- לרשויות במשבר ` משולבת הבראה תכנית ` מנחים
משרד הפנים המינהל לשלטון מקומי האגף למינהל מוניציפאלי 'תכנית הבראה משולבת' לרשויות במשבר- מודל ההפעלה עקרונות מנחים וליווי השינוי הארגוני מערכת מרכזי הדרכה ופיתוח בשלטון המקומי רשימת צוותי העבודה בפיתוח 'תכנית הבראה משולבת' לרשויות במשבר היגוי הפרויקט איזנברג אלתר אפרתי ד"ר בנדק בן חיים בר גולדשטיין דונסקוי הס נאסה פינצ'י רקנטי רן אלכס דוד חיה יששכר אדית מיכל יאירה קובי תמי רני זאב אגף תקציבים ,משרד הפנים יועץ ובודק תוכניות הבראה חשב מלווה מנהלת מפעם גליל מערבי ,מפעם מתמחה בנושא רשויות במשבר אחראי חשבים מלווים בדרום יועצת למנכ"ל משרד הפנים מנהלת אגף בכיר למינהל מוניציפאלי ,משרד הפנים מנהלת מפעם מישור יהודה מנהל מפעם השרון ממונה תקציב מינהל לשלטון מקומי ,משרד הפנים -מחוז י-ם מנהל מינהל שלטון מקומי אחראי חשבים מלווים ,משרד הפנים יועץ אקדמי ד"ר בארי קהת בלק הרמתי סוסנה איתי דב יצחק אבנר גילת יועץ מרצה ,ביה"ס למדעי המדינה אוניברסיטת חיפה יועץ אסטרטגי – מומחה בשלטון המקומי יועץ ומלווה גזברים יועץ ארגוני מפתחת הדרכה שותפים לפיתוח אדלר אילת בוסטין בר נתן געש דהן ויינר וינטר זנדורי חקלאי יתיר מה יפית מרדכי נחמני סגל עבדת פז שרמר פוקס פיינטוך תנחומא אריק אלה דני אסתר חיים ניסים יוסי טל דוד יעל תמרה צביקה מוטי ניר רונן הדס יאירה רחל דגנית לילי דן גזבר עיריית בני ברק מנהלת מפעם עמק יזרעאל והגליל העליון חשב מלווה מנהלת מפעם יהודה ושומרון ראש רשות מועצה מקומית פרדס חנה-כרכור יו"ר ועדה ממונה קציר -חריש מטה המפעמים חשבת מלווה חשב מלווה ובודק תוכניות הבראה מנהלת מפעם ירושלים רכזת הדרכה מפעם גליל מערבי ראש רשות לשעבר ויועץ חשב מלווה חשב מלווה מנהל תחום קידום תוכניות מתאר מקומית ,משרד הפנים מנהלת מפעם השפלה מטה המפעמים מנהלת אגף תקציבים עיריית בני ברק ומאמנת מוניציפאלית. ס' מנהלת מפעם יהודה ושומרון מנהלת אגף תקציבים משרד הפנים מנכ"ל מועצה אזורית עמק יזרעאל ניהול הפרויקט והפקת הפרסום מנהלת מפעם גליל מערבי,מפעם מתמחה בנושא רשות משבר חיה ד"ר בנדק ראשי רשויות ומנהלים בכירים ברשויות :עכו ,קריית מלאכי ,בני ברק ופרדס חנה -מפגשי 'למידה מהצלחות' 2 תוכן עניינים עמוד דברי פתיחה 4 .1רקע 6 .2תפיסת ההתמודדות לפתרון המשבר ברשות כיום 7 .3תוכנית הבראה משולבת' -תפיסת העבודה המוצעת 9 .4שלבים ואסטרטגיות מרכזיות בהבראת רשויות 12 .5תכנית ההבראה המשולבת 15 1.5מטרת התוכנית 5.2הערכים המוספים 5.3מבנה ההפעלה וקווים מנחים לתכנית ההבראה .6השלבים בהפעלת 'תכנית הבראה משולבת' 18 6.1גיבוש תמונת מצב על ידי צוות מקצועי של משרד הפנים 6.2בניית תכנית הבראה משולבת 6.3אישור התכנית על ידי הנהלת משרד הפנים 6.4הפעלת תכנית ההבראה והסיוע המקצועי ברשות 6.5סיום ויציאה מתכנית ההבראה 6.6סיכום השלבים ,גורמים אחראים ולו"ז .7המשך פעולות הפיתוח ההכרחיות הנדרשות לצורך התחלת הפיילוט 27 נספחים נספח – 1תהליך בניית תמונת מצב ברשות במשבר 32 נספח -2פירוט אסטרטגיות ההבראה על פי צירים בשלב ביצוע התכנית ובסיומה 36 נספח – 3מערך מדידה של 'תוכנית הבראה משולבת' לרשות במשבר 39 נספח -4דוגמא להגשת 'תוכנית הבראה משולבת' על פי הצירים ,תקציב והרשאות בקרה מצטברת 43 3 דברי פתיחה -מנהלת המפעם המתמחה ברשויות במשבר על פי נתוני משרד הפנים ,כ 110 -רשויות מקומיות במדינת ישראל – מחציתן רשויות מקומיות ערביות -נמצאות כיום במשבר ניהולי ו/או תקציבי ,או היו במשבר כזה עד לאחרונה. שאלת "היציאה ממשבר" והחיפוש אחר ה"מפתחות הנכונים" לשינוי המצב מעסיקים גורמים רבים ,במיוחד את משרדי הפנים והאוצר ,וכמובן – את העומדים בראש הרשויות המקומיות האלה .גם מערכת המפעמים ,העוסקת בתהליכי שינוי ופיתוח ארגוני ברשויות המקומיות ,מלווה כבר שנים רבות רשויות המתמודדות עם משבר ומתחבטת בשאלות האלה. משרד הפנים הציב לעצמו כיעד לשנת 2010את צמצום מספרן של הרשויות המקומיות הנמצאות במשבר ,כך שיתנהלו באופן עצמאי ומקצועי ,ויספקו לתושביהן סל שירותים איכותי ומגוון תוך שמירה על איזון תקציבי .בהתאם לכך ,מפעם גליל מערבי לקח על עצמו את ההתמחות בנושא רשויות במשבר ,ובמסגרת זו הוביל חשיבה מערכתית לבחינה מחודשת של מרכיבי ההתמודדות עם משבר. על מנת להבין את המציאות שנוצרה ברשויות המקומיות בישראל ,יצאנו ל "חקר הצלחות" בקרב רשויות מקומיות אשר ביצעו תהליכי הבראה מוצלחים ,ושיפרו את ביצועיהן ואת איכות השירותים המוענקים לתושבים" .חקר ההצלחות" איפשר לנו לבחון עדויות ותובנות של בכירי הרשויות ,ללמוד "מפתחות להצלחה" ,לאתר מהלכים הכרחיים שנדרשו בשלבים השונים של הבראה ,לאתר סוגיות העשויות להוות פריצות דרך אל מול סוגיות החוסמות את התהליך ,ועוד. תפיסת העל אשר נבעה מ"חקר ההצלחות" היא שהבראת רשות מקומית היא סיפור מקומי ,מורכב אך אפשרי :איתרנו ומיפינו שיטות עבודה הניתנות ללמידה ,מצאנו תנאי סף הכרחיים להבראה כמו מנהיגות ,בניית אמון ויצירת שותפויות בתוך הרשות ומחוצה לה. לקיחת אחריות ויוזמה -הן ברמת השלטון המקומי והן ברמת השלטון המרכזי -נמצאה כבעלת חשיבות רבה לסיכויי ההבראה .מהעדויות למדנו ,שכאשר הסביבה מחוץ לרשות מזהה פריצת דרך ,חוברים לסיפור ההצלחה הזה גם שותפים נוספים. בבסיסו של כל תהליך הבראה ברשות המקומית עומדים מחויבות והתגייסות רחבות של כל הגורמים המעורבים ברשות הזאת .תהליך זה מחייב בניית תהליכי עבודה במספר ערוצים, ושילובם במתודולוגיה המובאת במדריך זה היא חיונית להצלחה. תפיסת העבודה המוצגת כאן מהווה את התשתית להפעלת תוכנית הבראה משולבת בשלטון המקומי בישראל .העבודה עצמה היא תוצר של פעילות רחבת היקף שנעשתה בשיתוף בכירי 4 המינהל לשלטון מקומי :משרד הפנים ,ראשי רשויות ומנהלים בכירים ברשוית המקומיות, ומנהלי המפעמים .נתרמנו גם מניסיונם הרב של חשבים מלווים ,אנשי אקדמיה ויועצים ארגוניים. ברצוני להודות למר רני פינצי ,מנהל מינהל שלטון מקומי ,אשר שימש כיו"ר ועדת ההיגוי העליונה; לגב' מיכל גולדשטיין ,מנהלת אגף בכיר למינהל מוניציפאלי אשר ליוותה את הפרויקט מתחילתו וסייעה בקידומו; לעובדי אגף התקציבים במשרד הפנים; לבכירי השלטון המקומי; ולמנהלי מערכת המפעמים ומטה המפעמים אשר סייעו בכל שלביה של העבודה ותרמו רבות מהידע ומהניסיון שצברו בהבראת רשויות. תודה מיוחדת לד"ר איתי בארי מאוניברסיטת חיפה -אשר עבודת הדוקטורט שלו בנושא הבראת רשויות באירלנד ובאנגליה איפשרה בסיס תיאורטי איתן לפרויקט ,ולאבנר הרמתי - יועץ ארגוני .שניהם ליוו את עבודת הפיתוח וסייעו לי להביאה למקום זה .תודתי המיוחדת גם לצוות מפעם גליל מערבי ,שהעמיד עצמו לטובת הפרויקט. ההובלה המקצועית של הפרויקט עוברת מעתה לידיה האמונות של גב' יאירה דונסקוי, מנהלת מפעם מישור יהודה ,אשר ליוותה את תהליכי הפיתוח מקרוב .היישום ,הלכה למעשה ,של תהליכי הבראה משולבים ברשויות המקומיות ,ידרוש המשך פיתוח התהליכים, הבניית פרוצדורות ,הכשרת העוסקים בנושא ועוד .