Klubbens styrearbeid i praksis kurspresentasjon pr august 2015
Klubbens styrearbeid i praksis Pr. august 2015 Regnskap Dugnad HJÆLP! Leder Utøver Honorar Politiattest NIFs visjon er å være fremste bidragsyter for å oppnå: «Idrettsglede for alle» Idrettens verdigrunnlag Organisasjonsverdier: Organisasjonens arbeid skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd Aktivitetsverdier: All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som glede, fellesskap, helse og ærlighet Norsk idretts organisasjonskart 19 Idrettskretser Fellesorgan for alle idrettslag i en region Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komite (NIF) Fellesorgan for alle idretter i hele Norge Fellesorgan for en spesifikk idrett nasjonalt Særkretser/regioner 360 Idrettsråd Fellesorgan for alle idrettslag i kommunen 54 Særforbund Fylkes/regionsledd for den spesifikke idretten 12 000 IL Lag Gren(er) Idrettens rammebetingelser Frivillige Idrettens planer Styret Trenere Andre frivillige Lover og regler Økonomi Stat/fylke Kommune Dugnad Sponsorer Aktivitet NIFS lov § 1-2 Tilskudd og støtteordninger Anlegg Kommune Egenbygd Stat/fylke Ansvarsoppgaver Strategioppgaver Ressursoppgaver Idrettens regelverk og styrets ansvar Hva er klubbens forutsetninger for å lykkes? Har klubben en plan? Hvordan utarbeide en god plan? Hvordan kommunisere planen? Ressurser som virkemiddel til å realisere en plan Vurdering av ressursbehov. Ledelse som sikrer involvering og ivaretar medlemmene. Organisering Effektivt styrearbeid. Ansatte i klubben. Hvordan utvikle klubben videre? Økonomistyring Ansvarsoppgaver Ansvarsoppgavene Målet med denne modulen er å forstå det mest grunnleggende for følgende spørsmål: Hvilke lover, regler og bestemmelser må vi forholde oss til? • Juss • Økonomi Tema juss Idrettens regelverk og styrets ansvar – Idrettens regelverk – Idrettslagets struktur, organer og oppgaver – Årsmøtet – Styret – Medlemmer, tillitsvalgte og ansatte Oversikt - regelverk NIF/idrettskrets Den norske stat Særforbund -NIFs lov -Forskrifter -Lovnorm for Idrettslag -Retningslinjer -Etc. Alminnelig lovgivning: -Arbeidsmiljøloven -Skatteloven/mva -Erstatningsloven -Etc. - Konkurranseregler - Startberettigelse Etc. Idrettslaget Selvstendig rettssubjekt Idrettens regelverk – NIFs lov • Gjelder for alle organisasjonsledd • Viktige bestemmelser for idrettslag: kapittel 1, 2 og 10 – NIFs lovnorm for idrettslag (LN) – Klubbens lov bygger på denne! – NIFs forskrifter (bindende regler) • Forskrift til § 2-4: kjønnsfordeling (LN § 5) • Forskrift til §§ 2-6 og 2-7: valgbarhet (LN §§ 7 og 8) Idrettens regelverk forts…. – NIFs Regnskaps- og revisjonsbestemmelser (bindende regler for små organisasjonsledd. Store organisasjonsledd følger regnskapsloven) – Idrettens barnerettigheter (veiledende) og Bestemmelser om barneidrett (bindende) – Retningslinjer (veiledende) • F.eks. Dugnad, alkohol, tobakk, seksuell trakassering. Idrettens regelverk forts…. NIFs regelverk finner man: – www.idrettsforbundet.no Idrettslagets struktur, organer og oppgaver – Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer (eget juridisk rettssubjekt) – LN § 2 (1) – Må ha egen lov basert på lovnorm for idrettslag – Oppgave: Drive idrett organisert i NIF – Medlem av de(t) særforbund som årsmøtet bestemmer – Forpliktet til å følge NIFs og tilsluttede organisasjonsledds regelverk og vedtak Idrettslagets struktur EKSEMPEL ORGANISASJONSPLAN Årsmøtet Revisor 2 revisorer Valgkomite 1 leder 2 medlemmer 1 varamedlem Styret 1 leder 1 nestleder 2 medlemmer 1 varamedlem Administrasjon Daglig leder Ski gruppe Fotball gruppe Turn gruppe Håndball gruppe Årsmøtet – – – – Idrettslagets høyeste myndighet Regulert i LN §§ 13 til 17 Avholdes