Saksliste - Balsfjord Kommune
Balsfjord kommune – for framtida MØTEINNKALLING Kommunestyret Dato: 22.02.2017 Møtested: Rådhuset, Kommunestyresalen Tidspunkt: 10:30 Eventuelt forfall må varsles snarest på følgende måte: telefon 77 72 20 00 eller SMS til møtesekretær Mette Toftaker tlf 400 20 575 eller på e-post til [email protected] Vararepresentanter møter kun etter særskilt innkalling. SAKSLISTE: Saksliste: Saksnr PS 1/17 Innhold Godkjenning av møteprotokoll PS 2/17 Spørretimen PS 3/17 RS 17/1 PS 4/17 DS 17/1 PS 5/17 Referatsaker PS 6/17 Omdisponering av avsatt beløp til lederutvikling PS 7/17 Opprettelse av brannmesterstilling – Brann og redning PS 8/17 Tilskuddssatser til ikke-kommunale barnehager i 2017 PS 9/17 Endring av tidspunkt for måltider ved institusjonene PS 10/17 Forvaltningsrevisjon offentlige anskaffelser Balsfjord kommunalteknikk KF 231 PS 11/17 PS 12/17 Ny friluftskartlegging i Balsfjord kommune Samlokalisering av NAV - kontorene for Storfjord og Balsfjord -kontorsted Nordkjosbotn Leiekontrakt Balsfjord kommune og Sør Malangen Montessoriforening Tilskudd til Hamnvåg familebarnehage Regional strategisk næringsplan for Tromsøregionen Anvendelse av areal i Kuben - bevilgning til delprosjekt PPT og voksenopplæringa/flyktningetjenesten Nye veinavn i Balsfjord Kommune 2016-2017, del 2 Underskriftskampanje endring del av Grønåsveien til Josefvassveien, andregangs behandling Merknad til protokoll budsjettvedtak (ksak 131/16) Omstilling i Balsfjord kommune 2017 2020Rådmannens oppdragsløsning av politikernes "bestilling" - innsparingstiltak ifm budsjett- og økonomiplan 2017 - 2020 Uttalelse landbruksmeldingen - deles ut i møtet Eventuelt K11 X63 PS 13/17 PS 14/17 PS 15/17 PS 16/17 PS 17/17 PS 18/17 PS 19/17 PS 20/17 PS 21/17 PS 22/17 Arkivsaksnr 232 Delegertsak Salg av kommunal eiendom gnr 47 bnr 214 på Storsteinnes 014 611 151 223 A10 A10 026 614 L32 L32 151 031 V00 PS1/17Godkjenningavmøteprotokoll PS2/17Spørretimen PS3/17Referatsaker PS4/17Delegertsak Balsfjord kommune – for framtida Vår dato 14.12.2016 Ordføreren Vår saksbehandler Deres dato Gunda Johansen, tlf 77722010 13.12.2016 Vår referanse 2014/311 16652/2016 Arkivkode: 014 Deres referanse Kurt-Terje Klaussen Nordfjord 9055 Meistervik Bekreftelse på permisjon fra politiske verv for perioden 01.01.17 - 30.06.17 Viser til din søknad om permisjon fra vervet som 1. vara til kommunestyret og fra vervet som leder av levekårsutvalget. I følge delegasjonsreglementet pkt. 5.4.2 kan ordfører avgjøre søknader om midlertidig fritak fra folkevalgte verv for inntil 2 år - i henhold til Kommunelovens § 15, pkt. 2. Permisjon innvilges derfor i henhold til overnevnte fra 01.01.17 – 30.06.2017. Permisjonen gjelder for vervene som 1.vara til kommunestyret og Leder av Levekårsutvalget. Gunda Johansen ordfører Dette brevet sendes elektronisk uten underskrift. Postadresse Rådhuset 9050 Storsteinnes Org.nr. 940 208 580 E-post/internett [email protected] www.balsfjord.kommune.no Telefon 77 72 20 00 77 72 22 00(Malangstun) Telefaks 77 72 20 01 77 72 20 02(helsesenteret) 77 72 10 35(legekontor) Bankgiro 4710 04 00126 Balsfjord kommune Saksframlegg Dato 30.01.2017 Referanse Arkivkode: 2014/10 231 Vår saksbehandler Gunda Johansen, tlf 91120051 Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg 5/17 Kommunestyret Møtedato 22.02.2017 Forvaltningsrevisjon offentlige anskaffelser - Balsfjord kommunalteknikk KF Vedlegg: 1 Kontrollutvalgssak 47/16 - Forvaltningsrevisjon offentlige anskaffelser - Balsfjord kommunalteknikk KF 2 Forvaltningsrevisjonsrapport Balsfjord Kommunalteknikk KF Saksopplysninger: Kontrollutvalget behandlet saken i møte 12.12.2016 sak 47/16 og fattet følgende enstemmig vedtak: 1. Kommunestyret viser til oppsummering og konklusjon samt anbefalinger i rapporten Offentlige anskaffelser i Balsfjord kommunalteknikk KF 2. Kommunestyret ber foretakets ledelse om å iverksette tiltak for å sikre etterlevelse av anskaffelsesregelverket. Videre må tiltak iverksettes for å imøtekomme anbefalingene som følger: Øke foretakets innkjøpskompetanse Utarbeide og implementere rutiner for hvordan anskaffelser skal dokumenteres og arkiveres Vurdere å søke råd hos Balsfjord kommunes «sertifiserte» innkjøpere og benytte kommunens innkjøpsrutiner og / eller innkjøpssystemer. 3. Kommunestyret ber foretakets ledelse gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak foretaket vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til 30.04.2017. Kontrollutvalgets tilrådning: 1. Kommunestyret viser til oppsummering og konklusjon samt anbefalinger i rapporten Offentlige anskaffelser i Balsfjord kommunalteknikk KF 2. Kommunestyret ber foretakets ledelse om å iverksette tiltak for å sikre etterlevelse av anskaffelsesregelverket. Videre må tiltak iverksettes for å imøtekomme anbefalingene som følger: Øke foretakets innkjøpskompetanse Utarbeide og implementere rutiner for hvordan anskaffelser skal dokumenteres og arkiveres Vurdere å søke råd hos Balsfjord kommunes «sertifiserte» innkjøpere og benytte kommunens innkjøpsrutiner og / eller innkjøpssystemer. 3. Kommunestyret ber foretakets ledelse gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak foretaket vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til 30.04.2017. Gunda Johansen ordfører KomRev NORD IKS Offentlige anskaffelser FORVALTNINGSREVISJON Offentlige anskaffelser Balsfjord Kommunalteknikk KF Rapport 2016 KomRev NORD IKS Offentlige anskaffelser KomRev NORD IKS Offentlige anskaffelser Forord På grunnlag av bestilling fra kontrollutvalget i Balsfjord kommune har KomRev NORD gjennomført forvaltningsrevisjon av offentlige anskaffelser i det kommunale foretaket Balsfjord Kommunalteknikk. Kontrollutvalgets plikt til å påse at forvaltningsrevisjon gjennomføres, følger av lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) § 77 nr. 4. Ifølge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. (revisjonsforskriften) § 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Før igangsetting av forvaltningsrevisjonsprosjektet har revisjonen vurdert egen uavhengighet overfor Balsfjord kommune og Balsfjord Kommunalteknikk KF, jf. kommuneloven § 79 og revisjonsforskriften §§ 13 og 14. Vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. Vi takker involverte for samarbeidet. Tromsø, 28.11.2016 Knut Teppan Vik Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Margrete Mjølhus Kleiven Prosjektleder, forvaltningsrevisor Tone Steffensen Ansvarlig for kvalitetssikring Ørjan Martnes Prosjektmedarbeider, regnskapsrevisor Sammendrag KomRev NORD IKS har på oppdrag fra kontrollutvalget i Balsfjord kommune gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt om offentlige anskaffelser i det kommunale foretaket Balsfjord Kommunalteknikk. Vi har undersøkt et utvalg av foretakets kjøp av tjenester som er belastet foretakets driftsregnskap og et utvalg av tjenestekjøp til seks av foretakets investeringsprosjekter. Etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser skal enhver anskaffelse så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal skriftliggjøre vurderinger og dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen, slik at en tredjeperson i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet. Revisor har undersøkt hvordan Balsfjord Kommunalteknikk har gjennomført de utvalgte anskaffelsene og konkluderer med at foretaket ikke etterlever sentrale bestemmelser i anskaffelsesregelverket om konkurranse og etterprøvbarhet i tjenesteanskaffelser. Konklusjonen bygger på følgende oppsummerte funn og vurderinger: Balsfjord Kommunalteknikk har kjøpt tjenester fra Joars Transport AS, Høytrykksvakta AS, Balsfjord VVS, Rørleggermester Jan Yngve Mathisen AS og Xylem. Foretaket har ikke dokumentert at det ble sendt forespørsler til et tilstrekkelig antall leverandører ved anskaffelser fra de nevnte leverandørene. Etter revisors vurdering innebærer dette brudd på anskaffelsesregelverkets grunnleggende krav om konkurranse og etterprøvbarhet, jf. anskaffelsesforskriften § 3-1 (1) og (7). Balsfjord Kommunalteknikk har engasjert flere firmaer på de seks investeringsprosjektene som inngår i revisors undersøkelse. I prosjektene «RA/Avløp Storsteinnes» og «Utslippsledning Nordkjosbotn» har Norconsult AS på foretakets vegne gjennomført anskaffelsene, og disse har vært kunngjort i Doffin (Database for offentlig innkjøpsinformasjon). Dokumentasjon vedrørende de to prosjektene tilsier at foretakets tildeling av kontrakter til Finnsnes Dykk & Anleggservice AS har vært basert på konkurranse. For foretakets kontraktstildelinger til andre leverandører på de to nevnte prosjektene har vi ikke fått dokumentasjon som kan belyse anskaffelsesprosessene. Vi har derfor vurdert at Balsfjord Kommunalteknikk ved kjøp av tjenester i prosjektene «Utslippsledning Nordkjosbotn» og «PS/Avløp Nordkjosbotn Sentrum» ikke har etterlevd de grunnleggende konkurranse- og etterprøvbarhetskravene. På de fire øvrige investeringsprosjektene som inngår i undersøkelsen («RA/Avløp Mestervik», «RA/Avløp Storsteinnes», «RA Vann Nordkjosbotn» og «Verkstedbygg»), har Balsfjord Kommunalteknikk vist til at leverandørene Brødrene Karlsen Anleggsdrift AS, Kanstad El. Service AS og Nord vei og anlegg AS er tildelt kontrakter som følge av Balsfjord kommunes rammeavtale med leverandørene. Foretaket har imidlertid ikke framlagt dokumentasjon som gir grunnlag for å belyse om bestillingene er i tråd med rammeavtalene. Balsfjord Kommunalteknikk har for noen kjøp fra andre leverandører vist til at konkurranse ikke var praktisk mulig å gjennomføre og at det var bare én leverandør som kunne levere tjenesten. At det finnes kun én leverandør eller at anskaffelsen hastet, kan i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser begrunne unnlatelse av konkurransekunngjøring. Forskriftens unntaksbestemmelsene skal tolkes restriktivt, og oppdragsgiver har bevisbyrden for at unntakene kom til anvendelse. Revisor har ikke dokumentasjon som tyder på at foretaket har vurdert om forskriftens hovedregel om kunngjøring kunne fravikes. Revisors vurdering er etter dette at Balsfjord Kommunalteknikk KF ved kjøp av tjenester på prosjektene «RA/Avløp Mestervik», «RA/Avløp Storsteinnes», «RA Vann Nordkjosbotn» og «Verkstedbygg Nordkjosbotn» ikke har overholdt anskaffelsesregelverkets grunnleggende krav til konkurranse og etterprøvbarhet, jf. § 3-1 (1) og (7) i forskrift om offentlige anskaffelser. KomRev NORD IKS Offentlige anskaffelser Som følge av revisors funn, vurderinger og konklusjon anbefaler vi Balsfjord Kommunalteknikk KF å gjøre tiltak for å sikre etterlevelse av anskaffelsesregelverket. Revisor anbefaler også Balsfjord Kommunalteknikk KF å: Øke foretakets innkjøpskompetanse Utarbeide og implementere rutiner for hvordan anskaffelser skal dokumenteres og arkiveres Vurdere å søke råd hos Balsfjord kommunes «sertifiserte» innkjøpere og benytte kommunens innkjøpsrutiner og/eller innkjøpssystemer KomRev NORD IKS Offentlige anskaffelser Innholdsfortegnelse 1 1.1 1.2 INNLEDNING .............................................................................................................. 1 Bakgrunn ........................................................................................................................ 1 Balsfjord Kommunalteknikk KF .................................................................................... 1 2 2.1 2.2 PROBLEMSTILLING OG REVISJONSKRITERIER ........................................... 2 Problemstilling ............................................................................................................... 2 Kilder for og utledning av revisjonskriterier .................................................................. 2 3 METODE, DATAMATERIALE OG AVGRENSING ............................................. 6 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 ETTERLEVELSE AV ANSKAFFELSESREGELVERKET .................................. 8 Kjøp ført i driftsregnskapet ............................................................................................ 8 RA/Avløp Mestervik ...................................................................................................... 9 RA/Avløp Storsteinnes ................................................................................................. 11 RA/Vann Nordkjosbotn ................................................................................................ 12 Verkstedbygg Nordkjosbotn......................................................................................... 13 Utslippsledning Nordkjosbotn ...................................................................................... 14 PS/Avløp Nordkjosbotn Sentrum ................................................................................. 15 5 OPPSUMMERING OG KONKLUSJON ................................................................ 17 6 HØRING ..................................................................................................................... 19 7 ANBEFALINGER ...................................................................................................... 19 8 REFERANSER ........................................................................................................... 20 KomRev NORD IKS 1 Offentlige anskaffelser INNLEDNING 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalget i Balsfjord kommune behandlet 12.2.2016, sak 2/16 om forvaltningsrevisjonsrapporten «Offentlige anskaffelser», som gjaldt tjenesteanskaffelser ved kommunens enheter Byggforvaltning og Plan og næring. For flere av de undersøkte anskaffelsene konkluderte revisor med at det var brudd på sentrale bestemmelser om konkurranse og etterprøvbarhet. På bakgrunn av konklusjonen i rapporten besluttet kontrollutvalget i dette møtet, under sak 12/16, å bestille forvaltningsrevisjon av offentlige anskaffelser i Balsfjord Kommunalteknikk KF. Kontrollutvalget ønsket forvaltningsrevisjonsprosjektet i foretaket gjennomført på samme måte som prosjektet KomRev NORD nettopp hadde ferdigstilt. Slik vi oppfatter bestillingen, er kontrollutvalgets formål med forvaltningsrevisjonsprosjektet å: - Sikre at Balsfjord kommune og Balsfjord Kommunalteknikk KF har prosedyrer som er egnet til å sikre at foretaket følger gjeldende regelverk om offentlige anskaffelser og foretar økonomisk fordelaktige innkjøp Bidra med kunnskap om offentlige anskaffelser i Balsfjord Kommunalteknikk KF og kommunens egen organisasjon Bidra til at foretaket og kommunen setter fokus på anskaffelser og blir bevisst på viktigheten med å ha gode prosesser, rutiner og regelverk for gjennomføring av offentlige anskaffelser på en god måte. 1.2 Balsfjord Kommunalteknikk KF Balsfjord Kommunalteknikk KF har ansvaret for kommunens vann, avløp, slam og renovasjon (VAR-området). Foretaket skal drifte og vedlikeholde vannverk og avløpsanlegg med tilhørende anlegg. Foretaket skal også stå for eventuell ny etablering eller utbygging av eksisterende vannverk eller avløp etter kommunestyrets vedtak. Via kommunens medlemskap i Senja Avfall IKS skal det tilrettelegges for gode slam- og renovasjonstjenester til husholdningene. Foretakets virksomhet, det vil si drift, vedlikehold og finansiering av utbygging, skal skje til selvkost. Foretaket forestår innkrevingen av kommunale VAR-avgifter fra brukerne. Foretaket har i årsmeldingen og muntlig til revisor opplyst at foretaket ved innkjøp følger forsyningsforskriften med nasjonal terskelverdi på kr 3,1 millioner og EØS-terskelverdi på kr 39 millioner. 1 KomRev NORD IKS 2 Offentlige anskaffelser PROBLEMSTILLING OG REVISJONSKRITERIER 2.1 Problemstilling På bakgrunn av kontrollutvalgets bestilling formulerte vi følgende problemstilling for forvaltningsrevisjonsprosjektet: Etterlever Balsfjord Kommunalteknikk KF sentrale bestemmelser i anskaffelsesregelverket om konkurranse og etterprøvbarhet i tjenesteanskaffelser? Med «anskaffelsesregelverket» menes lov og forskrift om offentlige anskaffelser. At det skal være konkurranse om anskaffelser og at anskaffelsesprosesser skal være etterprøvbare, er blant grunnleggende krav oppstilt i det nevnte regelverket. Flere enkeltbestemmelser i anskaffelsesregelverket skal sørge for at konkurranse- og etterprøvbarhetskravet oppfylles, og vi skal ifølge problemstillingen undersøke etterlevelsen av sentrale bestemmelser. Undersøkelsen gjelder tjenesteanskaffelser. Typiske tjenesteanskaffelser kan være kjøp av konsulenttjenester og håndverkertjenester. Det vil si at varekjøp ikke skal inngå i undersøkelsen. 2.2 Kilder for og utledning av revisjonskriterier Revisjonskriterier er krav, normer og/eller standarder som kommunens praksis på det reviderte området skal vurderes i forhold til. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, og utledet fra, autoritative kilder innenfor det reviderte området. Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) gjelder når offentlige myndigheter – slik som Balsfjord Kommunalteknikk KF – tildeler kontrakter om levering av varer, tjenester eller utførelse av bygge- og anleggsarbeider1. For forsyningsvirksomhet gjelder forskrift 7. april 2006 nr. 403 om innkjøpsregler i forsyningssektorene (forsyningsforskriften)2. Balsfjord Kommunalteknikk KF driver forsyningsvirksomhet, men kommunale foretak som driver med dette, har siden 2005 vært forpliktet til å følge den ordinære anskaffelsesforskriften (FOA) ved kjøp innenfor denne virksomheten.3 Gjeldende lov og forskrift om offentlige anskaffelser og forsyningsforskrift vil bli opphevet, og erstattet med: Lov 17.6.2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser (anskaffelsesloven) Forskrift 12.8.2016 nr. 974 om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften) Forskrift 12.8.2016 nr. 975 om innkjøpsregler i forsyningssektorene (forsyningsforskriften) Og det vil komme en helt ny forskrift om konsesjonskontrakter. Det er forventet at det nye regelverket vil gjelde fra og med 1.1.2017. Kommunale foretak som driver forsyningsvirksomhet – slik som Balsfjord Kommunalteknikk KF – vil fra da være underlagt forsyningsforskriften igjen. Bestemmelsene i sistnevnte forskrift er gjennomgående mer fleksible 1 LOA § 3, jf. § 2 og FOA §§ 1-2 og 1-3 (1) Jf. forsyningsforskriften § 1-2 og FOA § 4-1 bokstav a 3 Gjeldende lov og forskrifter vil bli opphevet fra og med 1.1.2017. Da trer ny lov og nye forskrifter (anskaffelsesforskriften, forsyningsforskriften og forskrift om konsesjonskontrakter) i kraft. 2 2 KomRev NORD IKS Offentlige anskaffelser og det er mindre omfattende prosedyreregler og høyere terskelverdier enn i forskrift om offentlige anskaffelser. For anskaffelsene som undersøkes i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet, var altså Balsfjord Kommunalteknikk KF forpliktet til å gjøre anskaffelsesprosessene i tråd med reglene i lov om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). Vår utledning av revisjonskriterier samt våre funn og vurderinger knyttes derfor opp til sentrale bestemmelser i dette regelverket. Gjeldende forskrift om offentlige anskaffelser er delt inn i flere deler, og anskaffelsens anslåtte verdi avgjør hvilke deler av forskriften som får anvendelse i den konkrete anskaffelsesprosessen: Anskaffelser over EØS-terskelverdi er underlagt bestemmelsene i FOA del I og III Anskaffelser med en verdi fra kr 500 000 eks. mva. (nasjonal terskelverdi) til EØSterskelverdi, er underlagt forskriften del I og del II For anskaffelser mellom kr 100 000 og kr 500 000 eks. mva. er det tilstrekkelig å følge forskriftens del I Anskaffelser under kr 100 000 eks mva har fra og med 1.7.2015 vært unntatt fra anskaffelsesregelverket4. Oppdragsgiver må altså foreta en beregning av anskaffelsens anslåtte verdi. Reglene om dette finnes i gjeldende FOA § 2-35. Anskaffelsens anslåtte verdi beregnes på grunnlag av oppdragsgivers anslag av det samlede beløp oppdragsgiver kan komme til å betale eks. mva. for de kontrakter som utgjør anskaffelsen. Beregningen skal være forsvarlig på tidspunktet for kunngjøringen av konkurransen, eller for anskaffelser som ikke krever kunngjøring, på tidspunktet oppdragsgiver etter en forsvarlig vurdering av markedet begynner å innhente tilbud.6 Konkurranse Det er et grunnleggende krav at enhver anskaffelse så langt det er mulig skal være basert på konkurranse uansett hvilken anskaffelsesprosedyre som benyttes, jf. LOA § 5 og FOA § 3-1(1). Når vi i det følgende viser til regler som gjelder for anskaffelser med anslått verdi på under kr 500 000, vil beløpsgrensen fra og med 1.1.2017 være kr 1,1 million. Anskaffelsesprosedyrer Ved anskaffelser under nasjonal terskelverdi på kr 500 000, som følger FOA del I, er det i stor grad opp til oppdragsgiver å avgjøre hvordan konkurransen om anskaffelsen skal gjennomføres. For anskaffelser som i tillegg skal gjøres etter reglene i forskriften del II, skal anskaffelsen foretas ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse eller ved konkurranse med forhandling. I visse unntakstilfeller har oppdragsgiver adgang til å gjøre anskaffelsen etter forskriften del I, selv om den i utgangspunktet omfattes av del II, jf. FOA § 2-1 annet ledd bokstav a til f og tredje ledd. Anskaffelser etter forskriften del III skal foretas ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse. Dersom nærmere bestemte vilkår er oppfylt, har oppdragsgiver mulighet til å benytte prosedyrene konkurransepreget dialog eller konkurranse med forhandling for anskaffelser etter del III. Uavhengig av anskaffelsens art og verdi, er oppdragsgiver som har informert om, annonsert eller kunngjort en valgt konkurranseform, bundet av valget om konkurranseform. 4 Jf. FOA § 1-3 (2) bokstav l I ny FOA § 5-4 og ny forsyningsforskrift § 5-3 6 I ny FOA og ny forsyningsforskrift er dette formulert som «[..] være forsvarlig på det tidspunktet oppdragsgiveren innleder anskaffelsesprosessen». 5 3 KomRev NORD IKS Offentlige anskaffelser Informasjon til leverandører om anskaffelsen7 For at det skal bli faktisk konkurranse om en anskaffelse, er det av betydning at leverandører blir informert om at en bestemt oppdragsgiver skal foreta en anskaffelse. For anskaffelser under kr 500 000 er det ikke krav om at konkurransen må kunngjøres. Oppdragsgiver kan for disse anskaffelsene velge å annonsere konkurransen i aviser eller på internett eller foreta en frivillig kunngjøring i Doffin. Oppdragsgiver kan også invitere leverandører til å delta i konkurransen. Antall leverandører som inviteres, bør være tilstrekkelig til å sikre en reell konkurranse: en «tommelfingerregel» er at minst tre leverandører bør kontaktes. Anskaffelser med verdi over kr 500 000 må gjøres kjent gjennom en kunngjøring i Doffin. For anskaffelser over EØS-terskelverdi er det i tillegg krav om publisering i TED-databasen8. Operatøren av Doffin har ansvaret for kontroll og videresending til TED-databasen, men oppdragsgiveren må selv oversette kunngjøringen til et av EUs offisielle språk, eller kjøpe oversettelsestjenesten fra Doffin. Ifølge forskrift om offentlige anskaffelser § 4-2 bokstav q er det en ulovlig direkte anskaffelser dersom oppdragsgiver i strid med reglene i forskriften ikke har kunngjort konkurransen, eller bare har kunngjort i Doffin når det etter forskriften foreligger en plikt til å kunngjøre i TED-databasen. Beskrivelse av konkurransen og kontrakten9 Oppdragsgiver må beskrive for leverandørene hvilke krav og kriterier som gjelder for konkurransen og for kontrakten. For anskaffelser under kr 500 000 er det ikke krav til hvordan oppdragsgiver beskriver konkurransen eller kontrakten. For anskaffelser over kr 500 000 plikter oppdragsgiver å utarbeide et konkurransegrunnlag med slike opplysninger. Dette skal opplyse om hvilken ytelse som skal anskaffes og hvordan konkurransen skal gjennomføres. Konkurransegrunnlaget skal minst opplyse blant annet om anskaffelsesprosedyre, frister og tildelingskriterier. Sammen med kunngjøringen skal konkurransegrunnlaget gi leverandørene de opplysninger som er nødvendige for at de skal kunne utarbeide et fullstendig og fullverdig tilbud som har reell mulighet til å nå opp i konkurransen. Krav til leverandøren10 Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Noen krav er oppdragsgiver pålagt å stille til leverandørene, mens andre krav er valgfrie. Oppdragsgiver kan stille krav til leverandørenes tekniske kvalifikasjoner, og til leverandørenes finansielle og økonomiske stilling. Krav til leverandørenes kvalifikasjoner skal i hovedtrekk angis i kunngjøringen og kan utdypes i eget kvalifikasjonsgrunnlag. Oppdragsgiver må ved evalueringen av leverandørene benytte seg av lovlige og for leverandørene på forhånd kjente kvalifikasjonskrav. Kriterier for valg av tilbud11 Tildelingskriterier er de kriterier leverandørenes tilbud vurderes etter. Tildeling skal skje enten på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, eller utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen. Dersom tildeling skjer etter andre kriterier enn laveste pris, skal disse oppgis i kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget, om mulig i prioritert rekkefølge. Ved evaluering av tilbud har oppdragsgiver ikke lov til å vektlegge andre kriterier enn de som er oppgitt. Når kontrakt skal tildeles det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, skal tildelingskriteriene ha 7 Reglene om kunngjøring fremgår av FOA §§ 9-1 og 18-1 Doffin = Database for offentlig innkjøpsinformasjon. TED = EUs offisielle kanal for kunngjøring av offentlige innkjøp i hele EØS-området 9 Reglene for konkurransegrunnlag følger av FOA §§ 8-1 og 17-1 10 FOA §§ 3-3, 3-4, 8-4, 8-5, 11-10, 17-4, 17-5 og 20-12 11 FOA § 13-2 og § 22-2 8 4 KomRev NORD IKS Offentlige anskaffelser tilknytning til kontraktens gjenstand og være egnet til å identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Etterprøvbarhet Oppdragsgiver skal fortløpende sikre at de vurderinger og dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen, er skriftlige, slik at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet12. Oppdragsgiver plikter å føre protokoll for anskaffelser som overstiger kr 100 000 eks. mva. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Protokollen skal minst omfatte opplysningene som fremgår av forskriftens vedlegg 3 eller 4, som gjelder for henholdsvis anskaffelser mellom 100 000 og 500 000 kroner eks. mva og anskaffelser som overstiger 500 000 eksl. mva. Protokollen skal inneholde opplysninger om blant annet virksomhetens navn, kort beskrivelse av hva som skal anskaffes, anslått verdi på kontrakten, hvilke tiltak som gjennomføres for å sikre reell konkurranse om kontrakten, navn på leverandører som har levert tilbud og kort begrunnelse for valg av leverandør og kontraktsverdi. Protokollen skal også påføres dato og protokollførers signatur. På grunnlag av foranstående utleder vi som revisjonskriterier for forvaltningsrevisjonsprosjektet at: Balsfjord Kommunalteknikk KF skal så langt det er mulig og i forhold til anskaffelsens verdi gjennomføre konkurranse ved å: Benytte tillatt og gjennomføre konkurranse i henhold til valgt anskaffelsesprosedyre Informere leverandører om anskaffelsen - ved annonse eller direkte forespørsel til et tilstrekkelig antall leverandører for anskaffelser under kr 500 000 - ved kunngjøring i Doffin for anskaffelser over kr 500 000 - ved kunngjøring i Doffin og i TED for anskaffelser over kr 1,6 millioner Beskrive konkurransen og kontraktsvilkårene - ved skriftlig tilbudsforespørsel for anskaffelser under kr 500 000 - ved bruk av konkurransegrunnlag for anskaffelser over kr 500 000 Evaluere leverandørene13 - på bakgrunn av lovlige, og for leverandørene kjente kvalifikasjonskrav - og avvise leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskrav Tildele kontrakt - på bakgrunn av lovlige, og for leverandørene kjente tildelingskriterier og Balsfjord Kommunalteknikk KF sine anskaffelser skal være etterprøvbare ved at foretaket: Fortløpende sikrer at de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig Fører anskaffelsesprotokoll for anskaffelser over kr 100 000 I protokollen beskriver alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen 12 FOA § 3-1 (7) Fra og med juni 2015 har det ikke vært obligatorisk for oppdragsgiver å innhente skatteattester og HMSegenerklæring fra alle tilbyderne. For anskaffelsene som undersøkes i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet gjelder disse kravene, men vi anser det som ikke hensiktsmessig å utlede revisjonskriterier fra bestemmelser som er endret. 13 5 KomRev NORD IKS 3 Offentlige anskaffelser METODE, DATAMATERIALE OG AVGRENSING Forvaltningsrevisjonsprosjektet er gjennomført i henhold til gjeldende standard for forvaltningsrevisjon14. I dette kapitlet gjør vi rede for hvordan vi har gått frem i undersøkelsen og drøfter dataenes gyldighet og pålitelighet. Med gyldige data mener vi at innsamlede data skal utgjøre et relevant og tilstrekkelig grunnlag for å vurdere den reviderte virksomheten opp imot revisjonskriteriene og problemstillingen. Med pålitelige data mener vi at dataene skal være nøyaktige og korrekte. Undersøkelsesutvalg Vi besvarer problemstillingen gjennom en undersøkelse av et utvalg av Balsfjord Kommunalteknikk KF sine anskaffelser opp mot de ovennevnte revisjonskriteriene. For utvelgelsen tok vi utgangspunkt i tall fra foretakets driftsregnskap og investeringsregnskap for 2014 og 2015. Vi har lagt til grunn at kjøp av tjenester kan være ført på følgende art (utgiftskontoer) i regnskapet15: o o o o o o 123001 Vedlikeholdstjenester av utstyr/anlegg 123002 Vedlikeholdstjenester av veier – vinter 127001 Konsulenttjenester 023000 Vedlikeholdstjenester av bygninger 023001 Vedlikeholdstjenester av utstyr/anlegg 027001 Konsulenttjenester For utvelgelse blant kjøp ført i driftsregnskapet vektla vi foretakets egne opplysninger i årsmeldingen 2015 om hvilke leverandører som benyttes til enkeltoppdrag. I dette forvaltningsrevisjonsprosjektet inngår derfor Balsfjord Kommunalteknikk KF sine kjøp fra: Joars Transport Rørleggermester Jan Yngve Mathisen Xylem VVS 24 Høytrykksvakta For undersøkelse av kjøp ført i investeringsregnskapet valgte vi ut prosjekter som skulle være avsluttet eller nærme seg avslutning i 2015. Vi har valgt ut anskaffelsesprosessene i følgende investeringsprosjekter: Prosjekt RA/Avløp Meistervik RA/Avløp Storsteinnes Leverandører Rørleggermester Jan Yngve Mathisen Kanstad El. service AS Vainø Jenssens Maskinstasjon Xylem Brødrene Karlsen Anleggsdrift AS Rørleggermester Jan Yngve Mathisen Kanstad El. service AS Tromsbygg AS Xylem 14 RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon fastsatt av Norges kommunerevisorforbunds styre 1. februar 2011 Balsfjord Kommunalteknikk KF sine kjøp av tjenester kan være ført på også andre arter (utgiftskontoer) i regnskapet, men de nevnte er de mest sentrale utgiftskontoene for å identifisere tjenestekjøp. 15 6 KomRev NORD IKS RA/Vann Nordkjosbotn Verkstedbygg Storsteinnes Utslippsledning Nordkjosbotn PS/Avløp Nordkjosbotn Sentrum Offentlige anskaffelser Finnsnes Dykk &Anleggservice AS AS Brødrene Karlsen Anleggsdrift AS Nysted AS Kanstad El.service AS Balsfjord VVS AS Xylem Finnsnes Dykk & Anleggservice AS Ahlsell Norge AS Perpetuum Cirkuli AS Brødrene Karlsen Anleggsdrift AS Nord vei og anlegg AS Datamateriale Relevante data for å kunne gjøre vurderinger etter revisjonskriteriene og besvare problemstillingen er i hovedsak skriftlig dokumentasjon tilknyttet innkjøpet, og som er produsert i perioden fra foretaket kartla behovet for tjenesten, under gjennomføringen av konkurransen og til signering av kontrakt, herunder i forbindelse med eventuelle endringer i signert kontrakt. Vi etterspurte fra foretaket følgende dokumenter pr. utvalgte prosjekt/innkjøp: - Kontrakter med leverandører Tilbudsforespørsel (eposthenvendelser, kunngjøring i Doffin og eventuelt TED-databasen) Leverandørenes tilbud Dokumentasjon fra evaluering av tilbudene Protokoller Meddelelsesbrev Annen dokumentasjon som foretaket mener har relevans Som det framkommer i denne rapporten, har Balsfjord Kommunalteknikk KF sendt oss lite dokumentasjon i tråd med våre etterspørsler, jf. ovennevnte dokumentasjonsbehov. Vi kan likevel gjøre vurderinger etter revisjonskriteriene og besvare problemstillingen; en anskaffelsesprosess skal kunne etterprøves gjennom en analyse av oppdragsgivers dokumentasjon, jf. anskaffelsesregelverkets dokumentasjonskrav. Daglig leder har sendt oss annen dokumentasjon tilknyttet de utvalgte prosjektene, og han har redegjort for kjøpene som er gjort. Revisjonen mener at det datamaterialet som er presentert som «revisors funn» i rapporten, oppfyller gyldighetskravet. Datamaterialet har blitt fremlagt for Balsfjord Kommunalteknikk KF, som vil si at foretaket har hatt mulighet til å supplere og eventuelt korrigere våre faktabeskrivelser. På bakgrunn av forannevnte vurderinger, sammenlikninger og verifiseringer, forutsetter revisjonen at det ikke er vesentlige feil i datamaterialet vi presenterer i denne rapporten. Påliteligheten og gyldigheten i det presenterte datamaterialet er også søkt sikret gjennom revisjonens interne kvalitetssystem. 7 KomRevNORD IKS 4 Offentlige anskaffelser ETTERLEVELSE AV ANSK AFFELSESREGELVERKET Etterlever Balsfjord KommunalteknikkKF sentrale bestemmelseri anskaffelsesregelverket om konkurranseog etterprøvbarheti tjenesteanskaffelser ? Revisjonskriterier Balsfjord kommunalteknikk KF skal så langt det er mulig og i forhold til anskaffelsens verdi gjennomføre konkurranse ved å: Benytte tillatt og gjennomføre konkurranse i henhold til valgt anskaffelsesprosedyre Informere leverandører om anskaffelsen - ved annonse eller direkte forespørsel til et tilstrekkelig antall leverandører for anskaffelser under kr 500 000 - ved kunngjøring i Doffin for anskaffelser over kr 500 000 - ved kunngjøring i Doffin og i TED for anskaffelser over kr 1,6 millioner Beskrive konkurransen og kontraktsvilkårene - ved skriftlig tilbudsforespørsel for anskaffelser under kr 500 000 - ved bruk av konkurransegrunnlag for anskaffelser over kr 500 000 Evaluere leverandørene - på bakgrunn av lovlige, og for leverandørene kjente kvalifikasjonskrav - og avvise leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskrav Tildele kontrakt - på bakgrunn av lovlige, og for leverandørene kjente tildelingskriterier og Balsfjord kommunalteknikk KF sine anskaffelser skal være etterprøvbare ved at foretaket: Fortløpende sikrer at de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig Fører anskaffelsesprotokoll for anskaffelser over kr 100 000 I protokollen beskriver alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen 4 .1 Kjøp ført i driftsregnskapet Revisorsfunn Revisor har bedt Balsfjord KommunalteknikkKF sendedokumentasjonsom kan belysekjøp av tjenesterfra Joars Transport, Høytrykksvakta,Balsfjord VVS og RørleggermesterJan Yngve Mathisen; leverandørernevnt i årsmeldingen.Vi har også bedt om dokumentasjonfor kjøp fra Xylem. Ifølge foretaketsdriftsregnskapfor 2014 og 2015 har hver av de nevnte leverandørenelevert tjenesterfor under kr 500 000 disseto årene.Utgifter til Joars Transport gjelder akutte oppdrag ved feil på avløpsnettog søkningav feil. Kjøp fra Xylem gjelder vedlikeholdav pumpestasjoner for avløp.RørleggermesterJan Y. Mathisen har ifølge daglig lederi Balsfjord KommunalteknikkKF blitt benyttettil montasjeog utskifting av avfallskvernerhos abonnementerog Balsfjord VVS er brukt til akutteoppdragpå mindre avløpsanlegg. Foretakethar ikke sendtossdokumentasjonsombelyseranskaffelsene fra de nevnteleverandørene. Revisoroppfatterat foretakethar henvendtsegdirektetil de ovennevnteleverandørene. 8 KomRev NORD IKS Offentlige anskaffelser Revisors vurdering Vi legger til grunn at anskaffelsene fra Joars Transport, Høytrykksvakta, Balsfjord VVS og Rørleggermester Jan Yngve Mathisen må vurderes etter forskrift om offentlige anskaffelser del I som gjelder for alle anskaffelser, uavhengig av anskaffelsens art og verdi, jf. § 2-1 (1). Revisors vurdering er at Balsfjord Kommunalteknikk KF ikke har overholdt anskaffelsesregelverkets grunnleggende konkurransekrav, jf. FOA § 3-1 (1). Vurderingen begrunner vi i at Balsfjord Kommunalteknikk KF ikke har dokumentert at et tilstrekkelig antall leverandører ble forespurt om tilbud på anskaffelsene.16 Det grunnleggende kravet til etterprøvbarhet er etter revisors vurdering ikke oppfylt, jf. FOA § 3-1 (7) fordi anskaffelsene ikke er skriftlig dokumentert. 4.2 RA/Avløp Mestervik Revisors funn Ifølge Balsfjord Kommunalteknikk KF sitt regnskapsskjema 2B, som inneholder informasjon om foretakets investeringsprosjekter, var totalbudsjettet på prosjektet RA/Avløp Mestervik kr 650 000. Det totale forbruket pr 31.12.2015 er ifølge regnskapsskjemaet kr 3 691 74617. Daglig leder i Balsfjord Kommunalteknikk KF har i epost til revisor redegjort for prosjektet. Prosjektet innebar renovering av eksisterende anlegg. Det gamle anlegget hadde flere feil og mangler som skapte tilbakeslag i de laveste husene. Ved flo sjø gikk avløpet ut i en lokal bekk. Ansatte i foretaket planla og designet endringene og oppbyggingene. Planleggingen av renoveringsarbeidet skjedde samtidig som det gamle måtte driftes, og anlegget har vært renovert i flere steg og etapper. Ifølge foretakets regnskap har foretaket hatt utgifter til blant annet Rørleggermester Jan Yngve Mathisen på kr 421 335, til Vainø Maskinstasjon AS på kr 438 959,81, Xylem på kr 1,1 million og Brødrene Karlsen AS på kr 1 589 162. Revisor har etterspurt dokumentasjon fra anskaffelsene fra ovennevnte leverandører på prosjektet RA/Avløp Mestervik. Vi mottok lite skriftlig dokumentasjon. Ifølge daglig leder har ansatte i foretaket hatt ansvaret for byggeledelse og kontroll i prosjektgjennomføringen. Daglig leder har opplyst til revisor at foretaket har brukt Balsfjord kommunes rammeavtale ved kjøp fra Brødrene Karlsen AS og Kanstad El. service AS. Balsfjord kommune kunngjorde i 2012 en rammeavtale hvor det ble bedt om tilbud på elektroinstallasjoner, signal- og varslingsanlegg, vann- og avløpsinstallasjoner, tømreroppgaver, maling-, belegg- og tapetseringsoppdrag og maskinentreprenør. Revisor har, fra vi gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt i Balsfjord kommune, avtalene som Balsfjord kommune inngikk med leverandører som følge av kunngjøringen. Kommunen har rammeavtale med blant annet Brødrene Karlsen AS og Kanstad El. service AS. Om kjøp fra Rørleggermester Jan Yngve Mathisen og Vainø Maskinstasjon AS har daglig leder opplyst at det er gjort direktebestilling fordi disse leverandørene hadde kapasitet til å ta oppdraget. Om kjøp fra Xylem har daglig leder opplyst at Xylem og Spider fikk tilbudsforespørsel fra foretaket, og at førstnevnte ble valgt fordi firmaet var billigere og bedre. Revisor har fått tilsendt tilbudet 16 Fra og med juli 2015 gjelder ikke anskaffelsesregelverket før kjøp under kr 100 000. Kjøpene er imidlertid gjort før dette tidspunktet. 17 Manglende budsjettregulering er tatt opp av revisor i revisjonsbrev nr. 6 (2015). Vi oppfatter at avviket har sammenheng med endret (raskere) framdrift i prosjektet enn opprinnelig planlagt. 9 KomRev NORD IKS Spider sendte til foretaket, anskaffelsesprosessen. Offentlige anskaffelser men ikke annen dokumentasjon som belyser denne Ifølge daglig leder har avgjørelser og engasjementer blitt gjort på byggeplassen ved befaring, men elektroniske dokumenter som viser bestillingene og engasjementer er ifølge daglig leder ikke tatt vare på. Styret har ifølge daglig leder til enhver tid fått orientering om prosjektet, og styret har ved flere anledninger befart anlegget. Revisors vurdering Anskaffelsens anslåtte verdi avgjør hvilke regler i forskrift om offentlige anskaffelser som kommer til anvendelse for vurderingen av kjøp i prosjektet «RA/Avløp Mestervik». Ifølge FOA § 2-3 (1) skal anskaffelsens anslåtte verdi beregnes på grunnlag av oppdragsgivers anslag av det samlede beløp oppdragsgiver kan komme til å betale, eks. mva. for de kontrakter som utgjør anskaffelsen. Ifølge FOA 2-3 (7) skal den anslåtte verdien av hvert delarbeid i bygge- og anleggsarbeid tas med i beregningen. Bygg- og anleggsarbeid er i forskriften § 4-1 bokstav c definert som et «resultat av et sett av bygge- og anleggsaktiviteter som i sin helhet er tilstrekkelig til å oppfylle en økonomisk og teknisk funksjon». Revisor forstår ut fra foretakets opplysninger om prosjektet og innkjøpte tjenester at de ulike arbeidene utgjorde ett samlet prosjekt.18 Revisor legger til grunn at verdien på anskaffelsen – det vil si alle kontraktene i prosjektet – oversteg den nasjonale terskelverdien på kr 500 000. EØS-terskelverdi for bygge- og anleggsarbeid er kr 39 millioner, og anskaffelsens verdi oversteg ikke dette og skal etter vår vurdering vurderes etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og del II. Der oppdragsgiver har rammeavtale, er det ikke krav til kunngjøring av anskaffelsen. Kontrakter som tildeles med grunnlag i en rammeavtale, må være innenfor rammeavtalens avtalte områder, det vil si avtalens beskrivelser av ytelse og omfang. Manglende dokumentasjon fra foretakets bestillinger etter kommunens rammeavtaler gjør at revisor ikke har grunnlag for å vurdere om kjøpene var omfattet av rammeavtalene, eller om de skulle ha fulgt forskriftens hovedregel om kunngjøring. Revisor har altså ikke tilstrekkelig grunnlag for å gi en entydig vurdering av om konkurransekravet er oppfylt ved kjøp fra Brødrene Karlsen AS. For foretakets kjøp fra rammeavtalepartene er revisors vurdering at det grunnleggende kravet til etterprøvbarhet ikke er oppfylt, jf. FOA § 3-1 (7). Anskaffelser som skal følge forskrift om offentlige anskaffelser del II, skal kunngjøres i Doffin, jf. FOA § 9-1. Basert på beskrivelsene ovenfor om kjøp fra leverandørene Jan Yngve Mathisen, Vainø Maskinstasjon og Xylem på dette investeringsprosjektet er revisors vurdering at Balsfjord Kommunalteknikk KF ikke har overholdt det grunnleggende konkurransekravet. Vår vurdering er også at foretaket ikke har etterlevd det grunnleggende kravet til etterprøvbarhet, jf. FOA § 3-1 (7). 18 Jf. KOFA 2013/123 10 KomRev NORD IKS Offentlige anskaffelser 4.3 RA/Avløp Storsteinnes Revisors funn Ifølge Balsfjord Kommunalteknikk KF sin oversikt over investeringer hadde prosjektet med benevnelsen RA/Avløp Storsteinnes budsjett på kr 3 millioner, og det totale forbruket var pr 31.12.2015 i overkant av kr 2,3 millioner. Regnskapstallene til foretaket viser at det er utbetalt kr 426 722 til Kanstad El.service AS, kr 1 million til Tromsbygg AS, kr 197 425 til Finnsnes Dykk & Anleggservice AS og kr 90 000 til Brødrene Karlsen Anleggsdrift AS. Når det gjelder Kanstad El. service AS har daglig leder opplyst til revisor at Balsfjord kommunes rammeavtale ble benyttet. Daglig leder har oversendt revisor to dokumenter som kan belyse Balsfjord Kommunalteknikk KF sin anskaffelse av kontrakt med Finnsnes Dykk & Anleggservice AS. Dokumentene er utarbeidet av Norconsult AS, og har benevnelsene «Sammenstilling anbud og forslag til innstilling – Utslippsledning Storsteinnes» og «Tildelingsbrev for Utslippsledning Storsteinnes». Utover dette har vi ikke fått tilsendt dokumentasjon eller opplysninger som kan belyse hvordan leverandørene fikk informasjon om konkurransen, hvordan konkurransen og kontraktsvilkårene var beskrevet, herunder hvilke kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier som gjaldt. Revisor forstår av dokumentene at Norconsult AS har gjennomført anskaffelsesprosessen for Balsfjord Kommunalteknikk KF. Vi ser av dokumentene at Norconsult AS har redegjort for at begge leverandørene oppfylte kvalifikasjonskravene og i tildelingsbrevet framkommer det at leverandørenes tilbud er vurdert etter det som er økonomisk fordelaktig med hensyn til tilbudssum, forbehold, framdrift og leveringstid. Om foretakets kontrakt med Tromsbygg AS har daglig leder opplyst til revisor at dette oppdraget gjelder utvidelse med ny sil og containerrom. Daglig leder har også sendt et møtereferat som viser «avtale om bistand til bygging og renovering av avløpsanlegg». Referatet tilsier at Balsfjord Kommunalteknikk KF ikke har henvendt seg til andre leverandører i forbindelse med anskaffelse av dette oppdraget på prosjektet. Det fremkommer i referatet at: «Tromsbygg har hatt kontrakt for bygging av renseanlegget til Mack. Vi anser arbeidene og fagkompetansen som meget tilfredsstillende. Vi skal nå videreføre resterende arbeider. Viser til møte om bistand til videre renovering og ombygging av pumpestasjoner/renseanlegg. Oppdraget er timebasert inklusive rigging og drift. Det kommer i tillegg standard kilometergodtgjørelse for bil. Medgått materiell faktureres med 15 % påslag. Det må påregnes ventetid og byggestopp som følge av at anleggene er i full drift i byggeperioden. Byggestopp og ventetid er ikke kostnadsrelatert til timepris. 1) Det forutsettes at Troms bygg i egen regi gjennomfører nødvendig prosjektering 2) Det forutsettes at nødvendige søknader er klarert med byggesak i kommunen 3) Byggeledelse utføres av tromsbygg 4) Balsfjord kommunalteknikk gjennomfører byggekontroll som byggherre Avtalen vil være gjeldende til anleggende er ferdigstilt og i drift. Ca 2017». Revisors vurdering Opplysningene om oppdraget tilsier at anskaffelsen skal vurderes etter reglene som gjelder for byggog anleggskontrakter, som har EØS-terskelverdi på kr 39 millioner. Anskaffelsens verdi er under dette, men den er over nasjonal terskelverdi på kr 500 000. Anskaffelsen vurderes derfor etter bestemmelser i forskrift om offentlige anskaffelser del I og del II. 11 KomRev NORD IKS Offentlige anskaffelser Selv om prosessen i forkant av tildeling av kontrakt til Finnsnes Dykk & Anleggservice AS ble ivaretatt av Norconsult AS, er Balsfjord Kommunalteknikk KF formelt ansvarlig for at anskaffelsen er i henhold til gjeldende anskaffelsesregelverk. Som følge av at oversendt dokumentasjon ikke gir grunnlag for å belyse hvordan selve anskaffelsesprosessen, det vil si eventuell kunngjøring og evaluering av leverandørene og tilbudene ble gjort, er revisors vurdering at Balsfjord Kommunalteknikk KF ikke fullt ut har overholdt det grunnleggende kravet om etterprøvbarhet, jf. FOA § 3-1 (7), jf. FOA § 3-2. For kjøpene fra de andre leverandørene nevnt ovenfor er revisors vurdering at Balsfjord Kommunalteknikk KF ikke har overholdt det grunnleggende konkurransekravet, jf. FOA § 9-1 om kunngjøring av konkurranse. Manglende dokumentasjon for kontraktstildelingene på dette investeringsprosjektet innebærer etter revisors vurdering at Balsfjord Kommunalteknikk KF ikke har overholdt regelverkets grunnleggende krav til etterprøvbarhet, jf. FOA 3-1 (7). 4.4 RA/Vann Nordkjosbotn Revisors funn Balsfjord Kommunalteknikk KF sitt prosjekt med benevnelse RA/Vann Nordkjosbotn har budsjett på kr 3,5 millioner. Pr. 31.12.2015 var forbruket på prosjektet kr 2 223 364. Revisor har fått opplyst fra daglig leder i Balsfjord Kommunalteknikk KF at prosjektet gjelder forberedelse til bygging av nytt renseanlegg/høydebasseng/ledningsnett i Nordkjosbotn. Hovedentreprisen har ifølge daglig leder vært på anbud i 2016. Regnskapstallene viser at det primært er Brødrene Karlsen Anleggsdrift AS som har levert tjenester på prosjektet. Foretaket har hatt utgifter på kr 1,1 million til denne leverandøren. Ifølge daglig leder har foretaket benyttet kommunens rammeavtale med Brødrene Karlsen Anleggsdrift AS. Revisor har fått tilsendt kontrakten «Rammeavtale maskinarbeid i perioden 20122016» inngått mellom Balsfjord kommune og nevnte leverandør. Kontrakten inneholder ingen opplysninger om avrop eller vilkår for kjøp basert på rammeavtalen. Vedlagt rammeavtalen er deler av tilbudet fra Brødrene Karlsen Anleggsdrift AS, og her fremgår det hva arbeidet skal omfatte19; «service og vedlikehold på eksisterende bygg, måleoppdrag, utskifting av komponenter, mindre ombygningsarbeider osv. Rammeavtalen innebærer en avtale om fast timepris på regningsarbeider, fast påslagsprosent på materialselvkost, fastpris på enkelte faste arbeider og bruk av underentreprenører. Unntatt fra tilbudet er transport av snøbrøyting og strøing». Revisors vurdering Vi legger til grunn at anskaffelsens verdi er over nasjonal terskelverdi på kr 500 000 og under EØSterskelverdi på kr 39 millioner for bygge- og anleggskontrakter, og derfor vurderes etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og del II. Der oppdragsgiver har rammeavtale kan kontrakter tildeles uten at oppdragsgiver kunngjør anskaffelsen i Doffin. Under forutsetning av at ytelsen er innenfor rammeavtalen, har Balsfjord Kommunalteknikk KF overholdt det grunnleggende konkurransekravet, jf. FOA § 3-1 (1). Ettersom vi ikke har dokumentasjon for å belyse kontraktstildelingen etter rammeavtalen, er revisors 19 Leverandørens tilbud fremgår av Balsfjord kommunes konkurransegrunnlag Vedlegg 8 Tilbudsskjema, anleggsmaskin arbeide 12 KomRev NORD IKS Offentlige anskaffelser vurdering at Balsfjord Kommunalteknikk KF ikke har overholdt det grunnleggende kravet til etterprøvbarhet, jf. FOA § 3-1 (7). 4.5 Verkstedbygg Nordkjosbotn Revisors funn På prosjektet Verkstedbygg Nordkjosbotn fremkommer det av foretakets regnskapsskjema 2B at prosjektet har totalbudsjett på kr 3,8 millioner. Prosjektet gjelder den tidligere «Fagmateiendommen» som Balsfjord Kommunalteknikk KF kjøpte til sin virksomhet. Pr. 31.12.2015 var forbruket på prosjektet kr 5,9 millioner hvorav kr 1,8 millioner gjelder kjøp av selve eiendommen. Utklippet nedenfor er hentet fra Balsfjord Kommunalteknikk KF sin byggesøknad til Balsfjord kommune v/Plan og næring. Utklipp 1. Utdrag av byggesøknad Ifølge skriftlige dokumenter oversendt revisor har Balsfjord Kommunalteknikk KF stått for prosjektering, konstruksjon, byggeledelse, byggeplassleder og HMS. Daglig leder har opplyst til revisor at prosjektet i all hovedsak er utført i egenregi, men at det er kjøpt tjenester fra noen leverandører. Kanstad Elektriske AS har hatt elektro, Balsfjord VVS har hatt VVS og Byggpartner + har hatt oppdrag innvending. Daglig leder i Balsfjord Kommunalteknikk KF har opplyst til revisor at innleid hjelp er på timebasis. Arbeidene har ifølge han ikke vært på anbud da det ikke har vært praktisk å gjennomføre. Regnskapstall viser utgifter til blant annet Kanstad Elektriske AS for over kr 600 000, Vainø Maskinstasjon AS på kr 148 750, og Balsfjord VVS på kr 267 737. 13 KomRev NORD IKS Offentlige anskaffelser Revisors vurdering Vi legger til grunn at anskaffelsene til prosjektet skal vurderes etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og del II. Etter revisors vurdering har Balsfjord Kommunalteknikk KF ikke overholdt kravet om at anskaffelser over nasjonal terskelverdi skal kunngjøres i Doffin, jf. FOA § 9-1. Vurderingen er basert på opplysningene fra daglig leder om at konkurranse ikke har vært praktisk å gjennomføre. 