PROJEKTIOHJE - Mikkelin ammattikorkeakoulu
MIKKELIN AMMATTIKORKEAKOULUYHTYMÄ PROJEKTIOHJE Yleinen osa 2005 SISÄLTÖ 1. PROJEKTITOIMINTA MIKKELIN AMMATTIKORKEAKOULUSSA............................................................... 3 2. PROJEKTITOIMINNAN PERIAATTEET............................... 3 3. PROJEKTI PROSESSINA........................................................... 4 Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymä PROJEKTIOHJE 4. PROJEKTIN SUUNNITTELU................................................... 4.1 Projektin lähtökohta........................................................... 4.2 Projektisuunnitelman laatiminen..................................... 4.3 Projektisuunnitelman sisältö............................................. 4.4 Projektisuunnitelman käsittely MAMK:n johtoryhmässä 4.5 Rahoitushakemuksen laatiminen..................................... 4.6 MAMK:n projektisopimusten yleiset periaatteet........... 5 5 5 5 6 6 6 5. PROJEKTIN TOTEUTTAMINEN............................................. 7 5.1 Projektiasiakirjojen jakelu................................................. 7 5.2 Projektipäätöksiin ja niiden liitteisiin tutustuminen..... 7 5.3 Projektin avaaminen.......................................................... 8 5.4 Käytännön toimintasuunnitelman tarkastaminen........ 8 5.5 Hankintojen kilpailuttaminen................................................ 9 5.6 Projektin hankinnat............................................................ 9 5.7 Projektin valvonta ja ohjaus.............................................. 10 5.7.1 Ohjausryhmä............................................................ 10 5.7.2 Projektiryhmä........................................................... 11 5.8 Projektihenkilöstön työnjako ja vastuut.......................... 11 5.9 Projektin talous................................................................... 11 5.10 Projektin arviointi............................................................... 13 5.11 Muutokset hyväksyttyihin suunnitelmiin ........................... 15 5.12 Tiedottaminen ja julkisuus................................................. 15 5.12.1 Yleiset periaatteet................................................... 15 5.12.2 Viestintäsuunnitelma............................................. 15 5.12.3 Projektin perusmateriaali...................................... 16 5.12.4 MAMK:n viestintäkanavia.................................... 16 6. SEURANTA JA RAPORTOINTI............................................... 17 6.1 Projektienhallintaohjelmisto............................................. 17 6.2 Raportointi........................................................................... 17 6.3 Projektien asiakirjat............................................................ 17 7. PROJEKTITARKASTUKSET.................................................... 18 8. PROJEKTIEN PÄÄTTÄMINEN JA ARKISTOINTI............... 18 8.1 Päättökokous........................................................................ 18 8.2 Arkistonmuodostus............................................................. 18 8.2.1. Asiakirjojen säilyttäminen........................................... 18 8.2.2 Asiakirjojen luovuttaminen projektin päätyttyä.... 19 3 1. PROJEKTITOIMINTA MIKKELIN AMMATTIKORKEAKOULUSSA 2. PROJEKTITOIMINNAN PERIAATTEET Ulkoisen hankerahoituksen osuus Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymän toiminnassa on kasvanut tasaisesti ja vakiintunut noin 30%:iin kuntayhtymän budjetista. Hankkeiden vaikutus MAMKY:n tulorahoitukseen ja maksuvalmiuteen on olennainen ja siksi hankkeiden sujuva hoito on varmistettava ohjeistuksella. Uusi ammattikorkeakoululaki (351/2003) lisää ammattikorkeakoulun tehtäviin soveltavan tutkimusja kehitystoiminnan, joka ei ole pelkkä muodollisuus vaan oleellinen osa Mikkelin ammattikorkeakoulun toimintaa. Lain mukaan ammattikorkeakoulun tehtävänä on opetuksen lisäksi soveltava tutkimus- ja kehitystoiminta, joka palvelee opetusta sekä tukee työelämää ja aluekehitystä ottaen huomioon alueen elinkeinorakenteen. Tällä toimintaohjeella linjataan projektien toteuttamiseen ja hallintoon liittyvät asiat erityisesti niissä Mikkelin ammattikorkeakoulun hankkeissa, joihin tulee ulkoista projektirahoitusta. Ohjeiden tavoite on selkiyttää työnjaot, vastuunjaot ja tiedonkulku, varmistaa rahoittajien määräysten kitkaton noudattaminen sekä varmistaa laillisuus- ja oikeusturvakysymykset. Projektiohje toimii MAMK:n laatujärjestelmässä projektihallinnan ohjeistuksena. Projektiohje muodostuu yleisestä osasta, EU:n suorahakuohjeista sekä maksullisen palvelutoiminnan ohjeista. Toimintaohjetta sovelletaan kaikissa ulkoista rahoitusta saavissa hankkeissa, joissa Mikkelin ammattikorkeakoulu on vastuullinen projektiorganisaatio, hallinnoija, koordinaattori, projektin päätoteuttaja tai partneri. EU-ohjelmien avulla Mikkelin ammattikorkeakoulu pyrkii vahvistamaan erityisesti alueellista vaikutustaan elinkeinoelämää ja rakennemuutosta tukevan tutkimustiedon tuottamisessa ja t&k -palvelujen sekä koulutusjärjestelmien kehittämisessä. Mikkelin ammattikorkeakoulun hanketyön keskeisiä periaatteita ovat: l Hanketoiminta muodostaa kiinteän osan ammattikorkeakoulun kokonaisstrategiasta. l Hanketoiminta tukee Mikkelin ammattikorkeakoulussa annettavaa opetusta. l Hanketoiminnalla edistetään ammattikorkeakoulun alueellisen vaikuttavuuden lisäämistä. l Hanketoiminnalla vahvistetaan ammattikorkeakoulun tutkimus-, kehitys- ja yhteistyöympäristöjen luomista. l Hanketoiminta keskitetään Mikkelin ammattikorkeakoulun tutkimus- ja kehitystoiminnan strategiassa määritellyille keskeisille avainosaamisalueille. l Ammattikorkeakoulun hankkeet toteutetaan laadukkaasti, luottamuksellisesti, puolueettomasti ja sopimuksen mukaisesti. l Hanketoiminnassa otetaan huomioon maakunnan osaamiskeskusten sekä aluekeskusohjelmien painoalat. l Hankkeet edistävät yhteistyötä alueen muiden oppilaitosten, tutkimuslaitosten, työelämän ja elinkeinoelämän kanssa. l Hankkeissa pyritään laaja-alaisesti hyödyntämään Tavoite 1 -ohjelman lisäksi muita kansallisia ja kansainvälisiä rahoitusmuotoja. l MAMK:n omarahoitusta käytetään hankkeisiin, jotka: - edesauttavat opiskelijarekrytointia ja opetuksen kehittämistä koko ammattikorkeakoulun tasolla - ylläpitävät ja kehittävät tutkimus- ja kehitystyön perusrakenteita - muutoin kuuluvat maakuntaa oleellisesti kehittäviin hankekokonaisuuksiin. 4 3. PROJEKTI PROSESSINA Projektin lähtökohta Tarve, idea, ongelma, tehtävä, tarjouspyyntö Ei MAMK:n kehittämissuunnitelma 2010, tutkimus- ja kehittämistoiminnan strategia, laatupolitiikka, MAMK:n ja yksiköiden tavoitteet Projekti-idean arviointi yksikössä Esiselvitys, yhteissuunnittelu, jatkojalostus, rahoituslähteiden kartoitus, riskit Projektisuunnittelman laatiminen/ tarjousvalmistelu Aiesopimukset, resurssien kartoitus, yhteistyökumppanit, toteuttajien roolit Hallintopalvelukeskus Talous- ja hankepäällikkö Rahoittajien ohjeet, MAMK:n ohjeet Ei Käsittely Jory:ssä Rahoitushakemus/tarjous Rahoittajan vaatimukset, määräajat, yksikön johtajan ja MAMK:n allekirjoitukset hankepäällikön esittelystä Ei Projektitietojen vieminen projektienhallintaohjelmistoon Rahoituspäätös/ tilaus Päätös projektin aloittamisesta Projektiorganisaatio, henkilöstö- ja laiteresurssit, varsinaiset sopimukset, projektipäätöksiin tutustuminen, tarkastaminen, aloituskokous, yksityiskohtainen toimenpidesuunnitelma Projektin toteutus Toiminnan käynnistäminen ja seuranta, johtoryhmätyöskentely, talousseuranta, raportointi, maksatushakemukset, toteutuksen aikainen arviointi Projektin päättäminen Loppuraportointi ja talousraportointi, tiedotus, dokumentointi ja tulosten levitys, päättämiskokous, asiapapereiden arkistointi, jatkotoimenpiteet, tilintarkastus Päätöstietojen vieminen projektienhallintaohjelmistoon, päätöksen jakelu 5 4. PROJEKTIN SUUNNITTELU Projektin kulku Mikkelin ammattikorkeakoulussa voidaan kaavamaisesti esittää edellisen sivun kuvan mukaisella vuokaaviolla. Se, miten projekti käytännössä hoidetaan, riippuu projektin koosta, tyypistä ja luonteesta. Pienissä hankkeissa monta vaihetta voidaan hoitaa kerralla. 