PROCEDIMIENTO PEDIDOS DE EMERGENCIA LOCAL SERVICIOS LOGÍSTICOS LOGÍSTICA Código Página 1 Versión Fecha RP-‐PR-‐29 de 5 1 6.5.15 1. OBJETIVO: Suplir los pedidos que se hagan entre sucursales por inexistencia en inventario de la sede que lo requiera. 2. INVOLUCRADOS: 2.1 Coordinador Bodega 2.2 Jefe Bodega 2.3 Asistente Inventarios 2.4 Auxiliar Bodega 3 ALCANCE: Desde la determinación de la emergencia hasta la transferencia del pedido. 4 PARAMETROS GENERALES: 4.1 Definiciones: 4.1.1 Pedido de emergencia: Solicitud de transferencia de repuestos de una sede a otra y que no puede esperar a la reposición automática de stock generada desde el centro de distribución principal. 4.1.2 Centro de distribución principal: Mayorista desde el cual se despachan los repuestos hacia las sucursales (red); Chía para Pesados, Dorado para Livianos. 4.1.3 Bodega Inicial: Aquella que remite el requerimiento o pedido. Si este documento se encuentra impreso se considera como documento no controlado PROCEDIMIENTO PEDIDOS DE EMERGENCIA LOCAL SERVICIOS LOGÍSTICOS LOGÍSTICA Código Página 2 Versión Fecha RP-‐PR-‐29 de 5 1 6.5.15 4.1.4 Bodega Final: El destinatario del requerimiento o pedido. 4.2 Condiciones generales: 4.2.1 Todos los pedidos a Bodegas Externas deberán ser autorizados por el Coordinador Análisis de Inventario (para Pesados) o por el consultor encargado de la bodega externa (para Livianos). 4.2.2 Sólo se atenderán solicitudes como pedidos de emergencia soportadas con la orden de compra del cliente, la cotización clasificada firmada o el número de orden de trabajo. Para Pesados, si se requiere reponer stock, el jefe de la bodega origen deberá hacer la solicitud por sistema el mismo día en que se genera el pedido automático de stock para su bodega (ver procedimiento Pedido de Stock RP-‐PR-‐01). 4.2.3 Para despacho de vidrios se contará con un margen de alistamiento de 1 día hábil debido a la naturaleza del empaque. 4.2.4 El horario máximo de recepción de pedidos de emergencia y repuestos facturados a clientes para trámite el mismo día será: i. Chía: Despacho urbano: Todos los días hábiles hasta las 11 a.m. para despachar en la tarde y hasta las 4 p.m. para despachar en la mañana del día siguiente. Despacho nacional: Para repuestos facturados a clientes: Todos los días hábiles hasta las 3:30 p.m. Para sucursales: De Lunes a Viernes hasta las 3:00 p.m. De 3:00 a 4 p.m. se recibirá un solo pedido por sucursal de máximo 5 referencias (sin importar sus cantidades). Los sábados se recibirán pedidos hasta las 11 am para despacho el mismo día. Si este documento se encuentra impreso se considera como documento no controlado PROCEDIMIENTO PEDIDOS DE EMERGENCIA LOCAL SERVICIOS LOGÍSTICOS LOGÍSTICA Código Página 3 Versión Fecha RP-‐PR-‐29 de 5 1 6.5.15 ii. Dorado: Despacho urbano: Todos los días hábiles hasta las 11 a.m. para despachar en la tarde y hasta las 4 p.m. para despachar en la mañana del día siguiente. Despacho nacional: Para repuestos facturados a clientes: Todos los días hábiles hasta las 3:30 p.m. Para sucursales: De Lunes a Viernes hasta las 3:00 p.m. De 3:00 a 4 p.m. se recibirán máximo dos pedidos por sucursal de máximo 10 referencias cada uno (sin importar sus cantidades). Los sábados se recibirán pedidos hasta las 10 am para realizar el despacho el mismo día. iii. Sucursales: Todos los días hábiles hasta las 3:30 p.m. para envío ese mismo día; de lo contrario se tramitará el siguiente día hábil. 4.3 4.4 4.5 La sede solicitante puede hacer tantos pedidos como se le presenten siempre y cuando se guíe por los horarios mencionados anteriormente. En el caso en que varias sucursales coincidan en un repuesto pedido de emergencia, se dará prioridad a aquella que tenga un vehículo o equipo en taller. Para Hino, los pedidos entre sucursales (red) se regirán bajo este procedimiento; los pedidos a mayorista ʹ DHC (Distribuidora Hino Colombia) se rigen bajo el instructivo pedidos DHC SL-‐IN-‐20. Si este documento se encuentra impreso se considera como documento no controlado PROCEDIMIENTO PEDIDOS DE EMERGENCIA LOCAL 5 DESCRIPCION: No. Actividad Pedido de Emergencia 1 2 Lista de empaque Recolección de repuestos 3 4 Modificación y transferencia 5 Envío del pedido SERVICIOS LOGÍSTICOS LOGÍSTICA Descripción Cuando se comprueba la no disponibilidad del repuesto en el stock de la bodega inicial previo requerimiento del cliente, se genera el pedido en el sistema y se envía por email el número del pedido y la Orden de Compra, OT o cotización clasificada firmada por el cliente. Se imprime la lista de empaque una vez verificados y validados los soportes del pedido. Se hace la recolección y ubicación de los repuestos en el área de despachos teniendo en cuenta la disponibilidad de los repuestos y la zona destinada a cada bodega. Se hacen las modificaciones de cantidades en el pedido de acuerdo a la lista de empaque y se procede a Transferir por el Sistema. Se envía el pedido junto con una copia de la transferencia (Ver procedimientos Transferencias RP-‐PR-‐03 y Salida Bodega RP-‐PR-‐06) Registro Código Página 4 Versión Fecha RP-‐PR-‐29 de 5 1 6.5.15 Responsable L (Livanos) P (Pesados) Pedido generado en el sistema Coordinador de Bodega Inicial o Consultor Comercial Repuestos Para Chía o Dorado: Asistente de Inventarios Lista de empaque Coordinador de Bodega Final Para Chía o Dorado: Asistente de Inventarios Lista de empaque diligenciada Coordinador de Bodega Final Auxiliar de Bodega Final Lista de empaque diligenciada Transferencia Coordinador de Bodega Final Para Chía o Dorado: Asistente de Inventarios Transferencia Jefe o Coordinador de Bodega Final Si este documento se encuentra impreso se considera como documento no controlado PROCEDIMIENTO PEDIDOS DE EMERGENCIA LOCAL 6. Indicadores: Indicador Eficiencia en despacho SERVICIOS LOGÍSTICOS LOGÍSTICA Fórmula Despachados + no despachados vs No encontrados Código Página 5 Versión Fecha RP-‐PR-‐29 de 5 1 6.5.15 Frecuencia Mensual Elaboró: ____________________________ Gerente Logística (Alejandro Yepes) Revisó: ______________________________ Gerente Repuestos Livianos, Vicepresidente Servicios Logísticos (Alfredo Arismendi, Jorge Torres) Aprobó: ____________________________ Presidente (Pedro Mejía) Cambios realizados Primera versión del sistema de gestión de calidad. Si este documento se encuentra impreso se considera como documento no controlado