Arkivplan som prosjekt
Prosjekt sakshandsamingsrutinar og saksflyt i
Lærdal kommune
Kontaktkonferansen 2016
Magnhild Aspevik - landbrukssjef
Laila Kvigne - arkivleiar
Bakgrunn
• Lærdal kommune – status som
omstillingskommune
• Næringsvenleg kommune – eige prosjekt
• Hovudprosjekt – sakshandsamingsrutinar og
saksflyt
• PLP-metoden til Innovasjon Norge
Organisering av prosjektet
Prosjektansvarleg: rådmann
Styringsgruppe: rådmann, organisasjon og
personalleiar og Lærdal Næringsutvikling –
dagleg leiar
Prosjektgruppe:
Magnhild Aspevik – prosjektleiar
Laila Kvigne – arkivleiar
sakshandsamar oppvekst og kultur, helse, pleie
og omsorg, tekniske tenester, landbruk
Felles Landbrukskontor ÅLA
• Landbruksforvaltning for kommunane Årdal, Lærdal
og Aurland sidan 2007
• Behov for felles rutinar
• Samarbeid med arkiva i dei tre kommunane for
utarbeiding av «tilnærma» like rutinar
• Landbrukskontoret sine rutinar har vore
utgangspunkt for prosjektarbeid i Lærdal kommune
Hovudprosjekt
sakshandsamingsrutinar og saksflyt
Prosjektmål er å utarbeida, forankra og implementere
rutinar for handtering av dokument og for
sakshandsaming i heile organisasjonen
Delmål
1. rutinar for sakshandsaming
2. implementere rutinar
3. arkivplan
Hovudaktivitetane i prosjektet
• Registrera og kartlegga fagsystem og rutinar
• Posthandtering
• Rutinar – utarbeide og revidere for heile
organisasjonen og for kvart tenesteområde
• Implementere rutinar
• Ferdigstille arkivplan
Tidsplan og ressursbruk
Hovudaktivitetar
Tidsplan (vekenummer 2014)
38
39
Registrere/kartlegge
fagsystem
Posthandtering
Utarbeide/revidere
generelle rutinar
Utarbeide/revidere
spesifikke rutinar
40
41
X
X
Ress.
bruk
70t
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
70t
280t
X
X
X
X
X
X
X
X
280t
42
43
44
45
46
47
Implementere rutinar
48
X
49
X
Ferdigstille
arkivplan
Statusmøte
Styringsgr.møte
Milepelar
50
X
51
52
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Sum timeverk:
X
X
X X
140t
35t
875t
20t
10t
Fordel med å jobbe i prosjekt
og på tvers i organisasjonen
• Det vert sett av tid til å utføre bestemte/utpeika
arbeidsoppgaver
• Viktig med god prosjektplan som er forankra i leiinga
• God prosjektstyring
• Samarbeid er viktig for organisasjonen – styrkar
samholdet og me kan hjelpe kvar andre
• Prosjekt er ein god metode for utvikling og forbedring av
arbeidsoppgavene i organisasjonen
• Tidsbruk
Korleis få ein god arkivplan
• Bakgrunnsmateriale
• Få oversikt over dokument og arkiv i heile
organisasjonen
• Fagleg støtte frå Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane
• Arkivplan til Lærdal kommune
Arkivplan – utvikling og drift
• Arkivgruppe – faste møte
• Opplæringsplan – sakshandsamarar
• Kurs for nytilsette
Takk for oss og lukka til med arkivplanarbeid!