årlig Husk formelle krav til innkallingen! (Hjelpemiddel: mal for innkalling finnes i klubbguiden på idrett.no) – Sakliste og nødvendige hjelpemidler skal sendes ut én uke før – for at medlemmene skal kunne fatte forsvarlige vedtak. Årsmøtet forts…. – Årsmøtets oppgaver er listet opp i § 15. – Ved valg må man huske valgbarhetsbestemmelsene: o Kjønnsfordeling o Ansatte er ikke valgbare o Personer med avtale med klubben er ikke valgbare – Årsmøteprotokoll (Hjelpemiddel: mal for protokoll finnes i klubbguiden på idrett.no) Styret – Idrettslagets høyeste myndighet mellom årsmøtene – Styret forplikter idrettslaget samlet (Dersom styreleder eller administrativ leder skal forplikte laget må de ha fullmakt fra styret) – Oppgaver (LN § 18): a) Iverksette årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak b) Påse at idrettslaget midler forvaltes forsvarlig c) Oppnevne komiteer/utvalg etter behov d) Representere idrettslaget utad e) Oppnevne politiattestansvarlig Styret forts…. – Innkalling og avvikling av styremøter • Leder innkaller evt. når flertallet forlanger det • Vedtaksførhet og flertallskrav følger av LN § 10 (1) • Styremøte kan avholdes per telefon og e-post (NB formelle krav). • Styreleder har ingen større myndighet enn de øvrige styremedlemmene • Habilitetsreglene følger av LN § 9. Møteleder bør alltid spørre om noen av styrets medlemmer er inhabile til noen saker på saklisten. • Krav til skriftlig styreprotokoll Styret forts…. – Hvilke saker skal behandles av årsmøtet, og ikke styret? Idrettslaget må foreta en konkret vurdering av hver enkelt sak etter LN § 12 (7): «Disposisjoner av ekstraordinær karakter eller betydelig omfang i forhold til idrettslagets størrelse og virksomhet» – Hva er styreansvaret? Alminnelig erstatningsansvar. Hvert enkelt styremedlem må opptre aktsomt. Ingen særlige regler innenfor idretten. Styret forts…. Hovedstyre vs. gruppestyre: Hovedstyret forplikter idrettslaget. Det betyr at gruppestyrene ikke kan forplikte idrettslaget uten fullmakt, f.eks. inngå avtaler. Medlemmer • Regulert i NL § 3 • Alle som aksepterer idrettslagets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak kan opptas som medlemmer • Nektelse i særlige tilfeller (avgjørelsen kan påklages til idrettskrets og deretter NIF) • Straffbare forhold skal påtales til idrettens domsorgan. Idrettslaget kan ikke ekskludere enkeltmedlemmer. • Medlemskap er personlig. Familiemedlemskap er kun en rabattordning. Ansatte Idrettslaget er arbeidsgiver og følger alminnelige arbeidsrettslige regler Juridiske spørsmål rettes til: Idrettskretsen Spørsmål om NIFs lov og lovnorm for idrettslag Særforbundene Spørsmål av særidrettslig art, som eksempelvis kamp- og konkurransebestemmelser Tema økonomi • Roller og ansvarsfordeling i idrettslag • Budsjett og budsjettoppfølging • Regnskap og bokføring • Oppfølgingsrutiner og kontrolltiltak LN § 18 – Idrettslagets styre § 18 Idrettslagets styre (1) Idrettslaget ledes og forpliktes av styret, som er idrettslagets høyeste myndighet mellom årsmøtene. (2) Styret skal: a) Iverksette årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak. b) Påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøtet eller i overordnet organisasjonsledd, og sørge for at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen samt en forsvarlig økonomistyring. Styret må påse at: - Det utarbeides budsjett i tråd med gjeldende bestemmelser og vedtak på årsmøtet - Regnskapet blir bokført i tråd med gjeldende bestemmelser - Det er god regnskapsrapportering internt - Idrettslaget har tilstrekkelig kompetanse på økonomiområdet - Idrettslaget har gode økonomiske rutiner herunder et avklart fullmaktsforhold Rolle- og ansvarsfordeling