Nyhetsbrev for etablering av CosDoc i nye Sandefjord kommune
September 2016 – nr 1
1. januar 2017 er egentlig en dag som alle andre. Ansatte i helse- og omsorgstjenester skal på jobb,
de skal yte helsehjelp til syke og pleietrengende. De trenger informasjon om de menneskene de har
ansvar for denne dagen og de må dokumentere, på samme måte som alle andre dager. Likevel er det
en spesiell dag for alle i regionen. I en lang periode har kommunene forberedt sine innbyggere og
ansatte på at 3 kommuner skal bli til 1. Hva betyr dette for deg?
Dette nyhetsbrevet lages av prosjektet som skal sørge for at alle ansatte i pleie- omsorgstjenesten i
nye Sandefjord kommune har ett system. Ett system for både å gjenfinne dokumentasjon og å
dokumentere i, etter kommunesammenslåingen. Fra sommeren 2016 og frem til 1.1.17 vil mange
ansatte i Andebu, Stokke og Sandefjord kommune delta i prosjektet som har som mål å etablere et
felles pleie- og omsorgssystem (PLO) for den nye kommunen. Dette felles systemet er CosDoc, levert
av ACOS AS*.
Overordnet prosjektgruppe består av Sonja Berg fra Andebu kommune, Eva Sundby fra Stokke
kommune, Gro Karstensen fra Sandefjord kommune og Odd Einar Haukland fra IT avdelingen.
Prosjektet ledes av ACOS. Prosjektet vil sende ut nyhetsbrev månedlig for å sørge for at alle er
informert om fremgang og status. Målgruppen for denne informasjonen er alle ansatte som benytter
PLO-system i dag innenfor enheter i alle tre kommunene.
Hva er nytt og hva er som før?
Selv om det blir ett system, skal du fortsatt kun ha tilgang til de tjenestemottakerne/pasienter det
anses at du har tjenstlig behov for. Ansatte fra Andebu skal forholde seg til et annet system enn de er
vant med. De skal selvsagt motta opplæring slik at de er i stand til å bruke CosDoc fra 1.1.17. For
ansatte i Stokke og Sandefjord er systemet kjent, men de ansatte vil oppleve små eller større
endringer i rutiner for bruk og dokumentasjon i CosDoc.
For tiden arbeider prosjektet med å skape felles prinsipper og rutiner. Det er viktig å sikre at alle
ansatte bruker systemet på best mulig måte til beste for brukerne og på tvers av utviskede grenser.
CosDoc opplæring vil fortrinnsvis skje i november/desember. Mer informasjon om dette blir gitt
ansatte i Andebu så snart endelig opplæringsplan er klar.
Grand finale mellom jul og nyttår - tre systemer blir til ett
For å nå målsetningen om ett system, er det behov for å konvertere alle data fra de 3 kommunene
inn i en felles database. Dette arbeidet har allerede startet. Det er et stort og tidkrevende arbeid i
mange faser. Selve driftskonverteringen skal skje i romjulen. Det er planlagt at eksisterende systemer
tas ut av drift allerede 26.12. for å sikre at alle data blir overført riktig og i tide til den nye CosDoc.
Den 26.12. vil all informasjon som frem til den dagen er skrevet i eksisterende systemer, bli
konvertert inn i en ny CosDoc som er tilpasset den nye kommunen. I denne perioden blir det tatt i
bruk nødrutiner for dokumentasjon og informasjon. Dette må planlegges godt. For å være sikker på
at ansatte kan håndtere dette og at driften kan gå som normalt, skal det utføres en test av
nødrutiner i aktuelle enheter i november. Dette vil det bli orientert mer om i kommende nyhetsbrev.
Dersom du har spørsmål om prosjektet kan disse rettes til din kommunes representant i
prosjektgruppen eller prosjektleder.
Rolle
Representant fra
Andebu kommune
Representant fra
Stokke kommune
Representant fra
Sandefjord
kommune
Prosjektleder
Navn
Sonja Berg
E-post
[email protected]
Eva Sundby
[email protected]
Gro Karstensen
[email protected]
.no
Anette Edvardsen
[email protected]
*CosDoc: pasientjournal og pasientadministrativt system for pleie- omsorg og rehabilitering, PLOsystem.