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FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elèves Etablissement
La gestion des entrées et sorties d’élèves
20/05/2015
D.S.I.N.
Etablissements publics
_____________________________
SIECLE
Base Elèves
Etablissement :
la gestion des entrées et
sorties d’élèves
_____________________________
Fiche pratique à l’usage des
établissements publics
Mai 2015
SIECLE- Base Elèves- Fiche pratique : la gestion des entrées et sorties d’élèves
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FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elèves Etablissement
La gestion des entrées et sorties d’élèves
20/05/2015
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Etablissements publics
Table des matières
1.
Généralités……………………………………………………3
2.
Connexion au portail ARENA……………………………..3
2.1 Accès à l'application……………………………………………………………3
2.2 Bienvenue sur le portail des applications…………………………………………..3
2.3 La création d’un dossier élève………………………………………………..4
2.4 Le transfert de dossiers entre EPLE…………………………………………6
2.4.1 L'exportation des dossiers élèves………………………………………6
2.4.2 L'importation des dossiers élèves………………………………………9
2.5 Réceptionner les dossiers élèves issus de l’Affectation………………..10
2.6 La gestion particulière des élèves de DIMA……………………………….11
2.6.1 A la rentrée scolaire, l’élève part en DIMA.………………………...…11
2.6.2 En cours d’année, l’élève part en DIMA.………………………....……13
2.6.3 En cours d’année, l’élève revient au collège en 3ème……….....……15
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1.
Généralités
Pour un fonctionnement optimal des modules de SIECLE liées à la scolarité
des élèves et aux Environnements Numériques de Travail, une gestion rigoureuse
des entrées et des sorties d’élèves est nécessaire. Ce document recense les bonnes
pratiques à mettre en œuvre.
2.
Connexion au portail ARENA
2.1
Accès à l'application
Lancer Mozilla Firefox (ou Internet Explorer) à l’adresse : http://cria.ac-amiens.fr
Se connecter au portail ARENA
S’authentifier avec l'identifiant et le mot
de passe de la messagerie personnelle
académique ou le passcode pour les
connexions avec la clé OTP
2.2
Bienvenue sur le portail des applications
Le portail affiche les différentes applications installées, en fonction des droits
de l’utilisateur que le chef d’établissement aura prédéfinis. Vous aurez besoin
d’accéder au module suivant :
Dans le domaine :
1 - Sélectionner l’établissement
(pour les cités scolaires)
2-
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2.3 La création d’un dossier élève
La création d’un dossier élève est réservée uniquement aux élèves non
scolarisés dans un établissement du second degré de l’académie :
venant d’une autre académie
venant de l’étranger
venant d’un autre ministère
…
En cas de création d’élèves venant d’une autre académie, scolarisés dans le
second degré, la saisie de l’Identifiant National Elève (INE) est obligatoire (à
l’exception des élèves entrant dans le second degré non immatriculés).
L’INE, noté sur l’exéat édité par l’établissement d’origine, est à reporter lors de
la création du dossier élève dans l’onglet ELEVE.
Pour créer un dossier, depuis le menu ,
puis cliquez sur le bouton
recherchez l’élève,
dans l’en-tête de la liste d’élèves
1– FICHES ELEVES
2 – Recherche et MAJ
3 – Saisir le nom,
le prénom
4 – Chercher
5 – Ajoute
un élève
La création depuis le menu « Recherche et MAJ » évite la création de doublon
élève, contrairement au menu « Création rapide ».
Saisir les différents onglets de la fiche élève.
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A la création de la fiche élève, un minimum de renseignements sont à saisir
avec exactitude :
Le nom
Le premier prénom
La date de naissance
Le numéro INE, quand il existe (élève déjà immatriculé dans une autre
académie).
Les autres renseignements peuvent être saisis ultérieurement.
Saisir le nom .
Saisir tous les prénom l’ordre de
l’état civil. Ne pas saisir plus de trois
prénoms.
Saisir la date de naissance.
TOUJOURS RENSEIGNER l’INE
quand il existe (noté sur l’exéat).
