RESPONSABLE DE PROGRAMMES ALIMA - DAKAR - SENEGAL L’ASSOCIATION ALIMA Lors de la création d’ALIMA, en juin 2009, l’objectif était de produire des secours médicaux lors de situations d’urgences ou de catastrophes médicales, par un mode opératoire basé principalement sur le partenariat avec des acteurs médicaux nationaux ou d’autres ONGs dont le savoir-faire s’avérerait complémentaire et donc utile pour améliorer l’efficacité de nos interventions. L’idée était qu’en mutualisant et capitalisant leurs compétences, ALIMA et ses partenaires permettraient l'accès à des soins de qualité au plus grand nombre. ALIMA avait également comme objectif de participer à améliorer la pratique de la médecine humanitaire. Pour ce faire des projets nouveaux associés à de la recherche médicale sont développés. Après 5 ans, nous avons un portefeuille assez équilibré, comme nous le souhaitions, avec sur les 16 projets prévus de 2014, 7 projets d’urgence qui délivrent des soins généraux aux populations vivant dans des zones de conflit ou fortement affectées par des épidémies, 7 projets médicaux qui adressent principalement la malnutrition et le paludisme et 2 projets de recherche avec des institutions scientifiques reconnues- l’Université de Nutrition de Copenhague et l’Institut de Médecine Tropicale d’Anvers. Sur les 16 projets de 2014, la majorité, 11, sont menés en partenariat avec les ONGs nationales de la Plate-Forme. A l’avenir, il faudra maintenir cet équilibre entre projets d’urgence, projets médicaux à plus long-termes, projets de recherche, dont une majorité seront menés en partenariat. Depuis le mois d’octobre nous menons également un projet de lutte contre la Maladie à Virus Ebola (MVE) en Guinée, épicentre de la maladie. Ce projet vient en appui des autorités sanitaires guinéennes pour les assister dans la mise en œuvre de leur plan sanitaire de lutte contre la maladie. En 5 ans, nous avons soigné de nombreux patients, 285 000 enfants atteints de malnutrition aiguë sévère, près de 800 000 cas de paludisme, 20 000 cas de choléra et nous avons hospitalisé 116 000 personnes – principalement des enfants - pour un budget total de 50 millions d’euros. A l’exception de la chirurgie en Haïti, ces dernières années, l’essentiel de nos activités médicales a été la prise en charge de la malnutrition, du paludisme et du choléra. Petit à petit, nous élargissons notre offre de soins et commençons des activités obstétricales (Diré, RCA, Niger) mais c’est encore insuffisant au regard de notre volonté de diversification pour répondre aux besoins les plus aigus dans des situations de crises chroniques ou aiguës. Les taux de guérison des programmes nutritionnels sont bons, ils varient entre 83 et 96% et les taux de mortalité intra-hospitalière entre 2 et 9%, ce qui est trop élevé au regard de notre ambition mais reste correct compte tenu des contraintes auxquelles nous faisons face (croissance très rapide du volume, limitation des financements sur la partie hospitalière, manque de personnel soignant qualifié dans nos pays d’intervention). Certains projets, certaines hospitalisations, dans la durée ou par moment répondent aux exigences médicales et les efforts de tous pour faire au mieux sont visibles. ALIMA - The Alliance for International Medical Action 39 rue de Romainville 93 100 Montreuil - Tel: 01 76 74 75 17 - Fax: 01 70 74 42 18 Rue Leo Frobenius, Fann, Dakar [email protected] www.alima-ngo.com Cependant, si l’on s’accorde pour dire que la qualité médicale est la capacité à optimiser nos résultats par rapport aux moyens dont nous disposons, et notamment nos ressources financières, notre ambition ne semble pas encore atteinte. Durant ces années, différents types de partenariat ont été développés. Les partenariats privilégiés sont ceux qui se sont montés avec les cinq ONGs médicales du Sahel. Ces partenariats sont originaux car nous partageons les responsabilités de conception, mise en œuvre et évaluation de projet. Ces partenariats