Pågående tiltak som gjelder innkjøp (oppdateres fortløpende)
#
Tiltak
Sak til rådmannens ledermøte
Frist
Behandlet og vedtatt 28.11.16
Utført
6 Opplæring
7 Internkurs innkjøp
Beskrivelse
Rutine for kvalitetskontroll med helse- og omsorgstjenester som Grimstad kommune
anskaffer fra private leverandører for å sikre forsvarlige tjenester. Sjekkliste for
kvalitetskontroll med helse- og omsorgstjenester som Grimstad kommune anskaffer fra
private leverandører
Administrativt delegeringsreglement er under revisjon. Ferdigstilles i løpet av 1. halvår
2017
Disse sjekkes ut med vår advokat. Mulig prosess for avvikling av eksisterende
rammeavtaler og ny konkurranse
Kartlegging av innkjøp for å sikre nødvendige rammeavtaler. Forespørsel sendt 22/12-16
med frist 15/1-17 fra kommunalsjef til enhetsledere i Helse og omsorg
Det er laget retningslinjer for oppfølging av dagens rammeavtale for kjøp av tjenester til
enkeltbrukere. Må kvalitetssikres
Det er utført opplæring i innkjøpsreglementet for enhetsledergruppen i H&O, samt
oppfølging ifht. nylige utarbeidet retningslinjer
Settes inn i årshjulet og arrangeres to ganger pr år. Årshjul oppdateres medio januar
8 Tiltakene i BDO rapporten:
Tiltakene er under implementering
ukentlig tilbakemelding på status
Fortløpende TVJ
1) Forebygging brudd på anskaffelsesreglene
Se pkt om opplæring og organisering
ukentlig tilbakemelding på status
Fortløpende TVJ
2) Kompetanseheving
Se pkt om opplæring
ukentlig tilbakemelding på status
Fortløpende TVJ
3) Støttefunksjon ved innkjøp av helsetjenester
Se pkt om opplæring og organsierng
ukentlig tilbakemelding på status
Fortløpende TVJ
4) Avklaring av roller, fullmakt og ansvar
Se pkt om delegeringsreglement
ukentlig tilbakemelding på status
Fortløpende TVJ
5) Krav til leverandør i kontrakstdokumentet
Forsterkes i dagens standardkontrakter, jfr oppdatering innkjøpsreglement
09.01.2017
Fortløpende TVJ
6) Vurdering av leverandørkontroll
Behandles i rådmannens ledergruppe
Vurdere sentralisering; innhente erfaringer fra andre kommuner. Ta i bruk elektroniske
innkjøp i nytt fagsystem (eHandel)
Vedtak i kommunestyret, Fremdriftsplan og metode vedtatt i rådmannensledergruppe 2
januar
Tilsyn med arkivene i Grimstad kommune (Statsarkivet i Kristiansand). Avvikene lukkes
innen fristen som er 16. januar, og rapport om dette sendes statsarkivet
Lederutviklingsprogrammet, nyansatteopplæring for ledere. Mål: Avklart lederansvar i
forhold til roller, delegering og rutiner.
Tema i enhetsledermøtet. Tema i rådmannens kommunikasjon med alle ansatte.
09.01.2017
30.01.2017, handlingsplan vedtas i
dette møtet
Gjennomgang av etiske retningslinjer og varslingsrutiner
Ny rutine og sjekkliste for kvalitetskontroll i helse og
1 omsorgstjenester
2 Delegeringsreglement
3 De nye rammeavtalene
Kartlegging av behovet for andre rammeavtaler i
4 Helse og omsorg
5 Retningslinjer for kjøp avtjenester
9 Innkjøpsfunksjonen/ organisering
10 Kartlegging av rammeavtaler i alle sektorer
11 Arkivtilsyn
12 Ledelse
13 Ytringsklima
14 Etiske retningslinjer
Dialogmøte utvidet ledergruppe inkl fagledere om
15 innkjøp og innkjøpsrutiner.
16 Revisjon innkjøpsreglement
17 Kjøp av tjenester og tjenester i egen regi
TVJ
09.01.2017
01.05.2017 TVJ
09.01.2017
09.01.2017 TVJ
16.01.2017
15.01.2017 TMM
15.01.2017 TMM
Utført
TVJ
05.01.2017 TVJ
TVJ
TVJ
06.03.2017
01.05.2017 TVJ
09.01.2017
16.01.2017 TVJ
23.01.2017
30.06.2017 TMNS
01.02.2017 TMNS
06.03.2017
06.03.2017 TMNS
Alle ledere i Grimstad kommune innkalles til obligatorisk dialogmøte om innkjøp
Kommunens innkjøpsreglement revideres administrativt i.h.t endringer i lov og
forskrift om offentlige anskaffelser.
Forholdet mellom kommunens kjøp av tjenester og levering av tilsvarende
tjenester i egen regi tas opp til drøfting. Det utarbeides et diskusjonsnotat innen
medio februar som grunnlag for drøftingen.
Ansvar
30.01.2017 TVJ
09.01.2017
09.01.2017 TVJ
13.02.2017
TVJ
18 Internkontroll
Virksomhetsstyring utarbeider en oversikt over hvilke internkontrollsystemer som
kommunen har i dag, samlet og for den enkelte sektor. Kommunalsjefene bistår
med informasjon fra egen sektor.
TVJ