Åpen anbudskonkurranse Tilbudsinvitasjon – renhold 56 Statens Hus, Vadsø H001 Renhold 200500022 1 AV 11 INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE (ÅPEN KONKURRANSE) 56 Statens hus i Vadsø Renhold Mal godkjent dato: 15.11.2015 Mal DocuLive nr. 201500886-3 Mal dokumenteier: E-direktør Mal utgiver og forfatter: FJ Åpen anbudskonkurranse Tilbudsinvitasjon – renhold 56 Statens Hus, Vadsø H001 Renhold 200500022 2 AV 11 Innhold 1 2 3 4 5 6 7 Generelt om oppdraget ...................................................................................................................... 3 1.1 Invitasjon og orientering ............................................................................................................ 3 1.2 Kunngjøring................................................................................................................................ 3 1.3 Poster som ikke er prissatt ........................................................................................................ 3 1.4 Kontraktsbestemmelser ............................................................................................................. 4 1.5 Tilbudsbefaring .......................................................................................................................... 4 1.6 Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget ....................................................... 4 Orientering om oppdraget .................................................................................................................. 5 2.1 Generelt ..................................................................................................................................... 5 2.2 Fasiliteter som oppdragsgiver stiller til rådighet ........................................................................ 5 2.3 0-stilling ...................................................................................................................................... 5 2.4 Annen informasjon ..................................................................................................................... 5 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen ................................................................. 5 3.1 Lov om offentlige anskaffelser ................................................................................................... 5 3.2 Prinsipper for anbudskonkurransen .......................................................................................... 6 3.3 Offentlighet................................................................................................................................. 6 3.4 Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner ............................................................. 6 3.5 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse – avviste tilbud ................................................ 6 Statsbyggs evaluering av tilbudet ...................................................................................................... 6 4.1 Kvalifisering - Tildeling ............................................................................................................... 6 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen .................................................................................. 7 4.3 Attest for skatt og merverdiavgift ............................................................................................... 7 4.4 Tildelingskriterier i denne konkurransen.................................................................................... 8 Avvik fra konkurransegrunnlaget ....................................................................................................... 8 5.1 Generelt om forbehold og avvik................................................................................................. 8 5.2 Alternative tilbud ........................................................................................................................ 9 5.3 Tilbud på deler av oppdraget ..................................................................................................... 9 Krav til tilbudet.................................................................................................................................... 