1. No category

Bilaga 5A
Införande
Dnr: 2.4.2-7622/2015
Förfrågningsunderlag
2016-01-11
stockholm.se
Utbildningsförvaltningen
Avdelningen för utveckling och samordning
Hantverkargatan 2F
104 22 Stockholm
Växel 08-508 33 000
www.stockholm.se
Bilaga 5A Införande
Dnr: 2.4.2-7622/2015
2016-01-11
Innehåll
1
1.1
1.2
1.3
1.4
Inledning
Allmänt
Struktur för Införandet
Leverantörens införandeplan
Tidpunkter för Införandet
4
4
4
5
5
2
Leverantörens åtaganden
6
3
Stadens åtaganden
7
4
Planering av Införandet
7
5
Etablering
8
6
Överföring av Tjänsterna
9
7
Projektavslut
10
8
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
10
10
10
11
11
11
8.8
8.9
8.10
8.11
Särskilda områden
Allmänt
Katalogtjänst
Identitetshanterings- och provisioneringstjänst (IDM)
Realisering av samverkan med GSIT 2.0-leverantören
Realisering av Stadens målarkitektur
Etablering av Portal, beställningsrutiner, samverkan,
rapportering, processer och uppföljning
Ansvarsövertagande av Digitala Enheter som ägs av
Staden
Etablering av samverkan med Produktleverantör
Service Desk som SPOC för Staden
Koordinering med avveckling av befintliga datorer
Massbeställningar inför läsårsstart 2018
9
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
Organisation och samverkan
Allmänt
Projekt
Projektområde för Etablering och Överföring
Delprojekt
Styrgrupper och samverkan
14
14
15
15
16
16
10
10.1
10.2
10.3
10.4
10.5
Tester och Leveransgodkännande
Allmänt
Leverantörens tester
Acceptanstest
Leveranstest
Leveransverifiering
16
16
17
17
18
18
11
Ersättning för Införandet
19
8.7
11
12
12
13
13
14
2 (22) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
Bilaga 5A Införande
Dnr: 2.4.2-7622/2015
2016-01-11
12
12.1
12.2
12.3
Försenat Införande
Leverantörens försening
Stadens försening
Innehållande av betalning och vite
20
20
20
20
13
13.1
Avveckling av befintliga datorer
Allmänt
22
22
Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
3 (22)
Bilaga 5A Införande
Dnr: 2.4.2-7622/2015
2016-01-11
1 Inledning
1.1 Allmänt
Definitioner som används i detta dokument har den betydelse som
anges i Bilaga 1 (Begrepp och definitioner).
I denna bilaga framgår krav rörande Införandet av Avtalet och
Tjänsterna. Tjänsterna beskrivs i Bilaga 6A (Generella krav på
Tjänsterna), Bilaga 7A (Tjänster för Digitala Enheter), Bilaga 7B
(Service Desk) samt tjänsterna i Bilaga 7C (Leveranser från GSIT
2.0-leverantören).
Enligt de Styrande Målen som gäller för Avtalet ska Tjänsterna
införas på ett sätt som säkerställer ett effektivt, välplanerat och
punktligt Införande med ett minimum av störningar och avbrott i
Stadens verksamheter eller Tjänsterna.
Denna bilaga är skriven utifrån antagandet att befintlig leverantör
och Leverantören inte är densamma. Om den befintliga leverantören
och Leverantören är samma företag ska Leverantören likafullt driva
ett projekt i enlighet med förutsättningarna nedan för att säkerställa
att leveransen fullt ut anpassas till de förutsättningar som gäller i
detta Avtal. Leverantören ska vid Införandet ta i beaktande den
avvecklingsplan som finns etablerad med befintlig leverantör
avseende tidpunkter för avveckling av befintliga datorer.
Införandet av Tjänsterna omfattar Stadens förvaltningar, enligt vad
som framgår av Bilaga 2 (Deltagande förvaltningar).
1.2 Struktur för Införandet
På övergripande nivå struktureras Införandet i form av ett projekt.
Etablering och Överföring sker i form av olika delprojekt,
exempelvis för respektive verksamhet eller per Tjänst. Delprojekten
för Etablering och Överföring ska grupperas i fyra (4) Milstolpar.
Indelningen sker utifrån delprojektens karaktär, omfattning och när
i tid de ska utföras. Milstolparna ligger även till grund för
ersättningen för Införandet enligt avsnitt 11 Ersättning för
Införandet.
4 (22) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
Bilaga 5A Införande
Dnr: 2.4.2-7622/2015
2016-01-11
1.3 Leverantörens införandeplan
Till denna Bilaga 5A (Införande) kommer Leverantörens
beskrivning och preliminära plan, för hur Införandet ska
genomföras, att bifogas som Bilaga 5B (Leverantörens preliminära
plan för Införandet). Leverantörens beskrivning och plan för
Införande ska baseras på Leverantörens metodik samt erfarenhet
från införandeprojekt som liknar Införandet och följa den struktur
och de krav som anges i denna bilaga. Den preliminära planen
kommer att uppdateras och fastställas under planering av Införandet
gemensamt mellan Leverantören och Staden. Staden ska alltid äga
rätten att slutligt godkänna den framtagna planen, som efter Stadens
godkännande blir den slutliga planen för Införandet och därmed
ersätter Leverantörens preliminära plan för Införande.
