1. No category

Bilaga 8
Faktureringsrutiner
Dnr: 2.4.2-8831/2015
2016-01-11
stockholm.se
Utbildningsförvaltningen
Avdelningen för utveckling och samordning
Hantverkargatan 2F
104 22 Stockholm
Växel 08-508 33 000
www.stockholm.se
Bilaga 8 Faktureringsrutiner
Dnr: 2.4.2-8831/2015
2016-01-11
Innehåll
1
Inledning
2
2.1
2.2
2.3
2.4
Faktureringsrutiner
Inköpsorder
Leveransgodkännande
Fakturering
Automatisk fakturamatchning
2 (10) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
3
3
4
5
6
10
Bilaga 8 Faktureringsrutiner
Dnr: 2.4.2-8831/2015
2016-01-11
1 Inledning
Definitioner som används i detta dokument har den betydelse som
anges i Bilaga 1 (Begrepp och definitioner).
2 Faktureringsrutiner
Ansvaret för att göra merparten av Stadens it-beställningar ligger
decentraliserat hos Stadens förvaltningar. Vissa av Stadens
förvaltningar har valt att samordna sina Beställningar, medan andra
har beställningsansvaret nära verksamheten.
Staden har en decentraliserad fakturahantering där de olika
verksamheterna ansvarar för sin egen fakturahantering. Vid
tilldelning av detta Ramavtal kommer all fakturahantering att ske i
Stadens gemensamma ekonomisystem, Agresso.
Stadens faktureringsrutin ska främja god internkontroll, effektiva
administrativa processer samt möjlighet till transparent uppföljning
av gjorda Beställningar och kostnader. I takt med att Stadens
ekonomisystem och inköpsverktyg utvecklas är det viktigt att
Ramavtalsleverantörens faktureringsrutin anpassas till denna
utveckling.
För Beställningar av Produkter inom Stadens it-service är
Tjänsteleverantören ansvarig för att tillhandahålla en Portal som en
central del i tillhandahållandet av Produkterna och tjänsterna. Som
stöd för beställningsprocessen kommer Tjänsteleverantören ansvara
för att i Portalen ha beskrivning av samtliga Artiklar.
Ramavtalsleverantören ska ansvara för att tillgängliggöra samtliga
artiklar i Avtalet till Tjänsteleverantörens Portal. Staden kommer
tillsammans med Tjänsteleverantören upprätthålla
artikelbeteckningar för samtliga beställningsbara Artiklar, där
samtliga förekommande Artiklar är försedda med Artikelnummer.
Efter lagd Beställning kommer en bekräftelse med information om
beställda Artiklar omedelbart skickas till beställaren och till
Ramavtalsleverantören enligt Bilaga 4 (Allmänna leverans- och
förhyrningsvillkor).
Portalen kommer ha en varukorgsfunktion som gör att beställaren
kan samla ihop flera Beställningar i en och samma korg och sedan
verkställa dem vid samma tidpunkt. Vid Beställningar kommer det
Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
3 (10)
Bilaga 8 Faktureringsrutiner
Dnr: 2.4.2-8831/2015
2016-01-11
vara möjligt för Användaren att välja senare leveransdag än den dag
som följer av kraven på leveranstider som återfinns i Bilaga 6
(Servicenivåer och viten).
Portalen kommer ha stöd för att hantera beställningspaket, vilka
kommer att definieras av Stadens Centrala Beställarorganisation. Ett
beställningspaket består av en eller flera Artiklar och kan beställas
som en enskild Beställning i Portalen.
Alla godkända Beställningar kommer generera en eller flera
inköpsorder. Inköpsorder är grunden i Stadens uppföljningsarbete.
Gällande faktureringsrutiner för detta Ramavtal krävs ett
omfattande samarbete och informationsutbyte, samt en omfattande
samordning mellan Ramavtalsleverantören och Tjänsteleverantören,
för att säkerställa god internkontroll, effektiva administrativa
processer samt möjlighet till transparent uppföljning av gjorda
beställningar och kostnader. Ansvarsfördelningen mellan
Ramavtalsleverantören och Tjänsteleverantören framgår av Bilaga
10 (Mall för det Operativa Samverkansavtalet).
2.1 Inköpsorder
2.1.1 Rutin
Då en Behörig Godkännare har attesterat en Beställning gjord av en
Behörig Beställare kommer detta resultera i skapandet av en eller
flera inköpsorder. Tjänsteleverantören kommer för alla godkända
Beställningar ansvara för att skapa inköpsorder. Varje Beställning
kommer av Tjänsteleverantören, förutom en uppdelning per Behörig
Beställare, KST och aktivitet delas upp i unika inköpsorder enligt
av Staden valda kostnadskategorier. Tjänsteleverantören kommer
att göra inköpsorder tillgängliga för Ramavtalsleverantören för
leverans till Leveranspunkten. Dessa kostnadskategorier kommer
kunna ändras fritt av Staden under Avtalstiden, initialt gäller
följande:


