Horten kommune - noen demografiske særtrekk 2013, 2020 og 2040
+ 12-15 mill kr per år
Kilde:
• St. meld nr 12 (2012) Perspektivmeldingen, H.dir og SSB
• Kommunedata
Våre pasienter/brukere
Inntegnet 281 pasienter/brukere av hjemmetjenester
m/25 biler. Hvordan fordele bilene mellom pasientene og ordne
leveringsrekkefølgen slik at:
- Total kjørelengde blir kortest mulig, og samtidig økt
- Forutsigbarhet og kontinuitet i tjenesteleveransene
Spider – et optimeringsprogram som beskriver antall måter å sette opp en besøks rekkefølge på
n-fakultet (n!)
B
A
C
A BC
A CB
B AC
B CA
C AB
C BA
3! = 3 x 2 x 1 = 6 kjøremåter
4! = 4 x 3 x 2 x 1
5! = 5 x 4 x 3 x 2 x 1
osv
= 24 kjøremåter
=120 kjøremåter
HSHS
SPIDER er en spin-off fra SINTEF
Interessent analyse
SPIDER – uttesting siden 2012/2013
VISMA
Bemanning/
skiftinfo
CosDoc
Oppgaver/Ordre:
Alle grunndata på pasienter/oppdrag
Etter planlegging i SPIDER kan
arbeidslistene vises som i dag.
1
5
Kun info som er
nødvendig for planlegging
Plan
Dvs oppdrag knyttes til
pleier, inkludert rekkefølge
2
4
SPIDER
Database
3
Integrasjon med Mobil/Nettbrett/PDA
Arbeidsliste
til pleier
6
7
Utføre
oppgave
Rapportere
Nøkkeltall
Kjøreplan sortert på pleier
Kjøreplan vist i kart
Hovedplan for integrering: Versjon 1
2015
SPIDER
Ansatte på aktuell
vakt (fødselsnr.)
Arbeidstid
Kompetanse
VISMA ressursstyring
COSDOC
Grunndata på
pasienter/oppdrag.
Etter planlegging i SPIDER.
Arbeidsliste
til ansatt.
Som i dag,
men besøk
på
tidspunkter
Oppdrag:
•Navn(fødselsnr.)
•Adresse
•Ansvarspersoner
•Kompetansekrav
•Oppdragstid
•Tidsvindu
Arbeidsliste:
Knyttet til ansatt.
Tidspunkter på
oppdrag.
Logisk rekkefølge.
Utfører
oppgave.
Rapporterer.
1.
Kontrollerer og sorterer
etter kompetansekrav,
geografi, tidsvindu og
oppdragstid
2. Sjekker tidsvindu
3. Prioriterer ansvarsperson
1 (helsefagarbeider)
4. Prioriterer ansvarsperson
2 (ansvarlig sykepleier)
5. Finner annen ansatt m/rett
kompetanse
6. Oppdrag med krav om 2
ansatte på samme
klokkeslett
Optimerer, finner ”rimeligste”
alternativ
Tjenestedesign når arbeidsplanlegging med Spider er innført
TJENESTEREISE
ARBEIDSPLANLEGGING
TAR I MOT NY BRUKER
PASIENTFORLØP
(EKS: KARI)
STEG FOR INNBYGGEREN
KONTAKTPUNKTER
innbygger og kommunen)
2015
(mellom
Helseservice
Søker hjelp
Mottar første besøk av hjemmesykepleieren
Blir informert om det
konkretetjenestetilbudet
Papirsøknad, tlf,
e-melding
Personlig møte i hjemmet
Personlig møte i hjemmet,
tlf.
Oppretter og
tildeler tjenester
Sender melding
for å bestille
oppdrag
ar)
ER
er,
v
N
s
n
I
i
n
t
T
ga
RU
s ru
o
n
r
e
e
dag
gav
p
å
p
p
vn
r, o
er
a
e
n
l
i
n
l
t
o
(r
inn
e ru
v
d
i
r
n
k
e
-s
ngl
e
a
v
m
a
g
evt.
