Avlevering av nyare arkiv Cecilie Astrup Bustad Espen Sæterbø Avlevering av nyare arkiv • Tek for seg avleveringsprosessen av administrative arkiv skapt etter 1964 • For personregister gjeld eigen instruks Avleringsinstruks • Erstattar tidlegare instruks, og gjeld frå mai 2015 • Sendt ut til kommunane i veke 20 • Gjeld for arkiv skapt etter 1964 • Lempar på kravet om fjerning av stifter • Lettar på kravet om innbinding av møtebøker Førebuande avleveringsmøte • • • • • Gjennomgang av fylkesarkivet sine rutinar Synfaring av arkiva Kartlegging Rettleiing fram mot avlevering Referat – som inneheld: Kartlegginga av omfang arkiv(antall hm), kva type arkiv og når det skal avleverast er klar. • Ta kontakt undervegs om det er spørsmål! Andre avleveringsmøte • Kartlegginga av omfang, kva type arkiv og når det skal avleverast er klar. • Fylkesarkivet og kommunen planlegg dato for avlevering og prosessen fram mot avlevering. • Inspiserer ordningsarbeidet • Klar for avlevering om godkjent! Inspiserer ordningsarbeidet Excelregistrering Excelregistrering • Kommunen får opplæring i excelregistrering • Kommunen startar arbeidet med å registrere arkivet i excel • Fylkesarkivet godkjenner registreringa Excelregistrering • Ta kontakt undervegs om det er spørsmål! Avleveringsdagen • Kommunen må syta for forsvarleg transport • Ved behov kan Fylkesarkivet stille med personale • Pakk arkivmaterialet på europallar Forsvarleg transport Avleveringsdagen • Køyretøyet skal køyre direkte, utan stopp, til Fylkesarkivet sine lokale. Etter avleveringa • Arkivet er no på plass i Fylkesarkivet sine lokale • Kommunen får tilsendt kvittering og arkivkatalog når det er plassert i magasinet • Ta kontakt undervegs om det er spørsmål!
© Copyright 2024