Nadaljnji razvoj slovenskega javnega arhiva do leta 2020
doksis 2016 by media.doc – Ljubljana, 9. november 2016 55 mag. Tatjana HAJTNIK, univ. dipl. ing. rač. in inf., sekretarka Vodja Sektorja za e-arhiv in računalniško podporo Ministrstvo za kulturo, Arhiv Republike Slovenije Zvezdarska ulica 1, 1000 Ljubljana [email protected] Nadaljnji razvoj slovenskega javnega arhiva do leta 2020 Izvleček Avtorica v prispevku predstavlja nadaljevanje razvoja slovenskega javnega elektronskega gradiva e-ARH.si v obdobju 2016 - 2020. Predstavi njegovo umestitev v evropske in nacionalne programe ter strategije. Kot ključna izhodišča nadaljnjega razvoja e-ARH.si predstavi pomanjkljivosti njegovih dosedanjih rešitev in strateške ter operativne cilje do leta 2020. Arhiv Republike Slovenije je za realizacijo nadaljnjega razvoja pridobil s strani evropske kohezijske politike finančno podporo in v prispevku so predstavljeni namen, cilje in vzpostavitev projekta e-ARH.si ter projektno organizacijo. Ključne besede slovenski javni elektronski arhiv e-ARH.si, evropska kohezijska politika, slovenska javna arhivska služba Abstract Futher Development of Slovenian Public Electronic Archives to 2020 The article presents a further development of Slovenian public electronic archives eARH.si for the period 2016 to 2020. It presents the placement of e-ARH.si in European and national programs and strategies. Author presents as a key starting points for further development of e-ARH.si the author presents its shortcomings of the current solutions and its strategic and operational aims to 2020. Archives of the Republic of Slovenia acquired financial support by the European Cohesion Policy for the realization of further development of e-ARH.si and the paper presents the purpose, goals and a project organization of the e-ARH.si. Key words Slovenian public electronic archives e-ARH.si, European Cohesion Policy, Slovenian Public Service Archival Institutions 1. Uvod Slovenska javna arhivska služba (v nadaljevanju SJAS), ki jo predstavljajo Arhiv RS in šest regionalnih arhivov1, na podlagi 53. in 55. člena Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (v nadaljevanju: ZVDAGA)2 v okviru svoje stvarne in krajevne pristojnosti opravljajo dejavnost javne arhivske službe z glavno nalogo varovanja javnega arhivskega gradiva. SJAS je pred kompleksno in obsežno arhivsko strokovno nalogo, saj mora poskrbeti za ohranitev tudi tistega dela nastalega gradiva, ki nastaja izvirno v elektronski obliki in prav tako predstavlja pomemben del slovenske kulturne dediščine (trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo), fizičnim in pravnim osebam pa zagotavlja pravno varnost (trajen pomen za njihov pravni interes). Glede na to, da se arhivsko gradivo v klasični (fizični) obliki s stališča upravljanja razlikuje od 1 Pokrajinski arhiv Maribor (PAM), Pokrajinski arhiv Koper (PAK), Pokrajinski arhiv Nova Gorica (PANG), Zgodovinski arhiv Ljubljana (ZAL), Zgodovinski arhiv Celje (ZAC) in Zgodovinski arhiv na Ptuju (ZAP). 2 Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14). doksis 2016 by media.doc 56 doksis 2016 by media.doc – Ljubljana, 9. november 2016 elektronskega arhivskega gradiva (v nadaljevanju eAG), mora SJAS za slednje vzpostaviti in standardizirati postopke vrednotenja, prevzemanja, strokovne obdelave, hrambe in njegove uporabe. Za vse to mora zagotoviti tudi ustrezno okolje - elektronski arhiv. Začetek razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva, danes znanega kot e-ARH.si, sega v leto 2008, ko je Arhiv RS skupaj s tujimi strokovnjaki izdelal študijo izvedljivosti3 dolgoročne hrambe elektronskega arhivskega gradiva. Osnovna ideja, ki jo je študija izvedljivosti skušala natančneje opredeliti, je temeljila na 59. členu ZVDAGA, ki predstavlja temelj vzpostavitve e-ARH.si. Na podlagi omenjene študije izvedljivosti je SJAS oblikovala vizijo e-ARH.si, ki predstavlja kompleksen sistem za dolgoročno ohranjanje, upravljanje in uporabo eAG. Kot takšen je e-ARH.si sestavni in komplementarni del SJAS. Za uresničitev zastavljene vizije je SJAS pripravila strategijo in izvedbeni načrt vzpostavitve e-ARH.si za obdobje 2010- 20154. Oba dokumenta je julija 2010 potrdila tudi Vlada Republike Slovenije5. Strateška odločitev SJAS je bila, da vzpostavi skupen e-arhiv na lastni informacijski infrastrukturi in v njenem neposrednem upravljanju. Odločitev je temeljila na oceni, da je takšna rešitev ekonomsko bolj upravičena, kot da bi vsak javni arhiv zase vzpostavljal e-arhiv, prav tako je glede na dane, predvsem finančne in kadrovske vire posameznih arhivov, edina izvedljiva. Projekt razvoja slovenskega javnega