Referat SAMDOK styringsgruppe
Tid:
Sted:
Til stede:
Saksliste:
1
2
3
4
5
Torsdag 11. februar 2016 kl. 12.00-16.00
Oslo byarkiv
ArbArk v/Ole Martin Rønning, KAI v/Ranveig Gausdal (Oslo byarkiv), KS v/Anne Mette
Dørum, LLP v/Tom Oddby, Norsk arkivråd v/Marianne Tengs, Arkivverket v/Inga
Bolstad og Kari Frodesen (prosjektleder)
Rapportering 2015 (se vedlagte årsrapporter)
Status oppstart 2016 (se vedlagte milepælsplan)
Diskusjon og innspill til et samlet målbilde for SAMDOK-prosjektet hvor prosjektets
sees i forhold til andre, pågående initiativer og satsinger (strategikart AV2020 vil bli
gjennomgått)
Diskusjon og innspill til en risikoanalyse for SAMDOK-prosjektet.
Annet
Utsendte dokumenter:
Sak 1:
Årsrapport Samdok2015_EFORV - delprosjekt Arkiv i e-forvaltning
Årsrapport Samdok2015_KOMM - delprosjekt Kommunale arkiv
Årsrapport Samdok2015_PRIV - delprosjekt Privatarkiv
Sak 2:
Milepælsplan total 2016 SAMDOK Prioriterte oppgaver (kf 03 02 2016)
Møtet ble innledet med en enkel lunch.
Referat fra forrige møte (10/12)
Referatet var utsendt tidligere og godkjent via e-post.
Oppfølgingspunkter:
Riksarkivaren følger opp:

Prosjektets rolle må defineres klarere i forhold til andre aktører og satsinger.
Riksarkivar og prosjektleder lager forslag til rolle og arbeidsmodell som fremlegges i neste møte.

Avtalte faste møter mellom Arkivverket og KS etableres snarest mulig.
Prosjektleder følger opp:

Det utarbeides et samlet målbilde for SAMDOK-prosjektet hvor prosjektets sees i forhold til andre,
pågående initiativer og satsinger. Innspill fra partnerne er ønskelig.

Det utarbeides en risikoanalyse av prosjektet.

Forslag fra delprosjekt Arkiv i eForvaltning om overføring av oppgaver til AV revurderes.
Tiltak i prosjektet 2016 for å styrke samordning og fremdrift i arbeidet:




Styringsgruppens rolle som arena for strategiske saker/drøftinger styrkes.
Det innføres kvartalsvise møter i styringsgruppen:
o januar – årsrapportering og evaluering
o mai/juni – fremdrift og eventuell revidering
o september – start planlegging neste år
o november – drøfting av prioriterte oppgaver og budsjettforslag
Det åpnes for halvårlig revidering av prioriterite oppgaver – herunder valg av tilleggsoppgaver for å
sikre fleksibilitet og relevans (ref møteplan over)
Det innføres halvårlige fellesmøter med delprosjektgruppene (utvidelse av dagens årlige møter):
o januar – presentasjon av årsrapporter/resultater (som i dag)
o september – start planlegging av neste års oppgaver (ref målbilde)
1
1. Rapportering 2015
Prosjektleder innledet med en orientering om status før delprosjektrapportene ble
gjennomgått.
Fremdriften i delprosjektene tok seg opp utover høsten. Det har vært god fremdrift på
oppgaver i både Kommunale arkiv og Privatarkiv, men det er fortsatt store utfordringer
knyttet til ressurssituasjonene – og derfor fremdriften – i Arkiv i eForvaltning (se vurderinger i
referat fra styringsgruppemøtet 10/12).
Resultat for 2015-oppgavene pr 31/12:
2015 Delprosjekt Privatarkiv (PRIV):
1_Metodikk digitale privatarkiv – høsting og langtidslagring (metodikk)
Ny oppgave i 2015.
Kom sent i gang, men god fremdrift i 2. halvår. Sluttføres i 2016.
2_Privatarkiv – danning og bevaring (veiledning)
Ny oppgave i 2015.
Kom sent i gang, men god fremdrift i 2. halvår. Sluttføres i 2016.
2015 Delprosjekt Kommunale arkiv (KOMM):
3_“Arkiv i kommunereformen”
Ny oppgave i 2015.
Består av tre deler: a) Veiledning, b) Opplæringsopplegg og c) Tre strategiske notater.
Kom sent i gang, men god fremdrift i 2. halvår. Sluttføres i 2016.
a) Veiledning del 1 var ferdig i desember. Overlevert Arkivverket og publisert.
b) Arbeidet med opplæring har planlagt oppstart våren 2016.
c) Strategiske notater ferdigstilt pr 31/12.
4_Digitalt depot i kommunal sektor (strategi)
Ny oppgave i 2015. God fremdrift.
Sentralt tema for sektoren; åpen workshop i oktober samlet ca 90 deltakere.
Tatt inn under AV2020 som Arkivverkets strategiske mål L7 (Samla samfunnsdokumentasjon).
5_Synliggjøring av arkiv i samfunnet (“tenketank”)
Ny oppgave i 2015. Avviklet som SAMDOK-oppgave (se referat 10/12).
2015 Delprosjekt Arkiv i eForvaltning (EFORV):
6_Løpende (tidl: synkron) overføring av digitale arkiv til depot
Videreført fra 2014 – omdefinert til kartleggingsprosjekt.
Påbegynt høsten 2015. Sluttføres i 2016.
7_Kompetansemiljø elektroniske arkiv
Videreført fra 2014.
Statusrapport levert pr 31/12. Sluttføres i 2016.
8_Tjenestegrensesnitt Noark5
Videreført fra 2014.
Hovedsakelig sluttført pr 31/12, men noe arbeid gjensto. Sluttføres i 2016.
9_Digitalisering av offentlig sektor – konsekvenser for arkiv
Videreført fra 2014.
Avviklet som SAMDOK-oppgave; overført til AV for oppfølging under SKATE.
2
10_Arkivarkitektur
Videreført fra 2014.
Avviklet som SAMDOK-oppgave; overført til AV for oppfølging under eArkivprosjektet.
11_Dokumentfangst fra e-post
Videreført fra 2014.
Avviklet som SAMDOK-oppgave; tatt inn i AV2020, strategisk må L4
(Dokumentasjonsforvaltning).
12_Standardisering av virksomhetsspesifikke metadata
Ny oppgave i 2015, men ikke påbegynt. Videreføres i 2016.
Generelt om det videre arbeidet
Ressurssituasjonen i Arkivverket knyttet til elektroniske arkiver er fortsatt en stor utfordring
for gjennomføring av oppgaver i EFORV (se kommentarer i referat 10/12.). Situasjonen følges
tett og I tillegg
Tiltak: Færre oppgaver i 2016 og økt bruk av eksterne partner-ressurser for å lede arbeidet
med oppgavene. I tillegg brukes eksterne konsulenter ved behov for å sikre leveranse.
2. Status oppstart 2016
Forslag til milepælsplan for 2016 ble gjennomgått og drøftet, og det kom innspill til
presisering av enkelte oppgaver som følges opp av prosjektleder.
Arbeidet med etablering av arbeidsgrupper pågår. Det vil være spesiell fokus på å sikre