Leverantören ska redovisa en preliminär plan för Införandet
inklusive projektorganisation. Planen ska följa den struktur och de
krav som anges i denna bilaga. Planen ska innehålla föreslagna
delprojekt samt ordning och beroenden mellan delprojekten. Planen
ska innehålla Leverantörens förslag på tidplan och förslag på
Avtalad Leveransdag för Införandets respektive delprojekt.
Delprojekten ska vara beskrivna så att omfattning, organisation,
kriterier för godkännande samt en tidsplan i vilken aktiviteter
tydligt framgår. Delprojektplanerna ska beskriva beroenden till
Staden, Stadens Övriga Leverantörer, Centrala Leverantörer och
nuvarande leverantör.
Den preliminära planen för Införandet ska innehålla beskrivningar
av hur Leverantören planerar Införandet av de särskilda områden
som nämns i denna Bilaga 5A (Införande).
Av den preliminära planen ska tydligt framgå vilka förväntningar
Leverantören har på Staden, nuvarande leverantör samt Stadens
Övriga Leverantörer och Centrala Leverantörer. Planen ska på ett
trovärdigt sätt visa hur Leverantören kommer säkerställa att
Tjänsterna uppfyller Avtalade Specifikationer vid givna datum.
1.4 Tidpunkter för Införandet
Överföring från befintlig leverantör av GSIT 1.0 (Volvo
Information Technology) får påbörjas tidigast 2017-01-01.
Överföring ska vara slutförd och samtliga berörda delprojekt ska ha
uppnått Avtalad Leveransdag senast 2018-10-31.
Beställning, leverans samt managering av surfplattor och smarta
telefoner ska kunna påbörjas per 2017-08-01 eller senare datum
som Staden beslutar, dock senast 2018-08-01.
Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
5 (22)
Bilaga 5A Införande
Dnr: 2.4.2-7622/2015
2016-01-11
Överföringen ska vara slutförd och samtliga delprojekt ska ha
uppnått Avtalad Leveransdag senast 2019-01-01.
2 Leverantörens åtaganden
Leverantören är huvudansvarig för Införandet och ska därmed
arbeta för att Införandet sker enligt den omfattning och den tidplan
som anges i denna bilaga.
Leverantören är ansvarig för att utföra alla uppgifter som, enligt
God Branschpraxis, ingår i denna typ av införande och som krävs
för att Leverantören ska införa Avtalet och Tjänsterna i tid, oavsett
om dessa uppgifter explicit anges nedan eller inte.
Leverantören ska bedriva Införandet på ett sådant sätt att störningar
i Stadens verksamhet samt i Stadens Administrativa Verksamheter
minimeras. Störning för Användare ska minimeras i möjligaste mån
genom att bland annat planlägga kritiska aktiviteter till de perioder
då belastningen i verksamheterna är låg.
Det är av största vikt att Stadens verksamheter är informerade om
förändringar som påverkar dem. Leverantören ansvarar för att
aktivt, och efter överenskommelse med Stadens Centrala
Beställarorganisation, kommunicera aktiviteter som påverkar
verksamheterna.
Under Införandet ska Leverantören samverka med befintlig
leverantör, Stadens Övriga Leverantörer samt Centrala
Leverantörer. Leverantören är ansvarig för att samverka och vara
behjälplig vid planering av befintlig leverantörs avveckling.
Leverantören ska etablera planer och rutiner för kommunikation,
avvikelsehantering, kvalitetssäkring, test, riskhantering och
liknande stödprocesser för att säkerställa ett effektivt Införande.
Leverantören ska planera och säkerställa samtliga resurser som
krävs för att utföra arbetet med Införandet. Leverantören ska vidare
säkerställa att nödvändiga kunskaper samt färdigheter för
tillhandahållandet av Tjänsterna identifieras och tas över från den
befintliga leverantören. Leverantören är medveten och accepterar att
tjänster, motsvarande Tjänsterna, innan Införandet har
tillhandahållits av befintliga leverantörer samt att vissa Tjänster inte
har förekommit.
6 (22) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
Bilaga 5A Införande
Dnr: 2.4.2-7622/2015
2016-01-11
Leverantören ska säkerställa att Leverantörens resurser får åtkomst
till de system, verktyg och platser som krävs för att utföra arbetet
under Införandet. Detta involverar Staden, befintlig leverantör samt
Stadens Övriga Leverantörer och ställer därför krav på att dessa
behov kommuniceras i god tid.
Leverantören ansvarar också för att, under Införandet, följa Stadens
säkerhetskrav i sitt arbete, enligt Bilaga 9 (Säkerhet) och Bilaga 10
(Riktlinjer Informationssäkerhet).