כן נדרשת חשיבה נוספת לנושא הרשויות הערביות ,כדי להתאים את המודל למאפייניהן הייחודיים. על מנת להשלים את העבודה נדרשת הקצאה מתאימה של משאבים -הקצאה היכולה לבוא מהמשאבים המיועדים ממילא להבראת רשויות ,ואשר עד כה הופנו לכיסוי גירעונות בלבד. בברכה, ד"ר חיה בנדק מנהלת מפעם גליל מערבי זבולון ומורדות הכרמל מפעם מתמחה ברשויות במשבר 5 .1רקע רשויות מקומיות רבות בישראל מתמודדות עם משבר פיננסי ותפקודי .על פי נתוני משרד הפנים כ 110 -רשויות בארץ נתונות במשבר וכמחציתן רשויות ערביות. רשות מקומית במשבר מוגדרת כרשות המאופיינת בהידרדרות חריפה ומתמשכת במשאבים וברמת הביצועים הפיננסיים ,הניהוליים ושירותיים .בשל העובדה שמשאבים וביצועים אלו קשורים זה בזה לרוב ,רשות מקומית במשבר תסבול מגירעון פיננסי ,ניהול ירוד ואיכות שירותים ירודה. הרשויות במשבר בישראל ,הינן רשויות הטרוגניות בגודלן ,במגוון השירותים הניתנים על ידן וברמת השירותים .רשויות אלו נבדלות בפוטנציאל שלהן למנף את עצמן כלכלית וביכולות הניהוליות והמקצועיות שלהן .לאור זאת ,קיימת שונות ביכולות של רשויות אלה לצאת מהמשבר בו הן נתונות. רשות במשבר ,מעבר לכך שאינה מסוגלת לספק שירותים החיוניים לתושבים ,לשלם לעובדיה ולספקיה ,הרי שהיא מהווה נטל כבד ומתמשך על תקציב המדינה .ההיקף הכספי שהוקצה ל"תוכניות הבראה" ,ואשר נועד לסייע לרשויות מקומיות להיחלץ ממשבר תקציבי ,עמד בשנים האחרונות על כ 3-מיליארד ש"ח .על אף זאת המשבר בשלטון המקומי נמשך ואף מחמיר. משרד הפנים הציב כיעד לשנת 2010לצמצם את היקף הרשויות הנמצאות במשבר ,כך שיתנהלו באופן עצמאי ומקצועי ,יספקו לתושביהן סל שירותים איכותי ומגוון ,תוך שמירה על איזון כלכלי .לצורך כך התגייסה מערכת המפעמים להובלה של חשיבה מערכתית תוך בחינה מחדש של כל מרכיבי ההתמודדות עם משבר .החשיבה כללה היבטים תאורטיים מהעולם ותיקופם בחקר הצלחות ברשויות מקומיות בישראל ובניית מודל הפעלה אשר ממנו נבנתה 'תכנית ההבראה המשולבת'. 'תכנית ההבראה המשולבת' המוצעת במסמך זה ,מציעה להרחיב את אופן ההתמודדות הקיימת היום בהקשר הכספי על מנת לאפשר הבראה מלאה של הרשויות. 6 .2תפיסת ההתמודדות לפתרון המשבר ברשות כיום משרד הפנים מפעיל מגוון כלים על מנת לסייע לרשויות במשבר .כלים אלו נעים על הרצף שבין פיקוח הדוק ובקרה על הרשויות המידרדרות ועד מינוי ועדה ממונה ,הכולל הפקעת סמכויות הדרג הנבחר והדרג הממונה ברשות. עיקר ההתערבות ממוקדת במצבה הפיננסי של הרשות ופועלת לייצוב הרשות במישור זה .במשרד הפנים נבנתה תפיסת פיקוח ,בקרה וסיוע הפועלת למדידת ביצועים פיננסיים ,וקביעת מדדים ותקנים שייעודם: איתור מוקדם של מגמות שליליות. מניעה מבעוד מועד. התערבות במקרה הצורך. כיום ,תפיסה זו מנוהלת על ידי המינהל לשלטון מקומי על אגפיו השונים ,תוך הפעלת מגוון כלים ליישומה בשלושה ערוצים: .1בקרה ומדידת ביצועים פיננסיים -דוח רבעוני ,דוח חצי שנתי מסוקר, דוח שנתי מבוקר. .2קביעת מדדים ותקנים בתחום הפיננסי -שיעור גבייה ,שיעור פירעון מלוות וכד'. . 3פיקוח פיננסי מקצועי -רו"ח ,רו"ח בכיר מעיין ,ומנהל השלטון המקומי -אגף התקציבים. ערוצים אלו מופעלים אל מול כלל הרשויות. ברשויות שהביצועים הפיננסיים שלהן מתדרדרים או ירודים מתבצעת התערבות מדורגת ,על פי הצורך ועל פי מדדים שנקבעו מראש ,עם/ללא גריעת סמכויות מהמנהיגות המקומית כמפורט להלן: oהתערבויות ללא גריעת סמכויות :זימון בכירי הרשות לשיחה במשרד הפנים, התניית מענקים והיתרים להליכים אדמיניסטרטיביים ,חיוב בפיתוח ויישום של תכנית הבראה וכדומה. oהתערבויות הכוללת גריעת סמכויות :מינוי חשב מלווה ו/או גובה ממונה ,חשב פורטה ,פיזור המועצה ומינוי ועדה קרואה ,פיזור ראש הרשות ומינוי יו"ר ועדה ממונה. 7 oמתן סיוע על פי הצורך – אפשרות להיוועצות מקצועית עם גורמים במשרד הפנים ,ליווי מקצועי של חשבים מלווים והממונים עליהם (מידע ,ייעוץ משפטי, האצת תהליכים ,הדרכה וימי עיון על ידי המפעם המתמחה במנהל הכספי, שת"פ עם מטה מקצועי מול משרדי ממשלה) ,סיוע וייעוץ בבניית תכנית הבראה, מתן מענקים לכיסוי גירעונות ועוד. oתקציב יעודי מטעם משרד הפנים להתערבות ארגונית ולשיפור איכות הניהול ברשויות בהן פועלת ועדה ממונה ,המתווסף לדרכי ההתערבות בציר הפיננסי. תהליכים אלו מונחים על ידי מערכת המפעמים ומבוצעים לרוב במנותק מתהליכי ההתערבות בציר הפיננסי. על אף הפעילות הרחבה שנסקרה לעיל ,מידת השיפור וההתאוששות של הרשויות המקומיות הנתונות במשבר עדיין אינה משביעת רצון .המציאות מראה כי רשויות רבות חוזרות שוב ושוב לתוכניות הבראה ,ורשויות נוספות נכנסות למשבר .מובן כי רמת השירותים לתושב נפגעת באופן עמוק יותר והנזק מתמשך ולאורך זמן רב. 8 .3 'תוכנית הבראה משולבת'-תפיסת העבודה המוצעת מהחקר שהתבצע במסגרת פיתוח המודל על ידי המפעם המתמחה ,איגום וניתוח הניסיון מהשטח ,השוואה עם המקובל בעולם בתחום זה ודיונים מקצועיים עם בכירי משרד הפנים ,חשבים מלווים ,גזברים וראשי רשויות מצביעים על כך שבנוסף לטיפול בצד הפיננסי יש לבנות נדבכים נוספים ,על מנת לסייע לרשויות המקומיות לצלוח את המשבר ולאפשר להן סיכוי לבריאות ברת קיימא. תפיסה זו נתמכת במחקרו של ד"ר איתי בארי ,המתבסס על המודל האנגלי על פיו: המשבר מאופיין על ידי 2צירים קריטיים להבראה ארגונית: .1ציר הביצועים פיננסיים. .2ציר המחבר את הביצועים בתחומי הניהול והשירות. על פי שני צירים אלו ניתן לסווג את הרשויות (ראה איור .)1 א .רשות מקומית מתפקדת -ממוקמת גבוה ,הן על ציר הביצועים הפיננסיים והן על הציר של ביצועי ניהול ושירות. ב. רשות מקומית גירעונית -נמצאת גבוה בציר ניהול ושירות ונמוך על ציר הביצועים הפיננסיים. ג. רשות מקומית קפואה* -ממוקמת גבוה על ציר הביצועים הפיננסים ונמוך על ציר ביצועי ניהול ושירות. ד. רשות מקומית קורסת -הממוקמת נמוך על ציר הביצועים הפיננסיים ונמוך על ציר ביצועי ניהול ושירות. * מוצע להתייחס לרשות מקומית קפואה כרשות במשבר ולחייבה ב 'תוכנית הבראה משולבת'. 9 איור :1סיווג רשויות מקומית במשבר -על פי שני צירי ביצוע ביצועי ניהול ושירות ב .רשות מקומית גירעונית ()+ א .רשות מקומית מתפקדת ביצועים פיננסיים ()- ()+ ד .רשות מקומית קורסת ()- ג .רשות מקומית קפואה בתפיסה הקיימת כיום במשרד הפנים ביצועי הרשויות המקומיות נעות על הציר הפיננסי בלבד. בהבראה קורסת בהתייעלות ()- רגילות איתנות ()+ ביצועים פיננסיים בתפיסה המוצעת תהליך הבראה ברשות מקומית במשבר כולל התמודדות עם שלושה צירים מרכזיים :ביצועים פיננסיים ,איכות הניהול ,איכות השירותים ( .בשרטוט לעיל אוחדו לציר אחד צירי השירותים ואיכות הניהול) 01 לשלושת צירים אלו החליט משרד הפנים ,לאחר שלמד את המודל התיאורטי להוסיף ציר פיתוח ( תכנון ובניה ). להלן ארבעת הצירים הקריטיים להבראה ארגונית: ציר ביצועים פיננסיים. ציר איכות הניהול. ציר איכות השירותים . ציר פיתוח ( תכנון ובניה ). 