Fylkesarkivet IKA Opplandene Digitalisering Fra idé til komplett tjeneste Torsdag 15. september – Sandefjord Elisabeth Nilsen Edler og Odd Gunnar Ludvigsen Mulighetenes Oppland Fylkesarkivet IKA Opplandene Tema Visjon/strategi – betjene arkivene digitalt Innsalg til våre kunder - våre fortrinn Utvikle digitalisering til en komplett tjeneste Kriterier for valg av IKT-løsning - digitalisering Digitalisering – hva gir det kunden? Pilotprosjekt Digitaliseringsprosjektet Prosjektavslutning Mulighetenes Oppland Fylkesarkivet IKA Opplandene Betjene arkivene digitalt ORGANISATORISK TEKNOLOGI LOKALER - Digitalisering - Digital signatur - Magasiner - Øke kompetanse - Sikker autentisering - Ordning - Øke kapasitet - Prosesser - Rutiner Mulighetenes Oppland - Sikre forsendelseskanaler - Kryptering - IKT-plattform *Digitalisering *Publisering - Digitalisering - Infisert materiale - Avfotografering Fylkesarkivet IKA Opplandene Digitalisering – innsalg til våre kunder Konkurransedyktig og komplett tjeneste Forenklet anskaffelsesprosess Marked - betalingsvilje Mulighetenes Oppland Utvikle en komplett tjeneste Fylkesarkivet IKA Opplandene Forprosjekt og pilot IKT infrastruktur Komplett tjeneste digitalisering Leveringsevne Mulighetenes Oppland Kompetanse og kapasitet Kriterier for valg av IKT-løsning •Konfigurerbar kjerne •Sektor og virksomhetsspesifikke metadatadata •Endelig N5-godkjenning •Digitalisering for kassasjon? •Tilgjengeliggjøring av uttrekk: N3, N4, N5 •Tilgjengeliggjøring av filstrukturer m. v. •Utviklet for digitalisering •Fremtidig tilgjengeliggjøring av fagsystemer? •GEO-Integrasjon •WEB-basert •Responsivt design •Digitalisering av eiendomsarkiver •OCR-fulltekstsøk •Splitt av filer •Tilgangsstyring •Import av data Mulighetenes Oppland Fylkesarkivet IKA Opplandene Plattform NOARK 5 Funksjonalitet Enterprise avtale kostnader •Anskaffelse •Årlige lisensutgifter •Drift- og videreutvikling •Support •Driftsleverandør/kostnad Fylkesarkivet IKA Opplandene Digitaliseringen – hva gir dette kunden? •Prosessforbedringer - Spesialisering •Rekruttere og beholde arbeidskraft •Økt tilgjengelighet - 24/7 – tidsaspektet - Uavhengig av sted - Mobile plattformer •Frigi arkivlokaler • Arkivets «verdi» • Tap og skade - Konsekvens - Sannsynlighet • Slitasje Internt for kunden Krav fra omgivelsene • Betjening – digitalt - Innbyggere - Eiendomsmeglere - Entreprenører - Myndigheter m. fl. Mulighetenes Oppland Risikoreduserende tiltak Kostnader • Økte forvaltningskostnader • Reduserte betjeningskostnader Fylkesarkivet IKA Opplandene Pilotprosjekt Ha fokus på kvalitet på leveransen i alle ledd Sett alt inn på og lykkes – ryktet sprer seg !!! Pilotkunde bør være utviklingsorientert, risikovillig, positiv og motivert, samt å ha besluttet digitalisering Varighet/omfang av pilot begrenset Vårt tilbud til pilotkunde – Gjennomføring pilot priset under «markedspris» – Fylkesarkivet bærer «all» økonomisk risiko/IKT-kostnader Mulighetenes Oppland Fylkesarkivet IKA Opplandene Fra pilot til prosjekt/oppdrag Driftsleverandør – – – – Etablering av IKT-infrastruktur Installasjon av Documaster Driftsavtale med kunde og Documaster IKT-kompetanse eks: VMWare, Linux, PostgreSQL, backup ++ Inngå dekkende avtale - SSA Dokumentér rutiner for registrering Personell/tilsetting - en utfordring (fast/prosjekt) Behov for møter underveis i prosjektet? Fremdrift, rapportering og fakturering Mulighetenes Oppland Fylkesarkivet IKA Opplandene Formell prosjektavslutning Sluttrapport utarbeides – – – – – Dokumenter erfaringer Gjenstående oppgaver? Driftsavtale? Innsynsløsning på Internett? Uttrekk og deponering til arkivdepot? Foto: Nord-Odal kommune Markering hos kunde – invitér også rådmann/ordfører/lokalpresse? Mulighetenes Oppland Foto: Nord-Odal kommune
© Copyright 2024