Styrets ansvar: tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen forsvarlig økonomistyring Styret/Daglig ledelse skal stå for den daglige oppfølging av økonomien Regnskapsfører har ansvar for den daglige bokføring og regnskapsføring Revisor skal vurdere årsregnskapet og intern kontroll Kontrollkomiteen skal føre tilsyn med idrettslagets økonomi Aktuelle lovhenvisninger; LNI §18 RRB §4-2 NIFs lov §2-12 Budsjett- og budsjettoppfølging • Bruk av budsjett er et svært viktig verktøy • Budsjettprosessen må planlegges godt • Ved utarbeidelse av budsjettet bør alltid forutsetningene som er lagt til grunn oppgis Budsjett- og budsjettoppfølging Budsjettutarbeidelse - styret/daglig leders ansvar - kasserer/regnskapsfører bistår med den tekniske utarbeidelsen av budsjettet - forslag fremlegges av styret - fastsettes og vedtas av årsmøtet Aktuelle lovhenvisninger; NIFs lov §2-13 LNI §15 og §18 Budsjett- og budsjettoppfølging Krav til budsjettet - Inneholde alle kontoer og aktiviteter i regnskapet - Være realistisk - Ikke vise underskudd - Årsbudsjett - Anbefales at det utarbeides langtidsbudsjett Aktuelle lovhenvisninger; NIFs lov §2-13 LNI §15 og §18 Hvilke regnskapsregler gjelder? Over 5 millioner pr regnskapsår Skal bruke ordinær regnskapslov Under 5 millioner pr regnskapsår Idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser Må ha engasjert revisor (registrert eller statsautorisert revisor) Størrelse på omsetning Aktuelle lovhenvisninger; NIFs lov §2-11 Må ha valgt revisor (to revisorer valgt av årsmøtet) Må ha kontrollkomité Særregler for norsk idrett Merverdiavgift • Ordinær mva: Beløpsgrense på 140 000 • Kompensasjonsordninger Særregler for norsk idrett Arbeidsgiveransvaret • Se skatteetatens hjemmesider Arbeidsgiveravgift • Beløpsgrense på 450 000 Oppfølgingsrutiner og kontrolltiltak Eksempler på gode interne kontroller utført av styret 1. 2. 3. 4. 5. 6. Fullmaktsoversikt Attestasjon og godkjenning av bilag og avstemminger Følge opp regnskap mot budsjett fortløpende Følge opp bankkonto. Påse at det ALLTID er to stykker som disponerer bankkontoen i fellesskap og at det er tegnet underslagsforsikring på de som disponerer. Påse minimal bruk av kontanter Fast rutine for oppfølging med kasserer/regnskapsfører • Kasserer bør legge frem regnskap på hvert styremøte Hvor kan jeg få mer kunnskap? Idrettskretsene arrangerer følgende kurs innenfor økonomistyring og regnskap: - Økonomistyring og regnskap for styre/daglig ledelse Økonomistyring og regnskap for regnskapsfører/kasserer Valgt revisor* Kontrollkomite* *Inngår som en del av de to førstnevnte kursene Bruk Klubbguiden Ansvarsoppgaven - har dere… Gjennomført årsmøte ihht. idrettens regelverk? Fulgt opp vedtakene fra årsmøte? Meldt inn nytt styre til Brønnøysund? Sikret at alle tillitsvalgte er medlem av klubben? Oppdaterte lover ihht. lovnorm? Tilstrekkelig kompetanse om idrettens lover og regler? Utarbeidet fullmaktsoversikter? Tilfredsstillende budsjett? Tilfredsstillende regnskapsrutiner? Kontroll med penger på konto (ikke penger på private konti)? To personer til å disponere konto Underslagforsikring? Gode rutiner for politiattest? Strategioppgaver Strategioppgaven Målet med denne modulen er å svare på hvordan klubben kan jobbe for å utarbeide en god strategi? TEMAER – Har klubben en plan? – Hva har klubben best forutsetninger for å lykkes med? – Hvordan utarbeide en god plan? – Hvordan kommunisere planen? Hvilket planstadie er klubben på? 1) Det planløse stadiet - Ikke plan, penger tildeles og brukes når ting oppstår i løpet av året. 2) Budsjetteringsstadiet - Tilfeldige planer på ting som skal skje. - Penger fordeles etter oppsatt budsjett, men ofte uten bestemte tiltak. 