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FICHA TÉCNICA DE DISTRIBUCION Y ENTREGA
1. GENERALIDADES PARA EL CANJE DE BONOS
Se entiende por entrega y distribución en la modalidad de bonos canjeables por alimentos, el sistema mediante el
cual el Comitente vendedor pone a disposición del comitente comprador almacenes previamente aprobados donde
las personas y familias participantes de los servicios sociales, realizan la selección de alimentos dentro del listado guía
para el canje de alimentos por grupo, los cuales canjean por un bono virtual autorizado por el comitente comprador,
en las condiciones de calidad, cantidad, lugar y tiempo, pactadas y definidas en las diferentes fichas técnicas de
producto, de distribución y entrega, y de negociación.
2. PUNTOS DE CANJE PARA LOS BONOS
Los puntos de canje para los bonos deben estar ubicados en 19 localidades de la ciudad de Bogotá D.C., en zona
urbana.
No obstante en la operación No. 1 y solo en el mes de Noviembre y Diciembre (a menos que se presente una
contingencia que requiera de la prestación de este servicio), se contempla la entrega de mercados que son
transportados por el comitente vendedor en vehículos que cumplan con la normatividad sanitaria vigente y
entregados en puntos previamente coordinados en la localidad de Sumapaz, estos bonos TIPO 735 E y 735 D son
denominados bonos de fin de año, que tienen como población objetivo los niños y las niñas de jardines infantiles y
otras modalidades que realizan receso de actividades por la época de vacaciones, y van encaminados a garantizar la
adecuada nutrición de estos niños y niñas.
El canje de bonos se deberá efectuar en puntos de canje (almacenes) ofrecidos por comitente vendedor y aprobados
por el comitente comprador previa visita técnica que realiza el comisionista comprador, los cuales deben estar
ubicados en diferentes localidades de la ciudad, teniendo en cuenta que la población participante se encuentra
ubicada en diecinueve localidades de Bogotá; el comitente vendedor deberá garantizar el canje de las cantidades
estimadas mensualmente, por lo tanto el comitente vendedor deberá en el siguiente formato “Puntos de Canje”
señalar el número de puntos que ofrece, teniendo como mínimo los siguientes:
GRUPO No. 1
OPERACIÓN
No.
MODALIDAD
* EN GESTACIÓN
* GESTACIÓN BAJO PESO
1
* ATENCIÓN INTEGRAL A LA
PRIMERA INFANCIA EN ÁMBITO
FAMILIAR
* FIN DE AÑO PARA JARDINES
SDIS, CASAS VECINALES, CUPOS
COFINANCIADOS, FORMACIÓN EN
HABILIDADES BÁSICAS
TIPO DE BONO
PUNTOS MÍNIMOS DE
CANJE REQUERIDOS
POR EL COMITENTE
COMPRADOR
BONO 735 A
BONO 735 C
COMPLEMENTARIO
NUTRICIONAL
BONO 735 F
BONO 735 G
BONO 735 D
BONO 735 E
18
LOCALIDAD
No. DE PUNTOS DE CANJE
ANTONIO
NARIÑO
1
BARRIOS UNIDOS
1
BOSA
1
CHAPINERO
1
CIUDAD BOLÍVAR
1
ENGATIVA
1
FONTIBON
1
KENNEDY
1
MÁRTIRES
1
PUENTE ARANDA
1
RAFALE URIBE
URIBE
1
SAN CRISTOBAL
1
SANTA FE CANDELARIA
1
SUBA
1
TEUSAQUILLO
1
TUNJUELITO
1
USAQUEN
1
USME
1
SUMAPAZ
ADEMAS TRANSPORTE EN LOS MESES DE NOVIEMBRE Y
DIEMBRE PARA LA ENTREGA DE MERCADO QUE
CORRESPONDEN A BONOS FIN DE AÑO A LA
LOCALIDAD DE SUMAPAZ EN VEHÍCULOS QUE
CUMPLAN CON LA NORMATIVIDAD SANITARIA VIGENTE
PUNTOS MÍNIMOS DE
CANJE REQUERIDOS
POR EL COMITENTE
COMPRADOR
LOCALIDAD
No. DE PUNTOS DE CANJE
16
ANTONIO
NARIÑO PUENTE ARANDA
BARRIOS UNIDOS
Y TEUSAQUILLO
BOSA
CHAPINERO
CIUDAD BOLÍVAR
ENGATIVA
FONTIBON
KENNEDY
MÁRTIRES
RAFALE URIBE
URIBE
SAN CRISTOBAL
SANTA FE CANDELARIA
SUBA
TUNJUELITO
USAQUEN
USME
GRUPO No. 2
OPERACIÓN
No.
MODALIDAD
TIPO DE BONO
BONO 738 A
1. ATENCIÓN A LA EMERGENCIA
SOCIAL Y NATURAL
BONO 738 B
2
BONO 721 A
2. DISCAPACIDAD
BONO 721 B
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
GRUPO No. 3
OPERACIÓN
No.
MODALIDAD
TIPO DE BONO
PUNTOS MÍNIMOS DE
CANJE REQUERIDOS
POR EL COMITENTE
COMPRADOR
LOCALIDAD
16
ANTONIO
NARIÑO PUENTE ARANDA
BARRIOS UNIDOS
Y TEUSAQUILLO
BOSA
CHAPINERO
CIUDAD BOLÍVAR
ENGATIVA
FONTIBON
KENNEDY
MÁRTIRES
RAFALE URIBE
URIBE
SAN CRISTOBAL
SANTA FE CANDELARIA
SUBA
TUNJUELITO
USAQUEN
USME
BONO 738 A
1. ATENCIÓN A LA EMERGENCIA
SOCIAL Y NATURAL
BONO 738 B
3
BONO 721 A
2. DISCAPACIDAD
BONO 721 B
No. DE PUNTOS DE CANJE
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Nota: El comitente vendedor que no cuente con el punto requerido en una localidad podrá presentar un punto en
una localidad vecina.
El número de puntos de canje presentados podrá ser superior al número mínimo requerido para el canje de cada
negociación, en ese sentido el comitente comprador definirá los puntos a utilizar para el canje de bonos de los
ofrecidos por el comitente vendedor, según su necesidad.
ESPECIFICACIONES AMBIENTALES Y DE EMERGENCIA
Ambientales
1. Se deberán establecer estrategias en la ejecución de las actividades propias de la operación, que busquen la
minimización de daños medioambientales y que aseguren la implementación de un plan de gestión ambiental, el
cual garantizará el cumplimiento normativo ambiental vigente.
2. Realizar el manejo integral de los residuos peligrosos generados en la ejecución de la operación con un gestor
respel autorizado, para lo cual se deberá presentar el certificado de disposición final de los residuos.
3. Realizar la separación en la fuente de los residuos aprovechables y no aprovechables generados en la ejecución
de la operación.
Emergencia
Cada punto de canje debe contar con:
 Un plan de emergencias escrito de acuerdo a la normatividad vigente
 El número de extintores, de acuerdo al área del inmueble.
 Botiquín de primeros auxilios, el cual debe contar siempre con la totalidad de los elementos requeridos en
cantidades suficientes.
 Sistema de Alarma.
 Señalización de Seguridad.
 Vías de evacuación
 Plano de Evacuación
 Directorio de Emergencias.
El comitente vendedor debe garantizar condiciones seguras a fin de prevenir posibles accidentes, los cuales se
consideran como un evento que ocurre súbitamente, que produce lesiones o que potencialmente puede causarlas y
que genera daños a la salud de las personas.
En cada punto de canje se debe velar por la garantía la libre movilidad de las personas con discapacidad para el canje
de bonos, por lo cual no se debe obstaculizar los pasillos, las entradas y las salidas con productos o elementos que
dificulten su circulación.
3. HORARIOS PARA LOS CANJES DE BONOS
FECHAS Y HORARIOS DE CANJE DE LOS BONOS
a. El comitente vendedor debe ofrecer un excelente servicio a los participantes de manera igualitaria a los
clientes habituales de los almacenes, por lo tanto, no debe establecer horarios especiales para el canje de los
bonos (a menos que sea una solicitud del comitente comprador); en este sentido el horario del almacén debe
estar disponible para el canje de bonos de las personas y familias participantes.
b. El comitente comprador programará canje de bonos en los puntos autorizados de lunes a viernes en horario
habitual del almacén, no obstante de acuerdo a la necesidad podrá reprogramar canjes para los días sábados
y domingos hasta en un 7% de lo programado para el punto de canje de un día corriente, avisando al
comitente vendedor con veinticuatro (24) horas de anticipación.
c. El comitente comprador realizará la programación mensual de acuerdo a las cantidades estimadas por
operación y a los puntos de canje aprobados, esta programación será enviada para ser aceptada u observada
solicitando ajustes o cambios por el comitente vendedor dos (02) semanas antes del inicio del primer día de
canje de cada mes. de no recibir dentro del plazo establecido observaciones, se entenderá como aceptada y
el comitente comprador iniciará la convocatoria a las personas y familias participantes. El comitente
comprador realizará mesa de trabajo mensual con el comitente vendedor para la revisión y ajuste de la
programación.
NOTA: No obstante lo anterior, de no ser necesario no se realizarán programaciones y las entregas se harán durante
los 30 días calendario del mes de lunes a domingo en el horario habitual del almacén.
CARGUE DE BONOS PARA REALIZAR LA REDENCIÓN/BONOS AUTORIZADO PARA EL CANJE: Dentro de los cinco (5)
primeros días hábiles de cada mes, el comitente comprador realizará el cargue de los bonos autorizados para el mes
en la herramienta tecnológica que esté usando de acuerdo a lo establecido en la ficha técnica de infraestructura
tecnológica y de acuerdo con lo señalado en la presente ficha de negociación. El comitente vendedor podrá iniciar
canje una vez haya revisado que los bonos fueron cargados y que en sus puntos pueda hacer la impresión de los
bonos virtuales al momento del canje.
El comitente vendedor debe ofrecer un excelente servicio a los participantes de manera igualitaria a los clientes
habituales de los almacenes, por lo tanto, no debe establecer horarios especiales para el canje de los bonos (a menos
que sea una solicitud del comitente comprador); en este sentido el horario del almacén debe estar disponible para el
canje de bonos de las personas y familias participantes.
4. SITUACIONES ESPECIALES PARA EL CANJE DE BONOS
a. EMERGENCIA Debe entenderse de las dos maneras que se presenta a continuación:
o Familias en emergencia social: Estos bonos por su naturaleza atienden familias en alto grado de
vulnerabilidad, el comitente comprador podrá enviar a las personas y familias participantes a cualquiera de
los puntos ofrecidos en la negociación durante todo el horario de atención del almacén, en consecuencia el
comitente vendedor debe estar en la capacidad de atenderlos y orientarles con calidad y pertinencia.
o Eventos de emergencia natural y social: en el caso de presentarse una emergencia en cualquiera de sus
tipologías, el comitente comprador podrá solicitar comitente vendedor el suministro de bonos equivalentes
en mercados en los lugares que se le indique dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la solicitud,
en las cantidades que se requieran, sin sobrepasar el valor de la operación y sin necesidad de realizar el
procedimiento habitual para el canje efectivo de los bonos.
El comitente comprador aclara que guardando coherencia con la esencia y carácter de este servicio social se
requiere que el tiempo de respuesta del comitente vendedor sea de veinticuatro (24) horas, toda vez que una
situación de emergencia debe ser atendida de manera inmediata, dado que la población atraviesa por una
calamidad que requiere la atención prioritaria.
b. CONTIGENCIAS: Por necesidad del servicio y en aras del cubrimiento de la población participante de los
diferentes servicios a su cargo, el comitente comprador podrá solicitarle al comitente vendedor el suministro
de bonos equivalentes en mercados, en los lugares que se le indique dentro de las veinticuatro (24) horas
siguientes a la solicitud, en las cantidades que se requieran, sin sobrepasar el valor de la negociación y sin
necesidad de realizar el procedimiento habitual para el canje efectivo de los bonos.
En los dos casos que el comitente vendedor deba atender una situación de emergencia y/o contingencia entregando
mercados de acuerdo a la minuta preestablecida entre el comitente comprador y el comitente vendedor sin que
sobrepase el valor del bono, se manejará planilla de entrega para la firma de las personas participantes en el
territorio.
5. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA DEL COMITENTE VENDEDOR
El comitente vendedor podrá utilizar para el desarrollo de las operaciones dos escenarios:
a. Utilización de herramienta tecnológica similar compatible con el sistema misional del comitente comprador
según lo desarrollado en el presente documento.
b. Utilización de la herramienta tecnológica del comitente comprador descrita en el presente documento y en la
ficha técnica de infraestructura tecnológica.
La infraestructura tecnológica descrita en el anexo no. 3 FICHA TECNICA INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA para
canje de bonos por alimentos, en cada uno de los puntos de canjes propuestos, permite el canje de bonos a
través de la presentación personal del participante, junto con su documento de identidad.
La infraestructura debe estar compuesta por:
 POS: El software de estos equipos deberá ser compatible con el aplicativo de canje de bonos suministrado por
el comitente comprador, el comitente vendedor realizará los ajustes necesarios en el manejo de inventarios,
marcar los productos que no se puedan canjear y generar los reportes al aplicativo de bonos.
 Computador e impresora para la consulta del aplicativo de canje de bonos
 Conexión a internet.
El comitente comprador verificará que la infraestructura tecnológica suministrada por el comitente vendedor se
ajuste a lo requerido en la ficha técnica No. 1 CARACTERÍSTICAS INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA PARA CANJE DE
BONOS POR ALIMENTOS, previa al inicio de operación de cada grupo.
Cabe anotar que los bonos tienen vigencia de 30 días a excepción del bono 735 A y 735 C en caso que el participante
no haya realizado el canje en este tiempo, el bono se caducará y por ende no aparecerá disponible para la redención y
no será cancelado al comitente vendedor por cuanto no fue redimido, este control permitirá contar con información
precisa y real al momento de atender a los y las participantes.
Una vez terminada la ejecución de las operaciones el comitente vendedor deberá entregar al comitente comprador la
información de la operación de bonos realizada en herramienta diferente a la del comitente comprador, en un tiempo
no mayor a 30 días calendario en archivo no modificable, para lo cual se podrá realizar mesa de trabajo entre las
áreas técnicas correspondientes del comitente comprador y el comitente vendedor.
Es importante tener en cuenta el comitente vendedor debe garantizar el desarrollo de la operación usando una de las
dos opciones mencionadas en el presente numeral, que permitan el canje de los bonos que debe contar con mínimo
lo siguiente:
a. Será alimentado por un archivo de texto que le proporcionará el comitente comprador, previo al canje de los
bonos. El sistema deberá efectuar las siguientes validaciones:
 Que la cantidad de registros cargados corresponda a la cantidad recibida.
 Que solo con la digitación del documento de identidad o nombre del participante, el sistema confirme:
Nombre del Participante, documento de identidad y Valor Total de los bonos Vigentes con que cuenta el
Participante.
 Fecha de vigencia del Bono: En caso que el bono haya expirado, el sistema no debe permitir el canje del
bono.
 Saldo total de los bonos.
 Que el bono no sea consumido parcialmente.
b. El comitente vendedor debe suministrar una página Web al comitente comprador en la cual se puedan registrar
las novedades o un Web site que se pueda integrar con el Sistema de Información del comitente comprador,
para que se puedan realizar novedades.
c. El comitente vendedor deberá poseer una plataforma para la recepción y envío de archivos, para la
administración de los bonos.
d. El comitente vendedor debe contar con un sistema centralizado para la administración de los bonos para
ejecución en tiempo real.
e. El sistema deberá operar en todos los puntos de canje del comitente vendedor, permitiendo el acceso en línea a
la consulta y redención de los bonos.
f. El Bono será canjeado únicamente por los participantes que aparezcan registrados en el sistema; lo que
permitirá, que solo las personas autorizadas por el comitente comprador puedan redimir el bono.
g. En ningún caso se cambia por dinero en efectivo u otro medio de pago, restricción que es controlada de manera
automática.
h. Los alimentos a canjear deben ser controlados por el sistema, y desde las cajas registradoras, garantizando así la
adquisición de los productos establecidos en la lista de alimentos canjeables.
i. El sistema deberá controlar internamente que el participante redima el Bono en la medida que éstos van siendo
asignados; es decir, cuando el participante cuente con varios bonos vigentes, el sistema redimirá en orden
cronológico los bonos que han sido asignados al participante. Cabe anotar que los bonos que se encuentran
vencidos, no aparecerán disponibles para la redención, lo que permitirá contar con información precisa y real al
momento de atender a los participantes.
j. Por ningún motivo el sistema deberá permitir la redención de un bono que no haya sido canjeado por el
beneficiario.
k. Para los casos en los cuales se presente inconsistencias en la información el sistema deberá permitir la
suspensión o anulación masiva de bonos.
a. El sistema deberá generar reportes detallados y consolidados del avance de las entregas de bonos.
l. El sistema deberá generar un reporte de alimentos canjeados el cual deberá contener como mínimo la siguiente
información: a. Serial. b. No. Documento. c. Modalidad. d. Submodalidad. e. Tipo de bono. f. Valor del bono. g.
Localidad. h. Alimento. i. Presentación (peso o volumen). j. Unidad de medida. k. Marca. l. Cantidad de
productos adquiridos. m. Valor del producto. n. Descuento (si aplica). o. Grupo de alimentos al que pertenece.
6. REUNIÓN DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL CANJE
Al finalizar el canje mensual de los bonos, se realizará una reunión de evaluación que será de obligatoria asistencia;
para ello el comisionista comprador convocará al comitente comprador, comitente vendedor, comisionista vendedor
y a la Interventoría o Supervisión. Allí se revisarán los aspectos que ameritaron acciones de mejora y las dificultades
que se hayan presentado generando un acta en los que se pactaran los compromisos respectivos para el
mejoramiento en la prestación del servicio.
7. PLAN DE CONTINGENCIA
El comitente vendedor debe entregar dentro de los quince (15) días calendario siguientes al cierre de la negociación,
un plan de contingencia para aprobación del comitente comprador para todos aquellos eventos que impliquen el
cierre de un almacén en un día programado para el canje de bonos, garantizando el canje de los mismos en el día
próximo o el más cercano, así mismo este plan debe contemplar las contingencias en los canjes o inconformidades en
la calidad de los productos o en el tiempo de canje. El comitente vendedor se obliga a realizar los ajustes que el
comitente comprador le solicite en todo caso. En el evento que se presente una contingencia de cualquier tipo que
afecte el canje de bonos, el comitente vendedor se obliga a implementar el plan de contingencia de manera
inmediata con el fin de garantizar el canje.