4.1 Projektin lähtökohta Projekti-idea voi saada alkunsa monella eri tavalla. Oleellista projektin uskottavuuden ja toteuttamisen kannalta on, että projektille on olemassa selkeä tarve. Tarve voi olla peräisin esim. MAMK:n sidosryhmiltä (työelämä, yritykset, kehittäjäorganisaatiot), MAMK:sta (oman toiminnan kehittäminen, laajentaminen, yhteistyön lisääminen jne.) tai rahoittajalta (maakunnallinen kehittäminen, verkostoituminen, yhteistyö). Hankkeen suunnittelija esittää projekti-idean yksikön johtajalle tai tutkimusjohtajalle ja hankepäällikölle MAMK:n intranetissä (http://staff.mikkeliamk.fi) olevalla projektiesityslomakkeella tai vapaamuotoisena suunnitelmana. Projekti-idea arvioidaan tulosyksikössä. Projektin suunnittelua varten nimetään vastuuhenkilö ja tarvittaessa suunnitteluryhmä, jossa on riittävä edustus koulutusaloilta ja yhteisistä keskuksista. Tavoitteena on hyödyntää koko MAMK:n laajaalainen osaaminen projektisuunnittelussa, välttää ”päällekkäisten” projektien suunnittelu MAMK:n sisällä ja varmistaa, ettei vastaavaa projektia jo toteuteta/ole toteutettu tai suunnitella toisen organisaation toimesta. 4.2 Projektisuunnitelman laatiminen Kun projekti-idea on todettu kehittämiskelpoiseksi ja yhteissuunnitteluprosessi on edennyt riittävästi, projektisuunnitelman laatiminen voi alkaa. Projektisuunnitelma tehdään päätöksenteon pohjaksi sekä projektin toimeenpanon työkaluksi. Projektisuunnitelman avulla pyritään resurssien käytön tehokkuuteen ja hallintaan sekä aikataulujen ja kustannusarvion pitävyyteen. Projektisuunnitelman laatimisessa on huomioitava: l Projektisuunnitelman ja rahoitushakemuksen valmisteluun on varattava riittävästi aikaa ja resursseja. Valmistelukuluja ei voi laskuttaa projektista jälkikäteen. l Rahoitusohjelman tavoitteisiin, vaatimuksiin, rajoituksiin ja rahoituksen luonteeseen on tutustuttava huolellisesti. l Projektisuunnitelmalla on vastattava tarkasti ohjelma-asiakirjassa asetettuihin kriteereihin ja vaatimuksiin. l Projektisuunnitelmassa määritellään eri toteuttajatahojen rooli ja vastuut. l Projektisuunnitelman tulee olla selkeä, konkreettinen ja perusteltu yksityiskohtia myöten. l Suunnitelman tulee antaa arvioijalle kuva, että idea on kestävä ja helposti ymmärretävissä ja suunnitelma tasapainossa kustannusarvion kanssa. l Projektin tavoitteet on asetettava realistiselle tasolle. Projektin onnistumista arvioidaan saavutuksilla suhteessa suunnitelmassa asetettuihin tavoitteisiin ja projektin resursseihin. l Suunnitelma on viimeisteltävä hyvin. Viimeistelemätön, huolimaton ulkoasu heikentää suunnitelman luettavuutta ja läpimenomahdollisuuksia. Projektisuunnitelma liitetään rahoitushakemuksen liitteeksi. On mahdollista, että projektisuunnitelma kuvaa laajaa hankekokonaisuutta, johon haetaan rahoitusta useammasta rahoituslähteestä. 4.3 Projektisuunnitelman sisältö Eri rahoittajilla on omat ohjeensa projektisuunnitelmien laatimiseksi. Koulutus- ja t&k-projektien sisällöt ja toiminnan painotukset voivat olla hyvinkin erilaisia, mutta seuraavat tiedot ovat olennaisia erityyppisissä hankkeissa: l projektin nimi, yhteyshenkilö, vastuuhenkilö ja toteutusaika l tausta, tarve, lähtötilanne, ohjelmakytkennät l tavoite, tulokset, vaikutukset l kohderyhmä ja hyödynsaajat l keskeinen sisältö ja toiminta l kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma l yhteistyötahot ja verkostoituminen l projektin organisointi ja ohjausryhmän kokoonpano l tiedotus ja markkinointi l seuranta ja raportointi l projektin arviointi 6 4.4 Projektisuunnitelman käsittely MAMK:n johtoryhmässä Kehitysjohtaja/hankepäällikkö vie hankkeet Mikkelin ammattikorkeakoulun johtoryhmään yksiköiden esityksen pohjalta. Johtoryhmä käsittelee projektisuunnitelmat ja rahoitushakemukset ja päättää rahoittajille MAMKY:n nimissä jätettävistä hankkeista. 4.5 Rahoitushakemuksen laatiminen Projektisuunnitelman tiedot siirretään hakemuslomakkeelle. Projektisuunnitelman ja hakemuslomakkeen tietojen on vastattava toisiaan. Rahoitushakemuksen laatimisessa noudatetaan rahoittajan antamia täyttöohjeita ja varmistetaan, että täytettävänä on rahoitushakemuslomakkeen viimeisin versio. Rahoittajakohtaiset rahoitushakemukset löytyvät MAMK:n projektienhallintaohjelmistosta sekä rahoittajien internetsivuilta. Rahoitushakemuksessa hakijaksi merkitään aina Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymä. Hakijan osoitteeksi merkitään kuntayhtymän virallinen osoite; Tarkk´ampujankuja 1, PL 181, 50101 Mikkeli. Näin päätökset saapuvat suoraan asiakirjavastaavalle. Ennen hakemuksen allekirjoittamista hankepäällikkö käy hakemuksen läpi yhdessä projektin suunnittelijan tai vastuuhenkilön kanssa. Rahoitushakemuksen allekirjoittaa hallinto- ja talousjohtaja tai rehtori hankepäällikön esittelystä ja varmentaa yksikön johtaja. 4.6 MAMK:n projektisopimusten yleiset periaatteet Rahoittajalle lähetettävään rahoitushakemukseen liitetään yritysten, kuntien ja muiden yhteistyökumppaneiden kanssa solmitut aiesopimukset ja Tekesprojekteissa alustava ilmoitus/vahvistus projektiin osallistumisesta. Aiesopimukset eivät korvaa varsinaisia yhteistyösopimuksia. Mikäli rahoittajan rahoituspäätöksen mukainen rahoitussuunnitelma sisältää yksityistä- tai kuntarahoitusta on siitä laadittava sopimus hankkeen toteuttamiseen osallistuvien tahojen kanssa. Yhteistyösopimukset tulee laatia mahdollisimman pian sen jälkeen kun rahoittajalta on saatu virallinen rahoituspäätös, mutta kuitenkin ennen hankkeen toteuttamisen aloittamista. Yhteistyökumppaneiden kanssa, jotka tulevat mukaan hankkeen toteuttamiseen sen aloittamisen jälkeen, tulee laatia aina erilliset tilanteen mukaiset sopimukset. Projektiohjeen liitteenä 1 esitetään aiesopimusmalli, liitteenä 2 tutkimus-/yhteistyösopimusmalli, liitteenä 3 tutkimussopimusmalli ja liitteenä 4 salassapitosopimusmalli. Mikkelin ammattikorkeakoulun projekti- ja tutkimussopimusten tarkistuslista esitetään liitteenä 5. Sopimusmallit ovat ohjeellisia, eikä niissä voi ottaa huomioon käytännön tapauksissa yksittäisiä sopimusten laadintaan vaikuttavia seikkoja. Mikkelin ammattikorkeakoulussa noudatetaan seuraavia periaatteita laadittaessa projektitoimintaan liittyviä sopimuksia Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymän nimissä: 1. Sopimus Sopimuksista ja toimeksiannoista sovitaan aina kirjallisesti. Sopimukset laaditaan mm. yhteistyöstä muiden projektia rahoittavien ja toteuttavien osapuolten kanssa. 2. Sopijaosapuolet ja allekirjoittajat Sopimuksen osapuolina ovat aina Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymä ja projektin yhteistyökumppani. MAMKY ei vastaa sopimuksista, jotka tehdään henkilökunnan omiin nimiin tai henkilöstön omistamien yritysten nimiin. Hankesopimusten allekirjoittaminen ohjeistetaan Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymän taloudenhoidossa ja hallinnoinnissa noudatettavissa ohjeissa. Ohjeet löytyvät Staffista kohdasta hallinto/säännöt ja ohjeet/talous. 3. Sopimuksen kohde ja tarkoitus Sopimuksessa yksilöidään riittävän tarkasti se, mitä sovitaan tehtäväksi, sopimusosapuolten velvollisuudet ja oikeudet. Sopimukseen liitetään projektisuunnitelma. 4. Projektin kustannusarvio ja rahaliikenne Jokaiselle hankkeelle laaditaan kustannusarvio, jossa esitetään kaikki hankkeen toteuttamisen liittyvät kustannukset. Sopimuksessa määritellään osapuolten kustannusosuudet. Tekes-, ESR-, EAKR-, EMOTR- sekä muissa EUhankkeissa ja muiden vastaavien rahoittajien hankkeissa noudatetaan rahoittajien edellyttämiä kustannuslaskentaperiaatteita. Projektisuunnitelman kustannusrakenne rakennetaan MAMK:n kirjanpidon mukaiseksi. Jos rahoitushakemuksen kustannusrakenne poikkeaa siitä, kustannukset kootaan rahoitushakemukseen MAMK:n tilikartalta. Näin kustannusten kertymistä voi seurata suoraan kirjanpidosta. 