3) Årsplanstadiet - Plan først, så penger. Klubben setter mål og gjør prioriteringer for året. - Penger fordeles i forhold til mål og planlagte tiltak. 4) Stadiet for strategisk planlegging - Langsiktig plan med mål for flere år og med definerte strategier. - Penger og ressurser brukes i forhold til langsiktige prioriteringer og mål som deles opp i årlige handlingsplaner. Idrettens rammebetingelser Strategiplaner i NIF, idrettskretser, særforbund og særkretser Aktivitet NIFS lov § 1-2 Virksomhetsplan En gjennomtenkt måte for å finne svaret på hvorfor? Men også hva, hvordan, hvor og hvem… Hvorfor virksomhetsplan? Isfjellet Kulturbygging Klubben bør ha et felles ståsted med tydelige verdier, visjon og virksomhetside. For å bygge en god klubbkultur bør det arbeides med fokus på: Fellesskap – gruppe med felles interesser Sosial kapital – nettverk og tillitt Delegering – flere føler ansvar Omdømme – for å skape velvilje i lokalsamfunnet Klubben som samfunnsaktør • Hvordan bidrar vår klubb i lokalsamfunnet? • Hvordan bygger vi klubbens omdømme? • Hvilke grupper skal vi henvende oss til og aktivisere: – Rekruttere og holde barn og unge i aktivitet – Funksjonshemmede – Helse/mosjon – Sosial profil Hvordan kommunisere for å nå mål? – Åpen og inkluderende idrett – Forhold til medlemmer, foreldre, samarbeidspartnere åpenhet rundt styrearbeid – Bruk av sosiale medier – facebook, twitter, hjemmeside Hvordan utvikle klubben videre for å komme fra nå-situasjon til dit dere ønsker? GAP- analyse Ønsket situasjon Hvor vil klubben i fremtiden? Hva ønsker klubben å oppnå? Klubbens nå - situasjon: Hva fungerer bra? Hva fungerer mindre bra? Se fremover Ståsted Strategier - fokus på hvor vi vil - vurder hvor vi er nå - finn veien fra dagens ståsted til målene Strategioppgaven - har dere… Definert klubbens verdier, visjon og virksomhetside? Felles forståelse av klubbens mål – hva dere skal oppnå? Felles forståelse for hvordan dere skal jobbe for å lykkes? En godt forankret og vedtatt virksomhetsplan? En god kommunikasjon med medlemmer og andre? Ressursoppgaven Ressursoppgaven Målet med denne modulen er å få svar på følgende spørsmål: Hvilke oppgaver skal løses i klubben, og av hvem? – – – – Ressurser i forhold til klubbens planer Valgkomiteens betydning Vurdering av klubbens ressursbehov Styring og ledelse som sikrer involvering og ivaretar medlemmenes interesser – Forsvarlig og fornuftig organisering av ressursgrupper i klubben – Effektivt styrearbeid Idrettens rammebetingelser Frivillige -Styret -Trenere -Andre frivillige Økonomi -Stat/fylke -Kommune -Dugnad -Sponsorer Anlegg Aktivitet NIFS lov § 1-2 –Kommune –Egenbygd –Stat/fylke Idrettsregistrering og støtteordninger Idrettsregistreringen – danner grunnlaget for ulike støtteordninger som • • • • LAM – lokale aktivitetsmidler Spillemidler til anlegg Spillemidler til utstyr Kommunale midler Andre ordninger • • • • • • • Momskompensasjon Grasrotandelen Skattefrie gaver Særforbundets støtteordninger Lokale offentlige ordninger Lokale private ordninger (Lokal bank osv.) Nasjonale fond og legater Hva skal vi oppnå ved hjelp av klubbens menneskelige ressurser? VISJON Hovedmål Tillitsvalgte skal være motivert og si ja fordi de har lyst til å bidra til å jobbe med å realisere det klubben skal. Da vil de føle seg nyttig, viktig og verdifull! Klubben bør jobbe med utgangspunkt i en plan, gitt av årsmøtet. Innsatsområder Delmål Virkemidler Handlingsplan Verdigrunnlag Virksomhetsidé Hvilke oppgaver skal løses ut fra årsmøtets vedtak og klubbens plan? Trenger vi anleggskomite? Trenger vi økonomiutvalg? Trenger vi sportsutvalg? Hvilken kompetanse har vi i klubben? Hva trenger vi å hente inn? Valgkomiteens betydning Valgkomiteens