bilatéraux entre ALIMA et l’ONG ont évolué vers la constitution d’une plate-forme, d’un groupe, qui veut se renforcer, en tant que groupe, partager la même définition de mission sociale, les mêmes types de projets, mutualiser le support, les ressources humaines et grandir individuellement pour faire grandir le groupe et surtout pour améliorer les projets. Beaucoup de travail reste à faire pour que tout cela soit abouti, mais, cette idée, à la base de la création d’ALIMA devient une réalité. D’autres partenariats avec des Universités, des ONGs internationales, nous ont permis de mettre en place des recherches intéressantes ou des activités que nous ne pouvions pas encore mettre en place seuls. Il nous faut aujourd’hui nous retourner aussi vers des partenariats avec les chercheurs, université de nos pays d’intervention. Nous avons monté à Dakar ce que nous pourrions appeler la plate-forme ALIMA Afrique de l’Ouest dont font partie cinq ONGs nationales. Nos projets sont intéressants et, en 2014, nous avons un portefeuille équilibré comme nous l’avions souhaité, entre des projets d’urgence qui permettent de former le personnel d’ALIMA et des ONGs partenaires, des projets médicaux qui adressent la principale problématique de la région – la mortalité infantojuvénile, et des projets de recherche avec des partenaires sérieux. Vu l’évolution défavorable du contexte de la région, il faudra être vigilant à ce que les projets soient bien ancrés dans l’environnement. Le projet 2014 avait comme objectif de consolider notre savoir-faire et de préciser le modèle ALIMA dans nos pays d’intervention (Niger, Mali, Tchad, Burkina Faso, RCA, RDC, Cameroun). A cela s’est ajouté la Guinée Conakry avec l’urgence Ebola. Les perspectives de financement sont bonnes, les bailleurs nous font confiance et nous commençons à accrocher des financements sur plusieurs années, signe de notre capacité à décliner -certaines de- nos stratégies pays sur plusieurs années, exercice que nous devrons poursuivre, afin de nous préparer à cette année 2015. En 2015, ALIMA est présent dans 8 pays : au Sénégal où se situe son bureau opérationnel, au Burkina Faso, au Mali, au Niger, au Tchad, en RCA et en RDC autour de projets médicaux, et enfin en Guinée Conakry. Les ressources de ALIMA étaient de 19 millions d’euros en 2014, et le budget prévisionnel 2015 est de 23 millions d’euros. Les équipes terrain et siège représentent environ 100 postes ALIMA et plus de 1 000 postes sur les projets communs (ALIMA et partenaires). ALIMA - The Alliance for International Medical Action 39 rue de Romainville 93 100 Montreuil - Tel: 01 76 74 75 17 - Fax: 01 70 74 42 18 Rue Leo Frobenius, Fann, Dakar [email protected] www.alima-ngo.com Siège social et bureau administratif à Montreuil. Bureau opérationnel à Dakar avec une direction générale, 1 département des programmes, et 4 départements de support aux programmes (Support et développement technique – Administratif et financier - Ressources humaines Développement et communication). Bureau opérationnel Projet Ebola à Montreuil. Le Conseil d’Administration est composé de 15 administrateurs issus des opérations humanitaires pour la plupart et pour plus de la moitié des ONGs nationales partenaires. MISSION : LIEU DE MISSION : Poste basé à Dakar avec 25 à 30% du temps sur le terrain. LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES : Le/la Responsable de Programmes œuvre sous la responsabilité directe du Directeur des Programmes. Il/Elle anime une équipe composée de deux responsables médicaux, d’un responsable gestion terrain, d’un référent RH et d’un responsable logistique. Il travaille étroitement avec la responsable bailleurs de fonds et la responsable approvisionnement. Il travaille de façon transversale avec les directeurs logistique, financier et des ressources humaines. Il encadre et forme les Représentants Pays ALIMA. Il travaille étroitement avec le Responsable de l’ONG nationale du pays d’intervention. LES