INFORMASJON
fra Personalavdelingen
nr. 6/2016
ENDRING I RUTINE FOR RETUR AV ANSETTELSESKONTRAKTER
Arbeidstaker vil fra og med 01.01.17, bli bedt om å returnere underskrevet
ansettelseskontrakt til nærmeste leder.
1. Arbeidstaker mottar ansettelseskontrakt, skriver under og returnerer det ene
eksemplaret til nærmeste leder
2. Leder skriver lønnsmelding på grunnlag av ansettelseskontrakten
3. Ansettelseskontrakten sendes postmottak
4. Lønnsmeldingen sendes personalavdelingen
Attestert og anvist lønnsmeldingen vil da være det eneste som kreves for lønnsutbetaling.
Med bakgrunn i at det er virksomheten selv som ansetter, er det naturlig at
ansettelseskontrakten returneres til nærmeste leder.
Fram til nå har den ansatte returnert ansettelseskontrakten direkte til personalavdelingen/
postmottak.
Dette har medført at ansettelseskontrakten mottas lenge etter at lønnsmeldingen er mottatt,
noe som krever jevnlig oppfølging.
For at nærmeste leder skal få oversikt over start- og eventuelt stopp dato på
ansettelseskontraktene, samt få vite om arbeidstaker har akseptert betingelsene, har
personalavdelingen sendt kopi av ansettelseskontrakten på mail til nærmeste leder. Dette er
ulovlig, siden ansettelseskontrakten inneholder både den ansattes fødselsnummer og
bankkontonummer. Dokumenter som er unntatt offentlighet skal ikke sendes pr. mail. Jfr.
informasjonssikkerhet.
Når nærmeste leder fra og med 01.01.17 er den første som mottar ansettelseskontrakten,
ivaretas også informasjonsbehovet.
Vi håper den nye rutinen skal bli til det bedre for alle parter.
Anita Øverland
Personalsjef
Liv Olaug Alm Johnsrud
Personalkonsulent