7 5. PROJEKTIN TOTEUTTAMINEN Hinnoitteluun liittyviä asioita tarkennetaan Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymän taloudenhoidossa ja hallinnoinnissa noudatettavissa ohjeissa sekä ohjeissa tilojen, laitteiden, välineiden ja työn hinnoittelusta. Rahaliikenne kaikissa hankkeissa kulkee aina MAMK:n taloushallinnon kautta. 5.1 Projektiasiakirjojen jakelu Projektin rahoituspäätös liitteineen, hylkäyspäätös tai vastaava asiakirja kopioidaan kehitysjohtajalle, talouspäällikölle ja hankepäällikölle. Alkuperäiset asiakirjat säilyttää hanketta toteuttava yksikkö. Projektin toteuttajat ottavat itselleen ja tukihenkilöille tarvittavat työkopiot. 5. Julkaisut ja opinnäytteet Julkisella rahoituksella rahoitetuissa hankkeissa tulee turvata tulosten julkaisuoikeudet. Sopimuksella ei saa estää tai lykätä julkaisemista ilman perusteltua syytä. Toimeksiantona tehtävien opinnäytetöiden omistusja tekijänoikeuskysymyksistä sovitaan toimeksiantajan, MAMK:n ja opiskelijan välisessä sopimuksessa. Mikkelin ammattikorkeakoulun opinnäytetyöt ovat aina julkisia asiakirjoja. 6. Salassapitovelvoitteet Tietyin ehdoin projektien tuloksia voidaan edellyttää salassa pidettäviksi, esim. liike-, ammatti- tai yrityssalaisuuksien turvaaminen, patentoinnin turvaaminen. Projektien salassapitoa koskevat sopimukset on otettava huomioon, kun projektien tuloksia hyödynnetään opetuksessa. 7. Projektin tulosten käyttö- ja omistusoikeudet Projektin tulosten omistusoikeus on aina erikseen sovittava. Mikkelin ammattikorkeakoulussa on otettu käyttöön keksintöjärjestelmä, joka perustuu lakiin oikeudesta työntekijöiden tekemiin keksintöihin 656/1967. Kuvaus Mikkelin ammattikorkeakoulun menettelytavoista työsuhdekeksintöjen käsittelyyn löytyy staffista kohdasta projektit/työsuhdekeksinnöt. 8. Vahingonkorvausvastuuta koskevat ehdot Sopimuksissa kiinnitetään huomiota vahingonkorvausvastuuta koskeviin ehtoihin. Mikkelin ammattikorkeakoulu ei vastaa toiselle sopimusosapuolelle syntyneistä välillisistä vahingoista. 9. Sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaisu Sopimuksissa pyritään neuvottelemaan riidat ratkaistaviksi suomalaisessa tuomioistuimessa, ensisijaisesti Mikkelin käräjäoikeudessa. Kaikissa tapauksissa erimielisyydet on pyrittävä ratkaisemaan neuvotteluin. 5.2 Projektipäätöksiin ja niiden liitteisiin tutustuminen Varsinaisen toteuttamisluvan projektille antaa rahoittajan päätös EU:n ja valtionosuuksien myöntämisestä ns. rahoituspäätös. Tavoite 1-ohjelmassa rahoituspäätös voidaan tehdä vasta sen jälkeen, kun hanke on saanut puoltavan lausunnon maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristössä ja isojen sekä ylimaakunnallisten hankkeiden osalta myös yhteistyöryhmässä (MYR). Rahoituspäätös on hallinnollinen asiakirja, joka sisältää keskeiset projektin toteuttamisen ehdot. Ensimmäisessä rahoituspäätöksessä hyväksytään projektisuunnitelma kustannus- ja rahoitussuunnitelmineen koko projektin toteutusajalle, mutta usein rahoitus myönnetään vuodelle kerrallaan. Seuraavien vuosien rahoituksesta tehdään jatkorahoituspäätökset. Tulosyksikön johtaja tai tutkimusjohtaja ja hankkeen projektipäällikkö tarkastavat, että projektin rahoituspäätös on hakemuksen mukainen. Mikäli niissä on eroavaisuuksia MAMK käsittelee myöntöpäätöstä vastatarjouksena ja päätöksen hankkeen toteuttamisesta tekee tulosalueen johtaja. Myönnettyä rahoitusta verrataan suhteessa rahoituksen perusteena olevaan projektisuunnitelmaan ja rahoitushakemukseen: l eri rahoitusosuudet (EU-, julkinen, yksityinen, ym. mahdollinen rahoitus ) l rahoitusosuuksien toteutumistapa l rahoituksen ehdot (eri osapuolten ehdot) Muiden kuin päärahoittajan rahoituspäätösten varmistaminen: l sopimukset kuntien kanssa l sopimukset yritysten kanssa l muut tarvittavat sopimukset ja rahoituspäätökset, mm. yhteistyökumppanit Lisäksi tarkistetaan: l raportointiaikataulut ja raportoinnin sisältö l maksatusaikataulut ja maksatuksen ehdot l projektin toteutusaika l ohjausryhmätyöskentely ja hankkeen valvonta 8 5.3 Projektin avaaminen Aloituskokous on edellytys MAMK:n sisäisen projektinumeron saamiselle. Aloituskokouksen kutsuu koolle tulosyksikön johtaja tai hankkeesta vastaava henkilö. Aloituskokoukseen osallistuvat ainakin tulosyksikön johtaja tai tutkimusjohtaja, projektin projektipäällikkö, MAMK:n talouspäällikkö tai taloussihteeri, yksikön taloussihteeri, hankepäällikkö ja MAMK:n tiedottaja. Aloituskokoukseen voidaan kutsua myös rahoittajan edustaja. Projektin avaaminen vaatii lisäksi yksikön johtajan päätöspöytäkirjan projektin aloittamisesta (projektiilmoitus/päätös, liite 6), jonka perusteella projektinumero varataan. Projektipäätöksessä on esitettävä rahoittajan projektipäätöksen mukaiset tiedot. Mikäli projektin suunnitelmaa tarkistetaan sen edetessä, myös projektipäätöstä on tarkistettava ja tehtävä siihen tarvittavat muutokset. Aloituskokouksessa käydään läpi seuraavat asiat: 1. Projektin lyhyt kuvaus 2. Tiedottaminen l rahoittajan tiedotusohjeet, näkyvyys (EU-lippu, logot jne.) l MAMK:n tiedotusohjeet 3. Rahoituspäätöksen ja projektisuunnitelman merkitys l rahoituspäätöstä ja hyväksyttyä projektisuunnitelmaa on noudatettava, mahdollisista muutoksista on keskusteltava hankepäällikön ja rahoittajan nimeämän valvojan kanssa l projektissa toteutetaan vain projektipäätöksessä hyväksyttyä toimintaa 4. Projektipäätösten läpikäynti l toteutusaika, kustannusjaottelu, rahoitussuunnitelma, maksatukset l sopimukset l projektipäätösten liitteet 5. Kustannukset l kirjanpito l matkustusasiat (ulkomaanmatkat) l tukikelpoiset kustannukset l päätöksen mukaiset rahoitusosuudet 6. Kilpailuttaminen l hankintojen kilpailuttaminen l kilpailuttamisen dokumentointi 7. Maksatushakemuksen tekeminen l milloin maksatus tehdään, minne lähetetään 8. Mahdolliset erikseen raportoitavat (virtuaali) kustannukset l todennettavuus l kustannusten on perustuttava todellisiin palkkoihin 9. Osallistujat l koulutuksiin yms. tapahtumiin osallistujat todennettava, osallistujalistat l projektista palkkaa saavan työpanosta ei voi käyttää virtuaalirahoituksena projekteissa 10. Projektin henkilökunta l tuntikirjanpito kaikilta osa-aikaisilta l henkilölista, selvitys työajasta ja maksetuista palkoista 11. Ohjausryhmä l todetaan ohjausryhmän neuvoa antava rooli l ohjausryhmän kokoonpano l ohjausryhmän kokouspalkkiot 12. Seuranta, raportointi l sisäinen raportointi ja seuranta: projektienhallintaohjelmisto l rahoittajalle tehtävä raportointi l projektikansio 13. Projektin päättäminen l päätöskokous l asiakirjojen arkistoiminen l arkistonmuodostussuunnitelma Projektin avauskokouksesta tehdään muistio, joka liitetään projektimappiin. 5.4 Käytännön toimintasuunnitelman tarkistaminen Määritellään projektin käytännön toiminnan sisältö ja aikataulutus sekä yhteistyötahojen sitominen käytännön toimintaan. Määritellään käytännön vastuut ja työnjako: MAMK:n sisäinen työnjako, hankkeeseen liittyvät muut projektit, muut yhteistyötahot ja MAMK:n ulkopuoliset hankkeet. 9 5.5 Hankintojen kilpailuttaminen Projektin on hankinnoissaan aina noudatettava lakia julkisista hankinnoista. Tämä tarkoittaa sitä, että pääsääntöisesti projektien on kilpailutettava kaikki hankintansa. Niihin sisältyvät kone-, laite- ja kalustehankinnat sekä ostettavat palvelut. Julkisista hankinnoista annetun lain tarkoituksena on aikaansaada kilpailua ja kohdella tarjousmenettelyyn osallistuvia tasapuolisesti. Kilpailuttamisessa on noudatettava avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatetta. l Hankinta on kilpailutettava sen arvosta riippumatta. l Menettelytapa valitaan siten, että kilpailutus ei maksa enempää kuin siitä saatava hyöty. l Tarjouksia on pyydettävä riittävä määrä hankinnan kokoon ja laatuun nähden. l Pienien hankintojen osalta riittää, että kilpailutetaan pyytämällä suullisesti tarjoukset muutamalta toimittajalta. Tarjoukset ja tehty päätös dokumentoidaan eli kirjoitetaan vapaamuotoinen raportti, jossa kerrotaan kuka tarjosi, mitä tarjosi, mihin hintaan, mitä valittiin ja miksi. l Suuremmista hankinnoista järjestetään tarjouskilpailu kirjallisin dokumentein. Hankinta on tehtävä mahdollisimman edullisesti. Tarjouksista tulee siksi hyväksyä se, joka on joko halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellisuuden arviointiperusteita ovat mm. hinta, toimitusaika, valmistumisaika, käyttökustannukset, laatu, tekniset tukipalvelut, toimintavarmuus, tekniset ansiot, esteettiset ja toiminnalliset ominaisuudet. Kun valintaperusteena on kokonaistaloudellisuus, on tarjouspyynnössä mainittava kaikki ne arviointiperusteet, joita sovelletaan tarjousta hyväksyttäessä. Hankintaprosessi: 1. Hankintamenettelyn valinta 2. Tarjouspyyntö tai ilmoitus, jossa hankinta ja tarjouksen arviointiperusteet on riittävän tarkasti yksilöity 3. Tarjousten vastaanotto, avaus ja vertailu 4. Hankintapäätös 5. Hankintasopimuksen tai tilauksen tekeminen Hankintamenettelyt: 1. Avoin menettely, jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksia 2. Rajoitettu menettely, jossa tarjous pyydetään muutamilta valituilta toimittajilta (3-6 kpl) 3. Neuvottelumenettely, jossa hankintayksikkö ottaa yhteyttä valitsemiinsa toimittajiin ja neuvottelee yhden tai useamman kanssa sopimuksen ehdoista Projekti voi käyttää myös MAMK:n valmiiksi kilpailuttamia kanavia. Suuret hankinnat (esim. 10 tietokonetta) on aina kilpailutettava erikseen. Tarjouspyyntö: l Kilpailuttamisen tärkein asiakirja, jonka laatimiseen kannattaa paneutua huolella. l Yksilöidään hankittavan tuotteen tai palvelun valintaan vaikuttavat tekijät (kuten tuotteen tai palvelun määrä ja laatu, toimitusaika ja –paikka, hinta ja käyttökustannukset). l Laadittava niin selkeäksi, että siihen perustuvat tarjoukset ovat keskenään vertailukelpoisia. l Tarjouspyynnössä esitettyjä valintaperusteita on käytettävä toimittajaa valittaessa. Valinta ei siis saa perustua muihin kriteereihin, sillä tarjoajia on kohdeltava tasapuolisesti kaikissa hankintamenettelyn vaiheissa. l Tarjouksen tekemiseen on annettava kohtuullinen aika. Tarjousta ei tarvitse käsitellä, jos se selkeästä tarjouspyynnöstä huolimatta on puutteellinen, saapuu myöhässä tai on perusteltu syy olettaa, että tarjoajalla ei teknisiä tai taloudellisia mahdollisuuksia tuotteen tai palvelun toimittamiseen. Hankinta voidaan tehdä ilman tarjouskilpailua seuraavissa tapauksissa: l Tuotteella tai palvelulla on vain yksi toimittaja. l Huolto, varaosa tai muut tekniset syyt vaativat määrätynlaisen tavaran tai palvelun toimittamista. l Kilpailuttaminen tulee kalliimmaksi kuin siitä saatava hyöty. Projektien tarkemmat hankintaohjeet liitteenä 7. Kilpailuttamiseen ja hankintapäätökseen liittyvät asiakirjat on säilytettävä projektimapissa ja voitava esittää tarvittaessa valvojalle ja tarkastajille. Hankintalainsäädäntö ja muuta tarpeellista tietoa kilpailuttamisesta on saatavilla kauppa ja teollisuusministeriön internetsivuilla osoitteesta www.ktm.fi 5.6 Projektin hankinnat l Projektin hankintojen on oltava hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisia. Vain se, että hankintoihin varattua rahaa jää käyttämättä ylimitoitetun budjetin takia, ei oikeuta lisähankintoihin. Muutoksista ja lisäyksistä neuvotellaan aina rahoittajan kanssa. l Hankinnoista on oltava luettelo, joka vastaa maksatukseen esitettyjä. Luettelossa kerrotaan myös koneen tai laitteen sijoituspaikka. l Hankintoja on käytettävä hyväksytyn suunnitelman mukaiseen tarkoitukseen, myös siinä tapauksessa, että omistaja vaihtuu. l Hankinnat on merkittävä EU-tunnuksin ja ne on pystyttävä yksilöimään projektin hankinnoiksi. l Mikäli kone tai laite rikkoutuu, tuhoutuu tai häviää, dokumentoidaan toimenpiteet. Ohje investointien tukikelpoisuudesta ESRhankkeessa liitteenä 8. 10 5.7 Projektin valvonta ja ohjaus Päätösvalta ja vastuu projektin toteutuksesta on hallinnoijalla (MAMKY), joka tekee päätökset projektia koskevista merkittävistä taloudellisista ja toiminnallisista muutoksista ohjausryhmän esityksestä. Rahoittaja valvoo ja ohjaa projektin toimintaa oman hallinnonalansa säädösten ja näkökulman mukaisesti. 5.7.1 Ohjausryhmä Ohjausryhmä toimii projektin tukena, kehittää sen toimintaa ja tarjoaa projektin toteutukseen osallistuville eri osapuolille mahdollisuuden vaikuttaa projektin toimintaan, tuoda projektin toteutukseen laajaa osaamista, arvioida projektia, käyttää hyödykseen hankkeen tuottamaa tietoa ja levittää sitä omalla toiminta-alueellaan. Tekes hankkeissa ohjausryhmää kutsutaan johtoryhmäksi. Ohjausryhmällä on neuvoa antava rooli, sillä ei ole virallista päätösvaltaa eikä juridista tai taloudellista vastuuta projektista. Ohjausryhmä tekee esityksen hallinnoijalle (MAMKY) projektia koskevista merkittävistä muutoksista sen rahoitusrakenteessa ja toiminnassa. Hallinnoija päättää muutosesitysten hyväksyttävyydestä ja toimittamisesta rahoittajalle. Ohjausryhmä perustetaan aina MAMKY:n hallinnoimille julkisrahoitteisille hankkeille. Ohjausryhmän työskentelyä ohjaa sekä rahoittajan että MAMK:n ohjeistus. Ohjausryhmän kokoonpano määritellään projektisuunnitelmassa ja rahoitushakemuksessa. Ohjausryhmän ohjeellinen kokoonpano: l päärahoittajan edustaja. Hänet on mahdollisesti nimetty päätöksessä ja hän toimii ryhmässä yleensä asiantuntijana tai valvojana, ei jäsenenä. Rahoittaja itse määrittelee ohjausryhmästatuksensa. l muiden mahdollisten rahoittajien edustajat l hankkeen kohderyhmän edustaja l yhteistyötahojen edustajat l MAMK:n koulutusalan edustaja l projektipäällikön esimies/projektin vastuullinen johtaja ja/tai kehitysjohtaja ja/tai talousjohtaja tai rehtori l projektipäällikkö (toimii esittelijänä) l tarvittaessa ohjausryhmän kokouksiin voidaan kutsua myös ulkopuolisia asiantuntijoita l hankepäällikkö osallistuu tarvittaessa ohjausryhmän kokouksiin ja nimetään tarvittaessa ohjausryhmän jäseneksi Ohjausryhmän kokousajankohdat ja kokouspöytäkirjat saatetaan hankepäällikön tietoon Ohjausryhmä järjestäytyy ensimmäisessä kokouksessaan ja nimeää ohjausryhmälle puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja sihteerin. Puheenjohtajaksi nimetään ensisijaisesti muu kuin rahoittajan tai Mikkelin ammattikorkeakoulun edustaja, sihteeriksi ensisijaisesti projektipäällikkö. Ensimmäisessä ohjausryhmän kokouksessa käsitellään ainakin seuraavat asiat: l valitaan ohjausryhmän puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri l todetaan ohjausryhmän neuvoa-antava rooli l sovitaan ohjausryhmän kokousten pöytäkirjojen tarkastustavoista l käydään läpi projektisuunnitelma ja projektin toteuttamissuunnitelma l käydään läpi rahoituspäätös/-päätökset l sovitaan kokouspalkkiokäytännöstä Jatkuvaluonteisesti: l käydään läpi projektin toiminnallinen tilannekatsaus l käsitellään poikkeamat suunnitelmiin nähden l käsitellään projektin budjetti ja kulutoteumat l keskustellaan ja sovitaan toimivaltuuksien puitteissa jatkotoimenpiteistä l käydään läpi väli- ja loppuraportit l arvioidaan projektin etenemistä l käsitellään jatkoaika- ja jatkorahoitushakemukset Ohjausryhmä kokoontuu projektipäätösten edellyttämällä tavalla, mutta lisäksi aina tarpeen mukaan, kuitenkin vähintään kaksi kertaa vuodessa. Ohjausryhmän kutsuu koolle projektipäällikkö tai hänen valtuuttamansa henkilö. Kokousaika sovitaan edellisessä kokouksessa. Kokouskutsu, asialista ja kokousmateriaali lähetetään viikkoa etukäteen ohjausryhmän jäsenille. Sihteeri laatii ohjausryhmän kokouspöytäkirjan ja lähettää sen puheenjohtajan allekirjoituksella varustettuna ohjausryhmän jäsenille ja asiantuntijoille viimeistään kahden viikon kuluttua kokouksesta. Ohjausryhmän jäsenten mahdollisissa kokouspalkkioissa noudatetaan MAMKY:n ohjeistusta sekä rahoittajan ohjeita EU-hankkeissa hyväksyttävistä kustannuksista. Useammalle projektille voidaan rahoittajan suostumuksella perustaa yhteinen ohjausryhmä, mikäli se tuo synergiaetuja hankekokonaisuudelle, jonka osa yksittäinen projekti on. 11 5.7.2 Projektiryhmä Projektiryhmä perustetaan tarvittaessa ja se toimii projektin operatiivisella tasolla projektin käytännön toteutuksessa. Projektiryhmä suunnittelee hankkeen toteutusta käytännön tasolla ja toteuttaa suunniteltuja toimenpiteitä yhdessä projektipäällikön kanssa. Projektiryhmä raportoi projektin etenemisestä ohjausryhmälle. Projektipäällikkö osallistuu sekä projektiryhmän että ohjausryhmän kokouksiin. 5.8. Projektihenkilöstön työnjako ja vastuut Projektipäällikkö on vastuussa hankkeen käytännön toteutuksesta kokonaisuutena: l hankkeen toiminnallisesta toteuttamisesta projektisuunnitelman ja projektipäätösten edellyttämällä tavalla l projektin tietojen syöttämisestä ja tietojen päivittämisestä projektienhallintaohjelmistoon l rahoittajan ja MAMK:n edellyttämästä seurannasta ja raportoinnista l arvioinnin toteutumisesta l hankkeen taloudesta l yhteistyösopimusten laatimisesta l hankkeen maksatushakemusten laatimisesta l projektin asiakirjojen säilyttämisestä (projektikansio) l projektikansion toimittamisesta hallintopalvelukeskukseen projektin päätyttyä l ohjaus- ja projektiryhmätyöskentelyn toteutumisesta Projektisihteeri vastaa hankkeen toteutuksessa hänelle määritellyistä sihteeritehtävistä ja toimii yhteistyössä projektipäällikön kanssa. 5.9. Projektin talous Yksityiskohtaisia ohjeita ja neuvoja projektitoiminnan talousasioista antavat MAMK:n talouspäällikkö, taloussihteeri tai yksikön taloussihteeri. Talousarvio EU-projektin talouteen sovelletaan yhtymän Talouden hoidosta ja hallinnoinnista annettuja ohjeita. Tiedossa olevat EU-projektit budjetoidaan tulosyksikölle menojen ja tulojen osalta. Kirjanpito Projektisuunnitelman kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma laaditaan yhtymän kirjanpidon tilikartan mukaiseksi, josta sitten kootaan rahoittajan vaatima ryhmittely eri kustannuslajeille. Ohessa (liite 9) MAMK:n tilikartta. Kirjausmenettely on suunniteltava siten, että rahoittajan vaatimat tilitykset on mahdollista tehdä kirjanpitoraporttien mukaan. EU-projektien menoja ja tuloja seurataan kirjanpidossa projektinumerolla, organisaationumerolla, toiminnolla ja tileillä. Tarpeen mukaan voidaan lisäerittelyjä saada käyttämällä kirjanpitojärjestelmän kustannuserittely-koodia. Tulot ja menot kirjataan kassaperusteisesti ja oikaistaan tilinpäätöksessä suoriteperusteiseksi. Tulot kirjataan sen vuoden tuloiksi, jolloin vastaavat menot ovat syntyneet ja menot kuluiksi sille vuodelle, jolloin palvelu/tavara on vastaanotettu. Projektien EU-rahoitus maksetaan vuoden aikana erillisten maksatushakemusten/tilitysten perusteella pääsääntöisesti jälkikäteen. Tilinpäätösvaiheessa projektin tulot jaksotetaan oikealle tilikaudelle kirjaamalla ne projektin saataviksi. Projektinumero Projektinumero on avattava AdeEko-kirjanpitojärjestelmään ennen kuin projektille alkaa tulla menoja tai tuloja. Projektin avauskokouksessa annetaan projektin vastuuhenkilölle projektin yksilöivä projektinumero, jota on käytettävä kaikissa kirjanpitoon tulevissa tilivienneissä kuten palkoissa, ostolaskuissa, matkalaskuissa jne. Maksuliikenne EU-projektien ostolaskut ym. menot maksetaan yhtymän maksuliikenteen yhteydessä ao. taloushallinnon järjestelmiä hyväksikäyttäen. Ostolaskut skannataan tai otetaan vastaan elektronisessa muodossa keskitetysti Hallintopalvelukeskuksessa. Laskun osoite tulee aina olla Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymä, PL 181, 50101 Mikkeli. Viitetietona tulee näkyä laskulla projektin ja projektipäällikön nimi. Laskujen tarkastus ja hyväksyntä tapahtuu Rondossa hyvissä ajoin ennen eräpäivää. Laskujen viivästyskorot eivät ole EU-projektille hyväksyttäviä kustannuksia. Laskuille tulee merkitä miten ne liittyvät projektiin jollei se käy selvästi jo laskusta ilmi. Kilpailutusasiakirjat tai muu selvitys kilpailuttamisesta tulee aina liittää sellaiseen laskuun, joka edellyttää kilpailutusta. Tulot ja avustukset ohjataan yhtymän pankkitilille; Osuuspankki 527104-275054. Projektille tai sen osalle ei saa avata omaa pankkitiliä. Maksatushakemukset ja tilitykset on tehtävä viivytyksettä, etteivät projektin menot rasittaisi yhtymän maksuvalmiutta. Hallintopalvelukeskukseen on toimitettava aina kopio maksatushakemuksista, tilityksistä ja sellaisista tuloista, joita ei ole laskutettu myyntireskontran kautta. 12 Palkat Henkilöstön palkkauksessa noudatetaan yhtymän hallituksen hyväksymiä Taloudenhoidossa ja hallinnoinnissa noudatettavat ohjeet -määräyksiä. Työajan palkka ja siitä aiheutuva laskennallinen loma-ajan palkka sekä lomaraha kirjautuvat projektille kuluksi kuukausittain. Kun henkilö on lomalla loma-ajan palkka ei kirjaudu projektille kuluksi vaan se kuitataan lomapalkkavarauksesta taseesta. Loma-ajat tulee ilmoittaa tästä syystä etukäteen palkanlaskentaan, jotta vältytään turhilta korjauksilta. Sivukulut Palkkaohjelma tuottaa palkkojen sivukulut (stm-, eläkevakuutus-, tapaturma- ja työttömyysvakuutusmaksut) sekä laskee lomapalkkavarauksen ja siihen liittyvät sivukulut. Tuntikirjanpito Tuntikirjanpitoa on pidettävä henkilöittäin kunkin EU-projektin osalta käyttäen projektienhallintaohjelmiston lomaketta tai rahoittajan antamaa lomaketta. Työajanseurantalomakemalli projektiohjeen liitteenä 10. Tuntikirjanpitoa tulee pitää ainakin kaikkien osa-aikaisesti projektille työskentelevien. Tehtyjen tuntien osuus henkilön kokonaistyöajasta pitää täsmätä projektille kirjattujen palkkakustannusten osuuteen henkilön kokonaispalkasta. Myös partnerien laskutuksen kautta tulevat palkkakustannukset on pystyttävä yksilöimään ja täsmäämään kirjanpidon kustannuksiin tuntikirjanpidoilla. Jos henkilön projektille tekemän työn osuus vaihtelee kuukausittain, on palkanlaskentaan tehtävä ilmoitus heti seuraavan kuukauden alussa Staffista löytyvällä lomakkeella. Sisäiset kulut Kaikki projektille kohdistettavat sisäiset kulut tulee perustua todellisiin (esim. kirjanpidosta todennettaviin) kustannuksiin. Sisäiset laskut tehdään toistaiseksi Staffissa löytyvälle lomakkeelle, joka lähetetään liitteineen Hallintopalvelukeskukseen skannattavaksi Rondoon. Liitteestä tulee käydä selville laskentaperuste kustannuksille. Laskun tarkastus ja hyväksyntä tapahtuu Rondossa. Arvonlisävero Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymä on arvonlisäverovelvollinen. Projekteilla palvelujen ostoihin sisältyvä arvonlisävero on myös kustannus (palautusjärjestelmästä huolimatta). Tämä tulee ottaa huomioon jo kustannusarviota laadittaessa. Projekteilla saattaa olla myös tuloja, joihin tulee lisätä arvonlisävero. Yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksia laadittaessa tulee ottaa kantaa arvonlisäveroon (+ ALV 22 % tai ALV 0 %). Hintaa ei pitäisi määritellä niin, että se sisältää arvonlisäveron, koska se ei ole koskaan projektille tuloa. Laskutus Projektien laskutus tapahtuu keskitetysti Hallintopalvelukeskuksessa pl. YTI-tutkimuskeskus, joka hoitaa laskutuksen itse. Laskutuspyynnöt tehdään toistaiseksi Staffissa olevalle lomakkeelle. Laskuihin tulevat liitteet toimitetaan HPK:een postitusta ja Rondoon skannausta varten. Maksumuistutukset tulostetaan keskitetysti ja perintää hoidetaan yhteistyössä projektihenkilöstön kanssa. Projektin hyväksyttävät kustannukset Rahoittaja määrittelee projektipäätöksessä tai sen liitteissä hankkeen hyväksyttävät kustannukset. Epävarmoissa tapauksissa projektipäällikön tulee ennen hankintoja kysyä hanke- tai talouspäälliköltä tai rahoittajalta lisäohjeita. Projektipäällikkö vastaa siitä, että hankkeelle syntyvät kustannukset ovat hyväksyttäviä kustannuksia. Rahoittajan kanssa keskusteltaessa on tärkeää dokumentoida vastaus kirjallisesti ja säilyttää dokumentti projektikansiossa. EU –projekteissa on yleisiä ehtoja, jotka ovat yhteisiä kaikille rahastoille. Projektin kustannusten on oltava: l hyväksyttäviä kustannuksia l hankkeen toteuttamisen ja toteutumisen kannalta olennaisia kustannuksia l toteutuneita kustannuksia l ajoituttava ja kirjauduttava kirjanpitoon hankkeen keston ajalle l kustannuksia aiheuttavien hankintojen/toimintojen on tuotettava lisäarvoa (huom. alihankinnat) l suoraan projektille kohdennettavissa olevia kustannuksia Kaikkien projektin kustannusten on oltava hyväksyttäviä. Projektiin sisältyvällä yksityisellä rahoitusosuudella, kuntien rahoitusosuudella tai muulla hankkeeseen sisältyvällä rahoitusosuudella ei voi kustantaa muita kuin hyväksyttäviä kustannuksia. Hyväksyttävien kustannusten säännöt koskevat myös projektin alihankintoja, sillä EU- ja kansallisilla tarkastajilla on oikeus tarkastaa myös alihankkijoiden kirjanpitoa. Lisäksi projektia toteuttavilta yhteistyökumppaneilta vaaditaan auktorisoidun tilintarkastajan lausunto projektin kuluista liitteeksi hallinnoijan laatimaan projektin lopputilitykseen. Asia on huomioitava alihankinta- ja yhteistyösopimuksia laadittaessa. 13 EU- ja kansallisten säännösten mukaan hankinnat on kilpailutettava. Tästä voi poiketa ainoastaan, mikäli projektisuunnitelmaan on kirjattu ennalta sovitut tahot hankinnan tuottajaksi. Tällöin maksu tapahtuu toteutuneiden kustannusten mukaan. Ohessa komission asetus (EY) N:o 448/2004 neuvoston asetuksen (EY) N:o 1260/1999 soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä rakennerahastoista yhteisrahoitettujen toimien tukikelpoisuuden osalta (liitteet 11 ja 12). Liitteessä 13 esitetään ESR -projektien tukikelpoiset kustannukset. Projektin maksatukset Projektin maksatusaikataulu määritellään projektin rahoituspäätöksissä. Rahoittajien ohjeita on noudatettava maksatuksen määräaikojen suhteen, sillä rahoittajalla ei ole velvollisuutta suorittaa myöhästynyttä maksatuspyyntöä. Rahoituksen maksamisen edellytyksenä on, että projektissa toteutetaan hyväksyttyä projektisuunnitelmaa ja rahoituspäätöksen ehtoja. Rahan käytössä on noudatettava hyväksyttyä kustannusarviota ja rahoitussuunnitelmaa sekä toimittava tarkoituksenmukaisesti ja taloudellisesti. Takaisinperintä: l Myönnetty tuki voidaan takaisinperiä joko kokonaan tai osittain ja peruuttaa vielä maksamattomalta osaltaan, jos projektin hallinnoija - on rahoitusta tai maksatusta hakiessaan antanut harhaan johtavia tai vääriä tietoja - on salannut tietoja ja salaamisella on ollut vaikutusta tuen saamiseen ja tehtyjen päätösten sisältöön - on kieltäytynyt antamasta rahoituksen maksamista ja seurantaa varten tarvittavia tietoja tai asiakirjoja - on käyttänyt tukea muuhun kuin hyväksytyssä projektisuunnitelmassa esitettyyn tarkoitukseen. Projektin budjetin suunniteltu toteutuminen vaatii kaikkien projektille määriteltyjen maksuosuuksien toteutumisen vuositasolla. Projektipäällikön/sihteerin on pyydettävä maksatuksiin liitettävät kirjanpidon raportit hallintopalvelukeskuksesta riittävän ajoissa, jotta maksatus toteutuu annetussa määräajassa. Hallintopalvelukeskus avustaa maksatushakemusten laatimisessa. Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymän puolesta kaikki maksatushakemukset ja niiden liitteet allekirjoittaa hallinto- ja talousjohtaja. MAMK:n sisäisen käytännön mukaisesti myös yksikön johtaja allekirjoittaa yksikön maksatushakemukset. 5.10 Projektien arviointi Rahoitus maksetaan jälkikäteen toteutuneita kustannuksia vastaan: l MAMKY rahoittaa hankkeet niiden toteutusaikana. l Viimeinen maksatus maksetaan loppuraportin hyväksymisen jälkeen. Rahoittajan harkinta kustannusten hyväksymisessä: l Noudattaako projekti ja sen kustannukset hyväksyttyä projektisuunnitelmaa ja kustannusarviota? l Onko kustannuksen välttämättömyys riittävästi osoitettu? Raportointi projektin edistymisestä: l Raportointi kertoo projektin toiminnasta, vastaako toiminta hyväksyttyä suunnitelmaa. l Raportointi on edellytys tuen maksamiselle. l Valvonta ja tarkastukset kohdistuvat sekä projektin toimintaan että hallintoon ja talouteen. Tuen maksamisen keskeyttäminen: l Rahoittaja voi keskeyttää tuen maksamisen, jos projektin toiminnassa ja taloudessa on epäselvyyksiä ja väärinkäytöksiä, tai jos projektihenkilöstö ei toimita seuranta-, ym. vaadittuja raportteja määräajassa rahoittajalle. Projektin toteuttamiseen kuuluu olennaisena osana arviointi koko hankkeen keston ajan. Parhaimmillaan arviointia tapahtuu sekä ulkoisesti, hankkeen ulkopuolisten arvioimana, että sisäisesti, toteuttajien, ohjausryhmän ja hankkeessa mukana olijoiden tekemänä. Ulkoisen arvioinnin tehtävänä on tarkistaa hankkeen tavoitteiden toteutumista ja onnistumista, hyötyä kohderyhmälleen ja yhteiskunnalle. Projektin suunnitteluvaiheessa arvioidaan mm: l projektin tarpeellisuus l onko projekti työmenetelmänä pätevä todetun kehittämistarpeen ratkaisemiseen l projektin sopivuus rahoittajan ohjelma-asiakirjoihin l yhteistyökumppaniverkoston tarkoituksenmukaisuus l yhteistyökumppanien vahvuudet ja osaaminen l yhteistyökumppanien sitoutuminen projektiin l aikataulun realistisuus l rahoitusmahdollisuudet ja eri rahoittajien ehdot l taloudelliset riskit ja muut mahdolliset riskit Yksittäisten projektien toiminnan arviointi tapahtuu lähinnä projektin ohjaus- tai johtoryhmätoiminnan puitteissa. Seuraavan sivun kuvassa on esitetty arviointiprosessin yleinen kulku. 14 PROJEKTITOIMINTA Päätökset Talousseuranta Projektin ohjaus- tai johtoryhmä Asiakastyytyväisyyden mittaus Projektikysely Rahoittajan tekemät kyselyt Vaikuttavuuden arviointi PROJEKTITOIMINNAN ARVIOINTI ARVIOINNIN TULOKSET - sanalliset arvioinnit suunnitelmien toteutumisesta (päätökset, pöytäkirjat, muistiot) - projektien vaikuttavuusarvioinnit - asiakastyytyväisyysmittaukset, projektikyselyt - rahoittajan laatimat arviointitulokset TULOSTEN KÄSITTELY Tulosyksiköiden johto ja projektihenkilöstö Sidosryhmät (yritykset, rahoittajat jne.) TOIMINNAN PARANTAMINEN MAMK:n laatujärjestelmä Kehitystarpeet, kehityskohteet ja suunnitelmat Projektitoiminnan arviointitoimenpiteet tulosyksikkötasolla: Projektin budjetti- ja aikataulusuunnitelmien sekä muiden suunnitelmien toteutuminen l projektin ohjaus- ja johtoryhmän seuranta (kokousten pöytäkirjat) l talouskeskuksen kustannusseuranta (projektienhallintaohjelmisto ja kuukausiraportit) Vaikuttavuusarviointi l tulosyksikön projektien vaikuttavuustietojen kokoaminen vuosittain (mm. syntyneet työpaikat ja yritykset, julkaisut ja artikkelit, keksinnöt, tuotteet, patentit yms.) Projektitoiminnan ja opetuksen linkittäminen l tehdään vuosittain arviointi siitä, miten projektitoiminta ja opetus ovat linkittyneet (mm. harjoittelupaikkojen ja lopputöiden määrä, laboratorioiden käyttö, opettajien projekteissa tekemät työtunnit) MAMK:n t&k-strategia Asiakastyytyväisyys mittaus l suoritetaan asiakastyytyväisyyden mittaus tulosyksiköittäin joka toinen vuosi l tulokset kirjallisena raporttina Projektikysely l jokaisen projektin päätyttyä internetkyselynä tai paperiversiona l osoitetaan projektiin osallistuneille l tulokset käsitellään projektikohtaisesti projektipäällikön ja yksikön johtajan tai tutkimusjohtajan toimesta l tulosyksikön tulokset kootaan vuosittain ja käsitellään yksikössä Projektipäälliköiden mahdolliset omat arviointimenettelyt. 15 5.11 Muutokset hyväksyttyihin suunnitelmiin Oleellisista muutoksista tehdään rahoittajalle muutoshakemus, jonka muoto riippuu siitä, mihin seikkaan suunnitelmassa muutosta haetaan. Jos muutos kohdistuu keskeisten projektitoimien toteutukseen ja/tai rahoitukseen liittyviin asioihin, tarvitaan uusi projektisuunnitelma ja hakemuslomake kokonaan täytettynä ja asianmukaisesti allekirjoitettuna. Rahoitushakemuksen lisäksi muutoshakemukseen liitetään saate, jossa kerrotaan, mitä suunnitelmassa on muutettu ja miksi muutokset ovat tarpeen. Rahoittaja ei hyväksy muutoksia ilman perusteltuja syitä. Muutokset hyväksytetään aina etukäteen ennen niiden toteutumista. Rahoitusta koskevia muutoksia on haettava sinä vuonna, jonka myöntövaltuudesta rahoituspäätös on tehty. Yleisimpiä muutoksen kohteita ovat toteutusaika, kustannuslajien väliset muutokset, rahoitukseen esitettävät muutokset sekä merkittävät muutokset toteutettavissa toimenpiteissä ja projektin sisällössä. Muutoshakemus tehdään heti, kun muutokset ovat tiedossa tai esim. jatkorahoitushakemuksen yhteydessä, jolloin voidaan tarkentaa alkavan vuoden suunnitelmia. Hakemuksessa tulee olla ainakin seuraavat tiedot: l kuvaus haetuista muutoksista perusteluineen, mihin asiaan haetaan muutosta ja miksi l toteutuma projektin kuluista hakuhetkellä l rahoitushakemus täytettynä ja korjattuna muuttuneen tilanteen mukaiseksi l hallinto- ja talousjohtajan tai rehtorin allekirjoitus ja yksikönjohtajan varmennus. Keskeiset tiedotusohjeet: l Tiedotuksessa EU:n ja muiden rahoittajien osuus tuodaan selkeästi esille. l Rahastoista käytetään koko nimeä silloin, kun se on mahdollista (ESR = Euroopan sosiaalirahasto tai EAKR = Euroopan aluekehitysrahasto, EMOTR = Euroopan maatalouden ohjaus ja tukirahasto). l Tähtilippu on yleinen ja kansainvälinen, kaikille rahastoille yhteinen tunnus. Tähtilipun yhteydessä käytetään tekstiä Euroopan Yhteisö, Rakennerahastot. Rahastojen omia logoja käytetään ESR ja EMOTR hankkeissa. l EU:n tunnus esille kaikkiin yhteyksiin ja tuotteisiin; tilaisuudet, tiedotteet, esitteet, käyntikortit, wwwsivut, kalvot, todistukset, julisteet, rakennuskohteisiin esim. laatta. Vaikka EU-tunnuksen käyttö onkin pakollista, tulee materiaalia suunniteltaessa muistaa, että aineisto on aina ensisijaisesti projektin ja Mikkelin ammattikorkeakoulun aineistoa. Näkyvimmälle paikalle tulee projektin tunnus, mikäli projekti on saanut luvan käyttää omaa tunnusta. Muutoin käytetään Mikkelin ammattikorkeakoulun tunnusta tai palvelutunnusta. Materiaali ei saa näyttää rahoittajan esitteeltä vaan projektin ja ammattikorkeakoulun materiaalilta. Silloin kun värien käyttö ei ole välttämätöntä, voidaan käyttää mustavalkoisia logoja. Mustavalkoiset tunnukset sopivat käytettäviksi esim. sisäisissä raporteissa, pöytäkirjoissa ja lomakkeissa. Projektien viestinnässä päävastuu on projektipäälliköllä. Apua viestinnän toteuttamiseen saa ammattikorkeakoulun viestintäpalveluista, joissa työskentelee markkinointisuunnittelija, tiedottaja ja viestintäassistentti. 5.12.2 Viestintäsuunnitelma 5.12 Tiedottaminen ja julkisuus 5.12.1 Yleiset periaatteet Mikkelin ammattikorkeakoulun viestintää ohjaa viestintästrategia. Siinä on määritelty MAMK:n viestinnän tavoitteet ja tavat toimia. Lisäksi ammattikorkeakoululle on määritelty graafinen/visuaalinen ilme, eli talotyyli, jota pääsääntöisesti noudatetaan kaikessa ammattikorkeakoulun viestinnässä, myös projekteissa. Talotyylissä on määritelty mm. värit, fontit, logon käyttötavat ja muut graafiset elementit. Viestintästrategia, -suunnitelma sekä graafiset ohjeet löytyvät Staffista kohdasta viestintä. Tiedottamisessa noudatetaan EU:n komission tiedottamista koskevia ohjeita ja rahoittajien antamia tiedotusohjeita, jotka löytyvät kansallisten rahoittajien internet sivulta. Viestintäsuunnitelman laajuus riippuu hankkeen laajuudesta, vähimmillään riittää yksi A4:nen, isommat hankekokonaisuudet vaativat myös enemmän viestintäsuunnittelua. Hankkeen oman viestintäsuunnitelman taustaksi otetaan rahoittajan ja MAMK:n viestinnän linjaukset. Viestintäsuunnitelmassa tulee määritellä ainakin viestinnän tavoitteet, resurssit, vastuut, kohderyhmät, keskeisimmät viestintäkeinot ja –kanavat sekä viestintätoimenpiteiden alustava aikataulu. Tavoitteet, keinot ja kanavat kannattaa pohtia erikseen kohderyhmittäin. Myös tavoitteiden toteutumisen seurantaan kannattaa kiinnittää huomiota. Projektissa, jossa mukana on MAMK:n lisäksi muita tahoja, on sovittava, kuka vastaa viestinnän mistäkin osa-alueesta, jotta ei synny päällekkäisyyksiä tai ristiriitoja. Suunnitelman laatimisessa ovat apuna MAMK:n markkinointisuunnittelija ja tiedottaja. 16 5.12.3 Projektin perusmateriaali Projektin tiedottamista varten kannattaa laatia jo alussa välineistö, jolla projektia voidaan esitellä eri tilanteissa ja eri kohderyhmille. Esittelytilanteeseen voi joutua hyvinkin lyhyellä varoitusajalla. Siksi on tärkeää, että materiaali on selkeä ja löydettävissä vaivatta. Seuraavassa esitellään muutamia tiedottamisen perusvälineitä. Esite projektista kuvaa projektin toimintaa ja esittelee lyhyesti ainakin seuraavat asiat: l projektin tavoite l osallistujat l toiminta l ydinasia kansantajuisesti l kaikki rahoittajat l projektin yhteystiedot Lehdistötiedotteen pohja antaa jäntevyyttä ja määrämuotoisuutta lehdistölle tapahtuvaan tiedottamiseen. MAMK:ssa on käytössä vakiomuotoinen lehdistötiedotteen pohja. Siihen lisätään vain tarvittavat EU:n ja rahoittajien tunnukset, kun kyseessä on EU-osarahoitteinen projekti. Esittelykalvot. Projektista kannattaa laatia selkeät esittelykalvot, joiden tekstien pohjaksi soveltuu hyvin projektin esite. Kalvosarja on helpommin ajan tasalla pidettävissä kuin kirjallinen esite. Kalvo tai diasarja tulee olla mahdollisimman katsojaystävällinen, ”pedagoginen” ja didaktiikan hyvien sääntöjen mukainen. Julisteet ovat hyödyllisiä messuilla ym. tilaisuuksissa projektia esille tuotaessa. Kannattaa harkita tarkkaan, tarvitaanko julisteita. Kannattaa siis kysyä ainakin seuraavat kysymykset ensin: l Sisältyykö projektin tiedotussuunnitelmaan esittäytyminen messuilla ym. julkisella foorumilla? l Onko projekti liian lyhyt kestoltaan, että kannattaisi laatia julisteita? l Millä tekniikalla julisteita laaditaan; hinta – laatu –suhde verrattuna käyttöön; monistus, tietokonetuloste vai painatus? 5.12.4 MAMK:n viestintäkanavia Hankkeiden viestinnässä käytetään apuna muun muassa seuraavia MAMK:n olemassaolevia viestintäkanavia. Www-sivut. Projektien tietoja haetaan yleensä ensimmäisenä MAMK:n internetsivuilta. Se on luonnollinen lähden esim. lisätietoja tai verkottumista hakeville kumppaneille. Mikkelin ammattikorkeakoulussa projektisivustot erotetaan omiksi hallituiksi ja ulkoasultaan selkeästi samaan perheeseen tunnistettaviksi kokonaisuuksiksi. Domain-nimiä ylläpidetään vain rajattu määrä: www.mikkeliamk.fi ja sen variaatiot. Www-sivujen sijoituksesta, toteutuksesta ja ylläpidosta on jo sivujen suunnitteluvaiheessa keskusteltava MAMK:n viestintäpalveluiden kanssa. MAMK:n projektien www-sivustojen perustamisessa sekä www-palvelun toiminnallisuuden ja sisällön määrittelyssä avustavat MAMK:n viestintäpalvelut ja tietohallintopalvelut. Ennen sivuston suunnittelua on hyvä olla yhteydessä joko MAMK:n markkinointisuunnittelijaan tai sivujen webmasteriin. Sivuston käyttöliittymäsuunnittelussa ja visuaalisen ilmeen suunnittelussa käytetään mainonnan suunnittelutoimisto Taktumia. Sivuston teknisenä alustana ja julkaisujärjestelmänä on Enfo Share -informaationhallintajärjestelmä. Sivuston perustamiskustannukset (ilman alv:tä): l Sivuston perustaminen Enfo Share-julkaisualustalle 720 €. Sisältää mm. graafisen ilmeen taiton, domainohjauksen, kuvakansiot. l Perusulkoasun suunnittelu 1 130 €. Perusilme: visuaalinen suunnittelu, värimääritykset ja yleisilme, luonnos pääsivusta ja pääkuvaehdotus, luonnos alasivun perusasettelusta ja kuvatyylistä, ulkoasun viimeistely ja hyväksyttyjen pohjaaineistojen toimitus PhotoShop-tiedoistoina. Mahdollinen kuvankäsittely ja valokuvat veloitetaan erikseen. Aktivaattori on MAMK:n oma tiedotuslehti, joka ilmestyy 2-3 kertaa vuodessa. Lehti postitetaan mm. Etelä-Savon, Heinolan ja Varkauden alueiden julkisorganisaatioille ja yli 5 hengen yrityksille sekä MAMK:n alumneille, luottamushenkilöille, muille ammattikorkeakouluille ja yliopistolle ja monille muille yhteistyökumppaneille. Aktivaattorin tarkoituksena on tiedottaa sidosryhmille muun muassa MAMK:n tutkimus- ja kehittämistoiminnasta, yritysja työelämäpalveluista ja koulutus- ja osaamisalueista. Lehden tarkoituksena on myös lisätä vuorovaikutusta ammattikorkeakoulun ja sidosryhmien välillä, markkinoida uusia palveluja ja hankkeita. Lehden sisällöstä päättää Aktivaattorin toimituskunta, päätoimittajana ja lehden uutisten kokoajana toimii tiedottaja. Staff ja Student ovat MAMK:n intranet-palveluita, jotka sopivat hyvin sisäisen viestinnän kanaviksi myös hankkeille. Hankkeista ja niihin liittyvistä tapahtumista voi tiedottaa henkilöstölle Staffin uutispalstalla ja opiskelijoille Studentin uutispalstalla. Lyhyet ja selkeät tiedotetekstit voi toimittaa intranetiin joko MAMK:n tiedottajan tai yksiköiden sisäisten tiedottajien kautta. 