1. No category

Oslo kommune
Sykehjemsetaten
DIGITALISERINGSSTRATEGI
2016-2019
19.08.2016
Digitaliseringsstrategi 2016 – 2019 | Sykehjemsetaten
Forord
Teknologi er etter hvert blitt en stor del av hverdagen, både privat og i det offentlige rom. Det er en
helt klar forventing fra innbyggerne om bruk av teknologi på en rekke områder, også i møte med
helsetjenesten.
God utnyttelse av teknologi er viktig for å oppnå helsepolitiske mål. Sykehjemsetaten skal gi personer
med behov for heldøgnspleie, rehabilitering og omsorg et best mulig tilbud innenfor de vedtatte
politiske, økonomiske og administrative rammene som er tildelt. Bruk av teknologi er et avgjørende
virkemiddel for å lykkes med dette, og digitalisering av og i kommunal sektor er et sentralt
innsatsområde i dette arbeidet.
En gjennomtenkt og langsiktig satsning på IKT er viktig for å nå visjonen om «Livsutfoldelse i trygge
omgivelser», hvor etaten har satt seg som mål å levere tjenester av beste kvalitet, forvalte ressursene
effektivt, tilby innovative og fremtidsrettede tjenester og boformer, være en sterk samfunnsaktør og
anvende og utvikle kunnskapsbasert praksis.
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 2
Innholdsfortegnelse
Forord ...................................................................................................................................................................... 2
Innholdsfortegnelse ................................................................................................................................................ 3
DEL 1: IKT-STRATEGI 2016-2019 .............................................................................................................................. 5
1
2
3
Innledning ....................................................................................................................................................... 5
1.1
Digitalisering av og i offentlig sektor ........................................................................................................ 5
1.2
Digitalisering krever fokus på organisatoriske endringer ......................................................................... 5
1.3
Nasjonale og kommunale føringer for digitalisering og bruk av IKT ........................................................ 5
1.4
Formål og dokumentets oppbygning og innhold ..................................................................................... 5
1.5
Målgruppe ................................................................................................................................................ 6
1.6
Begrepsavklaring ...................................................................................................................................... 6
1.7
Beskrivelse av prosessen .......................................................................................................................... 6
Aktuelle utfordringer ...................................................................................................................................... 7
2.1
Infrastruktur ............................................................................................................................................. 7
2.2
Systemportefølje, utvikling og drift .......................................................................................................... 7
2.3
Standardisering og sentralisering ............................................................................................................. 7
2.4
Innovasjon og effektivisering ................................................................................................................... 8
2.5
Styringsdata .............................................................................................................................................. 8
2.6
IKT-kompetanse........................................................................................................................................ 8
Visjon og mål .................................................................................................................................................. 9
3.1
4
Overordnede målsettinger for bruk av IKT i Sykehjemsetaten ................................................................ 9
3.1.1
Kommunemål ................................................................................................................................... 9
3.1.2
Instruks for virksomhetsstyring ........................................................................................................ 9
3.1.3
Byrådsavdeling for Eldre, helse og sosiale tjenester ........................................................................ 9
3.1.4
Strategisk plan for Sykehjemsetaten .............................................................................................. 10
3.1.5
Styringsmodell for Sykehjemsetaten .............................................................................................. 10
3.1.6
Helseetaten..................................................................................................................................... 10
3.1.7
Utviklings- og kompetanseetaten ................................................................................................... 11
Strategiske målområder ............................................................................................................................... 12
4.1
Kvalitet.................................................................................................................................................... 12
4.1.1
Telefoniløsning ............................................................................................................................... 12
4.1.2
Pasientvarslingssystem ................................................................................................................... 12
4.1.3
Overfallsalarm................................................................................................................................. 12
4.1.4
Pasientjournalsystem ..................................................................................................................... 12
4.1.5
Lønns- og personalsystem .............................................................................................................. 13
4.1.6
Arbeidsplanlegging- og ressursstyringsverktøy .............................................................................. 13
4.1.7
Ledelses- og informasjonssystem ................................................................................................... 14
4.1.8
Kvalitetsstyring- og internkontrollsystem ....................................................................................... 15
4.1.9
Saks- og arkivsystem ....................................................................................................................... 15
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 3
4.1.10 Beredskapssystem .......................................................................................................................... 16
4.1.11 Medikamenthåndtering .................................................................................................................. 16
4.1.12 TV-tilgang ........................................................................................................................................ 17
4.1.13 Mobile flater ................................................................................................................................... 17
4.1.14 Informasjon til beboere, pårørende og ansatte ............................................................................. 17
4.1.14.1 Informasjonsskjermer ..................................................................................................................... 17
4.1.14.2 Intranett .......................................................................................................................................... 18
4.1.14.3 Oslo kommunes nettsider............................................................................................................... 18
4.1.14.4 Sosiale medier ................................................................................................................................ 18
4.2
4.2.1
Infrastruktur.................................................................................................................................... 19
4.2.2
Standardisering ............................................................................................................................... 19
4.2.3
Trådløst nettverk ............................................................................................................................ 20
4.3
Trygghets- og sikkerhetsteknologi .................................................................................................. 21
4.3.2
Kompensasjons- og velværeteknologi ............................................................................................ 21
4.3.3
Teknologi for sosial kontakt ............................................................................................................ 23
4.3.4
Teknologi for behandling og pleie .................................................................................................. 24
Kunnskap ................................................................................................................................................ 24
4.4.1
Organisering av IKT ......................................................................................................................... 24
4.4.2
Kompetanseheving ......................................................................................................................... 25
4.5
5.1
Innovasjon .............................................................................................................................................. 20
4.3.1
4.4
5
Effektivitet .............................................................................................................................................. 19
Samfunnsaktør ....................................................................................................................................... 25
4.5.1
Elektroniske samhandlingsløsninger .............................................................................................. 25
4.5.2
Samarbeid med forsknings- og teknologimiljøer ............................................................................ 26
Vedlegg ......................................................................................................................................................... 27
Kategorisering av velferdsteknologi ......................................................................................................... 27
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 4
DEL 1: IKT-STRATEGI 2016-2019
1
Innledning
1.1 Digitalisering av og i offentlig sektor
Gjennom Digitaliseringsprogrammet1 lanserte Regjeringen en uttalt satsning på digitalisering av
offentlig sektor (stat, kommune og fylkeskommune). Satsningsområdene i programmet er
Digitalisering for bedre tjenester og mer effektiv ressursbruk, Strategiske valg for fremtidens digitale
forvaltning, Felles forutsetninger for den digitale forvaltningen, Digitalisering på utvalgte områder og
Et bedre møte med det offentlige.
Det er avgjørende at kommunen lykkes med å videreutvikle helse- og omsorgstjenestene i årene
fremover for å møte de samlede utfordringene og befolkningens behov for helse- og omsorgstjenester
i fremtiden. IKT er lansert som et av de viktigste virkemidlene for å lykkes med dette, og digitalisering
av og i kommunal sektor er et sentralt innsatsområde i dette arbeidet.
Sykehjemsetaten har kontinuerlig fokus på digitalisering av og i etaten, hvor blant annet samordning
av fellesfunksjoner, digitalisering av arbeidsprosesser, effektivisering av anskaffelser, bruk av
velferdsteknologi og styrking av kompetanse er viktige innsatsområder.
1.2 Digitalisering krever fokus på organisatoriske endringer
Det følger organisatoriske endringer i kjølvannet av å digitalisere og ta i bruk IKT som verktøy. Det er
derfor av stor betydning at det legges ned en betydelig innsats på dette området. Å lykkes med
endringsprosesser (endring fra en nå-situasjon til en ønsket situasjon) innebærer solid involvering og
forankring hos ledelsen på et strategisk og operativt nivå samt sørge for tilsvarende involvering og
forankring av brukere. Det er også viktig med god informasjon om prosjektet ut til alle berørte aktører
og interessenter underveis i prosessen. DIFI2 har definert suksesskriterier i digitaliseringsprosjekter,
hvor flere av kriteriene vil være å anse som forutsetninger for å lykkes med digitalisering og bruk av IKT
også i Sykehjemsetaten.
1.3 Nasjonale og kommunale føringer for digitalisering og bruk av IKT
Strategien og påfølgende handlingsplan bygger på en rekke dokumenter som legger føringer for og
peker på retninger for digitalisering og bruk av IKT i Sykehjemsetaten, både av nasjonal og kommunal
karakter. I tillegg til kommunale føringer som er omtalt i kapittel 3 vises det foruten til relevante lover
og forskrifter, offentlige utredninger, fagrapporter, stortingsmeldinger mm.
1.4 Formål og dokumentets oppbygning og innhold
Formålet med strategien er å definere målsettinger og utviklingsretning gjennom å peke på
hovedlinjene for hvordan IKT skal støtte opp under planlagt tjenesteutvikling og bidra til å løse
utfordringer. Det er viktig med både kort- og langsiktig perspektiv i strategisk planlegging og
gjennomføring, hvorpå strategien først og fremst er langsiktig og sees i sammenheng med
overordnede strategier og etatens fremtidsbilde.
