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FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elèves Etablissement
Les manipulations après la bascule
20/05/2015
D.S.I.N.
Etablissements publics
_____________________________
SIECLE
Base Elèves
Etablissement :
les manipulations après
la bascule
_____________________________
Fiche pratique à l’usage des
établissements publics
Mai 2015
SIECLE- Base Elèves Fiche pratique : les manipulations après la bascule
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FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elèves Etablissement
Les manipulations après la bascule
20/05/2015
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Etablissements publics
Table des matières
1.
Généralités………………………………………………….…3
2.
Connexion au portail ARENA……………………..………...3
2.1 Accès à l'application…………………………………………………..………….3
2.2 Bienvenue sur le portail des applications………………………………………3
2.3 La vérification des données communes..…….………………………..……...4
2.4 Sélectionner et profiler les nomenclatures……………………………..…...…7
2.5 Vérifier et saisir les structures……………………………..……………..……12
2.6 Constituer la Base Elèves…………………………………..…………….…....13
2.6.1 Réceptionner les élèves à partir des résultats d’affectation…………...13
2.6.2 Echanger les dossiers élèves entre établissements…………………....13
2.6.3 Créer les nouveaux entrants……………………………………………...13
2.7 Mettre à jour les fiches élèves……………………………………………….....14
2.7.1 Répartir les élèves dans les MEF………….……………………….....…14
2.7.2 Répartir les élèves dans les divisions ou les groupes….…....……......15
2.7.3 Attribuer rapidement les options aux élèves…………….….....…….….15
2.7.4 Supprimer des fiches élèves………………………….…….….....……...16
2.7.5 Vérifier les responsables et supprimer les doublons…..….....……...…17
2.8 Les sorties de l’établissement (fin d’année)..…………………………………18
2.8.1 Saisir les dates et motifs de sortie pour un ensemble d’élèves .………18
2.8.2 Editer les Exéats …………………………………………..…..….....….…19
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1.
Généralités
La bascule de Siècle s’effectue dans le courant de mai : elle est effectuée par
les techniciens de l’Académie. Cette bascule permet d’ouvrir l’année scolaire
suivante afin de préparer la rentrée scolaire de septembre. Toutes les opérations
décrites ci-après doivent donc être effectuées sur l’année en préparation.
2.
Connexion au portail ARENA
2.1
Accès à l'application
Lancer Mozilla Firefox (ou Internet Explorer) à l’adresse : http://cria.ac-amiens.fr
Se connecter au portail ARENA
S’authentifier avec l'identifiant et le mot
de passe de la messagerie personnelle
académique ou le passcode pour les
connexions avec la clé OTP
2.2
Bienvenue sur le portail des applications
Le portail affiche les différentes applications installées, en fonction des droits
de l’utilisateur que le chef d’établissement aura prédéfinis. Vous aurez besoin
d’accéder aux modules suivants sur l’année en préparation :
Dans le domaine :
Dans le domaine :
Vérifier que l’année en préparation est
accessible sinon lancer la « bascule »
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2.3 La vérification des données communes
Se connecter sur le module « Commun » sur l’année en préparation :
Dans le domaine :
1– Accède aux données
communes à tous les
modules
2 – Sélection de l’année
2015-2016
3 – Clic sur « Entrer »
Depuis le menu ,
mettre à jour les coordonnées, le
responsable, le gestionnaire et agent comptable
Les coordonnées de l’établissement
et le numéro de téléphone
apparaissent dans les éditions à
destination des familles : ne pas
oublier d’apporter les modifications
nécessaires.
La modification du nom du responsable est à faire qu’après l’édition des Exéats.
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Depuis le menu ,
les jours fériés
mettre à jour les vacances scolaires,
Saisir les dates des vacances de la
zone B: ces dates sont utilisées par les
modules Vie Scolaire et Notes
Depuis le menu ,
mettre à jour les périodes pédagogiques
Si vous n’en avez pas connaissance
immédiatement, vous pouvez
initialiser ces dates ultérieurement,
après la rentrée scolaire : elles sont
utilisées par les modules ABSENCES
(Vie Scolaire) et Notes
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Depuis le menu,
et d’internat dans l’établissement.
cocher les jours d’ouverture de restauration
Un message d’information s’affiche.
En début d’année, la saisie des RIBs et des
régimes est autorisé dans la Base Elèves.
Le bouton « Effectuer le basculement » sera
proposé qu’après saisie des trimestres dans le
module Gestion Financières Elèves. Cette
transaction est à effectuer ultérieurement, au
cours du 1er trimestre 2015-2016, en accord avec
votre service d’intendance.