3 Stadens åtaganden
Stadens ansvar vid Införandet begränsar sig till att tillhandahålla
befintlig information och dokumentation om verksamheterna och
system, samt att erbjuda tillgång till de nätverk och lokaler som
krävs för Leverantörens arbete med Införandet. Staden ska
genomföra de beställningar som krävs under Införandet.
Staden ansvarar för att tillsätta Stadens projektorganisation för
Införandet.
4 Planering av Införandet
Som beskrivs i avsnitt 1.3 ska Leverantören i samverkan med
Staden upprätta den slutliga planen för Införandet, vilken utgör en
detaljerad plan där Införandets omfattning och avgränsningar
framgår. Planeringen ska ta hänsyn till och samordnas med
befintliga leverantörers plan för avveckling.
Leverantören ansvarar för att minst, men inte begränsat till, följande
kriterier ska vara uppfyllda under planeringen:



den slutliga planen för Införandet har godkänts av Staden
och bifogats som Bilaga 5B (Leverantörens slutliga plan för
Införandet),
projektdirektiv med mätbara mål samt en plan med en tydlig
beskrivning av projektets omfattning och avgränsningar har
upprättats,
projektets styrgrupp för Införandet är tillsatt och första
styrgruppsmötet har genomförts,
Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
7 (22)
Bilaga 5A Införande
Dnr: 2.4.2-7622/2015
2016-01-11





Leverantören har inkommit med bemanningsplan med
namngivna Nyckelpersoner,
Leverantören har satt sig in i befintliga leverantörers
leveranser, i syfte att identifiera gap mellan befintliga
leverantörers och Leverantörens tänkta leverans,
Leverantören har etablerat kontakter med Stadens befintliga
leverantörer samt med Stadens Övriga Leverantörer och
Centrala Leverantörer,
kriterier för Leveransgodkännande har definierats och
överenskommits, och
Avtalad Leveransdag för Införandet som helhet liksom
Avtalad Leveransdag för respektive delprojekt under
Etablering och Överföring har definierats och
överenskommits.
När samtliga kriterier är uppfyllda ska Leverantören genom
dokumentation påvisa detta och inhämta skriftligt godkännande från
Staden.
Planeringen ska avslutas senast 60 dagar efter Avtalsdagen.
5 Etablering
Leverantören ska genomföra nödvändiga förberedelser och etablera
nödvändig infrastruktur, rutiner, processer samt verktyg för att
kunna ta över ansvaret för Tjänsterna och börja tillhandahålla
Tjänsterna enligt Avtalet.
Leverantören ansvarar för att minst, men inte begränsat till, följande
kriterier ska vara uppfyllda under Etablering:



samverkan på affärsnivå, kontraktsnivå och tjänstenivå
enligt avsnitt 5.2.1, 5.2.2, 5.2.3 och 5.2.4 i Bilaga 3
(Styrning och planering) har etablerats och samtliga
sådana samverkansforum har hållit inledande möten,
Leverantören har genomfört verksamhetskartläggning
och informationsinsamling gällande exempelvis
Tjänster, Användare och behörigheter som ligger som
grund för Överföring, och
Tjänster är förberedda för att kunna beställas och
tillhandahållas enligt Avtalet.
8 (22) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
Bilaga 5A Införande
Dnr: 2.4.2-7622/2015
2016-01-11
När kriterierna ovan är uppfyllda ska Leverantören genom
dokumentation påvisa detta och inhämta skriftligt godkännande från
Staden innan Överföring av Tjänsterna får påbörjas.
6 Överföring av Tjänsterna
Leverantören ska under Överföringen ta över ansvaret för
Tjänsterna och säkerställa att Tjänsterna uppfyller avtalade villkor.
Överföring av Tjänsterna kan exempelvis ske genom delprojekt per
Verksamhetsställe eller per Tjänst som Leverantören och Staden
bedömer mest lämpligt. Staden och Leverantören ska komma
överens om vilka Tjänster och Verksamhetsställe som omfattas av
respektive delprojekt under Överföringen. Överföring av en Tjänst
eller ett Verksamhetsställe som är beroende av delprojekt inom
Etableringen får inte genomföras förrän dessa delprojekt inom
Etableringen är godkända.
Leverantören ska granska och informera sig om respektive
Verksamhetsställe för att ska skapa sig en förståelse för
verksamheten och dess behov. Leverantören ska presentera rutiner
för beställning, fakturering, uppföljning och mallar för respektive
Verksamhetsställe. Vid behov ska Leverantören göra anpassningar
för det specifika Verksamhetsstället, vilka ska godkännas av
projektområdesnivån se avsnitt 9.3.
Leverantören ska säkerställa att varje Verksamhetsställe gör sina
beställningar enligt tidplan. Om beställningar dröjer ska
Leverantören eskalera till projektområdesnivå, se avsnitt 9.3.
Leverantören ansvarar för att minst, men inte begränsat till, följande
kriterier ska vara uppfyllda under Överföringen:


mötesstruktur och mötesfrekvens enligt Bilaga 3
(Styrning och planering) har överenskommits mellan
Parterna och dokumenterats av Leverantören, och
Effektiv Leveransdag per delprojekt har fastställts.
