systemet) utarbeidet av Ringerike kommune i samarbeid med Roar Jørgensen AS ligger tilgjengelig på KS sine hjemmesider. Dette er en massiv pakke med forskjellige skjemaer og henvisninger. Hoveddokumentet er et –xls skjema, «0 STYRINGSDOK», med linker til de forskjellige aktuelle skjemaene. Pakken inneholder også en historikk for oppdraget samt en instruksjon om hvordan verktøyet kan brukes i tillegg til andre skjemaer og instruksjoner som kan være aktuelle også. Side 67 av 99 Sak 52/15 RUTINEBESKRIVELSE FOR BYGGELEDER I SNÅSA KOMMUNE Hovedskjemaet er tatt inn som vedlegg 2, og kan justeres etter de behov man har: Tallene i skjemaet er eksempeltall og vil måtte forandre seg ettersom ytelsen spesifiseres. Hvilke rapporter og skjemaer som man ønsker å benytte seg av, må bli en del av ytelsesbeskrivelsen til byggelederen. Dette må vurderes prosjekt for prosjekt. Det er heller ikke alle skjemaene som passer prosjektet, og da må man finne et hensiktsmessig skjema for det aktuelle prosjektet. Et eksempel på dette er «Overtakelsesprotokoll etter NS 343X» hvor det har kommet nye standarder for utførelsesentreprise, NS 8405 eller NS 8406, som man heller vil benytte seg av. Også entrepriseform vil være avgjørende for hvilke deler som er relevant. I en totalentreprise vil entreprenøren være ansvarlig for prosjekteringen, mens i en utførelsesentreprise er prosjekteringen en del av byggherrens ansvar. Uansett hvilke deler man benytter seg av i kontrollregimet, så vil aktuelle problemstillinger bli belyst før en avgjørelse blir tatt. Det vil være hensiktsmessig for Snåsa Kommune å benytte seg av det arbeidet som er gjort med tanke på spesifisering av byggelederoppdrag. Kontrollregimet viser også hvor viktig det er å engasjere riktige ressurser så tidlig som mulig i et byggeoppdrag slik at man kan ha en kontinuitet i protokolleringen. Rådmannens forslag til innstilling: 1. Kontrollregimet (-systemet) utarbeidet av Ringerike kommune i samarbeid med Roar Jørgensen AS brukes som mal og benyttes til spesifisering og utførelse av byggelederoppdrag for Snåsa Kommune. 2. Ved inngåelse av kontrakt for byggeledelse, benyttes vedlagte mal basert på NS 3403:2005 «Alminnelige kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag» Begrunnelse: Det vil være hensiktsmessig for Snåsa Kommune å benytte seg av det arbeidet, som Ringerike Kommune i samarbeid med Roar Jørgensen AS, med tanke på spesifisering av byggelederoppdrag. Kontrollregimet viser også hvor viktig det er å engasjere riktige ressurser så tidlig som mulig i et byggeoppdrag slik at man kan ha en kontinuitet i protokolleringen av de beslutningene som til stadighet foregår i prosjektet. Behandling/vedtak i Snåsa formannskap den 17.06.2015 sak 135/15 Behandling: Omforent forslag til vedtak. Saka utsettes og behandles på ekstraordinært møte den 19. juni 2015. Votering. Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. Snåsa formannskaps vedtak: Saka utsettes og behandles på ekstraordinært møte den 19. juni 2015. Side 68 av 99 Sak 52/15 RUTINEBESKRIVELSE FOR BYGGELEDER I SNÅSA KOMMUNE Behandling/vedtak i Snåsa formannskap den 19.06.2015 sak 141/15 Behandling: Ingen andre forslag ble framsatt. Votering. Enstemmig vedtatt som innstilling for kommunestyre. Snåsa formannskaps innstilling: 1. Kontrollregimet (-systemet) utarbeidet av Ringerike kommune i samarbeid med Roar Jørgensen AS brukes som mal og benyttes til spesifisering og utførelse av byggelederoppdrag for Snåsa Kommune. 2. Ved inngåelse av kontrakt for byggeledelse, benyttes vedlagte mal basert på NS 3403:2005 «Alminnelige kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag» Begrunnelse: Det vil være hensiktsmessig for Snåsa Kommune å benytte seg av det arbeidet, som Ringerike Kommune i samarbeid med Roar Jørgensen AS, med tanke på spesifisering av byggelederoppdrag. Kontrollregimet viser også hvor viktig det er å engasjere riktige ressurser så tidlig som mulig i et byggeoppdrag slik at man kan ha en kontinuitet i protokolleringen av de beslutningene som til stadighet foregår i prosjektet. Resultatet av formannskapets behandling framlegges med dette til behandling i kommunestyre. Side 69 av 99 Arkiv: Arkivsaksnr.: Saksbehandler: Dato: Snåsa kommune A02 &52 15/3766-6 Monica Lundheim 08.06.2015 Utvalg Møtedato Saksnr.: Snåsa formannskap 19.05.2015 111/15 Snåsa kommunestyre 28.05.2015 37/15 Snåsa formannskap 17.06.2015 131/15 Snåsa kommunestyre 25.06.2015 53/15 ___________________________________________________________________________________ LOKALISERING AV VOKSENOPPLÆRINGSTILBUDET I SNÅSA KOMMUNE Vedlagte dokumenter: Tilbud leieavtale fra Snåsa Eiendomsutvikling As Ikke vedlagte dokumenter: Ingen Hjemmel for behandling: Delegasjonsreglementet pkt 4.1.1 Saksopplysninger: Tjenestetilbud i form av voksenopplæring er et helt avgjørende og lovpålagt tilbud med hjemmel i lov om voksenopplæring, introduksjonsloven og opplæringsloven. Man kunne tilbudt slik opplæring i et samarbeid med andre kommuner, men Snåsa har valgt å ha gi et slikt tilbud i egen kommune. Hovedbegrunnelsen for dette er at det ikke ville gi særlig integrering å bosette flere titalls flyktninger for så å sende dem ut av kommunen på opplæring. Dette legges til grunn også i denne saken. Voksenopplæringen i Snåsa er en tjeneste i vekst og i en oppbygningsfase. Vi beregner at vi fra høsten av blir om lag 30-35 elever som skal ha et adekvat tilbud. De aller fleste av disse elevene er flyktninger med sammensatte og store opplæringsbehov, men det er også 2-3 elever med arbeidsinnvandrerbakgrunn. En annen utfordring som har strategisk interesse for oss når vi planlegger driften, er at man fra 2013/2014 også må ha godkjent grunnskoleeksamen, eller kunnskaper som tilsvarer dette, før man kan bli tildelt plass i den videregående skolen. Dette innebærer at mange av våre flyktninger vil kunne ha ytterligere behov for opplæring, ut over det som introduksjonsloven forskriver av elementær norsk- og samfunnskunnskap. Dette innebærer at voksenopplæringens behov i overskuelig og beregnelig framtid har behov for gode og tilpassede undervisningslokaler som kan ivareta behovene for den undervisningen som kreves. Konkret vil dette si skolelokaler som inneholder minimum 3 fullt operative klasserom, med 1 til 2 grupperom tilknyttet. Det er behov for arbeidsplass til minimum 2 lærere. Det er også behov for støtteareal som garderober, toaletter og pauserom for å ivareta lovkrav – og i tillegg er det beskrevet behov for noe lagerplass. Side 70 av 99 Sak 53/15 LOKALISERING AV VOKSENOPPLÆRINGSTILBUDET I SNÅSA KOMMUNE Voksenopplæringen i Snåsa kommune har fram til nå hatt en noe omskiftelig og usikker ordning hva areal angår, og behovet for en mer varig løsning er stort. Det ble en periode leid to store rom på Kløvertunet, men etter nærmere vurdering flyttet virksomheten til SFO-bygget på Vinje skole i oppstarten av skoleåret 2014/2015. Nå er behovet for avklaring om en mer varig og tilpasset løsning forsterket, både gjennom at det faktisk foreligger et politisk vedtak på salg av Vinje, og tydelige og faglige tilbakemeldinger om at disse arealene ikke tilfredsstiller minimumskrav i forskrift om miljørettet helsevern mv. Det er derfor gjennomført t en mindre utredning med sikte på å finne det best egnede lokalet innenfor gjennomførbare økonomiske rammer. Følgende lokaliteter er vurdert: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Vinje skole Breide – lokaler i gml «Breide oppvekstsenter» Gml. Bankbygget i Snåsa sentrum NTE-bygget - 2. etg mv Sameinternatet Kløvertunet Areal hos Snåsa hotell Ungdommens hus Snåsa skole Nye saksopplysninger Saken er gjennomgått på nytt ut fra det vedtak som ble fattet i kommunestyret 28. mai. Det har ikke vært mulig å gjennomføre solide utgreiinger av kostnader ved de ulike alternativene, særlig de som krever bygningsmessig tilpassinger eller evt. tiltak i medhold av forskrift om miljøretta helsevern. Det siste på grunn av at det ikke har latt seg gjøre å gjennomføre tilsynsbesøk. Ellers bygger saken på de opprinnelige saksopplysningene med noen få oppdateringer/justeringer. Særlig gjelder dette Vinje- og Breidealternativene. Det reelle endringene er markert med kursiv. Snåsa skole og Bankbygget er særskilt kommentert under «Nye vurderinger». Vurdering: Det som her er lagt til grunn i vurderingene er lokalitetenes funksjonalitet sett fra et opplæringsperspektiv, praktiske løsninger og adekvate plan- og romløsninger samt kostnader. Vi har naturlig nok ikke fått vurdert samtlige lokaler etter forskrift om miljørettet helsevern, som er et lovkrav for permanent bruk av lokalene til opplæringsformål, men dette er kommentert under hvert alternativ. Vi forutsetter at oppvarming, vaktmestertjenester og renhold i utgangspunktet er likt i alle alternativer så fremt dette ikke er særskilt nevnt. Vurdering Vinje skole Det er dette lokalet som brukes i dag – og selv om det er funksjonsmessig greie undervisningslokaler, har det framkommet HMS-svakheter med lokalene. Kommunelegen har gjennomført uanmeldt tilsyn med lokalene og har i rapporten bemerket relativt store mangler som må rettes. Dette går på vannskade, sopp og muggangrep og dårlig solskjerming. Det er også et etterslep på vedlikehold på denne bygningsmassen som må håndteres. Ellers er lokalene tilpasset undervisning med tilgang til både gymsal og tilleggsareal til undervisning når dette skulle være nødvendig. Gangavstand til sentrum og elevens bosted er også relevant og gir stedet et fortrinn. Det som imidlertid gjør arealet vanskelig å anbefale, i tillegg til det bygningstekniske, er usikkerheten som vil være tilknyttet disse lokalene. Det foreligger et vedtak om salg –og når/om dette blir gjennomført er det høyst usikkert, når og på hvilke premisser Snåsa kommune eventuelt kan få en leieavtale. I en situasjon der Side 