arhiva e-ARH.si je bil formalno vzpostavljen v začetku leta 2011, zaradi splošne krize in posledično pomanjkanja finančnih sredstev pa ni zaživel vse do leta 2013, ko je Arhiv RS uspel pridobiti finančna sredstva v višini desetine ocenjene vrednosti projekta, in sicer iz naslova Operativnega programa evropskih kohezijskih skladov za regionalni razvoj (OP RR 2007 2013), kar je zadoščalo za zagon projekta. Z omenjenimi sredstvi so bile do zaključka leta 2015 razvite prve rešitve, ki temeljijo na mednarodnem standardu ISO 14721:20126, bolj znanem kot referenčni model OAIS. Z dosedanjim razvojem sistema e-ARH.si je SJAS z danimi finančnimi in kadrovskimi viri razvila prve rešitve v okviru e-arhiviranja. Izdelana so bila programska orodja, namenjena ustvarjalcem eAG in arhivistom v slovenskih javnih arhivih kot tudi končnim uporabnikom. S temi rešitvami je SJAS sposobna od ustvarjalcev prevzemati eAG v obliki nestrukturiranih datotek (npr. dokumente v obliki računalniških datotek tipa .pdf), podatke iz podatkovnih zbirk (primer teh so uradne evidence) in iz sistemov za upravljanje z dokumenti (npr. v državni upravi razširjenega dokumentnega sistema SPIS 4.0). Za dolgoročno ohranjanje eAG je bil vzpostavljen elektronski repozitorij (arhivski depo za eAG), ki ga predstavlja odprtokodna programska rešitev. Z novo razvitim programskim orodjem za končne uporabnike je omogočen dostop do izbranih tipov prevzetega eAG. Zaključek projekta leta 2015 je sovpadal tudi z zaključkom veljavnosti strategije in izvedbenega načrta razvoja e-ARH.si in pripravo nove za obdobje 2016 - 2020. Tudi to je Vlada Republike Slovenije, tako kot prejšnjo, potrdila7. Umestitev nadaljnjega razvoja e-ARH.si v evropske in nacionalne programe ter strategije Arhiv RS je nekaj zadnjih let intenzivno iskal možnosti za nadaljevanje projekta razvoja e-ARH.si. Najprej ga je uspel uvrstiti v Nacionalni program za kulturo 2014-20178 in nato še v Strategijo razvoja informacijske družbe do leta 20209. Slednja na področju e-Uprave in javnega sektorja, za prepoznano nevarnost izgube digitalne kulturne dediščine, manjše pravne varnosti ter težav pri ponovni uporabi 3 Originalni naslov: Feasibility Study LTDP – ARS: Feasibility Study for the Implementation of a Long-term Digital Preservation (LTDP) System for the Republic of Slovenia. 4 e-ARH.si 2010 strategija: Strategija razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva e-ARH.si 2010–2015 in IzNačrt e-ARH.si 2010: Izvedbeni načrt strategije razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva e-ARH.si za obdobje 2010–2015. 5 Vlada Republike Slovenije je na 93. redni seji dne 29. 7. 2010 pod točko 31 sprejela Strategijo razvoja slovenskega javnega e-arhiva (eARH.si) ter potrdila njen izvedbeni načrt in projektno organizacijo. 6 ISO 14721:2012: Space data and information transfer systems -- Open archival information system (OAIS) -- Reference model 7 81. redna seja Vlade Republike Slovenije, sklep št. 62500-1/2016/5 z dne 24.03. 2016 na svoji na 81. redni seji potrdila Strategijo in izvedbeni načrt razvoja slovenskega elektronskega arhiva za obdobje 2016–2020. 8 V letu 2013 sprejeta Resolucija o nacionalnem programu za kulturo 2014 – 2017 (ReNPK14-17, Državni zbor, EPA 1456-VI) med cilje in ukrepe na področju arhivske dejavnosti uvršča višjo raven varstva in dostopnosti arhivskega gradiva ter vzpostavitev okolja in storitev za hrambo eAG t.j. vzpostavitev slovenskega javnega e-arhiva (e-ARH.si) do leta 2017. 9 Sprejeta in potrjena na 78. redni seji Vlade RS dne 10.3.2016. doksis 2016 by media.doc doksis 2016 by media.doc – Ljubljana, 9. november 2016 57 podatkov zaradi neustreznega sistema za arhiviranje in hrambo digitalnih objektov, na segmentu inovativne podatkovno vodene storitve, med ukrepi navaja tudi »zagotavljanje nadaljnjega razvoja eARH.si vključno z vzpostavitvijo digitalnega arhiva za filmsko in drugo avdio/video arhivsko gradivo ter center za digitalizacijo arhivskega gradiva«. V isti strategiji je izpostavljena tudi pomembnost digitalizacije kulturne dediščine in s tem v povezavi tudi projekt e-ARH.si. Direktiva o ponovni uporabi informacij javnega sektorja, ki jo je že leta 2003 sprejel Evropski parlament in svet EU, slovenski zakonodajalec pa jo je implementiral v Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ), obravnava dokumente, ki jih ustvarijo organi javnega sektorja držav članic EU ter pri tem izpostavlja pomembnost zagotavljanja dostopnosti do teh dokumentov, še posebno z vidika ponovne uporabe informacij javnega značaja. Sprememba omenjene direktive leta 2013 med zavezance vključuje tudi ustanove s področja kulturne dediščine