Det skal utarbeides en handlingsplan som beskriver hvilke tiltak som iverksettes for at de overordnede
målene i strategien skal nås. Planen skal revideres og rulleres årlig i forbindelse med den ordinære
budsjettprosessen for og sikre at det settes av nok ressurser til at målene i strategien nås.
1
2
På nett med innbyggerne. Regjeringens digitaliseringsprogram. 2012
Å lede digitale endringsprosjekter – hva er suksesskriteriene? Difi-rapport 2013:5. ISSN 1890-6583
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 5
Handlingsplanen bør følges opp med en kompetanseutviklingsplan for å sikre at ansatte har nødvendig
kompetanse.
1.5 Målgruppe
Målgruppen for planen er alle som skal ta beslutninger på strategisk eller operativt nivå om bruk
og/eller delta i arbeidet med utvikling og implementering av IKT i Sykehjemsetaten.
1.6 Begrepsavklaring
I dette dokumentet brukes primært begrepet beboer om de som benytter seg av helsetjenester. I flere
deler av Sykehjemsetatens tjenesteportefølje omtales denne som pasient eller bruker, alt ettersom
hvor i pasientforløpet den befinner seg (helsehus, langtidssykehjem) eller i andre deler av
helsetjenesten (sykehus, hjemmetjeneste osv).
1.7 Beskrivelse av prosessen
Forankring og samhandling internt og eksternt i etaten har vært sentralt i prosessen med å utarbeide
IKT-strategien og Handlingsplanen. Sykehjemsetatens ledelse og alle avdelinger med grenseflater inn
mot dette fagområdet, sentrale ressurspersoner med kompetanse på IKT i etaten, etatens
velferdsteknologiutvalg, representanter for helsehusene og langtidssykehjemmene, sentrale
representanter for aktuelle fagsystemer, Senter for fagutvikling og forskning samt hovedtillitsvalgteog verneombud har vært involvert i prosessen. I tillegg har det vært dialog og samhandling med HEL
underveis i prosessen.
UKE, HEL og OBY er invitert til møte i høringsperioden. Det samme gjelder for alle institusjonssjefer for
Sykehjemsetatens institusjoner tidlig i høringsperioden. Ovennevnte aktører i tillegg til EHS er
høringsinstanser.
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 6
2
Aktuelle utfordringer
2.1 Infrastruktur
En stabil og funksjonell IKT-infrastruktur er avgjørende for at en virksomhet og dens ansatte skal yte
optimalt. Det er avdekket til dels store variasjoner i infrastrukturen på alle sykehjem.
Enkelte steder er det kablet opp med Cat 6 og installert et tilfredsstillende antall nettverkspunkter,
mens andre steder er det få nettverkspunkter og utstrakt bruk av bord-switcher og skjøteledninger
(strømtilførsel). Ved mange sykehjem er dårlig merking gjennomgående i nettverksskapene, noe som
medfører tidkrevende ressursbruk for aktivering av nye punkter.
Alle sykehjem er knyttet opp i OK-man med stort sett ett knutepunkt med 1GB kapasitet, og ingen
sykehjem har etter hva vi kjenner til dupliserte linjer inn. Det er sårbart med kun én inngående linje,
men det vil medføre store kostnader å etablere to føringsveier.
Kritiske systemer driftes fra to sentrale installasjoner i Oslo kommune for å sikre redundans.
Sykehjemmene har nødrutiner ved bortfall av journalsystemet.
2.2 Systemportefølje, utvikling og drift
Systemporteføljen i helse- og omsorgssektoren er stor og krevende3. Systemeierskapet ligger utenfor
etaten for mange av systemene (men i andre etater i kommunen), med de utfordringer dette medfører
(redusert påvirkning). Mange systemer er modne for utskiftning, og det er behov for utvikling av
tilpassede og nye løsninger.
Sykehjemsetaten er delaktig i aktuelle og relevante anbudsprosesser og støtter seg til beslutninger
som tas sentralt i kommunen. Imidlertid meldes det om frustrasjon ute fra tjenesten når løsningene er
satt i drift og det etter en stund oppstår problemer med stabilitet og responstid. Innføringen av AKS
plattformen for noen år siden har skapt uforholdsmessig mange utfordringer ute i tjenesten. Det er
forventninger om at UKE lykkes med å stabilisere plattformen i løpet av 2016. Dette følges opp av UKE.
Arbeidsplanleggings- og ressursstyringsverktøyet GAT og pasientjournalsystemet Gerica preges derfor
begge av lang responstid i perioder, med de potensielt kritiske og/eller omfattende utfall dette kan
medføre.
UKE drifter flere systemer på vegne av SYE. Det er lagt opp til at private driftere av sykehjem
rapporterer via SYE som igjen rapporterer til UKE. Dette oppleves som et forsinkende ledd. Utviklingen
tyder på at flere IKT-anskaffelser tilbys som en tjeneste der drift av løsningen inngår på etatsnivå, og
SYE vil derfor måtte forholde seg til flere leverandører. Dette forekommer i dag på blant annet for
pasientsignal, velferdsteknologi og informasjonssystemer, og vil stille ytterligere krav til kompetanse i
etaten.
2.3 Standardisering og sentralisering
Sykehjemsetaten har fokus på å ta i bruk standardiserte teknologiske løsninger. Systemporteføljen
består av enkelte utdaterte og lokale løsninger, selv om det pågår et kontinuerlig arbeid med å
oppgradere og konsolidere porteføljen. Det er en stor andel systemer som ikke snakker sammen og
dermed ikke utveksler informasjon. Denne manglende integrasjonen fører til manuell registrering og
kontroll, med de ulemper det medfører (ressurskrevende merarbeid som øker faren for feil).
3
EHS IKT-strategi 2016-2019
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 7
Sykehjemsetaten er avhengig av sentrale oppdateringer, og disse henger ikke alltid tritt med
utviklingen av «fri» programvare. Dette er løsninger som er nyttige for ansatte, men som for eksempel
ikke er tilgjengelige på grunn av utdaterte nettlesere. Vi anser imidlertid ikke dette som et problem
som svekker sikkerheten, men det skaper i perioder unødvendige frustrasjoner.
2.4 Innovasjon og effektivisering
De teknologiske mulighetene er ikke utnyttet godt nok i etaten. Både helsehus og langtidssykehjem
har kun tatt i bruk en brøkdel av mulige løsninger som bidrar til god tjenesteutvikling og muliggjør
trygg og selvstendige livsutfoldelse for beboeren. Etaten har et godt stykke igjen for å være i front på
denne type løsninger.
Velferdsteknologi er en form for innovasjon, og innovativ bruk av teknologi kan bidra til at beboer
deltar mer aktivt i egen behandling og gjør det mulig for eldre å ha et trygt og selvstendig liv, enten det
er på sykehjem eller i eget hjem. Bruk av velferdsteknologi vil bidra til at eldre kan bo hjemme lengst
mulig med økt livskvalitet og avlaste langtidssykehjem og helsehus og vil være et viktig bidrag til
tjenesteutvikling innenfor eldreomsorgen.
Det tvinger seg frem et behov for nytenkning i helse- og omsorgstjenesten, både i form av organisering
og tjenesteutvikling. Det ligger en klar forventing om automatisering av prosesser ved å digitalisere
helsetjenesten, noe som igjen vil gi store gevinster i tjenesteutøvelsen, både av kvalitativ og kvantitativ
karakter. Realiteten er at manuelle prosesser fortsatt preger hverdagen på sykehjemmene, og mange
opplever i for stor grad å jobbe slik de gjorde tidligere. Dette er både tidkrevende og krever stor grad
av kontroll for å minimere risiko for uønskede hendelser.
2.5 Styringsdata
Sammenstilling av oppdaterte data med høy kvalitet skal gjøre det mulig å følge utviklingen på
sykehjemmene, gjøre systematiske vurderinger og innovering av tjenestetilbudet samt være grunnlag
for styring, kvalitetsforbedring og forskning. Innrapportering av relevante data skal skje mest mulig
automatisk, uten dobbeltregistrering, og være en integrert del av de faste arbeidsprosessene.
Den manglende integrasjonen mellom flere av styringssystemene som brukes i etaten gjør det
utfordrende å hente ut gode styringsdata. Mange av dagens begrensninger knyttet til datakvalitet,
datarelevans, kompletthet og analysekapasitet skyldes for dårlige innrapporteringsløsninger og
rapporteringer til ulike registre er i liten grad en integrert del av de vanlige arbeidsprosessene.
Manuelle rutiner åpner som nevnt for feilregistrering med påfølgende mangelfulle styringsdata.
2.6 IKT-kompetanse
Ved innføring av nye løsninger er det avgjørende å legge til rette for organisasjonsutvikling og endring
av arbeidsprosesser for å sikre realisering av forventede gevinster.
En av de største utfordringene i dag er utilstrekkelig IKT-kompetanse hos ansatte. En kartlegging4 viser
at over halvparten av de ansatte ved sykehjemmene ikke kan/bare til dels kan/eller med
vanskeligheter kan benytte seg av IKT-baserte verktøy som lønnsslipp, e-post, intranett og
egenmelding. Unntaket er ved bruk av pasientjournalsystemet der resultatene viser at over halvparten
enkelt kunne innhente og skrive rapport. Disse resultatene underbygger betydningen av å satse på et
kompetanseløft på IKT og må anses for å være er en viktig forutsetning for å lykkes med realisering av
gevinster ved investeringer som gjøres.