71 av 99 Sak 53/15 LOKALISERING AV VOKSENOPPLÆRINGSTILBUDET I SNÅSA KOMMUNE det foreligger politisk vedtak om salg eller sanering, anser en det som feil nå å tilrå løsninger som kan medføre behov for kommunale investeringstiltak i denne bygningsmassen. Dette bør, etter rådmannens vurdering, være et vesentlig argument i saken. Breide Her er det også som kjent relativt gode undervisningslokaler som raskt kan tas i bruk uten større tilrettelegginger. Det er tilgang på tilleggsareal, grei og hensiktsmessig deling fra barnehagen, tilgang på arbeidsplasser og pauserom. Det er tilgang til 3 store klasserom, kjøkken og gymsal. Det vil påløpe driftskostnader for arealet , men bygningsteknisk og pedagogisk er dette akseptable areal. I prinsippet må en også her ha en regodkjenning etter forskrift om miljøretta helsevern ved gjenopptatt bruk til skoleformål. Hovedutfordringen her er transport. Alle brukerne av voksenopplæringstilbudet befinner seg i og rundt Snåsa sentrum, og vil følgelig ha daglig behov for å komme seg til og fra skolen. Vi har innhentet et tentativt tilbud fra lokal skysstilbyder – og har dermed et begrunnet grunnlag for å kunne si at den årlige skysskostnaden vil beløpe seg til kroner 247 000,- (eksl. mva). Dette er imidlertid kun grunnkostnaden på skyss. Brukerne er som kjent avhengig av mye støtte og hjelp fra andre offentlige tilbud som NAV, helse, flyktningkonsulent, osv. Dette er behov som kommunen må legge til rette for. Lokalene ble tidligere brukt til voksenopplæring en periode som følge av særskiltebehov, og en konkluderte da med at løsningen var krevende på grunn av avstands- og skyssutfordringer for brukerne. Det er vanskelig å estimere økonomisk virkning av behovet for ekstraskyss, men erfaringsvis har hver bruker behov for én tur pr uke. Med 30 voksenelever og en takstpris pr tur på 216 kr, vil dette kunne medføre en tilleggskostnad på nær kr 10.000 pr mnd. . Samlet sett vurderer rådmannen at Breide innehar byggetekniske og faglige forutsetninger for å kunne huse voksenopplæringen, men praktiske hensyn med skyss gjør alternativet til det antatt dyreste. Det tilrås derfor ikke. Bankbygget Arealet det er snakk om er 1. etg, og inneholder mer enn tilstrekkelig rom for å ivareta voksenopplæringens behov. Det er romdeling med lettvegger som kan flyttes etter behov. Pt er det er det areal som kan tilsvare to store klasserom, 4 grupperom/kontor, rom med kjøkkenkrok/oppvaskmaskin. Det er kokemuligheter, kjøleskap, 2 garderober med ett toalett hver i kjelleren og et handikapp-toalett i førsteetasjen som kan brukes til personalet. Snåsa kommune har fått et konkret tilbud fra eierne av lokalene på kr 198 000,- (eksl.mv) under forutsetning av 3 årig leie. Da er fellesutgifter inkludert (minus renhold). Ellers bemerkes det at disse lokalene anses å være moderne, i god stand og det at lokalene er både sentrumsnære og fleksible er nok grunnlaget for at både lærere og skoleledelse har ønsket at disse lokalene bør velges. Se ellers «Nye vurderinger» NTE-bygget Det har vært flere befaringer på disse lokalene – og vi i 2014 fikk vi også konkret leietilbud fra NTE. Dette har vi ikke innhentet i år fordi det ikke er tilstrekkelig plass lenger da tre av kontorene der allerede er utleid. Arealet er altså uaktuelt. Sameinternatet Vurdert med bakgrunn i at det i perioder har kapasitet. Det er kun 6 barn til høsten – slik at man kunne se for seg en bruk av restarealet til undervisning med tilpasning. Her er det imidlertid viktig å ta med i vurderingen at en svært viktig del av virksomheten til Åarjel er de årlige språk – og kulturukene. Det er til sammen 9 uker pr år – og i denne tiden brukes alle rom på internatet. Side 72 av 99 Sak 53/15 LOKALISERING AV VOKSENOPPLÆRINGSTILBUDET I SNÅSA KOMMUNE Fjernundervisning med språk og kulturuker også er å anse som en svært viktig del av virksomheten her – og etter rådmannens vurdering er det ikke tilrådelig å legge begrensninger på denne aktiviteten for Åarjel. Det vil også være utfordringer for voksenopplæringen å flytte hele eller deler av sin virksomhet 1 /2 mnd pr skoleår. Kløvertunet Dette er vurdert fordi det tidligere har fungert for voksenopplæringen – ikke optimalt, men det har fungert. Dette alternativet er ikke aktuelt fordi eierne (Saniteten) ikke ønsker å leie ut tilstrekkelig areal slik at voksenopplæringen kan få til en hensiktsmessig drift. Areal hos Snåsa hotell Dette er vurdert etter at det kom innspill om at det kunne finnes løsninger her. Vi har vært i kontakt med hotellet og det var ikke aktuelt å leie så mye areal som voksenopplæringen hadde behov for i lange nok avtaler. Hotellet har i perioder behov for alt av sitt areal. Ungdommens hus Disse arealene ble grundig vurdert i 2014 og da var den entydige konklusjonen fra teknisk at dersom man ønsket å sette disse lokalene i stand til regulær undervisning måtte man påregne store kostnader til restaurering. Dette gikk på utskiftning av vindu, etterisolering, senking av tak mv. Totalt ble utgiften da beskrevet som stor – og over kr 500 000,Følgelig er disse lokalene vurdert som ikke egnet med mindre det gjøres vesentlige oppgraderinger av hus/lokalen. Nye vurderinger Snåsa skole Vi vurderer det slik at det er ikke plass til en ny avdeling med voksenopplæring (VO) på Snåsa skole slik skolen organiseres i dag. Skolen benytter ikke alle rom til enhver tid, men flytting av voksenopplæringen til Snåsa skole medfører at VO-elevene tidvis må flytte fra rom til rom, noe som vil være svært uhensiktsmessig og som sprer virksomheten. Viktig er også at vi da ikke vil ha bord og stoler som er tilpasset voksne på alle aktuelle rom, og at vi måtte følge Snåsa skole sin dagsrytme med friminutt og timer. For å samle voksenopplæringen på en hensiktsmessig måte, er det trolig også nødvendig med bygningstekniske endringer som vi ikke har god nok oversikt over kostnadene med, og som krever bedre tid til gjennomgang og kostnadsberegninger ut fra hva som er de faktiske behov og – ikke minst – mulige løsninger uten vesentlige bygningstekniske inngrep. Samlokalisering vil også bety at voksne innvandrere må bruke uteområdene sammen med elevene, noe som ikke vil være hensiktsmessig og kanskje heller ikke ønskelig for noen av gruppene. Voksenopplæringa vil heller ikke være samlet uten at skole- og voksenopplæringsopplegget samorganiseres med dette for øye. Kommunestyret har for øvrig vedtatt at Kulturskolen skal flyttes til Snåsa skole. Det arealet de skal benytte er ikke hensiktsmessig for voksenopplæringa. Bare ett rom som er stort nok, ellers består administrasjonsdelen av mange små rom (tidligere kontorer). Tilrettelegging for Voksenopplæringa ved Snåsa skole krever en betydelig omorganisering av virksomheten ved Snåsa skole for at alternativet skal være praktisk gjennomførbart. Bankbygget I samband med behandlingen av saken i kommunestyret 28. mai i år kom det frem en påstand om at ventilasjonsanlegget ikke holdt mål. Dette var ukjent for administrasjonen, men er nå utkvittert. Teknisk etat v/ Are Tomter og Jon Martin Seem samt Monica Lundheim har vært på befaring i bygget Side 73 av 99 Sak 53/15 LOKALISERING AV VOKSENOPPLÆRINGSTILBUDET I SNÅSA KOMMUNE 8.06.15, og vi viser til tilbud fra Eiendomsutvikling AS om leievilkår. Bygget fremstår i god stand, med nytt varme og ventilasjonsanlegg fra 2013 med aircondition. Ønskes flere opplysninger kan leverandør kontaktes (jfr. vedlegg fra Eiendomsutvikling AS). Vi er ellers i ferd med å forberede gjennomgang i henhold til forskrift om miljøretta helsevern. Utleier skal for øvrig selv rive den veggen som er aktuell for å lage et tredje klasserom. Det vil gi voksenopplæringa ett stort klasserom og to mindre. I tillegg finnes det to mindre grupperom, et personalsom og et lite kjøkken med kokeplater, kjøleskap og oppvaskmaskin. Alle kostnader for å gjøre bygget klart til innflytting vil ligge hos utleier. Dette gir god forutsigbarhet for kommunen som leietaker. Etter rådmannens oppfatning er dette det beste alternativet nå, i og med at det vil kreve mer tid og ressurser å få en god nok oversikt over konsekvenser av de øvrige aktuelle mulighetene. For Snåsa skoles del må en også omorganisere virksomheten dersom en skal ta inn voksenopplæringens behov. Vi har behov for en løsning fra kommende høst, og tilsvarende behov for en snarlig avklaring av driftsopplegget. For de øvrige alternativene (de som ikke er særskilt kommentert i nytt saksfremlegg), kan en ikke se at det er grunnlag for å endre vurderingene. Rådmannens forslag til innstilling/vedtak ved forrige behandling: 1 2 3 Voksenopplæringen i Snåsa kommune leier lokaler i gamle bankbygget med utg.pkt i tilbud fra Snåsa eiendom AS med årlig leie på kr 198 000,- (eksl.mva) Avtalen gjøres fra skolestart skoleåret 2015/2016 Leiesum innarbeides i enhetens budsjett. Nytt forslag til innstilling: 1. Voksenopplæringa i Snåsa kommune leier lokaler i gamle bankbygget med utgangspunkt i tilbudet fra Snåsa Eiendomsutvikling AS med årlig leie på 198.000,-(eks mva) 2. Avtalen gjøres fra skolestart 2015/2016 3. Avtalen gjelder for 3 år, med mulighet for forlengelse 4. Leiesummen innarbeides i enhetens budsjett Begrunnelse: Samlet sett anser rådmannen at det kun er to reelle alternativer blant de lokalene som er vurdert og det er Breide «gamle oppvekstsenter» og det gamle bankbygget i Snåsa sentrum. Etter rådmannens vurdering er det det gamle bankbygget som er det mest aktuelle, hensiktsmessige og også det som gir best ressursbenyttelse. Behandling/vedtak i Snåsa formannskap den 17.06.2015 sak 131/15 Behandling: Ingen andre forslag ble framsatt. Votering. Enstemmig vedtatt innstilling for kommunestyret. Side 74 av 99 Sak 53/15 LOKALISERING AV VOKSENOPPLÆRINGSTILBUDET I SNÅSA KOMMUNE Snåsa formannskaps innstilling: 1. Voksenopplæringa i Snåsa kommune leier lokaler i gamle