00 .4שלבים ואסטרטגיות מרכזיות בהבראת רשויות הניסיון המעשי המתועד בספרות המחקרית וחקר מקרי הצלחה שקוימו עם מובילי תהליכי הבראה בארץ ובעולם מצביעים על שישה שלבים מרכזיים אותם עובר ארגון המבריא ממשבר ,וזאת תוך הסתייעות בשלוש אסטרטגיות הבראה. להלן ששת השלבים המהווים אבני דרך במחזור חיים ארגוני ,החל מהתנאים שקדמו לכישלון וכלה בהבראה ובנסיקה ארגונית: .1זיהוי סיבות וסימפטומים של כישלון ארגוני. .2מאיצי שינוי ארגוני (טריגרים -מאיצי שינוי -הינם אירועים המביאים את המנהיגות להכיר במשבר ,להכריז עליו אפשרית ולהתמודד איתו .לדוגמה ,מנהיגות נבחרת חדשה; אסון טבע /מלחמה או חשיפת כשל במדיה). .3בניית תמונת מצב( ,אבחון ארגוני) ובניית תכנית הבראה בהתאמה. .4צמצום ובהמשך יצירת יציבות ארגונית. .5הבראת הארגון. .6נסיקה ארגונית. התמודדות מיטבית עם שלבים אלה ,ובעיקר משלב בניית תוכנית ההבראה ועד שלב הנסיקה הארגונית מחייבת הפעלת שלוש אסטרטגיות הבראה. שלוש אסטרטגיות הבראה דרושות להבראה מוצלחת של רשות מקומית: .1צמצום והפחתה -אסטרטגיית צמצום והפחתה ממוקדת ביעילות ארגונית וכוללת צמצום של טווח הפעולות ,הפחתת ההוצאות הפיננסיות וצמצום גודלה של הרשות המקומית כארגון. יעדים אלה מושגים ,לדוגמה ,ע"י מכירת נכסים ,קיצוץ בהוצאות כספיות המיועדת לשירותים או הפרטת שירותים .אחת המטרות העיקריות בפעולות אלה היא עצירת ההידרדרות והשגת יציבות ארגונית וכלכלית ,ולכן מושם עליהן דגש בתחילת התהליך. .2צמיחה והתחדשות -אסטרטגיה זו מדגישה צמיחה מערכתית וריענון הקיים .הרשות מגדירה מחדש את משימות הליבה ,מעודדת ויוזמת שיפור השירותים הקיימים ומספקת שירותים חדשים .בעת ביצועה של אסטרטגיית ההתחדשות ,מושקעים 02 משאבים במקומות המספקים יחס עלות-תועלת טוב יותר ובהשבחת שירותים המיועדים לתושבים .צעדים אלה עשויים לשפר את ביצועי הרשות המקומית באופן מהיר יחסית. .3ארגון מחדש -אסטרטגיית ארגון מחדש (רה-ארגון) ,עוסקת במבנה הארגוני של הרשות ,בהכשרת המנהיגות וההנהלה הבכירה ובהטמעת תהליכי ניהול חדשים ובהתמקצעות העובדים .מטרתה של אסטרטגיית הארגון מחדש היא לתמוך בביצוע אסטרטגיות הצמצום ,ההפחתה וההתחדשות ולשפר את ביצועי הרשות .לאסטרטגיה זו חשיבות רבה בעיצוב ובהטמעה של שינוי מהותי ולאורך זמן ברשות המקומית. 'הבראה משולבת' דורשת שילוב של הפעלת שלושת האסטרטגיות וארבעת הצירים הקריטיים להבראה ארגונית: השילוב כולל פעולות החותרות ליעילות פיננסית (אסטרטגיות צמצום והפחתה) ,אספקת סל שירותים איכותי ואפקטיבי (אסטרטגיות צמיחה והתחדשות) ,ביסוס ארגון וניהול מודרניים (אסטרטגיות של ניהול מחדש) ויצירת מרחב עירוני בר קיימא התומך בעצמאות כלכלית (אסטרטגיות פיתוח). לדוגמא ,אין די בפעולות כגון צמצום ופיטורין בכדי להביא להבראה ,ואין די במיקור חוץ כדי לשפר את איכות השירותים. השימוש בשלושת האסטרטגיות ,בתמהיל ובעיתוי המתאים ,מאפשר את המעבר מכישלון ועד הבראה ונסיקה ארגונית (ראה איור .)2 03 איור :2הפעלת האסטרטגיות לאורך השלבים אסטרטגיית צמצום והפחתה אסטרטגיה של ארגון מחדש אסטרטגיה של התחדשות שלבי ההבראה נסיקה ארגונית ()6 זיהוי סיבות וסימפטומים למשבר ומאיצי שינוי ()1,2 ()2,1 ומאיצי שינוי הארגוני יצירת תמונת המצב – (אבחון ארגוני) 3- הבראת הארגון ()5 בניית 'תכנית הבראה משולבת'()3 ויישומה ()3 צמצום ויציבות ארגונית ()4 04 .5תכנית ההבראה המשולבת 5.1מטרת התכנית סיוע לרשויות הנתונות במשבר בישראל לבצע בהצלחה תהליך הבראה בכדי להגיע ליציבות ולעצמאות פיננסית ,ולרמת שירותים מספקת ולאורך זמן. 5.2הערכים המוספים הרחבת תחומי הפעולה ועיבוי הגורמים הפועלים כיום ברשויות במשבר, בהתאמה למאפייני הרשות ועל פי הנחיות הנהלת משרד הפנים. חיזוק שיתוף הפעולה ,האמון והדיאלוג בין הנהלת משרד הפנים לרשויות המקומיות הנתונות במשבר. תכלול של תהליך פיתוח מתמשך של המודל ויישומו על ידי מערכת המפעמים המתמחה בתהליכי פיתוח ושינוי ארגוני ברשויות המקומיות. הגדלת האחריות של כלל הגורמים (רשויות ,משרד הפנים ומשרדי ממשלה אחרים) ליציאה מהמשבר. יצירת 'תמונת מצב' (נספח )1מקיפה ומהימנה על מצב הרשות ,המבוססת על ידע וניסיון מומחים מדציפלינות שונות. הסתייעות בכלי בקרה והפיקוח של משרד הפנים לצורך איתור מוקדם של המשבר ברשות. הקניית ידע ניהולי ומקצועי הנדרש לראש הרשות ולדרג הבכיר לצורך ביצוע אסטרטגיות הבראה יעילות. הטמעת תהליכי עבודה רצויים ,ומיסוד תרבות ארגונית וניהולית מקצועית שקופה ומיסוד תהליכי דמוקרטיה מקומית. מיסוד מנגנוני חוסן כלכלי וארגוני אשר ייצבו את הרשות בטווח הארוך וימנעו חזרת הרשות למשבר בתום תהליך הסיוע. 05 5.3מבנה ההפעלה וקווים מנחים לתכנית ההבראה א .משבר ,הבראה והצלחה של רשות מקומית הם נגזרת של תפקוד פיננסי תקין ,איכות הניהול ,איכות השירותים ואיכות הפיתוח (תכנון ובניה) כשקיימת תלות והשפעה הדדית ביניהם. ב. תחום הפיתוח ,התכנון והבנייה מצטרף לשלושת הצירים כנושא הדורש תשומת לב מיוחדת בשל מרכזיותו בביסוס עצמאות כלכלית שתחילתו בטווח הקצר וחשיבותו בהנחת תשתיות להתפתחות הרשות לטווח הארוך. ג. רשויות "קפואות" נכללות בקבוצת הרשויות במשבר. ד. חלוקת אחריות והדדיות -משרד הפנים מתניע ,מודד ,מבקר ומממן . ראש הרשות אחראי להנהיג ולנהל את תהליך ההבראה ברשות .ברית ושותפות בין הרשות ומשרד הפנים מבוססת על אמון הדדי ולקיחת אחריות של שני הצדדים למהלך ההבראה. ה .התכנית תלווה מטעם משרד הפנים בתהליכי מדידת ביצועים ב ארבעת הצירים: בציר הפיננסי :הגעה לאיזון ויציבות כלכלית לאורך זמן. בציר השירותים :העלאת רמת השירותים וייצובם לרמה נאותה ומחייבת. בציר הניהולי-ארגוני :קיום תהליכי מפתח תקינים של ניהול וארגון ,ניהול הרשות בגישה כלכלית ושירותית ומיסוד תרבות ארגונית ההולמת את יעדי הרשות. בציר הפיתוח -התכנון והבנייה :קידום נושאי תכנון ובנייה ברשות בטווח הקצר ובטווח הארוך. ו .תוכנית הבראה מותאמת לרשויות במשבר: יעדי התוכנית הינם ברי השגה (ריאליים) וישימים בלוחות זמנים מוגדרים ובהתחשב במסגרת הגרעון הכספי והפעלת גמישות בעת בניית התכנית. רשויות במשבר בעלות אילוצים "מבניים" הינן רשויות שיש להן גירעון פיננסי מבני, שאינו קשור לאיכות הניהול של הרשות (לדוגמה ,רשויות שאין להן יכולת לממן שירותים בסיסיים לתושבים בשל מיקומן הפיזי בפריפריה/בשל פוטנציאל הכנסות נמוך) .ברשויות אלה ,יש ליישם מדיניות שונה מהמדיניות הרווחת כיום. 06 התאמת התוכנית ודרכי הפעלתה למאפייני המגזר הלא-יהודי תוך מתן דגשים היחודיים למגזר זה. ז .יצירת אמון ושיתופי פעולה מחויבות ונחישות ראש הרשות ויכולתו לעורר אמון בקרב התושבים ועובדי הרשות ונבחריה הינם מפתח להצלחת ההבראה. בניית דרג ניהולי בכיר ומקצועי הלוקח אחריות ושותף בהובלת השינוי. הגדרת תהליכים שקופים אשר ישמרו על איכות כוח האדם מחד ויסיעו לרשות להתמודד עם אלו המונעים ממנה להתקדם בתהליך ההבראה מאידך. יצירת שותפות עם עובדי הרשות ונציגיהם. בניית תהליכים של שיתוף תושבים ויצירת חברה אזרחית חזקה (דמוקרטיה השתתפותית) ח .