För undvikande av tvivel hänvisas till de tidpunkter gällande
Överföring som anges i avsnitt 1.4 Tidpunkter för Införandet.
När kriterierna ovan är uppfyllda ska Leverantören genom
dokumentation påvisa detta och inhämta skriftligt godkännande från
Staden innan projektavslut får påbörjas.
Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
9 (22)
Bilaga 5A Införande
Dnr: 2.4.2-7622/2015
2016-01-11
7 Projektavslut
Under projektavslut för Införandet sker avslutande aktiviteter såsom
erfarenhetsåtervinning och sammanställning av dokumentationen.
Leverantören ansvarar för att minst, men inte begränsat till, följande
kriterier ska vara uppfyllda under projektavslut:




all Dokumentation ska vara upprättad och tillgänglig för
Staden,
aktiviteter för erfarenhetsåtervinning har genomförts och
dokumenterats,
Leverantören ska ha överlämnat ansvaret från sin
projektorganisation till drift- och förvaltningsorganisation,
och
slutrapport har godkänts av Staden.
När kriterierna ovan är uppfyllda ska Leverantören genom
dokumentation påvisa detta och inhämta skriftligt godkännande från
Staden.
Senast 60 dagar efter Effektiv Leveransdag för det sista delprojektet
inom Överföring ska kriterierna enligt ovan vara uppfyllda.
8 Särskilda områden
8.1 Allmänt
Införandet kommer att bli komplext, exempelvis genom de stora
volymer Digitala Enheter som Leverantören kommer att hantera.
Vissa områden kommer att kräva särskilt fokus vid Införandet.
Införandet för dessa områden antas bli särskilt komplext och kan
kräva särskilda typer av arbetsinsatser, samt ett tätt samarbete med
Stadens Centrala Beställarorganisation.
8.2 Katalogtjänst
Leverantören ska etablera Stadens katalogtjänst, beskriven i avsnitt
9 i Bilaga 7A (Tjänster för Digitala Enheter).
Katalogtjänsten ska baseras på innehåll och tjänster i befintlig
katalogtjänst, se Bilaga U3 (Nuläge och volymer) i anbudsinbjudan,
följa Stadens målarkitektur, se Bilaga U4 (Målarkitektur) i
anbudsinbjudan samt det preliminära ramverk som Stadens Centrala
Beställarorganisation tar fram till den tidpunkt då Etablering
10 (22) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
Bilaga 5A Införande
Dnr: 2.4.2-7622/2015
2016-01-11
påbörjas. Detta preliminära ramverk ska överenskommas mellan
Stadens Centrala Beställarorganisation och Leverantören, där
Staden har beslutanderätt.
8.3 Identitetshanterings- och
provisioneringstjänst (IDM)
Leverantören ska etablera Stadens identitetshanterings- och
provisioneringstjänst (IDM), enligt avsnitt 10 i Bilaga 7A (Tjänster
för Digitala Enheter).
Lösningen ska baseras på de funktioner och regelverk som finns i
Stadens befintliga provisioneringslösning, se Bilaga U3 (Nuläge
och volymer) i anbudsinbjudan, följa Stadens målarkitektur, se
Bilaga U4 (Målarkitektur) i anbudsinbjudan samt det preliminära
ramverk som Stadens Centrala Beställarorganisation tar fram till
den tidpunkt då Etablering påbörjas. Detta preliminära ramverk ska
överenskommas mellan Stadens Centrala Beställarorganisation och
Leverantören, där Staden har beslutanderätt.
8.4 Realisering av samverkan med GSIT 2.0leverantören
Som beskrivs i Bilaga 7C (Leveranser från GSIT 2.0-leverantören)
kommer vissa tjänster att tillhandahållas från GSIT 2.0leverantören.
Av särskild vikt är att Leverantören vid Införandet ska koordinera
Införandet med det införande som GSIT 2.0-leverantören genomför
för att tjänsterna till Användare ska fungera fullt ut.
8.5 Realisering av Stadens målarkitektur
Stadens målarkitektur, se Bilaga U4 (Målarkitektur) i
anbudsinbjudan, påverkar Införandets komplexitet då den innebär
förändringar utifrån hur nuvarande it-miljö i Staden är uppsatt.
Tidigare var Stadens it-miljö och Stadens Administrativa
Verksamheters it-miljö gemensam, men i samband med Införandet
sker en delning av dessa båda it-miljöer. Leverantören ska bedriva
Införandet på ett sådant sätt att målarkitekturen realiseras.
8.6 Etablering av Portal, beställningsrutiner,
samverkan, rapportering, processer och
uppföljning
Staden är en stor och komplex organisation vilket ställer krav på att
Leverantören under Införandet tar höjd för att arbetet med
Införandet av exempelvis Portalen, beställningsrutiner, samverkan,
Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
11 (22)
Bilaga 5A Införande
Dnr: 2.4.2-7622/2015
2016-01-11
rapportering, processer och uppföljning kommer att vara komplext.