4
Kompetansekartlegging og kompetansehevingsplan for norsk og IKT i Sykehjemsetaten. PWC. 2010.
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 8
3
Visjon og mål
3.1 Overordnede målsettinger for bruk av IKT i Sykehjemsetaten
Det er avgjørende å se Sykehjemsetatens Digitaliseringsstrategi samt kommunale mål og
satsningsområder i sammenheng for å sikre en enhetlig og overordnet tilnærming til det beste for
kommunens innbyggere. Under følger en kort og overordnet presentasjon av relevante mål og
satsningsområder som legger sterke føringer.
3.1.1 Kommunemål
I kommuneplanen5 er visjonen «Oslo mot 2030 – Smart, Trygg og Grønn» lansert. For visjonens
satsingsområder er det formulert mål og satsinger som er retningsgivende for helse- og
omsorgssektoren, og også for bruk av IKT.
Følgende satsninger i kommuneplanen legger tydelige føringer for Sykehjemsetatens videre arbeid
 Oslo kommunes tjenestetilbud skal gjøres mer tilgjengelig og brukerrettet
 Oslo kommune skal legge til rette for innovasjon i forvaltningen og i næringslivet
 Oslo kommune skal søke etter nye løsninger for økt effektivitet
 Oslo kommune skal ha gjennomføringskraft og omstillingsevne til å møte fremtidens
utfordringer
 Tjenestetilbudet skal tilpasses endringer i befolkningens behov og sammensetning
 Oslo skal bli en foregangsby på kvalitet i eldreomsorgen
3.1.2 Instruks for virksomhetsstyring
Virksomhetsstyringen6 skal sikre målrettet og strategisk bruk av IKT i oppgaveutførelsen. I instruksen er
ansvar og styring, overordnede føringer, standardisering og felleskomponenter samt systemeierskap
omtalt på et overordnet nivå. Sykehjemsetatens arbeid med og satsning på IKT vil derfor forholde seg
til dette i sitt videre arbeid.
3.1.3 Byrådsavdeling for Eldre, helse og sosiale tjenester
Byrådsavdelingen for Eldre, Helse og sosiale tjenester (EHS) har i sin ”IKT-strategi 2016-2019” definert
fem strategiske satsningsområder som er bredt forankret i hele sektoren og vil være førende for
Sykehjemsetatens videre arbeid med IKT. Det er avgjørende å se EHS sine satsningsområder i
sammenheng med etatens egne strategiske og operasjonelle mål for å sikre en enhetlig og overordnet
tilnærming til det beste for kommunens innbyggere.
De fem hovedområdene i IKT-strategien er
 Enkel og sikker tilgang til data for tjenestens ansatte
 Enkel og sikker selvbetjening for beboere og pårørende
 God tilgang til styringsdata
 Større nytte av leverandørene
 Nye og forbedrede fagsystemer
5
6
Oslo kommune mot 2030. Smart, trygg, grønn by.
Instruks for virksomhetsstyring i Oslo kommune. Vedtatt av byrådet 2.7.2015.
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 9
EHS har også utarbeidet en tilhørende tiltaksplan der det er definert konkrete tiltak innenfor de
angitte områdene strategien omfatter. Tiltakene som defineres i Sykehjemsetatens handlingsplan må
sees i sammenheng med denne.
3.1.4 Strategisk plan for Sykehjemsetaten
I planen omtales etatens samfunnsoppdrag, visjon, organisering, styringsprinsipper, fremtidsbilde og
strategien med strategiske og operasjonelle mål.
I fremtidsbildet 2025 er det definert fire strategiske temaer som skal realiseres over tid under visjonen
”Livsutfoldelse i trygge omgivelser”
 T1: Trygg og troverdig tjeneste med bærekraftig drift
 T2: Innovative og fremtidsrettede tjenester og boformer
 T3: Sterke samfunnsaktører
 T4: Virksomhet som kjennetegnes ved kunnskapsbasert praksis, kompetanse og forskning
”Vi bruker teknologi for å gi våre pasienter en bedre, mer tilgjengelig og helhetlig tjeneste” og ”Vi
bidrar aktivt i utvikling og utprøving av pasientrettet teknologi” er særlig aktuelle hva gjelder IKT og
digitalisering for etatens fremtidsbilde mot 2025.
Det er definert fem strategiske mål i planen
 Vi skal levere tjenester av beste kvalitet
 Vi skal forvalte våre ressurser effektivt
 Vi skal ha innovative og fremtidsrettede tjenester og boformer
 Vi skal være en sterk samfunnsaktør
 Vi skal anvende og utvikle kunnskapsbasert praksis
For hvert av disse fem hovedområdene er det definert en rekke operasjonelle mål innenfor flere
fagområder, hvorav IKT og medisinsk-teknisk utstyr er ett av dem, og det området som denne planen
sorterer under.
3.1.5 Styringsmodell for Sykehjemsetaten
Modellen tydeliggjør virksomhetens strategi og langsiktige målbilde gjennom operasjonelle mål og
tiltak, og er det verktøyet for strategigjennomføring som ledere bruker til å sette mål, iverksette tiltak
og oppfølging av disse. Teknologi er omtalt som ”de systemer og løsninger som støtter
styringsmodellen og gjør det mulig å styre virksomheten på en effektiv måte. Teknologien skal sikre
enkel tilgang til den styringsinformasjon som kreves for å ta gode beslutninger”.
3.1.6 Helseetaten
Helseetaten har blant annet ansvar for forvaltning og utvikling av kommunens fagsystemer på helseog omsorgsområdet. Videre ivaretar etaten det operative systemansvaret for fellessystemene som
benyttes i EHS-sektoren, samt følger opp og utvikler etatens egne systemer innen helseområdet.
Etaten har et operativt ansvar for prosjekter under program for IKT og delprogram for
velferdsteknologi som er organisert under Oslo+ Program for tjenesteinnovasjon i pleie- og
omsorgssektoren. Programmene ledes fra EHS.
Det pågående arbeidet med elektronisk velferdsteknologisk informasjonsknutepunkt, e-VIK, skal være
navet som på sikt knytter sammen forskjellige velferdsteknologikomponenter (trygghetspakker,
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 10
pilledispensere, GPS, medisinske målinger mm) med sentrale systemer og tjenester (EPJ/Gerica,
fastleger mm). Det vil være naturlig å koordinere tiltakene hos SYE opp mot alle relevante og aktuelle
skjæringspunkter som initieres fra HEL.
3.1.7 Utviklings- og kompetanseetaten
Utviklings- og kompetanseetaten er en service- og tjenesteytende etat som ivaretar
konsernovergripende forvaltnings-, drifts- og utviklingsoppgaver som skal understøtte tjenestene SYE
leverer til sine beboere og ansatte. Det er avgjørende med løpende dialog og godt samarbeid med UKE
for å sikre god gjennomføring av nevnte tiltak i handlingsplanen.
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 11
4
Strategiske målområder
4.1 Kvalitet
Kvalitet handler om å tilfredsstille behov og forventninger fra beboere og pårørende på områder som
legger grunnlag for en god helsetjeneste og tjenesteutøvelse.
4.1.1 Telefoniløsning
Telefoniløsningen til Sykehjemsetaten har inntil nylig kun bestått av lokale sentraler, men i 2015 ble
flere av sentralene oppgradert. De lokale sentralene supporteres i stor grad ikke, med påfølgende
krevende reservedelslogistikk og vedlikehold. Det rapporteres om alvorlige feil og mangler, og flere
sentraler trenger månedlig omstart for å fungere. De gamle løsningene anses derfor ikke som
tilfredsstillende, verken teknisk eller funksjonelt, og utfordrer blant annet pasientsikkerheten.
Mål
Stabil og driftssikker telefoniløsning.
4.1.2 Pasientvarslingssystem
Standarden på pasientvarslingssystemene er av varierende kvalitet. På enkelte sykehjem fungerer
systemet dårlig, mens andre sykehjem har et noe mer tilfredsstillende system. Ulike løsninger er i bruk,
men de fleste har et tradisjonelt system med et panel i taket som viser hvilket rom signalet kommer
fra. Flere sykehjem melder om ustabilitet og stiller spørsmål om vedlikeholdskostnader.
Det er viktig at institusjonspreget reduseres, og at det legges opp til hjemlighet. I dette tilfellet
innebærer det å fjerne seg fra varslingspanel i tak og gå over til mobile flater (eller andre løsninger for
varsling). Et slikt system må legge til rette for automatisering av datafangst som lagres direkte i journal.
Videre må systemet ha mulighet for både aktiv og passiv utløsning av alarm. I tilfeller der det er aktuelt
må det også legges opp til toveiskommunikasjon i varslingssystemet.
Mål
Pasientvarslingssystem som styrker behandlingstilbudet, pasientsikkerheten og forenkler
arbeidssituasjonen for ansatte.
4.1.3 Overfallsalarm
Det har vokst frem et økende behov for overfallsalarmer på sykehjem, spesielt på forsterkede og
skjermede avdelinger. Noen enheter på sykehjem har tatt i bruk overfallsalarm. Flere sykehjem har
formidlet et behov for en slik alarm. I fremtiden vil overfallsalarm være en del av
pasientvarslingssystemet, og dette perspektivet ivaretas ved nyanskaffelser.