vključno z arhivi, kar prinaša dodatne izzive na področju digitalizacije in zagotavljanja spletne dostopnosti kulturnih vsebin. V skladu s splošnimi družbenimi normami je treba tudi invalidnim osebam zagotoviti enakopraven dostop in uporabo arhivskega gradiva. Zato je pri vzpostavljanju e-ARH.si treba upoštevati še Konvencijo o pravicah invalidov, Zakon o izenačevanju pravic invalidov ter Akcijski program za invalide 2014-2021. Ključno za nadaljnji razvoj e-ARH.si pa je bila njegova uspešna umestitev v Operativni program za izvajanje Evropske kohezijske politike v obdobju 2014-2020, in sicer v prednostno os "11. Pravna država, izboljšanje institucionalnih zmogljivosti, učinkovita javna uprava, podpora razvoju NVO ter krepitev zmogljivosti socialnih partnerjev" in prednostno naložbo "11.1. Naložbe v institucionalno zmogljivost ter učinkovitost javnih uprav in javnih storitev na nacionalni, regionalni in lokalni ravni za zagotovitev reform, boljše zakonodaje in dobrega upravljanja", pri čemer izpolnjuje njen tretji specifični cilj "11.1.3 Izboljšanje upravljanja in večja transparentnost v javni upravi z uvedbo novih orodij, metod in interoperabilnih rešitev". V okviru tega cilja je jasno zapisano, da bo Slovenija v naslednjem obdobju (2014 - 2020) vzpostavila nove skupne gradnike, orodja in storitve, pri čemer je izrecno naveden tudi e-arhiv. Na podlagi uvrstitve projekta e-ARH.si v omenjeni operativni program je novembra leta 2015 takratna ministrica za kulturo izdala sklep o začetku postopka priprave projekta za neposredno potrditev operacije. Projekt e-ARH.si je podprl tudi Strateški svet za razvoj informatike v Republiki Sloveniji in s sklepom10 Arhivu RS izdal soglasje za njegovo izvedbo. Umestitev projekta e-ARH.si v evropske in nacionalne programe ter strategije predstavlja odlično podlago za vzpostavitev stabilnega in zaupanja vrednega slovenskega javnega elektronskega arhiva do leta 2020, njegova izvedba pa bo omogočila uporabo nacionalne arhivske kulturne dediščine v elektronski obliki vsem zainteresiranim uporabnikom. S področja evropske razvojne politike in strategije projekt razvoja e-ARH.si zasleduje tudi sprejete dokumente in strategije: Lizbonsko strategijo, Resolucijo Sveta C/162/02 z dne 25. junija 2002 o ohranitvi jutrišnjega spomina, Priporočilo Komisije z dne 24. avgusta 2006 o digitalizaciji in spletni dostopnosti kulturnega gradiva in digitalnem arhiviranju, "i2010 - Evropsko informacijsko družbo za rast in zaposlovanje" in Evropsko digitalno agendo 2020. Dodatno je projekt e-ARH.si skladen tudi z izsledki OECD in UNESCO. Izsledek OECD priporočil Sveta za izboljšan dostop in bolj učinkovito uporabo informacij javnega sektorja izpostavlja izboljšanje interoperabilnega arhiviranja, naslavljanje težav zastarevanja tehnologij in druge izzive dolgoročne hrambe ter dostopa. Jeseni leta 2003 je Unesco na svoji 32. generalni skupščini sprejel Listino o ohranjanju digitalne dediščine. Listina opozarja na nujnost ohranjanja digitalne dediščine in izpostavlja argumente in ukrepe za njeno zaščito in ohranitev. 3. Izhodišča nadaljnjega razvoja e-ARH.si Poslanstvo SJAS in sistema e-ARH.si kot njenega integralnega dela je vrednotenje, pridobivanje, strokovna obdelava, ohranjanje in omogočanje uporabe nacionalne arhivske kulturne dediščine Republike Slovenije v elektronski obliki. Z uresničitvijo vizije, da bo vsem zainteresiranim 10 št. 010-56/2016/29 z dne 4.4.2016, 8. redna seja 30.3.2016. doksis 2016 by media.doc doksis 2016 by media.doc – Ljubljana, 9. november 2016 58 uporabnikom omogočen dostop s kateregakoli mesta do najboljših e-rešitev z namenom ohranjanja in uporabe eAG, želi SJAS z vzpostavitvijo e-ARH.si postati ena vodilnih institucij na področju inovacij e-arhiviranja v Republiki Sloveniji, na območju EU in jugovzhodne Evrope. Samozavesten, zanesljiv in stroškovno učinkovit nadaljnji razvoj e-ARH.si temelji na podlagi strokovnih spoznanj, pridobljenega zanja in najboljših praks na področju dolgoročnega ohranjanja eAG. Izhodišča nadaljnjega razvoja e-ARH.si do leta 2020 predstavljajo obstoječe pomanjkljivosti dosedanjih rešitev kot tudi načrt razvoja novih rešitev, ki jih zaradi pomanjkanja finančnih sredstev ni bilo mogoče do sedaj realizirati: - dostop do obstoječih programskih rešitev je mogoč le v čitalnicah SJAS, oddaljen dostop do njih pa ni omogočen; - programska orodja kot tudi eAG niso pripravljeni tako, da bi bili na voljo vsem zainteresiranim uporabnikom ne glede na njihove zmožnosti (npr. za slepe in slabovidne ali gluhe osebe); - s trenutnimi rešitvami je mogoče obvladovati le določene tipe eAG (nestrukturirane zapise, ki jih predstavlja