jhjhjhhjhjhjhjh
HR-enheten
Regler for beregning av utbetaling/trekk i lønn og feriepenger
Sist oppdatert: 01.07.2009
1 FOR MYE UTBETALT LØNN
Vedtatt av administrasjonsutvalget i sak nr. 74/80:
1 Mindre feilutbetalinger som kan rettes opp fra måned til måned, behandles normalt av den
enkelte institusjon etter avtale med lønnsmottaker.
2 Ved større feilutbetalinger og feilutregninger som har pågått over lengre tid, oversendes
saken til fylkesrådmannen v/HR-enheten
Hjemmelsgrunnlag
Spørsmålet om arbeidstakers plikt til å tilbakebetale for mye utbetalt lønn reguleres av to
selvstendige regelsett, Arbeidsmiljøloven § 14-15 og uskrevne obligasjonsrettslige regler
(condictio indebiti).
Temaet er beskrevet i Kommunenes Personalhåndbok kap. 4.5.2.
Det vises også til personalreglementets § 10 om arbeidstakers og administrativ leders ansvar for å
kontrollere at det utbetales riktig lønn.
2 BEREGNING AV LØNN FOR ARBEIDSTAKERE SOM FØLGER SKOLERUTA
I forbindelse med iverksetting av avtalefestet ferie fom 2001, førte KS forhandlinger med
organisasjonene bl.a. om reduksjonsfaktoren for arbeidstakere som har komprimert arbeidsår
fordi de følger skoleåret. I forbindelse med innføring av 2 nye feriedager i 2001 og ytterligere 2
nye feriedager i 2002, ble det avtalt at ansatte som følger skoleåret skal ha regulativlønnen
redusert slik, jfr B-rundskriv nr 18/2001:
38 ukers skoleår (arbeidsår): Trekk 12,5 %
39 ukers skoleår (arbeidsår): Trekk 11,0 %
Det betyr at arbeidstaker som er tilsatt i 100 % stilling og er pålagt å jobbe 39 uker pr. år, skal ha
sin lønn redusert med 11 %, dvs. til en lønnsprosent på 89.
Gjeldende avtale (SFS 2201) om Barnehager, skolefritidsordninger, skole og familiebarnehager
gjelder for perioden 01.01.2009-31.12.2010 og inneholder tilsvarende bestemmelse. KS
presiserer i juni 2009 at stillingene skal utlyses som 100 % stilling, men at det skal presiseres i
Introduksjon – administrative rutiner Sist oppdatert 17.03.2014
Side 1
utlysingsteksten at det foretas trekk i lønn pga at stillingsinnehaver skal følge skoleruta, jfr
P360/200807107-2.
3 BEREGNING AV ARBEIDSTID FOR ANSATTE I VDG SKOLE MED KOMPRIMERT ARBEIDSÅR
Det vises til B-rundskriv nr. 37/1994 om beregning av daglig og ukentlig arbeidstid for
arbeidstakere som følger skoleåret/har et komprimert arbeidsår.
Følgende beregningsmåte skal brukes for å finne arbeidstiden for slike ansatte når
stillingsstørrelsen og antall arbeidsdager er fastlagt på forhånd.
Eksempel:
En skole har en bibliotekar i 60 % stilling i arbeid i 190 dager (38 uker) pr. år. Den ukentlige
arbeidstid blir da:
100% x daglig arbeidstid x (190 dager + 35 dager) = 60 % stillingsstørrelse
1.950
Daglig arbeidstid: 60 x 1.950 = 5,2 timer
100 x (190+35)
Ukentlig arbeidstid: 26,0 timer (5,2 timer x 5)
Ved 39 ukers arbeidsår blir beregningen slik:
Daglig arbeidstid: 60 x 1.950 = 5,1 timer
100 x (195+35)
Ukentlig arbeidstid: 25,5 timer (5,1 timer x 5)
De 35 dagene i teller omfatter:
 21 feriedager etter ferieloven
 4 feriedager som avtalefestet ferie
 10 bevegelige helligdager
For arbeidstakere over 60 år benyttes 40 dager i teller. De 40 dagene omfatter:
 26 feriedager etter ferieloven
 4 feriedager som avtalefestet ferie
 10 bevegelige helligdager
Visma.Net Expense
Side 2
3 BEREGNING AV TREKK I LØNN VED PERMISJONER OG F ERIE UTEN LØNN, FØRSTE ÅR FOR
UNDERVISNINGSPERSONALE OG UTBETALING A FERIEDAGER VED SLUTT
a) GENERELT
Ved kortvarige permisjoner uten lønn (under 1 måneds varighet) trekkes daglønn etter netto
årslønn dividert med 260 for arbeidstakere som har 5 dagers arbeidsuke og netto årslønn
dividert med 312 for arbeidstakere med 6 dagers arbeidsuke.