bankbygget med utgangspunkt i tilbudet fra Snåsa Eiendomsutvikling AS med årlig leie på 198.000,-(eks mva) 2. Avtalen gjøres fra skolestart 2015/2016 3. Avtalen gjelder for 3 år, med mulighet for forlengelse 4. Leiesummen innarbeides i enhetens budsjett Begrunnelse: Samlet sett anser rådmannen at det kun er to reelle alternativer blant de lokalene som er vurdert og det er Breide «gamle oppvekstsenter» og det gamle bankbygget i Snåsa sentrum. Etter rådmannens vurdering er det det gamle bankbygget som er det mest aktuelle, hensiktsmessige og også det som gir best ressursbenyttelse. Resultatet av formannskapets behandling framlegges med dette til behandling i kommunestyre. Side 75 av 99 Arkiv: Arkivsaksnr.: Saksbehandler: Dato: Snåsa kommune F70 &30 15/1262-5 Ester Brønstad 10.06.2015 Utvalg Møtedato Saksnr.: Snåsa formannskap 21.04.2015 102/15 Snåsa formannskap 17.06.2015 138/15 Snåsa formannskap 19.06.2015 150/15 Snåsa kommunestyre 25.06.2015 54/15 ___________________________________________________________________________________ HANDLINGSPLAN MOT VOLD I NÆRE RELASJONER- 2015-2018 – FERDIGBEHANDLING - FELLES PLAN FOR KOMMUNENE I INDRE NAMDAL - RØYRVIK, LIERNE, HØYLANDET, GRONG, NAMSSKOGAN OG SNÅSA Vedlagte dokumenter: 1. Handlingsplan mot vold i nære relasjoner for kommunene i Indre Namdal 2015-2018 inkl. forslag til endring. Ikke vedlagte dokumenter: 1. Handlingsplan mot vold i nære relasjoner for kommunene i Indre Namdal 2011-2014, vedtatt i SAK 35/11 den 30. juni.2100 2. Veileder – hjelp ved vold i nære relasjoner – «Våge å se, våge å spørre, tørre og handle» - 2013. 3. Regjeringens handlingsplan «Et liv uten vold – Handlingsplan mot vold i nære relasjoner 2014 – 2017» 2. Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester (01.01.12) 3. Lov om folkehelsearbeid (01.01.12) 4. St. melding nr. 15, Forebygging og bekjempelse av vold i nære relasjoner (2012– 2013) Forebygging og bekjempelse av vold i nære relasjoner. Det handler om å leve. 5. Ruspolitisk Handlingsplan for Indre Namdal 2014-2017. 6. Lov om kommunale krisesentertilbud (2010) Hjemmel for behandling Delegasjonsreglementets kap 3.4.1 Saksopplysninger: Snåsa Formannskap la Handlingsplan mot vold i nære relasjoner for kommunene i Indre Namdal 2015-2018 ut på høring i perioden 22.04.15 – 12.05.15. I perioden har det ikke kommet høringsuttalelser. Snåsa Kommune hadde det årlige samarbeidsmøte med SANKS – Samisk Nasjonalt Kompetansesenter for psykisk helse og rus den 28. mai 2015. Da ble vi gjort kjent med en fersk forskningsstudie gjort ved Universitetet i Tromsø i samarbeid med Samisk nasjonalt Side 76 av 99 Sak 54/15 HANDLINGSPLAN MOT VOLD I NÆRE RELASJONER- 2015-2018 - FERDIGBEHANDLING FELLES PLAN FOR KOMMUNENE I INDRE NAMDAL - RØYRVIK, LIERNE, HØYLANDET, GRONG, NAMSSKOGAN OG SNÅSA kompetansesenter - psykisk helsevern og rus (SANKS) utgitt i mai 2015 av forsker Astrid Eriksen. For første gang er det dokumentert større forekomst av vold og seksuelle overgrep i den samiske befolkningen enn hos øvrige nordmenn. Studien, som er basert på en spørreundersøkelse kalt Saminor 2, og er gjort i 25 kommuner med både etnisk norsk og samisk befolkning, viser at 45 prosent av samene som har svart på undersøkelsen oppgir at de har vært utsatt for vold og overgrep mot 29,6 prosent av de etnisk norske deltakerne. Høyest er tallene blant samiske kvinner, viser studien, som foreløpig er nettpublisert i tidsskriftet Scandinavian Journal of Public Health. – Samiske kvinner rapporterer høyere forekomst av alle typer vold, både emosjonell, fysisk og seksuell vold sammenlignet med den øvrige befolkningen – og også sammenlignet med samiske og ikke-samiske menn. Her er litt om studien i en link til VG sin artikkel den 22.05.15. http://www.vg.no/nyheter/innenriks/vitenskap-og-forskning/ny-forskning-samiske-kvinner-merutsatt-for-seksuell-vold/a/23455706/ Dette er viktige forskningsresultater som også Snåsa Kommune og Indre Namdal bør følge tett, og det er naturlig at denne informasjonen hensyntas i Handlingsplan mot vold i nære relasjoner for kommunene i Indre Namdal 2015-2018. Forslag til at planen endres på følgende måte på side 5 i pkt 1.2 Sørsamisk perspektiv: «I St.meld. nr. 28 (2007-2008) Samepolitikken uttrykkes behovet for samisk språk og kultur i tjenestetilbudet til den samiske befolkningen. Dette vil også inkludere tjenestetilbudet for voldsutsatte med samisk bakgrunn. Det er bosatt en god del samer, fortrinnsvis sørsamer i de 6 kommunene i Indre Namdal. Det er viktig i alle planverk å ha dette perspektivet med. I denne planen er det ikke tatt initiativ til å se nærmere på evt. utfordringer. Vi er nå gjort kjent med en fersk forskningsstudie gjort ved Universitetet i Tromsø i samarbeid med Samisk nasjonalt kompetansesenter-psykisk helsevern og rus (SANKS) v/ forsker Astrid Eriksen, publisert i mai- 2015. For første gang er det dokumentert større forekomst av vold og seksuelle overgrep i den samiske befolkningen enn hos øvrige nordmenn. Høyest er tallene blant samiske kvinner, viser studien, som foreløpig er nettpublisert i tidsskriftet Scandinavian Journal of Public Health. Det vises til medieomtale på http://www.vg.no/nyheter/innenriks/vitenskap-og-forskning/nyforskning-samiske-kvinner-mer-utsatt-for-seksuell-vold/a/23455706/ Så langt har vi ikke oversikt over hvordan det kan arbeides videre med disse funnene, men kommunene i Indre Namdal er innstilt på å samarbeide med SANKS og evt. andre institusjoner som skal se nærmere på dette for å kunne bidra i arbeidet. Det planlegges et seminar på Snåsa i samarbeid med SANKS den 29.09.15 der forsker Astrid Eriksen skal presentere forskningen. I forhold til tiltak vil kommunene komme tilbake til dette ved en senere revidering av plan.» Side 77 av 99 Sak 54/15 HANDLINGSPLAN MOT VOLD I NÆRE RELASJONER- 2015-2018 - FERDIGBEHANDLING FELLES PLAN FOR KOMMUNENE I INDRE NAMDAL - RØYRVIK, LIERNE, HØYLANDET, GRONG, NAMSSKOGAN OG SNÅSA Vurdering: Handlingsplan mot vold i nære relasjoner for kommunene i Indre Namdal 2015-2018 beskriver de utfordringer kommunene fortsatt har på en god måte og setter temaet igjen på dagsordenen. Det vil også gi bedre muligheter for å sette i gang tiltak utover egen kommune og bedre mulighet til å koble den til bl.a. til arbeidet med felles Rusplan i IN. Rus kan ofte være et element der det er vold i nære relasjoner. Kriminalstatistisk ser det ikke ut som at IN har de store utfordringene på området, men i arbeidet med planen utkrystalliseres det en del områder som en med enkle grep kan oppnå resultater på forebyggingsområdet for å unngå lidelser for enkeltmennesker/familier. Viser da til at kommunene må bli bedre på å tenke forebygging i enhver sammenheng jf.: St.meld. nr 47 (2008-2009) ”Samhandlingsreformen – rett behandling – på rett sted – til rett tid” som fremmer kommunenes ansvar for helsefremmende og forebyggende arbeid. Rådmannens forslag til innstilling: Handlingsplan mot vold i nære relasjoner for kommunene i Indre Namdal 2015-2018 gir et godt bilde på dagens situasjon og er et godt grunnlag i det videre arbeidet mot vold i nære relasjoner. Handlingsplan mot vold i nære relasjoner for kommunene i Indre Namdal 2015-2018 vedtas med følgende endring/tillegg: på side 5 i pkt 1.2 Sørsamisk perspektiv: «I St.meld. nr. 28 (2007-2008) Samepolitikken uttrykkes behovet for samisk språk og kultur i tjenestetilbudet til den samiske befolkningen. Dette vil også inkludere tjenestetilbudet for voldsutsatte med samisk bakgrunn. Det er bosatt en god del samer, fortrinnsvis sørsamer i de 6 kommunene i Indre Namdal. Det er viktig i alle planverk å ha dette perspektivet med. I denne planen er det ikke tatt initiativ til å se nærmere på evt. utfordringer. Vi er nå gjort kjent med en fersk forskningsstudie gjort ved Universitetet i Tromsø i samarbeid med Samisk nasjonalt kompetansesenter-psykisk helsevern og rus (SANKS) v/ forsker Astrid Eriksen, publisert i mai- 2015. For første gang er det dokumentert større forekomst av vold og seksuelle overgrep i den samiske befolkningen enn hos øvrige nordmenn. Høyest er tallene blant samiske kvinner, viser studien, som foreløpig er nettpublisert i tidsskriftet Scandinavian Journal of Public Health. Det vises til medieomtale på http://www.vg.no/nyheter/innenriks/vitenskap-og-forskning/nyforskning-samiske-kvinner-mer-utsatt-for-seksuell-vold/a/23455706/ Så langt har vi ikke oversikt over hvordan det kan arbeides videre med disse funnene, men kommunene i Indre Namdal er innstilt på å samarbeide med SANKS og evt. andre institusjoner som skal se nærmere på dette for å kunne bidra i arbeidet. Det planlegges et seminar på Snåsa i samarbeid med SANKS den 29.09.15 der forsker Astrid Eriksen skal presentere forskningsstudien. Når det gjelder tiltak, vil kommunene komme tilbake til dette ved en senere revidering av plan.» Behandling/vedtak i Snåsa formannskap den 17.06.2015 sak 138/15 Behandling: Omforent forslag til vedtak. Saka utsettes og behandles på ekstraordinært møte den 19. juni 2015. Side 78 av 99 Sak 54/15 HANDLINGSPLAN MOT VOLD I NÆRE RELASJONER- 2015-2018 - FERDIGBEHANDLING FELLES PLAN FOR KOMMUNENE I INDRE NAMDAL - RØYRVIK, LIERNE, HØYLANDET, GRONG, NAMSSKOGAN OG SNÅSA Votering. Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. Snåsa formannskaps vedtak: Saka utsettes og behandles på ekstraordinært møte den 19. juni 2015. Behandling/vedtak i Snåsa formannskap den 19.06.2015 sak 150/15 Behandling: Omforent tilleggsforslag. Styringsgruppa bes om å innarbeide et pkt. om. I et invandrer- og flyktningperspektiv. Votering. Omforent tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Forslag til innstilling med det vedtatte tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt som innstilling for kommunestyre. Snåsa formannskaps innstilling: Handlingsplan mot vold i nære relasjoner for kommunene i Indre Namdal 2015-2018 gir et godt bilde på dagens situasjon og er et godt grunnlag i det videre arbeidet mot vold i nære relasjoner. Handlingsplan mot vold i nære relasjoner for kommunene i Indre Namdal 2015-2018 vedtas med følgende endring/tillegg: på side 5 i pkt 1.2 Sørsamisk perspektiv: «I St.meld. nr. 28 (2007-2008) Samepolitikken uttrykkes behovet for samisk språk og kultur i tjenestetilbudet til den samiske befolkningen. Dette vil også inkludere tjenestetilbudet for voldsutsatte med samisk bakgrunn. Det er bosatt en god del samer, fortrinnsvis sørsamer i de 6 kommunene i Indre Namdal. Det er viktig i alle planverk å ha dette perspektivet med. I denne planen er det ikke tatt initiativ til å se nærmere på evt. utfordringer. Vi er nå gjort kjent med en fersk forskningsstudie gjort ved Universitetet i Tromsø i samarbeid med Samisk nasjonalt kompetansesenter-psykisk helsevern og rus (SANKS) v/ forsker Astrid Eriksen, publisert i mai- 2015. For første gang er det dokumentert større forekomst av vold og seksuelle overgrep i den samiske befolkningen enn hos øvrige nordmenn. Høyest er tallene blant samiske kvinner, viser studien, som foreløpig er nettpublisert i tidsskriftet Scandinavian Journal of Public Health. Det vises til medieomtale på http://www.vg.no/nyheter/innenriks/vitenskap-og-forskning/nyforskning-samiske-kvinner-mer-utsatt-for-seksuell-vold/a/23455706/ Så langt har vi ikke oversikt over hvordan det kan arbeides videre med disse funnene, men kommunene i Indre Namdal er innstilt på å samarbeide med SANKS og evt. andre institusjoner som skal se nærmere på dette for å kunne bidra i arbeidet. Det planlegges et seminar på Snåsa i samarbeid med SANKS den 29.09.15 der forsker Astrid Eriksen skal presentere forskningsstudien. Når det gjelder tiltak, vil kommunene komme tilbake til dette ved en senere revidering av plan.» Styringsgruppa bes om å innarbeide et pkt. om. I et invandrer- og flyktningperspektiv. Resultatet av formannskapets behandling framlegges med dette til behandling i kommunestyre. Side 79 av 99 Sak 54/15 HANDLINGSPLAN MOT VOLD I NÆRE RELASJONER- 2015-2018 - FERDIGBEHANDLING FELLES PLAN FOR KOMMUNENE I INDRE NAMDAL - RØYRVIK, LIERNE, HØYLANDET, GRONG, NAMSSKOGAN OG SNÅSA TIDLIGERE BEHANDLING: Behandling/vedtak i Snåsa formannskap den 21.04.2015 sak 102/15 Behandling: Ingen andre forslag ble framsatt. Votering. Enstemmig vedtatt. Snåsa formannskaps vedtak: Handlingsplan mot vold i nære relasjoner for kommunene i Indre Namdal 2015-2018 oversendes Formannskap med anbefaling om at planen legges ut på høring i perioden 22.04.15 – 12.05.15. Side 80 av 99 Arkiv: Arkivsaksnr.: Saksbehandler: Dato: Snåsa kommune F70 &30 15/1262-5 Ester Brønstad 10.06.2015 Utvalg Møtedato Saksnr.: Snåsa formannskap 19.06.2015 153/15 Snåsa kommunestyre 25.06.2015 55/15 ___________________________________________________________________________________ PROSJEKT KOMMUNALT RUSARBEID KAP 0765 POST 62 - TILSKUDD Vedlagte dokumenter: 1. SØKNAD til Fylkesmannen i Nord-Trøndelag OM TILSKUDD 2015 TIL KOMMUNALT RUSARBEID KAP 0765 POST 62 Datert 13.02.15. 2. TILSAGN OM TILSKUDD 2015 KAP 0765 POST 62 KOMMUNALT RUSARBEID mottatt 04.05.15 Ikke vedlagte dokumenter: 1. Plan for psykisk helse og rus i Snåsa Kommune 2015-2018 - til politisk behandling juni 2015. 2. Ruspolitisk Handlingsplan for Indre Namdal 2014-2017 vedtatt 26.06.2014. 3. Handlingsplan mot vold i nære relasjoner for kommunene i Indre Namdal 2015-2018, planlagt vedtatt juni 2015. Hjemmel for behandling: Egenkompetanse iht. kommunens delegasjonsreglement. Saksopplysninger og vurdering: Snåsa kommune søkte i februar i 2015 Helsedirektoratet om midler til kommunalt rusarbeid som en videreføring og utvidelse av Prosjekt Boligsosialt arbeid gjennomført i 2013 og 2014. I mai 2015 fikk vi tilbakemelding, fra Fylkesmannen, som forvalter tilskuddene, om at søknaden er innvilget med kr. 600.00,- over kapittel 765 post 62 – Kommunalt rusarbeid - på statsbudsjettet for 2015. Dette tilsvarer 1/1 stilling. Mål og føringer lagt fra Fylkesmannens side: Tilskuddet er gitt ut fra tilskuddsordningens regelverk med særlig vekt på tildelingskriterier, søknadens budsjett, forventet måloppnåelse og eventuell framdriftsplan. Fylkesmannen ber om at vi spesielt prioriterer aktiviteter som retter seg mot målene Oppsøkende / ambulante behandlings- og oppfølgingstjenester og oppfølging i bolig knyttet til kommunalt rusarbeid. Rådmannen vurderer at dette er i tråd med egen søknad og en oppfølging av prosjektet «Boligsosialtarbeid», som ble avsluttet i 2014. For å oppnå målene som er satt i søknad blir det viktig å Utvikle og gjennomføre internundervisning til alle avdelingene i kommunen. Alle avdelinger er, på ulikt vis og med ulikt ansvar, viktige samarbeidspartnere i arbeid Side 81 av 99 Sak 54/15 HANDLINGSPLAN MOT VOLD I NÆRE RELASJONER- 2015-2018 - FERDIGBEHANDLING FELLES PLAN FOR KOMMUNENE I INDRE NAMDAL - RØYRVIK, LIERNE, HØYLANDET, GRONG, NAMSSKOGAN OG SNÅSA med personer som har en problematisk bruk av rusmidler. (Hjemmetjenesten, Sjukeheimen, Teknisk, Kultur, Familiesentralen) bidra til å implementere innholdet i Boligsosialhandlingsplan i alle avdelingene videreutvikle og forsterke samarbeidet mellom avdelingene i forhold til oppfølging i boliger gi tilbud om individuelt tilpasset oppfølging av den enkelte bruker, som har et rusmiddelproblem og tilbud til deres pårørende utvide tilbudet om individuell oppfølging i heimene samarbeide med brukere av tjenesten med tanke på å bedre brukermedvirkning både på individ – og systemnivå videreutvikle samarbeidet med 2. linjetjenesten, spesielt med tanke på ambulante behandlings – og oppfølgingstjenester videreføre samarbeidet med Inn Trøndelagskommunene videreføre samarbeidet med NAV ta i bruk trenings – og fritidskontakter overfor denne brukergruppen samarbeide med frivillige lag og foreninger Familiesentralen vurderer at mange av de viktige tiltakene kan gjennomføres med 70 % av prosjektmidlene. Snåsa kommune har ansatt ruskoordinator i 30 % stilling ut 2015 (kommunale midler) og en ser det som naturlig at 70 % av prosjektmidlene kobles til denne stillingen. Stillingsinnehaver er tilsatt i 50 % av dette fra 01.01.2015 som en videreføring av tidligere prosjekt da tilskudd var forventet fra Fylkesmannen. Dette tilsier at stillingsinnehaver blir tilbudt en økning på 20 % fra 01.07.15. Ved en slik løsning vil kommunen ha 30 % ubrukte prosjektmidler. Rådmannen vurderer dette som riktig ut i fra flere aspekter: Så langt har vi fått prosjektmidler for 2015. Ved spørsmål til Fylkesmannen vedr. hva vi kan forvente av videreføring i 2016 og framover, antydes det at Regjeringen arbeider med en Opptrappingsplan for rus, noe tilsvarende Opptrappingsplan for psykisk helse 1998-2008. Så lenge dette ikke er avklart er det vanskelig å være konkret på det og det er viktig å ikke bygge opp noe vi ikke greier å følge opp. Ved å ha 30 % til disposisjon vil det være en frihet til å prøve ut ulike konkrete tiltak overfor enkeltbrukere, for eksempel treningskontakt, kontakt med frivillige etc. Det er ønskelig med en tverrfaglig sammensatt styringsgruppe for prosjektet som kan bestå av følgende funksjoner: Representant fra Mental Helse, Snåsa Representant fra Boligformidlingstjenesten på teknisk enhet Representant fra tjeneste for psykisk helse og rus Representant fra NAV Enhetsleder hjemmetjenesten Side 82 av 99 Sak 54/15 HANDLINGSPLAN MOT VOLD I NÆRE RELASJONER- 2015-2018 - FERDIGBEHANDLING FELLES PLAN FOR KOMMUNENE I INDRE NAMDAL - RØYRVIK, LIERNE, HØYLANDET, GRONG, NAMSSKOGAN OG SNÅSA Enhetsleder Snåsa Sjukeheim Enhetsleder Familiesentralen Politisk representant – leder av styringsgruppen I tillegg kommer prosjektleder for Prosjekt "Kommunalt rusarbeid" . Arbeidet i styringsgruppa vil i 2015 være preget av usikre framtidsutsikter. Det et ønskelig at Styringsgruppen kommer med forslag til mandat for prosjektet innen 01.09.15. hvis vi innen da har fått signaler på at videreføring vedr. evt. opptrapping på rus gjennomføres. Snåsa Kommune ble innlemmet i samisk språkforvaltningsområde fra 1.januar 2008. Det gjør at Snåasen tjielte/ Snåsa kommune har et spesielt ansvar for å ivareta, fremme og videreutvikle tilbud til den samiske befolkningen. For grupper med spesielle behov er det derfor av stor betydning med økt kunnskap om samisk språk og kultur blant tjenesteytere. Dette gjelder også tiltak/tilbud i rusarbeid og det må legges vekt på å tilegne seg kulturkompetanse også på dette området. Rådmannens forslag til innstilling: 1. Snåsa Kommune vedtar en satsning på prosjekt "Kommunalt rusarbeid" som en videreføring av prosjektet «Boligsosialt arbeid» 2. Det opprettes tverrfaglig sammensatt styringsgruppe for prosjektet som kan bestå av følgende funksjoner: Representant fra Mental Helse, Snåsa Representant fra Boligformidlingstjenesten på teknisk enhet Representant fra tjeneste for psykisk helse og rus Representant fra NAV Enhetsleder hjemmetjenesten Enhetsleder Snåsa Sjukeheim Enhetsleder Familiesentralen Politisk representant – leder av styringsgruppen Formannskapet oppnevner følgende person som politisk representant og leder av styringsgruppa: …………… I tillegg kommer prosjektleder for Prosjekt "Kommunalt rusarbeid" . 3. Styringsgruppen kommer med forslag til mandat for prosjektet innen 01.09.15. hvis vi innen da har fått signaler på at videreføring vedr. evt. opptrapping på rus gjennomføres. 