Mål
Trygge omgivelser for beboere og ansatte ved sykehjem.
4.1.4
Pasientjournalsystem
Det elektroniske pasientjournalsystemet (EPJ) er helsepersonells viktigste arbeidsverktøy, blant annet
for å sikre tilgang til nødvendig pasientinformasjon. EPJ-systemet Gerica benyttes i etaten, og systemet
blir kontinuerlig videreutviklet og gradvis modernisert. Det er besluttet en fortsatt satsning på
eksisterende system i EHS i gjeldende planperiode, til tross for nye behov.
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 12
Det er viktig å legge til rette for at informasjonen kan gjenbrukes for kvalitetsforbedring og utvikling av
tjenesten gjennom større grad av automatisering av datainnhøsting. Videre vil mobile arbeidsflater
som underletter tilgang til relevant og oppdatert informasjon der behovet utspiller seg igjen sørge for
ytterligere optimalisering av tjenesteutøvelsen. Gerica har utviklet en modul for bruk på stasjonære
skjermer på pasientrommene (e-rom) som det er ønskelig å ta i bruk. Modulen er under videreutvikling
til også og omfatte bruk på mobile flater og smartboards på vaktrommet.
Det er ønskelig å legge til rette for digitale innsynsløsninger samt løsninger for to-veis kommunikasjon.
Oslo kommune har (sammen med en rekke nasjonale aktører) etablert et eget prosjekt for utvikling av
digitale tjenester for pleie- og omsorgsområdet. Dette prosjektet vil i første omgang utvikle tjenester
til bruk i hjemmetjenesten, men flere av løsningene vil senere kunne tas i bruk av pårørende til
beboere på sykehjem. Tjenestene vil ha det til felles at de involverer både Gerica og «Min helse» på
helsenorge.no. Senere vil det være aktuelt å utvide det digitale tjenestetilbudet til også å omfatte
søknadsprosessen.
Tilgang på relevant og oppdatert informasjon mellom aktører på ulik nivå i helsetjenesten er
avgjørende for å sikre tilfredsstillende pasientbehandling. Systemet må legge til rette for elektronisk
samhandling med interne og eksterne aktører for utveksling av informasjon utover bruk av
elektroniske meldinger, og en videreutvikling på dette området vil være viktig.
Det arbeides med løsninger for skanning av inngående dokumenter og integrasjon mellom Gerica og
elektronisk arkiv. Dette omfatter alle som dokumenterer i Gerica. En slik løsning vil gjøre det mulig for
Sykehjemsetaten og bydelen å få innsyn i hverandres dokumenter f.eks. i forbindelse med
korttidsopphold.
Kunnskapsutviklingen skjer raskt, og behovet for tilgang til oppdatert kunnskap er avgjørende, og
løsninger for beslutnings- og prosess-støtte må vurderes.
EHS har beskrevet en rekke tiltak på dette systemområdet som også omfatter SYE. Hvordan disse
tiltakene håndteres i SYE og plan for gjennomføring adresseres i handlingsplanen.
Mål
Tilgang til oppdatert og relevant pasientinformasjon ved behov samt brukervennlig
dokumentasjonssystem som understøtter hensiktsmessig arbeidsflyt.
4.1.5 Lønns- og personalsystem
Agresso HR er kommunens lønns- og personalsystem som sikrer helhetlig og enhetlig registrering av
alle ansatte i Oslo kommune. Agresso HR består av fem moduler; rekruttering, ressursforvaltning,
kompetanse, HMS og lønnsforhandling. Agresso HR er master for tilgang til alle andre systemer i
Sykehjemsetaten (blant annet Gerica, GAT, Kvalitetslosen mm).
Mål
Sikre tilgang til oppdatert og relevant informasjon om alle ansatte.
4.1.6 Arbeidsplanlegging- og ressursstyringsverktøy
Gat benyttes som arbeidsplanlegging og ressursstyringsverktøy i Sykehjemsetaten. Arbeidstid og
arbeidsplanlegging er et viktig område som handler om disposisjon og utnyttelse av ressurser, og de
økonomiske konsekvensene som ligger implisitt i dette.
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 13
Funksjonaliteten i Gat er godt utnyttet i Sykehjemsetaten men er under stadig utvikling. Fra 1. juli 2016
har samtlige langtidssykehjem og helsehus innført bruk av døgnrytmeplaner etter forestående
prosesser og kartlegging av beboernes ønsker og behov. Døgnrytmeplan er en integrert del av
arbeidsplangeneratoren i Gat. Dette verktøyet gir oss ett godt utgangspunkt til å kunne tilpasse
arbeidstidsordninger etter pasientenes behov og dermed et viktig bidrag når alle sykehjem nå er i
prosess med utarbeidelse av nye turnuser/kalenderplaner i arbeidsplangeneratoren.
1. januar 2017 vil alle langtidssykehjem og helsehus ha iverksatt kalenderplaner og utnytter
funksjonaliteten som er i Gat på dette. To institusjoner7 innførte kalenderplan allerede i september
2015 som en del av etatens prosjekt «Behovstilpassede arbeidstidsordninger» som ble avsluttet juni
2016.
Tilbud om årsarbeidstid, vil gradvis bli gitt til deltidsansatte faglærte i pleien slik at de så langt det er
mulig kan få stilling opp til 80 %. Tilbudet innføres gradvis etter hvert som sykehjemmene/helsehusene
er fortrolige med kalenderplan som arbeidsform, med de muligheter dette gir. Sykehjemsetaten vil gå
til innkjøp av lisenser til modulen årsarbeidstid etter hvert som sykehjemmene/helsehusene ønsker å
innføre dette. Det forutsettes at sykehjemmene/helsehusene gjør dette innen vedtatt budsjett og
pleiefaktor og at ekstravaktutgiftene vil reduseres betydelig som følge av dette. Innføring av
årsarbeidstid fordrer at vi sammen med tillitsvalgte utarbeider avtaler rundt håndteringen, samt lager
en plan for implementering inkludert opplæring for modulen årsarbeidstid.
Mål
Effektiv og korrekt håndtering av arbeidstid og lønn samt fleksible arbeidstidsordninger tilpasset
pasientenes behov. Økt antall heltidsstillinger for faglærte, som for Sykehjemsetaten betyr 80%
stillinger.
4.1.7
Ledelses- og informasjonssystem
LIS er etatens ledelses- og informasjonssystem8. Systemet består av en portalløsning som innhenter
informasjon fra sentrale styringssystemer i Sykehjemsetaten og sammenstiller disse slik at
informasjonen blir raskt og lett tilgjengelig for brukeren. Et sentralt poeng med LIS-systemet er at data
som fremvises er oppdatert og viser nåtid på de systemer hvor dette er relevant.
Styringsdata vil i utgangspunktet være hentet fra systemene Gerica (pasientjournalsystem), Agresso
HR (lønns- og personalsystem) og GAT (arbeidsplanlegging- og ressursstyringsverktøy). I den videre
utviklingen kan det være aktuelt å koble på andre styringssystemer som eksempelvis avvikssystem. Det
skal også utvikles styringsdata som ser styringsinformasjonen på tvers av grunnsystemer og kan
fremstille sammenhenger mellom eksempelvis aktivitet og ressursbruk.
De mest sentrale brukere av LIS-systemet vil være de som er nærmest mulig beslutningene. Systemet
skal være åpent for alle i Sykehjemsetaten og hele organisasjonen skal ha tilgang til alle styringsdata.
Systemet skal derigjennom gi mulighet for benchmarking og bruk av beste praksis i hele
organisasjonen. Det pågår et prosjekt «Styrings- og analyseverktøy» under program for IKT som aktivt
vil støtte opp om SYEs mål for tilgjengelige styringsdata som må sees i sammenheng.
Mål
7
8
Ryen Helsehus og Lindeberg omsorgssenter
Systemet er under utvikling, forventet implementering høsten 2016
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 14
Alle brukere skal ha tilgang til relevant styringsinformasjon som sikrer best mulig grunnlag for
beslutninger i den daglige driften.
4.1.8 Elektronisk verktøy for kvalitetsstyring- og internkontrollsystem
Hensikten med et elektronisk verktøy for kvalitetsstyring og internkontroll er å samle alle gjeldende
prosedyrer og føringer på ett sted og på den måten gjøre det tilgjengelig for ansatte og ledere. Det gir
ansatte mulighet for å melde avvik på en enkel måte, og ledere mulighet for å behandle avvikene og
bruke dem i internkontroll. Det er ønskelig å få innsikt i avvik som oppstår i organisasjonen, lete etter
trender og ha grunnlag for å iverksette ulike tiltak.
Ved at alle prosedyrer og føringer samles på en felles plattform har ledere oversikt, kontroll og
myndighet over dokumenter, endringer og revisjoner som legges inn i systemet.
Avvik som oppstår skal rapporteres, behandles og lukkes på lavest mulig nivå i organisasjonen og skal
brukes til internkontroll og kvalitetsforbedring. Alle ansatte har tilgang til systemet og skal melde avvik
der.
