Fylkesarkivet IKA Opplandene
Digitalisering
Fra idé til komplett tjeneste
Torsdag 15. september – Sandefjord
Elisabeth Nilsen Edler og Odd Gunnar Ludvigsen
Mulighetenes Oppland
Fylkesarkivet IKA Opplandene
Tema








Visjon/strategi – betjene arkivene digitalt
Innsalg til våre kunder - våre fortrinn
Utvikle digitalisering til en komplett tjeneste
Kriterier for valg av IKT-løsning - digitalisering
Digitalisering – hva gir det kunden?
Pilotprosjekt
Digitaliseringsprosjektet
Prosjektavslutning
Mulighetenes Oppland
Fylkesarkivet IKA Opplandene
Betjene arkivene digitalt
ORGANISATORISK TEKNOLOGI
LOKALER
- Digitalisering
- Digital signatur
- Magasiner
- Øke kompetanse
- Sikker autentisering
- Ordning
- Øke kapasitet
- Prosesser
- Rutiner
Mulighetenes Oppland
- Sikre forsendelseskanaler
- Kryptering
- IKT-plattform
*Digitalisering
*Publisering
- Digitalisering
- Infisert materiale
- Avfotografering
Fylkesarkivet IKA Opplandene
Digitalisering – innsalg til våre kunder
Konkurransedyktig og
komplett tjeneste
Forenklet
anskaffelsesprosess
Marked - betalingsvilje
Mulighetenes Oppland
Utvikle en komplett tjeneste
Fylkesarkivet IKA Opplandene
Forprosjekt
og pilot
IKT
infrastruktur
Komplett
tjeneste
digitalisering
Leveringsevne
Mulighetenes Oppland
Kompetanse
og
kapasitet
Kriterier for valg av IKT-løsning
•Konfigurerbar kjerne
•Sektor og virksomhetsspesifikke metadatadata
•Endelig N5-godkjenning
•Digitalisering for
kassasjon?
•Tilgjengeliggjøring av
uttrekk: N3, N4, N5
•Tilgjengeliggjøring av
filstrukturer m. v.
•Utviklet for digitalisering
•Fremtidig
tilgjengeliggjøring av
fagsystemer?
•GEO-Integrasjon
•WEB-basert
•Responsivt design
•Digitalisering av
eiendomsarkiver
•OCR-fulltekstsøk
•Splitt av filer
•Tilgangsstyring
•Import av data
Mulighetenes Oppland
Fylkesarkivet IKA Opplandene
Plattform
NOARK 5
Funksjonalitet
Enterprise
avtale kostnader
•Anskaffelse
•Årlige lisensutgifter
•Drift- og videreutvikling
•Support
•Driftsleverandør/kostnad
Fylkesarkivet IKA Opplandene
Digitaliseringen – hva gir dette kunden?
•Prosessforbedringer
- Spesialisering
•Rekruttere og beholde
arbeidskraft
•Økt tilgjengelighet
- 24/7 – tidsaspektet
- Uavhengig av sted
- Mobile plattformer
•Frigi arkivlokaler
• Arkivets «verdi»
• Tap og skade
- Konsekvens
- Sannsynlighet
• Slitasje
Internt for
kunden
Krav fra
omgivelsene
• Betjening – digitalt
- Innbyggere
- Eiendomsmeglere
- Entreprenører
- Myndigheter m. fl.
Mulighetenes Oppland
Risikoreduserende
tiltak
Kostnader
• Økte
forvaltningskostnader
• Reduserte
betjeningskostnader
Fylkesarkivet IKA Opplandene
Pilotprosjekt





Ha fokus på kvalitet på leveransen i alle ledd
Sett alt inn på og lykkes – ryktet sprer seg !!!
Pilotkunde bør være utviklingsorientert, risikovillig,
positiv og motivert, samt å ha besluttet digitalisering
Varighet/omfang av pilot begrenset
Vårt tilbud til pilotkunde
– Gjennomføring pilot priset under «markedspris»
– Fylkesarkivet bærer «all» økonomisk risiko/IKT-kostnader
Mulighetenes Oppland
Fylkesarkivet IKA Opplandene
Fra pilot til prosjekt/oppdrag

Driftsleverandør
–
–
–
–





Etablering av IKT-infrastruktur
Installasjon av Documaster
Driftsavtale med kunde og Documaster
IKT-kompetanse eks:
VMWare, Linux, PostgreSQL, backup ++
Inngå dekkende avtale - SSA
Dokumentér rutiner for registrering
Personell/tilsetting - en utfordring (fast/prosjekt)
Behov for møter underveis i prosjektet?
Fremdrift, rapportering og fakturering
Mulighetenes Oppland
Fylkesarkivet IKA Opplandene
Formell prosjektavslutning

Sluttrapport utarbeides
–
–
–
–
–

Dokumenter erfaringer
Gjenstående oppgaver?
Driftsavtale?
Innsynsløsning på Internett?
Uttrekk og deponering til arkivdepot?
Foto: Nord-Odal kommune
Markering hos kunde – invitér også
rådmann/ordfører/lokalpresse?
Mulighetenes Oppland
Foto: Nord-Odal kommune