GRANDS AXES DU PLAN MEDICO-OPERATIONNEL De nombreuses bases ont été posées durant ces cinq années et nous ne sommes pas très éloignés de nos ambitions initiales ou tout au moins identifions les axes de travail pour y parvenir. Ceux-ci sont principalement : - Améliorer la qualité médicale, Renforcer la réponse aux urgences, Mettre en place la politique des ressources humaines adaptée à nos opérations, Préciser le modèle de partenariat avec les ONGs de la plate-forme et développer de nouveaux partenariats stratégiques, en collaboration avec le directeur général et l’associatif, Organiser le support vers le terrain avec comme objectifs l’amélioration des projets et l’acquisition de compétences au sein des ONGs nationales, Créer des opportunités de partenariat avec les chercheurs universitaires de nos pays d’intervention. ALIMA - The Alliance for International Medical Action 39 rue de Romainville 93 100 Montreuil - Tel: 01 76 74 75 17 - Fax: 01 70 74 42 18 Rue Leo Frobenius, Fann, Dakar [email protected] www.alima-ngo.com ACTIVITES Le/La Responsable de Programmes a quatre fonctions principales : 1. 2. 3. 4. Il est responsable de la définition des objectifs des projets, y compris des objectifs de recherche. Il assure un support aux terrains pour la mise en œuvre du projet. Il développe le partenariat avec les organisations nationales. Il participe activement à la réflexion sur le rôle d’ALIMA et les orientations opérationnelles et stratégiques de l’association. Description des responsabilités et activités: Préambule : Le Responsable de Programmes doit veiller à articuler son travail et ses responsabilités à 2 niveaux : avec le terrain (siège-terrain) et avec l’ONG partenaire (ONG partenaire-ALIMA). 1. Articulation desk-terrain : Définition des projets (objectifs et moyens) = rôle majeur des responsables opérationnels du siège. - Proposition des orientations du projet: le terrain (Alima et ONG partenaire), l’équipe du desk et les départements de support. - Décision des orientations du projet, des objectifs et des moyens alloués: le responsable programme et le responsable de l’ONG nationale partenaire, en accord avec le directeur des programmes. - RP : responsable du plan annuel du projet formulé dans le document projet, inclus les objectifs du partenariat. - Présentation au Codir des ouvertures et nouvelles orientations - discussion et validation finale par le directeur des Programmes. - Approbation par les CAs des projets définis par l’exécutif. Mise en œuvre du projet : rôle majeur des terrains. - Représentant d’ALIMA et chef de mission ONG partenaire et leur équipe de coordination. - Soutenus par l’équipe de desk. - Le responsable de programmes est en charge de l’évaluation régulière des résultats du programme, de la réorientation si nécessaire et de l’adéquation des moyens. ALIMA - The Alliance for International Medical Action 39 rue de Romainville 93 100 Montreuil - Tel: 01 76 74 75 17 - Fax: 01 70 74 42 18 Rue Leo Frobenius, Fann, Dakar [email protected] www.alima-ngo.com 2. Articulation ONG partenaire-Alima : Ce tableau est indicatif des grandes responsabilités, mais sera adapté à chaque pays en fonction des compétences et volontés des ONGs partenaires. Suivi du contexte national (politique, médical, financements) Suivi du contexte régional et international (politique, médical, financements) Evaluation initiale Analyse Conception du projet Planification Mise en œuvre Suivi Evaluation Plaidoyer national Plaidoyer international ONG partenaire +++ ALIMA + +++ +++ ++ + ++ +++ ++ ++ +++ + + ++ +++ ++ + ++ ++ + +++ + Responsabilités 1. Il est responsable de la définition des projets dans les pays sous sa responsabilité - Décide des orientations du projet, des objectifs et des moyens alloués en accord avec le responsable de l’ONG nationale partenaire. - Est responsable de trouver les financements de ses projets et de la négociation avec les bailleurs de fonds. - Présente au Comité de Direction les ouvertures et nouvelles orientations. Après discussion, la validation finale revient au Directeur des Programmes. - Est responsable du plan annuel projet formulé dans le document projet, reprenant le bilan de l’année précédente, les objectifs des projets, les objectifs de recherche, les objectifs du partenariat et les objectifs en matière de financement. 