De beställningspaket och beställningsbara tjänster som ska finnas i
Portalen ska implementeras under Införandet. Detta omfattar också
faktureringsrutiner och fakturamatchning.
Leverantören ska ta hänsyn till Produktleverantörs hyresperiod och
synkronisera Leverantörens motsvarande Tjänsteavgifter.
För undvikande av tvivel ska Leverantören för detta ha en nära
samverkan med övriga relevanta parter, framförallt
Produktleverantör och GSIT 2.0-leverantören.
8.7 Ansvarsövertagande av Digitala Enheter
som ägs av Staden
Leverantören ska under Införandet ta över ansvaret för de Digitala
Enheter som ägs av Staden genom att exempelvis hantera enheterna,
så som beskrivs i Bilaga 6A (Generella krav på Tjänsterna), och
managera enheterna, så som beskrivs i Bilaga 7A (Tjänster för
Digitala Enheter). Leverantören ska säkerställa att Tjänsterna
fungerar avsett på de Digitala Enheter som ägs av Staden.
För undvikande av tvivel omfattar ovan inte de datorer befintlig
leverantör, Volvo Information Technology, ansvarar för att
avveckla, vilket beskriv i avsnitt 13.
8.8 Etablering av samverkan med
Produktleverantör och leverans av
Digitala Enheter och Kringutrustning
Leverantören ska under Införandet etablera samverkan och rutiner
för leveranser av nya Digitala Enheter och Kringutrustning till
Verksamhetsställen, enligt Bilaga 7A (Tjänster för Digitala
Enheter). För detta ska Leverantören ansvara för att etablera rutiner
och processer med Produktleverantör. Under Införandet ska
Leverantören säkerställa att verksamheter får nya Digitala Enheter
och Kringutrustning levererade. Detta förväntas i huvudsak att ske
under Överföringen, se avsnitt 6, och leverans av nya Digitala
Enheter och Kringutrustning ska koordineras med avveckling av
befintliga datorer, se avsnitt 8.10.
Leverantören ska under Införandet, inom ramen för sin ersättning
för Införandet så som beskrivs i avsnitt 11, etablera samverkan med
en (1) Produktleverantör för hantering av nya Digitala Enheter och
ny Kringutrustning.
12 (22) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
Bilaga 5A Införande
Dnr: 2.4.2-7622/2015
2016-01-11
Leverantören ska säkerställa att Tjänsterna fungerar som avsett på
de nya Digitala Enheter och Kringutrustning som tillhandahålls av
Produktleverantör.
För undvikande av tvivel ska Leverantörens ersättning för att
förbereda, konfigurera och leverera Digitala Enheter under
Införandet ingå i Leverantörens ersättning för Införandet, se avsnitt
11.
8.9 Service Desk som SPOC för Staden
Leverantören ska under Införandet av Service Desk överta ansvaret
för Service Desk från Stadens befintliga leverantörer av
servicedesk-tjänster, vilka beskrivs i Bilaga U3 (Nuläge och
volymer) i anbudsinbjudan.
Leverantören ska ha en nära samverkan med befintliga leverantörer
av Service Desk, Elevsupport, ServiceCentrum och Support
Skolplattform för att säkerställa en väl fungerande Service Desk i
enlighet med Bilaga 7B (Service Desk).
Därutöver ska Leverantören samverka med Stadens Övriga
Leverantörer för att etablera rutiner och processer för support och
ärendehantering, samt med GSIT 2.0-leverantören för hantering av
ärenden gällande Centrala Leverantörer. Leverantören ska ansvara
för att samordna och leda denna samverkan.
8.10 Koordinering med avveckling av
befintliga datorer
Stadens befintliga leverantör ansvarar för att omhänderta befintliga
datorer som ersätts i samband med överföringen.
Staden har tillsammans med Stadens befintliga leverantör av GSIT
1.0 tagit fram en avvecklingsplan för datorer som framgår av
bifogade dokument i avsnitt 13.1.1.
Leverantören ska i sin planering av Överföringen ta hänsyn till
avvecklingsplanen.
Stadens syfte med att tillhandahålla nedanstående uppgifter är att
underlätta för Leverantören att planera för Införandet och
säkerställa att Leverantörens leverans av Digitala Enheter är
koordinerad med avvecklingen av befintliga datorer för att
Användarna alltid ska kunna nyttja Tjänsterna.
Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
13 (22)
Bilaga 5A Införande
Dnr: 2.4.2-7622/2015
2016-01-11
Det antal datorer som framgår i avvecklingsplanen avser de antal
datorer som Stadens befintliga leverantör ska avveckla. Antalet
datorer som ska avvecklas kan skilja något från det slutliga antalet
som Leverantören ska tillhandahålla inom ramen för Avtalet.
Staden vill understryka att de uppgifter som redovisas i
avvecklingsplanen speglar ett nuläge och kan komma att uppdateras
i slutliga planeringen av Införandet.