Det er en forestående anskaffelse av elektronisk verktøy for kvalitetsstyring for EHS-sektor.
Anskaffelsen vil også inkludere ROS-modul. Sykehjemsetaten har så langt gjennomført en pilotering
ved to sykehjem knyttet til ROS-modul.
Digitalisering av ROS vil kunne gi bedre sporbarhet og arkivering av risikovurderinger, og vil kunne
være et hjelpemiddel for mer strukturert gjennomføring og dokumentasjon av risiko- og
sårbarhetsanalyser.
Årshjulsmodul er tilgjengelig for alle i dagens elektroniske verktøy for kvalitetsstyring og internkontroll.
Den er lite utprøvd i pilotperioden, men erfaringene er likevel positive.
Mål
Systemet skal være et verktøy for effektiv internkontroll og kvalitetsstyring av tjenestene. Alle ansatte
skal sikres tilgang til oppdaterte prosedyrer og føringer samt ha tilgang til å kunne melde avvik. Det er
et mål at verktøyet skal gi gevinster ved å gjøre lederes dokumentasjonsansvar enklere, mer
strukturert og mer effektivt.
4.1.9 Saks- og arkivsystem
Det er behov for tilgang til et elektronisk arkiv for sikre at arkivverdig informasjon behandles på en
sikker og ensartet måte som ivaretar både krav til informasjonssikkerhet og arkivbestemmelser.
Digitalisering av dokumenthåndtering påvirker organisering og ressursfordeling internt i etaten. Flere
prosesser automatiseres og de ulike systemene i etaten får automatiske koblinger til saks- og
arkivsystemet. Dette forenkler oppgaver i stabsavdelinger, langtidssykehjem og helsehus, men det
fører også til mer komplekse oppgaver i arkivet og dokumentsenteret i etaten.
Administrasjonen og enkelte langtidssykehjem og helsehus har tilgang til DocuLive. De som ikke har
tatt i bruk DocuLive lagrer opplysninger lokalt eller sender til SYE for arkivering. Alle sykehjemmene
skal implementeres når hele Oslo kommune går over til felles helelektronisk saks- og arkivsystem.
Brukere av systemet må ha tilgang til prosedyrer og opplæring i saks- og arkivsystemet før dette tas i
bruk.
Mål
Velfungerende og effektivt system for helelektronisk saksbehandling og arkivering.
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 15
4.1.10 Beredskapssystem
Beredskapsarbeidet sikrer at etaten ivaretar brukernes og de ansattes sikkerhet og trygghet og er
tuftet på de fire prinsippene om ansvar, likhet, nærhet og samvirke. Etaten arbeider systematisk med å
redusere risiko for tap av liv eller skade på helse, miljø og materielle verdier som er nedfelt i en
beredskapsplan. Beredskapsplanen skal blant annet avdekke risikofylte og sårbare områder innen
etatens ansvarsområde og identifisere tiltak av forebyggende og skadereduserende art. Videre skal
den gi tydelige roller og oppgaver til kriseledelsen i krisesituasjoner på etats- og tjenestestedsnivå.
Planen inneholder oppdaterte, lett tilgjengelige varslingslister over sentrale personer i virksomheten
og krav og utstyr til den enkelte person som utpekes til å delta i etatens kriseledelse. Videre skal det
forefinnes oversikt over egne og andre tilgjengelige ressurser til bruk ved uønskede hendelser.
Det er besluttet at det skal anskaffes et beredskapssystem for å digitalisere vesentlige deler av disse
oppgavene. DSB-CIM er et web-basert støtteverktøy for beredskap og krisehåndtering som blant annet
skal bidra til å systematisere informasjon fra beredskapsplanen. Dette innebærer at systemet er
tilgjengelig overalt hvor det er en internettforbindelse og en nettleser og dette øker kvaliteten på
sikkerhetsarbeidet. Verktøyet CIM er primært et felles verktøy for staber (kriseledelsen) og
funksjonelle organisasjoner som samvirker med staben. Stabens deltagelse i håndteringen av
faresituasjoner og uønskede hendelser består hovedsakelig i styring, koordinering og støtte. Bruken av
CIM som kommunikasjonskanal, loggføringsverktøy og dokumentasjon av arbeidet i krisestaben vil
effektivisere og øke kvaliteten i dette arbeidet betraktelig.
I forbindelse med overgang til nytt system skal det blant annet avklares hvordan samarbeid med og
informasjon til eksterne aktører skal ivaretas ved en alvorlig, uønsket hendelse. Det skal også beskrives
hvordan systematisk opplærings- og evalueringsmetodikk for kriseledelsen skal foregå.
Mål
Beredskapsarbeidet understøttes av krisestøtteverktøyet CIM
4.1.11 Medikamenthåndtering
Feil bruk av legemidler fører til uønskede hendelser. Riktig legemiddelbruk avhenger av at beboeren
får stilt riktig diagnose, mottar rett behandling og påfølgende riktig valg av virkestoff, styrke, dosering
og form. Det forekommer også administrering av feil legemiddel til feil beboer. Avviksmeldinger viser
at uønskede hendelser i forbindelse med medikamenthåndtering forekommer.
Det er gevinster å hente ved å automatisere medikamentforløpet, både hva gjelder pasientsikkerhet
og effektivisering av tjenesteforløpet/tjenesteutøvelsen.
Det finnes en rekke løsninger på markedet som dekker ulike behov hva gjelder effektiv og sikker
medikamenthåndtering. Blant annet elektroniske medisindispensere som legger tablettene i kammer
og sørger for tidsvarsling når de skal inntas eller multidose-løsninger som frigir multidose-poser. Videre
kan et elektronisk lagerstyringssystem blant annet sørge for sikker éndose-lagring av A- og Bpreparater og narkotikaregnskap på disse, sikker lagring av C- og F-preparater, standardrapporter for
bedre kontroll og styringsinformasjon, automatisk telling av medikamenter og uttak av disse,
automatisk generering av bestillingsformular til apoteket, returløsning med dokumentasjon av pasient
og returmedikament, automatisk lås til kjøleskap, sikker og presis adgangskontroll og mer.
Flere av disse løsningene må sees i sammenheng med bydelenes initiativ da hjemmeboende brukere
veksler mellom nivåer i pasientforløpet. Elektroniske multidosedispensere er et eksempel på en slik
løsning.
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 16
Mål
Effektiv og sikker medikamenthåndtering som igjen reduserer feilmedisinering og effektiv utnyttelse av
ressurser.
4.1.12 TV-tilgang
Det er behov for et enhetlig TV-signal-system på alle sykehjem. Utstyret som tas i bruk må ha mulighet
for tilpasning og tilrettelegging til den enkelte beboers funksjonsnivå, både fysisk og kognitivt.
Eksempelvis brukervennlig fjernkontroll som sikrer at beboer om ønskelig kan betjene apparatet på
egenhånd.
Mål
Tilby service til beboer gjennom brukervennlig, standardisert og konsolidert løsning for IP-tv på eget
rom og oppholdsrom.
4.1.13 Mobile flater
Det er behov for mobilitet for å effektivisere tjenesteutøvelsen, uavhengig av løsning. Dette innebærer
å legge en rekke funksjoner over på mobile flater, eksempelvis dokumentering i journal, prosedyrer,
overfallsalarm, oppslagsverk, døråpner, pasientvarsling etc.
Mobilitet med utgangspunkt i reduksjon av fasttelefoner med påfølgende overgang til mobile
kontorløsninger er nødvendig i flere deler av etaten.
Mål
Tilgang til relevant funksjonalitet der behovet er eller utspiller seg.
4.1.14 Informasjon til beboere, pårørende og ansatte
Det er behov for å sikre effektiv formidling av informasjon til beboere, pårørende og ansatte på en
enkel og brukervennlig måte. Informasjonen kan være av ulik karakter, og herunder omtales
informasjon av generell karakter, enten den er tilpasset beboere og pårørende eller ansatte.
Mål
Formidling av relevant og oppdatert generell informasjon til beboer, pårørende og ansatte på en
effektiv måte.
4.1.14.1 Informasjonsskjermer
Det er behov for å gi pårørende og ansatte tilfredsstillende informasjon om det aktuelle helsehus eller
langtidssykehjem. Sentralt plasserte informasjonsskjermer med brukerorientert innhold styrker
brukeropplevelsen og effektiviteten. Informasjonsskjermer kan vise meny, aktiviteter, arrangementer
og gi beboerinformasjon. Skjermer kan plasseres i personalgarderober for å vise ledige vakter, møter,
medarbeiderinformasjon osv.
Informasjonsskjermer er i dag plassert på sentrale områder på enkelte sykehjem og i administrasjonen.
Det er ulike leverandører og systemer og det er ingen koordinering av bruk eller innhold. Dette bør
koordineres.
Mål
Pårørende og ansatte får tilgang til nyttig informasjon tilpasset sine brukerbehov.
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 17
4.1.14.2 Intranett
Intranett er den viktigste informasjonskanalen for å nå ut til ansatte med enhetlig informasjon for å
sikre effektive arbeidsprosesser. Nettinformasjonen skal være brukerorientert. Ansatte skal ha tilgang
til oppdatert informasjon om tjenestetilbud, rettigheter, muligheter, prosjekter, strategiplaner m.m.