9 6.1 Elektronisk tilbudsavgivelse ....................................................................................................... 9 6.2 Vedståelsesfrist ......................................................................................................................... 9 6.3 Tilbudets språk .......................................................................................................................... 9 6.4 Hva skal leveres – hvilken filstruktur skal benyttes? ................................................................. 9 6.5 Innleveringssted og tilbudsfrist ................................................................................................ 10 Vedlegg ............................................................................................................................................ 11 Mal godkjent dato: 15.11.2015 Mal DocuLive nr. 201500886-3 Mal dokumenteier: E-direktør Mal utgiver og forfatter: FJ Åpen anbudskonkurranse Tilbudsinvitasjon – renhold 56 Statens Hus, Vadsø H001 Renhold 200500022 3 AV 11 1 Generelt om oppdraget 1.1 Invitasjon og orientering Statsbygg ber om tilbud på rengjøring av: Statens hus i Vadsø. Bygningen er et administrasjons- og kontorbygg. Det skal gis pris på følgende arealer: Blokk A: Kartverkets lokaler i 2. etasje samt garderober og korridor i kjeller. Ca. 350 kvm. Blokk B: Halve 3. etasje + møterommet samt hele 4. etasje. Ca. 1300 kvm. Se vedlagt romskjema for detaljer garderober, kontorer og korridorer. Vaskefrekvens er som følger: Kontorer: Vaske hver 2.dag. Støvtørk og søppeltømming daglig. Fellesarealer fløy B: Toaletter, korridorer, pauserom – hver dag. Støvtørk og søppeltømming daglig. Kjeller fløy A: Korridorer vaskes én gang pr. uke. Garderober og toaletter vaskes 2 ganger pr. uke. Konkurransegrunnlaget består av: Denne invitasjonen og tilbudsskjema Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for rengjøring (Renholdsboka), utgave … med vedlegg Utkast til avtaledokument (vedlegg) Romplan og oversikt over arealer Konkurransegrunnlaget er i sin helhet lagt ut elektronisk for nedlasting fra Doffin-databasen. Leverandører som ønsker å delta i konkurransen, oppfordres til å registrere sin interesse i Doffin for å få varsler om tilleggsopplysninger, rettelser og endringer som Statsbygg publiserer. 1.2 Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i Doffin-basen og TED-basen den 22.04.16. 1.3 Poster som ikke er prissatt Poster som ikke er priset i tilbudet vil anses innkalkulert i andre poster, med mindre annet er angitt i tilbudsbrevet. Mal godkjent dato: 15.11.2015 Mal DocuLive nr. 201500886-3 Mal dokumenteier: E-direktør Mal utgiver og forfatter: FJ Åpen anbudskonkurranse Tilbudsinvitasjon – renhold 56 Statens Hus, Vadsø H001 Renhold 200500022 4 AV 11 1.4 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av vedlagte kontraktsvilkår; Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for rengjøring (Renholdsboka), jf. vedlegg. Statsbygg har i sine kontraktsbestemmelser inntatt krav til gjengs lønns- og arbeidsvilkår for arbeidstakere som utfører arbeid iht. våre tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter, samt krav til dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift av 08.02.08 nr 112. Merk også at faktura og kreditnota skal sendes elektronisk til Statsbyggs fakturamottak i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Faktura og kreditnota skal formidles via aksesspunkt i meldingsformidlerinfrastrukturen som forvaltes av DIFI. 1.5 Tilbudsbefaring Det vil bli avholdt en befaring for samtlige tilbydere tirsdag 10. mai 2016. kl. 10.00 Damsveien 1. Vadsø Formålet med befaringen er å avdekke og avklare eventuelle uklarheter i konkurransegrunnlaget, og for øvrig foreta en nærmere presisering av oppdraget. Tilbyderne oppfordres til å gå grundig gjennom konkurransegrunnlaget før befaringen, og eventuelt stille spørsmål til grunnlaget på forhånd, jf pkt 1.6 nedenfor. Tilbyderen oppfordres til å delta i en felles befaring. Referat fra befaringen sendes uten ugrunnet opphold til samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget legges kun ut i Doffin, og de som har registrert sin interesse for konkurransen, jf. pkt 1.1 ovenfor, vil få varsel per epost fra Doffin. Deltakere på befaringen skal oppgi navn og firma. Reiseutgifter m.v. i forbindelse med befaringen dekkes ikke av Statsbygg. 