1. Ansatt ruskoordinator i 30 % (kommunalt opprettet) tilsettes som prosjektleder for prosjekt "Kommunalt rusarbeid" – i 50 % stilling fra 01.01.15 – 30.06.15. og i 70 % fra 01.07.15-31.12.15. Videreføring fra 01.01.16 vurderes når evt. videreføring av tilskudd fra Fylkesmann er avklart 2. Generell russatsning utover bevilget 50 % stilling (20 % på forkontor legetjeneste for oppfølging, prøvetaking og injeksjoner knyttet til rus og 30 % som ruskoordinator) arbeides det videre med ifht Budsjett 2016. Side 83 av 99 Sak 54/15 HANDLINGSPLAN MOT VOLD I NÆRE RELASJONER- 2015-2018 - FERDIGBEHANDLING FELLES PLAN FOR KOMMUNENE I INDRE NAMDAL - RØYRVIK, LIERNE, HØYLANDET, GRONG, NAMSSKOGAN OG SNÅSA Behandling/vedtak i Snåsa formannskap den 19.06.2015 sak 153/15 Behandling: Omforent forslag til pkt. 2, 2. avsnitt. Formannskapet oppnevner ordfører som politisk representant og leder av styringsgruppa: Votering. Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. Forslag til innstilling med det vedtatte forslag til pkt. 2, 2. avsnitt ble enstemmig vedtatt som innstilling for kommunestyre. Snåsa formannskaps innstilling: 1. Snåsa Kommune vedtar en satsning på prosjekt "Kommunalt rusarbeid" som en videreføring av prosjektet «Boligsosialt arbeid» 2. Det opprettes tverrfaglig sammensatt styringsgruppe for prosjektet som kan bestå av følgende funksjoner: Representant fra Mental Helse, Snåsa Representant fra Boligformidlingstjenesten på teknisk enhet Representant fra tjeneste for psykisk helse og rus Representant fra NAV Enhetsleder hjemmetjenesten Enhetsleder Snåsa Sjukeheim Enhetsleder Familiesentralen Politisk representant – leder av styringsgruppen Formannskapet oppnevner ordfører som politisk representant og leder av styringsgruppa. I tillegg kommer prosjektleder for Prosjekt "Kommunalt rusarbeid" . 3. Styringsgruppen kommer med forslag til mandat for prosjektet innen 01.09.15. hvis vi innen da har fått signaler på at videreføring vedr. evt. opptrapping på rus gjennomføres. 1. Ansatt ruskoordinator i 30 % (kommunalt opprettet) tilsettes som prosjektleder for prosjekt "Kommunalt rusarbeid" – i 50 % stilling fra 01.01.15 – 30.06.15. og i 70 % fra 01.07.15-31.12.15. Videreføring fra 01.01.16 vurderes når evt. videreføring av tilskudd fra Fylkesmann er avklart 2. Generell russatsning utover bevilget 50 % stilling (20 % på forkontor legetjeneste for oppfølging, prøvetaking og injeksjoner knyttet til rus og 30 % som ruskoordinator) arbeides det videre med ifht Budsjett 2016. Resultatet av formannskapets behandling framlegges med dette til behandling i kommunestyre. Side 84 av 99 Arkiv: Arkivsaksnr.: Saksbehandler: Dato: Snåsa kommune F70 &30 15/1262-5 Ester Brønstad 10.06.2015 Utvalg Møtedato Saksnr.: Snåsa formannskap 03.06.2015 128/15 Snåsa kommunestyre 25.06.2015 56/15 ___________________________________________________________________________________ BUDSJETTREGULERING 1. TERTIAL 2015 Vedlagte dokumenter: 1. Spesifisering av budsjettregulering pensjon og innsparinger enhetene. Ikke vedlagte dokumenter: Rapportering til budsjettregulering 1. tertial 2015 fra enhetene Hjemmel for behandling: Koml. §§ 44 og 45 Saksopplysninger: Driftsbudsjettet: Administrasjonen og enhetsledere for de enkelte enheter har gått gjennom budsjett og regnskap for 1. tertial 2015, for å kunne presentere en situasjonsbeskrivelse av Snåsa kommunes økonomi pr 01.05.15. På bakgrunn av kommunens dårlige regnskapsresultat fra 2014 (negativt netto driftsresultat på kr. 3,3 mill.), samt at kommunen også i 2015 har budsjettert med bruk av disposisjonsfond for å opprettholde driftsnivået, har administrasjonen i forbindelse med reguleringen av budsjettet for 1. tertial bedt samtlige enheter (foruten Samisk enhet, Enhet for sørsamisk språk og kultur (som begge er statlig finansierte) og kirka) om å redusere sine budsjetter med 2 %. Dette i et forsøk på å oppnå et positivt netto driftsresultat for 2015. Det er budsjettert i 2015 med et negativt netto driftsresultat på kr. 1.810.858,- og bruk av disposisjonsfond på kr. 1.753.088,-. Dersom samtlige enheter reduserer sine budsjetter med 2 % vil det gi følgende innsparing: ENHET Sentraladministrasjonen Personal og organisasjon Plan og økonomi Snåsa skole Snåsa barnehage Kultur Snåsa sykeheim Hjemmetjenesten Familiesentralen Innsparingsmål : 272 000 142 000 210 000 368 000 183 000 84 000 405 000 463 000 307 000 Side 85 av 99 Sak 54/15 HANDLINGSPLAN MOT VOLD I NÆRE RELASJONER- 2015-2018 - FERDIGBEHANDLING FELLES PLAN FOR KOMMUNENE I INDRE NAMDAL - RØYRVIK, LIERNE, HØYLANDET, GRONG, NAMSSKOGAN OG SNÅSA Enhet for landbruk Teknisk Sum 40 000 346 000 2 548 000 Det vil bli foretatt administrative budsjettreguleringer innenfor enhetene der det er behov for dette. Når det gjelder utgifter til KLP er disse for enhetenes del blitt redusert med ca 1 million kr samlet. De aller fleste enhetene ser så langt ut til å holde seg innenfor sine budsjetter for 2015, og de fleste har signalisert at de vil greie å redusere sine budsjetter ned mot det fastsatte innsparingsmålet på 2 % av netto budsjettramme. Noen av enhetene antas imidlertid ikke å greie dette, noe som vil framkomme av gjennomgangen av de ulike enhetene nedenfor. Sentraladministrasjonen Enheten antas å komme i balanse ved årets slutt. Flyktningetjenesten ligger innenfor enhet sentraladministrasjonen. Det er hovedsakelig her enheten har redusert budsjettet med kr. 272.000 som er det innsparingsmålet som er satt opp for enheten. En mener dette kan gjennomføres ut i fra forbruket hittil i år og antatt tidspunkt for mottak av flyktninger til høsten. Utover dette har det vært svært vanskelig å finne mulig innsparingsmuligheter. Det er også blitt korrigert feilbudsjetteringer vedr. turistinformasjon og Bolyst/Gnest som er et avsluttet prosjekt. Det er også usikkert om det er budsjettert tilstrekkelig på IKT – området. Personal og organisasjon Enheten antas å komme i balanse ved årets slutt. Enheten mener de greier å redusere budsjettet for 2015 med kr 142.000 noe som tilsvarer det innsparingsmålet som er fastsatt. Storparten av dette er tatt ved reduksjon på funksjon 1206 lærlinger. En lærling valgte å avslutte sin kontrakt med Snåsa kommune ved slutten av fjoråret. Med bakgrunn i signaler fra trepartsutvalget har plassen ikke blitt besatt. Det var lagt inn i budsjettet inntak av 2 nye lærlinger fra og med august 2015. Her er det foreslått å utsette inntaket av den ene lærlingen med 3 måneder – dvs. inntak fra 01.11.15. Resten av innsparingen er foreslått tatt fra funksjon 1204 drift organisasjon og personal. Enheten er kommet godt i gang med arbeidet med ordning og avlevering av gammelt arkivmateriale til IKA Trøndelag. Selv om mye er gjort, er det fortsatt et stort etterslep her. Avsatte midler for 2015 er allerede oppbrukt. Dette medfører at enheten ikke kan avlevere mer materiale inneværende år. Skal en komme i mål, må det avsettes vesentlig større beløp enn en hittil har klart. Pr i dag betaler vi for leie av deler av depotbehovet til eier av det gamle bankbygget. Enhet for sørsamisk språk og kultur Enheten antas å komme i balanse ved årets slutt. I og med at enheten er statlig finansiert og har fondsmidler disponibelt i balansen fra tidligere år, vil enheten uansett komme i balanse ved årets slutt pga. bruk av fond. Plan og økonomi Enheten antas pr. i dag å komme i balanse ved årets slutt, selv om det kan være noe usikkert i forhold til større utgifter til spesialundervisning på privatskoler og tilskudd til private barnehager enn budsjettert. Dette vil en komme nærmere tilbake til ved budsjettregulering 2. tertial dersom dette er tilfelle. Enheten hadde et innsparingsmål på kr. 210.000, noe det kan være vanskelig å oppnå. Foreløpig er det lagt opp til at en reduserer budsjettet med kr. 128.000. En av årsakene til at en ikke greier å redusere ytterligere, er at utgifter til PPT i år vil blir kr. 147.000 høyere enn budsjettert, noe som vil bli budsjettregulert/ kompensert i denne saken. Innsparingene som foreslås går på å kutte ut Side 86 av 99 Sak 54/15 HANDLINGSPLAN MOT VOLD I NÆRE RELASJONER- 2015-2018 - FERDIGBEHANDLING FELLES PLAN FOR KOMMUNENE I INDRE NAMDAL - RØYRVIK, LIERNE, HØYLANDET, GRONG, NAMSSKOGAN OG SNÅSA leirskoletilbudet i kommunen – noe som utgjør kr. 76.000,-, samt å redusere lønnskostnader med kr. 140.000 på enheten. Snåsa skole Enheten antas å komme i balanse ved årets slutt, selv om det er noe usikkerhet rundt størrelsen budsjetterte inntekter på refusjoner fra sametinget og andre kommuner. I tilfelle disse inntektene blir mindre enn budsjettert må enheten redusere utgiftssiden tilsvarende ved planleggingen av nytt skoleår 2015/16. For å nå innsparingsmålet på kr. 368.000 mener enhetsleder at man bør prioritere, så langt det er mulig, unngå å kutte i de stillingshjemlene som skolen har allerede. Undervisningen bør gå mest mulig som vanlig. Det betyr at kuttene må komme innenfor følgende områder: Vikarbruk Innkjøp generelt (både læremidler, utstyr, inventar, etc.) Ekskursjoner, aktivitetsdager, buss, etc. Organisasjonsutvikling på og i skolen må prioriteres opp. I klartekst og som en følge av en slik prioritering vil følgende aktiviteter rammes på skolen: Reduksjon av ekskursjoner som omfatter skyssmidler og ekstra lønn Ved sykefravær og permisjoner, vil det ikke bli satt inn vikarer der det er to-lærersystem fra før. Aktivitetsdager gjennomføres i umiddelbar nærhet til skolen der det ikke er behov for ekstra ressurser. Valgfaget Friluftsliv kutter overnattingstur , og selve overnattingen er i foreldreregi. Skolen tar kun ansvar i skoletiden og i skolens nærområde. Hvis mulig, kutte ned på besøk på videregående skole i forbindelse med faget «Utdanningsvalg» og overgang til videregående. Teatertur for 10. trinn høsten 2015 utsettes til våren 2016. Uteområdet: Opparbeiding av bedre akebakke. Flytte masse slik akebakken får en «pipe»-form. Utsettes 1 år. Om mulig: Innføre en form for karensdag. Settes ikke inn lærer før etter en dag der dette er mulig. Ved å omorganisere alle ansatte på skolen, unngår man å sette inn vikarer den første dagen. Videreutdanning og kurs settes til et minimum. Kun det som allerede er prioritert av skolen, videreføres. Ekstern foreleser på en av