vsebina ene ali več map v datotečnem sistemu, podatkovne zbirke v obliki relacijskih baz in dokumentne sisteme), za obvladovanje vseh tipov eAG (npr. avdio/video, spletne strani, e-pošta, družbena omrežja, prostorski podatki in 3Dmodeli) pa bo treba ustrezne rešitve še razviti; - ustvarjalcem eAG je treba pomagati vzpostaviti ustrezne pogoje za varovanje tega gradiva, ki ga bo mogoče v skladu s predpisi in standardi prevzeti v e-ARH.si na čim bolj standardiziran in avtomatiziran način (npr. svetovati pri pripravi in implementaciji notranjih pravil za zajem in hrambo e-gradiva, vzpostaviti in implementirati sistem upravljanja s tveganji, izdelati programe in načrte za njihovo izvajanje za usposabljanje zaposlenih, ki delajo z dokumentarnim gradivom, tako pri ustvarjalcih kot tudi v arhivih); - za nadaljnjo hrambo in uporabo je treba za prevzeto eAG od ustvarjalcev v arhivih ustvariti čim boljše pogoje za dolgoročno ohranjanje tega gradiva, tako za sedanje kot bodoče generacije, skladno s strokovnimi arhivskimi in informacijskimi standardi ter načeli, ki urejajo to področje. S tem bo omogočeno tudi uresničevanje pravne veljave eAG za doseganje pravic pravnih in fizičnih oseb; - skladno z ZVDAGA je treba eAG, kadar je njegov rok hrambe več kot pet let, pretvarjati v formate, primerne za dolgoročno e-hrambo, vendar pa je za ta namen treba standardizirana orodja še nabaviti oz. razviti; - Arhiv RS hrani tudi veliko količino AG v fizični obliki, ki vključuje zaupne podatke po zakonu. To gradivo se daje v uporabo v digitalizirani obliki, pred tem pa je treba zaupne podatke anonimizirati. Anonimizacija se izvaja ročno, kar predstavlja zamudne postopke in posledično na eni strani veliko obremenitev za zaposlene, po drugi strani pa večje časovne zamike za uporabnike tega gradiva; - SJAS nima sistematično urejene digitalizacije AG, nima niti minimalnih lastnih možnosti za obvladovanje tega področja (na voljo ni ustrezne strojne in programske opreme za digitalizacijo z arhivskega strokovnega stališča občutljivega AG v fizični obliki). Pri nadaljnjem razvoju e-ARH.si bo treba posebno pozornost nameniti tudi digitalizaciji in uporabi skupne arhivske dediščine po nekdanji SFRJ na podlagi sporazuma o nasledstvu; - poseben izziv pri nadaljnjem razvoju sistema e-ARH.si predstavlja tudi razvoj rešitev za obvladovanje filmskega in drugega avdio/video gradiva; doksis 2016 by media.doc doksis 2016 by media.doc – Ljubljana, 9. november 2016 59 Arhiv RS je po zakonu zadolžen tudi za arhivsko gradivo oz. evidenco tega gradiva, ki nastaja pri Slovencih v zamejstvu in po svetu, zato mora za te namene vzpostaviti ustrezno informacijsko okolje kot tudi programe izobraževanja za te osebe. 4. Evropska kohezijska politika - priložnost za izboljšanje obstoječega sistema e-ARH.si in njegovega nadaljnjega razvoja Uvrstitev projekta e-ARH.si v Operativni program za izvajanje Evropske kohezijske politike v obdobju 2014-2020 pa še ni zagotovila njegove avtomatske finančne podpore. Zato je Arhiv RS veliko napora vložil v pripravo vloge za pridobitev odločitve tudi o finančni podpori in v začetku avgusta tega leta to tudi pridobil11, in sicer v višini 4 mio EUR (80% EU, 20% Slo). S pridobljenimi finančnimi sredstvi bo mogoče v obdobju do leta 2020 pristopiti k uresničevanju strateških ciljev eARH.si skupaj z ukrepi za njihovo uresničevanje (Slika 1) kot so zapisani v Strategiji razvoja in njenega izvedbenega načrta e-ARH.si za obdobje 2016 - 2020. Slika 1: Strateške prednostne naloge e-ARH.si 2016 - 2020 Vir: Strategija in izvedbeni načrt razvoja e-ARH.si za obdobje 2016 – 2020 Za realizacijo strategije razvoja e-ARH.si v obdobju 2016 – 2020 je Arhiv RS, kot upravičenec finančnih sredstev iz evropske kohezijske politike, vzpostavil projekt e-ARH.si: ESS 2016 - 2020. 5. Projekt e-ARH.si: ESS 2016 – 2020 5.1 Namen projekta Namen projekta je nadaljevati z razvojem dosedanjih in dodatnih storitev s področja e-arhiviranja, ki se nanašajo na prevzem, hrambo in zagotavljanje nadaljnje uporabe eAG vsem zainteresiranim uporabnikom ne glede na njihove zmožnosti ter s tem vzpostaviti varen, dolgoročen, centraliziran, standardiziran in zaupanja vreden sistem e-ARH.si v neposrednem upravljanju SJAS. 11 Na podlagi 1. alineje prvega odstavka 25. člena in četrtega odstavka 26. člena Uredbe o porabi sredstev evropske kohezijske politike v Republiki Sloveniji v programskem obdobju 2014 - 2020 za cilj naložbe za rast in delovna mesta (Uradni list RS, št. 29/2015 in 36/16) je Služba Vlade Republike Slovenije za razvoj in evropsko kohezijsko politiko v vlogi organa upravljanja dne 2.8.2016 izdala Arhivu RS, kot upravičencu, odločitev