8.11 Massbeställningar inför läsårsstart 2018
Leverantören ska, om Införandet pågår vid läsårsstart 2018, som en
del av avtalade Tjänster ansvara för hantering av massbeställningar,
vilket syftar till att säkerställa att Verksamhetställen får beställda
Digitala Enheter och Kringutrustning levererade vid läsårsstart.
Hanteringen beskrivs närmare i avsnitt 12.10 Rutin för
massbeställningar inför läsårsstart i Bilaga 7A (Tjänster för Digitala
Enheter). För undvikande av tvivel gäller detta även om Införandet
är pågående vid tidpunkten.
9 Organisation och samverkan
9.1 Allmänt
Leverantören ska ansvara för att etablera projektorganisation för
Införandet.
14 (22) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
Bilaga 5A Införande
Dnr: 2.4.2-7622/2015
2016-01-11
Figur 1: Illustrativt exempel projektorganisation
9.2 Projekt
På övergripande nivå struktureras Införandet i form av ett projekt
med två (2) ingående projektområden och med underliggande
delprojekt.
Leverantören är ansvarig för att planera, driva, följa upp och
rapportera projektet samt ingående projektområden och delprojekt i
enlighet med planen för Införandet och detaljerade tidplaner samt
att löpande rapportera till projektets styrgrupp. Projektet etablerar
planer och rutiner för kommunikation, kvalitetssäkring, test,
riskhantering och liknande stödprocesser för att säkerställa ett
effektivt genomförande av införandeprojektet och uppfyllnad av
målen med Införandet.
Leverantören ska tillsätta Nyckelperson som införandeansvarig som
är operativt ansvarig för ledning och samordning för Införandet, i
enlighet med Bilaga 3 (Styrning och planering).
9.3 Projektområde för Etablering och
Överföring
Det ska finnas separata projektområden för Etablering och
Överföring. Leverantören är ansvarig för att planera, driva, följa
upp och rapportera båda projektområdena.
Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
15 (22)
Bilaga 5A Införande
Dnr: 2.4.2-7622/2015
2016-01-11
9.4 Delprojekt
Leverantören ansvarar för att driva och leda delprojekten för
Etablering och Överföring av Tjänsterna.
Varje delprojekt ska ha en delprojektplan, vilken ska granskas och
godkännas av projektområdet. Parterna ska, under planeringen,
fastställa Avtalad Leveransdag för respektive delprojekt och senare
genom testning och leveransverifiering fastställa Effektiv
Leveransdag. Delprojektplanerna ska minst innehålla beskrivning
av omfattning, organisation, kriterier för godkännande och tidsplan
med aktiviteter. Av delprojektplanen ska också framgå till vilken av
de fyra (4) Milstolparna enligt avsnitt 11 Ersättning för Införandet
som delprojektet hör.
Staden kommer att tillsätta erforderliga resurser centralt och lokalt
för respektive verksamhet som kommer utgöra kontaktytor
gentemot delprojekten. Leverantören ska arbeta med Staden centralt
och lokalt för att säkerställa ett välfungerande Införande för
samtliga Verksamhetsställen.
9.5 Styrgrupper och samverkan
Projektet rapporterar till en operativ styrgrupp, vilken består av
representanter från Leverantören och Staden. Den operativa
styrgruppen säkerställer att projektet är i linje med den slutliga
planen för Införandet. Den operativa styrgruppen är ansvarig för att
ta beslut om projektet inom planens ramar.
Den operativa styrgruppen rapporterar i sin tur till en formell
styrgrupp bestående av representanter på kontraktsnivån från båda
Parter. Den formella styrgruppen godkänner och beslutar om
eventuella förändringar av planen samt godkänner projektets
resultat.
10 Tester och
Leveransgodkännande
10.1 Allmänt
Följande tester ska genomföras:


Leverantörens nödvändiga tester i Leverantörens
utvecklings- och/eller testmiljö,
Stadens Acceptanstester i produktionsliknande miljö,
16 (22) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
Bilaga 5A Införande
Dnr: 2.4.2-7622/2015
2016-01-11


Leverantörens Leveranstester i produktionsmiljö, och
Stadens leveransverifiering i produktionsmiljö.
Innan Överföring av Tjänsterna ska Leverantören i samråd med
Staden och befintlig leverantör genomföra så kallade nollmätningar
för tjänsterna som framgår av Bilaga 7A (Tjänster för Digitala
Enheter) samt tillsammans med GSIT 2.0-leverantören för
tjänsterna som beskrivs i Bilaga 7C (Leveranser från GSIT 2.0leverantören). Nollmätningar innebär exempelvis att tiden för
inloggning, eller svartider undersöks i den befintliga miljön. Under
Överföringen av Tjänsterna ska Leverantören genomföra nya
mätningar för att identifiera och kunna åtgärda eventuella
försämringar gentemot nollmätningarna.
10.2 Leverantörens tester
Leverantören ska genomföra nödvändiga tester i relevant
utvecklings- och/eller testmiljö i syfte att säkerställa att Tjänster,
system och applikationer fungerar som avsett.