2. Il soutient la mise en œuvre des projets sur les terrains - S’assure que les objectifs, les résultats attendus, les moyens et les indicateurs sont connus par les Représentants Pays Alima, les Responsables des ONGs partenaires et l’équipe de desk. - S’assure que les terrains disposent des moyens nécessaires pour mettre en œuvre le projet. - Suit le contexte des pays dont il a la responsabilité et est responsable de la sécurité des équipes Alima sur le terrain. Il décide d’une évacuation. ALIMA - The Alliance for International Medical Action 39 rue de Romainville 93 100 Montreuil - Tel: 01 76 74 75 17 - Fax: 01 70 74 42 18 Rue Leo Frobenius, Fann, Dakar [email protected] www.alima-ngo.com - Est responsable de l’évaluation régulière des résultats du programme, de la réorientation si nécessaire et de l’adéquation des moyens. Il est responsable de communiquer au siège d’Alima et aux partenaires les résultats et le bilan des projets menés dans les pays sous sa responsabilité. 3. Il s’assure que l’équipe de desk travaille en soutien aux terrains - Au niveau médical : o Il fixe les objectifs prioritaires sur proposition du responsable médical du desk. o Il fixe les objectifs des études sur ses projets. La mise en œuvre et le suivi des études est sous la responsabilité du médical du desk. - Au niveau RH : o Il définit les besoins RH avec son équipe et les discute avec le référent RH projets. o Il décide sur quel poste il veut participer au processus de recrutement (RP peut choisir son équipe) o Il veille à ce que les évaluations des personnes travaillant sur ses terrains soient faites et les transmet au référent RH projets. o Il coordonne avec le référent RH projets et la directrice des ressources humaines l’identification et accompagnement des cadres. o Il s’assure que les briefings et debriefings sont effectués. o Il s’assure que RI et grille de salaires sont mis en place. o Il valide la définition des objectifs RH de ces pays avec le département RH. o Il définit avec la direction des ressources humaines et la direction des programmes la stratégie et le set up RH pour ces pays (articulation ALIMA/ONG partenaires notamment). - Au niveau logistique : o Il fixe les objectifs opérationnels logistiques. - Au niveau financier : o Il est responsable de la préparation du budget et présente mensuellement à la direction générale et à la DAF le suivi budgétaire de ses terrains. o Il valide son budget avant présentation au directeur des programmes et puis au codir. o Le RGT (responsable gestion terrain) construit le budget avec les cofirhs selon les objectifs définis par le RP, il vérifie le budget avec les responsables techniques du desk (med, log, RH), il présente le budget au RP. o Le RGT avec les cofirhs (coordinateurs financiers et des RH) assure le suivi budgétaire mensuel et informe les RP. o Le RGT vérifie adéquation entre demandes de trésorerie et budget, il contrôle la comptabilité. o Le RP valide les demandes de trésorerie non budgétées. ALIMA - The Alliance for International Medical Action 39 rue de Romainville 93 100 Montreuil - Tel: 01 76 74 75 17 - Fax: 01 70 74 42 18 Rue Leo Frobenius, Fann, Dakar [email protected] www.alima-ngo.com - Au niveau de la relation avec les bailleurs de fonds : o Il est responsable d’identifier les opportunités de financement. o Il est responsable de la négociation avec les bailleurs. o Il définit les objectifs, résultats attendus et budget pour chaque nouveau proposal. o Il valide les proposals (écrits par la personne en charge du reporting au niveau du pays et relus par la responsable bailleurs de fonds du desk). o Il définit les rapports intermédiaires et finaux qu’il veut relire (sinon validés par la responsable bailleurs). o Il développe une connaissance des bailleurs de fond et particulièrement des financements à longs termes. - Au niveau de la communication : o Il est responsable de la première validation de communication sur ses pays – responsable et validation finale : Directeur des Programmes et Président. 