Digitalisering i offentlig sektor –
utfordringer og muligheter for
kommunene
DigUT - Trøndelag 22.10.15
Ellen Karin Toft-Larsen, KS
IKT-samordning i kommunal sektor
Hva skjer videre?
Arbeidet med IKT-samordning i kommunal sektor
• KommIT som program avsluttes i løpet av året
• Fortsatt behov for økt samordning på IKT-området. Samhandling mellom
staten og kommunal sektor på digitaliseringsområdet forutsetter at:
– Nasjonale felleskomponenter blir lagt til rette for kommunal bruk
– Staten involverer kommunal sektor i sine satsninger og strategier
– Kommunal sektor etablerer mekanismer for å ivareta sine interesser i
samarbeidet med staten
• Styrke og samordne KS’ arbeid på digitaliseringsarbeidet
– Styrke KS internt med kompetanse og kapasitet
• Benytte den kommunale kompetansen og kapasiteten mer og bedre
– Involvere kommuner og fylkeskommuner i strategisk,
interessepolitisk arbeid
– Helhetlig og strategisk prioritering av utviklingsoppgaver
– Involvere kommuner og fylkeskommuner tettere i
utviklingsarbeidet
– Delta i kommunenes utviklingsarbeid – sørge for nasjonal koordinering
Vedtaket i hovedstyret
1.
KS vil styrke sitt interessepolitiske og strategiske arbeid på digitaliseringsområdet. Samtidig vil KS
videreføre det medlemsbaserte utviklingsarbeidet der det er nødvendig og ønskelig.
2.
KS vil i samarbeid med medlemmene etablere en modell som mobiliserer, samordner og benytter den
store kapasiteten og kompetansen som ligger i kommuner og fylkeskommuner. Digitaliseringsarbeidet i
KS suppleres ved behov med deltakelse fra kommunene. I tillegg utføres oppgaver i og av kommunene.
3.
KS vil etablere et digitaliseringsråd som gir sin tilrådning til strategi og prioritering av
utviklingsoppgavene i KS. Digitaliseringsrådet består av representanter fra medlemmene. Rådets
sammensetning og kompetanse skal gjenspeile kommunal sektor med representasjon fra
fylkeskommuner, store og mindre kommuner, samt bestå av representanter med IKT faglig- og strategisk
kompetanse.
4.
Digitaliseringsrådet og KS utvikler digitaliseringsstrategi for kommuner og fylkeskommuner. KS skal
gjennomføre tiltak og forvalte løsninger som bidrar til å nå digitaliseringsstrategiens mål, dog ikke selv
eie eller drifte IKT-systemer for kommunesektoren. Digitaliseringsrådet involveres løpende i
oppfølgingen og er til enhver tid orientert om resultatoppnåelse.
5.
KS Hovedstyre anbefaler overfor Landstinget at dagens betalingsform innlemmes i medlemskontingenten
fra 01.01.2017 for å styrke digitaliseringsarbeidet. Alternativet vil være å fortsette dagens ordning med
fakturering. Aktiviteten i 2016 finansieres som tidligere gjennom faktura til kommunene.
Videre prosess
• Digitaliseringsrådet = KommIT-rådet
– Lasse Hansen utpeker representantene
– 10 representanter fra kommuner og fylkeskommuner
– Leder er avklart = Arild Sundberg
– Representanter fra dagens programstyre i KommIT bidrar til kontinuitet
– Rådmannsutvalget og fylkesrådmannskollegiet foreslår representanter
fra hhv. kommuner og fylkeskommuner
– Strategisk kompetanse avgjørende
– Utarbeide mandat
Videre prosess forts
• Informasjon til medlemmene
– Artikkel på ks.no
– Informasjon til alle kommuner
• Styrking av digitaliseringsarbeidet i KS
– Bruk av medlemskompetanse
• Etablering av god modell i samarbeid med medlemmene
– Styrking av kompetanse og kapasitet
• Plan- og budsjettprosess i KS
– Fakturering kommuner og fylkeskommuner
– Finansiering utviklingsprosjekter
Nye roller i digitaliseringsarbeidet
IKT I organisasjonen
og de ulike rolleinnehaverne
Kjerneopp
gavene
Fremme
innovasjon
Integrert i
tjenesteenhetene
Levere
endring
Leverandører
driftstjenester
Tjenesteutsetting til
eksterne
leverandører
Tjenesteenhetene
Støtte
infrastruktur
Etterspørsel
Prosessen med en
digitaliseringsstrategi
Normal måte for
produksjon av
Digitaliseringsstrategi?