fremdrift i EFORV.
En utfordring å få med sentrale ressurspersoner, både i Arkivverket og hos partnerne,
ettersom disse allerede er involvert i mange oppgaver. Delprosjektlederne jobber tett med
partnerne for å få til hensiktsmessig bemanning av gruppene.
Spesiell fokus på bemanning av EFORV-oppgavene. Antall oppgaver i delprosjektet er
redusert, noe som vil gjøre det enklere å sikre nødvendig fremdrift, og ressursallokering
avtales løpende med avgivende linjeledere.
Styringsgruppen påpekte at det er overlapp mellom flere av oppgavene; i tillegg går noen
oppgaver inn på områder som det arbeides med i Arkivverket.
Oppgavene for 2016 er valgt ut av partnernes deltakere i delprosjektgruppene, slik det har
vært praksis i SAMDOK fra starten av. Der hvor det er overlapp vil det bli sørget for
nødvendig avgrensning av aktiviteter for å sikre helhet. I tillegg dokumenteres tilliggende
aktiviteter som Relaterte oppgaver i statusrapportene.
Når oppgaver skal velges for 2017 ønsker styringsgruppen at det vektlegges en større grad av
helhetssyn. Dette arbeidet er planlagt startet før sommeren slik at det blir god tid til
samordning.
3. Målbilde for SAMDOK-prosjektet
SAMDOK-arbeidet må sees i sammenheng med andre initiativer og prosjekter i sektorene.
Styringsgruppen har etterlyst et samlet, strategisk målbilde for arbeidet.
Det var lagt opp til diskusjon og innspill i møtet som grunnlag for arbeidet med et slikt
målbilde.
3
Inga Bolstad innledet med å presentere Arkivverkets strategiarbeid, AV2020.
Styringsgruppen diskuterte deretter hvilken rolle SAMDOK kan og bør spille, samt hvordan
styringsgruppemøtet kan brukes. Formål: Hvordan få til en arkivpolitikk?
Et grunnleggende spørsmål er knyttet til rolleavklaring:
-
-
Styringsgruppen ønsker ikke at SAMDOK utelukkende skal bli en arena for oppgaver
Arkivverket ikke har kapasitet til å løse selv. Gruppen bør – i tillegg til å følge opp det
løpende arbeidet – også ha en strategisk rolle som arena for drøfting av relevante,
strategiske tema. (se også kommentarer i referatet fra møtet 10/12).
Et samlet, strategiske perspektiv må også være med i utvelgelsen av nye oppgaver.
Et viktig spørsmål som må avklares, er: hvor hører hvilke oppgaver hjemme?
Et annet område som virker uklart er hvordan rapportering av leveranser fra SAMDOK
skal foregå. Riksarkivaren vil ofte være endelig adressat, men leveransene bør gå via
styringsgruppen for drøfting – spesielt med hensyn til oppfølging av anbefalinger og
eventuelt videre arbeid.
Det er viktig at partnerne har god kommunikasjon med sine representanter i
delprosjektgruppene, spesielt under arbeidet med planlegging av nye oppgaver.
Styringsgruppen ønsker en klarere todeling av møtene:
1. En praktisk styringsdel med oppfølging av status i delprosjektene
2. En strategisk del hvor blant annet følgende temaer kan være aktuelle:
- Faste orienteringssaker (eArkiv, SKATE, KS-initiativer m.m.)
- Relevante tjenesteutviklingsområder
- Finansiering
- Konferansen (tema, formål)
- I tillegg er det ønskelig å velge ut ett strategisk tema for hvert møte, for mer grundig
drøfting. Her kan det være aktuelt å se spesielt på strategiske tiltak under AV2020.
Organisering av SAMDOK?
I forbindelse med diskusjonen om mål og roller ble det også diskutert om SAMDOK er
hensiktsmessig ”rigget” for oppgaven. Prosjektet skal i utgangspunktet gå ut 2017; det må derfor
vurderes om/hvordan arbeidet skal videreføres. Det kan være aktuelt å se på organisering og valg
av oppgaver for 2017 sett i lys av dette.
4. Risikoanalyse for SAMDOK-prosjektet
Det var lagt opp til diskusjon og innspill. Av tidsmessige grunner ble ikke dette temaet behandlet.
Tas opp igjen i neste møte.
5. Annet
-
Det er ønskelig at delprosjektlederne deltar i styringsgruppemøtene for å presentere
egne aktiviteter.
Neste møte:
Torsdag 23. juni 2016. NA inviterer til møte i Helsedirektoratet (Universitetsgt. 2).
kf/08.06.2016
4