KOMMUNALØKONOMISK FORUM 2017
STYR PÅ IT-UDGIFTERNE
DEBATMØDE 5
Styr på it-udgifterne
STYR PÅ IT-UDGIFTERNE
KOMMUNALØKONOMISK FORUM 2017
Velkommen til debatmøde om it-udgifter
› Velkomst og introduktion v/ partner Per Eeg, Devotam
› Nyt fra KOMBIT v/ dir. Thomas R. Christiansen
› Styr på kontrakterne v/ kom.dir. Søren Kjær, Sorø Kommune
› Styr på it-driftsudgifterne v/ Stadsdir. Niels Højberg
› Paneldebat:
› Statens IT eller kommunalt selvstyre?
› Investeringer i digitalisering eller styr på kommunernes it-udgifter?
IT Lifecycle
Devoteam Best Practice
Sourcing
Decisions
Value Analysis Strategy Composition
Business Case
Tender(s)
Transition
Vendor Evaluation
Sourcing
Evaluation
Contract
Benchmarking
Devoteam
IT Sourcing
Methodology
Contract Management
Sourcing
Realisation
Transformation
Demand Management
Relationship Management
Performance Management
3
Copyright
Sourcing
Delivery
DEBATMØDE 5
Styr på it-udgifterne
DEBATMØDE 5
Styr på it-udgifterne
Styringsmodel:
”Sorø Sætter Retning”
Når der skal styr på it-udgifterne
ved kommunaldirektør Søren S. Kjær
Indlæg ved Kommunal Økonomisk Forum
12. januar 2017
Styr på IT udgifter – Contract management
Styringsmodel via programmet Sorø Sætter Retning:
•
Velbeskrevet og velkendt ønsket adfærd i organisationen
•
Klar og tydelig beslutningsstruktur (governance)
•
Opbakning til CM funktion via Projekt og Porteføljestyring
med to tværgående beslutningsorganer på hver sit niveau:
•
•
Udviklingsrådet (udviklingskonsulenter)
Porteføljestyregruppen (koncernledelse)
IT i Sorø Kommune – i Contract Managerens tidsalder
•
•
•
•
•
•
Mest tilfredse brugere sammenlignet med 17 kommuner
4 laveste omkostninger
Ufravigelige betingelser præciseres i alle kontrakter
Optimeret leverandørsamarbejde sikrer, at Sorø har
fingeren på pulsen
Sorø er eftertragtede som udviklings- og
samarbejdskommune – eks. NEXUS
Tilfredse borgere – eks. evaluering ”Sorø på
nettet”
Tilfredse borgere
81% finder hvad de
søger og 96 %
forstår nemt
teksterne
Sorø Sætter Retning
Projekt & Porteføljestyring
Projektmodel og projekt & porteføljestyring – udvikling på tværs
SORØ KOMMUNE – UDVIKLING OG IT
Contract Management i Sorø Sætter Retning
Professionalisering i forhold til leverandører og brugere
Contract Managementfunktion, koblet til kommunens projektmodel for koordinering og
gevinstrealisering og bakket op af governance strukturen
Afklaringsfase
CM bistår med
kendskab til
kontrakt,
leverandør,
minimumskrav
CM bistår til
kortlægning af mål,
gevinst, risiko pba
kendskab til leverandører og kontraktgrundlag/-vilkår.
CM vejleder i
udbudshåndtering,
indkøbsvurdering samt
dialog med
indkøbskonsulent
Planlægningsfase
CM forhandler med
leverandører, afklarer
leverancer, indmelder
ændringsønsker og
kontraktlige uklarheder
i samarbejde med
centerledelse
SORØ KOMMUNE – UDVIKLING OG IT
Gennemførelsesfase
CM bistår i dialogen
med leverandøren efter
behov
Overleveringog afslutningsfase
CM drifter kontrakten
med håndtering af tvister,
fejl, potentialer,
ændringer, opsigelse,
forlængelse og fornyelser
i samarbejde med
centerledelse
Realiseringsfase
Afklaring af om systemet har
sikret forventet gevinst, samt
løbende opfølgning på, om
systemet forbliver en gevinst
og overholder aftalte
leverancer i samarbejde med
centerledelse
Contract Management
Eksempler
Område
Kvalitativ gevinst
Kvantitativ gevinst
Kontraktforhandling
(Indgåelse)
Fagsystemer er genforhandlet efter fælles
offentlige krav
Gennemførte og forhandlede udbud i 2016,
som samlede set resulterede i rå
driftsudgifts besparelser på 700.000 kr.