Onglet Suivant
Enregistre la
fiche élève et
quitte la saisie
séquentielle
Annule
la saisie
Les noms et prénoms des élèves et des responsables sont contrôlés à la saisie. Les
caractères autorisés sont toutes les lettres accentuées ou non, le trait d’union, l’apostrophe et
l’espace. Ainsi, les points, virgules, parenthèses et autres signes de ponctuation sont refusés
lors de la saisie.
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2.4 Le transfert de dossiers entre EPLE
Hors procédure d’affectation, l’échange des dossiers élèves entre les EPLE est
obligatoire pour tout élève quittant un établissement pour un autre
établissement de l’académie, public ou privé du second degré.
L’opération de transfert est à effectuer également pour les élèves ayant quitté
un établissement (dossier élève noté avec une date de sortie) et revenant dans
ce même établissement. Le nouvel import a pour but d’actualiser le dossier de
l’élève déjà présent dans votre Base Elèves.
En fin d’année scolaire, lorsque les deux années sont accessibles, les transferts
se font sur l’année en préparation.
Les Informations récupérées après le transfert concernent :
Identité de l'élève
Scolarité de l'année précédente
Responsables (liste des responsables et leurs adresses)
Adresse de l'élève
Scolarités multiples
Scolarités années précédentes
Photo
Diplômes
Aucune donnée concernant le régime de l'élève n'est transférée
Les bourses de lycées
Les compétences et items saisis dans le module LPC
2.4.1 L'exportation des dossiers élèves
L’échange de dossier entre les établissements est immédiat. Il se fait de deux
manières différentes selon le nombre de dossiers à transférer :
depuis le menu
, pour un transfert individuel
depuis le menu
, pour un transfert de un ou plusieurs
dossiers élèves répondant aux mêmes critères
A noter, la division d’un élève sortant doit être conservée dans l’onglet
scolarité. Sa suppression entraine la disparition des élèves dans certains modules de
SIECLE (Frais scolaires, Notes, LPC, Bourse).
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Pour exporter depuis le menu
les
informations
sur
la
sortie.
, rechercher l’élève et saisir
Cliquer
ensuite
sur
le
lien
2- Exporte
le dossier
1- Informations
sur la sortie à
renseigner
Pour exporter, depuis le menu
, rechercher et sélectionner un
ou plusieurs élèves puis saisir les informations sur la sortie.
1- Informations
sur l’identité à
rechercher
2- (tous)
4 - Cases à cocher
pour sélectionner un
ou plusieurs élèves
3 –Rechercher
5 - Affiche l’écran
suivant.
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Saisir la date de sortie et sélectionner l’établissement d’accueil puis cliquer sur le
bouton
6- Informations
sur la sortie à
renseigner
7 -Transfert le dossier
dans l’établissement
d’accueil
Points importants :
•
•
•
Pour l'établissement opérant l'exportation du dossier, la fiche élève reste
présente dans l'établissement avec un motif de sortie et la référence à
l'établissement d'accueil
Si un élève a été exporté/sorti par erreur, il est possible d'annuler la sortie en
éliminant le motif de sortie
L'export n'est possible que si la date d'entrée de l'élève est inférieure ou égale
à la date du jour
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2.4.2 L'importation des dossiers élèves
Pour importer dans votre BEE, depuis le menu
, sélectionner un
ou plusieurs élèves puis cliquer sur le bouton
1 – Case(s) à cocher
pour sélectionner un
ou plusieurs élèves
depuis le menu
dossier (onglet scolarité…).
2 - Importe le dossier
élève dans la BEE
, rechercher l’élève importé puis compléter son
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2.5 Réceptionner les dossiers élèves issus de l’Affectation
A l’issue des procédures d’affectation 6ème, post 3ème, entrée en 1ère et PostBac, les dossiers élèves affectés sont transmis automatiquement dans SIECLE. Il est
donc inutile de demander à l’établissement d’origine d’exporter les dossiers élèves.