Det er tatt utgangspunkt i at alle arbeidstakere (også turnuspersonalet) har i gjennomsnitt 5
arbeidsdager pr. uke. Derfor nyttes den fastsatte divisor på 260 for alle. I eksemplene nedenfor er
det tatt utgangspunkt i en årslønn på kr 235.000 (nettoårslønn = kr 230.300).
b) TREKK VED PERMISJONER UTEN LØNN
Lønnstrekk = Nettoårslønn (årslønn – 2%) x antall arbeidsdager permisjon
260
Eksempel: Perm uten lønn i 12 arbeidsdager:
kr 230.300 x 12 = kr 10.629,23
260
c) TREKK VED FERIE UTEN LØNN
En tar utgangspunkt i antall arbeidsdager ferie, og ikke feriedager. Beregningen gjøres slik:
Nettoårslønn x antall arbeidsdager ferie
260
Eksempel: 1 uke ferie uten lønn
kr 230.300 x 5 = kr 4.428,85
260
d) GODSKRIVING AV FERIETREKK
Arbeidstakere som ikke har opptjent full ferie med lønn og som normalt får automatisk ferietrekk
på juni-lønn (25 dager for full ferie), kan godskrives ferie i forhold til opptjeningstiden slik:
Bruttoårslønn x antall arbeidsdager godskrevet ferie
260
Eksempel: 3 uker ferie med lønn – 2 uker godskrives
kr 235.000 x 10 = kr 9.038,46
260
Visma.Net Expense
Side 3
Godskrivingen skal være mest mulig likt det beløp som trekkes. Det tas utgangspunkt i lønn på
trekktidspunktet. Dersom arbeidstaker ikke avvikler ferie i det hele tatt, godskrives det samme
beløp som trekkes i juni-lønn.
e) FERIE TIL GODE NÅR EN SLUTTER I STILLING
Det tas utgangspunkt i 5 dagers arbeidsuke og antall arbeidsdager ferie med lønn en har til
gode slik:
Bruttolønn x antall arbeidsdager ferie til gode
260
Eksempel: 1 uke ferie til gode når arbeidstaker slutter
235.000 x 5 = 4.519,23
260
Slutt dato skal settes eksakt tilsvarende fratredelsesdagen. Lønn for eventuelle uavviklede
feriedager utbetales separat, bl.a. for å unngå at det blir utbetalt ekstra lønn for bevegelige
helligdager.
Presisering når det gjelder utbetaling/trekk av feriedager ved slutt:
Husk at juni er den måneden hvor vi foretar ferietrekket.
Ved slutt før juni, har man ingen feriedager til gode, ettersom ingen dager er trukket. Da er det
eventuelt kun overførte feriedager fra forrige år som kan utbetales som uavviklet ferie.
Obs! Avviklede feriedager inneværende år (før juni) MÅ trekkes!
Ved slutt etter juni, kan det være feriedager til gode, og som skal utbetales!
Huske at feriedager og feriepenger er to forskjellige ting, så ved slutt før juni har man bare
feriepenger til gode, både fra forrige år og inneværende år – IKKE feriedager. Ved slutt etter
juni lønn kan det være feriedager til gode, og feriepenger opptjent inneværende år.
f) BEREGNING AV LØNN NÅR EN BEGYNNER ELLER SLUTTER I FYLKESKOMMUNEN
Begynner i stilling:
Lønn opparbeides normalt fra tiltredelsesdato, dvs. første fysiske arbeidsdag.
Dersom den anførte tiltredelsesdato faller på en fridag for stillingen, eks. lørdag, søndag, helge/høytidsdag, og vedkommende av den grunn er forhindret fra å tiltre på den oppførte dato,
opparbeides lønn fra og med den anførte tiltredelsesdato. Ved lønnsanvisning må det sørges for
at det ikke blir overlappende lønn (dobbelt lønn i en eller flere dager) fra forrige arbeidsgiver
Visma.Net Expense
Side 4
Slutter i stilling:
Lønn opparbeides normalt til og med siste fysiske arbeidsdag.
Dersom anført sluttdato faller på en fridag for stillingen, eks. lørdag, søndag, helge-/høytidsdag,
og vedkommende av den grunn er forhindret fra å arbeide fram til den anførte sluttdato,
opparbeides likevel lønn til og med den anførte sluttdato.
g) FULL LØNN FØRSTE YRKESAKTIVE ÅR FOR UNDERVISNINGSPERSONALET
Det vise til B-rundskriv nr. 3/2007: Fom 2007 vil lærerne få feriepengeberegning i juni på lik
linje med alle andre, og vanlig lønn i juli.
Det er også endringer når det gjelder kriteriene for å få full lønn i ferietiden første yrkesaktive
år: Samlet opptjening av feriepenger (også hos annen arbeidsgiver) må være mindre enn full
lønn, ansettelsen må gjelde for minst et år og både faglig og pedagogisk utdanning må være
fullført. I tillegg gjelder bestemmelsen tilsatte på vilkår iht Forskrift til Opplæringsloven § 14.5.
Eksempel på hvordan dette skal håndteres.
Feriepengene beregnes slik:
 12% av feriepengegrunnlaget pr 31.12. i opptjeningsåret (foregående år) for dem under 60
år og 14,3 % for dem over 60 år
 Tilsvarende beregning gjøres med tall fra lønns-/trekkoppgaven fra forrige arbeidsgiver.
Summen av disse to beløpene sammenlignes med vanlig månedslønn:
 Er samlet beløp høyere enn vanlig månedslønn, blir det ingen utbetaling
 Er samlet beløp lavere enn vanlig månedslønn, sendes regnestykket til Fagenhet personal
og lønn for utbetaling.
Visma.Net Expense
Side 5