4. Il développe le partenariat avec les organisations nationales o o o o o Il entretient une relation privilégiée avec les responsables des organisations nationales et s’assure que les objectifs et moyens des projets sont décidés de façon commune ainsi que les nominations des coordinateurs des projets (responsables de la mise en œuvre). Il formalise les responsabilités respectives au sein du partenariat. Il écrit les MOUs (Memorandum Of Understanding) avec l’aide de la responsable bailleurs. Il valide les MOUs avec le DG. Il connait le projet « plate-forme » et intègre les objectifs à ses projets. 5. Il participe activement à la réflexion sur le rôle d’Alima et les orientations opérationnelles et stratégiques o o Il participe à la construction du plan opérationnel d’Alima par son analyse des situations rencontrées sur les terrains. Il s’implique dans les discussions liées au développement d’Alima. Il participe aux rencontres avec l’exécutif et les CAs des ONGs partenaires. ALIMA - The Alliance for International Medical Action 39 rue de Romainville 93 100 Montreuil - Tel: 01 76 74 75 17 - Fax: 01 70 74 42 18 Rue Leo Frobenius, Fann, Dakar [email protected] www.alima-ngo.com EXPERIENCES ET COMPETENCES Expérience : - Bonne expérience des opérations médicales humanitaires. - Une connaissance de l’environnement de l’aide et des politiques de santé et une expérience de gestion de projets dans des environnements d’insécurité sont obligatoires. - Bonne connaissance des projets médicaux humanitaires et doit avoir exercé des postes de coordination de terrain. - Médical, paramédical ou non médical. - Au moins deux ans d’expérience terrain sur des postes de coordination sont requis. - Une expérience de travail dans le siège d’une ONG est un plus. Qualités du candidat : - Capacité à problématiser et résumer les principaux sujets. Capable de fixer des priorités et de décider. Bonne capacité à animer une équipe et la faire travailler dans la direction choisie. Il doit avoir une capacité de délégation. Autonomie et capacité à créer son poste en cohérence avec les objectifs et les moyens de l’association. Capable de s’appuyer sur les ressources de l’association et / ou proposer des stratégies pour atteindre les objectifs fixés. Bonne capacité rédactionnelle. Langues : - Français et anglais courant impératif. ALIMA - The Alliance for International Medical Action 39 rue de Romainville 93 100 Montreuil - Tel: 01 76 74 75 17 - Fax: 01 70 74 42 18 Rue Leo Frobenius, Fann, Dakar [email protected] www.alima-ngo.com CONDITIONS Durée du contrat : Contrat à durée indéterminée de droit sénégalais. Prise de poste : Juillet 2015 Salaire: selon expérience. - Frais de déplacements entre le pays d’origine et le pays de base (Sénégal) ; Cinq semaines de congés payés par an et système de jours de récupération pour les déplacements ; Un aller-retour par an dans le pays de résidence pris en charge ; Prime d’installation initiale à Dakar ; Ecole prise en charge pour d’éventuels enfants à charge ; Couverture santé complémentaire et évacuation prises en charge par ALIMA pour l’employé et ses ayants droit. Documents à envoyer: Pour postuler, merci de nous faire parvenir votre CV (dans lequel vous mentionnez trois références) et lettre de motivation, à [email protected] avec en sujet la référence « Responsable de Programmes». Date de fin de validité de l’annonce: 31/05/2015 ALIMA - The Alliance for International Medical Action 39 rue de Romainville 93 100 Montreuil - Tel: 01 76 74 75 17 - Fax: 01 70 74 42 18 Rue Leo Frobenius, Fann, Dakar [email protected] www.alima-ngo.com