17 6. SEURANTA JA RAPORTOINTI Projekteissa toteutetaan sekä rahoittajan että MAMK:n määrittelemää seurantaa ja raportointia. Hankkeen rahoittajat edellyttävät projektipäätöksissä tietyn seurannan ja raportoinnin toteutumista tietyssä aikataulussa. Se on yleensä maksatuksen toteutumisen edellytys. Ensisijaisena ohjeena projektin seurannassa ja raportoinnissa toimii rahoittajan ohjeistus. 6.3 Projektien asiakirjat 6.1 Projektienhallintaohjelmisto Projektikansion sisältö: l projektin suunnittelun ja valmistelun aineisto l projektisuunnitelma ja sen liitteet l rahoituspäätökset ja niiden liitteet l erilliset ohjeet ja ehdot (esim. muut kuin päärahoittajan) l yhteistyö-/projektisopimukset muiden projektia toteuttavien tahojen kanssa l ohjausryhmän kokouskutsut ja pöytäkirjat l tarjouspyynnöt, tarjoukset l päätökset hankinnoista l muut sopimukset (hankinnat jne.) l kopiot maksatuksista, tilityksistä ja niiden taustalaskelmista (mm. työaikaseurannat) l kirjanpitoaineisto tositteineen l kirjeenvaihto, sähköpostit (mm. rahoittajan ja yhteistyökumppaneiden kanssa sovitut asiat kirjattuna) l tiedot projektin toimenpiteistä l tiedot projektin toimenpiteisiin osallistuneista l tarkastuslausunnot l muu materiaali, jolla on merkitystä projektin oikeellisuuden osoittamisen kannalta. Projektien seurantaa ja valvontaa varten ylläpidetään projektienhallintaohjelmistoa, johon päivitetään tiedot MAMK:n käynnissä olevista hankkeista. Ohjelmistoon tallennetaan kaikki MAMK:ssa toteutettavat ulkopuolista rahoitusta saavat projektit. Rekisteriin päivitetään tiedot projektien edistymisestä sekä projektien toiminnallisista ja taloudellisista tuloksista projektin aikana. Projektienhallintaohjelmiston käyttäjän opas on luettavissa Staffissa kohdassa toimintaympäristö/projektitoiminta. 6.2 Raportointi Raportoinnin tehtävänä on tuottaa tietoa projektin tuloksista ja tehdyistä toimenpiteistä Mikkelin ammattikorkeakoululle, rahoittajalle ja yhteistyökumppaneille. Raportoinnin tulee olla säännöllistä ja riittävän tarkkaa. Rahoittaja on kiinnostunut erityisesti siitä, kuinka hyvin projektin tavoitteet ovat toteutuneet ja millaisia tuloksia ja vaikutuksia projektilla on saavutettu. Vuosi- ja loppuraportin laatijan onkin verrattava syntyneitä tuloksia hyväksytyssä suunnitelmassa esitettyihin tavoitteisiin ja arvioitava myös onnistumisen astetta. Jos tavoitteisiin ei päästä on tärkeää selvittää miksi. Projektipäällikkö ylläpitää projektista projektikansiota, johon kootaan arkistoitavat asiakirjat. Projektikansiota on ylläpidettävä koko projektin keston ajan. Projektikansion tarkoitus on varmistaa projektipäällikön oikeusturva, varmistaa projektin aukoton hoito mahdollisissa henkilönvaihdoksissa sekä varmistaa tarkastusten sujuvuus. 18 7. PROJEKTITARKASTUKSET 8. PROJEKTIN PÄÄTTÄMINEN JA ARKISTOINTI Suurin osa projekteihin kohdistuvista tarkastuksista on paikan päällä tapahtuvaa projektikohtaista tarkastusta, jonka suorittaa EU:n tarkastuksesta vastaavat toimielimet, asianomainen ministeriö, rahoittaja ja rahoittajan tilintarkastaja tai MAMK:n tilintarkastaja. Projektin toimenpiteet ”ajetaan alas” kuukautta ennen sen virallista päättymistä. Viimeisen kuukauden aikana on mm. laadittava projektin loppuraportit, arvioitava projektia ja sen vaikutuksia, valmisteltava lopputilitykset ja aineisto tilintarkastusta varten, laadittava lehdistötiedotteet (muu mahdollinen julkisuus projektille) ja viimeisteltävä projektikansio arkistoitavaan kuntoon. Tarkastuksista ilmoitetaan tavallisesti etukäteen; periaatteessa tarkastajilla on oikeus tulla suorittamaan tarkastusta yhden päivän varoitusajalla. Projektin on varattava tarkastuspaikalle ainakin seuraavat asiakirjat: l hyväksytty, asianmukaisesti allekirjoitettu projektisuunnitelma ja mahdolliset muutokset l projektia koskevat päätökset ja sopimukset mahdollisine muutoksineen asianmukaisesti allekirjoitettuna l projektin tositteet. Projektin tositteet löytyvät Rondosta, josta tarkastaja käy ne tarkastamassa l tilintarkastuskertomukset l väliraportti ja mahdollinen loppuraportti l maksatushakemukset liitteineen l seurantaraportit liitteineen l selvitykset yksityisen ja julkisen erikseen raportoitavan osarahoituksen laskentaperusteista l projektin koulutuksiin jne. osallistuneiden osanottajien osanottajalistat, osanottajien tuntilistat l jos projektin palveluksessa työskentelee muita kuin päätoimisia työntekijöitä, selvitys tunneista, tuntipalkoista ja lisäkustannuksista l alkuperäiset ja allekirjoitetut ohjausryhmän kokousten pöytäkirjat. Tarkastuksessa on läsnä projektin vastuuhenkilö/ projektipäällikkö sekä projektin taloushallintoa hoitava henkilö. Talouspäällikkö ja hankepäällikkö osallistuvat tarvittaessa tarkastuksiin. Euroopan komission suorittamassa tarkastuksessa on oltava läsnä sellainen henkilö, joka pystyy kertomaan projektin keskeiset toimenpiteet myös englannin kielellä. Projekteihin kohdistuvan tarkastustoiminnan vaatimista toimenpiteistä vastaa projektia toteuttava tulosyksikkö. Tarkastuksesta tulee ilmoittaa välittömästi talouspäällikölle ja hankepäällikölle. 8.1 Päätöskokous Projekti päättyy päätöskokoukseen, jossa keskitytään projektin kokonaisarviointiin, tulosten arviointiin, loppuraportin ja toteutuneen kustannusarvion hyväksymiseen ja jatkotoimenpiteistä päättämiseen. Jatkotoimenpiteiden tavoitteena on projektin tulosten käyttöönotto tai edelleen kehittäminen sekä tehtävien ja vastuiden siirto projektilta perusorganisaatiolle. Päätöskokous pidetään viimeisen ohjausryhmän kokouksen jälkeen ja siihen osallistuvat ainakin yksikön johtaja, projektin projektipäällikkö, talouspäällikkö, yksikön talousvastaava ja hankepäällikkö. 8.2 Arkistonmuodostus Projektin arkistonmuodostuksesta vastaa projektipäällikkö ellei asiasta ole toisin sovittu. Projektin aloituskokouksessa käydään läpi arkistonmuodostussuunnitelma sekä projektiasiakirjojen arkistointiin liittyvät toimenpiteet. Arkistonmuodostussuunnitelma liitteenä 14. 8.2.1 Asiakirjojen säilyttäminen Projektin kaikki asiakirjat säilytetään projektikansiossa/-kansioissa. Asiakirjat jaotellaan kansioon/ -kansioihin ryhmiin, välilehdillä erottaen arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti eri pituiset säilytysajat huomioonottaen. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat kuten projektin toimintaa ja sen tuloksia koskevat väli- ja loppuraportit sekä projektiarviointiin liittyvät arviointiraportit, -selvitykset tai vastaavat yhteenvetoasiakirjat kootaan omaan kansioonsa päätearkistosäilytystä varten. Arkistonmuodostussuunnitelmasta puuttuvien asiakirjojen osalta on otettava yhteyttä ammattikorkeakouluyhtymän arkistonhoitajaan, joka vastaa arkistonmuodostussuunnitelmaan tulevista muutoksista. Yli 10 vuotta tai pysyvästi säilytettävät sähköiset asiakirjat on tulostettava paperille. 19 8.2.2 Asiakirjojen luovuttaminen projektin päätyttyä Asiakirjat siirretään muovikansioista arkistokoteloihin. Arkistokotelon selkään merkitään lyijykynällä projektin nimi, asiakirjasarjojen nimet ja vuodet sekä hävittämisvuosi. Projektin asiakirjojen luovuttamisesta projektin päätyttyä vastaa projektipäällikkö. Asiakirjat luovutetaan yhtymän arkistonhoitajalle projektin lopputarkastuksen jälkeen. Asiakirjoista tehdään luovutusluettelo, josta ilmenee asiakirjasarjojen nimet, vuodet ja arkistoyksiköiden (kansioiden) lukumäärä. Luovutusluettelon allekirjoittavat asiakirjojen luovuttaja ja asiakirjat vastaanottava yhtymän arkistonhoitaja. Asiakirjojen siirrosta arkistoon vastaa yhtymän arkistonhoitaja. LIITTEET Liite Liite Liite Liite Liite 1. 2. 3. 4. 5. Liite 6. Liite 7. Liite 8. Liite 9. Liite 10. Liite 11. Liite 12. Liite 13. Liite 14. Aiesopimusmalli Tutkimus-/yhteistyösopimusmalli Tutkimussopimusmalli Salassapitosopimusmalli Projekti- tai tutkimussopimuksen tarkistuslista Projekti-ilmoitus/päätös Projektien hankintaohjeet Ohje investointien tukikelpoisuudesta ESR -toiminnassa MAMK:n tilikartta Työajanseurantalomake Komission asetus 448/2004 Neuvoston asetus 1260/1999 Tukikelpoiset kustannukset ESR –projekteissa Arkistonmuodostussuunnitelma
© Copyright 2024