o podpori za operacijo "Razvoj slovenskega javnega elektronskega arhiva e-ARH.si" za obdobje 2016-2020 (krajše eARH.si: ESS 2016 - 2020) številka 11-1/3/MK/0 (št. dokumenta 3032-16/2016/16). doksis 2016 by media.doc doksis 2016 by media.doc – Ljubljana, 9. november 2016 60 5.2 Strateški cilji projekta Namen projekta bo dosežen le, če bodo realizirani strateški cilji (Slika 1) kot tudi operativni, s katerimi sta podrobneje opredeljena vsebina in obseg projekta, kot sledi v nadaljevanju: 1. Strateški cilj: Skrb za arhivsko gradivo pri ustvarjalcih in njegov prevzem v e-ARH.si Prvi sklop operativnih ciljev se nanaša na obvladovanje tveganj in izzivov, povezanih z dolgoročnim ohranjanjem eAG skozi njegov celoten življenjski cikel, kar je skupna odgovornost, tako ustvarjalca tega gradiva kot tudi kasneje arhivov, ki prevzemajo to gradivo. SJAS ima pomembno vlogo pri usmerjanju ter vzpodbujanju ustvarjalcev, da bodo na podlagi lastne ocene tveganja vzpostavili ustrezne ukrepe za njihovo obvladovanje in s tem zagotavljali hrambo ustvarjenega gradiva pri sebi vse do predaje v e-ARH.si. Zato bo SJAS vložila veliko naporov za implementacijo zakonskega določila, da morajo ustvarjalci za obvladovanje dokumentarnega gradiva, ki ga ustvarijo ali prejmejo pri svojem delu, sprejeti notranja pravila v obliki internega pravnega akta ter njihovo primernost potrditi pri Arhivu RS, v kolikor jih k temu zavezuje zakon. Operativni cilji so: 1.1 Priprava tipskih strokovno-tehničnih navodil. Cilj zajema izdelavo metodologije pristopa k pripravi strokovno-tehničnih navodil, pripravo tipskih strokovnih tehničnih navodil za posamezne tipe eAG in njihovo širšo implementacijo pri ustvarjalcih. 1.2 Svetovanje pri uvedbi notranjih pravil. Cilj zajema pripravo in izvedbo programov usposabljanj zaposlenih v SJAS in pri ustvarjalcih (sistem učitelj / učitelja) in pripravo plana ter sodelovanje z ustvarjalci v pristojnosti SJAS z nalogo svetovanja pri pripravi in uvedbi notranjih pravil. 1.3 Izvedba pilotskih ocen tveganj pri upravljanju in hrambi e-gradiva pri ustvarjalcih. Cilj zajema razvoj metod in navodil za ustvarjalce, ki jim bodo v pomoč pri samostojnem upravljanju s tveganji pri upravljanju z e-gradivom in redno preverjanje upravljanja s tveganji pri izbranih ustvarjalcih s strani SJAS. 1.4 Identifikacija, nakup ali razvoj programskih orodij za obvladovanje vseh vrst eAG za pripravo, kontrolo, popisovanje in prevzem eAG od ustvarjalcev v e-ARH.si, programsko orodje za strojno validacijo eAG in programsko orodje za paketno pretvorbo gradiva v formate, primerne za dolgoročno hrambo ter implementacija slednjega v Državni računalniški oblak. 2. Strateški cilj: Dolgoročno ohranjanje eAG v e-ARH.si: Po prevzemu eAG od ustvarjalcev v e-ARH.si SJAS prevzema tudi odgovornost za zagotavljanje verodostojnosti tega gradiva. Zato se drugi sklop operativnih ciljev nanaša na dolgoročno ohranjanje eAG, kar bo mogoče doseči s pripravo in izvajanjem natančno določenih pravil upravljanja z eAG, hranjenega v e-ARH.si ter identifikacijo in implementacijo nujno potrebnih programskih orodij ter nosilcev in formatov zapisov, vse z namenom zmanjšanja vpliva intenzivno spreminjajoče se tehnologije na hranjeno eAG ter zagotavljanja njegove zanesljive dolgoročne dostopnosti, uporabnosti, celovitosti, avtentičnosti, trajnosti in možnosti ponovne uporabe. Operativni cilji so: 2.1 Vzpostavitev organizacijske strukture e-ARH.si, njena ustrezna umestitev v SJAS in aktivnosti za pridobitev potrebnih kadrovskih virov ter stabilnega financiranja e-ARH.si. Cilj zajema vzpostavitev kompetenčnih centrov v okviru eARH.si, zaposlitev dodatnih kadrov za področje informatike in arhivistike v SJAS in občasne zaposlitve glede na vsebino pri izvajanju projekta. doksis 2016 by media.doc doksis 2016 by media.doc – Ljubljana, 9. november 2016 2.2 Izboljšanje pogojev hranjenja prevzetega eAG na sedanji informacijski infrastrukturi. Cilj zajema nadgradnjo oz. po potrebi zamenjavo programske opreme za e-repozitorij, vzpostavitev sodobnih nadzornih sistemov, implementacijo dodatnih varnostnih ukrepov za e-ARH.si z namenom zagotavljanja načel varne e-hrambe in periodično preverjanje varnosti sistema e-ARH.si s pomočjo neodvisnih strokovnjakov na tem področju. 2.3 Prilagoditev obstoječih aplikacijskih programskih orodij sistema e-ARH.si za obvladovanje drugih tipov eAG, vzpostavitev namenske (specifične) infrastrukture ter izvedbo pilotskih projektov za preizkus teh orodij. Cilj zajema prilagoditve oz. nadgradnje in razvoj programske opreme (specifikacije in javna naročila), nabavo ali razvoj programske opreme za avtomatizirano - strojno vrednotenje prevzetega gradiva in programske opreme za paketno pretvorbo eAG v formate, primerne za dolgoročno ohranjanje. 