sammensetning Er det viktig da? • JA, det er ikke nok med ”et navn på blokka” Valgkomiteen bør bestå av: • Personer med god kjennskap til idrettslaget, for eksempel tidligere ledere og styremedlemmer • Personer som er interessert i idrettslagsarbeid • Personer med god kjennskap til en idretten Styring og ledelse som sikrer involvering av medlemmene Klubben skal: – ivareta medlemmenes interesser – være en demokratisk og frivillig organisasjon Videre bør klubben: – bygge omdømme i forhold til det offentlige, og omgivelsene for øvrig Fra og het Hvafri, er villig ”Frivillighet” til villig og het?! egentlig? Ja! Hvordan ivareta medlemmer og tillitsvalgte? • Tilby kompetanse • Delegere ansvar for egne oppgaver • Sosialt samvær • Klubbtilhørighet med klær eller andre effekter Lærerrikt Forpliktelser Stadig nye opplevelser Tid Sosialt Nye nettverk Forberedelser Nå Vekst Forsvarlig og fornuftig organisering • Organisasjonsplan • Funksjonsbeskrivelser med rolle og ansvar • Mandater Avhengig av mål og oppgaver KLUBBHÅNDBOK EFFEKTIVT STYREARBEID Styremøter • Frekvens • Agenda Møteledelse • Sakliste • Diskusjon • Vedtak Protokoll Årshjul Delegering av oppgaver Hvordan bruker klubben ungdom som ressurs? Undersøkelser viser at det er viktig: • Å fokusere på dyktige ledere over tid, er det viktigste bidraget til å skape utvikling i idrettslagene • Å rekruttere og kvalifisere ungdom til lederoppgaver bør intensiveres • Å styrke ungdoms deltakelse i idrettens demokratiske prosesser, sikrer rekruttering og utvikling av fremtidens ledere Hvordan rekrutterer klubben foreldrene? Hva kan vi tilby: • Kultur • Sosial arena • Inkludering Miljøbygging Tilhørighet Involvering Forsikringer Styret har ansvar for å påse at klubben har forsikret det den bør. • Aktivitet • Lisens • Underslag Klubbforsikring • Styreansvarsforsikring • Arrangement • Ulykke • Løsøre • Brann • Annet…? Politiattest Rutiner for politiattest • Ansvarlig for politiattest • Hvem omfattes av ordningen • Den styreoppnevnte sitt ansvar • Lagring av opplysninger • Varighet Medlemsoversikt §10-5 Forskrift som pålegger registrering av enkeltmedlemmer i idrettens medlemsregister. KlubbAdmin Vil ivareta kravene i denne forskriften. En løsning som blir mulig for alle idrettslag. Tilgjengelig for alle idrettslag fra høsten 2013. Hva er HMS? Plikten man har til å drive et systematisk arbeid for å forebygge Arbeidsmiljøloven §3-1 Helse • Helsen til ansatte og de som er berørt av vår virksomhet Miljø • Omfatter et vidt begrep og gjelder både selve arbeidsmiljøet, samt det fysiske miljøet; internt og eksternt Sikkerhet • Skal ivaretas for alle brukere i idrettslaget Ressursoppgaven - har dere… Prioritert oppgaver i forhold til klubbens mål og plan? Oversikt over ressursbehov til de definerte oppgavene? En plan for hvordan dere sikrer nok frivillige til klubben? En plan for rekruttering av medlemmer? En god organisasjonsplan som ivaretar klubbarbeidet? Laget funksjonsbeskrivelser? En demokratisk arbeidsmåte i styret? Plan for å dekke kompetansebehovet? Rutiner for HMS? Medlemsregister som ivaretar idrettens krav? En klubbhåndbok som beskriver hvordan ting gjøres i klubben? Virkemidler for klubbutvikling Oppfølging Verktøykassa Utviklingsprosesser Startmøte Klubbesøk Kurs Norges Idrettsforbund og paralympiske og olympiske komitè Virksomhetside Tillitsvalgte Funksjonshemmede Dugnad Idrettsregistreringen Klubbutvikling Økonomi Regnskap Lover Anlegg Idrettskrets Handlingsplan Ansatt vs tillitsvalgt Kommune Idretter Idrettsråd Leder Årshjul Idrettsting Valgkomite Honorar Sponsor Særforbund Årsmøte Visjon Idrettslag Utøver Verdigrunnlag Politiattest Grasrotandel Barneidrettsbestemmelser HURRA!!!
© Copyright 2024