4.6 Utslippsledning Nordkjosbotn Revisors funn Prosjektet Utslippsledning Nordkjosbotn har totalbudsjett på kr 5 360 000 og forbruk pr. 31.12.2015 var kr 5 360 943. Leverandører på prosjektet er ifølge foretakets regnskap blant annet Finnsnes Dykk & Anleggsservice AS med kr 1,4 millioner, Ahlsell Norge AS med kr 2 millioner og Xylem med kr 644 000. For å belyse dette prosjektet har revisor fått oversendt fra daglig leder i Balsfjord Kommunalteknikk KF dokumentene «Søknad om igangsettingstillatelse», «Sammenstilling anbud og forslag til innstilling – Utslippsledning Nordkjosbotn» og «Prosjekt: Legging av avløpsledning i sjø i Nordkjosbotn – endringsmelding nr. 1». Dokumentasjonen viser at Norconsult AS har gjennomført en anskaffelsesprosess på vegne av foretaket. Ifølge Norconsults dokument kalt «Sammenstilling anbud og forslag til innstilling – Utslippsledning Nordkjosbotn» kom det inn fem tilbud hvor alle leverandørene oppfylte formalkravene. Dokumentet inneholder videre opplysninger om leverandører, tilbudspris, tildelingskriterier med vekting og at Norconsult AS innstilte Finnsnes Dykk & Anleggsservice AS som leverandør. Ut fra den oversendte dokumentasjonen oppfatter revisor at leverandørene Ahlsell Norge og Xylem ikke har sine kontrakter med bakgrunn i konkurransen som Norconsult AS gjennomførte for foretaket. Revisor har ikke fått dokumentasjon som gir grunnlag for å belyse hvilke tjenester de øvrige leverandører har levert på prosjektet eller hvordan de fikk kontrakt med Balsfjord Kommunalteknikk KF. Revisors vurdering Vi legger til grunn at anskaffelsene i prosjektet skal vurderes etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og del II. Revisor har ikke all dokumentasjon for anskaffelsesprosessen der Finnsnes Dykk & Anlegg AS ble tildelt kontrakt med Balsfjord Kommunalteknikk KF, men opplysningene i foreliggende dokumentasjonen tilsier at det grunnleggende konkurransekravet er overholdt, jf. FOA § 3-1 (1) og at de andre ovennevnte leverandørene på dette prosjektet har fått oppdrag for Balsfjord Kommunalteknikk KF uten at det har vært konkurranse om oppdraget. Konkurransekravet er derfor etter revisors vurdering brutt i forbindelse med dette investeringsprosjektet, jf. FOA § 3-1 (1). For de kontraktstildelingene som ikke er belyst er revisors vurdering at Balsfjord Kommunalteknikk KF ikke har etterlevd det grunnleggende kravet til etterprøvbarhet, jf. FOA § 3-1 (7). 14 KomRev NORD IKS Offentlige anskaffelser 4.7 PS/Avløp Nordkjosbotn Sentrum Revisors funn Prosjektet var budsjettert til kr 5 082 000. Pr 31.12.2015 var det brukt kr 5 115 064. Regnskapstall viser at Brødrene Karlsen Anleggsdrift AS, Perpetuum Cirkuli AS og Nord Vei og Anlegg AS har levert tjenester på prosjektet. Revisor har i epost 13.6.16 mottatt kontrakt mellom Balsfjord Kommunalteknikk KF og Brødrene Karlsen Anleggsdrift AS. Kontrakten gjelder: - legging og levering av pumpeledning - levering og legging av overløps- og avfallsledninger - dellevering og nedsetting av kummer - nedsetting av avløpspumpestasjoner Kontraktsverdien er angitt til ca 3,5 millioner kroner. Revisor har også fått oversendt dokumentasjon som viser at Norconsult AS på vegne av Balsfjord Kommunalteknikk KF har gjennomført en anskaffelsesprosess forut for foretakets signering av ovennevnte kontrakt. I dokumentasjonen inngår tilbudet fra leverandøren og konkurransegrunnlaget. Foretaket har ikke sendt protokoll fra anskaffelsen. Om de andre leverandørene som har levert tjenester på prosjektet, har foretaket opplyst at kjøp fra Perpetuum AS gjelder uforutsett nedgravd avfall som lå i byggetomta. Slikt avfall skal leveres til godkjent mottak, og det er kun ett slikt mottak i Balsfjord. Revisor oppfatter at foretaket mener at kunngjøring av konkurranse ikke var nødvendig fordi anskaffelsen kunne foretas hos bare én leverandør i markedet. Kjøpet fra Nord Vei og Anlegg AS gjelder asfaltering, og ifølge foretaket ble kommunens kontrakt på asfaltering benyttet. Det forstår revisor som at foretaket mente at det ikke var nødvendig å kunngjøre avtale fordi kommunen har rammeavtale. Revisors vurdering Vi legger til grunn at anskaffelsene i prosjektet skal vurderes etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og del II. Konkurransekravet er oppfylt dersom anskaffelsen bare kan foretas hos én leverandør i markedet, jf. FOA § 2-1 (2) bokstav a. På grunn av manglende dokumentasjon tilknyttet anskaffelsen fra Perpetuum AS er revisors vurdering at Balsfjord Kommunalteknikk KF ikke har overholdt det grunnleggende krav til etterprøvbarhet, jf. FOA § 3-1 (7). Konkurransekravet er også oppfylt dersom det gjøres avrop20 fra en rammeavtale, og dersom tjenesten som anskaffes, omfattes av rammeavtalen. Som følge av at revisor ikke har dokumentasjon vedrørende avropet, er vår vurdering at det grunnleggende kravet til etterprøvbarhet ikke er oppfylt ved kjøp fra Nord Vei og Anlegg AS, jf. FOA § 3-1 (7) Manglende dokumentasjon gjør at revisor ikke har grunnlag for å gi en entydig vurdering av om konkurransekravet er oppfylt av Balsfjord Kommunalteknikk KF ved kjøp fra Perpetuum AS og Nord Vei og Anlegg AS. 20 Tildele kontrakt etter rammeavtalen 15 KomRev NORD IKS Offentlige anskaffelser Dokumentasjonen vedrørende foretakets kjøp fra Brødrene Karlsen Anleggsdrift AS indikerer at det grunnleggende kravet om konkurranse er oppfylt, jf. FOA § 3-1 (1). Det grunnleggende kravet til etterprøvbarhet er etter revisors vurdering delvis oppfylt, jf. FOA § 3-1 (7). 16 KomRev NORD IKS 5 Offentlige anskaffelser OPPSUMMERING OG KONKLUSJON For de undersøkte tjenestekjøpene som er belastet Balsfjord Kommunalteknikk KFs driftsregnskap, har revisor lagt til grunn at hver av anskaffelsene hadde verdi på under kr 500 000 eks. mva. og dermed skulle vurderes etter del I i forskrift om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver har relativt stor frihet i gjennomføring av anskaffelser etter forskriftens del I, men for å ivareta konkurransekravet må det likevel sendes forespørsel om tilbud til et tilstrekkelig antall leverandører. Foretaket har ikke dokumentert for revisor at det ble sendt tilbudsforespørsel til mer enn én leverandør, og vi har heller ikke fått dokumentert bestillingene fra leverandørene av nevnte tjenester. Revisors vurdering er at Balsfjord Kommunalteknikk KF for disse tjenestekjøpene ikke har overholdt anskaffelsesregelverkets grunnleggende krav om konkurranse og etterprøvbarhet, jf. FOA § 3-1 (1) og (7). De seks undersøkte investeringsprosjektene vurderte vi som utførelse av bygge- og anleggsarbeider med verdi over nasjonal terskelverdi på kr 500 000 og under EØS-terskelverdi på kr 39 millioner. Anskaffelsene skulle derfor vurderes opp mot regler i forskrift om offentlige anskaffelser del I og del II, der konkurransekravet skal ivaretas blant annet ved at konkurranse kunngjøres i Doffin. På alle de seks investeringsprosjektene har Balsfjord Kommunalteknikk KF kjøpt tjenester fra flere leverandører. Foretaket har ikke for noen av prosjektene sendt revisor dokumentasjon for at konkurranser om kontrakter har vært kunngjort i Doffin. Norconsult AS har på vegne av Balsfjord Kommunalteknikk KF gjennomført tjenesteanskaffelser til to av prosjektene. Dokumentasjonen fra Norconsult AS indikerer at konkurransekravet er oppfylt, men revisor har ikke funnet tilstrekkelig grunnlag for en entydig vurdering på dette punktet. For noen av tjenesteanskaffelsene har Balsfjord Kommunalteknikk KF vist til at bestilling har grunnlag i kommunens rammeavtale eller at konkurranse ikke var gjennomførbart. Revisor har ikke mottatt dokumentasjon som gir grunnlag for å vurdere om foretaket i disse tilfellene lovlig kunne unnlate å følge forskriftens hovedregel om kunngjøring. Vår vurdering er etter dette at Balsfjord Kommunalteknikk KF i de undersøkte investeringsprosjektene ikke har etterlevd det grunnleggende konkurransekravet og etterprøvbarhetskravet, jf. FOA § 3-1 (1) og (7). På grunnlag av ovenstående konkluderer revisor med at Balsfjord Kommunalteknikk KF i undersøkte anskaffelser ikke etterlever sentrale bestemmelser i anskaffelsesregelverket om konkurranse og etterprøvbarhet. 17 6 HØRING Balsfjord Kommunalteknikk KF fikk 21.9.2016 et rapportutkast for gjennomgang og for bekreftelse/korrigering/supplering av våre faktabeskrivelser («revisors funn»). Vi fikk ikke tilbakemelding innen 15.11.2016. Vi sendte da rapporten på høring til Balsfjord Kommunalteknikk KF v/styreleder og daglig leder. Vi mottok innen fristen for høringsuttalelse – 24.11.2016 – følgende tilbakemelding fra foretakets styreleder: 7 ANBEFALINGER Revisor legger til grunn at Balsfjord Kommunalteknikk KF erkjenner behovet for forbedringer og bevissthet omkring foretakets innkjøp, og ser nødvendigheten av å iverksette tiltak for å unngå at kommunens foretak gjør anskaffelser i strid med regelverket. I 2017 trer nytt anskaffelsesregelverk i kraft, og revisor anbefaler Balsfjord Kommunalteknikk KF å gjøre tiltak for å sikre etterlevelse av anskaffelsesregelverket. Revisor anbefaler også Balsfjord Kommunalteknikk KF å: Øke foretakets innkjøpskompetanse Utarbeide og implementere rutiner for hvordan anskaffelser skal dokumenteres og arkiveres Vurdere å søke råd hos Balsfjord kommunes «sertifiserte» innkjøpere og benytte kommunens innkjøpsrutiner og/eller innkjøpssystemer KomRev NORD IKS 8 Offentlige anskaffelser REFERANSER Lov 16.7.1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser Lov 17.6.2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser (loven gjelder fra den tid Kongen bestemmer, jf. lovens § 18 første ledd) Forskrift 7.4.2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser Forskrift 12.8.2016 nr. 974 om offentlige anskaffelser (trer i kraft når departementet bestemmer, jf. forskriften § 32-1) Innst. 358 L (2015-2016). Innstilling fra næringskomiteen om lov om offentlige anskaffelser Prop. 51 L (2015-2016) Lov om offentlige anskaffelser (anskaffelsesloven) NOU 2004:2014:4 Enklere regler – bedre anskaffelser. Forenkling av det norske anskaffelsesregelverket Regnskapsskjema 2B – Investering, for Balsfjord Kommunalteknikk KF www.balsfjord.kommune.no Årsmelding 2015 for Balsfjord Kommunalteknikk KF 20 KomRevNORD IKS Offentlige anskaffelser Om selskapet og vår forvaltningsrevisjonskompetanse KomRev NORD IKS utfører helhetlig revisjon av kommuner, kommunale foretak, interkommunale selskaper, offentlige stiftelser, kirkeregnskapog legater. Selskapetseiere og oppdragsgivere er Troms fylkeskommune, alle kommunenei Troms, ni kommuner i Nordlandog fire kommuneri Finnmark. Vårt hovedkontorligger i Harstad,og vi har avdelingskontori Tromsø,Narvik, Sortland, Finnsnes, Storslett og Sjøvegan . KomRev NORD har tidligere gjennomført følgende forvaltningsre visjonsprosjekter i Balsfjor d kommune og Balsfjord kommunalteknikk KF : Psykiskhelse,rus og ReHabiliteringstilbudet SelvkostVAR Kvalitet og ressursbruki pleie og omsorg StormoenØst Forvaltning, drift og vedlikehold Barnevernet Økonomistyring Spesialundervisning Iverksettingav politiskevedtak Offentligeanskaffelser 2014 2013 2011/12 2009 2008 2008 2007 2006 2005 2004 Vi har 36 medarbeideresom samlet innehar lang erfaring fra og god kunnskap om offentlig sektor og revisjon. Selskapeter uavhengig i forhold til kommuner, stat, privat næringsliv og andreinstitusjoneri samfunnet. Vårt forvaltningsrevisjonsteam består av ni medarbeidere med høyere utdanninginnenulike fag: Rettsvitenskap Pedagogikk Samfunnsplanlegging Sosiologi Statsvitenskap Samfunnsøkonomi 21 KomRev NORD IKS Offentlige anskaffelser 22 Balsfjord kommune Saksframlegg Dato 24.01.2017 Referanse Arkivkode: 2016/325 151 Vår saksbehandler Karin Friborg Berger, tlf 77722050 Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg 33/17 Formannskapet 6/17 Kommunestyret Møtedato 08.02.2017 22.02.2017 Omdisponering av avsatt beløp til lederutvikling Vedlagte dokument: Ingen Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): Saksopplysninger: I forbindelse med disponering av overskudd fra 2014 ble det i kommunestyres sak 47/15 bl.a vedtatt en avsetning på kr 100 000 til lederutvikling. Beløpet ble avsatt på fond og har ikke vært disponert til formålet og i tråd med vedtaket. Bakgrunnen er at planlagte tiltak ikke ble gjennomført. I forbindelse med sak vedrørende «Omstilling i Balsfjord kommune 2017 – 2020» er et av tiltakene å intensivere og videreutvikle arbeidet med oppfølging av sykemeldte. Dette med mål om å få økt nærvær og dermed redusert sykefravær og driftsutgifter. I dette tiltaket tenkes kompetanseheving, nærvær og tettere oppfølging som viktige tiltak. For å få dette til søkes det midler fra KLP, men for at kommunen skal få tildelt innovasjons-/ utviklingsmidler i forbindelse med HMS, er forutsetningen en kommunal egenandel. I tillegg til deltakelse i opplæring og erfaringsutveksling med andre innen HMS arbeid i regi av KLP. Vurdering: Rådmannen vurderer at avsatt beløp til lederutvikling omdisponeres til dette tiltaket. Som en del av HMSarbeidet med oppfølging av enhetslederne og ansatte, vil dette også gi utvikling og kompetanseheving for lederne, gjeldende både for enhetsleder og fag/ avdelingsledere. Det skal i tillegg søkes OU midler til utviklingsarbeidet. Rådmannen finner dette også nyttig i fht økt samhandling med NAV og kunnskap om regelverk. Det skjer endringer i lov- og avtaleverk som er nødvendig å kjenne til, og for å implementere dette i den ordinære driften. Gjennom prosjektorganisering over en periode på 2 – 3 år vil utviklingsarbeidet få god implementering i drift og grunnlaget for videre oppfølging være lagt. Rådmannen vil komme tilbake med orientering om HMS-satsingen når det er avklart i fht eksterne midler og prosjektplanen er lagt. Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner at 100 000 kroner, avsatt på fond, omdisponeres fra lederutvikling til HMSarbeid og intensivering av sykefraværsarbeidet i kommunen. Behandling i Formannskapet - 08.02.2017: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt Tilrådning fra Formannskapet - 08.02.2017: Kommunestyret godkjenner at 100 000 kroner, avsatt på fond, omdisponeres fra lederutvikling til HMS-arbeid og intensivering av sykefraværsarbeidet i kommunen. Ellen Beate Lundberg rådmann Balsfjord kommune Saksframlegg Dato 24.01.2017 Referanse 2017/101 Arkivkode: Vår saksbehandler Morten Nilsen, tlf 77722106 Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg 36/17 Formannskapet 7/17 Kommunestyret Møtedato 08.02.2017 22.02.2017 Opprettelse av brannmesterstilling – Brann og redning Vedlagte dokument: Ingen Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): Journalposter S 24.01.2017 Opprettelse av brannmesterstilling – Brann og redning Saksopplysninger: Balsfjord brann og redning(BBR) har gjennom de siste årene hatt en stor økning av hendelser og oppdrag innen trafikkulykker, industri, næring (herunder dyre-redning) osv. Gjennomsnittlig er det 84 hendelser pr år. - 2016:115 - 2015: 87 - 2014: 77 - 2013: 56 Dette gir utfordringer og veldig stor belastning for de ansatte, i denne forbindelse er det et meget høyt timetall spesielt for de som går vakt. BBR er pt. minimumsbemannet i henhold til dimensjoneringsforskriften. På hovedbrannstasjonen på Storsteinnes er det 16 ansatte med 1 % stilling, og av de 16 er det 4 som deler hvilende brannvakt. Og på bistasjon Meistervik er det 6 brannkonstabler i 0,5 % stilling. BBR hadde tilsyn av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap(DSB) 26.10.2016 hvor det ble gitt avvik på følgende: Organisering og dimensjonering av brann – og redningsvesenet. BBR har brannvern samarbeidsavtale med Tromsø brann og redning på brannsjef funksjon på 30 % og 70 % forebyggende. I forbindelse med denne avtalen ble brannmester funksjon i Balsfjord kommune gjort om til varabrannsjef/ leder beredskap. Denne avtalen er nå revidert. Ny avtale er gjeldende fra 2017 der brannsjef funksjon er redusert til15 %. Forebyggende er fortsatt på 70 %. Denne endringen kan Balsfjord kommune nå foreta seg da varabrannsjef/ leder beredskap har tilegnet seg kompetanse/kvalifikasjonskrav som kreves fra DSB. Vurdering: BBR har ikke tilstrekkelige ressurser i forhold økt hendelsesfrekvens og de oppgavene det er forventet at man skal løse. I tillegg BBR veldig sårbar ved hendelser da det ikke er personell med kompetanse å sette inn på vakt. Viser til avvik etter tilsyn. Med dagens bemanning går BBR 4-delt hvilende vakt. En økning med 1 stilling som brannmester vil dette styrke vaktordningen (5-delt). Dette vil bidra til å lukke avviket. I tillegg skal stillingen også ivareta vedlikehold av biler, røykvernutstyr, øvelser, dokumentasjon, og ikke minst vedlikehold av utstyr etter hendelser. Dette blir i dag ikke tilfredsstillende ivaretatt. Ved å gå fra 4 til 5-delt vaktordning vil vaktbelastningen vil bli på et akseptabelt nivå, og man vil slippe å ta inn vikar. I 4-delt vakt går personell inn som ferievikar, derav 13 mnd. vaktturnus. Ved 5-delt vakt avvikles ferie innenfor ordinær turnus. BBR vil også bli mer robust og vil kunne takle hendelser på et akseptabelt nivå. Lønnskostnad ihht HTA for brannmester i 100% stilling (direkteplassert) er kr 505 690,Besparelser innenfor egen ramme ved overgang fra 4 til 5-delt vakt, revidert brannvernsamarbeidsavtale og utkalling av mindre personell på dagtid fra private firma (erstatning for tapt arbeidsfortjeneste) blir på kr 238 448,-. Ytterlige reduksjon i nettokostnad kan forventes i fbm utvidelse av 110 sentralens region, som fra 01.01.2018 skal dekke hele Troms politidistrikt. Det blir da flere kommuner som fordeler kostnaden. Denne besparelsen er imidlertid ikke avklart ennå. Årlig netto merkostnad for hel stilling brannmester blir da kr 267 242,-. For 2017 blir det 7/12 belastning, kr. 160.000,Rådmannens innstilling: 1. Balsfjord kommunestyre oppretter en brannmesterstilling ved Balsfjord brann og redning. 2. Kostnaden på kr. 160.000,- dekkes av disposisjonsfondet, for 2017. Stillingen innarbeides ved rullering av økonomiplan. Behandling i Formannskapet - 08.02.2017: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt Tilrådning fra Formannskapet - 08.02.2017: 3. Balsfjord kommunestyre oppretter en brannmesterstilling ved Balsfjord brann og redning. 4. Kostnaden på kr. 160.000,- dekkes av disposisjonsfondet, for 2017. Stillingen innarbeides ved rullering av økonomiplan. Ellen Beate Lundberg rådmann Morten Nilsen varabrannsjef/leder beredskap Balsfjord kommune Saksframlegg Dato 26.01.2017 Referanse Arkivkode: 2017/117 223 Vår saksbehandler Else Marie Hamnvik, tlf 77722046 Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg 37/17 Formannskapet 8/17 Kommunestyret Møtedato 08.02.2017 22.02.2017 Tilskuddssatser til ikke-kommunale barnehager i 2017 Vedlagte dokument: Ingen Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): Journalposter S 26.01.2017 Tilskuddssatser til ikke-kommunale barnehager i 2017 Saksopplysninger: Kommunes tilskudd til private barnehager er regulert av barnehageloven §14 og forskrift om tildeling av tilskudd til privat barnehager. Det er kommunens faktiske driftsutgifter og barnetallet i egne ordinære barnehager fra to år før tilskuddsåret, jf § 3 i forskriften, som legges til grunn i beregningen av satsene. Kommunen skal fastsette en sats for over 3 år og en sats for barn under 3 år. Kommunen skal fatte vedtak om satser til private barnehager i kommunen innen 31. oktober i året før tilskuddsåret § 9. Vurdering: Kommunen skal beregne tilskuddssatsen ut fra «gjennomsnittlige driftsutgifter per heltidsplass i tilsvarende kommunale barnehager, fratrukket administrasjonsutgifter, pensjonsutgifter og arbeidsgiveravgift på pensjonsutgifter», jf forskriften § 3 første ledd. Utgifter ved særskilt tilrettelegging for barn med spesielle behov er ikke «driftsutgifter» i denne sammenhengen og skal ikke være med i beregningsgrunnlaget. Bakgrunnen for at slike utgifter ikke skal være med er at utgiften er knyttet til den enkelte barns behov. Eksempel på slike utgifter er tiltak for barn med nedsatt funksjonsevne, utgifter til spesialpedagogisk hjelp, utgifter til tiltak for å bedre språkforstående blant minoritetsspråklige barn i førskolealder. Som følge er dette er derfor brutto driftsutgifter på funksjon 211 trukket ut av grunnlaget. Utgifter til drift av bygningsmassen til kommunale barnehager er inkludert i grunnlaget. Andel av lønnskostnader til vaktmestertjeneste er anslått til å utgjøre 10% for barnehagesektoren og er inkludert i grunnlaget. Forskriften § 3 tredje ledd fastslår at kommunen skal beregne antall heltidsplasser i ordinære kommunale barnehager ut i fra vise kriterier. Her kan kommunen legge til grunn kun tellingen i årsmeldingen fra året før regnskapsåret eller har flere tellinger i løpet av regnskapsåret i tillegg til tellingen fra årsmeldingen fra før regnskapsåret. Kommunestyret har i sitt vedtak i sak 11/7 satt telledatoer for barn i barnehager i Balsfjord kommune til 15. desember og 15. august. Antall barn under 3 år skal vektes med 1,8 ganger høyere enn barn under 3 år. Etter forskriften §4 første ledd skal kommunen gi et påslag for pensjon på 13% av lønnsutgiftene i de kommunale ordinære barnehagene, fratrukket pensjonsutgift og arbeidsgiveravgift på pensjon. Lønnsutgifter omfatter fast lønn, vikar lønn, ekstrahjelp, overtid, lønn til renhold og vedlikehold, evt annen lønn og trekkpliktig godtgjørelse. Forskriften § 4 regulerer at kommunen skal gi et administrasjonspåslag på 4,3% av faktiske brutto driftsutgifter, medberegnet pensjonspåslaget. Grunnlaget man kommer frem til skal indeksreguleres med kommunal deflator for de siste to årene, jf forskriften §10. Foreldrebetaling og kostpenger skal trekkes fra ved beregning av tilskuddets sats. Kommunen skal jf forskriften § 6 gi kapitaltilskudd til ikke-kommunale barnehager pr heltidsplass ut fra barnehagebyggets byggeår. Tilskuddet skal beregnes etter satser beregnet at departementet. For 2017 er satsen kr 8600 pr plass. Forskriftens § 11 gir begrensninger i kommunens plikt til å gi tilskudd. Ettersom at bygget hvor den ikke-kommunale barnehagen driftes eies av kommunen gjøres det et fratrekk for kapitalkostnader kommunen har på bygget. Andre typer fratrekk kunne ha vært verdien av gratis husleie eller husleie under markedsverdi. Trollskogen barnehage betaler ikke husleie, og så lengde det ikke er fastsatt en husleie kan det ikke gjøres fratrekk i begrensninger i tilskuddet på bakgrunn av gratis husleie. Tilskuddssatsen skulle ha vært fastsatt innen 31.10. i året før tilskuddsåret. Her har kommunen ikke overholdt sin plikt. Beregnet tilskuddssats basert på gjennomsnittlig driftstilskudd i ordinær kommunal barnehage pr plass er beregnet til: Heltidsplass Tilskuddsats drift, 0-2 år Tilskuddsats drift, 3-6 år Kapitaltilskudd Beløp 206 064 98 649 8 600 Rådmannens innstilling: 1. Med bakgrunn i barnehageloven § 14 og forskrift om tildeling av tilskudd til privat barnehage fastsettes tilskuddssatsen for 2017 slik: Heltidsplass Tilskuddsats drift, 0-2 år Tilskuddsats drift, 3-6 år Kapitaltilskudd Kommunal barnehage 206 064 98 649 8 600 Ikke – kommunal barnehage 206 064 98 649 8 600 2. Det fastsettes en markedsverdi for husleie til Trollskogen barnehage for beregning av indirekte kostnader for fremtidige tilskudd til Trollskogen barnehage. Behandling i Formannskapet - 08.02.2017: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt Tilrådning fra Formannskapet - 08.02.2017: 3. Med bakgrunn i barnehageloven § 14 og forskrift om tildeling av tilskudd til privat barnehage fastsettes tilskuddssatsen for 2017 slik: Heltidsplass Tilskuddsats drift, 0-2 år Tilskuddsats drift, 3-6 år Kapitaltilskudd Kommunal barnehage 206 064 98 649 8 600 Ikke – kommunal barnehage 206 064 98 649 8 600 4. Det fastsettes en markedsverdi for husleie til Trollskogen barnehage for beregning av indirekte kostnader for fremtidige tilskudd til Trollskogen barnehage. Ellen Beate Lundberg rådmann Balsfjord kommune Saksframlegg Dato 26.01.2017 Referanse 2017/118 Arkivkode: Vår saksbehandler Karin Friborg Berger tlf 77722050 Saksgang: Utvalgssaksnummer 17/2 34/17 9/17 2/17 Utvalg Levekårsutvalget Formannskapet Kommunestyret Kommunalt råd for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne Møtedato 06.02.2017 08.02.2017 22.02.2017 20.02.2017 Endring av tidspunkt for måltider ved institusjonene Vedlegg: 1 Søknad om tildeling av " Frie midler 2017 " 2 Tilsagnsbrev " frie midler 2017 " Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Det ble høsten 2016 fremmet spørsmål fra kommunestyrerepresentant vedrørende tidspunkt for middagsservering i sykehjemmene og om det var sett på mulighet å endre tidspunkt for middagsservering. Bakgrunn for spørsmålet er også tidsintervall mellom måltidene. Fra sykehjemmene er det oppmerksomhet på at det ikke må gå for mange timer mellom måltidene. Problemstillingen er videreformidlet til begge sykehjemmene og Balsfjord Bo- og servicesenter fremmet søknad om Frie midler – en modell som fremmer fagutvikling i sykehjem og hjemmetjenester. Midlene fordeles fra Tromsø som har denne rollen som fagutviklingssenter i Troms. Balsfjord kommune fikk innvilget kr 30 000, men som det fremkommer i søknaden er det behov for 90 000 for å gjennomføre utredning og utprøving Malangstun har også tatt opp til drøftinger endring av tidspunkt for middagsservering, men ikke søkt frie midler. Vurdering: Ut fra beskrivelsen av gjennomføring av endringsarbeidet ved Balsfjord Bo- og servicesenter vurderer rådmannen at det ville være hensiktsmessig med en periode for utprøving og tilrettelegge for en implementering av endring av tider for måltidene. Dette gjennom prosjektet «Riktig mat til riktig tid?» Det fokuseres også i media på at måltider ved sykehjem kan ha lange intervaller, samt at det er endring i praksis hos de eldre i dag i forhold til år tilbake. Da var tidligere vanlig med middag midt på dagen, mens det nå er mere vanlig å spise middag senere på dagen. Fra regjeringen er dette et fokusområde med forventning om endret praksis som gir bedre ernæring til beboerne. Det er gjennom tilsyn og kartlegging på nasjonalt nivå blitt dokumentert at mange eldre er underernært, spesielt i sykehjem. Balsfjord kommune har rutiner som følges i forhold til ernæring både i sykehjem og den hjemmebaserte tjenesten, dette som kvalitetssikring for å forebygge underernæring. Balsfjord Bo- og servicesenter har ikke økonomiske rammer for å gjennomføre prosjektet som beskrevet. På bakgrunn av at dette er et tiltak som er initiert og ønsket fra politisk nivå finner rådmannen det riktig å forelegge saken til behandling. Det foreligger også et ønske fra pårørende å se på mulighet for endring. Rådmannen ser en mulighet for å tilføre enheten beløpet som mangler i den planlagte utprøving og dette gjennom bruk av disposisjonsfondet. Samtidig er det begrensede avsetninger tilgjengelig og rådmannen finner det vanskelig å innstille på å bruke av fondet. Dette på bakgrunn av den økonomiske situasjon og med de omstillingene kommunen skal gjennom. Det oppfordres til at enheten gjennom fagutvikling og endringsarbeid undersøker ytterligere muligheter til å søke eksterne midler. Rådmannens innstilling: På bakgrunn av kommunens økonomiske situasjon kan kommunestyret ikke tilføre økt budsjettramme til enheten. Saken tas til orientering Behandling i Levekårsutvalget - 06.02.2017: Levekårsutvalget v/Bjørn Dølvik Johansen fremmet følgende tilleggsforslag: Levekårsutvalget tar rådmannens innstilling til orientering, men ønsker at rådmannen ser på muligheten for å arbeide dette prosjektet inn i budsjettforslaget for 2018. Votering Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt Tilleggsforslaget fra Levekårsutvalget enstemmig vedtatt Tilrådning fra Levekårsutvalget - 06.02.2017: På bakgrunn av kommunens økonomiske situasjon kan kommunestyret ikke tilføre økt budsjettramme til enheten. Saken tas til orientering. Levekårsutvalget tar rådmannens innstilling til orientering, men ønsker at rådmannen ser på muligheten for å arbeide dette prosjektet inn i budsjettforslaget for 2018. Behandling i Formannskapet - 08.02.2017: Fellesforslag Frp, Sp og H v/Ole-Johan Rødvei fremmet følgende forslag: Endringer i tidspunkt for måltider innføres. Eventuelle kostnader tas fra disposisjonsfondet. Ole-Johan Rødvei trekker Fellesforslaget fra Frp, Sp og H H v/Ole-Johan Rødvei fremmet følgende tilleggsforslag etter første setning i rådmannens innstilling: ......men det forutsettes at det jobbes videre med saken. Rådmannens innstilling 1. setning – enstemmig vedtatt Tilleggsforslag fra H v/Ole-Johan Rødvei - enstemmig vedtatt Tilrådning fra Formannskapet - 08.02.2017: På bakgrunn av kommunens økonomiske situasjon kan kommunestyret ikke tilføre økt budsjettramme til enheten, men det forutsettes at det jobbes videre med saken. Ellen Beate Lundberg rådmann Karin Friborg Berger kommunalsjef Utviklingssenterfor sykehjem og hjemmetjenester Troms Buhcciidruovttuidja ruoktobålvalusaid ovddidanguovddåS. Cu-1ru1 RUITIsd Søknadsskjema for søknad om tildeling av «Frie midler 2017» A : Ansvarlig(e) for prosjektet Navn: Kristina Schneider Adresse: Balsfjord bo og servicesenter Postnummer: 9050 Storsteinnes Telefon: 95105993 Telefaks: E-adresse: kristina.schneidergbalsfjord.kommune.no Avdeling/arbeidssted som prosjektet går ut fra: Navn: Balsfjord bo- og servicesenter, Boavdelingen Adresse: Postnummer: 9050 Storsteirmes Telefon: 77722260/61 Telefaks: E-adresse: kristina.schneidergbalsfjord.kommune.no Prosjektets tittel: «Riktig mat til riktig tid?» Beskriv prosjektets formål: (Vis til hvilket satsningsområde prosjektet faller inn under) Det jeg ønsker å oppnå med dette prosjektet er først og fremst økt fokus på ernæring ved å la de ansatte delta i et ernæringsprosjekt. Prosjektet er inspirert av tidligere prosjekter, da særlig prosjektet «FlexiDøgn» som ble gjennomført av USHT Troms. Prosjektets formål er å se hvilke effekter det kan ha å flytte middagen og kveldsmaten til et senere tidspunkt, samt å innføre et fjerde hovedmåltid (lunsj). Bakgrunnen for dette er at måltidene på dagvakten er veldig tett, mens nattefasten er på over 15 timer på det meste pr i dag. Det serveres også mye tørrkaker som ikke inneholder særlig næring. Dette vil derfor også bli en del av prosjektet ved at en finner alternative løsninger til tørrkakene. Prosjektsøknad «Frie midler 2017» revidert 15.09.14 1 Utviklingssenterfor sykehjemog hjemmetjenester Troms # i‘P> D: Buhcciidruovttuidja ruoktobålvalusaid ovddidanguovddå§ Romsa Lag en prosjektskisse med vektlegging på gjennomføringen av prosjektet (Beskriv hvordan prosjektet er tenkt gjennomført. Skissen skal inneholde bakgrunn for prosjektet, mål og målgruppe og plan for gjennomføring med tiltak. Dersom prosj ektet har en særskilt prosjektskisse kan denne vedlegges.) PROSJEKTETS FORMÅL Prosjektet har som mål å gi beboerne en bedre ernæringsstatus ved at måltidene ikke er så tette, og at middagen (som er det mest næringsrike måltidet) settes til et tidspunkt hvor beboerne er mer sultne. Nattefasten er for lang og skal reduseres ved at kveldsmaten flyttes til et senere tidspunkt. Endring av måltidene har også som mål å kunne gi bedre individuell pleie da en kan bli mer fleksibel på når pasientene spiser (eksempelvis at de som ikke er sultne til frokost kl 09 kan få senere kveldsmat (evt senkvelds) og frokost. Enkelte pasienter er sultne på natten, og er da kanskje ikke sultne til den ordinære frokosten. De endelige tidspunktene for måltidene settes i planleggingsfasen når personell fra avdelingen og kjøkkenet har diskutert dette. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Flere sykehjem har endret tidspunktene for måltidene med gode resultater. Å servere middagen kl 12-13 begynner å bli utdatert. Når flere andre steder får gode resultater av en så liten endring, er det grunn for å forsøke å gjøre samme endringer på min avdeling. Vi har de samme utfordringer med tanke på forebygging av underernæring som de andre sykehjemmene hadde før endringen ble innført. At personalet får delta i et prosj ekt på avdelingen, og slik være et forbilde for de andre avdelingene på sykehjemmet, kan gi en faglig «boost» for de ansatte. MÅL / MÅLGRUPPE Prosjektet gjennomføres med tanke på at beboerne på sykehjemmet skal få en bedre ernæringsstatus og mer fleksibel dag med tanke på aktiviteter. Målet er at færre beboere skal regnes som underernærte, ut i fra MNA-score. Et annet mål er at det skal være mer rom for å gi en individuell pleie (se eksempler nevnt i prosjektets formål). GJENNOMFØRING AV PROSJEKTET Før prosjektet gjennomføres skal alle beboerne få en oppdatert ernæringsscreening som omhandler blant annet veiing, utregning av BMI, fylle ut MNA-skj ema og beregne behov for kalorier/protein/væske. Kostregistreringer utføres over minimum to dager for å angi daglig inntak før prosjektet starter. Samme screening utføres etter at prosjektet er fullført. Det er ønskelig å ha en noe økt bemanning i prosjektets gjennomføringsfase for å minske negativitet Prosjektsøknad «Frie midler 2017» revidert 15.09.14 2 Utviklingssenterfor sykehjemog hjemmetjenester Troms Buhcciidruovttuidja ruoktobåtvalusaid Romsa 41.'‘hovddidanguovddå fra de ansatte. Dette er også begrunnet i at andre prosjekter har nevnt en utfordring i at personalet er skeptiske til hvordan endringen påvirker deres arbeidshverdag. Prosjektet evalueres gjennom sammenligning av ernæringsscreeninger, erfaringer gjort blant personalet og tilbakemeldinger fra pasientene (kombinert kvalitativ og kvantitativ forskningsmetode). E: Beskriv hvorfor prosjektet er viktig (Beskriv egne erfaringer, og eventuelt kjennskap til lignende prosjekt. Det er positivt med henvisning til litteratur/forskning på området). Som fagsykepleier har jeg det faglige ansvaret for alle de 23 pasientene som bor i avdelingen. Jeg ser at det er for tett mellom frokost, som serveres kl 09.00, og middagen, som serveres kl 13.00. Ofte starter middagsserveringen enda tidligere. Enkelte pasienter rekker ikke å bli sultne, slik at næringsinntaket ikke blir optimalt. Andre pasienter er ikke sultne kl 09.00, og spiser da lite til frokosten (eksempelvis spiser noen pasienter i løpet av natten, andre har aldri vært vant å spise kl 09, noen pasienter har nedsatt matlyst på morgenen o.1.). Om frokosten serveres senere, blir problemstillingen igjen at de ikke er sultne til middag. Dette hemmer også den individuelle pleien. Det er gjort flere prosjekter som er likt dette, og som har gode erfaringer, som blant annet: Prosjektet «Flexidøgn» (USHT Troms) flyttet middagen for å gi en bedre ernæringssituasjon, samt mer tid til aktiviteter på formiddagen. Erfaringene med dette prosjektet var at den nye døgnrytmen var positiv for beboerne. Prosjektet «Innføring av et 4.måltid i sykehjem» (USHT Hedmark og Stange kommune) flyttet også middagen og innførte lunsj midt på dagen. Dette prosjektet hadde også positive erfaringer. Bjørkelia bokollektiv flyttet også middagen til senere på dagen. Resultatet var bedre ernæringsresultater ved screening. Abildsbø sykehjem flyttet middagen til kl 16.30 med resultater som bedre søvn og mindre underernæring. De hadde også fokus på å legge litt ekstra til lunsjen, som for eksempel omelett og andre lette varmretter som kunne lages på postkjøkkenet. Bent Høie lanserte en «tiltakspakke» for en bedre eldreomsorg tidligere i år der et at punktene var å flytte middagen. Å flytte middagen er ingen ny tanke, det er vel utprøvd på mange sykehjem. De fleste plasser har opprettholdt endringen da det har gitt positive utslag for beboerne. Det er derfor mange gode tips å hente som kan lette planleggingen. Jeg ønsker å endre tidspunktene for måltidene gjennom et prosjekt for å øke fokuset på ernæringsarbeid og i samme prosess føre til en holdningsendring blant personalet. Om det gjøres som et prosjekt, som er godt planlagt og forankret i ledergruppen og personalet, er sjansen større for å lykkes. En del av prosjektene jeg har lest om, har nevnt utfordringer som blant annet endringsvegring i starten hos Prosjektsøknad «Frie midler 2017» revidert 15.09.14 3 Utviklingssenterfor sykehjem og hjemmetjenester Trorns Buhcciidruovttuidja ruoktobalvalusaid ovddidanguovdda§ \1suu7 Romsa personalet. Dette er også en aktuell problemstilling for denne avdelingen, som gjør det desto viktigere å ha planlagt prosjektet godt og gjort en del «research» på hvordan andre sykehjem har løst dette. Tidsplan for prosjektet (fra —til): Planlegging (tidsperiode): Januar —februar 2017 (eventuelt mars 2017). En arbeidsgruppe bestående av personale fra kjøkkenet og avdelingen har jevnlige møter for å diskutere de mest hensiktsmessige tidspunktene for måltidene. Den første ernæringsscreeningen utføres i løpet av de to siste ukene i februar. Gjennomføring (tidsperiode): Mars (eventuelt april) —juni 2017. Siste ernæringsscreening utføres i løpet av de to siste ukene i juni. Avslutning (tidsperiode): Prosjektet evaluering skal være avsluttet senest innen utgangen av uke 25. Finansieringsplan Egne midler/egen innsats er vurdert til: kr 40.000 Søkes fra USHT: kr _50.000 Søkes dekket av andre: kr 0 Total kostnadsramme: kr 90.000 Planla te driftsut ifter: Utgifter: Økt bemanning på kveld (5 timer pr dag i tre mnd). Kjøkkenressurser? Nytt utstyr til postkjøkken (kasseroller, stekepanner o.1.) Sum 60.000 20.000 10.000 Sum totalt: 90.000 Hvordan skal prosjektet bli en del av enhetens daglige arbeid? Prosjektet blir utført på avdelingen, av personalet på avdelingen og vil slik bli en del av det daglige arbeidet. Prosjektsøknad «Frie midler 2017» revidert 15.09.14 4 Utviklingssenterfor sykehjemog hjemmetjenester Troms Buhcciidruovttuidja ruoktohälvalusaid ovddidanguovddå Romsa Hvem har faglig veiledningsansvar på prosjektet (fagperson)? Navn: Kristina Schneider Yrkestittel: Fagsykepleier/Geriatrisk sykepleier Arbeidssted: Balsfjord bo- og servicesenter, Boavdelingen. Etiske vurderinger relatert til prosjektet: Det er ikke gjort noen etiske vurderinger relatert til prosjektet. Hvordan skal evaluering av prosjektet foregå? Fagsykepleier går gjennom ernæringsscreeninger som er gjort og ser på hvordan utfallet har endret seg. Fagsykepleier koordinerer med de andre ansatte om innhenting av pasientenes synspunkter på endringer. De ansatte gis rom å komme med sine innspill. Alt dette sammenfattes i en rapport/oppsummering av prosj ektet. Hvordan tenkes resultatene av prosjektet publisert/gjort kjent? Resultater kan gjøres kjent i lokalavisen og på kommunens hjemmeside slik at andre kan lese om våre erfaringer. Eventuelt fagtidskrifter? Resultatene gjøres kjent for alle ansatte på sykehjemmet. Uttalelse fra leder: De ansatte har på et tidligere gruppemøte luftet tanken på å ha et slikt prosj ekt i avdelingen. Det er et ønske fra kommuneadministrasjonen, samt ledelsen på sykehjemmet, å flytte tidspunktene for måltidene for å se om vi også her kan få positive erfaringer for både de ansatte og pasientene. Jeanette Karlsen Skogeng Beskriv tanker om videreforing av prosjektet? Det er ønskelig å gjøre permanente endringer på måltidstidspunktene. Prosjektet vil hjelpe oss å finne den mest ideelle hverdagen med tanke på måltider. Det er også ønskelig å innføre samme endringer på de resterende avdelingene. Prosjektsøknad «Frie midler 2017» revidert 15.09.14 5 Utviklingssenterfor sykehjemog hjemmetjenester Troms Buhcciidruovttuidja ruoktobålvalusaid ovddidanguovddaS Romsa Sted: Storsteinnes Dato: 15.11.16 Kristina Schneider Fagsykepleier Balsfjord bo- og servicesenter Jeanette Karlsen Skogeng Enhetsleder Balsfjord bo- og servicesenter signatur søker/søkere Prosjektsøknad «Frie midler 2017» revidert 15.09.14 6 ti InvildiNssenterfor sykehjenog hjemmetienestes USHT Troms Balsfjord kommune Balsfjord bo og servicesenter, Boavd. v. Kristina Schneider 9050 Storsteinnes Deres ref Vår ref Saksbehandler: May Iren Bendiksen Dato 07.12.16 TILSAGNSBREV - "FRIE MIDLER" 2017 fra Utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester, USHT Troms USHT Troms tildeler «Frie midler» som økonomisk støtte til fag- og utviklingsprosjekt i praksis. Prosjektene skal ha som mål å fremme faglig utvikling som bidrar til økt kvalitet på behandlings-, omsorgs- og pleie tilbudet til brukere i hjemmetjeneste og sykehjem i Troms. Størrelsen på tildelte midler avhenger av årlige tildelinger fra Helsedirektoratet og øvrige tilgjengelige ressurser. Utviklingssentrene har som oppdrag å bidra til å sikre kvaliteten i hjemmetjenestene og sykehjem gjennom fag- og tjenesteutvikling, kunnskapsspredning og implementering av ny kunnskap/nye løsninger ut fra nasjonale satsingsområder og lokale behov til kommunene i fylket. USHT har i oppgave å være pådriver for: at kunnskapsbasert praksis skal være en kjerneoppgave at bruker- og pårørende tas aktivt med i prosessene at man via ulike metoder og verktøy utvikler et lærende miljø Vedtak om tildeling - vilkår USHT Troms har vurdert deres søknad. USHT Troms gir tilsagn for 2017 som følger: Beløp: kr. 30 000 Prosjektets tittel: «Riktig mat til riktig tid?» Tildelingen følger budsjettåret. Den som mottar støtte forplikter seg til å formidle erfaringer og kunnskaper fra prosjektet til det øvrige personalet på egen avdeling/institusjon. Publisering for øvrig skal være beskrevet i prosjektsøknaden. Prosjekt som er gjennomført med økonomisk støtte fra "Frie midler" kan bli forespurt om presentasjon på Vårkonferanse eller Vinterlyskonferansen året etter at prosj ektet er avsluttet. Årsaken til at søknaden evt. kun er delvis iimvilget, er at samlet søknadsbeløp for mottatte søknader langt overstiger den økonomiske rammen som USHT har til disposisjon til Frie midler 2017. Tilskuddet er gitt ut fra formålet med Frie midler, samt tildelingskriterier som er vedtatt av Fag- og samarbeidsrådet for USHT Troms. Prosjektmidlene skal dekke utgifter til innleie av vikar, eventuelle reiser og øvrige driftsmidler i forbindelse med gjennomføringen av prosj ektet. Klagerett I henhold til Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (Forvaltningsloven) kapittel 6 kan det klages på vedtaket. Eventuell klage skal sendes USHT Troms. Klagefrist er tre uker fra det tidspunkt tilskuddsmottaker har mottatt dette brevet. Utbetaling og krav til bekreftelse Tildelte midler blir overført til den enkelte institusjon/avdeling medio september 2017. Enheten forskutterer for løpende utgifter fram til da. Vedlagte bekreftelse på at du/dere tar i mot tildelingen av "Frie midler 2017" med de vilkår som gjelder, sendes til USHT innen 10. januar 2017. Rapportering og rapporteringsfrist USHT ber om at det blir rapportert hvordan tildelte midler er benyttet. Det rapporteres på særskilte rapporteringsskjema som blir lagt ut på USHT Troms sin nettside: www.tromso.kommune.no/usht-troms Rapport om prosjektet sendes USHT innen 31.12.17. Regnskapsrapportering Det skal føres separat regnskap for tilskuddet. Krav om revisorbekreftet regnskap bortfaller når tilskuddet er mindre enn kr 100.000.Prosjektkurs USHT tilbyr kursene "Å arbeide prosjektorientert" fått innvilget Frie midler. og "Å avslutte prosj ekt" til søkere som har Kurset "Å arbeide prosjektorientert" avholdes 26. januar 2017 i Tromsø. Hvert prosj ekt tilbys gratis deltagelse for tre personer, to prosjektmedarbeidere samt nærmeste leder. USHT dekker reise og en overnatting for de som bor utenfor Tromsø kommune. Påmelding, se eget vedlegg. Med vennlig hilsen Toril Billow og May Iren Bendiksen Ledere USHT Troms Vedlegg: Program og påmelding til kurs 26. januar 2017 Bekreftelse på mottak av tilskudd Kopi: Enhetsleder Kroken sykehjem, Jan Erik Risvik Enhetsleder Nordøya hjemmetjeneste, Bodil Skotnes Enhetsleder Kvaløya hjemmetjeneste, Roar Evjen Balsfjord kommune Saksframlegg Dato 18.01.2017 Referanse Arkivkode: 2012/454 611 Vår saksbehandler Ylva Sneve, tlf 77722042 Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg 41/17 Formannskapet 10/17 Kommunestyret Møtedato 08.02.2017 22.02.2017 Salg av kommunal eiendom gnr 47 bnr 214 på Storsteinnes Vedlagte dokument: 1 Kjøp av tomt 47/214 Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): Refereres ikke Saksopplysninger: Administrasjonen har mottatt en henvendelse fra J. Nysted eiendom AS med ønske om å kjøpe eiendommen gnr/bnr 47/214. Intensjonen med kjøpet er å rive bygningsmassen på eiendommen (Storsteinnes barnehage), gjøre en reguleringsendring til boligformål og bygge boenheter med utleiedel. Fakta om eiendommen Gnr/bnr Adresse Størrelse Arealformål Bebygd : : : : : 47/214 Barnehageveien 2 4254,9 m2 Offentlig bebyggelse Ja Figur 1: Eiendommen som ønskes kjøpt Figur 2: Eiendommen vist i reguleringsplanen Reglement for avhending av fast eiendom og andre eiendeler Balsfjord kommunestyre vedtok i møte den 19.12.2016, sak 140/16, reglement for avhending av fast eiendom og andre eiendeler i Balsfjord kommune. Relevant for denne saken er følgende bestemmelser: 3.2.4 Avhending av bebygd/ubebygd eiendom ifm realisering av tiltak i kommunens egen eiendomsstrategi I og med vedtatt Eiendomsstrategi 2017-2027, som skal rulleres hvert 4. år, foreligger grunnlag for at kommunen vurderer avhending av eiendommer etter eget initiativ. Avhending av eiendommer skal da skje i hht mål og strategier og de behov kommunen har. Slik avhending vil kunne være i kombinasjon med offentlig/privat samarbeid. Kunngjøringsprinsippet skal følges, men avgjørelse foretas etter forhandlinger med tilbyder(e). Fremforhandlet kontrakt skal godkjennes av formannskapet. Eiendomsstrategi 2017-2027 Balsfjord kommunestyre vedtok i sak 106/16 den 26.10.2016 eiendomsstrategi 2017/2027. Eiendomsstrategien er et styringsdokument som skal legges til grunn for kommunens videre planer og forvaltning av eiendomsmassen. Punkt 5.m. i kommunestyrets vedtak omhandler gnr/bnr 47/214. Bygg og eiendommen gml. Storsteinnes barnehage (G/bnr. 47/214) selges til boligformål - som et ledd i å møte boligbehovet og å arbeide med målsettingen om økt tilflytting. Det skal knyttes forutsetninger til salget som hensiktsmessig utnyttelse av tomten, bygging av boenheter med utleiedel samt tilbakekjøpsrett etter en frist på 2 år fra salgstidspunktet, dersom planene av kjøper ikke er realisert. Inntektene av salget skal avsettes på disposisjonsfond og skal disponeres til eiendomsformål. Videre sier punkt 5.h. i samme vedtak: Hvert enkelt tiltak/prosjekt i punktene over fremlegges for endelig godkjenning og finansiering. Vurdering: Reglementet for avhending av fast eiendom og andre eiendeler gir rom for å unnlate verditaksering dersom man har tilstrekkelig opplysninger om prisnivået i kommunen. Rådmannen vurderer det dithen at det ikke er tilfelle i denne saken, og anbefaler at det tas takst på eiendommen. Det er positivt at det tas initiativ til utvikling av gnr/bnr 47/214 i tråd med vedtatt eiendomsstrategi. Ved en utlysning av kommunal eiendom til salgs sikres også innsyn og likebehandling. Kommunestyrets vedtak, punkt 5.m. referert ovenfor stiller ikke krav til hvorvidt eksisterende bygningsmasse på eiendommen skal rives. For best mulig utnyttelse av tomta forutsettes det imidlertid at eksisterende bygningsmasse rives. Videre har eiendommen i dag arealformål «offentlig bebyggelse», dette medfører at eiendommen må reguleres om til boligformål. Rådmannens innstilling: Balsfjord formannskap avhender eiendommen gnr 47 bnr 214 i tråd med vedtatt eiendomsstrategi 2017-2020. Det skal foretas verditakst, og salg kunngjøres på kommunens nettside samt i offentlig media. Bud må også inneholde budgivers plan for anvendelse av eiendommen. Kostnader ved forberedelse av salg (takst, annonsering, m.m.) dekkes inn av salgsinntektene. Etter budfrist legges saken på nytt frem i Formannskapet for endelig avgjørelse om salg og betingelser for salg i tråd med pkt 3.2.4 i reglement for avhending av fast eiendom og andre eiendeler. Vedtaket er fattet i tråd med reglement for avhending av fast eiendom og andre eiendeler i Balsfjord kommune vedtatt av Balsfjord kommunestyre i sak 140/16 den 19.12.2016. Behandling i Formannskapet - 08.02.2017: Ap v/Gunda Johansen foreslår følgende: Eiendommen 47/214 legges ut til salgs på kommunens hjemmeside med forbehold om kommunestyrets godkjenning. Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt Ap v/Gunda Johansens forslag enstemmig vedtatt Tilrådning fra Formannskapet - 08.02.2017: Balsfjord formannskap avhender eiendommen gnr 47 bnr 214 i tråd med vedtatt eiendomsstrategi 2017-2020. Det skal foretas verditakst, og salg kunngjøres på kommunens nettside samt i offentlig media. Bud må også inneholde budgivers plan for anvendelse av eiendommen. Eiendommen 47/214 legges ut til salgs på kommunens hjemmeside med forbehold om kommunestyrets godkjenning. Kostnader ved forberedelse av salg (takst, annonsering, m.m.) dekkes inn av salgsinntektene. Etter budfrist legges saken på nytt frem i Formannskapet for endelig avgjørelse om salg og betingelser for salg i tråd med pkt 3.2.4 i reglement for avhending av fast eiendom og andre eiendeler. Vedtaket er fattet i tråd med reglement for avhending av fast eiendom og andre eiendeler i Balsfjord kommune vedtatt av Balsfjord kommunestyre i sak 140/16 den 19.12.2016. Ellen Beate Lundberg rådmann Ylva Sneve enhetsleder 28.10.16 J. NYSTED EIENDOM AS 9050 STORSTEINNES BALSFJORD KOMMUNE 9050 STORTEINNES KJØP AV TOMT 47/214 (barnehagetomta) Viser til kommunestyrevedtak i møte den 26.10.16 vedrørende eiendomsstrategi. Vi ønsker å kjøpe eiendom 47/214 ca 4,2 mål (barnehage tomta) hos Balsfjord kommune. Eiendommen er i dag regulert til offentlig formål. Vi har følgende plan for eiendommen: *Rive den gamle barnehagen for egen regning *Regulere om eiendommen til boligformål *Bygge boenheter med utleiedel og utnytte tomten maksimalt *Få god sammenheng mellom Strandveienpark og eiendom 47/214 Ønsker at kommunen vurderer pris for eiendommen slik at det kan la seg realisere for privat utbygger, som ønsker å bidra til økt boligbygging og dermed møte kommunens behov. Med vennlig hilsen Jan Nysted Balsfjord kommune Saksframlegg Dato 12.01.2017 Referanse Arkivkode: 2016/710 K11 Vår saksbehandler Einar Nøstvik Guleng, tlf 77722033 Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg 11/17 Kommunestyret Møtedato 22.02.2017 Ny friluftskartlegging i Balsfjord kommune Vedlagte dokument: Oversiktskart over friluftskartleggingen i Balsfjord kommune Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): Journalposter I 26.05.2016 Merknader til kartlegging av friluftsområder Balsfjord Kommune høringsdokument 1 og 2 I 31.05.2016 Innspill - kartlegging og verdsetting av friluftslivområder i Balsfjord kommune Sagelvvatn Utmarkslag v/leder Hans Arnulf Haug Hugo Løvli Saksopplysninger: Bakgrunn Balsfjord har unike friluftslivsområder som er kommunens største ressurs for aktivitet og rekreasjon. For å sikre friluftslivsmulighetene, er det avgjørende å ha kartfestet og verdsatt arealene. Med bakgrunn i dette pågår det en omfattende kartlegging av friluftsområder landets alle kommuner, der Miljødirektoratet er hovedansvarlig. I Troms har Troms Fylkeskommune bedt kommunene med på et kartleggingsprosjekt. Samtlige kommuner har meldt sin interesse, og arbeidet er ferdig i flere kommuner. I Balsfjord er arbeidet med kartlegging og verdisetting av friluftslivsområder nå også ferdigstilt, og fylkeskommunen bearbeider datagrunnlaget for innføring i Miljødirektoratets nettbaserte karttjeneste Naturbase. Kartlegging og verdisetting av friluftslivsområder er en faglig basert kartlegging og verdisetting av friluftslivets arealer, basert på Miljødirektoratet sin veileder Kartlegging og verdisetting av friluftsområder, M98. Målet med kartleggingen er å få kartlagt, verdsatt og prioritert arealer for friluftsliv i kommunen, og sikre god tilgang på relevant friluftslivsinformasjon både for kommunens eget arbeide og for eksterne parter. Kartleggingene gir et svært godt verktøy for å vurdere friluftslivsinteressene i arealog dispensasjonssaker og i andre relevante sammenhenger. Kartleggingen vil måtte avveies mot andre interesser i kommunens planarbeid, enkeltsaksbehandling, og andre politiske prosesser. I saken foreslås det hvordan friluftskartleggingen skal komme til anvendelse i den kommunale saksbehandlingen Innholdet i kartleggingen Områdene er avgrenset i kart og kategorisert etter type bruk. Deretter er arealene verdsatt, og det gitt en egen beskrivelse for hvert av områdene som klargjør kvaliteter og hvordan de brukes. Metodikken gjør kartleggingen etterprøvbar og vurderingene er synlige for de som skal bruke kartleggingen. Bruk av en enhetlig metodikk sikrer at resultatet blir mest mulig representativt for dagens friluftslivsbruk. Områdene er verdsatt fra C (registrert friluftsområde), B (viktig friluftsområde) til A (svært viktig friluftsområde), hvor A er kommunens «indrefileter». Verdien er vurdert med hjelp av et sett med verdisettingskriterier og en endelig vurdering av verdi er gjort utfra disse verdisettingskriteriene. I Balsfjord er det avgrenset 107 små og store friluftslivsområder, hvorav 42 A-områder, 32 B-områder og 33 C-områder. I tillegg til verdien har hvert område blitt gitt en områdetype som forklarer områdets hovedsakelige bruk. Områdetypen, verdien og verdisettingskriteriene vil bli presentert sammen med omfattende områdebeskrivelser med relevant informasjon om områdets friluftslivsbruk. Prosess Arbeidet er gjort i nært samarbeid med kommunen og relevante frivillige lag- og foreninger. Maja Sjöskog Kvalvik i Ishavskysten friluftsråd som har vært prosjektleder, og har hatt ansvar for koordinering, informasjonsinnsamling og sammenstilling av data. I Balsfjord har arbeidsgruppen bestått av Gunnar Kvaal (rådgiver), Arvid Pedersen (Indre Balsfjord jeger- og fiskeforening), Helmer Hemmingsen (Balsfjord og omegn turlag) og Svein Pedersen (Balsfjord og omegn turlag). Mange andre har vært involvert, både kommuneansatte og ressurspersoner fra frivillige lag og foreninger. De aller fleste idrettslag, utviklingslag, grunneierlag og andre relevante organisasjoner har gitt innspill til sine områder. Kommunens skoler og barnehager har blitt kontaktet og de aller fleste har gitt innspill på friluftsområder de bruker. I tillegg er en relevant informasjon fra en rekke skriftlige og digitale kilder blitt inkludert, fra turbøker, konsekvensutredninger, kommunedelplaner, eksisterende kartlegginger samt digitale informasjonsbaser på nett over ulike friluftslivstemaer. Kartleggingen har vært ute på høring, og anses som ferdig kvalitetssikret. Kartleggingen vil innen kort legges ut på Miljødirektoratets digitale karttjeneste Naturbase.no. Vurdering: Anvendelse i kommunal saksbehandling Friluftslivskartleggingen gir kommunen et godt verktøy for å vurdere friluftslivsinteressene i areal- og dispensasjonssaker og i andre relevante sammenhenger. Sammen med andre temakartlegginger gir dette god oversikt over viktige ressurser i kommunen. Dette er en rent faglig kartlegging, hvor det ikke er tatt hensyn til andre interesser, administrative forhold eller planer. Avveiningen mot andre interesser må gjøres i kommunens planarbeid, enkeltsaksbehandling, og andre politiske prosesser. I forbindelse med revidering av kommuneplanens arealdel etter ny plan og bygningslov skal friluftskartleggingen bil vurdert i forhold til andre interesser med tanke på behov for eventuelt planmessig prioritering og sikring av verdifulle friluftsområder. Det kan også være aktuelt å synliggjøre verdifulle friluftsområder som hensynssone i plankartet - det vil si områder hvor friluftsinteressene skal tas hensyn til i detaljplanlegging og enkeltsaksbehandling. Kartleggingen vil utover dette være likestilt andre interesser og må avveies i den enkelte sak. Friluftkartleggingens funksjon vil dermed være et rent faktagrunnlag som grunnlag for beslutninger om arealdisponering. Høyt score på kartleggingen vil ikke nødvendigvis tilsi at utbygging ikke kan finne sted, men at hensynet til friluftslivet og evt. avbøtende tiltak i denne forbindelse skal være vurdert og begrunnet i saken mht. prioritering og valg av løsninger. I områdebeskrivelsene er det redegjort for hvilke delområder som er viktige for friluftslivets verdi, og dermed gis mulighet å vurdere evt avbøtende tiltak hvis inngrep må gjennomføres i det aktuelle delområdet. Det er anbefalt at utsjekk av friluftskartleggingen inngår som del av de ordinære rutine ved oppstart av plan og byggesaksarbeid, og ved behandling av dispensasjonssøknader, planprogram og konsekvensutredninger. For at kartleggingen skal kunne bli et aktivt verktøy i arealforvaltningen, gjøres den tilgjengelig internt og eksternt som del av kommunes digitale webkartløsning der det finnes en slik, i tillegg til naturbase.no. Revidering av førstegangskartleggingen Dette er en førstegangskartlegging og informasjonen vil bli utdatert i takt med at bruken av friluftslivsområdene endres. For at kartleggingen skal opprettholde høy presisjon og kvalitet, bør det legges opp til en løpende revisjon. Oppdatering av datasettet bør fastsettes som del av det innledende arbeidet med rullering av arealplanen, noe som vil sikre en fast oppdatering av kunnskapsgrunnlaget. Ansvaret for revideringen bør avklares. I tillegg vil det være mulig å gjøre mindre oppdateringer fortløpende dersom direkte feil eller mangler oppdages. Her bør det utnevnes en eller flere personer som kan ta inn løpende innspill, for å inkludere disse fortløpende eller i kommende revidering. For mindre kommuner med relativt lav befolkningstetthet vil en slik revidering/gjennomgang kreve lite ressurser (ca. en arbeidsdag for en begrenset arbeidsgruppe, jf. erfaringer fra Hamarøy kommunes revidering våren 2012 og tilsvarende i Meløy kommune vinteren 2013). Tiden det tar vil være avhengig av hvor mye som er blitt løpende oppdatert/samlet inn siden opprinnelig kartlegging og verdsetting. Konklusjon og anbefaling Det anbefales at friluftskartleggingen tas i bruk aktivt i den kommunale saksbehandlingen gjennom følgende tiltak: - Hvis det er teknisk mulig gjøres kartleggingen tilgjengelig via kommunens digitale kartløsning. - Det etableres saksbehandlingsrutiner som sikrer at kartleggingen på et tidlig stadium tas inn som del av beslutningsgrunnlaget, og at det i alle saker som berører friluftsinteresser skal redegjøres for hvordan interessene blir berørt og hvilke prioriteringer som er foretatt mht. friluftsinteressene ved valg av løsninger. - Kartleggingen bør ligge til grunn ved kommende revisjon av kommunedelplanens arealdel og utformingen av denne. Herunder bør det vurderes mulig bruk av hensynssoner og bestemmelser, hvilke områder som prioriteres avsatt til friluftsformål mm. Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret tar arbeidet med friluftskartleggingen til orientering. 2. Bruk av friluftskartleggingen som informasjonsgrunnlag skal innarbeides i kommunens interne saksbehandlingsrutiner, hvis dette er teknisk mulig. Da kartleggingen er rent faglig fundert, uten avveiing mot øvrige arealinteresser, forutsettes det at slik avveining foretas gjennom kommunens planlegging og enkeltsaksbehandling. 3. For saker som berører områder med verdi for friluftslivet skal det redegjøres for hvordan interessene vil bli berørt og hvordan dette er vurdert og prioritert ved valg av løsninger. 4. Friluftskartleggingen skal holdes løpende oppdatert, og skal i forbindelse med revisjon av kommuneplanens arealdel revideres, og benyttes som faktagrunnlag. Ellen Beate Lundberg rådmann Einar Nøstvik Guleng kommunalsjef Balsfjord kommune Saksframlegg Dato 11.02.2017 Referanse Arkivkode: 2014/869 X63 Vår saksbehandler Karin Friborg Berger, tlf 77722050 Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg 12/17 Kommunestyret Møtedato 22.02.2017 Samlokalisering av NAV - kontorene for Storfjord og Balsfjord kontorsted Nordkjosbotn Vedlagte dokument: 1. Innstilling NAV Balsfjord og NAV Storfjord fra ansatte 2. Rapport forprosjekt interkommunalt NAV-kontor Balsfjord - Storfjord Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): Journalposter S 11.02.2017 S 18.05.2016 U 06.06.2016 U 07.11.2016 S 12.12.2016 I 13.12.2016 U 22.12.2016 Samlokalisering av NAV - kontorene for Storfjord og Balsfjord - kontorsted Nordkjosbotn Orienteringssak - Interkommunalt samarbeid mellom NAV Storfjord og NAV Balsfjord Særutskrift: Orienteringssak Interkommunalt samarbeid mellom NAV Storfjord og NAV Balsfjord Søknad om utviklings- og innovasjonsmidler - felles NAV kontor Interkommunalt samarbeid mellom NAV Storfjord og NAV Balsfjord NAV Balsfjord Driftsavtale økonomirutiner 2 halvår 2016 Særutskrift: Interkommunalt samarbeid mellom NAV Storfjord og NAV Balsfjord Kommunalsjef Karin F. Berger Fylkesmannen i Troms NAV Balsfjord Rådmannen v/Karin Friborg Berger - for videre oppfølging Saksopplysninger: Formannskapene i Balsfjord og Storfjord godkjente i mai 2016 at det skulle igangsettes et forprosjekt som skulle utrede NAV-samarbeid mellom Balsfjord og Storfjord, ev. et felles NAV-kontor for kommunene. I perioden 1. juni 2016 til 20. januar 2017 gjennomførte partnerskapene i begge kommuner et forprosjekt for å utrede saken. Prosjekteier var NAV Troms, Balsfjord kommune og Storfjord kommune. Styringsgruppa til forprosjektet bestod av fylkesdirektør NAV Troms, rådmennene fra begge kommuner, prosjektleder (NAV-leder) og plasstillitsvalgte fra begge kontor. Prosjektgruppa var satt sammen av medarbeidere fra begge kontor, prosjektleder og prosessveiledere fra NAV Troms. I sammenheng med at NAV-leder i Balsfjord hadde sagt opp sin stilling, og igangsetting av forprosjektet, ble det besluttet en prøveordning med felles leder for kontorene i perioden juni 2016 og foreløpig ut juni 2017. Bakgrunn for utredning av samarbeid mellom NAV Balsfjord og NAV Storfjord Et regjeringsoppnevnt ekspertutvalg konkluderte i 2014 med at NAV-reformen fra 2006 ikke hadde svart til forventningene. Konklusjonen var at NAV ved omstilling til større enheter kan skape bedre rammebetingelser for utvikling av tjenestetilbudet. Ekspertutvalgets innstilling lå til grunn for Stortingsmelding 33 «NAV i en ny tid – for arbeid og aktivitet» som kom våren 2016. NAV-meldinga slo fast at NAV ikke har klart å oppnå hovedmålet med reformen – å få flere i arbeid. Virkemidler og organisering har ikke vært rigget for å møte et endret utfordringsbilde i hele landet: flere som mottar trygdeytelser – økning i yngre aldersgrupper flere innvandrere med svake grunnleggende ferdigheter og språkutfordringer stadig færre arbeidsplasser for ufaglærte – et arbeidsmarked i endring lav gjennomføring av videregående opplæring mangel på arbeidskraft innen visse yrker, samtidig med økende ledighet (strukturledighet) Regjeringas svar på utfordringsbildet er omstilling til større kompetansemiljø og færre kontor med økt myndighet og lokalt handlingsrom. Kravene til ledelse og kompetanse skjerpes, og det stilles krav om at etaten forbedrer resultatene og øker produktiviteten i oppgaveløsningen. 17. november 2016 ble NAV-meldinga behandlet i Stortinget. Det ble fattet vedtak der regjeringen bes sørge for en sammenslåing til færre og større NAV-kontor. Regjeringen skal også sørge for at det enkelte NAV-kontor får økt handlefrihet og myndighet, og at man forsterker arbeidet med økt vekt på styring gjennom oppnådde resultater og mindre detaljstyring på virkemidler og aktiviteter. Prosjektgruppa i Balsfjord-Storfjord-utredninga har vurdert to modeller for organisering av fremtidig oppgaveløsning. Den første modellen er en totalt samordnet tjenesteproduksjon, og den andre modellen er oppgavefordeling mellom 2 lokasjoner. Sistnevnte løsning ble ikke fremmet som forslag til styringsgruppa pga. at løsningen ble vurdert som uhensiktsmessig. Prosjektgruppas vurdering var at modellen innebar en for stor risiko for dårligere resultater og produktivitet enn med dagens kontorløsning. Det endelige løsningsforslaget som prosjektgruppa fremmet til styringsgruppa, var en totalt samordnet tjenesteproduksjon lokalisert på Nordkjosbotn. Modellen kan åpne for kontordager på Hatteng for å ivareta enkelte kommunale tjenester i NAV-kontoret. Dagens leiekontrakter for begge kontor løper til 2023. Modellen forutsetter derfor at NAV løses fra leiekontrakten i Balsfjord og Storfjord på et tidligere tidspunkt. Storfjord kommune må da vurdere om det foreligger alternative anvendelser for lokalene som blir ledige etter at NAV-kontoret flytter ut. Avklaringer rundt eksisterende leiekontrakter, og eventuell forhandling om ny leiekontrakt for lokalene i Nordkjosbotn må gjennomføres før hovedprosjektet settes i gang. Modellen forutsetter felles ledelse med kontorsted Nordkjosbotn. Prosjektgruppa anbefaler en strategisk retning for det nye NAV-kontoret: 1. Rykke nærmere arbeidsmarkedet og arbeidsgivere 2. Større lokal frihet til å tilpasse tjenester til brukerens behov 3. Mindre styring og mer ledelse 4. Økt oppmerksomhet på brukeren, ikke på system 5. Sikre kunnskapsbaserte tjenester og kompetanse i møte med brukere Vurdering: Forprosjektet viser en konklusjon med full sammenslåing, felles ledelse og samlokalisering av NAV kontoret i Nordkjosbotn. Rapporten fra prosjektgruppa gjør rede for bakgrunn, alternative løsninger, mulige fordeler, ulemper og risiko knyttet til en ny kontorløsning, samt den endelige anbefalingen fra prosjektgruppa. Rådmennene i begge kommuner har gjennom forprosjektet vært godt orientert og deltakende gjennom styringsgruppemøter. Fra rådmannen i både Balsfjord og Storfjord har det vært gitt informasjon til politisk nivå underveis. Utredningsarbeidet gjennom denne prosessen vurderes til å være grundig gjennomført og samtlige ansatte har vært deltakende i prosessen. Dette vurderes som en styrke i forprosjektet også sett i forhold til de endringer som ansatte vil få når det gjelder arbeidssted dersom sammenslåing blir vedtatt. Rådmannen ser også at det endringsarbeidet som det fra nasjonalt nivå pekes på, er belyst i rapporten, dette både i forhold til kontorenes størrelse, kompetanse og satsningsområder. Forprosjektet har tatt inn i sitt arbeid Stortingsmelding 33, denne er også retningsgivende i det videre arbeidet som NAV skal ha som sitt fokusområde. Et styrket kontor med tverrfaglig kompetanse og flere ansatte vil gi et bedre og tilrettelagt tilbud til innbyggerne i begge kommunene. Det legges også i Stortingsmeldingen opp til oppsøkende virksomhet og at teknologiske løsninger skal bidra til smidig samhandling og gode løsninger for brukerne. Rådmannen vil anbefale at forprosjektets konklusjon blir fulgt og at det iverksettes arbeid med etablering av felles kontor i Nordkjosbotn. Balsfjord kommune eier lokalene som NAV kontoret tenkes etablert i, og det må i gjennomføringsprosjektet ivaretas flytteprosess og avvikling av dagens leieforhold. I det videre arbeidet opprettholdes styringsgruppe med tillitsvalgte, rådmenn fra kommunal side, samt fylkesleder i NAV Troms og prosjektleder. Rådmannen anbefaler at felles NAV-kontor driftes etter Vertskommunemodellen (Kommunelovens § 28 – 1 b) og at det i gjennomføringsprosjektet legges frem avtale til behandling i begge kommunene, dette gjeldende for kommunens ansvarsområde etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Det ble sendt søknad til Fylkesmannen på hovedprosjektmidler, men søknaden ble ikke imøtekommet. Rådmannen har ikke klart for seg, hva som vil påløpe av utgifter i forbindelse med gjennomføringen og etableringen av felles NAV kontor, men det legges til grunn at inventar og utstyr i stor grad kan gjenbrukes. I og med at lokalene ikke ferdigstilles før i 2018 vil rådmannen komme tilbake med endelig kostnadsoversikt som må ivaretas særskilt i kommunene. Som en del av dette er avklaring om eventuell tomgangsleie for dagens lokaler i begge kommunene, samt en revidering av partnerskapsavtalene. Ut fra det pågående arbeidet med etablering av felles NAV kontor er det fra NAV Troms også sett økonomiske utfordringer. I dagens modell og samarbeidsavtale mellom stat og kommune fordeles utgiftene etter stillinger, dette forutsettes videreført og vil på sikt gi økonomisk gevinst i forhold til driftsbudsjettet og stordriftsfordeler for kommunene. Rådmannen mener at avklaringer og samarbeidsavtaler må foreligge før igangsetting av gjennomføringsprosjektet. Denne saken fremmes for å få vedtatt et felles NAV kontor og at det i samarbeid med kommunene og NAV Troms utarbeides avtaler som forelegges til endelig politisk behandling, herunder økonomiske forpliktelser. Rådmannens innstilling: 1. Balsfjord kommunestyre vedtar å etablere felles NAV-kontor for kommunene Balsfjord og Storfjord lokalisert til Nordkjosbotn. 2. Det etableres et gjennomføringsprosjekt med styringsgruppe hvor bl.a. rådmannen deltar. 3. Det felles NAV kontoret drives etter Vertskommuneavtale etter kommunelovens § 28-1 b) for kommunale tjenester og i tråd med Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. 4. Balsfjord kommunestyre forutsetter at kommunens andel av utgiftene så som driftsavtaler, kontorhold, avklaring og endring av eksisterende leieavtaler skal godkjennes politisk før man starter gjennomføringen av hovedprosjektet med å samlokalisere kontorene. Ellen Beate Lundberg rådmann Karin F. Berger kommunalsjef FORPROSJEKT INTERKOMMUNALT NAV-KONTOR STORFJORD – BALSFJORD 1 Innledning............................................................................................................................................. 3 2 Bakgrunn for utredning av interkommunalt NAV-kontor .................................................................... 3 2.1 Stortingsmelding 33 «NAV i en ny tid – for arbeid og aktivitet»................................................... 3 2.2 NAV Balsfjord og NAV Storfjord våren 2016 – NAV Lyngen høsten 2016..................................... 4 2.3 Organisering av forprosjekt..................................................................................................... 4 2.4 Resultater for kontorene etter NAV-reformen - Nye utfordringer for de små NAV-kontorene... 5 3 Alternative løsninger for organisering av samarbeid og lokalisering av NAV-kontorene .................... 8 3.1 Dagens bemannings- og lokaliseringssituasjon............................................................................. 8 3.2 Forutsetninger............................................................................................................................... 8 3.3 Modell 1: Totalt samordnet tjenesteproduksjon - Samlokalisering til ett NAV-kontor for NAVkontorene i Balsfjord og Storfjord....................................................................................................... 9 4 Hvilke gevinster kan ny kontorløsning gi NAV og kommunene (modell 1).......................................... 9 4.1 Felles ungdomsteam ................................................................................................................... 10 4.2 Tjenester til arbeidsgivere........................................................................................................... 10 4.3 NAV som integreringsaktør ......................................................................................................... 10 4.4 Økt effektivitet – lavere driftskostnader..................................................................................... 11 4.5 Risikoanalyse av fordeler og ulemper ved en samlokalisering/sammenslåing........................... 11 5 Budsjettramme for prosjektkostnader............................................................................................... 14 6 Samarbeidsavtaler.............................................................................................................................. 15 7 Overordnede prinsipper for ledelse og personalbehandling ............................................................. 15 8 Statlige og kommunale tjenester og bemanning i et samlokalisert/sammenslått kontor................. 16 8.1 Statlige tjenester ......................................................................................................................... 16 8.2 Kommunale oppgaver ................................................................................................................. 16 9 Milepæler for hovedprosjektet .......................................................................................................... 17 10 Planlegging og gjennomføring av ev. hovedprosjekt ....................................................................... 17 11 Konklusjoner fra forprosjektet ......................................................................................................... 18 2 1Innledning Dette dokumentet er en leveranse fra et forprosjekt som høsten 2016 utredet muligheter for etablering av interkommunalt samarbeid mellom NAV Balsfjord og NAV Storfjord. Dokumentet danner grunnlaget for styringsgruppens anbefaling, og rådmannens innstilling til kommunestyrene i Balsfjord og Storfjord kommune. NAVs visjon handler om å gi mennesker muligheter, og NAV sitt hovedmål er å få flere i arbeid og færre på stønad. De siste 10-15 årene har det skjedd endringer i utfordringsbildet for tjenestene NAV skal levere, noe som stiller krav til mer kompetanse, økt kvalitet i brukermøtene, digitale tjenester og at NAV rykker nærmere arbeidsmarkedet. NAV-kontorene skal kunne tilby målrettet, profesjonell og spesialisert oppfølging. For brukere med manglende kvalifikasjoner er det viktig at NAV kan tilby kompetansehevende tiltak eller sikre overgang til utdanning. Formålet med et interkommunalt NAV-tilbud er å etablere et myndig og løsningsdyktig NAV-kontor som bidrar til at flere kan komme i arbeid og bli selvforsørget. Et større kompetansemiljø kan legge til rette for mer spesialisering, forskningsbasert og metodisk oppfølging av brukere og bedre tjenester for arbeidsgivere. En strategisk retning for et interkommunalt NAV-tilbud kan være: 1. Rykke nærmere arbeidsmarkedet og arbeidsgivere 2. Større lokal frihet til å tilpasse tjenester til brukerens behov 3. Mindre styring og mer ledelse 4. Økt oppmerksomhet på brukeren, ikke på system 5. Sikre kunnskapsbaserte tjenester og kompetanse i møte med brukerne 2BakgrunnforutredningavinterkommunaltNAV-kontor 2.1Stortingsmelding33«NAViennytid– forarbeidogaktivitet» Regjeringen oppnevnte i 2013 et ekspertutvalg for å evaluere NAV-reformen av 2006. Utvalget konkluderte i 2014 med at resultatene av reformen ikke svarte til forventningene. I tillegg foreslo utvalget en rekke endringer av etaten – både når det gjelder konkrete metoder for oppgaveløsningen og organiseringen. Hovedkonklusjonen var at NAV ved omstilling til en mer robust og spesialisert organisering, vil skape bedre rammebetingelser for forbedring av tjenestene. Ekspertutvalgets innstilling lå til grunn for Stortingsmelding 33 «NAV i en ny tid – for arbeid og aktivitet» som kom våren 2016. Stortingsmeldingen konkluderer med at NAV ikke har klart å oppnå hovedmålet med reformen – å få flere i arbeid. Virkemidler og organisering har ikke vært rigget for å møte et endret utfordringsbilde i hele landet: - Flere har behov for trygdeytelser – økning i yngre aldersgrupper Flere innvandrere med svake grunnleggende ferdigheter og språkutfordringer Stadig færre arbeidsplasser for ufaglærte 3 - Høyt frafall fra videregående skole Mangel på arbeidskraft innen visse yrker, samtidig med økende ledighet (økende strukturledighet) Regjeringens svar på utfordringen er omstilling til større kompetansemiljø og færre kontor med økt myndighet og lokalt handlingsrom. Kravene til ledelse og kompetanse skjerpes, og det stilles krav om at etaten forbedrer resultatene og øker produktiviteten i oppgaveløsningen. Våren 2016 startet Arbeids- og velferdsdirektoratet utredning av ny region- og kontorstruktur i etaten, og ba etaten forberede seg på store endringer. 17. november 2016 ble NAV-meldingen behandlet i Stortinget. Det ble fattet vedtak der regjeringen bes sørge for en sammenslåing til færre og større NAV-kontor. Regjeringen skal også sørge for at det enkelte NAV-kontor får økt handlefrihet og myndighet, og at man forsterker arbeidet med økt vekt på styring gjennom oppnådde resultater og mindre detaljstyring på virkemidler og aktiviteter. 2.2NAVBalsfjordogNAVStorfjordvåren2016– NAVLyngenhøsten2016 NAV Balsfjord og NAV Storfjord har delvis en felles historikk, og har fra starten i 2008 hatt et godt faglig samarbeid veilederne i mellom. I tillegg har kommunene delvis et felles arbeidsmarked med tyngdepunkt i det voksende industrimiljøet i og rundt Nordkjosbotn i Balsfjord kommune. Når NAV-lederstillingen i Balsfjord ble ledig, lå forholdene til rette for å prøve ut et tettere samarbeid, ev. samlokalisering. Partnerskapene i NAV Balsfjord og NAV Storfjord ble enige om å starte et forprosjekt for å finne ut om det var grunnlag for et tettere samarbeid. Forutsetningen er at samarbeidet skal svare på utfordringene NAV i de to kommunene står overfor, samtidig som driften forventes å bli mer effektiv. I den sammenheng ble det besluttet en prøveordning med felles leder for kontorene i perioden juni 2016 og foreløpig ut februar 2017. I møte i styringsgruppa 2. september 2016 var det enighet om å invitere NAV Lyngen med i samarbeidet. Målsettingen var først og fremst samarbeid knyttet til arbeidsmarkedstjenester, men kunne på sikt også gjelde flere NAV-tjenester. Partnerskapet i Lyngen ved fylkesdirektør i NAV og rådmannen i Lyngen var enige om å tiltre prosjektet. Kontoret har likevel så langt valgt å delta som observatører i prosjektmøter. Lyngen kan vurdere å tiltre et ev. hovedprosjekt hvis det blir aktuelt. 2.3 Organiseringavforprosjekt Oppdragsgiver: Oppdragsgiver er partnerskapene i kommunene. Utredningen er politisk forankret i formannskapene. Prosjekteier: NAV Troms og de to kommunene. Styringsgruppe: Stein Rudaa, fylkesdirektør i NAV Troms (leder) Karin F Berger, 4 kommunalsjef Balsfjord kommune, Trond-Roger Larsen, rådmann Storfjord kommune, Benedicte Lilleng, NAV-leder for NAV Storfjord og NAV Balsfjord (sekretær for styringsgruppa), Morten Wøhni Helberg, plasstillitsvalgt NAV Balsfjord og Monica Fyhn (vara Maija S. Asplund), plasstillitsvalgt NAV Storfjord Prosjektleder: Benedicte Lilleng Prosjektgruppe: Benedicte Lilleng, Jorun Berg-Husøy, Unni Engstad, Henny Andreassen, Doris Deilet, Oddrun Johansen og Oddmund Klæboe. Prosjektgruppa legger frem sin konklusjon til behandling i styringsgruppa. Rådmannen legger frem sin innstilling til politisk behandling februar 2017. 2.4 ResultaterforkontoreneetterNAV-reformen- Nyeutfordringerforde småNAV-kontorene Resultatene av NAV-reformen har ikke svart til forventningene i landet generelt. Kontorene i Storfjord og Balsfjord har levert godt og gjennomsnittlig i forhold til øvrige kontor i landet, men har hatt de samme utfordringene når det gjelder å formidle brukere med sammensatte behov og nedsatt arbeidsevne til arbeid. I Stortingsmelding 33 poengteres det at etaten har en ineffektiv kontorstruktur med for mange små kontor. Ressursfordelingen er skjev mellom store og små kontor i forhold til det antall innbyggere de er satt til å betjene, og resultatene er varierende for både store og små kontor. Når små kontor leverer godt, kan det være fordi de er godt drevet, men det kan også skyldes at veiledere i små kontor har en mindre portefølje av brukere enn veiledere i større kontor. Små kontor er mer sårbar i forbindelse med fravær i kontoret, og kan ha utfordringer med å opprettholde tjenester ved f.eks. sykefravær og ferieavvikling. Veiledere i NAV-kontor har ulik utdanningsbakgrunn, men i små kontor må de i stor grad arbeide som generalister. Det vil si at de må kunne håndtere hele spekteret av oppgaver i kontoret. Handlingsrommet for spesialisering blir lite. Et felles NAV-kontor for Balsfjord og Storfjord kan bli et av de største NAV-kontorene i Troms. Størrelsen på kontoret er likevel ikke i seg selv ikke en grunn til å forvente bedre tjenester og positive gevinster ved sammenslåing. Det er det nye utfordringsbildet med økt ungdomsledighet og lavere sysselsetting blant unge og innvandrere som stiller nye krav til spesialisering og større drifts- og kompetansemiljø for å kunne oppnå resultater fremover. 2.4.1Ungdom Personer under 30 år er en stadig voksende brukergruppe i NAV. Ungdommer som søker hjelp hos NAV har ulike og individuelle årsaker. En årsak er manglende gjennomføring av videregående opplæring. Ufaglært ungdom har vanskelig for å konkurrere om jobber i et endret arbeidsmarked med krav til kunnskap og ferdigheter. Individuelle og ofte sammensatte årsaker til at ungdom faller ut, stiller store krav til kunnskap og kompetanse hos medarbeiderne i NAV. I de fleste større NAV-kontor er det etablert ungdomsteam for å 5 ivareta kravet til mangfoldig kompetanse i arbeidet med denne gruppen. Arbeidslivsforskning (AFI) har undersøkt resultatet av innsatsen til ungdomsteamene i NAV og konkluderer positivt. Ungdomsteamene bidrar til at flere kommer inn i videre skolegang, annen kvalifisering eller i arbeid. Teamorganisering av ungdomsarbeid gir resultater. NAV Storfjord og NAV Balsfjord har ikke kunnet etablere egne ungdomsteam som følge av få ansatte som må håndtere et bredt spekter av oppgaver og brukergrupper. I Storfjord utgjør andelen unge med nedsatt arbeidsevne under 30 år pr juni 2016 19,4 % av porteføljen. Det er ca. det samme som i resten av fylket. Når det gjelder unge under 30 år på arbeidsavklaringspenger så utgjør denne gruppen pr. oktober 2016 28 % av Storfjords portefølje. Det er ca. 5% over gjennomsnittet i fylket. I Balsfjord er bildet litt annerledes, men også her er det utfordringer. 14 % av brukerporteføljen som mottar arbeidsavklaringspenger er under 30 år pr. oktober 2016, mens unge med nedsatt arbeidsevne under 30 år utgjør en andel på 16,4 % av brukerporteføljen. Antall unge som mottar sosialstønad og arbeidsledig ungdom varierer fra måned til måned. Ved utgangen av januar 2017 er det 30 personer under 30 år som er registrert som helt ledige i Balsfjord og Storfjord. 2.4.2Innvandring Innvandrere som skal bo i Balsfjord og Storfjord skal komme i jobb, bli skattebetalere, lære norsk og bli deltakende samfunnsborgere. Den norske velferdsmodellen er avhengig av høy deltakelse i arbeidslivet. Det å stå utenfor arbeidslivet kan gi en vanskelig familieøkonomi, og nasjonale tall viser at barn med innvandrerbakgrunn utgjør mer enn halvparten av barn i økonomisk utsatte familier1. Deltakelse i arbeidslivet er en avgjørende faktor for bedre integrering, økte skatteinntekter og et redusert behov for offentlige stønader. Innvandrere med fluktbakgrunn har i dag lavere deltakelse i arbeidslivet enn befolkningen for øvrig. Flere innvandrere må starte forfra med utdanning og karriere i Norge. Derfor kan kompetansekartlegging, språkopplæring og kvalifisering for arbeid være nødvendig for å komme inn i jobb. De etablerte ordningene som introduksjonsprogrammet og arbeidsmarkedstiltak skal bli mer effektive. Et interkommunalt NAV-samarbeid kan gi mulighet til å etablere et kompetansemiljø som spesialiserer seg på oppfølging av innvandrere. Bosatte flyktninger påfører ikke nødvendigvis kommunene større utgifter enn inntekter i introduksjonsfasen, men erfaringer viser at behovet for kommunal sosialstønad på sikt er større for innvandrere – spesielt fra enkelte områder – enn for resten av befolkningen. Dette skyldes i hovedsak at innvandrere fra enkelte områder av verden mangler tilstrekkelige språkferdigheter og grunnleggende kompetanse for det norske arbeidslivet. I tillegg kan kulturelle tradisjoner og familiesituasjon virke forhindrende fra deltakelse i arbeidslivet. Bildet er forskjellig fra individ til individ. Noen klarer seg fint, andre trenger mye bistand for 1 https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/meld.-st.-30-20152016/id2499847/sec1 6 å bli i stand til å forsørge seg selv og familien. Bistand i tverrfaglige team bestående av medarbeidere fra NAV-kontoret, flyktningetjeneste og voksenopplæring er viktig for å oppnå økt overgang til arbeid og for å lykkes med integreringen. NAV-kontoret skal bidra til tidlig arbeidsretting av introduksjonsprogrammet. Oppfølging av denne brukergruppen stiller krav til kompetanse i NAV-kontoret, samarbeid med utdanningssektoren og god tilgang på tiltaksplasser i det lokale arbeidsmarkedet. 2.4.3 Nyteknologi Mennesker og datasystemer er de viktigste innsatsfaktorene i NAV sitt arbeid. Behovet for store lokaliteter for NAV-tjenester og et konkret kontorsted i hver kommune faller bort i løpet av kort tid som følge av nye mobile dataløsninger og digitale systemer i NAV. Utviklingen av datateknologien har lenge hatt stor fart, men nå inntar den andre former. De nye mobilitetsløsningene gir mulighet for å forlate kontorlokalene og møte arbeidssøkeren på andre arenaer enn i det tradisjonelle publikumsmottaket og samtalerom, f.eks. hos arbeidsgivere eller på hjemmebesøk. Overgangen til digitale løsninger skaper muligheter for nye arbeidsmåter og effektivisering. Først og fremst kan det gi kapasitet til bedre og tettere oppfølging av de som trenger det mest, f.eks. under utdanning, arbeidstrening og den første tiden i ordinært arbeidsliv. 2.4.4 Fellesarbeidsmarked– pendlerstrømmer Lyngen er tatt med i denne analysen. I de tre kommunene Lyngen, Storfjord og Balsfjord er det totalt 4 904 sysselsatte. Fordelingen på kommunene er Lyngen 1 325, Storfjord 886 og Balsfjord 2 693. For alle tre kommunene er offentlig sektor den dominerende aktør i arbeidslivet. Yrkesdeltakelsen i Lyngen er 62,5 %, Storfjord 64,7 % og i Balsfjord 63,9 %. Andelen av helt arbeidsledige har for 2016 i gjennomsnitt vært 2,5 % for Lyngen, 1,5 % for Storfjord og 2,6 % for Balsfjord. Mange sysselsatte pendler til andre kommuner for å arbeide. Den største pendlergruppen arbeider i Tromsø, totalt 712 personer eller 14 % av de sysselsatte. Utover dette pendler mange fra Storfjord til Balsfjord, mens omfanget mellom de øvrige er relativt lite. Tabellen viser pendelstrømmene i antall og andel av de sysselsatte. Pendelstrømmer Tromsø Balsfjord Lyngen Balsfjord 431(16,8 %) 5 Lyngen 176(13,8 %) 27(2,1 %) Storfjord 106(12,7 %) 100(12 %) 24(3 %) Storfjord 35(1,4 %) 13 (1 %) 7 Pendelstrømoversikt utenom tabellen Balsfjord:112 (4,4 %) til Målselv, 25 (1 %) til Lenvik og 1 til Kåfjord Storfjord: 14 (1,7 %) til Målselv, 9 til Kåfjord og 6 til Nordreisa 3Alternativeløsningerfororganiseringavsamarbeidoglokalisering avNAV-kontorene Det finnes en rekke muligheter for samarbeid mellom kontorene – alt fra dagens sporadiske samarbeid i tjenesteområdet til full sammenslåing av kontorene i et interkommunalt kontor. Prosjektgruppen har vurdert to modeller for organisering av fremtidig oppgaveløsning. Lokalisering av tjenesteproduksjon er nært tilknyttet organiseringen, og dermed en del av dette kapittelet. 3.1Dagensbemannings- oglokaliseringssituasjon NAV Storfjord: Kontoret har 2,3 kommunale stillinger og 3,6 statlige. Oppgavespekteret omfatter alle statlige NAV-tjenester tillagt tjenestelinjen, Nordkalottens grensetjeneste og den kommunale minimumsløsningen for sosiale tjenester i NAV-kontor; herunder gjeldsrådgivning og boligrådgivning knyttet til Husbankens virkemidler. NAV Storfjord har også en midlertidig prosjektstilling i forbindelse med tiltaket «Familieveileder», en stilling som kan forlenges i inntil 3 år, avhengig av tildeling av barnefattigdomsmidler fra Arbeids- og velferdsetaten og Fylkesmannen. Det er også opprettet en 40 % kommunal integreringsstilling i NAV Storfjord finansiert av integreringstilskuddet for 2017. Dette for å styrke arbeidsrettingen av introduksjonsprogrammet for nyankomne flyktninger. NAV-kontoret er lokalisert til rådhuset på Hatteng og Nordkalottens grensetjeneste har i tillegg kontor i Nordkalotthuset i Skibotn. NAV Balsfjord: Kontoret har 2,5 kommunale stillinger og 6 statlige stillinger. Oppgavespekteret omfatter alle statlige NAV-tjenester tillagt tjenestelinjen, samt den kommunale minimumsløsningen for sosiale tjenester i NAV-kontor. Fra 01.01.17 ble kommunens gjeldsrådgiverstilling (50 prosent stillingshjemmel) lagt inn som en del av de kommunale tjenestene i NAV-kontoret. Det skal også lyses ut en 50 % kommunal integreringsstilling i NAV Balsfjord finansiert av integreringstilskuddet for 2017 og 2018. NAV Balsfjord er lokalisert på Storsteinnes i lokaler som leies av Landbruk Nord. 3.2Forutsetninger Forprosjektet begrenser seg til å vurdere lokalisering av de fleste fellesaktiviteter til Nordkjosbotn. Andre lokaliseringsløsninger ansees ikke å være faglig relevante for hovedtyngden av tjenesteporteføljen, og vil i tillegg bli for omfattende å utrede på den korte tiden forprosjektet har til disposisjon. På kort sikt legger ikke NAV sine IKT-systemer til rette for en total sammenslåing av kontor i to forskjellige kommuner/partnerskap. 8 Fremstillingen tar ikke for seg underliggende organisasjonsteorier for de ulike løsningene. 3.3 Modell1:Totaltsamordnettjenesteproduksjon- Samlokaliseringtilett NAV-kontor forNAV-kontoreneiBalsfjordogStorfjord I den første modellen har vi sett på følgende: NAV Balsfjord og NAV Storfjord samlokaliseres i Nordkjosbotn med alle ansatte. Felles publikumsmottak/karrieresenter. Modellen kan åpne for kontordager på Hatteng – spesielt for å ivareta enkelte kommunale tjenester i NAV-kontoret. Dagens leiekontrakter for begge kontor løper til 2023. Modellen forutsetter at NAV løses fra leiekontraktene i Balsfjord og Storfjord på et tidligere tidspunkt. Storfjord kommune forutsetter at det foreligger alternative anvendelser for lokalene som blir ledige etter at NAVkontoret flytter ut. Avklaringer rundt eksisterende leiekontrakter, og eventuell forhandling om ny leiekontrakt for lokalene i Nordkjosbotn må gjennomføres før hovedprosjektet settes i gang. Modellen forutsetter felles ledelse med kontorsted Nordkjosbotn. 3.4 Modell2:Oppgavefordelingmellom2 lokasjoner I den andre modellen ble følgende vurdert: Flytte NAV-kontoret i Balsfjord til Nordkjosbotn. Etablere felles publikumsmottak/karrieresenter for begge kontor i Nordkjosbotn og overføre 1,7 stillinger fra Hatteng til det nye kontoret i Nordkjosbotn. Felles leder med kontorsted i det nye kontoret. Tilbake på Hatteng ville det da være 3 stillinger inkludert Nordkalottens grensetjeneste. Denne løsningen vurderes som uheldig, med tanke på at det lille fagmiljøet som pr. i dag er i Storfjord, vil bli fragmentert og enda mer sårbart i forhold til driften. Etter en grundig gjennomgang og vurdering av flere elementer, fant prosjektgruppen ikke grunnlag for å fremme forslaget til styringsgruppen. Prosjektgruppens samlede vurdering er at modellen kan skape større risiko for dårligere resultater og produktivitet enn med dagens kontorløsning. 4 Hvilke gevinster kanny kontorløsning giNAVogkommunene (modell1) Et samlokalisert kontor vil bli et av de største kontorene i fylket, selv om kontoret fortsatt er relativt lite. Generelt vil mulighetene for samordnet tjenesteproduksjon for Balsfjord/Storfjord- regionen gi rom for en større grad av spesialisering, og mindre sårbarhet i driften. På sikt kan også en mulig samordning av tjenester med Lyngen gi enda større kraft i kontoret. 9 4.1Fellesungdomsteam I et nytt NAV-kontor på Nordkjosbotn kan det etableres et eget team som følger opp all ungdom under 30 år fra kommunene Storfjord og Balsfjord. I et slikt team vil det være behov for kompetanse innen flere områder, bl.a. utdanning og arbeidsmarked, karriereveiledning, sosialt arbeid og Supported Employment (jobbstøtte tilpasset personer med omfattende og sammensatte støttebehov for å kunne få og beholde jobb). Ungdomsteamets naturlige samarbeidspartnere vil være Oppfølgingstjenesten i Troms, videregående skoler, opplæringskontor, arbeidsgivere og relevante kommunale tjenester. Det er et klart mål med en slik organisering at flere unge skal fullføre videregående utdanning og komme ut i ordinært arbeid. Et eget ungdomsteam kan i større grad tilrettelegge for gruppebasert oppfølging av unge og vil ha gode muligheter til å følge opp den nye aktivitetsplikten for unge under 30 år som søker om økonomisk sosialhjelp. NAV Balsfjord og NAV Storfjord har søkt om, og fått tildelt kompetansehevende midler fra Fylkesmannen til å besøke NAV Ski som har oppnådd gode resultater med etablering av ungdomsteam i NAV. Studieturen gjennomføres 8.-10. februar 2017, og skal bidra til mer kunnskap og bedre tjenesteutvikling knyttet til NAVs ungdomssatsning. 4.2 Tjenestertilarbeidsgivere I et interkommunalt NAV-kontor kan tjenester til arbeidsgivere i større grad utvikles og NAV kan rykke nærmere arbeidsmarkedet. En felles markedskontakt for det nye kontoret kan jobbe utadrettet og bidra til å styrke NAVs relasjon til arbeidsgivere i den lokale arbeidsmarkedsregionen Balsfjord-Storfjord. Markedskontakten kan være bindeledd mellom arbeidsgivere, arbeidssøkere, samarbeidspartnere og NAV. Gjennom økt kunnskap om det lokale arbeidsmarkedets behov for kompetanse, og bedre rekrutteringstjenester fra NAV, vil NAV i større grad kunne bidra til sysselsetting og et velfungerende arbeidsmarked. Ved å rykke nærmere arbeidsmarkedet, kan NAV også bistå arbeidsgivere til å øke inkluderingskompetansen og til å redusere sykefravær. Tettere relasjon og en mer spesialisert tjeneste til arbeidsgivere er en forutsetning for at NAV skal kunne nå sitt hovedmål: flere i arbeid, og færre på stønad. 4.3NAVsomintegreringsaktør NAVs rolle som integreringsaktør kan styrkes gjennom en interkommunal løsning i det nye kontoret. Flyktningetjenesten og voksenopplæringa i Balsfjord er planlagt lokalisert på Kuben i Nordkjosbotn. Flyktningkonsulent og voksenopplæringa i Storfjord er planlagt lokalisert i tilknytning til gjenoppbygging av Valmuen og Lyngsalpan Vekst på Oteren. Det er behov for kompetanseheving og økt spesialisering i arbeidsrettet oppfølging av kommunenes bosatte flyktninger. For å bidra bedre til integreringsarbeid i kommunene og økt overgang til arbeid, har de lokale NAV-kontorene behov for å gi en mer målrettet oppfølging av denne brukergruppen. Det vil et større kompetansemiljø kunne gi mulighet og handlingsrom til. 10 4.4 Økteffektivitet – laveredriftskostnader Samlokalisering legger et godt grunnlag for en større grad av spesialisering og dermed effektivisering i oppgaveløsning. For å hente ut potensialet i samlokaliseringen, vil det kreve gode organisasjonsløsninger som kan dekke tjenestelige behov i begge kommunene og gjør det samlokaliserte kontoret i stand til å møte utfordringene. En viss grad av teamorganisering vil være mulig, spesielt i forhold til avklaring og oppfølging av ungdom og innvandrere. Det vil neppe være grunnlag for reduksjon av stillinger på kort sikt, men på mellomlang sikt må det tas sikte på uttak av effektiviseringsgevinster. Økt grad av digitalisering vil skje samtidig med en samlokalisering. Disse endringene vil i seg selv gi potensiale for effektivisering. Samlokalisering innebærer forutsatt avvikling av dagens lokaler Storfjord og Balsfjord: - Reduserte eiendomskostnader for partnerskapene Reduserte driftskostnader ved ett i stedet for to kontor Reduserte IKT-kostnader ved drift av en lokasjon enn to Potensiale for effektivisering – ev. løsning av andre oppgaver på sikt Samlokaliseringen legger til rette for en fremtidig sammenslåing av de to kontorene. 4.5 Risikoanalyseavfordelerogulemperveden samlokalisering/sammenslåing Risikoanalysen er utarbeidet av prosjektgruppa og gjennom involvering av samtlige medarbeidere fra begge NAV-kontor. Brukerperspektiv Fordeler Bedre kvalitet og profesjonalitet i tjenestene Bedre brukermøter: - kompetente og spesialiserte veiledere som jobber i team - raskere avklaring av den enkeltes mulighet for arbeid - bedre tilgang på tiltaksplasser som følge av større arbeidsmarkedsområde Mer skreddersøm Gode muligheter til å benytte kollektivtransport Bedre mulighet til å unngå å få veileder som er 11 Ulemper Større reiseavstand for flere innbyggere enn dagens organisering. Lokalkunnskapen til veilederne kan bli redusert som følge av større geografisk område for den enkelte tjeneste. Risiko for flere saksbehandlere å forholde seg til. Risiko Svekket tjeneste i omstillingsperioden. Ikke-digitale brukere kan oppleve økt digitalisering som et hinder. Saksbehandling knyttet til økonomisk sosialhjelp er kun delvis digitalisert (papirsøknadsskjema, papirarkiv og pr. i dag ingen mulighet for elektronisk dialog med brukere). Brukere med helsemessige eller andre hinder for å oppsøke NAV- «sambygding» og bytte veileder ved behov. kontoret, har behov for mobile NAVtjenester. Mer stabile tjenester (mindre sårbarhet ved fravær i kontoret). Produksjonsperspektiv Medarbeiderperspektiv Risiko for «båstenkning» ved økt spesialisering Større effektivitet i tjenestene – «stordriftsfordeler» Redusert driftsrisiko mindre sårbarhet i tjenestene ved sykefravær, ferietid m.m. Bedre mulighet for læring som følge av større kompetansemiljø Bedre mulighet til å mestre sitt ansvarsområde gjennom mer dybdekunnskap og team å drøfte med. Kan bli krevende å utvikle en felles kultur. Noen medarbeidere fra Storfjord mister nedskrivingsordningen for studielån Noen medarbeidere får lengre reisevei Flere kan få oppgaver som er mer i samsvar med kompetanse og ressurser. Mulighet til rekruttering av kompetansemedarbeidere – dagpendleravstand til Tromsø Tjenester til arbeidsgivere Bedre og mer spesialiserte rekrutteringstjenester. NAV kan i større grad bidra til et velfungerende arbeidsmarked. 12 Noen medarbeidere kan ha manglende vilje til omstilling, kan bli splid om organisering. Risiko for mindre politisk styring av den kommunale delen av NAV, f.eks. når det gjelder dimensjonering av sosialtjenesten og hvilke andre kommunale tjenester som skal inngå i NAV-kontoret. Bedre sikkerhet med flere medarbeidere i lokalet, og redusert sårbarhet ved ferieavvikling og annet fravær i kontoret. Økt jobbtilfredshet gjennom mer autonomi, økt handlingsrom og mer fleksibilitet i tjenestene. Effektivisering av arbeidsgiverkontakt, bedre samordning og profesjonell bistand. Kulturelle forskjeller – to ulike arbeidsmiljø skal smeltes sammen. Risiko for «vi» og «dere». Mindre lokalkunnskap kan være en ulempe. Risiko for at medarbeidere fjerner seg fra allerede etablerte tverrfaglige nettverk. Risiko for at det blir større avstand til det lokale arbeidsmarkedet sammenlignet med dagens organisering. Krever at NAVveiledere omstiller seg og i større grad Målgruppe: Ungdom gjør oppfølgingsarbeid ute i bedriftene. Nye mobile IT-løsninger legger til rette for dette. Bedre sykefraværsoppfølging for arbeidsgivere som har ansatte fra begge kommuner – fast kontaktperson hos NAV Nærhet til Nordkjosbotn vgs Enkelte ungdommer kan ha problemer med å benytte offentlig transport og følge gruppebaserte tiltak. Kan ha behov for tett tverrfaglig samarbeid mellom NAV og andre kommunale tjenester. Bedre mulighet til å hindre «drop out». Gruppebasert oppfølging og veiledning tilpasset ungdom som målgruppe. Veilederne som inngår i ungdomsteamet skal ha særskilt kompetanse i å følge opp ungdom. Økt tilgang til arbeidsmarkedstiltak, f.eks. utdanningstiltak, mentorordning, lønnstilskudd m.m. Tettere, koordinert ungdomsoppfølging kan øke antall unge som fullfører utdanning og kommer i arbeid. Målgruppe: Innvandrere Samfunnsøkonomisk lønnsomt å prioritere målrettet innsats mot ungdom. Etablering av eget ungdomsteam. Nærhet til Nordkjosbotn vgs = økt fokus på utdanning som døråpner til arbeid. Samlokalisering med flyktningtjeneste og voksenopplæring kan styrke fagmiljø og føre til mer arbeidsretting av introduksjonsprogrammet. Integreringsveiledere i NAV kan være del av flyktningeteamet i den enkelte kommune. 13 Flere i målgruppen har et større behov for nærhet til NAVtjenester og offentlig transport. Kan bli behov for kontordager i Storfjord for integreringsveilederne. Risiko for spredt tjenestetilbud for bosatte flyktninger i Storfjord. Bedre tilgang på tiltaksplasser og bedre mulighet til å skaffe arbeid gjennom et større «lokalt» arbeidsmarked. Flere kan komme i arbeid og bli selvforsørget, som igjen kan føre til mindre sosialhjelpsutgifter for kommunene. Samarbeidspartnere Enklere samarbeid mellom vgs, oppfølgingstjenesten (OT), opplæringskontor og ungdomsteamet i NAV. Lengre avstand til noen Risiko for mindre eksterne tverrfaglig samarbeid samarbeidspartnere. dersom ikke det blir etablert gode systemer og arenaer for samarbeid. Nærhet til flyktningetjeneste, voksenopplæring og PPT «Spontant» samarbeid kan bli vanskeligere. Lokalisering midt mellom legekontorene og nærhet til Tromsø. Økonomiperspektiv Nærhet til flere store arbeidsgivere. Reduserte eiendomskostnader Omstillingskostnader Reduserte driftskostnader ved ett kontorsted Prosjektkostnader (jf. punkt 5) Reduserte IKT-kostnader Potensiale for effektivisering ev. løsning av andre oppgaver Risiko for tomgangsleie Risiko for uforutsette IKT-utgifter på kommunale systemer. Stramme økonomiske rammer kan utgjøre en risiko for handlingsrom, kvalitet og fleksibilitet i de framtidige tjenestene. 5 Budsjettrammeforprosjektkostnader På et så tidlig tidspunkt i planleggingen vil det være vanskelig å anslå prosjektkostnadene ved etablering av et nytt kontor i Nordkjosbotn. Kostnadselementer i prosjektet: 14 - Ombygging Møbler/iventar – IKT-utstyr i kontoret Alarmsystemer Profilering og annonser Arbeidsmiljøtiltak og opplæring Flytteutgifter Diverse utstyr, spiserom, mv Administrasjon I kostnadsberegningen forutsettes det gjenbruk av møbler og utstyr så langt det er mulig. Med denne forutsetningen er erfaringen at kostnader knyttet til etablering utenom IKT-flyttingen og ombygging er fra kr 20000 til 25000 pr ansatt i nye kontor. Jo flere ansatte som flyttes, jo lavere blir kostnaden pr ansatt. Det blir flere å dele kostnaden for fellesrom på. Det anslås at total prosjektkostnad utenom IKT, ombygging og ev. tomgangsleie på mellom kr 200 og 300 000. I tillegg må det avsettes midler til prosjektleder. 6 Samarbeidsavtaler Partnerskapet mellom NAV Troms og kommunene opprettholdes for hver kommune inntil det foreligger vedtak og avtale om interkommunal kontorløsning. Partssammensetningen i samarbeidet vil da avhenge av hvilken modell for interkommunalt samarbeid som velges. 7 Overordnedeprinsipperforledelseogpersonalbehandling Ledelse: En felles leder for statlige og kommunale tjenester med kontorsted i Nordkjosbotn. Lønn for leder dekkes av NAV Troms og kommunene i henhold til antall årsverk de er representert med i det sammenslåtte kontoret. Personalbehandling: Personalbehandlingen følger de generelle vilkårene fastsatt i lover og avtaler mellom partene i arbeidslivet. Samordningen vil ikke medføre oppsigelser, men kan på sikt gi effektiviseringspotensialer som betyr stillingsreduksjoner ved naturlig avgang, ev. tilførsel av nye oppgaver. Prinsippet om medbestemmelse er viktig å ivareta gjennom hele prosjektet. Rekruttering foretas etter arbeidsgivers behov for kompetanse/ferdigheter og ansattes ønsker. 15 8Statligeogkommunaletjenesterogbemanningiet samlokalisert/sammenslåttkontor 8.1Statligetjenester NAV Troms viderefører alle oppgaver og fullmakter som ligger i NAV-kontorene i Balsfjord og Storfjord på tidspunktet for sammenslåingen. Oppgavene omfatter de fleste lovområdene innenfor arbeids- og velferdsforvaltningen. Det samme gjelder bemanning. Det tas forbehold om eventuelle endringer som følge av sentrale politiske vedtak. Statlig bemanning i Balsfjord: 4,9 statlige ansatte inkludert 0,4 stilling med fast tjenestested i Storfjord. NAV Troms dekker lønnsutgifter for 0,5 kommunal stilling Totalt dekker NAV Troms 5,4 stillinger i NAV Balsfjord utenom felles leder med Storfjord Statlig bemanning i Storfjord: 2,6 statlige stillinger inkludert 1 stilling øremerket Nordkalott-samarbeidet. NAV Troms dekker lønnsutgiftene for 0,5 kommunal stilling som kompensasjon for bortfall av arbeidskapasitet ved felles ledelse av NAV-kontorene i Storfjord og Balsfjord NAV-leder tilsettes på statlige vilkår, men finansieres av stat og kommunene i henhold til antall årsverk de er representert med i det felles kontoret. Ved oppstart vil det i det nye kontoret være: 8 statlige ansatte 1 felles leder – statlig ansatt 1 kommunale stillinger à 50% som finansieres av NAV Troms Totalt 8,5 stillinger finansiert av NAV Troms + felles leder – 9,5 stillinger – 10 ansatte + 1 ansatt felles med kommunen 8.2Kommunaleoppgaver Balsfjord kommune: Oppgaver: Det forutsettes at kommunale oppgaver i NAV Balsfjord på tidspunktet for sammenslåing videreføres til det nye kontoret. Bemanning: 2,5 kommunale stillinger (3 personer hvorav halv stilling jobber 100% - 50% dekket av NAV Troms + 0,5 Stilling – gjeldsrådgiver – (1 person) Totalt faste stillinger: 3 stillinger med 4 ansatte Midlertidig stilling 0,5 Stilling - Integreringsstilling – (1 ansatt) 16 Totalt 5 ansatte i 3 faste stillinger og 0,5 midlertidige Storfjord kommune: Oppgaver: Det forutsettes at kommunale oppgaver i NAV Storfjord på tidspunktet for sammenslåing videreføres til det nye kontoret. Bemanning: 1 stilling – Rådgiver sosiale tjenester (1 ansatt) 0,5 stilling – Rådgiver sosiale tjenester – jobber også som gjeldsrådgiver (1 ansatt) 0,3 stilling – Gjeldsrådgiver (se forrige punkt) 0,5 stilling – Husbankens virkemidler (1 person – jobber pt i tillegg i 0,5 stilling finansiert av NAV Troms som kompensasjon for felles ledelse av Storfjord/Balsfjord) Totalt faste stillinger: 2,3 stillinger fordelt på 3 ansatte Midlertidige stillinger: 1 stilling – Familieveileder (1 ansatt) 0,4 stilling – Integreringsveileder (1 ansatt) Totalt 5 ansatte i 2,3 faste stillinger og 1,4 midlertidige Ved oppstart vil kontoret ha 20 ansatte fordelt på 14,8 faste stillinger og 1,9 midlertidige stillinger. 9 Milepæler forhovedprosjektet - Tidspunkt for oppstart – detaljplanlegging – ca 3-6 måneder Gjennomføringsfase – ca 6 måneder Tidspunkt for innflytting i nytt kontor 10 Planleggingoggjennomføringav ev. hovedprosjekt Organisering av hovedprosjektet må avklares, og følgende områder må planlegges i detalj. - Tjenesteinnhold i felles kontor; arbeidsprosesser og metoder – hvordan utføre oppgavene – logistikk – kontorrutiner – samhandling med andre Fysisk utforming og klargjøring av lokaler – drift; renhold mv Data og telefoni Kommunikasjonsplan Organisering og personalløp; tildeling av roller og arbeidsoppgaver Kultur og kompetansebygging Helse, miljø og sikkerhet Detaljert milepælplan Flytteplan Detaljbudsjett for prosjektet og økonomirapportering 17 11 Konklusjonerfraforprosjektet Prosjektgruppen anbefaler full sammenslåing av NAV-kontorene i Balsfjord og Storfjord med de forutsetninger som er gitt i dette dokumentet. Kontorsted: Nordkjosbotn. 18 Til dem det måtte gjelde 23.01.2017 Ansatte ved NAV Balsfjord og NAV Storfjord v/ plasstillitsvalgt Morten Wøhni Helberg, NAV Balsfjord og plasstillitsvalgt Maija S. Asplund, NAV Storfjord Foreløpig innstilling fra de ansatte ved NAV Balsfjord og NAV Storfjord hva interkommunalt NAV-samarbeid gjelder Dette dokumentet er en leveranse fra de ansatte ved NAV Balsfjord og NAV Storfjord. Det danner et grunnlag for hva som er anbefalingen fra dem i forbindelse med etablering av interkommunalt samarbeid mellom NAV Balsfjord og NAV Storfjord. NAVs visjon handler om å gi mennesker muligheter, og NAV sitt hovedmål er å få flere i arbeid og færre på stønad. De siste 10-15 årene har det skjedd endringer i utfordringsbildet for tjenestene NAV skal levere, noe som stiller krav til mer kompetanse, økt kvalitet i brukermøtene, digitale tjenester og at NAV rykker nærmere arbeidsmarkedet. NAV-kontorene skal kunne tilby målrettet, profesjonell og spesialisert oppfølging. Veiledere i NAV-kontor har ulik utdanningsbakgrunn, men i små kontor må de i stor grad arbeide som generalister. Det vil si at de må kunne håndtere hele spekteret av oppgaver i kontoret. Handlingsrommet for tett nok oppfølging og spesialisering er for lite. Dette kan føre til økt ledighet og inaktivitet blant innbyggerne i Balsfjord og Storfjord kommune. Stortingsmelding 33 «NAV i en ny tid – for arbeid og aktivitet» kom våren 2016. Stortingsmeldingen konkluderer med at NAV ikke har klart å oppnå hovedmålet med reformen – å få flere i arbeid. Virkemidler og organisering har ikke vært rigget for å møte et endret utfordringsbilde. Resultatene av NAV-reformen har ikke svart til forventningene i landet generelt. Kontorene i Balsfjord og Storfjord har levert godt og gjennomsnittlig i forhold til øvrige kontor i landet, men har hatt de samme utfordringene når det gjelder å formidle brukere med sammensatte behov og nedsatt arbeidsevne til arbeid. De ansatte ved NAV Balsfjord og NAV Storfjord opplever at dagens organisering ikke strekker til faglig. Fagmiljøet blir lite og sårbart. I Stortingsmelding 33 poengteres det at etaten har en ineffektiv kontorstruktur med for mange små kontor. Ressursfordelingen er skjev mellom store og små kontor i forhold til det antall innbyggere de er satt til å betjene, og resultatene er varierende for både store og små kontor. Små kontor er mer sårbar i forbindelse med fravær i kontoret, og kan ha utfordringer med å opprettholde tjenester ved f.eks. sykefravær og ferieavvikling. Erfaringsmessig ser vi at dette periodevis fører til en utfordrende driftssituasjon hos NAV Balsfjord og NAV Storfjord. Et felles NAV-kontor for Balsfjord og Storfjord kan bli et av de største NAV-kontorene i Troms. Det nye utfordringsbildet med økt ungdomsledighet og lavere sysselsetting blant unge og innvandrere stiller krav til spesialisering og større drifts- og kompetansemiljø for å kunne oppnå resultater fremover. De ansatte ved NAV Balsfjord og NAV Storfjord vurderer at et interkommunalt samarbeid mellom NAV Balsfjord og NAV Storfjord er nødvendig og hensiktsmessig for at vi skal kunne tilby en målrettet, profesjonell og spesialisert oppfølging til innbyggerne i begge kommunene. Derfor stiller vi oss positiv til prosjektgruppes anbefaling om full sammenslåing av NAV-kontorene i Balsfjord og Storfjord. Med vennlig hilsen Ansatte ved NAV Balsfjord v/ plasstillitsvalgt, Morten Wøhni Helberg Ansatte ved NAV Storfjord v/ plasstillitsvalgt, Maija S. Asplund Balsfjord kommune Saksframlegg Dato 12.01.2017 Referanse Arkivkode: 2016/637 A10 Vår saksbehandler Einar Nøstvik Guleng, tlf 77722033 Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg 22/17 Formannskapet 13/17 Kommunestyret Møtedato 25.01.2017 22.02.2017 Leiekontrakt Balsfjord kommune og Sør Malangen Montessoriforening Vedlagte dokument: Forslag til leiekontrakt Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): Journalposter Y 22.09.2016 Referat fra møte 140916 mellom Hamnvåg Montessoriskole - SørMalangen montessoriforening - SørMalangen utviklingslag og Balsfjord kommune vedr barnehagetilbud i Hamnvåg Saksopplysninger: I sak 103/16 om nedleggelse av Malangen barnehage avdeling Hamnvåg fastsatte kommunestyret at eksisterende bygg med inventar og utstyr skal stilles vederlagsfritt til disposisjon for en privat barnehagedrift/familiebarnehage, dersom slikt privat initiativ tas. Leieavtalen skal være langsiktig og sikre forsvarlig drift og vedlikehold av bygget, samt gi forutsigbarhet for det private tilbudet. Sør Malangen Montessoriforening er nå aktuell leietaker i slik sammenheng. Vedlagte forslag til leiekontrakt er basert på eksisterende leiekontrakt Balsfjord kommune i sin tid inngikk med Trollskogen barnehage, men hvor ansvarsforholdene mellom leietaker og utleier nå er presisert. Videre er det i dette forslaget også eksplisitt åpnet for at leietaker skal kunne si opp avtalen i avtaleperioden. Sak om leieavtalen fremmes kommunestyret til godkjenning, i hht vedtaket i sak 103/16. Vurdering: Balsfjord kommune har mange års erfaring med å stille lokaler vederlagsfritt til disposisjon for private foretak, mot at leietaker har alt ansvar for drift og vedlikehold av bygg og anlegg. I noen tilfeller er det stilt spørsmål rundt ansvarsfordeling mellom leietaker og kommunen. Slike forhold er ivaretatt i vedlagte forslag. Kommunestyret forutsatte at også inventar og utstyr skal stilles til disposisjon. Avtaleforslaget ivaretar dette forholdsmessig etter det private tilbudets størrelse. Malangen barnehage avdeling Hamnvåg var utstyrt for 17 plasser, mens Sør Malangen Montessoriforening søker godkjenning av familiebarnehage for 5 barn, men gir signal om at de vil ønske å utvide ved behov. Samtidig har andre avdelinger av Malangen Barnehage udekket utstyrsbehov. Det legges derfor opp til at den private familiebarnehagen disponerer utstyr for inntil 10 barn. Vedlagte avtaleforslag vil etter rådmannens syn ivareta interessene både for kommunen og for Sør Malangen Montessoriforening. Rådmannens innstilling: Balsfjord kommunestyre godkjenner vedlagte leiekontrakt Balsfjord kommune og Sør Malangen Montessoriforening. Behandling i Formannskapet - 25.01.2017: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt Tilrådning fra Formannskapet - 25.01.2017: Balsfjord kommunestyre godkjenner vedlagte leiekontrakt Balsfjord kommune og Sør Malangen Montessoriforening. Ellen Beate Lundberg rådmann Einar Nøstvik Guleng kommunalsjef LEIEKONTRAKT Mellom Balsfjord kommune org. nr. 940 208 580 (utleier) og Sør Malangen Montessoriforening (leietaker) er det inngått følgende leieavtale: 1. Utleier leier til leietaker bygning og anlegg på Gnr. 101 Bnr. 52 og 57 i Balsfjord kommune. Lokalene skal brukes til familiebarnehageformål. Herunder inngår eksisterende inventar og utstyr i et omfang tilpasset antall godkjente plasser i familiebarnehagen. Leietaker er selv ansvarlig for at anlegget tilfredsstiller offentlige krav som til enhver tid stilles til formålet. 2. Leien for lokalene er vederlagsfri mot at leietaker har det totale drifts og vedlikeholdsansvar, med unntak av den årlige forsikringspremien på bygningen. Vedlikeholdsansvaret omfatter foruten bygning (inkl. vann-, avløp- og el-anlegg), inventar, utstyr og anleggets uteområde m/ lekeapparat mv. Herunder inngår også vanlig vinter-/sommervedlikehold av adkomst, parkering, lekeområde, etc. 3. Leiekontrakten gjelder i 5 år betinget av at Sør Malangen Montessoriforening driver ordinær familiebarnehagedrift i lokalene. Etter avtalens utløp fornyes den automatisk for 1 år av gangen. Ved eventuell avvikling av familiebarnehagedriften opphører leieavtalen med 6 mnd. varsel. Oppsigelse av avtalen etter utløpt ordinær leietid skal varsles 6 mnd . før virkningsdato. Med ordinær familiebarnehagedrift menes her: - Familiebarnehagen har gyldig offentlig godkjenning. - Familiebarnehagen drives i henhold til lov og forskrift for heldagsbarnehager. - Familiebarnehagen er en del av det samlede barnehagetilbudet i Balsfjord kommune. 4. Utleier holder bygning og utleid inventar/utstyr forsikret, mens leietaker holder forsikring for sine egne eiendeler i de leide lokaler og tegner forøvrig de forsikringer som knytter seg til virksomheten i lokalene. 5. Mer omfattende innredningsarbeider skal på forhånd godkjennes av utleier. Eventuelle forandringer skal utføres slik at byggets verdi ikke forringes, og skal bekostes av leietaker. 6. Leiekontrakten skal ikke kunne overdras til andre uten samtykke fra utleier. 7. Når leiekontrakten opphører skal leietaker levere lokalene, inventar og utstyr tilbake til utleier i samme stand som de overtok dem bortsett fra vanlig slitasje som følge av normal bruk. Hvis ikke annet er avtalt må leietaker ikke fjerne fast inventar, ledninger og lignende som leietaker har satt opp, med mindre lokalet settes i samme stand som de overtok dem. Utleier har rett til uten vederlag å overta slikt inventar som leietaker ikke fjerner. Mangler som leietaker ikke har utbedret kan utleier utbedre på leietakers regning. 8. Denne kontrakt er utstedet og underskrevet i 2 - to - likelydende eksemplarer, hvor hver av partene beholder hver sitt. 9. Denne avtale trer i kraft ved avtalens underskrift. 10. Partene kan kreve reforhandling av denne avtalen dersom vilkårene blir vesentlig endret. Storsteinnes, 1999 _________________________ Rådmann For utleier Storsteinnes, 1999 _______________________ ___________________ Styreformann For leietaker Styremedlem Balsfjord kommune Saksframlegg Dato 12.01.2017 Referanse Arkivkode: 2016/1580 A10 Vår saksbehandler Lillian Pedersen, tlf 77722125 Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg 23/17 Formannskapet 14/17 Kommunestyret Møtedato 25.01.2017 22.02.2017 Tilskudd til Hamnvåg familiebarnehage Vedlagte dokument: 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 søknad s2 søknad s1 Søknad s3 Søknad s4 Søknad s5 Vedlegg 1 Vedl 2, vedtekter s1 Vedl 2 , vedtekter s2 vedl 2 Vedtekter s3 Vedl 2 Vedtekter s4 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): Journalposter U 23.12.2016 Svar på søknad om godkjenning for Hamnvåg Familiebarnehage U 22.12.2016 Svar på søknad om godkjenning for Hamnvåg familiebarnehage Sør-Malangen Montessoriforening v/ leder Arild Eide Arild Eide Saksopplysninger: I kommunestyrets vedtak i sak 103/16 om nedleggelse av Malangen barnehage avdeling Hamnvåg ble det satt frist for konseptbeskrivelse/søknad til kommunen om privat barnehagetilbud i kommunens bygg innen 30.11.2016. Søknaden ble mottatt innen fristen og er under godkjenningsprosess. For å kunne godkjenne søknaden om privat barnehagedrift i kommunens lokale, må inngått leiekontrakt ligge til grunn (se egen sak). Sør Malangen Montessoriforening legger ved søknaden et forslag til budsjett for drift av familiebarnehage i vedlegg 4. Her framkommer det at budsjettet tar utgangspunkt i kommunalt tilskudd, kapitaltilskudd, foreldrebetaling og kostpenger. Private barnehager har ikke rett til kommunale tilskudd dersom det samlede barnehagetilbudet ellers i kommunen gir full barnehagedekning. Eksempelvis Tromsø kommune praktiserer dette ved å ikke gi tilskudd til private barnehager i områder som alt har full dekning. I Balsfjord kommune er det for tiden imidlertid ikke tilfelle i denne saken. Balsfjord kommune bruker nasjonale tilskuddssatser fastsatt av kunnskapsdepartementet i henhold til antall barn som går i barnehagen. Ut ifra søknaden vil årlig tilskudd for 5 barn utgjøre 607 500 kr: Kapitaltilskudd: 65 500 kr Driftstilskudd: 542 000kr Vurdering: Balsfjord kommunestyret har bedt om utredning om utbygging av Malangen barnehage, avdeling Mestervik og Malangseidet. Det fremgår dermed at kommunen selv ønsker å øke barnehagetilbudet i det aktuelle området til å gi full dekning. Rådmannen anbefaler derfor at det i denne sak innvilges tidsbegrenset drift- og kapitaltilskudd. Årsbudsjettet 2017 til barnehageformål gir dekning for slikt tilskudd i og med budsjett for Malangen barnehage avdeling Hamnvåg. Rådmannens innstilling: Kommunestyret vedtar at Sør Malangen Montessoriforening får drift- og kapitaltilskudd ut fra fastsatte nasjonale tilskuddssatser fra oppstart 2017 til 14.08.2018. Ny søknad må fremmes for neste barnehageår. Behandling i Formannskapet - 25.01.2017: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt Tilrådning fra Formannskapet - 25.01.2017: Kommunestyret vedtar at Sør Malangen Montessoriforening får drift- og kapitaltilskudd ut fra fastsatte nasjonale tilskuddssatser fra oppstart 2017 til 14.08.2018. Ny søknad må fremmes for neste barnehageår. Ellen Beate Lundberg rådmann Side 1 av 2 Fra: Lillian Pedersen (Li11ian.Pedersengba1sfjord.komrnune.no) Sendt: 22.12.2016 13:20:00 Til: Therese Pettersen Kopi: Emne: VS: Søknad om godkjenning av familiebamehage Vedlegg: Fra: Ullian Pedersen Sendt: 7. desember 2016 14:45 Til: '[email protected]' Emne: Søknad om godkjenning av familiebarnehage Heisan. Her kommer ei kort oppsummering fra møtet Balsfjord kommune, ved fungerende kommunalsjef, hadde med to representanter for Hamnvåg Montessoriforening mandag 28.11.2016. Tilstedet: Arild Eide, May Doris Håkonsen, Lillian Pedersen Bakgrunnen for møtet var at Arild Eide tok kontakt med Balsfjord kommune i forbindelse med at kommunestyret i Balsfjord kommune vedtok 26.10.2016 å legge ned Malangen barnehage avdeling Hamnvåg. I vedtaket sto det at et privat initiativ måtte være beskrevet/søkt til kommunen innen 30.11.2016. Arild Eide meldte om at Hamnvåg Montessoriforening ønsker å komme med et privat initiativ og de ønsket et møte med Balsfjord kommune i forkant av fristen. Balsfjord kommune ved fungerende komrnunalsjef hadde i forkant av møtet sendt ut et søknadskjema om godkjenning av familiebarnehage til Eide, samt drøftet hva en familiebarnehage er og lovhjemmel for at ubebodd lokale kan benyttes. På møtet gjennomgikk vi søknaden fra Hamnvåg Montessoriforening, vedtektene og hadde en samtale rundt leiekontrakt og utstyr. Balsfjord kommune opplyste at barnehagen etter § 14 andre ledd i Barnehageloven kan få tilskudd fra kommunen. I den forbindelse ønsket også kommunen en plan for finansiering av tilbudet. Ref. Lillian Pedersen Onsdag 07.des 2016 Vi har nå mottatt søknaden fra dere og er startet behandlingen av den. Vi holder også på å utarbeide en leiekontrakt for bygget i henhold til kommunestyrevedtak 26.10.2016 . For at Hamnvåg Montessoriforening skal kunne gi et tilbud om familiebarnehage i henhold til gjeldende regler for barnehagedrift etterspør kommunen følgende tilleggsinformasjon til saksbehandlingsprosessen: Det er lagt med beskrivelse av bemanning; hvordan tenker dere dagen organisert med hensyn til at 1 assistent skal være 7,5t og 1 assistent 2,25t pr dag. Åpningstiden er satt til 9t og hvordan vil da pauser avvikles? Hvordan tenkes pedagogisk veiledning avviklet? Hva med renhold og vaktmester? Hvilke intensjoner har barnehagen i forhold til samarbeid med kommunale barnehager og felles planer for eksempelvis prosjekter, nettverk og overgang barnehage/skole? Finansiering; hvordan tenker dere finansiert drift av barnehagen? Balsfjord kommune ønsker en plan for dette. En årsplan og politiattest for barnehagens ansatte er det naturlig at leveres etter personalet er kommet på plass og kan sendes inn i etterkant etter avtale. Etter at vi har fått denne tilleggsinformasjonen vil vi kunne lage et forslag til godkjenning og leiekontrakt, også sett i lys av økonomiske konsekvenser dette vil kunne ha for kommunen. Dette skal i henhold til kommunestyrevedtaket 26.10.2016 tilbake til kommunestyret. Dette kan tidligst skje ved kommunestyret februar 2017, da frist er i dag for saker inn til kommunestyret 19.des. file:///C:/ephorte/pdfDocProc/EPHORTE/250141_FIX.HTM i 22.12.2016 - DEL1 AVFAMILIEBARNEHAGE SØKNADOM GODKJENNING avfamiliebarnehagen. Søknadom godkjenningavordningen/organiseringen Opplysninperom søken - IL.N‘ hiTE5-IaCe5cpLAt4 Navn: sTele- 11+›c. tin 41055. F44411,1"44, Ett)e, Privatadresse: 2., Tlf.nr. (inkl. mobiltlf.): n e>n L e, E-postadresse:c:;:% kri.eicke Skal eier selv arbeide i familiebarnehagen:JaNei Eiers utdanning: (fylles bare ut hvis eier skal arbeide i familiebarnehagen.) Eiers erfaringsbakgrunn i forhold til barn/barnehage: (fylles bare ut hvis eier skal arbeide i familiebarnehagen.) Opplysningerom famillebarneha9en: /4+31114Vi4 4FAn Familiebarnehagens navn: Postadresse: Tlf.nr. (inkl. mobiltlf.): E-postadresse: 1.1#4n.-11/i4C- Eierform: wu3 F c, e ii..i E 43Aeb=.Et-fAG Antall barnegrupper/hjem knyttet til familiebarnehageordningen: plasseraldersgrupp Hjemmenenavnantall SSilL i3m2,./c14A4,E vAt-, HI~ L1Ge) t.C"& uszpEr_ VAT Pe Åpningstid: Fra kl v Antall måneder i året: Oppsigelsestid: til kl 11 tk (U: t Anslag foreldrebetaling ti)(- A per måned: 'FiSLcitY Kchhu Nei [1 Vil hjemmene få basetilknytting/felles samlingslokaler?JaN #NC‘3rU46:" Hvis ja: oppgi adresse: Er det avtalt samarbeid med andre barnehager eller familiebarnehager i nærområdet? Nei JaE Hvis ja: barnehagens navn: Barnehagens fastsatte opptakskrets og opptakskriterier vedlegges. Aa : t/LL) LES 6\ 2 , PPLYSi»23.361. VEriT E:LTEW__ VE1)LE6,6 AL/ dX.FTA 17E-1) VED LE6 5. PLAtiTE& VED L. KAZ:1-LITSNITT. nI6 3. 14, Opplysninger om planlagt antall ansatte, stillingsstørrelseog timer per uke: En assistent per gruppe. Pedagogisk veiledning skal gis av styrer/pedagogisk veileder (lovens krav: makismalt 30 barn per veileder.) G, assistent 1: assistent 2: -51-YCE1Z pedagogisk veileder: s_5o 25 Evt. andre ansatte: Vikarordning: 5A1Exl--ED St«I,CE 1-1A141,it/;c;E-55c,e-( Andre opplysninger: 6, H is/VAG Sted og datoeiers/søkers Søknad med vedlegg sendes til: underskrift Kommune Adr. Postnr. K/Urit'l C)S-C.)5 çaSrEi jME-5 MA VEDLEGGESSØKNADEN FORSIAGTILVEDTEKTERFORFAMILIEBARNEHAGEN (se bamehageloven § 7). NB!Vedførste gangs søknadom godkjenning av ny familiebarnehage,skalbåde del 1 og 2 sendes inn. Ved senereutviding av barnehagenmed nye hjem eller skifte av hjem innenfor samme ordning, vii det som regel være tilstrekkelig å sende inn del 2. . —DEL 2 SØKNADOM GODKJENNINGAV FAMILIEBARNEHAGE Godkjenningav hvertenkelthjem/gruppe Familiebarnehagens navn: C5'5- H Famil iebarnehagens adresse: ,„es.,6-~...E 45 TAK I-1A1kt,4vÅ 6 k e't 'g— Familiebarnehagens tlf.nr. (inkl. mobiltif.): Familiebarnehagens e-postadresse: /1AlS Eier av familiebarnehagen: Eiers adresse/tlf.nr. og e-postadresse: ViA Hjemmets eier: T3At..F.J Hjemmets adresse og tlf.nr.: Al`''6`El%4 h k..11„i; ttt, ?2, hiAh4v;414 4055 Fo R E1.4I t ITES.SCPe.i - “.1:r.-- cle...51, Ci :Cte‘C"141-1 G/iC.4;# sic' siio— Ja Skal hjemmets eier selv arbeide i barnehagen? Nei Hvis ja: eiers utdanning og evt. erfaring fra barnehagearbeid: Hvis nei: assistentens utdanning og evt. erfaring fra barnehagearbeid: Hjemmets egne barn og deres alder: Ektefelle/samboers navn: Vil andre personer regelmessig oppholde seg i barnehagen/hjemmet i åpningstiden? JaE nei Hvis ja, hvem? Det er innhentet tilfredsstillende politiattest på følgende: Beskrivelseav hjemmet/lokalene som ønskesgodkjent4:,_ .antall etasjer. —kr ;.itt-N antall kvm . Type bolig: Hvilke rom vil bli benyttet til barnehagen: (hvis huset har flere etasjer, angi hvilken etasje rommene er i.) kvmetasjerom: rom: etasje- kvm- rom: etasje kvm- rom: etasje- kyrn- Samlet netto leke- og oppholdsareal for familiebarnehagerv o kvm. (minus entre, bad og lignende.) *Tegningavhusetskalfølgemedsøknaden Beliggenhet/nærhet til hage, lekeplass, friområde, andre boliger*: VE° LEKEPL-A. 5 e?-1 EV-5 $--rete/..M Hvor stor del av hagen/utearealet er inngjerdet? Ileu AfeEik E'T *Tegningav uteområdetmåfølgemedsøknaden Er naboene varslet? JA Er hus og uteareal sikret mot barneulykker? (jf. sjekklister vediagt søknadsskjema etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v) A Andre opplysninger: 1 /11/4rvIVÅG 7 7 Sted og dato Huseiers underskrift Søknad med vedlegg sendes til: Eier av familiebarnehagens underskrift Kommune Adr. Postnr. Vedmerenn5 barni hjemmetsamtidigkandet værekravom bruksendringav huset. Eventuellsøknadom bruksendringmå rettestil Plan-og bygningsmyndigheten. NBI Ved første gangs søknad om godkjenning av farniliebarnehage, skal både del i og del 2 innsendes. Ved utvidelse av familiebarnehagen innenfor eksisterende ordning samt skifte av hjem, vil del 2 være tilstrekkelig. 6 VE-E;)1___EZ, , Hamnvåg Familiebarnehage. Andre opplysninger: Sør Malangen Montessori forening har som intensjon å løse behovet for barnehageplasser i gamle Hamnvåg skolekrets. Sør Malangen Montessori Forening har utarbeidet et konsept for en familiebarnehage med base i eksisterende kommunale barnehage som er vedtatt nedlagt. Stillingene som Styrer / Pedagogisk leder og assistenter vil bli lyst ut så snart leieavtalen om bygget er i orden. Vi har fått henvendelser fra foreldre (tilflyttere) om det bli r behov for flere barnehageplasser fra våren 2017. Vi planlegger derfor å omdanne familiebarnehagen endrer seg. til en privat barnehage når behovet VED L Ei Vedtekter for Hamnvåg familiebarnehage 1 EIERFORHOLD Hanmvåg familiebarnehage er en privateid bamehage for barn i alder 0 - 6 år. Barnehagen eies av Sør-Malangen Montessoriforening og er organisert som en forening. Styret i Sør-Malangen Montessoriforening er styre for barnehagen. 2 FORMÅL Hamnvåg familiebamehage skal drives i samsvar med de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og kommunale vilkår for barnehagevirksomhet, bamehagens egne vedtekter, fastsatt budsjett og årsplan for barnehagens samt Maria Montessoris pedagogiske prinsipper. Barnehagen skal i samarbeid og forståelse med hjemmet ivareta barnas behov for omsorg og lek, og fremme læring og danning som grunnlag for allsidig utvikling. Barnehagen skal bygge på grunnleggende verdier i kristen arv og tradisjon, slik som respekt for menneskeverdet og naturen, på åndsfrihet, nestekjærlighet, tilgivelse, likeverd og solidaritet. Barnehagen skal møte barna med tillit og respekt, og anerkjenne barndommens egenverdi. Den skal bidra til trivsel og glede i lek og læring, og være et utfordrende og trygt sted for fellesskap og vennskap. Barnehagen skal fremme demokrati og likestilling og motarbeide alle former for diskriminering 3 STYRINGSORGANER 3.1 Samarbeidsutvalg Barnehagen skal ha et samarbeidsutvalg (jfr. Lov om barnehager § 4 med forskrifter). Samarbeidsutvalget skal være et rådgivende, kontaktskapende og samordnende organ mellom foreldre/foresatte, eier og ansatte. Samarbeidsutvalget består av 5 medlemmer hvorav 2 medlernmer velges av foreldreråd, 2 av de ansatte og 1 fra eier. Samarbeidsutvalget konstituerer seg selv. Representantene for foreldre og de ansatte velges for ett år av gangen. Funksjonstiden for eierrepresentanten er 2 år. Styrer/pedagogisk leder som ikke er valgt medlem har møte-, tale og forslagsrett i samarbeidsutvalget. Samarbeidsutvalget skal: fl bli forelagt og ha rett til å uttale seg i saker som er av viktighet for bamehagens innhold, virksomhet og forholdet til foreldrene, bl.a. budsjett, driftsendringer, utnyttelse av ute-og innearealer m.m. 3 fastsette årsplan for barnehagen fl gi uttalelser til forslag om endringer i vedtektene og retningslinjene for bamehagen (herunder betalings-og oppsigelsesfrister) fl påpeke overfor eier, og kan melde fra til kommunen eller fylkesmannen som tilsynsmyndighet, dersom barnehagen ikke drives innefor de rammene som settes av gjeldende lover, forskrifter, barnehagens vedtekter og barnehagens budsjett Barnehagens samarbeidsutvalg har taushetsplikt om alle forhold vedrørende barna og deres familie, også etter endt funksjonstid. 3.2 Foreldreråd Foreldrerådet opprettes etter Lov om barnehager § 4 og forskriftene punkt 1. Det består av foreldre/foresatte til alle barn i barnehagen. Foreldrerådet skal: fl fremme foreldrenes felles interesser fl bidra til et godt samarbeid mellom hjem og barnehage fl være med og sikre, samt fremme samarbeidet mellom hjem og barnehage fl fastsette kostpenger fl forelegge saker av viktighet for foreldrenes forhold til barnehagen. Foreldrerådet har rett til å uttale seg før slike avgjørelser blir tatt. Ved avstemming i foreldrerådet gis det en stemme for hvert barn. 4 OPPTAK / AKSEPT / OPPSIGELSE 4.1 Opptak av barn i barnehagen Hamnvåg familiebamehage er åpen for alle barn frem til skolestart og opptaket gjelder fram til skolestart dersom plassen ikke sies opp. Fordeling av plasser foretas av styret etter innstilling fra barnehagens styrer, og etter følgende kriterier: 1 Funksjonshemmede barn har fortrinnsrett til barnehageplass dersom barnet etter en helhetsvurdering kan ha nytte av oppholdet. Jmf. Lov om barnehager § 9, med merknader. Dokumentasjon må fremlegges. 2 Barn av personalet kan gis prioritet dersom tilbud om bamehageplass fordres for å sikre rekruttering av kvalifisert personale. 3 Søsken av barn som allerede har plass i barnehagen. 4 Barn som har søsken i Hamnvåg montessoriskole. 5 Barn av medlemmer i Sør-Malangen Montessoriforening. 6 Barn som har tilhørighet i gamle Hamnvåg skolekrets (Fra Kvitbergan til Furudal). 7 Barn som for øvrig står på barnehagens venteliste. Dersom to barn oppfyller de samme kriteriene, skal plass tilbys det eldste bamet først. I tillegg til opptakskriterier må opptakene vurderes i sammenheng med at barnegruppa skal ha rimelig sammensetning etter kjønn, alder og pedagogisk fungering. Barnehageplassen beholdes frem til oppsigelse fra foreldre/foresatte foreligger. 4.2 Permisjon Permisjon fra barnehageplass kan innvilges for en kortere periode fra 1 måned etter den kalendermåned søknaden er mottatt. Permisjon kan også irmvilges fra en gitt dato og ut bamehageåret dersom det er barn på venteliste som kan fylle den ledige plassen. Søknad med begrunnelse sendes bamehagen og avgjøres av styrer i samråd med styret i foreningen. 4.3 Aksept av plass Ved tildeling av plass må barnas foresatte skriftlig akseptere barnehagens vedtekter. 5 FORELDREBETALING/OPPSIGELSE 5.1 Fo reldrebeta ling fl Foreldrebetalingen fastsettes av styret. 11 Betalingen skjer pr 10. hver måned. Faktura legges i barnas hyller. fl Betalingen påløper for ubenyttet plass. fl Det betales for 11 måneder. fl Det betales til og med 30. juni det året barnet begynner på skolen. fl Det gis søskenmoderasjon etter regler gitt av Balsfjord kommune. fl Dersom barn ikke hentes innenfor fastsatt åpningstid, far foresatte en advarsel, deretter påløper et gebyr pr. påbegynte halvtime. Gebyret følger kommunale satser. 5.2 Oppsigelse fl Uteblir betaling kan barnehageplassen sies opp skriftlig med 14 dagers frist. fl Oppsigelse av barn skal skje skriftlig til Hamnvåg Familiebarnehage. fl Det er 3 måneds gjensidig oppsigelse regnet fra 1. i måneden etter mottatt oppsigelse. 3 Det betales ordinær foreldrebetaling i oppsigelsestiden. fl Dersom oppsigelser fra barn eller personale gjør at fortsatt drift ikke er mulig, er oppsigelsestiden 2 måneder fra eier til foreldre. fl Det samme er tilfelle dersom barnehagen opphører/stenges. 6 ÅPNINGSTIDER/FERIER/PLANLEGGINGSDAGER Barnehagens åpningstid er normalt fra kl 07.15 til kl 16.15 Ved behov kan annen åpningstid avtales. Barnets oppholdstid må imidlertid ikke overstige 9 timer pr dag. Barnehageåretløper frem til fellesferienbegynner. Barnehagener stengt i 4 uker sammenhengendepå sommeren. Planleggingsdagerskal avholdes på kveldstid i helger slik at barnehagenikke blir stengt på dagtid. Personalmøter skal også berammes til utenfor åpningstid. 7 INTERNKONTROLL Barnehagensinternkontrollsystemer eiers ansvar og skal ivaretas vedjevnlig kontroll av eier i samarbeid med styrer i hht Lov om barnehager §15. Barnehagens internkontrollsystemskal være tilgjengelig i barnehagen. 8 DUGNAD Det er en forutsetning at foreldre med barn i barnehagendeltar på dugnader som bestemmesav styret. Alle plikter seg til å stille på inntil 5 timer dugnad pr familie i løpet av barnehageåret. 9 POLITIATTEST Alle ansatte i barnehagen skal legge frem tilfredsstillendepolitiattest. 10 TAUSHETSPL1KT Enhver som gjennom sitt arbeid med barnehagenfår kjennskap til forhold vedrørende barn/hjem, har taushetsplikt. Jfr Lov om barnehager §§21-23. 11 FORSIKRING/ANSVAR Barna er forsikret gjennom en kollektiv ulykkesforsikring. Barnehagenovertar ansvaret for barnet, når den som følger barnet til barnehagenhar vært i kontakt med personalet. Foreldene/foresatteovertar igjen ansvaret når den som henter barnet har vært i kontakt med personalet. Vedarrangementer i regi av barnehagen der foreldrenedeltar, har foreldre/foresatte selv ansvar for sitt/sine barn. Barnehagener ikke erstatningspliktigfor barnets medbrakte klær eller andre eiendeler. Alle klær skal være merket med navn. Det skal foreligge skriftlig samtykke fra foreldre/foresatteom barnet kan fotograferes, filmes og tas med som passasjerer i bil eller offentligtransportmiddel.Det skal benyttes forskrifismessigsikring av barnet. De ansatte er forsikret i arbeidstidenav arbeidsgiveri henhold til lov om yrkes-skadeforsikring. 12 VEDTEKTSENDRINGER Endring av disse vedtekter foretas av årsmøte med 2/3flertall etter uttalelse fra samarbeidsutvalgog foreldreråd. Vedendring av vedtektene bør det tas med frist for iverksettelse. Alle vedtak om endringer skal sendes kommunen,som skal påse at disse er i samsvar med Lov om barnehager. Vedtattav årsmøtet i Sør Malangen Montessoriforening 2016 Vi takkerja til barnehaeplassfor styrer fra og med /. , 20 Foresatte /EDLEt 3. Hamnvåg Familiebarnehage. Organisering av barnehagedrifta. Hamnvåg familiebarnehage driftes i samsvar med de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og kommunale vilkår for barnehagevirksomhet. (Jamfør Vedtektene § 2, «Formål») Førskolelæreren vil inneha styrer funksjon for barnehagen. De praktiske oppgavene vil bli løst mellom styrer og styret i Sør Malangen Montessori forening. Åpningstiden vil være maksimum 9 timer pr dag, men variere noe pga ulike behov hos foreldrene. (F.eks turnus arbeid). Renhold vil bli utført av de ansatte. Det vil være et nært samarbeid mellom Hamnvåg Montessori skole og Hamnvåg Familie barnehage om vikarordning og fellesaktiviteter for barn og voksne. VE=PLE6, Gt BUDSJETT HAMNVÅG FAMILIEBARNEHAGE Bametallet er en varierende størrelse som gjør det vanskelig å lage et budsjett. Det er 5 barn pr 28.11.15, og vi har fatt henvendelse om to nye barn fra mars/april 2017. I tillegg har det fra konununens administrative ledelse blitt avvist å avklare leiekontrakt og vilkår i denne før etter kommunestyremøte 19.desember. I påvente av en slik avklaring så har styret avventet å lyse ut stillinger. Budsjettet er derfor et arbeidsbudsjett med flere uavklarte forhold. Budsjettet har tatt utgangspunkt i 7 barn, to grupper og en base. Inntekter Kommunalt tilskudd 793 400 Foreldrebetaling 181 071 Kapitaltilskudd 91 700 Kostpenger 26 026 Sum Inntekter 1092197 Utgifter Lønn 870 000 Kost 26 026 Drift 196 171 Sum Utgifter 1092197 tnaks1:12 vc3 /1" 5 te. rstailrist 1.10a1:13 190 r4c2;1 542M Z80 D3 1,4 et> 1(1 V7 V6 V 2 420 c?'1. ft ',I1 800 / LAG51 C) GANG 3:4 0 r- ® 911 MQTEMX 9M /44 VF ® UTELEK 0 Å7 9?-1 4 II 384 14 60 PLAN UND ERETASJE 295 Harnnvåg Målestokk: Ekvidistanse: Misvising: Utgitt: 1:3000 5m 0 grader 1999 skole Orienteringskart utgitt av: Storsteinnes Konstruksjon: Synfaring: Digitalisering: Rentegning Software: IL - 0-gruppa lvar Helgesen Ivar Helgesen Per Inge Aarø Per Inge Aarø Per Inge Aarø OCAD 6.05 Troms 0-krets 1998 Reg.nr 300 TEGNFORKIARING immfflumnii Stor veg Skogsbilveg; traktorveg Sti Gjerde Bygning .•‘.„ Stein; stor stein; hule Høydekurver m/kolle 3 . Høydepunkt; sandtak; fure V o Hjelpekurve; hull; lita grop Brønn, kum; vannfyllt grop Myr; utydelig myr Bekk; smal myr, myrsig Lysløype; lysstolpe; stolpe Dyrket mark 5 1111~ Område for ballspill Parkeringsplass Skog, dårlig løpbarhet 1111 11 11111 11 1111 111 1111 11 ' Underveg., lite løpbart Apent område, lettløpt Halvåpentområde, lettløpt Apent område, skoleplass Vis naturvettl Far varsomt fram i skog og mark - saarlig I kalve- og hekketIda Løp ikke over dyrket mark. GOD TUR1 Balsfjord kommune Saksframlegg Dato 24.01.2017 Referanse Arkivkode: 2017/100 026 Vår saksbehandler Einar Hamnvik, tlf 41524849 Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg 28/17 Formannskapet 15/17 Kommunestyret Møtedato 08.02.2017 22.02.2017 Regional strategisk næringsplan for Tromsøregionen Vedlagte dokument: (Ingen dokumenter) Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): 1. Samspill og regional vekstkraft i Tromsøregionen (NIBR, 2015) 2. Strategisk næringsplan for Balsfjord kommune (2016-2025) Saksopplysninger: Hva saken gjelder: Tromsø kommune har tatt initiativ til å lage en ny «Regional strategisk næringsplan for Tromsøregionen» (Kommunestyresak 0125/16). Kommunene Balsfjord, Karlsøy, Lyngen og Storfjord er invitert inn i arbeidet med planen, og det er gjennomført innledende sonderinger mellom kommunene for å avklare interesse. Det legges opp til en strategisk plan, som bygger på arbeidet som bygger på kunnskapsgrunnlaget som er hentet inn gjennom arbeidet med Byregionprogrammet. Planen foreslås lagt på et overordnet strategisk nivå, og at mer lokalt rettede tiltak fanges opp i handlingsplaner i den enkelte kommune. Det er foreslått en arbeidsgruppe bestående av næringsmedarbeidere i de respektive kommunene, og en styringsgruppe bestående av styringsgruppen for Byregionprogrammet hvor alle nevnte kommuner deltar. I tillegg inviteres Tromsø-områdets regionråd inn som observatør i styringsgruppen. Saksutredning: Saken skal behandles av følgende utvalg: Kommune Balsfjord Karlsøy Lyngen Storfjord Tromsø Organ Kommunestyret Kommunestyret Formannskapet Kommunestyret Det er legges opp til likelydende vedtak i alle fem kommunene. Møtedato 22.02.2017 15.02.2017 Mars 15.03.2017 22.02.2017 Bakgrunn: Bakgrunnen for initiativet skyldes at en rekke næringsrelaterte problemstillinger går på tvers av kommunegrensene, og følgelig bør løsninger sees i en større sammenheng enn isolert for én kommune. Videre kjenner kommunene hverandre godt gjennom tidligere diskusjon om kommunesammenslåing. Ikke minst har man også etablert et samarbeid gjennom byregionprogrammet, hvor det også er utarbeidet et felles kunnskapsgrunnlag som vil kunne legges til grunn for arbeidet med den regionale planen. Flere av kommunene har enten nylig vedtatte strategiske næringsplaner, eller er i prosess med å revidere egne planer. Kombinert med NIBR-rapporten «Samspill og regional vekstkraft i Tromsøregionen» (2015), har man derfor et godt kunnskapsgrunnlag med tanke på en ny strategisk «Næringsplan for Tromsøregionen». Fra tidligere har kommunene deltatt i arbeidet med «Strategisk plan for Tromsø-regionen 2008-2018», vedtatt i 2009. Denne planen omfatter kommunene Balsfjord, Karlsøy, Kvænangen, Lyngen, Nordreisa, Skjervøy, Storfjord og Tromsø. Denne planen er ment å være grunnlag for en felles plattform i kommunenes lokale initiativ. Dette arbeidet har vist seg vanskelig å følge opp i ettertid. Formål: Den regionale strategisk næringsplan skal være en overordnet strategisk plan for kommunene i Tromsøregionen. Planen vil bidra til en felles virkelighetsforståelse og skal identifisere felles satsningsområder som er viktig for næringsutviklingen i hele regionen. Det utarbeides en felles visjon og et felles overordnet mål med arbeidet. Planarbeidet skal legge til rette for kunnskapsutvikling og erfaringsutveksling mellom kommunene. De strategiske satsingsområdene skal være retningsgivende for regionens strategiske næringsarbeid, og bidra til å nå overordnede mål og visjon. Metode: Det er viktig å påpeke at flere av kommunene enten har forholdsvis nye næringsplaner, eller er i en prosess hvor de utarbeider nye næringsplaner. Av hensyn til ressursbruk, vil disse, og andre planer som er relevant for næringsutvikling, utgjøre et viktig grunnlag for en felles regional plan. Det legges opp til at hver kommune fortsatt har en egen kommunal næringsplan, men at man identifiserer de elementer som har et regionalt perspektiv, med tanke på å finne handlingsstrategier på tvers av kommunegrensene. For hver kommune skal planer som er relevant for næringsarbeidet identifiseres. De vurderinger og tiltak som er av regional karakter tas videre i arbeidet med en ny næringsplan for Tromsøregionen. Forslag til organisering: En strategisk næringsplan for Tromsøregionen må forankres politisk og i næringslivet i regionen. Styringsgruppa foreslåes sammensatt av styret i Byregionprogrammet. Dette vil bidra til politisk forankring i de involverte kommunene, samtidig som næringsliv og akademia er representert. I tillegg har Tromsø-områdets regionråd, ved daglig leder, observasjonsstatus i styringsgruppen. Tromsø kommune ved næringsrådgiver Magnus Skjelmo Kristiansen er prosjektleder. Arbeidsgruppen består av næringssjefer/-konsulenter/-rådgivere i de respektive kommunene. Fra Balsfjord kommune deltar Einar Hamnvik/Arne Rydningen i arbeidsgruppen. Medvirkning: Planverksted gjennomføres med representanter fra næringsliv og andre relevante aktører. Formålet med planverkstedet er å forankre planarbeidet, og få innspill til problemstillinger og prioriteringer i planen. Det legges i tillegg opp til at man henter innspill fra arbeidsgruppene i Byregionprogrammet. Antall planverksted bestemmes i planarbeidet. Tidsplan: Det legges opp til planarbeid våren og sommeren 2017, med sikte på ferdigstillelse og politisk behandling høsten 2017. Oppfølging: Oppfølging skjer gjennom den enkelte kommunes egne handlingsplaner. Kommunens handlingsplaner viser både prioriterte felles tiltak for flere eller alle samarbeidskommuner, i tillegg til tiltak som gjennomføres i egen kommune. Handlingsplanen består av en kort beskrivelse av tiltakene, ansvar, samarbeidspartnere og gjennomføring, samt referanse til andre dokumenter. Handlingsplanens tiltak skal innarbeides i kommunenes årlige handlingsprogram der økonomiske konsekvenser vil bli vurdert som del av samlet handlingsprogram- og budsjettbehandling. Økonomi: Det legges opp til å bruke intern kompetanse og kunnskapsgrunnlaget som er fremkommet av NIBRrapporten «Samspill og regional vekstkraft i Tromsøregionen» (2015), og kunnskapsgrunnlaget som ligger til grunn for den enkelte kommunes relativt nye strategiske næringsplaner og kommuneplanenes samfunnsdeler. Dette vil redusere kostnadene i planarbeidet. Det vil samtidig være kostnader knyttet til møteaktivitet, reise og lignende. Det foreslås at kostnadene dekkes inn gjennom Byregionprogrammet. Utover dette bidrar den enkelte kommune med egeninnsats i prosjektet. Tromsø kommune dekker tidsbruk til prosjektleder, beregnet til cirka 25% stilling. Vurdering: Rådmannen viser til at kommunestyret, i strategisk næringsplan for Balsfjord kommune (2016-2025), har vedtatt at kommunens næringspolitikk bl.a. skal bidra til å styrke regionens næringsmessige konkurransekraft og profilering av Tromsøregionen som en bo- og arbeidsmarkedsregion. I økonomiplanperioden (2017-2021) vil kommunen bl.a. bidra til utvikling/etablering av næringsmiljø og industribedriftsnettverk i regionen med sikte på en selvforsterkende vekst i disse miljøene/nettverkene. I lys av forannevnte peker rådmannen på at en bærekraftig næringsvirksomhet/næringsutvikling i Tromsøregionen må bygge på en felles oppfatning om at det som gagner en kommune gagner hele regionen, og at det er summen av det vi skaper i fellesskap som er avgjørende. En regional næringsplan må videre framheve det som er viktige utgangspunkt og sentrale utfordringer for regionen som helhet og for den enkelte kommune. I den forbindelse er det bl.a. viktig å utnytte det næringsmessige fortrinnet med å ha en stor by i regionen, og satse på områder man allerede er god, og/eller der man har et potensial for å bli god. Det er videre viktig at kontakten med FoU/utdanning og samhandlingen i Tromsøregionen mellom de tre partene FoU, næringsliv og offentlige myndigheter (kalt ”Triple Helix”) styrkes, og at planprosessen bidrar til å skape en allianse innenfor næringslivet i regionen. Rådmannens innstilling: 1. Balsfjord kommune deltar i arbeidet med en ny «Regional strategisk næringsplan for Tromsøregionen» som innbefatter kommunene Balsfjord, Karlsøy, Lyngen, Storfjord og Tromsø. 2. Den regionale strategisk næringsplan skal holdes på et overordnet regionalt nivå, og den enkelte kommune følger selv opp relevante tiltak i egne handlingsplaner og økonomiplaner. 3. Arbeidet med en «Regional strategisk næringsplan for Tromsøregionen» finansieres gjennom egeninnsats med administrativ representant i arbeidsgruppen, og ellers gjennom «Byregionprogrammet». 4. Styringsgruppen i «Byregionprogrammet» blir styringsgruppe for arbeidet med «Regional strategisk næringsplan for Tromsøregionen». 5. «Regional strategisk næringsplan for Tromsøregionen» legges frem for kommunestyrene i nevnte kommuner i løpet av 2017. Behandling i Formannskapet - 08.02.2017: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt Tilrådning fra Formannskapet - 08.02.2017: 6. Balsfjord kommune deltar i arbeidet med en ny «Regional strategisk næringsplan for Tromsøregionen» som innbefatter kommunene Balsfjord, Karlsøy, Lyngen, Storfjord og Tromsø. 7. Den regionale strategisk næringsplan skal holdes på et overordnet regionalt nivå, og den enkelte kommune følger selv opp relevante tiltak i egne handlingsplaner og økonomiplaner. 8. Arbeidet med en «Regional strategisk næringsplan for Tromsøregionen» finansieres gjennom egeninnsats med administrativ representant i arbeidsgruppen, og ellers gjennom «Byregionprogrammet». 9. Styringsgruppen i «Byregionprogrammet» blir styringsgruppe for arbeidet med «Regional strategisk næringsplan for Tromsøregionen». 10. «Regional strategisk næringsplan for Tromsøregionen» legges frem for kommunestyrene i nevnte kommuner i løpet av 2017. Ellen Beate Lundberg rådmann Balsfjord kommune Saksframlegg Dato 25.01.2017 Referanse Arkivkode: 2016/412 614 Vår saksbehandler Ylva Sneve, tlf 77722042 Saksgang: Utvalgssaksnummer 39/17 16/17 4/17 Utvalg Formannskapet Kommunestyret Kommunalt råd for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne Møtedato 08.02.2017 22.02.2017 20.02.2017 Anvendelse av areal i Kuben - bevilgning til delprosjekt PPT og voksenopplæringa/flyktningtjenesten Vedlagte dokument: Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): Refereres ikke Saksopplysninger: Historikk Kommunestyret vedtok i sak 33/16 (27.04.2016) å kjøpe eiendommen gnr/bnr 29/168 også kjent som eiendommen Kuben forretningsbygg står på. Bevilgningen lød på kr 6.300.000,- og omfatter anskaffelse av eiendommen, omkostninger, renovering av tak og ytterkledning. I sak 138/16 (19.12.2016) godkjente Balsfjord kommunestyre hovedtrekkene i planene for anvendelse av arealer i «Kuben» i Nordkjosbotn. Hovedtrekkene er som følger: 1. etg : 2. etg : Lokaler for PPT Areal til evt fremtidig interkommunalt NAV-kontor 5 boenheter Lokaler for voksenopplæringa (VO) Lokaler for flyktningtjenesten (FT) Rådmannen ble også gitt tillatelse til å gjøre eventuelle justeringer i planskisse, dersom det skulle oppstå uforutsette behov for endringer, og som kan forsinke prosessen. For hvert av disse hovedtrekkene/delprosjektene må det fremmes egne saker til politisk behandling for godkjenning og bevilgning. Før brannstrategi kan utarbeides må arealer til de ulike formålene være bestemt. Delprosjektene som fremmes i denne saken: - Lokaler for PPT - Lokaler for VO og FT Lokaler for PPT Figur 1: Planskisse 1.etg. Avgrensning PPT markert i gult. Et kostnadsoverslag for delprosjekt PPT er beregnet til kr 3.280.000,- inkl. mva. PPT disponerer i dag lokaler til en årlig husleie på kr 228.000 eks. mva. Lokaler for voksenopplæringa og flyktningtjenesten Figur 2: Planskisse 2.etg. Avgrensning VO/FT markert i gult. Et kostnadsoverslag for delprosjekt VO/FT er beregnet til kr 6.025.000,- inkl. mva. Det må i tillegg klargjøres for vann og avløp i 2. etg, noe som av hensiktsmessige årsaker må gjøres før lydhimling legges i 1. etg. Kostnader for dette er beregnet til kr 780.000,- inkl. mva. VO disponerer i dag lokaler til en årlig husleie på kr 140.384 eks. mva. Flyktningtjenesten er i dag lokalisert på rådhuset. Vurdering: Fremstilte planer er i overensstemmelse med det som har blitt kommunisert i saken om å kjøpe bygget (33/16) og saken om anvendelse av arealet i bygget (138/16). I og med at PPTs nåværende leieavtale er sagt opp med virkning fra utgangen av 2017, anbefales det at ombyggingen av lokalene til PPT vil ha høyeste prioritet. Da det på nåværende tidspunkt ikke er 100% avklart hvilke leietakere bygget vil ha, så er det forutsatt at 80% av kostnadene er innenfor momskompensasjonsberettiget virksomhet. Vedrørende finansiering: Det vil bli vurdert om låneopptak kan erstattes av ubrukte og frigjorte lånemidler etter gjennomgang av alle investeringsprosjekter, som tidligere bebudet av rådmannen. Rådmannens innstilling: 1. Det bevilges kr 10.100.000 inkl. mva til ombygging for realisering av delprosjekt PPT og VO/FT, samt tilrettelegging for vann og avløp i hele 2. etg. 2. Finansiering: Låneopptak kr 8.485.000, med løpetid 25 år. Momskompensasjon utgjør kr 1.615.000,Behandling i Formannskapet - 08.02.2017: Rådmannens innstilling vedtatt med 5 mot 2 stemmer Tilrådning fra Formannskapet - 08.02.2017: 3. Det bevilges kr 10.100.000 inkl. mva til ombygging for realisering av delprosjekt PPT og VO/FT, samt tilrettelegging for vann og avløp i hele 2. etg. 4. Finansiering: Låneopptak kr 8.485.000, med løpetid 25 år. Momskompensasjon utgjør kr 1.615.000,- Ellen Beate Lundberg rådmann Leif Kristiansen enhetsleder Balsfjord kommune Saksframlegg Dato 07.02.2017 Referanse Arkivkode: 2016/1480 L32 Vår saksbehandler Bjørn Edvardsen Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg 17/17 Kommunestyret Møtedato 22.02.2017 Nye veinavn i Balsfjord Kommune 2016-2017, del 2 Vedlagte dokument: 1 Kart over planlagte veiparseller med godkjent skrivemåte Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): Journalposter S 15.11.2016 Høring - Nye veinavn i Balsfjord Kommune 2016-2017 Saksopplysninger: Adresser og skilt skal sørge for at alle på en lett og forståelig måte kan identifisere og finne frem til bygninger, adkomst til bygninger, boliger og andre objekter eller steder som det er viktig å finne frem til. Adressen skal også tjene som stedfestningsobjekt og nøkkel til aktuell informasjon i private og offentlige registre og arkiv. Kommunen skal tildele veiadresse til bygning som planlegges brukt til boligformål, fritidsformål, næringsvirksomhet, eller offentlig og/eller publikumsrettet virksomhet. Navnet skal være entydig innenfor kommunen iht. matrikkelforskriftens kapittel 12. Skrivemåten fastsettes etter reglene i lov om stadnamn. Navnet føres i matrikkelen som adressenavn for vedkommende gate, veg, sti plass eller område. Kommunen har ansvar for skilting av gater, veger, stier, områder og plasser som er nødvendig for å oppnå god merking av adressene. For riksveg og fylkesveg har regionvegkontoret dette ansvaret. Eier, fester og tiltakshaver er ansvarlig for at den enkelte bygning eller eiendom blir merket med adressenummeret. Tildeling av veinavn kan deles inn i to trinn: 1. Valg av adressenavn. Hva skal veien hete? 2. Valg av skrivemåte. Hvordan skal navnet skrives? I prosessen ved utarbeidelse av veinavn har det vært forsøkt tatt hensyn til å bruke skrivemåte som vil bli godkjent av stedsnavntjenesten, og samtidig ikke virke fremmed for befolkningen. Saksgang vedr nye veinavn: 1 2 3 4 5 Høringsrunde i formannskapet hvor det blir tatt stilling til hvilke veinavn som skal presenteres for kommunestyret. Behandlet 23.11.2016 PS 153/16 Innsending av veinavn formannskapet velger å gå for, som ikke tidligere har vært behandlet, til stedsnavntjenesten for behandling Presentasjon av veinavn med godkjent skrivemåte til kommunestyret for vedtak Kunngjøring av vedtatte veinavn Adressering Følgende veinavn har godkjent skrivemåte etter behandling hos stedsnavntjenesten og var på høring i formannskapet 23.11.2016 PS 153/16, med uendret navn Rådmannens forslag til veinavn Sørengveien Bjørkengbakken Myrsletta Myrstien Myrvollen Nerliveien Øverlibakken Snebakkveien Korsvikveien Slettengveien Aursnesveien Småslettveien Vikajorda Myrhaugveien Moltbergveien Vesterliveien Nordbyelvveien Nordbynesveien Sandsryggen Spildernesveien Jernbergveien Fossbakkveien Musnesveien Musnesbakken Odinveien Følgende veinavn har endret skrivemåte eller hele navnet fra høringen i formannskapet 23.11.2016 PS 153/16, etter behandling hos stedsnavntjenesten Rådmannens nye forslag til veinavn Planlagt, men ikke godkjente veinavn PS 153/16 Midtgårdsveien Arnulv Eide-veien Ner-Bukta Brattmelveien Kjerkevikveien Tømmervikbakken Aursvikveien Nerseterveien Lillehaugveien Madsjorda Geitramsveien Eides vei Nerbuktveien Elvenesveien Kirkevikveien Tømmerbakken Lillevika Nersetra Lillehaugen Madsjord Følgende veinavn var behandlet i kommunestyret 16.12.2015 PS 141/15, og har nå vært til ny behandling hos stedsnavntjenesten med endring av veinavn Rådmannens nye forslag til veinavn Planlagt, men ikke godkjent veinavn PS 141/15 Fjellskardalen Fjellskardalveien Vurdering: Det vises til kartvedlegget for orientering om plassering av veiene presentert i denne saken, hvor det står om navnets opphav, beskrivelser, eventuelle begrunnende uttalelser fra stedsnavntjenesten (SNT) og eventuelle alternative veinavnforslag. Rådmannens innstilling: Balsfjord kommunestyre vedtar foreslåtte veinavn slik de fremkommer i saksfremlegget. Ellen Beate Lundberg rådmann Ylva Sneve enhetsleder Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 LHL-Veien, Geitramsveien Midtgårdsveien https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.23938832558541&y=19.222 909212112427&zoom=18&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B&ruteberegning=69.2 3975531088306,19.225655794143677;69.23901753103371,19.220159947872162 Navnets opphav: Tilrådning fra SNT, på bakgrunn av at eiendommer er utskilt fra 46/13 med bruksnavnet Midtgård. Beskrivelse: Veien har vært vedtatt LHL-Veien, men navnet er ikke godkjent av SNT og heller ikke adressert. Geitramsveien var til høring hos formannskapet PS 153/16, men ble heller ikke godkjent av SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): LHL-Veien er ikke godtatt som veinavn, da det er et institusjonsnavn. Geitrams er en plante som er svært vanlig i hele Norge langs de fleste veikanter, elvebredder o.l. I mange tilfeller blir den sett på som ugress som en ønsker å utrydde. Navnet er ikke unikt og det kan også gi negative assosiasjoner. Geitramsveien frarådes. Eiendommen langs denne veien er utskilt fra 46/13 Midtgård og 46/2 Veiskifte. Bruksnavnet Midtgård kan brukes i et adressenavn. Midtgårdsveien tilrås. Alternative veinavnforslag: - Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 1/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Helsetunet, Eides Vei Arnulv Eide-veien https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.24452555551294&y=19.224 529266357422&zoom=17&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B&ruteberegning=69.2 452859600105,19.22308087348938;69.24408973668054,19.220468401908875;69.24349944248283 ,19.225146174430847 Navnets opphav: Distriktslege Arnulv Eide er hedret med sin egen minnesplakett på Helsetunet. Han var en sentral person innen idrett, politikk og kulturliv i bygda. Beskrivelse: Har gått under navnet Helsetunet, men det er ikke et godkjent veinavn. Eides Vei var til høring hos formannskapet PS 153/16, men ble heller ikke godkjent av SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Helsetunet er ikke godkjent da det er et institusjonsnavn. Eides Vei er ikke godkjent da veinavn utarbeidet for å hedre en person skal en bruke hele navnet ifølge FN-resolusjonens anbefalinger. Arnulv Eide-veien er tilrådet og godkjent. Alternative veinavnforslag fra PS 153/16 er ikke godkjent. Alternative veinavnforslag: - Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 2/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Nerbuktveien Ner-Bukta https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.24288679329062&y=19.232 023358345028&zoom=18&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B&ruteberegning=69.2 4282429164502,19.230653420090672;69.24282025160852,19.230639338493347 Navnets opphav: Plasseringen til veien er fra gammelt av nederste del av området Bukta. Beskrivelse: Blant befolkningen i dag er Buktaveien sett på som nederste del av Bukta. Eventuelt valg av dette veinavnet kan være med på å opplyse om hvor langt Bukta egentlig strekker seg, selv om det kan virke litt fremmed til å begynne med. Nerbuktveien var til behandling hos formannskapet PS 153/16, men ble ikke godkjent av SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Skrivemåten Nerbukt uten bindestrek er ikke godkjent, da det vil være snakk om to forskjellige lokaliteter som ligger i forhold til hverandre. «Nerbukta» er bare en liten del av Bukta, og må derfor skrives Ner-Bukta. Veinavnet Ner-Bukta tilrås. Alternative veinavnforslag: - Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 3/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Industriveien, Elvenesveien Brattmelveien https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.2387094815153&y=19.2350 3279685974&zoom=18&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B& Navnets opphav: Veien ender i en sti som går frem til Sagelvneset, hvor en i fremtiden kan se for seg at veien kan strekke seg lengre enn den gjør i dag. Brattmelen ligger på samme side som Sagelvneset. Beskrivelse: Det naturlige valget sett veien for seg selv ville vært Sagelvnesveien eller bare Sagelvneset, men vi har ellers Sagelvvassveien i kommunen og befolkningen i kommunen forbinder ikke området denne veiparsellen ligger på med Sagelv. Veien har tidligere gått under navnet Industriveien, eller Industriveien Storsteinnes. Ordet Industri i et veinavn er ikke heldig, og vi har en vei som går under navnet Industriveien i Nordkjosbotn og. Elvenesveien var til behandling hos formannskapet PS 153/16, men ble ikke godkjent av SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Sagelvneset er eneste godkjente skrivemåte for naturnavnet i SSR, Elvenesveien er derfor ikke godkjent. Brattmelveien, Sagelvnesveien og Sagelvneset kan brukes som veinavn. Alternative veinavnforslag: Sagelvnesveien, Sagelvneset Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 4/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Sjånesveien Sørengveien https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.25092732958805&y=19.225 61287879944&zoom=17&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B&ruteberegning=69.25 097199091704,19.22082781791687;69.25148226383419,19.225419759750366 Navnets opphav: Adolf Olai Søreng var en sentral person på plassen. Foreslått av beboere på veien, som og synes navnet passer bra i forhold til Nordengveien lenger opp. Beskrivelse: Tidligere vedtatt Sjånesveien, men det veinavnet er ikke godkjent av SNT. Ifølge rettskrivingsregler er Skjånesveien godkjent, men det er ikke ønsket av beboere. Skrivemåten Sjånes som stedsnavn er inne til navnesak, men uttalelsen fra SNT er at selv om skrivemåten Sjånes kan bli godkjent som stedsnavn vil det ikke kunne bli brukt som veinavn. Sørengveien var til høring hos formannskapet PS 153/16, og er godkjent av SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Sørengveien er godkjent. Alternative veinavnforslag: Skjånesveien. Alternativt oppheve vedtak om at veien skal ha eget navn, og adressere beboere til Petersborgveien. Veien har 4 husstander med små muligheter for mer bebyggelse, og faller under grensen for en vei som etter adresseringsveilederen bør få eget veinavn. Spørsmålet er om en kan si den er sentrumsnær nok til at den likevel bør ha eget veinavn. Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 5/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Bjørkengbakken https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.2215259534204&y=19.2386 16228103638&zoom=17&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B&ruteberegning=69.22 256690122693,19.239115118980408;69.22058772557925,19.236164689064026 Navnets opphav: Bakke som går opp til en eng hvor det vokser bjørkeskog. Eiendommene veien går til er gått ut fra gårdsbruket Bjørkeng. Foreslått av beboere på veien. Beskrivelse: Bjørkengbakken var til høring hos formannskapet PS 153/16, og er godkjent av SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Bjørkengbakken er godkjent. Alternative veinavnforslag: - Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 6/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Myrsletta (Grønn), Myrstien (Rosa) og Myrvollen (Blå) https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.20793387220613&y=19.274 311065673828&zoom=17&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B&ruteberegning=69.2 0832709581558,19.271937310695645;69.20770345700655,19.27355468273163 Navnets opphav: Område med 3 veier mellom Stormyra og Brennmomyra. Familienavn og gårdsnavn som Myrvoll, Myrslett og Myrland sentral for området. Beskrivelse: Veinavnene var til høring hos formannskapet PS 153/16, og er godkjent av SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Myrsletta, Myrstien og Myrvollen er godkjent. Alternative veinavnforslag: - Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 7/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Nerliveien https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.18389661375994&y=19.056 17237091064&zoom=16&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B&ruteberegning=69.18 48421436121,19.05862256884575;69.18486692509258,19.058420062065125 Navnets opphav: Gårdsbruket Nerli som ligger over boligområdet. Beskrivelse: Flere alternative veinavn her, da det er flere gårdsbruk rundt. Nerliveien er mest hensiktsmessig i forhold til uttalelse og lett gjennkjennelig. Nerliveien var til høring hos formannskapet PS 153/16, og er godkjent av SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Nerli ser ut til å være det eldste navnet for området, Nerliveien er godkjent og tilrådet. Alternative veinavnforslag: - Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 8/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Lyckliga gatan Øverlibakken https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.17999205586801&y=19.057 073593139645&zoom=16&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B&ruteberegning=69.1 7807002428452,19.060860872268673;69.1779327298264,19.053345322608948 Navnets opphav: Fradelt fra gårdsbruket Øverli. Navnet passer bra inn til et boligfelt i en bakke, samtidig som Øverliveien er nærmeste veinavn som går ut fra Sagelvvassveien. Beskrivelse: På folkemunne gått under navnet Lyckliga gatan, et veinavn som ikke har vært adressert og heller ikke er godkjent av SNT. Øverlibakken var til høring hos formannskapet PS 153/16, og er godkjent av SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Øverlibakken er godkjent. Alternative veinavnforslag: - Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 9/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Snebakkveien https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.18754887713392&y=19.279 5467376709&zoom=14&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253ABalsfjord%2520kartlag%253AB ygninger%253B&ruteberegning=69.19569468683825,19.27528738975525;69.17909970514668,19.2 7899420261383 Navnets opphav: Snebakkan ligger ved størstedelen av bebyggelsen til veien. Beskrivelse: Snebakkveien var til behandling hos formannskapet PS 153/16, og er godkjent av SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Snebakkveien er godkjent. Alternative veinavnforslag: - Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 10/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Korsvikveien https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.3245712872439&y=18.7613 65413665768&zoom=16&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B&ruteberegning=69.32 215104904915,18.762958645820618;69.32593494917677,18.765721321105953 Navnets opphav: Vei som leder til Korsvika. Beskrivelse: Korsvikveien var til høring hos formannskapet PS 153/16, og er godkjent av SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Korsvikveien er godkjent. Alternative veinavnforslag: - Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 11/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Kirkevikveien Kjerkevikveien https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.3241015615526&y=18.7509 3698501587&zoom=16&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B&ruteberegning=69.321 36160735381,18.755802512168884;69.32503910873743,18.753865957260132 Navnets opphav: Vei som leder til Kirkevik/Kjerkevik. Beskrivelse: Kirkevikveien var til høring hos formannskapet PS 153/16. Ved behandling av SNT kom det inn en endring av skrivemåten. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Adresseparsellen omfatter bygdelaget Kjerkevika. Kirkevik er bruksnavnet. SNT tilrår naturnavnet og bygdelagets skrivemåte. Kjerkevikveien er godkjent og tilrås. Alternative veinavnforslag: - Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 12/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Slettengveien https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.32036612149557&y=18.713 536262512207&zoom=16&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B&ruteberegning=69.3 2101968065093,18.7080055475235;69.31998155426999,18.716792464256287 Navnets opphav: Hytteområdet er fradelt fra gårdsnavnet Sletteng. Beskrivelse: Slettengveien var til høring hos formannskapet PS 153/16, og er godkjent av SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Slettengveien er godkjent. Alternative veinavnforslag: - Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 13/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Tømmerbakken Tømmervikbakken https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.32063891380534&y=18.700 72603225708&zoom=16&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B&ruteberegning=69.32 09268575105,18.698387145996094;69.31928628483546,18.697641491889954 Navnets opphav: Bakke opp fra Tømmervika. Beskrivelse: Tømmerbakken var til høring hos formannskapet PS 153/16, men er ikke godkjent av SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Tømmervika er eneste godkjente skrivemåte i SSR for naturnavnet som ligger til grunn for adressenavnet. Her må en legge hele naturnavnet Tømmervika til grunn for adressenavnet og ikke bare Tømmer-. Tømmervikbakken er godkjent og tilrås. Alternative veinavnforslag: - Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 14/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Aursnesveien (Lilla) Småslettveien (Gul) Vikajorda (Rosa) Myrhaugveien (Blå) Lillevika Aursvikveien (Grønn) https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.31537947802941&y=18.682 808876037598&zoom=15&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B&ruteberegning=69.3 178843111932,18.679102063179016;69.3138938726314,18.667885065078735 Navnets opphav: Aursnesveien av at området ligger ved Aursneset, Småslettveien av at området går under navnet Småslett og Småslettelva kommer ned langs veien, Vikajorda er et lokalt navn på plassen fra gammelt av, Myrhaugveien kommer av gårdsbruket Myrhaug som det hytteområdet er fradelt fra og Lillevika er et lokalt navn brukt om det området fra gammelt av. Veinavnene er utarbeidet etter samtaler med de 3 grunneierne på plassen. Beskrivelse: Navnene var til høring hos formannskapet PS 153/16. Aursnesveien, Småslettveien, Vikajorda og Myrhaugveien ble godkjent. Lillevika ble ikke godkjent, og har fått nytt veinavnforslag Aursvikveien etter behandling hos SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Aursnesveien, Småslettveien, Vikajorda og Myrhaugveien er godkjent. Navnet Lillevika er ikke registrert i SSR, dersom navnet skal benyttes må det føres navnesak og få naturnavnet godkjent av Kartverket. Adresseparsellen er utskilt fra 103/45, og ligger like nord for utløpet av Aurselva mot Aursvika. Aursvikveien er godkjent og tilrås. Alternative veinavnforslag: - Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 15/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Nersetra Nerseterveien https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.27773799006142&y=18.722 312450408932&zoom=16&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B&ruteberegning=69.2 774077118035,18.716315031051632;69.27525508539561,18.72867465019226 Navnets opphav: Boligbebyggelsen på veien ligger ved Nersætra. Skrivemåte Nersetra, da veinavn skal skrives etter gjeldende rettskriving. Beskrivelse: Nersetra var til høring hos formannskapet PS 153/16, men er ikke godkjent av SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Ettersom vegnavnet skal gjelde for et større område enn Nersetra, må endelsen veien tilføyes. Nerseterveien er godkjent og tilrås. Alternative veinavnforslag: - Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 16/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Moveien Moltbergveien https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.2687009772874&y=18.7338 35220336914&zoom=15&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B&ruteberegning=69.26 812606927811,18.74973602592945;69.26490658765086,18.74291181564331 Navnets opphav: Veien går opp ved Moltberget. Beskrivelse: Tidligere tenkt Moveien, men det er et adressenavn brukt i Nordkjosbotn og kan ikke brukes 2 plasser i kommunen. Plassen har en del andre historiske navn som er uegnet som veinavn på grunn av vanskelig skrivemåte eller uttale. Dette er navn som Sløikholmo og Reiparflaten. Moltbergveien var til høring hos formannskapet PS 153/16, og er godkjent av SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Moltbergveien er godkjent. SNT sier også: Veien går over Reiparflaten, et gammelt navn som er vel verdt å ta vare på. En reipar eller reipslagarv er en handverker som laga reip eller tau. Reiparflatveien er et vanskeligere navn, men kan også tilrås. Alternative veinavnforslag: Reiparflatveien Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 17/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Vesterliveien https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.25596682816463&y=18.861 379623413086&zoom=14&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B&ruteberegning=69.2 6255327680786,18.881004005670547;69.24813628935257,18.864158391952515 Navnets opphav: Veien går til Vesterli, og har gått under det navnet på folkemunne. Beskrivelse: var til høring hos formannskapet PS 153/16, og er godkjent av SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Vesterliveien er godkjent. Alternative veinavnforslag: - Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 18/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Nordbyelvveien https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.34110367385986&y=18.851 165771484375&zoom=14&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B&ruteberegning=69.3 3619043416876,18.845220655202866;69.34664445607902,18.858933448791504 Navnets opphav: Veien går opp langs Nordbyelva. Beskrivelse: Veien videre rundt er vinterstengt, veien er derfor delt i 2 parseller. Nordbyelvveien var til høring hos formannskapet PS 153/16, og er godkjent av SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Nordbyelvveien er godkjent. SNT sier også: Veien følger Nordbyelva. En kan derfor velge om en vil bruke Nordbyelvveien eller Nordbyelva som adressenavn. Alternative veinavnforslag: Nordbyelva Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 19/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Nordbynesveien https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.33587950392322&y=18.808 422088623047&zoom=15&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B&ruteberegning=69.3 388014093509,18.8178348669179;69.33231413465207,18.820276111364365 Navnets opphav: Veien går ned til Nordbyneset. Beskrivelse: Veien er allerede skiltet, og har gått under det navnet på folkemunne lenge. Den er ikke tidligere vedtatt og kunngjort. Nordbynesveien var til høring hos formannskapet PS 153/16, og er godkjent av SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Nordbynesveien er godkjent. Alternative veinavnforslag: - Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 20/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Malangstun, Lillehaugen Lillehaugveien https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.33134329437073&y=18.894 76776123047&zoom=16&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B&ruteberegning=69.33 217828590574,18.890551328659058;69.33324422595484,18.89102339744568 Navnets opphav: Eiendommene langs veien er fradelt fra gårdsnavnet Lillehaug. Enden av veien kan ses på som en haug. Beskrivelse: Tidligere vedtatt Malangstun, men ikke adressert eller godkjent av SNT. Lillehaugen var til høring hos formannskapet PS 153/16, men ble ikke godkjent av SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Malangstun er et institusjonsnavn og bør ikke brukes som adressenavn. Lillehaugen er ikke registrert som naturnavn, og dersom veinavnet skal brukes uten ending kreves det navnesak for å få det godkjent i SSR hos kartverket. Da eiendommene på adresserparsellen er skilt ut fra bruket Lillehaugen er veinavnet Lillehaugveien godkjent. Alternative veinavnforslag: - Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 21/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Sandsryggen https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.38794353642047&y=18.604 788780212402&zoom=16&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B&ruteberegning=69.3 892262498263,18.60739454627037;69.38922294517877,18.607382476329803 Navnets opphav: Sandsryggen ligger over hyttefeltet. Eiendommen hyttefeltet er fradelt fra har bruksnavn Sand. Beskrivelse: Sandsryggen var til høring hos formannskapet PS 153/16, og er godkjent av SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Sandsryggen er godkjent. Alternative veinavnforslag: - Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 22/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Spildernesveien https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.44310713230306&y=18.477 416038513184&zoom=15&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B&ruteberegning=69.4 4628272684398,18.487147092819214;69.43770792110826,18.47002387046814 Navnets opphav: Veien går ned til Spildernes. Beskrivelse: Spildernesveien var til høring hos formannskapet PS 153/16, og er godkjent av SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Spildernesveien er godkjent. Alternative veinavnforslag: - Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 23/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Jernbergveien https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.22119101263144&y=19.533 21933746338&zoom=15&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B&ruteberegning=69.21 923264757585,19.55470383167267;69.22263968958835,19.512762129306793 Navnets opphav: Veien ender ved Jernberg. Beskrivelse: Del av Nordlysveien E8, som trenger eget navn for adressering av boliger. Jernbergveien var til høring hos formannskapet PS 153/16, og er godkjent av SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Jernbergveien er godkjent. Alternative veinavnforslag: - Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 24/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Madsjord Madsjorda https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.21558760156378&y=19.564 8854970932&zoom=18&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B&ruteberegning=69.215 72656230073,19.563657045364376;69.21541056810582,19.565172493457794 Navnets opphav: Området ble høstet av Mads Johannes Kvien (1866-1954) i sin tid, hvor stein ble fjernet fra området for å gjøre jordene høstbare. Navn foreslått av beboere langs veien. Beskrivelse: Madsjord var til høring hos formannskapet PS 153/16. Ved behandling av SNT kom det inn en endring av skrivemåten. Med tanke på tilrådningen til SNT ble beboere spurt, og overtallet ønsket skrivemåten Madsjorda over Madsjordet. Det mest akademisk riktige ville vært Madsjordet, men på folkemunne er det i vår kommune mer naturlig å bruke Madsjorda. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Adressenavnet er et nylaget navn sammensatt av mannsnavnet Mads +jord. Førsteleddet er i tråd med det registrerte mannsnavnet. Sisteleddet må imidlertid skrives i bestemt form (jordet eller jorda) alt etter lokal navnetradisjon. Madsjordet eller Madsjorda er godkjent. Alternative veinavnforslag: - Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 25/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Fossbakkveien https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.21908990270083&y=19.602 248668670654&zoom=16&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B&ruteberegning=69.2 1958189275205,19.602699279785156;69.21871685833607,19.60589110851288 Navnets opphav: Eiendommene veien ender ved er fradelt fra gårdsbruket Fossbakk. Navn foreslått av beboer på Steinvollan. Beskrivelse: Del av Steinvollan boligfelt, for mange adressanter til å adresseres som sidevei. Fossbakkveien var til høring hos formannskapet PS 153/16, og er godkjent av SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Fossbakkveien er godkjent. Alternative veinavnforslag: - Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 26/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Solhav Musnesveien (Lilla) og Musnesbakken (Blå) https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.24273850011991&y=19.449 223279953&zoom=17&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253ABalsfjord%2520kartlag%253ARe guleringsplaner%253B& Navnets opphav: Ligger ved Musnes, foreslått av beboer i boligfeltet. Beskrivelse: Regulert boligfelt, med sidevei som får for mange adressanter til å ikke ha eget veinavn. Navnene var til høring hos formannskapet PS 153/16, og er godkjent av SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Musnesveien og Musnesbakken er begge godkjent, og det er ikke stor fare for forvekslinger da parsellene ligger nært hverandre. Alternative veinavnforslag: - Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 27/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Odinveien https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?funksjon=vispunkt&x=69.08908249179501&y=19.300 832748413082&zoom=16&bakgrunnskart=0&kartlag=1933%253A%253A%253B&ruteberegning=69.0 9028102777962,19.29575264453888;69.08954391677166,19.304158687591553 Navnets opphav: Odin Ryeng – Torly/Odin Ryeng (s94 Bureising i Balsfjord og Malangen) Beskrivelse: Navnet har blitt brukt på veien av lokalbefolkningen i lang tid, og det er et godt innarbeidet navn. Det er i tillegg satt opp privat skilt med veinavnet. Odinveien var til høring hos formannskapet PS 153/16, og er godkjent av SNT. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Odinveien er godkjent. Alternative veinavnforslag: - Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 28/29 Balsfjord Kommune Vedlegg 1 Kart over planlagte veiparseller Referanse 2016/1480 Fjellskardalveien Fjellskardalen https://kommunekart.com/klient/MidtTroms/?urlid=cdc0f2194cc34ab388cecd6a3419c987 Navnets opphav: Går gjennom Fjellskardalen til 86/14 med bruksnavn Fjellskardal. Beskrivelse: Fjellskardalsveien ble behandlet i Kommunestyret 16.12.2015 PS 141/15, hvor det ble avgjort å sende inn veien for ny behandling for å få godkjent skrivemåten Fjellskardalveien uten «s». I den nye behandlingen hos SNT ble ikke dette godkjent, men vi fikk muligheten til å benytte Fjellskardalen uten –veien endingen, som fungerer veldig bra da navnet beskriver hele veilenken. Behandling hos stedsnavntjenesten (SNT): Skardalselva, som gjør at veinavnet Fjellskarsdalveien må skrives med binde-s, rekker hele veien der elva renner. For å unngå binde-s kan en bruke bare navnet på dalen, Fjellskardalen. Fjellskardalen er godkjent og tilrås. Alternative veinavnforslag: - Saksfremlegg 22.02.2017 Saksbehandler: Bjørn Edvardsen side 29/29 Balsfjord kommune Saksframlegg Dato 09.02.2017 Referanse Arkivkode: 2016/1649 L32 Vår saksbehandler Bjørn Edvardsen Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg 18/17 Kommunestyret Møtedato 22.02.2017 Underskriftskampanje endring del av Grønåsveien til Josefvassveien, andregangs behandling Vedlagte dokument: 1 Klagetekst 2 Særutskrift: Underskriftskampanje endring del av Grønåsveien til Josefvassveien PS 126/16 Saksopplysninger: Beboere på strekningen Skjæret til Josefvatn Bygdehus sendte inn en underskriftskampanje hvor de ba om at navnet på strekningen skulle endres fra Grønåsveien til Josefvatenveien. Underskriftskampanjen var underskrevet av 35 hjemmelshavere og beboere. Følgende vedtak ble gjort i sak PS 126/16: Viser til vedlagt særutskrift til saken, for saksopplysninger og vurderinger gjort i saksfremlegget. Sakens gang etter vedtak: Veinavnet ble sendt til Stedsnavntjenesten (SNT) for godkjenning Balsfjord Kommune mottok klager på vedtaket fra berørte langs Grønåsveien Veinavnet ble godkjent hos SNT, men med påpekt problematikk Veinavnet, med vurdering fra SNT, ble sendt til navneansvarlig for Nord-Norge i Statens Kartverk for uttalelse angående lyder og uttale På bakgrunn av klager og behandlingen hos SNT, samt uttalelser fra Navneansvarlig for Nord-Norge hos Statens Kartverk kommer saken inn til andregangs behandling - Veinavnendringen er foreløpig ikke iverksatt opp mot Statens Kartverk i påvente av vedtak etter andregangs behandling i Kommunestyret Klager: Det er kommet inn flere klager på vedtaket. Til sammen har 53 personer signert klager på vedtaket. 14 av 44 adresser langs veistrekningen som utfra vedtaket er tenkt å endre navn til Josefvassveien er representert med hjemmelshavere. En av hjemmelshaverne som signerte klagen hadde signert underskriftskampanjen, men ser ut til å angre seg. 19 av 27 adresser langs delen som utfra vedtaket er tenkt å beholde veinavnet Grønåsveien men endre adressenummer er representert med hjemmelshaver. Resterende adresser er en del hytter med hjemmelshavere som ikke bor i kommunen og personer som kanskje var vanskelig å få tak i. De som klager peker på: Grønåsveien ble godkjent av Kommunestyret så tidlig som i 2009, og er nå tatt i bruk og er i ferd med å bli godt innarbeidet. Eventuelle klager mot navnet burde kommet da, ikke nå flere år etterpå. Det blir feil at ei slik endring skal påføre oss alle merarbeid med nye adresseforandringer, med de ulempene det medfører. Oppsitterne fra Lunengkrysset og oppover er tiltenkt å beholde Grønåsveien, men også disse får merkostnad og ulempe med adresseforandring, fordi husnumrene nødvendigvis må endres. Behandlingen hos SNT: Uttalelse fra Navneansvarlig for Nord-Norge i kartverket: To av navnesledda inneholder /s/-lyden, Josef og -vass-, og /f/-lyden og /v/-lyden blir uttalt på samme sted, nemlig med tennene mot leppa - /f/ er ustemt, /v/ er stemt, ellers er lydene like, og disse to lydene finnes i alle tre navneledda. Siden navneledda inneholder flere like lyder, får vi ei opphoping av lyder med lignende artikulasjon, og dette gjør at navnet blir vanskelig å uttale. Navn skal også brukes i utrykningssituasjoner, og da er det en fordel at navnet er lett å oppfatte. Om det blir gitt melding på telefon/radio om hvor f.eks. ambulansen eller politiet skal kjøre, så kan et vanskelig stedsnavn føre til at utrykninga tar mer tid enn ønskelig. Vurdering: Enigheten langs strekningen tiltenkt endring av veinavn, som så ut til å være til stedet ved innsending av den opprinnelige underskriftskampanjen, ser ikke ut til å være der. Ved 14 adresser av 44 langs strekningen har hjemmelshaver signert på at de er mot adresseendringen, noe som utgjør ca. 32%. Navnet Josefvassveien er godkjent av SNT, men det pekes på navnet som problematisk i forhold til lengden på navnet og kombinasjonen av lyder. Adresseveilederen sier: Navnet bør være lett å skrive, lese og uttale Adressenavn bør fastsettes ut fra hensynet til at de skal være varige og overleve omskiftinger. Det er kostnadskrevende, og ofte vanskelig, å endre et innarbeidet adressenavn. Det er mot sin hensikt å endre et innarbeidet velfungerende adressenavn til et navn påpekt som uheldig i forhold til uttale og skrivemåte, og samtidig påføre til sammen 71 adressanter ulemper og kostnader med endringen. Det er heller ikke enighet blant beboere/hjemmelshavere om at navneendringen er ønsket. Rådmannens innstilling: Balsfjord kommunestyre trekker tilbake vedtaket gjort i sak PS 126/16 – 19.12.2016 da dette har fått utilsiktede konsekvenser. Grønåsveien opprettholdes for hele strekningen, som også var kommunestyrets første vedtak i saken. Ellen Beate Lundberg rådmann Ylva Sneve enhetsleder Klage på vedtak PS 126/16, i kommunestyremøte 19.12.2016 – endring av veinavn fra Grønåsveien til Josefvassveien Vi kjenner til at kommunen har mottatt en underskriftsliste fra 35 oppsittere, om endring av veinavnet Grønåsveien, og at kommunestyret har valgt å etterkomme deres ønske. Initiativet kom for øvrig fra en som aldri har vært oppsitter ved denne veien. Vi vil protestere på dette vedtaket. (I ettertid har vi fått forståelsen av at enkelte angrer på å ha skrevet under). Navnet Grønåsveien ble godkjent av kommunestyret så tidlig som i 2009, og er nå tatt i bruk og er i ferd med å bli godt innarbeidet. Eventuelle klager mot navnet burde kommet da, ikke nå, flere år etterpå. Vi mener at motstanden mot navnet beror på lokalpatriotisme og ei misforstått oppfatning om at et stedsnavn er identisk med navnet på veien som går gjennom stedet. Dette er jo langt fra tilfelle, jfr. for eksempel Senjaveien i Tromsø, Trondhjemsveien i Oslo, og her i kommunen Aursfjordveien helt fra Nordfjordkrysset, og Middagsbuktveien helt fra krysset på Tennes. Det fins mange flere eksempler. Vi ønsker at veien fra Skjærkrysset til Nordfjordkrysset fortsatt skal hete Grønåsveien, og mener det blir feil at ei slik endring skal påføre oss alle merarbeid med nye adresseforandringer, med de ulempene det medfører. Oppsitterne fra Lunengkrysset og oppover er tiltenkt å beholde Grønåsveien, men også disse får merkostnad og ulempe med adresseforandring, fordi husnumrene nødvendigvis må endres. Vi ber om at kommunestyret omgjør sitt vedtak fra 19.12.2016. Balsfjord kommune – for framtida Vår dato 22.12.2016 Balsfjord kommune Vår saksbehandler Vår referanse 2016/1649 17090/2016 Arkivkode: L32 Deres dato Deres referanse Mette Toftaker, tlf 77722035 Plan og forvaltning v/Bjørn Edvardsen - for videre oppfølging Særutskrift: Underskriftskampanje endring del av Grønåsveien til Josefvassveien Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg 126/16 Kommunestyret Møtedato 19.12.2016 Vedlagte dokument: 1 Underskriftskampanje – Veinavn Josefvatn Saksopplysninger: Adresser og skilt skal sørge for at alle på en lett og forståelig måte kan identifisere og finne frem til bygninger, adkomster, boliger og andre objekter eller steder som det er viktig å finne frem til. Adressen skal også tjene som stedfestningsobjekt og nøkkel til aktuell informasjon i private og offentlige registre og arkiv. Beboere på strekningen Skjæret til Josefvatn bygdehus har sendt inn en underskriftskampanje hvor de ber om at navnet på den strekningen endres fra Grønåsveien til Josefvatenveien. På strekningen er det til sammen 44 adresserte bygg eller eiendommer, så å si alle er representert med underskrift da flere av de 35 underskriftene representerer mer enn én adresse. Begrunnelsen er ifølge underskriftkampanjen at Josefvatenveien er det navnet som alltid har vært brukt, og at Grønåsveien er et fremmed begrep som kun viser retning til to gårder. Samtidig viser de til at Josefvatenveien vil gi en mye bedre orientering til folk som også kommer utenfra. Her har representant for underskriftkampanjen, Roald Westerbotn, utdypet at dette handler om å finne frem til Josefvatn bygdehus hvor enkelte har kjørt videre til Nordfjordkrysset. Roald Westerbotn er informert om at adressen ved endring ikke kan bli Josefvatenveien på grunn av lover og regler rundt skrivemåter på adresseparseller. Skrivemåten kan mulig være Josefvassveien. Westerbotn har uttalt på vegne av beboere at skrivemåten Josefvassveien er godkjent av dem. Postadresse Rådhuset 9050 Storsteinnes Org.nr. 940 208 580 E-post/internett [email protected] www.balsfjord.kommune.no Telefon 77 72 20 00 77 72 22 00(Malangstun) Telefaks 77 72 20 01 77 72 20 02(helsesenteret) 77 72 10 35(legekontor) Bankgiro 4710 04 00126 2 av 3 Kartutsnitt viser delen av Grønåsveien navneendringen er ønsket. Vurdering: Konsekvens ved eventuell endring Beboere langs parsellen som endres til Josefvassveien vil beholde sine husnummer, men vil få endret veinavnet i adressen sin. Resterende del av Grønåsveien med 27 adresser vil beholde veinavnet, men da parsellen får nytt startpunkt vil alle få nytt husnummer. Dette medfører i større grad en overgangsperiode med opprydding i postgangen. De vil måtte gå til innkjøp av nye husnummer, og skru ned de som ble hengt opp på grunnlag av tildelte adresser 29. Februar 2016. Kartutsnitt under viser resterende del av Grønåsveien som ikke er ønsket endret Eventuell endring av hele parsellen til Josefvassveien Navnet på en adresseparsell skal være stedet veien går til eller være beskrivende for hele området. I dette tilfellet vil ikke «Josefvatn» være beskrivende for hele området, mens Grønås er siste bebyggelsen for parsellen. Grønåsveien er i henhold til navngivningsprinsippene i Statens Kartverks adresseveileder det naturlige valget. 3 av 3 Videre vurdering Innsendere er opptatt av at veien i alle år har gått under navnet Josefvatenveien, men blant mange som ikke har tilhørighet til parsellen er det å kjøre om Josefvatn mot Malangen sett på som å kjøre Petersborgveien og videre Tverrveien opp til Josefvatn bygdehus. Å kjøre den veien som innsendere ønsker endret til Josefvatenveien er ofte beskrevet som å kjøre om Skjæran. Dersom et poeng er å finne frem til Josefvatn bygdehus, er det gode muligheter for å skilte bedre ved krysset hvor bydehuset ligger. Det er verdt å merke at henvendelsen ikke kom når veiparsellen ble skiltet i 2014 og heller ikke etter at adresseringsprosessen var ferdigstilt 2 år senere. Josefvassveien har ikke vært til behandling hos stedsnavntjenesten. Navnet kan virke vanskelig å uttale slik at skrivemåte for en ikke lokal person skal være enkel å fange opp, med en stum «f» og trykk på enkel «s». I følge adresseveilederens prinsipper for valg av adressenavn er et av punktene at navnet bør være lett å skrive, lese og uttale. Dette hovedsakelig for å unngå misforståelser i samtaler med nødetater som kan ha liten kjennskap til lokale navn. Det er derfor en mulighet for at navnet ikke blir godkjent som adressenavn av SNT. Rådmannens innstilling: Balsfjord kommunestyre avslår endring av del av Grønåsveien til Josefvassveien. Grønåsveien opprettholdes for hele strekningen som tidligere vedtatt. Behandling i Kommunestyret - 19.12.2016: H, Frp og Krf v/Oddvar K Skogli fremmet følgende endringsforslag: 1. Kommunestyret registrerer beboernes ønske om å forandre veinavnet fra Skjærrankrysset til Lunengkryset fra Grønåsveien til Josefvassveien. 2. Kommunestyret vedtar navneendring som omsøkt 3. Grønåsveien opprettholdes fra Lunengkrysset til Vrangen. Rådmannens innstilling ble satt opp mot endringsforslaget fra H, Frp og Krf Endringsforslaget fra H, Frp og Krf enstemmig vedtatt Vedtak fra Kommunestyret - 19.12.2016: 1. Kommunestyret registrerer beboernes ønske om å forandre veinavnet fra Skjærrankrysset til Lunengkryset fra Grønåsveien til Josefvassveien. 2. Kommunestyret vedtar navneendring som omsøkt 3. Grønåsveien opprettholdes fra Lunengkrysset til Vrangen. Rett utskrift Mette Toftaker sekretær Balsfjord kommune Saksframlegg Dato 14.02.2017 Referanse Arkivkode: 2016/325 151 Vår saksbehandler Steffen Kvien, tlf 77722045 Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg 19/17 Kommunestyret Møtedato 22.02.2017 Merknad til protokoll budsjettvedtak (ksak 131/16) Vedlagte dokument: ingen Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): ingen Saksopplysninger: I referatsak 17/10 til formannskapet 8.2.2017 er det gjort rede for en uklarhet i budsjettvedtaket. Formannskapet sluttet seg der til rådmannens håndtering av saken. Til kommunestyret legges saken frem som ordinær sak, slik at man får et mer eksplisitt vedtak på saken. Bakgrunnen er at kommunestyret i sak 131/16, punkt 13 vedtok: «Regionalt ungdomsråd på kr 38.000 og tilskudd til støttesenter mot incest og overgrep kr 10.000 opprettholdes». I vedtaket er det ikke anvist eksplisitt inndekning. Utgiften utgjør kr 48.000. Ut fra debatten og signaler i formannskap og kommunestyret legger rådmannen til grunn at intensjonen var inndekning fra disposisjonsfond. Vedtaket er derfor budsjetteknisk håndtert inn mot bruk av disposisjonsfond. I formannskapets innstilling var det budsjettert med kr 6.200.000 i slik bruk. Denne er i avstemming av budsjettvedtak øket med kr 48.000 til kr 6.248.000. For øvrig vedtok kommunestyret i sak om tilskudd andre (k-sak 130/16) både endring i forhold til tilskudd til politirådet og de ovenfornevnte. I selve budsjettvedtaket ble det anvist dekning fra disposisjonsfond i forhold til tilskudd til politiråd, jfr. k-sak 131/16, pkt. 12. Vurdering: I og med at dette er en uklarhet i budsjettvedtaket bør det protokollføres at kommunestyret er informert om denne håndteringen. Rådmannens innstilling: Kommunestyret slutter seg til rådmannens håndtering av saken Ellen Beate Lundberg rådmann Balsfjord kommune Saksframlegg Dato 30.01.2017 Referanse Arkivkode: 2017/68 031 Vår saksbehandler Einar Nøstvik Guleng, tlf 77722033 Saksgang: Utvalgssaksnummer 17/4 42/17 20/17 Utvalg Levekårsutvalget Formannskapet Kommunestyret Møtedato 06.02.2017 08.02.2017 22.02.2017 Omstilling i Balsfjord kommune 2017 - 2020 Rådmannens oppdragsløsning av politikernes "bestilling" - innsparingstiltak ifm budsjett- og økonomiplan 2017 - 2020 Vedlagte dokument: Hoveddokument: Omstilling i Balsfjord kommune 2017-2020 - Rapport: Vedlegg 1A: Tabellarisk oversikt over kartlagte tiltak som rådmannen tilrår vedtatt Vedlegg 1B: Tabellarisk oversikt over alle kartlagte tiltak Vedlegg 2: Tiltaksbeskrivelser Oversikt pågående prosjekter i Balsfjord kommune Bemanningsplan 2017 Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): Budsjettdokumentene fra desember 2016 Saksopplysninger: Vedtatt økonomiplan for 2017 – 2020 forutsetter at kommunens årlige utgifter skal reduseres med kr 15 mill fra og med 2018, og formannskapet bedt rådmannen legge frem en tiltaksliste for tilsvarende utgiftskutt innen utgangen av februar 2017. Med denne saken svarer rådmannen på oppdraget innen tidsfristen, men en har ikke klart å nå målsettingen på 15 mill kr. I sakens vedlegg foreslås en rekke konkrete kostnadsreduserende tiltak med kalkulert effekt på til sammen 9,2 mill. kr. I tillegg pekes det på mange tiltak som bør arbeides videre med. Det vises for øvrig til sakens vedlegg: Omstilling i Balsfjord kommune 2017-2020, med undervedlegg. Vurdering: Formannskap og kommunestyret ga rådmannen et uttalt konkret mål for arbeidet med å kartlegge og utrede kostnadsreduserende- og effektiviserende tiltak. Men i rammene for rådmannens oppgave ligger det også at tiltakene som foreslås må være realistisk gjennomførbare og forsvarlige i fht. rettighetslovgivning og annen nasjonal regulering av kommunenes oppgaver og ansvar. Det gjøres oppmerksom på at deler av dokumentene i denne saken kan ha ulike tekstlig presisjonsnivå da oppdraget har vært løst innen forholdsvis kort periode, samt at arbeidet er utført i en sesongmessig presset arbeidssituasjon for enhetslederne - tilknyttet arbeid med årsbudsjett og regnskapsavslutning. Dette gjelder særlig beskrivelse av oppgaver og kompetansekrav i de vedlagte bemanningsplanene. Det er heller ikke rom her til å gi rådmannens detaljerte vurdering av de enkelte tiltakene, men det må henvises til vedlegg: Tiltaksbeskrivelser. I tabell 1A fremkommer de tiltakene rådmannen tilrår blir vedtatt. I tillegg tilrås at kommunestyret slutter seg til at det arbeides videre med flere temaer slik det fremgår av vedlegg: Omstilling i Balsfjord kommune 2017 -2020. På mange måter legger rådmannen opp til at det arbeidet som ligger bak tiltakskartleggingene, og resultatene slik de fremstår i denne saken er første steg i et omstillingsprogram. Det lengre perspektivet vil imidlertid rådmannen selv gjøre rede for ved innledningen til formannskapets og kommunestyrets behandling av denne sak. Rådmannens innstilling: 1. Balsfjord kommunestyre tar rapporten Omstilling i Balsfjord kommune 2017 – 2020 med vedlegg til etterretning, og slutter seg til at det arbeides videre med tiltak og temaer slik de fremkommer her. 2. Kommunestyret vedtar tiltakene oppført i vedlagte tabell 1A, og ber rådmannen iverksette tiltakene så snart nødvendige prosesser har tilrettelagt for det. 3. Ved frigjorte stillingshjemler i organisasjonen kan disse omgjøres, og omdisponeres til andre passende oppgaver, men ikke økes uten kommunestyrets godkjenning. 4. For å finansiere veksten i utgiftene, lavere skattevekst og endrede rammeforutsetninger, bes rådmannen om fortsatt å ha fokus på omstilling i organisasjonen. Målsettingen om innsparing/inndekning i økonomiplanen kr 15 mill/25 årsverk står ved lag, for å skape økonomisk handlingsrom for vekst og utvikling i kommunen. Rådmannen bes om å fremme innsparings- og effektiviseringstiltak fortløpende og i tilknytning til budsjett 2018. 5. For å oppnå et helhetlig omstillingsarbeid etableres det et omstillingsprogram for perioden 20172020 som ivaretas av rådmannen. Status i arbeidet rapporteres til formannskapet. Behandling i Levekårsutvalget - 06.02.2017: Ap v/Maria Frost fremmer følgende forslag: Levekårsutvalget tar saken til orientering Forslaget fra Ap v/Maria Frost enstemmig vedtatt Tilrådning fra Levekårsutvalget - 06.02.2017: Levekårsutvalget tar saken til orientering Behandling i Formannskapet - 08.02.2017: Ap v/Gunda Johansen fremmet følgende forslag til rådmannens innstilling pkt 1 og 2 1. Balsfjord formannskap slutter seg til rapporten Omstilling i Balsfjord kommune 2017 – 2020 med følgende endringer: Vedlegg tabell 1 A tiltakskategori «pakke 1» - Tiltak 7, 8, 9, 10 tas ut - Tiltak 11 vedtas - Tiltak 14 – 19 ulike alternativer for svømmeundervisning vedtas med redusert åpningstid i bassengene på Sand og Laksvatn (3 mnd i året). Investeringsbehov for bassenget på Sand legges fram i forbindelse med behandling av investeringsbudsjett. - Tiltak 23 Nedlegging av Meistervik legekontor tas ut. Vedlegg tabell 1 A tiltakskategori «pakke 2» - Formannskapet slutter seg til rådmannens forslag i tabell tiltakskategori «pakke 2» med unntak av tiltak 34 – 37. Ap v/Gunda Johansen fremmet følgende tillegg til pkt 4 i rådmannens innstilling Etter ordlyden innsparings og effektiviseringstiltak tilføyes: ...herunder samordning og reduksjon i tjenestevolum i hele organisasjonen. Der det er hensiktsmessig gjennomføres %-vis nedtrekk ... Votering Det ble først tatt stilling til forslaget fra Ap Forslaget fra Ap v/Gunda Johansen enstemmig vedtatt Pkt 1 Det ble deretter votert over rådmannens innstilling med de allerede vedtatte endringene. Rådmannens innstilling med de vedtatte endringer Enstemmig vedtatt Pkt 2 Rådmannens innstilling med de vedtatte endringer Enstemmig vedtatt Pkt 3 Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt Pkt 4 Tilleggsforslaget fra AP v/Gunda Johansen – enstemmig vedtatt Rådmannens innstilling med de vedtatte endringer Enstemmig vedtatt Pkt 5 Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt Tilrådning fra Formannskapet - 08.02.2017: 1. Balsfjord kommunestyre slutter seg til rapporten Omstilling i Balsfjord kommune 2017 – 2020 med følgende vedtatte endringer: Vedlegg tabell 1 A tiltakskategori «pakke 1» - Tiltak 7, 8, 9, 10 tas ut - Tiltak 11 vedtas - Tiltak 14 – 19 ulike alternativer for svømmeundervisning vedtas med redusert åpningstid i bassengene på Sand og Laksvatn (3 mnd i året). Investeringsbehov for bassenget på Sand legges fram i forbindelse med behandling av investeringsbudsjett. - Tiltak 23 Nedlegging av Meistervik legekontor tas ut. Vedlegg tabell 1 A tiltakskategori «pakke 2» - Formannskapet slutter seg til rådmannens forslag i tabell tiltakskategori «pakke 2» med unntak av tiltak 34 – 37. 2. Kommunestyret vedtar tiltakene med unntak av endringene vedtatt i pkt 1, og ber rådmannen iverksette tiltakene så snart nødvendige prosesser har tilrettelagt for det. 3. Ved frigjorte stillingshjemler i organisasjonen kan disse omgjøres, og omdisponeres til andre passende oppgaver, men ikke økes uten kommunestyrets godkjenning. 4. For å finansiere veksten i utgiftene, lavere skattevekst og endrede rammeforutsetninger, bes rådmannen om fortsatt å ha fokus på omstilling i organisasjonen. Målsettingen om innsparing/inndekning i økonomiplanen kr 15 mill/25 årsverk står ved lag, for å skape økonomisk handlingsrom for vekst og utvikling i kommunen. Rådmannen bes om å fremme innsparings- og effektiviseringstiltak, herunder samordning og reduksjon i tjenestevolum i hele organisasjonen. Der det er hensiktsmessig gjennomføres %-vis nedtrekk fortløpende og i tilknytning til budsjett 2018. 5. For å oppnå et helhetlig omstillingsarbeid etableres det et omstillingsprogram for perioden 20172020 som ivaretas av rådmannen. Status i arbeidet rapporteres til formannskapet. Ellen Beate Lundberg rådmann OMSTILLING I BALSFJORD KOMMUNE 2017 – 2020 Rapport fra rådmannens oppdragsløsning av politikernes «bestilling» innsparingstiltak ifm budsjett- og økonomiplan 2017-2020. 1 Innledning I de senere årene har Balsfjord kommune hatt en positiv utvikling både i næringslivet og innbyggertall. Og bl.a. derav har kommunen hatt årlig vekst i inntektene. Dette har igjen gitt rom for noe vekst i kommunens aktivitet og bemanning. Under budsjettarbeidet høsten 2016 ble det imidlertid avdekket at kommunen møter økonomiske utfordringer i tiden fremover. Dette har sin hovedårsak i: Befolkningsnedgang (19 færre innbyggere, dette påvirker inntektene) Statsbudsjett (hovedinntektene ble redusert - realnedgang) Kommunen har mottatt/kommer til å motta brukere der vi må gi nye ressurskrevende tjenester Økt driftsnivå de siste årene. Det er med nye rammeforutsetninger ikke mulig å drifte dagens aktivitets- og tjenestenivå. Med de endrede rammebetingelsene fordrer det at kommunen er bevisst på å ikke «spare seg til fant», men setter fokus på aktivt utviklings- omstillingsarbeid samtidig som tjenesteproduksjonen rasjonaliseres og effektiviseres. På grunn av forholdsvis kort tid til å kunne legge et godt grunnlag for denne nødvendige omstillingsprosessen valgte formannskapet derfor å gi følgende føring på budsjettprosessen: For å skape økonomisk handlingsrom og for å bedre grunnlaget for utvikling og vekst i årene som kommer må utgiftssiden reduseres. Kommunens aktivitets- og tjenestenivå skal derfor reduseres tilsvarende 25 årsverk til sammen i 2017 og 2018. Samlet reduksjon over 2 år skal være minimum kr. 15 mill. Rådmannen bes legge fram forslag til tiltaksliste, inkl. effektiviseringstiltak som skal til politisk behandling innen utgangen av februar 2017. For å oppnå balanse i budsjettet for 2017 bes rådmannen foreslå midlertidige tiltak i påvente av varige driftsendringer. Derav valgte formannskap og kommunestyre i desember å vedta et årsbudsjett for 2017 balansert med mange midlertidige innsparingstiltak, samt bruk av fondsmidler (6,248 mill. kr.). I vedtatt økonomiplan 2. – 4. år forutsettes imidlertid innsparinger i kommunens driftsutgifter tilsvarende 15 mill kr. årlig, samt at bruken av disposisjonsfondet i 2017 tilbakeføres fondet i perioden. Arbeidet med formannskapets bestilling har berørt hele organisasjonen hvor enhetslederne og sektornettverkene har vært sentrale. Herfra er det kommet mange innspill og kartlegginger (miniutredning) av ulike tiltak. I tillegg har rådmannen bestilt kartlegging av flere ulike tiltak og oversikter. Samarbeidsorganer og fagforeningene er blitt orientert, og sistnevnte er involvert i drøftingsmøter om det pågående kartleggingsarbeidet. Det er ikke foretatt formelle drøftinger med henblikk på iverksetting av noen av tiltakene. Dette avventes vedtak i kommunestyret. Administrasjonen har imidlertid ikke klart å nå målet på 15 mill. kr. i forslag til innsparingstiltak i denne omgang. Rådmannens forslag har samlet har et innsparingspotensiale på ca 9,2 mill kr. på kort sikt (2017 – 2018). Imidlertid vil flere tiltak over tid kunne gi besparelser, eksempelvis gjennom en bremseeffekt på kostnadsveksten, men slike effekter er ikke tallfestet i denne omgang. Det kreves at det gjøres ytterligere utredninger. 2 Hovedinnretning i rådmannens forslag I rådmannens forslag ligger det grovt sett to hovedkategorier av tiltak. For det første er det «rene innsparingstiltak» (tiltakspakke 1). Dette er tiltak som i hovedsak ikke forventes å ha andre ønskede effekter enn netto reduksjon i kommunens årlige driftsutgifter, samtidig som negative konsekvenser kan forsvares i og med kommunens forestående økonomiske utfordringer. Her forventes også at effektene er virksomme kort tid etter iverksettelse. De fleste forlagene i denne kategorien tiltak innebærer bemanningsreduksjoner. Enten ved at bemanning i tjenesteproduksjon reduseres noe, eller ved at tjenesteproduksjonen flyttes for å oppnå rasjonaliserings-/effektiviseringseffekter (stordriftsfordeler). Her er også forslag om bortfall av kommunale tilskudd til andre formål. For det andre er det tiltak som går på organisering og administrativ ledelsesstruktur, samt andre effektiviserings- og utviklingstiltak som foreløpig ikke er «prissatt» (tiltakspakke 2). I denne kategorien tiltak ligger rasjonaliserings-, samordnings- og effektiviseringseffekter som viktige mål, og som vil gi langsiktig økonomisk besparelse. Felles for flere av forslagene i denne kategorien er at de ikke er ferdig utredet med nødvendige avklaringer og løsninger. Dette er tiltak som må det må arbeides videre med. Fortløpende vil det derfor bli lagt frem tiltak til politisk godkjenning, når de er ferdig beregnet og utredet. Målsettingen i denne tiltakspakken er å utvikle en fremtidsrettet, fleksibel og effektiv organisering og at kommunens tjenester er tilpasset kommunens økonomi samtidig som brukernes behov blir ivaretatt. I det følgende gis korte kommentarer til tiltakene som er utredet, herunder hvorvidt rådmannen anbefaler tiltaket eller ikke. For utfyllende opplysninger om hvert tiltak vises det til tiltakskartleggingene i vedlegg 2. Tiltaksnummer referer til tabellene vedlegg 1A og 1B, hvor økonomisk effekt fremkommer, der dette er kjent nå. 3 Tiltakspakke 1 Som et resultat av at tiltakslista er blitt til gjennom mange forslag i organisasjonen, inneholder denne tiltakskategorien forholdsvis mange detaljerte enkelttiltak. Rådmannen har valgt å beholde dette slik at prosessen er gjenkjennbar for de medvirkende også i dette dokumentet. I gjennomgangen under omtales beslektede tiltak under samme avsnitt. 3.1 Tiltak nr. 1 Bortfall av kommunalt tilskudd til politiske parti Tiltak nr. 2 Reduksjon av antall folkevalgte organ i Balsfjord kommune Kommunalt tilskudd til politiske parti er ikke lovpålagt. Underutvalgene Levekårsutvalget, Viltnemda og Byggekomiteen er frivillige ordninger som er opprettet i løpet av 2016. Nedleggelse av utvalgene gir både netto økonomisk effekt ved bortfall av driftskostnader, men også mindre tidsbruk i administrasjon. Tiltakene tilrås vedtatt. 3.2 Tiltak nr. 3 Oppsigelse av medlemskap i Ishavskysten friluftsråd Tiltaket anbefales ikke da friluftsrådet tilfører kommunen både kompetanse, kapasitet og økonomiske ressurser som overstiger kostnaden. 3.3 Tiltak nr. 4 Reduksjon tilskudd andre I årsbudsjett 2017 er kommunale tilskudd til flere formål utenfor kommunens egen virksomhet midlertidig tatt bort. Det foreslås at dette videreføres, dvs. tidligere tilskudd til følgende formål opphører permanent: Hamnvåg Montessoriskole 100 000 kr o Folkehøgskolen 69 nord 25 000 kr Landbruk Nord 120 000 kr Balsfjord idrettsråd – tilskudd skiløyper 50 000 kr Balsfjord idrettsråd - ord. driftstilskudd 10 000 kr Utviklingslag 20 000 kr Lag og foreninger (fellesskapets beste) 100 000 kr Forskjønning sentrumsområder 100 000 kr Nydyrkingstilskudd 200 000 kr Sum kutt i kommunal utgift 725 000 kr Med bakgrunn i den krevende økonomiske situasjonen vurderer rådmannen at kommunen, i størst mulig grad, må skjerme kommunens økonomiske midler til lovpålagt tjenesteproduksjon og forvaltning, tiltaket tilrås derfor vedtatt. 3.4 Tiltak nr. 5 Avvikling av erkjentlighetsgaver til ansatte Tiltak nr. 6 Avvikling av seniortiltak (bortfall av øremerket fond) Ordningene er ikke lovpålagt. Tiltakene tilrås vedtatt. 3.5 Tiltak nr. 7 Flytte ungdomstrinnet Laksvatn skole til Nordkjosbotn skole Tiltak nr. 8 Flytte både mellomtrinnet og ungdomstrinnet Laksvatn skole til Nordkjosbotn skole Tiltak nr. 9 Flytte mellomtrinnet Malangseidet skole til Sand skole Tiltak nr. 10 Nedleggelse av Malangseidet skole Tiltak nr. 11 Felles ledelse og administrasjon for Malangseidet skole og Sand skole Kommunens desentraliserte tjenestetilbud er svært kostnadskrevende, og gir i mange tilfeller dårlig ressursutnyttelse og kvalitetsutfordringer med merkbare smådriftsulemper. Innsparingstiltak ved endring i tjenestetilbudet må derfor vurderes. I slik vurdering bør også alternativkostnader tas med, dvs. hvilke ulemper kan kommunen som helhet få ved å opprettholde høye driftskostnader ved dagens struktur. Med bakgrunn i formannskapets måltall på 15 mill. vs. ulemper for elever, foreldre og bygdesamfunn, må rådmannen derfor anbefale at tiltak nr. 8 Flytting av mellomtrinn og ungdomstrinn fra Laksvatn skole, og tiltak nr. 10 Nedleggelse av Malangseidet skole blir vedtatt. Vedlagte tabell gir beregnet netto innsparingseffekt. Felles ledelse av Malangseidet- og Sand skole er alt gjennomført som midlertidig ordning for våren 2017. Dersom kommunestyret skulle velge å opprettholde skoledrift på Malangseidet, tilrår rådmannen at felles administrasjon og ledelse med Sand skole likevel videreføres (reduksjon med 1 enhetsleder). 3.6 Tiltak nr. 12 Inspektør Laksvatn skole (50% adm. del) inndras Tiltak nr. 13 Reduksjon i adm. tid grunnskolene – tilsvarende samlet 1,5 årsverk Det erfares at grunnskolenes administrasjon har hatt merkbar vekst etter at dette ble lagt til lokal avgjørelse (tidligere fastsatt av staten). Ved ny gjennomgang, og aktiv bruk av en ressursmodell, setter rådmannen innsparingsmål på minimum 1,5 årsverk knyttet til administrasjonstid. Tiltakene tilrås vedtatt. 3.7 Tiltak 14 – 19 Ulike alternativer for redusert svømmeundervisning i grunnskolen og drift av kommunens svømmebassenganlegg Kommunen har tre svømmebassenganlegg hvorav ett nytt på Moan og to eldre små anlegg på hhv Sand- og Laksvatn skole. Ingen av disse to er i en tilfredsstillende teknisk tilstand. Sand bassenget er i dag stengt pga driftsforhold knyttet til HMS for driftspersonell på det tekniske anlegget. Det vises for øvrig til tiltakskartleggingene i vedlegg 2. Etter samlet vurdering av innsparingsbehov, drifts-/vedlikeholdsutfordringer vs. ulemper for skolene/elevene tilrår rådmannen at tiltak nr. 15 Redusert svømmeundervisning, og kun drift på Moan bad blir vedtatt, da dette tiltaket gir samlet størst økonomisk effekt. 3.8 Tiltak nr. 20 Opphør pedagogisk leder-nettverk barnehager Tiltak nr. 21 Redusert stilling i VO pga færre elever Tiltak nr. 22 Fremtidig dimensjonering fysioterapitjenesten/omgjøring til folkehelsekoordinator Det vises til tiltakskartleggingene i vedlegg 2. Tiltakene tilrås vedtatt. 3.9 Tiltak nr.23 Nedlegge driften av Meistervik legekontor Kommunens desentraliserte tjenestetilbud er svært kostnadskrevende, og gir i mange tilfeller dårlig ressursutnyttelse og kvalitetsutfordringer med merkbare smådriftsulemper. Innsparingstiltak ved endring i tjenestetilbudet må derfor vurderes. I slik vurdering må også alternativkostnader tas med, dvs. hvilke ulemper kan kommunen som helhet få ved å opprettholde høye driftskostnader ved dagens struktur. Med bakgrunn i formannskapets måltall på 15 mill. vs. ulemper for pasienter som sokner til legekontoret, må rådmannen tilrå at tiltaket vedtas. 3.10 Tiltak nr. 24 Nedtrekk (50%) kontormedarbeider på BBS fra 30.09.18 Tiltak nr. 25 Stillingsreduksjon (50%) i turnus på BBS Tiltak nr. 26 Inndragning 50% hjemmetrener (ikke iverksatt) Tiltak nr. 27 Nedtrekk stilling Roffa2 (boligtjenesten) m/20% Tiltak nr. 28 Effektivisering av rapportbruk, tilsv. 28% stilling i boligtjenesten Tiltak nr. 29 Redusert bevilgning til «Bry dæ» Det vises til tiltakskartleggingene i vedlegg 2. Tiltakene tilrås vedtatt. 4 Tiltakspakke 2 Som tidligere nevnt har tiltakene i denne kategorien rasjonaliserings-, samordnings- og effektiviseringseffekter som mål. Her er også tiltak som krever mer utredning enn det har vært rom for så langt (tiltak nr. 40 – 58). I gjennomgangen under omtales beslektede tiltak under samme avsnitt. 4.1 Tiltak nr. 30 Reduksjon i antall lederstillinger Dette gjelder ikke reduksjon i tjenestetilbud eller lokalisering av tilbud, men gjelder hvordan administrasjon og ledelse av kommunens produksjon organiseres. En følge av færre ledere blir da at større tjenesteområder får felles ledelse, med de muligheter som kan åpnes ved det. I dagens enhetsstruktur med forholdsvis mange små enheter er det mange ledere som også må gå inn i produksjonen på operativt nivå, med mindre tid til ledelse, plan- og utviklingsarbeid som konsekvens. Målsetting med tiltaket er følgende: Dedikerte ledere og tid til ledelse Rendyrking av ansvar og oppgaver Fokus på helhetsperspektiv, robusthet og handlingsrom i enheter Balsfjord har mange små enheter og mange ledere (sammenlignet med andre kommuner det er naturlig å sammenligne seg med) Færre ledere gir mindre samlet tidsbruk på administrasjon/styring. Ressursene skal forflyttes til utøvende tjenester Styrke fagledelse og være nærmere der tjenestene gis Langsiktige økonomiske besparelser (lederlønninger, tidsbruk, møtedeltakelse, rapportering, osv.) Tiltaket konkretiseres noe nærmere ved særskilte enkelttiltak nedenfor. Men som det fremkommer i avsnitt 4.3 ønsker rådmannen å arbeide videre med ulike modeller med samme mål. Enkelttiltak som tilrås vedtatt: Dagens tre enheter på rådhuset/landbrukskontoret, hhv; Plan og forvaltning, Byggforvaltning og Landbruk slås sammen til én enhet med en felles enhetsleder. At landbrukskontoret inngår i den sammenslåtte enheten, forutsetter at interkommunalt samarbeid om felles landbrukskontor opphører. Dersom dagens løsning med felles landbrukskontor fortsetter, beholdes i utgangspunktet denne som en egen enhet. Samtidig må rådmannen til enhver tid finne den mest hensiktsmessige løsningen internt i administrasjonen. Tjenestene som inngår i disse tre enhetene har flere felles saksfelt og forvaltningspunkter som berører hverandre. Samtidig kreves det at den som skal lede enheten har god oversikt, kan håndtere stor saksmengde og kompleksitet, og en som har god samfunnsforståelse og kjenner forvaltningen. Rådmannen legger vekt på grundig rekruttering av en felles leder som kan bekle en slik rolle. Uavhengig av en sammenslåing av enheter ser rådmannen behov for å tilsette en driftssjef (tilsvarende fagleder) etter at enhetsleder Byggforvaltning har sagt opp sin stilling og slutter i kommunen om kort tid. Rådmannen ser det som formålstjenlig at dagens enhet byggforvaltning inngår i en organisasjonsendring. Enheten er liten og det utføres svært mye driftsoppgaver. Rådmannen ønsker å rendyrke driftsoppgaver i en slik seksjon, der andre naturlig tilhørende driftsoppgaver også kan tilfalle seksjonen, som skal ledes av en driftssjef. I prosessen med å redusere antall lederstillinger, samt at stillinger i organisasjonen holdes vakant, får rådmannen fullmakt til å omdisponere frigjorte stillinger til andre passende oppgaver og tjenestebehov, og ved behov omgjøre stillingshjemler (endre stillingens innhold og navn) tilpasset nytt organisasjonsskisse. Samlet sett i organisasjonen skal det ikke økes i antall stillingshjemler. Ved strukturendringer skal dette legges fram til politisk godkjenning. Herunder se pkt. 4.3. For alle tiltak som foreslås framover, ligger det i ny ledermodell en tydelig avklaring av roller, ansvar og myndighet. Tiltak nr. 31 Reduksjon fra 3 til 2 kommunalsjefer Her foreslår rådmannen reduksjon av antallet kommunalsjefer, men herunder også endring i arbeidsområdene til kommunalsjefene. Rådmannen ser endrede behov i organisasjonen. Videre sett til kostnader, kan Balsfjord kommune ikke prioritere å være så topptunge. Rådmannen legger til grunn at for å oppnå best mulig utvikling er helhetstenkning, samhandling og samordning innen og på tvers av sektorer og forvaltningsnivåer en viktig faktor. Med hensyn til krav og forventninger som kommunene står overfor i framtida bl.a. som planmyndighet, er det behov for å dreie fokuset mer mot samfunnsutvikling fra i hovedsak tjenesteutførelse, som i stor grad har satt dagsorden. Kommunalsjefene veksler mellom strategisk nivå til operativt nivå. Rådmannen har identifisert at det ofte blir daglig drift som kommunalsjefene bistår enhetsledere med, mens det blir mindre tid til overordnet ledelse, strategi og utvikling. Arbeidet med samfunnsplanen er igangsatt og til det forventes det bl.a. at ledere har blikk mot framtida. Rådmannen ser for seg en mer spisset organisasjon med fokus på å styrke enhetsledere (ansvar og myndighet), der satsing på lederkompetanse i organisasjonen legges til grunn. Samtidig er det behov for å ha en samlende og et koordinerende ledd mht ledelse, fag, utvikling, og å sikre at vedtak og målsatt retning følges i organisasjonen. Med dette bakteppet legger rådmannen til grunn følgende inndeling: Kommunalsjef for Samfunn og utvikling skal ha fellesadministrasjon, innkjøp, plan og arealforvaltningen, bygg- og eiendomsforvaltningen, landbruksforvaltningen, samfunnsog næringsutvikling, beredskap mv. som arbeidsområde. Kommunalsjefen skal jobbe aktivt for at Balsfjord kommune møter samfunnsmessige endringer og utfordringer, herunder befolkningsvekst, behov for flere boliger, bærekraftige løsninger og offentlig infrastruktur. Det innebærer videre oppfølging av økonomi, lønn, IT og dokumentsenter. Kommunalsjefen skal bidra til å utvikle virksomheten i tråd med langsiktige behov, herunder iverksette tiltak i forhold til effektiv ressursutnyttelse, innovasjon og omstilling. Kommunalsjef for oppvekst og velferd skal ha hele velferdssektoren - dvs. helse-, omsorg-, barnevern-, og oppvekst tjenestene mv. som arbeidsområde. Kommunalsjefen skal bidra til å utvikle bærekraftige velferdstjenester. Velferdstjenestene er omfattende og mangfoldige, og det vil være en kontinuerlig utfordring å finne balansegangen mellom ønsket behov og tilgjengelige ressurser. Da velferdsområdet er stort, knyttes det til kommunalsjefen en skole-/barnehagefaglig rådgiver (allerede en etablert stilling i organisasjonen) og en helse-/omsorgsfaglig rådgiver. Til disse rollene ligger det i hovedsak fag og fagutvikling, vedtak og oppfølging av sektorområdet. Stillingshjemmel for sistnevnte skal dekkes av omdisponering/omgjøring av annen stilling, jf. beskrivelse i tiltak 30 ovenfor. Tiltaket tilrås vedtatt. 4.2 Tiltak nr. 32 Reduksjon i rådmannens stab, reduksjon og omgjøring av 50% næringskonsulent Rådmannen foreslår at 50% av næringskonsulentstillingen reduseres. Samtidig øremerkes ressursen til landbruksnæringen og overflyttes til landbrukskontoret. Landbrukskontoret har fra mars 2017 50 % ledig stilling etter naturlig avgang. Netto besparelse 50 % stilling. Balsfjord kommune har et næringsfond som årlig har fått tilført omlag 800 000 kr fra Troms fylkeskommune. Etter vedtatt statsbudsjett 2017 er store deler av fylkeskommunens grunnlag for tildeling av tilskuddsmidler falt bort. Som en konsekvens av dette reduseres kommunens næringsfond betydelig og dermed påvirker det kommunens saksbehandling og tildeling og oppfølging. Samtidig skal det satses mer på landbruksnæringen og innovasjon i landbruket. Til dette kreves ressurs som jobber aktivt med å knytte plan, utvikling, kjennskap til virkemiddelapparatet, oppfølging av søknader og prosjekter, etc. Ved overføring av deler av næringskonsulent kan dette ivaretas. Tiltaket tilrås vedtatt. Tiltak nr. 33 Reduksjon i rådmannens stab, samordne lønn- og personaltjenester, reduksjon m/50% stilling Det er igangsatt et arbeid med samordning av tjenester som personalkontoret og lønnskontoret utfører. Det er bl.a. avdekket «gråsoner» der arbeidsoppgaver innen disse områdene er kryssende. Ved samordning av disse tjenestene, og ved å ta i bruk teknologiske løsninger, er det estimert at det kan frigjøre inntil 50% stilling. Tiltaket tilrås vedtatt. 4.3 Tiltak nr. 34 – 41 Nye modeller for organisering av omsorgstjenestene I tiltakene nr. 34 – 41 er det sett på ulike modeller for organisering av administrasjon og ledelse i omsorgstjenestene i kommunen. Ingen av forslagene medfører reduksjon i utøvende drift og tjenestetilbudene som brukerne mottar i dag, tvert om så styrkes utøvende tjenester. Det vises for øvrig til vedlegg 2 for mer detaljert beskrivelse av tiltakene. 4.3.1 Tiltak nr. 34 Etatsmodell i omsorgstjenester Sammenslåing av omsorgstjenester med henblikk på etatsmodell ligger i dette tiltaket. Tiltaket innebærer å opprette en etat med en leder der følgende tjenester inngå: Hjemmetjenestene- Laksvatn, Nordkjosbotn og Storsteinnes, BoligtjenestenKirkeveien, Roffa, Midtun og Petersborgveien, Fysio- og ergoterapitjenesten, samt BBS og Malangstun. 4.3.2 Tiltak nr. 35 Sammenslåing av institusjonsdrift Tiltaket innebærer at BBS og Malangstun organiseres under én ledelse. 4.3.3 Tiltak nr. 36 Sammenslåing av hjemmebaserte tjenester ekskl. Malangen Tiltaket innebærer at Hjemmetjenestene- Laksvatn, Nordkjosbotn og Storsteinnes, samt Boligtjenesten Midtun, Roffa, Kirkeveien og Petersborgveien organiseres under én ledelse. 4.3.4 Tiltak nr. 37 Sammenslåing av Hjemmetjenestene- Laksvatn, Nordkjosbotn, Storsteinnes, samt Boligtjenesten for funksjonshemmede Tiltaket innebærer at nevnte tjenesteenheter organiseres under én ledelse. 4.3.5 Tiltak nr. 38 Sammenslåing av Hjemmetjenestene- Laksvatn, Nordkjosbotn og Storsteinnes Tiltaket innebærer at nevnte tjenesteenheter organiseres under én ledelse. 4.3.6 Tiltak nr. 39 Sammenslåing av Hjemmetjenestene- Laksvatn og Nordkjosbotn Tiltaket innebærer at nevnte tjenesteenheter organiseres under én ledelse. 4.3.7 Tiltak nr. 40 Opprettelse av en «Familieenhet» Tiltaket innebærer å opprette en ny tjenesteenhet som skal inneholde: - Psykisk helse og rus – barn og unge - Bula-huset - Bolig og avlastningstjenesten til barn og unge - Barnevernstjenesten - Helsesøster og jordmortjenesten - Flyktningetjenesten, inkl voksenopplæringa 4.3.8 Tiltak nr. 41 Opprettelse av en Familie- og helseenhet Tiltaket innebærer å opprette en ny tjenesteenhet som skal inneholde: - legetjenesten - psykisk helse-rusfaglig arbeid - helsesøster og jordmortjenesten - koordinerende enhet med koordineringsansvar for brukere med sammensatte behov, saksbehandling og koordinere flere tilrettelagte tiltak på oppdrag og kontrakter (støttekontakt, fritidsassistent, brukerstyrt personlig assistent, omsorgslønn) - Psykososial krisehjelp/team - Psykososial rehabilitering og forebyggende aktiviteter (egen utredning for aktiviteter med aktivitetshus/flerbrukshus) med tilbud til flere brukergrupper, inkl tilbud i dagens BULA-hus. Mange av forslagene ovenfor må bearbeides og utredes nærmere før rådmannen kan gi en anbefaling. Imidlertid bør det arbeides videre med å se på større organisatoriske endringer innen helse- og omsorgstjenestene. Målet er ikke i seg selv å blir større, men med hensyn til samordning av tjenester og for å videreutvikle tjenester i møte med framtida, er dette nødvendig. Samhandling er et uttrykk for helse- og omsorgstjenestenes evne til oppgavefordeling seg imellom for å nå mål og gjennomføre oppgavene på en koordinert og rasjonell måte. Samhandling skal gi helhet og sammenheng i tjenestetilbudet for brukere og pasienter. Mange brukere har behov for et sammensatt tjenestetilbud. I denne sammenheng handler det også om helhetlig ledelse og utfordringene om ledelse og utvikling. Ikke faglig ledelse i en enkelt sak, men om kommunens ledelse av tverrgående prosesser hvor samarbeid og utvikling ikke kan overlates til tilfeldigheter og den enkeltes initiativ. Videre kan det listes opp enkelte forhold som er relevant i videre vurdering (lista er ikke uttømmende): Fleksibilitet i tjenestene overfor brukere og pasienter Hindre sårbarhet mht personelltilgang og kompetanse Kompetanse og rekrutteringshensyn Utvikling av tjenester for å møte fremtidens behov. I denne omgang tilrår rådmann at tiltak nr. 39 Hjemmetjeneste Laksvatn og Nordkjosbotn slås sammen til en enhet og ledes og administreres av én enhetsleder. Tiltaket tilrås vedtatt. Videre anbefaler rådmann at kommunestyret slutter seg til at administrasjonen arbeider videre med utredning av større organisatorisk endring av omsorgstjenesten i henhold til forslagene ovenfor. Endringsforslag legges fortløpende fram til politisk godkjenning etter at de er utredet. 4.4 Tiltak nr. 42 Omorganisering av vaktmestertjenesten Tiltaket er ikke ferdig utredet. Med utvidet bygningsmasse uten tilsvarende økning for drift av bygningene synes det imidlertid åpenbart at organisering av tjenesten må være et tema i den videre utviklingen av kommunen. Rådmannen anbefaler kommunestyret å slutte seg til dette. 4.5 Tiltak nr. 43 Alternativ kantinedrift Rådmannen ønsker å utrede mulighetene for å integrere drift av kommunens kantiner i annen tjenesteproduksjon, hvor dette skal bidra til meningsfullt aktivitetstilbud for flyktninger og andre adekvate brukergrupper. Rådmannen anbefaler kommunestyret å slutte seg til dette. 4.6 Tiltak nr. 44 – 48 Ulike områder for interkommunalt samarbeid Ingen av tiltakene under er utredet, men foreslås som framtidige utredningstemaer. Det vises bl.a. til at utvidet samarbeid og interkommunale løsninger har vært tema i regionrådet, særlig innen IKT, innkjøp og juridisk kompetanse. Det vises også til prosjekt i regi av NAV om interkommunal NAV-kontor med Balsfjord og Storfjord, som er planlagt etablert i Kuben. Med samlokalisering av tjenester i Kuben, der brukerne ofte er de samme, kan det være hensiktsmessig å jobbe videre med interkommunal voksenopplæring, kulturarbeid og barnevern. PPT kontoret skal flytte til Kuben og dette er allerede et veletablert interkommunal samarbeid. 4.6.1 Tiltak nr. 44 Interkommunalt IKT samarbeid Rådmannen ønsker å undersøke mulighetene for interkommunalt samarbeid om drift og utvikling av kommunens IKT-systemer. Dette for å oppnå økt kompetansetilgang, utviklingskraft og redusert sårbarhet i driften av forvaltningens viktigste verktøy. 4.6.2 Tiltak nr. 45 Interkommunal voksenopplæring Rådmannen ønsker å undersøke mulighetene for et interkommunalt samarbeid om voksenopplæringa. Lokalisering i Kuben på Nordkjosbotn, med etablering av NAV Balsfjord/Storfjord i samme bygg kan åpne for slik mulighet. 4.6.3 Tiltak nr. 46 Interkommunalt samarbeid om innkjøp Rådmannen ønsker å undersøke mulighetene for et interkommunalt innkjøpssamarbeid. Offentlig anskaffelse er blitt komplekst og det krever kompetanse til å ivareta lov om offentlige anskaffelser. Det vil fremover bli en kompetanseutfordring. Ved samarbeid med andre kommuner kan økt kompetanse og gunstige avtaler pga. større volum gi positive gevinster samt at vi ivaretar våre forpliktelser. 4.6.4 Tiltak nr. 47 Interkommunal barnevernstjeneste Rådmannen ønsker å undersøke mulighetene for å etablere en interkommunal barnevernstjeneste. Også her er kompetanse, kapasitet og sårbarhet bakgrunnen. 4.6.5 Tiltak nr. 48 Interkommunalt samarbeid om kulturarbeid Rådmannen ønsker å undersøke mulighetene for et interkommunalt kultursamarbeid, herunder også kulturskole. Rådmannen tilrår at kommunestyret slutter seg til at temaene i avsnitt 4.6 over utredes. 4.7 Tiltak nr. 49 Vurdering av prosjektaktiviteten I vedlegg 3 gis en oversikt over pågående prosjekter i kommuneorganisasjonen. Rådmannen vil vurdere ressursbruken inkl. tidsbruk vs. nytten (kost-nytte analyse), og evt. terminere prosjekter for økt målrettet ressursbruk. 4.8 Tiltak nr. 50 Redusere kurs og konferansedeltakelse Rådmannen ønsker å vri ressursbruk fra enkeltdeltakelse på kurs og konferanser til egne arrangementer (egenregi) hvor flere av kommunens medarbeidere kan delta, fortrinnsvis internt i kommunen. 4.9 Tiltak nr. 51 Utsettelse av iverksetting «sommeråpne barnehager» Kommunestyret har vedtatt som prinsipp at kommunen skal gi barnehagetilbud 12 måneder i året. Pga. kostnadene ved dette foreslår rådmann og utsette iverksetting, samtidig som en utreder mulige fellesløsninger. Rådmann tilrår tiltaket vedtatt. 4.10 Tiltak nr. 52 Salg avlastning til andre kommuner Kommunen har tilgjengelig bygningsmasse og ansatte i deltidsstillinger (som kan utvides). Det ligger derfor til rette for å tilby andre kommuner kjøp av tjenesten. Inntekten vil dekke utvidelse av stillingsprosenter, samtidig som stillingsutvidelse har god rekrutteringseffekt. Tiltaket er ikke ferdig utredet og må arbeides videre med. Rådmannen tilrår at tiltaket blir vedtatt. 4.11 Tiltak nr. 53 Reforhandlinga av fastlegeavtalene Rådmannen ønsker å reforhandle fastlegeavtalene. Av forhandlingsstrategiske grunner går en imidlertid ikke her nærmere inn på dette tiltaket. Tiltaket tilrås vedtatt. 4.12 Tiltak nr. 54 Alternativ organisering av MOT MOT-arbeid er positivt, men krever ressurser som påvirker annen tjenesteutøvelse. MOT-arbeidet bør ses i forebyggende sammenheng i skolen. Tiltaket er ikke ferdig utredet. 4.13 Tiltak nr. 55 Intensivering av arbeidet med sykefraværsoppfølging Rådmannen ønsker å intensivere arbeidet med oppfølging av sykemeldt. Det ligger et økonomisk potensial ved å redusere sykefraværet i kommunebedriften. Se vedlegg 2 for nærmere informasjon. Tiltaket følges opp uavhengig av dette, men det må arbeides videre med (metode, oppfølging, samarbeid med KLP, finansiering etc.). Rådmann tilrår tiltaket vedtatt. 4.14 Tiltak nr. 56 Gjennomgang selvkost, gebyrer og betalingssatser Det er hjemmel for at flere av kommunens tjenester kan finansieres til selvkost, uten at dette er lovpålagt slik det er for f.eks. renovasjonstjenester. Rådmann ønsker å foreta en gjennomgang for slik å kartlegge evt. ikke utnyttet inntektsmuligheter. 4.15 Tiltak nr. 57 Reforhandle leieavtaler Kommunen leier lokaler for flere formål, for PPT (avtale oppsagt), VO (planlagt flyttet), Biblioteket, Landbruksforvaltningen og Idrettshallen på Storsteinnes. Rådmann ønsker å reforhandle leieavtaler som vurderes å ha en for høy pris i gjeldende avtaler. Av forhandlingsstrategiske grunner går en ikke her nærmere inn på dette tiltaket. Tiltaket tilrås vedtatt. 4.16 Tiltak nr. 58 Ny organisering renhold Det er nå over ti år siden kommunens renholdsplaner ble revidert. Rådmannen ønsker å gjennomføre full kartlegging av arealer, hyppighetsbehov og hvordan renholdet organiseres. Tiltaket tilrås vedtatt. 5 Oppsummering Som svar på oppdraget om å legge fram en tiltaksliste – i første omgang - tilrår rådmannen kommunestyret å vedta tilsammen 42 mindre og større tiltak som kan iverksettes eller som skal utredes videre. I tillegg ber rådmannen kommunestyret slutte seg til at det arbeides videre med ulike modeller for organisering av omsorgstjenestene og ved andre sektorer/enheter der det kan bli nødvendig. Samlet økonomisk effekt av rådmannens innstilling er innsparinger på 9,2 mill på kortere sikt, men potensialet kan være større på lang sikt, da det ligger mål om både å få kontroll over utgiftsdrivere, tilpasning av lederstruktur for fremtidig organisering av tjenestene, foruten at en omstilling i organisasjonen på sikt vil gi reduksjon i varige driftsutgifter. Kommunen kan dermed gi mer/flere og bedre tjenester uten å tilføre nye friske midler utover rammen. Rådmannen har ikke nådd målsettingen i oppdraget fra politikerne om å legge fram tiltaksliste tilsvarende 25 årsverk/kr15 mill innen utgangen av februar 2017. Vel kr 9 mill er resultatet så langt og det mangler fremdeles tiltak på om lag kr 6 mill. Da budsjett 2017 og økonomiplan 2017-2020 ikke har reell inndekning, men er i teknisk balanse, ber rådmannen om at arbeidet med innsparingstiltak fortsetter. 6 Videre arbeid: Omstillingsprogram i Balsfjord kommune gjennomføres i perioden 2017 - 2020 6.1 Økonomisk situasjonsbilde og hvorfor Balsfjord kommune må gjennomføre innsparingstiltak Balsfjord kommunes økonomiske situasjon er krevende. Utgiftssiden har økt mer enn inntektssiden, og kommunen har et svært begrenset økonomisk handlingsrom. Økte gebyrer og eiendomsskatteinntekter synes til nå å ha gått uavkortet for å finansiere drifta. Kommunens struktur og tjenestenivå er ikke tilpasset inntektene. Samtidig har kommunen pådratt seg høy lånegjeld. Gjennomgående høye driftsutgifter og økende rente- og avdragsutgifter er en risikabel kombinasjon. Dersom dagens tjenestenivå og struktur skal opprettholdes, har kommunen ikke økonomisk bæreevne til å klare det. Med dette situasjonsbildet er det tvingende nødvendig å foreta kutt i driftsbudsjettet for å unngå underdekning for årene som kommer. 6.2 Omstillingsarbeid Stadig flere kommuner opplever et behov for å gjennomføre et større og mer helhetlig omstillingsarbeid. Dette skyldes blant annet begrensede økonomiske rammer og økte krav og forventinger fra innbyggerne, som også er gjeldende i vår kommune. Dette tilsier krav om større effektivitet, bedre kvalitet og mer brukerorientering i tjenesteproduksjonen. Det krever samtidig flere og bedre arenaer som gir innbyggere mulighet til å påvirke, og delta i utviklingen av lokalsamfunnet. For å lykkes med et slik arbeid bør Balsfjord kommune ta dette med i kommuneplanarbeidet og se ulike virkemidler i sammenheng. Kommunens rolle som myndighetsutøver, tjenesteprodusent og samfunnsutvikler må forenes i kommunens omstillingsarbeid. 6.3 Tilrådning For å finansiere veksten i utgiftene, lavere skattevekst og endrede rammeforutsetninger, bes rådmannen om fortsatt å ha fokus på omstilling i organisasjonen. Målsettingen om innsparing/inndekning i økonomiplanen kr 15 mill/25 årsverk står ved lag, for å skape økonomisk handlingsrom for vekst og utvikling i kommunen. Rådmannen bes om å fremme innsparings- og effektiviseringstiltak fortløpende og i tilknytning til budsjett 2018. For å oppnå et helhetlig omstillingsarbeid etableres det et omstillingsprogram for perioden 2017-2020 som ivaretas av rådmannen. Status i arbeidet rapporteres til formannskapet. Vedlegg til hoveddokumentet: 1A) Tabell med tiltak i rådmannens innstilling 1B) Tabellarisk oversikt over alle kartlagte tiltak. 2) Detaljerte tiltakskartlegginger. VEDLEGG: TABELL 1A 1000 kr RÅDMANNENS INNSTILLING Foreslås Tiltakskategori: "Pakke 1" 2017 2018 -50 -157 -725 -73 -30 2019 -50 -157 -725 -73 -30 2020 -50 -157 -725 -73 -30 -840 -2 100 -2 100 -2 100 10 Alt 2. Nedlegge Malangseidet skole -680 -1 600 -1 600 -1 600 12 Inspektør Laksvatn oppv.senter (50% adm.del) - holde vakant 13 Reduksjon adm.tid grunnskole tilsv. minimum 1,5 årsverk -313 -458 -313 -1 100 -313 -1 100 -313 -1 100 15 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 -350 -130 -121 -832 -130 -121 -217 -346 -60 -240 -266 -103 -122 -44 -832 -130 -121 -217 -346 -240 -240 -266 -103 -122 -44 -832 -130 -121 -217 -346 -240 -240 -266 -103 -122 -44 x x x -382 -240 -382 -240 1 2 4 5 6 Politisk: Reduksjon tilskudd pol.parti Politisk: Reduksjon antall politiske utvalg/nemder Reduksjon "Tilskudd andre" tilsvarende vedtatt budsjett 2017 Avvikle erkjentlighetsgaver Avvikle seniortiltak (fjerne avsatte midler på R19) 8 Alt 2. Flytte ungdomstrinn og mellomtrinn Laksvatn skole til N.botn skole Alt.2. Redusert svømmeundervisning i Balsfjord skolen - Moan bad Opphør pedagogisk leder-nettverk barnehager Voksenopplæring - færre elever fra 1.1.17 (>nto 17% still ) Fremtidig dimensjonering fysioterapitj./ omgjøre still. folkehelsekoordinator Nedlegge drift av Meistervik legekontor Nedtrekk 50% still kontormedarb BBS fra 30.9.2018 50% reduksjon turnus BBS Ikke iverksette 50% hjemmetrener/ hverdagsrehabilitering Nedtrekk stilling roffa2 – 20% (boligtjen.funksj.h) Effektivisering av rapportbruk, tilsv.28% stilling (boligtjen.funksj.h) Bry dæ - redusert ramme -266 Tiltakskategori: "Pakke 2" 30 31 32 33 Reduksjon antall lederstillinger/større enheter Reduksjon fra 3 til 2 kommunalsjefer Reduksjon rådm stab/omgjøring 50% næringskonsulent Samordne lønn- og personaltjenester -reduksjon 50% still sum inngår i målltall pkt 30 -80 -382 -240 39 Felles ledelse hjemmetjeneste N.botn og Laksvatn 41 Familie og helseenhet 42 Alt.2. Omorganisere vaktmestertjenesten 43 Alternativ kantinedrift sum sum inngår inngår ii målltall målltall pkt pkt 30 30 utredes videre utredes videre 44 45 46 47 48 Interkommunalt samarb. IKT Interkommunal voksenopplæring Interkommunalt samarb. innkjøp Interkommunalt samarb. barnevern Interkommunalt samarb. kulturarb. utredes videre utredes videre utredes videre utredes videre utredes videre 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 Vurdere prosjektaktivitet Redusere kurs og konferansedeltagelse Utsette iverksetting av sommeråpne barnehager Salg avlastning til andre komm. Reforhandle fastlegeavtaler MOT - alternativ organisering Intensivere arbeidet med sykefraværsoppfølging Gjennomgang selvkost, gebyrer og betalingssatser Reforhandle leieavtaler Ny organisering renhold sum tallfestede tiltak se eget dokument vedlagt sak utredes videre utredes videre utredes videre utredes videre utredes videre utredes videre utredes videre følges opp utredes videre -3 238 -9 251 -9 431 -9 431 VEDLEGG 1B 1000 kr Oversikt alle langsiktige tiltak - uten forslag til prioritering Utredet 2017 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 Politisk: Reduksjon tilskudd pol.parti Politisk: Reduksjon antall politiske utvalg/nemder Ishavskysten friluftsråd -vurdere oppsigelse medlemsskap Reduksjon "Tilskudd andre" tilsvarende vedtatt budsjett 2017 Avvikle erkjentlighetsgaver Avvikle seniortiltak (fjerne avsatte midler på R19) Alt.1. Flytting av Laksvatn ungdomstrinn til Nordkjosbotn skole Alt 2. Flytte ungdomstrinn og mellomtrinn Laksvatn skole til N.botn skole Alt 1. Flytte mellomtrinn Malangseidet skole til Sand skole Alt 2. Nedlegge Malangseidet skole Felles ledelse og administrasjon Malangseidet og Sand skole Inspektør Laksvatn oppv.senter (50% adm.del) - holde vakant Reduksjon adm.tid grunnskole tilsv. minimum 1,5 årsverk Alt.1. Redusert svømmeundervisning i Balsfjord skolen -nærbasseng Alt.2. Redusert svømmeundervisning i Balsfjord skolen - Moan bad Alt.1. Red.åpn.tid svømmebasseng Laksvatn Alt.2. Stengning svømmebasseng Laksvatn Alt.1. Red.åpn.tid svømmebasseng Sand Alt.2. Stengning svømmebasseng Sand Opphør pedagogisk leder-nettverk barnehager Voksenopplæring - færre elever fra 1.1.17 (>nto 17% still ) Fremtidig dimensjonering fysioterapitj./ omgjøre still. folkehelsekoordinator Nedlegge drift av Meistervik legekontor Nedtrekk 50% still kontormedarb BBS fra 30.9.2018 50% reduksjon turnus BBS Ikke iverksette 50% hjemmetrener/ hverdagsrehabilitering Nedtrekk stilling roffa2 – 20% (boligtjen.funksj.h) Effektivisering av rapportbruk, tilsv.28% stilling (boligtjen.funksj.h) Bry dæ - redusert ramme Reduksjon antall lederstillinger/større enheter Reduksjon fra 3 til 2 kommunalsjefer Reduksjon rådm stab/omgjøring 50% næringskonsulent Samordne lønn- og personaltjenester -reduksjon 50% still Sammenslåing- omsorgsenhet Sammenslåing- institusjonsdrift Sammenslåing -alle hjemmebaserte tjenester Sammenslåing hj.tj.Laksv., N.botn, St.nes og Boligtj.funksjonsh. Felles ledelse hjemmetjeneste St.nes, N.botn og Laksvatn Felles ledelse hjemmetjeneste N.botn og Laksvatn Alt.1. Familieenhet Alt.2. Familie og helseenhet Omorganisere vaktmestertjenesten Alternativ kantinedrift Interkommunalt samarb. IKT Interkommunal voksenopplæring Interkommunalt samarb. innkjøp Interkommunalt samarb. barnevern Interkommunalt samarb. kulturarb. Vurdere prosjektaktivitet Redusere kurs og konferansedeltagelse Utsette iverksetting av sommeråpne barnehager Salg avlastning til andre komm. Reforhandle fastlegeavtaler MOT - alternativ organisering Intensivere arbeidet med sykefraværsoppfølging Gjennomgang selvkost, gebyrer og betalingssatser Reforhandle leieavtaler Ny organisering renhold 2018 2019 2020 -44 -78 -725 -73 -30 -1 250 -2 100 -188 -1 600 -550 -313 -1 100 -697 -832 -200 -358 -200 -217 -130 -121 -217 -346 -60 -240 -266 -103 -122 -44 -78 -725 -73 -30 -1 250 -2 100 -188 -1 600 -550 -313 -1 100 -697 -832 -200 -358 -200 -217 -130 -121 -217 -346 -240 -240 -266 -103 -122 -44 -78 -725 -73 -30 -1 250 -2 100 -188 -1 600 -550 -313 -1 100 -697 -832 -200 -358 -200 -217 -130 -121 -217 -346 -240 -240 -266 -103 -122 -44 -80 -984 -382 -240 -984 -382 -240 -984 -382 -240 -735 -750 -735 -750 -735 -750 -735 -104 -104 -104 -104 - -500 -840 -80 -680 -550 -313 -458 -290 -350 -25 -150 1 310 -90 -130 -121 -240 -266 - Vedlegg 2 Tiltaksbeskrivelser Arbeidsdokument, oppdatert 30.1.2017 Referanse: vedlegg til sak om innsparingstiltak, jfr. bestilling til rådmannen i utvidet formannskap, fremlegges i kommunestyret 22.2.2017. 1 Innhold Nr. 1. Reduksjon tilskudd politiske parti ................................................................................................. 3 Nr 2. Reduksjon antall politiske utvalg/nemder...................................................................................... 4 Nr 3. Oppsigelse av medlemskap i Ishavskysten friluftsråd .................................................................... 5 Nr 4. Reduksjon tilskudd andre tilsv. budsjett 2017 ............................................................................... 6 Nr 5. Avvikle erkjentlighetsgaver ............................................................................................................ 6 Nr 6. Avvikle seniortiltak ......................................................................................................................... 6 Nr 7. Flytting av Laksvatn ungdomstrinn til Nordkjosbotn skole ............................................................ 8 Nr 8. Flytte ungdoms- og mellomtrinn fra Laksvatn oppvekstsenter til Nordkjosbotn skole ................. 9 Nr 9. Flytte mellomtrinnet fra Malangseidet skole til Sand skole......................................................... 11 Nr 10. Nedlegge Malangseidet skole (flytte elever til Sand)................................................................. 12 Nr 11. Felles ledelse og administrasjon ved Malangseidet og Sand skole ............................................ 14 Nr 12. Reduksjon av inspektørstilling Laksvatn oppvekstsenter........................................................... 15 Nr 13. Reduksjon adm.tid i grunnskolen tilsv. minimum 1,5 årsverk................................................... 16 Nr 14 og 15. Reduksjon av svømmeundervisning i Balsfjord kommune............................................... 17 Nr 16 og 17. Redusert åpningstid/stenge bassenget på Laksvatn ........................................................ 19 Nr 18 og 19. Redusert åpningstid/stenge bassenget på Sand .............................................................. 21 Nr 20. Avvikling pedagogisk ledernettverk barnehager........................................................................ 23 Nr 21. Nedbemanning voksenopplæringa ............................................................................................ 24 Nr 22. Fremtidig dimensjonering fysioterapitj./ omgjøre still. folkehelsekoordinator......................... 25 Nr 23. Nedlegge drift av Meistervik legekontor.................................................................................... 26 Nr 24. Nedtrekk 50% stilling kontormedarbeider BBS .......................................................................... 26 Nr 25. 50 % reduksjon turnus BBS......................................................................................................... 27 Nr 26. Ikke iverksette 50% hjemmetrener/hverdagsrehabilitering ...................................................... 27 Nr 27. Nedtrekk stilling roffa2 – 20% (boligtjen.funksjonsh) ................................................................ 28 Nr 28. Effektivisering av rapportbruk, tilsvarende 28% stilling– boligtjenesten funksjonshemmede.. 28 Nr 29. Bry dæ- redusert ramme ............................................................................................................ 29 Nr 30. Reduksjon antall lederstillinger/større enheter ......................................................................... 30 Nr 31. Reduksjon fra 3 til 2 kommunalsjefer......................................................................................... 31 Nr 32. Reduksjon i rådmannens stab - 50% næringskonsulent............................................................. 32 Nr 33. Reduksjon i rådmannens stab - samordne lønn- og personaltjenester ..................................... 33 Nr 34. Sammenslåing omsorgsenhet .................................................................................................... 34 Nr 35. Sammenslåing institusjonsdrift .................................................................................................. 35 Nr 36. Sammenslåing alle hjemmebaserte tjenester ekskl. Malangen................................................. 36 Nr 37. Sammenslåing av hjemmetjenesten Laksvatn, Nordkjosbotn, Storsteinnes og Boligtjenesten for funksjonshemmede............................................................................................................................... 37 Nr 38. Felles ledelse hjemmetj. Laksv., N.botn, St.nes.......................................................................... 39 Nr 39. Felles ledelse hjemmetj. Laksvatn og Nordkjosbotn .................................................................. 41 Nr 40. Familieenhet............................................................................................................................... 42 Nr 41. Familie- og Helseenhet ............................................................................................................... 45 Nr 51. Utsette iverksetting av sommeråpne barnehager ..................................................................... 47 Nr 55. Intensivere arbeidet med sykefraværsoppfølging ..................................................................... 49 2 Nr.1.Reduksjontilskuddpolitiskeparti Tiltaksnavn: Bortfall av kommunal økonomisk støtte til partiene Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: 50 000 50000 50 000 Forutsetning / Kr. 50.000,- har vært den samlede potten til fordeling til partiene spesifisere de siste årene. regnestykket: Kort vurdering og begrunnelse: Innsparing på kommunens driftsutgifter. Partiene mottar også statlig støtte vi fylkesmannen. Konsekvenser: Ukjent for administrasjonen Til budsjettering: Ansvar: 1700, funksjon 100, art 137500 3 Nr2.Reduksjonantallpolitiskeutvalg/nemder Tiltaksnavn: Opphør av Viltnemnd, Levekårsutvalg og Byggekomite Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: 157 477 157 477 157 477 Forutsetning / I Balsfjord kommune har vi 3 «frivillige» folkevalgte organ: spesifisere 0512 Viltnemd B-2017 regnestykket: 1.108001 Tapt arbeidsfortjeneste 12 000 1.108002 Møtegodtgjørelse 10 000 1.109900 Arbeidsgiveravgift 1 122 1.111501 Bevertning 2 000 1.116000 Kjøregodtgjørelse 5 000 Sum utgifter 30 122 0513 Levekårsutvalg B-2017 1.108001 Tapt arbeidsfortjeneste 10 000 1.108002 Møtegodtgjørelse 75 000 1.109900 Arbeidsgiveravgift 4 335 1.111501 Bevertning 3 000 1.116000 Kjøregodtgjørelse 8 000 Sum utgifter 100 335 0514 Byggekomite B-2017 1.108001 Tapt arbeidsfortjeneste 12 000 1.108002 Møtegodtgjørelse 8 000 1.109900 Arbeidsgiveravgift 1 020 1.111501 Bevertning 2 000 1.116000 Kjøregodtgjørelse 4 000 Sum utgifter 27 020 Samlet kr. 157 477,- Kort vurdering og begrunnelse: Innsparing på kommunens driftsutgifter. Alle tre organ ble innført i inneværende valgperiode og vurderes ikke som kritiske faktorer for et aktivt folkestyre. Konsekvenser nedleggelse av Viltnemnd: Konsekvenser: Viltforvaltning er relativt regelstyrt, og har liten grad av skjønnsmessige vurderinger. Dersom viltnemnda legges ned vil kommunen motta en henvendelse, denne vil bli vurderte ut fra fakta og regelverket og bli besvart med utgående brev. Formannskapet vil ta evt klagesaker. Alternativet med viltnemnd medfører en del ekstraarbeid som spares inn: henvendelsen kommer inn. Saken blir vurdert ut fra fakta og regelverk. Det lages et saksframlegg av saksbehandler, som legges inn i møtepapirene av møtesekretær. Møtet må avholdes med fem medlemmer av viltnemnda, saksbehandler og møtesekretær. Protokoll må lages av møtesekretæren og overføres til saksbehandlersystemet. Saksbehandler må så sende svar til søker i utgående brev. Viltnemnda tar klagesaker. Innsparinger vil bli de midlene som er satt av i budsjett til Viltnemnda (møtegodtgjørelser etc). Andre innsparinger vil være at administrasjonen får frigjort personellressurser til å utføre andre oppgaver. Samme effektivisering vil administrasjonen kunne oppnå ved nedleggelse av Levekårsutvalg og Byggekomiteen. Politisk vil mindre detaljert styring kunne bli konsekvens. Til budsjettering: Ansvar 0512, 0513,0514 4 Nr3.OppsigelseavmedlemskapiIshavskystenfriluftsråd Tiltaksnavn: Oppsigelse av medlemskap i Ishavskysten friluftsråd Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: 0 78.472,78.472,78.472,Forutsetning / Grunnkontingent kr 25.000,- + 12 kr/innbygger pr 1. januar. spesifisere BK fakturerer Ishavskysten kr 15000 i året for regnskapsføringen som regnestykket: skal dekke opp noe av tidsbruken vår, så dette trekkes fra regnestykket over. Utmelding og oppsigelse av medlemskapet kan etter reglene i kommunelovens § 27 nr. 3, skje med ett års skriftlig varsel. Utmeldelse må skje etter vedtak i kommunestyret. Medlemsavgiftene skal betales i ett år etter at styret har mottatt skriftlig varsel om uttredelse. Dette kan bety at kostnadsbesparelser er noe lavere i 2018 dersom medlemsavgift må betales for 1. kvartal. Kort vurdering og begrunnelse: Ishavskysten Friluftsråd er et frivillig samarbeidsorgan iht. Kommunelovens § 27 for Balsfjord, Karlsøy, Lyngen, Storfjord og Tromsø kommuner, og dermed ikke noe som kommunen er pålagt å ha. Konsekvenser: For hver krone av medlemskontingenten Balsfjord kommune betalte i 2015, fikk kommunen i 2016 tilbake 9,30 kr i form av prosjektmidler avsatt til friluftsformål. Midlene kom fra fylkeskommunen, spillemidler, miljødirektoratet og friluftsrådenes landsforbund. Arbeidsoppgaver som i dag ivaretas av friluftsrådet: - Informere om og fremme et naturvennlig friluftsliv som trivselsskapende og helsefremmende aktiviteter for folk flest og som regional attraksjon for turisme. - Planlegge, sikre og opparbeide friluftsområder for allmennheten. - Gi innstillinger, råd og uttalelser til medlemskommunene, offentlige instanser og andre i spørsmål som angår friluftsliv og friluftsområder. - Øke forståelsen for friluftslivets betydning og sikre tilgjengeligheten til friluftsliv for befolkning uavhengig av alder, kjønn og funksjonsevne. De årlige kostnadene knyttet til medlemskap i Ishavskysten friluftsråd tilsvarer mindre enn en 20% stilling. Ut ifra dagens bemanningssituasjon må det da gjøres en prioritering av hvilke arbeidsoppgaver som må vike til fordel for å ivareta ovennevnte oppgaver. Et annet moment er kompetanse som treffer en slik kombinasjonsstilling. Ved å tre ut av medlemskapet vil hovedutfordringen ligge i å ha en person med riktig kompetanse som også kan kombineres med arbeidsoppgavene i resterende stilling, slik at vi oppnår en effektiv utnyttelse av arbeidskraften. Det kan tenkes at en folkehelsekoordinator ville vært rette person til å ivareta disse oppgavene. Litt besparelse på tidsbruk ift regnskap/lønn blir det, men ikke av nevneverdig mengde. 