מניעת החרפת המשבר עיתוי הכניסה לתכנית ההבראה יתבצע בשלבים מוקדמים( ,לדוגמה ,מיד עם גילוי חריגה תקציבית ברבעונים הראשונים). משרד הפנים יתריע בשלבים מוקדמים ,ואף יפעיל מערך הדוק של פיקוח ,בקרה ורגולציה על מנת למנוע כניסה למשבר עמוק או הישנותו .זאת ,בשלושת הצירים המרכזיים (ניהולי ,שירותי ,פיננסי) ועל בסיס מדידת ביצועים שיטתית. 07 .6 השלבים של הפעלת תכנית ההבראה המשולבת רשויות הנמצאות במשבר והנכנסות לתכנית הבראה ,או כאלה הנמצאות כבר בתהליך הבראה ,יידרשו לבנות תכנית (או להרחיב תכנית קיימת) בצירים :הפיננסי ,הארגוני -ניהולי, ציר השירותים וציר הפיתוח ,התכנון והבנייה וליישמה. להלן פרוט השלבים: 6.1גיבוש' תמונת מצב' על ידי צוות מקצועי ממשרד הפנים הצוותים המקצועיים יהיו כפופים לבודק תכניות מטעם משרד הפנים. צוות של מומחים מטעם משרד הפנים ,בראשות גורם בכיר ( )SENIORיבצעו הליך ממוקד של בניית תמונת המצב הרשותית ,במטרה לסייע לרשות לבנות תכנית הבראה. הגורם הבכיר ( )SENIORיבנה את תמונת מצב תוך מעורבותם המקצועית של בודק תכניות ,החשב המלווה של הרשות וכן יועץ ארגוני מומחה ב'הבראה משולבת'. תמונת המצב (נספח )1תכלול ניתוח של מאפייני הרשות ,הערכה של מידת יכולתה להצליח בתהליך ההבראה ואת מידת יכולתו של ראש הרשות להוביל את התהליך, המלצות וקווים מנחים לבניית תכנית הבראה משולבת ,מפורטת וישימה. בניית תמונת המצב תתבצע תוך זמן קצר ,עד חודש ימים. במקרים חריגים של חילוקי דעות בצוות בין בודק התכניות לגורם הבכיר (,)SENIOR יסוכם על גורם ממשרד הפנים שיכריע בעניין. הנושאים שייבדקו בתמונת המצב הם :היתכנות לאיתנות כלכלית ,הביצועים הפיננסיים של הרשות ,היבטי ניהול וארגון (ובכללן התנהלות המחלקות השונות ותפקוד הדרג הבכיר ברשות) ,מחויבות ראש הרשות ויכולותיו והתנהלות הרשות בפן הפוליטי ,והערכה של איכות השירותים הניתנים לתושבים על ידי הרשות המקומית. על מנת לסייע למשרד הפנים בגיבוש תמונת מצב בצירים השונים ,ייבנה מאגר רב מקצועי של יועצים מומחים. יועץ העוסק בבניית תמונת המצב ברשות מסוימת הינו שלוחו של משרד הפנים ולכן לא יוכל מטעמים אתיים ,לעבוד בליווי אותה רשות בתהליך ההבראה. 08 6.2בניית תכנית ההבראה ברשות לאחר מסירת תמונת המצב לרשות ,יקים ראש הרשות ועדת היגוי רשותית להובלת תהליך ההבראה ברשות .תהליך ההבראה ברשות יתבצע בסיוע המפעם האזורי על פי הסטנדרטים המקובלים במערכת המפעמים. צוות ההיגוי ברשות יבנה ויגיש למשרד הפנים תכנית הבראה משולבת ,מפורטת וברת ביצוע (ריאלית) בהתאם לתמונת המצב ולקווים המנחים (נספח .) 2תהליך זה ילווה על יועץ ארגוני שיבחר על ידי ראש הרשות במידה וקיימת כבר תכנית הבראה ברשות ,היא תורחב לתכנית הכוללת את הציר הארגוני – ניהולי ,ציר השירותים וציר הפיתוח,התכנון והבנייה. תכנית ההבראה המשולבת תכלול יעדים ומדדים בכל ציר באופן שיאפשר מדידה, סטנדרטיזציה והשוואה בין רשויות. oהמדדים הפיננסיים ימשיכו להיאסף באופן הקיים כיום .המדדים מהצירים הנוספים יחלו להאסף ולהמדד בהתאמה לתוכנית המדידה( .נספח )4 oרמת השירותים הבסיסיים ברשות שנקבעה בשלב תמונת המצב מהווה את הבסיס למדידה .המדידה בהמשך תתבצע על בסיס תקופתי על ידי הגורם המוסמך למדידה מטעם משרד הפנים ובתדירות שתיקבע על ידו. oהציר הארגוני -ניהולי יבנה וימדד על ידי מומחים בתחום -בסיוע מערכת המפעמים. לו"ז :תכנית ההבראה תוגש לאישור הנהלת משרד הפנים בתוך פרק זמן של עד שלושה חודשים. 6.3אישור התכנית על ידי משרד הפנים משרד הפנים יבדוק ויאשר את תכנית ההבראה המשולבת שתגיש הרשות ויגדיר את היקף הסיוע הניתן לרשות למול עמידה באבני הדרך בארבעת הצירים ויאשר את מסגרת התקציב מטעמו. oלאחר שהרשות הכינה תוכנית הבראה ,היא תוצג בפני בודק תוכניות ההבראה (בודק תכניות ההבראה רשאי לצרף לתהליך את ה SENIOR-אשר השתתף בבניית תמונת המצב ולהיעזר בו לצורך תיקוף). oבודק תוכניות ההבראה יבדוק את תוכנית ההבראה וימליץ על אישורה בכפוף לשיפורים ,או עדכונים ,או הסתייגויות. 09 oההערות וההסתייגויות יוצגו בפני מנהל המינהל לשלטון מקומי והממונה על המחוז ,או מי שהוסמך לכך מטעמו של מנהל המינהל לשלטון מקומי. oהתוכנית הסופית ,לאחר שסוכמה עם הרשות תובא לאישור מנכ"ל /מנהל המינהל לשלטון מקומי ,או מי שהוסמך לכך על ידו. oהתוכנית לאחר שעברה את אישורו של הדרג המקצועי במשרד הפנים והתקבלה ברשות מסגרת התקציב הייעודי המאושר ממשרד הפנים ,תובא לאישור מועצת הרשות המקומית. oיתקיים טקס חתימה במעמד פומבי ,מומלץ שייערך במעמד בו נוכחים חברי המועצה ,בכירי העירייה ,נציגי ארגון העובדים ,המפעם האזורי ,ונציגי משרד הפנים . משרד הפנים יאשר הפעלת תכנית ההבראה תוך הפעלת תנאים הנובעים מתמונת המצב ,כדוגמת המצבים הבאים: oבמידה וראש הרשות אינו מחויב ואינו נחוש דיו לבצע את תהליך ההבראה, ראש הרשות לא יוביל את התהליך ויופעלו ברשות המקומית צעדים של גריעת סמכויות (למשל ,וועדה ממונה או "חשב פורטה") בהתאם לחוק ולנהלי משרד הפנים. oבמידה והמצב הפוליטי ברשות מהווה חסם בתהליך ,הפיתרון הפוליטי יהיה חלק מאבני הדרך .לדוגמא ,אם ראש הרשות אינו מצליח להעביר את תכנית ההבראה המשולבת עקב התנגדות המועצה ,משרד הפנים ישקול צעדים כנגד המועצה (למשל ,פיזורה ומינוי ועדה ממונה לצד ראש הרשות המכהן) טרם הכניסה לתהליך ההבראה המשולבת( .לא פשוט ,מחייב חקיקה) רשויות קורסות שאינן מתפקדות -דורשות טיפול מיידי על פי ההנחיות הקיימות של משרד הפנים .ברשויות אלה בנוסף להפעלת תוכנית ההבראה המשולבת, יתבצע הליך מהיר יותר של בניית תמונת מצב והפעלה מאסיבית של צעדי צמצום והפחתה. במידה וקיים גרעון מבני ברשות ,בנוסף לתוכנית הבראה המשולבת יופעלו אחד משני הצעדים הבאים: oמתן תמיכה ממשלתית (מענק) בכדי לאפשר לרשות להגיע לאיזון פיננסי ולקיים רמת שירותים בסיסית. oמתן דגש לחשיבה כלכלית ולהרחבת מקורות ההכנסה של הרשות ,מעבר לקיים. 21 שקילת צעדים לאיחוד הרשות הסובלת מגירעון מבני עם רשות איתנה או ביטולה וצירופה למועצה אזורית .מאחר ואיחוד רשויות עלול להביא למשבר נוסף או חמור בכל אחת מן הרשויות המאוחדת רצוי להכליל את המבנה המאוחד במודל ההפעלה המוצע באופן דומה לרשויות במשבר. 6.4הפעלת תכנית ההבראה והסיוע המקצועי ברשות לאחר אישור התכנית ,יכריז ראש הרשות על תחילת יישום תכנית ההבראה. מומלץ כי גיבוש תכנית ההבראה המשולבת יתבצע בשיתוף חברי מליאת המועצה ,עובדי הרשות הבכירים והתושבים. ראש הרשות ,חברי המועצה והנהגת הרשות יפעילו צעדים בוני אמון מול עובדי הרשות ,תושבים ,ספקים ,ומשרד הפנים בכדי לגייס אותם לתכנון ויישום תהליך ההבראה המשולב. תכנית ההבראה ברשות תנוהל על ידי ראש הרשות והצוות המוביל ,על פי אסטרטגיות ההבראה (צמצום והפחתה ,צמיחה והתחדשות וארגון מחדש ) ובהתאם ליעדים בארבעת התחומים ( נספח . )3 הנהלת הרשות אחראית לבקרת התהליך ועמידה במדדי ההצלחה ובלוחות זמנים .התכנית תעודכן על פי הצורך ובאשור משרד הפנים. הגורמים המקצועיים המסייעים לרשות ייבחרו מתוך מאגר רב מקצועי ייעודי שיוקם לצורך כך .