planleggingsdagene i høst prioriteres i forbindelse med organisasjonsutvikling. Det utsettes å kjøpe inn nye lærebøker. Blant annet norskbøker for mellomtrinnet. Det blir kun oppdatering av engangsbøker og det som må til for å kunne starte opp høsten 2015. Alle større bokkjøp utsettes. Innkjøp av forbruksmateriell settes til et minimum. Både elever og lærere tar ansvar for å gjennomføre dette. Ny kopimaskin på mellomtrinnet utsettes, selv om det betyr større slitasje på administrasjonsmaskinen som både er enklere og tregere i bruk. Kjøp av større pulter på mellomtrinn utsettes. En del elever på mellomtrinn har behov for større pulter på grunn av rask vekst. Innkjøp gjøres kun for elever med prekære behov der det er snakk om å avverge helseskade. Smart-board 1. og 2. trinn utsettes. Side 87 av 99 Sak 54/15 HANDLINGSPLAN MOT VOLD I NÆRE RELASJONER- 2015-2018 - FERDIGBEHANDLING FELLES PLAN FOR KOMMUNENE I INDRE NAMDAL - RØYRVIK, LIERNE, HØYLANDET, GRONG, NAMSSKOGAN OG SNÅSA Samisk enhet Enheten antas å komme i balanse ved årets slutt. I og med at enheten er statlig finansiert og har betydelige fondsmidler disponibelt i balansen fra tidligere år, vil enheten uansett komme i balanse ved årets slutt pga. bruk av fond. Suaja Maanagierte ser også ut til å gå i balanse i forhold til årets budsjett. Snåsa barnehage Enheten antas å komme i balanse ved årets slutt. Enheten har fått pålagt et innsparingsmål på kr. 183.000,-, men mener de kan foreta en ytterligere innsparing slik situasjonen ser ut pr. i dag. Budsjettet for 2015 ble satt opp med foreldrebetalingen etter satser for 2014. Med utrekning etter de nye satsene og etter at opptaket for høsten er klart ser det ut som at det blir ei merinntekt for Breide på kr.110.000,og Vinjebakken på kr.120.000. Dersom det ikke blir noen endringer ut fra det enheten i dag kjenner til angående barnetall og behov fra høsten av, så reduseres bemanningen på Breide med 30% fagarbeider og Vinjebakken 80% fagarbeider. Dette er en reduksjon på ca kr. 150.000. Til sammen blir dette en reduksjon på enheten på kr. 380.000,-. Kultur Enheten forventes totalt sett å komme i balanse ved årets slutt. Innsparingsmålet på kr. 84.000 mener enheten kan oppnås ved å innføre følgende tiltak: 3830 Kulturskole fastlønn kr 30 000.- Dette får ingen umiddelbar konsekvens for arbeidstakere i år, siden det er en vakant stilling, men elever får ikke undervisning. 3830 Kulturskole kjøp av tjenester kr. 15 000.- Avsatte midler til arrangement lyd og lys. Kulturskolen kan ikke arrangere konsert 3850 Administrasjon kulturkontoret – husleie kr. 25 000.- Husleie beregnet for Gilstad. 2311 Ungdommens hus/ Fritidsklubben - Kjøp/inventar kr. 7 000.- Ikke penger til dataspill og annet inventar 2311 Ungdommens hus/ Fritidsklubben lønn kr. 7 000.- Redusert åpningstid, færre timer og redusert tilbud Snåsa sjukeheim Enheten antas pr. i dag å få et merforbruk på ca. kr. 1,5 mill. – 2,0 ved årets slutt i forhold til opprinnelig budsjett slik situasjonen vurderes pr. i dag. Enheten vil derfor heller ikke greie innsparingsmålet på kr. 405.000,-. I 2014 hadde enheten et regnskapsresultat som viser en nettoutgift på kr. 22,6 mill. – de hadde da et overforbruk i forhold til revidert budsjett på ca. kr. 900.000. Opprinnelig budsjett for 2015 er på kr. 20,2 mill., dvs. 2,4 mill. under regnskapsresultatet i 2014. Pga. forventede innsparinger på enheten som følge endret ledelsesstruktur og reduksjon av sykehjemsplasser ble enhetens rammer redusert med kr. 730.000 i budsjettet for 2015. Reduksjon av sykehjemsplasser fra 38 til 34 har ikke ført til innsparinger da bemanningen ved 38 plasser var marginal. Enheten har av den grunn stort sett den samme bemanningen som i 2014. Flere uheldige omstendigheter har ført til at enheten hittil i år har hatt et stort overforbruk på lønn. MRSA har krevd fullt smitteregime som igjen har krevd ressurser; både tid, personell og utstyr. I følge kommunelege kan dette vedvare på tross av behandlingstiltak. Denne problematikken krever at ekstra innleie på dagvakter på lørdag og søndag må opprettholdes. 2015 startet dårlig med et høyt sykefravær på grunn av en influensalignende epidemi. Mange ansatte ble rammet og det ble for få vikarer å sette inn. Flere måtte gå utover uketimetallet sitt og/eller forskyve vakter. Dette utløste både store sykelønnsutbetalinger, forskjøvet vakttillegg 50% og overtidstillegg 100%. Side 88 av 99 Sak 54/15 HANDLINGSPLAN MOT VOLD I NÆRE RELASJONER- 2015-2018 - FERDIGBEHANDLING FELLES PLAN FOR KOMMUNENE I INDRE NAMDAL - RØYRVIK, LIERNE, HØYLANDET, GRONG, NAMSSKOGAN OG SNÅSA Enheten har satt inn ulike tiltak i et forsøk på å redusere overforbruket så mye som mulig. En samorganiserer to avdelinger og utvider et skjermet tilbud til pasienter med demens og alderspsykiatri f.o.m april. En reduserer en ressurs på kveld, noe som tilsvarer 80 % stilling - ca kr. 300,000 kr - i 2015. Videre satses det på oppfølging sykemeldte i samarbeid med tillitsvalgte, verneombud og Arbeidslivssenteret. Det gis bred informasjon til ansatte. Målet er å redusere sykefraværet 4 %-enheter. Mulig innsparingspotensial her kan være opptil kr.630 000,- i 2015. Endret turnusplan fra august 2015 kan gi innsparinger på kr. 550 000,- f.o.m. 2016. Enheten har nylig hatt en ny gjennomgang med rådmann som gir grunnlag for endret vurdering av hva som er oppnåelig. Regulering 2. tertial vil oppsummere dette på et bedre grunnlag. Hjemmetjenesten Enheten ser ut til å gå mot et overforbruk på ca. kr. 500.000 ved årets slutt. Enheten vil derfor heller ikke greie innsparingsmålet på kr. 463.000,-. I budsjettet for 2015 fikk enheten økt sine rammer med kr. 150.000 pga. reduserte sykehjemsplasser, samt økte ressurser vedrørende psykisk utviklingshemmede med kr. 500.000,-. Hovedårsaken til merforbruket er sykefravær som utløser merutgifter på enheten. Dersom det forebyggende arbeidet vedr. sykemeldinger og egenmeldinger innen IA i enheten virker etter forhåpningene, vil sykemeldingene gå ned utover året. Enheten har de siste måneder evaluert medikamenthåndtering ang multidose og Pilly for å få ned utgiftene. Likeledes vurderes det kritisk hvem som skal ha varm middag kjørt heim. Dette er og blir en utfordring framover når flere skal bo heime lenger og spise aleine. Hjemmehjelp blir strengt fordelt. Hjemmehjelperne læres opp i hverdagsrehabilitering av ergoterapeut. Støttekontakt er den tjenesten som står i fare for å bli redusert/fjernet, selv om dette også er en lovbestemt tjeneste. Dette er imidlertid ikke effektuert enda. Enheten deltar ikke i utviklingsprosjekter som medfører ekstra kostnader. Familiesentralen Enheten antas å gå i balanse ved årets slutt inkludert innsparingsmålet på kr. 307.000,-. Totalt foreslår enheten å redusere budsjettet med kr. 403.500,- ved denne budsjettreguleringen. Enheten har satt inn en mulig bebudet reduksjon (fra Indre Namdal Barnevern) på barnevernstiltak i familien (får nærmere oversikt over sommeren), mindre kjøp av tjenester (på fellesområdet, til for eksempel kommunesamarbeid, rehabilitering med mer), redusert innleie legevikar og ikke satt inn vikar i ledig 20 % stilling i fysioterapitjenesten for 2015 og i tillegg mindre poster. Enhet for landbruk Enheten antas å gå i balanse ved årets slutt inkludert innsparingsmålet på kr. 40.000. Innsparingsmålet nås ved å få økte inntekter på økt antall saker til behandling vedr. jord- og konsesjonsbehandling, samt leieinntekter fra utleie til «skogprosjektet» m.m. og at tilskudd til landbruksrådgivning reduseres. Kirka Enheten antas å komme i balanse ved årets slutt, forutsatt at også kirka blir kompensert med virkningen av lønnsoppgjøret 2015 på lik linje med øvrige enheter. Teknisk Enheten antas å gå i balanse ved årets slutt. Enheten hadde et innsparingsmål på kr. 346.000, noe det kan være vanskelig å oppnå på grunn av et allerede et anstrengt budsjett, og at det er oppdaget poster som er underbudsjettert. Foreløpig er det lagt opp til at enheten reduserer budsjettet med kr. 191.000,-, men en vil se om det kan være mulig med ytterligere innsparinger i løpet av året for å oppnå Side 89 av 99 Sak 54/15 HANDLINGSPLAN MOT VOLD I NÆRE RELASJONER- 2015-2018 - FERDIGBEHANDLING FELLES PLAN FOR KOMMUNENE I INDRE NAMDAL - RØYRVIK, LIERNE, HØYLANDET, GRONG, NAMSSKOGAN OG SNÅSA innsparingsmålet. Dette vil da bli tema ved neste budsjettregulering. Merutgifter på lønnsområdet blir foreslått inndekket av blant annet redusert vedlikehold, og at energi- og forsikringskostnader ser ut til å bli lavere enn budsjettert. Tiltak som er satt inn for å oppnå budsjettbalanse og redusere budsjettet er generell forsiktighet med hvilke oppdrag som løses og når de løses. Også bruk av vikar har blitt mer eller mindre stoppet dersom det ikke finnes lovpålagte krav. En samordning av forbruksmateriell og innkjøpsordning har blitt etablert for å finne innsparinger i å velge de riktige produktene. Eksempler kan være papir og renholdsprodukter. Vedlikehold av veier og bygninger ellers har også blitt skåret ned på. Det vil medføre en foreldelse av det eksisterende, og det er ikke unaturlig at man vil påføre seg et etterslep som en må hente inn igjen. Normalt har Snåsa Kommune engasjert 6 ferievikarer fra skolen, men i år blir det bare brukt 2. Finansiering Rammetilskuddet/skatteinntektene for kommunen forventes å bli omtrent som budsjettert. Dette i følge de siste tall som er kommet fra Kommunal og regiondepartementet og som er lagt inn i KS’s prognosemodell. En merinntekt på dette området på kr. 100.000,- vil bli budsjettregulert i denne saken. Når det gjelder integreringstilskudd som kommunen får fra staten pga mottak av flyktninger er det budsjettert med en inntekt på kr. 5.646.800,-. Her antas det at kommunen vil kunne få ytterligere kr. 728.000,- fra staten på grunn av familiegjenforeninger. Dette