2.4 Standardizacija upravljanja in popisovanja arhivskega gradiva na vseh nivojih s ciljem zagotavljanja temeljnih zahtev zakonodaje vključno s semantično in tehnično povezljivostjo podatkov o arhivskem gradivu. Cilj zajema izdelavo analize izvedljivosti, zagotavljanje kvalitete izdelkov in storitev na področju arhiviranja z razvojem kompleksnih metod in postopkov popisovanja javnega arhivskega gradiva vključno z zajemanjem komplementarnih kontekstnih vsebin ter vzpostavitev ene vzajemne podatkovne baze. 2.5 Vzpostavitev podatkovne zbirke za hrambo eAG Slovencev v zamejstvu in po svetu. Cilj zajema vzpostavitev in izvajanje programa izobraževanja oseb, ki bodo zajemale podatke v bazo, vzpostavitev ustreznega okolja za podatkovno zbirko v sistemu e-ARH.si in sistematičen zajem gradiva Slovencev v zamejstvu in po svetu v podatkovno zbirko. 2.6 Vzpostavitev centra za digitalizacijo arhivskega gradiva kot integralnega dela eARH.si. Cilj zajema ustrezno usposobitev zaposlenih v SJAS, nakup ali najem potrebne infrastrukture (strojna in programska oprema) za digitalizacijo gradiva in vzpostavitev metodologije digitalizacije arhivskega gradiva in integracije digitalizatov v sistem e-ARH.si (npr. digitalizacija in uporaba skupne arhivske dediščine po nekdanji SFRJ na podlagi sporazuma o nasledstvu, prenos v preteklih letih digitaliziranega AG vseh javnih arhivov v e-ARH.si). 2.7 Vzpostavitev digitalnega arhiva za filmsko in drugo avdio/video gradivo kot integralnega dela e-ARH.si. Cilj zajema nakup specialne strojne in programske opreme za hrambo in nadaljnjo uporabo filmskega in drugega avdio/video gradiva. 2.8 Periodično preverjanje hranjenega eAG v e-ARH.si. Cilj zajema razvoj arhivskih strokovnih metod, procedur in kriterijev za preverjanje celovitosti in uporabnosti ter avtentičnosti hranjenega eAG, razvoj oz. nakup ustreznih programskih orodij in periodično izvedbo preverjanja na podlagi statističnega vzorca eAG. 61 3. strateški cilj:Nadaljnja uporaba in povečanje dostopnosti arhivskega gradiva Tretji sklop operativnih ciljev se nanaša na povečevanje dostopnosti AG najširši javnosti – to je ljudem, kot tudi drugim sistemom – strojem. V ta namen se bo, ob zajemanju vsebinskih in tehničnih metapodatkov arhivskega gradiva, posebno pozornost posvečalo tudi problemom zajemanja in oblikovanja kontekstnih metapodatkov, ki bodo omogočali praktično uporabo elektronskega in tudi fizičnega AG. Enaka pozornost bo posvečena tudi digitalizatom, ki bodo obravnavani tako s tehnološko tehničnega kot tudi s vsebinskega stališča s ciljem zagotavljanja njihove splošne dostopnosti. doksis 2016 by media.doc doksis 2016 by media.doc – Ljubljana, 9. november 2016 62 Operativni cilji so: 3.1 Vzpostavitev virtualnih čitalnic pri vseh članicah SJAS in s tem omogočanje oddaljenega dostopa do eAG. 3.2 Prilagoditev programskih orodij in eAG za omogočanje dostopa do tega gradiva vsem zainteresiranim uporabnikom ne glede na njihove zmožnosti, torej tudi invalidnim osebam (npr. slepim in slabovidnim, gluhim) na njim ustrezen način. 3.3 Nabava ali razvoj programskega orodja za razpoznavanje in anonimizacijo z zakonom varovanih podatkov ter implementacija v Državni računalniški oblak. 4. strateški cilj: Aktivno sodelovanje s sorodnimi inštitucijami doma in v tujini Četrti sklop operativnih ciljev se nanaša na sodelovanje z drugimi sorodnimi inštitucijami tako doma kot v tujini, saj je le na podlagi izmenjave dobrih praks moč v kratkem času in z bistveno manjšimi stroški doseči odlične rezultate pri dolgoročnem ohranjanju eAG. Operativna cilja sta: 4.1 Sodelovanje v evropskih projektih, financiranih za potrebe digitalizacije AG in hrambe izvornega eAG. Cilj zajema iskanje ustreznih možnosti za sodelovanje z arhivi, knjižnicami, univerzami in raziskovalnimi inštitucijami, članstvo v strokovnih združenjih s področja e-arhiviranja, predstavljanje rešitev na mednarodnih srečanjih in sodelovanje v konzorcijih za prijavo in izvajanje mednarodnih projektov. 4.2 Izmenjava znanj in izkušenj v širši mednarodni skupnosti na področju e-arhiviranja. Cilj zajema iskanje ustreznih možnosti za sodelovanje v evropskih projektih z namenom izkoriščanja skupnih razpoložljivih sredstev pri obravnavanju skupnih strokovnih izzivov. 