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1 - Cocher les cases en fonction
du régime et de l’internat
2 - Valider
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2.4
Sélectionner et profiler les nomenclatures
Le profilage des formations a pour but de personnaliser les enseignements de
l'établissement, à partir des nomenclatures transmises par les services
académiques (nomenclatures à profiler).
Se connecter sur le module « Nomenclatures » sur l’année en préparation :
Dans le domaine :
1–
Accède
aux
nomenclatures
relatives à l’offre de
formation (profilées en
académie)
2 – Sélection de l’année
2015-2016
3 – Clic sur « Entrer »
Affichage du message de réception des nomenclatures envoyées par le SSA
(gestionnaire académique)
Les
nomenclatures
sont
arrivées, vous pouvez profiler
vos nomenclatures
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Depuis le menu
, sélectionner les formations et les matières
optionnelles enseignées dans votre établissement (profilage de masse)
3
Profilage de masse : consister à sélectionner les formations MEF et
les matières optionnelles enseignées dans votre établissement.
Profilage fin (facultatif) : consiste à sélectionner les matières en
fonction du Mef et de la modalité d’élection des options obligatoires ou
facultatives.
3
Cliquer sur le bouton « Exporter vers STS-WEB »
Cliquer sur le bouton
Remarques :
- Le profilage fin n’est accessible que si le profilage de masse a été fait.
- Si le profilage de masse est relancé après le profilage fin, alors le
profilage fin est supprimé.
- Si une matière a été profilée dans le profilage fin, alors elle ne peut plus
être désélectionnée dans le profilage de masse.
- Pour reprofiler une matière du profilage fin dans le profilage de masse,
il faut la supprimer du profilage fin.
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1ère étape : le profilage de masse
Sélectionner les « Formations de scolarisation » (MEF)
1 - Sélectionner
2 – Clic sur la flèche
3 – Valider
Dans tous les cas, il faudra
impérativement VALIDER
Ne s’affiche dans cette fenêtre que les nouveautés, les changements ou les ajouts
par rapport à l’année précédente.
Si tous les Mefs sont reconduits sans changement, rien ne s’affiche.
Sélectionner les « matières optionnelles »
1 - Sélectionner
2 – Clic sur la flèche
3 – Valider
Dans tous les cas, il faudra
impérativement VALIDER
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2ème étape : le profilage fin (facultatif) :
1 - choix du Mef
Sélectionner les « matières par MEF »
2 – sélection des
options obligatoires
(oui /non)
3 – sélection des
options facultatives
(oui /non)
4 – Valider
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3
3ème étape : l’exportation du profilage vers StsWeb (obligatoire)
Cliquer sur le bouton pour
exporter les formations et matières
optionnelles sélectionnées vers
STS-Web
Depuis le menu
, sélectionner les formations d’origine
1 - Sélectionner
2 – Clic sur la flèche
3 – Valider
Dans tous les cas, il faudra
impérativement VALIDER
Cette nomenclature va servir, dans Siècle-BEE, à saisir et à contrôler la formation de l’année
précédente (ou formation de provenance) de l'élève dans l’onglet «Historique » de la fiche élève.
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2.5
Vérifier et saisir les structures
Se connecter sur le module « Gestion des structures et des services » sur l’année
en préparation :
1–
Accède
aux
structures
et
des
services
2 – Sélection de l’année
2015-2016
3 – Clic sur « Valider »
Pour ajouter (ou supprimer) un mef
dans une division, cliquer sur le code
de la division.
Une sous-fenêtre s’affiche avec les
boutons :
pour
supplémentaire
ajouter
un
Pour ajouter une division, cliquer sur
Pour supprimer une division cliquer sur
mef
pour supprimer un mef
Conditions pour que le bouton
soit accessible :
- aucun élève ne doit être inscrit dans la division à supprimer au niveau de la Base
Elèves (effectif calculé = 0)
- aucune indemnité de professeur principal ne doit être saisie sur la division à
supprimer
- aucun service avec la division à supprimer, rattaché à un professeur.
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2.6
Constituer la Base Elèves
Se reporter au document intitulé « FICHE PRATIQUE SIECLE Base Elèves
Etablissement : la gestion des entrées et sorties d’élèves »
2.6.1 Réceptionner les élèves à partir des résultats d’affectation
(cf. page 10 - 2.5 - Réceptionner les dossiers élèves issus de
l’affectation)
2.6.2 Echanger
les
dossiers
élèves
entre
établissements
(cf. page 6 - 2.4 Le transfert de dossiers entre EPLE)
2.6.3 Créer les nouveaux entrants (cf. page 4 - 2.3 La création d’un
dossier élève).
