Innkjøperens rolle og bruk av NS-kontrakter.
Hva kan innkjøpsfunksjonen bidra med inn mot de
tekniske etater i kommunen og hvordan kommer vi i
posisjon til det?
Live Lindholm og Arne Scott
Pål Grønstad
Arne Scott
Morten Gran
Knut A Sannes
Live W Lindholm
Steffen Kvisler
- 6 advokater
- Har rendyrket fokus på inngåelse og gjennomføring av kontrakter i
bygge- og anleggsbransjen
- Kontrakter, offentlige anskaffelser, plan- og bygningsrett
Rådmann
Innkjøper
Anskaffelsesregelverket
Teknisk etat
Anskaffelsesregelverket
Kravene til prosjektet
- Kvalitet
- Fremdrift
- Kostnader
3
Innkjøpsaktivitetene
-
Fastlegge kontrakts- og kontraheringsstrategi
Utarbeide konkurransegrunnlag for kontraktene i prosjektet
Kunngjøre konkurransene
Dialog med tilbyderne før tilbudene er levert
Tilbudsmottak
Dialog med tilbyderne etter tilbudene er levert
Evaluering (ev. avvisning) av tilbudene
Tildeling av kontrakt
Klagebehandling
Kontraktsinngåelse
Endringer
4
Innkjøpsaktivitetene
-
Fastlegge kontrakts- og kontraheringsstrategi
Utarbeide konkurransegrunnlag for kontraktene i prosjektet
Kunngjøre konkurransene
Dialog med tilbyderne før tilbudene er levert
Tilbudsmottak
Dialog med tilbyderne etter tilbudene er levert
Avvisning og evaluering av tilbudene
Tildeling av kontrakt
Klagebehandling
Kontraktsinngåelse
Endringer
5
1. Kontrakts- og kontraheringsstrategi
Kvaliteten
De faktiske forhold
(kommunens behov og
ressurser, markedssituasjonen
osv.)
Kontrakts- og
kontraheringsstrategi
Fremdriften
Anskaffelsesregelverket
Kostnaden
6
1. Kontrakts- og kontraheringsstrategi
Kontrakts- og
kontraheringsstrategi
Hvor mange
Kontrakter ?
Hvordan utforme
konkurransegrunnlagene ?
7
1. Kontrakts- og kontraheringsstrategi
(Antall kontrakter)
Kommunen
Prosjekterende
Prosjekterende
Prosjekterende
Entreprenør
Entreprenør
Entreprenør
•
•
•
•
Fremdrift
Leverandørmarkedet
Risikovurdering (Pris/fremdrift)
Egen kompetanse til å styre og koordinere kontraktene
8
1. Kontrakts- og kontraheringsstrategi
(Konkurransegrunnlagene)
Konkurransegrunnlagene
Konkurransereglene
Kontrakten
Beskriver bl.a:
1. Konkurransemodell
2. Krav til tilbudet (innhold,
leveringsfrist etc.)
3. Kvalifikasjonskrav
4. Tildelingskriterier
Beskriver:
1. Arbeidet som skal utføres
2. Fristene
3. Vederlagsmodellen
4. De alminnelige kontraktsbestemmelsene
(NS-standard)
9
2. Konkurransegrunnlagene
Kommunen
Prosjekterende
Entreprenør
10
2. Konkurransegrunnlagene
Kommunen
Prosjekterende
Entreprenør
11
2. Konkurransegrunnlagene
(Prosjekterende)
Problemstilling nr 1:
Omfanget av kontrakten til den prosjekterende, jf neste bilde:
- Kun utredning eller også opsjon på videre prosjektering?
- Skal kontrakten tiltransporteres til totalentreprenøren?