vil bli budsjettregulert i denne saken. På området premieavvik, amortisering av premieavvik og premiefond vil det bli vesentlige endringer i bokføringen i forhold til det som forelå i budsjettforslaget til KLP i fjor høst. I forhold til det som er budsjettert i opprinnelig budsjett blir det en merutgift på finansområdet på kr. 2,5 mill. Det blir imidlertid en redusert utgift på enhetene på ca. kr. 1,0 mill. som vil bli redusert på enhetenes budsjetter i denne budsjettreguleringssaken. Likevel vil dette utgjøre en netto merutgift på ca. kr. 1,5 mill i forhold til kommunens opprinnelige budsjett. Når det gjelder eiendomsskatten vil denne bli kr. 700.000 lavere enn det som er budsjettert. Blant annet blir ikke Mela kraftverk med før til neste år. Dette vil også bli budsjettregulert i denne saken. Renteutgiftene antas å kunne bli redusert noe i forhold til budsjettet. Kommunen har, som flere av de andre kommunene i Nord-Trøndelag, leid inn ekstern hjelp i forbindelse med finansforvaltningen – jmf. låneopptak, korrekt rapportering og bistand i forbindelse med forvaltningen av låneporteføljen. Dette for å oppnå en så gunstig rente som mulig og få redusert avdragsbetalingen på lånene. På bakgrunn av kommunens økonomi er det ønskelig å betale så lite avdrag som det er mulig å oppnå i forhandlinger med långiverne. Utgifter til eksternt firma på kr. 116.000,- vil bli dekket inn av reduserte renteutgifter på kr. 600.000,-. Øvrige områder/funksjoner på finansområdet antas pr. i dag å gå i balanse ved årets slutt. Dette gjelder blant annet de ulike rentekompensasjonsordningene. Vurdering: De fleste enhetene ser pr. 1. tertial ut til å gå i balanse i 2015, selv om det vil bli overforbruk på noen enheter. Hovedårsaken til ubalansen i årets budsjett er at det er budsjettert for lite på utgifter til KLP på finansområdet samt at enhetene sjukeheimen og hjemmetjenestene så langt ser ut til å gå mot et Side 90 av 99 Sak 54/15 HANDLINGSPLAN MOT VOLD I NÆRE RELASJONER- 2015-2018 - FERDIGBEHANDLING FELLES PLAN FOR KOMMUNENE I INDRE NAMDAL - RØYRVIK, LIERNE, HØYLANDET, GRONG, NAMSSKOGAN OG SNÅSA overforbruk. I tillegg er det budsjettert i opprinnelig budsjett med et negativt netto driftsresultat og bruk av disposisjonsfond på kr. 1,7 mill. til betaling av løpende driftsoppgaver. Kommunen betaler også mest gjeld pr. innbygger av alle kommunene i Nord-Trøndelag. Kommunen har pr. i dag derfor ingen bærekraftig økonomi, og det må settes inn tiltak som virker. Reduksjon i lønnskostnader er det mest effektive. De aller fleste enhetene har ved denne budsjettreguleringen greid å foreslå reduksjoner i sine budsjetter. Dette fører til at merutgiften til KLP på finansområdet blir dekket opp. Når det gjelder budsjettene til sjukeheimen og hjemmetjenestene vil disse ikke bli budsjettregulert ved denne budsjettreguleringen. En vil vente og se til budsjettregulering 2.tertial om noen av tiltakene som er blitt satt inn på enhetene medfører at antatt merforbruk kan reduseres. Slik det nå budsjettreguleres, blir regnskapsmessig mindreforbruk fra regnskap 2014 (Sak KOM 39/15) på kr. 768.596,- avsatt på disposisjonsfondet, samt at bruken av disposisjonsfondet blir redusert fra kr. 1,7 mill. til kr. 669.180 noe som medfører at resterende disposisjonsfond øker fra 9,5 mill. til kr. 11,3 mill.: Det gjøres imidlertid oppmerksom på at flere potensielle utgiftsposter foreløpig ikke er regulert inn i budsjettet. Dette gjelder som tidligere nevnt i denne saken overforbruk på hjemmetjenesten/sjukeheimen på til sammen kr. 1,5 – 2,5 mill. I tillegg er det inngått avtale om leie av lokaler i gamle bankbygget til voksenopplæringen på kr. 198.000,- pr. år. Utgifter til arbeidet rundt kommunereformen er heller ikke budsjettregulert inn i budsjettet. Kommunen mottok kr. 500.000 til kommunereform og omstilling i 2014 der en god del skal av dette skal benyttes i 2015. Dersom alt dette må reguleres inn i ved budsjettregulering 2. tertial uten at en greier å redusere utgiftene/øke inntektene på andre steder ytterligere, vil disposisjonsfondet måtte reduseres tilsvarende mye. Avskrivningene er foreløpig ikke bokført og heller ikke budsjettregulert ennå. Investeringsbudsjettet: Når det gjelder investeringsbudsjettet, vil det meste av reguleringer bli tatt med ved budsjettregulering 2. tertial. Det vil da bli tatt en grundig gjennomgang av de ulike investeringsprosjektene. På neste side følger en plan utarbeidet av teknisk enhet over hvordan arbeidet med de ulike investeringsprosjektene ligger an pr. i dag. Det som hittil er vedtatt og framkommer i dette budsjettreguleringsvedtaket er sak KOM 4/15 Kjøp (salg) av tilleggsareal ved Sagtomta, sak KOM 32/15 Vognbu Vinjebakken barnehage, sak KOM 9/15 Klargjøring av tomter på Vinje Sør, sak KOM 26/15 Grunnvannsforsyning Vest-Snåsa vannverk og sak KOM 29/15 STARTLÅN. Av investeringsprosjektene som pr. i dag er satt i gang er det kun ett prosjekt som en pr. i dag er kjent med vil få et overforbruk. Dette gjelder prosj. 7524 Overgang Inn-Trøndelag regnskap og lønn. Pr. i dag er det påløpt kr. 1,332 mill. på dette prosjektet, mens tildelt ramme/budsjett er på kr. 1,300 mill. Prosjektet er ennå ikke ferdig, og det kan påregnes hjelp fra konsulenter/systemleverandører ennå en tid framover for å få alt på plass og til å fungere tilfredsstillende. Det antas å kunne bli utgifter på ytterligere kr. 200.000 – 300.000 før prosjektet er ferdig. Årsaken til overforbruket er at det blir leid Side 91 av 99 Sak 54/15 HANDLINGSPLAN MOT VOLD I NÆRE RELASJONER- 2015-2018 - FERDIGBEHANDLING FELLES PLAN FOR KOMMUNENE I INDRE NAMDAL - RØYRVIK, LIERNE, HØYLANDET, GRONG, NAMSSKOGAN OG SNÅSA inn mer ekstern hjelp enn budsjettert for å få ny agresso – løsning til å fungere på samme måten som hos øvrige kommuner i Inn-Trøndelagsamarbeidet. I tillegg påløp ekstra kostnader på kr. 160.000 til forsystemet Capitech (tidsregisteringssystem m.m. som benyttes i hjemmetjenesten/sjukeheimen) som måtte omarbeides/tilpasses ny kontoplan m.m. Dette var ikke tatt hensyn til/var ikke kjent ved budsjetteringstidspunktet. Opplæring av nye superbrukere på Capitech måtte også til da kommunen tidligere hadde fått hjelp av Grong kommunes superbruker på området som også hadde tilgang til Snåsa sitt system. En budsjettregulering av dette investeringsprosjektet avventes til prosjektet er ferdig – forhåpentligvis i forbindelse med budsjettregulering 2. tertial. I forbindelse med investeringsprosjektet 7435 - Ombygging helsesenter – medførte uenighet om sluttfakturering en rettslig tvist. Under rettssak i mars 2015 ble det inngått en forliksløsning som forpliktet kommunen til å betale kr. 1.635.500 av en samlet utfallsrisiko på ca 2,7 millioner. Det ble skrevet sluttregnskapssak på dette prosjektet i 2014 og utgifter påløpt fram t.o.m. 2014 er finansiert etter vedtak i kommunestyret. Merutgiftene påløpt i 2015 på dette prosjektet er ikke vedtatt og finansiert av kommunestyret. Regnskapet for prosjektet for 2015 ser slik ut: Konto 0230 0 0231 0 0270 0 0429 0 Konto(T) Ansvar Funksjon Prosj Regnskap Vedlikehold, nybygg, byggtjenester 700 2413 7435 1 154 020,50 Utbygging 700 2610 7435 481 512,50 Konsulent-tjenester 700 2413 7435 36 787,20 Mva utenfor mva-loven, investering Sum utgifter 700 2413 7435 9 196,80 1 681 517,00 I tillegg til utgiftene som en måtte betale i forliket er det belastet faktura til arkitekt som hører til dette investeringsprosjektet på kr. 45.984,- inkl. mva. Prosjektet foreslås finansiert som følger: Side 92 av 99 Sak 54/15 HANDLINGSPLAN MOT VOLD I NÆRE RELASJONER- 2015-2018 - FERDIGBEHANDLING FELLES PLAN FOR KOMMUNENE I INDRE NAMDAL - RØYRVIK, LIERNE, HØYLANDET, GRONG, NAMSSKOGAN OG SNÅSA .. Sett inn saksutredningen over denne linja Rådmannens forslag til innstilling: 1. Orientering om budsjettsituasjonen for Snåsa kommune ved første tertial 2015 tas til orientering. 2. Endelig sluttregnskap vedr. prosjekt 7435 Helsesenteret ombygging vedtas med totalkostnad i 2015 på kr. 1.681.517. Budsjettreguleringen og finansieringen framkommer av punkt 4 i dette vedtaket. 3. Følgende budsjettregulering av driftsbudsjettet 2014 mellom kommunens rammeområder og endringer i 1a og 1b vedtas: Side 93 av 99 Sak 54/15 HANDLINGSPLAN MOT VOLD I NÆRE RELASJONER- 2015-2018 - FERDIGBEHANDLING FELLES PLAN FOR KOMMUNENE I INDRE NAMDAL - RØYRVIK, LIERNE, HØYLANDET, GRONG, NAMSSKOGAN OG SNÅSA Budsjettskjema 1A/1B Budsjettregulering 1. tertial 2015 Driftsregnskapet Budsjett Regulering Rev budsjett Snåsa kom m une 2015 1. tertial 2015 Skatt på inntekt og formue -38 583 000 -239 000 -38 822 000 Ordinært rammetilskudd -92 613 000 140 000 -92 473 000 -6 700 000 700 000 -6 000 000 Skatt på eiendom Andre direkte eller indir. skatter Andre generelle statstilskudd =SUM FRIE DISPONIBLE INNTEKTER Renteinntekter og utbytte -820 000 0 -820 000 -8 561 800 -728 000 -9 289 800 -147 277 800 -127 000 -147 404 800 -945 000 0 -945 000 0 Gevinst finansielle instrumenter (omløpsmidler) 8 094 560 Renteutgifter, provisjoner o.a. finansutgifter -599 000 7 495 560 0 Tap finansielle instrumenter (omløpsmidler) Avdrag på lån = NETTO FINANSINNTEKTER/-UTGIFTER 7 494 224 0 7 494 224 14 643 784 -599 000 14 044 784 - Til dekning av tidligere års regnsk.m. merforbruk Til ubundne avsetninger 0 - 768 596 768 596 1 401 632 -562 412 839 220 - -768 596 -768 596 Bruk av ubundne avsetninger -1 753 088 1 083 908 -669 180 Bruk av bundne avsetninger -1 459 402 981 194 -478 208 = NETTO AVSETNINGER -1 810 858 1 502 690 -308 168 - - - -134 444 874 776 690 -133 668 184 -10 192 757 2 208 930 -7 983 827 13 610 760 -319 610 13 291 150 7 122 051 -203 140 6 918 911 0 0 0 Plan og økonom i 10 502 522 -162 790 10 339 732 Snåsa skole 18 400 454 -378 790 18 021 664 Til bundne avsetninger Bruk av tidligere års regnsk.m. mindreforbruk Overført til investeringsregnskapet = TIL FORDELING DRIFT Regnskapsmessig mer/mindreforbruk Budsjettskjem a 1B Sum korrigeringer for inntekter og utgifter som allerede er med i skjema 1A ENHETENES RAMMER: Sentralt Pers. og org. Enhet for sam isk språk og kultur Åarjel 1 274 704 0 1 274 704 Snåsa barnehage 9 166 057 -487 540 8 678 517 Kultur 4 208 047 -117 770 4 090 277 Sykeheim en 20 266 445 -257 000 20 009 445 Hjem m etjenesten 23 154 326 -221 520 22 932 806 Fam iliesentral 15 328 748 -499 140 14 829 608 1 984 324 -60 520 1 923 804 Landbruk Kirken Teknisk Fordelt i avdelingene 2 325 142 0 2 325 142 17 294 051 -277 800 17 016 251 134 444 874 -776 690 133 668 184 - 768 596 768 596 -1 753 088 1 083 908 -669 180 - Regnskapsm essig m er/m indreforbruk Avsettes til disposisjonsfond Bruk av disposisjonsfond Rest disposisjonsfond - 9 536 607 (Positive tall er lik utgift/underskudd, negative tall er lik inntekt/overskudd) Side 94 av 99 11 389 111 Sak 54/15 HANDLINGSPLAN MOT VOLD I NÆRE RELASJONER- 2015-2018 - FERDIGBEHANDLING FELLES PLAN FOR KOMMUNENE I INDRE NAMDAL - RØYRVIK, LIERNE, HØYLANDET, GRONG, NAMSSKOGAN OG SNÅSA 4. Følgende budsjettregulering av investeringsbudsjettets budsjettskjema 2a og 2b i 2015 vedtas: Budsjettskjema 2A Investeringsbudsjett - Budsjettregulering 1. tertial Snåsa kommune 2015 Budsjettreg. 