Dagens intranett er utdatert, mangler informasjon og er lite brukervennlig. Det planlegges et sentralt
utviklingsprosjekt i kommunen for å utvikle dagens intranettløsning.
Mål
Intranettet skal være en kanal som gjør at ansatte får informasjon og arbeidsverktøy som gjør at de får
utført sitt arbeid mest mulig effektivt.
4.1.14.3 Oslo kommunes nettsider
Oslo kommune har fått nye og mer brukervennlige internettsider og forvaltningen av nettstedet er
sentralisert. Her presenteres tilbudet på Oslosykehjemmene som en del av kommunens samlede
helsetilbud til byens innbyggere. Kommunen har valgt en brukervennlig design og informasjonen er
også tilgjengelig på mobil og nettbrett.
Nettstedet har høy oppmerksomhet på at Oslo kommune skal nå nye målgrupper med nytt innhold og
funksjonalitet. Flere brukere finner nå det de leter etter på nett og får løst sine oppgaver. Utviklingen
av nettstedet er forskningsbasert og brukerorientert. Nettstedet er i kontinuerlig utvikling og nye
funksjonalitet og innhold utvikles fortløpende i samarbeid med virksomhetene.
Mål
Beboere, pårørende og andre får løst sine oppgaver på nettstedet.
4.1.14.4 Sosiale medier
De fleste helsehus og langtidssykehjem bruker sosiale medier for å vise fram det helsefaglige tilbudet
og sosiale aktiviteter på institusjonen. God informasjon på sosiale medier styrker institusjonens
omdømme og gir pårørende, pasienter og medarbeidere noe positivt å snakke om. Tilgang på
informasjon for pårørende er også ressursbesparende for etatens medarbeidere.
Etaten må legge til rette for at alle sykehjem bruker sosiale medier i sin kommunikasjon med
omverden. Det må lages planer og rutiner som sikret at institusjonene har kompetanse og ressurser.
Mål
Pårørende og ansatte har god informasjon om helsetilbudet og aktiviteter på helsehus og
langtidssykehjem.
4.1.14.5 Digital samhandling med pårørende gjennom SMS, epost og sikker digital post
Mye av dialogen med pårørende er i dag muntlig eller gjennom skriftlige medier. Det gjelder aktiviteter
på sykehjemmet, nyhetsbrev, innsyn i journal, diverse kartlegginger/undersøkelser,
beredskapssituasjoner, klagebehandling osv. Den digitale kommunikasjonen i samfunnet er stadig mer
framtredende. Det forventes at dialogen mellom institusjon og pårørende skal være rask, åpen,
personlig og enklere.
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 18
Institusjonen registrerer beboer og pårørendes digitale kontaktinformasjon ved ankomst. Oslo
kommune utvikler «Min side»-funksjonalitet slik at innbyggere gjennom sikker innlogging kan få
oversikt over sine kommunale tjenestetilbud. Etaten skal over på ny løsning for sikker digital post.
Mål
Beboer og pårørende kommuniserer digitalt med etaten.
4.1.14.6 Digital samhandlingsarena for ansatte
Institusjonene har 24/7-drift som gjør at de ansattes arbeidsdag fordeles gjennom hele døgnet og
uken. 98 % av de ansatte i Sykehjemsetaten arbeider direkte med pasienter og bruker kun PC til
dokumentasjon. Størstedelen av informasjonen de får er gjennom personalmøter og oppslagstavler.
Denne typen formidling av informasjon gjør det utfordrende å oppnå samhandlingsfordeler og å nå
alle ansatte med viktig informasjon til samme tid
Det er utviklet flere sosiale, digitale samhandlingsverktøy. Slike verktøy gjør virksomhetene i stand til å
dele informasjon via kjent mobilteknologi. Disse plattformene er laget for deling av ekstern
informasjon og ikke for å hente ut. Slike digitale samhandlingsarenaer er ment å skulle erstatte
nyheter på intranett, redusere e-poster samt optimalisere prosessen for intern kommunikasjon i
bedriften. Oslo kommune tester Facebook@work sentralt i kommunen med planer om en styrt
utrulling.
Mål
Styrke virksomhetens identitet og effektivitet gjennom bedre deling, samhandling og informasjonsflyt.
4.2 Effektivitet
Effektivitet handler om å tilrettelegge for en bedre utnyttelse av ressursene som skal understøtte god
tjenesteutøvelse og innføring av nye løsninger og systemer.
4.2.1 Infrastruktur
Det er gjennom 2015 og 2016 skapt en felles forståelse i samarbeid med OBY om å prioritere stabilitet
på formålsbygg sykehjem den nærmeste tiden (12 måneder). Våre nye sykehjem planlegges med gode
sikkerhetsløsninger for strømtilførsel fra hovedinntakene og gjennom hele bygget samt at på alle rom
er nødvendig IKT-infrastruktur strukket helt frem.
Det er behov for elektroniske møteplasser (videorom) og systemer for felles deling av dokumenter
fremfor dagens filstruktur.
Mål
Infrastruktur som understøtter stabil drift samt nye løsninger som understøtter effektiv forvaltning og
samhandling.
4.2.2 Standardisering
Det blir stadig viktigere at ulike teknologier kan snakke sammen. For å kunne utveksle innhold på tvers
av tjenester og teknologier er standarder og spesifikasjoner som beskriver måter å gjøre dette på
avgjørende for måloppnåelse. Bruk av standarder kan gi en enklere informasjonsutveksling og mindre
grad av skreddersøm mellom systemer. Sykehjemsetaten skal i økende grad ta i bruk fellesløsninger
som nettopp innebærer en arkitektur og standarder som danner en felles plattform for
digitaliseringstiltak.
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 19
Mål
Ta i bruk standardiserte løsninger der dette er mulig for å danne felles plattform for alle tiltak som
iverksettes.
4.2.3 Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet
Sykehjemsetaten behandler store mengder personopplysninger, også sensitive personopplysninger.
Ivaretakelse av personvern, taushetsplikt og innsynsrett er viktig for å opprettholde tillit hos
innbyggerne samt for å sikre at tjenesteutøvelsen er i tråd med relevant lovverk. Det er avgjørende at
det etableres tilfredsstillende tiltak på flere nivå. Fra etablering av strategi for informasjonssikkerhet til
operasjonalisering av kunnskap gjennom kompetanseheving hos alle ansatte som berøres av dette.
Mål
Sikre at personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet er ivaretatt på alle nivå i etaten.
4.2.4 Trådløst nettverk
Sykehjemsetaten tilbyr trådløst gjestenett for pårørende, beboer og ansatte på alle sykehjem.
Dekningsgraden er av varierende kvalitet og brukerne opplever ustabilitet og «dødsoner». Nettverket
kan oppfattes som tungvint å benytte på grunn av omfattende og tungvint påloggingssystem.
Mål
Tilby trådløs nettverkstilgang av høy kvalitet og brukervennlig tilkobling til pårørende, beboer og
ansatte på alle sykehjem.
4.3 Innovasjon
Velferdsteknologi er innovasjon, og begrepet velferdsteknologi er definert9 som ”teknologisk
assistanse som bidrar til økt trygghet, sikkerhet, sosial deltakelse, mobilitet og fysisk og kulturell
aktivitet, og styrker den enkeltes evne til å klare seg selv i hverdagen til tross for sykdom og sosial,
psykisk eller fysisk nedsatt funksjonsevne”. I tillegg kan den også ”fungere som teknologisk støtte til
pårørende”. Videre som virkemiddel på sykehjem der velferdsteknologi også vil bidra til og ”forbedre
tilgjengelighet, ressursutnyttelse og dermed også øke kvaliteten på tjenestetilbudet”.
Velferdsteknologi kan derfor både ha et nytteformål enten direkte for beboer (og pårørende), og/eller
for ansatte.
Mål
Legge til rette for at beboeren kan opprettholde ønsket aktivitetsnivå samt oppleve mestring og
livsutfoldelse, i tillegg til å være et virkemiddel for effektivisering av tjenesteutøvelsen.
Mål og tiltak i dette kapittelet er systematisert i hht kategoriseringen utarbeidet av CAST10. Denne
kategoriseringen er benyttet av og henvist til11 i en rekke nasjonale aktører og publikasjoner12 og vil
9
Hofman (2010) mener at velferdsteknologi i generell betydning kan være en betegnelse på alle hjelpemidler som brukes for å fremme
menneskers velferd. I NOU 2011:11 Innovasjon i omsorg defineres velferdsteknologi som følger; Med velferdsteknologi menes først og fremst
teknologisk assistanse som bidrar til økt trygghet, sikkerhet, sosial deltakelse, mobilitet og fysisk og kulturell aktivitet, og styrker den enkeltes
evne til å klare seg selv i hverdagen til tross for sykdom og sosial, psykisk eller fysisk nedsatt funksjonsevne. Velferdsteknologi kan også
fungere som teknologisk støtte til pårørende og ellers bidra til å forbedre tilgjengelighet, ressursutnyttelse og kvalitet på tjenestetilbudet.
