Saksdokumenter til kontrollutvalgets møte 7. juni 2016
EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget INNKALLING Utvalg: Møtested: Dato: Kontrollutvalget Formannskapssalen 07.06.2016 Tidspunkt: Kl. 09:00 Saksliste: Sak nr. 026/16 027/16 028/16 029/16 030/16 031/16 032/16 Sakstittel Plan for forvaltningsrevisjon 2016 ‐ 2019 Eierskapsforvaltning i Eigersund kommune Godkjenning av møteprotokoll Tertialrapporter 2016 Saker og forvaltningsrevisjoner under oppfølging Spørsmål og orienteringer i møte. Referatsaker Åpen/Lukket MERK: Rogaland Revisjon orienterer i sak 026/16 og sak 027/16. Eigersund, 30. mai 2016 Hans Petter Helland Utvalgsleder Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Utvalgsekretær Side 1 av 105 Åpen Åpen Åpen Åpen Åpen Åpen Åpen Administrative meldinger – Innkalling av varamedlemmer: Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). ‐ Eventuelle forfall meldes til tlf. 901 33 107 / 51 46 80 25 til Målfrid Espeland Følgende vararepresentant kalles inn for fast medlem med forfall: Møtet er åpent for publikum og holdes i formannskapssalen der det er installert teleslynge. Enkelte saker kan imidlertid, helt eller delvis, være unntatt offentlighet på grunn av lovbestemt taushetsplikt. Dette vil i så fall fremgå av sakslisten. Publikum som ønsker å følge en sak må beregne å være tilstede fra møtets start, da saksrekkefølgen kan bli endret uten varsel. Komplette saksdokumentene er utlagt i ekspedisjonen i Rådhusets 4 etasje, biblioteket og på kommunens internettsider www.eigersund.kommune.no/politisk. Kopi av saksdokumentene kan fås ved henvendelse til Politisk sekretariat i rådhusets 4.etasje. Side 2 av 105 Eigersund kommune – Saksframlegg politisk sak Dato: 30.05.2016 Arkiv: : FE ‐ 216, FE ‐ 033, TI ‐ &30 Arkivsaksnr.: 16/993 Journalpostløpenr.: 16/16402 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E‐post: Kontrollutvalgssekretariatet Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Kontrollutvalgssekretær 51 81 56 00 [email protected] Saksnummer Utvalg Møtedato 026/16 Kontrollutvalget 07.06.2016 Kommunestyret Plan for forvaltningsrevisjon 2016 ‐ 2019 Sammendrag: To av kontrollutvalgets viktigste oppgaver er å sørge for at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon og at det føres kontroll med kommunens eierinteresser i selskaper. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeida en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Planene skal vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget har fått utarbeidet og gjennomgått en overordnet analyse fra Rogaland Revisjon av kommunens virksomhet, som har sett på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. Kontrollutvalget har i tillegg fått innspill til arbeidet med plan for forvaltningskontroll fra rådmannen og partigruppene. Disse innspillene er innarbeidet i forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Rogaland Revisjon har på denne bakgrunn utarbeidet utkast til plan for forvaltningsrevisjon. I planen er det inntatt 10 forskjellige områder med underliggende problemstillinger som aktuelle for forvaltningsrevisjon på første prioritet. På andre prioritet er det inntatt 9 områder/temaer. Det er kontrollutvalgets oppgave å foreta en eventuell prioritering av disse og eventuelt andre områder elle prosjekter som bør tas med. Planen vil deretter oversendes kommunestyret for endelig vedtakelse. I sekretariatets forslag til vedtak pkt. 1. nedenfor holdes opplisting av områder/temaer og eventuell prioritetsrekkefølge åpent ( [….] ) for nærmere drøftelse og beslutning i kontrollutvalgets møte. Utkast til plan for selskapskontroll vil bli behandlet i kontrollutvalgets møte i august. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget innstiller ovenfor kommunestyret: 1. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012‐2015 vedtas i prioritert rekkefølge innenfor følgende områder: Side 3 av 105 [……] 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta omprioriteringer eller endringer av plan for forvaltningsrevisjon 2016‐2019 i perioden. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, www.eigersund.kommune.no ‐ Politiske saksdokumenter: http://bit.ly/1IywnuF Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Avgjøres av kommunestyret. Eventuell tidligere politisk behandling: Ingen. Andre opplysninger / fakta i saken: Gjeldende lovverk: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner § 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko‐ og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Sekretariatets vurderinger: For å sikre at kommunestyret velger ut de mest relevante prosjektene, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon. Det foreligger nå et grunnlagsdokument som vil vær nyttig for vedtakelse av planen. Kontrollutvalget bør dog vurdere å foreta revidering/rullering av planen midt i perioden. For å sikre forankring av planen i kommunestyret, herunder behovet for gjennomføring av forvaltningsrevisjon av kommunens virksomhet, bør utvalget vurdere å delta i kommunestyrets behandling av saken. Dette for å synliggjøre kontrollutvalget som kommunestyrets sitt kontrollorgan. Både kontrollutvalgets leder og nestleder har møte‐ og talerett i kommunestyret når saker fra kontrollutvalget behandles, jfr. kontrollutvalgsforskriften § 2. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Legg inn nye linjer/fjern tomme linjer ved behov. Detaljeringsnivå vil være avhengig av sakstype. Merk at samtlige saker som har økonomiske konsekvenser skal forelegges økonomisjefen før saken leveres til godkjenning/politisk sekretariat. Tabellene kan kun slettes dersom det er påført at det ikke er noen økonomiske konsekvenser. Side 4 av 105 Alternative løsninger: Det fremlegges ikke alternative løsninger Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel 470701 Utkast ‐ Plan for forvaltningsrevisjon 2016 ‐ 2019 Side 5 av 105 Side 6 av 105 Rogaland Revisjon IKS Innhold..................................................................................................................3 1 Bakgrunn................................................................................................4 2 Prosessen ................................................................................................6 3 2.1 2.2 2.3 2.4 Risiko og vesentlighetsvurderinger ................................................... 6 Overordnet analyse .............................................................................. 6 Innspill fra administrasjonen .............................................................. 8 Innspill fra folkevalgte ........................................................................ 9 2.5 2.6 Kontrollutvalgets og kommunestyrets behandling ......................... 9 Gjennomførte prosjekter i forrige periode ...................................... 10 Aktuelle områder for forvaltningsrevisjon .....................................12 3.1 3.2 Første prioritet .................................................................................... 12 Andre prioritet .................................................................................... 15 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON -3- Side 7 av 105 EIGERSUND KOMMUNE Rogaland Revisjon IKS Etter kommunelovens § 77 skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med at kommunens økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. Det skal gjennomføres systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Forskrift om kontrollutvalg § 10 hjemler Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Forvaltningsrevisjonens innhold er ytterligere utdypet i forskrift om revisjon § 7, første ledd: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om: a. Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b. Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c. Regelverket etterleves, d. Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e. Beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f. Resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON -4- Side 8 av 105 EIGERSUND KOMMUNE Rogaland Revisjon IKS PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON -5- Side 9 av 105 EIGERSUND KOMMUNE Rogaland Revisjon IKS Vår risikoanalyse avviker noe fra tradisjonelle risikoanalyser, men vi følger i stor grad den samme logikken. Tradisjonelle risikoanalyser kretset rundt følgende spørsmål: Hva kan gå galt? Hva er sannsynligheten for at de uønskede hendelsene inntreffer? Hvilke konsekvenser kan de uønskede hendelsene medføre? En uønsket hendelse kan for eksempel være fastsatte mål som ikke blir nådd eller brudd på regelverk. Disse spørsmålene er knyttet opp mot sannsynligheten for at hendelsen skjer og hvor stor konsekvensen er. Fokuset her er imidlertid ikke bare rettet mot hva som kan gå galt eller at mål ikke blir nådd, men hva som vil være sentrale utfordringer for kommunen i årene fremover. Risiko kan skyldes både interne og eksterne forhold. Eksempel på eksterne forhold kan være nye rettigheter, ny lovgivning, endring i kommunens økonomi etc. Interne faktorer kan være sammenbrudd i IT-systemer, endringer i ledelsen som påvirker måten enkelte kontrollrutiner utføres på, rekrutteringsproblemer, omorganiseringer etc. På oppdrag fra kontrollutvalget har Rogaland Revisjon utarbeidet en overordnet analyse av Eigersund kommune. Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet, slik at det er mulig for kontrollutvalget å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Dette for at en skal kunne prioritere de viktigste og mest aktuelle prosjektene. Overordnet analyse har som mål å avdekke avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter og kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Et viktig element i analysen er å avdekke hvor det kan være risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Analysen skal identi- PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON -6- Side 10 av 105 EIGERSUND KOMMUNE Rogaland Revisjon IKS fisere hendelser som truer kommunens måloppnåelse, ved å avdekke hvor sannsynligheten er størst for avvik, og hvor konsekvensene er størst dersom avvik skjer. Den overordnede analysen peker bl.a. på disse faktorene som utgangspunkt for kommende forvaltningsrevisjoner i perioden 2016-2019: Anstrengt økonomi og økt arbeidsløshet Sterk gjeldsvekst kombinert med økt arbeidsledighet kan skape økonomiske utfordringer for kommunen. I tillegg skyver kommunen på pensjonsforpliktelser som på ett eller annet tidspunkt vil slå inn. På grunn av utfordringer i oljesektoren har arbeidsløsheten i Rogaland økt kraftig den siste tiden. Dette innebærer at behovet for sosiale tjenester øker, og bidrar også til å svekke skatteinngangen i kommunen. Stigende arbeidsløshet i Rogaland kan by på større muligheter for å rekruttere kvalifiserte medarbeidere på områder hvor en tidligere har hatt utfordringer med å rekruttere kvalifisert arbeidskraft. Barnehage – mangel på førskolelærere og nokså høy andel barn med styrket tilbud I underkant av 30 % av barna i kommunal barnehage mottar styrket tilbud og utgiftene per barn er svært høye. Eigersund har en høy andel styrere og pedagogiske ledere som har dispensasjon fra kravet om førskolelærerutdanning. Skole – spesialundervisning Nesten 25 % av lærerressursene går med til å følge opp 10 % av elevene som mottar spesialundervisning. Lang saksbehandlingstid i barnevernet Om lag halvparten av alle undersøkelsene har over tid hatt en behandlingstid som er lenger enn tre måneder. Lang saksbehandlingstid kan i verste fall bidra til at barn ikke får nødvendig hjelp til rett tid. Høye utgifter knyttet til pleie og omsorg Selv om Eigersund har en et hjemmetjenestebasert pleie- og omsorgstilbud, er pleie- og omsorgsutgiftene i kommunen relativt høye. Det er imidlertid en viss usikkerhet knyttet til de innrapporterte tallene. Økning i antall sosialhjelpsmottakere, flyktninger og asylsøkere 10 % av alle yrkesaktive i Eigersund er uføretrygdede. Det har vært en økning i antall sosialhjelpsmottakere i kommunen de siste årene, og kommunen har relativt mange unge sosialhjelpsmottakere. I likhet med de fleste andre kommunene i landet vil Eigersund i årene fremover bosette flere flyktninger og asylsøkere. Økning i antall asylsøkere og flyktninger vil kunne medføre en økning i behovet for tjenester forbundet med mottak og integrering, samt en økning i behovet for andre kommunale tjenester. PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON -7- Side 11 av 105 EIGERSUND KOMMUNE Rogaland Revisjon IKS Lang saksbehandlingstid i byggesaker Kommunen har i mange saker overskredet den lovmessige tidsfristen for byggesaker det siste året (3 og 12 ukers fristen). Rådmannen har kommet med dette innspillet til planen: Rådmannen ønsker å peke på «nylige» utviklingstrekk i samfunnet – som også påvirker norske kommuner. Dette er forhold som rådmannen har vektlagt i forbindelse med utarbeidelse av forslag til forvaltningsprosjekt. De forhold som rådmannen peker på som «nylige» utviklingstrekk, er bl.a. følgende: 1. Økende arbeidsledighet og hvor denne slår forskjellig ut mellom fylker, alder og arbeidsgrupper. 2. Flyktningesituasjonen og migrasjonsutviklingen i Europa og Norge. 3. Kommunestrukturdebatt. 4. Nytt inntektssystem (som gir Eigersund kommune redusere inntekter fra 2017). 5. Omstillinger internt. 6. Utviklingstrekk innenfor vår tjenesteproduksjon. Dette er ett omfattende punkt og omfatter svært mange forhold. 7. Endringer i byggemarkedet. Ut fra dette foreslår rådmannen følgende forvaltningsprosjekt: 1. Mottak (inkludering og integrering) av flyktninger etter år 5. Hva er status? Vi tenker da på både status mht. arbeid, bosted (hvor mange har flyttet og hvor), utdanning, familieintegrering, utviklingstrekk. 2. Mottak av flyktninger. Hva er det vi gjør de 5 første årene for å inkludere og integrere vs andre kommuner? 3. En analyse av arbeidsmarkedstiltak. 4. Utviklingstrekk sosiale tjenester (dette også opp mot pkt. 3). 5. I KO ønsker vi å se på PPT sitt systemarbeid ut mot skolene og barnehagene. a. Hva er etablerte strukturer på dette området? b. Hvordan organiserer PPT sitt arbeid internt og eksternt i.f.t. individ- og systemsaker? 6. Skolehelsetjenesten, samarbeid med skole, barnevern, psykisk helse og eksterne parter. 7. Bruk av konsulenter innenfor investeringsprosjekt. Bruker vi mer enn andre? Dette vs. egne ansatte. 8. En gjennomgang av investeringsprosjekter i Eigersund kommune – bygger vi billigere/dyrere enn andre? 9. Brannvesenet. Her vil påpekte mangler i forhold til ROS og interne rutiner kunne dokumenteres. 10. Landbrukskontoret forvalter midler gjennom flere støtteordninger. Kanskje en revisjon av denne virksomheten kan være interessant? 11. Gjennomgang av gjennomsnittlig saksbehandlingstid ved Byggesak. PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON -8- Side 12 av 105 EIGERSUND KOMMUNE Rogaland Revisjon IKS 12. 13. 14. 15. Internkontroll, overordnet system på dette. Spesialundervisning. Omfatter de 4 punkt som er ført opp under Skole. Barnevernet. Brukernes oppfattelse av oppfølgning. Barnevernet – utviklingstrekk. Viser til at det er gjennomført en gjennomgang i 2015. Derfor bør en oppfølgning komme helt i slutten av perioden. Det er blitt avholdt møte mellom kontrollutvalget og gruppelederne i kommunestyret. Følgende innspill til områder for forvaltningsrevisjon ble fremmet på kontrollutvalgets møte 11.04.16: Punkt 1-5 i rådmannens forslag er de viktigste å få inn i planen. Punktene rådmannen har vist til. Oppfølging av barnevernet Arbeidsledighet og byggesak. Områdene bør også ses i sammenheng; dvs. at behandling hos byggesak bør ses opp mot arbeidsledighet. Gruppelederne er også blitt invitert til å komme med skriftlige innspill til planen. Det har kommet ett skriftlige innspill til planen, med følgende forslag til tema: Byggesak og planavdelingen, det er viktig at vi har god og effektiv saksbehandling, riktig gebyr politikk, og ressurser i forhold til saksmengde. Det kunne f.eks. vært spennende å se en sammenligning av antall saker per ansatt, antall administrative vedtak som påklages og bringes inn for politisk behandling sett opp mot andre sammenlignbare kommuner. Oppfølging/ forståelse/ gjennomføring av politiske vedtak På bakgrunn av overordnet analyse, innspill fra administrasjonen og fra folkevalgte, utarbeider kontrollutvalget forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Ut fra kontrollutvalgets forslag gjør kommunestyret det endelige vedtaket om planen. Planen angir områder eller temaer som aktuelle for forvaltningsrevisjon. Opplistingen er ikke i prioritert rekkefølge. Når kontrollutvalget foretar bestilling, vil man vurdere hva som er PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON -9- Side 13 av 105 EIGERSUND KOMMUNE Rogaland Revisjon IKS mest aktuelt på det tidspunkt. Hvert tema vil bli nærmere utdypet og avgrenset i dialog med revisor i forbindelse med endelig bestilling av undersøkelsene. Revisor oversender gjennomførte undersøkelser til kontrollutvalget. Kontrollutvalget er kommunestyrets kontrollorgan, og handler på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget ønsker derfor at gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapporter skal behandles av kommunestyret i Eigersund når de er ferdigbehandlet i kontrollutvalget. Forskrift om kontrollutvalg slår fast at kontrollutvalget også har ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp, og at dette rapporteres til kommunestyret. Det er kommunens administrasjonssjef som har ansvar for oppfølgingen av kommunestyrets merknader, jf. kommuneloven. Det ligger ikke til kontrollutvalget å fastsette hvordan administrasjonen skal følge opp påviste avvik/svakheter i det konkrete tilfelle, det ansvaret påligger også administrasjonssjefen. Kommunestyret i Eigersund har delegert til kontrollutvalget myndighet til å rullere og oppdatere Plan for forvaltningsrevisjon. Når kontrollutvalget foretar endringer/oppdatering av planen, sendes denne til kommunestyret til orientering. Dette er først og fremst aktuelt dersom det skulle dukke opp nye aktuelle tema som ikke er nevnt og vurdert i planen. I tillegg vil kommunens utfordringer endre seg over tid, slik at risikoområder med behov for forvaltningsrevisjon også endrer seg kontinuerlig. Følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter ble gjennomført i Eigersund kommune i perioden 2012 – 2015: 2012 Anskaffelser Formålet med prosjektet var å gjennomgå kommunens organisering av innkjøpsfunksjonen. Overholdelse av regelverket og identifisere risiko og praksis ved kjøp av varer og tjenester. 2013 Byggesaksbehandling Prosjektet har vurdert de systemer og rutiner som Eigersund kommune har for byggesaksbehandling, spesielt sett ut fra et brukerperspektiv. 2013 Selskapskontroll Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS 2013 Integreringsarbeid (flyktninger) PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - 10 - Side 14 av 105 EIGERSUND KOMMUNE Rogaland Revisjon IKS Formålet med prosjektet var å analysere statistisk informasjon om flyktninger og innvandrere i Eigersund, og dernest se nærmere på hvordan integreringsarbeidet kan videreføres og hvordan man kan løse de utfordringene man står overfor. 2014 Psykisk helse – oppfølging Formålet med prosjektet var å se nærmere på hvordan kommunen har fulgt opp forrige forvaltningsrevisjon av psykisk helsearbeid i Eigersund kommune fra 2010. 2014 Vedlikehold av kommunale bygg Prosjektet har vurdert hvordan kommunen arbeider for å sikre forvaltningen av sin realkapital (bygg), og angir konsekvenser av utsatt vedlikehold for kommuneøkonomien og brukerne. 2015 Barnevern Formålet med prosjektet var å undersøke ressursbruk, samarbeid, kapasitet og kompetanse overfor brukere av barnevernet i Eigersund kommune. 2015 Selskapskontroll Dalane Miljøverk IKS 2015 Selskapskontroll Lyse AS PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - 11 - Side 15 av 105 EIGERSUND KOMMUNE Rogaland Revisjon IKS Med bakgrunn i det som er nevnt over vurderes følgende områder/tema som aktuelle for forvaltningsrevisjon i perioden 2016-2019. Vi har delt inn områdene i første og andre prioritet: Bosetting og integrering av flyktninger Mulige problemstillinger/tema: Hvordan arbeider kommunen med bosetting og integrering av flyktninger? Er arbeidet i tråd med gjeldende lovkrav og føringer? Hva er status etter fem år mht. arbeid, bosted, utdanning, familieintegrering? Oppfølging av forrige rapport om integreringsarbeid fra 2013. Hvilke hovedutfordringer står kommunen overfor i sitt integreringsarbeid? Sammenligning med andre kommuner. Sosiale tjenester/ NAV Det har vært en økning i antall sosialhjelpsmottakere de siste årene, og det er grunn til å tro at andelen vil fortsette å øke som følge av økt arbeidsledighet. Eigersund har i tillegg mange unge sosialhjelpsmottakere. Mulige problemstillinger/tema: Utviklingstrekk. Analyse av arbeidsmarkedstiltak – hvilke arbeidsmarkedstiltak tilbys i kommunen og hvordan fungerer de? Hvordan fungerer samarbeidet mellom kommunal og statlig del på NAV-kontoret? Hvordan er NAV forberedt på å møte økende arbeidsledighet? PP- tjenesten og samarbeid med skole og barnehage I underkant av 30 % av barna i kommunal barnehage mottar styrket tilbud og omtrent 25 % av lærerressursene går med til å følge opp 10 % av elevene som mottar spesialundervisning i skolen. Ifølge opplæringsloven skal PP-tjenesten både jobbe system- og klientrettet. I 2009 gjennomførte Rogaland Revisjon en forvaltningsrevisjon av PPT i Dalane. Der fant revisjonen at tjenesten hadde opplevd en sterk økning i antall henvisninger, sakkyndighetsarbeid og antall barn med spesialundervisning. Utviklingen førte til at en stadig økende del av PPTs tid gikk med til saksbehandling, i et forsøk på å holde ventetidene og saksbehandlingstidene nede. Konsekvensen var at en stadig mindre del av tiden gikk med til kompetanse- og organisasjonsutvikling på skolene. PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - 12 - Side 16 av 105 EIGERSUND KOMMUNE Rogaland Revisjon IKS Det så i 2009 ut til at samspillet mellom PPT og skolene hadde kommet inn i en negativ spiral. En økning i antall henvisninger fra skolene førte til at saksbehandlerne ved PPtjenesten brukte mer av tiden sin på kontoret. Dermed ble det mindre tid til å være til stede på skolene, for å bidra til tilrettelegging for elever med særlige behov. Mindre bistand fra PPT i det systemrettede arbeidet svekket skolenes evne til å legge til rette opplæringen for disse elevene, noe som kunne bidra til enda flere elever ble henvist til PPT. Det vil være aktuelt å følge opp forrige rapport i en ny forvaltningsrevisjon. Aktuelle problemstillinger/tema kan være: Hvordan har utviklingen vært etter forrige forvaltningsrevisjon? Hvordan organiserer PPT arbeidet sitt, og hvordan er forholdet mellom tids- og ressursbruk i forbindelse med det individ- og systemrettede arbeidet? Hvordan fungerer samarbeidet mellom PPT, skolene og barnehagene, i forbindelse med det klient- og systemrettede arbeidet? Hva er de viktigste forklaringene på den høye andelen barn med spesialundervisning og andelen barn med et styrket barnehagetilbud? Helsestasjon og skolehelsetjenesten Eigersund har redusert ressursinnsatsen på dette området, og bruker betydelig mindre enn sammenlignbare kommuner. Mulige problemstillinger/tema Hvordan ivaretas nasjonale og kommunale krav og føringer til helsestasjon og skolehelsetjeneste? Hvilket samarbeid har helsestasjon/ skolehelsetjeneste med andre instanser? Hvordan fungerer samarbeidet? Hvordan er behovet for skolehelsetjeneste/ helsestasjon for ungdom? Hvordan er forholdet mellom behov og kapasitet? Sammenligning med andre. Investeringsprosjekt Mulige problemstillinger/tema: Har kommunen etablert tilfredsstillende rutiner for planlegging og styring av investeringsprosjekter? Hvordan er praksisen for planlegging og styring av investeringsprosjekter? Sammenligning med andre kommuner - bygger kommunen billigere/ dyrere enn andre kommuner? Hvordan er omfanget av konsulentbruk i forbindelse med investeringsprosjekter? Byggesaksbehandling Gjennomsnittlig saksbehandlingstid for byggesaker er nokså høy i Eigersund, og kommunen har det siste året mange saker med overskredet lovpålagt saksbehandlingstid. Mulige problemstillinger/tema: Hva er de viktigste årsakene til at det er lang saksbehandlingstid? PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - 13 - Side 17 av 105 EIGERSUND KOMMUNE Rogaland Revisjon IKS Har kommunen tilstrekkelig kompetanse og kvalitet innen byggesaksbehandling? I hvilken grad må kommunen leie inn kompetanse og ev. i hvilket omfang? Det vil også kunne være aktuelt å se byggesaksbehandlingen opp mot arbeidsledighet. (For eksempel: Hva skal til for å få en raskere byggesaksbehandling, i tråd med lover og forskrifter? I hvilken grad vil raskere byggesaksbehandling kunne bidra til å redusere arbeidsledigheten). Oppfølging av forrige forvaltningsrevisjon fra 2013. Oppfølging av barnevernet Kommunen har høye utgifter til barnevern. Forrige forvaltningsrevisjon av barnevernet i 2015 avdekket at om lag en tredjedel av undersøkelsene endte med fristoverskridelse. En stor andel barn har ikke tiltaksplan. Aktuelle tema/problemstillinger: Brukernes opplevelse av barnevernets oppfølging. Klientutvikling og økonomisk utvikling i etterkant av forrige forvaltningsrevisjon. Oppfølging av politiske vedtak Aktuelle tema/problemstillinger: Hvilke system har administrasjonen for oppfølging og iverksetting av politiske vedtak? Hvordan utarbeides det restanselister? Hvilke vedtak ble fattet av kommunestyret, formannskap og hovedutvalg i 2016 og hva er status på oppfølgingen av dem? Hvilke systemer og rutiner har administrasjonen for tilbakerapportering til folkevalgt nivå om status for oppfølging av vedtak? Internkontroll Aktuelle tema/problemstillinger: Hvilke styrings- og kontrollsystem har kommunen? I hvilken fra grad legger de overordnede systemene til rette for en betryggende internkontroll for kommunen? Det vil kunne være aktuelt å velge ut noen sektorer/ områder for å undersøke hvordan internkontrollen fungerer i praksis. Og/eller: Vurdere i hvilken grad kommunens internkontroll- og styringssystem er godt integrert i styringen av produktivitet, kvalitet og fagutvikling. Dvs. om systemet både klarer å bidra til god internkontroll og samtidig fremme god og effektiv tjenesteproduksjon. Effektivisering og forenklinger Aktuelle tema/problemstillinger: Hvordan er tjeneste- og kostnadsnivået til kommunen? Måloppnåelse mht. vedtatte nedskjæringer? Benchmarking med andre kommuner. Vurdere kommunens effektiviseringsprosess mot andre kommuner, f.eks. kommuner som har lykkes med dette eller som har lave utgifter innen sentrale kommunale tjenesteområder. PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - 14 - Side 18 av 105 EIGERSUND KOMMUNE Rogaland Revisjon IKS Det vil kunne være aktuelt å velge ut (en eller to) sektor(er) om gangen, for å sikre at prosjektet kommer tilstrekkelig dypt inni materien. Pleie og omsorg Eigersund har relativt høye utgifter til pleie- og omsorgssektoren til tross for at kommunen har et hjemmebasert pleie- og omsorgstilbud. Nesten 40 % av mottakerne av pleie- og omsorgstjenester i Eigersund er under 67 år. Det er imidlertid en viss usikkerhet knyttet til innrapporterte tall til KOSTRA og kommunen er i gang med å finne ut om de er korrekte. Pålitelige tall er avgjørende for å kunne fatte gode beslutninger om omprioriteringer eller endringer. Aktuelle tema/problemstillinger: Terskler for tildeling av tjenester. Hvordan prioriterer kommunen mellom ulike tjenester og ulike brukergrupper? Hvordan påvirkes tjenestetilbudet og kostnadsnivået av at det er mange unge tjenestemottakere? Sammenligninger med andre kommuner kan være aktuelt. Rus og psykiatri Aktuelle tema/problemstillinger: Oppfølging av forrige forvaltningsrevisjon fra 2014. Innkjøp Aktuelle tema/problemstillinger: Hvilke reglement, rutiner og prosesser har kommunen for innkjøp? Blir lover og regler overholdt? Hvilke rammeavtaler har kommunen? Brukes de? E-handel: Hva er status for Eigersund på dette området? Kompetanse på innkjøpsområdet. Hvordan arbeider kommunen for å forebygge misligheter eller korrupsjon? Oppfølging av forrige forvaltningsrevisjon fra 2012. Selvkost tekniske tjenester Aktuelle tema/problemstillinger: Hva er gjeldende vedtak for brukerbetalinger? Blir brukerbetalinger beregnet i tråd med gjeldende regelverk? Er det en tilfredsstillende håndtering av selvkostreglene? Beredskap Aktuelle tema/problemstillinger: Administrasjonen er i gang med å evaluere beredskapen under stormen Synne. Hvordan er beredskapsarbeidet ivaretatt i kommunen? Hvilke planer og rutiner har kommunen? Hvordan er situasjonen på virksomhetsnivå? PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - 15 - Side 19 av 105 EIGERSUND KOMMUNE Rogaland Revisjon IKS Hvordan er fullmakter fordelt i krisesituasjoner? Hvordan er samarbeidet med andre instanser? Hvilke øvinger blir holdt? Hvilke forbedringspotensial er det i beredskapsarbeidet? IKT Aktuelle tema/problemstillinger: Hvilke planer og strategier er utformet på IKT-området i Eigersund kommune? I Hvilken grad er disse fulgt opp? Hvilke avtaler og kontrakter har kommunen på IKT-området? Får kommunen levert det som er avtalt? Hvordan oppleves kommunens IKT-situasjon av de interne brukerne? Finnes det et system for håndtering av avvik? Kommunikasjon mellom eksisterende fag- eller IKT-system. Etikk og varsling Aktuelle tema/problemstillinger: I hvilken grad er kommunens etiske retningslinjer kjent blant de ansatte? Følges kommunens etiske retningslinjer? I hvilken grad opplever de ansatte etiske dilemmaer på arbeidsplassen, og hvilke etiske dilemmaer opplever de? Hvilke varslingsrutiner har kommunen og hvordan fungerer de? Brannvesenet Gjennomgang av påpekte mangler i forhold til ROS og interne rutiner Landbrukskontoret Forvalter midler gjennom flere støtteordninger. Ressursbruk og kostnadsutvikling. PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - 16 - Side 20 av 105 EIGERSUND KOMMUNE Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Rogaland Revisjon IKS Lagårdsveien 78 4010 Stavanger Tlf 40 00 52 00 Faks 51 84 47 99 www.rogaland-revisjon.no www.rogaland-revisjon.no Side 21 av 105 Andre tjenester Eigersund kommune – Saksframlegg politisk sak Dato: 30.05.2016 Arkiv: : FE ‐ 033, FE ‐ 280 Arkivsaksnr.: 15/377 Journalpostløpenr.: 16/16410 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E‐post: Kontrollutvalgssekretariatet Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Kontrollutvalgssekretær 51 81 56 00 [email protected] Saksnummer Utvalg Møtedato 027/16 Kontrollutvalget 07.06.2016 Kommunestyret Eierskapsforvaltning i Eigersund kommune Sammendrag: Rogaland Revisjon har nå ferdigstilt rapporten Eierskapsforvaltning. Rapporten fremlegges for kontrollutvalget. Opprinnelig vedtak om bestillingen av rapporten ble fattet i sak 006/15 i kontrollutvalgets møte 2. mars 2015. Det følger av kommunelovens § 77 nr. 5 at kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Dette er nærmere utdypet i reglene om selskapskontroll i §§ 13 og 14 i kontrollutvalgsforskriften. Slik kontroll kan foretas både på selskapsspesifikt nivå og på overordnet eierskapsnivå. Formålet med denne eierskapskontrollen er å se på hvordan kommunens eierinteresser i selskaper utøves, og om utøvingen er i tråd med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Det ses på hvordan eierstyringen er forankret og hvordan det enkelte eierskap (selskap) følges opp rent praktisk. I rapporten er Rogaland Revisjons funn inntatt innledningsvis i sammendraget på s. 4 – 8. Revisjonens anbefalinger fremgår på s. 8. Rapporten har vært på høring i kommunen, og rådmannens kommentar er inntatt i rapporten på s. 9. Utdrag fra rapporten: Hovedbudskap (s. 4) Kommunens eierskapsmelding har nå blitt 6 år gammel. Kommunen avventer ny eierskapsmelding til etter at den her foreliggende rapporten om eierskapsforvaltning er ferdigstilt. Vi har ellers noen anbefalinger ut fra funn som er avdekket ved kommunens eierskap. Vi gir følgende anbefalinger (s. 8) · Kommunen bør foreta en jevnlig rullering av sin eierskapsmelding. Dette kan gjerne være én gang i valgperioden. Side 22 av 105 · · · · · · · · · · Eierskapsmeldingen bør være enkelt tilgjengelig på kommunens nettsider. Kommunen bør nøye vurdere i hvilken grad den vil følge KS sine anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Dette kan gjerne være en del av eierskaps‐meldingen. Kommunen bør vurdere å skille mellom behandlingen av eierskapsmeldingen og selve selskapsrapporteringen. Det bør være en årlig rapportering til kommunestyret om interkommunale selskaper og de mest sentrale aksjeselskaper. Kommunen bør vurdere et årlig fast eiermøte i kommunestyret. Selskapsrapporteringen kan da tas med her. Kommunen bør utpeke en bestemt person hos administrasjonen/rådmannen som har oppgaven med den administrative eierskapsforvaltningen. Kommunen bør legge ut informasjon om kommunens eierskapsforvaltning på kommunens nettsider. Kommunen bør sørge for at alle eierskapssaker også sendes og mottas kommunen sentralt. Kommunen bør alltid utpeke forskjellige personer som eier‐ og styrerepresentant i samme selskap. Dette er viktig for å unngå mulige rolleblandinger/habilitets‐konflikter mellom eier‐ og styrerollen. Kommunen bør iverksette tiltak for opplæring og informasjon om eierstyring og selskapsledelse til folkevalgte i kommunen. For øvrig vises det til den nærmere redegjørelsen i rapporten. Rapporten vil bli gjennomgått av revisor i kontrollutvalgets møte 7. juni. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget innstiller ovenfor kommunestyret: 1. Rådmannen og ordfører bes om å ta initiativ til å følge opp de anbefalinger som fremgår av rapporten «Eierskapsforvaltning» og fremme sak med forslag til oppfølgingstiltak for kommunestyret innen 31.12.16 2. For øvrig tas rapporten til orientering. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, www.eigersund.kommune.no ‐ Politiske saksdokumenter: http://bit.ly/1IywnuF Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Avgjøres av kommunestyret Eventuell tidligere politisk behandling: Kontrollutvalgssak 006/15. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Legg inn nye linjer/fjern tomme linjer ved behov. Detaljeringsnivå vil være avhengig av sakstype. Merk at samtlige saker som har økonomiske konsekvenser skal forelegges økonomisjefen før saken leveres til godkjenning/politisk sekretariat. Tabellene kan kun slettes dersom det er påført at det ikke er noen økonomiske konsekvenser. Side 23 av 105 Alternative løsninger: Det fremlegges ikke alternative løsninger Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel 470711 Eierskapsforvaltning Eigersund kommune ‐ mai 2016 Side 24 av 105 Side 25 av 105 Rogaland Revisjon IKS Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, eierrepresentanter, styrerepresentanter og administrasjonen i kommunen. Rapporten er et offentlig dokument og skal være tilgjengelig også for media og andre interesserte. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med to nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: 1. Innholdsfortegnelsen, sammendraget og høringsuttalelser 2. Hovedrapporten med innledning, faktabeskrivelse med vurderinger og anbefalinger, samt vedlegg Innhold..................................................................................................................3 Sammendrag ........................................................................................................4 Høringsuttalelser.................................................................................................9 Rapporten ...........................................................................................................10 1 Innledning ...........................................................................................11 1.1 1.2 2 Formål og problemstillinger ............................................................. 11 Kontrollkriterier og metode .............................................................. 11 Faktabeskrivelse og vurderinger ......................................................12 2.1 2.2 2.3 Kommunens selskaper ...................................................................... 12 Kommunens eierskapspolitikk......................................................... 17 Kommunens regler ved oppfølging av selskaper .......................... 22 2.4 2.5 2.6 2.7 Kommunens rutiner ved oppfølging av selskaper ........................ 25 Eierrepresentantenes oppfølging av selskaper .............................. 26 Kommunens styrerepresentanter..................................................... 30 Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte om eierstyring ........................................................................................... 32 Vedlegg ...............................................................................................................33 SELSKAPSKONTROLL -3- Side 26 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Hovedbudskap Kommunens eierskapsmelding har nå blitt 6 år gammel. Kommunen avventer ny eierskapsmelding til etter at den her foreliggende rapporten om eierskapsforvaltning er ferdigstilt. Vi har ellers noen anbefalinger ut fra funn som er avdekket ved kommunens eierskap. Kommunens eierskap (selskaper) Kommunen er direkte eier i 15 selskaper. De fleste er aksjeselskaper (5 selskaper) og interkommunale selskaper (4 selskaper). Formålene spenner over flere typer virksomheter, men de er primært regionalrettet. Kommunen er også med i 5 samvirkeforetak. I tillegg er kommunen med i en rekke foreninger og stiftelser. Foreninger og stiftelser er selveide, og eierstyring kan da i prinsippet ikke foretas. Rapporten tar i hovedsak for seg aksjeselskaper og interkommunale selskaper kommunen har direkte eierandeler i, og eierrepresentantenes oppfølging av selskapene. Kommunen har eierinteresser i andre selskapsformer (6 selskaper), men dette er selskaper med mange eiere/deltakere og som ikke produserer viktige kommunale tjenester. Samvirkeforetakene har forskjellige typer eiere og kommunens eierandeler er svært små. Det er de valgte eierrepresentantene som skal ivareta kommunens eierinteresser gjennom deltakelsen i selskapenes eierorgan. I styrene skal det løses oppgaver til beste for selskapenes utvikling og i samsvar med eiernes krav. Det er i perioden 2004-2015 utført selskapskontroller (med forvaltningsrevisjon) i 7 av kommunens selskaper. For Dalane Miljøverk IKS og Lyse AS har det vært to selskapskontroller i perioden. Vi har i vedlegg tatt med en oversikt over utførte selskapskontroller. Våre funn er følgende: Kommunens eierskapsmelding (2010) Innholdet i kommunens eierskapsmelding anses som et godt dokument for kommunens eierstyring. Det er i tråd med KS sin anbefaling om utarbeidelse av eierskapsmeldinger. Kommunens eierskapsmelding har nå blitt rundt 6 år gammel. Det var tidligere ikke bestemt noe om hvor ofte kommunen skal utarbeide en eierskapsmelding, men kommunestyrets vedtak i april 2016 sier at det skal utarbeides en årlig eierskapsmelding. Iht. KS sin anbefaling om utarbeidelse av eierskapsmeldinger bør kommunestyrene hvert år fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper. SELSKAPSKONTROLL -4- Side 27 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Andre kommuner har gjerne valgt en tidshorisont på fire år (én gang i valgperioden) for eierskapspolitikken for at kommunen sin rolle som strategisk og langsiktig eier blir ivaretatt på en god måte. Kommuner som legger opp til å revidere sin eierskapspolitikk én gang i valgperioden, har som regel også bestemt at det ved spesielle situasjoner vil kunne være behov for en hyppigere revidering. Vi anser i så fall at kommunenes praksis ligger innenfor KS sin anbefaling. Vi ser for oss at Eigersund sitt vedtak om årlig eierskapsmelding tilpasses en tilnærming som nevnt ovenfor. Det anses ikke hensiktsmessig med en fullstendig gjennomgang av hele eierskapspolitikken hvert år. Vi tar ellers med at eierskapsmeldingen er vanskelig tilgjengelig. Den fremgår ikke på kommunens nettsider og kan heller ikke søkes frem der. Har kommunen etablert tydelige føringer for sitt eierskap (selskaper)? Føringer gjelder kommunens eierstrategier som skal ivaretas av kommunens eier- og styrerepresentanter i selskapene. Det er for alle selskaper etablert tydelige føringer på et overordnet nivå (kommunens overordnede eierstrategier). For enkelte selskaper (tre selskaper) er det også etablert tydelige føringer på et detaljert nivå (selskapsspesifikke eierstrategier). Kommunens overordnede eierstrategier er gjeldende for kommunens eier- og styrerepresentanter, som forutsettes å være kjent med disse. Eierstrategiene er en del av kommunens eierskapsmelding. På denne måten er de blitt gjort kjent for hele det politiske miljø. Men kommunens eierskapsmelding er fra 2010 og kjennskapen til denne kan derfor være begrenset. Kommunens overordnede eierstrategier anses for å være allmenngyldige. De er utarbeidet med utgangspunkt i statens eierstrategier og flere andre kommuner har lignende prinsipper for eierskapet. Med unntak for det som gjelder «Vurdering av valg av styrerepresentanter», inneholder ikke eierskapsmeldingen noe om KS Eierforum sine anbefalinger. Vi anser det viktig at kommunen tar stilling til i hvilken grad den vil følge alle KS sine anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Det er foreløpig utarbeidet selskapsspesifikke eierstrategier for tre selskaper. Dette er Lyse AS (2011), Rogaland Revisjon IKS (2012) og Dalane Energi IKS (2012). Disse eierstrategiene er i utgangspunktet felles for de kommunale eierne ved at det utarbeides et forslag til felles eierstrategier. Ved den politiske behandlingen i kommunene, kan det imidlertid komme enkelte endringer/tillegg. Vi tar også med at det er utarbeidet eierstrategi for Eigersund Næring og Havn KF (2014). Men kommunale foretak er en del av kommunen som rettssubjekt, og er formelt sett utenfor rekkevidden av selskapskontroll iht. lovreglene. SELSKAPSKONTROLL -5- Side 28 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Har kommunen etablert hensiktsmessige regler og rutiner for eierskapsoppfølgingen, herunder føringer og rapporteringer mellom kommunestyret og eierrepresentantene? Kommunens regler anses i hovedsak gode. Vi har imidlertid en del anmerkninger til både regler og rutiner. Regler for eierstyringen I kommunens eierskapsmelding er det tatt med kjøreregler for eierstyringen. Dette er benevnt «arbeidsformene for politisk og administrativ utøvelse av eierrollen». I kommunens kjøreregler fremgår det hvordan politiske avklaringer skal foretas i forkant av møter i selskapene. Ordfører, formannskapet og rådmann har her sentrale roller. I større saker kan eierrepresentantene instrueres av formannskapet eller kommunestyret. Reglene legger grunnlag for en god eierstyring. Det er klare og tydelige regler for hvordan politiske avklaringer skal foretas i forkant av eiermøter i selskapene og for eventuell instruering av eierrepresentantene. På denne måten avklares det på forhånd hva som er kommunens standpunkt i store saker og generelt ellers. Sakene skal deretter behandles av alle eierne ved møter i det formelle eierorganet (generalforsamlingen/representantskapet). Vi ser det som hensiktsmessig at kommunen skiller behandlingen av eierskapsmeldingen og selve selskapsrapporteringen. Et slikt skille mellom politisk behandling av eierskapspolitikken og rapportering av selskapene legger til rette for en grundigere politisk behandling av eierskapspolitikken, herunder en nærmere vurdering av i hvilken grad kommunen skal gå ut av/inn i selskaper. Flere kommuner har valgt å foreta dette skillet. Vi ser ellers for oss at det årlig rapporteres til kommunestyret om interkommunale selskaper og de mest sentrale aksjeselskaper. Det kan også være hensiktsmessig med et årlig fast eiermøte i kommunestyret hvor det tas stilling til om det er spesielle situasjoner som gir behov for en revidering av kommunens eierskapspolitikk. Samtidig kan det kort rapporteres om kommunens viktigste selskaper. Kontaktmøtene til kommunestyret er et viktig element i den politiske eieroppfølgingen. Møtene bør avholdes i en periode hvor kommunen kan fange opp de mest sentrale elementene som vil inngå i selskapenes årsberetninger/-regnskap. Dette gir kommunen anledning til å utøve et aktivt eierskap gjennom å forberede og melde inn aktuelle saker for behandling i eierorganene. Selskapene bør minimum være representert ved styreleder og daglig leder på kontaktmøtene. SELSKAPSKONTROLL -6- Side 29 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Rutiner for eierstyringen Rutiner for eierstyringen gjelder det praktiske arbeidet rundt eierskapsforvaltningen. Det er ikke noen bestemt person hos administrasjonen/rådmannen som har oppgaven med den administrative eierskapsforvaltningen. Vi anser at det er viktig at slik person utpekes. Vedkommende blir da en ressursperson for kommunens eier- og styrerepresentanter i selskapene. Det er heller ingen informasjon om kommunens eierskapsforvaltning på kommunens nettsider. Utlegging av slike opplysninger anses nyttig. De vil gi en oversikt over kommunens eierskapsforvaltning og selskaper, som vil være lett tilgjengelig for offentligheten og kommunens representanter i selskapene. Kommunens arkiveringsrutiner sørger for at all mottatt dokumentasjon knyttet til kommunens eierskap i de ulike selskapene blir arkivert/ivaretatt i ordnede former. De kan dermed deles internt i organisasjonen på en effektiv måte. Det er imidlertid slik at kommunen ikke mottar alle eierskapssakene sentralt. Vi ser ellers for oss at kommunen retter opp selskapsnoten ved neste årsregnskap. Selskapsnoten inneholdt noen feil og mangler. Kommunens eierrepresentanter KS anbefaler som en hovedregel at kommunestyret oppnevner sentrale folkevalgte som selskapets eierrepresentanter i eierorganet til selskapene. Denne anbefalingen følges av Eigersund ettersom det i all hovedsak er ordfører som er kommunens eierrepresentant. Dersom formålet med et selskap er rene driftsoppgaver, er det likevel ingen ting i veien for at administrasjonen sitter i eierorganet. Det tas også med at flere eierrepresentanter fra samme kommune i et selskap ikke er nødvendig. Dette er tilfellet ved Dalane Miljøverk IKS og Dalane Energi IKS. Kommunene kan sikre seg den samme eierstyringen ved én representant. Dette må da fremgå av selskapsavtalen. Men Dalane Energi IKS blir nå omdannet til et aksjeselskap (AS) og hvor det da bare blir en eierrepresentant (les ordfører). Eierrepresentantene er - med unntak for Dalane Kystutvikling AS - ikke styremedlem i samme selskap. En unngår da eventuelle rolleblandinger/habilitetskonflikter. For interkommunale selskaper er det her også et forbud i lovreglene, mens det for aksjeselskaper ikke er et tilsvarende forbud i lovreglene. Eier- og styrerepresentanten i Dalane Kystutvikling AS må således være bevisst på mulige rolleblandinger/habilitetskonflikter dette kan skape. Forvaltes kommunens eierskap i tråd med de etablerte regler? Kommunens forvaltning av eierskapet (selskaper) er i tråd med de etablerte regler. Vi har ikke svar fra andre eierrepresentanter enn ordfører, men i Eigersund er det i all hovedsak ordfører som er kommunens eierrepresentant. Ordfører er naturlig nok godt kjent med kommunens overordnede eierstrategier og kjøreregler i eierstyringen. SELSKAPSKONTROLL -7- Side 30 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Opplæring av og informasjon til folkevalgte om eierstyring mv. Kommunen mangler tiltak for opplæring og informasjon om eierstyring og selskapsledelse til folkevalgte i kommunen. Det er viktig at de folkevalgte får innsikt i de ulike roller en innehar, både som folkevalgt og som styremedlem og eierrepresentant. Opplæringen bør være i tråd med KS sin anbefaling om obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte. Vi gir følgende anbefalinger Kommunen bør foreta en jevnlig rullering av sin eierskapsmelding. Dette kan gjerne være én gang i valgperioden. Eierskapsmeldingen bør være enkelt tilgjengelig på kommunens nettsider. Kommunen bør nøye vurdere i hvilken grad den vil følge KS sine anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Dette kan gjerne være en del av eierskapsmeldingen. Kommunen bør vurdere å skille mellom behandlingen av eierskapsmeldingen og selve selskapsrapporteringen. Det bør være en årlig rapportering til kommunestyret om interkommunale selskaper og de mest sentrale aksjeselskaper. Kommunen bør vurdere et årlig fast eiermøte i kommunestyret. Selskapsrapporteringen kan da tas med her. Kommunen bør utpeke en bestemt person hos administrasjonen/rådmannen som har oppgaven med den administrative eierskapsforvaltningen. Kommunen bør legge ut informasjon om kommunens eierskapsforvaltning på kommunens nettsider. Kommunen bør sørge for at alle eierskapssaker også sendes og mottas kommunen sentralt. Kommunen bør alltid utpeke forskjellige personer som eier- og styrerepresentant i samme selskap. Dette er viktig for å unngå mulige rolleblandinger/habilitetskonflikter mellom eier- og styrerollen. Kommunen bør iverksette tiltak for opplæring og informasjon om eierstyring og selskapsledelse til folkevalgte i kommunen. SELSKAPSKONTROLL -8- Side 31 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Vi mottok rådmannens kommentarer 25.05.16 Rådmannen har med interesse lest rapporten Eierskapsforvaltning. En viser videre til at Eigersund kommune eier andeler i flere selskapet. Disse selskapene har både en verdi og en viktig funksjon. Slik sett kunne rapporten gått mer i detalj på det enkelte selskap og eierstyringen i disse. En viser videre til at det pågår prosesser rundt selskapene Eigersund kommune eier andeler i løpende. Kan her trekke frem spesielt omdanningen av Dalane energi IKS til Dalane Energi AS. Dette er prosesser som involverer eierne i stor grad og som også er en form for eierstyring – med politiske vedtak. Rapporten peker på anbefalinger. I hovedtrekk er rådmannen enig i disse punktene og vil arbeide videre med dette i forbindelse med utarbeidelse av ny – eventuelt nye – eierskapsmelding/meldinger. Rådmannen mener at fremlagt rapport er et «verktøy» som kan brukes på en konstruktiv måte i kommende prosesser. SELSKAPSKONTROLL -9- Side 32 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS SELSKAPSKONTROLL - 10 - Side 33 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Formålet med eierskapskontrollen er å se på hvordan kommunens eierinteresser i selskaper utøves, og om utøvingen er i tråd med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Det ses på hvordan eierstyringen er forankret og hvordan det enkelte eierskap (selskap) følges opp rent praktisk. Iht. kontrollutvalgets bestilling skal følgende problemstillinger besvares: Har kommunen etablert tydelige føringer for sine eierskap (selskaper)? Har kommunen etablert hensiktsmessige regler og rutiner for eierskapsoppfølgingen, herunder føringer og rapporteringer mellom kommunestyret og eierrepresentantene? Forvaltes kommunens eierskap i tråd med de etablerte regler? Hvordan utøves rent praktisk eierskapet gjennom kommunens valgte representanter i generalforsamlingen, representantskapet og bedriftsforsamlingen?1 Bakgrunnen for selskapskontrollen er kommunens plan for selskapskontroll som prioriterer en obligatorisk eierskapskontroll. Slik eierskapskontroll følger av kommunelovens § 77.5. Kontrollkriterier er elementer som inneholder krav eller forventninger, og som vi bruker for å vurdere funnene i våre undersøkelser. Kriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f.eks. lovverk og politiske vedtak. Ved denne eierskapskontrollen er det tatt utgangspunkt i følgende kilder: Kommunens saker og vedtak om eierskap og eierstrategier, herunder: o Kommunens eierskapsmelding Kommunens overordnede eierstrategier Arbeidsformene for politisk og administrativ utøvelse av eierrollen KS Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll Metodisk er det benyttet intervjuer, spørreskjemaer og dokumentgransking. En nærmere omtale av kontrollkriterier, metode og kildehenvisninger ligger i rapportens vedlegg. Vår samlete vurdering er at metodebruk og kildetilfang har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å besvare kontrollens formål og de problemstillinger kontrollutvalget vedtok. Dette er en deskriptiv (beskrivende) problemstilling og omfatter både de etablerte regler og rutiner samt forvaltningen av eierskapet. Den besvares derfor innenfor problemstilling nr. 2 og 3. Det kan likevel spesielt vises til punkt 2.5. 1 SELSKAPSKONTROLL - 11 - Side 34 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Rapporten tar i hovedsak for seg aksjeselskaper og interkommunale selskaper kommunen har direkte eierandeler i, og eierrepresentantenes oppfølging av selskapene. Dette utgjør 9 selskaper. Kommunen har eierinteresser i andre selskapsformer (6 selskaper), men dette er selskaper med mange eiere/deltakere og som ikke produserer viktige kommunale tjenester.2 Nedenfor har vi tatt med en figur som viser hvordan kommunen kan velge å organisere sin egen virksomhet. Organiseringen øverst gjelder kommunen som «eneeier», mens organiseringen nederst omfatter flere eierkommuner eller andre eiere. Muligheten til eierstyring er sterkest til venstre i figuren, for så å falle bortover. Figur 1 Kommunal virksomhetsorganisering Kilde: Agendum strategi og ledelse AS (redigert) Etat/avdeling e.l. og institusjon er virksomheter i selve kommunen. Etat/avdeling e.l. er den vanlige organiseringen i en kommune (og følger av kommunelovens § 10). Institusjon er en kommunal enhet organisert med eget styre (iht. kommunelovens § 11). Sli- Dalane Friluftsråd IS, Biblioteksentralen SA, Landbrukssenteret Helleland SA, Opplæringskontoret i Dalane SA, Varden Barnehage SA og Raketten Barnehage SA. Opplæringskontoret og barnehagene utfører for øvrig viktige kommunale oppgaver. Samvirkeforetakene (SA) har imidlertid forskjellige typer eiere og kommunens eierandeler er svært små. 2 SELSKAPSKONTROLL - 12 - Side 35 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS ke enheter er av mer samfunnsmessig karakter (eksempelvis skole, helseinstitusjon o.l.). Etablering av kommunale foretak (KF)3 er en beslutning om hvordan kommunen vil organisere sin egen virksomhet og tjenesteproduksjon på. Formålet med etableringen kan være begrunnet i særlovgivning eller ønsket om å skille ut utførerleddet. Aksjeselskapsformen kan anses godt tilpasset for virksomheter som opererer i et marked med risiko- og konkurranseeksponering. IKS-formen kan anses godt tilpasset for virksomheter som håndterer kommunale oppgaver i egenregi for eierne (deltakerne) og hvor det ellers ikke er aktuelt med fortjeneste/utbytte (typisk virksomheter som driver med kultur, idrett eller under selvkostregimet). Slike selskap opprettes gjerne når dette gir en effektivitet i kommunenes tjenesteproduksjon. Dersom det drives næring med fortjeneste/utbyttemuligheter i et IKS, vil dette ofte være skilt ut i heleide datterselskaper som er aksjeselskaper. Interkommunalt samarbeid gjelder selskaper til løsning av felles kommunale oppgaver. Dette står to steder i figuren. Dette skyldes at samarbeidet både kan være en del av kommunen eller et eget juridisk selskap (IS). Hvorvidt et interkommunalt samarbeid er et eget juridisk selskap, avhenger av selskapets selvstendighet i forhold til kommunene. Samvirkeforetak, samkommune og vertskommune er egne organisasjonsformer. Samvirkeforetak er eid og styrt av medlemmene som har nytte av den virksomhet som drives. Det er særlig utbredt innen detaljhandel, landbruk, bolig og fiskeri, men har vært lite brukt av kommunene. Samkommune er et forpliktende samarbeid inngått mellom to eller flere kommuner for å løse felles oppgaver. Det er nesten ingen kommuner organisert som samkommune. Organisasjonsformen er på veg ut. Dette skyldes arbeidet med kommunereformen hvor kommunesammenslåing anses som et bedre alternativ enn samkommune. Vertskommune går ut på at flere kommuner overlater til en bestemt kommune – vertskommune – å utføre oppgaver for disse kommunene. Vertskommune er en del av kommunen. Opprettelsen av foreninger og stiftelser har ett eller flere bestemte formål. Dette kan være av humanitær, sosial, økonomisk eller annen art. Kommunen er direkte eier i 15 selskaper. De fleste er aksjeselskaper (5 selskaper) og interkommunale selskaper (4 selskaper). Vår kontroll omfatter primært eieroppfølgingen av disse selskapene. Kommunalt foretak er en organisasjonsform som er utformet med tanke på organisering av mer forretningspreget virksomhet, men hvor det allikevel er et ønske om å knytte virksomheten tettere opp til de sentrale kommunale organene. Kommunalt foretak avløste i sin tid den gamle organisasjonsformen kommunal bedrift i kommuneloven § 11. 3 SELSKAPSKONTROLL - 13 - Side 36 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Tabell 1 Oversikt over kommunens aksje- og interkommuale selskaper (direkte eierskap) Selskaper Eierandel Aksjeselskaper Uninor AS Dalane Kystutvikling AS Magma Geopark AS Lyse AS Filmparken AS Interkommunale selskaper Dalane Miljøverk IKS Dalane Energi IKS Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Rogaland Revisjon IKS 63,75 13,70 10,43 2,95 % % % % - 68,50 61,15 5,16 3,79 % % % % I vedlegg er det en nærmere oversikt over selskapene. Dette omfatter selskapenes driftsinntekter og driftsresultater og kommunens bokførte verdi for selskapene. Det er også tatt med det vedtektsfestede formålet til viktige selskaper (herunder selskaper hvor kommunen har større eierandeler). I tillegg er kommunen involvert i interkommunale samarbeid, samvirkeforetak, foreninger og stiftelser. I vedlegg er det tatt med en oversikt over disse selskapene. Dalane Energi IKS er under omdanning til aksjeselskap (AS) og hvor det vil utarbeides aksjonæravtale. Spørsmålet om omdanning var også oppe for noen år siden, men hvor ikke alle eierne ble enige om det. Uninor AS fikk for noen år siden tilført kapital fra eierkommunene og hvor de private eierne også ble løst ut. Selskapenes formål Selskapenes formål er nedtegnet i formålsparagrafene i vedtektene/selskapsavtalene og er felles for eierne. Formålene spenner over flere typer virksomheter, men de er primært regionalrettet. Av formålene kan det spesielt nevnes arbeidsmarked, energi og renovasjon. Det er i perioden 2004-2015 utført selskapskontroller (med forvaltningsrevisjon) i 7 av kommunens selskaper. For Dalane Miljøverk IKS og Lyse AS har det vært to selskapskontroller i perioden. Vi har i vedlegg tatt med en oversikt over utførte selskapskontroller. Selskapskontroll (med forvaltningsrevisjon) kan bare foretas av heleide selskaper. Det er innsynsrett for revisor i heleide selskaper iht. kommuneloven § 80. Heleide selskaper er her aksjeselskaper eid kun av (fylkes)kommuner, interkommunale selskaper (IKS’er) og interkommunale samarbeid (IS’er). I deleide selskaper vil det også være andre typer eiere (eksempelvis private eller staten). I deleide selskaper kan det ikke kreves innsyn etter lovreglene. I slike tilfeller må selskapskontrollen/forvaltningsrevisjonen basere seg på innsyn i åpne kilder (offentlig informasjon) og den informaSELSKAPSKONTROLL - 14 - Side 37 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS sjon som måtte ligge i morselskapet. Alternativt på et utvidet innsyn etter særskilt avtale med de øvrige eierne. Innsynsrett kan en sjelden gang være vedtektsfestet. Kommunen har indirekte eierskap i mange selskaper. Indirekte eierskap er når kommunens selskaper har eierandeler i andre selskaper (datterselskaper, datterdatterselskaper, tilknyttede selskaper etc.).4 I tillegg kan selskapene ha eierandeler i hverandre og kommunen vil derfor også kunne ha et visst indirekte eierskap på den måten. Det er særlig Lyse AS som har datterselskaper mv. Eierorganet i datterselskaper vil ofte være styret i morselskapet. Dette vil alltid være tilfellet i heleide datterselskaper. Styret i morselskapet står da for eieroppfølgingen. Vi har ikke ved denne rapporten sett nærmere på det indirekte eierskapet. I forbindelse med våre kontroller av eierskapsforvaltningen i Stavanger og Sandnes, ble det imidlertid sett på dette for en del selskaper (herunder Lyse AS). Kort oppsummert er det i all hovedsak deler av driften som er plassert i datterselskaper mv. Eieroppfølgingen av disse selskapene vil derfor i mindre grad omfatte politiske saker. Kommunale foretak er en del av kommunen som rettssubjekt, og er formelt sett utenfor rekkevidden av selskapskontroll iht. lovreglene. Ved kommunale foretak vil kontrollutvalget ha samme ansvar og myndighet som overfor andre deler av kommunens egen forvaltning. Hele kommunestyret utgjør eierorganet for kommunale foretak. Foretakenes styrer er følgelig direkte underordnet kommunestyret. Dette kan skape visse habilitetskonflikter i den grad styremedlemmene også er kommunestyremedlemmer. Eigersund har ett kommunalt foretak. Dette er Eigersund Næring og Havn KF. Foretakets formål er å sikre kommunen et konkurransedyktig, miljøvennlig og samlet næringsarbeid. I dette ligger også ansvaret for å utvikle satsingen mot turisme og tomteutvikling både til bolig og næring. Foretaket skal arbeide for å bidra til boligbygging innenfor alle deler av kommunen. Foretaket har også til formål å stå for forvaltning og utvikling av kommunens sjøområder i henhold til Havne‐ og Farvannsloven. Eigersund kommune har sett det hensiktsmessig å rendyrke «eierrollen» overfor sitt kommunale foretak. Forslag til eierstrategi for foretaket ble behandlet og vedtatt av kommunestyret i september 2014. Vi har i vedlegg tatt med saksfremlegget og kommunestyrets vedtak. Datterselskaper og datterdatterselskaper er selskaper som er over 50 % eid/kontrollert av et annet selskap (morselskapet). Det vises til aksjelovens § 1-3. Som tilknyttet selskap regnes selskap hvor morselskapet har betydelig innflytelse. Betydelig innflytelse anses normalt å foreligge når morselskapet eier/kontrollerer minst 20 % av aksjene. Det vises til regnskapslovens § 1-4. 4 SELSKAPSKONTROLL - 15 - Side 38 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Foreninger og stiftelser er selveide, og eierstyring kan derfor i prinsippet ikke foretas.5 Begrepet «foreninger» omfatter mange forskjellige typer av sammenslutninger. Felles for dem alle er at det ikke er ett lovverk som regulerer «foreningsretten» eller de juridiske spørsmål knyttet til slike foreninger. Foreninger har medlemmer som har demokratiske rettigheter knyttet til forvaltningen av foreningen. Sammen utgjør medlemmene årsmøtet, som er foreningens øverste organ. En forening har ikke grunnlag i en formuesverdi, men i et formål som medlemmene har sluttet seg sammen for å fremme. For stiftelser et det utarbeidet ett eget lovverk.6 I stiftelseslovens § 7 er det bestemmelser om stiftelsestilsyn, som skal føre tilsyn og kontroll med at forvaltningen av stiftelsene skjer i samsvar med stiftelsens vedtekter og stiftelsesloven. Styret er øverste organ. Det er ikke noe årsmøte e.l. I vedtektene kan det bestemmes at stiftelsen skal ha andre organer enn styre og daglig leder, jf. stiftelseslovens § 36. Her står det bl.a. at disse organene kan få tildelt myndighet til å velge/avsette styremedlemmer, føre tilsyn eller beslutte gransking av stiftelsen. Kommunen rår ikke over formuesverdien i stiftelsen. Administrasjonen/rådmannen kjenner ikke til at det er vedtaksført innsynsmuligheter i foreninger og stiftelser, eksempelvis ved kommunale tilskudd. Men Eigersund kommune er i liten grad involvert i stiftelser og foreninger. De fleste kommunale selskapsdannelser er et resultat av en fellessatsing av kommunene. Ofte vil det ligge flere motiver til grunn for at kommunene etablerer et foretak eller selskap, eller går inn som medeier eller deltaker sammen med andre. Eigersund kommune har pr. i dag ingen eierandeler i selskaper som er rent finansielt motivert. Eierandelene i Lyse AS og Dalane Energi IKS kan kategoriseres som både finansielt- og samfunnsøkonomisk motivert. Alle selskapene hvor kommunen har eierandeler, har flere eiere. Selskapenes formål (nedtegnet i vedtekter /selskapsavtaler) er felles for alle eierne. Motiver for kommunens eierskap i det enkelte selskap (selskapsdannelsen) og valg av selskapsform fremkommer av saksutredningene som i sin tid ble utarbeidet. Det samme gjelder kommunens motiver for å gå inn på eiersiden i eksisterende selskaper. Dette siste vil kunne være aktuelt fra tid til annen. Eierne står ganske fritt i valg av selskapsform. Aksjeselskapsformen er imidlertid lovkrav/anbefaling for en rekke typer virksomheter (energiproduksjon, arbeidsmarkedsbedrifter og bompengeselskaper). Jf. artikkel i Kommunerevisoren nr. 3/2006 av Jostein Selle i KRD. Et utdrag fra artikkelen er tatt med i vedlegg. En stiftelse kan være en alminnelig stiftelse eller en næringsdrivende stiftelse. Næringsdrivende stiftelser har næringsvirksomhet som formål eller driver med næringsvirksomhet direkte eller indirekte, jf. stiftelseslovens § 4. Et legat er ikke så ulikt en stiftelse, men det er ikke noen selskapsform. Et legat har som formål å tildele midler fra en pengegave til personer som oppfyller bestemte kriterier. 5 6 SELSKAPSKONTROLL - 16 - Side 39 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Selskapsdannelsene begrunnes gjerne i fem ulike motiver. Vi har listet disse opp i tabellen nedenunder. Motivene for etableringen av selskaper er imidlertid ofte sammensatte. Tabell 2 Generelt - Motiver for eierskap Motiver for eierskap (kommunale selskaper): Finansielt motivert (økonomisk utbytte/redusert økonomisk risiko) Effektivisering av tjenesteproduksjonen (fellesløsninger) Samfunnsøkonomisk motivert (samfunnsøkonomiske resultater) Politisk motivert (posisjonere kommunen/regionen) Regionalpolitisk motivert (posisjonere regionen) Etablering av datterselskaper Datterselskap etableres gjerne som følge av at en ønsker å skille ut spesifiserte deler av virksomheten, hvor oppfølging med egne regnskaper og rapporteringer anses hensiktsmessig. Et annet forhold er at dette også skal motvirke kryssubsidiering. I tillegg kan det være risikomessige og skattemessige grunner. Oppretting av datterselskap foretas av morselskapet, men må være hjemlet/tillatt iht. vedtekter/selskapsavtaler. Dette trenger ikke å framgå direkte. Det kan formuleres som at selskapet kan delta/investere i andre samarbeidspartnere/selskaper som har tilknytning til formålet. Eierne i morselskapet vil normalt ikke godkjenne selve opprettingen. Eierskapspolitikken skal gi en samlet oversikt over kommunens eierinteresser og elementene i eierskapspolitikken, og skal inneholde dokument som er knyttet til utøvelsen av eierskapet. Målsettingen er å øke kunnskapen om kommunen sin rolle som eier og rammen for styring og kontroll av virksomheten i selskapene. Eierskapspolitikken skal kunne brukes som et oppslagsverk i det løpende arbeidet med eierskap. Eierstyring innebærer at eier av selskapet fokuserer på rollen som (offentlig) eier, og betydningen av å utøve en aktiv og langsiktig eierstrategi. Ved å sette klare mål for hensikten med eierskapet, gis styret tydelige styringssignaler. Aktiv og langsiktig eierstyring, med klart uttrykte forventninger om resultatoppnåelse og ambisjoner, krever at kommunen har definerte prinsipper for godt eierskap. I kommuner handler god eierstyring om å klargjøre rolledelingen mellom administrasjonen og de folkevalgte (som representerer eierne/skattebetalerne). Kommunens forventninger til selskapene fremgår av selskapenes vedtekter/selskapsavtaler, eierstrategiene (for de selskaper som har dette) og kommunens eierskapsmelding (krav rettet mot selskapet). Styret og den daglige ledelsen i selskapene har et anSELSKAPSKONTROLL - 17 - Side 40 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS svar for å realisere forventningene. Kommunen skal utøve eierstyring på et overordnet nivå og ikke gripe inn i styrets myndighetsområde og den daglige ledelsen av selskapene. Kommunen vedtok første gang sin eierskapsmelding i 2006. Siste versjon er fra 2010. En skjematisk oversikt over eierskapsmeldingen Figur 2 Eigersund kommune - Innholdet i eierskapsmeldingen 2010 (oversikt)7 Kilde: Kommunens eierskapsmelding (KST 055/10) Det er også med en generell beskrivelse av organisering av kommunalt eierskap. Dette er en lignende oversikt som vist i figur 1. I tillegg er det med en rapportering (vurdering) av kommunens aksjeselskaper og interkommunale selskaper. Innholdet i eierskapsmeldingen er basert på ulike anbefalinger for eierstyring og selskapsledelse. Overordnede eierstrategier gjelder krav rettet mot eier og selskap. Kjøreregler for eierstyringen gjelder arbeidsformene for politisk og administrativ utøvelse av eierrollen. Kommunen hadde i april 2014 en sak om eierskapsforvaltningen.8 Denne ble politisk behandlet av formannskapet og kommunestyret. I saken foreslo rådmannen følgende vedtak: 1. En videre eiervurdering eller eierstrategi knyttet opp mot de selskap som Eigersund kommune eier andeler i utsettes i påvente av forvaltningsrapporten «Eierskapsforvaltning» fra Kontrollutvalget. 7 8 Vi ser på kjøreregler og rapportering av selskaper i punkt 2.3 og regler for valg av styrerepresentanter i punkt 2.6. Sakstittel: Eierskapsforvaltning i selskap Eigersund kommune eier aksjer eller andeler i. KST sak 019/16. SELSKAPSKONTROLL - 18 - Side 41 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS 2. For fremtiden blir politisk ledelse utnevnt til å representere Eigersund kommune i styrene, som Eigersund kommune eier aksjer eller andeler i. 3. Med politisk ledelse menes ordfører, varaordfører og ledere av politiske utvalg. 4. Ordføreren får fullmakt til å kunne velge styremedlem. Punktene 2-4 falt i formannskapet og kommunestyret, mens det ble lagt til et punkt. Vedtaket i formannskapet og kommunestyret: 1. En videre eiervurdering eller eierstrategi knyttet opp mot de selskap som Eigersund kommune eier andeler i utsettes i påvente av forvaltningsrapporten «Eierskapsforvaltning» fra Kontrollutvalget. 2. For andre selskaper som kommunen har eierandeler og aksjer i, er målet å ha en tett og strukturert eieroppfølging. Det utarbeides en årlig eierskapsmelding som framlegges kommunestyret. NIBR rapporten (2015) NIBR rapporten om «Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap» foreslår bl.a. å inkludere eierskapsmelding og eierstrategi i kommuneplanens samfunnsdel. Da vil eierskapspolitikken bli gjennomgått hvert år når kommuneplanen skal rulleres. Eierskapspolitikken vil få en forankring i brede politiske prosesser, der sakene blir lagt fram for sentrale politiske organer og berørte interesser, og de vil være offentlige. Vurderinger av opplegget vedrørende kommunens eierskapspolitikk Innholdet i kommunens eierskapsmelding anses som et godt dokument for kommunens eierstyring. Det er i tråd med KS sin anbefaling om utarbeidelse av eierskapsmeldinger. Vi har i vedlegg tatt med KS sin anbefaling (anbefaling nr. 4). Kommunens eierskapsmelding har nå blitt rundt 6 år gammel. Det var tidligere ikke bestemt noe om hvor ofte kommunen skal utarbeide en eierskapsmelding, men kommunestyrets vedtak i april 2016 sier at det skal utarbeides en årlig eierskapsmelding. Iht. KS sin anbefaling om utarbeidelse av eierskapsmeldinger bør kommunestyrene hvert år fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper. Andre kommuner har gjerne valgt en tidshorisont på fire år (én gang i valgperioden) for eierskapspolitikken for at kommunen sin rolle som strategisk og langsiktig eier blir ivaretatt på en god måte. Samtidig sikrer det at kommunen sitt eierskap og sin rolle som eier blir satt jevnlig på dagsorden. Kommuner som legger opp til å revidere sin eierskapspolitikk én gang i valgperioden, har som regel også bestemt at det ved spesielle situasjoner vil kunne være behov for en hyppigere revidering. Vi anser i så fall at kommunenes praksis ligger innenfor KS sin anbefaling. SELSKAPSKONTROLL - 19 - Side 42 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Vi ser for oss at Eigersund sitt vedtak om årlig eierskapsmelding tilpasses en tilnærming som nevnt ovenfor. Det anses ikke hensiktsmessig med en fullstendig gjennomgang av hele eierskapspolitikken hvert år. Vi tar ellers med at eierskapsmeldingen er vanskelig tilgjengelig. Den fremgår ikke på kommunens nettsider og kan heller ikke søkes frem der. Den kan hentes under KST politiske saker oktober 2010, men dette forutsetter at en vet om dette. Ved generelt søk på «eierskapsmelding» på internett får vi opp den forrige eierskapsmeldingen (2006). Anbefalinger Kommunen bør foreta en jevnlig rullering av sin eierskapsmelding. Dette kan gjerne være én gang i valgperioden. Eierskapsmeldingen bør være enkelt tilgjengelig på kommunens nettsider. Overordnede eierstrategier kan være egne utviklede, men hvor det gjerne ses på statens eierstrategier, etter hvert også med innslag fra KS sine anbefalinger. 9 Her vil kommunene ha utarbeidet nærmere bestemmelser om hvem som kan sitte i styrende organer for selskaper (selskapenes styrer), krav til styrets arbeid, generelle mål- og resultatkrav til kommunens selskaper, vurdering av om kommunen skal gå inn som eier i andre selskaper eller selge seg ut av selskaper. Eigersund kommune sine overordnede eierstrategier har tatt utgangspunkt i statens prinsipper for god eierstyring og selskapsledelse. Alle de kommuner som vi har sett på har lignende overordnede eierstrategier. Anbefalingene er utviklet av KS Eierforum (nå inngått i KS sin ordinære virksomhet) og justeres og revideres etter behov. Siste versjon er fra november 2015. Anbefalingene dekker i utgangspunktet områder som ligger i en gråsone mellom lovregulering og etablert praksis. 9 SELSKAPSKONTROLL - 20 - Side 43 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Eigersund kommunes overordnede eierstrategier Tabell 3 Kommunens overordnede eierstrategier (oversikt) Kilde: Kommunens eierskapsmelding (2010) Grunnlag for godt offentlig eierskap (oversikt) Krav rettet mot eieren 1. Det skal være åpenhet knyttet til kommunens eierskap. 2. Eier bør fremme sine interesser gjennom generalforsamling og representantskap. 3. Eier gir klare mål for selskapet. Styret er ansvarlig for realisering av målene. Krav rettet not selskapet 1. Selskapet skal være bevisst sitt samfunnsansvar. 2. Eierne skal likebehandles. 3. Selskapets åpningsbalanse skal være tilpasset formålet med eierskapet og selskapets situasjon. 4. Styresammensetningen skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold ut fra selskapets egenart. 5. Styret skal, overfor daglig leder, på uavhengig grunnlag, ha en aktiv rolle mht. service, kontroll, strategi og ressurssituasjon Eierstrategiene er nærmere utdypet i kommunens eierskapsmelding. Vi har tatt dette med i vedlegg. Vurderinger av kommunens overordnede eierstrategier Kommunens overordnede eierstrategier er gjeldende for kommunens eier- og styrerepresentanter, som forutsettes å være kjent med disse. Eierstrategiene er en del av kommunens eierskapsmelding. På denne måten er de blitt gjort kjent for hele det politiske miljø. Men kommunens eierskapsmelding er fra 2010 og kjennskapen til denne kan derfor være begrenset. Kommunens overordnede eierstrategier anses for å være allmenngyldige. De er utarbeidet med utgangspunkt i statens eierstrategier og flere andre kommuner har lignende prinsipper for eierskapet. Med unntak for det som gjelder «Vurdering av valg av styrerepresentanter», inneholder ikke eierskapsmeldingen noe om KS Eierforum sine anbefalinger. Vi anser det viktig at kommunen tar stilling til i hvilken grad den vil følge alle KS sine anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Anbefaling Kommunen bør nøye vurdere i hvilken grad den vil følge KS sine anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Dette kan gjerne være en del av eierskapsmeldingen. Ettersom selskapene har flere/mange eiere er dette et arbeid som gjøres i fellesskap av de kommunale eierne. Det er foreløpig utarbeidet selskapsspesifikke eierstrategier for tre selskaper.10 Dette er Lyse AS (2011), Rogaland Revisjon IKS (2012) og Dalane Energi IKS (2012). Disse eierstrategiene er i utgangspunktet felles for de kommunale eierne Det er også utarbeidet eierstrategi for det kommunale foretaket Eigersund Næring og Havn KF (2014), men dette selskapet er en del av kommunen som juridisk enhet. 10 SELSKAPSKONTROLL - 21 - Side 44 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS ved at det utarbeides et forslag til felles eierstrategier.11 Ved den politiske behandlingen i kommunene, kan det imidlertid komme enkelte endringer/tillegg. I kommunens eierskapsmelding er det tatt med kjøreregler for eierstyringen. Dette er benevnt «arbeidsformene for politisk og administrativ utøvelse av eierrollen». Tabell 4 Arbeidsformene for politisk og administrativ utøvelse av eierrollen Kilde: Kommunens eierskapsmelding (2010) Følgende regler og arbeidsformer bør tas i bruk i eierstyringen: a) De valgte representantene skal ivareta kommunens interesser gjennom en aktiv deltakelse i selskapenes eierorgan (representantskap/generalforsamling). b) I styrene løses oppgaver til beste for selskapets utvikling og i samsvar med eiernes styreinstruks /eierkrav. c) Der det er mer enn 1 representant valgt av Eigersund kommunestyre skal det utpekes en fraksjonsleder som har særlig ansvaret for koordinering i forkant av eiermøter i selskapet. d) I enkeltsaker av prinsipiell og stor betydning kan kommunestyret og/eller formannskapet instruere representantene i representantskapet/generalforsamlingen. Politiske avklaringer i forkant av møter i selskapene De valgte representantene fra Eigersund kommune skal ha anledning til å få en eventuell politisk avklaring i forkant av møter i selskapene. Det gjelder eierrelaterte saker generelt, og saker av uvanlig art eller stor betydning spesielt. Politiske avklaringer/signaler gis på følgende måte: Politiske avklaringer i forkant av møter i selskapene: Innmelding av sak Avklaring Tilbakemelding Representanten melder inn sak til ordføreren senest fredag før formannskapet. Ordfører er ansvarlig for nødvendig avklaring. Ordfører skal i slike saker så langt som mulig søke råd hos partienes gruppeledere. Rådmannen bistår ordfører. Ordfører er ansvarlig for nødvendig avklaring. Ordfører skal i slike saker så langt som mulig søke råd hos partienes gruppeledere. Rådmannen bistår ordfører. Sekretariatsfunksjon hos rådmannen (fast kontakt). Blir sak under eventuelt for åpen eller lukket dør i formannskapet. Formannskapet foretar den nødvendige avklaring og skal i neste møte få en tilbakerapportering om utfallet. Ordfører gir svar til representanten. Svaret er kommunens råd/syn på saken. Representanten melder inn haste sak til ordfører. Representanten melder spørsmål om en sak til oppklaring. Rådmannen gir svar. Alle de tre eierstrategiene er ganske likt oppbygd (MAL). Utarbeiding av eierstrategier er et samarbeid mellom eierne og selskapene. Administrasjonen/rådmannen står for saksutredningene. Forslag til eierstrategier for Lyse AS og Rogaland Revisjon IKS ble utarbeidet av en administrativ interkommunal eierskapsgruppe. Gruppen består av kommunene Gjesdal, Hå, Klepp, Randaberg, Sandnes, Sola, Stavanger og Time, samt Rogaland fylkeskommune. Eigersund er altså ikke med i eierskapsgruppen. Vi har i vedlegg tatt med litt informasjon om eierskapsgruppen. Forslag til eierstrategi for Dalane Energi IKS ble utarbeidet av en Dalanerådet etter deres eget ønske (godkjent av KST i sak 055/08). 11 SELSKAPSKONTROLL - 22 - Side 45 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Representantenes roller ved eierstyringen og selskapsstyringen Det er de valgte eierrepresentantene som skal ivareta kommunens eierinteresser gjennom deltakelsen i selskapenes eierorgan. I styrene skal det løses oppgaver til beste for selskapenes utvikling og i samsvar med eiernes krav. Aksjeloven sier ikke noe om hvem som skal møte som aksjonær. Dette vil etter kommuneloven være kommunestyret, med mindre vedtektene sier noe annet. Ordfører eller andre kan møte etter fullmakt og stemme på generalforsamlingen. Medlemmer av et representantskap ved interkommunale selskaper er personlige medlemmer, og i motsetning til aksjeloven, tillater ikke IKS-loven at andre møter etter fullmakt. I kommunens kjøreregler fremgår det hvordan politiske avklaringer skal foretas i forkant av møter i selskapene. Ordfører, formannskapet og rådmann har her sentrale roller. I større saker kan eierrepresentantene instrueres av formannskapet eller kommunestyret. Vurderinger av kjøreregler for eierstyringen Reglene legger grunnlag for en god eierstyring. Det er klare og tydelige regler for hvordan politiske avklaringer skal foretas i forkant av eiermøter i selskapene og for eventuell instruering av eierrepresentantene. På denne måten avklares det på forhånd hva som er kommunens standpunkt i store saker og generelt ellers. Sakene skal deretter behandles av alle eierne ved møter i det formelle eierorganet (generalforsamlingen/representantskapet). Vi har de siste årene sett at flere kommuner i vår region har vedtatt å utelate selskapsrapporteringen i eierskapsmeldingen og heller valgt å presentere dette som en årlig rapportering (kalt eierberetning/eiermelding). Eierskapspolitikken har blitt sett på som mer langsiktig, jf. omtalen under kommunens eierskapsmelding i punkt 2.2. Selskapsrapportering Som en del av eierskapsmeldingen (2010) er det med en rapportering (vurdering) av kommunens aksjeselskaper og interkommunale selskaper samt det kommunale foretaket. Det fokuseres her mest på kommunens økonomiske engasjement og på vurdering av eierstrategi og eierskap. SELSKAPSKONTROLL - 23 - Side 46 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Tabell 5 Kommunens selskapsrapportering (oversikt) Kilde: Kommunens eierskapsmelding (2010) Følgende ble rapportert for de mest vesentlige selskaper Selskapets formål (formålsparagrafen) Sentrale oppgaver Styringsform og styringsorganer Kommunens representasjon (eier- og styrerepresentanter) Etablerte rapporteringsrutiner (rapportering til eierne) Kommunens økonomiske engasjement (med nøkkeltall for fire siste år) Vurdering av eierstrategi og eierskap o Har kommunen en tydelig eierstrategi? o Stemmer eierstrategien med dagens formål? o Har kommunens engasjement fortsatt gyldighet? o Er selskapets drift i samsvar med selskapets formål? o Hvordan er selskapets økonomiske stilling? o Risiko (økonomisk risiko for eier/kommunen) o HMS Konklusjon Kontaktmøter med selskapene Det har vært avholdt politiske kontaktmøter med enkelte selskaper. Dalane Energi IKS og Lyse AS har vært i kommunestyret. Iht. administrasjonen/rådmannen savnes slike kontaktmøter av politikerne og dette skal derfor formaliseres av kommunen. Det opplyses videre at det er et politisk ønske å avholde disse kontaktmøtene med kommunestyret. En annen mulighet ville vært formannskapet. Eierskapssaker i formannskapet/kommunestyret Vi ser at det har vært 67 eierskapssaker i formannskapet/kommunestyret i perioden 2013-2016 og så langt i 2016 (pr. 01.05.2016). De fleste sakene stopper i formannskapet. Kommunestyret hadde 14 saker i perioden. En oversikt over disse sakene er tatt med i vedlegg. Oversikten gir uttrykk for at det er praksis i kommunen å legge frem politiske saker ved viktige endringer, og på den måten skape forankring i formannskapet /kommunestyret. Vurderinger av rapporteringen av eierstyringen Vi ser det som hensiktsmessig at kommunen skiller behandlingen av eierskapsmeldingen og selve selskapsrapporteringen. Et slikt skille mellom politisk behandling av eierskapspolitikken og rapportering av selskapene legger til rette for en grundigere politisk behandling av eierskapspolitikken, herunder en nærmere vurdering av i hvilken grad kommunen skal gå ut av/inn i selskaper. Flere kommuner har valgt å foreta dette skillet. Vi ser ellers for oss at det årlig rapporteres til kommunestyret om interkommunale selskaper og de mest sentrale aksjeselskaper. Det kan også være hensiktsmessig med et årlig fast eiermøte i kommunestyret hvor det tas stilling til om det er spesielle situasjoner som gir behov for en revidering av kommunens eierskapspolitikk. Samtidig kan det kort rapporteres om kommunens viktigste selskaper. SELSKAPSKONTROLL - 24 - Side 47 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Kontaktmøtene til kommunestyret er et viktig element i den politiske eieroppfølgingen. Møtene bør avholdes i en periode hvor kommunen kan fange opp de mest sentrale elementene som vil inngå i selskapenes årsberetninger/-regnskap. Dette gir kommunen anledning til å utøve et aktivt eierskap gjennom å forberede og melde inn aktuelle saker for behandling i eierorganene. Selskapene bør minimum være representert ved styreleder og daglig leder på kontaktmøtene. Anbefaling Kommunen bør vurdere å skille mellom behandlingen av eierskapsmeldingen og selve selskapsrapporteringen. Det bør være en årlig rapportering til kommunestyret om interkommunale selskaper og de mest sentrale aksjeselskaper. Kommunen bør vurdere et årlig fast eiermøte i kommunestyret. Selskapsrapporteringen kan da tas med her. Rutiner for eierstyringen gjelder det praktiske arbeidet rundt eierskapsforvaltningen. Kommunens eierskapssekretariat Forskning viser at administrasjonen har en viktig støttefunksjon for at de folkevalgte skal kunne ivareta sine roller på en god måte. NIBR rapporten (2015) anbefaler at kommunene utvikler kompetanse i det administrative apparatet knyttet til den folkevalgte eierstyringen, både for utvikling av rutiner og prosedyrer, og for å følge med på oppgavene og virksomhetene, og for å gi råd til folkevalgte om eierskapspolitikken. Kommunen har ikke etablert et eget administrativt eierskapssekretariat. Men det er administrasjonen/rådmannen som utreder eierskapssaker og svarer på spørsmål om kommunens eierskapsforvaltning. Informasjon om eierskapsforvaltningen på kommunens nettsider På kommunens nettsider er det ingen informasjon om kommunens eierskapsforvaltning. Kommunens arkiveringsrutiner Selskapenes eierskapssaker (møteinnkallinger, sakspapirer og møteprotokoller) som kommer til kommunen sentralt, blir arkivert ordnet pr. selskap. Men en del av dette går bare til eierrepresentantene og kommunen har da ingen fullstendig arkivering av selskapene (eierskapet). SELSKAPSKONTROLL - 25 - Side 48 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Kommunens årsregnskap (selskapsnoten) Forskrift om kommunenes årsregnskap og årsrapport krever i § 5 nr. 5 at det opplyses om aksjer og andeler i en note til årsregnskapet. Kommunens selskapsnote for 2015 inneholder noen få feil og mangler. Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS mangler. Dette selskapet kan også tas med i selskapsnoten selv om kommunen ikke har registrert noen verdi på det. Dalane Næringshage AS er avviklet for flere år siden. Vurderinger av rutiner for eierstyringen Det er ikke noen bestemt person hos administrasjonen/rådmannen som har oppgaven med den administrative eierskapsforvaltningen. Vi anser at det er viktig at slik person utpekes. Vedkommende blir da en ressursperson for kommunens eier- og styrerepresentanter i selskapene. Det er heller ingen informasjon om kommunens eierskapsforvaltning på kommunens nettsider. Utlegging av slike opplysninger anses nyttig. De vil gi en oversikt over kommunens eierskapsforvaltning og selskaper, som vil være lett tilgjengelig for offentligheten og kommunens representanter i selskapene. Kommunens arkiveringsrutiner sørger for at all mottatt dokumentasjon knyttet til kommunens eierskap i de ulike selskapene blir arkivert/ivaretatt i ordnede former. De kan dermed deles internt i organisasjonen på en effektiv måte. Det er imidlertid slik at kommunen ikke mottar alle eierskapssakene sentralt. Vi ser ellers for oss at kommunen retter opp selskapsnoten ved neste årsregnskap. Anbefalinger Kommunen bør utpeke en bestemt person hos administrasjonen/rådmannen som har oppgaven med den administrative eierskapsforvaltningen. Kommunen bør legge ut informasjon om kommunens eierskapsforvaltning på kommunens nettsider. Kommunen bør sørge for at alle eierskapssaker også sendes og mottas kommunen sentralt. All eierrepresentasjon i Eigersund kommune er politisk. Det er normalt ikke noen unntak fra dette.12 Det er videre i all hovedsak ordfører som er kommunens eierrepresentant. Ordfører er eierrepresentant i 7 av 9 selskaper (tre aksjeselskaper og fire interkommunale selskaper). Dette gjelder bl.a. de selskapene som vi anser er de viktigste for kommunen (Dalane Energi IKS, Lyse AS og Uninor AS). Iht. administrasjonen/rådDet er et unntak i inneværende valgperiode. Dette gjelder Dalane Kystutvikling AS hvor eierrepresentanten er fra administrasjonen. Men vedkommende var med i kommunestyret i forrige valgperiode. 12 SELSKAPSKONTROLL - 26 - Side 49 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS mannen er det også disse tre selskapene kommunen selv har mest fokus på. Dalane Miljøverk IKS (3) og Dalane Energi IKS (7) har for øvrig flere/mange eierrepresentanter. Ved Dalane Kystutvikling AS er eier- og styrerepresentant samme person. Eigersund kommune har totalt 9 aksjeselskaper og interkommunale selskaper. Vi har valgt ikke å spørre eierrepresentanten om oss selv (Rogaland Revisjon IKS). Det ble i 2011 foretatt en selskapskontroll av Rogaland Revisjon IKS (utført av ReVisor AS august 2011). Vi har videre valgt å holde utenfor Filmparken AS. Kommunen har her en meget liten eierandel og selskapet produserer ikke viktige kommunale tjenester. Kommunen ønsker for øvrig å selge seg ut av dette selskapet. Det bemerkes at styrerepresentantene iht. lovreglene skal representere selskapet og ikke eieren. Styrerepresentantene er derfor ikke spurt om eieroppfølging. I kommunens eierskapsmelding står følgende: Etter rådmannens vurdering er det naturlig at politisk ledelse blir utnevnt til eierorganet. I selskaper hvor det er fornuftig med flere eierrepresentanter, så bør disse i størst mulig grad gjenspeile kommunestyrets sammensetning. Valg av representanter til eierorgan gjøres av kommunestyret, og det er mest nærliggende at dette skjer i forbindelse med at øvrige kommunale verv fordeles i kommunestyret etter kommunevalget. Vurderinger av ordningen vedrørende kommunens eierrepresentanter KS anbefaler som en hovedregel at kommunestyret oppnevner sentrale folkevalgte som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Denne anbefalingen følges av Eigersund ettersom det i all hovedsak er ordfører som er kommunens eierrepresentant. Dersom formålet med et selskap er rene driftsoppgaver, er det likevel ingen ting i veien for at administrasjonen sitter i eierorganet. Vi har i vedlegg tatt med KS sin anbefaling (anbefaling nr. 7). Det tas også med at flere eierrepresentanter fra samme kommune i et selskap ikke er nødvendig. Kommunene kan sikre seg den samme eierstyringen ved én representant. Dette må da fremgå av selskapsavtalen. Men Dalane Energi IKS blir nå omdannet til et aksjeselskap (AS) og hvor det da bare blir en eierrepresentant (les ordfører). Eierrepresentantene er - med unntak for Dalane Kystutvikling AS - ikke styremedlem i samme selskap. En unngår da eventuelle rolleblandinger/habilitetskonflikter. For interkommunale selskaper er det her også et forbud i lovreglene (IKS-loven § 10.4)13, mens det for aksjeselskaper ikke er et tilsvarende forbud i lovreglene.14 Eier- og styrerepresentanten i Dalane Kystutvikling AS må således være bevisst på mulige rolleblandinger/habilitetskonflikter dette kan skape. 13 14 Daglig leder eller representantskapsmedlem kan ikke være medlem av styret. For nærmere informasjon viser vi til KRD sin uttalelse om habilitet i AS og IKS. Dette har vi tatt med i vedlegg. SELSKAPSKONTROLL - 27 - Side 50 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Anbefaling Kommunen bør alltid utpeke forskjellige personer som eier- og styrerepresentant i samme selskap. Dette er viktig for å unngå mulige rolleblandinger/habilitetskonflikter mellom eier- og styrerollen. Formelt utøves kommunens eierskap gjennom dens valgte representanter til selskapenes øverste organer, stort sett generalforsamlingen og representantskapet. Eierskapskontrollen skal som nevnt vurdere om den som utøver kommunens eierinteresser, gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Tabellen under gir en oppsummering av svarene på spørsmålene som ble stilt. Tabell 6 Oppsummering egenerklæringsskjema til eierrepresentanter (les ordfører) Spørsmål GENERELT 1. Opererer virksomheten i tråd med formålet? 2. Har virksomheten utarbeidet en selskapsstrategi? 3. Har eierne utarbeidet en spesifikk eierstrategi for virksomheten? 4. Er innkallinger til eiermøtene tilfredsstillende? 5. Er det noen oppfølging av virksomheten utenom de lovmessige eiermøtene? STYRET (utnevnelse og evaluering) 6. Har eierne definert kriterier for valg og sammensetning av styret i selskapet? 7. Har det ved styreutnevnelsen vært brukt valgkomité? 8. Hvor habilitets- og kompetansevurderinger var inkludert? 9. Gjøres det av eierne evalueringer av styret? OVERORDNEDE EIERSTRATEGIER (prinsipper for godt eierskap) 10. Er eierrepresentanten kjent med kommunens prinsipper for godt eierskap? 11. Er selskapet blitt gjort kjent med kommunens prinsipper for godt eierskap? 12. Praktiseres kommunens prinsipper for godt eierskap av kommunen? 13. Praktiseres kommunens prinsipper for godt eierskap av selskapet? REGLER FOR EIERSTYRINGEN (rollefordelingen) 14. Praktiseres kommunens arbeidsformer for utøvelse av eierrollen? A. Blir kommunens interesser ivaretatt ved deltakelsen i eierorganet? B. Blir selskapets interesser ivaretatt i styret? C. Blir ordningen med fraksjonsleder brukt? D. Blir eierrepresentanten instruert av FSK/KST i viktige saker? E. Blir ordningen med politiske avklaringer praktisert? JA NEI 6 2 2 5 1 4 1 5 1 4 5 1 Vet ikke 4 1 1 5 6 6 6 6 1 5 Besvares nedenfor: 6 6 2 6 6 Det understrekes at svarene gjelder Eigersund kommune. Vi har her intervjuet ordfører iht. på forhånd utsendt spørreskjema (egenerklæring), hvor ulike spørsmål knyttet til eierskapsoppfølging skulle besvares. De samme spørsmålene ble i mail sendt til andre eierrepresentanter. Vi har ikke svar fra andre eierrepresentanter. Totalt gjelder svarene seks selskaper, herunder alle de viktigste selskapene. Dalane Miljøverk IKS og Dalane Energi IKS har flere/mange eierrepresentanter. Ordningen med fraksjonsleder er kun aktuelt for disse to selskapene. SELSKAPSKONTROLL - 28 - Side 51 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Kommentarer fra eierrepresentantene Tabell 7 Kommentarer fra eierrepresentantene (les ordfører) Nr. 2. Selskapsstrategier er utarbeidet av Dalane Energi IKS og Lyse AS. Noen selskaper har et meget «smalt» formål slik at nedtegning av strategier ikke er så aktuelt her. (Magma Geopark AS og Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS) Nr. 3. Selskapene Dalane Energi IKS og Lyse AS har fått utarbeidet felles eierstrategier fra eierne. Nr. 4. Dalane Miljøverk IKS har sene innkallinger til eiermøter. Sakene er heller ikke godt nok opplyst i sakspapirene. Nr. 5. Oppfølging av virksomheten utenom de lovmessige eiermøtene gjelder spesielt Lyse AS. Det vil snart bli en slik eieroppfølging også for Dalane Energi IKS og Uninor AS - og noe senere for Dalane Miljøverk IKS. Nr. 6. Det er slike kriterier hos Lyse AS, mens det er usikkert om Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS har det. (I vedtektene/selskapsavtalen til selskapene vil det være skissert en styrefordeling på eierne, men dette går gjerne ikke på habilitets- og kompetansekriterier). Nr. 7. Det er usikkert om særskilt valgkomite brukes ved styreutnevnelsen i Magma Geopark AS. Nr. 8. Lyse AS har klare habilitets- og kompetansekrav som vurderes av valgkomiteen ved deres innstilling vedrørende styremedlemmer. (Generelle habilitets- og kompetansevurderinger vil ellers kunne være gjort i en eller annen form.) Nr. 11. En kjenner ikke til at kommunen selv har gjort selskapene kjent med kommunens prinsipper for godt eierskap. (Men Dalane Energi IKS og Lyse AS har fått utarbeidet egne eierstrategier.) Nr. 13. Det er uklart i hvilken grad kommunens prinsipper for godt eierskap praktiseres av selskapene. Men kommunens overordnede eierstrategier kan anses for å være allmenngyldige. Praktiseringen av eierstrategien for Lyse AS følges opp av den interkommunale eierskapsgruppen og eierstrategien ligger innenfor kommunens egne overordnede eierstrategier. Eierstrategien for Dalane Energi IKS er ikke gjort kjent for det sittende kommunestyre. Nr. 14 D og E. Instruering av eierrepresentanter og politiske avklaringer i forkant av eiermøter blir brukt ved viktige saker og til dels generelt ellers. Dette forutsetter imidlertid at saksinnkallingen kommer inn tidsnok til at dette kan gjennomføres i FSK/KST. Instruering og avklaring kan derfor til tider være vanskelig å få til. Dersom ordfører ikke kan delta på et eiermøte, vil han samtale i forkant med den som går på eiermøtet og skal stemme. (Det er ikke så mange viktige saker i løpet av et år.) Kommentarer til kommunens oppfølging av selskaper Kommunens forvaltning av eierskapet (selskaper) er i tråd med de etablerte regler. Ordfører er naturlig nok godt kjent med kommunens overordnede eierstrategier og kjøreregler i eierstyringen. Vi har ikke svar fra andre eierrepresentanter, men i Eigersund er det i all hovedsak ordfører som er kommunens eierrepresentant. Det kan til tider avholdes uformelle eiermøter med selskapene. Ordførere og rådmenn er da som oftest til stede. Slike eiermøter avholdes gjerne med tanke på en nærmere diskusjon av enkeltsaker av prinsipiell eller av stor betydning. Vedtakene som binder selskapene må imidlertid gjøres i det lovmessige eierorganet (generalforsamlingen/representantskapet). Uformelle eiermøter har de senere årene spesielt vært avholdt med Lyse AS. Lyse AS innkaller selv årlig til slike eiermøter. Uformelle eiermøter er ikke en del av eierrepresentantenes oppfølging av selskaper. Slike eiermøter er imidlertid ganske vanlige når det gjelder viktige kommunale selskaper. Som viktige selskaper anses Dalane Miljøverk IKS, Uninor AS, Dalane Energi IKS og Lyse AS. Det kan ellers vises til spørsmål nr. 5 i tabell 6 og 7. 15 SELSKAPSKONTROLL - 29 - Side 52 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Generalforsamlingen er selskapets øverste organ. Her utøver eierne den øverste myndighet i selskapet. Et av kommunens selskaper har også bedriftsforsamling. Dette er Lyse AS. I Lyse AS er bedriftsforsamlingen eiernes sentrale politiske arena for drøfting og utøvelse av sitt eierskap.16 Men selve innholdet i dette begrenses av lovreglene om bedriftsforsamlingen. Bedriftsforsamlingen, som er et særnorsk organ, gjelder aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper med over 200 ansatte.17 Bedriftsforsamlingen er hovedsakelig et tilsynsorgan som fører tilsyn med styrets og daglig leders administrasjon av selskapets drift. Det er ikke et eierorgan. Bedriftsforsamlingen vil - etter forslag fra styret - treffe avgjørelse i saker som gjelder investeringer av betydelig omfang i forhold til selskapets ressurser18 samt rasjonalisering eller omlegging av driften som vil medføre større endring eller omdisponering av arbeidsstyrken. Dette følger av lovreglene. Bedriftsforsamlingen i Lyse har siden opprettelsen av selskapet fra 1999, hatt tre investeringssaker hvor de har fattet selve investeringsbeslutningen (avgjørelsen).19 Bedriftsforsamlingen forelegges også saker til orientering. Dette er større saker som eksempelvis selskapets strategier, eller saker av mer allmenn interesse, men hvor det ikke tilligger bedriftsforsamlingen å fatte avgjørelser. Det er ikke anledning til å legge andre beslutningssaker til bedriftsforsamlingen enn det som fremkommer av lovreglene (aksjeloven/allmennaksjeloven). Styreverv - spesielt for viktige selskaper - bør foretas gjennom valgkomite og hvor habilitets- og kompetansevurderinger blir tillagt vekt. Kommunen har faste styremedlemmer i selskaper hvor den har større eierandeler: Dalane Miljøverk IKS, Uninor AS og Dalane Energi IKS. Den har også styremedlemmer i Dalane Kystutvikling AS og Rogaland Revisjon IKS. For Lyse AS har kommunen felles styremedlem med andre kommuner.20 I kommunens eierskapsmelding blir styrerepresentasjonen drøftet mot KS sine anbefalinger på området. Det vises til Energipolitisk handlingsplan for samordning av energiforsyningen i Ryfylke, Jæren og Dalane (rapport og konklusjon fra ordførerutvalget juni 1997). 17 Det vises til aksjelovens § 6-35 og allmennaksjelovens §§ 6-35 og 6-37. 18 Hva som er «av betydelig omfang i forhold til selskapets ressurser» er ikke nærmere definert i lovreglene og forarbeidene til disse. Det er derfor ikke klare holdepunkter. I praksis har dette medført at det gjerne er «svært store investeringer» som blir behandlet av bedriftsforsamlingene. 19 Dette er sakene 02/01 om Naturgass til Nord-Jæren, 01/07 om Etablering av LNG-kjede og sak 10/12 «Ny kraftstasjon i Lysebotn». Dette var svært store investeringer. 20 Aksjonæravtalen Lyse AS: Eigersund, Bjerkreim, Lund, Strand, Hjelmeland og Finnøy skal samlet ha ett styremedlem på deling. 16 SELSKAPSKONTROLL - 30 - Side 53 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS I kommunens eierskapsmelding står følgende vurdering: Ut fra en vurdering om at et styre må være mest mulig komplementært sammensatt mener rådmannen at styremedlemmene til de ulike selskapene ikke bør fordeles som en del av den politiske kabalen. Da dette ikke vurderes å være forenelig med godt eierskap, jf. KS sine tilrådninger. Det er eiers ansvar å sørge for at styret sammensettes som et «profesjonelt organ», dvs. at et «profesjonelt styre» som kollegium består av personer med egnede personlige egenskaper som utfyller hverandre kompetansemessig. Dette må på ingen måte oppfattes slik at rådmannen mener det å representere et politisk parti skal være ekskluderende for styredeltakelse. Rådmannens hensikt er å påpeke at en ikke nødvendigvis sikrer et kollegium bestående av personer med gode komplementære egenskaper som utfyller hverandre kompetansemessig gjennom den politiske kabalen som blir lagt i kommunestyret. Rådmannen vurderer at det er større sjanse for å få et komplementært styre om dette foreslås med begrunnelse av en valgkomite, nedsatt av eierorganet, og at styret velges av eierorganet i selskapet. Valgkomiteen vil da vurdere de formelle og selskapets spesifikke krav til kompetanse, egenskaper og personlig egnethet i sammenheng, slik at en gjennom komplementær kompetanse sikrer styrets samlede kompetanse i tråd med eiers formål med selskapet. Politisk kompetanse kan da være et av kravene. Det vil være naturlig at valgkomiteen får retningslinjer for sitt arbeid av eierorganet. I selskap med flere eierkommuner bør valgkomiteen sammensettes på en slik måte at den speiler den enkelte kommunes eierandel. Flertallet av valgkomiteen bør være uavhengig av styret og ansatte. En slik løsning må da vedtektsfestes i hvert enkelt selskap. Kommunestyret vedtok i denne forbindelse: Eigersund kommune v/ordføreren kontakter øvrige eiere i selskaper hvor Eigersund kommune har en eierandel for å oppnå konsensus om utvelgelse av styremedlemmer, jf. avsnittet i denne saken om «Vurdering av valg av styrerepresentanter i selskaper hvor kommunen har eierinteresser». Kommunens status for saker om styrerepresentasjon Det er ikke utarbeidet noen sak eller saker som tar dette videre. Men det det har vært dialog mellom eierkommunene i viktige selskaper vedrørende enighet/konsensus om utvelgelse av styremedlemmer og bruk av valgkomiteer. Forslag til noen regler for styreutnevnelse var også oppe i kommunestyret i april 2016, men falt ved behandlingen. Det vises til omtalen under kommunens eierskapsmelding i punkt 2.2. Det kan ellers vises til spørsmål nr. 6-8 i tabell 6-7 i punkt 2.5. Det fremkommer der at valgkomiteer blir brukt, men at det gjerne er uklart hvor bredt habilitets- og kompetansevurderinger blir foretatt ved deres innstilling vedrørende styremedlemmer. SELSKAPSKONTROLL - 31 - Side 54 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Målet for opplæring og informasjon om eierstyring Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte om eierstyring skal gi innsikt i de juridiske rammene for eierstyring og selskapsledelse for den enkelte selskapsform. Tiltakene skal videre gi en oversikt over prinsipper og retningslinjer for kommunens eierstyring. De skal også gi folkevalgte innsikt i oppgaver, myndighet og ansvar som følger rollen som medlem av styre, bedriftsforsamling eller eierorgan. Det kan være hensiktsmessig å tilby grunnleggende opplæring i eierstyring og styrearbeid én gang i valgperioden. Det kan også være praktisk å arrangere styrekurs i samarbeid med øvrige eierkommuner. I kommunens eierskapsmelding står det at alle kommunens representanter i AS’er og IKS’er bør får tilstrekkelig opplæring til å kunne utøve sin funksjon på en tilfredsstillende måte. Kommunestyret vedtok i denne forbindelse: Eigersund kommune forestår obligatorisk opplæring av Eigersund kommune sine valgte eierrepresentanter i organer der Eigersund kommune har eierinteresser. Selskapene pålegges i eierstrategiene, å forestå opplæring av styrerepresentantene. Kommunens status for opplæring og informasjon om eierstyring Til tross for kommunestyrets vedtak har kommunen ikke satt i gang obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte om eierstyring og selskapsledelse. Administrasjonen/rådmannen sier at det pr. i dag (28.04.16) ikke har vært «mye» om eierstyring i folkevalgtopplæringen for de som ble valgt høsten 2015. I tidligere opplæringsrunder har en vist til eierskap, lovverk og tilnærming. I tillegg er det jevnlig saker om kommunens eierskap. Ordfører opplyser også at eierskapsforvaltning så langt ikke har vært tema i politikeropplæringen, men at det er et tema for formannskapet i 2016. Vurderinger av opplæring og informasjon om eierstyring Kommunen mangler tiltak for opplæring og informasjon om eierstyring og selskapsledelse til folkevalgte i kommunen. Det er viktig at de folkevalgte får innsikt i de ulike roller en innehar, både som folkevalgt og som styremedlem og eierrepresentant. Opplæringen bør være i tråd med KS sin anbefaling om obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte. Vi har i vedlegg tatt med KS sin anbefaling (anbefaling nr. 1). Anbefaling Kommunen bør iverksette tiltak for opplæring og informasjon om eierstyring og selskapsledelse til folkevalgte i kommunen. SELSKAPSKONTROLL - 32 - Side 55 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS SELSKAPSKONTROLL - 33 - Side 56 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Selskapskontroll er hjemlet i kommuneloven § 77 nr. 5 og for øvrig nærmere omtalt i forskrift om kontrollutvalg kapittel 6 (§§ 13 – 15). Innholdsmessig deles selskapskontroll i to komponenter: Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll, jf. forskrift om kontrollutvalg § 14 første ledd. Den omfatter kontroll med forvaltningen av (fylkes-)kommunens eierinteresser, herunder å kontrollere om den som utøver eierinteressene gjør dette i samsvar med (fylkes-)kommunens vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon er den frivillige delen av selskapskontroll, jf. forskrift om kontrollutvalg § 14 andre ledd, og er nærmere omtalt i forskrift om revisjon kapittel 3 (§§ 6 – 8), jf. forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 (§§ 9 – 12) og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Den omfatter systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon § 7 første ledd. Denne selskapskontrollen omfatter den obligatoriske delen. Obligatorisk selskapskontroll kalles gjerne for eierskapskontroll. Rogaland Revisjon IKS utfører selskapskontroll på oppdrag fra kontrollutvalget i kommunen. Kontrollen er utarbeidet av forvaltningsrevisor Rune Eskeland. Den er gjennomgått av oppdragsleder for Eigersundkommune Annebeth M. Mathiassen og fagansvarlig for forvaltningsrevisjon Bernt Mæland. Mandat for gjennomføring av prosjektet ble vedtatt av kontrollutvalget i møte 02.03.15. Kontrollkriteriene er krav eller forventninger som revisjonen bruker for å vurdere funnene i undersøkelsene. Kontrollkriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f.eks. lovverk og politiske vedtak. I denne kontrollen er følgende kriterier anvendt: Kommunens saker og vedtak om eierskap og eierstrategier, herunder: o Kommunens eierskapsmelding Kommunens overordnede eierstrategier Arbeidsformene for politisk og administrativ utøvelse av eierrollen KS Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll Innholdet i kommunens eierskapsmelding er omtalt i faktadelen. Kommunens overordnede eierstrategier er i sin helhet tatt med i vedlegg. Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll ligger på KS sine nettsider. Vi har i vedlegg tatt med en oversikt over alle anbefalingene. Anbefalingen om obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte, anbefalingen om utarbeidelse av eierskapsmeldinger og anbefalingen om eierorganets sammensetning og funksjon har vi tatt med i sin helhet. Metodisk har vi benyttet intervjuer, spørreskjemaer og gjennomgang av dokumenter. Intervjuer er foretatt av kommunens ordfører og administrative ledelse. De enkelte eierrepresentanter er kontaktet ved spørreskjema. Det er sett på kommunens eierskapsmelding samt tilhørende saksfremlegg og vedtak. Kommunens eierskapsmelding har med overordnede eierstrategier og kjøreregler for eierstyringen. Selskapskontroll omfatter i prinsippet alt kommunalt eierskap som er organisert med hjemmel i andre lover enn kommuneloven (KL) samt interkommunalt samarbeid etter KL kapittel 5 og som er egne rettssubjekt. Inkludert er dermed aksjeselskaper (AS) og interkommunale selskaper (IKS). Utenfor rekkevidden av selskapskontroll er f.eks. kommunale foretak (KF) organisert etter KL kapittel 11 eller interkommunalt SELSKAPSKONTROLL - 34 - Side 57 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS samarbeid etter KL kapittel 5 og som ikke er eget rettssubjekt. Eigersund kommune har ett kommunalt foretak. Eigersund kommune er med i en rekke foreninger og stiftelser. Foreninger og stiftelser omfattes ikke av regelverket om selskapskontroll. Foreninger og stiftelser er selveide og eierstyring kan i prinsippet ikke foretas. Selskaper som kommunen måtte eie som en del av sin finansforvaltning (typisk aksjefond), vil ikke være aktuelle. Dette er kortsiktige aksjeplasseringer hvor eierstyring ikke er relevant. KS Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll og NIBR rapporten Som en del av kontrollen har vi sett på det som står i KS sine anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Det er der tatt med en rekke anbefalinger overfor både eiere og selskap. Vi har også sett på NIBR rapporten om kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap. Vi henviser til følgende kilder: Lovregler Kommuneloven av 25. september 1992 Lov om aksjeselskaper av 13. juni 1997 Lov om interkommunale selskaper av 29. januar 1999 Stiftelsesloven av 15. juni 2001 Eierstrategi/eierstyring og selskapsledelse KS (2015): Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll - utgave november 2015 NIBR (2015): Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap Kommunerevisoren nr. 3/2006: Hvem som er omfattet av selskapskontroll (artikkel av seniorrådgiver Jostein Selle, KRD) Kommunal- og regionaldepartementet (20.09.13): Spørsmål om habilitet i AS og IKS NKRF (2012): Selskapskontroll – fra a til å (praktisk veileder) med vedlegg Kommuneforlaget (2011): Kommunalt eierskap - roller, styring og strategi av Vibeke Resch-Knudsen Kommuneforlaget (2012): Styring av kommunalt eide selskaper av Vibeke Resch-Knudsen Statens prinsipper for god eierstyring og selskapsledelse (2005) NUES (2014): Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse - utgave oktober 2014 Eigersund kommune Eigersund kommunes eierskapsmelding 2010 o Eiervurdering av kommunale selskaper (kommunestyret sak 055/10 fra 04.10.10) Eierskapsforvaltning i selskap Eigersund kommune eier aksjer eller andeler i (kommunestyret sak 019/16 fra 18.04.16) Andre aktuelle kommunestyresaker om eierskapsforvaltningen Eigersund kommunes selskapsnote for 2015 Oversikt over kommunens representanter i eierorganet til de enkelte selskaper Oversikt over kommunens representanter i styret til de enkelte selskaper Andre kilder Eierskapsmeldinger til andre kommuner i regionen Brønnøysundregistrene (foretaksregisteret) Proff.no (opplysninger om selskapene) SELSKAPSKONTROLL - 35 - Side 58 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Vedtatt av kommunestyret 04.10.10 (sak 055/10) Etablering av eierstrategier Hvilke krav bør rettes mot offentlige eiere? 1. Det skal være åpenhet knyttet til kommunens eierskap. a. Meroffentlighet bør / må være et prinsipp. b. Det bør være åpenhet rundt eierkommunenes valg av styremedlemmer. c. Det bør være åpenhet rundt godtgjørelse til styret. 2. Eier bør fremme sine interesser gjennom generalforsamling og representantskap. a. Politisk vedtatt eierstrategi binder deltakerne i generalforsamling og representantskap. b. Det bør utarbeides en aksjonær-/eieravtale som beskriver forholdet mellom eierne, informasjon til eierne utenom representantskap/generalforsamling, selskapets virksomhet og valg av styret. 3. Eier gir klare mål for selskapet. Styret er ansvarlig for realisering av målene. a. Eierskapet bør være forutsigbart og langsiktig (utover fire år). b. Eierne i samspill med styret og ledelsen skal sikre god ledelse av selskapet. Herunder bør det fokuseres hvordan eierne og styret sammen skal kunne påvirke ledelsens arbeid med utgangspunkt i selskapets behov. c. Aktiv eierstyring krever tverrpolitisk forståelse av hvorfor kommunen er engasjert i selskapet. d. Eier bør utforme en styreinstruks som beskriver styrets mandat og sammensetning, styremøtenes forretningsorden og saker som skal styrebehandles, saksbehandlingsregler (lovgrunnlag), og informasjon utenom styremøter. e. Det bør være klart skille mellom eier og kunde / bruker for å unngå mistanke om at selskap hvor kommunen står som eier forfordeles i forhold til andre selskap, eller at det stilles for lave krav fra eier eller på andre måter er tildelt ressurser som gir et ekstra konkurransefortrinn. f. Hvorvidt selskapet skal utføre oppgaver etter egenregiprinsippet, eller konkurranseeksponeres, bør tydelig fremgå av vedtekter eller selskapsavtale. g. Ved tjenesteleveranse fra selskapet til de samme eierkommunene bør det stilles krav om tjenesteavtaler. h. Gjennom krav til resultat og rapportering gir eieren tydelig signaler på hva som forventes av virksomheten. Det er naturlig at eier måler resultatkrav uttrykt med avkastning på den kapitalen de forvalter, krav til kundetilfredshet og HMS forhold, samt likestillingskrav i forhold til styrende organer. i. Det bør utarbeides en klar og forutsigbar utbyttepolitikk. I selskaper der virksomheten har karakter av næringsdrift bør en offentlig eier stille de samme krav til avkastning på investert kapital, som det en privat eier vil gjøre. Hvilke krav bør rettes mot offentlig eide selskaper? 1. Selskapet skal være bevisst sitt samfunnsansvar. a. Selskapene bør rapportere etter bærekraftig utvikling - prinsippet, det vil si å integrere økonomisk, miljømessig og sosial rapportering. 2. Eierne skal likebehandles. a. Selskapet bør gi dekkende informasjon i god tid om saker som er til behandling. SELSKAPSKONTROLL - 36 - Side 59 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS 3. Selskapets åpningsbalanse skal være tilpasset formålet med eierskapet og selskapets situasjon. a. Finansieringen av selskapet må tilpasses typen av virksomhet. b. Selskapet bør ha en egenkapital som er tilpasset mål, strategi og risikoprofil. c. Selskapet bør ha en strategi på kapitalbinding – for stor kapital kan anses å ikke være ønskelig for kommunen. d. Lønns- og insentivordninger utformes slik at de fremmer verdiskapingen, og skal være rimelige. Hovedprinsippet bør være at selskapene med kommuner som eier følger kommunal lønnsstrategi, men her må også konkurranse om arbeidskraft i markedet vektlegges. 4. Styresammensetningen skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold ut fra selskapets egenart. 5. Styret skal, overfor daglig leder, på uavhengig grunnlag, ha en aktiv rolle mht. service, kontroll, strategi og ressurssituasjon. Styret bør: a. fastsette en årlig plan for sitt arbeid med særlig vekt på mål, strategi og gjennomføring. b. utarbeide plan for eget arbeid og egen kompetanseutvikling, samt evaluere sin virksomhet. Dette er en administrativ interkommunal eierskapsgruppe. Gruppen består av kommunene Gjesdal, Hå, Klepp, Randaberg, Sandnes, Sola, Stavanger og Time, samt Rogaland fylkeskommune. Det er et løpende samarbeid mellom administrasjonene/rådmennene i eierkommunene. Samarbeidet legger til rette for en koordinert eieroppfølging av selskaper med flere eiere, og bidrar til kompetanseoverføring knyttet til prinsipper og retningslinjer for deltakernes eierstyring. Her diskuteres eierskapspolitiske problemstillinger, og det utarbeides felles svar, brev og saksutredninger i saker på området. Eierskapsgruppen utarbeider forslag til felles eierstrategier for selskaper som kommunene eier sammen. Forslagene utarbeides i samråd med selskapene. Alle kommunene i den interkommunale eierskapsgruppen har lignende overordnede prinsipper for eierskapet. Den interkommunale eierskapsgruppen diskuterer KS sine anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Kommunene i eierskapsgruppen har så langt valgt å følge disse anbefalingene, med enkelte mindre unntak. SELSKAPSKONTROLL - 37 - Side 60 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Aksje- og interkommunale selskaper - Kilde: Kommunens selskapsnote 2015 og Proff.no (tall for driften i tusen kr, tall for bokført verdi i kr) Selskap Dalane Miljøverk IKS Uninor AS Dalane Energi IKS Dalane Kystutvikling AS Magma Geopark AS Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Rogaland Revisjon IKS Lyse AS Filmparken AS Driftsinntekt 2014 36 788 51 083 211 351 3 2 177 5 538 Driftsresultat 2014 1 074 1 549 33 116 (891) (412) (301) Eierandel % % % % % % Bokført verdi 31.12.15 68 500 3 065 000 92 539 200 500 000 350 000 - 19 555 6 196 000 9 798 ( 4 928) 3 344 000 421 3,79 % 2,95 % - 151 800 1 207 000 2 821 68,50 63,75 61,15 13,70 10,43 5,16 Vi har her korrigert for tre forhold. Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS mangler i selskapsnoten. Dalane Næringshage AS står også i selskapsnoten, men dette selskapet er avviklet for flere år siden. Kommunen vedtok 14.12.15 å selge seg ut av eierskapet i Lagårdhallen AS (48,45 %). EIK får kjøpe kommunens aksjepost. Denne prosessen er enda ikke avsluttet (status 21.04.16). Driftsinntekt og driftsresultat for 2015 foreligger enda ikke i Proff.no (status 26.04.16). Bokført verdi er Eigersund kommunes bokførte verdi av eierandelen 31.12.15. Formålet til viktige selskaper (herunder selskaper hvor kommunen har større eierandeler) Vedtektsfestet formål iht. Brønnøysundregistrene (foretaksregisteret) Formålet med Dalane Miljøverk IKS er å løse deltakerkommunenes lovpålagte oppgaver innenfor avfallssektoren, herunder også innsamling og behandling av kloakkslam fra private husholdninger. Selskapet kan også utføre andre oppgaver innenfor fagområdet renovasjon eller beslektede områder, dersom dette ikke medfører kostnader som gir økte renovasjonsgebyrer. Oppgave tillagt deltakerne i følge særlov, vil betinge hjemmel i særlov som vilkår for at oppgaven kan overføres til et interkommunalt samarbeid. Formålet med Uninor AS er å utvikle mennesker og arbeidskraft. Dette skjer i tett samarbeid med ordinære virksomheter, datterselskapet Arbeidskompetanse og Service AS samt andre tiltaksarrangører. Selskapet tilbyr arbeidstrening og varig tilrettelagte arbeidsplasser. Formålet med Dalane Energi IKS er å skape langsiktige verdier for eierne, kundene og samfunnet ved å være regionens ledende kraftprodusent og leverandør. Drive rasjonell, sikker og konkurransedyktig produksjon, omsetning og distribusjon av miljøvennlig energi. Delta i næringsvirksomhet med relevans til kjernevirksomhetene, enten alene eller i samarbeid med andre. Utvikle og tilby framtidsrettede energiløsninger for kundene. Formålet med Lyse AS er å skape verdier for kundene, eierne og samfunnet. Sørge for en sikker og rasjonell energiforsyning til selskapets kunder. Være en kundeorientert, konkurransedyktig aktør og en attraktiv samarbeidspartner. Kunne tilby kundeløsninger som gir kunden valgfrihet og mulighet for effektive og miljøvennlige energiløsninger. Delta i næringsutvikling og næringsvirksomhet med relevans til kjernevirksomhetene, enten selv eller i samarbeid med andre, gjennom etablering, aksjekjøp, sammenslutninger mv. Merknader til oversikten Vi har ikke verifisert kommunens verdivurdering av de enkelte selskaper, men dette vil normalt være markedsverdi eller kommunens andel av aksjekapitalen/selskapskapitalen etc. SELSKAPSKONTROLL - 38 - Side 61 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Andre selskaper kommunen er involvert i - Kilde: Kommunens administrasjon Interkommunale samarbeid og andre selskaper Dalane Friluftsråd IS (en av fire kommuner) Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS (som bruker, ikke som eier) Biblioteksentralen SA Opplæringskontoret i Dalane SA Landbrukssenteret Helleland SA Varden Barnehage SA Raketten Barnehage SA Foreninger ? Stiftelser Jæren Folkehøgskolelag Vinterlandbruksskulen på Jæren Studentersamfundets Hus Det er her ikke tatt med interkommunale samarbeid som ikke er egne selskaper eller vertskommunesamarbeid. En selskapskontroll av et selskap vil omfatte dette selskapet og heleide datterselskaper. Andre datterselskaper og tilknyttede selskaper vil bli omtalt, men i utgangspunktet ikke spesielt kontrollert. Dette kommer an på hvilken drift/funksjon som er lagt i disse selskapene. Oversikt over utførte selskapskontroller som gjelder Eigersund kommune22 Gjennomført av Rogaland Revisjon IKS: Dalane Miljøverk IKS (2006) Lyse Energi AS (2008) Uninor AS (2010) Dalane Energi IKS (2011) Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS (2013) Dalane Miljøverk IKS (2015) Lyse AS (2015) Gjennomført av andre: Rogaland Revisjon IKS (2011) (Utført av ReVisor AS) Selskapskontroller ble hjemlet i kommuneloven fra 01.07.04. Kontrollene er blitt samordnet med de andre kommunale eierne. Uninor AS hadde også private eiere, men hvor vi fikk avtale om innsyn med de private eierne. De private eierne har senere blitt utløst. Lyse Energi AS heter i dag Lyse AS. Eigersund var ikke med på selskapskontrollen av Rogaland Revisjon IKS. 22 Det er her for Lyse (2008) brukt daværende selskapsnavn. 21 SELSKAPSKONTROLL - 39 - Side 62 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Kommunestyre- og formannskapsaker 2013-2015 samt pr. 01.05.2016 Kilde: Kommunens nettsider (politiske saker) Oversikten viser 2013-2015 og status så langt i 2016 (pr. 01.05.2016). Vi har bare tatt med selskaper som kommunen eier (dvs. AS, IKS, IS). Saker som kun gjelder kommunens valg av styremedlemmer og eierrepresentanter i selskapene er ikke med i oversikten. Valget av styrerepresentanter må ellers skje på det formelle eiermøte i eierorganet. Formannskapet Kommunestyret 11.03.13 – 008/13 17.04.13 – 027/13 R 17.04.13 – 027/13 R 17.04.13 – 027/13 R 12.06.13 – 041/13 R 28.08.13 – 046/13 R 28.08.13 – 046/13 R 28.08.13 – 046/13 R 28.08.13 – 046/13 R 28.08.13 – 046/13 R 23.10.13 – 070/13 R 27.11.13 – 076/13 27.11.13 – 082/13 R 27.11.13 – 082/13 R 12.12.13 – 098/13 R 22.01.14 – 008/14 R 22.01.14 – 008/14 R 22.01.14 – 010/14 17.02.14 – 012/14 12.02.14 – 022/14 R 12.02.14 – 022/14 R 19.03.14 – 024/14 24.03.14 – 014/14 19.03.14 – 035/14 R 09.04.14 – 041/14 R 09.04.14 – 041/14 R 09.04.14 – 041/14 R 11.06.14 – 059/14 R 11.06.14 – 059/14 R 11.06.14 – 059/14 R 11.06.14 – 059/14 R 11.06.14 – 059/14 R 11.06.14 – 059/14 R 11.06.14 – 062/14 11.06.14 – 069/14 SELSKAPSKONTROLL 16.06.14 – 040/14 16.06.14 – 047/14 Sak Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS - Selskapskontroll Dalane Energi IKS - Studietur for representantskapet til Island - Politisk behandling av utgiftsdekning Dalane Miljøverk IKS - Innkalling til representantskapsmøte 26.04.13 Uninor AS - Varsel om generalforsamling 25.04.13 Magma Geopark AS - Varsling generalforsamling tirsdag 14.mai 2013 Dalane Miljøverk IKS - Møteprotokoll 1/13 fra representantskapsmøte i 26.04.13 Magma Geopark AS - Protokoll generalforsamling 14.05.13 Rogaland Revisjon IKS - Protokoll representantskapsmøte 23.04.13 Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS - Protokoll representantskap 25.04.13 Uninor AS - Generalforsamling 25.04.13 - Oversendelse av dokumenter Lagårdhallen AS - Orientering om status flerbrukshall på Lagård Magma Geopark AS - Prosjekt: Magma Geopark i Dalane Rogaland Revisjon IKS - Protokoll fra møte i representantskapet i 03.10.13 Dalane Miljøverk IKS - Innkalling til representantskapsmøte 14.11.13 Protokoll Dalane friluftsråd IS - Årsmøte nr. 08.2013 22.10.13 Dalane Miljøverk IKS – Møteprotokoll representantskapet 14.11.13 Uninor AS- Underskrevet protokoll - Ekstraordinær generalforsamling 18.12.13 Dalane Energi IKS - Endring av låneramme - Endring av § 15 i vedtektene Magma Geopark AS - Melding om vedtak i næringsstyret 17.12.13 - Søknad om støtte Rogaland Revisjon IKS - Tertialrapport 31.12.2013 Uninor AS - Søknad - Omgjøring av ansvarlig lån til egenkapital Magma Geopark AS - Melding om vedtak: Søknad om støtte Dalane Miljøverk IKS - Representantskapsmøte 29.04.14 Styrevalg Rogaland Revisjon IKS - Innkalling til representantskapsmøte 24.04.14 Dalane Friluftsråd IS - Årsmelding 2013 Magma Geopark AS - Varsling - Generalforsamling - Mandag 26 mai 2014, kl 1800 Rogaland revisjon IKS - Årsberetning 2013 og protokoll fra møte i representantskapet 24.04.14 Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS - Protokoll representantskapsmøte 24.04.14 Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS - Representantskapsmøte 24.04.14 - Ettersending av saksdokumenter Uninor AS - Innkalling generalforsamling 29.04.14 Uninor AS - Underskrevet protokoll fra generalforsamling 29.04.14 Lagårdhallen AS - Flerbrukshall på Lagård Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS - Endring av selskapsavtale og eierandel - 40 - Side 63 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS 27.08.14 – 082/14 R 27.08.14 – 082/14 R 27.08.14 – 082/14 R 27.08.14 – 082/14 R 27.08.14 – 082/14 R 27.08.14 – 082/14 R 27.08.14 – 082/14 R 27.08.14 – 082/14 R 27.08.14 – 082/14 R 24.09.14 – 088/14 24.09.14 – 090/14 22.10.14 – 110/14 R 29.09.14 – 057/14 29.09.14 – 059/14 19.11.14 – 117/14 R 19.11.14 – 117/14 R 21.01.15 – 009/15 R 21.01.15 – 009/15 R 21.01.15 – 009/15 R 21.01.15 – 009/15 R 21.01.15 – 009/15 R 12.02.15 – 019/15 R 11.03.15 – 025/15 11.03.15 – 035/15 R 16.03.15 – 004/15 29.04.15 – 037/15 06.05.15 – 039/15 11.05.15 – 058/15 11.05.15 – 0023/15 11.05.13 – 037/15 26.08.15 – 079/15 R 21.09.15 – 083/15 28.09.15 – 059/15 28.09.15 – 067/15 21.10.15 – 101/15 R 10.12.15 – 112/15 14.12.15 – 113/15 20.01.16 – 007/16 R 14.04.16 – 026/16 14.04.16 – 036/16 R SELSKAPSKONTROLL 18.04.16 – 019/16 Lyse Energi AS - Protokoll fra generalforsamling 29.04.14 Lyse Energi AS - Protokoll fra ekstraordinær generalforsamling 27.03.14 Dalane Miljøverk IKS - Protokoll fra representantskapsmøte 08.05.14 Dalane Energi IKS - Innkalling til representantskapsmøte 05.06.14 Dalane Energi IKS - Korrigerte sakspapirer til representantskapsmøte 05.06.14 - Endring i årsberetning 2013 Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS - Innkalling til styremøte 06.06.14 Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS - Protokoll fra styremøte 06.06.14 Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS - Innkalling til ekstraordinært representantskapsmøte 11.06.14 Magma Geopark AS - Generalforsamling - Protokoll fra Mandag 26 mai 2014 Dalane Energi IKS - Forslag til eieravtale (skissert forslag) Lagårdhallen AS - Flerbrukshall på Lagård Rogaland Revisjon IKS - Innkalling til representantskapsmøte 13.10.14 Rogaland Revisjon IKS - Protokoll fra representantskapsmøte 13.10.2014 Uninor AS - Underskrevet protokoll fra ekstraordinær generalforsamling 05.11.14 Dalane Kystutvikling AS - Lerviken båthavn ‐ Hvilke planer /handlingsrom for framtiden? Dalane Kystutvikling AS - Alternativ bruk av småbåthavn i Lerviken ‐ Møte med Dalane Kystutvikling Dalane Kystutvikling AS - Utleie av området i Lerviken Dalane Kystutvikling AS - Momenter angående utnyttelse av Lerviken småbåthavn til andre formål - Flomproblematikk Lagårdhallen AS - Informasjon til formannskapet 21.01.15 Kommunal‐ og moderniseringsdepartementet - Høyring Oppheving av kommuneloven kapitel 5B Samkommune Dalane Miljøverk IKS - Endring i selskapsavtalen Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS; Uninor AS; Lyse Elnett AS; Dalane Energi IKS; Rogaland Revisjon IKS; Dalane Miljøverk IKS; Dalane Kystutvikling AS; Lagårdshallen AS; Magma Geopark AS - Behandling av saker på generalforsamling/representantskap Dalane Miljøverk IKS - Eierstruktur Svåheia Eiendom AS – representantskapsmøte Dalane Miljøverk IKS 30.04.15 Dalane Energi IKS - Godkjenning av ny selskapsavtale Dalane Energi IKS - Tilbakemelding på høring av endringer i energiloven - Skille mellom nett og annen drift Dalane Miljøverk IKS - Selskapskontroll Dalane Kystutvikling AS - Årsberetning og regnskap 2014 Dalane Energi IKS - Fremtidig organisering av selskapet Lyse AS - Selskapskontroll Uninor AS - Halvårsrapport Uninor og AKS for 1. halvår 2015 Lagårdhallen AS - Ny behandling Dalane Miljøverk IKS 13.11.15 - Representantskapsprotokoll 3/15 fra representantskapsmøte 13.11.15 Eierskapsforvaltning i selskap Eigersund kommune eier aksjer eller andeler i Innkalling til representantskapsmøte Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS (IKA) 27.04.16 - 41 - Side 64 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Oversikten omfatter kun selskaper hvor ordinær eierstyring er mulig (dvs. aksjeselskaper, interkommunale selskaper og interkommunale samarbeid som er egne selskaper) Oversikten viser eier- og styrerepresentanter i gjeldende valgperiode 2015-2019 (status april/mai 2016). Det vil forekomme enkelte endringer i løpet av valgperioden for styrevalg. Vararepresentanter er ikke tatt med. Kommunens eier- og styrerepresentanter - Kilde: Kommunens administrasjon Selskap Dalane Miljøverk IKS Type23 H Uninor AS H Dalane Energi IKS H Dalane Kystutvikling AS Magma Geopark AS Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Rogaland Revisjon IKS Lyse AS Filmparken AS Dalane Friluftsråd IS D D H H H D H Eierrepresentanter Ordfører O Stangeland Anja Hovland May H. Hetland Ervik Ordfører O Stangeland Ordfører O Stangeland Varaordfører L E Egaas Lene Røraas Astrid H. Robertson Bente S Gunvaldsen Frank Hansen Ruth Evy Berglyd Martin Liland Bitten Fugelsnes Ordfører O Stangeland Ordfører O Stangeland Ordfører O Stangeland Ordfører O Stangeland Varaordfører L E Egaas Helene Rodvelt Anders Ege Martin Liland Styremedlemmer Bjørn Arild Omdal Åshild Bakken Astrid H. Robertson Geir Hestnes Randi L. H. Birkeland Kåre Hansen Inghild Vanglo Bitten Fugelsnes Arne Stapnes På deling (se nedenfor) - Varaordfører Leif Erik Egaas er kommunens representant i bedriftsforsamling til Lyse AS. Aksjonæravtalen Lyse AS: Eigersund, Bjerkreim, Lund, Strand, Hjelmeland og Finnøy skal samlet ha ett styremedlem på deling. Kommunestyresak 054/14 fra 29.09.14 Eierstrategi ‐ Næring og Havn KF Sammendrag Styret i Eigersund Næring og Havn KF har med rette etterspurt en eierstrategi for foretaket. Rådmannen hilser dette initiativet velkommen, og ser at tiden er moden for å få en eierstrategi på plass. Rådmannen er opptatt av at de overordnede styringssignalene til Eigersund Næring og Havn KF skal være så tydelige og klare som mulig – samtidig som foretaket skal ha muligheten til å meisle ut operative målsettinger, verdigrunnlag og arbeidsmetoder på egen hånd. Utfordringen i dette er å utarbeide en strategi som både er overordnet og samtidig konkret nok til at den virker styrende på foretakets virksomhet. For å videreformidle dette til Eigersund Næring og Havn KF foreslås det i saken å etablere en egen eierstrategi for foretaket. Denne strategien vil etter hvert bli satt inn i en større sammenheng med en strategisk næringsplan. H betyr heleid selskap av kommunen alene eller sammen med andre (fylkes)kommuner, mens D betyr deleid selskap (dvs. det er her også andre typer eiere, eksempelvis private eller staten). Typeinndelingen gjelder egentlig kun aksjeselskaper da interkommunale selskaper og interkommunale samarbeid alltid er heleide. Den har betydning for i hvilken grad kommunen kan kreve innsyn i selskapene iht. kommunelovens § 80. Dette kan etter lovreglene bare gjøres i heleide selskaper. Men innsynsrett kan bli avtalt med andre eiere eller være vedtektsfestet. 23 SELSKAPSKONTROLL - 42 - Side 65 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS I saken er det lagt vekt på å definere hva som menes med en eierstrategi. Rådmannen vil i dette også omtale den bebudede strategiske næringsplanen. Prinsipper for god eierstyring vil være et sentralt tema – og det vil i denne sammenhengen bli pekt på hvordan dette fra rådmannens ståsted ønskes utøvd i relasjonen mellom Eigersund kommune og foretaket. Utover dette vil det bli fokusert på mål og verdier. Målene vil ha en overordnet karakter. Verdigrunnlaget mener rådmannen det må være opp til foretaket å utarbeide og fastsette, men det er viktig at det stilles krav til at dette blir gjort. En problemstilling som vil dukke opp er hvordan målsettingene til foretaket er realiserbare ut fra den økonomiske situasjonen foretaket til enhver tid befinner seg i. Dette er et spørsmål som i stor grad vil finne sitt svar i den årlige budsjettbehandlingen. I tillegg vil dette også avhenge av i hvor stor grad KF’et klarer å generere egne inntekter. Dette vil styre bemanningen av foretaket. Bortsett fra stillingen som prosjektleder for Hestnes-utbyggingen er det ikke lagt opp til å overføre andre stillinger fra Teknisk. Det er imidlertid helt på det rene at det skal være et nært og tett samarbeid mellom foretaket og Teknisk. Dette er også vedtaksfestet tidligere. I denne sammenhengen er det også et poeng å peke på at organiseringen til Teknisk vil bli gjennomgått for å se om det finnes effektiviserings‐ og rasjonaliseringspotensiale. I dette er det også naturlig å vurdere forholdet til foretaket og de oppgavene som foretaket naturlig vil kunne overta. I en del sammenhenger vil det oppstå situasjoner hvor en handling vil fremstå som samfunnsmessig fornuftig, men bedriftsøkonomisk ufornuftig. I slike saker vil det være opp til styrets brede skjønn å trekke sine konklusjoner i den enkelte sak. For rådmannen er det et poeng å presisere at samfunnsnyttige handlinger ligger innenfor det som foretaket selvsagt skal kunne vurdere. Dette må dog sees opp mot virksomhetens totale lønnsomhet. Det å finne den rette balansen i dette er rådmannen trygg på at foretaket skal få til. Når det gjelder investeringssiden vil rådmannen anbefale at forskutteringsmidler avsatt til Egersund Næringspark (Eigestad) overføres til foretaket uten bindinger. Dette er totalt kr 10.760.000,‐ som kan benyttes til oppkjøp av areal. Det er en forutsetning at investeringer i areal skjer innenfor Eigersund kommunegrense. KS‐054/14 Vedtak 1. Eigersund kommune legger til grunn at prinsippene for godt eierskap og styring av Eigersund Næring og Havn KF omtalt i denne saken legges til grunn for foretakets videre arbeid. Foretaket skal jobbe for å nå følgende hovedmål: Eigersund Næring og Havn KF skal være en moderne, aktiv og attraktiv organisasjon som skal legge til rette for at nåværende og fremtidige brukere av foretakets varer og tjenester skal vise stor grad av kundetilfredshet. Foretaket skal aktivt søke samarbeid med andre aktører for å utnytte foretakets ressurser på en best mulig måte, og derigjennom skape merverdi for foretaket og samfunnet. Foretaket skal bidra til at Eigersund kommune videreutvikler seg som regionens naturlige sentrum innenfor områdene havn, næring, bolig og turisme. Foretaket opprettholder status og videreutvikler mulighetene som ligger i stamnetthavnefunksjonen. 2. Det utarbeides et verdigrunnlag og etiske retningslinjer for Eigersund Næring og Havn KF som bygger på og viderefører foretakets vedtekter, mål og retningslinjer. 3. Foretaket fastsetter en årlig plan for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring. 4. Foretaket utarbeider årlig en rapport som gir en samlet redegjørelse for selskapets styring og ledelse (årsrapport) 5. Det skal være et klart skille mellom foretakets havneøkonomi og foretakets andre økonomiske virksomhetsområder. For å ytterligere fremheve dette blir de resterende målsettingene skilt i to deler: Havneforvaltning og Næring, bustad og turisme. (I saken/vedtaket listes det opp hovedmålsettinger for disse to områdene) SELSKAPSKONTROLL - 43 - Side 66 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS OBLIGATORISK OPPLÆRING AV OG INFORMASJON TIL FOLKEVALGTE Kommunene bør som en del av sitt folkevalgtprogram gjennomføre obligatoriske kurs eller eierskapsseminarer. Den første opplæringen bør gjennomføres i løpet av de første 6 månedene av valgperioden. Det anbefales også at det nye kommunestyret tidlig i perioden får en oversikt over status for selskapene. Det er viktig at kommunestyrene som eiere får kunnskap og innsikt i omfanget av selskapsorganisering og de styringsmuligheter man har for de selskapene kommunen har eierandeler i. Det er viktig at de folkevalgte får innsikt i de ulike rollene man har som folkevalgt, som styremedlem eller som medlem av representantskap eller generalforsamling. De folkevalgte må ha en bevissthet om roller, styringslinjer og ansvarsfordeling. Det anbefales at kommunestyret gis tid til kompetanseutvikling som ledd i å styrke det kommunale eierskapet gjennom opplæring eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i løpet av de første 6 månedene og etter 2 år. UTARBEIDELSE AV EIERSKAPSMELDINGER Kommunestyrene bør hvert år fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper. Disse prinsippene bør gjenspeile selskapet sett i sammenheng med kommunens totale virksomhet og være kommunisert og tilgjengelig, ikke bare for selskapets organer, men også for kommunens innbyggere. Eierskapsmeldingen gir også et godt grunnlag for en politisk gjennomgang av all virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter. Eierskapsmeldingen skal behandles i kommunestyret. Eierskapsmeldingen skal primært omhandle selskapene der kommunen er hel- eller deleier, men bør også reflektere styringen av de interkommunale samarbeidene. Eierskapsmeldingen bør minimum ha disse hovedpunktene: 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid. 2. Politisk styringsgrunnlag gjennom kommunens prinsipper for eierstyring 3. Juridisk styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene. 4. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder styringsdokumentene. 5. Selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv. En eierskapsmelding vil sikre et grunnlag for nødvendige styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre de folkevalgtes ansvar. Den vil også bidra til å skaffe oversikt over kommunens samlede virksomhet og bidra til mer åpenhet overfor omverden. Det bør også utarbeides en felles eierskapsmelding hvis kommunen er medeier i flere selskaper sammen med andre kommuner. En slik eierskapsmelding vil sikre felles føringer fra eierne der det er mulig. 24 Dette kan være noe vanskelig å få til i praksis. Kommunenes overordnede prinsipper for eierskapet i eierskapsmeldingene er gjerne noe ulike. Kommunene i vår region har heller satset på «felles» eierstrategier for selskapene. 24 SELSKAPSKONTROLL - 44 - Side 67 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS EIERORGANETS SAMMENSETNING OG FUNKSJON Avhengig av selskapets formål, anbefales det som en hovedregel at kommunestyret oppnevner sentrale folkevalgte som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierstyring skal utøves innenfor rammen av kommunestyrets vedtak. Samhandlingen mellom kommunestyret og eierorganet er ikke regulert. Eierstyringen skal skje gjennom eierorganet for selskapene og gjennom kommunestyret for foretakene. For selskapsformene AS og IKS bør det for å sikre engasjement, debatt og reell politisk avklaring av eierorganets myndighet, etableres forutsigbare kommunikasjonsformer mellom kommunestyre og eierorganet som forankres i eierskapsmeldingen. Oppnevnelse av sentrale folkevalgte til eierorganet vil bidra til å forenkle samhandlingen og kommunikasjonen mellom kommunestyret og eierorganet. Aksjeloven sier ikke noe om hvem som skal møte som aksjonær. Ordfører eller andre kommunestyrerepresentanter må gis fullmakt for å kunne stemme på generalforsamling. Medlemmer av et representantskap (IKS) er valgt av kommunestyret etter kommunelovens regler, og i motsetning til aksjeloven, kan ikke andre møte etter fullmakt. Det bør derfor utnevnes varamedlemmer for representantskapsmedlemmene. Dersom formålet med selskapet er rene driftsoppgaver er det ingen ting i veien for at administrasjonen sitter i eierorganet. Versjon november 2015 KS sine nærmere vurderinger vedrørende anbefalingene er ikke tatt med her. Dette kan leses i selve anbefalingene (som ligger på KS sine nettsider). Nr. 1 OBLIGATORISK OPPLÆRING AV OG INFORMASJON TIL FOLKEVALGTE Kommunene bør som en del av sitt folkevalgtprogram gjennomføre obligatoriske kurs eller eierskapsseminarer. Den første opplæringen bør gjennomføres i løpet av de første 6 månedene av valgperioden. Det anbefales også at det nye kommunestyret tidlig i perioden får en oversikt over status for selskapene. Nr. 2 VURDERING OG VALG AV SELSKAPSFORM Det er eiers ansvar å sikre en selskapsform som er tilpasset selskapets formål, eierstyringsbehov, samfunnsansvar, hensynet til innsyn, markedsforhold og det aktuelle lovverket. Nr. 3 FYSISK SKILLE MELLOM MONOPOL OG KONKURRANSEVIRKSOMHET Selskaper som opererer i et marked i konkurranse med andre aktører i tillegg til monopolvirksomhet, bør som hovedregel skille ut den markedsrettede delen av virksomheten for å unngå rolleblanding og kryssubsidiering. Nr. 4 UTARBEIDELSE AV EIERSKAPSMELDINGER Kommunestyrene bør hvert år fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper. Nr. 5 UTARBEIDELSE OG REVIDERING AV STYRINGSDOKUMENTER Kommunestyret skal utarbeide og bør jevnlig revidere styringsdokumentene og avtalene som regulerer styringen av selskapet. SELSKAPSKONTROLL - 45 - Side 68 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Nr. 6 EIERMØTER KS anbefaler at det jevnlig gjennomføres eiermøter for å bidra til god eierstyring og kommunikasjon med ed selskapet. Et eiermøte er et møte mellom representanter fra kommunen som eier, styret og daglig leder for selskapet. Nr. 7 EIERORGANETS SAMMENSETNING OG FUNKSJON Avhengig av selskapets formål, anbefales det som en hovedregel at kommunestyret oppnevner sentrale folkevalgte som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierstyring skal utøves innenfor rammen av kommunestyrets vedtak. Nr. 8 GJENNOMFØRING AV GENERALFORSAMLINGER OG REPRESENTANTSKAPSMØTER De formelle eiermøtene er generalforsamling eller representantskap. Det er styret som innkaller. Bestemmelser om innkallingsfrist bør tas inn i vedtektene, slik at det tas hensyn til kommunens behov for å ha tid til å behandle aktuelle saker. Nr. 9 SAMMENSETNINGEN AV STYRET Det er eiers ansvar å sørge for at styrets kompetanse samlet sett er tilpasset det enkelte selskaps virksomhet. Det anbefales at kommunen sikrer opplæring av styremedlemmene. Nr. 10 VALGKOMITE OG STYREUTNEVNELSER Ved valg av styrer til kommunalt eide selskaper bør det vedtektsfestes bruk av valgkomite. Nr. 11 KJØNNSMESSIG BALANSE I STYRENE Det anbefales at eierorganet uavhengig av organisasjonsform tilstreber balansert kjønnsrepresentasjon. Styremedlemmene behøver ikke være bosatt i kommunen. Nr. 12 RUTINER FOR Å SIKRE RIKTIG KOMPETANSE I SELSKAPSSTYRENE Eier har ansvar for å sikre at styret har den nødvendige kompetansen for å nå selskapets mål. Eier bør også anbefale styret selv jevnlig å vurdere egen kompetanse ut fra eiernes formål med selskapet. Det er derfor anbefalt flere rutiner for å sikre nødvendig kompetanse. Nr. 13 STYRESAMMENSETNING I KONSERNMODELL Styremedlemmer i morselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap. Konserndirektøren kan være representert i datterselskapenes styrer. Nr. 14 OPPNEVNELSE AV VARAREPRESENTANTER Der det utpekes varamedlemmer til styret bør ordningen med numeriske varamedlemmer benyttes for å sikre kontinuitet og kompetanse i styret. Nr. 15 HABILITETSVURDERINGER Det anbefales at styrene etablerer faste rutiner for å håndtere mulige habilitetskonflikter. Ordfører og rådmann bør ikke sitte i styrer i selskaper. Nr. 16 GODTGJØRING AV STYREVERV Kommunen bør i forbindelse med utarbeidelse av eierskapsmelding ha en prinsipiell diskusjon om godtgjøring av styreverv. Denne bør danne grunnlag for eierorganets fastsetting av styrehonorar. Nr. 17 REGISTRERING AV STYREVERV Alle som påtar seg styreverv for kommunale selskaper bør registrere vervene på www. styrevervregisteret.no. Nr. 18 ARBEIDSGIVERTILHØRIGHET I SELVSTENDIGE RETTSSUBJEKTER Det anbefales at selskapene søker medlemskap i en arbeidsgiverorganisasjon. KS Bedrift vil være et naturlig valg for mange av disse selskapene. SELSKAPSKONTROLL - 46 - Side 69 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Nr. 19 UTARBEIDELSE AV ETISKE RETNINGSLINJER Eier bør påse at selskapsstyrene utarbeider, og jevnlig reviderer, etiske retningslinjer for selskapsdriften. Nr. 20 SÆRLIG OM ADMINISTRASJONSSJEFENS ROLLE I KOMMUNALE FORETAK Det anbefales at kommunestyrene ved opprettelse av kommunale foretak diskuterer administrasjonssjefens rolle og handlingsmuligheter overfor daglig leder. Nr. 21 UTØVELSE AV TILSYN OG KONTROLL Kommunestyret har både et tilsyns og kontrollansvar for å sikre at kommunen når sine mål, at regelverket etterleves og at etiske hensyn ivaretas. Kontrollen utføres blant annet gjennom regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollansvaret gjelder også når virksomheten er skilt ut i egne selskaper. KS sine anbefalinger om eierskap, ledelse og kontroll av kommunale selskaper Statusoversikten nedenfor er et eksempel hentet fra Sola kommunes eierskapsmelding (februar 2015), og viser i hvilken grad kommunen følger KS sine anbefalinger. Parentes er benyttet når kommunen enten har en intensjon om å følge anbefalingen, eller bare delvis følger anbefalingen. Merknader til tabellen Anbefaling nr. 1, 2, 6 og 19 gjelder den enkelte eierkommune. De andre anbefalingene angår alle eierkommunene i et selskap. Noen anbefalinger vil selskapene selv måtte følge opp. Statusoversikten har med seg KS sine anbefalinger versjon september 2014. Som det fremgår foran her, er det kommet en ny versjon november 2015. Anbefalingene ble der noe justert og revidert. SELSKAPSKONTROLL - 47 - Side 70 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Nettsider til Nærings- og fiskeridepartementet Statens prinsipper for god eierstyring og selskapsledelse Aksjonærer skal likebehandles. Kapitalstrukturen i selskapet skal være tilpasset formålet med eierskapet og selskapets situasjon. Lønns- og insentivordninger bør utformes slik at de fremmer verdiskapningen i selskapene og fremstår som rimelige. Styret skal ivareta en uavhengig kontrollfunksjon overfor selskapets ledelse på vegne av eierne. Selskapet skal være bevisst sitt samfunnsansvar. Det skal være åpenhet knyttet til statens eierskap i selskapene. Eierbeslutninger og vedtak skal foregå på generalforsamlingen. Staten vil, eventuelt sammen med andre eiere, sette resultatmål for selskapene, styret er ansvarlig for realiseringen av målene. Styresammensetningen skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold ut fra det enkelte selskapets egenart. Styret bør ha en plan for eget arbeid og arbeide aktivt med egen kompetanseutvikling. Styrets virksomhet skal evalueres. Utdrag fra artikkel i Kommunerevisoren nr. 3/2006 (av seniorrådgiver Jostein Selle, KRD) Hvem skal det føres kontroll med? Bestemmelsen i kommuneloven § 77 nr. 5 pålegger kontrollutvalget et ansvar for å «påse at det føres kontroll med forvaltingen av kommunens interesser i selskaper m.m.» Det fremgår av spesialmotivene til denne bestemmelsen at det her siktes til «eierinteresser», jf. Ot. Prp. nr. 70 (2002-2003) (heretter «proposisjonen») s. 106. Det er tale om kontroll med de interesser som springer ut at eierposisjonen. I proposisjonen s. 69 heter det at «Temaet (...) for drøftelsen er derfor avgrenset til eieroppfølging av selskaper som kommunen eier/kontrollerer». Bestemmelsene om selskapskontroll retter seg ikke mot selskaper hvor kommunen ikke har eierandel. Det ligger blant annet utenfor rammen for selskapskontrollen å føre kontroll med selskaper hvor kommunens interesse utelukkende bygger på et kontraktsmessig forhold til selskapet. Eierskapet kan imidlertid enten være direkte, eller indirekte. Indirekte kan eierskapet være dersom kommunen eier et selskap som har eierandeler i andre selskaper. Bestemmelsen om selskapskontroll i § 77 må ses i sammenheng med kl. § 80 som gir en utvidet rett til innsyn i bestemte selskaper, i forhold til det som i alminnelighet gjelder. Det er de selskapene som er omhandlet i § 80 som er i fokus for selskapskontrollen. Det vil si interkommunale selskaper (IKS) og aksjeselskaper hvor kommuner/fylkeskommuner alene eller sammen med andre kommuner/fylkeskommuner eier alle aksjer, samt heleide datterselskaper til slike selskaper. Uttrykket «selskaper m.m.» har gitt opphav til spørsmål om hvorvidt dette også omfatter andre organisasjonsformer enn selskaper, for eksempel foreninger og stiftelser. Det har også vært stilt spørsmål ved om selskaper hvor det er private deleiere omfattes. Det er viktig å være oppmerksom på at de særregler som fremgår av § 80 bare gjelder de selskaper som der er nevnt. For andre selskaper vil kommunen stå i samme posisjon som en hvilken som helst annen eier når det gjelder mulighetene til å føre kontroll med sine eierinteresser. Det vil si at retten til innsyn mv. normalt må utøves på generalforsamling, og ellers innenfor de rammer den aktuelle selskapslov setter. SELSKAPSKONTROLL - 48 - Side 71 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Dette innebærer blant annet at der en kommune har eierandeler i et aksjeselskap hvor det også er private eiere, vil ikke kommunen rettslig sett ha andre muligheter til å gjennomføre en kontroll med sine interesser enn det en privat eier har. I selskaper hvor det også er private eiere vil derfor selskapskontrollen måtte tilpasses dette. Den viktigste kontrollen vil her være om den som representerer kommunen på generalforsamling har utøvd sin stemmerett i samsvar med kommunestyrets forutsetninger og vedtak. Andre organisasjonsformer enn selskaper? Det hersker en viss usikkerhet knyttet til spørsmålet om reglene også omfatter andre organisasjonsformer enn selskaper. I praksis vil dette si ulike typer foreninger og stiftelser. Forholdet til andre organisasjonsformer enn selskaper er svært sparsomt berørt i proposisjonen. Når det gjelder stiftelser vil det være lite naturlig å reise spørsmål om kontroll fra kommunens side. Det ligger i stiftelsens natur at den skal ha en særlig selvstendig stilling. Stiftelsen har som kjent verken eiere eller medlemmer. Noen oppfølging fra stifterens side vil i utgangspunktet være lite aktuelt. Uansett vil altså stifteres ambisjoner om å følge opp stiftelsens virksomhet måtte ligge innenfor stiftelseslovens rammer, uten de særlige muligheter for informasjon som ligger i kommuneloven § 80. Det fremgår av proposisjonen at stiftelser ikke var tema for drøftelsene, (jf. s. 68, hvor det heter at «det antas ikke å være behov for å legge til rette for særlige kontroll- og tilsynsmekanismer for stiftelser opprettet av kommuner»). Forarbeidenes fokus på «eiermessig oppfølging» taler også mot at foreninger skulle være omfattet av selskapskontrollen. Foreninger skiller seg fra selskaper ved at de ikke har eiere, men medlemmer. Det kan imidlertid være aktuelt å føre kontroll med virksomhet som i lovgivningen ikke formelt fremtrer som «selskap», men som materielt sett likner mye. For eksempel kan det med utgangspunkt i kommuneloven § 27 være etablert sammenslutninger som i realiteten ligger nær opp til et ansvarlig selskap. Men her er det altså slik at det ikke er etablert spesielle regler om kommuners kontroll i kommuneloven § 80. Når det gjelder sammenslutninger etablert etter § 27 vil det imidlertid være betydelig frihet for deltakerne til å fastsette i avtale og vedtekter bestemmelser om kontroll. Dette gjør at denne organisasjonsformen på mange måter står i en særstilling i forhold til selskaper. Kontroll med kommunale foretak (KF) følger allerede av § 77 nr. 1. Her vil altså kontrollutvalget ha samme ansvar og myndighet som overfor andre deler av kommunens egen forvaltning. Stortinget vedtok 10. juni 2009 endringer i habilitetsreglene i forvaltningslovens § 6. Det gjelder nå samme strenge regler for engasjement i offentlige selskaper som for private selskaper. Lovendringen gjør rollene innenfor den kommunale virksomheten klarere. Tydelige roller anses viktig om innbyggerne skal ha tillit til kommunene. Lovendringen innebærer at folkevalgte og tjenestemenn som også er leder, styremedlem eller medlem av bedriftsforsamlingen i et selskap blir inhabil til å behandle saker hvor selskapet er part når saken blir behandlet i kommunale organ, også når selskapet er fullt ut eiet av det offentlige. De nye habilitetsregler trådte i kraft 01.11.11, dvs. etter forrige kommunevalg. Det er utarbeidet veileder til lovbestemmelsen. Det vises til KRD sin pressemelding fra 26.08.11 «Ny rettleiar om inhabilitetsreglar». SELSKAPSKONTROLL - 49 - Side 72 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS KRD (20.09.13): Spørsmål om habilitet i AS og IKS - Uttalelse til NKRF Innledning Vi viser til henvendelse fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) av 5. juni 2013 med en kopi av korrespondanse mellom NKRF og Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS vedrørende spørsmål om habilitet i aksjeselskap (AS) og interkommunale selskap (IKS). Det stilles to spørsmål: 1) Er et styremedlem eller medlem av bedriftsforsamlingen i et AS inhabil til å treffe avgjørelser i generalforsamlingen som representant for en eierkommune? 2) Er et styremedlem i et IKS inhabil til å treffe avgjørelser i selskapets representantskap som representant for en eierkommune? Vår vurdering tar utgangspunkt i lov 13. juni 1997 nr. 44 om aksjeselskaper (aksjeloven) og lov 29. januar 1999 nr. 06 om interkommunale selskaper (IKS-loven). Aksjeloven Aksjeloven § 5-1 første ledd uttrykker at generalforsamlingen er selskapets øverste myndighet. Det er generalforsamlingens medlemmer som velger «medlemmene av styret», jf. § 6-3 første ledd første setning. Verken §§ 5-1, 6-3 eller øvrige bestemmelser i aksjeloven forbyr medlemmer av generalforsamlingen å velges til selskapets styre. I aksjeselskaper med flere enn 200 ansatte er utgangspunktet at det skal velges en bedriftsforsamling, jf. § 6-35 første ledd første setning, med nærmere henvisning til bestemmelsene om bedriftsforsamling i lov 13. juni 1997 nr. 45 om allmennaksjeselskaper (allmennaksjeloven) som også gjelder for aksjeselskaper. Allmennaksjeloven § 6-35 tredje ledd første setning sier at «to tredeler av bedriftsforsamlingens medlemmer med varamedlemmer velges av generalforsamlingen.» Verken det siterte eller øvrige bestemmelser i allmennaksjeloven forbyr å kombinere verv i generalforsamlingen med verv i bedriftsforsamlingen. Det foreligger altså ikke et forbud etter aksjeloven mot at medlemmer av generalforsamlingen også sitter i selskapets styre, alternativt i bedriftsforsamlingen. Aksjeloven er følgelig ikke til hinder for at et medlem av styret/bedriftsforsamlingen i et aksjeselskap kan stemme i generalforsamlingen som representant på vegne av en eierkommune. Vi gjør for øvrig oppmerksom på at aksjeloven og allmennaksjeloven begge ligger under Justis- og beredskapsdepartementets ansvarsområde. IKS-loven IKS-loven § 6 første ledd første setning krever et representantskap i ethvert IKS. Lovens § 7 første ledd første setning sier at «deltakerne [i IKSet] utøver sin myndighet i selskapet gjennom representantskapet» i tillegg til å slå fast at «representantskapet er selskapets øverste myndighet». Det er den enkelte deltaker som velger sin(e) representant(er), jf. § 6 første ledd andre setning. Interkommunale selskaper skal ha et styre, jf. § 10 første ledd første setning, og det er i utgangspunktet «representantskapet» som velger styremedlemmene, jf. annet ledd første setning. Når det gjelder hvem som kan sitte i styret, sier fjerde ledd at verken «daglig leder eller representantskapsmedlem kan» være medlem av styret. Lovens ordlyd forbyr dermed en rollekombinasjon som for tilsvarende verv er tillatt etter aksjeloven. Etter IKS-loven er det dermed ikke en adgang til å kombinere rollen som medlem av representantskapet med vervet som styremedlem. Vi nevner for ordens skyld at IKS ikke har bedriftsforsamling. SELSKAPSKONTROLL - 50 - Side 73 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Rogaland Revisjon IKS Med bakgrunn i det som er sagt over, vil rollekombinasjonene kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS spør om, være tillatt etter aksjeloven, men ikke etter IKS-loven. Det må så vurderes om det er annet lovverk som eventuelt i praksis hindrer den aktuelle rollekombinasjon i et aksjeselskap, for eksempel gjennom regler om inhabilitet. Forvaltningsloven og aksjeselskap Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) kommer til anvendelse på «den virksomhet som drives av forvaltningsorganer når ikke annet er bestemt i eller i medhold av lov», jf. § 1 første setning. Med «forvaltningsorgan» menes «et hvert organ for stat eller kommune. Privat rettssubjekt regnes som forvaltningsorgan i saker hvor det treffer enkeltvedtak eller utferdiger forskrift», jf. § 1 andre og tredje setning. For at loven skal gjelde for et aksjeselskap, må selskapet derfor regnes som et «organ for stat eller kommune». «Organ for stat eller kommune» favner etter sin ordlyd bredt. Begrepet avgrenses likevel mot siste setning i § 1 som motsetningsvis sier at private rettssubjekter ikke er «forvaltningsorgan» med mindre det treffer enkeltvedtak eller utferdiger forskrift. Dette tilsier at aksjeselskaper som fullt ut er privat eid og ikke utøver nevnte myndighet, faller utenfor lovens virkeområde. Spørsmålet blir om det samme gjelder for aksjeselskaper som er helt eller i hvert fall delvis eid av det offentlige. Teorien har sagt om dette at «utgangspunktet er […] at bedrifter som driver vanlig næringsvirksomhet, faller utenfor selv om de helt eller delvis eies av stat eller kommune. Helt klart er dette når staten eller en kommune) bare har en knapp aksjemajoritet. Men det samme må nok gjelde når staten har alle aksjene. En bedrift eller institusjon vil imidlertid kunne bli ansett som «organ for stat eller kommune», selv om den er eget rettssubjekt og driver forretningsmessig virksomhet. Ved bedømmelsen må det bl.a. legge vekt på virksomhetens art, særlig om den er kombinert med en viss utøvelse av offentlig myndighet, på hvor sterk organisatorisk tilknytning den har til stat eller kommune, om den har monopol og om den tjener som redskap for offentlig politikk.» Hovedregelen etter forvaltningsloven er dermed at forvaltningsloven ikke gjelder aksjeselskaper som driver alminnelig næringsvirksomhet, selv om disse er helt eller delvis kommunalt eid. Det kan likevel ikke utelukkes tilfeller hvor et aksjeselskap har en så sterk tilknytning til det offentlige at det likevel omfattes av forvaltningslovens bestemmelser. I de tilfellene hvor forvaltningsloven kommer til anvendelse på aksjeselskapers virksomhet, vil følgelig lovens kapittel II om inhabilitet i prinsippet gjelde. Vi går ikke nærmere inn på dette, men viser til Kommunal- og regionaldepartementets veileder «Habilitet i kommuner og fylkeskommuner» som redegjør nærmere for reglene. SELSKAPSKONTROLL - 51 - Side 74 av 105 EIGERSUND EIERSKAPSFORVALTNING Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Rogaland Revisjon IKS Lagårdsveien 78 4010 Stavanger Tlf 40 00 52 00 Faks 51 53 40 03 www.rogaland-revisjon.no www.rogaland-revisjon.no Side 75 av 105 Andre tjenester Eigersund kommune – Saksframlegg politisk sak Dato: 25.04.2016 Arkiv: : FE ‐ 033 Arkivsaksnr.: 16/812 Journalpostløpenr.: 16/12855 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E‐post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Målfrid Espeland Politisk sekretær 51 46 80 25 [email protected] Saksnummer Utvalg Møtedato 028/16 Kontrollutvalget 07.06.2016 Godkjenning av møteprotokoll Protokoll fra forrige møte legges frem for endelig godkjenning. Protokoll fra forrige møte godkjennes. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, www.eigersund.kommune.no ‐ Politiske saksdokumenter: http://bit.ly/1IywnuF Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel 464196 Protokoll ‐ Kontrollutvalget ‐ 11.04.2016 Side 76 av 105 EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Utvalg: Møtedato: Tidspunkt: Sak – fra / til: Kontrollutvalget 11.04.2016 Møtested: Kl. 09:00 ‐ 14:05 Sak 015/16 – 025/16 Følgende medlemer møtte: Hans Petter Helland Liv Tone Øiumshaugen Gunhild Skåra Halvor Østerman Thengs Axel Seglem Merknader til møtet: Kantinen, 3. etasje Parti FrP H KrF SV V Fra sekretariatet: Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Fra Rogaland Revisjon: Annebeth M. Mathiassen Følgende fra administrasjonen/andre møtte: Konstituert rådmann, Kristin Bø Haugeland Kommunalsjef økonomi, Tore Oliversen Kommunalsjef Kultur og oppvekst, Eivind Galtvik Informasjonssjef Leif Broch Gruppeleder Høyre, Bjørn Carlsen og varaordfører Leif Erik Egaas (H) Fung. Gruppeleder Krf, John Mong Arbeiderpartiet v/Anders Ege Skatteoppkrever Dagfinn Myklebust Regnskapsleder Bente Bø Thorvaldsen Svein Oskar Wigestrand, beredskapsleder Hans Petter Helland Utvalgsleder Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Utvalgssekretær Side 77 av 105 Utvalgets faste medlemmer/varamedlemmer (00): Hans Petter Helland (FrP) Leder Liv Tone Øiumshaugen (H) Nestleder Axel Seglem (V) Halvor Ø. Thengs (SV) Gunhild Marie Skåra (Krf) 1. Anny Karin Egelandsdal (AP) 2. Svein Olav Tengesdal (SP) 3. Alf Håkon Hetland (FrP) 4. Lisebeth Kjos‐Hansen (V) 5. Inghild Liland (AP) Saksliste Sak nr. Sakstittel 015/16 Årsregnskap og årsberetning 2015 for Eigersund kommune 016/16 Årsregnskap 2015 ‐ Eigersund Næring og Havn KF 017/16 Skatteregnskapet for 2015 ‐ Eigersund kommune 018/16 Godkjenning av møteprotokoll Innspill til områder for forvaltningsrevisjon i planperioden 2016 019/16 ‐ 2019 020/16 Oppfølgning av forvaltningsrevisjon av barnevernet i 2015 021/16 Orientering om evaluering etter stormen Synne 022/16 Orientering om medarbeiderundersøkelse 023/16 Saker under oppfølgning 024/16 Referatsaker til kontrollutvalgets møte 11.4.2016 025/16 Spørsmål og orienteringer i møte 11.4.2016 Åpen/Lukket Åpen Åpen Åpen Åpen Åpen Åpen Åpen Åpen Åpen Åpen Åpen 2 Side 78 av 105 015/16 Årsregnskap og årsberetning 2015 for Eigersund kommune Rådmannens forslag til vedtak: Formannskapet innstiller til Kommunestyret: 1. Årsberetningen for 2015 godkjennes. 2. Udisponert mindreforbruk i driftsregnskapet på 1.691.073,84 kroner settes av på ett nytt driftsfond knyttet opp mot Arbeidsmarkedstiltak 2016. Rådmannen får fullmakt til å disponere midlene på dette fond og igangsette tiltak. 3. Visefestivalen og Dalane Bluesfestival får hver en rammeøkning i tilskuddet på 6.281 koner hver for 2016. Dette er knyttet opp til avsetning i 2015. Dette kommer i tillegg til tidligere vedtatt tilskudd på 65.000 kr/år. 4. Ubrukte investeringsmidler overføres til 2016. 5. Årsregnskapet for 2015 godkjennes. 11.04.2016 Behandling i Kontrollutvalget Sekretariatets forslag til vedtak: () 1. Kontrollutvalget har gjennomgått årsregnskapet, årsmeldingen, revisjonsberetningen og årsoppgjørsnotat for regnskapsåret 2015. Årsregnskapet og årsmeldingen gir etter Kontrollutvalgets mening et dekkende bilde av kommunens økonomi og aktivitetsutvikling. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen følge opp forholdene som er anmerket i revisjonsberetningen og årsoppgjørsnotatet. Det bes særskilt om at kontrollutvalget holdes orientert om den varslede selvkostberegning ifm. revidering av gebyrer for vann‐ og avløpstjenester, herunder når sak om gebyrfastsettelse fremmes for kommunestyret. Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Eigersund kommunes årsregnskap og årsberetning for 2015 godkjennes. Kontrollutvalgets leder innledet og ga ordet til Kommunalsjef økonomi, Tore Oliversen. Tore Oliversen ga en presentasjon av regnskapsåret 2015, driftsreduksjoner i 2015 samt kommunebarometeret 2016. Rogaland revisjon v/Annebeth M. Mathiassen redegjorde deretter for revisors arbeid og kontrollhandlinger, herunder årsoppgjørsnotat og revisjonsberetning. Saken ble deretter drøftet. Votering: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. KON‐ 015/16 Vedtak: 1. Kontrollutvalget har gjennomgått årsregnskapet, årsmeldingen, revisjonsberetningen og årsoppgjørsnotat for regnskapsåret 2015. Årsregnskapet og årsmeldingen gir etter Kontrollutvalgets mening et dekkende bilde av kommunens økonomi og aktivitetsutvikling. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen følge opp forholdene som er anmerket i revisjonsberetningen 3 Side 79 av 105 og årsoppgjørsnotatet. Det bes særskilt om at kontrollutvalget holdes orientert om den varslede selvkostberegning ifm. revidering av gebyrer for vann‐ og avløpstjenester, herunder når sak om gebyrfastsettelse fremmes for kommunestyret. Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Eigersund kommunes årsregnskap og årsberetning for 2015 godkjennes. Vedtaket er enstemmig. 14.04.2016 Behandling i Formannskapet Følgende forslag ble foreslått av Siw Randi Tollefsen (Arbeiderpartiet) "Barne og ungdomsfestival får et tilskudd på kr. Det settes av 12.562 kr ved ansvar 1080 knyttet opp mot barne‐ og ungdomssfestival." Nytt dokument i saken ‐ Innstilling, behandling og vedtak fra kontrollutvalgets behandling. Votering: Rådmannens innstilling punkt 1‐2 enstemmig vedtatt. Tollefsens forslag punkt 3 enstemmig vedtatt mot 0 stemmer for rådmannens forslag punkt 3. Rådmanenns innstilling punkt 4 enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling punkt 5 enstemmig vedtatt. FS‐ 027/16 Vedtak: Formannskapet innstiller til Kommunestyret: 1. Årsberetningen for 2015 godkjennes. 2. Udisponert mindreforbruk i driftsregnskapet på 1.691.073,84 kroner settes av på ett nytt driftsfond knyttet opp mot Arbeidsmarkedstiltak 2016. Rådmannen får fullmakt til å disponere midlene på dette fond og igangsette tiltak. 3. Barne og ungdomsfestival får et tilskudd på kr. Det settes av 12.562 kr ved ansvar 1080 knyttet opp mot barne‐ og ungdomssfestival. 4. Ubrukte investeringsmidler overføres til 2016. 5. Årsregnskapet for 2015 godkjennes. Vedtakets stemmetall fremgår av voteringen. 016/16 Årsregnskap 2015 ‐ Eigersund Næring og Havn KF Daglig leders forslag til vedtak: Styret i foretaket innstiller til kommunestyret: 1. Årsregnskapet og årsberetningen for Eigersund Næring og Havn KF for driftsåret 2015 godkjennes. 2. Årsberetningen for Eigersund Næring og Havn KF for driftsåret 2015 godkjennes. 3. Udisponert mindreforbruk («overskudd») for foretaket ble på 3.288.373,45 kroner. Av dette er 4 Side 80 av 105 3.194.681 kroner relatert til havnekassen og 93.692 kroner knyttet opp mot resten av virksomheten. Mindreforbruket settes av på driftsfond og hvor midlene kan bli omdisponert i forbindelse med bla. til investeringskonto og øremerkes utdyping mudring, kai ‐ led. 11.04.2016 Behandling i Kontrollutvalget Følgende forslag ble foreslått av Hans Petter Helland (Fremskrittspartiet) "Saken tas til orientering." · Nytt dokument i saken: Kommunalsjef økonomi, Tore Oliversen, delte ut Årsberetning for 2015 for Eigersund Næring og Havn KF. Saken ble gjennomgått. · Votering: Hellands forslag enstemmig vedtatt. KON‐ 016/16 Vedtak: Saken tas til orientering. Vedtaket er enstemmig. 12.04.2016 Behandling i Eigersund Næring og Havn KF Årsberetningen 2015 ‐ Egersund Næring og Havn KF, jpnr. 16/9927 ble lagt fram i møtet. Daglig leder endret sin innstilling da pkt. 1 og pkt. 2 inneholdt samme formular. Pkt. 2 ble tatt vekk Votering: Daglig leders endrede forslag til vedtak enstemmig godkjent. ENH‐ 012/16 Vedtak: Styret i foretaket innstiller til kommunestyret: 1. Årsregnskapet og årsberetningen for Eigersund Næring og Havn KF for driftsåret 2015 godkjennes. 1. Udisponert mindreforbruk («overskudd») for foretaket ble på 3.288.373,45 kroner. Av dette er 3.194.681 kroner relatert til havnekassen og 93.692 kroner knyttet opp mot resten av virksomheten. Mindreforbruket settes av på driftsfond og hvor midlene kan bli omdisponert i forbindelse med bla. til investeringskonto og øremerkes utdyping mudring, kai ‐ led. Vedtaket er enstemmig. 5 Side 81 av 105 017/16 Skatteregnskapet for 2015 ‐ Eigersund kommune Rådmannens forslag til vedtak: Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: 1. Årsrapport for 2015 knyttet opp mot skatteoppkreverfunksjonen tas til etterretning. 2. Kommunestyret påpeker at det foreligger informasjon om at en større gruppe av utenlandske arbeidstaker som opphold seg i Eigersund kommune, har blitt feilaktig registrert med skatteplikt i andre kommuner. Konsekvensene av dette er at skatteregnskapet til både Eigersund kommune og andre kommuner inneholder feil. Dette er ett forhold som Eigersund kommune har tatt opp med Skatteetaten og hvor kommunestyret forventer en korrigering og tilbakemelding fra Skattedirektoratet. 3. Denne sak oversendes videre til Fylkesmann i Rogaland og hvor Eigersund kommune ber om at Fylkesmann i Rogaland tar dette forhold opp med staten. 11.04.2016 Behandling i Kontrollutvalget Axel Seglem (V) erklærte seg inhabil etter kommunelovens § 40 nr. 3 jfr. forvaltningsloven § 6, andre og tredje ledd, grunnet hans arbeidsforhold i Skatteetaten. Han ble fritatt fra å delta ved behandlingen av saken, jfr. kommuneloven § 40 nr. 4. Vilkårene for kontrollutvalgets vedtaksførhet var fortsatt oppfylt iht. kommunelovens § 33 jfr. § 29 nr. 2.Kommunalsjef økonomi, Tore Oliversen redegjorde for saken. Utenlandske arbeidstakere som oppholder seg i Eigersund kommune har blitt feilaktig registrert med skatteplikt i andre kommuner (Verransaken). Saken dreier seg om forhold fra 2013 som ikke er avsluttet til fordel for kommunen, og hvor man ikke har fått avklaring fra Skatteetaten og Skattedirektoratet. Skatteoppkrever Dagfinn Myklebust opplyste at det gjelder ca. 220 ‐ 240 ansatte som er lignet hos andre kommuner i 2013. Det er gjort en omfordeling for 2010‐ 2012, men ikke for 2013. Saken ble deretter drøftet. Votering: Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. KON‐ 017/16 Vedtak: Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: 1. Årsrapport for 2015 knyttet opp mot skatteoppkreverfunksjonen tas til etterretning. 2. Kommunestyret påpeker at det foreligger informasjon om at en større gruppe av utenlandske arbeidstaker som opphold seg i Eigersund kommune, har blitt feilaktig registrert med skatteplikt i andre kommuner. Konsekvensene av dette er at skatteregnskapet til både Eigersund kommune og andre kommuner inneholder feil. Dette er ett forhold som Eigersund kommune har tatt opp med Skatteetaten og hvor kommunestyret forventer en korrigering og tilbakemelding fra Skattedirektoratet. 3. Denne sak oversendes videre til Fylkesmann i Rogaland og hvor Eigersund kommune ber om at Fylkesmann i Rogaland tar dette forhold opp med staten. Vedtaket er enstemmig. 6 Side 82 av 105 018/16 Godkjenning av møteprotokoll Protokoll fra forrige møte godkjennes. 11.04.2016 Behandling i Kontrollutvalget Votering: Protokollen enstemmig godkjent KON‐ 018/16 Vedtak: Protokoll fra forrige møte godkjennes. Vedtaket er enstemmig. 019/16 Innspill til områder for forvaltningsrevisjon i planperioden 2016 ‐ 2019 Sekretariatets forslag til vedtak: Sekretariatet vil på bakgrunn av saksdrøftelsene i møtet bistå med utforming av forslag til vedtak. 11.04.2016 Behandling i Kontrollutvalget Leder, Hans Petter Helland (Frp) innledet og ga først ordet til revisor og rådmannen. Kommunalsjef Tore Oliversen og konstituert rådmann, Kristin Bø Haugeland viste særlig til at de 5 første punktene i rådmannens forslag er de viktigste å få inn i planen. De øvrige punkter er ikke spesielt prioritert. Deretter ble ordet gitt til partigruppeledere. Halvor Thengs (SV) uttalte at man er opptatt av å få inn de samme punktene som rådmannen har vist til samt oppfølging av barnevernet. John Mong (Krf) fremhevet at det er viktig å få frem at forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller er et gode, og at det er viktig å tenke gjennom ifht. utforming av mandater. Han spurte også om hvilket system kontrollutvalget har for oppfølging av forbedringspunkter. Øiumshaugen (H) svarte at forvaltningsrevisjonsrapporter blir mottatt konstruktivt, men at det er en utfordring at det ikke alltid blir fulgt opp. Kontrollutvalget har rettet særlig fokus på å følge opp rapportene og har utarbeidet en egen rutine for det. Bjørn Carlsen(H) pekte på arbeidsledighet og byggesak er områder som er viktige å ta opp, og at områdene også bør ses i sammenheng; dvs. at behandling hos byggesak bør ses opp mot arbeidsleidighet. Det er viktig at en tenker strategisk mht. hvordan forhold innvirker påhverandre. 7 Side 83 av 105 Kommunalsjef økonomi, Tore Oliversen redegjorde for det pågående forvaltningsrevisjonsprosjektet med kontroll av Eigersund kommunes utøvelse av eierskap. Administrasjonen har hatt møte med Rogaland Revisjon om prospekt vedr. ulike eierskapsmodeller (KF/IKS/AS). Det vil bli en gjennomgang av eierskapsutøvelse i junimøtet. Oliversen redegjorde videre for Rådmannens innspill til forvaltningsrevisjonsprosjekter samt oppfølgning av rapporter i ettertid. Rådmann og revisor bør gå gjennom rapportene sammen når de er ferdige. HANS PETTER HELLAND (FrP) oppsummerte og takket for fremmøtet. Kontrollutvalget imøteser skriftlige forslag på områder fra forvaltningsrevisjon fra partigruppene innen 25. april. Helland‐ (FrP) foreslo slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget takker for innspill fra rådmannen og partigruppeledere. 2. Rogaland revisjon bes om å ta disse innspillene med videre ifm. utarbeidelse av forslag til plan for forvaltningsrevisjon til kontrollutvalgets møte i juni. Det bes om at revisor ser hen til: · Overordnet plan for analyse · Protokoller fra Kontrollutvalgets møter 01.03.16 og 11.04.16 · Skriftlige forslag fra partigruppelederne som ettersendes innen 25. april. Votering: Hellands forslag enstemmig vedtatt. KON‐ 019/16 Vedtak: 1. Kontrollutvalget takker for innspill fra rådmannen og partigruppeledere. 2. Rogaland revisjon bes om å ta disse innspillene med videre ifm. utarbeidelse av forslag til plan for forvaltningsrevisjon til kontrollutvalgets møte i juni. Det bes om at revisor ser hen til: · Overordnet plan for analyse · Protokoller fra Kontrollutvalgets møter 01.03.16 og 11.04.16 · Skriftlige forslag fra partigruppelederne som ettersendes innen 25. april. 020/16 Oppfølgning av forvaltningsrevisjon av barnevernet i 2015 Sekretariatets forslag til vedtak: Saken tas til orientering. 11.04.2016 Behandling i Kontrollutvalget Kommunalsjef Kultur og oppvekt, Eivind Galtvik orienterte. LIV TONE ØIUMSHAUGEN (H) fremmet slikt forslag: 8 Side 84 av 105 1. Saken tas til orientering. Kontrollutvalget ber om at det blir holdt et fortsatt fokus på de punkter som kontrollutvalget har påpekt. 2. Kontrollutvalget registrerer at andelen med oppdatert tiltaksplan har økt siden forrige revisjon og at antall fristoverskridelser er redusert. Dette er positivt. Det er imidlertid fremdeles en betydelig andel som mangler tiltaksplan, og kontrollutvalget ber om at det holdes fortsatt fokus på å få økt denne andelen. Videre bes det om at det holdes fokus på fristoverskridelser samt at det tas i bruk elektroniske saksbehandlingssystemer for åbedre effektiviteten i saksbehandlingen. 3. Kontrollutvalget ber om en statusoppdatering til kontrollutvalgets møte i november. Det bes herunder om en tilbakemelding påom fullmaktsdelegasjoniht. kommunestyrets vedtak KS‐ 051/15 pkt. 1 er gjennomført. 4. Vedtaket sendes kommunestyret til orientering sammen med notat fra kommunalsjef Kultur og oppvekst. Votering: Øiumshaugens forslag enstemmig vedtatt. KON‐ 020/16 Vedtak: 1. Saken tas til orientering. Kontrollutvalget ber om at det blir holdt et fortsatt fokus på de punkter som kontrollutvalget har påpekt. 2. Kontrollutvalget registrerer at andelen med oppdatert tiltaksplan har økt siden forrige revisjon og at antall fristoverskridelser er redusert. Dette er positivt. Det er imidlertid fremdeles en betydelig andel som mangler tiltaksplan, og kontrollutvalget ber om at det holdes fortsatt fokus på å få økt denne andelen. Videre bes det om at det holdes fokus på fristoverskridelser samt at det tas i bruk elektroniske saksbehandlingssystemer for åbedre effektiviteten i saksbehandlingen. 3. Kontrollutvalget ber om en statusoppdatering til kontrollutvalgets møte i november. Det bes herunder om en tilbakemelding påom fullmaktsdelegasjoniht. kommunestyrets vedtak KS‐ 051/15 pkt. 1 er gjennomført. 4. Vedtaket sendes kommunestyret til orientering sammen med notat fra kommunalsjef Kultur og oppvekst. Vedtaket er enstemmig 021/16 Orientering om evaluering etter stormen Synne Sekretariatets forslag til vedtak: 1. Evalueringsrapport om ekstremværet Synne tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om å få fremlagt en orienteringssak om oppfølging av 9 Side 85 av 105 evalueringstiltakene når slik sak fremlegges for formannskapet i 2017. 11.04.2016 Behandling i Kontrollutvalget Beredskapsleder Svein Oskar Wigestrand og Informasjonssjef Leif Broch orienterte om evalueringen av kommunens beredskap etter Stormen Synne. Votering: Forslag til vedtak enstemmig vedtatt. KON‐ 021/16 Vedtak: 1. Evalueringsrapport om ekstremværet Synne tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om å få fremlagt en orienteringssak om oppfølging av evalueringstiltakene når slik sak fremlegges for formannskapet i 2017. Vedtaket er enstemmig. 022/16 Orientering om medarbeiderundersøkelse 11.04.2016 Behandling i Kontrollutvalget Møtebehandling: Kontrollutvalget vedtok åunnta saken fra offentlighet iht. offtl. § 13. jfr. fvl. § 13 og å lukke møtet, jfr. kommuneloven § 31 nr. 4. FungerendeRådmann, Kristin BøHaugeland orienterte deretter om medarbeiderundersøkelseni Eigersund kommune høsten 2015. Møtet ble deretter åpnet igjen. Votering: Enstemmig vedtatt. KON‐ 022/16 Vedtak: Saken tas til orientering. Vedtaket er enstemmig. 10 Side 86 av 105 023/16 Saker under oppfølgning Sekretariatets forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget ber Rådmannen om en statusoppdatering til kontrollutvalgets møte 28.11.16 på hvilke tiltak som er utført ifm. behandlingen av de forvaltningsrevisjoner som er gjennomført i forrige kontrollutvalgsperiode. 2. Sekretariatet sender en spesifisert forespørsel til Rådmannen vedr. pkt. 1 og fører saken inn i matrisen for oppfølgningssaker. 3. For øvrig tas saken til orientering. 11.04.2016 Behandling i Kontrollutvalget Votering. Forslag til vedtak enstemmig vedtatt. KON‐ 023/16 Vedtak: 1. Kontrollutvalget ber Rådmannen om en statusoppdatering til kontrollutvalgets møte 28.11.16 på hvilke tiltak som er utført ifm. behandlingen av de forvaltningsrevisjoner som er gjennomført i forrige kontrollutvalgsperiode. 2. Sekretariatet sender en spesifisert forespørsel til Rådmannen vedr. pkt. 1 og fører saken inn i matrisen for oppfølgningssaker. 3. For øvrig tas saken til orientering. Vedtaket er enstemmig. 024/16 Referatsaker til kontrollutvalgets møte 11.4.2016 De framlagte referatsakene tas til orientering. Underliggende saker: Saksnummer Tittel 004/16 FEILREGISTRERING 005/16 Rapportering på vedtatte politiske bestillinger ‐ april 2016 006/16 Reglement for finansforvalning ‐ Eigersund kommune ‐ 11 Side 87 av 105 vedtatt/revidert 29.09.14 007/16 Virksomhetsplan skatteoppkreveren i Eigersund og Bjerkreim 2016 11.04.2016 Behandling i Kontrollutvalget LIV TONE ØIUMSHAUGEN (H) fremmet følgende forslag ifm. gjennomgang av rapportering på vedtatte politiske bestillinger: 1. Kontrollutvalget ser med bekymring på at det er store fristoverskridelser på gjennomføring av flere politiske vedtak. Kontrollutvalget ser gjerne at det blir en endring på dette. 2. Vedtaket sendes til kommunestyret til orientering og oppfølgning. Votering: Øiumshauagens forslag enstemmig vedtatt. KON‐ 024/16 Vedtak: 1. Kontrollutvalget ser med bekymring på at det er store fristoverskridelser på gjennomføring av flere politiske vedtak. Kontrollutvalget ser gjerne at det blir en endring pådette. 2. Vedtaket sendes til kommunestyret til orientering og oppfølgning. Votering: Enstemmig vedtatt. 12 Side 88 av 105 Eigersund kommune – Saksframlegg politisk sak Dato: 30.05.2016 Arkiv: : FE ‐ 033, FE ‐ 210 Arkivsaksnr.: 16/992 Journalpostløpenr.: 16/16420 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E‐post: Kontrollutvalgssekretariatet Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Kontrollutvalgssekretær 51 81 56 00 [email protected] Saksnummer Utvalg Møtedato 029/16 Kontrollutvalget 07.06.2016 Tertialrapporter 2016 Sammendrag: Tertialrapport fra Rogaland Revisjon som viser hvor mange timer som er brukt på deres arbeid per 31.04.2016 vedlegges. Kommentar: Rapporten viser et timeforbruk til forvaltningsrevisjon (FR) på 274 timer mot budsjettert timeforbruk på 350 timer til FR i 2016. Rapporten viser er timeforbruk på totalt 516 timer mot budsjettert 820 timer for 2016 under ett. Budsjettet er et rammebudsjett. Det vises for øvrig til revisors kommentarer til forbruk i tertialrapporten. Sekretariatets forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, www.eigersund.kommune.no ‐ Politiske saksdokumenter: http://bit.ly/1IywnuF Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Legg inn nye linjer/fjern tomme linjer ved behov. Detaljeringsnivå vil være avhengig av sakstype. Merk at samtlige saker som har økonomiske konsekvenser skal forelegges økonomisjefen før saken leveres til godkjenning/politisk sekretariat. Tabellene kan kun slettes dersom det er påført at det ikke er noen økonomiske konsekvenser. Side 89 av 105 Alternative løsninger: Det fremlegges ikke alternative løsninger Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel 470725 Tertialrapport pr. 31.4.2016 Side 90 av 105 EIGERSUND Månedsnummer 3 4 68,5 37,5 Totalt timer Total Sum eks mva EIGERSUND KOMMUNE Regnskapsrevisjon 2016 66,5 17,5 4 4 8 33,5 25 460,0 2,5 10 6,5 10,5 29,5 22 420,0 4 5 3 800,0 25 2 58 45 130 98 800,0 114 114 86 640,0 1 18,5 3 2,5 25 19 000,0 112,5 104 109 190,5 516 392 160,0 1000102 EIGERSUND KOMMUNE Bekreftelser 2016 1000103 EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalg 2016 1000104 EIGERSUND KOMMUNE FR-generelt 2016 1000105 EIGERSUND KOMMUNE Eierskapsforvaltning 2016 1 1000106 EIGERSUND KOMMUNE Barnehager og drift 2016 1000107 EIGERSUND KOMMUNE Overordnet analyse 2016 Totalsum EIGERSUND 2 Kunde KundeId 1000101 1 FR RR ATT KU RÅD TOTALT 350,0 355,0 65,0 50,0 R 2014 369,5 310,0 86,5 52,0 B 2015 350,0 355,0 65,0 50,0 R 2015 392,5 282,0 88,0 76,0 B 2016 350,0 355,0 65,0 50,0 820,0 623 200 R 2016 274,0 179,0 33,5 29,5 516,0 392 160 8,0 179 136 040,0 SUM B 2014 4,0 6,5 820,0 590 400 822,0 591 840 820,0 606 800 846,5 626 410 Budsjett 2016:Timeprisererøktmed3%slikatprisenblir760krforkommuner og815 forandre+mva. Budsjettetervidereførtsomtidligereogvedtatt sometrammebudsjett. Forbruk2016: I regnskapsrevisjonenerårsoppgjørsrevisjon2015gjennomførtoginterimsrevisjonenfor2016 påbegynt.Deterutførtattestasjonavmvakompensasjonenfortoterminer. Avsærattestasjonerkannevnes bekreftelseavtilskuddtilressurskrevendebrukereogantallpsykisk utviklingshemmede,somerdemest tidkrevende.Innenforvaltningsrevisjoneroverordnetanalyselevert,mensrapporteromkommunens eierskapsforvaltningogbarnehagererunderarbeid,itilleggtilplanforforvaltningsrevisjon. Side 91 av 105 Eigersund kommune – Saksframlegg politisk sak Dato: 30.05.2016 Arkiv: : FE ‐ 033, FE ‐ 210, TI ‐ &58 Arkivsaksnr.: 16/991 Journalpostløpenr.: 16/16429 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E‐post: Kontrollutvalgssekretariatet Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Kontrollutvalgssekretær 51 81 56 00 [email protected] Saksnummer Utvalg Møtedato 030/16 Kontrollutvalget 07.06.2016 Saker og forvaltningsrevisjoner under oppfølging Sammendrag: Fast orienteringssak Sekretariatets forslag til vedtak: Tas til orientering. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, www.eigersund.kommune.no ‐ Politiske saksdokumenter: http://bit.ly/1IywnuF Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Alternative løsninger: Det fremlegges ikke alternative løsninger Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel 470772 Oppdatert matrise over saker og forvaltningsrevisjoner til oppfølging Side 92 av 105 SAKER OG FORVALTNINGSREVISJONER TIL OPPFØLGING REF. SAK/RAPPORT ANSVARLIG MERKNAD/ VEDTAK FRIST - STATUS KON-015/15 KS-037/15 Oppfølging av selskapskontroll i Dalane Miljøverk IKS Kommunens representanter til DIM. Det bes om at det gis en oppdatering til kommunestyret med kopi til kontrollutvalget innen 31.12.2015. 31.12.15 Etterlyst 10.03.16. og 20.05.16 Følges opp til møtet i august. KON-013/16 (2) KON-023/16 Kommunens dialog med NAV om lærlingplasser Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekter generell Rådmannen Rådmannen 1 Side 93 av 105 Orientering om kommunens dialog med NAV om utfordringer knyttet til manglende lærlingplasser for unge lærlinger og utviklingen i saken. Ingen frist. Statusoppdatering til kontrollutvalgets møte 28.11.16 på hvilke tiltak som er utført ifm. behandlingen av de forvaltningsrevisjoner som er gjennomført i forrige kontrollutvalgsperiode 28.11.16 Orientering etterspurt. Følges opp til møtet i august. © 2016 Deloitte AS Eigersund kommune – Saksframlegg politisk sak Dato: 30.05.2016 Arkiv: : FE ‐ 033 Arkivsaksnr.: 16/812 Journalpostløpenr.: 16/16466 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E‐post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Målfrid Espeland Politisk sekretær 51 46 80 25 [email protected] Saksnummer Utvalg Møtedato 031/16 Kontrollutvalget 07.06.2016 Spørsmål og orienteringer i møte. Spørsmål og orienteringer: Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, www.eigersund.kommune.no ‐ Politiske saksdokumenter: http://bit.ly/1IywnuF Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Side 94 av 105 Eigersund kommune – Saksframlegg politisk sak Dato: 30.05.2016 Arkiv: : FE ‐ 033 Arkivsaksnr.: 16/812 Journalpostløpenr.: 16/16467 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E‐post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Målfrid Espeland Politisk sekretær 51 46 80 25 [email protected] Saksnummer Utvalg Møtedato 032/16 Kontrollutvalget 07.06.2016 Referatsaker Kopi av ulike skriv/meldinger som legges frem for utvalget til orientering. Dersom utvalget har merknader til det enkelte skriv/melding, må dette gjøres med vedtak etter forslag fra et eller flere medlemmer. De framlagte referatsakene tas til orientering. Underliggende saker: Saksnummer Tittel 008/16 Rapportering på vedtatte politiske bestillinger ‐ juni 2016 Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, www.eigersund.kommune.no ‐ Politiske saksdokumenter: http://bit.ly/1IywnuF Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Side 95 av 105 EIGERSUND KOMMUNE Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Planteknisk utvalg, Levekårsutvalget, Kontrollutvalget Formannskapet Vår ref.: 16/16370 / 14/220 / FE ‐ 033 Dato: 29.05.2016 Saksbehandler: Randi Haugstad Direkte telefon: 51 46 80 24 / E‐post: [email protected] Deres ref.: / Rapportering på vedtatte politiske bestillinger ‐ juni 2016 Utvalgs‐ Sak og vedtak saksnr./ dato KS – 31/15 11.05.15 Frist/status Saksbeh. 1.Utvalget mener at med henvisning til pkt 1 i kommunestyrets vedtak i sak KS‐027/14 så er ikke oppgaven besvart i tråd med bestilling. De to alternativ som er foreslått er ikke på kommunal eid grunn. PTU 25.10.2016 Kommunalsjef Teknisk 2.Utvalg mener videre at det blir prinsipielt feil hvis en skulle bestemme lokalisering på annen manns grunn uten at det på forhånd er inngått skriftlige avtaler om dette. KS 31.10.2016 Budsjett 2015 ‐ økonomiplan 2015 – 2018 3.Saken foreslås derfor returnert til rådmann med henstilling om ny behandling som er mer i tråd med bestilling fra kommunestyret. Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Eta Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND E‐postadresse: [email protected] Internett: www.eigersund.kommune.no Telefon: 51 46 80 00 Telefaks: 51 46 80 97 Org.nr.: 944 496 394 Side 96 av 105 FS 26.10.2016, KS‐ 30/15 11.05.15 ‐ 2 ‐ Budsjett 2015 ‐ økonomiplan 2015 – 2018 37. Rådmannen legger fram en sak senest mai 2015, der alternative organiseringsformer av hele, PTU20.09.16 eller deler av, teknisk avdeling vurderes. Rådmannen vurderer spesielt å organisere vann og avløp i et eget kommunalt foretak. FS 21.09.2016, Kommunestyrets vedtak 11.05.15 – sak 30/15: KS 26.09.2016 1.Arbeidsgruppens anbefalinger tas til orientering. 2.Videre utredning bør ses i sammenheng med kommunereform‐prosessen. 3.Rådmann nedsetter en bred sammensatt arbeidsgruppe eventuelt også med utenforstående resurser etter kommunevalget i høst. 4.Gruppas mandat vil være å fremme en oppdatert sak vedrørende alternativt organisering, herunder også opprettelse av egne selskaper. Rådmannen fremmer en ny sak innen august 2016 som omhandler alternative organiseringer og forslag til fremdrift. Kommunalsjef Teknisk 5.Det nedsettes en arbeidsgruppe som utreder etablering av et kommunalt boligkontor. KS‐069/13 28.10.2013 Risiko og sårbarhetsanalyse (ROS) for Eigersund kommune 2013 2. Det legges frem en sak om status og fremdrift i forhold til tiltak i ROS‐analysen til kommunestyrets junimøte 2015. Høst 2016 Rådmannen KS‐075/13 28.10.2013 Prosjekt for forvaltningsrevisjon – integrering Kommunestyret ber administrasjonen følge opp de anbefalinger til forbedringer som fremgår av rapporten "Forvaltningsrevisjon av kommunens integreringsarbeid" gjennom utarbeidelse av en handlingsplan som ferdigstilles innen 1. desember 2014. KS 20.06.16. Plansjef/Kommu nalsjef HO / Kommunalsjef KO Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Eta Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND E‐postadresse: [email protected] Internett: www.eigersund.kommune.no Telefon: 51 46 80 00 Telefaks: 51 46 80 97 Org.nr.: 944 496 394 Side 97 av 105 ‐ 3 ‐ LKU 013/15 Evaluering opplevelseskortet Ny evaluering i løpet 2016 Kommunalsjef KO K-72/14 15.12.14 Budsjett 2015 - økonomiplan 2015 – 2018 Sykkelkoordinator er i dialog med jernbaneverket om denne saken. Sykkelby‐ koordinator I løpet av 2015 utredes og ev. iverksettes en utleieordning av (el‐) sykler til selvkost. Syklene skal være tilgjengelig ved jernbanestasjonen. K-72/14 15.12.14 Budsjett 2015 - økonomiplan 2015 – 2018 40. Rådmannen fremmer en egen sak, innen mars 2015, som tar for seg et underskudds fond innen kultur. Målet med fondet er at festivaler og kultur arrangementer i forkant skal kunne søke om underskuddskapital. KS-009/15 16.3.2015 FS-102/15 Internkontroll og informasjonssikkerhet ‐foreløpig kontrollrapport fra Datatilsynet 6. Når alle avvik er dokumentert lukket overfor Datatilsynet, iht til pålegg, fremmes det en orienteringssak til kommunestyret om personvern, informasjonssikkerhet og internkontroll. Rådmannen utreder kostnader til oppføring av nybygg som skal romme ny avlastningsbolig. Permanente boliger bør være adskilt fra avlastningsbolig og dagsenter.. Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Eta Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND E‐postadresse: [email protected] Internett: www.eigersund.kommune.no Telefon: 51 46 80 00 Telefaks: 51 46 80 97 Org.nr.: 944 496 394 Side 98 av 105 Kommunalsjef KO Kommunalsjef vil invitere repr. fra KO/Kulturhus‐ alle festivaler i leder august for å forberede en politisk sak Avhengig av frister fra Datatilsynet og fremdriften av arbeidet med å lukke avvikene. Kommunalsjef informasjon Kommunalsjef HO / Kommunalsjef Teknisk KS 133/15 KS 133/15 KS 133/15 ‐ 4 ‐ Det fremlegges en sak for Levekårsutvalget før 01.07.16 som belyser sosialpedagogiske tiltak på grunnskolene i Eigersund kommune. I løpet av 2016 gjennomføres forsøk på enkeltforestillinger eller dager med redusert pris for barn som går på kino sammen med en voksen. Forsøkene evalueres høsten 2016 ut fra besøkstall og samlede inntekter, og danner grunnlaget for om forsøkene videreføres som permanente. Rådmannen fremmer en sak innen budsjettbehandlingen 2016 der det vurderes å etablere en idrettskoordinator i kommunen i samarbeid med lokale idrettslag og Idrettsrådet. Saken utredes i nært samarbeid med Idrettsrådet i Eigersund kommune. Kommunalsjef KO Kommunalsjef vil se dette i KO sammenheng med tall fra Ungdata 2016. Derfor er det naturlig å vente til kommunestyret i oktober 2016 Blir gjort administrativt våren 2016. Orienterer levekårutvalg Kulturhusleder Kulturavdeling inviterer Idrettsrådet til dialog om dette. Kulturhusleder/ Kommunalsjef KO Deretter fremmes sak i september 2016 Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Eta Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND E‐postadresse: [email protected] Internett: www.eigersund.kommune.no Telefon: 51 46 80 00 Telefaks: 51 46 80 97 Org.nr.: 944 496 394 Side 99 av 105 ‐ 5 ‐ KS 133/15 Rådmann fremlegger en sak hvor det vurderes fordeler og ulemper med å etablere svømmebasseng på Eigerøy i forbindelse med bygging av ny skole. I saken må det vurderes om svømmehallen på Lagård saneres, og eventuelt erstattes av nytt basseng på Eigerøy. Tema som minimum ønskes belyst med bygging på de to forskjellige plasser: a. Byggekostnader, er det noe å spare med felles utbygging med ny skole? b. Forskjell i energi kostnader, jfr. mulige fordeler med fjernvarme på Lagård? c. Transportkostnader d. Evt andre forhold. Juni 2016 Kommunalsjef KO Notat om svømmehaller i Eigersund kommune Dalane Utdanningsenter Juni 2016 Rådmannen legger fram en sak der en skisserer framtiden for Dalane Utdanningsenter Er tatt opp i Dalanerådet KS 74/14 I løpet av våren 2015 fremlegges det en sak om ny ungdomsskole der ulike alternativer vurderes September 2016 Kommunalsjef KO KS 74/14 Revidert plan mot krenkelser og mobbing. Juni 2016 Kommunalsjef KO/Kari Anne Bergøy Rådmannen har sammen med ledelsen på skolene og KFU revidert handlingsplan mot krenkelser og mobbing. Kommer til politisk behandling i juni 2016 Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Eta Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND E‐postadresse: [email protected] Internett: www.eigersund.kommune.no Telefon: 51 46 80 00 Telefaks: 51 46 80 97 Org.nr.: 944 496 394 Side 100 av 105 Kommunalsjef KO LKU-005/16 ‐ 6 ‐ Høsten 2016 Levekårsutvalget ber administrasjonen sørge for at alle relevante parter så som aktuelle brukere, pårørende, verger, ansattes fagorganisasjoner blir hørt vedrørende om det er ønskelig med et annet midlertidig bygg inntil nytt bygg på Lagård står klart ( gjelder aktivitetssenteret på Tyrigården / Lysgården ) Kommunalsjef HO Høsten 2016 Administrasjonen legger frem et mer eksakt prisoverslag på vedlikeholdsutgiftenedisse byggene har i året (gjelder aktivitetssenteret på Tyrigården / Lysgården) Bygg‐ og eiendomsjef LKU 16.10.2016 KS-133/15 KS-133/15 Stortingsmelding nr 26 fremtidens primærhelsetjeneste‐ nærhet og tetthet, utfordrer kommunene på å overta flere oppgaver blant annet krisesenger / døgntilbud for øyeblikkelig hjelp innen psykisk helse og rus. Sak på et levekårsmøte på hvordan Eigersund kommune skal ivareta disse oppgavene. Kommunalsjef HO Rådmannen fremmer egen sak, i løpet av 2016, som viser hvordan nytt bo‐ og servicesenter HO I løpet av 2016 på Lagård skal finansieres. Saken skal omfatte samtlige driftsutgifter ved nytt senter. Saken skal fremmes før beslutning av bygging foretas Kommunalsjef HO I planleggingsfasen av nytt senter på Lagård (HO) foretas en bred vurdering av hvilke tjenestetilbud som kan og bør samlokaliseres. det innhentes erfaringer fra etablerte helsehus eller lignende i andre kommuner Kommunalsjef HO Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Eta Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND E‐postadresse: [email protected] Internett: www.eigersund.kommune.no Vil bli flettet inn i sak om gjenåpning av bofellesskap på Lundeåne. Telefon: 51 46 80 00 Telefaks: 51 46 80 97 Org.nr.: 944 496 394 Side 101 av 105 I løpet av 2016 KS‐026/16 PTU-075/16 KS 14/16 ‐ 7 ‐ September 2016 Evaluering etter ekstremværet Synne 05. ‐ 06.12.15 Juni 2017 1. Etter avsluttet politisk behandling, skal det utarbeides en egen oversikt over forbedringutviklingstiltak, oppfølgningsansvar og frister og om dette krever ressurser utover vedtatt budsjett og økonomiplan. 2. Formannskapet får fremlagt en sak/liste over tiltak (med tidsfrister) til formannskapets møte i september 2016, samt en sak om oppfølging av evalueringstiltakene senest juni 2017. 3. Eigersund kommune skal ta initiativ til å opprette en dialog med Politidistrikt Sør Vest i forhold til at Politiets spesielle ansvar for oppfølging av liv, legeme og helbred. Det skal belyses hvorfor politidistriktet ikke opprettet Stab knyttet til sin operative ledelse av politidistriktet. 4. Eigersund kommune skal ta initiativ for å få vurdert om samhandling og beredskapsplanverk kan videreutvikles sammen med nabokommunene. Rådmannen legger frem en sak om å bedre tilgangen til holmene i Lundeåne ved Tyskerbrua Rådmann ivaretar flagging på kommunale flaggstenger. Antall permanente flaggsteder og samarbeid med frivillige enkeltpersoner, lag eller foreninger vurderes. Flaggregler og retningslinjer for flagging utarbeides, og eventuell økonomisk konsekvens vises i økonomirapport eller budsjett. Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Eta Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND E‐postadresse: [email protected] Internett: www.eigersund.kommune.no Telefon: 51 46 80 00 Telefaks: 51 46 80 97 Org.nr.: 944 496 394 Side 102 av 105 Rådmann Beredskaps‐ leder Kommunalsjef Teknisk/Prosjekt leder Kommunalsjef Teknisk/Bygg og eiendomssjef ‐ 8 ‐ Med vennlig hilsen Randi Haugstad Politisk sekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke underskrift Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Eta Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND E‐postadresse: [email protected] Internett: www.eigersund.kommune.no Telefon: 51 46 80 00 Telefaks: 51 46 80 97 Org.nr.: 944 496 394 Side 103 av 105 Oversikt over kontrollutvalgets faste medlemmer for valgperioden 2015 – 2019 Kontrollutvalget Leder: Hans Petter Helland 5 representanter 4375 Hellvik Telefon FrP 975 56 534 Nestleder: Liv Tone Øiumshaugen Hafsøyveien 61 A FREMSKRITTSPARTIET Leder: Hans Petter Helland 1 representanter HØYRE Nestleder: Liv Tone Øiumshaugen 4370 Egersund H 4375 Hellvik FrP 1 representanter Hafsøyveien 61 A 4370 Egersund H 930 31 293 [email protected] KRISTELIG FOLKEPARTI Gunhild Marie Sundsdal Skåra representant Nedre Sandbakkveien 2 4370 Egersund Krf 976 55 443 [email protected] Sosialistisk Venstreparti Halvor Østerman Thengs 1 Representant Tengsveien 9 4373 Egersund SV 476 36 856 [email protected] 1 Representant Berggaten 5 4370 Egersund V 474 52 477 [email protected] [email protected] Venstre Axel Seglem E-post [email protected] 930 31 293 [email protected] 975 56 534 [email protected] Vararepresentanter i rekkefølger: Anny Karin Egelandsdal Svein Olav Tengesdal Prestegårdsveien 68 4371 Egersund AP 911 87 619 Åseveien 60 4370 Egersund SP 990 21 019 [email protected] Alf Håkon Hetland Lisebeth Kjos-Hansen, Eiaveien 321 Johan Feyersgt. 7 4376 4370 Helleland Egersund FrP V 411 28 295 976 45 501 Inghild Liland Lauåsveien 9 4373 Egersund AP Pr. 30. mai 2016 Pr. 24.1.2013 Side 104 av 105 [email protected] [email protected] Politisk sekretariat Sekretariatet har bl.a ansvaret for å yte service til kommunens folkevalgte, og har også sekretariatsfunksjonene for kommunestyret, formannskapet, planteknisk utvalg, administrasjonsutvalget, felles brukerutvalg og særskilt klagenemnd. Det er politisk sekretariat som har den praktiske oppgaven med oppsett av sakslister, utsendelse av saksdokumenter, publisering, protokoll m.m. Utvalgslederen har imidlertid ansvaret for å godkjenne sakslisten før utsendelse. Ønsker du kopi av saksdokumenter til noen av sakene i kommunestyret, formannskap eller noen av utvalgene, evt at du har andre spørsmål angående politiske utvalg, kan du kontakte oss i sekretariatet. Du finner også saksdokumenter til det enkelte møte på kommunens internettsider www.eigersund.kommune.no/politisk Faglige spørsmål om enkelte saker bør rettes til den enkelte saksbehandler. Dersom du ikke vet hvem som er saksbehandler, vil vi hjelpe deg frem til rette vedkommende. Organisatorisk ligger politisk sekretariat i Seksjon interne tjenester i Sentraladministrasjonen. Seksjonen ledes av informasjonssjefen. Adresse / telefonnr. m.m. Postadresse: Politiske sekretariat, Eigersund kommune Besøksadresse: Postboks 580, 4379 Egersund Rådhusets 4 etasje, Bøckmans gate 2, 4270 Egersund. Telefaks: 51 46 80 97 Følg kommunen på Facebook: www.facebook.com/eigersund og Twitter: @EigersundK Navn Direkte telefon E-post Sekretær for utvalg Informasjonssjef Leif E Broch [email protected] 51 46 80 23 / Mob.:908 81 568 Kommunestyre, formannskap, særskilt klagenemnd. Politisk sekretær Randi Haugstad 51 46 80 24 [email protected] Planteknisk utvalg, felles brukerutvalg, Eigersund næring og Mob.:993 96 623 havn KF, [email protected] Trykking, publisering, 51 46 80 25 oppsett/oppfølging, samt Mob.:901 33 107 kontaktperson for forfall til kommunestyre og formannskap. Hovedarbeidsmiljøutvalget [email protected] Administrasjonsutvalget, avlønning 51 46 80 45 og økonomi, Levekårsutvalget. Mob.:489 98 285 Politisk sekretær Målfrid Espeland Politisk sekretær Irene Randen Kontrollutvalget Fordi kontrollutvalget har en kontrollfunksjon av både administrasjonen og revisjonen, kan ikke politisk sekretariat ha sekretariatsfunksjonen til kontrollutvalget. Kontrollutvalget har derfor sin sekretariatsfunksjon hos Deloitte Advokatfirma AS – Stavanger. Bjørn Martin Øvrebø 454 52 460 [email protected] 19.10.2015 Politisk sekretariat Side 105 av 105 Kontrollutvalget.
© Copyright 2024