Prosjekt rutinar og saksflyt arkivplan
Arkivplan som prosjekt Prosjekt sakshandsamingsrutinar og saksflyt i Lærdal kommune Kontaktkonferansen 2016 Magnhild Aspevik - landbrukssjef Laila Kvigne - arkivleiar Bakgrunn • Lærdal kommune – status som omstillingskommune • Næringsvenleg kommune – eige prosjekt • Hovudprosjekt – sakshandsamingsrutinar og saksflyt • PLP-metoden til Innovasjon Norge Organisering av prosjektet Prosjektansvarleg: rådmann Styringsgruppe: rådmann, organisasjon og personalleiar og Lærdal Næringsutvikling – dagleg leiar Prosjektgruppe: Magnhild Aspevik – prosjektleiar Laila Kvigne – arkivleiar sakshandsamar oppvekst og kultur, helse, pleie og omsorg, tekniske tenester, landbruk Felles Landbrukskontor ÅLA • Landbruksforvaltning for kommunane Årdal, Lærdal og Aurland sidan 2007 • Behov for felles rutinar • Samarbeid med arkiva i dei tre kommunane for utarbeiding av «tilnærma» like rutinar • Landbrukskontoret sine rutinar har vore utgangspunkt for prosjektarbeid i Lærdal kommune Hovudprosjekt sakshandsamingsrutinar og saksflyt Prosjektmål er å utarbeida, forankra og implementere rutinar for handtering av dokument og for sakshandsaming i heile organisasjonen Delmål 1. rutinar for sakshandsaming 2. implementere rutinar 3. arkivplan Hovudaktivitetane i prosjektet • Registrera og kartlegga fagsystem og rutinar • Posthandtering • Rutinar – utarbeide og revidere for heile organisasjonen og for kvart tenesteområde • Implementere rutinar • Ferdigstille arkivplan Tidsplan og ressursbruk Hovudaktivitetar Tidsplan (vekenummer 2014) 38 39 Registrere/kartlegge fagsystem Posthandtering Utarbeide/revidere generelle rutinar Utarbeide/revidere spesifikke rutinar 40 41 X X Ress. bruk 70t X X X X X X X X X X 70t 280t X X X X X X X X 280t 42 43 44 45 46 47 Implementere rutinar 48 X 49 X Ferdigstille arkivplan Statusmøte Styringsgr.møte Milepelar 50 X 51 52 X X X X X X X X X X X Sum timeverk: X X X X 140t 35t 875t 20t 10t Fordel med å jobbe i prosjekt og på tvers i organisasjonen • Det vert sett av tid til å utføre bestemte/utpeika arbeidsoppgaver • Viktig med god prosjektplan som er forankra i leiinga • God prosjektstyring • Samarbeid er viktig for organisasjonen – styrkar samholdet og me kan hjelpe kvar andre • Prosjekt er ein god metode for utvikling og forbedring av arbeidsoppgavene i organisasjonen • Tidsbruk Korleis få ein god arkivplan • Bakgrunnsmateriale • Få oversikt over dokument og arkiv i heile organisasjonen • Fagleg støtte frå Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane • Arkivplan til Lærdal kommune Arkivplan – utvikling og drift • Arkivgruppe – faste møte • Opplæringsplan – sakshandsamarar • Kurs for nytilsette Takk for oss og lukka til med arkivplanarbeid!
© Copyright 2024