Projektisuunnitelma
ei ole ennuste
Projektisuunnitelma konenäkökulmasta
projektisuunnitelma = koneen piirustukset
ideana määrittää projektin sisältö, kulku ja
vaadittavat resurssit mahdollisimman tarkasti
etukäteen
oletuksena, että projektin onnistuminen riippuvaista
projektisuunnitelman laadusta
Mutta, mutta...
...projektin sisällön, kulun ja resurssien ennakointi voi
olla usein vaikeaa
...täysin paikkansapitävän ennakkosuunnitelman
tekeminen on käytännössä mahdotonta
...parhainkaan suunnitelma ei koskaan takaa
onnistumista
Projektisuunnitelma ameebanäkökulmasta
suunnitteleminen toimintana on tärkeämpää kuin
siitä lopputuloksena syntyvät suunnitelmat!
suunnitelmadokumenttia voidaan käyttää hyväksi
yhteisen jäsentämisen välineenä
ennen kaikkea suunnitelmat ovat kuitenkin
vaikuttamisen välineitä
Ideoiden myyminen
Lähtökohdat
(ideoiden) myymisessä on aina kyse vaikuttamisesta
tavoitteena saada toinen osapuoli ostamaan (idea)
kukaan ei osta (ideaa) ellei koe siitä olevan jotain
hyötyä itselleen ja edustamalleen taholle (usein tässä
järjestyksessä) = vastaavan johonkin tarpeeseen
(idean) myymisessä olennaista keskittyä relevanttien
hyötyjen osoittamiseen
Idea ja sen ominaisuudet
kukaan ei osta ideaa sen itsensä tai sen
ominaisuuksien vuoksi
idean ja sen ominaisuuksien esittely on
merkityksetöntä, ellei niiden osoita vastaavan
johonkin tarpeeseen hyödyllisellä tavalla
toisin sanoen idea ja sen ominaisuudet on esiteltävä
hyödyllisenä vastauksena
johonkin tarpeeseen
Huomioonotettavat tarpeet
julkilausutut, “rationaaliset” tarpeet
asioiden aikaansaaminen nopeammin,
tehokkaammin, paremmin jne.
julkilausumattomat tarpeet
arvovallan säilyttäminen ja korostaminen,
organisaation valtapelissä pärjääminen, omien
intressien ajaminen...
usein ratkaisevia!
Idean esitteleminen
väline on viesti: esitystavan uskottavuus vs.
kiinnostavuus ja huomioarvo
kolme vaihetta
tarpeen rakentaminen
idean kuvaaminen ja sen hyötyjen osoittaminen
konkreettisen toimenpideehdotuksen antaminen
Projektien suunnittelu
Vertikaalinen projektisuunnittelu
vrt. David Allen (2001): Getting Things Done
perinteinen suunnittelu: tavoite (mitä) =>
pilkkominen tehtäviin (miten) => aikataulutus (milloin)
vertikaalinen suunnittelu: tarkoitus (miksi) =>
lopputulos (mitä) => tehtävät (mitä, miten ja milloin)
=> seuraava toimenpide (mitä seuraavaksi)
1. Tarkoitus ja periaatteet
miksi projekti tehdään?
suunta ja motivaatio tekemiselle, kriteerit
onnistumiselle ja tarkoituksenmukaiselle
päätöksenteolle
mitkä ovat tekemistä ohjaavat perusperiaatteet?
“Asiat voidaan tehdä miten tahansa, kunhan...”
2. Lopputuloksen visiointi
mitä onnistunut lopputulos sisältää?
miltä lopputulos näyttää, kuulostaa ja tuntuu, kun
projekti on ohi?
millainen olisi villi onnistuminen?
3. Tehtävien määrittäminen
mitä erilaisia asioita projektin tekemiseen liittyy?
kritiikitön idea-aivoriihi
mitä kaikkea on konkreettisesti tapahduttava
lopputuloksen aikaansaamiseksi?
mitkä ovat kriittisimpiä tehtäviä?
mitä kenenkin on tehtävä ja
missä järjestyksessä?
4. Seuraava toimenpide
mikä on seuraava konkreettinen toimenpide?
mitä pitää ja voidaan tehdä seuraavaksi ilman,
että jotain muuta on tehtävä ensin?
tätä vaihetta jatketaan projektin loppuun asti
jos seuraavaa toimenpidettä ei pysty
määrittämään, palataan aiempiin vaiheisiin