När Leverantören genomfört sina tester med godkända resultat ska
Leverantören skriftligen meddela Staden att Acceptanstest kan
påbörjas.
10.3 Acceptanstest
Staden genomför Acceptanstester i syfte att säkerställa att
Tjänsterna överensstämmer med Avtalad Specifikation inför
driftsättning. Leverantören ska säkerställa att de Tjänster som är
föremål för Acceptanstest är tillgängliga i produktionsliknande
miljö.
Acceptanstest ska påbörjas senast tio (10) Arbetsdagar efter
Leverantörens skriftliga meddelande om godkända resultat av
Leverantörens tester och pågå i högst 21 kalenderdagar.
Staden ska utan dröjsmål under Acceptanstestperioden meddela
Leverantören när levererade Tjänster avviker från Avtalad
Specifikation.
Godkänner Staden inte leveransen, kommer Staden skriftligen ange
vilka avvikelser från Avtalad Specifikation som medför att
leveransen inte godkänns. Leverantören ska åtgärda de avvikelser
som föreligger från Avtalad Specifikation. Om Staden så begär och
avvikelsen är väsentlig, ska nytt Acceptanstest genomföras.
Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
17 (22)
Bilaga 5A Införande
Dnr: 2.4.2-7622/2015
2016-01-11
Staden kommer senast vid Acceptanstestperiodens utgång
skriftligen meddela Leverantören huruvida Acceptanstesterna
godkänns eller inte. Om Staden inte gett ett sådant skriftligt
meddelande, ska Acceptanstesterna anses godkända tio (10)
Arbetsdagar efter Acceptanstestperiodens utgång.
10.4 Leveranstest
Efter att Staden meddelat att Acceptanstester har genomförts med
godkända resultat kan produktionssättning ske med efterföljande
Leveranstester. Leverantören ska genomföra Leveranstester för att
säkerställa att produktionssättning fungerat på avsett sätt.
10.5 Leveransverifiering
Efter att Leverantören meddelat att Leveranstest har genomförts
med godkända resultat och att leveransverifiering kan påbörjas
startar leveransverifieringsperioden. Leveransverifiering ska kunna
ske per delprojekt.
Leveransverifieringsperioden ska vara minst 30 kalenderdagar
under vilken tillhandahållandet av Tjänsterna ska uppfylla Avtalad
Specifikation för respektive Tjänst, där mätning av Servicenivå sker
på överenskomna Tjänster. Leverantören ska senast fem (5)
kalenderdagar efter leveransverifieringsperiodens slut tillhandahålla
statistik över inträffade incidenter och händelser samt uppfyllnad av
Servicenivåer i beslutat format för rapportering. På detta sätt visar
Leverantören inte bara att Tjänsterna är etablerade utan också att
mätning och rapportering fungerar i enlighet med Avtalet.
Om Tjänsterna under leveransverifieringsperioden inte uppfyller
Avtalad Specifikation, ska Staden skriftligen underrätta
Leverantören om detta och i meddelandet ange vilka delar som inte
uppfylls.
Staden ska senast vid leveransverifieringsperiodens utgång
skriftligen meddela Leverantören huruvida leveransverifieringen
godkänns eller inte.
Effektiv Leveransdag är den dag då:
a) Tjänsterna och tillhandahållandet av Tjänsterna ingående i
delprojekt godkänns av Staden, eller
b) Leveransverifieringsperioden för delprojekt har upphört utan
att Staden har gjort befogad anmärkning inom tio (10)
Arbetsdagar efter leveransverifieringsperiodens utgång, eller
18 (22) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
Bilaga 5A Införande
Dnr: 2.4.2-7622/2015
2016-01-11
c) Leverantören har åtgärdat påtalade fel och brister, samt vid
behov på nytt utfört Leveranstest och meddelat Staden att
leverans har skett, varpå en ny leveransverifieringsperiod för
delprojekt genomförts med godkänt resultat.
11 Ersättning för Införandet
Allt arbete med Införandet ersätts genom en fast avgift enligt vad
som framgår av Bilaga 8 (Prislista).
Ersättning för Införandet betalas ut enligt följande:



tio (10) procent betalas ut när planeringen är avslutad och
godkänd av Staden,
70 procent betalas ut vid fyra (4) Milstolpar fördelade
utifrån den slutliga planen för Införandet. Utbetalning sker
först efter Effektiv Leveransdag för samtliga delprojekt
kopplade till respektive Milstolpe. Den fjärde utbetalningen
sker först efter Effektiv Leveransdag för det sista
delprojektet, och
20 procent betalas ut när projektavslut är godkänd av
Staden.
Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
19 (22)
Bilaga 5A Införande
Dnr: 2.4.2-7622/2015
2016-01-11
12 Försenat Införande
12.1 Leverantörens försening
Leveransförsening föreligger om en Effektiv Leveransdag inträffar
senare än Avtalad Leveransdag, och detta beror på Leverantören
eller något förhållande på dennes sida. Leveransförsening föreligger
också om planeringen respektive projektavslut inte fullgörs inom
överenskommen tidsram.