• It-avdelingen avholder noen møter med tjenesteenhetene
der problemene og de uoppfylte behovene blir løselig
diskutert.
• It-sjefen skriver utkast til et dokument som stort sett handler
om hvor mye kommunen bør investere i nye maskiner og
programmer.
• Dokumentet blir diskutert, justert litt og vedtatt av ledelsen.
Digitaliseringsstrategi for
kommunesektoren
Det kommunene skal gjøre
Det KS gjør
KommIT
KS’ interessepolitiske
posisjoner for digitalisering
6 tverrgående satsingsområder:
3 sektorielle satsingsområder:
•
•
•
•
Digital dialog
Strategisk ledelse og IKT
Kompetanse
Arkiv og dokumenthåndtering
• Personvern og
informasjons-sikkerhet
• Arkitektur og
standardisering
• Helse og velferd
• Oppvekst og utdanning
• Plan, bygg og geodata
Hvordan bruke Digitaliseringsstrategi for
kommunesektoren
Strategien fastsetter de viktigste satsningsområdene og målene for
kommuner og fylkeskommuner perioden 2013–2016.
KS ønsker at kommuner og fylkeskommuner bruker strategien i prosessen
med å lage lokal digitaliseringsstrategi med tilhørende handlingsplan
Målene er tilpasset alle, både de som har kommet kort og de som har
kommet langt innenfor de ulike områdene
Egne dokumenter bør lages i en særskilt strategiprosess for å få forståelse,
forpliktelse og forankring hos ansatte og interessenter
Det er god plass til egne, lokale mål og tiltak i tillegg til fellesmålene
Etablere prosjektorganisasjonen
Eksempel på prosjektorganisasjon
Arbeidet fram mot ferdig strategi
• Å lage en digitaliseringsstrategi er en prosess. Selve veien mens det hele blir
til, er en bevisstgjøring av alle involverte. Målet er at alle til slutt skal ha en
felles og en bedre forståelse av de digitaliseringsutfordringer kommunen
står overfor og ha et bevisst forhold til hvordan disse bør møtes.
• Digitalisering er alle tjenesteenhetenes ansvar og er en del av de verktøy vi
har for å løse den viktige jobben vi forvalter.
Skille mellom strategi og handling
En strategisk del
Denne delen skal være langsiktig og angi hva som er regionens og
kommunens (felles) satsingsområder
En handlingsorientert del
Denne delen skal si noe om hvilke tiltak som må gjennomføres for at
kommunen(e) skal oppnå målene i strategien, som en del av årlig
budsjettrullering
Digitaliseringsstrategien støtter opp under kommuneplanen og andre
underliggende fagområdestrategier.
En strategiprosess må ta utgangspunkt i følgende
• Det første er målet, der vi ønsker å være
• Det andre er utgangspunktet, der vi er i dag
• Det tredje er de veivalg vi må ta for å komme fra der vi er til der vi ønsker
oss.
Strategiarbeidet
begynner gjerne med en
visjon
”Hovedmålet med DDV er å bidra
til at kommunene yter god service
og har effektiv
tjenesteproduksjon.”
Effektmål:
• beskriver hvorfor prosjektet er etablert, og beskriver ofte en ønsket
fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre prosjektet
Resultatmål:
• beskriver hva et prosjekt eller tiltak skal oppnå og er knyttet til
prosjektets resultater og leveranser
Tiltak:
• Aktivitet som iverksettes for å oppnå en bestemt virkning (Hvordan)
(Ofte begynner man her)
Lånt fra Høgskolen i Sør-Trøndelag
Vanlig feil: Gå rett til gjennomføringsfasen (konkrete tiltak)
6 tverrgående satsingsområder:
3 sektorielle satsingsområder:
•
•
•
•
Digital dialog
Strategisk ledelse og IKT
Kompetanse
Arkiv og dokumenthåndtering
• Personvern og
informasjons-sikkerhet
• Arkitektur og
standardisering
• Helse og velferd
• Oppvekst og utdanning
• Plan, bygg og geodata
Tverrgående satsningsområder: Kompetanse
Kompetanse er viktig for utvikling av moderne digital forvaltning.
Mål at kommuner og fylkeskommuner:
• Har kompetanse til å iverksette endringsprosesser og involvere de rette
aktørene, basert på tjenesteområdenes behov
• Har kompetanse til å utnytte anskaffelsesprosessen som et strategisk
virkemiddel for å fremme innovasjon
• Har ansatte som har tilstrekkelig kompetanse til å bruke aktuelle IKT-løsninger
• Har ansatte som kan gi innbyggere og næringsliv støtte og veiledning i bruk av
de digitale løsningene
• Har kompetanse om lovpålagte krav til personvern, taushetsplikt og
informasjonssikkerhet blant sine ansatte
Kompetanse
Hva betyr dette hos oss?
