SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE PEDIDOS SERVICIO DE APRENDIZAJE - CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS - REGIONAL BOGOTA D.C COORDINACIÓN DE TECNOLÓGIA E INFORMATICA ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Equipo de Desarrollo: Brayan Stiven Lozano Torres Carlos Andrés Galvis Navas Iván Rene Herrera Lugo Presentado a: Alex Zambrano Javier Albadan Romero Jaime Estepa Garcés Luisa Mahecha Sergio Galvis Yeissi Medina Verónica Suarez Documento Plan de Proyecto Bogotá DC, Colombia 2015 Versión 3.1. Marzo de 2015 Página 1 de 13 Contenido 1. FICHAS TÉCNICAS DEL PROYECTO ....................................................................... 3 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ....................................................................... 4 3. OBJETIVOS ................................................................................................................... 4 3.1 Objetivo General – Propósito .................................................................................. 4 4. JUSTIFICACIÓN ........................................................................................................... 4 5. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD .................................................................................... 5 5.1 Factibilidad Técnica ................................................................................................. 5 5.2 Factibilidad Económica y Financiera (Fase 2)......................................................... 5 5.3 Factibilidad Legal y Ética ........................................................................................ 5 6. ANTECEDENTES .......................................................................................................... 5 7. MARCO DE REFERENCIA .......................................................................................... 7 8. DIAGRAMA DE PROCESOS ....................................................................................... 8 9. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES .......................................................................... 9 10. PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Fase 2) ........................................................... 11 11. RESULTADOS, ALCANCES E IMPACTOS ESPERADOS ................................. 12 12. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................ 12 13. RESUMEN HOJAS DE VIDA ................................................................................. 12 14. BIBLIOGRAFIA ....................................................................................................... 13 Página 2 de 13 1. FICHAS TÉCNICAS DEL PROYECTO Título del proyecto Entidad beneficiaria Entidad ejecutora Otras instituciones participantes Duración del proyecto (Meses) Costo Total del proyecto Información del Proyecto Sistema de información para la gestión de pedidos JEANS SPORT SENA – ADSI NO APLICA 18 MESES APLICA PARA FASE II Lugar de ejecución del proyecto Ciudad Bogotá D.C Departamento Bogotá D.C Palabras Clave / Keywords Gestión de pedidos; Preventa, Pedidos, Stock, Cliente, Proveedor, Abstract in English (Máx 10 Líneas) Jeans sport is a company dedicated to the sale, purchase and resale of jeans, where difficulties arise in taking orders for various causes like, misinformation, no knowledge by the administrator of the product being sued and failures stock management and therefore the issue of cancellation of orders by customers is generated. For this purpose an information system that allows managing orders that are made in casual jeans to avoid cancellation of these will be created. What the system will provide, will consist of certain modules. By the user the system will provide a web interface where they can register, see the products offered sport jeans; and a catalog of pre whereby they can generate orders. By the administrator module allowing to manage orders placed, stock and sales to the administrator to take decisions that allow you to avoid the cancellation of orders by dissatisfied customers or administration errors were generated. Abstract en Español (Máx 10 Líneas) Jeans sport es una empresa dedicada a la venta, compra y reventa de jeans, en donde se presentan dificultades en la toma de pedidos por varias causas como, información errónea, no tener conocimiento por parte del administrador del producto que es demandado y fallas en la gestión del stock y por lo tanto se genera la problemática de la cancelación de pedidos por parte de los clientes. Para ello se creará un sistema de información que permita gestionar los pedidos que se le realizan en jeans sport con el fin de evitar la cancelación de estos. Lo que el sistema proveerá, estará constituido