המאגר יכלול בעלי מקצועות שונים כגון :יועצים ארגוניים, אנשי פיננסים ,משפטנים מומחים בדיני עבודה והסכמים קיבוציים והסדרי נושים ,יעוץ אדריכלי-הנדסי ומומחי תכנון ובניה ,מנהלים לשעבר ברשויות מקומיות ,יועצים אסטרטגיים ,מאמנים מוניציפאליים ועוד .גורמים אלה יעברו הכשרה והסמכה ייחודיים לליווי רשויות במשבר. הסיוע המקצועי במימון מלא של משרד הפנים ,והינו בגדר חובה .הסתייעות רציפה וכנה בצוות היועצים הינו תנאי בסיס להפעלת ההבראה המשולבת וזהו לב ליבו של המודל המוצע .הסיוע יינתן לפרק זמן של שנתיים עד ארבע שנים. ראש הרשות יבחר את היועצים המקצועיים או המתאימים לו מתוך מאגר המומחים שהוכשר והוסמך לכך על ידי משרד הפנים ,ויהיה אחראי לעבודתם ברשות. 20 צוות הסיוע יכלול יועץ ארגוני אשר ילווה את ראש הרשות בהובלת התהליך, מבניית התכנית ולאורך שלבי יישומה .היועץ הארגוני יהיה מומחה שהוכשר על ידי מערכת המפעמים בסוגיות הבראה מוניציפאלית ,בעל ידע וניסיון בליווי תהליכי הבראה ברשויות במשבר ויישום של אסטרטגיות הבראה. ראש הרשות יתכלל את עבודת היועצים .היועצים יסייעו לרשות בבנייה והפעלת תכנית ההבראה המשולבת בתיאום ובשיתוף מלא עם החשב המלווה. תתאפשר גמישות להנהגת הרשות (באישור 'יועץ ההבראה הבכיר' והחשב המלווה) לשנות את צעדי ההבראה ועיתויים (ובתנאי שיעמדו באישור משרד הפנים ,כמקובל ,בשיטת אבני הדרך). החשב המלווה יהיה מעורב בתכנית ההבראה המשולבת משלביה הראשונים ,על מנת לבחון ולאשר את המשמעויות הכספיות הנגזרות מצעדי ההבראה בצירים השונים .לאור זאת ,יעבור החשב המלווה הכשרה בנושאי ארגון ,ניהול ,שירותים ופיתוח .הכשרה זו תפקידה להרחיב את ההבנה של החשב המלווה את המאפיינים של תהליך הבראה משולב ואסטרטגיות ניהול להבראה . בשלב הפעלת התכנית ,החשב המלווה יבקר את יישום התכנית בציר ההוצאות הכספיות ,בדומה למקובל כיום. חילוקי דעות בין הגורמים השונים ברשות ביחס לצעדים הנחוצים לביצוע בתוכנית ,ידונו בצוות ההיגוי בהרכב של ראש הרשות ,יועצים ,חשב מלווה. במידה וחילוקי הדעות לא ייושבו בתחום הרשות ,החשב המלווה ייזום דיון בוועדת ההיגוי הארצית של התכנית (בראשותו של בודק תכניות ההבראה) ,על מנת שתכריע בסוגיות הרלוונטיות. בחינה ועדכון תוכנית ההבראה המשולבת תתבצע באופן תקופתי ,בתדירות שתיקבע על ידי משרד הפנים .מומלץ כי הצוות המקצועי מטעם משרד הפנים (אשר גיבש את תמונת המצב) יסייע באופן תקופתי בתהליכי הבקרה והמדידה של התקדמות תהליך ההבראה ועמידה ביעדים שהוגדרו. 22 לכל אורך התהליך: תפעל הנהגת הרשות ,בעיקר אם היא ועדה ממונה ,לבניית תשתיות ותהליכיםשיבטיחו וימסדו את הקיימות של תהליכי ההבראה לתקופה הבאה; דרג ניהולי מקצועי ,קשרים עם תורמים וספקים ,תרבות של קידום יזמויות מהשטח וכו' הצוות המקצועי המסייע לרשות יעביר את הידע שברשותו לבעלי התפקידים ברשות,להנחלת תפיסות ניהול מתקדמות וליצירת רשות יציבה ועצמאית המתנהלת במקצועיות ומספקת שירותים לאורך זמן. 6.5סיום ויציאה מתכנית ההבראה היציאה מתכנית ההבראה תתבצע באופן הדרגתי .בשלב הראשון לדוגמא יכול החשב המלווה לעזוב לאחר שהרשות הגיעה לשלב היציבות הארגונית .לאחר מכן ,יימשך ליווי הרשות בתהליכי צמיחה והתחדשות בצירים השונים עד ביסוס הישגי ההבראה לאורך זמן (ראה' ,נסיקה ארגונית' באיור .)2 לקראת היציאה מהתכנית יעסקו הגורמים המקצועיים המלווים בהליכי הדרכה ומיסוד והטמעה של ידע ,נהלים ותהליכים ארגוניים ,שמטרתם יצירת המשכיות ושמירה על הישגי ההבראה המשולבת בתום תקופת הליווי. בתום התכנית תתבצע הערכה מסכמת על בסיס כלי המדידה ויופקו דוחות סיכום .נציגי משרד הפנים ימשיכו לבצע מעקב ובקרה של הרשות גם בתום התכנית. קיום טקס משותף עם בכירי הרשות ומשרד הפנים המציין את היציאה מהמשבר 23 6.6סיכום השלבים בבניית תוכנת הבראה משולבת ,גורמים אחראים ולו"ז שלב 1 2 פעולה באחריות כוללת באחריות נוספת שותפים מרכזיים נוספים לו"ז לסיום הקמת ועדת היגוי ארצית לתוכנית הבראה מנהל המינהל לשלטון מקומי בודק תוכניות הבראה ? ? משרד הפנים מנחה רשות מקומית לבנות תכנית או להרחיב קיימת ב 4הצירים מנהל המינהל לשלטון מקומי גיבוש 'תמונת מצב' על ידי צוות מקצועי מטעם משרד הפנים בארבעת הצירים (כספי ,ארגוני- ניהולי ,שירותים ,וציר פיתוח, תכנון ובניה) מנהל המינהל לשלטון מקומי בודק תוכניות הבראה גורם בכיר )(Senior 3 חשב מלווה, יועצים מומחים ממאגר רב מקצועי משרד הפנים תוך חודש יועץ ארגוני מומחה בהבראה משולבת 4 5 6 מסירת 'תמונת המצב' לרשות משרד הפנים Senior הקמת ועדת היגוי רשותית להובלת התהליך ראש הרשות ועדת היגוי בניית תוכנית עבודה המרחיבה ומפרטת את 4הצירים בהתאמה לתמונת המצב .כוללת את הפעולות הנדרשות ברשות הספציפית ,התפוקות המצופות, מדדים ,אבני דרך 2שבועות מפעם אזורי, יועץ ארגוני, ראש הרשות ועדת היגוי מפעם אזורי מפעם אזורי, יועץ ארגוני עד שלושה חודשים לו"ז ,ותקציב נדרש והגשה לבודק תוכניות הבראה, 7 אישור התכנית העבודה המפורטת על ידי משרד הפנים סיגים לאישור: 7/1 א .תנאים המחייבים גריעת סמכויות וצעדים חריגים לתוכנית בטרם כניסה. ב .מתן תמיכה ממשלתית (מענק) בשל גרעון מבני 24 משרד הפנים בודק תוכניות הבראה משרד הפנים מנהל המינהל לשלטון מקומי 2שבועות שלב באחריות כוללת פעולה באחריות נוספת שותפים מרכזיים נוספים לו"ז לסיום על מנת לאפשר איזון פיננסי וקיום רמת שרותים בסיסית ג. בחינת איחוד רשות 8 אישור מנכ"ל /מנהל המינהל לשלטון מקומי משרד הפנים 9 הקצאת מסגרת תקציב ייעודית מהמשרד מנהל המינהל לשלטון מקומי טקס חתימה המכריז על תוכנית הבראה משולבת ברשות המקומית במעמד פומבי משרד הפנים וראש הרשות חברי המועצה, בכירי העירייה, נציגי ארגון העובדים ,משרד הפנים ,מפעם אזורי ,נציג המחוז תהליכי אורך משלב זה: משרד הפנים חשב מלווה א .איסוף נתונים ומדידה והרשות המקומית נציגי צוותי היגוי 10 תהליך אורך מתמשך משלב 10 13 - ב .ליווי ,דיווח בצמתים שהוגדרו כאבני דרך ,מעקב ובקרה אל מול היעדים שנקבעו מהרשות וממשרד הפנים ג .בחינה ועידכון תוכנית ההבראה באופן תקופתי 11 12 הפעלת תוכנית ההבראה ברשות ראש הרשות ועדת היגוי רשותית מפעם אזורי גיוס שותפים ובנית צעדים בוני אימון מול עובדים ברשות, תושבים ,ספקים ומשרד הפנים לתמיכה בתוכנית ההבראה המשולבת. ראש הרשות וועדת היגוי מפעם אזורי 13 החלת אסטרטגיות צמצום והפחתה 14 החלת אסטרטגיות של ארגון מחדש 25 צוות מוביל ברשות ראש הרשות תוך שנה בין שנתיים- לארבע שנים וועדת היגוי מפעם ויועצים עד שנה צוות מוביל ברשות ראש הרשות צוות מוביל ברשות וועדת היגוי מפעם ויועצים 3 -2שנים שלב פעולה באחריות כוללת באחריות נוספת שותפים מרכזיים נוספים לו"ז לסיום החלת אסטרטגיות של התחדשות ראש הרשות ועדת היגוי מפעם ויועצים משלב ארגון מחדש ,אך בעיקר החל מהשנה השנייה 15 16 17 בניית תהליכי יציאה מסודרים וסיום התוכנית ההבראה :לאחר שלוש שנים מתחילת התוכנית ולאחר השגת היעדים. הערכה מסכמת על בסיס כלי המדידה ,הפקת דוחות סיכום טקס סיום 18 צוות מוביל ברשות משרד הפנים חשב מלווה ראש הרשות וועדת היגוי ראש הרשות חשב מלווה משרד הפנים ועדת ההיגוי מפעם אזורי מפעם אזורי ראש הרשות חברי המועצה משרד הפנים בכירי העירייה נציגי ארגון העובדים מפעם אזורי נציג המחוז 26 .7המשך פעולות הפיתוח ההכרחיות הנדרשות לצורך התחלת הפיילוט 7.1צעדים מקדימים הקמת ועדה מקצועית רב -תחומית מתוך אגפי ומחוזות משרד הפנים .