Pour les importer, depuis le menu
, sélectionner les élèves puis
cliquer sur le bouton
Exemple d’une liste issue de l’affectation 6ème :
1 – Case(s) à cocher
pour sélectionner un
ou plusieurs élèves
2 - Importe le dossier
élève dans la BEE
Dans l’établissement d’accueil :
A la suite de cette transaction, les élèves sont automatiquement scolarisés dans les
MEF dans lesquels ils ont été affectés par les procédures d’affectation et
d’orientation.
Conséquence dans l’établissement d’origine de l’élève :
A la suite de cette transaction dans l’établissement d’accueil, si l’élève affecté est
issu d’un établissement SCONET de l’Académie, le motif de sortie et la date de sortie
seront automatiquement renseignés dans l’application.
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2.6 La gestion particulière des élèves de D.I.M.A.
L’élève relevant du Dispositif d’Initiation aux Métiers en Alternance (D.I.M.A.)
suit la formation dans un CFA mais restent inscrit dans son collège d’origine. Il relève
d’une inscription particulière dite « inactive ». Le dossier de l’élève reste présent
dans la Base Elèves Etablissement mais n’est plus transféré au niveau de la Base
Elèves Académique et n’apparait plus sur les listes standards. Seule la liste
« Scolarités complexes : inscrits inactifs » affiche ces élèves.
Pour inscrire un élève en inscription « inactive », plusieurs situations se
présentent :
2.6.1 A la rentrée scolaire, l’élève part en DIMA
Sur la Base Elèves de l’année en cours (année finissante), depuis le menu
, recherchez l’élève, sur l’onglet scolarité, cliquer sur
et
saisir une date et un motif de sortie pour mettre fin à la scolarité en classe de
4ème.
1- Informations
sur la sortie à
renseigner
2 – Enregistre la saisie
Choisir le motif de sortie : « autre suite d’études : apprentissage».
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Sur la Base Elèves de l’année en préparation, depuis le menu
pour ajouter
, recherchez l’élève, sur l’onglet scolarité, cliquer sur le bouton
une période, et saisir l’inscription inactive avec une date d’entrée initialisée à la
date de la rentrée scolaire.
1 – Ajoute une
période
2 – Type d’inscription : « Inactive »
3 – Date d’entrée : date de rentrée scolaire
4 – Enregistre la saisie
La scolarité actuelle est initialisée automatiquement:
MEF = « FORMATION INDETERMINEE »
Division = « inactifs »
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2.6.2 En cours d’année, l’élève part en DIMA
Depuis le menu
, recherchez l’élève, sur l’onglet scolarité,
cliquer sur
pour saisir une date et un motif de sortie pour mettre fin à la
scolarité en classe de 3ème.
1- Informations
sur la sortie à
renseigner
2 – Enregistre la saisie
Choisir le motif de sortie : « autre suite d’études : apprentissage».
Le lendemain, après la remontée des informations sur la BEA, ajouter une
période, cliquer sur le bouton
3 - Ajoute une nouvelle
période
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Sélectionner le type d’inscription à « Inactive », saisir la date d’entrée (date de
début de la formation en DIMA), puis valider
4- Informations
sur l’entrée
5 – Enregistre la saisie
6 - Confirme
l’inscription inactive
La scolarité actuelle est initialisée automatiquement:
MEF = « FORMATION INDETERMINEE »
Division = « inactifs »
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2.6.3 En cours d’année, l’élève revient au collège en 3ème
Depuis le menu
l’onglet scolarité,
, recherchez d’abord l’élève, cliquez sur
Message
d’avertissement
puis affiche l’onglet scolarité
Cliquer sur le bouton
1- Informations sur la
sortie à renseigner
Cliquer sur le bouton
pour saisir la date de sortie (fin de la scolarité inactive)
2 – Enregistre la saisie
pour ajouter une période
3 - Ajoute une nouvelle
période
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Sélectionner le type d’inscription à «Principale », saisir la date d’entrée (date du
retour en 3ème) puis valider
4- Informations
sur l’entrée
5 – Enregistre la saisie
Compléter la scolarité actuelle, MEF, division, options puis valider
6 – Informations sur la
scolarité
7 – Enregistre la saisie
L’élève est de nouveau présent sur les listes standards et remonte de
nouveau en BEA, si la fiche est complète.
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