Velferdsteknologiske løsninger kan i mange tilfeller forebygge behov for tjenester eller innleggelse i institusjon.9
10
CASTs (Center for Ageing Services Technologies), anerkjent kategorisering av velferdsteknologi
11
12
Helsedirektoratet, KS, Standard Norge, InnoMed, Sintef, NOU 2011:11 m.fl.
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 20
sørge for et godt sammenligningsgrunnlag i etatens oppfølging av på området. CAST har følgende
hovedkategorier og underkategorier
 Trygghets- og sikkerhetsteknologi
o Alarmsystemer
 Kompensasjons- og velværeteknologi
o Tekniske hjelpemidler
o Omgivelseskontroll
o Teknologisk assistanse
o Treningsaktiviteter
o Hjelp til å huske
 Teknologi for sosial kontakt
o Videokommunikasjon
o Webtjenester
o Robotteknologi
 Teknologi for behandling og pleie
o Hjemmebehandling
o Hjemmeanalyser
Vedlegg 5.1 viser en full oversikt over hovedkategori, underkategori, produktgruppe med tilhørende
eksempler på løsninger i hver av produktgruppene.
4.3.1 Trygghets- og sikkerhetsteknologi
Hovedkategorien omhandler teknologi hvor målet er å skape trygge rammer omkring enkeltindividets
liv og mestring av egen helse.
4.3.1.1 Alarmsystemer
I denne underkategorien finnes ulike typer alarmer som alarmerer ved evt. farefulle situasjoner og
alarmer som påkaller kontakt med ansatte / pårørende ved uhell eller overvåker en situasjon mht.
sykdomsutvikling. Alarmsystemer omfatter produktgruppene
 Overvåkningsalarmer
 Trygghetsalarmer
Her igjen vil produkter og løsninger for blant annet adgangskontroll og bevegelsesdetektor være
aktuelle for bruk på sykehjem. Disse løsningene bidrar til å øke pasientsikkerheten og effektiviserer
tjenesteutøvelsen. Hvilke konkrete produkter og løsninger som skal innføres adresseres i
Handlingsplanen.
4.3.2 Kompensasjons- og velværeteknologi
Hovedkategorien inneholder teknologi for kompensasjon og velvære hvor målet er å gjøre hverdagen
enklere for beboeren, eksempelvis ved fysisk funksjonssvikt eller hukommelsessvikt.
4.3.2.1 Tekniske hjelpemidler
I denne underkategorien finnes hjelpemidler som forenkler hverdagen ved funksjonsvansker (fysisk
handikap eller manglende fysisk styrke). Tekniske hjelpemidler omfatter produktgruppene
 Forflytningshjelpemidler
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 21


Hjelpemidler som kompenserer for fysiske handikap eller manglende fysisk styrke
Hjelpemidler som kompenserer for sansetap eller reduserte kroppsfunksjoner
Her igjen finnes det en rekke produkter og løsninger som kan gjøre hverdagen enklere for beboeren,
eksempelvis robotassistanse. Hvilke konkrete produkter og løsninger som skal innføres adresseres i
Handlingsplanen.
4.3.2.2 Omgivelseskontroll
I denne underkategorien finnes hjelpemidler som setter en i stand til å bruke og kontrollere elektriske
maskiner og installasjoner i ens omgivelser. Omgivelseskontroll omfatter produktgruppene
 Klimakontroll
 Husholdningsapparater, underholdning
Her igjen finnes det en rekke produkter og løsninger som kan bidra til å styre omgivelsene maskinelt.
Ikke alle er like aktuelle på sykehjem. Hvilke konkrete produkter og løsninger som skal innføres
adresseres i Handlingsplanen.
4.3.2.3 Teknologisk assistanse
I denne underkategorien finnes hjelpemidler som forenkler aktiviteter i hverdagen ved ulike
funksjonsvansker. Teknologisk assistanse omfatter produktgruppene
 Pasientforflytning
 Toaletthjelpemidler
 Robotteknologi
Her finnes det en rekke produkter og løsninger som kan bidra til effektiv ressursutnyttelse på flere
områder, og i flere av produktgruppene har mange løsninger allerede vært i bruk i dagens sykehjem i
lengre tid. I produktgruppen robotteknologi finnes det løsninger som effektiviserer kostnadsdrivende
støttefunksjoner i helsetjenesten, for eksempel robotisert renhold. Hvilke konkrete produkter og
løsninger som skal innføres adresseres i Handlingsplanen.
4.3.2.4 Treningsaktiviteter
I denne underkategorien finnes hjelpemidler som gjør det mulig å være fysisk aktiv både ute og
hjemme. Treningsaktiviteter omfatter produktgruppene
 Fysisk trening
 «Hjernetrim»
 Rehabilitering
Her finnes det en rekke produkter og løsninger for lokalisering (GPS-sporing), spillteknologi og utstyr
for trening av motorikk og robotstyrt trening. Lokaliseringsteknologi bidrar til å skape trygghet og
frihet for beboer og trygghet for pårørende og ansatte ved sykehjem. Utprøving av GPS har kommet
langt i hjemmetjenesten, og det etableres nå et samarbeid mellom etater for å få til en sømløs
overgang for de pasienter som fortsatt skal benytte lokaliseringsteknologi etter innflytting på
sykehjem. Spillteknologi og utstyr for trening av motorikk og robotstyrt trening bidrar til å understøtte
effektiv rehabilitering og kontinuerlig pleie som øker graden av egenmestring og bedre livskvalitet.
Hvilke konkrete produkter og løsninger som skal innføres adresseres i Handlingsplanen.
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 22
4.3.2.5 Hjelp til å huske
I denne underkategorien finnes hjelpemidler som gir påminnelser om hva tiden er og hva man skal
huske på. Hjelp til å huske omfatter produktgruppene
 Automatiske meldinger
 Løsninger som aktiveres av beboer
Her finnes det en rekke produkter og løsninger for blant annet medisindosetter som sier fra når
medisinen skal tas, tids- og aktivitetsanvisere og utstyr for søk etter gjenstander m.m. Behovet for slike
løsninger vil variere for beboere på langtidssykehjem og helsehus. Hvilke konkrete produkter og
løsninger som skal innføres adresseres i Handlingsplanen.
4.3.3 Teknologi for sosial kontakt
Hovedkategorien omhandler verktøy for sosial kontakt hjelper mennesker å komme i kontakt med
hverandre eller i kontakt med ansatte.
4.3.3.1 Videokommunikasjon
I denne underkategorien finnes hjelpemidler for sosial kontakt med omverdenen via telefon eller data.
Videokommunikasjon omfatter produktgruppene
 Via telefon
 Via internett
Her finnes det en rekke produkter og løsninger hvor beboere kan samtale med andre ved hjelp av
video- og bildeoverføring. Bruk av videokommunikasjon er lite utbredt i dag og vil tas i bruk på flere av
institusjonene i fremtiden. Hvilke konkrete produkter og løsninger som skal innføres adresseres i
Handlingsplanen.
4.3.3.2 Webtjenester
I denne underkategorien finnes løsninger for bruk av sosiale media for å komme i kontakt med andre
mennesker. Webtjenester omfatter produktgruppen
 Nettsamfunn
Her finnes det en rekke produkter og løsninger hvor beboere kan sosialisere seg uten å måtte være i
fysisk samme rom under sosialiseringen. Behovet for bruk av sosiale medier og nettsamfunn vil
vurderes, og behovet for slike løsninger vil variere for beboere på langtidssykehjem og helsehus. Hvilke
konkrete produkter og løsninger som skal innføres adresseres i Handlingsplanen.
4.3.3.3 Robotteknologi
I denne underkategorien finnes robotteknologi for stimulering og virtuelt besøk. Robotteknologi
omfatter produktgruppene
 Tekniske kjæledyr
 «Kommunikasjonsroboter»
Her finnes det flere produkter og løsninger for tekniske kjæledyr, eksempelvis robot-selen Paro og
kommunikasjonsroboten «giraff-roboten». Noen institusjoner har tatt slike løsninger i bruk, men det
er forholdsvis lite utbredt per i dag. Hvilke konkrete produkter og løsninger som skal innføres
adresseres i Handlingsplanen.
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 23
4.3.4 Teknologi for behandling og pleie
Hovedkategorien omhandler verktøy som kan bidra til å bedre mestre egen helse. Denne type
velferdsteknologi som er koblet opp i et IKT-system muliggjør hjemmebehandling og hjemmeanalyser
uten at tjenesteutøver fysisk er til stede, også omtalt som telemedisin. Telemedisin er foreløpig ikke et
stort satsningsområde, men på utvalgte områder vil det etableres tiltak.
4.3.4.1 Hjemmebehandling
I denne underkategorien finnes hjelpemidler for hjemmebehandling. Hjemmebehandling omfatter
produktgruppene
 Kommunikasjon med helsepersonell
 Journal
 Helsedagbok
 Individuell plan
 Behandlingsutstyr
 Medisinering
Her finnes det blant annet produkter og løsninger for kommunikasjon med helsepersonell via kamera,
digital føring av helsedagbok. Også løsning for tilgang til egen journal sorterer under denne kategorien,
og vil være viktige satsningsområder fremover. Dette vil først og fremst være aktuelt for beboere på
helsehus som skal rehabiliteres med mål om å komme tilbake til eget hjem. Hvilke konkrete produkter
og løsninger som skal innføres adresseres i Handlingsplanen.