Leverantören ska säkerställa att Effektiv Leveransdag inte infaller
efter Avtalad Leveransdag för respektive delprojekt.
Om Leverantören befarar att Avtalad Leveransdag inte kommer att
nås, ska Leverantören skyndsamt
a) informera Staden om anledningen därtill,
b) informera Staden om konsekvenserna därav, och
c) vidta alla rimliga åtgärder, inklusive tillhandahållande av
extra resurser, som krävs för att säkerställa att delprojektet
kan genomföras så snart som rimligen är möjligt.
För tydlighets skull ska det noteras att ett meddelande om förväntad
försening enligt ovan inte befriar Leverantören från det ansvar eller
de skyldigheter som Avtalet ålägger denne vid försening.
Om Leverantörens försening överstiger tio (10) veckor, har Staden
rätt att säga upp Avtalet på saklig grund i enlighet med
Huvudavtalet avsnitt 19.3.2 (Stadens rätt att säga upp Avtalet på
saklig grund).
12.2 Stadens försening
Vid försening som beror på omständigheter hänförliga till Staden
enligt villkoren i Avtalet, ska Leverantören ha rätt att skjuta fram
Avtalad Leveransdag för berört delprojekt i den utsträckning som
sådan omständighet fördröjt Leverantörens arbete.
12.3 Innehållande av betalning och vite
Om Leverantören är försenad, och denne inte har rätt att skjuta fram
tidpunkten för leverans, har Staden rätt att innehålla betalning och
utkräva vite från Leverantören i enlighet med vad som föreskrivs
nedan.
20 (22) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
Bilaga 5A Införande
Dnr: 2.4.2-7622/2015
2016-01-11
Dröjsmål på grund av försening i ett delprojekt innebär inte per
automatik en försening i projektet.
12.3.1 Innehållande av betalning
Staden har rätt att innehålla betalning av den ersättning som ska
utgå för Införandet under förutsättning att leveransförsening
föreligger och att detta beror på Leverantören eller något
förhållande på dennes sida.
Stadens rätt att innehålla betalning av ersättning sträcker sig till dess
att kriterierna uppfyllts och godkänts.
12.3.2 Vite
Vite utgår för respektive delprojekt, under förutsättning att
leveransförsening föreligger och att detta beror på Leverantören
eller något förhållande på dennes sida.
Vite vid leveransförsening i respektive delprojekt utgår med en (1)
procent av det belopp som utgörs av ersättningen för den Milstolpe
delprojektet tillhör, per påbörjad förseningsvecka. För det fall en
Milstolpe innehåller flera delprojekt ska beloppet delas lika mellan
samtliga i Milstolpen ingående delprojekten. För undvikande av
tvivel ska exempelvis beloppet för vitesberäkning för försenat
delprojekt som ingår i en Milstolpe som innehåller fyra (4)
delprojekt anses utgöra en fjärdedel av ersättningen för den
Milstolpen. Eventuella viten faktureras av Staden alternativt
avräknas från ersättningen för Införandet.
12.3.3 Ersättning för merkostnader
Om Staden på grund av Leverantörens försening behöver anlita
tjänster från exempelvis tredje part, till exempel genom att begära
en förlängd tjänsteleverans från en tidigare leverantör, har Staden
rätt att utkräva ersättning för dessa merkostnader från Leverantören
i den mån de överstiger vite som utgått för förseningen.
12.3.4 Maximalt vite och skadestånd
Förseningsvite under Införandet kan maximalt utgå med det högsta
av tio (10) miljoner kronor, alternativt med 15 procent av
Leverantörens totala ersättning för Införandet.
För undvikande av missförstånd gäller att om Leverantörens
försening leder till skada för Staden, utgår skadestånd enligt
Huvudavtalets avsnitt 18 (Påföljder, ansvar och
ansvarsbegränsningar). Dock gäller att utbetalat vite ska avräknas
eventuellt skadestånd.
Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
21 (22)
Bilaga 5A Införande
Dnr: 2.4.2-7622/2015
2016-01-11
13 Avveckling av befintliga
datorer
13.1 Allmänt
Till detta avsnitt har Staden bifogat sammanställningar i
excelformat gällande Stadens avvecklingsplan av befintliga datorer
samt lista över Stadens Verksamhetsställen. Staden vill understryka
att de uppgifter som redovisas i detta avsnitt 13, inklusive bifogade
sammanställningar i excelformat, speglar ett nuläge och kan komma
att uppdateras i slutliga planeringen av Införandet.
13.1.1 Nuläge avvecklingsplan datorer befintlig leverantör
av GSIT 1.0
I bifogad sammanställning i excelformat ”Nuläge Avvecklingsplan
datorer befintlig leverantör av GSIT 1.0” framgår överenskommen
avvecklingsplan för datorer med befintlig leverantör av GSIT 1.0.
13.1.2 Nuläge Stadens Verksamhetsställen
I bifogad sammanställning i excelformat ”Nuläge Stadens
Verksamhetsställen” framgår Stadens Verksamhetsställen.
22 (22) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter