Vedlegg 2 Orientering om rammeavtalen RI PGL
Rammeavtale –Rådgivende ingeniørtjenester mm Vedlegg 2 Orientering om rammeavtalen med kravspesifikasjon 1 Rammeavtalens art og omfang 1.1 Bakgrunn og behov Undervisningsbygg skal inngå følgende rammeavtaler for prosjekteringstjenester: Rammeavtale for arkitekttjenester, interiørarkitekttjenester, prosjekteringsgruppeledelse og tilgrensende oppgaver. Rammeavtale for prosjekteringsytelser fra rådgivende ingeniører, prosjekteringsgruppeledelse og tilgrensende oppgaver. For hver av disse vil det bli inngått henholdsvis 8-12 (Arkitekttjenester og prosjekteringsgruppeledelse) og 10-16 (rådgivende ingeniører og prosjekteringsgruppeledelse) parallelle rammeavtaler for å dekke oppdragsgivers behov for ytelsene. Det legges opp til to års varighet, med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalene i to år på de opprinnelige avtalevilkår med ett år av gangen. Planlagt oppstart for rammeavtalen er april/mai 2017. Denne rammeavtalen omfatter: prosjekteringsytelser fra rådgivende ingeniører, prosjekteringsgruppeledelse og tilgrensende oppgaver Undervisningsbygg har normalt byggeprosjekter på rundt 70 skoleanlegg per år. Investeringsbudsjettet for 2017 er på ca. 3 milliarder kroner og antas å være det samme i årene som kommer. Investeringsbudsjettene er imidlertid avhengig av de årlige bevilgninger og vil kunne variere i samlet volum i avtaleperioden. Undervisningsbygg har de siste fire årene kjøpt inn prosjekteringstjenester for overkant av 100 millioner kroner per år. Dette tilsvarer ca. 55 årsverk. Basert på erfaringstall og planer vil vi anslå at det samlede behovet Undervisningsbygg har for prosjekteringstjenester og tilhørende oppgaver vil være omtrent det samme i årene som kommer. Vi understreker at denne rammeavtalen er en av i alt fire avtaler som skal dekke dette omfanget. Ved siden av denne rammeavtalen har oppdragsgiver kunngjort ytterligere én rammeavtale: Rammeavtale for arkitekttjenester, interiørarkitekttjenester, prosjekteringsgruppeledelse og tilgrensende oppgaver. I tillegg har Undervisningsbygg parallelle rammeavtaler for landskapsarkitekttjenester og uavhengig kontroll. 1.2 Avgrensning mot andre typer oppdrag og avtaler Undervisningsbygg forbeholder seg retten til å unnta prosjekter som faller innenfor et av de følgende kriterier: - Prosjektet er besluttet å gjennomføres som en totalentreprise med løsningsforslag, samspillskontrakt/kontrakt med partnering eller tilsvarende - Prosjektet er besluttet å gjennomføres som en OPS-kontrakt - Prosjekter med en kostnadsramme (P50 - grunnkalkyle, administrasjon, byggelånsrente og forventede tillegg) over 250 millioner kroner eks. mva. Dersom oppdragsmengden pr. år blir av et slikt omfang at de valgte firma ikke kan tilby ønsket tjenester vil oppdraget bli lyst ut i henhold til anskaffelsesregelverket. Konkurransegrunnlag Side 1 av 21 Rammeavtale –Rådgivende ingeniørtjenester mm Denne rammeavtalen omfatter ikke ytelsene som inngår i: Rammeavtale for arkitekttjenester, interiørarkitekttjenester, prosjekteringsgruppeledelse og tilgrensende oppgaver. Rammeavtale for uavhengig kontroll og tredjepartskontroll av Undervisningsbyggs byggeprosjekter. Rammeavtale for landskapsarkitekttjenester. Rammeavtale for byggeledelse. Rammeavtale for prosjektledelse. 2 Undervisningsbyggs organisering Undervisningsbygg har først og fremst Utdanningsetaten som kunde, sammen med de enkelte skolene. Undervisningsbygg er organisert med to produksjonsavdelinger: Prosjektavdelingen og Eiendomsavdelingen. Undervisningsbyggs organisasjonskart ser slik ut: Prosjektavdelingen Prosjektavdelingen er ansvarlig for utvikling, prosjektering og gjennomføring av Undervisningsbyggs investeringsprosjekter. Dette omfatter både nye skolebygg, totalrehabiliteringer, delrehabiliteringer og ombygginger. Prosjektporteføljen er derfor variert og består av både små og store prosjekter. Prosjektavdelingen består av seksjonene Prosjektutvikling, Prosjektrådgivning og Utbyggingsprosjekter. Sistnevnte er delt i fem seksjoner (Utbyggingsseksjon 1-5). Eiendomsavdelingen Prosjektene på eiendomsavdelingen er mange, men betraktelig mindre i omfang og verdi og dreier seg stort sett om reparasjoner, verdibevarende vedlikehold og mindre rehabiliteringer. I tillegg gjennomføres enkelte formålsprosjekter i eiendomsavdelingen, f. eks. utfasing av oljefyrer, prosjekter i forbindelse med universell utforming etc. Konkurransegrunnlag Side 2 av 21 Rammeavtale –Rådgivende ingeniørtjenester mm 3 Oppdrag i rammeavtalen 3.1 Generelt Det er et mål å lage gode skoleanlegg tilpasset elevtall, pedagogiske prinsipper, beliggenhet og økonomiske rammer. Bygningsmessige og tekniske løsninger skal være solide, enkle, billige og miljøriktige, og mest mulig basert på løsninger og standardisering i henhold til Oslo kommunes spesifikasjoner, se punkt 5.2. Oppdragene er utfordrende og mangesidige i et samarbeidsmiljø som i tillegg til skole også kan trekke inn barnehage, idrett og lokalmiljø. I omfang kan byggeprosjektene variere fra 500 m2 til 13 000 m² og entreprisekostnad varier fra 300 000 til 600 000 000 kroner. Størstedelen av oppdragene er rehabiliteringsprosjekter, hvilket omfatter større totalrehabiliteringer, klimaskjermprosjekter, mindre rehabiliteringer og reparasjon eller vedlikehold. Flere av byggeprosjektene har tilbygg eller nybygg og midlertidige bygg (moduler/paviljonger). Videre er mange av prosjektene teknisk kompliserte. En del av bygningsmassen er dessuten av antikvarisk art. Prosjektene vil kunne ha ulik organisering og entreprise- og kontraktsform. De prosjekterende må påregne å delta i pålagte gruppekontrakter. På den annen side kan det også forekomme at oppdragsgiver ikke har behov for en full prosjekteringsgruppe, men kun har behov for å bestille enkeltfag. For mindre rehabiliterings- og vedlikeholdsprosjekter kan det være aktuelt å tildele flere mindre prosjekter samlet (i portefølje) som et oppdrag. Det er i hovedsak de samme typer problemstillinger som vurderes uavhengig av prosjektets størrelse. Omfanget av planleggingen derimot kan variere etter kompleksiteten og det økonomiske omfanget av det aktuelle prosjekt. Hvorvidt standardiserte løsninger benyttes vil også være avgjørende for prosjektets omfang. 3.2 Ytelser og aktiviteter knyttet til ulike faser i et prosjekt Figuren nedenfor viser hvordan Oslo kommune ønsker at investeringsprosjekter skal gjennomføres. Figuren viser også prosjektenes inndeling i faser. Fasene er beskrevet på et overordnet nivå og skal illustrere gangen i et prosjekt fra start til slutt. Nivået på ytelsene i de fasene defineres imidlertid av Undervisningsbygg i det enkelte avrop og kan variere. Undervisningsbyggs prosjekter er underlagt Oslo kommunes kvalitetssikringsregime i henhold til Oslo kommunes prinsipper for gode investeringsprosesser. Dette innebærer en ekstern kvalitetssikring 1 (KS1) etter konseptvalgutredningen, samt ekstern kvalitetssikring 2 (KS2) etter forprosjektet. Dette er nærmere beskrevet i de nedenstående kapitlene. Konkurransegrunnlag Side 3 av 21 Rammeavtale –Rådgivende ingeniørtjenester mm 3.3 Konseptvalgutredning En konseptvalgutredning kan gjelde for en skole eller et område. I utredningen fokuseres det på hva en ønsker å oppnå og hvordan dette kan oppnås ved bruk av ulike konsepter. Formålet med denne fasen er å vurdere flere alternativer behov, mål og krav slik at riktig konsept blir valgt i en kost/nyttevurdering. En input til alternativanalysen er en lokaliseringsstudie og/eller en mulighetsstudie. Konseptvalgutredningen omfatter de nødvendige elementer av mulighets- og konsekvensstudier det vil si reguleringsmessige aspekter, risikovurderinger, LCC-vurderinger, samfunnsøkonomiske-, miljømessige- og ENØK-konsekvenser. Arkitekt og eventuelt andre prosjekterende kontraheres i denne fasen. Konseptvalgutredningen ender ut i et anbefalt konsept, som blir gjenstand for ekstern kvalitetssikring, KS1. Hensikten med KS1 er å sikre indre konsistens i utredningen og å sørge for at innholdet oppfyller dokumentasjonskravene som Oslo kommune har. Konseptvalgutredningen og KS1 angir planleggingsforutsetningene for forprosjektfasen (behov, mål, krav og overordnet ramme). 3.4 Forprosjekt I forprosjektfasen detaljeres det konseptet som ble besluttet videreført etter KS1, etter en bestilling fra Utdanningsetaten. Arkitekt, landskapsarkitekt, rådgivende ingeniører og prosjekteringsgruppeleder blir kontrahert i denne fasen. Tidlig i denne fasen er brukermedvirkning et viktig element. Utdanningsetaten er ansvarlig for brukermedvirkningsprosessen. Dette innebærer i henhold til Utdanningsetatens prosedyre fem møter med to ukers mellomrom. I oppstarten av forprosjektet plasseres ute- og innearealer på et overordnet nivå. Skoleanlegget tegnes ut med plan-, snitt- og fasadetegninger, og hovedprinsipper for tekniske anlegg bestemmes. Nødvendige forundersøkelser gjennomføres. Som en del av forprosjektet skal prosjektet til behandling i Utdanningsetatens arbeidsmiljøutvalg (AMU). Det skal utarbeides nødvendig teknisk dokumentasjon for å kunne gjennomføre AMU-behandlingen, i henhold til gjeldende felles retningslinjer for arbeidsmiljøutvalget og underutvalget for byggesaker hos Utdanningsetaten. Avslutningsvis i forprosjektfasen utarbeides det kalkyle for prosjektet som inngår i styringsdokumentet og er gjenstand for kvalitetssikring 2 (KS2). I de fleste prosjekter innebærer dette en ekstern kvalitetssikring, hvor de sentrale prosjekterende deltar i en usikkerhetsanalyse og bistår i prosessen. Endelig kalkyle fastsettes i KS2. Det utarbeides parallelt en husleieavtale som skal aksepteres og signeres av Utdanningsetaten før styrebehandling av prosjektet. Oppdragsgiver understreker derfor at prosjektet ikke har rom for utvikling i de faser som følger etter forprosjekt. Det kreves derfor at de prosjekterende har et bevisst forhold til at både løsningen og kostnadsrammen er låst etter denne fasen. Når forprosjektet er avsluttet med godkjent styringsdokument og signert husleieavtale, overføres prosjekteierskapet fra Utdanningsetaten til Undervisningsbygg. Dersom byggingen skal gjennomføres etter en totalentreprisemodell skal det på dette tidspunkt utarbeides konkurransegrunnlag for totalentreprise, herunder blant annet funksjonsbeskrivelse og prosjekttilpasset inventarskjema. Konkurransegrunnlag Side 4 av 21 Rammeavtale –Rådgivende ingeniørtjenester mm 3.5 Detaljprosjekt Detaljprosjekteringen gjennomføres, i de tilfeller kontraktsstrategien er å lage en detaljert anbudsbeskrivelse, iht. NS 3420. I denne fasen bearbeides og detaljbeskrives materialet fra forprosjektet til et konkurransegrunnlag for kontrahering av entreprenør. 3.6 Kontrahering Den prosjekterende kan bli pålagt å bistå Undervisningsbygg ved kontrahering av entreprenører. Ytelser i forbindelse med kontrahering vil i hovedsak kunne omfatte: Delta i anbudsbefaringer. Avklaring av eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget/anbudsmaterialet. Avhengig av valgt entrepriseform skal de prosjekterende i nødvendig grad bistå entreprenørene ved utforming av søknad om og innhenting av igangsettingstillatelse. 3.7 Gjennomføring/byggefasen For utførelsesentrepriser vil oppfølging i gjennomføringsfasen i hovedsak kunne omfatte følgende ytelser for de prosjekterende og prosjekteringsgruppeleder: Deltakelse i byggemøter, eventuelle brukermøter og kontrollbefaringer. Bistå byggeleder ved avklaring av spørsmål vedrørende prosjektmaterialet. Vurdere materialvalgene som foretas av entreprenør. Vurdere alternative forslag til løsninger og utførelse. Bistå byggeleder ved kontroll og behandling av tilleggskrav fra entreprenører. Utarbeide og levere tegninger i henhold til avtalte leveranseplaner og med riktig kvalitet. Foreta mengdekontroller. Revidere tegninger i henhold til avtalte endringer Nødvendig supplering av prosjektmaterialet med detaljsnitt / detaljskjemaer. Utarbeidelse av eventuelt nødvendige endringsdokumenter til entreprenører. Samle inn og kontrollere FDV-materiale for eget fagområde. Dette skal leveres iht. til enhver tid gjeldende kravspesifikasjon (FDV leveransekrav, DAK-manual og Merkesystem), og innebærer bla. «som bygget»- tegninger, brosjyrer, material- og utstyrsspesifikasjoner, driftsinstrukser og innregulerings- / måleprotokoller. Materialet skal foreligge ferdig kontrollert og godkjent ved Undervisningsbyggs overtakelse av entreprisearbeider. Bistå ansvarlig søker med utarbeidelse av nødvendig dokumentasjon for anmodning om ferdigattest Deltakelse i Undervisningsbyggs ferdigbefaringer/overtakelser av entreprisearbeider, og blant annet foreta funksjons- og ytelseskontroller for de tekniske installasjoner. For flere av punktene over vil prosjekteringsgruppeleders (PGL) ansvar være å påse at dokumenter blir utarbeidet iht. avtalte planer og kontrollere riktig kvalitet. Byggeprosjekter på eksisterende skoler krever ofte at det settes opp midlertidige paviljonger som elever og lærere flytter inn i under byggeperioden. Alternativt utføres arbeidene mens skolen er i drift. Det stilles svært strenge krav til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA). Konkurransegrunnlag Side 5 av 21 Rammeavtale –Rådgivende ingeniørtjenester mm 3.8 Avslutningsfase og prøvedrift De prosjekterende kan pålegges å delta på forbefaringer (før overtakelse) for å sjekke samsvar mellom kontraktens krav og det som er utført. De prosjekterende skal gjennomgå og godkjenne utarbeidet FDV-dokumentasjon. De prosjekterende skal videre delta på befaringer som er en del av overtakelsesforretningen. I prøvedriftsfasen skal de prosjekterende bistå prosjektleder med å kontrollere protokoller som er utarbeidet i prøvedriftsperioden og delta på aktuelle befaringer. 3.9 Reklamasjonsperiode De prosjekterende skal bistå Undervisningsbygg ved oppfølging av arbeidene i reklamasjonsperioden. Ytelser i reklamasjonsperioden vil i hovedsak omfatte: Deltakelse i reklamasjonsbefaringer ved utløp av hvert år fra og med 1. til og med 5. år. Oppfølging av forhold som har betydning for riktig funksjon av bygg og tekniske installasjoner gjennom reklamasjonsperioden. I reklamasjonsperioden for byggearbeidene skal prosjekteringsgruppelederen stå til disposisjon for Undervisningsbygg for eventuell avklaring av prosjekteringsmessige forhold. 4 Øvrige ytelser rammeavtalen omfatter 4.1 Tilstandsvurderinger Tilstandsvurderinger utføres som grunnlag for ulike faser i et prosjekt som beskrevet over. Disse gjennomføres i tråd med NS 3424 dersom ikke annet blir avtalt. 4.2 Usikkerhetsanalyser De prosjekterende skal utarbeide kalkyle for sine fag og delta i prosessen for utarbeidelse av usikkerhetsanalyse. 4.3 LCC analyse (livssykluskostnader) LCC analyse skal utføres i henhold til kravene i Undervisningsbyggs prosedyre for tilstandsanalyse dersom ikke annet er angitt, se vedlegg 9. 4.4 FDV-dokumentasjon Avhengig av valgt entreprisemodell skal de prosjekterende påse at prosjektets FDV-dokumentasjon utarbeides i henhold til relevante forskrifter som byggesaksforskriften, byggteknisk forskrift, relevante standarder og Oslo kommunes kravspesifikasjon. 4.5 Byggesak Prosjekterende ved arkitekt, skal på vegne av Undervisningsbygg utøve funksjonen ansvarlig søker (SØK) og søke om rammesøknad, igangsettingstillatelse, eventuelt søknad om midlertidig brukstillatelse og søknad om ferdigattest, i henhold til krav i plan- og bygningsloven. Den som innehar funksjonen som ansvarlig søker, skal tilfredsstille krav i de tiltaksklasser som prosjektet representerer. Konkurransegrunnlag Side 6 av 21 Rammeavtale –Rådgivende ingeniørtjenester mm De prosjekterende skal utøve funksjonen ansvarlig prosjekterende (PRO) for definerte prosjekteringsområder med ansvar iht. plan- og bygningsloven, med de tiltaksklasser som prosjektet representerer. 4.6 Plansak Ytelser forbundet med regulering kan variere fra mindre endringer til store, omfattende områdereguleringer. Konsekvensutredninger kan være en del av ytelsene i forbindelse med større saker, etter pålegg fra Plan- og bygningsetaten. 4.7 Koordinator for prosjekteringsfasen (KP/KPR) i henhold til byggherreforskriften Det skal i prosjektet utpekes en koordinator for prosjekteringsfasen som skal sikre at hensyn til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø blir ivaretatt i henhold til forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- eller anleggsplasser (byggherreforskriften). Koordinatoren skal ha den nødvendige kunnskap om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø, inkludert arbeidsmiljølovgivningen med tilhørende forskrifter. 4.8 Grunnlag for søknad til Bydelsoverlegen, forskrift om miljørettet helsevern Ansvarlig søker skal på vegne av Undervisningsbygg sine leietakere utarbeide grunnlag for søknad til Bydelsoverlegen. 4.9 Grunnlag for søknad til Arbeidstilsynet, arbeidsmiljøloven § 18-9 Ansvarlig søker skal på vegne av Undervisningsbyggs leietakere utarbeide grunnlag for søknad til Arbeidstilsynet. 4.10 Andre oppdrag Det kan bli aktuelt å benytte de prosjekterende til andre type oppdrag som krever tilsvarende kompetanse innen en eller flere av fagene/disiplinene rammeavtalen omfatter. Dette kan eksempelvis være å lede og gjennomføre tredjepartskontroll av andre prosjekteringsgruppers prosjekter. Videre kan det være at en eller flere fagressurser bistår ved kontroll og funksjonstest av tekniske anlegg i forbindelse med ferdigstillelse av byggeprosjekter. Formålet med slik bistand er å sikre at de tekniske anleggene er i tråd med kontrakt og at anleggene fungerer optimalt i de aktuelle prosjektene. Fagressursene vil fungere som støtte til å få gode løsninger utført på en riktig måte. Dette innebærer at ressursene blir rådgivere inn i prosjektene, men vil også kunne ha en kontrollfunksjon. 5 Generelle krav 5.1 Standard kravspesifikasjon for Oslo kommune Oslo kommune stiller, som bestiller, byggeier og leietaker, strenge krav til sin bygningsmasse. Disse kravene finnes her: https://www.oslo.kommune.no/politikk-og-administrasjon/for-leverandorer-tiloslo-kommune/standard-kravspesifikasjoner/ Spesielt er Standard kravspesifikasjon for Oslo Kommune - Skoleanlegg sentral for denne rammeavtalen. Kravspesifikasjonen er et kriteriesett som skal sikre korrekt omfang og enhetlig kvalitet på Undervisningsbyggs bygningsmasse. Konkurransegrunnlag Side 7 av 21 Rammeavtale –Rådgivende ingeniørtjenester mm Kravspesifikasjonen er et resultat av samarbeidet mellom Utdanningsetaten, som er bestiller av skoleanlegg, og Undervisningsbygg Oslo KF, som eier skolebyggene i Oslo. De tekniske kravene er stilt for å møte virksomhetskravene til Utdanningsetaten, og for å sikre kostnadseffektiv drift og vedlikehold for Undervisningsbygg Oslo KF. Kravspesifikasjonen angir kravene oppdragsgiver stiller til de produkter som skal bygges og er basert på «best practices» fra Oslo-skolene. Kravene skal forstås som oppdragsgiver sine krav utover gjeldende lover og forskrifter. Unntaksvis vil også kravspesifikasjon for Barnehager gjelde i prosjekter hvor Undervisningsbygg har ansvar for utvikling og bygging av slike bygg. I tillegg er det utviklet DAK-manual, FDV-leveransekrav og Merkemanual som skal følges i prosjektene: http://www.fkok.no/ («tillegg» i venstre felt). Det er også utviklet en rekke veiledere som skal legges til grunn for oppdrag i rammeavtalen: http://fkok.no/veiledere.html I vedlegg 6 ligger mal for leveranseliste forprosjekt som benyttes ved avrop/bestilling. Tilsvarende utarbeides for detaljprosjektfasen. I vedlegg 7 er det tatt inn et eksempel på hvordan kravene brukes og forankres i prosjektene og det enkelte avrop. De prosjekterende plikter å sette seg inn i og følge de deler av kravspesifikasjonen som er relevant for det aktuelle oppdraget. Kravspesifikasjonen, manualer, veiledere etc. kan revideres i kontraktsperioden. De prosjekterende mottar varsel fra oppdragsgiver om slike revisjoner og skal ta høyde for dette i sitt arbeid. Ved revisjoner gjelder revisjonen(e) for de prosjekterendes arbeid fra det tidspunkt den er endelig utgitt/publisert, dersom man ikke i det enkelte prosjekt blir avtalt noe annet. 5.2 Miljø Undervisningsbygg har utarbeidet en miljøstrategi for 2016-2019 som viser hvordan Undervisningsbygg, som den største eiendomsforvalteren i Oslo kommune, skal bidra til det grønne skiftet som Oslo kommune står overfor med mål om et nullutslippssamfunn i 2050. Miljøstrategien skal ha et helhetlig og bredt perspektiv på våre aktiviteter, og skal synliggjøre solide og varige løsninger. I henhold til vår miljøpolicy skal Undervisningsbygg planlegge, bygge og drifte fremtidsrettede skolebygg med gode og miljøvennlige løsninger i alle ledd. Foretaket skal ligge i forkant av miljøkrav i lover og forskrifter, samt Oslo kommunes «Byøkologiske program» og «Klima- og energistrategien for Oslo», gjennom vårt miljøarbeid med fokus på kontinuerlig forbedring. • Våre skolebygg skal skape trygghet og være et positivt og attraktivt møtested for alle i nærmiljøet • Vi skal redusere miljøbelastningen som følge av anskaffelsesaktiviteten ved å stille relevante miljøkrav til leverandører og leveranser Konkurransegrunnlag Side 8 av 21 Rammeavtale –Rådgivende ingeniørtjenester mm • Vi skal ha fokus på livssykluskostnader (LCC) for å fremme varige, robuste, arealeffektive og miljøvennlige løsninger Se hele Undervisningsbyggs miljøstrategi her: https://issuu.com/millimeterpress/docs/miljostrategi_web De prosjekterende vil bli en viktig part og støttespiller i dette arbeidet. De prosjekterende skal ha bredde i sin miljøkompetanse og oppdaterte kunnskaper om tverrfaglige miljøproblemstillinger, slik at forhold ved valg av materialer og løsninger som påvirker miljø og inneklima kan vurderes. Det forutsettes at de prosjekterende har god kunnskap om energikrav til bygg, passivhusstandard, plusshus, nesten nullenergibygg/ nullenergibygg, nullutslippsbygg etc. og energieffektive løsninger i et bygg. Videre forutsettes det god kunnskap om LCC og LCA. Det skal utarbeides en miljøoppfølgingsplan (MOP) i forprosjektet, som skal følges og oppdateres gjennom hele prosjektet. 5.3 Vederlagsformat Oppdragene gjennomføres med basis i NS 8401:2010 med Undervisningsbyggs endringer og tilpasninger, se kontraktsdokumentet (vedlegg 4 til konkurransegrunnlaget). En stor del av oppdragene som bestilles i rammeavtalen skal utføres etter medgått tid med et honorarbudsjett som prises basert på inngitte timepriser. Det kan unntaksvis være aktuelt å avtale fastpris for oppdrag. I så fall tildeles oppdrag i minikonkurranse, se punkt 8. 5.4 Honorarbudsjett For oppdrag som utføres etter medgått tid, skal de prosjekterende utarbeide et honorarbudsjett basert på tilbudte timepriser for egne fag og i samarbeid med andre prosjekterende som inngår i prosjekteringsgruppen. Honorarbudsjettet skal utformes slik at det tar høyde for og omfatter de ytelser som er angitt i oppdragsgivers prosjektspesifikke ytelses- og honorarbeskrivelse. Ytelser som ikke er nevnt spesielt i prosjektspesifikk ytelses- og honorarbeskrivelse, men som naturlig hører til en komplett løsning av oppdraget, skal også medregnes i honorarbudsjettet. Oppdragsgiver understreker at honorarbudsjettet anses som prosjekteringsgruppens økonomiske ramme for gjennomføringen av oppdraget. 5.5 Endringer som krever justering av vederlaget Utsettelser, forsinkelser eller andre endringer som kan tilbakeføres til forhold Undervisningsbygg svarer, som krever justering av vederlaget skal uansett vederlagsformat håndteres i tråd med NS 8401 punkt 10 og 11 – og avtales særskilt i hvert enkelt tilfelle. Oppdragsgiver kan kreve at slike endringer/tilleggsarbeider faktureres separat, for å kunne oppnå bedre kostnadskontroll. 5.6 Oppretting av feil og mangler i prosjektmaterialet Retting av feil og mangler i prosjektmaterialet, som skyldes prosjekteringsgruppens tidligere arbeide skal skje uten kostnad for Undervisningsbygg. Timer som medgår til retting av egne feil og mangler og andre timer som ikke er grunnlag for fakturerbare timer, skal fremgå av timelistene som vedlegges fakturaene. Konkurransegrunnlag Side 9 av 21 Rammeavtale –Rådgivende ingeniørtjenester mm 5.7 Pålagte gruppekontrakter Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å opprette pålagte gruppekontrakter basert på denne rammeavtalen. Dette gjelder oppdrag og prosjekter hvor prosjekteringsgruppen bemannes med prosjekterende fra flere av oppdragsgivers avtaler (både rammeavtaler og enkeltstående kontrakter). Utøving av gruppekontraktsbestemmelsen vil avgjøres samtidig med at prosjekteringsgruppen bemannes med prosjekterende fra flere avtaler enn denne rammeavtalen. Se for øvrig kontraktsbestemmelsene, herunder NS 8401 5.5 og 5.6. I tilfeller hvor de prosjekterende skal løse oppdraget i en pålagt gruppekontrakt, skal grensesnitt mellom de enkelte fag beskrives i tråd med punkt 6.3 og 7.3. 5.8 Krav til fakturering og timelister Arbeidet faktureres en gang pr. måned. Avslutningsdag skal være siste dag i måneden. Fakturaen skal angi prosjekt med prosjektnummer, tid for utførelse og timelister skal vedlegges. Arbeidet skal spesifiseres ned til timenivå og faktureringen skal forøvrig være i tråd med lover og forskrifter. Timelister skal inneholde informasjon om: prosjekt med prosjektnummer hvem som har utført arbeid dato for arbeid hva som er utført antall timer for arbeidet Timelistene skal inneholde en oppsummering pr person på første side, og med detaljerte timelister pr person som vedlegg. Oslo kommune støtter mottak av elektronisk faktura og leverandører skal benytte e-faktura i standarden elektronisk handelsformat (EHF). Les mer om inngående e-faktura her: https://www.oslo.kommune.no/politikk-og-administrasjon/for-leverandorer-til-oslokommune/faktura-til-oslo-kommune/ 5.9 Endringer i lover, forskrifter, standarder mm Rammeavtalen har en potensiell varighet på fire år og det er derfor sannsynlig at lover, forskrifter og standarder vil endre seg i avtaleperiode. De prosjekterende plikter å holde seg faglig oppdatert innenfor egne fagområder og relevante tilgrensende fag. 5.10 Kurs/kompetanseutvikling Det forutsettes at de prosjekterende holder seg faglig oppdatert, både om interne og eksterne krav. Det forutsettes også at de prosjekterende gjør seg kjent med Standard kravspesifikasjon for Oslo kommune (SKOK). Leverandør vil få tilbud om å delta på kurs i regi av Oslo kommune. Dette kan være kurs i Standard kravspesifikasjon for Oslo kommune (SKOK) og innenfor plan- og bygningsfag eller andre relevante fagområder. I det enkelte prosjekt kan de prosjekterende bli pålagt å delta på et eller flere spesifikke kurs. Dette betales i så fall av oppdragsgiver. Konkurransegrunnlag Side 10 av 21 Rammeavtale –Rådgivende ingeniørtjenester mm 5.11 Krav til språk Arbeidsspråk i prosjektene er norsk. De prosjekterende må forstå norsk og som minimum snakke et av de skandinaviske språkene. 6 Krav til prosjekteringsgruppen, herunder arkitekt, rådgivende ingeniør og annet personell som inngår 6.1 Oppdragets omfang Oppdraget omfatter prosjekteringsarbeider for alle fag for fremskaffelse av prosjektmateriale slik Undervisningsbygg har definert det for hvert enkelt oppdrag. Prosjektmaterialet som skal omfatte tegninger, arbeidsbeskrivelser, mengdeberegninger og spesifikasjoner, skal utgjøre et entydig, komplett og fyllestgjørende underlag for anbudsregning, avtaledokumenter og gjennomføring. All tegningsproduksjon skal skje i 3D (BIM). Tegninger skal leveres i åpent IFC format, hvor alle fag skal inngå. De prosjekterende er ansvarlig for planlegging og organisering av sitt arbeid, samt gjennomføring av disiplinkontroll og deltagelse i tverrfaglige kontroller av tegninger og beskrivelser i henhold til sine interne kvalitetssikringsrutiner, samt prosjektets omforente kvalitetssikringsrutiner. Oppdraget kan, avhengig av valgt entreprisemodell, også omfatte bistand ved oppfølgning i gjennomføringsfasen og reklamasjonsfasen nærmere beskrevet i pkt. 3.7 - 3.9. Prosjekteringsgruppen skal opprettholde et arkiv som dokumenterer saks- og handlingsforløpet gjennom hele oppdragsperioden, og forpliktes til å bistå Undervisningsbygg ved eventuelle tvister med entreprenører. 6.2 Generelle krav til de prosjekterende Det forutsettes at de prosjekterende har formell utdannelse som sivilingeniør/master i teknologi ingeniør el. med god kompetanse innen sitt fag, samt oppdaterer seg og følger utviklingen innen sitt fag. Det forutsettes videre at de prosjekterende har kompetanse til å utferdige beskrivelser for ulike entrepriseformer, herunder detaljprosjektering til utførelsesentrepriser og funksjonsbeskrivelser til totalentrepriser. De prosjekterende skal stille til rådighet personell med den kompetanse som er nødvendig for å utføre ytelsene i samsvar med kontrakten og god faglig standard og innenfor de fastsatte tidsfrister og økonomiske rammer. Herunder inneha relevant ansvarsrett for det aktuelle oppdraget. Oppdrag antas å utføres på en mest mulig rasjonell måte ved at hver faggruppe ikke bemannes med flere personressurser enn strengt nødvendig. Generelt antas at to personressurser vil være tilstrekkelig i de fleste oppdrag. Alle parter skal tenke helhetlig for å få gjennomført prosjektet innenfor de gitte rammer for tid, kostnad og kvalitet. En god samarbeidsånd i alle ledd er derfor essensiell. Konkurransegrunnlag Side 11 av 21 Rammeavtale –Rådgivende ingeniørtjenester mm De prosjekterende skal gjennom hele kontraktsperioden gi Undervisningsbygg råd og forslag til løsninger. De prosjekterende har en umiddelbar varslingsplikt såfremt de får kjennskap til forhold som kan medføre avvik fra de krav som er stillet til ytelser og prosjektmaterialets innhold. 6.3 Planlegging og organisering 6.4 De prosjekterende skal i samarbeid med prosjekteringsgruppeleder fastlegge grensesnitt mellom de enkelte prosjekteringsfag. De prosjekterende skal bidra til at prosjekteringsgruppeleder får utarbeidet plan for nødvendige beslutninger. De prosjekterende skal bidra til at prosjekteringsgruppeleder får utarbeidet en leveranseplan for tegninger og dokumenter, med angivelse av frister. Planer og reviderte planer skal løpende forelegges Undervisningsbygg til uttalelse. Ansvarlig søker skal utarbeide en plan for innsamling av FDV-materiale (jf. TEK 10 § 4.1.) Fremdrift De prosjekterende skal i samarbeid med prosjekteringsgruppeleder utarbeide fremdriftsplan for prosjekteringsarbeidet, spesifisert på faser og aktiviteter. De prosjekterende skal kontrollere og følge opp eget arbeid i henhold til omforente fremdriftsplaner for de enkelte prosjekteringsfaser. 6.5 Rapportering De prosjekterende skal bidra til at prosjekteringsgruppeleder får utarbeidet sine rapporter til Undervisningsbygg. Rapporten skal i hovedsak behandle følgende: 1. Status i prosjekteringsarbeidet med angivelse av eventuelle avvik fra avtalt fremdriftsplan og angivelse av status for tegningsleveranseplan som skal angi nummer, navn og revisjonsindeks for hver enkelt tegning, ferdigstillelsesgrad (%) og når tegningen vil bli levert. 2. Påløpte kostnader og timer med angivelse av forventet restforbruk. 3. Status i bemanning. 4. Oversikt over endringer med angivelse av årsak til endringene. 5. Avvik, med angivelse av avvik fra byggeprogram, avviksmeldinger 6. Kvalitetssikring - gjennomført og planlagt kvalitetssikring og -kontroll. 7. SHA-forhold i henhold til Byggherreforskriftens bestemmelser. 8. Forhold til myndigheter. 9. Informasjon vedrørende avholdte møter, nødvendige beslutninger som mangler, samt korrespondanse som krever svar. 6.6 Prosjektmaterialet Undervisningsbyggs, Utdanningsetatens og brukernes intensjoner, program og spesifikasjoner skal legges til grunn for prosjekteringen og de prosjekterende skal sørge for at disse blir innarbeidet i prosjektmaterialet. De prosjekterende skal varsle prosjekteringsgruppeleder og Undervisningsbygg såfremt det oppstår forhold som vil medføre avvik fra de gitte spesifikasjoner. Krav til leveranser er angitt i Standard Kravspesifikasjon for Oslo kommune De prosjekterende skal utforme prosjektmaterialet i henhold til relevante norske lover, forskrifter, veiledninger, normer og anvisninger om riktig håndverksmessig utførelse av arbeidene, og tegninger og beskrivelser skal ikke kunne gi tvil om hvordan korrekt utførelse skal være. Konkurransegrunnlag Side 12 av 21 Rammeavtale –Rådgivende ingeniørtjenester mm De prosjekterende skal varsle prosjekteringsgruppeleder og Undervisningsbygg såfremt det blir nødvendig med tekniske løsninger som får økonomiske konsekvenser ut over det som er forutsatt i Undervisningsbyggs budsjett. De prosjekterende skal sørge for disiplinkontroller og bidra i tverrfaglige kontroller slik at prosjektmaterialet er komplett og entydig. De prosjekterende skal utarbeide nødvendig dokumentasjon for behandling i Utdanningsetatens arbeidsmiljøutvalg (AMU). De prosjekterende skal utarbeide nødvendig grunnlag til søknad om rammetillatelse. De prosjekterende skal utarbeide dokumentasjonsgrunnlag til øvrige søknader til myndigheter og brukerorganer, (eksempelvis søknad til bydelsoverlegen, mattilsynet, VAV, ENOVA, sivilforsvaret) De prosjekterende skal i god tid via prosjekteringsgruppeleder be Undervisningsbygg om beslutninger som er nødvendige for videreføring av prosjekteringsarbeidet innenfor de fastlagte tids- og kostnadsrammer og med den avtalte kvalitet. 6.7 Styring av entreprisekostnader De prosjekterende skal ha kunnskaper om kostnader ved alternative valg av materialer, løsninger og utførelser, slik at Undervisningsbygg ved valg av en løsning også blir orientert om de økonomiske konsekvenser av valget. De prosjekterende en har en særlig plikt til å sørge for at avtalt ramme for prosjektkostnader ikke overskrides og at løsninger ligger innenfor denne, og har herunder en umiddelbar varslingsplikt dersom de får kjennskap til forhold som kan gi risiko for at kostnadsrammen ikke kan overholdes. Dersom utviklingen viser at rammen ikke kan overholdes, plikter de prosjekterende på et tidlig tidspunkt å fremlegge forslag til innsparinger og eventuelle omprioriteringer. 6.8 Kvalitetsstyring De prosjekterende skal gjennomføre avtalt kvalitetssikring og kvalitetskontroll av sitt prosjekteringsmateriale i alle faser, fra programmering til avslutning av prosjektet, herunder: Sørge for kvalitetssikring av de arkitektoniske og tekniske løsninger ut fra økonomi/budsjett, program og brukskrav. utarbeide kontrollplaner for sitt arbeid, og følge avtalt og godkjent prosess for kvalitetssikrings- og kontrollrutiner. Foreta avtalt kvalitetskontroll av tegninger før utsendelse til byggeplassen. Rapportere eventuelle avvik i prosjekteringen til PGL. Utarbeide prosjektmateriale ihht. aktuelle kravdokumenter og omfangsskjema tilpasset prosjektet. 6.9 SHA-forhold Det skal i prosjektet utpekes en koordinator for prosjekteringsfasen (KP/KPR) som skal sikre at hensyn til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø blir ivaretatt i henhold til Byggherreforskriften. Koordinatoren skal ha den nødvendige kunnskap om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø, inkludert arbeidsmiljølovgivningen med tilhørende forskrifter. Dersom det er avtalt at den prosjekterende skal være koordinator for prosjekteringsfasen (KP) vedrørende sikkerhet, helse og arbeidsmiljøspørsmål, så skal vedkommende sørge for at det utarbeides en SHA-plan for prosjekteringsfasen, og forvisse seg om at bestemmelsene i Byggherreforskriften blir ivaretatt i alle faser av prosjekteringen. SHA-planen skal oppdateres gjennom de enkelte faser i prosjekteringsarbeidet. Konkurransegrunnlag Side 13 av 21 Rammeavtale –Rådgivende ingeniørtjenester mm Undervisningsbygg kan pålegge de prosjekterende å benytte sin mal for SHA-plan, risikoanalyse, avtale mellom prosjektleder (PL) og koordinator for prosjekteringsfasen og kontrollskjema for koordinator for prosjekteringsfasen. De prosjekterende plikter å holde seg orientert om SHA-plan for prosjekteringsfasen, og ivareta bestemmelsene om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø i alle faser av prosjekteringen. De prosjekterende skal bidra til at det utarbeides en overordnet risikoanalyse. 6.10 Møter De prosjekterende skal delta i prosjekteringsmøter med Undervisningsbygg. Aktuell fremdrift mot vedtatte planer skal refereres i hvert prosjekteringsmøte. Arkitekt skal delta i alle møter med brukere og brukerorganisasjoner. Øvrige prosjekterende deltar ved behov. De prosjekterende skal utarbeide referater fra interne fagmøter (særmøter/arbeidsmøter), og sørge for at disse distribueres til Undervisningsbygg. 6.11 Sluttrapport Prosjekteringsgruppen skal ved prosjekteringsoppdragets avslutning gi bidrag til og utarbeide sluttrapport til Undervisningsbygg. 7 Krav til prosjekteringsgruppeleder 7.1 Oppdragets omfang Prosjekteringsgruppelederen er de prosjekterendes representant overfor Undervisningsbygg. Prosjekteringsgruppelederen er ansvarlig for koordinering av de prosjekterendes arbeider og skal sørge for at de prosjekterendes forpliktelser overfor Undervisningsbygg oppfylles. Spesielt påpekes ansvaret for planlegging og organisering av arbeidet, samt ansvar for gjennomføring av kvalitetskontroll med tverrfaglig koordinering, disiplinkontroller og tverrfaglige kontroller av tegninger og beskrivelser i henhold til prosjektets omforente kvalitetssikringsrutiner. Prosjekteringsgruppelederen skal opprettholde et arkiv som dokumenterer saks- og handlingsforløpet gjennom hele oppdragsperioden, og forpliktes til å bistå Undervisningsbygg ved eventuelle tvister med entreprenører. 7.2 Generelle krav til prosjekteringsgruppeleder For prosjekteringsgruppeleder gjelder de samme krav som for øvrige prosjekterende, angitt i punkt 6. Det forutsettes at prosjekteringsgruppeleder har god tverrfaglig kompetanse og formell utdannelse som sivilingeniør, ingeniør, sivilarkitekt eller tilsvarende mastergrad. Prosjekteringsgruppeleder har imidlertid et særlig ansvar for å planlegge og organisere arbeidet i prosjekteringsgruppen 7.3 Planlegging og organisering Prosjekteringsgruppelederen skal etablere organisasjonsplan for prosjekteringsarbeidet med klare rolleangivelser og kommunikasjonslinjer. Konkurransegrunnlag Side 14 av 21 Rammeavtale –Rådgivende ingeniørtjenester mm 7.4 Prosjekteringsgruppelederen skal i samarbeid med de prosjekterende fastlegge grensesnitt mellom de enkelte prosjekteringsfag. Prosjekteringsgruppelederen skal i samarbeid med de prosjekterende utarbeide plan for nødvendige beslutninger. Prosjekteringsgruppelederen skal utarbeide en leveranseplan for tegninger og dokumenter, med angivelse av frister. Planer og reviderte planer skal løpende forelegges Undervisningsbygg til uttalelse. Fremdrift Prosjekteringsgruppelederen skal i samarbeid med de prosjekterende utarbeide fremdriftsplan for prosjekteringsarbeidet, spesifisert på faser og aktiviteter. Prosjekteringsgruppelederen skal kontrollere og følge opp fremdriftsplaner for de enkelte prosjekteringsfaser (forprosjekt, detaljprosjekt). 7.5 Rapportering Prosjekteringsgruppelederen skal månedlig utarbeide rapport til Undervisningsbygg, med mindre annen hyppighet er avtalt. Rapporten skal i hovedsak behandle følgende: 1. Status i prosjekteringsarbeidet med angivelse av eventuelle avvik fra avtalt fremdriftsplan og angivelse av status for tegningsleveranseplan som skal angi nummer, navn og revisjonsindeks for hver enkelt tegning, ferdigstillelsesgrad (%) og når tegningen vil bli levert. 2. Påløpte kostnader og timer med angivelse av forventet restforbruk. 3. Status i bemanning. 4. Oversikt over endringer med angivelse av årsak til endringene. 5. Avvik, med angivelse av avvik fra byggeprogram, avviksmeldinger 6. Kvalitetssikring - gjennomført og planlagt kvalitetssikring og -kontroll. 7. SHA-forhold i forhold til Byggherreforskriftens bestemmelser. 8. Forhold til myndigheter. 9. Informasjon vedrørende avholdte møter, nødvendige beslutninger som mangler, samt korrespondanse som krever svar. 7.6 Prosjektmaterialet Prosjekteringsgruppelederen skal, på vegne av Undervisningsbygg, forsikre seg om at de prosjekterende mottar alle opplysninger om prosjekteringsgrunnlaget for de enkelte hovedfaser før arbeidet med de enkelte hovedfaser oppstartes. Prosjekteringsgruppelederen skal påse og sørge for at Undervisningsbygg, Utdanningsetatens og brukernes intensjoner, program og spesifikasjoner blir lagt til grunn for prosjekteringen og at disse blir innarbeidet i prosjektmaterialet. Prosjekteringsgruppelederen skal varsle Undervisningsbygg såfremt det oppstår forhold som vil medføre avvik fra de gitte spesifikasjoner. Prosjekteringsgruppelederen skal forsikre seg om at myndighetskrav blir oppfylt og innarbeidet i prosjektmaterialet. Prosjekteringsgruppelederen skal varsle Undervisningsbygg såfremt det blir nødvendig med tekniske løsninger som får økonomiske konsekvenser ut over det som er forutsatt i Undervisningsbyggs budsjett. Prosjekteringsgruppelederen skal kontrollere at de enkelte prosjekterendes arbeider koordineres slik at prosjektmaterialet er komplett og entydig. Prosjekteringsgruppelederen skal bistå med og overvåke/kontrollere utarbeidelsen av søknad om rammetillatelse. Konkurransegrunnlag Side 15 av 21 Rammeavtale –Rådgivende ingeniørtjenester mm 7.7 Prosjekteringsgruppelederen skal påse og kontrollere at øvrige søknader til myndigheter og brukerorganer blir utarbeidet og innsendt i rett tid, og at disse følges opp til endelige godkjennelser (eksempelvis søknad til bydelsoverlegen, mattilsynet, VAV, ENOVA, sivilforsvaret) Prosjekteringsgruppelederen skal koordinere innhenting av dokumentasjon for behandling i Utdanningsetatens arbeidsmiljøutvalg (AMU). Prosjekteringsgruppelederen skal generelt kontrollere at de prosjekterende leverer de ytelser som er beskrevet i prosjektspesifikk ytelses- og honorarbeskrivelse, samt i de generelle krav til ytelsene og prosjektmaterialet. Prosjekteringsgruppelederen skal i god tid be Undervisningsbygg, om beslutninger som er nødvendige for videreføring av prosjekteringsarbeidet innenfor de fastlagte tids- og kostnadsrammer og med den avtalte kvalitet. Styring av entreprisekostnader Prosjekteringsgruppeleder skal ha kunnskaper om kostnader ved alternative valg av materialer, løsninger og utførelser, slik at Undervisningsbygg ved valg av en løsning også blir orientert om de økonomiske konsekvenser av valget. Prosjekteringsgruppeleder har en særlig plikt til å sørge for at avtalt ramme for prosjektkostnader ikke overskrides og at løsninger ligger innenfor denne, og har herunder en umiddelbar varslingsplikt dersom de får kjennskap til forhold som kan gi risiko for at kostnadsrammen ikke kan overholdes. Dersom utviklingen viser at rammen ikke kan overholdes, plikter prosjekteringsgruppeleder på et tidlig tidspunkt å fremlegge forslag til innsparinger og eventuelle omprioriteringer. 7.8 Kvalitetsstyring Prosjekteringsgruppelederen skal planlegge, organisere, styre og sørge for gjennomføring av avtalt kvalitetssikring og -kontroll for det samlede prosjekteringsarbeidet i alle faser, fra programmering til avslutning av prosjektet, herunder: Sørge for kvalitetssikring av de arkitektoniske og tekniske løsninger ut fra økonomi/budsjett, program og brukskrav. Påse at de prosjekterende utarbeider kontrollplaner for sine arbeider, og at avtalt og godkjent prosess for kvalitetssikrings- og kontrollrutiner blir fulgt. Sørge for at avtalt kvalitetskontroll av tegninger blir foretatt før utsendelse til byggeplassen. Påse at avvik i prosjekteringen blir rapportert. Sørge for at prosjektmateriale er i henhold til aktuelle kravdokumenter og omfangsskjema tilpasset prosjektet. 7.9 SHA-forhold Det skal i prosjektet utpekes en koordinator for prosjekteringen (KP) som skal sikre at hensyn til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø blir ivaretatt i henhold til byggherreforskriften. Koordinatoren skal ha den nødvendige kunnskap om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø, inkludert arbeidsmiljølovgivningen med tilhørende forskrifter. Dersom det er avtalt at Prosjekteringsgruppelederen skal være koordinator for prosjekteringsfasen (KP) vedrørende sikkerhet, helse og arbeidsmiljøspørsmål, så skal Prosjekteringsgruppelederen sørge for at det utarbeides en SHA-plan for prosjekteringsfasen, og forvisse seg om at bestemmelsene i Konkurransegrunnlag Side 16 av 21 Rammeavtale –Rådgivende ingeniørtjenester mm byggherreforskriften blir ivaretatt i alle faser av prosjekteringen. SHA-planen skal oppdateres gjennom de enkelte faser i prosjekteringsarbeidet. Det vises til Undervisningsbygg sin mal for SHA-plan, risikoanalyse, avtale mellom prosjektleder og koordinator for prosjekteringsfasen og kontrollskjema for koordinator for arbeidsmiljøspørsmål under utarbeidelsen av et prosjekt. 7.10 Miljø Prosjekteringsgruppelederen skal sikre at de prosjekterende ivaretar krav til Miljø- og livssykluskostnader i prosjektmaterialet. Dette medfører at Prosjekteringsgruppelederen skal sørge for at de prosjekterende vurderer tverrfaglige miljøproblemstillinger som gir grunnlag for valg av materialer og løsninger som sikrer krav til miljø og inneklima. 7.11 Møter Prosjekteringsgruppelederen skal lede og skrive referat fra alle prosjekteringsmøter med Undervisningsbygg. Aktuell fremdrift i forhold til vedtatte planer skal refereres i hvert prosjekteringsmøte. Prosjekteringsgruppelederen skal delta i alle møter med brukere og brukerorganisasjoner, og skal sørge for at opplysninger som har betydning for prosjekteringsarbeidet viderebringes til de prosjekterende. Prosjekteringsgruppelederen skal sørge for at de prosjekterende utarbeider referater fra interne fagmøter, og at disse distribueres til Undervisningsbygg. 7.12 Sluttrapport Prosjekteringsgruppelederen skal ved prosjekteringsoppdragets avslutning gi bidrag til og utarbeide sluttrapport til Undervisningsbygg. 7.13 Ytelser og fag som skal tilbys av de prosjekterende De prosjekterende skal ved utførelsen av bestilte oppdrag i rammeavtalen oppfylle ytelsene som fremgår av den utarbeidede prosjektspesifikke ytelses- og honorarbeskrivelsen (se vedlegg 5). De angitte ytelser i den prosjektspesifikke beskrivelsen er retningsgivende for den totale ytelsen i hver bestilling. Andre relevante ytelser vil kunne inngå, selv om de ikke er spesifisert (eksempelvis supplerende tegninger, redegjørelser etc.). Oppdragsgiver forventer at de prosjekterende har kapasitet til å påta seg en betydelig oppdragsmengde og må til tider ha kapasitet til å utføre flere oppdrag parallelt. Følgende fagområder inngår i denne rammeavtalen: - Prosjekteringsgruppeleder (PGL) - Rådgivende ingeniør byggeteknikk (RIB) - Rådgivende ingeniør VVS- og klimateknikk (RIV) - Rådgivende ingeniør elektroteknikk (RIE) - Rådgivende ingeniør brannsikkerhet (RIBR) - Rådgivende ingeniør geoteknikk og ingeniørgeologi (RIG) - Rådgivende ingeniør vann- og avløpsteknikk (RIVA) - Rådgivende ingeniør akustikk(RIA) Konkurransegrunnlag Side 17 av 21 Rammeavtale –Rådgivende ingeniørtjenester mm - Rådgivende ingeniør miljø (RIM) - Rådgivende ingeniør energi og bygningsfysikk (RIBFy) - Rådgivende ingeniør vei, trafikk/samferdsel - Rådgivende ingeniør antikvariske forhold - ITB-koordinator (ITB=integrerte tekniske bygningsinstallasjoner) - BIM-koordinator - DAK-operatør - Ansvarlig koordinator for arbeidsmiljøspørsmål under utarbeidelsen av et prosjekt jf byggherreforskriften (KP/KPR) - Prosjektstøtte/Sekretær/Annen bistand/administrasjon Det skal gis tilbud på alle fagområder. Det skal dokumenteres kompetanse innenfor fagområdene, enten innenfor det enkelte firma eller ved forpliktende samarbeide med andre firmaer eller underkonsulenter. Tilbudt personell skal synliggjøres ved at CV leveres med tilbudet. Medarbeidere som kan bli aktuelle til å utføre oppdrag i forbindelse med rammeavtalen skal synliggjøres i tilbudet. Ressurser som ikke er synliggjort i tilbudet, kan også benyttes for å utføre oppdrag, såfremt de har tilsvarende kompetanse som de medarbeidere som er synliggjort i tilbudet. 8 Tildeling av oppdrag (Avrop) 8.1 Generelt Når et prosjekteringsoppdrag tildeles, omfatter avropet alle gjenstående faser (konseptvalgutredning, forprosjekt, detaljprosjekt, kontrahering og bygging, gjennomføring, reklamasjon) i prosjektet for fagene rammeavtalen omfatter (totalkostnad). Hver fase utgjør imidlertid en opsjon for oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver kan velge å gå videre med tildelte prosjekterende/prosjekteringsgruppe eller avslutte oppdraget etter en fase. Dersom oppdraget avsluttes, har oppdragsgiver mulighet til å tildele nye oppdrag knyttet til prosjektet på nytt. Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å bemanne en fullstendig prosjekteringsgruppe fra samme avtale. Et oppdrag kan inndeles slik at flere avtaler tildeles en eller flere enkeltdisipliner og gruppen settes sammen i en pålagt gruppekontrakt. Oppdrag med estimert totalkostnad under kr 200 000,- eks mva. kan oppdragsgiver tildele valgfri leverandør i rammeavtalen. Oppdragsgiver skal imidlertid etterstrebe en jevn fordeling av disse oppdragene. Alle oppdrag med estimert totalkostnad over kr 200 000,- eks mva. og inntil kr 12 000 000,- eks. mva tildeles etter rekkefølge. For oppdrag med en estimert totalkostnad over kr 12 000 000,- eks. mva skal det gjennomføres minikonkurranse mellom rammeavtaleleverandørene. Det kan også, unntaksvis arrangeres minikonkurranse under denne verdien, dersom prosjektet krever særskilt kompetanse innen et eller flere områder. Størstedelen av oppdragene skal utføres etter medgått tid baserte på inngitte timepriser i anbudskonkurranse for rammeavtalen, samt det honorarbudsjett oppdragsgiver og leverandør sammen fastsetter. Konkurransegrunnlag Side 18 av 21 Rammeavtale –Rådgivende ingeniørtjenester mm Dersom oppdrag unntaksvis skal gjennomføres etter fast pris skal det, uavhengig av antatt verdi, avholdes minikonkurranse mellom leverandørene i rammeavtalen. Oppdragsgiver kan også gjennomføre minikonkurranse dersom det er behov for en eller flere typer spesialkompetanse i prosjektet. 8.2 Oppdrag med en estimert kostnad inntil kr 200 000,- Oppdrag med et estimert omfang inntil kr 200 000,- eks. mva. kan oppdragsgiver tildele valgfri rammeavtaleleverandør. Dette vil særlig være aktuelt for oppdrag for Eiendomsavdelingen som gjennomfører mindre prosjekter innen drift og vedlikehold. Når en leverandør får tildelt et slikt oppdrag har det ikke betydning for vedkommende leverandørs plassering i rekkefølgen, se punkt 8.3. 8.3 Tildeling etter rekkefølge Oppdrag med en estimert verdi over kr. 200 000,- eks mva. (se punkt 8.2) og inntil kr 12 000 000,- eks mva. tildeles etter rekkefølge. Rekkefølgen tar utgangspunkt i tilbudenes rangering i anbudskonkurransen for rammeavtalen; tilbyder som blir rangert som nummer én tildeles det første oppdraget. Tilbyder som blir rangert som nummer to tildeles neste oppdrag, osv. En leverandør som bekrefter at de ikke påtar seg oppdraget eller ikke kan bekrefte at de kan tilby ønsket prosjekteringstjenester innen fem dager etter at oppdragsgiver har tatt kontakt, mister sin rett til det spesifikke oppdraget. Leverandøren plasseres likevel i rekkefølgen som om leverandøren ble tildelt oppdraget og neste firma i oppdragskøen gis mulighet til å påta seg oppdraget. 8.4 Særskilte avrop – unntak fra rekkefølgen I de tilfeller hvor en leverandør åpenbart har bedre forutsetninger til å gjennomføre oppdraget enn en annen leverandør, har oppdragsgiver rett til å foreta et særskilt avrop fra denne leverandøren. Dette gjelder imidlertid ikke for oppdrag med en antatt totalkostnad over kr 5 000 000 eks. mva. Oppdrag som tildeles på denne måten likestilles med tildelt oppdrag jf. punkt 8.3 og får betydning for leverandørens plassering i rekkefølgen. 8.5 Minikonkurranse Det skal avholdes minikonkurranse for alle oppdrag som skal gjennomføres etter fast pris. Videre skal oppdragsgiver gjennomføre minikonkurranse i prosjekter med en antatt totalkostnad over kr 12 000 000,- eks. mva. Det kan også, unntaksvis, arrangeres minikonkurranse under denne verdien, dersom prosjektet krever særskilt kompetanse innen et eller flere områder. Alle leverandørene inviteres til å levere tilbud i minikonkurransen. Den enkelte leverandør er imidlertid ikke forpliktet til å levere tilbud. For denne delen av anskaffelsen vil ikke nødvendigvis alle vilkårene for utførelsen av det enkelte oppdrag være fastsatt i rammeavtalen da konkurransen gjenåpnes jf. Forskrift om offentlige anskaffelser § 26.3 (3). Vilkårene spesifiseres derfor i minikonkurransegrunnlaget og oppdraget tildeles med utgangspunkt i ett eller flere av følgende tildelingskriterier: Konkurransegrunnlag Side 19 av 21 Rammeavtale –Rådgivende ingeniørtjenester mm Tilbudte kandidat(er)s kompetanse og egnethet for det aktuelle prosjekt Kapasitet/ leveringsdyktighet/mobiliseringstid Oppgaveforståelse Pris Løsningsforslag Alle tildelingskriteriene vil ikke nødvendigvis benyttes i hver minikonkurranse. Det vil fremgå av den enkelte minikonkurransen hvilke og hvor mye hvert tildelingskriterium vektlegges. Minikonkurransen gjennomføres ved at leverandørene oversendes et minikonkurransegrunnlag (Se vedlegg 10 til konkurransegrunnlaget «Mal for minikonkurranse») som angir konkurransereglene, oppdragsbeskrivelsen og prisskjema. Konkurransegrunnlaget oversendes til den e-postadresse som leverandøren har oppgitt som konkurransepostkasse i kontrakten. Oppdragsgiver skal gi leverandørene rimelig tid til å levere tilbud og fristen oppgis i konkurransegrunnlaget for minikonkurransen. Oppdragsgiver skal minimum gi leverandørene 7 kalenderdager på å levere tilbud, men likevel ikke mindre enn 14 kalenderdager i minikonkurranser hvor vederlaget skal gis som fastpris. Leverandøren skal kostnadsfritt utarbeide et tilbud, som skal være tilstrekkelig som grunnlag for bestilling av oppdraget. Leverandørene behøver ikke å levere samme dokumentasjon som for rammeavtalen på nytt i minikonkurransen, men kun forholde seg til minikonkurransegrunnlaget og de krav som stilles i det. Tilbud fra leverandørene i minikonkurransen leveres skriftlig i resepsjonen til Undervisningsbygg innen tilbudsfristen eller sendes med post. Tilbudet skal være mottatt av Undervisningsbygg innen tilbudsfristen for å være levert til riktig tid. Viser det seg at tilbudene i minikonkurransen går ut over budsjetterte midler for det enkelte prosjekt, kan minikonkurransen avlyses. Leverandører som leverer tilbud i minikonkurranse vil motta en skriftlig orientering om hvilken leverandør som tildeles oppdraget, med en kort begrunnelse for valget. Oppdrag som tildeles etter minikonkurranse likestilles med tildelt oppdrag jf. punkt 8.3 og får betydning for leverandørens plassering i rekkefølgen for oppdrag som tildeles etter rekkefølge. 8.6 Bestilling av oppdrag Etter at leverandør er valgt utarbeides en omforent, prosjektspesifikk, ytelses- og honorarbeskrivelse som tilpasser ytelser, aktiviteter, fag og organisering for det enkelte oppdrag. Mal for prosjektspesifikk ytelses- og honorarbeskrivelse (vedlegg 5 i konkurransegrunnlaget) benyttes, med eventuelle vedlegg som leveranselister etc. Normalt vil det i forbindelse med dette avholdes et oppstartsmøte med Undervisningsbyggs prosjektutvikler, prosjektleder eller seksjonsleder der vesentlige forhold med oppdraget gjennomgås. Oppdrag utføres enten etter medgått tid med et avtalt honorarbudsjett eller honorartak basert på tilbudte timepriser, eller til en fastpris. Til den prosjektspesifikke ytelses- og honorarbeskrivelsen utarbeides det derfor et tilhørende honorarbudsjett eller en fast pris. Konkurransegrunnlag Side 20 av 21 Rammeavtale –Rådgivende ingeniørtjenester mm Opsjoner for utførelse av senere faser i prosjektet bestilles med egen prosjektspesifikk ytelses- og honorarbeskrivelse hvor det endelige honorarbudsjett for denne fasen fremgår. Undervisningsbygg sender bestilling i henhold til den prosjektspesifikke ytelses- og honorarbeskrivelsen. Konkurransegrunnlag Side 21 av 21
© Copyright 2024