12
2. Konkurransegrunnlagene
(Prosjekterende)
Utredning
Prosjektering
(Programmering)
• Arealer
Skisse- ForDetalj• Funksjoner
prosjekt prosjekt prosjekt
• Kostnader
[email protected]
2. Konkurransegrunnlagene
(Prosjekterende)
Problemstilling nr 2:
Tildelingskriteriene når oppdraget skal honoreres
etter medgått tid (regningsarbeid), jf neste bilde
14
2. Konkurransegrunnlagene
(Prosjekterende)
Konkurransereglene
Tildelingskriteriene
Krav til tilbudet
- Pris
Tilbudte timepriser
- Prosjektorganisasjon
Beskrive tilbudt prosjektorganisasjon med CV for
nøkkelpersoner
- Oppgaveforståelse
1. Redegjørelse for de
viktigste utfordringene i
prosjektet og tiltakene for å
løse disse
2. Forslag til et realistisk
honorarbudsjett
Budsjett kan ikke vektlegges i evaluering av
pris, jf Kofa 2008/80
Timepriskategoriene må angis (for å få
sammenlignbare tilbud)
Antall timer innenfor hver kategori kan angis,
ev. fastlegges under evalueringen
Både prosjektorganisasjon og Cver må
vurderes. Vurdering av erfaring og
utdannelse må være lik for alle (evalueringen
må være logisk og konsekvent)
Formålet med kriteriet
«oppgaveforståelse» er å finne ut hvor
dyktig den tilbudte prosjektorganisasjon
er. Dvs topp score til den som har
forstått utfordringene i prosjektet og
som har et budsjett som er tilpasset
disse. Formålet er ikke å gi et lavest
mulig budsjett for en minst mulig ytelse
15
2. Konkurransegrunnlagene
Kommunen
Prosjekterende
Entreprenør
16
2. Konkurransegrunnlagene
(Entreprenørene)
Problemstilling nr 1:
Sammenhengen mellom kravspesifikasjonen og
konkurransereglene, jf etterfølgende bilder
17
= Konkurransen
Konkurransereglene
Tildelingskriteriene
Krav til
tilbudet
- Pris
Utfylle prisskjema
2. Konkurransegrunnlagene
(Entreprenørene)
Tilbudet
- Prisene
= Kontrakten
Kravspesifikasjonen
- Prisformatet
- Ytelse (f.eks krav til spesifikke
løsninger)
- Frister
= Konkurransen
Konkurransereglene
2. Konkurransegrunnlagene
(Entreprenørene)
Tilbudet
Tildelingskriteriene
Krav til
tilbudet
- Prisene
- Pris
Utfylle prisskjema
- Spesifikk løsning for a, b, c
osv.
- Ytelse
Beskrive spesifikk
løsning for a, b, c
osv.
= Kontrakten
Kravspesifikasjonen
- Prisformatet
- Ytelse (f.eks funksjonskrav)
- Frister
= Konkurransen
Konkurransereglene
2. Konkurransegrunnlagene
(Entreprenørene)
Tilbudet
Tildelingskriteriene
Krav til
tilbudet
- Prisene
- Pris
Utfylle prisskjema
- Spesifikk løsning for a, b, c
osv.
- Ytelse
Beskrive løsning a,
b c osv
- Frister
Angi bindende
leveringsdato
- Tilbudt leveringsdato (Typisk:
Tidligere enn minstekravet)
= Kontrakten
Kravspesifikasjonen
- Prisformatet
- Ytelse (funksjonskrav)
- Frister (Minstekravet: Siste
mulige leveringsdato)
Eksempel fra en kommune – vintervedlikehold av veier
Kravspesifikasjonen:
• Leverandøren skal ha det utstyr som er nødvendig for
brøyting av de aktuelle parsellene
• Veien skal brøytes ved snøfall på mer enn 2 cm
• Veien skal brøytes innen kl. 09.00
Tildelingskriterium:
Leverandørens besvarelse av kravspesifikasjonen.
Evaluering:
Alle leverandører bekreftet at de ville oppfylle kravene og alle fikk
10 poeng.
Hvor er konkurranseelementet?
• Beskriv maskinparken
• Tidspunkt for når veiene vil være ferdig brøytet
• Hvor hyppig vil leverandøren brøyte /ved hvilken mengde
snøfall
21
3. Avvisningsproblematikk
Entreprise
Problemstilling:
Et eller flere tilbud har poster som ikke er utfylt, mangler
dokumentasjon, har avvik, forbehold eller uklarheter.
Hvordan skal dette håndteres?
22
3. Avvisningsproblematikk
Post
Mengde
AF
Skanska
VEF
Kruse
BRG
F1.12.242
25 74,0
97,20
108,00 106,00
106,00
F1.12.242
26 148,0
810,00
810,00 795,00
519,00
F1.12.242
27 148,0
54,00
270,00 68,90
154,00
F1.12.242
28 148,0
270,00
270,00 265,00
159,00
F1.12.242
31 8,3
96,61
108,00 106,00
106,00
F1.12.242
32 16,5
810,00
810,00 795,00
519,00
F1.12.242
33 16,5
54,00
270,00 68,90
154,00
F1.12.242
34 16,5
270,00
270,00 265,00
159,00
Bygging av svømmehall
- 8 poster i tømrerkapittelet
manglet i et av tilbudene
- Prisforskjell mellom nr. 1 og
2 var ca. 230 000 (av
knappe 60 MNOK)
- Gjennomsnittsprisen på
postene estimert med
mengde var på kr. 191 000
23
3. Avvisningsproblematikk
Riktig løsning krever
tverrfaglige
kompetanse
Mulige løsninger innenfor anskaffelsesregelverket:
1. Anse postene som innkalkulert i totalsummen
(evaluering og kontrakt)
2. Rette feilen uten kontakt med leverandør
(evaluering og kontrakt)
3. Foreta en forsvarlig prising av mangelen
(evaluering, ikke kontrakt)
4. Avklare mangelen med leverandøren (evaluering
og kontrakt)
5. Avvise tilbudet fra konkurransen
24
3. Avvisningsproblematikk
Avvisningsplikt
• Vesentlige avvik
• Vesentlige forbehold
• Bedømmelsestvil
Avklaringsrett
Uklarheter når det ikke
foreligger
avvisningsplikt
Utdypinger og
klargjøringer om
hvordan kravene i
konkurransegrunnlaget
vil bli ivaretatt
25
4. Klagehåndtering
Problemstilling: Hvordan få det beste ut av
klagehåndteringen?
26
4. Klagehåndtering
Klage
Konkurranse
Evaluering
Tildelingsbeslutning
Signering
Mulighet til å omgjøre ulovlige
avvisninger og
tildelingsbeslutninger
27
4. Klagehåndtering
Kan endre ulovligheter, men ikke en lovlig (dårlig) skjønnsutøvelse
Eks. 1: Nummer to påklager tildelingsbeslutningen, mener at
nummer en skulle ha vært avvist fordi han ikke har innlevert
mva-egenerklæring
Eks. 2: Nummer to påklager tildelingsbeslutningen, mener at
evalueringen og poengsettingen av kvalitet er ulovlig
Eks. 3: Nummer to påklager tildelingsbeslutningen, mener at
det er brukt ulovlige tildelingskriterier
Hva bør oppdragsgiver gjøre?
28
4. Klagehåndtering
Kan endre ulovligheter, men ikke en lovlig (dårlig) skjønnsutøvelse
Eks. 1: Nummer to påklager tildelingsbeslutningen, mener at
nummer en skulle ha vært avvist fordi han ikke har innlevert
mva-egenerklæring
Skal evalueringen endres?
Juridisk vurdering
Hva er risikoen for nye klager?
Hva er konsekvensen av en mulig feil?
Risikovurdering
29
4. Klagehåndtering
Kan endre ulovligheter, men ikke en lovlig (dårlig) skjønnsutøvelse
Eks. 2: Nummer to påklager tildelingsbeslutningen, mener at
evalueringen og poengsettingen av kvalitet er ulovlig
Skal evalueringen endres?
Juridisk vurdering
Hva er risikoen for nye klager?
Hva er konsekvensen av en mulig feil?
Risikovurdering
30
4. Klagehåndtering
Eks. 3: Nummer to påklager tildelingsbeslutningen, mener at
det er brukt ulovlige tildelingskriterier
Er det brukt ulovlige TK?
Juridisk vurdering
Hva er risikoen for nye klager/krav?
Hva er konsekvensen av en mulig feil?
Risikovurdering
31
4. Klagehåndtering
Hvor lenge varer klagebehandlingen og når bør
kontrakt signeres?
Klage
Tildelingsbeslutning 1
Klage
Tildelingsbeslutning 2
Karensperiode
Mulighet for omgjøring
Klage
Svar
Karensperiode
Mulighet for omgjøring
32
Takk for oss!
33