4.3.4.2 Hjemmeanalyser
I denne underkategorien finnes hjelpemidler for hjemmeanalyser. Hjemmeanalyser omfatter
produktgruppene
 Egenregistrering av kliniske data
 Sensorteknologi
Her finnes det produkter og løsninger for egenregistrering av kliniske data og sensorteknologi som
omfatter bruk av medisinsk teknisk utstyr som også kan kobles direkte opp mot journal. Også her vil
dette først og fremst være aktuelt for beboere på helsehus som skal rehabiliteres med mål om å
komme tilbake til eget hjem. Hvilke konkrete produkter og løsninger som skal innføres adresseres i
Handlingsplanen.
4.4 Kunnskap
Styrke etatens posisjon som kunnskapsbedrift gjennom utvikling, kompetanse og kunnskapsbasert
praksis.
4.4.1 Organisering av IKT
Utvikling, implementering og forvaltning av IKT er en ressurskrevende oppgave for etaten. Eksempelvis
er effektiv tilgangsstyring ikke dekkende med dagens modell, og det må etableres gode måter å
håndtere dette på. Det er etablert en modell i etaten hvor sentralisering og koordinering foregår
sentralt og operasjonalisering og gjennomføring foregår lokalt via superbruker og koordinerende
superbruker-funksjon. Denne modellen er differensiert på mange nivå og må sees i sammenheng med
det enkelte fagområde for ytterligere detaljering.
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 24
Det er ønskelig å videreutvikle, styrke og tydeliggjøre dagens modell for å sikre mest mulig effektiv
ressursutnyttelse. Gjennom videreutvikling av denne modellen vil det forventes realisert positive
effekter for alle digitaliseringsinitiativ på mange områder.
Det er avgjørende at modell for organisering av IKT i etaten er koordinert og samordnet med
nødvendige etater for å sikre et helhetlig perspektiv på tvers av etater i kommunen og effektiv drift- og
forvaltning.
Mål
Effektiv organisering av IKT som understøtter ønsket prioritering, utvikling, gjennomføring og
forvaltning.
4.4.2 Kompetanseheving
Det er behov for et solid kompetanseløft både på leder-, fag- og systemnivå. Ledernes rolle er
avgjørende for forankring i bruk av ny teknologi, og må inneha kompetanse og kunnskap om
konsekvenser av tjenesteutvikling, hvor IKT og digitalisering er sentrale elementer. Ved overgang fra
manuelle til digitale prosesser må alle som påvirkes av digitaliseringen inneha tilstrekkelig
kompetanse.
Både helsepersonell og ressurser som ivaretar utvikling- og innføringsoppgaver samt drift og
forvaltning må nødvendig opplæring. Ikke minst omfatter behovet for tilstrekkelig kompetanse og
påfølgende opplæring også beboere og pårørende i de tilfeller der det er aktuelt. Rundt 80 % av
beboere i sykehjem har kognitiv svikt, og tilpasset opplæring til den enkelte beboer (brukertilpasset
opplæring) er derfor helt avgjørende for å lykkes.
I Strategisk kompetanseplan13 er et av satsningsområdene ”full utnyttelse av IKT-systemene i etaten”,
hvor langsiktige strategier er definert for systemene HR, Kvalitetslosen, GAT, Gerica i tillegg til å sikre
at alle ansatte besitter grunnleggende IKT-ferdigheter og digital kompetanse innenfor sin rolle.
Mål
Sikre at alle besitter grunnleggende IKT-ferdigheter og digital kompetanse innenfor sin rolle.
4.5 Samfunnsaktør
Som samfunnsaktør skal Sykehjemsetaten bidra til å dele av sin kunnskap med relevante nasjonale,
kommunale og andre aktører.
4.5.1 Elektroniske samhandlingsløsninger
Helhetlig pasientforløp fordrer god informasjonsflyt på tvers av nivå og virksomheter. Journalsystemet
benyttes for deling av helseopplysninger, men i de fleste tilfeller er det behov for deling av
tilleggsinformasjon, og særlig i triangelet mellom bydel, KAD og sykehjem og sykehus.
Det vil være snakk om løsninger som dekker behovet for logistikk av pasientflyt.
Mål
Effektive og brukervennlige løsninger som sikrer informasjonsflyt på tvers av nivåer og virksomheter.
13
Strategisk kompetanseplan for Sykehjemsetaten 2014-2015 (2020)
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 25
4.5.2 Samarbeid med forsknings- og teknologimiljøer
Utviklingen av IKT-løsninger som skal bidra til bedre helse- og omsorgstjenester krever forskning på
prosesser, teknologi og teknologiens betydning. Det er etablert et tett samarbeid med universitet og
høgskoler på dette området, men det er behov for å styrke innsatsen ytterligere for å sikre
effektivisering og innovasjon på IKT-området.
Det er behov for forskning på hvordan IKT-systemer kan støtte ansattes arbeidsprosesser og slik bidra
til bedre tjenester. Forskning som gir kunnskap om hvordan IKT-systemer best kan bidra til god
informasjonsutveksling mellom de ansatte som sammen gir helsehjelp til pasienten, både internt i
helsehus og langtidssykehjem, samt mellom ulike tjenestenivå, vil være sentral. Forskningen innenfor
IKT-området skal både ha fokus på pasientsikkerhet og informasjonssikkerhet. Brukerinvolvering
(involvering av beboere og ansatte) er vesentlig for å gjøre forskningen på IKT-området relevant for
tjenestene. Sykehjemsetaten ønsker å bidra som likeverdig part i forskningen14.
Konkrete IKT-prosjekter må følges opp av prosess- og effektstudier som viser læringspunkter og grad
av oppnåelse av prosjektmål (gevinstrealisering) og helsepolitiske mål (kvalitet, pasientsikkerhet,
brukervennlighet, tilgjengelighet, kostnadseffektivitet etc.).
Mål
Etaten skal være en virksomhet som kjennetegnes ved kunnskapsbasert praksis, kompetanse og
forskning.
14
EHS er aktiv partner i FoU-prosjektet C3 (Center for Connected Care) som har flere pågående forskningspakker som må sees i sammenheng
med etatens forkningsinitativ.
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 26
5
Vedlegg
5.1 Kategorisering av velferdsteknologi
15
Velferdsteknologi er systematisert i hht kategoriseringen utarbeidet av CAST . Denne
kategoriseringen er benyttet av nasjonale aktører og vil sørge for et godt sammenligningsgrunnlag i
etatens oppfølging av på området. CAST har følgende hovedkategorier, underkategorier og
produktgrupper16


15
16
Trygghets- og sikkerhetsteknologi
o Alarmsystemer
 Overvåkningsalarm
 Adgangskontroll, komfyrvakt, bevegelsesdetektor
 Trygghetsalarm
 Aktivitetsdetektor, falldetektor
Kompensasjons- og velværeteknologi
o Tekniske hjelpemidler
 Forflytningshjelpemidler
 Sklimatter, transportlaken
 Hjelpemidler som kompenserer for fysiske handikap/manglende styrke
 Robotassistanse, robotdrakter
 Hjelpemidler som kompenserer for sansetap eller reduserte kroppsfunksjoner
 Hørselshjelpemidler, synshjelpemidler
o Omgivelseskontroll
 Klimakontroll
 Lys og varme, ventilasjon
 Husholdningsapparater, underholdning
 Komfyr, tv
o Teknologisk assistanse
 Pasientforflytning
 Takløfter, personheis
 Toaletthjelpemidler
 Toalett med spyl/tørk, hev og senkbart møblement
 Robotteknologi
 Robot rengjøringsmaskiner og støvsugere
o Treningsaktiviteter
 Fysisk trening
 Skritt-teller, GPS-sporing
 Hjernetrim, huskehjelp
 Spillteknologi
 Rehabilitering
 Robotstryt trening, dataspill
CASTs (Center for Ageing Services Technologies)
"Tekniske hjelpemidler" (kompensasjons- og velværeteknologi) er flyttet fra kategori 1 til 2
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 27
o


Hjelp til å huske
 Automatiske meldinger
 Medisindosetter som sier fra når medisin skal tas
 Løsninger som aktiviseres av bruker
 Utstyr for søk etter gjenstander
Teknologi for sosial kontakt
o Videokommunikasjon
 Via telefon
 Bildetelefon
 Via datanett
 PC med kamera
o Webtjenester
 Nettsamfunn
 Facebook, twitter
o Robotteknologi
 Tekniske kjæledyr
 Robot-selen Paro
 Kommunikasjonsroboter
 Giraff-roboten
Teknologi for behandling og pleie
o Hjemmebehandling
 Kommunikasjon med helsepersonell
 PC med berøringsskjerm og kamera
 Journal
 Tilgang til egen journal
 Helsedagbok
 Via PC
 Individuell plan
 Via PC
 Behandlingsutstyr
 Hjemmedialyse
 Medisinering
 Medisineringsautomat
o Hjemmeanalyser
 Egenregistrering av kliniske data
 Bruk av PC med berøringsskjerm
 Sensorteknologi
 Kroppsvekt, EKG, blodsukker
Digitaliseringsstrategi 2016-2019 | Sykehjemsetaten
Side 28