5 Til budsjettering: Ansvar: 1700 Nr4.Reduksjontilskuddandretilsv.budsjett2017 Henvisning: Reduksjon i tilskudd 2017 ble behandlet i k-sak 130/16, den 19.12.2016. Nr 5. Avvikleerkjentlighetsgaver Tiltaksnavn*: Avvikle ordning med erkjentlighetsgaver til ansatte Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: 73 000 73 000 73 000 Forutsetning / Det er budsjettert med kr 73.000 på slike tiltak. spesifisere Det er variabelt hvor stor utgiftsposten er, ut fra hvor mange som regnestykket: velger å avslutte arbeidsforholdet, eller har oppnådd rett fartstid. F.eks ble det i 2015 utbetalt kr 87.200 til dette formålet. Kort vurdering og begrunnelse: Velferdstiltaket er avviklet i nærliggende kommuner. Påskjønnelsen har ingen dokumentert effekt for arbeidsprestasjon eller forlengelse av arbeidsforholdet. Konsekvenser: Ved å avvikle ordningen : Reduksjon av arbeidsressurs ved administrasjon. Ordningen er tidkrevende og omfattende. Til budsjettering: Ansvar: 1101, art 112004 Nr6.Avvikleseniortiltak Tiltaksnavn*: Avvikling av uttak seniordager Besparelse: 2017: 2018: 2019: 30 000 30 000 Forutsetning / - Tar ut avsatte midler på ramme 19 spesifisere regnestykket: 2020: 30 000 Kort vurdering og begrunnelse: Avvikling reduserer behov for vikar, tap av produksjonsdager og overtidsbetaling. For arbeid som ikke erstattes med vikar ble det i 2014 stipulert en dagskostnad på 2000,- kr pr dag. Konsekvenser: Ved avvikling: Små konsekvenser i forhold til behov for å få ansatte til å stå lengre i arbeid. Ingen dokumentert effekt. Ved å beholde ordningen: - Større vikar utgifter, overtidsbetaling og flexitid for å «ta igjen» manglende arbeidsdager ved uttak, redusert produksjon, 6 Til budsjettering: Ansvar: 1101 7 Nr 7.FlyttingavLaksvatnungdomstrinntilNordkjosbotnskole Tiltaksnavn: Flytte ungdomstrinnet fra Laksvatn oppvekstsenter til Nordkjosbotn skole Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: 0,8 årsverk 2 årsverk 2 årsverk 2 årsverk 500 000 kr 1 250 000kr 1 250 000kr 1 250 000kr Forutsetning / spesifisere Laksvatn oppvekstsenter (skole) har for skoleåret 2017/2018 14 elever regnestykket: på ungdomstrinnet, mens Nordkjosbotn skole har 30 elever på ungdomstrinnet. Dersom ungdomstrinnet flyttes vil det i praksis bety at 14 elever fra Laksvatn starter ved Nordkjosbotn skole høsten 2017. Elevtallet i 8.10.klasse vil da variere fra 13 til 17 elever pr klasse, noe det er rom for i de ordinære klasserommene på Nordkjosbotn skole. Besparelsen kommer av at det totale antall klasser ved Laksvatn reduseres. Ved ei overflytting fylles det flere elever i klassene ved Nordkjosbotn skole som allerede har lærer. Samtidig er det noen klasser ved Nordkjosbotn skole som ikke lengre kan være sammenslått i noen fag på grunn av økt elevtall. Så da kreves en ekstra ressurs på ca 1 årsverk. Av de 3,8 årsverkene som jobber ved ungdomsskolen på Laksvatn er 0,8 bundet opp til enkeltelev og vil da også følge med over til Nordkjosbotn. Den totale besparelsen blir da 2 årsverk. Ekstra kostnad: Utbygging av spesialrom til enkeltelev ved Nordkjosbotn – ikke kostnadsberegnet Busskostnader: 80 000 kr Ekstra kostnad lærebøker pga ulike læreverk Kort vurdering og begrunnelse: Elevtallet i klassene ved Nordkjosbotn skole vil øke og fremdeles være under 20 elever. Dette er gunstige størrelser på klassene da elevene har flere mulige samarbeidspartnere og har flere å sosialisere seg med. Samtidig er størrelsen på klassen slik at lærer har god oversikt over den enkelte elev. Kartlegging av dagens bemanning viser at det ved Laksvatn oppvekstsenter er større behov for videreutdanning enn ved Nordkjosbotn skole. Dersom dagens ordning opprettholdes må det påregnes videreutdanning i norsk for ungdomstrinn på Laksvatn. Dette kan medføre en ekstrakostnad. Kompetansekravene i matematikk, norsk og engelsk er godt oppdekket ved ungdomsskolen på Nordkjosbotn. Konsekvenser: Elever i små klasser får delta i rene klassetrinn med flere elever noe som er bra både for det sosiale og det faglige Gunstige klassestørrelser 8 Til budsjettering: Større fagmiljø Større enhet medfører stordriftsfordeler Økt investering for kommunen til spesialrom Elevene får lengre skolevei, en elev får 50 km en vei og to elever får 40 km hver vei Elevene mister nærskoletilbudet på ungdomstrinnet Ansvar Nr8.Flytteungdoms- ogmellomtrinnfraLaksvatnoppvekstsentertil Nordkjosbotnskole Tiltaksnavn: Flytte ungdoms- og mellomtrinn fra Laksvatn oppvekstsenter til Nordkjosbotn skole Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: 1,5 årsverk 3,7 årsverk 3,7 årsverk 3,7 årsverk 840 000 kr 2 100 000kr 2 100 000kr 2 100 000kr Forutsetning / spesifisere Laksvatn oppvekstsenter (skole) har for skoleåret 2017/2018 34 elever regnestykket: på mellom- og ungdomstrinnet, mens Nordkjosbotn skole har 66 elever på mellom- og ungdomstrinnet. Dersom ungdoms- og mellomtrinnet flyttes vil det i praksis bety at 34 elever fra Laksvatn starter ved Nordkjosbotn skole høsten 2017. Elevtallet i 5. – 7.klassse vil variere fra 17 til 22 elever pr klasse og i 8.10.klasse vil elevtallet variere fra 13 til 17 elever pr klasse. Dette er det rom for i de ordinære klasserommene på Nordkjosbotn skole. Men behovet for grupperom øker, spesielt for elever på mellomtrinnet der elevtallet øker mest. Besparelsen i årsverk kommer av at det totale antall klasser ved Laksvatn reduseres. Ved ei overflytting fylles det flere elever i klassene ved Nordkjosbotn skole som allerede har lærer. Samtidig er det noen klasser ved Nordkjosbotn skole som ikke lengre kan være sammenslått i noen fag på grunn av økt elevtall. Så da kreves en ekstra ressurs på ca 2 årsverk. Av de 6,5 årsverkene som jobber ved ungdoms- og mellomtrinnet på Laksvatn er 0,8 bundet opp til enkeltelev og vil da også følge med over til Nordkjosbotn. Den totale besparelsen blir da 3,7 årsverk. Ekstra kostnad: Utbygging av spesialrom til enkeltelev og grupperom pga økt elevtall ved Nordkjosbotn – ikke kostnadsberegnet Busskostnader: 200 000 kr Ekstra kostnad læreverk - ulike læreverk på skolene Kort vurdering og begrunnelse: Elevtallet i klassene ved Nordkjosbotn skole vil øke noe. Dette gir elevene flere mulige samarbeidspartnere og de har flere å sosialisere seg med på samme årstrinn. 9 Det blir et større fagmiljø på Nordkjosbotn skole og ressurser kan bli bedre utnyttet. I løpet av 2025 skal de nasjonale kompetansekravene for å undervise på barne- og ungdomstrinnet være oppfylt. Kommunen må se til at kravene er oppfylt på den enkelte skole og ved overflytting av elever til Nordkjosbotn skole vil disse kravene i stor grad være oppfylt av dagens bemanning ved Nordkjosbotn skole. Balsfjords desentraliserte skolestruktur og store skolekapasitet er en av årsakene til kommunens høye utgiftsnivå i tillegg til høyt ressursbruk til spesialundervisningen. Prognoser for befolkningsutviklingen tilsier at Balsfjord kommune bør redusere skolekapasiteten relativt mye. Viser til Utredning av skolestrukturen i Balsfjord kommune, sluttrapport 14.november 2012. Konsekvenser: Til budsjettering: Elever i små klasser får delta i rene klassetrinn med flere elever noe som er bra både for det sosiale og det faglige Gunstige klassestørrelser Større enhet medfører stordriftsfordeler Økt investering til spesialrom og grupperom Elevene får lengre skolevei, 2 elever får 50 km en vei og 4 elever får 40 km en vei Elevene mister nærskoletilbudet på ungdoms- og mellomtrinnet noe som kan medføre redusert tilflytting Ansvar 10 Nr9.FlyttemellomtrinnetfraMalangseidetskoletilSandskole Tiltaksnavn: Flytte mellomtrinnet fra Malangseidet skole til Sand skole Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: 0,13 årsverk 0,3 årsverk 0,3 årsverk 0,3 årsverk 80 000 kr 187 500kr 187 500kr 187 500kr Forutsetning / Malangseidet skole har for skoleåret 2017/2018 10 elever på spesifisere mellomtrinnet, mens Sand skole har 30 elever på mellomtrinnet. regnestykket: Dersom mellomtrinnet flyttes vil det i praksis bety at 10 elever fra Malangseidet skole starter ved Sand skole høsten 2017. Elevtallet i 5. – 7.klasse vil da variere fra 11 til 17 elever pr klasse, noe det er rom for i de ordinære klasserommene på Sand skole. Besparelsen kommer av at det totale antall klasser ved Malangseidet reduseres. Ved ei overflytting fylles det flere elever i klassene ved Sand skole som allerede har lærer. Samtidig er det noen klasser ved Sand skole som ikke lengre kan være sammenslått på grunn av økt elevtall. Så da kreves en ekstra ressurs på ca 1 årsverk. I tillegg flyttes 0,5 årsverk som er bundet opp til enkeltelev. Av 1,8 årsverk som jobber ved mellomtrinnet på Malangseidet vil 1,5 årsverk flyttes over til Sand. Den totale besparelsen blir da 0,3 årsverk. Ekstra kostnad: Ekstra busskostnader: 45 000kr Kort vurdering og begrunnelse: Elevtallet i klassene ved Sand skole vil øke og fremdeles være under 20 elever. Dette er gunstige størrelser på klassene da elevene har flere mulige samarbeidspartnere og har flere å sosialisere seg med. Samtidig er størrelsen på klassen slik at lærer har god oversikt over den enkelte elev. Det blir et større fagmiljø for lærere fra Malangseidet. Det trenges færre lærere og elevene blir flere i klassen Det blir lengre bussvei for elevene og de får lengre dager. Konsekvenser: Til budsjettering: Dette forslaget kan gi rom for å flytte barnehagen fra leide lokaler og til Malangseidet skole. Det må vurderes om det er egnede lokaler til å drive barnehage i. Elever i små klasser får delta i rene klassetrinn med flere elever noe som er bra både for det sosiale og det faglige Gunstige klassestørrelser Større enhet medfører stordriftsfordeler Tettere samarbeid mellom småtrinn og barnehage, både faglig og på drift Elevene får lengre skolevei, inntil 30 km en vei Elevene mister nærskoletilbudet på mellomtrinnet Ansvar 11 Nr10.NedleggeMalangseidetskole(flytteelevertilSand) Tiltaksnavn: Flytte elevene fra Malangseidet skole til Sand skole Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: 1,1 årsverk 2,5 årsverk 2,5 årsverk 2,5 årsverk 680 000kr 1 600 000kr 1 600 000kr 1 600 000kr Forutsetning / Malangseidet (skole) har for skoleåret 2016/2017 5 årsverk. Av dette er spesifisere det 4 pedagogårsverk. Siden elevtallet er noenlunde stabilt tas det regnestykket: utgangspunkt i samme antall årsverk til neste skoleår. Dersom alle elevene flyttes vil det i praksis bety at 22 elever fra Malangseidet skole starter ved Sand skole høsten 2017. Elevtallet i 1. – 7.klasse vil da variere fra 11 til 17 elever pr klasse, noe det er rom for i de ordinære klasserommene på Sand skole. Besparelsen kommer av at det totale antall klasser reduseres, samt besparelse på driftsutgifter til bygg (ikke beregnet) og besparelse i administrasjonen. Ved ei overflytting fylles det flere elever i klassene ved Sand skole som allerede har lærer. Samtidig er det noen klasser ved Sand skole som ikke lengre kan være sammenslått på grunn av økt elevtall. Så da kreves ekstra ressurs på ca 2 årsverk. I tillegg flyttes 0,5 årsverk som er bundet opp til enkeltelev. Den totale besparelsen blir da 1,5 årsverk pedagoger og 1 administrasjon. Totalt 2,5 årsverk. Ekstra kostnad: Ekstra busskostnader: 90 000 kr for de 22 elevene Ekstra kostnad lærebøker pga ulike læreverk eller økt antall elever ca 10 000 kr. Kort vurdering og begrunnelse: Elevtallet i klassene ved Sand skole vil øke og fremdeles være under 20 elever. Dette er gunstige størrelser på klassene da elevene har flere mulige samarbeidspartnere og har flere å sosialisere seg med. Samtidig er størrelsen på klassen slik at lærer har god oversikt over den enkelte elev. Det blir et større fagmiljø på Sand skole og ressurser kan bli bedre utnyttet. Samtidig vil det være mulig å se samlet på kompetansen på de to skolene i forhold til kompetansekravene som er gjeldende fra 2025. Her kan det være besparelse på utgift til videreutdanning. Dette forslaget kan gi rom for å flytte barnehagen fra leide lokaler og til Malangseidet skole. Det må vurderes om det er egnede lokaler til å drive barnehage i. Det blir lengre bussvei for 9 av elevene, de får lengre dager. Dette også tatt i betraktning dersom svømmeundervisning legges til Storsteinnes (14 mil buss for 10 elever i 14 dager). 12 Konsekvenser: Til budsjettering: Ansvar Elever i små klasser får delta i rene klassetrinn med flere elever noe som er bra både for det sosiale og det faglige Gunstige klassestørrelser Økonomisk gevinst Større enhet medfører stordriftsfordeler Barnehagen kan se på mulighet for å flytte inn i skolen Elevene får lengre skolevei, inntil 30 km en vei Elevene mister nærskoletilbudet på barnetrinnet 13 Nr11.Felles ledelseogadministrasjonvedMalangseidetogSand skole Tiltaksnavn: Felles administrasjon ved Malangseidet og Sand skole Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: 0,6 årsverk 0,6 årsverk 0,6 årsverk 0,6 årsverk 550 500kr 550 500kr 550 500kr 550 500kr Forutsetning / Malangseidet skole har for skoleåret 2017/2018 ca 22 elever. Ved Sand spesifisere skole blir elevtallet ca 103 elever. regnestykket: Ved Malangseidet skolen har det vært 1 årsverk i administrasjonen og ved Sand skole har det vært nesten 2 årsverk i administrasjonen. I tiltak om reduksjon av administrasjonstid i grunnskolen, ses det på å ta ned administrasjonstid i skolene. Dersom Sand skal ha administrasjon ved Malangseidet skole i tillegg, må administrasjonstiden ved Sand skole opprettholdes. Da kan noen fra ledelsen på Sand ha noe tilstedeværelse på Malangseidet. Samtidig er det behov for en fagleder i 0,2 stilling og en merkantil i 0,2 stilling med tilstedeværelse på Malangseidet. Besparelsen blir 1 årsverk enhetsleder. Ekstra kostnad: 0,2 årsverk fagleder 0,2 årsverk merkantil Disse er betydelig billigere enn 1 enhetsleder. Den totale besparelsen blir da 0,6 årsverk. Kort vurdering og begrunnelse: Konsekvenser: Til budsjettering: Malangseidet skole er en liten enhet med litt over 20 elever der det har vært tilsatt egen enhetsleder. I nedstyringsprosessen er det sett på organisering i andre kommuner. Tromsø kommune er en kommune med som har stor variasjon i skolestrukturen, fra store byskoler til små distrikts skoler. De har sett seg nøyd til å slå sammen ledelsen ved flere enheter. Et sammenlignbart eksempel er Ramfjord og Sjursnes skole som har felles rektor og inspektør. Elevene ved Malangseidet skole går etter 7.klasse over til Sand skole. Nå vil de bli bedre kjent med ledelsen ved Sand på et tidligere tidspunkt. Samtidig vil det åpne for enklere å samarbeide med felles møtepunkter for elevene og de ansatte ved de to skolene når det er samme ledelse som har ansvaret begge steder. Merarbeid på grunn av to ulike enheter Noe mindre tilstedeværelse begge steder Krever godt samarbeid med fagleder og merkantil Økonomisk besparelse Lettere å samarbeide mellom enhetene både på elev- og lærernivå Bedre kjennskap til hverandre og lettere overgang for elevene Ansvar 14 Nr12.ReduksjonavinspektørstillingLaksvatnoppvekstsenter Tiltaksnavn: Reduksjon av inspektørstilling Laksvatn oppvekstsenter Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: 0,5 årsverk 0,5 årsverk 0,5 årsverk 0,5 årsverk 312 500kr 312 500kr 312 500kr 312 500kr Forutsetning / spesifisere Laksvatn skole har for skoleåret 2017/2018 ca 56 elever. Det har vært 1 regnestykket: enhetsleder både for skole og barnehage og 0,5 inspektør ved skolen. Det er ved barnehagen 35% fagleder. Etter at inspektør gikk av med pensjon 01.01.2017 har stillingen vært vakant. Arbeidsoppgavene inspektør har hatt er til dels overtatt av enhetsleder og til dels av lærere. Besparelse: 0,5 årsverk inspektør Kort vurdering og begrunnelse: Det er muligheter for noe omorganisering i driften slik at andre ivaretar de lovpålagte og påkrevde oppgaver som inspektør har hatt. Det er få elever ved skolen og ettersom fagleder barnehage har ansvar for daglig drift i barnehage, bør det være rom for enhetsleder å ivareta administrasjonen på skolen sammen med merkantil og hovedtrinnsledere. Konsekvenser: Til budsjettering: Ansvar Merarbeid på enhetsledere/andre Muligheter for effektivisering Bedre rutiner må på plass Omorganisering Økonomisk besparelse En liten enhet blir mer sårbar enn en stor ved nedskjæringer 15 Nr13.Reduksjonadm.tidigrunnskolentilsv.minimum1,5årsverk Tiltaksnavn: Reduksjon administrasjon i grunnskolen tilsvarende minimum 1,5 årsverk Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: 0,6 årsverk 1,5 årsverk 1,5 årsverk 1,5 årsverk 458 000kr 1 100 000kr 1 100 000kr 1 100 000kr Forutsetning / spesifisere Det kan være rom for besparelser i administrasjonstiden i regnestykket: Balsfjordskolen. For skoleåret 2016/2017 ble det bestemt at administrasjonsressursen ikke skulle endres for det skoleåret på grunn av ny sentral arbeidstidsavtale. Dette skulle ses på for skoleåret 2017/2018. Etter besøk og samtaler med andre kommuner viser det seg et det er noe mer administrasjonstid på skolene i Balsfjord kommune enn sammenlignbare skoler i andre kommuner. I den forbindelse bør det være en gjennomgang av ressursmodellen som i dag brukes i Balsfjord kommune. Det har ikke vært anledning til en slik gjennomgang enda, men noe nedtrekk i prosess nedstyring i kommunen vil være naturlig. Kort vurdering og begrunnelse: Konsekvenser: Til budsjettering: Det jobbes videre med ressursmodellen for skolene i Balsfjord kommune. Vurdering er gjort etter undersøkelser i andre kommuner og at ressursen ikke skulle røres for skoleåret 2016/2017. I tillegg vil alle nivå i kommunen bli berørt. Oppgaver som ikke er lovpålagt må i en periode settes på vent og resten må fordeles på andre. Merarbeid på enhetsledere/andre Mulighet for å effektivisere Bedre rutiner må på plass Økonomisk besparelse Ansvar 16 Nr14og15.ReduksjonavsvømmeundervisningiBalsfjordkommune Tiltaksnavn: Reduksjon i svømmeundervisning Besparelse: Alternativ 1 Nærbassenget Alternativ 2 Moan bad Forutsetning / spesifisere regnestykket: 2017: 2018: 2019: 2020: 0,5 årsverk 290 000kr 0,6 årsverk 350 000kr 1,1 årsverk 697 000kr 1,3 årsverk 832 000kr 1,1 årsverk 697 000kr 1,3 årsverk 832 000kr 1,1 årsverk 697 000kr 1,3 årsverk 832 000kr 1.-4.trinn: 40 årstimer 5.-7.trinn: 20 årstimer 8.-10.trinn: 20 årstimer Elevene i Balsfjordskolen skal få svømmeundervisning tilsvarende at de oppnår kompetansemålene etter 4.trinn, 7.trinn og 10.trinn. Ut fra nasjonale anbefalinger og praksis i andre kommuner, reduseres svømmeundervisningen i Balsfjord kommune til 80 årstimer gitt på 4 årstrinn. Svømmeundervisninga kan enten foregå i elevenes nærbasseng (alt.1) eller at alle skal til Moan bad (alt.2). Innsparing: Alternativ 1 – Moan, Laksvatn og Sand Bemanning Buss Laksvatn 12 000 0 Nordkjosbotn 60 000 40 000 Storsteinnes 130 000 0 Sand 30 000 0 Malangseidet 10 000 15 000 Total besparelse 242 000 55 000 Drift 200 000 0 Som før 200 000 0 400 000 Dersom svømmeundervisningen reduseres samtidig som bassengene på Sand og Laksvatn holdes åpent i 3 måneder vil en reduksjon av svømmeundervisning gi en besparelse på bemanning og buss på kr 297 000. I tillegg reduseres åpningstiden fra 6 mnd til 3 mnd i bassenget og besparelsen på drift estimeres til 400 000kr. Alternativ 2 – Moan bad Bemanning Laksvatn 12 000 Nordkjosbotn 60 000 Storsteinnes 130 000 Sand 15 000 Malangseidet 10 000 Total besparelse 227 000 Buss -42 000 40 000 0 -168 000 15 000 -195 000 Drift 400 000 0 0 400 000 0 800 000 Dersom svømmeundervisningen reduseres vil bassenget på Storsteinnes kunne brukes til svømmeundervisning av alle skolene i Balsfjord kommune. En reduksjon av svømmeundervisning vil gi en besparelse på bemanning og 17 drift på kr 1 027 000. Ekstra bussutgifter blir 195 000kr og total besparelse; kr 832 000,-. Moan bad opprettholder samme drift som i fjor, og det spares på å drifte kun 1 basseng og ikke 3. Samtidig blir bussutgiftene store på Sand skole. Kort vurdering og begrunnelse: Det har vært gitt svømmeundervisning for åtte til ti årstrinn ved alle skolene i Balsfjord kommune. Svømmeopplæring har vært satset på i Balsfjordskolen, men det har vært gitt et bedre tilbud enn kommunen er forpliktet til å gi. Dersom redusert svømmeundervisning kan gis i elevenes nærbasseng vil innsparingen handle om redusert tid i bassenget som for bassengene på Laksvatn og Sand vil føre til reduserte driftsutgifter. Bassenget på Storsteinnes vil få redusert bruk og kan også ta ned på driftsutgiftene eller leie det ut på dagtid å få inntekter. Samtidig vil behovet for ekstra bemanning i bassenget reduseres da det er færre elever som skal ha svømmeundervisning. Det må legges inn muligheter for ekstra svømmeopplæring for de elevene som ikke har oppnådd kompetansemålene etter endt undervisningsperiode. Konsekvenser: Til budsjettering: Elevene får ikke like godt tilbud som tidligere Elevene oppnår ikke målene i KL 06 Elevene må ha ekstraundervisning Kostnadsbesparelse Mer tid til å oppnå de andre kompetansemålene i kroppsøvingsfaget Ansvar 18 Nr16og17.Redusertåpningstid/stengebassengetpåLaksvatn Tiltaksnavn: Redusert åpningstid/stenge bassenget på Laksvatn. Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: Alternativ 1 0,04 årsverk 0,3 årsverk 0,3 årsverk 0,3 årsverk Redusert åpn.tid 25 000kr 200 000kr 200 000kr 200 000kr Alternativ 2 0,25 årsverk 0,6 årsverk 0,6 årsverk 0,6 årsverk Stenging 150 000kr 358 000kr 358 000kr 358 000kr Forutsetning / Bassenget er per i dag i drift, men det er behov for renovering av spesifisere bassengkropp. regnestykket: Engangsbeløp Årlig beløp Bassengkropp Ikke Ekstern kostnadsberegnet kompetanse må (60 000 kr) innhentes Estimat drift 6 mnd -400 000 Estimat drift 3 mnd -200 000 Inntekt utleie 0 Folkebad 0 Ekstra skyss alt. 2 -42 000 Ekstra bem. alt. 2 Ingen Det må det innhentes ekstern kompetanse for å utrede hva som skal til for å sette bassengkroppen i forskriftsmessig stand samt vurdere kostnader til dette. Det må også gjøres en risikovurdering av bruk av bassenget før bassengkroppen er oppgradert i henhold til krav. Til dette kreves ei ekstra bevilling fra kommunestyret til prosjekteringsmidler estimert til kr 60 000,. Estimat av drift er gjort på bakgrunn av tidligere beregninger. Det at bassenget hverken har egen strømmåler eller eget budsjett gjør at det ikke kan innhentes nøyaktige tall og det blir et estimat. Det spares kr 200 000,- på å ha 3 mnd drift av bassenget på Laksvatn. Kort vurdering og begrunnelse: For at bassenget ved Laksvatn skole skal kunne driftes videre må det innhentes ekstern kompetanse til prosjektering. Ved redusert åpningstid ved bassenget på Laksvatn skole vil driftskostnaden bli lavere. Ved stenging av bassenget vil driftskostnadene bli ytterligere redusert, men her må påregnes utgifter til buss. Alternativ 1 Bassenget settes i forskriftsmessig stand og elevene ved Laksvatn skole kan da ha svømmeundervisning på Laksvatn. I langsiktig tiltak om redusert svømmeundervisning vil det framkomme at svømmeundervisningen vil intensiveres og bassenget vil kun ha drift i 3 måneder. De totale driftskostnadene estimeres redusert til ca kr 200 000 per år. Alternativ 2 Dersom kommunestyret ikke bevilger penger til ekstern gjennomgang og prosjektering av bassenget ved Laksvatn skole, må det holdes stengt. 19 Elevene som skal ha svømmeopplæring vil da få tilbud om svømming på Moan bad. Elevene ved Laksvatn skole vil da måtte bruke buss ukentlig i en periode på 14 uker til Storsteinnes. Det pedagogiske aspektet ved begge alternativene vil bli belyst i sak om redusert svømmeundervisning. Konsekvenser: Dersom kommunestyret bevilger penger til å innhente ekstern kompetanse til ei prosjektering og vurdering av bassenget ved Laksvatn skole, vil det kunne tas stilling til hva som må til for å få bassenget i forskriftsmessig stand. Ved at bassenget på Laksvatn fortsatt holdes åpent vil elevene kunne ha svømmeundervisning i nærmiljøet uten å bruke tid på buss. Samtidig vil driftskostnadene reduseres dersom svømmeundervisningen intensiveres til 3 måneder og bassenget kun er åpent de 3 månedene. Elevene som skal ha svømmeundervisning kan ha denne på Storsteinnes ved Moan bad. Kostnader ved buss til Moan bad er billigere enn driftskostnadene ved 3 måneders drift ved bassenget på Laksvatn. Totalt sett er det billigere å drifte ett basseng i stedet for to. Samtidig må det også ses på at mye av elevenes tid går bort i buss. Det vil derfor være nødvendig å begrense antall elever som skal ha svømmeundervisning til et minimum for å oppfylle kompetansemålene i svømming i KL 06. Tiden i bassenget intensiveres og skolene må se på muligheter for å utnytte tiden på Storsteinnes ved å være bevisst andre læringsarenaer i området kan benyttes. Biblioteket, Fjordmuseet, Idrettshall. Til budsjettering: Ansvar 20 Nr18og19.Redusertåpningstid/stengebassengetpåSand Tiltaksnavn: Redusert åpningstid/stenge bassenget på Sand Besparelse: 2017: 2018: 2019: Alternativ 1 Red.åpn.tid Alternativ 2 Stenging Forutsetning / spesifisere regnestykket: -1 310 000kr 0,15 årsverk 90 000kr 0,3 årsverk 200 000kr 0,35 årsverk 217 000kr 2020: 0,3 årsverk 200 000kr 0,35 årsverk 217 000kr 0,3 årsverk 200 000kr 0,35 årsverk 217 000kr Bassenget er per i dag stengt da det krever oppgradering av teknisk anlegg og renovering av bassengkropp. Teknisk anlegg Bassengkropp Engansbeløp -1 250 000 Ikke kostnadsberegnet (60 000 kr) Estimat drift 6 mnd Estimat drift 3 mnd Inntekt utleie Folkebad Ekstra skyss alt. 2 Ekstra bem. alt. 2 Årlig beløp Ekstern kompetanse må innhentes -400 000 -200 000 7000 -8000 -168 000 -15 000 Oppgradering av teknisk anlegg er kostnadsstipulert til kr 1 250 000. Dette må gjøres før bassenget kan åpnes. I tillegg må det innhentes ekstern kompetanse for å utrede hva som skal til for å sette bassengkroppen i forskriftsmessig stand. Samt gjøre ei risikovurdering av bruk av bassenget før bassengkroppen er oppgradert i henhold til krav. Estimerte kostnader til å prosjektere bassengkropp er satt til kr 60 000,-. Det trengs ei bevilling fra kommunestyret på 1 310 000 kr. Estimat av drift er gjort på bakgrunn av tidligere beregninger. Det at bassenget hverken har egen strømmåler eller eget budsjett gjør at det ikke kan innhentes nøyaktige tall og det blir et estimat. Det spares kr 200 000,- pr år på å ha 3 mnd drift i stedet for 6 mnd drift. Kostnad til prosjektering legges inn, men ikke kostnad til oppgradering av teknisk anlegg kr 1 250 000,-. Kort vurdering og begrunnelse: For å få bassenget ved Sand skole i drift krever det ei bevilling fra kommunestyret til oppgradering av teknisk anlegg og til å prosjektering av bassengkropp. Ved redusert åpningstid ved bassenget på Sand skole vil driftskostnaden bli lavere. Ved stenging av bassenget vil driftskostnadene bli ytterligere redusert, men her må påregnes utgifter til buss. Alternativ 1 Bassenget settes i forskriftsmessig stand og elevene ved Sand og Malangseidet skole kan da ha svømmeundervisning ved Sand skole. 21 I langsiktig tiltak om redusert svømmeundervisning vil det framkomme at dersom bassenget ved Sand skole oppgraderes og åpnes, vil svømmeundervisningen intensiveres og bassenget vil kun ha drift i 3 måneder. De totale driftskostnadene estimeres redusert til kr 200 000 per år. Alternativ 2 Dersom kommunestyret ikke bevilger penger til pålagt oppgradering av bassenget på Sand vil bassenget ved Sand skole holdes stengt. Elevene som skal ha svømmeopplæring vil da få tilbud om svømming på Moan bad. Elevene ved Sand og Malangseidet skole vil da måtte bruke buss ukentlig i en periode på 14 uker for 3. – 4.kl og 14 uker for elever i 7. og 10.kl til Storsteinnes. Det pedagogiske aspektet ved begge alternativene vil bli belyst i sak om redusert svømmeundervisning. Konsekvenser: Dersom kommunestyret bevilger penger til å oppgradere bassenget ved Sand skole vil elevene ved Sand og Malangseidet kunne ha svømmeundervisning i nærmiljøet uten å bruke tid på buss. Samtidig vil driftskostnadene reduseres med kr 200 000,- dersom svømmeundervisningen intensiveres til 3 måneder. I tillegg kommer kostnad til engangsinvesteringene som skal til for å holde bassenget ved Sand skole åpent.. Elevene som skal ha svømmeundervisning kan ha denne på Storsteinnes ved Moan bad. Kostnader ved buss til Moan bad er høyere enn tidligere antatt på grunn høyere busspris. Samtidig må det også ses på at mye av elevenes tid går bort i buss. Det vil derfor være nødvendig å begrense antall elever som skal ha svømmeundervisning til et minimum for å oppfylle kompetansemålene i svømming i KL 06. Tiden i bassenget intensiveres og skolene må se på muligheter for å utnytte tiden på Storsteinnes ved å være bevisst andre læringsarenaer i området kan benyttes. Biblioteket, Fjordmuseet, Idrettshall. Til budsjettering: Totalt sett er det billigere å drifte ett basseng i stedet for to Ansvar 22 Nr20.Avviklingpedagogiskledernettverkbarnehager Tiltaksnavn: Avvikling pedagogisk ledernettverk Balsfjord kommune Besparelse: Forutsetning / spesifisere regnestykket: 2017: 2018: 2019: 2020: 129 580,129 580,129 580,129 580,De pedagogiske lederne (pedledere) i barnehagene i Balsfjord kommune har felles samarbeidsarena 4 ganger per år. Her møtes pedledere i alle kommunale og den private barnehagen for erfaringsdeling, kompetanseheving og planlegging av den årlige fagdagen for alle barnehageansatte. 19 vikarer må inn i barnehagene når pedledernettverket har møte 4 ganger pr år. Dagspris vikar: kr 1705 inkl sosiale utgifter x 19 = 32 395kr pr møte 4 møter x 32 395 kr = 129 580 kr Kort vurdering og begrunnelse: Konsekvenser: Til budsjettering: Dette berører ikke direkte i drift av avdelingene og er dermed lite sårbart for daglig drift. Ikke lovpålagt Manglende samarbeidsarena /fagnettverk for pedagoger. Utviklings- og prosjektarbeid på tvers i Balsfjord barnehagen blir borte. Vanskeliggjør utnyttelse av den allerede eksisterende kompetansen som finnes i kommunen blant pedledere. Mangelfull erfaringsutveksling og kompetanseheving. Ansvar 3600: 40 920,Ansvar 3700 : 54 500,Ansvar N botn : 27 280,Ansvar 2001 : 13 600,- : Art:201 23 Nr21.Nedbemanningvoksenopplæringa Tiltaksnavn: Nedbemanning voksenopplæringa Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: 121.000 121.000 121.000 Forutsetning / Frem til høsten 2016 ble det ved VO tatt utgangspunkt i en elevmasse spesifisere på bakgrunn av bosetting av 20 personer i 2017, herav 5 EM (enslige regnestykket: mindreårige). I juni 2016 vedtok kommunestyret inntil 12 bosettinger. I oktober kom det melding fra IMDI om at anmodningen ble redusert til 10 ordinære bosettinger. Ingen EM. I løpet av høsten 2016 avsluttet 6 elever (2 betalingselever + 4 familiegjenforente) sin undervisning på voksenopplæringa. Det er per i dag 4 elever på spesialundervisning, totalt 8 timer per uke. Så er det pr. 1/1-17 totalt 19 elever på fulltid, og i tillegg 5 elever som er på deltid. Flere av de 19 fulltidselevene er ute i språkpraksis ca 2 dager per uke. Med utgangspunkt i de overnevnte endringene kan en omstrukturering gjøre at det vil være mulig å redusere gruppeantallet fra 3 til to grupper, med økt bruk av assistent i gruppene. Assistent er ansatt ved voksenopplæringa i dag som ufaglært lærer, men stillinga vil endres i forhold til endret behov. 80% lærerstilling med årslønn 523.700,- utgjør kr 503.000 inkl sos utg. Tiltaket er vedtatt for 2017, med fratrekk for innmeldt tiltak for feilretting av stillingsoversikt tilsvar 0,63 årsverk (kr 382.000), slik at nettoeffekt er kr . 121.000. Det legges inn tilsvarende for årene fremover. Kort vurdering og begrunnelse: På voksenopplæringa er det per i dag god bemanning. Vi har i prognosen for neste halvår 1 fulltidselev i vente, mens 6 stykker avslutter. Vi har fått flere elever ut i språkpraksis enn først forventet. Bosettingen av nye flyktninger er redusert, og pga boligemangel utsatt til høsten 2017. Flyktningtjenesten fikk våren 2016 den gamle barneboligen i Sandbukt til bosetting, men pga en spesiell sak, ble boligen i september/oktober tildelt en annen enhet. Mange indirekte forutsetninger for voksenopplæringa er endret i løpet av høsten 2016. Med bakgrunn i kommunens økonomiske situasjon, og endring i voksenopplæringas bemanningsbehov er det mulig med en reduksjon av bemanning på 80% lærerstilling. Konsekvenser: Til budsjettering: Oppsigelse av lærerstilling Større nivåsprik i klassene Bedre utnyttelse av ressursene Redusert elevtall fører til redusert bemanning Økonomisk besparelse Ansvar 2201, Art: 101000 24 Nr22.Fremtidigdimensjoneringfysioterapitj./omgjørestill. folkehelsekoordinator Tiltaksnavn: Omgjøre folkehelsekoordinatorstilling til frisklivsveileder i regi av fysioterapitjenesten og omgjøre turnusfysioterapeut til 50 % fysioterapistilling Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: 217 000 217 000 217 000 Forutsetning / Ved å omgjøre folkehelsekoordinator til fysioterapistilling samt spesifisere gjøre om turnusfysioterapeut til fysioterapeut er det mulig å slå regnestykket: de to stillingene sammen. Dette vil utløse fastlønnstilskudd som for 2016 fra på 193 000kr. Dagens kostnader: Turnus: 420 000 kr – 193 000= 227 000 kr dagens kostnad Folkehelsekoordinator 50% stilling: 240 000kr Totalt: 467 000 kr Ny organisering og 50 % reduksjon i stilling: 100 % stilling: 518 000 kr – 293 000 kr = 325 000 kr. Differanse: 467 000 kr – 325 000 kr = 142 000 kr Når 50 % av stillingen arbeider som fysioterapeut vil det generere inntekter i form av egenandeler. Etter endringer i egenandel fra 2017 vil det resultere i høyere inntekter enn tidligere. En forsiktig beregning på egenandel tilsvarende 75 000kr. 142 000 kr + 75 000 kr= 217 000 kr Kort vurdering og begrunnelse: Organisering av frisklivssentralen som en del av ergo- og fysioterapitjenesten sees som hensiktsmessig for å gi et bedre tilbud til innbyggerne i kommunen. Samtidig vil en slik organisering kunne være med å redusere ventelisten hos de kommunale fysioterapeutene ved at ressursene blir brukt på en bedre måte. Frisklivssentralen kan i større grad ta over grupper som når krever behandling fra den ordinære fysioterapitjenesten. Konsekvenser: Reduksjon på 50 % kan resultere i lengre ventetid på fysioterapibehandling i kommunen. Fylkesmannen kan pålegge kommunen å ta mot turnusfysioterapeut. Sammenslåing av frisklivssentralen med ergo- og fysioterapitjenesten gir et større fagmiljø og mer helhetlig tjenestetilbud. Innbyggerne kan få en bedre tilpasset og tilrettelagt tjenestetilbud. Til budsjettering: Ansvar: 6200 og 6902, art 10100, funksjon 244 25 Nr23.NedleggedriftavMeisterviklegekontor Tiltaksnavn: Nedlegge drift av Meistervik legekontor Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: 173 000 346 000 346 000 346 000 Forutsetning / Ved nedleggelser av drift ved Meistervik legekontor er det mulig å spesifisere redusere en 50 % stilling som helsesekretær. Besparelse 246 000 regnestykket: kroner årlig. Samtidig vil det øke inntjening for egenandeler for turnusleger, dette på bakgrunn av at pasienttilgangen er større på Storsteinnes 50 000. Et legekontor i kommunen gir også besparelser på driftsutgifter 50 000. Kort vurdering og begrunnelse: Det er innenfor dekning av tjenestetilbudet og behovet for fastlege at samtlige er lokalisert til et kontorsted i kommunen. Det er mulig å benytte ansatte sekretærer mere effektivt enn i dag. Det vil være krevende i fht arbeidsrytme for legene og vil kreve behov for kontor på Storsteinnes. Videreføring av konsultasjoner og kontorlegearbeid på ettermiddag og kveld. Konsultasjoner og tilsyn ved Malangstun videreføres og det samme gjelder for helsestasjon for førskolebarn. Det er mulig at en helsesekretær er med til konsultasjoner en dag i uken for å ta blodprøver av de eldre. Konsekvenser: Det blir lengre kjørevei for å komme til fastlegen og gi et dårligere tilbud enn dagens til innbyggerne som bor i Malangen og har fastlege der. Uforandret eller bedre for de som bor i andre deler av kommunen og har fastlege i Malangen. Ingen faglige konsekvenser og tilbudet er forsvarlig. Ansatte vil ha en større fleksibilitet i fht oppgaveløsning og vikarbehovet dekkes enklere.Krever tett samarbeid og god dialog mellom legene og sekretærene, samt andre deler av tjenestekjeden hvor tverrfaglig samarbeid er nødvendig. Til budsjettering: Ansvar 6100, : Art: 101000 og 111000, 170005 og 160004. Nr24.Nedtrekk50%stillingkontormedarbeiderBBS Tiltaksnavn: Nedtrekk 50% stilling kontormedarbeider BBS fra 30.9.2018 Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: 60.000 240.00 240.00 Forutsetning / Nedtrekk kontormedarbeider BBS. Tidspunkt for alderspensjon er spesifisere 30.9.18. regnestykket: Kort vurdering og Oppgavene vurderes mulig å overføre til andre stillinger ved enheten. begrunnelse: Konsekvenser: Oppgaver vil måtte overføres til avdelingsledere på BBS, samt saksbehandler for helse- og omsorgstjenester. Mindre kontorpersonell kan gi uheldige konsekvenser i fht arkivering og øke merkantile oppgaver for fagpersonell. Til budsjettering: Ansvar: 5100, Art: 101000, Funksjon: 253 26 Nr25.50%reduksjonturnusBBS Tiltaksnavn: 50 % reduksjon turnus BBS Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: 240.000 240.00 240.000 240.000 Forutsetning / Omdisponering av eksisterende stillingsmasse slik at stillingsmassen kan spesifisere reduseres med 50 % stilling; 20 % i Boavdelinga og 30% i korttida. regnestykket: Kort vurdering og Pasientbelegget i enheten er gjennomgått for en bedre utnyttelse av begrunnelse: tilgjengelige ressurser i alle avdelinger. Stillinger er omdisponert til mer pasientrettet arbeid. Konsekvenser: Dette vil ikke få negative konsekvenser for tjenestetilbudet til pasientene. Til budsjettering: Ansvar: 5101 / 5102, Art: 101000, Funksjon: 253 Nr26.Ikkeiverksette50%hjemmetrener/hverdagsrehabilitering Tiltaksnavn: Ikke iverksette hjemmetrener - hverdagsrehabilitering Besparelse: Forutsetning / spesifisere regnestykket: 2017: 2018: 2019: 2020: 266 000 266000 266000 Stillingsprosent opprettet til 2016, ikke iverksatt og satt vakant i 2017. For å få effekt av hjemmetrener er det behov for fysioterapeut som har hverdagsrehabilitering som ansvars- og arbeidsområde. 266 000 kr fjernes fra økonomiplanen. Kort vurdering og begrunnelse: Stillingen har ikke vært besatt og dermed påvirker ikke tiltaket ansatte. Unngår prosesser med omplassering eller oppsigelser. Hverdagsrehabilitering er et viktig tiltak for å forebygge og vedlike funksjonsnivå hos eldre som bor i eget hjem. Konsekvenser: Et tiltak som har gitt gode resultater i et forebyggende arbeid hos eldre og andre med redusert helsetilstand legges bort. I verste fall kan det øke trykket på institusjonsplasser og økt behov for tilrettelagte boliger tidligere enn nødvendig for innbyggere i kommunen. Rapporter og erfaringer fra andre viser at liten innsats fra riktig fagkompetanse har gitt resultater som har medført at hjelpe og bistandsbehovet er redusert. Pt er bemanningssituasjonen i hjemmetjenesten slik at det ikke er mulig å systematisk kunne jobbe med dette. Til budsjettering: Ansvar : 5900, art 101000, 116000 27 Nr27.Nedtrekkstillingroffa2– 20%(boligtjen.funksjonsh) Tiltaksnavn: Nedtrekk stilling roffa2 – 20% Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: 0,102600,102600,102600,Forutsetning / 20% stilling med årslønn 339.900 fra 1.1.2018 = 81576,- inkl sos.utg . spesifisere Tillegg utgjør 21024,- inkl sos.utg regnestykket: Forutsetter at behovet hos tjenestemottager ikke endrer seg Kort vurdering og begrunnelse: Konsekvenser: Effektiviserer overlapping mellom vakter Til budsjettering: Ansvar: 5205, Art: 101000 og 101001 ,Funksjon: 254 Ansatte vil få redusert sin stillingsprosent dersom en ikke finner tilsvarende % et annet sted. Krever prosess mellom arbeidsgiver og ansatte. Nr28.Effektiviseringavrapportbruk,tilsvarende28%stilling– boligtjenestenfunksjonshemmede Tiltaksnavn: Effektivisering av rapportbruk, tilsvarende 28% stilling– boligtjenesten funksjonshemmede Besparelse: Forutsetning / spesifisere regnestykket: 2017: 2018: 2019: 2020: 0,122304,122304,122304,28% stilling med årslønn 364.000 fra 1.1.2018 = 122304,- inkl sos.utg . Ingen tillegg. Forutsetter at behovet hos tjenestemottagere ikke endrer seg Kort vurdering og begrunnelse: Redusere antall muntlige overlappinger på alle avdelingene. Vil kreve innkjøp av mobil profil. Konsekvenser: Ansatte vil få redusert sin stillingsprosent dersom en ikke finner tilsvarende % et annet sted. Krever prosess mellom arbeidsgiver og ansatte. Vil kreve en investering på innkjøp av mobil profil Til budsjettering: Ansvar: 5200-5206, Art: 101000, Funksjon: 254 28 Nr29.Brydæ- redusertramme Tiltaksnavn: BRY DÆ - et fritidstilbud til ungdom- en tverrfaglig satsing med og for ungdom Besparelse: Forutsetning / spesifisere regnestykket: 2017: 2018: 2019: 2020: 44 000 44 000 44 000 44 000 Det er i budsjettrammen totalt 75 708, med lønnsutgifter i budsjett med sos utgifter er 61 708, og kr 14 000 til drift. Lønnsutgiftene brukes til innleie av ekstra personell for kreativ prosesser og gjennomføring. Med et nedtrekk på kr 44 000 gjenstår totalt kr 31 708 til videreføring av Bry Dæ. I tillegg inngår tidsbruk med fag-personell til gruppeprosesser med ungdommer for 3 ansatte ( 20 -50 timer pr år/ansatt) i enhet psyk helse og BULA-huset, 2-3 ansatte i kulturskolen, kirken, og støttekontakttimer til enkeltpersoner med behov for ledsagere. Det er både lønnet og ulønnet arbeid/innsats fra fagansatte. Flere frivillige eldre ungdommer, kulturlivet, foreldre deltar også. Det søkes midler til mat, andre utgifter, samarbeid og deltagelse fra foreninger og fagmiljø utenom kommunen. Merknad: nedtrekket er vedtatt i budsjett for 2017. Kort vurdering og begrunnelse: Er et fritidstiltak for ungdom fra 8 klasse til og med videregående skole. Er et gratis lavterskel tilbud for alle ungdommer i kommunen, inklusiv ungdom med ulike utfordringer/tilstander. Er praktisk forbyggende arbeid hvor ungdom er medvirkere, og bruker kreative uttrykk for å formidle tema som er aktuell i ungdomstiden. Årlig prosess-og arbeidsperiode er på ca 4 mnd, og avsluttes med forestilling/er for alle ungdomskoleelever og befolkningen. Bry dæ visjon er å bli kjent med hverandre på tvers av bygder, oppleve trivsel, samhold og mestring, være bidrag til gode holdninger og forbilder, stoppe mobbing, og bevisstgjøre ungdom til å bry sæ om hverandre, miljø og samfunn. Er tverretatlig forebyggende ungdomsarbeid innen Psykisk helse, Rus og ReHabilitering, BULA-huset, Kirken, Kulturskolen, kulturelle personer og ungdommer. Det søkes og gis støtte med noe ekstern finansiering, samt sponsing fra næringsliv og foreninger. Konsekvenser: Ved et begrenset nedtrekk vil arbeidet med BRY DÆ videreføres i 2017. Det vil fordre økt frivillig innsats og ekstern finansering. I de siste år har det vært 60-70 ungdommer med på tiltaket. I 2017 er det 10 års jubileum med BRY DÆ. Til budsjettering: Ansva : 6401 Art: 101000 – kr 30 000, og kr 14 000 på art 103002, F233 29 Nr30.Reduksjonantalllederstillinger/størreenheter Tiltaksnavn: Reduksjon i antall lederstillinger/større enheter Besparelse: 2017: 2018: 2019: Forutsetning / spesifisere regnestykket: Kort vurdering og begrunnelse: Konsekvenser: 2020: Dette gjelder ikke reduksjon i tjenestetilbud eller lokalisering av tilbud, men gjelder hvordan administrasjon og ledelse av kommunens produksjon organiseres. En følge av færre ledere blir da at større tjenesteområder får felles ledelse, med de muligheter som kan åpnes ved det. I dagens enhetsstruktur med forholdsvis mange små enheter er det mange ledere som også må gå inn i produksjonen på operativt nivå, med mindre tid til ledelse, plan- og utviklingsarbeid som konsekvens Målsetting med tiltaket: • Dedikerte ledere og mer tid til ledelse • Rendyrking av ansvar og oppgaver • Fokus på helhetsperspektiv, robusthet og handlingsrom i enheter • Balsfjord har mange små enheter og mange ledere (sammenlignet med andre kommuner det er naturlig å sammenligne seg med) • Færre ledere gir mindre samlet tidsbruk på administrasjon/styring. Ressursene skal forflyttes til utøvende tjenester • Styrke fagledelse og være nærmere der tjenestene gis • Langsiktige økonomiske besparelser (lederlønninger, tidsbruk, møtedeltakelse, rapportering, osv.) Ikke samme nærhet til enhetsleder, en del medarbeidere blir berørt. Enhetsleder får større ansvarsområde og mer å ha oversikt over og flere medarbeidere å forholde seg til. Leder kan ikke være like tett på tjenestenivå som det ved enkelte enheter er tilfelle i dag. Til budsjettering: 30 Nr31.Reduksjonfra3til2kommunalsjefer Tiltaksnavn: Reduksjon i antall kommunalsjefer Besparelse: 2017: 2018: Forutsetning / spesifisere regnestykket: 2019: 2020: Reduksjon av antallet kommunalsjefer, men herunder også endring i arbeidsområdene til kommunalsjefene. Rådmannen ser endrede behov i organisasjonen. Videre sett til kostnader, kan Balsfjord kommune ikke prioritere å være så topptunge med tre kommunalsjefer. Rådmannen til grunn følgende inndeling av ansvarsområder: Kommunalsjef for Samfunn og utvikling skal ha fellesadm, innkjøp, plan og arealforvaltningen, bygg- og eiendomsforvaltningen, landbruksforvaltningen, samfunns- og næringsutvikling, beredskap mv. som arbeidsområde. Kommunalsjefen skal jobbe aktivt for at kommunen møter samfunnsmessige endringer og utfordringer, herunder befolkningsvekst, behov for flere boliger, bærekraftige løsninger og offentlig infrastruktur. Det innebærer videre oppfølging av økonomi, lønn, IT og dokumentsenter. Kommunalsjefen skal bidra til å utvikle virksomheten i tråd med langsiktige behov, herunder iverksette tiltak i forhold til effektiv ressursutnyttelse, innovasjon og omstilling. Kort vurdering og begrunnelse: Konsekvenser: Kommunalsjef for oppvekst og velferd skal ha hele velferdssektoren - dvs. helse-, omsorg-, barnevern-, og oppvekst tjenestene mv. som arbeidsområde. Kommunalsjefen skal bidra til å utvikle bærekraftige velferdstjenester. Velferdstjenestene er omfattende og mangfoldige, og det vil være en kontinuerlig utfordring å finne balansegangen mellom ønsket behov og tilgjengelige ressurser. Rådmannen legger til grunn at for å oppnå best mulig utvikling er helhetstenkning, samhandling og samordning innen og på tvers av sektorer og forvaltningsnivåer en viktig faktor. Med hensyn til krav og forventninger som kommunene står overfor i framtida bl.a. som planmyndighet, er det behov for å dreie fokuset mer mot samfunnsutvikling fra i hovedsak tjenesteutførelse, som i stor grad har satt dagsorden. Kommunalsjefene veksler mellom strategisk nivå til operativt nivå. Rådmannen har identifisert at det ofte blir daglig drift som kommunalsjefene bistår enhetsledere med, mens det blir mindre tid til overordnet ledelse, strategi og utvikling. Arbeidet med samfunnsplanen er igangsatt og til det forventes det bl.a. at ledere har blikk mot framtida. Rådmannen ser for seg en mer spisset organisasjon med fokus på å styrke enhetsledere (ansvar og myndighet), der satsing på lederkompetanse i organisasjonen legges til grunn. Samtidig er det behov for å ha en samlende og et koordinerende ledd mht ledelse, fag, utvikling, og å sikre at vedtak og målsatt retning følges i organisasjonen. Kommunalsjef for oppvekst og velferd vil få to store sektorer samlet under ett, og kommunalsjef samfunn og utvikling vil få et bredt fagområde å ha rådmannsansvar for. Da velferdsområdet er stort, knyttes det til kommunalsjefen en skole-/barnehagefaglig rådgiver (allerede en etablert stilling i organisasjonen) og en helse-/omsorgsfaglig rådgiver. Til disse rollene ligger det i hovedsak fag og fagutvikling, vedtak og oppfølging av sektorområdet. Stillingshjemmel for sistnevnte skal dekkes av omdisponering av ressurser. 31 Kommunalsjef velferd kan ikke være like tett på operativt nivå som det er tilfelle i dag, særlig innen oppvekst. Dette vil kunne medføre noe endring i måten å jobbe på for enhetsledere som forholder seg til kommunalsjef, sammenlignet med i dag. Langsiktige økonomiske besparelser (lederlønninger, tidsbruk, møtedeltakelse, osv.) Til budsjettering: Nr32.Reduksjonirådmannensstab- 50%næringskonsulent Tiltaksnavn: Reduksjon i rådmannens stab, reduksjon og omgjøring av 50% næringskonsulent Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: Forutsetning / spesifisere regnestykket: Rådmannen foreslår at 50% av næringskonsulentstillingen reduseres. Samtidig øremerkes ressursen til landbruksnæringen og overflyttes til landbrukskontoret. Landbrukskontoret har fra mars 2017 50 % ledig stilling etter naturlig avgang. Netto besparelse 50 % stilling. Kort vurdering og begrunnelse: Balsfjord kommune har et næringsfond som årlig har fått tilført omlag 800 000 kr fra Troms fylkeskommune. Etter vedtatt Konsekvenser: statsbudsjett 2017 er store deler av fylkeskommunens grunnlag for tildeling av tilskuddsmidler falt bort. Som en konsekvens av dette reduseres kommunens næringsfond betydelig og dermed påvirker det kommunens saksbehandling og tildeling og oppfølging. Samtidig skal det satses mer på landbruksnæringen og innovasjon i landbruket. Til dette kreves ressurs som jobber aktivt med å knytte plan, utvikling, kjennskap til virkemiddelapparatet, oppfølging av søknader og prosjekter, etc. Ved overføring av deler av næringskonsulent kan dette ivaretas. Øke plan og utviklingsdelen i landbrukskontoret, og med fokus på innovasjon i landbruket. Styrke landbruksnæringen Enhetsleder i landbrukskontoret må omdefinere og fordele arbeidsoppgaver og roller, for å ivareta oppgavene etter at stillingen etter naturlig avgang i februar/mars 2017 ikke tilsettes i samme form som i dag. Mindre tid og ressurser til øvrig næringsarbeid i kommunen kan gå ut over oppfølgingen overfor etablert næringsliv og de som ønsker å etablere seg. Til budsjettering: 32 Nr33.Reduksjonirådmannensstab- samordnelønn- og personaltjenester Tiltaksnavn: Reduksjon i rådmannens stab, samordne lønn- og personaltjenester, reduksjon m/50% stilling Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: Forutsetning / spesifisere regnestykket: Kort vurdering og begrunnelse: Dagens løsning gir ikke organisasjonen tilstrekkelig ressursutnyttelse i seksjonene der tjenester innen personal og lønn, og kompetanseoverføring og læring gis synes ikke å være optimal, og dermed utnyttes den kompetanse arbeidstakerne innehar ikke godt nok. Det synes heller ikke å være optimal utnyttelse av tid og ressurser da enkelte arbeidsprosedyrer berører både personal og lønn. Det er for mange ledd før enkelte av oppgavene blir løst for brukerne, samt at dette ikke alltid tas i henhold til et helhetsperspektiv. Det er identifisert en «gråsone» mellom tjenester innen personal og lønn der en oppgave/deler av en oppgave utføres begge steder. Dette er å anse som «en tidstyv» og tjenestekvaliteten forringes Mulighetene ved samordning av lønn og personaltjenester: •Forbedret kvalitet i tjenestene og utvidet samarbeid •Mer effektiv utnyttelse av ressurser •Forbedret kompetansedeling og læring •Større fleksibilitet og redusert sårbarhet i leveransen av tjenestene •Det er et servicepotensiale og et potensiale i å få til en mer helhetstenkning •Den administrative organiseringen er også med på å tilpasse kommunens økonomiske situasjon. Målsettingen er å få til en samordnet personal- og lønnsavdeling med hovedoppgaver som er å utvikle kommunens overordnede arbeidsgiverpolitikk. Konsekvenser: Kjøpe tilleggsmoduler i vårt system Agresso for å få løst flere oppgaver elektronisk = mindre manuelle prosesser Betyr en litt annen måte å jobbe på. Medbestemmelse i utformingen av det konkrete innholdet i endringen (gråsonearbeid) Til budsjettering: 33 Nr34.Sammenslåingomsorgsenhet Tiltaksnavn*: Sammenslåing til omsorgsenhet; Hjemmetjenestene Laksvatn, Nordkjosbotn, Storsteinnes, Kirkeveien, Roffa, Midtun, Petersborgveien, Fysio- og ergoterapitjenesten, BBS og Malangstun. Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: Eksempel** Forutsetning / Alle avdelingene får avdelingsleder i minimum 80% stilling. spesifisere Denne organiseringen fører til at kommunalsjefstillingen for helse regnestykket: og omsorg kan fjernes. I stede opprettes ei etatssjefsstilling. Dette gjøres gjennom omfordeling av dagens enhetslederressurser. Dette alternativet krever ingen nyopprettede stillinger/ tilføring av ressurser. Alternativet vil redusere antallet enhetsledere med 5. Kort vurdering og begrunnelse: Enhetslederstillingene som fjernes må omfordeles til avdelingslederstillinger pga behovet for stedlig ledelse i avdelingene. Disse stillingene vil måtte tillegges betydelige administrative oppgaver – mer enn mellomlederstillingene har pr i dag. Forutsetning for sammenslåing er at avlastningen/barneboligen organiseres i enhet for rehabilitering eller i en ny familieenhet. Konsekvenser:*** Til budsjettering: Ansvar****: 34 Nr35.Sammenslåinginstitusjonsdrift Tiltaksnavn*: Sammenslåing institusjonsdrift Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: Eksempel** Forutsetning / BBsinst har 2 100% avdelingslederstillinger pr i dag og enhetsleder spesifisere fungerer i tillegg som nærmeste leder for ei avdeling. regnestykket: Malangstun har 2 100% faglederstillinger + enhetsleder. Sammenslåing vil føre til reduksjon av 1 enhetslederstilling. Kort vurdering og begrunnelse: Ved sammenslåing av institusjonene vil den ene enhetslederstillingen måtte omdisponeres til avdelingslederstilling ved BBS. Det er lav ledertetthet i institusjonene pr i dag. Faglederne/avdelingslederne har ansvar for daglig ledelse og koordinering for avdelinger med opp mot 23 pasienter og 35 ansatte. Konsekvenser:*** En sammenslåing av institusjonene vil gi en enhet med ca 230 ansatte – forutsatt at hjemmetjenestene Storsteinnes og Malangen fortsatt organiseres under henholdsvis BBS og Malangstun. Ved sammenslåing vil det være helt nødvendig med styrking av mellomledernivået. Pasienter: Kommunen har et lavt antall utskrivningsklare pasienter pr i dag. Institusjonene samarbeider godt for en best mulig utnyttelse av plassene. Det innebærer at pasientene får levert tjenester i sitt nærmiljø og slipper å ligge innlagt i sykehus etter ferdigbehandling, langt unna sitt nærmiljø, over lang tid. En sammenslåing vil ikke antas å påvirke pasientene i negativ betydning. Ansatte: Det vil være mulig med bedre/tettere samarbeid på mellomledernivå og overtakelse av oppgaver ved fravær. Sammenslåing vil føre til lengre vei til beslutningsmyndighet for de ansatte, og mindre tilstedeværelse av enhetsleder. Det vil i fremtiden være nødvendig med endring og omstilling i omsorgstjenesten. Da er nærhet og tilstedeværelse fra leder viktig. Den geografiske avstanden mellom institusjonene vil kunne være en belastning for enhetsleder og den vil medføre økte kjørekostnader. Til budsjettering: Ansvar****: 35 Nr36.Sammenslåingallehjemmebasertetjenester ekskl.Malangen Tiltaksnavn*: Sammenslåing av alle hjemmebaserte tjenester; Hjemmetjenestene Laksvatn, Nordkjosbotn, Storsteinnes, Midtun, Roffa, Kirkeveien og Petersborgveien. Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: Forutsetning / spesifisere regnestykket: Vil redusere antall enhetslederen med 3 stk. Dagens faglederressurser på økes i hjemmetjenestene Nordkjosbotn, Laksvatn og i dagens Boligtjeneste for funksjonshemmede. Denne sammenslåingen vil derfor medføre behov for tilføring av midler for opprettelse av enhetslederstilling. Kort vurdering og begrunnelse: Enhetslederstillingen som fjernes må omfordeles til faglederstilling(er) pga behovet for stedlig ledelse mtp koordinering mot leger og sykehus og mottak av nye pasienter i henhold til avtalene med helseforetaket og dokumentasjon i EPJ i henhold til lovverket. Forutsetning for sammenslåing med Boligtjenesten funksjonshemmede er at avlastningen/barneboligen organiseres i enhet for rehabilitering eller i en ny familieenhet. Konsekvenser: Brukere: Ved samlokalisering av alle hjemmetjenestesonene, vil mye tid gå med til transport ut til brukerne. De tre hjemmetjenestene dekker et enormt geografisk område. Det vil i stor grad være sykepleiere/vernepleiere som må overta oppgaver og følge opp pasienter over et større geografisk område enn i dag. Det er pr i dag lav sykepleierdekning og mer tid til transport og mindre brukerrettet tid vil være uheldig i denne sammenhengen. Søm følge av lav dekning av høyskole/universitetsutdannet personell i flere av enhetene, så vil syke- og vernepleieroppgaver måtte prioriteres mellom et betydelig større antall pasienter. Dette medfører at sykepleierne/vernepleiere vil måtte utføre oppgaver og oppfølging overfor et mye større antall pasienter enn i dag. Det er umulig å på kort tid sette seg inn i sykehistorie til pasientene, og i det daglige å holde oversikt over et større antall brukere og dermed kan kvaliteten på tjenestene bli redusert. Ansatte: Sammenslåing av årsverk og stillingshjemler i felles turnus kan gi rom for økning av stillingsstørrelser slik at det kan bli mulig å rekruttere nødvendig kompetanse. Større krav til de ansatte om oppfølging av og kjennskap til et større antall brukere, kan føre til større problemer med å beholde og rekruttere kompetente medarbeidere. Vernepleiere i boligtjenesten har medisinsk kompetanse som kan utnyttes på en bedre måte ved sammenslåing med somatisk hjemmetjeneste. F eks vil det bli flere som kan 36 Til budsjettering: utføre oppgaver som legging/kontroll av dosetter, utføre injeksjoner og gjennomføre infusjoner. Kompetanseheving ved sammenslåing av somatisk hjemmetjeneste, miljøarbeidertjenesten, hjemmebaserte tjenester til funksjonshemmede samt hjemmebaserte tjenester til de med psykiske helseutfordringer. Alle ansatte kan få høyere kompetanse innafor både somatikk, psykisk helse og funksjonshemmede. Ansvar****: Nr37.SammenslåingavhjemmetjenestenLaksvatn,Nordkjosbotn, StorsteinnesogBoligtjenestenforfunksjonshemmede Tiltaksnavn*: Sammenslåing av hjemmetjenesten Laksvatn, Nordkjosbotn, Storsteinnes og Boligtjenesten for funksjonshemmede Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: Eksempel** Forutsetning / Enhetsleder i Boligtjenesten for funksjonshemmede fungerer i dag spesifisere som nærmeste leder for avd. Kirkeveien. Uten egen enhetsleder regnestykket: for boligtjenesten vil det være nødvendig med 80% faglederressurs ved hver avdeling. Dagens enhetslederstilling vil derfor måtte omdisponeres til økning av faglederressurser. Det samme er gjeldende for hjemmetjenestene Nordkjosbotn og Laksvatn. Hjemmetjenesten Nordkjosbotn har i dag 20% faglederressurs. Enhetslederne utfører oppgaver som faglig oppfølging av personalet, samt ulike pasientrettede oppgaver. Anslås at det er nødvendig med minimum 80% faglederressurs på hver avdeling ved sammenslåing. Kort vurdering og begrunnelse: Vil medføre 2 færre enhetsledere. Nødvendig med økt faglederressurser og dertil er det nødvendig med tilførte midler for 100% enhetslederstilling. Enhetslederstillingen som fjernes må omfordeles til faglederstilling(er) pga behovet for stedlig ledelse mtp koordinering mot leger og sykehus og mottak av nye pasienter i henhold til avtalene med helseforetaket og dokumentasjon i EPJ i henhold til lovverket. Konsekvenser:*** Forutsetning for sammenslåing med Boligtjenesten funksjonshemmede er at avlastningen/barneboligen organiseres i enhet for rehabilitering eller i en ny familieenhet. Brukere: Ved samlokalisering av alle hjemmetjenestesonene, vil mye tid gå med til transport ut til brukerne. De tre hjemmetjenestene dekker et enormt geografisk område. Det vil i stor grad være sykepleiere/vernepleiere som må overta oppgaver og følge opp pasienter over et større 37 geografisk område enn i dag. Det er pr i dag lav sykepleierdekning og mer tid til transport og mindre brukerrettet tid vil være uheldig i denne sammenhengen. Søm følge av lav dekning av høyskole/universitetsutdannet personell i flere av enhetene, så vil syke- og vernepleieroppgaver måtte prioriteres mellom et betydelig større antall pasienter. Dette medfører at sykepleierne/vernepleiere vil måtte utføre oppgaver og oppfølging overfor et mye større antall pasienter enn i dag. Det er umulig å på kort tid sette seg inn i sykehistorie til pasientene, og i det daglige å holde oversikt over et større antall brukere og dermed kan kvaliteten på tjenestene bli redusert. Ansatte: Sammenslåing av årsverk og stillingshjemler i felles turnus kan gi rom for økning av stillingsstørrelser slik at det kan bli mulig å rekruttere nødvendig kompetanse. Større krav til de ansatte om oppfølging av og kjennskap til et større antall brukere, kan føre til større problemer med å beholde og rekruttere kompetente medarbeidere. Vernepleiere i boligtjenesten har medisinsk kompetanse som kan utnyttes på en bedre måte ved sammenslåing med somatisk hjemmetjeneste. F eks vil det bli flere som kan utføre oppgaver som legging/kontroll av dosetter, utføre injeksjoner og gjennomføre infusjoner. Til budsjettering: Ansvar****: 38 Nr38.Fellesledelsehjemmetj.Laksv., N.botn,St.nes Tiltaksnavn*: Sammenslåing hjemmetjenesten Laksvatn, Nordkjosbotn og Storsteinnes. Besparelse: Forutsetning / spesifisere regnestykket: Kort vurdering og begrunnelse: 2017: 2018: 2019: 2020: Sammenslåing vil redusere antall enhetsledere fra 2 til 1. (Hj.tj Storsteinnes er pr i dag organisert under- og har felles enhetsleder med Balsfjord Bo-og Servicesenter). Ressursene fra enhetslederstillingen som fjernes må omfordeles til økning av faglederressurser. Nordkjosbotn har 20% faglederressurs pr i dag, hjemmetjenesten Storsteinnes har 100% avdelingslederstilling. Ved fortsatt base på Laksvatn og Nordkjosbotn vil det være behov for tilføring av fagleder/avdelingslederressurser ved avdelingene. Enhetslederstillingen som fjernes må omfordeles til faglederstilling(er) pga behovet for stedlig ledelse mtp koordinering mot leger og sykehus og mottak av nye pasienter i henhold til avtalene med helseforetaket og dokumentasjon i EPJ i henhold til lovverket. Hjemmetjenesten Storsteinnes er kommunens største hjemmetjeneste. Pr i dag er tjenesten organisert som en avdeling under Balsfjord Bo -og Servicesenter. Fra 1.1.17 ble KAD seng for psykiatri og rus opprettet ved korttidsavdelingen – i tillegg til allerede somatisk KAD seng. Det er en forutsetning for faglig forsvarlig behandlingstilbud i KAD-seng at det er sykepleier tilstede 24timer i døgnet (jf veileder KAD). BBS-inst har stort merforbruk på overtid. Hjemmetjenesten Storsteinnes har økt tilstedeværelse av sykepleier i helg, og fortsatt samlokalisasjon og organisering med BBS kan gi betydelig økonomisk gevinst gjennom forbedret tilgjengelighet av sykepleierressurser for ivaretakelse av faglig forsvarlighet. Ivaretakelsen av KAD-pasienter og de utskrivningsklare pasientene fra UNN krever høyere tilgjengelighet av sykepleiere. Mye av overtidsbruken i BBSinst er tilknyttet behovet for tilstedeværende sykepleier, og sykepleier på topp som følge av et høyt antall sykepleieroppgaver. Den samlede vurderingen er at denne sammenslåingen ikke anbefales faglig eller økonomisk. Konsekvenser: Brukere: Ved samlokalisering av alle hjemmetjenestesonene, vil mye tid gå med til transport ut til brukerne. De tre hjemmetjenestene dekker et enormt geografisk område. Det vil i stor grad være sykepleierne som må overta oppgaver og følge opp pasienter over et større geografisk område enn i dag. Det er pr i dag lav sykepleierdekning og mer tid til transport og mindre brukerrettet tid vil være uheldig i denne sammenhengen. Søm følge av lav sykepleierdekning i flere av enhetene, så vil sykepleierressursene måtte fordeles mer jevnt ved sammenslåing av enheter. Dette medfører at sykepleierne vil måtte utføre oppgaver og oppfølging overfor et mye større 39 antall pasienter enn i dag. Samlet dreier det seg om ca 200 brukere. Det er umulig å på kort tid sette seg inn i sykehistorie til pasientene, og i det daglige å holde oversikt over et større antall brukere og dermed kan kvaliteten på tjenestene bli redusert. Ansatte: Sammenslåing av årsverk og stillingshjemler i felles turnus kan gi rom for økning av stillingsstørrelser slik at det kan bli mulig å rekruttere nødvendig kompetanse. Større krav til de ansatte om oppfølging av og kjennskap til et større antall brukere, kan føre til større problemer med å beholde og rekruttere kompetente medarbeidere. For sykepleierne i hjemmetjenesten Storsteinnes vil dette være en mindre utfordring ved overtakelse av oppgaver i sykehjemmet, da et stort antall pasienten ved BBS er kjente pasienter for dem - tilhørende i distrikt Storsteinnes. Til budsjettering: Ansvar****: 40 Nr39.Fellesledelsehjemmetj.LaksvatnogNordkjosbotn Tiltaksnavn*: Sammenslåing hjemmetjenesten Laksvatn og Nordkjosbotn Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: Forutsetning / Sammenslåing vil redusere antall enhetsledere fra 2 til 1. spesifisere Ressursene fra enhetslederstillingen som fjernes må derfor regnestykket: omfordeles til økning av avdelingsleder ressurs. Hjemmetjenesten Nordkjosbotn og Laksvatn må ha 2 baser. Ved fortsatt base på Laksvatn og Nordkjosbotn vil det være behov for opprettelse av ei ny 100 % - avdelingslederstilling kostnad 600* Enheten må tilføres flere leiebiler for å være effektiv i drift. Kostnad 78* pr. bil. Kort vurdering og begrunnelse: Enhetslederstillingen som fjernes må omfordeles til avdelingslederstilling(er) pga behovet for stedlig ledelse mtp koordinering mot leger og sykehus og mottak av nye pasienter i henhold til avtalene med helseforetaket og dokumentasjon i EPJ i henhold til lovverket. Avdelingsleder skal ha ansvaret for den daglig drift og den faglige oppfølgingen. Avdelingsleder skal også ha personalansvar, oppfølging av sykemeldte og økonomiansvar. Lede avdelingsmøter. Konsekvenser: Brukere: De to hjemmetjenestene dekker et enormt geografisk område og mye tid vil gå ut i transport. Det vil i stor grad være sykepleierne som må overta oppgaver og følge opp pasienter over et større geografisk område enn i dag. Det er pr i dag lav sykepleierdekning og mer tid til transport og mindre brukerrettet tid vil være uheldig i denne sammenhengen. Dette gir også mindre tid til å koordinerende arbeid/ dokumentasjon. Som følge av lav sykepleierdekning ,så vil sykepleierressursene måtte fordeles mer jevnt ved sammenslåing av enhetene. Dette medfører at sykepleierne vil måtte utføre oppgaver og oppfølging overfor et mye større antall pasienter enn i dag. Samlet dreier det seg om ca 100 brukere. Det er umulig å på kort tid sette seg inn i sykehistorie til pasientene, og i det daglige å holde oversikt over et større antall brukere og dermed vil kvaliteten på tjenestene bli redusert. Ansatte: Større krav til de ansatte om oppfølging av og kjennskap til et større antall brukere, kan føre til større problemer med å beholde og rekruttere kompetente medarbeidere. Gir en økt arbeidsbelastning på de ansatte. Bruker mere tid i bil og konsekvensen blir færre pasientbesøk/oppfølging pr.dag/rute. Til budsjettering: Ansvar****: 41 Nr40.Familieenhet Tiltaksnavn: Etablere familieenhet under kommunalsjef for oppvekst og kultur Besparelse: Forutsetning / spesifisere regnestykket: Kort vurdering og begrunnelse: 2017: 2018: 2019: 2020: 750 000 750 000 750 000 På nåværende tidspunkt vil det være vanskelig å gjøre beregning på kostnadseffekten av tiltaket. Sees denne organiseringen i sammenheng med andre organiseringer innenfor dagens helse og omsorg gir det mulighet for en reduksjon på en enhetsleder tilsvarende kr. 750 000 inkl. sosiale utgifter. På lengre sikt kan det gi positiv økonomisk effekt ved bedre forebygging og tidlig innsats vil gi færre kostbare tiltak i regi av barnevernstjenesten. Forslaget om etablering av familieenhet gjøres på bakgrunn av at kan styrke samarbeidet mellom tjenester som gis til barn og unge, herunder også foresatte, samt gi et mer helhetlig tilbud. Med dagens organisering er det 3 enhetsledere innenfor helse og omsorg som har ansvar for tjenester til barn og unge. Tjenester som foreslås å danne familieenhet: psykisk helse og rus barn og unge, samt forebyggende tiltak som BULA huset, bolig- og avlastningstjenesten til barn og unge, barnevernstjenesten, helsesøster og jordmortjenesten. Flyktningetjenesten er foreslått i en familieenhet. Dersom det skal være aktuelt bør det være en felles tjeneste for flyktningetjenesten og voksenopplæringa og organiseringen blir i oppvekst og kultur. Begrunnelse for å organisere familieenhet i oppvekst og kultur er å samle tjenester som gir tilbud til barn, unge og deres foresatte i Balsfjord. Organiseringen gir tettere samarbeid mellom skole, barnehage og tjenesten som er nevnt ovenfor. Det kan styrke barn, unge og familiens mulighet til å skape en god og positiv oppvekst og skaper et godt fundament for hvordan kommunen skal arbeide med barn og unge. Konsekvenser: Brukere/klienter: For å lykkes i arbeidet med å fremme gode oppvekstsvilkår for alle barn og unge i Balsfjord er forslaget å etablere en samordnet tverrfaglig enhet for barn og unge. En slik enhet vil yte tjenester for barn og unge i samarbeid med foreldre, skoler og barnehager. Ønsket er at barn og unge får et riktig tilbud til riktig tid gjennom tidlig innsats, koordinerte og helhetlige tjenester. Ansatte: Organisering som er foreslått vil splitte fagmiljø som er bygget opp innenfor psykisk helse og rus. Samtidig vil det styrke det tverrfaglige samarbeidet rundt barn og unge ved at ulike fagkompetanser er sammen i en enhet. Organiseringen gir større muligheter for å koordinere og samordne tjenestene til barn og unge og hvilke prioriteringer som skal gjøres i arbeidet med barn og unge. 42 Ansvaret for utsatte barn og unge ligger til syvende og sist hos kommunene. Utsatte barn og unge har som oftest behov for tiltak fra mer enn en tjeneste, og kommunene har et stort – og lovpålagt – ansvar for at disse tjenestene henger sammen. Det kan imidlertid være utfordrende både å vite hva den enkelte har behov for, hvilke tilbud som finnes og hvordan koordinere de ulike tilbudene. For å kunne tilby de helhetlige tjenestene kommunen er pålagt å gi, er det derfor viktig å ha tilstrekkelig kompetanse i å orientere seg, og å velge de beste tilbudene. Forskning viser at der er en utfordring er å finne gode organisatoriske løsninger som legger til rette for samhandling mellom tjenestene. Gjentatte omorganiseringer og tilpasninger må gjerne til før kommunen finner den løsningen som oppleves mest hensiktsmessig. Til budsjettering: Ansvar: Enhetsleder familieenheten Barne- og avlastningsbolig Helsestasjon og skolehelsetjenesten Barnevernstjenesten Flyknigetjenesten og voksenopplæringen Annet: Navnet familieenhet ble diskutert på arbeidsmøte og det var uenighet om dette er riktig benevning på enheten. Andre forslag er forebyggende enhet og levekårsenhet. Familieenhet kom opp som forslag i høst da enhetslederne i helse og omsorg presenterte muligheter ved 0alternativet. Bakgrunn for dette navnet er at tjenestene gir tilbud til barn og unge, men også foreldre/foresatte og dermed er det et tilbud til familier. Aldersgruppe Fra svangerskap og opp til 23 år. Bakgrunn for dette forslaget: Psykisk helse og rus i Balsfjord beregner barn og unge fra 0-24 Barnevernstjenesten har barn/unge på ettervern til barnet har fylt 23 år 43 Helsestasjonen er et tilbud for barn og unge fra 0-20 år Flyktningetjenesten og voksenopplæring Flyktningetjenesten og voksenopplæringa kan oppleves som en «satellitt» i denne enheten. Flyktningetjenesten har i dag samarbeid med de ulike tjenestene til barn og unge, men er mest et tilbud for de voksne. Flyktningehelsetjenesten er et tilbud helsestasjonen i Balsfjord gir. Et annet forslag er å etablere en egen enhet med flyktningetjenesten og voksenopplæringen med egen enhetsleder. Det vil ikke svare på bestillingen om å redusere antall ledere. Et evt. interkommunalt samarbeid sees ikke å være et hinder for organisering i en familieenhet. Lovverk Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester Lov om barneverntjeneste Lov om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne innvandrere 44 Nr41.Familie- ogHelseenhet Tiltaksnavn: Innspill reduksjon av lederstillinger/større enheter: Utredning enhet med eks navn «Familie- og Helseenhet», eller enhet for «Levekår- og Helse» Besparelse: Forutsetning / spesifisere regnestykket: 2017: 735 000 2018: 735 000 2019: 735 000 2020: 735 000 Aktuelle fagtjenester med hjemmel i helse- og omsorgstjenesteloven, med forebyggende helsehjelp på ulike nivå, behandling, sosial, psykososial og medisinsk rehabilitering og habilitering: o legetjenesten, o psykisk helse-rusfaglig arbeid, o helsesøster og jordmortjenesten, o koordinerende enhet med koordineringsansvar for brukere med sammensatte behov. Saksbehandling og koordinere flere tilrettelagte tiltak på oppdrag og kontrakter ( støttekontakt, fritidsassistent, brukerstyrt personlig assistent, omsorgslønn ) o Psykososial krisehjelp/team. o Psykososial rehabilitering og forebyggende aktiviteter ( egen utredning for aktiviteter med aktivitetshus/ flerbrukshus) med tilbud til flere brukergrupper, inkl tilbud i dagens BULA-hus. Flere fagtjenester må avklares om de skal organiseres i denne enhet: Barnebolig og avlastningsboligen (helse og omsorgtjenesteloven- H/O loven ) Ergo og fysioterapitjenesten( H/O loven) Friskliv/folkehelsekoordinator(H/O loven) Flyktningetjenesten (Introduksjonsloven), og Voksenopplæringen (Opplæringsloven,) -interkommunalt? Barnevern (Barnevernloven) må avklares interkommunalt? Reduksjon av en enhetslederstilling (anslått årslønn kr 600`) Kort vurdering og begrunnelse: Enhet med god faglig styrke og utgangspunkt for helhetlige tjenester med fokus på hele livsløpet. Ivaretar fagtjenester og tilbud fra dagens organiseringsmodell. Gir grunnlag for helhet- og livsløp inklusiv livsfaseoverganger for personer som har behov for koordinering og samarbeid over tid. 45 Med flerfaglighet og samhandling kan det utvikles og prioriteres forebyggingstiltak, behandlingsmodeller og metoder Tjenester basert på lokale forhold, kompetansekrav, nasjonale føringer og endringer i samfunnet (samhandllingsreformen, primærhelsemeldingen, psykisk helse- rusfaglig arbeid, volds- og traumeforebygging, habilitering og rehabilitering,) IKT-løsninger og velferdsteknologi i ulike tjenester/ nivå. Utvikle samhandlings- og koordinerende team, internt i enheten, samt andre enheter/tjenester, som NAV, spesialisthelsetjenesten osv. Fagledere for de ulike fagtjenester videreføres. Andre momenter : Beslutninger og ledelse baseres på tillitt til fagstillinger og deres kompetanse. Skaper trivsel og motivasjon for ansatte, utviklingsarbeid og stabilitet i tjenestene. Solide fagmiljø med kompetanse og stabilitet som kan levere gode koordinerte tjenester ift fremtidens behov Unngår å splitte opp fagmiljø og stillinger som gir sårbare fagmiljø, med fare for høy turnover. Konsekvenser: Forutsetning til å bli en faglig og solid enhet med flere fagtjenester som ledes av fagledere. o Felles enhetsleder kan samordne satsinger/prioriteringer innad i enheten og i samarbeid med andre enheter/eksterne tjenester. o Fagledere vil få større ansvar og endrede oppgaver med økt involvering og ansvar for administrative oppgaver som regnskap, personelloppfølging, samt faglig utviklingsarbeid. o Fagstillinger må ivareta faglig utøvende oppgaver som tidligere er utført av fagledere. o Enhetsleder vil ikke kunne delta i utøvende fagarbeid o Vil bli en stor enhet med mange ansatte og oppgaver o Reduksjon av en enhetslederstilling Til budsjettering: 46 Nr51.Utsetteiverksettingavsommeråpnebarnehager Tiltaksnavn*: Utsette iverksetting av endret behovsprøving av ferietider i barnehage Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: Kan ikke Kan ikke Kan ikke Kan ikke beregnes beregnes beregnes beregnes Forutsetning / Det ble i kommunestyret i april 2016 vedtatt at behovsprøving av spesifisere ferier skulle endres for å imøtekomme foresattes behov for ferieåpne regnestykket: barnehager bedre. Tidligere måtte 6 barn ha behov for plass for at barnehagen skulle holdes åpent i jul-, påske- og sommerferie. Dette ble i april 2016 endret til å gjelde for 4 barn. Konsekvenser av denne endringen er at flere barnehager må ha drift større deler av året enn tidligere og at ansatte må ta ut ferie og avspasering i barnehagens åpningstid. Det krever økt vikarbruk og det vil koste mer å drifte barnehagene. Tiltaket går ut på at behovsprøving i ferier endres tilbake til å gjelde for 6 barn igjen. Ekstra kostnader på grunn av økt drift er vanskelig å tallfeste. Det er mange usikre parametere her. Det er vanskelig å vite hvor mange som vil ønske plass i barnehagen i feriene. Erfaringsmessig har barnehagene hatt mer åpent i 2016 da behovsprøvingen var på 4 barn enn i 2015 da behovsprøvingen var på 6 barn. Derfor kan vi anta at vikarutgiftene øker slik vedtektene er i dag. I Moan barnehage er det i tilleggg skjedd ei økning på 5 ansatte og 34 barn i forhold til Fuglelia og Storsteinnes barnehage. I en slik stor barnehage er det naturlig å tenke 12 måneders drift og ekstra bemanning ut fra det er stipulert til ca kr 300 000,-. På grunn av stor barnegruppe har det neppe betydning om det er behovsprøvd ut fra 6 eller 4 barn. På Laksvatn var det ekstra åpent i 2 uker i 2016. Dette medførte en ekstra kostnad til vikar på ca kr 34 0000,-. I Malangen barnehage har det ikke vært åpent i sommerferien i 2015 og heller ikke i 2016. Her kan vi heller ikke si noe om fremtidig behov. Dersom en avdeling må ha åpent krever det minimum 2 personale. Det vil gi en dagskostnad på ca kr 3 400,-. Dersom Malangen barnehage har åpent 2 uker i sommer med 4 ansatte vil det koste ca 70 000 kr ekstra. Dersom Nordkjosbotn barnehage har åpent 3 uker i sommer og har på jobb 8 ansatte vil det koste ca 200 000 kr. Kort vurdering og begrunnelse: Det blir et dårligere tilbud til foresatte å øke grensen for antall barn igjen, men i en nedstyringsprosess kan brukere av kommunale tilbud bli berørt. Her kan man se på alternative løsninger som gjøres i andre kommuner. 47 Vedtektene gir rom for å slå sammen avdelinger og barnehager i ferier. Her kunne en tenkt en behovsprøving som spør foresatte om det er behov for barnehageplass i den aktuelle ferien. Hvis foresatte svarer ja skal det videre svares på om det da er aktuelt å få dekt det behovet i en annen barnehage. I ei slik ordning er det påkrevd at det følger med personale fra den aktuelle barnehagen. Dette for å ivareta barnets beste i henhold til gitte lovverk. Dette er ikke kostnadsberegnet. Konsekvenser: Til budsjettering: Kommunen sparer ved å ikke ha alle enheter åpne Foresatte får muligheten til å få dekt sitt behov i annen barnehage Ansvar 48 Nr55.Intensiverearbeidetmedsykefraværsoppfølging Tiltaksnavn*: Økt fokus på reduksjon i sykefravær – søke eksterne midler Besparelse: 2017: 2018: 2019: 2020: Forutsetning / Balsfjord kommune søker samarbeid med KLP for å få redusert spesifisere sykefraværet ytterligere. Oppfølging av ansatte som er syk vil alltid regnestykket: være et ansvar for lederne, men lederstøtte over en periode vil øke fokuset. Umulig å tallfeste innsparingen, men med en reduksjon på 1 – 2 % reduseres kommunens utgifter. For sykefravær i 2016 viste de foreløpige tallene ved inngangen av 2016 en kostnad på 12,2 millioner kroner. Refusjoner fra NAV utgjorde på samme tid 11,5 millioner. Disse tallene viser refusjon på langtidsfravær. Kort vurdering og begrunnelse: Balsfjord kommune har innsparingspotensial også ved enda nærmere samhandling med NAV og at en sikrer at de ulike ordningene er godt kjent blant lederne. Det er også behov for å styrke opplæring av ledernivåene slik at de er trygg i samhandling mellom arbeidstaker, legetjenesten og NAV. Sykdom er i noen tilfeller vanskelig å ta opp som tema, men i en intensivering av arbeidet er det viktig å ha det riktige fokuset og det er noen som er syk. Disse arbeidstakerne trenger kanskje behov for avklaringer i fht sin helsesituasjon. For å lykkes er det nødvendig å samarbeide med andre instanser og med økt fokus og innsats reduseres sykefraværet. Konsekvenser: Redusert sykefravær som gir reduksjon i kommunens driftsutgifter. Ansatte får god veiledning og tiltak implementeres, men en satsing vil måtte gå over en tidsperiode på inntil tre år. Første året søkes midler fra ekstern, men kan komme til å måtte innarbeides i kommunens driftsbudsjett i løpet av økonomioperioden. Blir uansett en nettogevinst. Til budsjettering: Ansvar : samtlige 49 Vedlegg 3 Oversikt/beskrivelse prosjekter Balsfjord kommune Arbeidsdokument, oppdatert: 27.1.2017 Kartlegging av prosjekter er et av oppfølgingspunktene i arbeidet med langsiktige innsparingstiltak i økonomiplan 2017-2020. Avgrensing: gjelder ikke investeringsprosjekter. 1 Innhold Økonomi og interntjenesten Arkivplan .................................................................................................................................................. 4 Taksering eiendomsskatt ......................................................................................................................... 4 Plan og forvaltning Stedsutvikling Nordkjosbotn .................................................................................................................... 4 Stedsutvikling Storsteinnes ...................................................................................................................... 4 Landbruk Minnesmerke bureising Balsfjord og Malangen ...................................................................................... 5 Prosjekt løsdriftsfjøs i Tromsøregionen ................................................................................................... 5 Leiejord i Tromsøregionen ....................................................................................................................... 5 Prosjekt løsdriftsfjøs i Tromsøregionen ................................................................................................... 5 Næringsarbeid Kreative Balsfjord ..................................................................................................................................... 6 SMB- og gründerprogram ........................................................................................................................ 6 Grønne datasentre ................................................................................................................................... 6 Felles oppvekst Vurdering for læring................................................................................................................................. 7 Ungdomstrinn i utvikling.......................................................................................................................... 7 Bedre tverrfaglig innsats .......................................................................................................................... 7 Nordkjosbotn skole Veilederkorpset........................................................................................................................................ 8 MOT.......................................................................................................................................................... 8 Lærende nettverk..................................................................................................................................... 8 Lokale læreplaner..................................................................................................................................... 8 Comenius.................................................................................................................................................. 8 Storsteinnes skole Veilederkorpset........................................................................................................................................ 9 Lokale læreplaner..................................................................................................................................... 9 Lærende nettverk..................................................................................................................................... 9 MOT.......................................................................................................................................................... 9 Sand skole Den naturlige skolesekken ..................................................................................................................... 10 Veilederkorpset...................................................................................................................................... 10 Lokale læreplaner................................................................................................................................... 10 Lærende nettverk................................................................................................................................... 10 MOT........................................................................................................................................................ 10 Malangseidet skole Veilederkorpset...................................................................................................................................... 11 Lokale læreplaner................................................................................................................................... 11 Lærende nettverk................................................................................................................................... 11 Barnehager Studie Moan bhg. ................................................................................................................................... 12 Studie Malangen bhg ............................................................................................................................. 12 Vanntilvenning bhg. ............................................................................................................................... 12 Realfag bhg............................................................................................................................................. 12 Helse 2 Bo bedre ................................................................................................................................................. 13 Boligtjenesten funksjonshemmede Barn med minoritetsbakgrunn............................................................................................................... 13 Godt kosthold er god omsorg ................................................................................................................ 13 Psykisk helse, Rus og ReHabilitering Samarbeid ROP-lidelser.......................................................................................................................... 14 BO og aktivitet Stubben ......................................................................................................................... 14 Forebyggende arbeid «Unge og rus»..................................................................................................... 15 BTI-bedre tverrfaglig innsats.................................................................................................................. 15 BRY DÆ ................................................................................................................................................... 15 3 Økonomioginterntjenesten PROSJEKTNAVN (samt evt prosjektnr.) SUM EKSTERN FINANSIERING Arkivplan SUM EGENANDEL PENGER SUM EGENANDEL i form av arb.tid, lokaler mv - Start og slutt - status pr. okt 2016 - Rapportering, når? Arbeidet har vært omfattende, men arkivplanen er nå godkjent av IKAT. Det gjenstår litt arbeid med fysisk flytting av dagarkiv til bortsettingsarkiv i hht pålegg fra riksarkivaren. Takseringsarbeidet går mot slutten, og nemnda er i sluttfasen med sitt arbeid. Vedtak i nemnda for næringseiendommer vil skje i jan/febr 2017 som ordinære møter. 0 Kr 170 000 (30/13) Få på plass arkivplan for Balsfjord i hht til elektronisk arkiv. Saken ble behandlet i k.sak 30/13 0 Kr 400 000 (69/16) Kr 100 000 (112/16) Taksering av alle eiendommene i kommunen i forbindelse med retaksering (ksak 69/16). Innleid synfaringsmenn, samt frikjøp av nemnda til taksering (ksak 112/16). (Prosjekt nr 1231) Taksering eiendomsskatt Formål, forventet resultat, vedtatt politisk, saksnr./år (Prosjekt nr 1239) Planogforvaltning PROSJEKTNAVN (samt evt prosjektnr.) SUM EKSTERN FINANSIERING SUM EGENANDEL PENGER Stedsutvikling Nordkjosbotn - 1.000.000,- SUM EGENANDEL i form av arb.tid, lokaler mv (prosjektnr 1312) Stedsutvikling Storsteinnes (prosjektnr 1314) 4 Formål, forventet resultat, vedtatt politisk, saksnr./år - Start og slutt - status pr. okt 2016 - Rapportering, når? Stedsutviklingsprosjektene for Nordkjosbotn og Storsteinnes skal definere kvaliteter, utfordringer og utviklingsmuligheter i de to tettstedene. FSK 41/15 - KST 23/15 - Start mai 2016 Forventet slutt april 2017. Legges frem for KST til våren. Landbruk PROSJEKTNAVN (samt evt prosjektnr.) SUM EKSTERN FINANSIERING SUM EGENANDEL PENGER SUM EGENANDEL i form av arb.tid, lokaler mv Formål, forventet resultat, vedtatt politisk, saksnr./år - Start og slutt - status pr. okt 2016 - Rapportering, når? Minnesmerke bureising Balsfjordog Malangen Kr 95600, fra FM, bondelag, småbrukarlag, sau og geit, beitelag, verring, historielag og Alfred Pedersen UT-midler fra FM Kr 275 000,- 26400,- Kr 38600,- Minnesmerke utenfor rådhuset, avdekkes juni/juli 17 KS-sak 83/16 Avsluttes i juli 17 67500,- (Må ha politisk beh.) 207 000,(137 000,- må vi prøve å skaffe annen finansiering på) Få i gang flere driftsbygninger i regionen Start primo 2017 Avslutning 1.3.18 UT-midler fra FM 67500,- (Må ha politisk beh.) 40 000,- (Må ha politisk beh.) Få til salg av tilleggsjord, samt få inn jordleiekontrakter i deltakerkommunene Utrede mulighet for å etablere biogassanlegg. Start primo 2017 Avslutning 1.3.18 UT-midler fra FM 282 500,(212 500,- må vi prøve å skaffe annen finansiering på) 11 000,- (prosjektnr 1182) Prosjekt løsdriftsfjøsi Tromsøregionen (har ikke prosjektnr) Leiejordi Kr 200 000,Tromsøregionen (har ikke prosjektnr) Prosjekt Kr 119 000,løsdriftsfjøsi Tromsøregionen (har ikke prosjektnr) 5 Start primo 2017 Avslutning 1.6.17 Næringsarbeid PROSJEKTNAVN (samt evt prosjektnr.) SUM EKSTERN FINANSIERING SUM EGENANDEL PENGER SUM EGENANDEL i form av arb.tid, lokaler mv Formål, forventet resultat, vedtatt politisk, saksnr./år - Start og slutt - status pr. okt 2016 - Rapportering, når? NOK 600 000 NOK 230 000 Disp.fondet NOK 80 000 Styrke aktører/bedrifter og gründere innenfor kreative næringer. Etablere 2 nye bedrifter pr. år innen kreative næringer ila prosjektperioden. PS 75/15, 98,15 og 54/16 Start mars 2016 (1. kv 2016. Slutt mars 2018 (2.kv.). Status pr. okt. 2016 er at prosjektet er «i rute». Se vedlegg. Rapport til FSK/SG 23.11.2016. Rapport til Troms fk i des. 2016. Målet er å skape utvikling og vekst i etablerte bedrifter og hjelpe gründere med nyskapende produkter og idéer gjennom den første fasen frem til produksjonsstart. PS 29/15 Kartlegge kommunens egnethet som vertskommune for datasenter. PS 102/15 og 116/15. Start 1. halvår 2015. Slutt 1. halvår 2017. KreativeBalsfjord Troms fylkeskomm. (prosjektnr 1254) NOK 80 000 Innovasjon Norge NOK 45 000 SNN1 (Kulturnær.stift) NOK 40 000 Nasjonal biblioteket NOK 150 000 Egeninnsats deltakere NOK 490 000 Næringsfondet SMB- og gründerprogram (Her blir det vurdert omdisponering av om lag NOK 300 000 som er «rest» av bevilget beløp) (prosjektnr 1257) Grønne datasentre (prosjektnr 1256) (Avsluttet) NOK 300 000 Troms fylkeskomm. NOK 100 000 Disp.fond NOK 40 000 NOK 65 000 Egeninnsats Bredbåndsfylket Troms 6 Start primo 2016. Slutt juni 2016. Fellesoppvekst PROSJEKTNAVN (samt evt prosjektnr.) Vurderingfor læring SUM EKSTERN FINANSIERING SUM EGENANDEL PENGER SUM EGENANDEL i form av arb.tid, lokaler mv Formål, forventet resultat, vedtatt politisk, saksnr./år - Start og slutt - status pr. okt 2016 - Rapportering, når? UDIR Kurs, møter Kompetanseheving Fond avsluttes 2016 UDIR Kurs, møter Kompetanseheving Aktivitet med eksterne midler avsluttet 2015 Helsedirektoratet 149 000 Møte tid og samling av alle ansatte 22.11 som jobber med barn og unge i Balsfjord kommune Utvikle gode strukturer for tverrfaglig innsats ifht barn og unge 2016 - 2018 Skole (prosjektnr 2119) Ungdomstrinni utvikling Skole (prosjektnr 2325) Bedre tverrfaglig innsats Skole/barnehage (prosjektnr 6155) 7 Nordkjosbotnskole PROSJEKTNAVN (samt evt prosjektn.) Veilederkorpset SUM EKSTERN FINANSIERING (fra hvem): SUM EGENANDEL PENGER Dekkes eksternt Dekkes ekstern 0.- 35.000.- for 1 undervisningstime pr uke. 10.000.- til reise og opphold til Ildsjelsamling for MOTansvarlig på den enkelte skole Enhetene dekker reise og vikar på egen ramme SUM EGENANDEL I FORM AV: Arbeidstid, lokaler, strømutg, renhold, annet Kort om prosjektets formål og forventet resultat, vedtatt politisk, saksnr./år Veiledning til skoleutvikling på ledernivå. Vikarutgifter ved samlinger og skolering. Forebyggende tiltak for alle elever på utrinnet. Arbeidstid i form av individuelt og kollektiv forberedelse på de enkelte enhet. Felles kompetanse heving på ledernivå i Balsfjord skolen. (prosjektnr 1236) MOT (prosjektnr 6111) Lærende nettverk (prosjektnr 2126) 0.- - Start og slutt - Kort status i prosjektet pr. okt 2016 - Rapportering, når? Desember 2015-juni 2018 Oktober 2015-juni 2017 Avsluttet desember 2016 Lokale læreplaner (prosjektnr 2124) Avsluttet juni 2015 Comenius (prosjektnr 2319) 8 Storsteinnesskole PROSJEKTNAVN (samt evt prosjektnr.) SUM EKSTERN FINANSIERING (fra hvem): SUM EGENANDEL PENGER Utdannings- Enheten forskutterer flybillett og andre reiseutgifter, dette refunderes i sin helhet av Udir. Veilederkorpset direktoratet (prosjektnr 1226) SUM EGENANDEL I FORM AV: Arbeidstid, lokaler, strømutg, renhold, annet - Lederes arbeidstid og arbeidsbelastning Kort om prosjektets formål og forventet resultat, vedtatt politisk, saksnr./år Veiledning på ledernivå for å heve kvaliteten i opplæringa: Avsluttet desember 2016 (prosjektnr 2124) 0 kr Enhetene dekker reise og vikarutgifter på egen ramme. 0 kr 90 000kr: 2 t/u = 70 000kr Reise og opphold Ildsjelsamling MOTansvarlige 20 000 kr 0 (prosjektnr 2126) MOT (prosjektnr 6111) Comenius (prosjektnr 2323) Desember 2015 – juni 2018 - Flere elever skal mestre grf - Alle elever skal inkluderes - Flere elever skal fullføre vg. opplæring Lokale læreplaner Lærende nettverk - Start og slutt - Kort status i prosjektet - Rapportering, når? 48400 Euro. Finansiert av Senter for Internasjonalisering av Utdanningen (SIU) Arbeidstid i form av individuell og kollektiv forberedelse i ledergruppa på den enkelte enhet. Reise og vikarutgifter på enhetens ramme. Vikarutgifter ved skolering og samlinger. Felles kompetanseheving på ledernivå i Balsfjordskolen. Arbeidstaker har ingen ekstra lønn. Deltar for egen utvikling og utvikling av elevenes språkkunnskaper. I tillegg er dette samfunnsfaglig fundamentert da elevene bor privat hos jevnaldrende i andre land. Kunnskap og læring om andre kulturer står sentralt. Knytte kontakter og skaffe seg kunnskap om andre europeiske land. Elevutveksling og vertskap for andre elever. 9 Oppstart oktober 2015 – juni 2017 Forebyggende tiltak for alle elever i ungdomsskolen. Rapportert til SIU 2014 og 2012 Prosjektet er ikke avsluttet og håpes videreført under prosjektet «Nordic Teachers». Alt er eksternt finansiert. Sandskole PROSJEKTNAVN (samt evt prosjektnr.) Dennaturlige skolesekken SUM EKSTERN FINANSIERING SUM EGENANDEL PENGER SUM EGENANDEL i form av arb.tid, lokaler mv Formål, forventet resultat, vedtatt politisk, saksnr./år - Start og slutt - status pr. okt 2016 - Rapportering, når? 40.000 Naturfagsenteret 0 Prosjektansvarlig er kontaktlærer sammen med uteskoleansvarlig. Disse to frigjøres 2 hele dager pr skoleår for rapportskriving og planarbeid. Prosjektmidler dekker dette frikjøpet. Fremme elevenes forståelse for bærekraftig utvikling 2015/1228_4 1.8.16-30.06.17. Rapportering juli 2017 Alle utgifter dekkes Enheten forskutterer reiseutgifter. Dette refunderes i sin helhet av Udir. Lederes arbeidstid og økt arbeidsbelastning. Veiledning til skoleutvikling på ledernivå. Desember 2015 – juni 2018. (prosjektnr 2328) Veilederkorpset eksternt (prosjektnr 1226) Avsluttet 2016 Lokale læreplaner (prosjektnr 2124) Lærende nettverk 0 Enhetene dekker selv reise og vikarer. Arbeidstid i form av individuell og kollektiv forberedelse i ledergruppa på den enkelte enhet. Felles kompetanseheving på ledernivå i Balsfjordskolen. En time – ca 35.000 + en ildsjelsamling pr år for MOT- ansvarlig – 10.000 Vikarutgifter ved skolering og samlinger. MOT- forebyggende tiltak, elever i ungdomsskolen. (prosjektnr 2126) MOT (prosjektnr 6111) 0 10 Oktober 2015-juni 2017. Malangseidetskole PROSJEKTNAVN (samt evt prosjektnr.) SUM EKSTERN FINANSIERING SUM EGENANDEL PENGER SUM EGENANDEL i form av arb.tid, lokaler mv Formål, forventet resultat, vedtatt politisk, saksnr./år - Start og slutt - status pr. okt 2016 - Rapportering, når? Alle utgifter dekkes Enheten forskutterer reiseutgifter. Dette refunderes i sin helhet av Udir. Lederes arbeidstid og økt arbeidsbelastning. Veiledning til skoleutvikling på ledernivå. Desember 2015 – juni 2018. Veilederkorpset eksternt (prosjektnr 1226) Avsluttet 2016 Lokale læreplaner (prosjektnr 2124) Lærende nettverk (prosjektnr 2126) 0 Enhetene dekker selv reise og vikarer. Arbeidstid i form av individuell og kollektiv forberedelse i ledergruppa på den enkelte enhet. 11 Felles kompetanseheving på ledernivå i Balsfjordskolen. Oktober 2015-juni 2017. Barnehager PROSJEKTNAVN (samt evt prosjektnr.) SUM EKSTERN FINANSIERING SUM EGENANDEL PENGER SUM EGENANDEL i form av arb.tid, lokaler mv Formål, forventet resultat, vedtatt politisk, saksnr./år - Start og slutt - status pr. okt 2016 - Rapportering, når? StudieMoanbhg. Kompetansemillion 10 000 kr 0 0 Styrerutdanning Oppstart høst 2016 og eksamen desember 2017 Kompetansemillion 10 000 kr 0 0 Styrerutdanning Oppstart høst 2016 og eksamen desember 2017 Vanntilvenning til 4 og 5 åringer i bhg Oppstart høst 2016, avsluttes vår 2017. Kompetanseheving av personalet i bhg Oppstart høst 2016, avsluttes vår 2017 (prosjektnr 3203) StudieMalangen bhg (prosjektnr 3202) Vanntilvenning bhg. Fylkesmannen 135 000 kr (prosjektnr 3306) Realfagbhg. (prosjektnr 3307) Fylkesmannen 200 000 kr 0 Flere reiseregninger, kan ikke tallfestes 12 Helse PROSJEKTNAVN (samt evt prosjektnr.) SUM EKSTERN FINANSIERING SUM EGENANDEL PENGER SUM EGENANDEL i form av arb.tid, lokaler mv Bobedre (beskrivelsen er ikke ferdig bearbeidet) Formål, forventet resultat, vedtatt politisk, saksnr./år - Start og slutt - status pr. okt 2016 - Rapportering, når? Et boligsosialt prosjekt som har gått over flere år. Er målrettet mot personer med lav boevne og etter hvert også flyktninger. Utarbeider system og kvalitets tiltak for å legge til rette for at utsatte skal få gode bovilkår. Har frist nå i januar. Formål, forventet resultat, vedtatt politisk, saksnr./år* - Start og slutt - status pr. okt 2016 - Rapportering, når? Kompetanseheving innenfor temaet «barn med minoritetsbakgrunn»* Kompetanseheving innenfor temaet kosthold.* 2016, prosjektet er ferdigstilt nov 2016. Rapport sent. Boligtjenestenfunksjonshemmede PROSJEKTNAVN (samt evt prosjektnr.) SUM EKSTERN FINANSIERING SUM EGENANDEL PENGER SUM EGENANDEL i form av arb.tid, lokaler mv 25.000,- fra Frie Midler – 0,10.000,deles ut fra undervisningssykehjem i (Prosjektnr 5141) tromsø 25.000,- tildelt Midttun 0,Ikke stipulert. Dette er Godtkostholdergod fra prosjektet som er et prosjekt enhetsleder finansiert av ble tilbudt være pilot i. omsorg (Prosjektnr 5143) departementet. *Prosjektbeskrivelsene er å finne i eporthe mappe 16/116 om behov for ytterligere detaljer. Barnmed minoritetsbakgrunn 13 Avsluttet høst 2016 Psykiskhelse,RusogReHabilitering PROSJEKTNAVN (samt evt prosjektnr.) SUM EKSTERN FINANSIERING SUM EGENANDEL PENGER SUM EGENANDEL i form av arb.tid, lokaler mv Formål, forventet resultat, vedtatt politisk, saksnr./år* - Start og slutt - status pr. okt 2016 - Rapportering, når? Samarbeid ROP-lidelser Helsedir/Fylkesmannen i Troms. Kr 341 501 . Kontor, personellressurs i samhandling og ledelsen, Speshelsetj/psyk senter Tromsø og Storsteinnes, legetj, psyk helse, rustj Tilgjengelige og helhetlige tjenester Stabilitet i bo og oppfølging Redusere innleggelser/tvang Brukermedvirkning Øke kompetanse om ROP lidelser. Bedre samhandling og tilbud Start 01.02.16, årlig rapportering. Kontor, telefon, bil, fellesbase Stubben. Leie aktivitetsplass-Metro, 5000 pr mnd + strøm) finasieres av inntekt salg av produkter. Personellressurs i samhandling i rusfaglig arbeid, samt ledelse, NAV, byggforvaltning Styrke oppfølging til personer med aktiv rusing/ sammensatt problematikk. Bedre bo- og boevne, aktivitetstilbud og bedringsprosesser Stabilisere/redusere rusbruk Øke brukermedvirkning. og behandling i speshelsetj (Prosjektnr 6230. Samarbeid kommuneUNN-Psyk senter) Helsedir/fylkesmannen BOogaktivitet Arbeid(/velferd/Fylkesm Kr 600 000 –rusmidler Stubben (Prosjekt nr 6218, 6320 og 6208) Kr 590 000 boligsos Varer fra næringslivet Saniteten 14 2016- 2018 Start 01.12.14Til 2017/8 Forts. Psykisk helse, Rus og ReHabilitering PROSJEKTNAVN SUM EKSTERN (samt evt prosjektnr.) FINANSIERING Forebyggende arbeid«Unge ogrus» SUM EGENANDEL PENGER SUM EGENANDEL i form av arb.tid, lokaler mv Formål, forventet resultat, vedtatt politisk, saksnr./år* - Start og slutt - status pr. okt 2016 - Rapportering, når? Redusere uønsket atferd og rusbruk Styrke unge til bevisstgjøre unge til gode valg. Tidlig innsatsunge ift atferd, rus elelr sammensatt problematikk. Delta-utvikle samhandlingsmodell- BTI Samhandlingsteam og lavterskel tilstedeværelse Storsteinnes skole 2015- 2017/8 Kr 570 000 Personell ressurs til samhandling, bla Storsteinnes skole Helsedir. Kr 149 000 Prosjektnr 6155 Personell ressurs til samhandling, fagtj jobber med barn-unge Utvikle gode strukturer ift tverrfaglig innsats ift barn og unge 2016- 2018 Personell ressurs til samhandling fra kirken, kulturskolen, psyk helseBULA Billettinntekter Sendt over i eget skriv ifb med budsjett 17 Forebygge psykisk helseplager, utsette rusbruk og uønsket atferd adferd. Bevisstgjøre ungdom Helsedir/Fylkesmannen (Prosjektnr 6119) BTI-bedre tverrfaglig innsats (Prosjektnr 6155) BRYDÆ (Prosjektnr 6221) Fagforbundet, ungdomsrådet Saniteten og flere Lokale bidrag/varer Ca 75.000, nå 31.000 (2017) I tillegg bidrar BULAhuset ift noen prosjekter innen Barnefattigdom og friluftsliv ,.Er ikke satt inn, men kan gjøre det om det er ønskelig. 15 Årlig evalueringer Balsfjord kommune Saksframlegg Dato 13.02.2017 Referanse Arkivkode: 2017/204 V00 Vår saksbehandler Gunda Johansen, tlf 77722010 Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg 21/17 Kommunestyret Møtedato 22.02.2017 Uttalelse - landbruksmeldingen Vedlagte dokument: Ingen Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): Landbruksmeldingen ( Stortingsmelding 11) Saksopplysninger: Forslag til uttalelse deles ut i møtet. Landbruksmeldingen blir ikke lagt ved her men kan leses på følgende side: www.landbrukstjenester.no – bla nedover og klikk deg inn på «Landbruksmeldingen som jordbrukspolitikk». Der ligger hele meldingen. Det kan også klikkes på lenken nedenfor. http://www.landbrukstenester.no/landbruksmeldinga-om-jordbrukspolitikk/ Ordførers innstilling: Forslag til uttalelse deles ut i møte Gunda Johansen ordfører PS22/17Eventuelt
© Copyright 2024