Drift af kontrakt
Central opsamling på at aftalte leverancer
leveres efter kontrakter
Gevinst på en konkret bodsforhandling, jf.
bestemmelser i kontrakten, på grund af
manglende leverance fra leverandør på i alt
800.000 kr.
Opsigelse af kontrakt
Proaktiv Contract managment som sikrer
rettidig opsigelse og bistår med udfasning
af data, jf. kontrakten
Sorø på Menuen
http://soroe.dk/media/1635848/saet-soroe-pa%CC%8A-menuen.pdf
Effekter af målrettet outsourcing i Aarhus
Kommune
Stadsdirektør Niels Højberg
KØF, 12. januar 2017
AFDELING
Magistratsafdeling
Aarhus Kommune
Udviklingen i it-miljøet
Antal trådløse
netværkspunkter
Antal af pc’er
7.000
6.000
5.000
4.000
3.000
2.000
14000
13000
12000
11000
10000
2.013
2014
2015
2016
Baseline
(2012)
Antal AD-brugere
2015
2016
15000
15000
13000
10000
11000
5000
9000
0
7000
2013
Magistratsafdeling
Aarhus Kommune
2014
Antal af mobile devices
20000
AFDELING
2013
2014
2015
2016
2013
2014
2015
2016
Standardisering
• Serverdrift
– Outsourcing af den samlede serverdrift i 2009. I den forbindelse
skete en betydelig konsolidering af Aarhus Kommunes
serverdrift.
– I 2014 var Aarhus Kommune i stand til at outsource en meget
mere standardiseret opgave, og dermed opnå besparelser på
ca. 8 mio. kr. pr. år, hvilket er tæt på en halvering ift. tidligere.
AFDELING
Magistratsafdeling
Aarhus Kommune
Prissætning af it-ydelser
• IT-arbejdspladser
– Outsourcing af den samlede drift af IT-arbejdspladser (indkøb af
pc’er, klargøring af pc’er, bortskaffelse af pc’er, antivirus, pakning af
software mv.) til ekstern leverandør.
– Kan skabe adfærdsregulering, så man vælger det standardiserede –
fordi det er det, der er omfattet af kontrakten
– Aftalen har betydet en betydelig standardisering, så vi arbejder på
fælles platform – bedre muligheder for samarbejde og innovation.
AFDELING
Magistratsafdeling
Aarhus Kommune
”Fremtidssikring”
• Mail/kalender
– Outsourcing af mail/kalender miljø til ekstern leverandør har
sikret os de specialiserede kompetencer, som kan bære os ind i
næste fase af vores samarbejdsplatform.
AFDELING
Magistratsafdeling
Aarhus Kommune
Økonomisk effekt
AFDELING
Magistratsafdeling
Aarhus Kommune
Område
Årlig besparelse
siden 2013
Besparelse %
PC-arbejdspladser
2 mio. kr.
Ca. 25 %
Server
7 mio. kr.
Ca. 50 %
Mail/kalender
3 mio. kr.
Ca. 60 %
Professionalisering af drift
• En stærk bestillerorganisation – tekniske kompetencer og
kontraktstyring
• Omkostningsægte udfakturering til afdelinger
• Dokumentation og overblik
• Outsourcing kan være en løftestang for samling af itkompetence
• Standardisering og professionalisering er en driver for
digitalisering og innovation
AFDELING
Magistratsafdeling
Aarhus Kommune
Erfaringer og pointer
• Markedsvurdering og sourcing-profilering, herunder udbudsstrategi for
genudbud
– En analyse af, om området er moden til hel eller delvis outsourcing
• Opmærksomhed på transaktionsomkostningerne ved leverandørskift –
herunder også transaktionsomkostninger i forhold til fx nedetid for
brugerne
• Kontrakter, der ikke er båret af ånd, er kun gode til bod og udtrædelse
• Ansvar kan IKKE outsources
AFDELING
Magistratsafdeling
Aarhus Kommune
DEBATMØDE 5
Styr på it-udgifterne
INDSÆT EMNE
INDSÆT TITEL
NÆSTE
PROGRAMPUNKT
Hvordan får vi alle unge med – og flere i erhvervsuddannelse?
Kl. 15.50 i Aalborghallen