KOMMUNALØKONOMISK FORUM 2017 STYR PÅ IT-UDGIFTERNE DEBATMØDE 5 Styr på it-udgifterne STYR PÅ IT-UDGIFTERNE KOMMUNALØKONOMISK FORUM 2017 Velkommen til debatmøde om it-udgifter › Velkomst og introduktion v/ partner Per Eeg, Devotam › Nyt fra KOMBIT v/ dir. Thomas R. Christiansen › Styr på kontrakterne v/ kom.dir. Søren Kjær, Sorø Kommune › Styr på it-driftsudgifterne v/ Stadsdir. Niels Højberg › Paneldebat: › Statens IT eller kommunalt selvstyre? › Investeringer i digitalisering eller styr på kommunernes it-udgifter? IT Lifecycle Devoteam Best Practice Sourcing Decisions Value Analysis Strategy Composition Business Case Tender(s) Transition Vendor Evaluation Sourcing Evaluation Contract Benchmarking Devoteam IT Sourcing Methodology Contract Management Sourcing Realisation Transformation Demand Management Relationship Management Performance Management 3 Copyright Sourcing Delivery DEBATMØDE 5 Styr på it-udgifterne DEBATMØDE 5 Styr på it-udgifterne Styringsmodel: ”Sorø Sætter Retning” Når der skal styr på it-udgifterne ved kommunaldirektør Søren S. Kjær Indlæg ved Kommunal Økonomisk Forum 12. januar 2017 Styr på IT udgifter – Contract management Styringsmodel via programmet Sorø Sætter Retning: • Velbeskrevet og velkendt ønsket adfærd i organisationen • Klar og tydelig beslutningsstruktur (governance) • Opbakning til CM funktion via Projekt og Porteføljestyring med to tværgående beslutningsorganer på hver sit niveau: • • Udviklingsrådet (udviklingskonsulenter) Porteføljestyregruppen (koncernledelse) IT i Sorø Kommune – i Contract Managerens tidsalder • • • • • • Mest tilfredse brugere sammenlignet med 17 kommuner 4 laveste omkostninger Ufravigelige betingelser præciseres i alle kontrakter Optimeret leverandørsamarbejde sikrer, at Sorø har fingeren på pulsen Sorø er eftertragtede som udviklings- og samarbejdskommune – eks. NEXUS Tilfredse borgere – eks. evaluering ”Sorø på nettet” Tilfredse borgere 81% finder hvad de søger og 96 % forstår nemt teksterne Sorø Sætter Retning Projekt & Porteføljestyring Projektmodel og projekt & porteføljestyring – udvikling på tværs SORØ KOMMUNE – UDVIKLING OG IT Contract Management i Sorø Sætter Retning Professionalisering i forhold til leverandører og brugere Contract Managementfunktion, koblet til kommunens projektmodel for koordinering og gevinstrealisering og bakket op af governance strukturen Afklaringsfase CM bistår med kendskab til kontrakt, leverandør, minimumskrav CM bistår til kortlægning af mål, gevinst, risiko pba kendskab til leverandører og kontraktgrundlag/-vilkår. CM vejleder i udbudshåndtering, indkøbsvurdering samt dialog med indkøbskonsulent Planlægningsfase CM forhandler med leverandører, afklarer leverancer, indmelder ændringsønsker og kontraktlige uklarheder i samarbejde med centerledelse SORØ KOMMUNE – UDVIKLING OG IT Gennemførelsesfase CM bistår i dialogen med leverandøren efter behov Overleveringog afslutningsfase CM drifter kontrakten med håndtering af tvister, fejl, potentialer, ændringer, opsigelse, forlængelse og fornyelser i samarbejde med centerledelse Realiseringsfase Afklaring af om systemet har sikret forventet gevinst, samt løbende opfølgning på, om systemet forbliver en gevinst og overholder aftalte leverancer i samarbejde med centerledelse Contract Management Eksempler Område Kvalitativ gevinst Kvantitativ gevinst Kontraktforhandling (Indgåelse) Fagsystemer er genforhandlet efter fælles offentlige krav