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2.7
Mettre à jour les fiches élèves
Se connecter sur le module « Base Elèves » sur l’année en préparation :
Dans le domaine :
1– Accède à la Base
Elèves Etablissement
2 – Sélection de l’année
2015-2016
2.7.1 Répartir les élèves dans les MEF
Depuis le menu,
, sélectionner le MEF de l’an dernier puis le
MEF d’accueil avec ou sans division, sélectionner ensuite les élèves.
Cette transaction permet de rechercher
des élèves sur leur MEF de l’an dernier
afin de les affecter en masse dans un
MEF de l’année en cours.
(exemple : les « montées de classe » :
rechercher les élèves de 4ème de l’an
dernier pour leur affecter un Mef de
3ème et éventuellement leur affecter en
même temps une division).
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2.7.2 Répartir les élèves dans les divisions ou les groupes
Depuis le menu,
sélectionner ensuite les élèves.
, sélectionner la division ou le groupe,
Cette transaction permet la répartition des élèves
dans des divisions ou dans des groupes.
Préalablement à cette répartition, il est nécessaire
que :
•
•
les élèves concernés soient affectés à un
MEF
les divisions et les groupes soient crées dans
STSWEB
2.7.3 Attribuer rapidement les options aux élèves
Depuis le menu,
, sélectionner la division ou le groupe, le
critère de sélection puis sélectionner les élèves.
Cette transaction permet d’affecter une même
option, à un même rang et avec une même
modalité de choix (facultatif ou obligatoire) à un
ensemble d’élèves.
Exemple : affecter pour un MEF de 6EME, à tous
les élèves d’une division, l’option de rang 1
(AGL1 ou ESP1 ou ALL1) qui est obligatoire.
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2.7.4 Supprimer des fiches élèves
Depuis le menu,
, cocher les élèves à
« supprimer les élèves sélectionnées ».
supprimer puis
Toutes les fiches élèves ne peuvent pas être supprimées :
ne seront recherchées et affichées que les fiches
répondant aux conditions énoncées :
- l'élève est nouveau dans l'établissement,
- l'élève ne s'est pas présenté dans l'établissement,
- la fiche n'est pas remontée vers la BEA,
- l'élève n'est pas scolarisé dans une division,
- l'élève n'est pas constaté dans GFE,
- l'élève n'a pas de dossier de bourse des lycées.
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2.7.5 Vérifier les responsables et supprimer les doublons
Cette fonctionnalité peut être utilisée de 2 façons différentes :
L’utilisateur a déjà identifié des doublons : dans ce cas, il saisit directement les
noms/prénoms ou le RIB concerné et clique sur le bouton « Chercher ».
L’utilisateur souhaite identifier toutes les suspicions de doublons de sa base. Il
clique alors sur le bouton « Chercher » sans rien saisir dans les zones de
recherche.
Dans le cas de doublons avérés :
Pour le responsable à supprimer, il faut cocher la
colonne « Responsable à supprimer ».
Pour le responsable à conserver, il faut cocher la
colonne « remplacer par »
Lors de la validation de la suppression, ce dernier récupère les rattachements
associés à la personne supprimée (élève, dossier bourse des collèges si lui-même
n’en a pas).
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2.8 Les sorties de l’établissement (fin d’année)
En période de bascule, lorsque les 2 années sont présentes, la saisie des dates et
motifs de sortie s’effectue sur l’année en préparation.
2.8.1 Saisir les dates et motif de sortie pour un ensemble d’élèves
Depuis le menu,
, rechercher les élèves de l’année précédente,
sans motif de sortie, en fonction d’un MEF (3EME, de Terminale, de Bac Pro…)
1 – Année précédente
2 – Sélection du MEF
3 – Elève sans motif
4 – Rechercher
5 – Sélection du motif
de sortie
6
–
Date
de
sortie
=
31/08/2015
7 – Cocher les élèves (ne pas
sélectionner
les
élèves
redoublants)
8 – Valider
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2.8.2 Editer les Exéats
Depuis le menu,
, rechercher les élèves de l’année précédente,
en fonction d’un MEF (3EME, de Terminale, de Bac Pro…)
1 – Année précédente
2 – Sélection des MEFS
3 – Rechercher
4 – Sélectionner tous
les élèves
5 – Valider
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6 – Cocher « Certificat de
fin de scolarité (EXEAT) »
7 – Imprimer
8 – OK
Après ouverture du document dans Acrobat Reader, lancer l’impression.
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