Engångskostnader
Fasta löpande kostnader
2.1.2 Innehåll
Minst följande information kommer inkluderas i varje inköpsorder:



förvaltning
inköpsordernummer
KST
4 (10) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
Bilaga 8 Faktureringsrutiner
Dnr: 2.4.2-8831/2015
2016-01-11
























aktivitet
Artikelnummer
Artikelbeskrivning
Behörig Beställare (namn och användarnamn)
beställningsdatum
förvaltningsnummer
Användare, om tillämpbart (namn och användarnamn)
Dator-id, skrivare-id eller skrivar-kö, om tillämpbart
artikelvolym
artikelpris
belopp (nettobelopp, momsbelopp samt bruttobelopp)
förslag på kontonummer
godkännandedatum
Behörig Godkännare (namn och användarnamn)
diarienummer och Dokid, om angett vid beställning
leveransadress, om tillämpbart
överenskommen leveranstidpunkt, om tillämpbart
Leverantör
kommentar angett av Behörig Beställare vid Beställning, om
angett vid Beställning.
första faktureringsdatum
planerad sista faktureringsdatum
kostnadskategori
information om kostnaden ska faktureras som periodisk
fakturera eller inte
summering av artikelkategorier
2.1.3 Tillgänglighet
Tjänsteleverantören kommer göra alla inköpsorder tillgängliga via
Portalen. Tjänsteleverantören kommer även ansvara för att göra
inköpsorder tillgängliga för Ramavtalsleverantören enligt Bilaga 4
(Allmänna leverans- och förhyrningsvillkor).
2.2 Leveransgodkännande
2.2.1 Rutin
När leverans av beställd Digital Enhet eller Kringutrustning sker till
Staden kommer detta att resultera i skapandet av
Leveransgodkännande. Tjänsteleverantören kommer för alla
leveranser ansvara för att skapa underlag för Leveransgodkännande.
Ett Leveransgodkännande innebär att en av Staden utsedd person
kontrollerar att mottagen leverans stämmer överens med Avtalad
Specifikation.
Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
5 (10)
Bilaga 8 Faktureringsrutiner
Dnr: 2.4.2-8831/2015
2016-01-11
2.3 Fakturering
All fakturering ska ske elektroniskt via det format som definieras av
Staden. Ramavtalsleverantören är införstådd med att formatet för
fakturering kan komma att förändras under Avtalstiden. Staden tar i
dagsläget emot fakturor via formatet Svefaktura enligt SFTI
standard. Instruktioner för hur Ramavtalsleverantören ansluter sig
till e-faktura samt en uppdaterad version av kraven kopplade till
elektronisk fakturering, se avsnitt 2.3.1 Innehåll i elektronisk
faktura, 2.3.2 Adresseringsmöjligheter samt 2.3.3 Referenser i
denna bilaga kommer att tillhandahållas Ramavtalsleverantören i
samband med Införandet.
Huvudregeln är att all väsentlig information ska finnas på fakturan.
Informationen ska vara lätt och tydlig att förstå. Om fakturan inte
kan uppfylla dessa krav ska fakturamottagaren kontaktas för vidare
diskussion. Ramavtalsleverantören ska om Staden så önskar skicka
bilaga till Svefaktura enligt SFTI-standard, det vill säga SFTIObjectEnvelope. Bilagan ska syfta till att underlätta för Stadens
fakturahanteringsprocess. Information som ska ingå i bilagan
förmedlas i samband med Införandet. En mer teknisk beskrivning
över de olika fälten i Svefakturan, utifrån Stadens krav, förmedlas i
samband med att Ramavtalsleverantören ansluter sig till Svefaktura
under Införandet.
Fakturering ska ske månadsvis i efterskott och efter det att
leveranser som omfattas av fakturan fullgjorts. Tjänsteleverantören
är ansvarig för att informera Ramavtalsleverantören om att Staden
har Leveransgodkänt Ramavtalsleverantörens Digitala Enheter och
Kringutrustning och Ramavtalsleverantören äger då rätt att
fakturera Staden enligt denna bilaga. Betalningstiden ska vara
trettio (30) dagar från fakturadatum. Faktureringsavgifter eller
liknande påslag ska inte utgå. För undvikande av tvivel, villkor som
anges i faktura, men som inte omfattas av avtalade villkor är inte
bindande för Staden. Vid försenad betalning har
Ramavtalsleverantören rätt att debitera dröjsmålsränta enligt
räntelagen (1975:635).
Betalningspåminnelser ska skickas digitalt om Staden så önskar.
Betalningspåminnelser ska skickas till aktuell förvaltnings angivna
e-postadress, e-postadress för respektive förvaltning förmedlas i
samband med anslutningsprocessen för Svefaktura. Det ska tydligt
framgå vilken förvaltning betalningspåminnelsen avser.
Fordran som inte ställts till Staden senast sex (6) månader efter
utförd leverans ska anses förfallen.
6 (10) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
Bilaga 8 Faktureringsrutiner
Dnr: 2.4.2-8831/2015
2016-01-11
Alla kostnader ska faktureras på ett sådant sätt att det underlättar
Stadens administrativa processer. Kostnader ska grupperas i
fakturor per Behörig Beställare, KST och aktivitet. Förutom detta
ska Ramavtalsleverantören därtill gruppera fakturor enligt av
Staden valda kostnadskategorier, initialt gäller följande:


Engångskostnader
Fasta löpande kostnader
Kostnadskategorierna ska kunna ändras fritt av Staden under
Avtalstiden.
Ramavtalsleverantören ska kunna tillgodose att Stadens olika
verksamheter själva fritt kan styra hur de vill gruppera sina
kostnader i fakturor enligt ovan beskrivna kostnadsgrupper och
kostnadskategorier. Vissa kan exempelvis vilja ha en faktura per
Behörig Beställare, KST och aktivitet samt alla kostnadskategorier,
medan andra kan vilja ha en samlingsfaktura med alla kostnader på
en och samma faktura. Ramavtalsleverantören ska skicka periodisk
faktura till den/de förvaltning(ar) och stiftelse(r) som så önskar
(avser periodiska kostnader, där automatisk attest då sker om
frekvens och belopp hålls inom uppsatt regelverk).
Ramavtalsleverantören ska ansvara för att informera Stadens
verksamheter kring möjligheterna för val av gruppering av
kostnadsgrupperna och kostnadskategorierna.
All justering av faktureringsrutiner ska vara kostnadsfri under hela
Avtalstiden.
2.3.1 Innehåll i elektronisk faktura
En Svefaktura ställd till Staden ska innehålla:









Avtal (Anges i attributet ”CT” för element
AdditionalDocumentReference)
fakturadatum
unikt fakturanummer
förvaltningsnummer
KST
aktivitet
beställarens namn och fakturaadress (förvaltningens namn och
adress)
GLN-kod till aktuell förvaltning (förmedlas i samband med att
Ramavtalsleverantören ansluter sig till e-faktura)
referens (Se mer information om referens under nedan rubrik
”Referens”)
Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
7 (10)
Bilaga 8 Faktureringsrutiner
Dnr: 2.4.2-8831/2015
2016-01-11



























Leverantörens namn och adress
Leverantörens säte (kan utelämnas om postorten i Leverantörens
adress är densamma som Leverantörens säte)
Leverantörens organisationsnummer
Leverantörens momsregistreringsnummer
uppgift om Leverantörens F-skattebevis
kostnadskategori
Artikelnummer
artikelbeskrivning
artikelpris
artikelvolym
när Produkten levererades
betalningsvillkor, förfallodatum
bank- och eller plusgiro
belopp (nettobelopp, momsbelopp samt bruttobelopp)
valuta
momssats
vid befrielse från moms ska hänvisning till relevant
bestämmelse i momslag, momsdirektiv eller annan uppgift om
att omsättningen är skattebefriad anges
vid eventuell räntefakturering ska fakturanummer för
ursprungsfakturan finnas angiven.
vid eventuell kreditfaktura ska fakturanummer för
ursprungsfakturan finnas angiven. (Vid hänvisning till fler
debetfakturor är det ok med hänvisning till fakturerad period för
aktuella debetfakturor)
Behörig Beställare (namn och användarnamn)
Behörig Godkännare (namn och användarnamn)
Användare, om tillämpbart (namn och användarnamn)
inköpsordernummer
förslag på kontonummer
diarienummer och Dokid, om angett vid beställning
vid periodisk faktura ska Objekt/referens anges i Attributet
”ACD” för element AdditionalDocumentReference, värden
förmedlas i samband med beställningar.
summering av artikelkategorier
Samtliga fakturor som omfattas av sekretess ska kodas enligt
särskild anvisning från Staden och alla belopp ska avrundas till två
decimaler. Staden ska under Införandet per faktureringsbar Produkt
kunna definiera strukturen på informationen ovan. Exempel på en
sådan definition är om det ska vara obligatoriskt med diarienummer
för samtliga Produkter eller enbart vissa.
8 (10) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
Bilaga 8 Faktureringsrutiner
Dnr: 2.4.2-8831/2015
2016-01-11
2.3.2 Adresseringsmöjligheter
Det finns två olika möjligheter för Ramavtalsleverantörer att
adressera elektroniska fakturor till Staden. Ramavtalsleverantören
väljer vilket av nedan alternativ de vill använda:


Alternativ 1: Fakturan adresseras direkt till respektive
förvaltning, via aktuell GLN-kod för respektive förvaltning.
Förteckning över GLN-koder anges nedan.
Alternativ 2: Adress används för att adressera en grupp av
förvaltningar, det vill säga en e-fakturaadress används för att
kuvertera fakturan till flera förvaltningar, som en grupp.
Oavsett alternativ så är det alltid förvaltningens GLN-kod som
används som köparens identitet i fakturan.
2.3.2.1 Adressering utan kuvert (Alternativ 1)
Varje förvaltning inom Staden har en unik GLN-kod för adressering
av e-fakturor. Denna adress anges i den elektroniska fakturan för att
kunna dirigera fakturan mellan e-fakturaväxlar och till aktuell
förvaltning. Ramavtalsleverantören ska därav meddela sin efakturaväxel respektive förvaltnings e-fakturaadress (GLN-kod).
Observera att för alternativ 1 används inte Stadens
organisationsnummer som adress på fakturan.
2.3.2.2 Adressering med kuvert (Alternativ 2)
Om Ramavtalsleverantörens ekonomisystem stödjer adressering av
elektroniska fakturor med kuvert där identiteten i fakturan kan skilja
sig från den i kuvertet är detta alternativ att föredra. Fördelen med
alternativ två är att Ramavtalsleverantörens e-fakturaväxel endast
behöver känna till ett färre antal identiteter för Staden, därmed
förenklas konfigurationsarbete. Observera att detta enbart gäller efakturaväxeln, Behörig Beställares identitet ska alltid identifieras
med en GLN-kod.
Exempel på kuvert som Stadens e-fakturaväxel kan ta emot är:

SBDH och SOAP i Svefakturan
Om alternativ 2 adressering med hjälp av kuvert används ska
organisationsnumret användas som mottagarens identitet i kuvertet.
Stadens e-fakturaväxel har operatörsadress ”TIETOSE”.
2.3.3 Referenser
Beställarreferens används för att distribuera fakturan till korrekt
mottagare i Stadens ekonomisystem. Referensen ska alltid uppges
Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
9 (10)
Bilaga 8 Faktureringsrutiner
Dnr: 2.4.2-8831/2015
2016-01-11
av beställaren i samband med Beställning. Saknas aktuell referens
finns det risk att fakturan betalas efter förfallodatum då det är
omständligt att identifiera aktuell mottagare, och
Ramavtalsleverantören ska i sådant fall inte ha rätt att kräva
dröjsmålsränta eller göra gällande någon som helst annan påföljd
som en följd av att faktura betalas efter förfallodatum på grund av
att referens saknas.

Beställarreferens (Beställarens referens, eller andra variabler
som exempelvis kundnummer, kontraktsnummer,
objektnummer etcetera) omfattande maximalt tjugofem (25)
positioner och Alfanumeriskt (inte punkt (.), kommatecken (,),
bindestreck (-) etcetera).
2.4 Automatisk fakturamatchning
I nuläget pågår ett arbete i Staden kring införande av elektronisk
handel vilket möjliggör automatisk fakturamatchning. Visionen är
att utvidga detta till samtliga inköp inom Staden. I dagsläget pågår
ett arbete för att automatisk matchning ska kunna tillämpas på inköp
av Produkter och tjänster som omfattas av gemensam it-service.
Ramavtalsleverantören ska åta sig att under Avtalstiden utveckla
fakturahanteringsprocessen för att möjliggöra automatisk
fakturamatchning i Staden. I dagsläget antas detta i huvudsak
innebära förändrade krav på utformningen och rutinen för
inköpsorder.
10 (10) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning