1. No category

Notat
Til:
Styringsgruppen for sammenslåing av Hurum, Røyken og Asker kommuner
Fra:
Rådmennene i Hurum, Røyken og Asker kommuner
Kopi:
Saksnr./Arkivkode
15/11286 - 000
Sted
ASKER
Dato
16.08.2016
Etablering av digitalt koordinerings- og utviklingsprosjekt for «Nye Asker kommune»
1. Bakgrunn / innledning
Kommunestyrene i Hurum, Røyken og Asker kommuner vedtok i juni 2016 at disse
kommunene skal slås sammen til en kommune – «Nye Asker kommune» fra 1.1.2020.
Ett av områdene det må vies stor oppmerksomhet rundt er IKT og digitalisering.
I intensjonsavtalen mellom kommunene heter det:
«Det skal være et likeverdig tjenestetilbud og velferdstjenester organisert så nær innbyggerne
som mulig. Kommunen skal satse på innovasjon og digitalisering for å oppnå forenkling,
fornying og effektivisering til beste for innbyggerne. Kommunen skal praktisere åpenhet og
meroffentlighet, og det skal etableres døgnåpen forvaltning med digitale selvbetjeningsløsninger der det er mulig. Den nye kommunen skal gjøre hverdagen enklere for innbyggerne,
samtidig som innbyggerne skal delta som aktive medspillere for å videreutvikle kommunen og
lokalsamfunnet.»
Basert på søknad fra Hurum, Røyken og Asker kommuner til KMD i juni 2016 om tilskudd til
gjennomføring av digitaliseringstiltak i 2016, ble kommunene tildelt 5 mill. kroner til dette
formålet. Se vedlagt søknad og svar på søknad.
Det nedenstående beskriver et forslag til etablering av et «digitalt koordinerings- og
utviklingsprosjekt for Nye Asker kommune», hvor de tildelte tilskuddsmidlene skal sikre
oppstart av og finansiering av prosjektet i 2016.
Rådmennene gis i oppdrag å iverksette en prosess i tråd med dette notat. Prosjektet blir en del
av interimsstyre/fellesnemnda sitt ansvarsområde og det legges opp til videre avklaringer og
rapportering.
2. Kompleksitet, evalueringer og risiko- og mulighetsanalyse
Gevinster gjennom effektivisering og besparelser ved stordriftsfordeler på IKT-siden trekkes
ofte frem som gode argumenter for å gjennomføre sentralisering, fusjonering og/eller
sammenslåing av organisasjoner. Erfaringer fra mange sammenslåingsprosesser har vist at det
for ofte forutsettes av endringene på IKT-siden er gjennomført nå man vedtar selve
sammenslåingen, mens man da i realiteten starter et stort og krevende endringsarbeid som på
sikt kan gi de forventede gevinstene. Å undervurdere dette arbeidet kan øke risikoen for at
man heller ikke klarer å hente ut andre forventede gevinster ved en sammenslåing. Det vil for
mange bety endringer, men ved etablering av gode prosesser for dette arbeidet vil man både
kunne hent ut betydelige gevinster og sitte igjen med moderne og effektive tjenester.
Endringene i sammenslåingsprosessen vil skje i skjæringspunktet mellom mennesker,
organisasjon og teknologi, og ikke hver for seg. Det er viktig å ivareta sammenhengene for å
sikre en vellykket sammenslåing. Dersom den nye kommunen utvikles uten å ta hensyn til
teknologimuligheter, vil viktige gevinster gå tapt. Dersom organisatoriske behov ikke blir godt
ivaretatt ved etablering av nye tjenester, kan det oppstå risikoer for uforsvarlig
tjenesteproduksjon i den nye kommunen.
Alle kommunenes innbyggere, næringsliv, folkevalgte, frivillige, andre offentlige aktører og
alle ansatte er målgrupper for IKT-løsningene og digitalisering i de tre kommunene og i den
fremtidige nye kommunen.
Alle tjenesteområdene i de tre kommunene benytter seg i dag av en rekke IKT-løsninger.
Asker kommune har i sin oppdaterte oversikt beskrevet 106 IKT-systemer fordelt på de
forskjellige tjenesteområdene. Tilsvarende situasjon for IKT-systemer gjelder for Hurum og
Røyken kommuner (alle norske kommuner). De tre kommunene har ikke de samme
«100+ IKT-systemene», slik at det totale antallet IKT-systemer for de tre kommunene totalt
sett pr. nå er mange fler. Det vil være et overordnet mål for den nye kommunen å etablere en
felles IKT-systemportefølje, med maks ett IKT-system pr. delområde.
De tre kommunene har forskjellige drifts- og forretningsmodeller for sine IKT-systemer; Egen
lokal IKT-drift, IKT-drift gjennom et driftssamarbeid med andre kommuner, kjøpt IKT-drift
(outsourcing) og kombinasjoner av disse. I tillegg er mange av IKT-systemene nettbaserte og
fremover vil også skybaserte driftsløsninger være aktuelt for flere IKT-systemer. Det vil være
et overordnet mål for den nye kommunen å etablere felles konsept/ løsninger for drifts- og
forretningsmodeller for IKT-systemene.
En kommunesammenslåing vil i digitaliseringsarbeidet være en god mulighet for å kunne hente
ut beste praksis fra hver av kommunene, slik at man samlet sett kommer ut med en bedre IKTportefølje enn hva hver av kommunene har i dag. I tillegg vil det være fornuftig å benytte
anledningen til også å se på beste praksis og «neste praksis» i markedet generelt og blant
norske kommuner spesielt. Det vil her måtte bli en balansegang og prioritering av hvor mye
nytt det er hensiktsmessig å innføre i tre organisasjoner som slår seg sammen.
I prosessen frem til kommunesammenslåingen er en realitet, må det sikres digitale løsninger til
«den nye midlertidige kommunen», de tre eksisterende kommunene og med en gradvis
overgang til «Nye Asker kommune». Frem til 1.1.2020 vil man digitalt operere med fem
forskjellige «digitale organisasjoner».
For å sikre korrekt dokumentasjon, informasjonsforvaltning og historisk arkivering ved
oppstart av en ny organisasjon og avvikling av organisasjoner, og fordi det henger svært tett
sammen med organisasjonenes mange IKT-systemer, anbefales det at strukturering av
dokumentasjon, informasjonsforvaltning og arkivering tas inn som en del av det digitale
koordinerings- og utviklingsprosjektet for kommunesammenslåingen.
For et prosjekt med denne type kompleksitet, med store gevinstmuligheter men også med stor
risiko, vil det være naturlig å gjennomføre en større innledende risiko- og mulighetsanalyse.
Denne vil hjelpe med å fokusere og prioritere risikoreduserende tiltak og samtidig se på
aktuelle gevinstmuligheter.
3. Overordnede mål med koordinerings- og utviklingsprosjektet
De nedenstående målene er foreløpig rent operative (resultatmål) for å støtte opp om og sikre
en god gjennomføring av sammenslåingen av kommunene.
-
Sikre nødvendige digitale tjenester til den midlertidige kommunen,
både administrativt og politisk for perioden 2016 – 2020
-
Etablere strategi for digitalisering og arkiv- og dokumentasjonsforvaltning
for perioden 2016-2020
-
Evaluere de tre kommunenes digitale løsninger pr delområde og velge digitale
løsninger for den nye kommunen. Som en del av evalueringene pr delområde skal det
evalueres om alternative løsninger eller «beste/neste praksis»-løsninger bør velges som
digital løsning for den nye kommunen.
-
Etablere nye digitale løsninger for den nye kommunens prioriterte satsningsområder
-
Implementere de valgte digitale løsningene for den nye kommunen
-
Etablere strategi for digitalisering og arkiv- og dokumentasjonsforvaltning
for perioden 2020-2024
-
Avvikle de digitale løsningene i de gamle kommunene
4. Prioriterte satsningsområder
I intensjonsavtalen heter det:
- «Det skal være et likeverdig tjenestetilbud og velferdstjenester organisert så nær
innbyggerne som mulig. Kommunen skal satse på innovasjon og digitalisering for å
oppnå forenkling, fornying og effektivisering til beste for innbyggerne. Kommunen skal
praktisere åpenhet og meroffentlighet, og det skal etableres døgnåpen forvaltning med
digitale selvbetjeningsløsninger der det er mulig. Den nye kommunen skal gjøre
hverdagen enklere for innbyggerne, samtidig som innbyggerne skal delta som aktive
medspillere for å videreutvikle kommunen og lokalsamfunnet.»
-
«Den nye kommunen skal satse på digitalisering med vekt på forenkling, fornying og
effektivisering:
o Hverdagen gjøres enklere for innbyggerne og næringslivet ved etablering av
døgnåpen forvaltning med digitale selvbetjeningsløsninger der det er mulig.
o Hverdagen gjøres enklere for organisasjonen gjennom digitalisering av alle
administrative prosesser og aktiv bruk av samhandlingsløsninger.
o Tjenesteutvikling gjennomføres med vekt på ny teknologi og digitalisering;
velferdsteknologi, læringsteknologi, samskapnings-/delingsteknologi»
5. Nasjonale føringer / samarbeidsressurser
Nasjonale mål og føringer for digitalisering endres ikke grunnet kommunereformen eller de
kommunesammenslåinger som skal gjennomføres. Nylig fremlagte «Stortingsmelding 27
(2015-2016) – Digital agenda for Norge, IKT for en enklere hverdag og økt produktivitet»
legger de nasjonale rammene for digitaliseringsarbeidet fremover. For den nye kommunen
legges det i størst mulig grad opp til å benytte digitale nasjonale løsninger og
felleskomponenter som er utarbeidet og som er under utarbeidelse.
Det er også viktig å presisere at fordi om de tre kommunene fremover vil samarbeide tett, vil
det være viktig at de tre kommunenes pågående samarbeid med andre kommuner og andre
aktører ikke automatisk opphører av den grunn. Her kan det fortsatt ligge mye godt samarbeid
som kan gi den sammenslåtte kommunen gode løsninger.
Selv om den digitale situasjonen kan være noe forskjellig for de kommuner som har vedtatt å
slå seg sammen, skal disse kommunene i hovedsak igjennom de samme prosesser. Det vil være
naturlig å opprette kontakter med disse kommunene.
KS har gjennomført FoU-prosjektet «Kommunesammenslåinger og digitale utfordringer».
Endelig sluttrapporten fra prosjektet fremlegges 26.08.16, men vi har tilgang til en «nesten
ferdig rapport» versjon. Førsteinntrykk er at rapporten pr. nå oppfattes som et svært nyttig
kunnskapsgrunnlag og referansedokument i den sammenslåingsprosessen vi nå skal inn i.
Arkivverket utarbeider «Veileder om arkiv og dokumentasjonsforvaltning i
kommunereformen», hvor del 1 er ferdig. Den er en fin sjekkliste for de aktiviteter som bør og
må gjennomføres innenfor arkiv og dokumentasjonsforvaltning i forbindelse med opprettelse
av en ny kommune/organisasjon og avvikling av kommuner.
Kunnskapsgrunnlag og samarbeidsaktører (listen vil utvides gjennom prosjektet):
Nye Sandefjord kommune
- Prosjektleder Digitalisering og nye løsninger: Lars Petter Kjær
KS FoU prosjekt - Kommunesammenslåinger og digitale utfordringer
- KS Ansvarlig – Rådgiver Hallvard Hoen
- Prosjektleder – Grete Kvernland-Berg PA Consulting
- http://www.ks.no/fagomrader/utvikling/fou/digitale-utfordringer/
KS Digitalisering
- Avdelingsdirektør – Line Richardsen
- Arkiv- og dokumentasjonsforvaltning – Anne Mette Dørum
Arkivverket:
- Veileder om arkiv og dokumentasjonsforvaltning i kommunereformen
- http://www.kommunereformarkiv.no/veileder/
KMD
- Stortingsmelding 27 – Digital agenda for Norge
- https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/meld.-st.-27-20152016/id2483795/
6. Organisering av prosjektet
Digitaliseringsprosjektet etableres på oppdrag fra, med mandat fra og med prosjekteier i
«den midlertidige kommuneorganisasjonen», og må ha en tydelig koordinering mot resten av
prosjektet for kommunesammenslåingen.
Prosjektstyret etableres med representanter fra alle de tre kommunene. Tillitsvalgtapparatet i
de tre kommunene involveres i prosjektet og er representert i prosjektstyret.
Prosjektlederen rekrutteres og prosjektgruppen med representanter fra alle de tre kommunene
etableres. Deltakerne i prosjektgruppen bør samtidig være delprosjektledere.
Antall delprosjekter vurderes nærmere for å finne en balanse mellom en hensiktsmessig
størrelse på prosjektaktivitetene, type delprosjekter og faser for når det er hensiktsmessig å
gjennomføre delprosjektene. Det bør i størst mulig grad søkes å sikre representanter fra alle
kommunene i alle delprosjektene.
Det må forventes at prosjektet gjennomføres med en blanding av 100% prosjektdeltakere
(prosjektleder, sentrale prosjektmedarbeidere) og deltakere med deltidsstillinger i prosjektet.
Det må forventes innleie av konsulenter og bruk av eksterne ressurser. I den sammenheng bør
det gjøres en vurdering av om de tre kommunenes ansatte bør prioriteres inn i prosjektet, mens
vikarer, konsulenter og eksterne ressursene utfører drifts- og forvaltningsoppgaver i de tre
kommunene. Ut fra kompleksiteten i prosjektet, vurderes det som hensiktsmessig å engasjere /
inngå kontrakt med en ekstern leverandør for kvalitetssikring, og som da vil følge prosjektet.
Prosjektet vil følge prosjektmetodikken som er spesifisert under prosjektveiviseren.no
- forvaltes av Difi - og benytte prosjektverktøy som støtter disse metodene.
7. Tidsplan og faser
For å sikre at Digitaliseringsprosjektet ikke lever sitt eget liv, men blir tett integrert mot resten
av «Kommunesammenslåingsprosjektet», er det viktig at tidsplan og faser for
digitaliseringsprosjektet tydelig koordineres mot hovedprosjektet.
Nedenstående overordnede skisse til tidsplan og faser vil måtte sees på som foreløpige og vil
justeres etter hvert som hovedprosjektets tidsplan og faser defineres.
-
Juni 2016
: Lokalt sammenslåingsvedtak
-
01.09.16 – 31.12.16 : Etablering av prosjekt: Konsept, planlegging, prioritering
o Fokus 1 – Etablere digitale løsninger for midlertidig kommuneorganisasjon
 Verktøy for politiske og administrative tjenester
o Fokus 2 – Konsept, planlegging og prioritering
 Ståstedsanalyse, visjon/ambisjon, strategi
-
01.01.17 – 31.12.17 : Gjennomføring Fase 1
o Fokus 1 – Vanskelige områder fra evalueringen
o Fokus 2 – Prioriterte satsningsområder
o Fokus 3 – Rammene for den nye kommunen
-
01.01.18 – 31.12.18 : Gjennomføring Fase 2
o Fokus – Gradvis overføring fra gamle kommuner til ny kommune
-
01.01.19 – 31.12.19 : Gjennomføring Fase 3
o Fokus – Oppstart ny kommune
-
01.01.20
-
01.01.20 – 31.12.20 : Avvikle Hurum, Røyken og gamle Asker kommuner
: Nye Asker kommune lanseres
8. Økonomi og personalressurser til gjennomføring
I tillegg til støtten gitt fra KMD til oppstartsaktiviteter av prosjektet, har kommunene de
ressursene som er planlagt til daglig drift og utvikling av de eksisterende kommuners digitale
tjenester. Prosjektet vil kreve store ressurser, og dimensjoneringen av prosjektet må det jobbes
videre med fremover.
Økonomi:
- 2016 – 5 mill. støtte fra KMD til oppstartsaktiviteter av prosjektet
Muligheter:
- 2017 – Det søkes støtte fra ovenstående tilskuddsordning også i 2017
- Andel av IKT-utviklingsmidler i de tre kommunene
- Andel av nasjonal tilskuddsordning som gis i fm kommunesammenslåinger
- Andel av tjenesteområdenes utviklingsmidler i de tre kommunene
Personalressurser:
- Kommunene har de ressursene de har til daglig drift og utvikling
- Innleie / konsulenter
Vedlegg:
Vedlegg 1 – Søknad fra Asker, Røyken og Hurum kommuner om tilskudd til bredbånd og
andre digitaliseringstiltak i kommuner som skal slå seg sammen
Vedlegg 2 – Tilskudd til infrastrukturtiltak i kommuner som skal slå seg sammen