Gennemførte og forhandlede udbud i 2016, som samlede set resulterede i rå driftsudgifts besparelser på 700.000 kr. Drift af kontrakt Central opsamling på at aftalte leverancer leveres efter kontrakter Gevinst på en konkret bodsforhandling, jf. bestemmelser i kontrakten, på grund af manglende leverance fra leverandør på i alt 800.000 kr. Opsigelse af kontrakt Proaktiv Contract managment som sikrer rettidig opsigelse og bistår med udfasning af data, jf. kontrakten Sorø på Menuen http://soroe.dk/media/1635848/saet-soroe-pa%CC%8A-menuen.pdf Effekter af målrettet outsourcing i Aarhus Kommune Stadsdirektør Niels Højberg KØF, 12. januar 2017 AFDELING Magistratsafdeling Aarhus Kommune Udviklingen i it-miljøet Antal trådløse netværkspunkter Antal af pc’er 7.000 6.000 5.000 4.000 3.000 2.000 14000 13000 12000 11000 10000 2.013 2014 2015 2016 Baseline (2012) Antal AD-brugere 2015 2016 15000 15000 13000 10000 11000 5000 9000 0 7000 2013 Magistratsafdeling Aarhus Kommune 2014 Antal af mobile devices 20000 AFDELING 2013 2014 2015 2016 2013 2014 2015 2016 Standardisering • Serverdrift – Outsourcing af den samlede serverdrift i 2009. I den forbindelse skete en betydelig konsolidering af Aarhus Kommunes serverdrift. – I 2014 var Aarhus Kommune i stand til at outsource en meget mere standardiseret opgave, og dermed opnå besparelser på ca. 8 mio. kr. pr. år, hvilket er tæt på en halvering ift. tidligere. AFDELING Magistratsafdeling Aarhus Kommune Prissætning af it-ydelser • IT-arbejdspladser – Outsourcing af den samlede drift af IT-arbejdspladser (indkøb af pc’er, klargøring af pc’er, bortskaffelse af pc’er, antivirus, pakning af software mv.) til ekstern leverandør. – Kan skabe adfærdsregulering, så man vælger det standardiserede – fordi det er det, der er omfattet af kontrakten – Aftalen har betydet en betydelig standardisering, så vi arbejder på fælles platform – bedre muligheder for samarbejde og innovation. AFDELING Magistratsafdeling Aarhus Kommune ”Fremtidssikring” • Mail/kalender – Outsourcing af mail/kalender miljø til ekstern leverandør har sikret os de specialiserede kompetencer, som kan bære os ind i næste fase af vores samarbejdsplatform. AFDELING Magistratsafdeling Aarhus Kommune Økonomisk effekt AFDELING Magistratsafdeling Aarhus Kommune Område Årlig besparelse siden 2013 Besparelse % PC-arbejdspladser 2 mio. kr. Ca. 25 % Server 7 mio. kr. Ca. 50 % Mail/kalender 3 mio. kr. Ca. 60 % Professionalisering af drift • En stærk bestillerorganisation – tekniske kompetencer og kontraktstyring • Omkostningsægte udfakturering til afdelinger • Dokumentation og overblik • Outsourcing kan være en løftestang for samling af itkompetence • Standardisering og professionalisering er en driver for digitalisering og innovation AFDELING Magistratsafdeling Aarhus Kommune Erfaringer og pointer • Markedsvurdering og sourcing-profilering, herunder udbudsstrategi for genudbud – En analyse af, om området er moden til hel eller delvis outsourcing • Opmærksomhed på transaktionsomkostningerne ved leverandørskift – herunder også transaktionsomkostninger i forhold til fx nedetid for brugerne • Kontrakter, der ikke er båret af ånd, er kun gode til bod og udtrædelse • Ansvar kan IKKE outsources AFDELING Magistratsafdeling Aarhus Kommune DEBATMØDE 5 Styr på it-udgifterne INDSÆT EMNE INDSÆT TITEL NÆSTE PROGRAMPUNKT Hvordan får vi alle unge med – og flere i erhvervsuddannelse? Kl. 15.50 i Aalborghallen
© Copyright 2024