Opp
Eksterne: lege, sykehus,
legevakt
Mottar medling fra
Helseservice
Planlegger
ARBEIDSPROSESSER I
KOMMUNEN
Sykepleier
Iverksetter tjenester
Legger inn
førstegangsbesøk og TA/PK
i CosDoc, legger inn bruker i
IKOS
HELG: Iverksetter tjenester?
HELG: Skriver i unntaksbok.
Sender internmelding til
planleggeren i CosDoc
Legger inn oppdrag med antall besøk, tidsvindu,
oppdragstid og kompetansekrav
Helsefagarbeider
Justerer oppdragene med antall
besøk, tidsvindu, oppdragstid og
kompetansekrav
Gjennomføre første besøk: Gi info om tjenesten på
Vurderer behov for andre
Melder til planleggeren om
generelt grunnlag, avklare forventninger og rutiner.
oppgaver til ergo, fysio, lege,
tjenestebehov muntlig eller
Vurdere behovet for tjenester. Avdekke hva er viktig for
samarbeidsmøter. Lager IPLOS
gjennom internmelding i CosDoc
pasienten.
og pleieplan.
Informerer pasienten/
pårørende om det
konkrete tjenestetilbudet
Gjennomføre første besøk: Gi info om tjenesten på
Melder til planleggeren om
generelt grunnlag, avklare forventninger og rutiner.
tjenestebehov muntlig eller
Vurdere behovet for tjenester. Avdekke hva er viktig for
gjennom internmelding i CosDoc
pasienten.
Informerer pasienten/
pårørende om det
konkrete tjenestetilbudet
Alle ansatte
TEKNOLOGI
RUTINER
(roller, oppgaver og ansvar)
Oppgave - skriv inn navn på dagens rutiner, evt.
manglende rutiner
CosDoc
CosDoc melding
Tlf.
CosDoc
CosDoc
IKOS
CosDoc oppdragene går automatisk til Spider
CosDoc
CosDoc
Hovedplan for integrering: Versjon 1
2015
Rutiner og oppskrifter
• Styrer planleggers oppgaver
• Styrer samarbeid, informasjonsoverføring ansatt
– planlegger
• Styrer handlinger sammen med holdninger!
• Stor grad av medarbeider involvering, opplæres i
innsiktsarbeid!
Gevinster!
Lederbeslutninger og leders oppfølging.
Gevinster
2015
GEVINST
Pasient får ofte besøk av
ansvarspersoner:
•
Tettere medisinskfaglig oppfølging
•
Iverksette forebyggende tiltak
•
Bedre observasjoner
•
Mer lik fremgangsmåte i
tjenesteutførelsen
• Økt pasienttilfredshet
Økt personkontinuitet i hjemmet:
•
Trygghet for pasienter
•
Tettere oppfølging
Q1
2016
Gevinster
2015
Tiltak for å realisere gevinsten
1.
Pasient får ofte
besøk av ansvarspersonene
2.
Økt personkontinuitet
i hjemmet
Spider har fått "regler" som
den følger. Primærkontakt
velges først, deretter ansvarlig
sykepleier. Overstyres av
kompetansekrav på
oppdraget.
Resultatindikatorer
1.
Andel besøk av
ansvarlig sykepleier av
totale besøk per
måned (CosDoc)
2.
Andel besøk av
primærkontakt av
totale besøk per
måned (CosDoc)
Ansatte involveres i grunndata
til arbeidsplanlegging for egne
pasienter
3.
Forbedre bruk av journal i
CosDoc
1.
Spider har fått "regler" som
den følger.
2.
Spider "husker" ansatte som
har vært hos pasient.
1.
Antall hjelpere per
pasient per måned
(CosDoc)
Hvordan gevinsten «omsettes»
•
Økt kvalitet ved at
tjenesten til den
enkelte pasient følges
opp kontinuerlig,
evalueres og forbedres.
•
Pasienten opplever økt
kontinuitet, trygghet og
forutsigbarhet.
•
Utvikle innsiktsarbeid
som et arbeidsverktøy i
daglig drift.
•
Bedre opplevelse av
tjenesteyting til
pasient.
Gevinster
2015
GEVINST
Mer jevne ruter, mer kontinuitet og
forutsigbarhet i hverdagen for ansatte
•
Økt jobbtilfredshet/trivsel
•
Følger opp egen praksis
•
Godt samarbeid primær og
sekundær og andre ansatte
Q1
2016
Gevinster
2015
Tiltak for å realisere gevinsten
Mer jevne ruter, 1.
mer kontinuitet
og forutsigbarhet
i hverdagen for
2.
ansatte
3.
Kjøreruter i Spider som gir
rasjonell kjøring og fordeling
av oppdrag etter kompetanse.
God opplæring av
nøkkelpersonell, kontinuerlig
dialog med ansatte om
listene.
Planlegger utfører
arbeidsplanlegging som
beskrevet og ivaretar at det
avsettes tid til andre
oppgaver.
Resultatindikatorer
1.
% fravær per måned
(Visma Ressursstyring)
2.
Resultater fra halvårlig
medarbeiderundersøkelse (HKI)
Hvordan gevinsten «omsettes»
•
Bedre målrettet dialog
og arbeidsmiljø.
Gevinster
2015
GEVINST
Økt andel tid forbrukt på
tjenesteyting
•
Forbedret utnyttelse av
tilgjengelige ressurser
Mindre kjøring til pasientene:
•
Innsparing på km
•
Innsparing på kjøretid
Første
effekt Q1
2016
Full
effekt 2017
Gevinster
2015
Tiltak for å realisere gevinsten
Økt andel tid
forbrukt på
tjenesteyting
Mindre kjøring
til pasientene
1.
Resultatindikatorer
Hvordan gevinsten «omsettes»
•
Håndtere flere
pasienter, eventuelt økt
tjenesteomfang pr.
pasient innenfor
samme ressurs.
Gj.snittlig antall
oppdrag /pasient
(CosDoc)
•
Definere måltall for
fremtidig økning av
pasienter.
4.
Antall pasienter
(CosDoc)
•
Opprettholde dagens
holdninger og rutiner for
fastsettelse av oppdragstid.
5.
Antall dokumenterte
bytter («Unntaksbok»)
Alle bytter
dokumenteres og
vurderes for forbedring
av listene.
Kjøreruter i Spider som gir
rasjonell kjøring og fornuftig
rekkefølge i forhold til
adresser.
1.
Totalt km kjørt på alle
avdelinger per måned
(Caradmin)
•
Driftsavdelingen får
reduserte kostnader på
bilene.
Planlegger har fått god
opplæring på verktøyet Spider
og har forstått hvordan de
utnytter funksjonene for best
mulig ressursbruk på listene.
1.
Gj.snittlig tjenestetid
per liste (CosDoc)
2.
Gj.snittlig oppdragstid/
pasient (CosDoc)
2.
At ansatte har lojalitet til
listene som leveres med
Spider verktøyet.
3.
3.
Etablert gode rutiner og regler
for bytte av oppdrag.
4.
1.
Takk til
hjemmetjenesten i
Horten for positiv
innsats, engasjerte
deltakere og for at de
fant tid til prosjektarbeide!
Takk for oss!
2014
2013
2015
Forprosjekt
Søknad
Tilslag tilskudd
Spekk
Lage
Test
Integr.
Planlagt oppstart
Cosdoc
8.5
Oppstart 2/2
PB pilot
HS
22/4
Foreløpige nytteeffekter/gevinster
SPIDER gir:
Oversikt/kontroll
Bedre utnyttelse av pleiere, færre kjørte km: (bekreftet av testene)
Riktigere tidsbruk uten mer press på den enkelte medarbeider (bekreftet av
testene)
Mer rettferdige/jevne ruter. (bekreftet av testene)
”Adskillig” mindre tid til planlegging og re-planlegging.
Bedre kontroll med riktig kompetanse på riktig oppdrag,
også ved fravær.
Samlet (økonomisk) effektivitetsgevinst estimert til 10%
tilsvarende årlig 10-15 mill kr i Horten