por ciertos módulos. Por parte del usuario el sistema proveerá una interfaz web, en donde podrán registrarse, ver los productos que ofrece jeans sport; además de un catálogo de preventa por el cual se podrán generar pedidos. Por parte del administrador se generara un módulo que permitía gestionar los pedidos realizados, el stock y las ventas con el fin de que el administrador tome decisiones que le permitan evitar la cancelación de pedidos por parte de clientes insatisfechos o por errores de administración. Objetivo General Desarrollar un sistema de información de gestión de pedidos que permita aumentar el porcentaje de estos en la empresa jeans sport. Página 3 de 13 Objetivos Específicos ● Desarrollar un módulo que permita generar reportes de preventas, pedidos, stock y clientes. ● Diseñar un módulo de gestión de pedidos y preventas. ● Generar un módulo que permita alertar al administrador de cuando un producto se está agotando en el stock. Justificación El sistema de información que se desarrollara para jeans sport, permitirá aumentar el porcentaje de pedidos, en la medida que permitirá facilitar el manejo y procesamiento de estos al administrador, para que de esta manera no se generen demoras, información errónea, cancelación de pedidos y que por el contrario permita que el cliente obtenga su pedido y quede satisfecho. El sistema de información proveerá de otras ayudas tales un módulo de gestión de stock que permita informar al administrador cuando un producto se esté agotando. También un módulo que genere reportes de pedidos que permita llevar un seguimiento de cuanto ha sido el aumento del porcentaje de pedidos exitosos. 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA En la empresa jeans sport cuyos roles son los de vender, realizar pedidos de jeans, se generan dificultades a la hora de realizar pedidos, ya que la administradora la cual atiende estos pedidos posee información errónea o no tiene conocimiento del producto que se agota en el stock. Por lo que en varias ocasiones al realizar el pedido, en el stock no se encuentra el producto demandado. Por tal motivo se genera una alta tasa de cancelación de pedidos. 3. OBJETIVOS 3.1 Objetivo General – Propósito Desarrollar un sistema de información de gestión de pedidos que permita aumentar el porcentaje de estos en la empresa jeans sport. 3.2 Objetivos Específicos  Desarrollar un módulo que permita generar reportes de preventas, pedidos, stock y clientes.  Diseñar un módulo de gestión de pedidos y preventas.  Generar un módulo que permita alertar al administrador de cuando un producto se está agotando en el stock. 4. JUSTIFICACIÓN El sistema de información que se desarrollara para jeans sport, permitirá aumentar el porcentaje de pedidos, en la medida que permitirá facilitar el manejo y procesamiento de estos al administrador, para que de esta manera no se generen demoras, información Página 4 de 13 errónea, cancelación de pedidos y que por el contrario permita que el cliente obtenga su pedido y quede satisfecho. El sistema de información proveerá de otras ayudas tales un módulo de gestión de stock que permita informar al administrador cuando un producto se esté agotando. También un módulo que genere reportes de pedidos que permita llevar un seguimiento de cuanto ha sido el aumento del porcentaje de pedidos exitosos. 5. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD 5.1 Factibilidad Técnica El proyecto está constituido por una arquitectura cliente-servidor, sin contar con algún otro hardware para el alcance de las funcionalidades propuestas. 5.2 Factibilidad Económica y Financiera (Fase 2) Este tema será abordado en la fase 2 5.3 Factibilidad Legal y Ética El sistema de información que se va a desarrollar será un proyecto original y será realizado en una empresa siguiendo las leyes que componen un sistema virtual, que por obvias razones no se van a infringir desde nuestra ética laboral y tampoco a las políticas de la empresa. 6. ANTECEDENTES 6.1 Antecedentes en la empresa La empresa Jeans sport funciona con los roles de cliente, administrador y proveedor; en donde el clientes se acerca a la empresa a adquirir un producto, el administrador oferta y gestiona el producto además de efectuar el pago. También contacta con el proveedor, el cual es el encargado de abastecer el stock de la empresa. 6.2 Antecedentes de sistemas similares DAFITI: Es una empresa de moda y estilo de venta directa por catálogo vía web que permite registrar usuarios y estos realizan los pedidos de los productos que se ofertan. Es importante tener esta empresa de referencia porque su metodología de venta por catálogo es similar a como se piensa realizar el catálogo del sistema de información para jeans sport. Página 5 de 13 Fuente: http://www.dafiti.com.co/ En la anterior imagen de muestra la interfaz de la página principal de Dafiti en donde se ven los enlaces para el catálogo, iniciar sesión, crear cuenta, ver productos. Fuente: http://www.dafiti.com.co/ En la anterior imagen se puede apreciar el catálogo que se utiliza para que los usuarios generen pedidos. Esta imagen de gran importancia ya que el diseño es similar al del catálogo que se diseñara en el sistema de información para Jeans sport Página 6 de 13 7. MARCO DE REFERENCIA La lógica que usa la empresa Jeans sport es la comprar sus productos a un proveedor y revenderlos a clientes fijos (vendedores de otras empresas de ropa) al por mayor y a clientes normales por medio de venta por catálogos. En esta imagen se puede apreciar los roles que maneja la empresa con las funciones de cada uno: Página 7 de 13 ENTRADAS Proveedor, producto, jeans, clientes. PROCESOS Preventas por catálogo, abastecimiento del stock, pedidos presenciales, pedidos en línea. SALIDAS Pagos de pedidos, generar facturas de pago. En esta grafica se muestra el promedio de ventas realizado en el año 2012 – 2013 diciembre noviembre septiembre agosto julio junio mayo abril marzo febrero enero diciembre noviembre octubre septiembre agosto julio junio mayo abril marzo febrero octubre Series1; 300 350 300 250 200 150 100 50 0 enero VENTAS Título del gráfico . 8. DIAGRAMA DE PROCESOS En las siguientes graficas se dará a conocer el diagrama de procesos que generara el sistema de información:  En la primer grafica se muestra el modulo del cliente donde el funcionamiento será registrase, ver catálogo, realizar pedido y confirmar aprobación del pedido. Página 8 de 13  En la segunda grafica se muestra el modulo del administrador en donde sus funciones serán habilitar o deshabilitar al usuario, habilitar o deshabilitar el catálogo de productos, realizar preventa, generar ofertas, enviar confirmación del producto al cliente y generar pago 9. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES En la siguiente plantilla se dará a conocer las fechas de entrega de los avances del proyecto: Actividad Fechas Página 9 de 13 1 2 3 4 5 6 Identificación de las necesidades del cliente. Análisis y modelado del sistema. Diseño del sistema. Desarrollo del sistema. Desarrollo y pruebas del sistema. Implantación del sistema de información. 19/enero/2015 – 4/abril/2015 6/abril/2015 – 20/junio/2015 6/julio/2015 – 26/septiembre/2015 28/septiembre/2015 – 16/diciembre/2015 25/enero/2016 – 1/abril/2016 4/abril/2016 – 17/junio/2016 Página 10 de 13 10. PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Fase 2) Este tema será trabajado a partir de la fase 2. Presupuesto y Fuentes de Financiación (miles de pesos) Todos los cuadros de presupuesto del proyecto deben estar diligenciados y totalizados EJECUTORES ENTIDAD BENEFICIARIA RUBROS Efectivo Especie PERSONAL COMPRA ARRIENDO EQUIPOS USO MATERIALES E INSUMOS SERVICIOS TÉCNICOS* CAPACITACIÓN VIAJES SOFTWARE SUSCRIPCIONES BIBLIOGRAFÍ A LIBROS OTROS (DISCRIMINAR) TOTAL 1,3 Tabla 6: Tabla de Presupuesto del Proyecto Página 11 de 13 Efectivo Especie 11. RESULTADOS, ALCANCES E IMPACTOS ESPERADOS Alcance No. Resultado 1. Registro de usuarios y productos. Módulo de pedidos. 2. 3. Módulo de preventas. Impacto Se generara un módulo de registros Se diseñara un módulo de pedidos para los usuarios registrados. Permitirá comunicar al usuario con la empresa vía web Permitirá a los usuarios registrados realizar pedidos de los productos que se ofertan. Se desarrollara un Permitirá visualizar módulo de el producto que catálogo y preventa oferta la empresa para los usuarios. Jeans sport y generar un apartado del producto para luego realizar un pedido. Tabla 7: Matriz de Resultados Vs. Alcances e Impactos esperados 12. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 13. RESUMEN HOJAS DE VIDA RESUMEN HOJA DE VIDA Nombres y Apellidos: Identificación No. Fecha de Nacimiento Email: Descripción del Cargo Actual: Iván Rene Herrera Lugo 1026291768 17/05/1995 [email protected] Aprendiz Página 12 de 13 Estudios Realizados: Perfil Profesional: Bachiller Capacitado para realizar cargo de analista y desarrollador de sistemas. RESUMEN HOJA DE VIDA Nombres y Apellidos: Identificación No. Fecha de Nacimiento Email: Descripción del Cargo Actual: Estudios Realizados: Perfil Profesional: Brayan Stiven Lozano Torres 97052208363 22/05/1997 [email protected] Aprendiz Bachiller Capacitado para realizar cargo de analista y desarrollador de sistemas. RESUMEN HOJA DE VIDA Nombres y Apellidos: Identificación No. Fecha de Nacimiento Email: Descripción del Cargo Actual: Estudios Realizados: Perfil Profesional: 14. Carlos Andrés Galvis Navas 1.022.324.412 21-05-1986 [email protected] Mesero de club suboficiales de las fuerzas militares Bachiller, técnico en sistemas. Técnico de sistemas BIBLIOGRAFIA Página 13 de 13