5. strateški cilj: Podpora strokovnemu razvoju zaposlenih pri ustvarjalcih AG in v arhivih Peti sklop operativnih ciljev se nanaša na zagotavljanje podpore zaposlenim pri ustvarjalcih dokumentarnega in arhivskega gradiva. Njihovo delovanje mora namreč iz pasivnega preiti v permanentno aktivne oblike upravljanja arhivskega gradiva. Prav zato je treba že v osnovi zagotavljati veliko višjo stopnjo aplikativnih arhivskih strokovnih in drugih znanj ter s tem povezanih temeljnih raziskav z različnih področij, kot to velja za arhivsko gradivo v fizični obliki. Vse to zahteva visoko stopnjo formalizacije arhivskih strokovnih spoznanj in njihovo implementacijo tako pri ustvarjalcih, kot tudi v pristojnih arhivih. Za doseganje tega bo SJAS morala razviti kompaktna razvojno raziskovalna jedra, ki bodo podpirala arhivske strokovne zahteve zaposlenih, hkrati pa bodo morala razvijati in sooblikovati sodobno slovensko arhivsko doktrino. Operativni cilj: 5.1 Dvig strokovnega nivoja znanja na področju dolgoročnega ohranjanja elektronskega gradiva. Cilj zajema pripravo in izvajanje programov usposabljanja za vodilne in strokovne sodelavce v arhivih ter pri ustvarjalcihAG in omogočanje strokovnim sodelavcem v arhivih pridobivanje specifičnih znanj oz. specializacij v tujih inštitucijah. 6. strateški cilj: Zagotavljanje kakovosti delovanja e-ARH.si v skladu z modelom CAF in promocija Operativna cilja: 6.1 Vzpostavitev modela CAF (celovito obvladovanje kakovosti na podlagi modela poslovne odličnosti Evropskega sklada za upravljanje kakovosti EFQM). doksis 2016 by media.doc doksis 2016 by media.doc – Ljubljana, 9. november 2016 6.2 63 Izvajanje promocije (izdelava celostne podobe projekta, priprava promocijskega materiala, posodobitev spletnih strani arhivov) in diseminacija rezultatov projekta (konference, predstavitveni seminarji in drugi promocijski dogodki). Uspešna izvedba vseh navedenih operativnih ciljev je nujna za oblikovanje celovite rešitve t.j. sistema e-ARH.si, ki bo zadovoljeval zastavljene strateške cilje. Projektna organizacija Razvoj sistema e-ARH.si je projektno organiziran z naslednjimi vlogami (Slika 2): Slika 2: Organizacijska struktura projekta e-ARH.si Vloge v projektu e-ARH.si so hierarhično organizirane na naslednji način: Predstojnik projekta: minister, pristojen za arhive Projektni svet: - vodja projektnega sveta: direktor Arhiva RS - člani projektnega sveta - predstavnik regionalnih arhivov - predstavnik MK Projektna skupina: - vodja projektne skupine: vodja Sektorja za e-arhiv in računalniško podporo v Arhivu RS - člani projektne skupine: predstavniki regionalnih arhivov, Arhiva RS in ustvarjalcev Uporabniška skupina: vodja uporabniške skupine: predstavnik izbranega ministrstva člani uporabniške skupine: predstavniki resornih ministrstev Projektna pisarna: izbrana preko javnega naročila. Za operativno izvedbo projekta je vzpostavljena projektna skupina, ki je razdeljena v osem delovnih podskupin t.i. kompetenčnih centrov (v nadaljevanju KC), ki imajo z operativnim planom projekta eARH.si: ESS 2016 - 2020 točno določene, vsebinsko zaokrožene naloge in pričakovane rezultate za čas trajanja projekta: doksis 2016 by media.doc doksis 2016 by media.doc – Ljubljana, 9. november 2016 64 - Krovni KC - Koordinacija KC KC 1 - Upravljanje e-arhivskega gradiva (eAG) pri ustvarjalcih in izročitev KC 2 - Zagotavljanje dolgoročne hrambe eAG v e-ARH.si KC 3 - Standardizacija arhivskega strokovnega dela KC 4 - Upravljanje z dostopi do eAG KC 5 - Center za digitalizacijo KC 6 - Digitalni filmski arhiv KC 7 - Mednarodno sodelovanje, promocija in usposabljanje Služba Vlade Republike Slovenije za razvoj in evropsko kohezijsko politiko, v vlogi organa upravljanja, je Arhivu RS izdala odločitev o podpori za projekt e-ARH.si za obdobje 2016-2020 in mu s tem podelila status upravičenca za koriščenje finančnih sredstev iz Operativnega programa za izvajanje Evropske kohezijske politike v obdobju 2014 -2020. Ker pa na podlagi 53. in 55. člena ZVDAGA opravljajo tako Arhiv RS kot regionalni arhivi dejavnost javne arhivske službe, katere glavna naloga je varovanje javnega arhivskega gradiva v okviru svoje stvarne in krajevne pristojnosti na podlagi 55. člena ZVDAGA in ker je razvoj sistema e-ARH.si za javno arhivsko gradivo skupni cilj javne arhivske službe12 ter v javnem interesu Republike Slovenije, so v KC poleg zaposlenih v Arhivu RS vključeni tudi zaposleni iz regionalnih arhivov, ki imajo status zunanjega izvajalca na podlagi šestega odstavka 28. člena Zakona o javnem naročanju13. Naloge in pričakovani rezultati KC izhajajo iz strateških in operativnih ciljev nadaljnjega razvoja eARH.si ter predstavljajo organizacijsko, tehnično in strokovno (arhivistično) zaokrožene celote. 7. Zaključek Razvoj slovenskega javnega elektronskega arhiva e-ARH.si je odgovorna in zahtevna naloga, v kateri združujejo svoja znanja in izkušnje arhivisti in informatiki iz vseh sedmih javnih slovenskih arhivov. Temelji na s strani Vlade RS potrjeni strategiji in izvedbenem načrtu za obdobje 2016 - 2020, predhodnih rešitvah, pridobljenih strokovnih izkušnjah in vrsti evropskih ter nacionalnih programov in strategij. Uspešna izvedba projekta e-ARH.si bo predstavljala enega izmed novih orodij in storitev, ki so opredeljeni znotraj specifičnega cilja 3 v 11. prednostni osi Operativnega programa za izvajanje evropske kohezijske politike v obdobju 2014-2020. Z razvojem storitev e-arhiviranja v okviru projekta e-ARH.si: ESS 2016 - 2020 bo povečana dostopnost do arhivskega gradiva, tako v izvirno digitalni kot digitalizirani obliki kot tudi varstvo eAG kot kulturnega spomenika in njegovega trajnega pomena za pravni interes pravnih in fizičnih oseb. Razvoj nove, samostojne storitve na področju e-arhiviranja bo na razpolago tako ustvarjalcem arhivskega gradiva, kot arhivistom in končnim uporabnikom arhivskega gradiva. Ker bodo določene rešitve e-ARH.si implementirane tudi znotraj novega Državnega računalniškega oblaka, bo projekt e-ARH.si s tem doprinesel k izboljšanju interoperabilnosti sistemov in ključnih podatkov, predvsem iz vidika zanesljivosti, fleksibilnosti in dostopnosti do prevzetih podatkov v eARH.si. 12 13 ZVDAGA, 59. člen. Zakon o javnem naročanju /ZJN-3/. Uradni list RS, št. 91/15. doksis 2016 by media.doc doksis 2016 by media.doc – Ljubljana, 9. november 2016 65 Viri in literatura: - ZVDAGA: Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. Uradni list RS, št. 30/06, 24/14 - Odl. US in 51/14. Strategija razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva e-ARH.si 2010–2015 in IzNačrt eARH.si 2010: Izvedbeni načrt strategije razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva eARH.si za obdobje 2010–2015. Strategija in izvedbeni načrt razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva e-ARH.si 2016– 2020. Interna dokumentacija projekta e-ARH.si: ESS 2016 - 2020, Ljubljana, Arhiv RS. O avtorici Tatjana Hajtnik je leta 1986 diplomirala na Fakulteti za elektrotehniko, računalništvo in informatiko Univerze v Ljubljani, leta 1998 je magistrirala na univerzitetnem programu »Informacijsko upravljavske vede« na Ekonomski fakulteti Univerze v Ljubljani, julija 2016 pa je uspešno zagovarjala doktorsko disertacijo na Fakulteti za elektrotehniko, računalništvo in informatiko Univerze v Mariboru. Z oktobrom leta 2006 je prevzela vodenje Sektorja za elektronske arhive in računalniško podporo v Arhivu RS, kjer se poleg skrbi za vzdrževanje in razvoj informacijskega sistema intenzivno ukvarja s področjem elektronske hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva. Kot članica projektnega sveta je v obdobju 2011 - 2015 skrbela za realizacijo te strategije in vodila strokovno usmerjevalno skupino projekta. Sodelovala je tudi pri pripravi strategije in izvedbenega načrta nadaljnjega razvoja e-ARH.si do leta 2020, nato pa prevzela tudi vodenje projekta eARH.si: ESS 2016 - 2020. V letu 2013 je bila habilitirana kot predavateljica za predmetno področje Arhivistika in dokumentologija na Alma Mater Europaea – ECM. Redno izvaja, tako doma kot v tujini, strokovna predavanja s področja elektronske hrambe ter piše in objavlja strokovne članke s tega področja. About the Author Tatjana Hajtnik graduated from the Faculty of Electrical Engineering and Computer Science, University of Ljubljana, in 1986. She got her Master's degree in Information Management from the Faculty of Economics, University of Ljubljana, in 1998. She just finished her doctoral program in Computer and Information Science at the Faculty of Electrical Engineering and Computer Science, University of Maribor. In 2006 she became a Head of the Department for Electronic Archives and Computer Support in the Archives of the Republic of Slovenia, where she is actively involved, in addition to the maintenance and development of the information system of the Archives of the Republic of Slovenia, with the field of digital preservation of documents and archives. As a member of the Project Board for the period 2011 to 2015 she took care for the realization of this strategy and led expert steering group of the project. She also participated in the preparation of the strategy and its implementation plan for further development e-ARH.si to 2020, then took over the management of the project eARH.si for the period 2016 to 2020. In 2013, she became a lecturer for the field of Archival and Records Management Studies at the University Alma Mater Europaea – European Centre Maribor. She regularly holds lectures and publishes articles on the subject of digital preservation. doksis 2016 by media.doc
© Copyright 2024