1. tertial 2015 Budsjett 2015 1 2 3 4 5 Investeringer i anleggsmidler Utlån og forskutteringer Kjøp av aksjer og andeler Avdrag på lån Dekning av tidligere års udekket 6 Avsetninger 7 Årets finansieringsbehov 31 343 000 0 0 0 Revidert budsjett 2015 2 006 517 33 349 517 3 000 000 3 000 000 0 0 0 0 0 0 0 0 101 102 101 102 31 343 000 5 107 619 36 450 619 26 407 000 4 932 320 31 339 320 8 Finansiert slik: 9 Bruk av lånemidler 10 Inntekter fra salg av anleggsmidler 11 Tilskudd til investeringer 12 Kompensasjon for merverdiavgift 13 Motatte avdrag på utlån og refusjoner 14 Andre inntekter 15 Sum ekstern finansiering 0 101 102 101 102 0 0 0 4 936 000 74 197 5 010 197 0 0 0 0 0 0 31 343 000 16 Overført fra driftsregnskapet 17 Bruk av tidligere års udisponert 18 Bruk av avsetninger 19 Sum finansiering 20 Udekket/udisponert 0 0 0 31 343 000 - Side 95 av 99 5 107 619 36 450 619 0 0 0 0 0 0 5 107 619 36 450 619 - - Sak 54/15 HANDLINGSPLAN MOT VOLD I NÆRE RELASJONER- 2015-2018 - FERDIGBEHANDLING FELLES PLAN FOR KOMMUNENE I INDRE NAMDAL - RØYRVIK, LIERNE, HØYLANDET, GRONG, NAMSSKOGAN OG SNÅSA Budsjettskjema 2B Budsjettregulering 1. tertial 2015 Budsjett 2015 Prosjekt 7435 Helsesentret ombyging 7461 Utbygging biovarmeanlegg 7488 Nytt tilbygg sjukeheim fase 3 7491 Garasjeanlegg Seemsøra 7504 Restaurering omsorgsboliger 7505 Ombygging vannkummer 7510 Idrettshall 7512 Inneklima Herredshuset 7513 Vognbu Vinjebakken 7514 Sanering Vinje skole 7515 Radonmåling 7518 Utleieboliger - flyktninger 7519 Utredning energibruk kommunale bygg 7520 Nødstrøm Snåsa sjukeheim 7525 Klargjøring av tomter på Vinje Sør 7529 Nødstrøm pumpestasjoner Vest-Snåsa vannverk 7530 Oppfølging vedlikeholdsplan Snåsa kirke 7531 Grunnvannsforsyning Vest -Snåsa vannverk 7532 ENØK - tiltak Breide samfunnshus 7528 Støydempende tiltak Snåsa samf.hus/skole 7533 Kjøp av festetomt Semsøran 7534 ENØK - tiltak - gevinst energiutredning Sum netto total investeringskostnad Budsjettreg. Rev. budsjett 1. tertial 2015 1 681 517 2 442 000 10 000 000 400 000 750 000 148 000 1 700 000 800 000 200 000 2 000 000 90 000 6 663 000 75 000 1 125 000 -200 000 275 000 1 250 000 500 000 375 000 200 000 125 000 1 500 000 1 000 000 31 343 000 250 000 2 006 517 1 681 517 2 442 000 10 000 000 400 000 750 000 148 000 1 700 000 800 000 2 000 000 90 000 6 663 000 75 000 1 125 000 275 000 1 250 000 500 000 625 000 200 000 125 000 1 500 000 1 000 000 33 349 517 Behandling/vedtak i Snåsa formannskap den 03.06.2015 sak 128/15 Behandling: Ingen andre forslag ble framsatt. Votering. Enstemmig vedtatt som innstilling for kommunestyre. Snåsa formannskaps innstilling: 1. Orientering om budsjettsituasjonen for Snåsa kommune ved første tertial 2015 tas til orientering. 2. Endelig sluttregnskap vedr. prosjekt 7435 Helsesenteret ombygging vedtas med totalkostnad i 2015 på kr. 1.681.517. Budsjettreguleringen og finansieringen framkommer av punkt 4 i dette vedtaket. 3. Følgende budsjettregulering av driftsbudsjettet 2014 mellom kommunens rammeområder og endringer i 1a og 1b vedtas: Side 96 av 99 Sak 54/15 HANDLINGSPLAN MOT VOLD I NÆRE RELASJONER- 2015-2018 - FERDIGBEHANDLING FELLES PLAN FOR KOMMUNENE I INDRE NAMDAL - RØYRVIK, LIERNE, HØYLANDET, GRONG, NAMSSKOGAN OG SNÅSA Budsjettskjema 1A/1B Budsjettregulering 1. tertial 2015 Driftsregnskapet Budsjett Regulering Rev budsjett Snåsa kom m une 2015 1. tertial 2015 Skatt på inntekt og formue -38 583 000 -239 000 -38 822 000 Ordinært rammetilskudd -92 613 000 140 000 -92 473 000 -6 700 000 700 000 -6 000 000 Skatt på eiendom Andre direkte eller indir. skatter Andre generelle statstilskudd =SUM FRIE DISPONIBLE INNTEKTER Renteinntekter og utbytte -820 000 0 -820 000 -8 561 800 -728 000 -9 289 800 -147 277 800 -127 000 -147 404 800 -945 000 0 -945 000 0 Gevinst finansielle instrumenter (omløpsmidler) 8 094 560 Renteutgifter, provisjoner o.a. finansutgifter -599 000 7 495 560 0 Tap finansielle instrumenter (omløpsmidler) Avdrag på lån = NETTO FINANSINNTEKTER/-UTGIFTER 7 494 224 0 7 494 224 14 643 784 -599 000 14 044 784 - Til dekning av tidligere års regnsk.m. merforbruk Til ubundne avsetninger 0 - 768 596 768 596 1 401 632 -562 412 839 220 - -768 596 -768 596 Bruk av ubundne avsetninger -1 753 088 1 083 908 -669 180 Bruk av bundne avsetninger -1 459 402 981 194 -478 208 = NETTO AVSETNINGER -1 810 858 1 502 690 -308 168 - - - -134 444 874 776 690 -133 668 184 -10 192 757 2 208 930 -7 983 827 13 610 760 -319 610 13 291 150 7 122 051 -203 140 6 918 911 0 0 0 Plan og økonom i 10 502 522 -162 790 10 339 732 Snåsa skole 18 400 454 -378 790 18 021 664 Til bundne avsetninger Bruk av tidligere års regnsk.m. mindreforbruk Overført til investeringsregnskapet = TIL FORDELING DRIFT Regnskapsmessig mer/mindreforbruk Budsjettskjem a 1B Sum korrigeringer for inntekter og utgifter som allerede er med i skjema 1A ENHETENES RAMMER: Sentralt Pers. og org. Enhet for sam isk språk og kultur Åarjel 1 274 704 0 1 274 704 Snåsa barnehage 9 166 057 -487 540 8 678 517 Kultur 4 208 047 -117 770 4 090 277 Sykeheim en 20 266 445 -257 000 20 009 445 Hjem m etjenesten 23 154 326 -221 520 22 932 806 Fam iliesentral 15 328 748 -499 140 14 829 608 1 984 324 -60 520 1 923 804 Landbruk Kirken Teknisk Fordelt i avdelingene 2 325 142 0 2 325 142 17 294 051 -277 800 17 016 251 134 444 874 -776 690 133 668 184 - 768 596 768 596 -1 753 088 1 083 908 -669 180 - Regnskapsm essig m er/m indreforbruk Avsettes til disposisjonsfond Bruk av disposisjonsfond Rest disposisjonsfond - 9 536 607 (Positive tall er lik utgift/underskudd, negative tall er lik inntekt/overskudd) Side 97 av 99 11 389 111 Sak 54/15 HANDLINGSPLAN MOT VOLD I NÆRE RELASJONER- 2015-2018 - FERDIGBEHANDLING FELLES PLAN FOR KOMMUNENE I INDRE NAMDAL - RØYRVIK, LIERNE, HØYLANDET, GRONG, NAMSSKOGAN OG SNÅSA 4. Følgende budsjettregulering av investeringsbudsjettets budsjettskjema 2a og 2b i 2015 vedtas: Budsjettskjema 2A Investeringsbudsjett - Budsjettregulering 1. tertial Snåsa kommune 2015 Budsjettreg. 1. tertial 2015 Budsjett 2015 1 2 3 4 5 Investeringer i anleggsmidler Utlån og forskutteringer Kjøp av aksjer og andeler Avdrag på lån Dekning av tidligere års udekket 6 Avsetninger 7 Årets finansieringsbehov 31 343 000 0 0 0 Revidert budsjett 2015 2 006 517 33 349 517 3 000 000 3 000 000 0 0 0 0 0 0 0 0 101 102 101 102 31 343 000 5 107 619 36 450 619 26 407 000 4 932 320 31 339 320 8 Finansiert slik: 9 Bruk av lånemidler 10 Inntekter fra salg av anleggsmidler 11 Tilskudd til investeringer 12 Kompensasjon for merverdiavgift 13 Motatte avdrag på utlån og refusjoner 14 Andre inntekter 15 Sum ekstern finansiering 0 101 102 101 102 0 0 0 4 936 000 74 197 5 010 197 0 0 0 0 0 0 31 343 000 16 Overført fra driftsregnskapet 17 Bruk av tidligere års udisponert 18 Bruk av avsetninger 19 Sum finansiering 20 Udekket/udisponert 0 0 0 31 343 000 - Side 98 av 99 5 107 619 36 450 619 0 0 0 0 0 0 5 107 619 36 450 619 - - Sak 54/15 HANDLINGSPLAN MOT VOLD I NÆRE RELASJONER- 2015-2018 - FERDIGBEHANDLING FELLES PLAN FOR KOMMUNENE I INDRE NAMDAL - RØYRVIK, LIERNE, HØYLANDET, GRONG, NAMSSKOGAN OG SNÅSA Budsjettskjema 2B Budsjettregulering 1. tertial 2015 Budsjett 2015 Prosjekt 7435 Helsesentret ombyging 7461 Utbygging biovarmeanlegg 7488 Nytt tilbygg sjukeheim fase 3 7491 Garasjeanlegg Seemsøra 7504 Restaurering omsorgsboliger 7505 Ombygging vannkummer 7510 Idrettshall 7512 Inneklima Herredshuset 7513 Vognbu Vinjebakken 7514 Sanering Vinje skole 7515 Radonmåling 7518 Utleieboliger - flyktninger 7519 Utredning energibruk kommunale bygg 7520 Nødstrøm Snåsa sjukeheim 7525 Klargjøring av tomter på Vinje Sør 7529 Nødstrøm pumpestasjoner Vest-Snåsa vannverk 7530 Oppfølging vedlikeholdsplan Snåsa kirke 7531 Grunnvannsforsyning Vest -Snåsa vannverk 7532 ENØK - tiltak Breide samfunnshus 7528 Støydempende tiltak Snåsa samf.hus/skole 7533 Kjøp av festetomt Semsøran 7534 ENØK - tiltak - gevinst energiutredning Sum netto total investeringskostnad Budsjettreg. Rev. budsjett 1. tertial 2015 1 681 517 2 442 000 10 000 000 400 000 750 000 148 000 1 700 000 800 000 200 000 2 000 000 90 000 6 663 000 75 000 1 125 000 -200 000 275 000 1 250 000 500 000 375 000 200 000 125 000 1 500 000 1 000 000 31 343 000 250 000 2 006 517 1 681 517 2 442 000 10 000 000 400 000 750 000 148 000 1 700 000 800 000 2 000 000 90 000 6 663 000 75 000 1 125 000 275 000 1 250 000 500 000 625 000 200 000 125 000 1 500 000 1 000 000 33 349 517 Resultatet av formannskapets behandling framlegges med dette til behandling i kommunestyre. Side 99 av 99
© Copyright 2024