Referat fra første møte i Styringsgruppen for SAMDOK 2015-2017
Tid:
Sted:
Onsdag 24. juni 2015 kl. 12.00-15.00
Riksarkivet
1. Inga Bolstad ønsket velkommen til den nye styringsgruppen.
2. Deltakerne presenterte seg selv og sin organisasjon:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
ArbArk v/Ole Martin Rønning (vara: Frank Meyer)
KS v/Anne Mette Dørum (vara: Line Richardsen)
KAI-miljøet v/Ranveig Gausdal (Oslo byarkiv) (vara: Rune Lothe)
LLP v/Cecilie Lintoft, Oslo byarkiv (som vara for Tom Oddby, Drammen byarkiv)
Norsk arkivråd v/Marianne Tengs (vara: Anja Jergel Vestvold)
Riksarkivet v/Inga Bolstad (prosjekteier) og Kari Frodesen (prosjektleder)
3. Arbeidet i styringsgruppen
Kari Frodesen innledet om tankene bak ”Nye SAMDOK”.
Prosjektet formaliseres og reorganiseres som 3-årig prosjekt 2015-2017 med
 en overordnet styringsgruppe hvor alle partnerne er representert
 en (nesten) fulltids prosjektleder
 tre underliggende delprosjekter (tidligere kalt strategigrupper): Privatarkiv, Kommunale
arkiv og Arkiv i e-forvaltning, med delprosjektledere fra Riksarkivet
Formålet med formaliseringen er å tydeliggjøre mandater, ansvar og myndighet, roller og
beslutningsflyt. Samtidig er det et poeng at prosjektet ikke overformaliseres.

Roller og myndighet
- Riksarkivaren er prosjekteier og tar endelige beslutninger etter drøfting i
styringsgruppen. Beslutningene forankres i Arkivverkets ledergruppe.
- Styringsgruppen er et rådgivende organ for Riksarkivaren, og skal ivareta det strategiske
aspektet i SAMDOK ved å sikre at oppgaver som velges er i tråd med rådende
utviklingsstrategier i arkivfeltet, samt overvåke fremdriften i delprosjektene.
- Partnerne sørger selv for forankring i egne miljøer av deltakelse og arbeid i
styringsgruppen.
- De respektive partnerne holder selv dialog med egne representanter i
delprosjektgrupper og arbeidsgrupper.

Ansvar og rapportering
- Delprosjektgruppene (tidligere strategigrupper) opererer innenfor egne mandater som
godkjennes av Riksarkivaren etter drøfting i styringsgruppen.
Delprosjektenes rolle omfatter innspill (til prioriterte oppgaver), forankring (i partnernes
organisasjoner) og fremdrift (av arbeidet i arbeidsgruppene)
- Delprosjektene innstiller (årlig) på oppgaver som bør prioriteres. Oppgavene drøftes i
styringsgruppen og vedtas endelig av Riksarkivaren.
- Delprosjektene organiserer selv arbeidet med de vedtatte oppgavene gjennom
opprettelse og styring av hensiktsmessige arbeidsgrupper.
-
Prosjektleder koordinerer arbeidet i delprosjektene, blant annet gjennom ukentlige
prosjektmøter for oppfølging av det løpende arbeidet i arbeidsgruppene.
Rapport om fremdrift og eventuelle avvik i delprosjektene utarbeides av prosjektleder og
sendes ut til partnerne kvartalsvis.

Styringsgruppens møter
- Styringsgruppen møtes fast to ganger i året:
i. før sommeren for å følge opp fremdrift og retning på arbeidet, og
ii. mot slutten av året for å drøfte oppgaver for neste år og å spille inn
budsjettbehov til Riksarkivaren.
- Ved behov kan partnerne be om ytterligere møter.
- Møtene avholdes på rundgang hos partnerne.
- Neste møte: hos KS mandag 9. november kl. 0900-1145 (med etterfølgende lunch).

Annet
- I forbindelse med reorganiseringen er det ønskelig med en revitalisering av delprosjektgruppene, hvor deltakelsen har vært dalende. Partnerne gis anledning til å gjøre
eventuelle justeringer av sin deltakelse i delprosjektene. Frist for innspill: 15/8
- Det avholdes en kickoff for ”Nye SAMDOK” snarest mulig etter sommerferien, hvor
deltakerne i delprosjektgrupper og arbeidsgrupper inviteres til å delta. Arrangementet
dekkes av Arkivverkets ledergruppe.
4. Drøfting av mandat og prosjektbeskrivelse (rev. pr 15/6)
Mandat og prosjektbeskrivelse ble gjennomgått og justert i møtet.
Mandatet er å anse som godkjent og oversendes Arkivverkets ledergruppe, mens
prosjektbeskrivelsen justeres i henhold til innspill i møtet:
- Prosjektorganisasjonen illustreres for å klargjøre rolledeling og begreper.
- Myndighet, roller, ansvarsforhold og rapporteringslinjer beskrives
- Detaljerte oppgavebeskrivelser tas ut av dokumentet
Revidert prosjektbeskrivelse sendes ut før sommeren med kort frist for endelig godkjenning.
5. Eventuelt
Oppgave 6: Synkron avlevering (kommune) – ansvar: IKA Kongsberg
KS er i kontakt med Bouvet (som har gjennomført pilot for Riksarkivet hos Riksantikvaren) og
IKA Kongsberg for å vurdere muligheten for å bruke løsningen i IKA Kongsbergs pilot.
SAMDOK-konferansen 2015
Konferansen avholdes 11.-12. november på Gardermoen.
Tema: Arkiv i endring. Hovedfokus på eArkiv. Informasjon kommer på bloggen.
kf/03.07.2015