• Hvor er vi?
• Hvor skal vi?
• Hva gjør vi?
Eksempel fra
Midt-Telemark
Eksempel 3-1 samarbeidet
Visjon/Hovedmål et med arbeidet:
Effektmål
Resultatmål
Effektmål
Resultatmål
Forts.
Eksempel forts.
Hvordan er deres organisering?
Hvilke roller har ledelsen og
tjenesteenhetene innenfor
digitalisering?
Har dere fagsamarbeid på noen
områder?
Link til strategidokumentet:
http://www.ks.no/fagomrader/utvikling/digitalisering/digitaliseringsstrategie
n-for-kommunesektoren/
Bruk av nettsky
i kommunal sektor
Lagring i skyen er både effektivt og økonomisk
• Det er lansert en fersk FoU-rapport: Juridiske forhold ved bruk av nettsky i
kommunal sektor
• Skytjenester er en samlebetegnelse på alt fra dataprosessering og
datalagring til programvare på servere som er tilgjengelig fra eksterne
serverparker tilknyttet internett.
• For kommunene kan bruk av skytjenester til lagring være en hensiktsmessig
og sikker løsning.
Nettsky forts.
• På oppdrag av KS har advokatfirmaet Føyen Torkildsen foretatt en
mulighetsstudie av de juridiske forholdene ved bruk av nettskytjenester i
kommunal sektor og utarbeidet en sjekkliste til bruk ved anskaffelse av
skybaserte løsninger.
• Utredningen sammen med sjekklisten gir kommunene et godt verktøy for å
komme i gang med skyløsninger, og for å gjøre det riktig med en gang.
Nettsky forts.
• Det eksisterer et betydelig mulighetsrom for å ta i bruk nettskytjenester i
kommunal sektor.
• Dette kan gjøres enda større ved noen endringer i forvaltningspraksis, særlig
hos Riksarkivaren. Arkivloven og bokføringsloven framstår også som hindre
for økt bruk av nettsky slik de tolkes i dag.
Nettsky forts.
• Det er lov til å lagre de fleste typer data i skyen. Men kommunene må planlegge
og gjennomføre anskaffelsen riktig, sørge for avtaler som dekker faktiske behov
og ha gode kunnskaper om hvor dataene er lagret (hvilket land), hvem som kan
se dataene og hva de kan gjøre med dem. Når dette er på plass, kan det faktisk
være tryggere å bruke en skytjeneste enn å ha dataene lagret lokalt hos seg.
• Utredningen inneholder en sjekkliste for hvilke vurderinger som må gjøres ved
bruk av skytjenester, så som personopplysningslovens krav til vurdering av
dataene som skal legges ut og risikoanalyser som må gjennomføres, krav til
sikkerhet, avveining av risiko, vurdering av landrisiko etc.
Nettsky forts.
• Hva tillater dagens lovverk og hva kan og bør kommunene faktisk gjøre for å
oppfylle kravene i gjeldende lovgivning ved bruk av skytjenester?
• Rapporten tar for seg både forvaltningsloven, lov om offentlige anskaffelser
og GPA-avtalen, reglene om vern av personopplysninger, sikkerhetsloven,
bokføringsloven og arkivloven. Den største juridiske utfordringen knytter
seg til arkivloven og bokføringsloven. De øvrige regelverkene er i
utgangspunktet ikke til hinder for bruk av skytjenester i kommunal sektor,
men de stiller konkrete krav som må oppfylles.
Risikovurdering
• Kommunene må foreta en tilstrekkelig risikovurdering i henhold til
personopplysningsloven og personopplysningsforskriften før de tar i bruk en
konkret skytjeneste.
• Det er også viktig at kommunene sikrer at de inngår en tilstrekkelig
databehandleravtale med leverandøren av skytjenesten.
• Kommunesektoren har et ønske om å bruke skytjenester for
arkiveringsformål, men arkivloven og Riksarkivets praksis står i veien for
dette.
• For at kommunene skal kunne få full utnyttelse av sine skytjenester, har KS
fått Advokatfirmaet Føyen Torkildsen AS til å utarbeide en generell søknad
til Riksarkivet om dispensasjon fra arkivlovens bestemmelser om forbud
mot å føre arkiv ut av landet.
• Alle kommuner som ønsker det kan ta utgangspunkt i denne søknaden.
Mer informasjon
http://www.ks.no/fagomrader/utvikling/fou/fou-rapporter/nettsky-lonnerseg/