לוועדה זו יהיו שותפים בודק תכניות ההבראה במשרד הפנים וגורמים נוספים מתוך המשרד (ההרכב המדויק ייקבע על ידי משרד הפנים). הוועדה תגדיר את אופן הכניסה לפיילוט ,את היקף הסיוע שיינתן לתכנית ואת אופן ההפצה ושיווק התכנית לרשויות הרלוונטיות. במקביל ,יושלם תהליך פיתוח 'תורת ההפעלה להבראה משולבת' ,קרי ,איגום הידע ,ותרגומו למתודות ותהליכים (בציר הפיננסי ,הניהולי,השירותים ובתחום הפיתוח ,התכנון והבנייה) ,הנדרשים ליישום אסטרטגיות הבראת ברשות הנתונה במשבר. יושלם המהלך של תכנון "תקופת הביניים" – בו משרד הפנים מגדיר כתקופת מעבר ומבצע בהדרגה את 'תוכנית ההבראה המשולבת' לגבי אותן רשויות שכיום נמצאות כבר בתוכנית הבראה .שלב זה דורש תכנון וקבלת החלטות בכל אחד מארבעת הצירים תאושר תפיסת ההתערבות ל'ליווי רשות בתהליך הבראה'. תאושר תפיסת המדידה ל'ליווי רשות בתהליך הבראה'. יאותרו וימוינו גורמים מקצועיים לתכנית וכן-יוכשרו בעלי תפקידים וגורמים שונים המעורבים בתכנית. הידע המפותח ישולב בשגרות ותהליכי העבודה של המערך הקיים במשרד הפנים (במינהל לשלטון מקומי במחוזות וברשות המקומית) לטיפול ברשויות במשבר. יתבצע עדכון של הגדרות תפקידים ותהליכי העבודה במשרד הפנים ובממשק שבין משרד הפנים והרשות המקומית (למשל ,תפקידי החשב במלווה ,תפקיד בודק תכניות הבראה על פי המודל החדש ,תפקידי הצוותים המומחים האחראים על בניית תמונת המצב) ,על מנת להוציא לפועל את תפיסת ההפעלה של תכנית הבראה משולבת. יוגדרו הליכי מדידה ,בקרה ומעקב אחר תכנית ההבראה בארבעת הצירים .הליכי הבקרה יכללו הגדרות עבודה לצוותי המומחים. לבסוף ,יוגדרו צמתי סיום תכנית והליכי סיום התכנית ,ובכללם יעדי המשך מנקודת סיום הליווי. הגשת הצעת תקציב להמשך הפיתוח והשלבים שפורטו לעיל. 27 7.2רשימת הנושאים שנדרש להשלים/לפתח בשלב הבא הערה :לחלק מהנושאים יש לפתח כלים תומכים (נהלים ,טפסים ,פורמטים וכד'). נושא תכנים לפיתוח והגדרה פיתוח תורת הבראה המשך פיתוח אופני הפעלת התכנית משולבת לרשויות ותהליכי עבודה ברמה פרטנית :כניסה הנתונות במשבר לתהליך הבראה משולבת ,ניהול תהליך סטאטוס בוצע חוץ מתהליכי בקרה הבראה משולבת ברשות במשבר ,תהליכי בקרה ומעקב אחר תהליך ההבראה בצירים השונים וכדומה. פיתוח מודל העבודה הארגוני הקיים והתאמתו לרשויות בתהליך הבראה משולבת. בוצע ללא המגזר הלא יהודי התאמת מודל העבודה הארגוני לרשויות בתהליך הבראה משולבת במגזר הלא יהודי. לא בוצע הגדרות תפקידים ותהליכי עבודה במשרד לא בוצע הפנים ובממשק שבין משרד הפנים והרשות המקומית. oמשרד הפנים oנציג משרד הפנים במחוז oמערכת המפעמים oראש הרשות המקומית /יו"ר הוועדה הממונה oאחרים פיתוח תורת "ליווי מיסוד ידע :בניית תמונת מצב לרשות וייעוץ לרשות בתהליך הבראה" במשבר ,יעדים ועקרונות בליווי ראש רשות ובכירי הרשות במשבר וכו' מיסוד תהליכים :כיצד מתנהל צוות יועצים ברשות ,כיצד מבקרים את תהליך 28 בוצע לא בוצע תקציב לו"ז נדרש לביצוע תכנים לפיתוח והגדרה נושא סטאטוס הליווי ,כיצד מתנהלת עבודת הייעוץ מול עבודת חשב מלווה ברשות וכדומה. תקופת המעבר מיסוד ידע ותהליכים לגורמים מקצועיים מסייעים ,ברמה הפרטנית. לדוגמה :יועץ ארגוני בכיר ,יועץ תכנון ובנייה ,מאמן מוניציפאלי ואחרים. יושלם המהלך של תכנון "תקופת הביניים" – בו משרד הפנים מגדיר ומבצע לא בוצע לא בוצע בהדרגה את 'תוכנית ההבראה המשולבת' לגבי אותן רשויות שכיום נמצאות כבר בתוכנית הבראה .שלב זה דורש תכנון וקבלת החלטות בכל אחד מארבעת הצירים יצירת מערך מדידה לבחינת מצב התחלתי ,אבני דרך ועד ליציאה מהמשבר בציר הארגוני-ניהולי, בציר השירותים והפיתוח,התכנון והבנייה אימוץ תפיסת מדידה על ידי משרד הפנים לא בוצע הגדרת הליך ונושאי בדיקת רמת שירותים על ידי צוות מומחים מטעם משרד הפנים. הגדרת מדדי ביצוע והליכי מדידה בציר הארגוני-ניהולי. הגדרת מדדי ביצוע והליכי מדידה בתחום הפיתוח ,תכנון ובנייה. השלמה /כיול מדדי ביצוע בציר הכספי על פי הצורך גורמי סיוע וליווי לתכנית ההבראה ברשות ובמשרד הפנים 29 פיתוח הגדרות ,תהליכי עבודה ומרכיבי תפקידי של היועצים המסייעים. הקמת מאגרי יועצים :איתור ,מיון והכשרת היועצים לתהליך ההתערבות לא בוצע תקציב לו"ז נדרש לביצוע נושא תהליכי הדרכה של בעלי תפקידים וגורמים שונים המעורבים בתכנית תכנים לפיתוח והגדרה הכשרת יו"רים וחברי ועדות קרואות לניהול התכנית ברשות. סטאטוס לא בוצע הכשרת מערכת המפעמים. הכשרת אנשי מינהל כספי -חשבים מלווים ומערך הליווי הכספי במשרד הפנים. הכשרת מטה משרד הפנים ומנהלי המחוזות וסגניהם לליווי וניהול פיתוח תוכניות וכלים ייעודיים לפיתוח מנהלים של רשויות במשבר לסיוע בהתמודדות ויציאה ממשבר. הערכת התכנית בניית הליכי הערכת התוכנית ,איסוף נתונים הפקת לקחים ומסקנות לתכנית (ותקצובם). לא בוצע סיום התכנית ותהליכי סיכום קריטריונים לסיום התכנית בוצע חלקי וסגירה תהליכים נדרשים בסיום התכנית 31 תקציב לו"ז נדרש לביצוע נספחים 30 נספח 1 – תהליך בניית תמונת מצב ברשות במשבר .1מטרות א .יצירת צילום מצב (שיקוף) של הרשות בארבעת הצירים ,אשר תשמש את משרד הפנים ללימוד הרשות בהיבטים הרלוונטיים לתהליך ההבראה המשולבת. ב .ההליך יכלול המלצות וקוים מנחים לאסטרטגיות שייכללו בתכנית ההבראה המשולבת (בציר הארגוני -ניהולי ,בציר השירותים ,בציר הפיננסי ובתחום הפיתוח ,התכנון והבנייה). ג .תמונת המצב מהווה בסיס לבניית תוכנית הבראה משולבת גמישה, המותאמת לרשות. .2גורם מבצע תמונת המצב תיבנה על ידי צוות מקצועי מטעם משרד הפנים הכולל: בודק תוכניות הבראה ,חשב מלווה ,בכירים בשלטון מקומי ()seniors ויועצים ארגוניים המומחים בהבראה .הצוות הינו מומחה בתחום. .3שיטה א .ראיונות חצי מובנים לבעלי תפקידים ברשות ,בהתאם לרשימת הנושאים שלהלן( סעיף .)5 ב .ראיונות עם בעלי תפקידים במשרד הפנים ג .איסוף נתונים פיננסיים. .4משך הכנת תמונת המצב עד חודש. במידה והצוות המקצועי לא יוכל להשלים את בדיקת כלל הנושאים ,עקב מגבלת זמן ,הרשות המקומית תתבקש להשלים את תמונת המצב החסרה, כחלק מאבני הדרך בתהליך. 32 .5תהליך יצירת תמונת המצב – נושאים ושאלות נושא תת נושא שאלות ונושאים לבחינה היתכנות לאיתנות בחינת יכולת הרשות לצאת האפשרות הבסיסית של הרשות להבריא ולהגיע לאיתנות כלכלית ,בהינתן המשאבים הכלכליים כלכלית מהמשבר הנוכחיים והפוטנציאליים העומדים לרשותה. ביצועים פיננסיים אבחון פיננסי מדדים לדוגמא :התפלגות הכנסות ארנונה ,אחוז הכנסות עצמיות מסך הכנסות ,אחוז גביה (ממוצע שלוש שנים) אחוז מענק איזון מההכנסות ,פוטנציאל נכסים,אזורי תעסוקה ,תוכניות בניה עתידיות ,אחוז סבסוד חינוך ,אחוז סבסוד רווחה ,עומס מלוות ועוד. ממצאי האבחון הפיננסי והמלצות על סמך ניתוח דוחות כספיים. (על פי עומק הגרעון הפיננסי ,משך הזמן שהרשות נתונה נתוני במשבר ,משברים בעבר ,השלב בו נמצאת הרשות. משרד הפנים) תכניות הבראה תכניות הבראה בעבר ובהווה ,התנהלות הרשות בתכניות ההבראה עד כה ,צעדים פורמאליים ולא פורמאליים של משרד הפנים מול הרשות. ראש הרשות קדנציה עדיפות לראש רשות בקדנציה ראשונה. משילות ומקצועיות יכולת ראש הרשות ליצור אמון אצל גורמים משמעותיים בסביבת הרשות המקומית .