1.6 Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller inneholder forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han skriftlig ta kontakt med Statsbygg ved Ståle Eilertsen, [email protected] med kopi til Kjetil Andberg, [email protected]. Tilbyderen oppfordres til å ta kontakt i god tid før tilbudsfristens utløp, slik at Statsbygg har muligheten til å vurdere om konkurransegrunnlaget skal endres, presiseres eller utdypes. Kopi av spørsmålene og Statsbyggs svar og rettelser av konkurransegrunnlaget legges kun ut i Doffin, og de som har registrert sin interesse for konkurransen, jf. pkt 1.1 ovenfor, vil få varsel per epost fra Doffin. Mal godkjent dato: 15.11.2015 Mal DocuLive nr. 201500886-3 Mal dokumenteier: E-direktør Mal utgiver og forfatter: FJ Åpen anbudskonkurranse Tilbudsinvitasjon – renhold 56 Statens Hus, Vadsø H001 Renhold 200500022 5 AV 11 2 Orientering om oppdraget 2.1 Generelt Det angitte renholdsareal er veiledende. Mindre avvik berettiger ikke til tillegg. Det ønskes videre opsjonspris på arbeider utover det som er oppgitt i pkt. 1.1, og gjelder følgende arbeider på øvrige arealer: Renhold i ferier Renhold ved sykdom Oppdraget baserer seg på NS-INSTA 800:2010. 2.2 Fasiliteter som oppdragsgiver stiller til rådighet Alle oppdragsgivers bøttekott kan disponeres av oppdragstaker. Behov for lagerrom garderobe/oppholdsrom vil bli tilfredsstilt så langt som mulig, moppe-vaskeri stilles ikke til disposisjon. Det forutsettes at leverandøren orienterer seg om disse fasiliteter under befaringen (samordne med pkt 1.5). Oppdragsgiver disponerer ikke fasadelift for bygget, jf. Renholdsboka pkt 3.5. 2.3 0-stilling Leverandørene må på befaringen orienterer seg om standarden på renholdsobjektet slik at de har et grunnlag for å vurdere hva det eventuelt vil koste ekstra å gi lokalene den behandling som trengs ved kontraktsperiodens start for å oppnå en tilfredsstillende kvalitet (”0-stilling”) iht NS-INSTA 800:2010 og Vedlegg 3 til Renholdsboka. Se om dette Renholdsboka pkt 3.2. 2.4 Annen informasjon Statsbygg driftsleder for bygget er Kjetil Andberg. Han er ansvarlig for befaring og eventuelle spørsmål m.m. 3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 3.1 Lov om offentlige anskaffelser Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (anskaffelsesforskriften). For denne anskaffelsen gjelder ovennevnte, samt reglene i dette konkurransegrunnlaget. Denne anskaffelsen følger prosedyren ”åpen anbudskonkurranse”. Mal godkjent dato: 15.11.2015 Mal DocuLive nr. 201500886-3 Mal dokumenteier: E-direktør Mal utgiver og forfatter: FJ Åpen anbudskonkurranse Tilbudsinvitasjon – renhold 56 Statens Hus, Vadsø H001 Renhold 200500022 6 AV 11 3.2 Prinsipper for anbudskonkurransen Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbyderne. Tilbyderne har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Det er ikke adgang til å endre tilbudene, og det er heller ikke adgang til å forhandle. 3.3 Offentlighet Anskaffelsesprotokollens opplysninger om deltakere er offentlige. Tilbudssummer ikke offentlig før etter kontraktsinngåelse. Tilbudsåpningen er ikke offentlig, men vil finne sted i Statsbyggs lokaler i Kaigata 4, Tromsø, tirsdag 7. juni 2016. kl.1300. 3.4 Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner Statsbygg skal ikke søke eller motta råd som kan bli benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner for denne aktuelle anskaffelse fra noen som kan ha økonomiske interesser i anskaffelsen når dette skjer på en måte som vil kunne utelukke konkurranse. En tilbyder som har blitt benyttet som rådgiver under utarbeidelsen av spesifikasjoner på en måte som vil kunne utelukke konkurranse som ovenfor nevnt, vil bli avvist. 3.5 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse – avviste tilbud Statsbygg forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Statsbygg kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 4 Statsbyggs evaluering av tilbudet 4.1 Kvalifisering - Tildeling Evalueringen av tilbudene vil skje i to omganger. Først vil tilbyderne bli vurdert i forhold til de oppførte kvalifikasjonskrav. Tilbydere som ikke anses å oppfylle kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Disse tilbyderne vil dermed ikke få innholdet i tilbudet nærmere vurdert. De tilbyderne som anses kvalifisert, går videre til tildelingsfasen. I denne fasen vil tilbudet bli evaluert i forhold til de oppførte tildelingskriterier. Evalueringen vil i begge faser ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjon. Det er derfor viktig at tilbudene inneholder all etterspurt dokumentasjon. Tilbydere som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil kunne bli avvist. Mal godkjent dato: 15.11.2015 Mal DocuLive nr. 201500886-3 Mal dokumenteier: E-direktør Mal utgiver og forfatter: FJ Åpen anbudskonkurranse Tilbudsinvitasjon – renhold 56 Statens Hus, Vadsø H001 Renhold 200500022 7 AV 11 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Følgende kvalifikasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: Kvalifikasjonskriterium Organisatorisk og juridisk stilling Kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak og sikker gjennomføringsevne Økonomisk og finansiell kapasitet Tilstrekkelig finansiell gjennomføringsevne Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha nødvendig kompetanse for å utføre renhold i forhold til riktig kvalitet. Firmaet må ha kompetanse/erfaring med gjennomføring fra oppdrag av tilsvarende størrelse. Dokumentasjon 1. Firmaattest, for utenlandske firmaer kreves tilsvarende attest bestemt ved lovgivning i det landet hvor foretaket er registrert alternativt StartBANK ID. 2. Oversikt over antall ansatte i foretaket. Sammendrag av foretakets årsregnskap, inkludert revisjonsberetning for 3 siste år alternativt StartBANK ID. Oversikt over referanseprosjekter for siste tre år med prosjektets størrelse og tidspunkt for utførelse. Tilbydere som vil støtte seg på andre foretaks kapasitet/kompetanse for å bli kvalifisert, må godtgjøre at de reelt disponerer over de aktuelle ressurser. Som dokumentasjon kan vedlegges solidaransvarserklæring eller lignende, jf. anskaffelsesforskriften § 17-8 (2), og f eks forside på signert avtale mellom partene eller egenerklæring fra underleverandør om at samarbeid er inngått, jf. anskaffelsesforskriften § 17-9 (2). 4.3 Attest for skatt og merverdiavgift Det skal leveres felles attest for skatt (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) og merverdiavgift (Skatteattest). Skatteattest bestilles i Altinn. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Tilbydere med forretningsadresse i andre EØS-land enn Norge skal fremlegge tilsvarende attester iht anskaffelsesforskriften §§ 11- 10 (3) og 20-12 (3). Mal godkjent dato: 15.11.2015 Mal DocuLive nr. 201500886-3 Mal dokumenteier: E-direktør Mal utgiver og forfatter: FJ Åpen anbudskonkurranse Tilbudsinvitasjon – renhold 56 Statens Hus, Vadsø H001 Renhold 200500022 8 AV 11 4.4 Tildelingskriterier i denne konkurransen Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Prioritet/vekt 70 % Tildelingskriterium Pris 30 % Kvalitet på gjennomføring av oppdrag, herunder; god operasjonell planlegging, god kompetanse hos nøkkelpersonell og gode rutiner for gjennomføring. 5 Dokumentasjon Tilbudsskjema Bemmaningsplan (gjelder også ved ferie og/eller sykdom) Navn og CV på nøkkelpersoner Kort beskrivelse på rutiner for vask, inspeksjoner og avvikshåndtering. Avvik fra konkurransegrunnlaget 5.1 Generelt om forbehold og avvik Statsbygg oppfordrer til å gi tilbud uten forbehold eller avvik. Istedenfor å gi tilbud med forbehold og avvik bør leverandørene stille spørsmål til Statsbygg, jf. pkt 1.6 ovenfor. Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter, forbehold og avvik kan medføre avvisning. Før tilbyder eventuelt avgir tilbud med forbehold eller avvik, bør de rettslige konsekvenser av dette derfor vurderes. Dersom forbehold eller avvik tas, skal forbehold/avvik klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold/avvik skal være presise og entydige, slik at Statsbygg kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold/avvik som ikke kan prises av Statsbygg, vil etter all sannsynlighet medføre avvisning av tilbudet. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold av denne art, vil bli avvist. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranseregler og kontraktsbestemmelser. Slike forbehold vil etter all sannsynlighet medføre at tilbudet avvises. Forbehold om regulering av kontraktssum på annen måte enn angitt for den aktuelle kontrakt i Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for rengjøring (Renholdsboka), jf. vedlegg, herunder valutaforbehold, vil medføre avvisning. Forbehold om forskudd vil medføre avvisning. Mal godkjent dato: 15.11.2015 Mal DocuLive nr. 201500886-3 Mal dokumenteier: E-direktør Mal utgiver og forfatter: FJ Åpen anbudskonkurranse Tilbudsinvitasjon – renhold 56 Statens Hus, Vadsø H001 Renhold 200500022 9 AV 11 5.2 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Tilbud på annen løsning enn de spesifiserte eller som på annen måte ikke er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget, vil anses som et tilbud med forbehold eller avvik, jf. pkt 5.1 ovenfor. 5.3 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 6 Krav til tilbudet 6.1 Elektronisk tilbudsavgivelse Tilbudet skal i sin helhet leveres på en elektronisk lagringsenhet – minnepinne. Det samme gjelder for endring av tilbudene. Tilbud levert på annen måte, herunder på papir, vil bli avvist. Papirkopier som leveres i tillegg til elektronisk tilbud, vil bli kastet. Følgende filformater aksepteres. Filene skal være fri for virus og ikke kryptert: Tekstdokument: PDF/A, XML, TIFF eller Word Tabeller: Excel Bildefiler: JPEG eller TIFF Kart: TIFF Infiserte og krypterte filer, samt filer i et annet format enn ovenfor angitt, vil bli avvist i Statsbyggs datasystem, og tilbudet evaluert som om slike filer ikke var levert. Minnepinnen skal være merket på utsiden med leverandørens navn og navnet på konkurransen. Innlevert minnepinne blir ikke returnert. 6.2 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 3 måneder, regnet f.o.m. tilbudsfristens utløp. 6.3 Tilbudets språk Tilbudet og alle tilhørende dokumenter skal avgis på norsk. 6.4 Hva skal leveres – hvilken filstruktur skal benyttes? 1-1 2-1 3 Tilbudsbrev, med angivelse av tilbudssum og eventuelle avvik/forbehold fra konkurransegrunnlaget. Tilbudsbrevet skal være undertegnet. Tilbudsskjema i utfylt og signert stand (vedlegg) Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for kvalifikasjonskrav, jf pkt 4.2 Mal godkjent dato: 15.11.2015 Mal DocuLive nr. 201500886-3 Mal dokumenteier: E-direktør Mal utgiver og forfatter: FJ Åpen anbudskonkurranse Tilbudsinvitasjon – renhold 56 Statens Hus, Vadsø H001 Renhold 200500022 10 AV 11 3-1 Firmaattest/StartBANK ID 3-2 Regnskap med revisorberetning 3-3 Referanseprosjekter 3-4 Attest for skatt og merverdiavgift, jf pkt 4.3 4 Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for tildelingskriterier, jf pkt 4.4 4-1 CV 5-1 Innholdsfortegnelse For å lette arkivering og gjenfinning av dokumentasjon, oppfordres tilbyderne til å følge ovennevnte nummerering ved disponering av sitt tilbud og navngi filene som vist ovenfor i fet skrift, med nummeret først. Tilbud som ikke inneholder alle opplysninger og dokumenter som er etterspurt, vil kunne bli avvist. 6.5 Innleveringssted og tilbudsfrist Minnepinnen med tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket «Renholdskontrakt 56 Statens Hus Vadsø, tilbud til anbudskonkurranse» til: Statsbygg v/ resepsjonen i 5. etg. Kaigata 4 9008 Tromsø Minnepinnen med tilbudet kan eventuelt sendes som vanlig post til Statsbygg, Postboks 338, 9254 Tromsø. Tilbyderen har da risikoen for at tilbudet når frem til Statsbyggs lokaler i kaigata 4 innen fristen. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, vil ikke bli godtatt. Fristen for innlevering av tilbud er tirdag 7. juni 2016 kl. 12:00 For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Sted: Tromsø For Statsbygg: Dato: 21.04.2016 Ståle Eilertsen eiendomsforvalter Dette dokumentet er elektronisk godkjent. Mal godkjent dato: 15.11.2015 Mal DocuLive nr. 201500886-3 Mal dokumenteier: E-direktør Mal utgiver og forfatter: FJ Åpen anbudskonkurranse Tilbudsinvitasjon – renhold 56 Statens Hus, Vadsø H001 Renhold 200500022 11 AV 11 7 Vedlegg Utkast til avtaledokument Kontraktsbestemmelser (Renholdsboka) med vedlegg Tilbudsskjema Tegninger Mal godkjent dato: 15.11.2015 Mal DocuLive nr. 201500886-3 Mal dokumenteier: E-direktør Mal utgiver og forfatter: FJ
© Copyright 2024