נכונות להוביל תהליכים יחד עם הנהלת הרשות ,מליאת המועצה, עובדי הרשות והתושבים לתהליך ההבראה. צעדי הבראה בעבר ותכניות להבראה בעתיד צעדים שביצע ראש הרשות לטובת הבראה ,ללא קשר לתכנית. האם יש לראש הרשות תכניות משלו להבראה? אם כן -מהן? 33 נושא תת נושא שאלות ונושאים לבחינה מודעות ואחריות לקיחת אחריות על תהליך ההבראה ותוצאותיו (מיקוד שליטה פנימי) ,נכונות לבצע צעדים קשים והבנת ההתמודדות הנדרשת ממנו ,הכרה במחיר הפוליטי שיידרש לשלם כתוצאה ההבראה מביצוע אסטרטגיות הבראה. ניהול חזון ,מדיניות, וארגון יעדים ומטרות היבטים אלו ייבחנו בארבעת הצירים. ארגוניות מבנה ארגוני באיזו מידה המבנה הארגוני תואם את תכנית ההבראה במידה וקיימת כבר. הערכת תפקוד בעלי כגון :מנכ"ל ,גזבר ,מנהלי מחלקות תפקידים סטטוטוריים ובכירים הערכת תפקוד כגון :משאבי אנוש ,גזברות ,חינוך ,רווחה הנדסה, מחלקות מרכזיות תחזוקה וכדומה . ניהול ספקים תכניות עבודה מקושרות תקציב קיום עבודת מטה קיום ישיבות מטה בתדירות של אחת לשבוע בתהליכים חוצי מחלקות הפצת פרוטוקולים ומעקב אחר ביצוע החלטות. התכנסות קבועה מעקב אחר החלטות/המלצות הועדה. של ועדות מקצועיות עבודה עם חברי המועצה 34 רמת השיתוף והגיבוי שהמועצה נותנת לפעולות הרשות נושא תת נושא שאלות ונושאים לבחינה יחסי הנהלה- עובדים ברשות רמת השיתוף ,יכולת הנעה של העובדים עבודת הוועד ושיתוף עם וועד העובדים. רמת המעורבות :יידוע /התייעצות/שיתוף והשפעה של מעורבות תושבים וארגוני מגזר שלישי מתנדבים יחידים ועמותות. תהליכי פיתוח מקצועי קיומן של תכניות לפיתוח מקצועי של בכירים ובעלי תפקידים ,הנגזרות מצרכי התפקידים והארגון. משילות מספר חברי מועצה ,מספר סיעות במועצה ,התפלגות מספר חברי מועצה לפי סיעות ,מספר החברים בסיעת ראש הרשות ,שיעור התמיכה בראש הרשות בבחירות האחרונות עבודה עם המועצה רמת השיתוף והגיבוי שמליאת המועצה נותנת בפועל לפעולות הרשות .קשרי גומלין עם הקואליציה והאופוזיציה .האם קיימת מועצה לעומתית? עצמאות גבייה כלכלית: תהליכים האם מתבצעת גבייה מסודרת של חובות הרשות? מה שיעור הגבייה? הסדרת חובות האם קיימת הסדרה של חובות הרשות לנושים? תביעות האם תביעות נגד הרשות מטופלות באופן הולם? התייעלות כלכלית האם מתבצעים תהליכי התייעלות כלכלית ברשות, כגון ,תהליכי איחוד שירותים ,הפרטה וכו' מיצוי תקציבים ממשלתיים האם יש מיצוי של תקציבי איזון ותמיכה מהממשלה (בדגש על תחומי החינוך והרווחה) ,האם תהליך הטיפול בקבלת התקציב יעיל ? פיתוח לטווח הארוך ,תכנון ובנייה בדיקת תכניות ותהליכים בתחום תכנון ובנייה :תכנית מתאר עדכנית ,תב"ע ותכניות מגירה מפורטות. היבטים פוליטיים מיידיים ותהליכים לטווח הארוך 35 האם קיימות יוזמות ו/או מיזמים לטווח הארוך (לצורך הגדלת הכנסות הרשות ויצירת עצמאות כלכלית בעתיד) נספח -2פירוט אסטרטגיות ההבראה על פי צירים בשלב ביצוע התכנית ובסיומה אסטרטגיות הבראה ציר ארגוני- ניהולי תחום פיתוח ציר פיננסי ציר שירותים תכנון ובנייה שלב ביצוע התכנית :יישום אסטרטגיות ההבראה צמצום והפחתה צמצום מספר והיקפי משרות, עובדים, ומחלקות מיצוי מקסימלי של כח האדם במשאבים הנתונים צמצום הוצאות/ קיצוץ התייעלות במתן שירותים הגברת הפיקוח הכלכלי (הפרטה ,איחוד שירותים, ביטול/צמצום שירותים באופן זמני/קבוע וכד') הסדרת חובות/ הפחתות חוב מול ספקים טיפול בתביעות/איחוד תיקים /הסדר עם נושים פריסת הלוואות צמיחה והתחדשות בניית תכנית לפיתוח יצירת שירותים חדשים איכותיים כלכלי ויעילים (למול יצירת מקורות מקורות הכנסה הכנסה חדשים וצמיחה) הגדלת תקציבים למימון שירותים טיוב שירותים קיימים עידוד יזמות כלכלית יצירת שיתופי פעולה עם תושבים/ בדיקת מערכת הגביה /מיצוי גביה ארגונים אחרים יצירת מנגנונים מיצוי תקציבים ממשלתיים ייעודיים לשיפור מתמשך באיכות השירות קיום סקר נכסים 36 בדיקת תכניות קיימות וקידומן הנחת תשתית לחשיבה אסטרטגית ייזום תכניות חדשות טיפול בהתנגדויות הגורמים השונים אישור כל התכניות, וקבלת אישורי בניה קידום התכניות : תכנית מתאר,תכנית בניין עיר ,תכניות אסטרטגיות ציר ארגוני- ניהולי ארגון מחדש הגדרת חזון ארגוני -ניהולי (הכולל יעדים ומדדים) הבראה תחום פיתוח ציר פיננסי ציר שירותים לצרכי ארנונה, ורישוי עסקים הגדרה מחדש של מטרות ליבה בנייה מחדש של האמון בקרב בעלי עניין שיפור תדמית הרשות המקומית הגדרת חזון פיננסי (הכולל יעדים ומדדים) חיקוק חוקי עזר וקביעת אגרות והיטלים מו"מ על מענקי משרד הפנים לרשות מו"מ ()Matching מול משרדי ממשלה נוספים בחינה ופיתוח של תאגידי מים מיפוי והגדלת הקמת ציוותי אחריות המנהלים עבודה והטמעת נהלים ברשות לתקציבי מחלקותיהם קידום תרבות ארגונית חיובית ואקלים ניהול אפקטיבי שינוי המבנה הארגוני והתאמתו ליעדים בתכנית ההבראה עבודה עם תכניות מקושרות 37 תכנון ובנייה מפורטות קידום תהליך הבניה ופיקוח עליו הגדרת חזון בנושא שירותים (הכולל יעדים ומדדים). החזון יהיה בהלימה עם אילוצים כספיים ויתוכנן מול מקורות הכנסה וצמיחה מתוכננים הגדרת חזון בנושא תכנון ובנייה (הכולל יעדים ומדדים) אסטרטגיות הבראה ציר ארגוני- ניהולי תחום פיתוח ציר פיננסי ציר שירותים תכנון ובנייה תקציב ניהול ביצועים ומדידה פיתוח מקצועי והכשרת עובדים ומנהלים שלב סיום תכנית ההבראה המשולבת ויציאת צוות המומחים תהליכי יצירת יצירת במות וסימולציות עצמאות ומקצועיות ברת להתנסות בניהול עצמאי קיימא לקראת ה'יום שאחרי' הטמעה והפעלה מנגנונים ללמידה ארגונית ,ניהול ביצועים ושיפור מתמיד הנחת תשתיות לבקרה ומעקב על ייצוב לטווח ביצועים למניעת ארוך של תרבות ניהולית סטיות ,חריגות ומשברים עתידיים אפקטיבית חקיקת חוקי עזר לקיבוע סטנדרטים, תהליכים ארגוניים והתחייבות בעלי עניין בסביבת הרשות המקומית 38 חתימה והארכת חוזים 'מצטיינים' לטווח זמן ארוך עם ספקים 'מצטיינים' יצירה והפעלה של 'תושבים-צרכנים- דרשנים' לפיקוח ודרישת זכויות מקומיות בעתיד הקמה והפעלת מיזמים ועידוד יזמות ותשתיות בניית תשתית לחברה אזרחית נספח - 3מערך מדידה של 'תוכנית הבראה משולבת' לרשות במשבר ”"You can’t manage what you can’t measure. You can’t measure what you can’t describe Robert Kaplan and David Norton .1רציונל /מטרות מערך המדידה מכוון לגורמי השלטון המרכזי כמו גם לכל רשות בנפרד על מנת לקבל את תמונת המצב של הרשות תוך העמדת אינדיקטורים (מדדים) המשמשים כ"סמנים" אשר מאותתים/מעידים על שינוי/מגמה בתהליך לאורך זמן .מערך מדידה נועד לכוון את מאמצי הרשות המקומית להשגת היעדים שיביאו להבראתה .הבראה במובן של הגעה ליציבות ולעצמאות פיננסית ,תוך מתן שירותים לתושבים ברמה מספקת ולאורך זמן. המדידה מקשרת בין יעדי הרשות המקומית הנגזרים מהאסטרטגיה והחזון ,לבין גורמיההצלחה הניהוליים ,באמצעות מדדי ביצוע. המדידה מכוונת את ההנהלה לפעול לזיהוי גורמי ההצלחה הקריטיים כלומר שיפוראותם תהליכים המכריעים להצלחת אסטרטגית הרשות המקומית מערך מדידה מסייע לרשות המקומית לנהל באופן מיטבי .יישום מערכת מדדים אחידההמקשרת את כלל פעילותיה באופן אחיד ועקבי ולאורך זמן תומכת בהחלטות ליבה. מערך מדידה מסייע לשלטון המרכזי ליישם מערכת מדדים אחידה לרשויות במשברהמקשרת את כלל פעילויותיהן באופן אחיד ועקבי ולאורך זמן באופן שמאפשר מעקב , בקרה ,השוואה תוך רשותי ובין רשויות דומות. מערך ידוע של מדדים יכול לתרום לשיתוף הפעולה ,האמון והדיאלוג בין הנהלת משרדהפנים לרשויות המקומיות הנתונות במשבר. מערך מדידה הינו חלק ממיסוד מנגנונים אשר ייצבו את הרשות לטווח הארוך וימנעוכניסה למשבר עמוק או הישנותו. מערך מדידה נועד להעלות שאלות הכרחיות הנוגעות ל: חזון -להיכן רוצה הרשות המקומית להגיע? מטרות -כיצד מגיעים לשם? גורמים קריטיים להצלחה -מה הרשות צריכה “לעשות היטב” על מנת להשיג את המטרה? 39 מערך המדידה הינו אמצעי ליישם הנדרש תוך ניהול מעקב ובקרה עיתיים ב 4תחומים מרכזיים: הציר הפיננסי :הגעה לאיזון ויציבות כלכלית לאורך זמן. הציר הניהולי-ארגוני :קיום תהליכי ותשתיות ניהול וארגון תקינים ציר השירותים :קיום רמת שירותים וייצובם לרמה נאותה ומחייבת. ציר הפיתוח ,התכנון והבנייה :קידום נושאי תכנון ובנייה ברשות בטווח הקצר והארוך.היות וצירים אלו קשורים זה בזה ומשפיעים האחד על השני יש לבחון את האופן שבו המדדים יבטאו בין השאר את הזיקה ביניהם. כמו כן המדדים צריכים להבנות בהתאמה לשלושת אסטרטגיות הדרושות להבראה: צמצום והפחתה ,צמיחה והתחדשות וארגון מחדש. בציר הפיננסי :הגעה לאיזון ויציבות כלכלית לאורך זמן. בציר השירותים :העלאת רמת השירותים וייצובם לרמה נאותה ומחייבת. בציר הניהולי-ארגוני :קיום תהליכי ותשתיות ניהול וארגון תקינים ,ניהול הרשות בגישה כלכלית ושירותית. בתחום הפיתוח ,התכנון והבנייה :קידום נושאי תכנון ובנייה ברשות בטווח הקצר ובטווח הארוך. .2עקרונות מנחים למערך מדידה ברשות במשבר (בהקשר של תרומה למדידה מרכזית /מקומית) קיום מערך מדידה של יעדי הארגון אשר נמצאים בהלימה לתוכנית ההבראההמשולבת ,מדידה הממזגת מדדי ביצוע פיננסים ולא פיננסים ומשתמשת בהם ככלי לניהול אסטרטגי. הקמת מערך מדידה וניהולו הינה החלטה לה השלכות מערכתיות .גורמים בכיריםבמשרד הפנים וברשויות המקומיות ידרשו לאמץ סידרת החלטות המהוות שינוי מהקיים היום .מערך המדידה יאפשר חיזוק הגורמים הפועלים כיום ברשויות במשבר מטעם משרד הפנים .כגון בודק תוכניות ,החשב המלווה והוועדה הממונה, וסיוע לרשויות במשבר בתכנון ויישום תכנית הבראה כוללת וריאלית. מערך מדידה כשיטה המגדירה את האסטרטגיה של הארגון באמצעות מערכתקשרים ,השזורה באופן מורכב בין ארבעת ההיבטים :פיננסי ,שרותים ,ניהולי – ארגוני ופיתוח ( תכנון ובניה) 41 המדדים מוצגים בפרספקטיבות שונות ומוגדרים לכל דרג בארגון– שקיפות. התהליך מבוצע ,תוך שיתוף המנהלים והעובדים בקביעת המדדים וקבלת היזון חוזרלרמות ההנהלה השונות. מערך מדידה הינו תהליך מעגלי ,המשתפר ומתכייל לאורך הזמן. .3ערכים מוספים של מערך מדידה (בהקשר של תרומה למדידה מרכזית /מקומית) הכוונת הפעילויות המבוצעות ביחידות השונות לתמיכה ביעדי הרשות ומימושם. קידום התפיסה המערכתית ע"י שיקוף תמונת מצב אינטגרטיבית -קבלת תמונת מצב אחידה בכל רמה ארגונית מיחידת הקצה ועד הרשות כולה יצירת שפה משותפת ברשות – כל נתוני הביצוע של היחידות יופיעו על מערכת אחת ויאפשרו השוואה של הפעילות ,למידה של ביצועים מוצלחים ,והפקת לקחים מכישלונות. ייעול הדיון והדיאלוג הניהולי – ריכוז כל הנתונים במערכת אחידה ,תהפוך את דיוני המנהלים מדיונים המתמקדים באיסוף הנתונים ,עיבודם והצגתם ,לדיונים מקצועיים סביב ניתוח הנתונים והמשמעויות שניתן לגזור מהם. דו"חות מסבירים ואיתור מגמות – המדידה תסייע בביצוע ניתוח סיבה -תוצאה / התוצאות המצופות -למשאבים או כל ניתוח אחר המשקף את הביצועים ומאפשר לבחון ולהבין מגמות וכיוונים ומתוכם לצאת לדרכי פעולה חדשים. לבחון אפשרות להקמת מערכת ממוחשבת לניהול סט היעדים מקצר את הזמנים להפקת הדוחות הניהולים הישנים ומאפשר ניהול ותגובה מהירים לשינויים. .4שלבים בתהליך משרד הפנים מקים ועדת היגוי המאמצת את תפיסת המדידה ולה שותפים גורמים רלוונטיים ממשרד הפנים ,השלטון המקומי ונציגים מומחים ב'תוכנית הבראה משולבת'. מדידה הנה תחום מומחיות ייחודי – את הועדה צריך ללוות מומחה מדידה. ככלל ,ניתן להתחיל מהרשות הבודדת אשר תתחיל "משנת הבסיס" אשר תייצר תמונת מצב ראשונה ההכרחית בתחילת התהליך מתוך הנתונים הקיימים( .או להחליט על קיומם של אלו חלקית ולהשלים חוסרים). במקביל יקבע סט של "מדדי ליבה" שכל רשות תחוייב לאסוף ( קיימת אפשרות לרשות להגדיר אינדיקטורים נוספים כרצונה לפי הנושאים הייחודיים לה) .הנושאים הנמדדים והאנדיקטורים מתפתחים ומשתכללים עם ההתקדמות. 40 מנסיונם של אחרים :ככל שמספר האינדיקטורים שנאספים גדל ,גדל המאמץ הדרוש לאיסוף .ייתכן כי עדיף לנטר מספר קטן יותר של אינדיקטורים ,אך להשקיע את המאמץ הדרוש ,ולנטר בצורה טובה. ולשלבים: .1אימוץ תפיסת המדידה מחייב קבלת החלטות ברמה האסטרטגית והטקטית ברמה המרכזית והמקומית. .2בחירת השיטה -קיימות שיטות ואמצעים שונים להגדרת מערכות מדידה .3הגדרת התחומים הנמדדים -קיימות פרספקטיבות ורמות שונות של מדידה בהם ניתן להתמקד. .4החלטה לגבי :דרך איסוף הנתונים ,מקור הנתונים ,איכות הנתונים ,שנת התחלת איסוף הנתון ,תכיפות עדכון הנתונים ,זמינות הנתונים ,עלות רכישת או יצירת הנתונים. .5הגדרה וניסוח רשימת מדדים– שהיא תרגום האסטרטגיה של הבראת רשויות ליעדים ומדדים -תהליך בחירת המדדים מורכב משלושה שלבים עיקריים :הגדרת רשימה מקיפה של מדדים ,סינון מדדי הביצוע העיקריים וערכת יכולת היישום של המדדים הנבחרים( .ניתן להסתייע בגורמים חיצוניים לרשות אשר להם בנק מדדים נצבר מניסיונן המתאימים לה -מתוך סקירת ספרות* ) .5הגדרה מפורטת לכל מדד -הגדרת מאפייני המדד ) ערך למדד(. .6התהליך לרוב כולל שלב פיילוט .5תנאים הכרחיים לקיום מערך מדידה לרשות במשבר משרד הפנים כגוף מנהל ומנהיג ,אשר מטעמו ועדת היגוי ברמת השלטון המרכזיוברמה רשותית המחוייבים לתהליך המדידה כאמצעי להבראת רשויות. הסכמה על תפיסת המדידה והשיטה והבנה של משמעויות המדידה לאורך זמן. מנחה /יועץ -מומחה מדידה שינחיל את השיטה ויסייע בהטמעתה. הכשרה לדרג המוביל ברמה מרכזית ורשותית ויצירת דרכי הטמעה וליווי לתהליכיםהמרכזיים. -משאבים ( תקציב ומשאבי זמן) ןלו"ז בהתאמה 42 נספח - 4דוגמא להגשת הרשות את 'תוכנית הבראה משולבת' על פי הצירים ,תקציב והרשאות בקרה מצטברת (בעמודים הבאים) 43
© Copyright 2024